KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG tại CÔNG TY cổ PHẦN đá GRANIT

 

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
1
Chữ viết tắt Diễn giải
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
SXKD Sản xuất kinh doanh
TK Tài khoản
QLDN Quản lý doanh nghiệp
LĐPT Lao động phổ thông
TSCĐ Tài sản cố định
BHXH Bảo hiểm xã hội
VLXD Vật liệu xây dựng
BHYT Bảo hiểm y tế
KPCĐ Kinh phí công đoàn
QĐ Quyết định
TNDN Thu nhập doanh nghiệp
HĐTC Hoạt động tài chính
ĐVT Đơn vị tính
CPNCTT Chi phí nhân công trực tiếp
CPQLPX Chi phí quản lý phân xưởng
CPBH Chi phí bảo hiểm
CPQLDN Chi phí quản lý doanh nghiệp
NXB Nhà xuất bản
CV Chức vụ
HSL Hệ số lương
GĐ Giám đốc
PGĐ Phó giám đốc
KTT Kế toán trưởng
NV Nhân viên
 


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 4
PHẦN 1 – GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐÁ GRANITE ĐÔNG Á
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY.……………….5
1. Giới thiệu khái quát về công ty:…………………………………………… 5
2. Loại hình kinh doanh của công ty:………………………………………… 5
3. Quá trình hình thành và phát triển 5
II. MỘT SỐ NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHÍNH SÁCH TIỀN LƯƠNG TẠI
CÔNG TY……………………. 7
1. Cơ cấu tổ chức 7
2. Hệ thống kế toán 9
PHẦN 2 – THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI
CÔNG TY TNHH ĐÁ GRANITE ĐÔNG
I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THÔNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY:
……… 13
1. Môi trường kiểm soát 13
2. Đánh giá rủi ro 13
3. Hoạt động kiểm soát 14
4. Thông tin và truyền thông 15
5. Giám sát 14
II. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG
TY……………… 16
1. Lập và thu thập bảng chấm công; sai phạm có thể xảy ra 16
2. Tính lương, thưởng và các khoản khấu trừ; sai phạm có thể xảy ra 21
3. Nộp tiền cho nhà nước; sai phạm có thể xảy ra 27
4. Phát hành séc hay trả lương bằng tiền mặt; sai phạm có thể xảy ra 27
5. Ghi sổ kế toán; sai phạm có thể xảy ra 28
III. ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN
LƯƠNG CỦA CÔNG TY 37

1. Bảng câu hỏi đánh giá về kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương của Công ty 37
2. Đánh giá và nhận xét về kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương của Công ty 42
2
 

PHẦN 3: KẾT LUẬN……………………………………………………………………… 46
3
 

LỜI MỞ ĐẦU
rong nền kinh tế thị trường hiện nay, các yếu tố năng suất và chất lượng luôn
là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp, mà trong đó tiền lương được
xem là một trong những chính sách quan trọng. Tiền lương là phần thu nhập
của người lao động, trên cơ sở số lượng và chất lượng lao động, khi thực hiện công việc
của bản thân người lao động theo cam kết của chủ doanh nghiệp và người lao động. Đối
với doanh nghiệp thì tiền lương là một khoản chi phí sản xuất, cho nên việc hạch toán
cần phải hợp lý và chính xác. Tiền lương được trả đúng với thành quả lao động sẽ kích
thích người lao động làm việc, tăng hiệu quả cho doanh nghiệp, thúc đẩy tinh thần hăng
say làm việc, sáng tạo trong quá trình lao động. Ngoài tiền lương chính mà người lao
động được hưởng thì các khoản tiền thưởng, phụ cấp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ là
các quỹ xã hội mà người lao động được hưởng, nó thể hiện sự quan tâm của xã hội, của
công ty và từng thành viên trong công ty.
T
Chất lượng quá trình kiểm soát tiền lương sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt
động doanh nghiệp, góp phần đảm bảo tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính
cũng như việc tuân thủ các luật lệ và hệ thống pháp lý. Bên cạnh đó còn bởi quá trình
kiểm soát nội bộ hữu hiệu tại doanh nghiệp. Việc thực hiện công tác tiền lương hiệu quả
sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin hữu ích về quản lý, sử dụng lao động, chi
phí lao động nhằm đề ra những biện pháp tối ưu hóa công tác và quá trình sản xuất kinh
doanh.

