đổi mới công tác văn thư lưu trữ tại bệnh viện đại học y dược thành phố hồ chí minh

Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN
BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HCM
215 Hồng Bàng - P.11 - Quận 5
Điện thoại: 083.8554269 - Fax: 39506126
Email: bvdaihochcm.vnn.vn
Website: www.bvdaihoc.com.vn
1. TỔ CHỨC BỘ MÁY- NHÂN SỰ
1.1Tổ chức
- Lãnh đạo Bệnh viện:
Giám đốc : PGS TS Võ Tấn Sơn
Phó Giám đốc : GS TS Đặng Vạn Phước
PGS TS Phan Chiến Thắng
PGS TS Nguyễn Hoàng Bắc
- 09 Phòng chức năng: Hành chính, Kế hoạch Phát triển, Nhân sự, Nghiệp vụ,
Điều dưỡng, Khoa học và Đào tạo, Công nghệ thông tin, Vật tư Thiết bị,Tài
chính Kế toán.
- 23 khoa lâm sàng và cận lâm sàng: Khoa Khám bệnh; Khoa Ngoại 1, Khoa
Ngoại tổng hợp; Khoa Ngoại tiêu hóa- Gan mật; Khoa Phẫu thuật; Khoa Phẫu
Trang 1
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
thuật Tim mạch; Khoa Hồi sức; Khoa Cấp cứu; Khoa Nội tổng hợp; Khoa
Nội Tim mạch; Khoa Tạo hình – Thẩm mỹ; Khoa Xét nghiệm; Khoa Chẩn
đoán Hình ảnh; Khoa Thăm dò chức năng; Khoa Nội soi; Khoa Dược; Khoa
Mắt; Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn; Khoa Tai Mũi Họng; Khoa Vật lý Trị
liệu; Khoa Y học cổ truyền; Khoa Châm cứu - Dưỡng sinh; Khoa Phụ sản.
1.2 Nhân sự
Hiện tại bệnnh viện có 1806 Cán bộ - viên chức bao gồm:
- Sau đại học : 470 (Giáo sư, PGS, TS, Ths, CKI, CK2).
- Đại học: 370 (Bác sĩ, Dược sĩ, kỹ sư, cử nhân).
- Trung học: 646 (Dược sĩ, kỹ thuật viên y, Điều dưỡng, nữ hộ sinh…).

- Các nhân viên khác: 320
1.3 Các cơ sở và thế mạnh
 Cơ sở 1 : 215 Hồng bàng - Phường 11 - Quận 5
_ Chuyên khoa Đa khoa. Thế mạnh là ngoại khoa
 Cơ sở 2 : 201 Nguyễn Chí Thanh - Phường 12 - Quận 5
_Chuyên khoa về Tai mũi họng - Thẩm mỹ - Vật lý Trị liệu
 Cơ sở 3 : 221B Hoàng Văn Thụ - Phường 8 - Quận Phú Nhuận
_ Chuyên khoa về Y học Cổ truyền - Châm cứu Dưỡng sinh
 Cơ sở 4 : 243A Hoàng Văn Thụ - Phường 01 - Quận Tân Bình
_Chuyên khoa về Sản phụ khoa - Sanh không đau
Trang 2
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
Trang 3
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN
 Bệnh viện Đại học Y dược TP. Hồ Chí Minh là Bệnh viện bán công đầu tiên
tại Việt Nam, tên tiếng Anh là University Medical Center (UMC).
 Ngày 20/01/1994 Bộ trưởng Bộ Y tế ký quyết định thành lập phòng khám
Đa khoa Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh. Ngày 10/04/1994 phòng khám đã
chính thức đi vào hoạt động.
 Ngày 18.10.2000: Bộ trưởng Bộ Y tế ký quyết định thành lập Bệnh viện
Đại học Y Dược TP.HCM thuộc trường Đại học Y Dược TP.HCM trên cơ sở
sáp nhập phòng khám đa khoa Đại học Y Dược, phòng khám bệnh ngoài giờ
thuộc khoa Điều dưỡng Kỹ thuật Y học và cơ sở khám chữa bệnh nội, ngoại
trú thuộc Khoa Y học cổ truyền, với 300 giường bệnh, 6 phòng mổ và 16 khoa
lâm sàng và cận lâm sàng.
 Sáu năm sau ngày thành lập, Bệnh viện Đại học Y Dược ra đời theo Quyết
định số 3639/200/QĐ-BYT ngày 18 tháng 10 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Y
tế, đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh chất lượng cao cho nhân dân. Trải qua
thời gian hoạt động và phát triển hiện nay Bệnh viện đã có 4 cơ sở với 500

