Hệ thống kiểm soát nội bộ về hàng tồn kho tại Công ty cổ phần dược Thiên Thành

B GIÁO DC VÀ ÀO TO
TRNG I HC M THÀNH PH H CHÍ MINH
KHOA K TOÁN - TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG
*****

NGUYN TH OANH
MSSV: 40604078





 TÀI:
H THNG KIM SOÁT NI B V HÀNG
TN KHO TI CÔNG TY C PHN DC
THIÊN THÀNH


KHÓA LUN TT NGHIP
NGÀNH: K TOÁN







NGI HNG DN KHOA HC
Th.S OÀN VN HOT

TPHCM - 2010

MC LC
Li m đu
CHNG 1: TNG QUAN V KIM SOÁT NI B VÀ KIM SOÁT NI B
V HÀNG TN KHO 1
1.1 NHNG VN  CHUNG V H THNG KIM SOÁT NI B 1
1.1.1 S lc v s hình thành và tin hóa ca kim soát ni b 1
1.1.2 nh ngha và các khái nim c bn trong đnh ngha 2
1.1.3 Các mc tiêu ca kim soát ni b 3
1.1.4 Li ích ca h thng kim soát ni b hu hiu 4
1.1.5 Các b phn hp thành h thng kim soát ni b 5
1.1.5.1 Môi trng kim soát 5
1.1.5.1.1 Tính chính trc và giá tr đo đc: 5
1.1.5.1.2 m bo v nng lc, phm cht đi ng nhân viên 5
1.1.5.1.3 Hi đng qun tr và y ban Kim toán 6
1.1.5.1.4 Trit lý qun lý và phong cách điu hành ca nhà qun lý 6
1.1.5.1.5 C cu t chc 6
1.1.5.1.6 Cách thc phân đnh quyn hn và trách nhim 7
1.1.5.1.7 Chính sách nhân s 7
1.1.5.2 ánh giá ri ro 7
1.1.5.2.1 Xác đnh mc tiêu ca đn v 8
1.1.5.2.2 Nhn dng ri ro 8
1.1.5.2.3 Phân tích và đánh giá ri ro 9
1.1.5.2.4 Các bin pháp đi phó vi ri ro 10
1.1.5.3 Hot đng kim soát 11
1.1.5.3.1 Phân chia trách nhim đy đ 11
1.1.5.3.2 Kim soát quá trình x lý thông tin và các nghip v 12
1.1.5.3.3 Kim soát vt cht 12

1.1.5.3.4 Kim tra vic đc lp thc hin 12
1.1.5.3.5 Phân tích rà soát (hay soát xét li vic thc hin) 13
1.1.5.4 Thông tin và truyn thông 13
1.1.5.5 Giám sát 14
1.1.6 Nhng hn ch tim tàng ca h thng kim soát ni b 14
1.2 KIM SOÁT NI B HÀNG TN KHO 15
1.2.1 Ni dung và đc đim ca khon mc hàng tn kho 15
1.2.1.1 Ni dung 15
1.2.1.2 c đim 16
1.2.2 Ri ro tim tàng ca khon mc hàng tn kho 17
1.2.3 Mc đích kim soát ni b hàng tn kho 18
1.2.4 Các th tc kim soát ni b hàng tn kho 19
1.2.4.1 Kim soát quá trình mua hàng nhp kho 19
1.2.4.2 Kim soát quá trình bào qun và kim kê hàng hóa 24
1.2.4.2.1 i vi quá trình bo qun 24
1.2.4.2.2 Kim kê hàng tn kho 24
1.2.4.3 Kim soát quá trình xut kho hàng hóa 25
CHNG 2: GII THIU KHÁI QUÁT V CÔNG TY C PHN DC
THIÊN THÀNH 27
2.1 Tng quan v công ty C phn dc Thiên Thành 27
2.2 Lch s hình thành và phát trin 27
2.2.1 Lch s hình thành công ty 27
2.2.2 Lch s hình thành chi nhánh 28
2.3 Chc nng, nhim v và mc tiêu hot đng ca công ty 28
2.3.1Chc nng 28
2.3.2 Nhim v 28
2.3.3 Mc tiêu hot đng 29
2.5 Nhng thun li và khó khn ca công ty 29
2.6 Phng hng phát trin ca công ty 30
2.7 C cu t chc qun lý sn xut kinh doanh 30

2.7.1 S đ b máy t chc 30
2.7.2 Chc nng nhim v các phòng ban 32
2.8 T chc k toán ti công ty 34
2.8.1 S đ t chc b máy k toán 34
2.8.3 Phng pháp k toán áp dng ti công ty 35
2.8.4 H thng chng t và s sách 37
2.8.5 Gii thiu s lc v phn mm k toán ca công ty 40
CHNG 3: THC TRNG H THNG KIM SOÁT NI B HÀNG TN
KHO TI CÔNG TY C PHN DC THIÊN THÀNH 42
3.1 Khái quát v môi trng kim soát ni b ti công ty 42
3.2 H thng kim soát ni b v hàng tn kho ti công ty 45
3.2.1 c đim hàng tn kho ca công ty 45
3.2.2 H thng chính sách k toán tài chính v hàng tn kho 49
3.2.3 Kim soát quá trình vn đng ca hàng tn kho 50
3.2.3.1 Quá trình mua hàng nhp kho 50
3.2.3.2 Quá trình bo qun, kim kê hàng hóa 53
3.2.3.2.1 Quá trình bo qun 53
3.2.3.2.2 Quá trình kim kê hàng hóa 54
3.2.3.3 Các th tc kim soát ch yu đi vi chu trình mua hàng, bo
qun và kim kê ti công ty c phn dc Thiên Thành 54
3.2.3.3.2 Nhng th tc kim soát c th 56
3.2.3.3 Quá trình xut hàng hóa ra khi kho 59
3.2.3.4 Kim soát quá trình tip nhn đn đt hàng và xét duyt bán chu60
CHNG 4: NHN XÉT VÀ KIN NGH V KIM SOÁT NI B V HÀNG
TN KHO TI CÔNG TY C PHN DC THIÊN THÀNH 62
4.1 NHN XÉT CHUNG V MÔI TRNG KIM SOÁT TRONG H
THNG KIM SOÁT NI B CA CÔNG TY 62
4.1.1 u đim 62
4.1.2 Hn ch 64
4.2 NHN XÉT H THNG KIM SOÁT NI B V HÀNG TN KHO