Các doanh nghiệp có ban hành chính sách tiền lương đúng đắn và hệ thống kiểm
soát nội bộ chu trình tiền lương tại doanh nghiệp có được thiết kế phù hợp và vận hành
một cách hữu hiệu hay không? Vì vậy, xuất phát từ câu hỏi thực tiễn đó, bài tiểu luận
này đã tập trung nghiên cứu và xin đưa ra những phân tích, nhận định những sai phạm
có thể xảy ra trong vấn đề “Kiểm soát nội bộ Chu trình tiền lương ở Công ty TNHH
ĐÁ GRANITE ĐÔNG Á”.
4
 

PHẦN 1 – GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐÁ
GRANITE ĐÔNG Á
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY:
1. Giới thiệu khái quát về công ty:
Tên công ty : Công ty TNHH Đá Granite Đông Á
Trụ sở chính : Thị Trấn Diêu Trì - Huyện Tuy Phước - Tỉnh Bình
Định
Điện thoại : (056) 3577033
Fax : (056) 3577089
Email :
Vebside : www.dongagranite.com
Mã số thuế : 4100516405
Số tài khoản : 58110000428953 - Ngân Hàng đầu tư và phát triển
Phú Tài.
2. Loại hình kinh doanh của công ty:
- Cắt tạo dáng và chế biến Đá Granite.
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng.
- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét.
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng.
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
- Kho bãi và lưu trữ hàng hóa.

- Xây dựng nhà các loại.
3. Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty TNHH Đá Granite Đông Á là công ty được thành lập theo loại hình công
ty TNHH có hai thành viên trở lên, tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp do
Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005.
Công ty TNHH Đá Granite Đông Á được cấp giấy phép hoạt động kinh doanh vào
ngày 16 tháng 02 năm 2004, cấp lần 3 vào ngày 16 tháng 12 năm 2011. Qua hơn 8 năm
đi vào hoạt động, công ty càng khẳng định vị trí trên thị trường, từng bước tăng trưởng
và phát triển góp phần đảm bảo tăng doanh thu cho công ty và đời sống cán bộ công
5
 

nhân viên chức. Năm 2008 công ty đã đầu tư xây dựng và đưa vào sử dụng phân xưởng
sản xuất thứ 3. Trong năm 2012, công ty đang xây dựng thêm phân xưởng sản xuất thứ
4 và dự kiến sẽ đưa vào hoạt động trong năm 2014. Mục tiêu đề ra của công ty là đến
năm 2015 công ty sẽ nằm trong tốp dẫn đầu về sản xuất Đá Granite, các thiết bị lắp đặt
trong xây dựng của Tỉnh Bình Định nói riêng và Việt Nam nói chung.
Trong những năm qua, dưới tác động của cơ chế thị trường cũng như những
chuyển biến lớn của nền kinh tế trong khu vực và trên thế giới, công ty đã nhanh chóng
mở rộng địa bàn hoạt động và tìm kiếm đối tác, tạo công ăn việc làm cho người lao
động, nâng cao thu nhập cho người lao động và đóng góp vào ngân sách nhà nước, từng
bước khẳng định và củng cố năng lực hoạt động sản xuất kinh doanh trên thị trường
trong và ngoài nước.
Từ khi thành lập cho đến nay, kết quả kinh doanh của công ty đã tăng đáng kể, ban
đầu do chưa được biết đến nhiều nên thị trường tiêu thụ của công ty rất nhỏ, kết quả đạt
được không lớn nhưng hiện nay với tiềm lực và thị trường tiêu thụ ngày càng lớn, công
ty đã đạt được những kết quả khả quan, đóng góp vào ngân sách không nhỏ.
Để hiểu rõ tình hình kinh doanh của công ty, chúng ta sẽ dựa vào những số liệu cụ
thể trong báo cáo kết quả kinh doanh của công ty qua các năm 2011, 2012, 2013.
Bảng: Kết quả hoạt động SXKD và đóng góp vào ngân sách


Chỉ tiêu
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
1. Doanh thu thuần 28.258.792.265 30.623.452.336 44.946.344.968
2. Giá vốn hàng bán 26.412.354.125 28.698.445.256 39.591.510.771
3. Lợi nhuận gộp
1.846.438.140
1.925.007.080
5.354.834.197
4. chi phí bán hàng
180.359.125
198.258.368
459.945.171
5. Chi phí QLDN 725.156.457 786.346.221 1.609.283.083
6. Lợi nhuận từ hoạt động
sản xất kinh doanh 940.922.558 940.402.491 3.285.605.943
7. Lợi nhuận từ HDTC
(478.325.486)
(463.356.332)
(1.794.735.216)
8. Lợi nhuận khác
(34.125.486)
(33.362.454)
(108.304.377)
6
 