giường bệnh, 18 phòng mổ được trang bị hiện đại và 52 phòng khám với đầy
đủ các chuyên khoa.Với những hoạt động ấy, cơ sở phòng ốc hiện hữu không
thể đáp ứng. Ngày 12.12.2001 Bộ trưởng bộ Y tế đã phê duyệt dự án Đầu tư
xây dựng, mở rộng và nâng cấp bệnh viện. Ngày 20.02.2006 Bộ trưởng Bộ Y
tế phê duyệt lại dự án đầu tư xây dựng, mở rộng và nâng cấp Bệnh viện. Theo
đề án, cơ sở của bệnh viện Đại học Y Dược có khuôn viên 8.737m2 với 15
tầng nổi và 2 tầng hầm gồm những phòng như: phòng cấp cứu, phòng khám,
khu chẩn đoán hình ảnh, khu xét nghiệm, thăm dò chức năng, làm thủ thuật,
khu hành chính… Bệnh viện sẽ có thêm 15 phòng mổ và các phòng bệnh cho
600 bệnh nhân nội trú.
Trang 4
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
 Việc phát triển Bệnh viện theo mô hình viện – trường đã giữ vững sự ổn
định của Bệnh viện trong tình hình biến động của thế giới và trong nước.
Quyết định 3446/QĐ-BYT ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Y tế
cho phép Bệnh viện Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh chuyển đổi mô hình
hoạt động từ bán công sang hạch toán độc lập theo quy định tại Nghị định
69/2008/NĐ-CP ngày 30 tháng 5 năm 2008 của Chính phủ về chính sách
khuyến khích xã hội hóa đối với các hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, dạy
nghề, y tế, văn hóa, thể thao, môi trường.
 Ngày 15 tháng 3 năm 2011, Bệnh viện nhận Quyết định số 727/QĐ-BYT của
Bộ Y tế về việc ban hành Điều lệ hoạt động của Bệnh viện Đại học Y Dược
Thành phố Hồ Chí Minh - Bệnh viện Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh
là bệnh viện công lập trực thuộc Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày 06 tháng 6 năm 2011, Hiệu trưởng Đại học Y Dược thành phố Hồ
Chí Minh ban hành quyết định số 607/QĐ-ĐHYD-TC về việc thành lập Hội
đồng Quản lý Trường – Bệnh viện.
 Ngày 20 tháng 6 năm 2011, Chủ tịch nước Nguyễn Minh Triết thăm và làm
việc tại Bệnh viện, Chủ tịch đã chỉ đạo thực hiện một số công việc cụ thể và
hứa sẽ giúp Bệnh viện tháo gỡ những vướng mắc trong công tác xây dựng để

Bệnh viện mới sớm hoàn thành và đưa vào hoạt động.
3. CÁC HÌNH THỨC HOẠT ĐỘNG VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Ban đầu, chỉ có 1 cơ sở với 48 giường bệnh. Hiện nay bệnh viện có 4 cơ sở tọa
lạc tại 4 địa điểm trong thành phố.số giường bệnh là 450, số người đến khám bệnh
mỗi ngày là 2.500 – 3.000, số bệnh nhân mổ mỗi ngày là 80. Bệnh viện có đơn vị
phẫu thuật nội soi thuộc Trung tâm Y tế chuyên sâu quốc gia. Trên cơ sở đó đã
thành lập Trung tâm huấn luyện phẫu thuật nội soi, là trung tâm mổ nọi soi duy
nhất của cả nước, là hạt nhân thành lập Hội phẫu thuật nội soi Việt Nam.Trung tâm
đã được Bộ trưởng Bộ Y tế tặng bằng khen.
Trang 5
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
3.1 Công tác điều trị
 Triển khai được nhiều kỹ thuật mới trong công tác điều trị cho bệnh nhân.
 Mở rộng thêm Khu điều trị Nội trú tại Khu liên kết với BV 30-4 giúp giảm tải
bệnh nhân nội trú và nâng cao chất lượng phục vụ bệnh nhân.
 Tuy nhiên vẫn còn một số trường hợp sai sót về chuyên môn và đơn thư khiếu
nại, khiếu kiện dẫn đến việc miễn giảm viện phí cho bệnh nhân tăng nhiều so với
6 tháng đầu năm 2010.
3.2 Công tác đào tạo
Trong 6 tháng đầu năm 2011, Bệnh viện vẫn duy trì và đảm bảo hoạt động
đào tạo, tổ chức các lớp học cho nhiều đối tượng từ cấp quản lý đến nhân viên
bệnh viện. Bệnh viện đã hợp tác với Bệnh viện Đại học Quốc gia Đài Loan
(NTUH), Bệnh viện Christian Chuanghua – Đài Loan và Công ty Johnson &
Johnson Medical Vietnam trong công tác đào tạo CB-VC Bệnh viện.
Tham gia chương trình chỉ đạo tuyến cho các bệnh viện tuyến dưới, thuộc các
chuyên khoa như: Ngoại Xương khớp, Ngoại Tiêu hóa, Hậu môn trực tràng, Chẩn
đoán hình ảnh, phẫu thuật tim mạch…Tiếp nhận học viên đến đào tạo trong nước
và ngoài nước, đặc biệt nhận đào tạo các bác sĩ nước ngoài đến học về phẫu thuật
nội soi tiêu hóa, nội soi Đại trực tràng, niệu.
3.3 Nghiên cứu khoa học

Số lượng đề tài nghiên cứu khoa học dài hạn tăng so với 6 tháng đầu năm
2010, tổng cộng 56 đề tài cấp Bộ/Thành phố và cấp cơ sở (tăng 03 đề tài), 06 đề tài
thử nghiệm lâm sàng (tăng 01 đề tài). Ngoài ra, Bệnh viện đã tiến hành đăng ký đề
tài cấp Cơ sở năm 2011 – 2012 với số lượng 29 đề tài của các Bác sĩ trong bệnh
viện.
Trang 6
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
3.4 Hợp tác quốc tế
Để phát triển về chuyên môn, Các khoa, phòng đơn vị trong bệnh viện đã
hợp tác với các tổ chức y tế Quốc tế, các Hội… Bệnh viện tổ chức ký kết hợp tác
về chuyên môn, đào tạo với các đối tác trong và ngoài nước; Tổ chức thành công
các hội nghị, hội thảo, huấn luyện.
3.5 Xây dựng
Hiện nay, bệnh viện đang gấp rút hoàn thành xây dựng toà nhà mới, đã hoàn
thành kết cấu phần thân công trình. Tuy nhiên, từ 31/12/2010 đến nay Nhà thầu
Investco tạm ngưng công tác thi công tại công trường vì Chủ đầu tư chưa phê
duyệt dự toán hiệu chỉnh (giá trị dự toán hiệu chỉnh tăng từ 155 tỉ tăng lên gần 281
tỉ) và phụ lục hợp đồng về việc gia hạn thời gian thi công của Nhà thầu Investco.
Một số hạng mục hoàn thành 100%: Công tác bê tông cốt thép từ tầng trệt
đến tầng mái, xây tường từ tầng hầm 2 đến tầng mái, ốp lát gạch cầu thang, ốp
tường từ hầm 02 đến tầng mái, chống thấm bên trong nhà, phun trần Urathane, lắp
đặt hệ dầm sàn thép hố EPS tầng hầm 01 đến tầng mái 1, hệ thống điện, hệ thống
điện thoại, hệ thống tivi, hệ thống mạng LAN, hoàn thiện kéo cáp mạng LAN tầng
2 đến 14, hệ thống báo cháy: hoàn thiện kéo cáp báo cháy tầng 1 đến tầng 14.
PHẦN II: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH
VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HỒ CHÍ MINH
CHƯƠNG I:CƠ SỞ LÝ LUẬN, TÍNH PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ
1. Các hhái niệm
a) Khái niệm về văn phòng