CA CÔNG TY 64
4.2.1 u đim 64
4.2.2 Hn ch có th phát sinh ri ro v hàng tn kho 66
4.3 Mt s kin ngh nhm hoàn thin quá trình kim soát hàng tn kho 68
Kt lun
Ph Lc
Tài liu tham kho

Li m đu

Hin ti tr các doanh nghip liên doanh vi nc ngoài và các doanh nghip đã có
và đang xây dng h thng chng ch ISO, TQM Theo đánh giá ca nhiu chuyên
gia, phn ln các doanh nghip cha hiu rõ s cn thit, li ích cng nh cách xây
dng, t chc và vn hành bài bn mt h thng kim soát ni b. Công tác kim
tra, kim soát thng chng chéo, phin din, tp trung vào các ch s kinh t - tài
chính và kt qu cui cùng vi thói quen tìm li, đ trách nhim ch ít chú trng
kim tra, kim soát toàn b hot đng ca t chc, ly ngn chn, phòng nga là
chính. ây là mt trong các đim yu mà các doanh nghip cn khc phc đ nâng
cao sc cnh tranh khi hi nhp vào nn kinh t toàn cu.Vì th vai trò ca kim
soát ni b là ht sc quan trng trong hot đng kinh t ca các doanh nghip và t
chc. Kim soát ni b giúp các nhà qun tr qun lý hu hiu và hiu qu hn các
ngun lc kinh t ca công ty mình nh: con ngi, tài sn, vn ….,góp phn hn
ch ti đa nhng ri ro phát sinh trong quá trình sn xut kinh doanh, đng thi
giúp doanh nghip xây dng đc mt nn tng qun lý vng chc phc v cho quá
trình m rng, và phát trin đi lên ca doanh nghip.
Bên cnh đó, hàng tn kho gi vai trò rt quan trng đi vi các doanh nghip sn
xut – thng mi. Nó là trung gian trong vic chuyn hóa các ngun lc thành kt
qu kinh doanh và nh hng đn nhiu hot đng kinh doanh ca doanh nghip.
Do đó mi sai sót liên quan đn hàng tn kho có th nh hng trc tip đn bng
cân đi k toán và báo cáo kt qu hot đng kinh doanh.

Vi mong mun đc tip cn thc t công tác kim soát đi vi chu trình bán hàng
– thu tin ca mt doanh nghip c th, đng thi ng dng nhng kin thc đã hc
trong nhà trng, so sánh vi thc tin nm bt, m rng hiu bit , em đã quyt
đnh chn đ tài “H thng kim soát ni b v hàng tn kho ti công ty c phn
dc Thiên Thành”.

PHM VI NGHIÊN CU
Khi công ty phát trin lên thì li ích ca mt h thng kim soát ni b cng tr nên
to ln hn vì ngi ch công ty s gp nhiu khó khn hn trong vic giám sát và
kim soát các ri ro này nu ch da vào kinh nghim giám sát trc tip ca bn
thân. Mt h thng kim soát ni b vng mnh s góp phn to nên s tin tng
cao ca c đông. Xét v đim này, mt h thng kim soát ni b vng mnh là mt
nhân t ca mt h thng qun tr doanh nghip vng mnh, và điu này rt quan
trng đi vi công ty có nhà đu t bên ngoài.
 tài tìm hiu kim soát ni b trong doanh nghip, c th là kim soát ni b đi
vi hàng tn kho nhm nâng cao hiu qu kinh doanh ca công ty thng mi.
Do hn ch v thi gian nên gii hn nghiên cu đ tài:
a đim: Công ty c phn dc Thiên Thành.
Phm vi nghiên cu: Tp trung nghiên cu h thng kim soát ni b hàng tn kho
ca công ty t khâu mua hàng - nhp - lu tr và bán hàng.
Phng pháp nghiên cu: Quan sát thc t, thu thp d liu, phng vn nhân viên
trong công ty cùng vi s kt hp kin thc đã hc và tham kho các tài liu.
Ni dung ca đ tài: gm có 4 chng
Chng 1: Tng quan v kim soát ni b và kim soát ni b v hàng tn kho.
Chng 2: Gii thiu khái quát v công ty c phn dc Thiên Thành.
Chng 3: Thc trng h thng kim soát ni b hàng tn kho ti công ty c phn
dc Thiên Thành.
Chng 4: Nhn xét và kin ngh v kim soát ni b hàng tn kho ti công ty c
phn dc Thiên Thành.

Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 1
CHNG 1: TNG QUAN V KIM SOÁT NI B
VÀ KIM SOÁT NI B V HÀNG TN KHO
1.1 NHNG VN  CHUNG V H THNG KIM SOÁT NI
B
1.1.1 S lc v s hình thành và tin hóa ca kim soát ni b
Khái nim kim soát ni b ra đi t đu th k 20 trong thut ng ca các
kim toán viên đc lp, mô t các hot đng t kim soát ti doanh nghip. Kim
toán viên s tìm hiu và đánh giá h thng này nhm phc v cho vic điu chnh
các th tc kim toán
1
. S phát trin mnh m ca các hình thc gian ln làm thit
hi ln ti các công ty đã dn đn s quan tâm ca xã hi đn hot đng kim soát
ni b.
Nm 1992, y ban các t chc hot đng bo tr (thng đc gi là
COSO) ca Hi đng quc gia chng gian ln báo cáo tài chính Hoa K (thng
gi là y ban Treadway) đã công b Báo cáo 1992, đa ra mt khuôn mu v kim
soát ni b, đã đt nn tng cho các lý thuyt v kim soát ni b hin nay.
Báo cáo này cung cp mt h thng lý lun đy đ và khá hoàn chnh v h
thng kim soát ni b cho ti thi đim hin nay và đc chp nhn rng rãi 
nhiu quc gia trên th gii.
Báo cáo COSO nm 1992 gm có 4 phn:

Phn 1: Tóm tt dành cho nhà qun lý
Phn này cung cp mt cái nhìn tng quát v kim soát ni b  mc đ cao
dành riêng cho các nhà qun lý, giám đc điu hành, ban giám đc, các ngh
s và c quan qun lý Nhà nc.
 Phn 2: Khuôn kh chung ca kim soát ni b

1
Website hi k toán Tp.HCM
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 2
ây là phn c bn nht ca Báo cáo COSO, trong đó có đnh ngha v kim
soát ni b, mô t các b phn cu thành ca kim soát ni b, đa ra các
tiêu chí c th đ đánh giá h thng kim soát ni b.
 Phn 3: Báo cáo cho bên ngoài
ây là tài liu b sung, cung cp hng dn cho cho các t chc cách thc
báo cáo cho các đi tng bên ngoài v h thng kim soát ni b cho mc
tiêu báo cáo thông tin tài chính.
 Phn 4: Các công c đánh giá kim soát ni b
Phn này đa ra các công c hng dn, gi ý rt thit thc cho vic đánh
giá h thng kim soát ni b.
1.1.2 nh ngha và các khái nim c bn trong đnh ngha
“Kim soát ni b là mt quá trình do ngi qun lý, hi đng qun tr và
các nhân viên ca đn v chi phi, nó đc thit lp đ cung cp mt s bo đm
hp lý nhm thc hin ba mc tiêu di đây:
 Báo cáo tài chính đáng tin cy
 Các lut l và quy đnh đc tuân th
 Hot đng hu hiu và hiu qu”
2

Trong đnh ngha trên, có bn khái nim nn tng là quá trình, con ngi, đm bo
hp lý và mc tiêu. Chúng đc hiu nh sau:
Kim soát ni b là mt quá trình: Kim soát ni b bao gm mt chui
hot đng kim soát hin din  mi b phn trong đn v và đc kt hp vi nhau
thành mt th thng nht. Quá trình kim soát là phng tin đ giúp cho đn v đt

đc các mc tiêu ca mình.
Kim soát ni b đc thit k và vn hành bi con ngi: Cn hiu rng
kim soát ni b không ch đn thun là nhng chính sách, th tc, biu mu…mà


2
Giáo trình Kim toán ca trng i Hc Kinh T Tp.HCM

Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 3
phi bao gm c nhng con ngi trong t chc nh Hi đng Qun tr, Ban Giám
đc và các nhân viên. Chính con ngi s đnh ra mc tiêu, thit lp c ch kim
soát  mi ni và vn hành chúng.
Kim soát ni b cung cp mt s đm bo hp lý, ch không phi đm bo
tuyt đi là các mc tiêu s đt đc. Vì khi vn hành h thng kim soát, nhng
yu kém có th xy ra do các sai lm ca con ngi…nên dn đn không đt đc
các mc tiêu. Kim soát ni b có th ngn chn và phát hin nhng sai phm
nhng không th đm bo là chúng không bao gi xy ra. Hn na, mt nguyên tc
c bn trong vic đa ra quyt đnh qun lý là chi phí cho quá trình kim soát không
th vt quá li ích đc mong đi t quá trình kim soát không th vt quá li
ích đc mong đi t quá trình kim soát đó. Do đó, tuy ngi qun lý có th nhn
thc đy đ v các ri ro, th nhng nu chi phí cho quá trình kim soát quá cao thì
h vn không áp dng các th tc kim soát các ri ro.
Kim soát ni b thng đc chia thành các loi sau:
3

Kim soát k toán là chính sách và quá trình thc hin nhm đt đc hai mc tiêu
đu tiên là bo v tài sn và bo đm thông tin k toán trung thc và đáng tin cy.
Kim soát qun lý là đ thúc đy hiu qu hot đng kinh doanh và khuyn khích
s tham gia ca công nhân viên đi vi các chính sách qun lý.

1.1.3 Các mc tiêu ca kim soát ni b
i vi báo cáo tài chính, kim soát ni b phi đm bo v tính trung thc
và đáng tin cy, bi vì chính ngi qun lý đn v phi có trách nhim lp báo cáo
tài chính phù hp vi chun mc và ch đ k toán hin hành.
i vi tính tuân th, kim soát ni b trc ht phi bo đm hp lý vic
chp hành lut pháp và các quy đnh. iu này xut phát t trách nhim ca ngi
qun lý đi vi nhng hành vi không tuân th trong đn v. Bên cnh đó, kim soát
ni b còn phi hng mi thành viên trong đn v vào vic tuân th các chính
sách, quy đnh ni b ca đn v, qua đó bo đm đc nhng mc tiêu ca đn v


3
Giáo trình H thng thông tin k toán ca trng i Hc Kinh T Tp.HCM
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 4
đó có th là mc tiêu chung cho toàn đn v hay các mc tiêu c th cho tng hot
đng, tng b phn trong đn v.
i vi mc tiêu s hu hiu và hiu qu ca các hot đng kim soát ni
b giúp đn v bo v và s dng hiu qu các ngun lc, bo mt thông tin nâng
cao uy tín, m rng th phn, thc hin các chin lc kinh doanh ca đn v….
Nh vy, các mc tiêu ca h thng kim soát ni b rt rng, chúng bao
trùm lên mi mt hot đng và có ý ngha quan trng đi vi s tn ti và phát trin
ca đn v.
1.1.4 Li ích ca h thng kim soát ni b hu hiu
Kim soát ni b là nhng phng pháp và chính sách đc thit k đ ngn chn
gian ln, gim thiu sai sót, khuyn khích hiu qu hot đng, và nhm đt đc s
tuân th các chính sách và quy trình đc thit lp. Mt h thng kim soát ni b
vng mnh s giúp đem li các li ích sau cho công ty:
 m bo tính đáng tin cy ca các s liu k toán và báo cáo tài chính ca
công ty;