9. Tổng lợi nhuận kế toán
trước thuế 428.471.586 443.674.705 1.382.566.350
10. Chi phí thuế TNDN

107.117.897
110.918.676
345.641.588
11.Lợi nhuận sau thuế
321.353.689
332.756.029
1.036.924.763
 !"#
Căn cứ vào bảng số liệu trên, ta thấy kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty trong năm 2013 cao hơn so với năm 2011, 2012. Điều này chứng tỏ công ty làm
ăn ngày càng có hiệu quả. Do vậy công ty nên tiếp tục duy trì và phát huy điều này.
Thông qua đó sẽ giúp tạo nhiều việc làm cho người lao động, tăng thu nhập cho người
lao động và tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước.
II. MỘT SỐ NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHÍNH SÁCH TIỀN LƯƠNG TẠI
CÔNG TY:
1. Cơ cấu tổ chức :
a. Bộ máy quản lí:
Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ chức năng
Bộ máy quản lý của Công ty được chia thành các phòng ban chức năng gọn nhẹ.
Trong đó, các $%&'()*+*,"&-(Phân xưởng 1, Phân xưởng 2, Phân xưởng
3) và *"*$./*+*0 (Phòng kinh doanh, Phòng kỹ thuật, Phòng Kế toán,
phòng hành chính nhân sự) có quan hệ chặt chẽ với nhau và chịu sự lãnh đạo trực tiếp
của 1/2"345*678 (Giám đốc và 2 Phó giám đốc) thực hiện các nghiệp vụ tác
7
Giám đốc
Phòng
kinh doanh
Phòng kỹ

thuật
Phòng kế
toán
Phó giám đốc SX - KD
Phân xưởng 2 Phân xưởng 3Phân xưởng 1
Phòng hành
chính - nhân sự
Phó giám đốc TC - HC
 

nghiệp trong quản lý, các chỉ tiêu kế hoạch, chính sách, đề xuất các phương hướng biện
pháp trong sản xuất kinh doanh giúp cho Ban giám đốc thực hiện tốt công tác quản lý
của Công ty. Ban giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chung các mặt hoạt động sản
xuất kinh doanh và đảm bảo đời sống cán bộ nhân viên.
b. Cơ cấu lao động:
Tình hình lao động năm 2013 của công ty
STT Chỉ tiêu
Trong đó
Số lượng Tỷ lệ (%)
1 Theo giới tính
Nữ 75 10
Nam 671 90
2 Theo chức năng SX
Gián tiếp 50 6,7
Trực tiếp
696 93,3
3
Theo trình độ LĐ
Đại học 15 2
Cao đẳng

7 0,9
Trung cấp
5 0,7
LĐPT
719 96,4
Tổng 746 100
Nhìn vào bảng ta thấy cơ cấu lao động của công ty không đồng đều trên cả 3 chỉ
tiêu. Xét theo chỉ tiêu giới tính thì chủ yếu là lao động nam với 671 người chiếm 90%
trong tổng số lao động. Xét theo chỉ tiêu đặc điểm lao động thì chủ yếu là lao động trực
tiếp với 696 người chiếm 93,3% trong tổng số lao động. Xét theo chỉ tiêu trình độ lao
động thì đa số là LĐPT với 719 người chiếm 96,4%. Cơ cấu trên là hoàn toàn hợp lý
với loại hình kinh doanh cũng như quy mô của công ty.
2. Hệ thống kế toán:
a. Bộ máy kế toán:
8
 

Sơ đồ bộ máy kế toán công ty
Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ chức năng
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
- Kế toán trưởng: Phụ trách công tác kế toán chung của công ty, là người hỗ trợ
đắc lực cho Giám đốc, giúp Giám đốc tham gia ký kết hợp đồng kinh tế, chịu trách
nhiệm trước Giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về hoạt động kế toán tài chính của
công ty. Tham mưu cho Giám đốc về mặt tài chính, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác
tổ chức hạch toán, xác định hình thức áp dụng cũng như đảm bảo chức năng nhiệm vụ
công tác kế toán của công ty. Đồng thời rà soát, đối chiếu xét duyệt các BCTC, tổng
hợp theo dõi các hoạt động SXKD của công ty qua việc xác định mức giá thành sản
phẩm và xác định kết quả SXKD của công ty. Hàng quý, hàng năm kế toán trưởng có

nhiệm vụ lập báo cáo đánh giá đúng kết quả SXKD theo đúng quy định của pháp luật.
- Kế toán vật tư, TSCĐ: Là người trực tiếp có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra, đối
chiếu vật tư tại nhà máy và của công ty, tổ chức việc thực hiện đối chiếu vật tư, thành
phẩm ở nhà máy, quản lý hàng nhập xuất tồn, phản ánh số lượng và giá trị hiện có và
tình hình tăng giảm từng loại vật tư. Cuối kỳ, kiểm kê báo cáo về số lượng và chất
9
Kế toán trưởng
Kế toán
vật tư
TSCĐ
Kế toán
tiêu thụ,
công nợ
Kế toán
thanh
toán
Thủ quỹ
 

lượng của vật tư lên các cấp. Đồng thời theo dõi quá trình tăng giảm TSCĐ, tính mức
khấu hao của từng loại tài sản.
- Kế toán tiêu thụ, công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu,
các khoản công nợ phải trả cho từng nhà cung cấp và từng khách hàng. Lập các chứng
từ, thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi tình hình công nợ của công ty với các
đơn vị liên quan, có kế hoạch đôn đốc việc thu hồi công nợ nhằm tăng tốc độ vòng quay
vốn.
- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi việc thanh toán các khoản vay ngân
hàng, các khoản tiền gửi ngân hàng, quản lý tình hình biến động quỹ tiền mặt tại công
ty, theo dõi tình hình thanh toán trong và ngoài công ty. Ngoài ra còn có nhiệm vụ thanh
toán các khoản tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ.