Trang 7
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
Văn phònglà bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều
hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị,giúp giải quyết công việc thuộc chức
năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội,
đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
b) Khái niệm về công tác văn thư
Công tácvăn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức.
c) Khái niệm về tài liệu lưu trữ
Tài liệulưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa
học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.
d) Khái niệm về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội.
Công tác lưu trữ là ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm các mặt
chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Cơ sở lý luận và tính pháp lý
Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu đối với một cơ quan, đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý. Nghị định 110/2004/NĐ-CP
đã quy định văn phòng cơ quan (hoặc phòng hành chính ở những nơi không có văn
phòng) là đơn vị trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan về công tác này. Từ thực tế đó
Bệnh viện Đại học Y Dược đã tổ chức hình thức văn thư tập trung vào một đầu
mối phòng hành chánh của cơ quan. Bộ phận văn thứ có 04 cán bộ văn thư chuyên
Trang 8
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài

trách gồm: 01 cử nhân hành chính, 01 trung cấp hành chính, 02 nhân viên có giấy
chứng nhận về nghiệp vụ hành chính văn phòng. Hiện tại cơ quan chưa có quy
định cụ thể về công tác văn thư nhưng hàng năm đều có mở lớp tập huấn về công
tác văn thư cho nhân viên văn phòng do giảng viên của trường đại học quốc gia
hướng dẫn.
Xuất phát từ nhiệm vụ cụ thể, được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của ban
lãnh đạo, công tác văn thư - lưu trữ bệnh viện trong thời gian qua đã hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao nhờ áp dụng đúng những quy định của Nhà nước về công tác
văn thư–lưu trữ như:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định việc
quản lý, sử dụng con dấu và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 1/4/2009 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung.
- Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày08/4/2004
của Chính phủ quy định về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 8/2/2010 của Chính Phủ sửađổi, bổ sung.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư 01/2011/TT-BNV thay thế một phần
TTLT.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày
18/7/2005 của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn và quản lý
văn bản đi, văn bản đến.
Với phương châm nắm bắt và xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp
thời, đạt hiệu quả cao kết hợp với việc kiểm tra, đôn đốc giải quyết tốt công việc
liên quan đến công tác văn thư cũng như các hồ sơ tài liệu của bệnh viện, đã từng
Trang 9
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
bước đổi mới phong cách làm việc đối với cán bộ nhân viên văn thư nói riêng và

toàn thể cán bộ nhân viên văn phòng.Ngoài việc đăng ký thông tin văn bản đi, văn
bản đến vào sổ đăng ký công văn, nhân viên văn thư còn được cập nhật vào máy vi
tính để giúp việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả.
Mặt khác, Trưởng phòng Hành chính trực tiếp và thường xuyên theo dõi
công tác văn thư, kiểm tra, giám sát, nhắc nhở nhân viên văn thư thực hiện tốt công
tác văn thư của mình.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁCVĂN THƯ LƯU
TRỮ TẠI BỆNH VIỆN
1. Tình hình ban hành văn bản và tổ chức quản lý văn bản của bệnh viện:
1.1 Đối với văn bản đi
Giám đốcbệnh viện là người có quyền ký ban hành tất cả các loại văn bản.
Ngoài ra, Giám đốc Bệnh viện có quy định cụ thể đối với những văn bản được ký
thay như: Quyết định; tạm tuyển, điều động, đi học. Công văn đi (về hợp tác
chuyên môn, chuyển giao kỹ thuật, hỗ trợ chuyên môn) đối với các bệnh viện trong
thành phố, bệnh viện tại các địa phương khác trong nước thì Phó Giám đốc được
quyền ký thay.Các Trưởng phòng được ký thừa lệnh (đối với các văn bản hành
chính thông thường mang tính chất nội bộ).
Các loại văn bản của bệnh viện ban hành như: Quyết định, quy định, nội quy
và các văn bản hành chánh để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình (thông báo,
chương trình, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công văn, giấy mời họp….).
1.1.1 Quy trình ban hành văn bản.
a. Soạn thảo văn bản
Mọi hoạtđộng trong công tác văn thư của bệnh viện đều thực hiện theo quy
định của nhà nước, đồng thời đảm bảo bí mật hoạt động của bệnh viện.
Trang 10
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
- Thu thập xử lý thông tin liên quan.
- Soạn thảo văn bản.
- Trong trường hợp cần thiết đề xuất với lãnh đạo bệnh viện tham khảo ý kiến
của các đơn vị, cá nhân có liên quan: nghiên cứu tiếp thu ý kiến hoàn chỉnh bản