 Gim bt ri ro do gian ln hoc trm cp đi vi công ty do bên th ba hoc
nhân viên ca công ty gây ra;
 Gim bt ri ro do sai sót ca nhân viên mà có th gây tn hi cho công ty;
 Gim bt ri ro do không tuân th chính sách và quy trình kinh doanh ca
công ty;
 m bo công ty hot đng hiu qu, s dng tt các ngun lc và đt đc
các mc tiêu đt ra.
 To s tin tng đi vi các c đông, nhà đu t ca công ty.
Thông thng, khi công ty ngày càng phát trin thì li ích ca mt h thng
kim soát ni b cng tr nên to ln hn vì ngi ch công ty s gp nhiu khó
khn hn trong vic giám sát và kim soát các ri ro này nu ch da vào kinh
nghim giám sát trc tip ca bn thân.
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 5
Mt h thng kim soát ni b vng mnh s góp phn to nên s tin tng
cao ca c đông. Xét v đim này, mt h thng kim soát ni b vng mnh là mt
nhân t ca mt h thng qun tr doanh nghip vng mnh, và điu này rt quan
trng đi vi công ty có nhà đu t bên ngoài.
1.1.5 Các b phn hp thành h thng kim soát ni b
1.1.5.1 Môi trng kim soát
Môi trng kim soát phn ánh sc thái chung ca mt đn v, nó chi phi ý
thc kim soát ca mi thành viên trong đn v và là nn tng đi vi các b phn
khác ca kim soát ni b. Các nhân t thuc v môi trng kim soát là:
1.1.5.1.1 Tính chính trc và giá tr đo đc:
S hu hiu ca h thng kim soát ni b trc tiên ph thuc vào tính
chính trc và vic tôn trng các giá tr đo đc ca nhng ngi liên quan đn quá
trình kim soát.  đáp ng yêu cu này, các nhà qun lý cao cp phi xây dng
chun mc v đo đc trong đn v và cách c x đúng đn đ có th ngn cn
không cho các thành viên có hành vi thiu đo đc hoc phm pháp. Mun vy,
nhng nhà qun lý phi làm gng cho cp di v vic tuân th các chun mc và

cn phi ph bin nhng quy đnh đn mi thành viên bng các th thc thích hp.
Mt cách khác đ nâng cao tính chính trc và s tôn trng các giá tr đo
đc, đn v phi loi tr hoc gim thiu nhng sc ép hay điu kin có th dn đn
nhân viên có nhng hành vi thiu trung thc.
1.1.5.1.2 m bo v nng lc, phm cht đi ng nhân viên
 thc hin tt các nhim v đc giao, các nhân viên ca đn v cn có
kin thc, các k nng và các kinh nghim cn thit. Do đó, nhà qun lý ch nên
tuyn dng các nhân viên có kin thc và kinh nghim phù hp vi nhim v s
đc giao, và phi có giám sát và hun luyn h đy đ và thng xuyên. Bên cnh
các yu t v k nng, kinh nghim, kin thc ca nhân viên, đ mt t chc có th
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 6
đt đc mc tiêu, cng cn xem trng phm cht ca nhân viên, nht là phm cht
đo đc.
1.1.5.1.3 Hi đng qun tr và y ban Kim toán
Môi trng kim soát chu nh hng đáng k bi Hi đng qun tr và y ban
kim toán. Tính hu hiu ca nhân t này ph thuc vào s đc lp vi Ban điu
hành, kinh nghim và v trí ca các thành viên trong Hi đng qun tr, mc đ
tham gia, mc đ giám sát và các hành đng ca Hi đng qun tr đi vi công ty.
1.1.5.1.4 Trit lý qun lý và phong cách điu hành ca nhà qun lý
Trit lý qun lý th hin qua quan đim và nhn thc ca ngi qun lý,
phong cách điu hành li th hin qua cá tính, t cách và thái đ ca h khi điu
hành đn v. Mt s nhà qun lý rt quan tâm đn vic lp báo cáo tài chính và rt
chú trng đn vic hoàn thành hoc vt mc k hoch. H cng hài lòng vi
nhng hot đng kinh doanh có mc ri ro cao, nhng có th thu đc nhiu li
nhun. Mt s nhà qun lý khác li rt bo th và quá thn trng vi ri ro…S
khác bit v trit lý qun lý và phong cách điu hành có th nh hng đn môi
trng kim soát và tác đng đn vic thc hin các mc tiêu ca đn v.
Trit lý qun lý và phong cách điu hành cng đc phn ánh trong cách
thc nhà qun lý s dng các kênh thông tin và quan h vi cp di. Có nhiu nhà

qun lý trong quá trình điu hành thích tip xúc và trao đi trc tip vi nhân viên.
Ngc li, có nhng nhà qun lý ch thích điu hành công vic theo mt trt t đã
đc xác đnh trong c cu t chc ca đn v.
1.1.5.1.5 C cu t chc
V thc cht đây là s phân chia trách nhim và quyn hn gia các b phn
trong đn v, nó góp phn rt ln trong vic đt đc các mc tiêu. Mt c cu s là
c s đ lp k hoch, điu hành, kim soát và giám sát các hot đng. Ngc li,
khi thit k không đúng, c cu t chc có th làm cho các th tc kim soát mt tác
dng. C cu t chc thng đc mô t thông qua s đ t chc, trong đó phi xác
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 7
đnh đc các v trí then cht vi quyn hn, trách nhim và các th thc báo cáo
cho phù hp. Ngoài ra, c cu cn phù hp vi quy mô và đc thù hot đng ca
đn v.
1.1.5.1.6 Cách thc phân đnh quyn hn và trách nhim
Phân đnh quyn hn và trách nhim đc xem là phn m rng ca c cu
t chc. Nó c th hóa v quyn hn và trách nhim ca tng thành viên trong các
hot đng ca đn v, giúp cho mi thành viên phi hiu rng h có nhim v c th
gì và tng hot đng ca h s nh hng nh th nào đn ngi khác trong vic
hoàn thành mc tiêu. Do đó, khi mô t công vic, đn v phi th ch hóa bng vn
bn v nhng nhim v và quyn hn c th ca tng thành viên và quan h gia h
vi nhau.
1.1.5.1.7 Chính sách nhân s
Là các chính sách và th tc ca nhà qun lý v vic tuyn dng, hun luyn,
b nhim, đánh giá, sa thi, đ bt, khen thng và k lut. Chính sách nhân s có
nh hng đáng k đn s hu hiu ca môi trng kim soát thông qua vic tác
đng đn các nhân t khác trong môi trng kim soát nh đm bo v nng lc,
tính chính trc và các giá tr đo đc.
Môi trng kim soát nh hng đn mi hot đng ca mt doanh nghip,
trong đó có công tác k toán và đ trung thc ca báo cáo tài chính.