- Thủ quỹ: Có trách nhiệm lưu giữ và thu chi tiền mặt, séc, ngân phiếu hàng ngày
sau khi đã được kế toán trưởng ký và phê duyệt, phản ánh số tiền đã có tại quỹ, thực
hiện chi trả lương, thanh toán tạm ứng, lập báo cáo quỹ giúp cho thu chi có kế hoạch và
hiệu quả. Theo dõi và đảm bảo quỹ tiền mặt tại công ty, phụ trách thu chi tiền mặt theo
chứng từ hợp lệ, theo dõi việc cấp phát và nhận tiền mặt vào sổ quỹ. Thủ quỹ phải
thường xuyên so sánh số liệu với kế toán liên quan để kịp thời phát hiện và sửa chữa
những thiếu sót trong quá trình ghi chép.
b. Hình thức kế toán:
Để giúp Giám đốc quản lý chặt chẽ về tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền vốn, các
khoản chi phí, đồng thời cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác chỉ đạo và
quản lý kinh doanh, công ty đã áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ ”.
10
 

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức “Chứng từ ghi sổ”
Chú thích: Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự ghi sổ :
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ.
Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng
để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được
dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh
11
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ

Sổ Cái
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối
số phát sinh
Bảng tổng hợp
chi tiết
Chứng từ kế toán
Sổ chi tiết
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
 

Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái
lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi
tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát
sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng
Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư
Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng
tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng
trên Bảng tổng hợp chi tiết.
PHẦN 2 – THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI CHU TRÌNH TIỀN
LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐÁ GRANITE ĐÔNG Á
I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THÔNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY:
12
 

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế nhằm thực hiện chức năng kiểm soát

trong mọi quá trình quản lý hoạt động kinh, quản lý công tác kế toán tại doanh
nghiệp. Vì vậy mà công ty rất cần thiết phải quan tâm đến việc xây dựng và thực hiện,
vận hành, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp ngày càng tốt hơn.
Kết quả khảo sát cho thấy Công ty TNHH Đá Granite Đông Á đã có thiết lập hệ
thống kiểm soát nội bộ, đánh giá cụ thể theo 5 nhân tố cấu thành: Môi trường kiểm
soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và Truyền thông, Giám sát.
1. Môi trường kiểm soát:
Công ty có cố gắng vào việc hình thành môi trường kiểm soát tốt cho đơn vị
mình. Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, mỗi nhân viên kế toán đảm
nhiệm một phần hành riêng nên thuận lợi cho việc quản lý các phần hành kế toán được
dễ dàng hơn. Cùng với sự phát triển của công ty, tiến bộ khoa học kỹ thuật, bộ máy kế
toán đã không ngừng đổi mới để phù hợp với yêu cầu quản lý của toàn bộ máy quản lý
của công ty. Đến nay bộ máy kế toán đã dần hoàn thiện phù hợp với chuyên môn và
năng lực của từng người, các thành viên có sự phối hợp nhịp nhàng và ăn ý giúp cho
công việc được thực hiện trôi chảy, phát huy hiệu quả tối đa trong công tác.
Mô hình tổ chức hạch toán kế toán về cơ bản tuân theo những nguyên tắc thống
nhất, phù hợp với doanh nghiệp có quy mô loại vừa, phương pháp hạch toán là phương
pháp kê khai thường xuyên được thống nhất trong các kỳ, niên độ kế toán. Bộ máy kế
toán của công ty được tổ chức tương đối phù hợp với đặc điểm và quy mô sản xuất kinh
doanh
Tổ chức bộ máy kế toán tập trung đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất đối với công tác
kế toán, tạo thuận lợi cho việc kiểm tra và hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở
thông tin do bộ phận kế toán cung cấp, giảm bớt chi phí nhân công quản lý công ty,
thông báo số liệu nhanh.
13
 

2. Đánh giá rủi ro:
Tồn tại và kinh doanh trong bối cảnh đầy cạnh tranh và thách thức như hiện nay