bảo.
- Trình duyệt bản thảo văn bản phải kèm theo các tài liệu có liên quan.
b. Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt
Đơn vị,cá nhân được giao soạn thảo văn bản, sau khi hoàn thành việc soạn
thảo phải chuyển bản thảo văn bản đến phòng hành chính để trình người có thẩm
quyền ký, duyệt bản thảo. Trong trường hợp bản thảo đã được lãnh đạo duyệt
nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm thì đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
phải trình người duyệt bản thảo xem xét, quyết định sửa chữa, bổ sung đó.
c. Đánh máy nhân bản
Đánh máyvăn bản được thực hiện tại các đơn vị được soạn thảo. Nhân bản được
thực hiện tại bộ phận văn thư phòng hành chính của bệnh viện, tuyệt đối không
đánh máy, nhân bản ngoài bệnh viện trừ các trường hợp cần thiết có ý kiến chấp
thuận của lãnh đạo bệnh viện. Đánh máy, nhân bản luôn đảm bảo yêu cầu:
- Đánh máy phải đúng nguyên bản gốc, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Nếu phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng thì người đánh máy phải báo cho
người soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
- Nhân bản đúng số lượng quy định.
- Giữ bí mật, nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời
gian quy định.
d. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
Tất cảcác văn bản trước khi trình ký đều được thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì soạn thảo kiểm tra, chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, kỹ thuật
trình bày văn bản và phải ký nháy vào góc phải dòng chức vụ của văn bản.
Trang 11
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
Trưởng phòng Hành chính kiểm tra lần cuối cùng, nếu văn bản có nội dung
chưa rõ ràng, chưa đúng thể thức, kỹ thuật trình bày chưa đúng quy định thì yêu
cầu sửa chữa lại.
e. Ký văn bản
Giámđốc bệnh viện là người có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan

ban hành và có quyền ủy quyền cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc các lĩnh
vực đã được phân quyền.Chữ ký được ký bằng viết mực màu xanh, không phai, rõ
nét.Ngoài ra, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị được ký thừa
lệnh một số văn bản đã được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động của bệnh
viện.
f. Bản sao văn bản
Saoy bản chính, bản trích sao và sao lục của bệnh viện đều thực hiện đúng theo
quy định của nhà nước.
1.1.2 Cách lưu văn bản ủa cơ quan
Văn bảnđi của cơ quan đều được đăng ký vào sổ công văn đi và được lưu lại 02
bản (tại văn thư cơ quan 01 bản và lưu trong hồ sơ 01 bản) và được lưu theo vấn đề
tên loại văn bản, trong tên loại văn bản ấy lại được phân tách theo thời gian. Ví
như Quyết định nâng bậc lương được lưu chung nhưng Quyết định
của năm nào phân tách theo năm đó. Ngoài ra, văn bản còn được lưu trữ trong máy
vi tính.
Do số lượng văn bản không nhiều (khoảng 300 văn bản/năm), vì vậy bộ phận
văn thư chỉ dùng 02 sổ để đăng ký văn bản đi và theo đúng mẫu của Công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18-7-2005 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước.
- Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường).
- Sổ đăng ký văn bản mật đi.
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đi: (Mẫu được trình bày ở phần phụ lục)
1.1.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản
a. Kiểm tra thể thức, ình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng của năm bản:
Trang 12
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
- Bộ phận văn thư luôn kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật
trình bày văn bản, khi phát hiện văn bản có sai sót báo lại người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
- Tất cả các văn bản đi đều được đánh số theo hệ thống chung của cơ

quan do văn thư thống nhất quản lý và được đánh số theo từng loại văn bản.
Ngày, tháng, năm của văn bản được thực hiện đúng theo quy định tại điểm b
khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
b. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)
Cácvăn bản của bệnh viện ban hành đều được đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn,
đúng chiều và đúng mực dấu quy định. Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía
bên trái.
c. Đăng ký văn bản đi
Vănbản đi đều được văn thư cơ quan đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và
được đăng ký cả trong cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính của bộ phận văn
thư.
d. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Vănbản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày
văn bản đó được ký, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo.Các văn bản có dấu
hiệu chỉ mức độ khẩn cấp đều được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được.Tất cả các văn bản khi chuyển giao đều được người nhận ký nhận vào
sổ. Cán bộ văn thư của bệnh viện luôn theo dõi việc chuyển phát văn bản đi bằng
cách lập phiếu gửi để theo dõi.
e. Lưu văn bản đi
Mỗi bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày
văn bản đó được ký, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo.Các văn bản có dấu
hiệu chỉ mức độ khẩn cấp đều được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được.Tất cả các văn bản khi chuyển giao đều được người nhận ký nhận vào
Trang 13
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
sổ. Cán bộ văn thư của bệnh viện luôn theo dõi việc chuyển phát văn bản đi bằng
cách lập phiếu gửi để theo dõi.
1.2 Đối với văn bản đến
Hàngngày Bệnh viện Đại học Y Dược nhận khoảng 10 văn bản đến. Những
văn bản đó do các cơ quan cấp trên gửi tới như: Bộ Y tế, sở Y tế và trường Đại học

