phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ
BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
ĐỀ TÀI : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO
Chức Năng : Quản Lý Nhập Kho
Giảng Viên : NGUYỄN ĐÌNH HIẾN
Tên thành viên :
• Nguyễn Hữu Tân
• Nguyễn Văn Tân
• Đoàn Thị Thắm
• Nguyễn Trọng Thắng
Hà Nội ,16/9/2014
1
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay công nghệ thông tin đã phát triển với tốc độ nhanh chóng
.Công nghệ tin học đã được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như nghiên
cứu khoa học , phát triển kinh tế quân sự và trong nhiều loại hình nghệ
thuật khác nhau.Do vậy,công tác quản lý kho hàng là một công tác
không thể thiếu của tất cả các tổ chức về kinh tế .Với các lý do ấy thì
phát triển công nghệ thông tin đã trở thành một ngành kinh tế quan
trọng,đặc biệt là Công nghệ phần mềm.Sự ra đời của các sản phẩm phần
mềm đặc biệt là các phần mềm ứng dụng như quản lý kho trong vài năm
gần đây mang lại nhiều thuận lợi trong công tác quản lý hàng hóa tránh
sự thất thu,mất mát.
Thông tin về các mặt hàng được biến đổi hàng ngày mà sổ sách
của một người thủ kho không thể cập nhật những thông tin đó một cách
chính xác được .Lý do trên cho thấy việc xây dựng một hệ thống thông
tin quản lý kho hàng trên máy tính, đáp ứng nhanh và hiệu quả các yêu
cầu tập hợp hàng nhập hàng xuất , tra cứu tìm kiếm và thống kê được số
lượng hàng tồn chính xác và nhanh chóng.

Được sự giúp đỡ của trường Học Viện Công Nghệ Bưu Chính
Viễn Thông khoa Công nghệ thông tin cùng sự giúp đỡ của thầy giáo
Nguyễn Đình Hiến em đã chọn đề tài “Quản Lý Kho”.Do kiến thức còn
hạn chế , bài làm còn nhiều thiếu sót rất mong thầy giáo góp ý.
2
Em xin chân thành cảm ơn!
I. Khảo sát hiện trạng
1. Sơ lược về công ty
Tên công ty : Công ty trách nhiệm hữu hạn và dịch vụ Đăng Huệ
Địa chỉ : số 115-ngõ 89-Hoàng Hoa Thám-Ba Đình –Hà Nội.
Công ty TNHH và Dịch vụ Đăng Huệ là một trong những doanh
nghiệp trẻ hoạt động sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực : thiết bị văn
phòng.Kể từ khi thành lập đến nay do không ngừng đổi mới trang thiết
bị và cách thức quản lý nên các hoạt động sản xuất kinh doanh của công
ty luôn đạt hiệu quả cao. Công ty luôn đổi mới các mặt hàng và cung cấp
với khách hàng những mặt hàng tốt nhất và giá thành sản phẩm hợp lý.
Tuy là một công ty trẻ nhưng công ty đã tạo được thương hiệu và đã đạt
được niềm tin ở khách hàng .
2. Yêu cầu khảo sát hệ thống
Quản lý kho hàng là một trong những phần nhỏ của quản lý bán
hàng, nguồn hàng của kho hàng có thể do các nhà cung cấp, sản xuất,
các công ty trong hoặc ngoài nước cung cấp, đối tượng của kho hàng là
xuất nhập kho và khách hàng. Khách hàng vào quầy tự chọn mặt hàng
và ra quầy thu ngân để thanh toán. Việc lựa chọn mặt hàng, khi kết thúc
1 hoá đơn với khách hàng chúng ta sẽ biết được số lượng hàng, lượng
tồn kho và chủng loại mặt hàng hiện có trong kho. Kiểm tra kho để
3
thông báo cho bộ phận mua hàng ( nhập hàng) những mặt hàng nào đã
hết cùng với số lượng cụ thể để biết được mặt hàng nào được khách
hàng yêu cầu và tình hình xuất nhập trong kho với từng loại mặt hàng