đòi hỏi công ty phải thường xuyên nhận dạng và phân tích các rủi ro ảnh hưởng
đến mục tiêu kinh doanh. Việc phân tích, đánh giá rủi ro cũng luôn được các nhà
quản lý quan tâm thực hiện trong hệ thống kiểm soát nội bộ của mình nhằm đảm bảo
các mục tiêu chung của doanh nghiệp và các mục tiêu riêng của từng bộ phận, từng
hoạt động được thỏa mãn. Công ty đã xây dựng cơ chế thích hợp để nhận diện rủi ro
phát sinh từ các nhân tố bên ngoài và bên trong như sự thay đổi chính sách của nhà
nước về lương, sự thay đổi về nhân lực hay hệ thống thông tin, mức độ lạm phát của
nền kinh tế, sự thay đổi chính sách về lương của đối thủ cạnh tranh và mức độ lạm
phát của nền kinh tế,…
Vẫn còn một số hạn chế như hoạt động phân tích tài chính của công ty chưa thực
sự hiệu quả, vì công tác phân tích tài chính có vai trò rất quan trọng, nó giúp cho doanh
nghiệp nhận biết được những rủi ro và cơ hội kinh doanh, nhằm đưa ra biện pháp xử lý
thích hợp. Cho nên, công ty nên tổ chức một bộ phận chuyên phân tích tài chính để
nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính cũng như hạch toán kế toán
3. Hoạt động kiểm soát:
Hoạt động kiểm soát trong công ty chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức. Hệ
thống kế toán tại công ty tuy được thiết kế chi tiết nhưng việc thực hiện chỉ ở mức độ
tổng thể ở các cấp quản lí cao, trong khi đó ở cấp chi tiết lại không thực hiện đúng
theo quy trình đã thiết kế.
Công ty có các bộ phận nhân sự độc lập; tách bạch các chức năng: tuyển dụng,
chấm công, tính lương, xét duyệt tiền lương và trả lương; công ty có phân quyền sử
dụng cho từng nhân viên và từng bộ phận liên quan đến việc truy cập, ghi nhận, sửa đổi
thông tin trong hệ thống thông tin của toàn đơn vị.
Công ty có xây dựng bảng chấm công theo mẫu thiết kế đã được thống nhất và
đánh giá số thứ tự liên tục cho các chứng từ cho từng bộ phận độc lập, do trưởng các bộ
phận trực tiế ghi tình hình làm việc của từng nhân viên trong ngày theo quyết định. Các
chứng từ đó đã được trưởng các bộ phận liên quan kiểm tra và phê chuẩn. Bảng chấm
14
 


công được công khai tại nơi quy định để mọi người có thể giám sát nhằm tăng cường
giám sát, quản lí về thời gian lao động.
Công ty thường xuyên kiểm tra việc tuân thủ chính sách tiền lương về các mức
lương tối thiếu và các khoản trích theo lương tại đơn vị; các thay đổi trong chính sách
của tiền lương và bảng lương được kiểm tra độc lập, phê duyệt bởi nhà quản lí trước khi
chi trả. Công ty thực hiện luân chuyển nhân sự tại các bộ phận khi xảy ra các trường
hợp ốm đau, nghỉ do thai sản,…. Định kì công ty nộp đầy đủ các khoản trích theo lương
(BHXH, BHYT,…) theo quy định của nhà nước.
4. Thông tin và truyền thông:
Thông tin và truyền thông trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng đã được chú ý.
Mọi nhân viên luôn được thông báo rõ ràng về chính sách tiền lương, tiền thưởng và các
thay đổi nếu có. Các thông tin về nhân sự được truyền thông kịp thời giữa bộ phận nhân
sự, bộ phận sử dụng lao động và kế toán; Công ty đã quan tâm đến độ trung thực, tính
đáng tin cậy cũng như mức độ kịp thời của thông tin, thông qua thực hiện truyền thông
và xây dựng các kênh truyền thông. Thông qua bảng chấm công, nhân viên có thể kiểm
tra thông tin về thu nhập hàng tháng của mình và phản hồi tới người có trách nhiệm khi
xảy ra những sai sót, bất thường.
.
5. Giám sát:
Tuy đã được thiết lập, nhưng việc giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại công
ty chỉ ở mức tương đối. Trưởng bộ pân sự thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế
hoạch nhân sự của công ty, những than phiền của khách hàng về sự không trung thực
của nhân viên hay chất lượng công việc được công ty điều tra và xử lí. Bộ phận kiểm
toán của công ty kiểm tra về việc tuân thủ các quy định trong quá trình tuyển dụng, đề
bạt, khen thưởng và kỉ luật. Nhưng vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót trong việc thiết lập và
thực hiện các quy trình, cơ chế giám sát về công tác kế toán một cách hữu hiệu, do vậy
chưa đem lại hiệu quả cao cho các hoạt động tại công ty.
15
 


II. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG CỦA
CÔNG TY:
Trong Công ty TNHH Đá Granite Đông Á, chu trình tiền lương được thể hiện
như sau:
1. Lập và thu thập bảng chấm công; sai phạm có thể xảy ra:
a. Lập và thu thập các chứng từ ban đầu để tính lương:
- Để quản lý thời gian lao động, các doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương
pháp khác nhau, tùy thuộc vào các đặc điểm tổ chức quản lý lao động trong công ty như
phương pháp chấm công, treo thẻ, bấm giờ, chụp ảnh, thẻ điện tử… ở nước ta, phương
pháp chấm công là phương pháp phổ biến nhất đẻ hạch toán sử dụng thời gian lao động.
Theo phương pháp chấm công, chứng từ để hạch toán sử dụng thời gian lao động là
bảng chấm công ( Mẫu 01 – LĐTL). Bảng chấm công được mở ra để theo dõi ngày
công làm việc thực tế, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH của từng người lao động tại
phòng ban, nơi sản xuất, tổ đội. Hằng ngày, tổ trưởng hay người được phân công phải
căn cứ vào tình hình thực tế lao động tại bộ phận mình để chấm công cho từng người
trong ngày. Bảng chấm công được lập cho từng bộ phận, do trưởng các bộ phận trực
tiếp ghi tình hình làm việc của từng người trong ngày theo quy định. Cuối tháng, trưởng
các bộ phận trực tiếp tổng hợp công của từng người, sau đó gửi về phòng kế toán, lao
động tiền lương là cơ sở tính lương, tính thưởng cho từng người, từng bộ phận. Bảng
chấm công phải được công khai tại nơi quy định để mọi người cơ thể giám sát nhau,
nhằm tăng cường công tác quản lý về thời gian lao động. Đối với các trường hợp
nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, đều phải có giấy chứng nhận của
cơ quan có thẩm quyền như cơ quan y tế.
16
293,!":2.:6;<2=>'?2678";/2@7A
Dưới đây là bảng chấm công của bộ phận văn phòng trong công ty vào tháng 02 năm 2014:
Công ty TNHH Đá Granite Đông Á Mẫu số: 01a – LĐTL
Thị Trấn Diêu Trì – Tuy Phước – Bình Định ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC)
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
BẢNG CHẤM CÔNG

ST
T
Họ và tên CV HSL Số ngày làm việc trong tháng Số ngày làm
việc
Số ngày
nghỉ
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 30
1 Lê Văn Thuận GĐ 4,66 x x x x x x x x x x x x 26
2 Hồ văn Dương PGĐ 3,54 x x x x x x x x x x x x 26
3 Nguyễn Văn Tuấn KTT 3,48 x x x x x x x x x x x x 26
4 Trần Thị Phượng NV 3,0 x x - x x - x x x - x x 23 3
5 Nguyễn Văn nam NV 3,0 x x x x x x x x x x x x 26
6 Nguyễn thế Bảo NV 3,0 - x x x x x x x x x x - 24 2
Tổng 150
B2C*-3*7D8EF"GE03EGHI
X : Số ngày làm việc Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt
- : Số ngày nghỉ BJKL# BJKL# BJKL#
17
293,!":2.:6;<2=>'?2678";/2@7A
Ngoài bảng chấm công, người phụ trách lao động còn có nhiệm vụ thu thập các chứng từ khác có liên quan đến việc sử dụng thời
gian lao động của mình như: biên bản ngừng việc, phiếu nghỉ hưởng BHXH ( Mẫu 03 – LĐTL) phiếu làm việc thêm giờ.
Dưới đây là phiếu nghỉ hưởng BHXH trong công ty vào tháng 02 năm 2014:
Công ty TNHH Đá Granite Đông Á
Thị Trấn Diêu Trì – Tuy Phước – Bình Định
PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BHXH
Tháng 02 năm 2014
Tên cơ quan y
tế
Họ và tên Lý do Số ngày cho nghỉ Bác sĩ ký Số ngày thực
nghỉ

Xác nhận của bộ phận
phụ trách
Tổng số Từ ngày Đến ngày
Bệnh viện thành
phố
Nguyễn Văn Tuấn ốm 3 24/02 26/02 3
Bệnh viện thành
phố
Lê Hằng Tai
nạn
7 15/02 21/02 7

D8EF"GE03EGHI
Kế toán BHXH Trưởng ban BHXH Kế toán trưởng
BJKL#BJKL# BJKL#
Theo định kỳ, vào cuối mỗi quý, cán bộ lao động tiền lương lập bảng “ 1"!*"!*22 * 4:;M*-$1N” trong đó ghi số liệu
thu chi BHXH tại công ty theo các khoản trợ cấp như Nhà Nước quy định.
18
293,!":2.:6;<2=>'?2678";/2@7A
Công ty TNHH Đá Granite Đông Á Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Thị Trấn Diêu Trì - Tuy Phước - Bình Định Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
BÁO CÁO CHI TIẾT CHẾ ĐỘ TRỢ CẤP BHXH
19
293,!":2.:6;<2=>'?2678";/2@7A
b. Sai phạm có thể xảy ra:
- Sai sót trong quá trình chấm công, trong tính toán khối lượng sản phẩm dịch
vụ hoàn thành(hệ thống tổ chức chấm công, kiểm nhận sản phẩm hoàn thành về tính
thường xuyên cũng như mức độ tin cậy của những người được giao trách nhiệm như ghi
chép không đầy đủ, không chính xác và kịp thời).
- Sai phạm trong ghi chép tính toán giờ công, sản phẩm, dịch vụ hoàn thành