Y Dược TP. HCM. Ngoài ra, còn nhận các văn bản của các bệnh viện mang tính
chất giao dịch, hỗ trợ chuyên môn và đào tạo như: Bệnh viện Nguyễn Tri Phương,
Bệnh viện Nhân Dân Gia Định, Viện tim, Bệnh viện Nguyễn Đình Chiểu – Bến
Tre, bệnh viện Đa khoa một số tỉnh thành (Gia Lai, Ninh Thuận, Đồng Tháp….) và
các văn bản của Phường 11, Quận 5 gửi tới mang tính chất công tác hành chính.
1.2.1 Sổ đăng ký văn bản đến
Dosố lượng văn bản không nhiều (khoảng 350 văn bản/năm), vì vậy bộ phận
văn thư chỉ dùng 01 sổ để đăng ký văn bản đến và theo đúng mẫu của công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18-7- 2005 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước.
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: (Mẫu được trình bày ở phần phụ lục)
1.2.2 Quy trình tiếp nhận, giải quyết và quản lý văn bản đến:
a. Tiếp nhận đăng ký văn bản
Tấtcả các văn bản đến đều được bộ phận văn thư của Bệnh viện kiểm tra kỹ
lưỡng, phân loại và cho số công văn đến, đóng dấu “đến” ghi số và ngày đến, đăng
ký vào sổ văn bản đến sau đó chuyển phát cho các đơn vị hoặc cá nhân có liên
quan. Văn bản đến được chuyển phát kịp thời trong ngày, ít xảy ra tình trạng phát
hành văn bản sang ngày hôm sau. Ngoài ra bộ phận văn thư không mở bì các loại
sau:
o Bì thư ghi rõ tên người nhận
o Thư riêng của cá nhân
o Văn bản gửi cho các đoàn thể trong công ty…
b. Trình, chuyển giao văn bản đến
Trang 14
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
Trìnhvăn bản đến: bộ phận văn thư sau khi nhận văn bản đến, đóng dấu đến
và kịp làm thủ tục đăng ký vào sổ văn bản đến trình Trưởng phòng Hành chính
xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Sau khi có ý kiến lãnh đạo bộ phận văn thư có trách nhiệm photocopy lưu lại
một bản, bản chính được chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân xử lý theo quy định.
Khi chuyển giao văn bản bộ phận văn thư đều lập sổ ký nhận văn bản.

c. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Khi nhận được công văn, Trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải
quyết kịp thời văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và phối
hợp với các đơn vị khác giải quyết kịp thời các văn bản liên quan.
Trưởng phòng Hành chính luôn đôn đốc các đơn vị có liên quan giải quyết
nhanh chóng và theo đúng thời gian quy định.
1.3 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu
Bệnh viện Đại học Y Dược đang sử dụng 02 loại con dấu, đó là:
Dấu tròn: 01 con dấu
Dấu vuông: 23 con dấu bao gồm: dấu của các cơ sở trực thuộc, các khoa, các
phòng (phòng nghiệp vụ) và của bảo hiểm y tế…
Cách quản lý và sử dụng con dấu:
- Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm giúp Giám đốc quản lý, bảo
quản con dấu của bệnh viện.Con dấu (dấu tròn) được lưu giữ và bảo quản tại bệnh
viện, giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu. Trong trường hợp do yêu cầu giải
quyết công việc ngoài bệnh viện thì phải được sự đồng ý của Giám đốc.
- Nhân viên văn thư luôn:
o Bảo quản con dấu chặt chẽ, không giao con dấu cho người khác khi
chưa được phép bằng văn bản của Trưởng Phòng Hành chính hoặc lãnh
đạo công ty.
o Văn thư tự đóng dấu vào các văn bản của bệnh viện
Trang 15
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
o Chỉ được đóng dấu vào các văn bản, tài liệu sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền ký văn bản. Không đóng dấu khống chỉ.
Tất cả các văn bản cơ quan ban hành đều được đóng đúng dấu và đóng đúng
quy định (đóng lên 1/3 bên trái chữ ký), rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng mục.
* Đối với các con dấu vuông: Đây là các con dấu mang tính chất nội bộ nên được
lưu giữ tại các cơ sở và các bộ phận nhằm phục vụ cho công tác hành chính hàng
ngày.

1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ cơ quan
Lập danh mục hồ sơlà tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan, giúp cho việc quản lý công văn giấy tờ được chặt chẽ.Vì vậy cơ
quan đã có lập danh mục hồ sơ. Ngoài ra đã có một số đơn vị đã làm công tác lập
hồ sơ bằng cách thu thập tài liệu liên quan đến công việc đựng trong bìa lá nhựa,
sau khi kết thúc công việc tài liệu được lưu trữ trong bìa hồ sơ.
Hiện tại các tài liệu hành chính được lưu trữ tại các đơn vị. Còn tài liệu
chuyên môn (bệnh ánh nội trú) được Giám đốc Bệnh viện quy định như sau: Nộp
hồ sơ về kho lưu trữ sau 24 giờ kể từ khi bệnh nhân xuất viện.
2. Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của bệnh viện
Tổ lưu trữ tài liệu chuyên môn có 6 nhân viên gồm: 1 kỹ sư tin học, 1 thư ký
hành chánh, 1 thư ký y khoa, 1 điều dưỡng và 2 nhân viên sắp xếp hồ sơ. Các nhân
viên trong tổ lưu trữ thường xuyên được đạo tào nâng cao chuyên môn và thực
hành thực tế tại bệnh viện Chợ Rẫy, bệnh viện Pháp việt.
Tài liệu hành chính (được lưu trữ tại các đơn vị), tài liệu chuyên môn (lưu
trữ tại kho lưu trữ) đều lưu trữ, sắp xếp đảm bảo tính khoa học, liên kết chặt chẽ
với nhau theo đúng nội quy, quy định của bệnh viện với phương pháp quản lý
đúng, phù hợp với tình hình của bệnh viện, giúp cho nhân viên lưu trữ thực hiện tốt
phần việc của mình, phục vụ nhanh chóng công tác hoạt động của bệnh viện.
2.1 Tình hình tài liệu của cơ quan
a. Các loại tài liệu
Trang 16
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
- Tài liệu hành chính: (công văn đi, công văn đến, các bảng lương, định mức
lương, BHXH, BHYT, đào tạo…)
- Tài liệu chuyên môn như: hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú.
- Tài liệu phim như: Phim X-quang, phim công hưởng từ (MRI), phim X-quang
cắt lớp điện toán (CT Scanner).
- Tài liệu Xây dựng cơ bản: (hồ sơ dự thầu, đấu thầu, các bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự
toán công trình…).