trong từng tháng, từng quý, từng năm.
Để giảm bớt khó khăn và tăng độ chính xác cao cho công tác quản
lý kho hàng thì cần phải xây dựng hệ thống thông tin Quản lý kho hàng
một cách khoa học và cần thiết. Hệ thống phải cho phép cập nhật thông
tin xuất nhập kho 1 cách nhanh chóng và tìm kiếm chủng loại hàng của
từng mặt hàng.
Hệ thống quản lý kho hàng được cài đặt trên máy tính cá nhân hoặc
trên mạng cục bộ ở phòng kế toán giúp cho cán bộ phòng quản lý, cập
nhật thông tin xuất - nhập kho 1 cách nhanh chóng, tìm kiếm và tra cứu
thông tin mặt hàng không mất nhiều thời gian. Từ đó quy trình làm việc
được tổ chức khoa học hơn, hiệu quả công việc cao hơn, độ tin cậy lớn.
Việc thu ngân và nhập kho - xuất kho phải có báo cáo lên lãnh đạo.
Tuy nhiên không phải lúc nào cũng có thể đáp ứng được ngay khi có
yêu cầu, hàng ngày cần phải biết tình hình cụ thể để kịp thời bổ sung
đưa ra các xác định như:
• Nhập kho loại mặt hàng mới đang cần sử dụng.
• Xuất kho cho các đơn vị kinh doanh lẻ khác.
• Cập nhật giấy tờ, sổ sách, chứng từ thu chi, xuất nhập.
Việc đưa tin hàng hoá vào công tác quản lý kho hàng ở đây cần được
4
phát huy tối đa, bảng xuất - nhập phải minh bạch, rõ ràng,không nhầm
lẫn, không thiếu hoặc thừa, quy trình tin học hoá phần tính xuất - nhập
phần nào giảm bớt những nhầm lẫn do chủ quan trong tính toán của bộ
phận quản lý kho hàng và đồng thời đưa ra những con số chính xác về
tình hình thu chi trong những tháng, quý vừa qua và trong thời gian tới.
∗ L ưa chon công cu.
Với chương trình đặt ra là cập nhật, quản lý thông tin về tình hình
xuất - nhập trong mỗi ngày, tháng, quý năm phải lựa chọn công cụ quản
lý để có thể chuyển sang 1 hệ thống quản lý cơ sở dữ liêu. Trên cơ sở
này sẽ thiết kế xử lý cơ sở dữ liệu theo hướng yêu cầu và người quản lý

đặt ra.
Với chương trình quản lý kho hàng ( QLKH), công cụ được lựa
chọn là SQL vì: SQL là hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sử dụng rộng dãi
và rất thông dụng . cùng với việc cài đặt thiết kế trên nền Java.
• Hiện trạng hệ thống : Đối tượng tham gia vào quy trình xuất
nhập kho gồm có công ty, nhân viên thị trường, bộ phận xuất
nhập kho (kế toán kho, thủ kho, nhân viên giao hàng ).
• Quy trình nhập kho : Khi có lệnh nhập kho từ công ty hoặc
phòng thị trường tới bộ phận xuất nhập kho, bộ phận xuất
nhập kho tiến hành nhập kho ghi lại, xác nhận số lượng thực
nhập và lập phiếu nhập kho, Phiếu nhập kho này được lưu
5
thành hai bản: bộ phận quản lý xuất nhập kho lưu lại một liên,
một liên giao cho kế toán thị trường hoặc kế toán công ty,
Cuối cùng bộ phận xuất nhập kho tiến hành cập nhật số liệu
vật tư trong kho, Kết thúc quá trình nhập kho.
• Quy trình xuất kho : Khi có lệnh xuất kho từ công ty hoặc
phòng thị trường tới bộ phận xuất nhập kho, bộ phận xuất
nhập kho kiểm tra lượng vật tư trong kho, Sau đó tiến hành
xuất kho và báo cáo số lượng, chủng loại thực xuất với kế
toán thị trường hoặc kế toán công ty,Bộ phận xuất nhập kho
tiến hành lập phiếu xuất kho,Phiếu xuất kho được chia làm 2
liên: bộ phận xuất kho giữ một liên,liên còn lại giao cho bộ
phận thị trường hoặc công ty giữ,Kết thúc quá trình xuất kho.
3. Xác định yêu cầu của phần mềm.
a) Nhân xét hê thống cũ
Chi phí cho thiết bị ít, cần nhiều nhân lưc, hiệu quả thấp, thời gian theo
dõi không kịp thời, kế toán thống kê không chuẩn. Không đảm bảo đúng
các yêu cầu đặt ra
b) Yêu cầu của ng ư ời sử dung hê thống mới.