(không theo giỏi chính xác thời gian làm việc, hoặc không đúng quy định công ty, hay
biên bản kiểm tra chất lượng chưa thực sự xác thực…)
- Tính giờ công cho những nhân viên không có thật (tính lương khống)
- Sai phạm trong cập nhật dữ liệu nhân sự:
+ Vì công ty khá đông nhân viên cũng như công nhân sản xuất nen kế toán có
thể mắc sai phạm không phản ánh kịp thời tình hình biến động nhân sự (các khoản
tăng/giảm lương công nhân viên, nhân viên nghĩ việc, nhân viên mới… )
20

Chế độ trợ cấp BHXH
Số
người
Số
ngày
Số tiền Cơ quan BHXH xét nghiệm
Trong kì Lũy kế Số người

Số ngày

Số tiền
1) Trợ cấp đau ốm
- Bản thân ốm
- Con ốm
- KHH dân số
2) Thai sản
- Nghỉ sinh
- Trợ cấp khi sinh
- Khác
460
371

85
4
17
14
14
3
1172
903
247
22
1507
1546
51
9.414.800
7.195.400
2.260.700
158.700
17.386.800
13.593.600
3.398.400
394.800
402
382
16
4
17
14
14
3
941

823
96
22
1505
1456
49
7.503.300
6.554.400
789.200
158.700
17.422.800
13.593.600
3.398.400
430.800
Cộng
2679 26.801.600 419 2446 24.925.100
293,!":2.:6;<2=>'?2678";/2@7A
+ Công nhân sản xuất trực tiếp chiếm đa số trong tổng lao động công ty nên
dễ xảy ra sai phạm trong quá trình báo sai ngày (giờ nghỉ bệnh, nghĩ không lương, hay
nghĩ phép…).
2. Tính lương, thưởng và các khoản khấu trừ; sai phạm có thể xảy ra:
a Tính lương và các khoản khấu trừ
 Tính lương:
- Để tính lương cho người lao động, công ty đã áp dụng hình thức trả lương
theo sản phẩm đối với công nhân sản xuất trực tiếp và áp dụng hình thức trả lương
theo thời gian, đối với các nhân viên quản lý, lãnh đạo theo chế độ lương của Nhà
Nước ban hành theo chế độ chung.
+ Đối với công nhân sản xuất trực tiếp: tiến hành tính lương cho từng người
lao động, căn cứ vào số lượng sản phẩm mà họ tạo ra được trong tháng.
Để trả lương cho công nhân sản xuất trực tiếp, kế toán sử dụng công thức:

• Số sản phẩm của mỗi công nhân, được căn cứ vào số ngày công và hệ số
cấp bậc công việc của họ:
• Đơn giá tiền trên một đơn vị sản phẩm được tính theo công thức:
+ Đối với nhân viên quản lý, lãnh đạo: Tiến hành tính lương cho từng
người theo hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ được xếp hoặc mức lương ghi
trong hợp đồng lao động.
+ Các khoản phụ cấp:
• Tại công ty có 1 khoản phụ cấp, đó là phụ cấp trách nhiệm, cụ thể như
sau:
- Giám đốc: 0,3
- Phó giám đốc: 0,3
- Trưởng phòng: 0,2
21
293,!":2.:6;<2=>'?2678";/2@7A
Ví dụ: Dựa vào bảng chấm công của công ty, trong tháng 2 năm 2014, ông Hồ Văn
Dương là phó giám đốc công ty có:
Hệ số lương: 3,54
Ngày công thực tế: 26 ngày
Hệ số phụ cấp trách nhiêm: 0,3
Lương có bản quy định: 1.150.000 đồng
Vậy lương của ông Dương trong tháng 2 năm 2014 là:
Trong tháng ông Dương có phụ cấp ăn ca là 150.000 đồng
Các khoản phấu trừ:
BHXH = 3,54 x 1.150.000 x 8% = 325.680 đồng
BHYT = 3,54 x 1.150.000 x 1,5% = 61.065 đồng
BHTN = 3,54 x 1.150.000 x 1% = 40.710 đồng
 Tính thưởng và các khoản trợ cấp BHXH:
- Tính thưởng
O52P2*7%,Q&-;R*2 $: nếu hoàn thành kế hoạch trước thời
hạn sẽ được tính thưởng, căn cứ vào phần chi phí đã bỏ ra vào các khoản điện nước và