- Tài liệu kế toán: (chứng từ kế toán, quỹ tiền mặt, sổ cái, báo cáo tài chính, tài
sản cố định…)
b. Tài liệu trong kho lưu trữ bao gồm
Hiện tại các tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu kế toán
được lưu trữ tại đơn vị còn lại tài liệu chuyên môn: hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại
trú chiếm tỉ lệ 90% số hồ sơ có trong kho lưu trữ và tài liệu phim được lưu trữ tại
kho lưu trữ của bệnh viện.
Tình hình tài liệu từ năm 1994 đến năm 2002 đa phần là những tài liệu
nằm rải rác chưa được lưu trữ chưa chặt chẽ do phần công việc của mỗi khoa,
phòng hoặc cá nhân phụ trách tự lưu giữ tại bộ phận, mức độ lưu giữ ở vào thời
điểm này còn hạn chế chưa có nhân viên lưu trữ chuyên nghiệp, nên việc thực hiện
chủ yếu làm theo kinh nghiệm. Tuy nhiên, bệnh viện đã có hướng khắc phục bằng
cách phục hồi lại số tài liệu ở giai đoạn trên đưa vào hệ thống lưu trữ hoàn chỉnh.
Số lượng tài liệu từ năm 2002 đến nay đã đi vào ổn định
Tất cả tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của bệnh viện ngày
một hình thành và phát triển hơn nữa cùng với sự phát triển của bệnh viện, phần
lớn là nhóm tài liệu chuyên môn. Năm 2011 số lượng hồ sơ bệnh án nhập vào kho
lưu trữ là 34.000 hồ sơ .
2.2 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ
a. Thu nhập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Trang 17
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
Hàng tháng nhân viên của bộ phận kho lưu trữ tài liệu chuyên môn (hồ sơ
bệnh án nội trú) thống kê số liệu số hồ sơ lưu nộp và thu thập những hồ sơ còn lại
tại các khoa.
- Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập.
- Hướng dẫn các đơn vị chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp lưu và thống kê thành
mục lục hồ sơ, tài liệu hồ sơ nộp lưu.
- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
- Nhập hồ sơ lưu trữ vào phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án.

b.Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu lưu trữ là sắp xếp, hệ thống hóa tài liệu theo một phương
án nhất định, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi những hồ sơ, đơn vị bảo quản để
thực hiện tối ưu hóa tài liệu.
Tài liệu lưu trữ của bệnh viện được lưu trữ theo phương án Thời gian - Cơ
cấu tổ chức. Các tài liệu chuyên môn (hồ sơ bệnh án) được phân loại thành 02 loại
đó là (tài liệu và tài liệu phim), sau đó phân loại tiếp thành hồ sơ tử vong và hồ sơ
điều trị.
c. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là quá trình vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn
nhằm lực chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong các lưu trữ, đồng
thời quy định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ tài liệu và loại ra những tài liệu hết
giá trị và đề xuất biện phát xử lý.
Căn cứ vào quy chế bệnh viện, bệnh viện đã ra quy định về việc quản lý hồ
sơ bệnh án (tài liệu chuyên môn).
- Hồ sơ bệnh án nội, ngoại trú lưu trữ ít nhất 10 năm.
- Hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt lưu trữ ít nhất 15 năm.
- Hồ sơ bệnh án người bệnh tử vong lưu trữ ít nhất 20 năm
Trang 18
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
Bệnh viện đã vận dụng nguyên tắc “Tổng hợp và toàn diện” và tiêu chuẩn
“Ý nghĩa nội dung tài liệu” để xác định giá trị tài liệu. Ngoài ra, bệnh viện còn
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm 04 thành viên:
1. Giám đốc Chủ tịch hội đồng
2. Kế toán trưởng Ủy viên
3. Đại diện các đơn vị có tài liệu Ủy viên
4. Nhân viên lưu trữ công ty Ủy viên
Nhiệm vụ của Hội đồng:
Từng thành viên nghiên cứu danh mục và thực tế hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu

hủy để xác định cụ thể những hồ sơ, tài liệu cần giữ lại và danh mục tài liệu cần
tiêu hủy.
Hội đồng họp thảo luận, thống nhất kết luận về danh mục những hồ sơ, tài
liệu cần giữ lại và danh mục tài liệu cần tiêu hủy.
d. Công tác thống kê trong lưu trữ
Thống kê trong công tác lưu trữ là dùng các biện pháp nghiệp vụ để xác định
số lượng thành phần, nội dung tài liệu và các trang thiết bị trong các phòng, khoa
lưu trữ đồng thời nắm được tình hình đội ngũ cán bộ công tác trong ngành lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ của bệnh viện được thống kê theo năm. Số liệu thống kê
chính xác, trung thực, thống nhất với số liệu bảo quản.
Để số liệu thống kê được chính xác, nhân viên lưu trữ kho đã lập các sổ sách
dùng để kê như:
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ.
- Sổ xuất tài liệu lưu trữ.
- Sổ xuất tạm.
e. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Trang 19
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
Hồ sơ sau khi chỉnh lý xong được đặt vào 12 kệ sắt (mỗi kệ sắt cao 3 tầng,
dài 12 mét) với tổng diện tích kho hơn 180 m
2
. Hiện nay bệnh viện có 2 kho, mỗi
kho đều có diện tích như nhau có đầy đủ trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy
tự động, có kệ, hộp đựng hồ sơ, máy điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm…Ngoài ra,
bệnh viện còn tạo một phầm mềm lưu trữ dành riêng cho việc quản lý hồ sơ bệnh
án.
Tài liệu được sắp xếp khoa học, mỗi hồ sơ bệnh án đếu có dán mã số lưu trữ
và được sắp xếp theo trật tự từ trái quan phải, từ trên xuống dưới. Hồ sơ bệnh
người bệnh tử vong được lưu trữ trong tủ riêng và có khóa. Tất cả các tài liệu đều
có chế độ bảo quản chặt chẽ, tài liệu được làm vệ sinh thường xuyên. Bệnh viện ký