6
Khắc phục được nhược điểm của hệ thống cũ, tìm kiếm thông tin nhanh,
thống kê một cách chính xác.
Quản lý kho hàng bằng phần mềm mới có các chức năng chính như sau:
• Chức năng quản lý nhập kho.
• Chức năng quản lý xuất kho.
• Chức năng quản lý báo cáo.
c) Yêu cầu chức n ăng
∗ Chức năng quản lý nhập kho
• Xem bảng thống kê chi tiết tình hình nhập kho trong ngày, trong
tháng, trong quý, trong năm.
• Nhập một số hàng trong kho đã hết.
• Thống kê tình hình chi trả và tiền nợ.
∗ Chức năng quản lý xuất kho
• Xem bảng thống kê chi tiết tình hình xuất kho trong ngày, trong
tháng, trong quý, trong năm.
• Thống kê tình hình thu vào và tồn nợ.
∗ Chức năng báo cáo
• Tổng họp báo cáo, kết xuất thông tin theo yêu cầu cụ thể.
• Báo cáo chi tiết về tình hình xuất nhập và đưa ra bảng xuất nhập
chi tiết.
• Thống kê tình hình thu chi trong từng tháng, từng quý, từng năm
7
• Đưa ra công nợ.
∗ Ngoài những chức năng chính trên còn 1 số các vấn đề mà giúp cho
hệ thống 1 cách hoàn chỉnh hơn.
• Đảm bảo môi trường hệ thống làm việc tốt.
• Hệ thống làm việc nhanh chóng và đảm bảo tin cậy.
• Hệ thống thân thiện với người sử dụng.
• Hệ thống dễ sử dụng.

4. Yêu cầu về chức năng của phần mềm
Từ những dữ liệu đầu vào và yêu cầu quản lý, phần mềm quả lý kho
hàng cần có những chức năng và nhiệm vụ sau:
• Dữ liệu được cập nhật chính xác từ bàn phím thông qua các biểu
mẫu ( Form). Các biểu mẫu này được thiết kế đầy đủ các trường
thông tin và tránh dư thừa dữ liệu, sau đó càn có thông tin phản hồi
từ hệ thống kiểm tra sai lệch khi nhập dữ liệu.
• Tính toán thu chi là một chức năng cơ bản của hệ thống. Dựa vào
số liệu ban đầu và các dữ liệu cụ thể trong bản xuất nhập cho từng
ngày, từng tháng, từng quý, từng năm để hệ thống tính thống thu
chi.
Với những yêu cầu cụ thể về một phần mềm “ Quản lý kho hàng” như
trên ta có thể tiến hành phân tích hệ thống có cấu trúc:
• Phương pháp này là một cách tiếp cận hiện đại với các giai đoạn
8
phân tích và thiết kế của một hệ thống. Một trong những điểm mạnh
của phương pháp này là đề ra các mô hình cần phải xây dựng trong
mỗi giai đoạn.
• Xây dựng mô tả các tiến trình chính của hệ thống. Trong mô hình
này người phân tích hệ thống chỉ ra được các thông tin. Mô hình tổ
chức chính trong hệ thống, mỗi tiến hành bao gồm các bước xử lý
chính và các luồng thông tin giữa các chức năng đó. Mỗi tiến trình
phải bắt đầu bằng một sự kiện nào đó. Trong mỗi bước xử lý phân
tích ta chỉ ra các thông tin - loại xử lý nhập dữ liệu, báo cáo, xử lý
dữ liệu.
Yêu cầu chức năng (Nghiệp vụ):
• Ghi nhận đầy đủ, chính xác thông tin xuất nhập vật tư.
• Tìm kiếm thông tin nhanh chóng.
• Lập các báo cáo, chứng từ chính xác, đầy đủ, nhanh chóng, kịp
thời.

Yêu cầu phi chức năng :
• Đảm bảo thông tin an toàn, nhanh chóng, chính xác.
9
II.Phân tích thiết kế hệ thống
1. Biểu đồ Usecase của nhập kho
2. Biểu đồ lớp
10
3. Kịch bản cho nhập kho
Tên usecase Tạo phiếu nhập kho
Tác nhân chính Thủ kho
Tiền điều kiện Thủ kho đăng nhập vào hệ thống
Đảm bảo thành công Phiếu nhập hàng được tạo
Kích hoạt Nhân viên chọn chức năng tạo phiếu
Chuỗi sự kiện chính:
1. Thủ kho chọn chức năng tạo phiếu nhập kho
2. Hệ thống hiển thị form tạo phiếu nhập kho và yêu cầu thủ kho nhập đầy đủ thông
tin vào phiếu nhập kho(ngày nhập, số lượng, đơn giá,… ).
3. Nhân viên nhập đầy đủ thông tin.
4. Hệ thống kiểm tra thông tin vừa nhập và lưu vào cơ sở dữ liệu.
5. Hệ thống hỏi thủ kho có in phiếu nhập hay không.
6. Thủ kho chọn in phiếu nhập.
7. Hệ thống in phiếu nhập cho thủ kho.
11
8. Thủ kho thoát khỏi chức năng tạo phiếu nhập.
Ngoại lệ :
4.a : Hệ thống báo thông tin vừa nhập không hợp lệ.
4.a.1 :Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại thông tin.
4.a.2 : Nhân viên nhập lại thông tin.
4.a.3 :Hệ thống hiển thị yêu cầu tiếp theo.
6.a : Thủ kho không in phiếu nhập và thoát khỏi hệ thống.

4. Biểu đồ tuần tự
12
13