Bên cnh đó khi phân tích, đánh giá môi trng kim soát đn v cng cn
quan tâm đn mc đ nh hng ca các nhân t bên ngoài t chc nh các thay
đi môi trng kinh doanh, các thay đi ca h thng lut pháp hay các thay đi ca
ch đ k toán.
1.1.5.2 ánh giá ri ro
i vi mi hot đng ca mt đn v đu có th phát sinh nhng ri ro và
khó có th kim soát tt c. Các ri ro làm cho mc tiêu ca đn v có th không đt
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 8
đc. Các ri ro xy ra do rt nhiu nguyên nhân đn t c bên ngoài ln bên trong
đn v, ri ro có th do li ch quan hay khách quan. Vì vy, các nhà qun lý phi
đánh giá và phân tích nhng nhân t nh hng to nên ri ro làm cho nhng mc
tiêu k cà mc tiêu chung và mc tiêu c th cho tng hot đng ca đn v có th
không đt đc và phi c gng kim soát đ ti thiu hóa nhng tn tht do các ri
ro này gây nên.
 gii hn các ri ro  mc chp nhn đc, ngi qun lý phi da trên
mc tiêu đã đc xác đnh ca đn v, nhn dng và phân tích ri ro, t đó mi có
th qun tr đc ri ro.
1.1.5.2.1 Xác đnh mc tiêu ca đn v
Các mc tiêu này bao gm mc tiêu chung ca toàn t chc và mc tiêu
riêng ca tng b phn hay tng hot đng, tng giai đon.
Mc tiêu này tuy không phi là mt b phn ca kim soát ni b nhng vic
xác đnh nó là điu kin tiên quyt đ đánh giá ri ro. Bi l mt s kin có th tr
thành mt ri ro quan trng đi vi t chc hay không s ph thuc vào mc đ tác
đng tiêu cc ca nó đn mc tiêu ca đn v. Xác đnh mc tiêu bao gm vic đa
ra s mnh, hoch đnh các mc tiêu chin lc cng nh nhng ch tiêu phi đt
đc trong ngn hn, trung và dài hn. Vic xác đnh mc tiêu có th đc thc
hin qua vic ban hành các vn bn hoc đn gin hn, qua nhn thc và phát biu
hàng ngày ca ngi qun lý.
1.1.5.2.2 Nhn dng ri ro

Ri ro có th tác đng đn t chc  mc đ toàn doanh nghip hay ch nh
hng đn b phn.
  mc đ toàn doanh nghip, ri ro có th xut phát t bên ngoài và bên trong
doanh nghip
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 9
Ri ro t bên ngoài doanh nghip (hay còn gi là ri ro kinh doanh): là nhng ri
ro nh hng t môi trng v mô và môi trng vi mô nh nhng ri ro do s thay
đi ngun cung cp, nhu cu ca khách hàng, k thut, cnh tranh, môi trng kinh
t, chính tr, các quy đnh, chính sách ca nhà nc.
Ri ro bên trong doanh nghip bao gm ri ro hot đng và ri ro tuân th
- Ri ro hot đng: Là ri ro phát sinh t doanh nghip nh vi phm các ch trng
đng li, chính sách, quy ch, ni qui ca doanh nghip, cng nh cam kt ca
doanh nghip vi bên ngoài, ri ro v tài sn và ngun lc khác trong quá trình hình
thành và s dng, chng hn nh mt mát, lãng phí, h hng, lm dng, phá
hoi,…, ri ro v vn hoá doanh nghip.
- Ri ro tuân th: Vi phm pháp lut nhà nc và nhng quy đnh riêng ca đn v
 Ri ro  mc đ b phn có th phát sinh t các công vic nh: bán hàng, sn
xut, tip th, phát trin k thut…Nhng ri ro này có th dn đn mc tiêu ca
toàn doanh nghip không thc hin đc.
 nhn dng ri ro, ngi qun lý có th s dng nhiu phng pháp khác nhau, t
vic s dng các phng tin d báo, phân tích các d liu quá kh, cho đn vic rà
soát thng xuyên các hot đng. Trong các doanh nghip nh, công vic này có
th tin hành di dng nhng cuc tip xúc vi khách hàng, ngân hàng…hoc các
bui hp giao ban trong ni b.
1.1.5.2.3 Phân tích và đánh giá ri ro
Các kh nng ri ro có th đn do các mi đe da sau:
 Chin lc kinh doanh sai lm
 Các hot đng không thc hin đúng
 Các ri ro v tài chính