hợp đồng với công ty dịch vụ trừ mối và côn trùng phun dung dịch trừ mối, côn
trùng theo định kỳ mỗi tháng 1 lần.
f. Công tác tổ chức ngiên cứu, sử dụng tài liệu
Giám đốc cho phép khai thác, sử dụng tài liệu mật (nếu có) tài liệu về Tài
chính- Kế toán và các tài liệu chuyên môn như hồ sơ bệnh án nội trú. Giám đốc
bệnh viện đã ký quy định số 21/Qđ-BVĐHYD, ngày 03 tháng 9 năm 2008 quy
định về việc quản lý hồ sơ bệnh án như sau:
- Mượn hồ sơ bệnh án điều trị tiếp cho bệnh nhân thì các khoa phải có phiếu
mượn hồ sơ, trả hồ sơ sau khi bệnh nhân xuất viện. Nếu có yêu cầu của bệnh
nhân chỉ được photo kết quả cận lâm sàng.
- Mượn hồ sơ nghiên cứu khoa học phải có phiếu mượn hồ sơ theo mẫu, đóng lệ
phí theo quy định và chỉ được đọc tại chỗ, không đưa hồ sơ bệnh án ra ngoài
phòng.
Các sổ dùng để đăng ký sử dụng tài liệu:
- Sổ đăng ký quản lý người đến khai thác, sử dụng.
- Sổ đăng ký người mượn, trả tài liệu
- Sổ giao nhận tài liệu.
- Kết hợp công cụ phần mềm vi tính tra tìm tài liệu.
Trang 20
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
- Chức năng của bệnh viện là khám chữa bệnh vì vậy tài liệu thường được khai
thác sử dụng là tài liệu chuyên môn (hồ sơ bệnh án nội trú) để phục vụ cho
công việc nghiên cứu khoa học và công tác điều trị bệnh.
2.3 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cơ quan
Khi nói đến giá trị của tài liệu lưu trữ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001
đã khẳng định rằng “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc
biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”
1
.
Quan điểm đó đã cho chúng ta thấy được tác dụng to lớn của tài liệu lưu trữ đối với

sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tố quốc.
2.4 Nhận xét
a. Ưu điểm
- Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của bệnh viện đều được tập trung thống
nhất tại văn thư cơ quan nên các văn bản đều đúng về thể thức, kỹ thuật
trình bày.
- Soạn thảo ban hành, quản lý và giải quyết văn bản đều thực hiện đúng quy
định của Nhà nước.
- Các văn bản đi, văn bản đến đều được đăng ký vào sổ văn bản đi và văn
bản đến, ngoài ra còn được bộ phận văn thư của văn phòng cập nhập và
lưu trữ trong máy vi tính.
- Con dấu được sử dụng đúng mục đích và đóng dấutheo đúng quy định của
Nhà nước.
- Lãnh đạo bệnh viện đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị nhằm hỗ trợ cho
công tác văn thư như phần mềm điều hành tác nghiệp…
b. Hạn chế
- Nhân viên có chuyên môn về văn thư quá ít. Hiện tại chưa có chuyên viên
văn thư, chưa có tổ trưởng tổ văn thư .Với hình thức văn thư tập trung nên
đôi lúc giải quyết công việc còn chậm.
Trang 21
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
- Tài liệu hành chính được lưu trữ tại các đơn vị, không giao nộp vào lưu trữ
cơ quan (do chưa có kho lưu trữ dành cho tài liệu hành chính) vì vậy còn
có tình trạng tài liệu bó gói.
c. Nguyên nhân
- Bệnh viện chưa có kho lưu trữ hoàn chỉnh dành cho các tài liệu hành
chính.
- Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa theo đúng quy định gây nên
tình trạng hồ sơ bó gói.Vì vậy tài liệu lưu trữ bảo quản chưa tốt, chưa thực
sự thuận tiện cho việc tra tìm phục vụ cho hoạt động của Bệnh viện.

- Vai trò công tác văn thư chưa được đề cao, chưa có chuyên viên quản lý
văn thư trình độ chuyên môn cao.
- Chưa kết hợp nhuần nhuyễngiữa 3 yếu tố :Con người - trang thiết bị kỹ
thuật và các nghiệp vụ hành chính.
- Thực hiện tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư chưa có.
CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ
1. Nhận xét:
Bất cứ cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nào đều phải có phận văn
phòng.Với chức năng, nhiệm vụ được giao, hoạt động văn phòng là hoạt động
không thể thiếu được.N.H.T đã nói: “Thực chất của quản trị hành chánh văn
phòng là quản trị thông tin. Nó là trung tâm thần kinh não bộ của một doanh
nghiệp. Biết quản trị nó một cách khoa học là con đường dẫn đến thành công”.
Chính vì vậy, Ban lãnh đạo Bệnh viện đã trang bị các máy móc thiết bị
văn phòng hiện đại để nâng cao hiệu quả công tác. Ngoài ra, văn phòng còn có
phần mềm điều hành tác nghiệp là hệ thống kết nối thông tin giữa phòng hành
chánh với các phòng, các khoa, đảm bảo thông tin trong và ngoài Bệnh viện được
Trang 22
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
thông suốt. Bên cạch đó văn phòng còn có trang website để quảng quá đáp ứng nhu
cầu truy cập thông tin và trả lời các câu hỏi thắc mắc của bệnh nhân.
2. Kiến nghị:
Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM đã xây dựng bộ phận văn phòng hiện
đại, tập trung đầu tư vào 3 yếu tố: Con người - trang thiết bị kỹ thuật và các nghiệp
vụ hành chính. Có thể nói, thời gian qua bộ phận văn phòng Bệnh viện Đại học Y
Dược đã phục vụ khá tốt sự chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc với mục tiêu
hoạt động của một cơ sở y tế lớn có đội ngũ thầy thuốc trình độ cao, trang thiết bị
được đầu tư hiện đại… Tuy nhiên, trong thời đại “kỹ thuật số”, lĩnh vực khoa học -
nhất là khoa học ngành y - trên thế giới không ngừng tiến bộ với những thành tựu
mới trong phương pháp khám chữa bệnh; trong phát minh - chế tạo trang thiết bị
chuyên dùng…