hao mòn máy móc, thiết bị. Việc tính thưởng được tính cho tập thể hoặc cả công ty, tiền
thưởng sẽ được chia lại cho từng các nhân trong công ty.
O52P2.:$STQ>BJ>U4?!: nếu hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty đạt hiệu quả cao thì bộ phận này mới được thưởng theo công lao của họ.
- Tính trợ cấp BHXH
+ Người lao động tại doanh nghiệp có hợp đồng lao động một năm trở lên sẽ
được hưởng trợ cấp BHXH khi đau ốm, tai nạn lao động, thai sản… theo chế độ quy
22
293,!":2.:6;<2=>'?2678";/2@7A
định. Trong thời gian đó, sẽ hưởng BHXH trả thay lương = 75% lương cấp bậc, thông
qua phiếu nghỉ hưởng BHXH. Ta có phiếu nghỉ hưởng BHXH như đã nêu trên.
• Cách tính BHXH của anh Nguyễn Văn Tuấn ở bộ phận văn phòng trong
tháng 2 năm 2014, nghi 3 ngày do đau ốm, với hệ số lương là 3,0; lương cơ bản là
1.150.000 đồng, tỷ lệ trích BHXH = 75% nên ta tính được số tiền mà anh Tuấn được
hưởng BHXH
 Thanh toán lương thưởng và trợ cấp BHXH
- Việc thanh toán lương thưởng và trợ cấp BHXH cho nhân viên trong công
ty được tiến hành một lần trong tháng.
- Theo định kỳ, cuối mỗi tháng nhân viên kế toán tiền lương sẽ nhập sổ
lương của doanh nghiệp, sau đó trình lên kế toán trưởng và giám đốc công ty ký và đóng
dấu.
- Theo định kỳ, vào cuối mỗi quý, cán bộ lao động tiền lương lập bảng “
1"!*"!*22 * 4:;M*-$1N” trong đó ghi số liệu thu chi BHXH tại công ty
theo các khoản trợ cấp như Nhà Nước quy định.
Ta có Bảng phân bổ tiền lương và Bảng thanh toán tiền lương như sau:
23
293,!":2.:6;<2=>'?2678";/2@7A
Công ty TNHH Đá Granite Đông Á
Thị Trấn Diêu Trì - Tuy Phước - Bình Định
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG, BHXH, BHYT, KPCĐ

Tháng 02/2014
S
T
T
Bộ phận ghi nợ TK TK 334 – Phải trả người lao động TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Cộng Có
TK 338
Lương Các khoản
khác
Cộng Có TK
334
BHXH
(18%)
BHYT
(3%)
BHTN
(1%)
KPCĐ
(2%)
1 TK 622 - CPQLDN
114.998.460 60.457.998 175.456.458 20.699.723 3.449.954 1.149.984 3.509.129 28.808.790
2 TK 6421 – CPNVQL 205.200.000 20.500.445 225.700.445 36.936.000 6.156.000 2.052.000 4.514.009 49.658.009
3 TK 6428 – CPNVKQL
429.576.000 120.000.000 549.576.000 77.323.680 12.887.280 4.295.760 10.991.520 105.498.240
4 TK 627 – CPQLPX 142.446.858 58.714.112 201.160.970 25.640.434 4.273.406 1.424.469 4.023.219 35.361.528
5 TK 641 – CPBH 80.605.682 2.500.445 83.106.127 14.509.023 2.418.170 806.057 1.662.123 19.395.373
TỔNG CỘNG 972.827.000 262.173.000 1.235.000.000 175.108.860 29.184.810 9.728.270 24.700.000 238.721.940
D8EF"GE03EGHI

Người lập Phụ trách bộ phận Người duyệt
BJKL# BJKL# BJKL#

24
293,!":2.:6;<2=>'?2678";/2@7A
Công ty TNHH Đá Granite Đông Á
Thị Trấn Diêu Trì - Tuy Phước - Bình Định
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
STT Họ và tên CV HS
L
Tiền lương và thu nhập nhận được Các khoản phải nộp
Ngày
công
Mức lương Tiền ăn
ca
Tổng cộng BHXH
( 8%)
BHYT
( 1,5%)
BHTN
( 1%)
Tổng nhận
1 Lê Văn Thuận GĐ 4,66 26 5.359.000 150.000 5.509.000 428.720 80.385 53.590 4.946.305
2 Hồ văn Dương PGĐ 3,54 26 4.071.000 150.000 4.221.000 325.680 61.065 40.710 3.793.545
3 Nguyễn Văn Tuấn KTT 3,48 26 4.002.000 150.000 4.152.000 320.160 60.030 40.020 3.731.790
4 Trần Thị Phượng NV 3,0 23 3.051.923 150.000 3.201.000 276.000 51.750 34.500 2.838750
5 Nguyễn Văn nam NV 3,0 26 3.450.000 150.000 3.600.000 276.000 51.750 34.500 3.237.750
6 Nguyễn thế Bảo NV 3,0 24 3.184.615 150.000 3.334.615 276.000 51.750 34.500 2.972.365
Tổng cộng 23.118.238 900.000 24.017.615 1.902.560 356.730 237.820 21.520.505
D8EF"GE03EGHI
Người lập Phụ trách bộ phận Người duyệt
BJKL# BJKL# BJKL#
25