 Các ri ro v thông tin…
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 10
Vì ri ro rt khó đnh lng nên đây là mt công vic khá phc tp và có
nhiu phng pháp khác nhau. Tuy nhiên, mt quy trình phân tích và đánh giá ri
ro thng bao gm nhng bc sau đây: c lng tm c ca ri ro qua nh
hng có th có ca nó đn mc tiêu ca đn v, xem xét kh nng xy ra ri ro và
nhng bin pháp có th s dng đ đi phó vi ri ro.
Trong lnh vc k toán, có th k đn nhng ri ro đe da đn s trung thc
và hp lý ca báo cáo tài chính nh ghi nhn các tài sn không có thc hoc là
không thuc quyn s hu ca đn v; đánh giá tài sn và các khon n phi tr
không phù hp vi các chun mc, ch đ k toán: khai báo không đy đ thu nhp
và chi phí; trình bày nhng thông tin tài chính không phù hp vi yêu cu ca
chun mc và ch đ k toán….
1.1.5.2.4 Các bin pháp đi phó vi ri ro
S thay đi các yu t ca môi trng nh chính tr, kinh t, lut pháp, cnh
tranh trên th trng, thông tin đã tác đng mnh m đn môi trng kinh doanh ca
các doanh nghip. Mi quyt đnh ca doanh nghip đu liên quan đn các ri ro đã
nói  ni dung trên vì vy nhim v ca các nhà qun lý trong doanh nghip phi
luôn luôn ch đng kim soát nh hng ca nhng s thay đi đó, ngn chn và
gim bt nhng ri ro nh hng đn vic thc hin mc tiêu ca doanh nghip.
Chính vì vy các nhà qun lý cn lu ý đn nhng vn đ sau:
 Môi trng kinh t: tc đ phát trin kinh t, khng hong, suy thoái kinh t,
lm phát, lãi sut thay đi, giá c hàng hóa bin đng có nh hng rt ln
đn doanh nghip.
 T chc b máy: khi mà doanh nghip phi t chc li b máy hot đng.
Vic sp xp phân chia công vic có th không phù hp.
 Chính sách nhân s nh tuyn dng, đãi ng, sa thi nhân viên không phù
hp, nhà qun lý cha quan tâm đn vic đào to, giám sát nhân viên.
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot

SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 11
 S phát trin nhanh ca công ngh: không theo kp trình đ công nghip mi
s dn đn lc hu và s b đào thi. Khi công ngh thay đi thì doanh nghip
cn quan tâm đn vic thay đi h thng kim soát ni b cho phù hp.
 H thng thông tin: khi h thng thông tin đc ci tin hoc thay đi thì
nhng th tc kim soát trc đây có th b vô hiu.
 Hot đng kinh doanh  nc ngoài: khi m rng hot đng kinh doanh 
nc ngoài, doanh nghip luôn có nhng ri ro nh lut pháp, vn hoá,
phong tc, tp quán, điu kin kinh t, môi trng kinh doanh…
1.1.5.3 Hot đng kim soát
Hot đng kim soát là nhng chính sách và th tc đ đm bo cho các ch
th ca nhà qun lý đc thc hin. Các chính sách và th tc này giúp thc thi
nhng hành đng vi mc đích chính là giúp kim soát ri ro mà đn v đang hay
có th gp phi. Có nhiu loi hot đng kim soát khác nhau có th đc thc hin,
và di đây là nhng hot đng kim soát c bn trong doanh nghip:
1.1.5.3.1 Phân chia trách nhim đy đ
Phân chia trách nhim là vic phân công, phân nhim cho các thành viên
trong t chc.
Mc đích ca vic phân chia trách nhim nhm đ các nhân viên kim soát
ln nhau; nu có các sai sót xy ra s đc phát hin nhanh chóng ; đng thi gim
c hi cho bt k thành viên nào trong quá trình thc hin nhim v có th gây ra
và giu dim nhng sai phm ca mình.
 kim soát ni b hiu qu trách nhim ca mt cá nhân cn phi đc xác
đnh và phân chia đy đ, rõ ràng. Khi phân chia trách nhim, các chc nng sau
cn phi đc tách bit:
 Chc nng phê chun nghip v vi chc nng bo qun tài sn
 Chc nng thc hin nghip v vi chc nng k toán
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 12
 Chc nng bo qun tài sn vi chc nng k toán

1.1.5.3.2 Kim soát quá trình x lý thông tin và các nghip v
Ngày nay trong môi trng x lý d liu bng phng pháp đin t, vic
kim soát quá trình x lý thông tin đc chia thành kim soát chung và kim soát
ng dng.
Kim soát chung: Các chính sách, bin pháp thc hin nhm ngn chn và phát
hin sai sót và gian ln trong toàn b h thng thông tin k toán là kim soát chung.
Kim soát chung nh hng đn tt c các chu trình k toán và tt c h thng ng
dng trong mi chu trình k toán. Kim soát chung bao gm các hot đng kim
soát nhng tin trình sau đây: thit lp và phát trin các chng trình và h thng,
kim soát truy cp h thng, kim soát lu tr d liu
Kim soát ng dng: là các chính sách, th tc thc hin ch nh hng đn mt h
thng ng dng c th.
1.1.5.3.3 Kim soát vt cht
Là tp hp tt c các hot đng ca doanh nghip nhm gim thiu tài sn b
mt mát, lãng phí, lm dng, h hng, phá hoi. Mt s bin pháp bo v tài sn:
- Hn ch tip cn tài sn: h thng kho bãi, password máy tính…
- Bo v, th tc ra vào công ty
- S dng các thit b quan sát: camera, kim tin gi, th security
- Kim kê tài sn
- Bo qun tài sn đúng tiêu chun…
1.1.5.3.4 Kim tra vic đc lp thc hin
Là vic kim tra đc tin hành bi các cá nhân (hoc b phn) đc lp vi
cá nhân (hoc b phn) đang thc hin nghip v. Vic làm này to hiu ng có li
cho môi trng kim soát, đó là công vic nhân viên làm luôn có ngi kim tra,
theo dõi, đánh giá . Hn na, ngay c khi cht lng kim soát tt vn có kh nng
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 13
xy ra nhng hành vi tham ô hay c tình vi phm, vì th hot đng này là rt cn
thit.
Vic kim soát này ch thc s hu hiu khi nhng thành viên thc hin