Vì vậy, để có thể tiếp cận - ứng dụng kịp thời với thành tựu khoa học
trong lĩnh vực y khoa trong khám - điều trị bệnh, Bệnh viện Đại học Y Dược vẫn
cần có xây dựng kế hoạch phát triển theo từng giai đoạn cụ thể; trong đó quan tâm
đúng mức đối với các khâu chính mang tính quyết định: Đầu tư (thông qua kinh
phí tại chỗ, liên kết, hợp tác trong và ngoài nước…) bồi dưỡng, đào tạo chuyên sâu
nâng cao trình độ cho đội ngũ thầy thuốc; trang thiết bị y tế hiện đại phục vụ
nhiệm vụ khám chữa bệnh…
Với chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc, với cơ sở vật chất - đội ngũ
cán bộ viên chức hiện có, bộ phận văn phòng Bệnh viện Đại học Y Dược cần có
các kế hoạch, chương trình công tác cụ thể tham mưu cho lãnh đạo bệnh viện tiếp
tục đầu tư, phát huy có hiệu quả hoạt động của bệnh viện theo hướng ngày càng
hiện đại hơn, hiệu quả hơn, chất lượng ngày càng cao hơn…
Trang 23
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
PHẦN III:NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ
1. Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư:
1.1 Nhận xét, đánh giá
Công tác văn thư trong một cơ quan, đơn vị tổ chức giữ vai trò vị trí rất quan
trọng, là nguồn cung cấp thông tin cho cơ quan, đơn vị tổ chức đóng vai trò trung
gian chuyển giao thông tin thông suất từ trung ương đến địa phương. Hiểu rõđược
vai trò của công tác văn thư, bộ phận văn thư của Bệnh viện đã giải quyết công văn
đi- công văn đến luôn tuân theo nguyên tắc quy định, đảm bảo tính chính xác,
nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời.Tuy nhiên, nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ
về hành chánh văn phòng còn quáít. Nhân viên văn phòng của Bệnh viện chưa
hoặc rất ít người làm công việc lập hồ sơ trong khi giải quyết công việc.
1.2 Kiến nghị
a. Cần nâng cao đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên khối văn phòng.
b. Cần tuyển dụng thêm nhân viên có nghiệp vụ văn phòng.
c. Quy định nhân viên khối văn phòng làm công việc lập hồ sơ.
2.Nhận xét, đánh giá về công tác lưu trữ:

2.1 Nhận xét, đánh giá:
Nhìn chung công tác lưu trữ của Bệnh viện được ban lãnh đạo quan tâm,
khuyến khích. Về công tác lưu trữ, bệnh viện luôn chú trọng đến chất lượng và bảo
quản tài liệu đúng theo quy định của Nhà nước, trang thiết bị phòng cháy chữa
cháy hiện đại. Nhân viên kho lưu trữ nhập thông tin về tài liệu chuyên môn trên
phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu được sắp xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt
chẽ, tài liệu được làm vệ sinh thường xuyên và định kỳ trừ mối mọt mỗi tháng 01
lần.
Trang 24
Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài
Đối với tài liệu hành chánh, mặc dù Bệnh viện chưa có kho lưu trữ nhưng
các tài liệu này vẫn được bảo quản và lưu trữ cẩn thận tại các đơn vị. Thư ký hành
chánh của các đơn vị này đã biết lưu trữ tài liệu theo các đặc trưng như: đặc trưng
tên loại văn bản, thời gian… Tài liệu được lưu trữ trong bìa còng vàđặt trên kệ tại
các đơn vị.
Tuy nhiên, vẫn còn một số nhân viên chưa hiểu hết được giá trị của tài liệu,
cho nên còn xem nhẹ công tác lưu trữ dẫn đến tình trạng tài liệu sau khi giải quyết
xong công việc lưu trữ không có hệ thống, gây thất thoát lãng phí tài liệu.
2.2 Kiến nghị:
a.Lãnhđạo Bệnh viện cần quan tâm nhiều hơn nữa đến việc bồi dưỡng kiến thức
cho nhân viên làm công tác lưu trữ cũng như các nhân viên làm công tác khách
quan như: bố trí cho đi học các lớp nghiệp vụ ngắn hạn, lớp bồi dưỡng kiến thức
lưu trữ để người làm công tác lưu trữ nhanh chóng cập nhật những thông tin về
công việc của mình nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, phục vụ lợi ích chung của
Bệnh viện.
b.Tất cả cán bộ công nhân viên, các đơn vị khoa, phòng cần có ý thức hơn nữa
trong công tác văn thư lưu trữ, cần có kho để lưu nộp tài liệu hành chính. Trước khi
nộp lưu tài liệu (tài liệu chuyên môn) vào kho lưu trữ phải chỉnh lý sơ bộ tài liệu
thuộc phần công việc của mình và giao nộp tài liệu đúng với quy định Nhà nước
cũng như quy định của Bệnh viện.

c.Hàng năm nên tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ giúp cho việc phục vụ, tra tìm hồ
sơ được nhanh chóng, chính xác, không phân tán tài liệu, giúp bổ sung tài liệu vào
kho lưu trữ đầy đủ hơn.
Trang 25