kim tra đc lp vi đi tng đc kim tra. S hu hiu này s mt đi nu ngi
thc hin kim tra li là nhân viên cp di ca ngi đã thc hin nghip v.
1.1.5.3.5 Phân tích rà soát (hay soát xét li vic thc hin)
Hot đng này chính là xem xét li nhng vic đã thc hin bng cách so
sánh s thc t vi s k hoch, d toán, k trc và các d liu khác có liên quan
nh nhng thông tin không có tính cht tài chính; đng thi còn xem xét trong mi
liên h vi tng th đ đánh giá quá trình thc hin. Soát xét li là quá trình thc
hin giúp nhà qun lý bit đc mt cách hu hiu và hiu qu hay không. Nh
thng xuyên nghiên cu v nhng vn đ bt thng xy ra trong quá trình thc
hin, nhà qun lý có th thay đi kp thi chin lc hoc k hoch, hoc có nhng
điu chnh thích hp.
1.1.5.4 Thông tin và truyn thông
Thông tin và truyn thông là điu kin không th thiu cho vic thit lp, duy
trì và nâng cao nng lc kim soát trong đn v thông qua vic hình thành các báo
cáo đ cung cp thông tin v hot đng, tài chính và s tuân th, bao gm c cho
ni b và bên ngoài.
Thông tin cn thit cho mi cp ca mt t chc vì giúp cho vic đt đc
các mc tiêu kim soát khác nhau. Thông tin đc cung cp thông qua h thng
thông tin. H thng thông tin ca mt đn v có th đc x lý trên máy vi tính, qua
h thng th công hoc kt hp c hai min là bo đm các yêu cu cht lng ca
thông tin là thích hp, kp thi, cp nht, chính xác và truy cp thun tin.
Truyn thông là mt phn ca h thng thông tin nhng đc nêu ra đ nhn
mnh vai trò ca vic truyn đt thông tin. Nhà qun lý cn quan tâm đn truyn
thông trong và ngoài doanh nghip.
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 14
1.1.5.5 Giám sát
Giám sát là quá trình mà ngi qun lý đánh giá cht lng ca h thng
kim soát. Giám sát đóng vai trò rt quan trng trong vic xác đnh kim soát ni b
có vn hành nh thit k hay không và có cn phi sa đi chúng cho phù hp vi

tng giai đon phát trin ca doanh nghip.  có kt qu tt, nhà qun lý cn thc
hin nhng hot đng giám sát thng xuyên hoc đnh k.
1.1.6 Nhng hn ch tim tàng ca h thng kim soát ni b
 bt k đn v nào, dù đã đu t rt nhiu trong thit k và vn hành h
thng, th nhng vn không th có mt h thng kim soát ni b hoàn toàn hu
hiu. Bi l ngay c khi có th xây dng đc mt h thng hoàn ho v cu trúc,
tính hu hiu thc s ca nó vn ph thuc vào nhân t ch yu là con ngi, tc là
vn ph thuc vào nng lc làm vic và tính đáng tin cy ca lc lng nhân
s…Nói cách khác, h thng kim soát ni b ch có th giúp hn ch ti đa nhng
sai phm mà thôi, vì nó có các hn ch tim tàng xut phát t nhng nguyên nhân
sau đây:
 Nhng hn ch xut phát t bn thân con ngi nh s vô ý, bt cn, đãng
trí, đánh giá hay c lng sai, hiu sai ch dn ca cp trên hay báo cáo ca
cp di…
 Kh nng đánh la, ln tránh ca nhân viên thông qua s thông đng vi
nhau hay vi các b phn bên ngoài đn v.
 Hat đng kim soát thng ch nhm vào các nghip v thng xuyên phát
sinh mà ít chú ý đn nhng nghip v không thng xuyên, do đó nhng sai
phm trong các nghip v này thng hay b b qua.
 Yêu cu thng xuyên và trên ht ca ngi qun lý là chi phí b ra cho hot
đng kim soát phi nh hn giá tr thit hi c tính do sai sót hay gian ln
gây ra.
 Luôn có kh nng là các cá nhân có trách nhim kim soát đã lm dng
quyn hn ca mình nhm phc v mu đ riêng.
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 15
 iu kin hot đng ca đn v thay đi nên dn đn ti nhng th tc kim
soát không còn phù hp…
 Kim soát ni b khó ngn cn đc gian ln và sai sót ca ngi qun lý
cp cao. Các th tc kim soát là do ngi qun lý đt ra, nó ch kim tra

vic gian ln và sai sót ca nhân viên. Khi ngi qun lý cp cao c tình gian
ln, h có th tìm cách b qua các th tc cn thit.
Chính nhng hn ch nói trên ca kim sóat ni b là nguyên nhân khin cho
kim sóat ni b không th bo đm tuyt đi, mà ch bo đm hp lý trong vic đt
đc các mc tiêu ca mình.
1.2 KIM SOÁT NI B HÀNG TN KHO
1.2.1 Ni dung và đc đim ca khon mc hàng tn kho
1.2.1.1 Ni dung
Hàng tn kho đc trình bày trên Bng cân đi k toán ti phn A “Tài sn
ngn hn” và đc trình bày gm 2 ch tiêu: giá tr hàng tn kho và tng s d
phòng gim giá hàng tn kho đã lp. Ni dung chi tit các loi hàng tn kho đc
công b trong Bng thuyt minh báo cáo tài chính, bao gm:
 Hàng mua đang đi trên đng: là nhng vt t, hàng hóa mua ngoài đã thuc
quyn s hu ca đn v nhng đn thi đim khóa s vn cha v hay đã v
nhng cha hoàn tt th tc nhp kho.
 Nguyên liu, vt liu tn kho: là nhng đi tng lao đng mua ngoài hay t
ch bin dùng cho mc đích sn xut, ch bin.
 Công c, dng c trong kho: là nhng t liu lao đng không hi đ các tiêu
chun v giá tr và thi gian s dng quy đnh đi vi tài sn c đnh.
 Chi phí sn xut, kinh doanh d dang: là nhng chi phí phát sinh liên quan
đn khi lng sn phm, dch v cha hoàn thành ti thi đim khóa s.
 Thành phm tn kho: là nhng sn phm đã hoàn tt quá trình sn xut, ch
bin, gia công và đc nhp kho đ ch bán.
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 16
 Hàng hóa tn kho: là nhng vt t, hàng hóa đc đn v mua đ bán li.
 Hàng gi đi bán: là nhng vt t, hàng hóa đc gi ti mt kho khác vi
kho ca đn v nhng vn thuc quyn s hu ca đn v. Hàng gi đi bán
có th bao gm hàng gi bán đi lý, hàng ký gi, tr giá dch v đã hoàn
thành nhng cha đc chp thun thanh toán…

Ch tiêu d phòng gim giá hàng tn kho đc trình bày bng s âm th hin
phn thit hi c tính do hàng tn kho b gim giá và đc tính vào chi phí sn
xut kinh doanh trong k.
Theo chun mc k toán Vit Nam (VAS) 02 “Hàng tn kho” yêu cu hàng
tn kho phi đc trình bày theo giá thp hn gia giá gc và giá tr thun có th
thc hin đc. Tuy nhiên, đi vi nguyên vt liu, công c, dng c tn kho đ s
dng cho mc đích sn xut sn phm, đn v vn phi trình bày theo giá gc nu
giá tr thun có th thc hin đc ca các khon này thp hn giá gc nhng giá
bán ca sn phm do chúng góp phn cu to nên vn bng hay cao hn giá thành
sn xut sn phm.
1.2.1.2 c đim
i vi các doanh nghip thung mi và doanh nghip sn xut, hàng tn
kho đóng vai trò trung gian trong quá trình chuyn hóa các ngun lc ca đn v
thành kt qu kinh doanh. Do vai trò trung gian gia các chu trình kinh doanh nên
hàng tn kho có liên quan đn hu ht các chu trình này. Trong đó, hàng tn kho
đc bit có liên h mt thit đn các chu trình bán hàng – thu tin, chu trình mua
hàng – tr tin.
Hàng tn kho thng có giá tr ln và chim t trng đáng k trong tài sn
ngn hn ca đn v. Do đó, các sai sót v hàng tn kho thng có nh hng trng
yu đn mc đ trung thc và hp lý ca báo cáo tài chính.
 i vi nhng đn v có quy mô ln hay sn xut, kinh doanh cùng lúc
nhiu mt hàng, khi lng hàng tn kho luân chuyn thng rt ln, chng
loi hàng tn kho phong phú và đc t chc tn tr  nhiu đa đim khác
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 17
nhau. Vic phi x lý mt khi lng d liu va quá ln va phc tp có
th to ra sc ép khin cho nhân viên d b sai sót. Các sai sót v hàng tn
kho có th nh hng đn c Bng cân đi k toán và Báo cáo kt qu hot
đng kinh doanh.
 Hàng tn kho là mt khon mc nhy cm vi gian ln (bin th, trm

cp…) và chu nhiu ri ro nh mt giá, h hng, li thi, hao ht, mt
giá…Ngoài ra, do các đc đim riêng, mt s hàng tn kho nh thuc đc,
thy hi sn đang nuôi trng…là các đi tng rt d sai sót khi tin hành
kim tra vt cht.
 K toán hàng tn kho là công vic cha đng nhiu yu t ch quan và ph
thuc rt ln vào các xét đóan ca ban giám đc khi c tính k toán. Ngoài
ra, có nhiu h thng tính giá thành khác nhau, nhiu phng pháp k toán
hàng tn kho khác nhau, và nhiu phng pháp tính giá tr hàng tn kho khác
nhau đc chun mc và ch đ k toán cho phép la chn. Mi h thng
mi phng pháp li phù hp vi mt s hoàn cnh c th và cho ra các kt
qu có th rt khác nhau, nên d xy ra trng hp đn v áp dng các h
thng, phng pháp không nht quán gia các thi k đ điu chnh giá tr
hàng tn kho và kt qu kinh doanh theo ý mun.
1.2.2 Ri ro tim tàng ca khon mc hàng tn kho
Có th có rt nhiu ri ro tim tàng đi vi hàng tn kho trong mt đn v. Di
đây là nhng ri ro tim tàng ch yu:
 Ngi không có thm quyn có th vn đ ngh mua hàng đc.
 Nhân viên mua hàng gian ln trong vic đt hàng chng hn đt hàng
mà nhân viên này s dng cho mc đích riêng và có th trình hoá đn
đ đc thanh toán liên quan đn khon mua hàng h cu đó.
 Nhân viên mua hàng có th chn nhà cung cp mà không bán hàng
hoá/dch v phù hp nht hoc  mc giá thp nht có th vì nhân
viên này nhn tin hoa hng không đc phép t nhà cung cp.
Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot
SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 18
 Nhân viên nhn hàng có th nhn sai hàng - chng hn nh hàng hoá
sai v s lng, cht lng hay quy cách.
 Nhà cung cp có th phát hành và gi hoá đn ghi sai s lng, giá tr
hoc phát hành hoá đn đúp.
 Khi thanh toán bng séc, u nhim chi hoc bng phiu chi tin mt

có th có thanh toán nhm nhà cung cp, hoc vi ch ký đc y
quyn không đúng, hoc đ xut thanh toán các khon gi mo hoc
cho ngi gi mo hoc hoá đn b thanh toán hai ln lin.
 Hàng tn kho có th b mt cp và vic mt cp có th đc che du.
Mt kh nng khác là công nhân có th hu b hoc du kín nhng
sn phm có li đ tránh b pht v nhng sn phm đó.
1.2.3 Mc đích kim soát ni b hàng tn kho
 kim soát tt quá trình vn đng ca hàng tn kho, đn v phi thit lp
mt h thng kim soát ni b tng đi phc tp. Nhng chú trng kim soát hai
mt:
- Kim soát vt cht: xây dng mt h thng kim soát vt cht hu hiu s giúp
ngn nga mt mát, h hng và giúp cho vic bo v tài sn mt cách hiu qu.
Trong đó, quan trng nht là vic s dng các khu vc, kho hàng riêng bit, hn ch
ra vào kho, cng nh vic phân chia trách nhim c th trong qun lý hàng tn kho.
- Kim soát quá trình ghi chép: các chng t đc đánh s trc, liên tc, đc xét
duyt trc khi cho phép hàng tn kho vn đng s có tác dng bo v tài sn. Mt
khác, vic phân chia trách nhim ca các b phn qun lý to c s cho vic điu tra
khi phát sinh chênh lch gia thc t và s sách, quá trình ghi chép tn kho cn phi
tách bit vi nhng ngi bo v, qun lý tài sn. S sách tng hp và chi tit hàng
tn kho phi theo dõi đc c v giá tr, s lng, cht lng ca tn kho cui k.
Mc đích kim soát ni b đi vi hàng tn kho bao gm: