trình bày các hình thức tổ chức sổ kế toán. ưu điểm, nhược điểm, điều kiện vận dụng của từng hình thức.

MỤC LỤC
Mở đầu 2
Chương 1: Khái quát chung về sổ kế toán 3
1.1 Khái niệm 3
1.2 Phân loại sổ kế toán 3
1.3 Hệ thống sổ kế toán 3
Chương 2: Các loại hình thức tổ chức sổ kế toán 4
2.1 Hình thức kế toán NHẬT KÝ – SỔ CÁI 4
2.2 Hình thức kế toán NHẬT KÝ CHUNG 7
2.3 Hình thức kế toán CHỨNG TỪ GHI SỔ 10
2.4 Hình thức kế toán NHẬT KÝ CHỨNG TỪ 15
2.5 Hình thức kế toán trên máy tính 19
Chương 3: Công việc và trách nhiệm của người kế toán 20
Kết luận 22
Danh mục tài liệu tham khảo 23
1
MỞ ĐẦU
Chứng từ chỉ phản ánh thông tin rời rạc của từng hoạt động kinh tế riêng
biệt, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Kế toán cần tập hợp hệ
thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ vào sổ kế toán để thấy rõ
tình hình, kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn. Như vậy, sổ chính là phương
tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô,
đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của
cán bộ kế toán, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán để lựa chọn hình thức sổ
kế toán phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của các hình
thức sổ kế toán đó về các mặt: loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết
hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán. Với ý nghĩa
và tầm quan trọng của sổ kế toán và các hình thức ghi sổ kế toán, tôi chọn đề tài
“Trình bày các hình thức tổ chức sổ kế toán. Ưu điểm, nhược điểm và điều kiện
vận dụng của từng hình thức.” cho tiểu luận nguyên lý kế toán của mình. Mục tiêu
nghiên cứu là sự hiểu biết chung và nắm bắt về các hình thức tổ chức sổ kế toán.

Bài tiểu luận gồm có ba chương:
Chương 1: Khái quát chung về sổ kế toán
Chương 2: Các loại hình thức tổ chức sổ kế toán
Chương 3: Công việc và trách nhiệm của người kế toán
2
Chương 1: Khái quát chung về sổ kế toán
1.1 Khái niệm
Sổ kế toán là những tờ sổ có kết cấu tương ứng với nội dung phản ánh, yêu
cầu quản lý và có liện hệ chặt chẽ với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh theo đúng trình tự và phương pháp nhất định.
Đây là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian
để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống
để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện toàn
bộ quá trình sản xuất kinh doanh của đợn vị phản ánh lên các báo cáo tài chính.
Các tài liệu cần thiết cho quản lý thường được lấy từ sổ kế toán. Như vậy sổ kế
toán có tác dụng rất quan trọng vì nó không những là công cụ đúc kết và tập trung
những tài liệu cần thiết mà còn là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán.
1.2 Phân loại
Để thuận tiện cho việc sử dụng các loại sổ kế toán, người ta thường phân
loại sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu như là: phương pháp ghi chép sổ, mức
độ phản ánh các đối tượng kế toán, cách tổ chức sổ,v.v…
Căn cứ vào phương pháp ghi chép sổ:
• Sổ ghi theo trình tự thời gian
• Sổ ghi theo hệ thống
Căn cứ vào mức độ phản ánh các đối tượng kế toán:
• Sổ tổng hợp
• Sổ chi tiết
• Sổ kết hợp tổng hợp và chi tiết (sổ tổng hợp chi tiết)
Căn cứ vào cách tổ chức sổ:
• Sổ đóng thành quyển

• Sổ tờ rời
• Sổ điện tử
1.3 Hệ thống sổ kế toán
Mỗi doanh nghiệp chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán duy nhất, căn cứ
để lựa chọn:
• Quy mô của doanh nghiệp
• Yêu cầu quản lý
• Đặc trưng của ngành nghề
• Trình độ của nhân viên kế toán
• ……………….
Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Đối với
đơn vị tiếp nhận kinh phí viện trợ của các tổ chức, cá nhân nước ngoài, theo yêu
cầu của nhà tài trợ, thì đơn vị nhận viện trợ phải mở thêm sổ kế toán chi tiết theo
dõi quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí viện trợ để làm cơ sở lập báo
cáo tài chính theo yêu cầu của nhà tài trợ.
3
Chương 2: Các hình thức tổ chức sổ kế toán
2.1 Hình thức kế toán NHẬT KÝ – SỔ CÁI
2.1.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái là các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được
phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1
quyển sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký- Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi
chép.
Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng
tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
2.1.2 Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký- Sổ Cái;
Mẫu sổ Nhật ký – Sổ cái

Đơn vị:……… Mẫu số S01-DN
Địa chỉ:………. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
NHẬT KÝ – SỔ CÁI
NĂM…….
TT
dòng
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải
Số
tiền
PS
Số hiệu
TK
TT
dòn
g
TK:… TK:…
Số Ngày
tháng
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
A B C D E 1 F G 2 3 4 5 6
- SD đầu
kỳ
- Số PS
trong kỳ
…
- Cộng PS

trong kỳ
- SD cuối
kỳ
Ngày …tháng…năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
4
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Mẫu sổ chi tiết
Đơn vị:……… Mẫu số S10-DN
Địa chỉ:………. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tài khoản:……
Tên kho:……….
Tên, quy cách vật liệu:………. Đơn vị tính:………
Chứng từ Diễn
giải
TK
đối
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
Số Ngày Lượ
ng
Tiền Lư
ợng
Tiền Lượ
ng
Tiền

A B C D 1 2 3=1
×
2 4 5=1
×
4 6 7=1
×
6
Số dư
đầu kỳ
Tổng
cộng
Ngày …tháng…năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.1.3 Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ
Cái
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản
ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần
Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho
những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho)
phát sinh nhiều lần trong một ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã
được dùng để ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi
tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành
cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng
tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào

5
số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế
từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong
tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột
“ Số tiền phát sinh”
ở phần Nhật ký
=
Tổng số tiền phát sinh
Nợ của tất cả các
tài khoản
=
Tổng số tiền phát
sinh Có của tất
cả các tài khoản
Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số
liệu khoá sổ của các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài
khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ,
số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và “Bảng
tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ
được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái, được thể
hiện trên Sơ đồ sau:

2.1.4 Điều kiện vận dụng

• Đơn vị kế toán có quy mô nhỏ, ít lao động kế toán, trình độ nhân viên kế
toán thấp
6
• Có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Sử dụng ít tài khoản và số lượng tài khoản phát sinh không nhiều
2.1.5 Ưu điểm
Số nghiệp vụ ít, đơn giản, dễ hiểu và dễ ghi chép chỉ cần một hoặc 2 kế
toán, trình độ cũng không đòi hỏi nhiều.
Từ chứng từ gốc có thể ghi thẳng vào Nhật ký - Sổ cái
Sổ kế toán gọn nhẹ; tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều nằm gọn
trong Sổ cái; chỉ cần một kế toán trực tiếp ghi sổ; cộng sổ, lấy số dư và lên cân đối
(giảm chi phí khâu gián tiếp).
Việc ghi sổ kế toán không trùng lắp (định khoản ngay trên chứng từ gốc và
ghi các tài khoản đối ứng ngay trong một quyển sổ cái).
Từ đó việc lên cân đối số phát sinh các tài khoản kinh tế rất thuận lợi; nếu
có sai sót rất dễ đối chiếu để tìm ra ngay.
2.1.5 Nhược điểm
Mở nhiều tài khoản trên quyển sổ cái, khó theo dõi và đối chiếu.
Sổ sách dài lòng thòng, nhìn vào sổ có khi cả trang không thấy số nào ngoài
số hiệu các tài khoản ở dòng đầu, khó cho việc in từ máy.
Chỉ thích hợp với quy mô doanh nghiệp nhỏ kinh doanh ngành thương mại
Đối với các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp sản xuất Công nghiệp,
phải sử dụng nhiều tài khoản kinh tế thì không thể áp dụng lọai hình kế toán nhật
ký cái (Vì sổ sẽ dài “bất tận”)
Dễ phát sinh lệch dòng do dòng quá dài, dòng kẻ không trùng nhau Việc
ghi sổ lãng phí (một dòng rất dài chỉ ghi vài cột đối ứng)
Ghi sổ cái quá chi tiết, mất thời gian, việc tổng hợp để phân tích số liệu kế
toán khó khăn, thiếu khoa học.
Là quyển sổ tổng hợp duy nhất nên khó phân công lao động
2.2 Hình thức kế toán NHẬT KÝ CHUNG

2.2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự
thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ
Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2.2.2 Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung
- Nhật ký chung;
7
Mẫu sổ nhật ký chung
Đơn vị:……… Mẫu số S03a-DN
Địa chỉ:………. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng…Năm
Ngày
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Đã
ghi
Dòng Số
hiệu
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
Ngày …tháng…năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
- Sổ Cái;
Mẫu sổ Cái
Đơn vị:……… Mẫu số S03b-DN
Địa chỉ:………. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CÁI
Năm:……
Tên tài khoản:……….
Số hiệu:…………
Ngày
ghi
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung
Số hiệu
TK đối
Số tiền
Số Ngày Trang
sổ
STT
dòng
Nợ Có
Số dư đầu năm
Số PS tăng trong
tháng
Cộng số PS tăng
8
trong tháng
SD cuối tháng
Cộng lũy kế từ đầu
quý
Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang …
Ngày mở sổ: ….
Ngày …tháng…năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

2.2.3 Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ
Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng
loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù
hợp. Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi
vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi
tiết có liên quan.
Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi
tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài
khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số
phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra,
đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để
lập “Bảng Cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên
Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát
sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện
trên Sơ đồ sau:
9
2.2.4 Điều kiện vận dụng
Hình thức này thích hợp với các đơn vị sản xuất kinh doanh, các đơn vị
hành chính sự nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát
sinh tương đối ít, bộ phận kế toán ít người làm, công tác kế toán đơn giản. Riêng
đối với các đơn vị đã sử dụng máy vi tính trong công tác hạch toán thì hình thức
này phù hợp với mọi đơn vị.
2.2.5 Ưu điểm
Số nghiệp vụ tương đối, không nhiều cũng không ít, vừa cho các doanh
nghiệp có từ 2 - 3 kế toán.
Thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc, tiện cho việc sử

dụng kế toán máy.
Sổ sách dễ làm trên máy để in, vì mỗi sổ đều gói gọn trong trang A4. Kết
cấu sổ và phương pháp ghi chép đơn giản.
Sổ cái không có nhiều dòng, nhiều cột nên dễ theo dõi.
Không đòi hỏi kế toán phải có trình độ cao.
2.2.6 Nhược điểm
Một số nghiệp vụ bị trùng lặp do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng
mới ghi vào sổ cái
2.3 Hình thức kế toán CHỨNG TỪ GHI SỔ
2.3.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế
toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ". Chứng từ ghi sổ dùng
để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ
kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ
sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:
10
+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ
đăng ký Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên
Sổ Cái.
2.3.2 Các loại sổ kế toán
- Chứng từ ghi sổ;
Đơn vị:……… Mẫu số S02b-DN
Địa chỉ:………. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ - SỐ …
Ngày tháng năm
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Ngày …tháng…năm…

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
- Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;
Đơn vị:……… Mẫu số S02b-DN
Địa chỉ:………. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Năm N
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số Ngày Số Ngày
Cộng
Ngày …tháng…năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
11
- Sổ Cái: có 2 dạng
+ Dạng ít cột
Đơn vị:……… Mẫu số S02c1-DN
Địa chỉ:………. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tên tài khoản:…
Số hiệu:…
Năm N
Ngày ghi
sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền
Số Ngày Nợ Có
Số dư đầu kỳ
Số PS trong kỳ

…….
Cộng số PS
trong kỳ
Số dư cuối kỳ
Ngày …tháng…năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
+ Dạng nhiều cột
Đơn vị:……… Mẫu số S02c2-DN
Địa chỉ:………. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tên tài khoản:…
Số hiệu:…
Năm N
Ngày
ghi
sổ
Chứng từ
ghi sổ
Phần bên Nợ
Ghi có các TK
Ngày
ghi
sổ
Chứng từ
ghi sổ
Phần bên Có
Ghi nợ các TK
Tổn

g
cộng
TK
…
TK
…
Các TK
khác
Tổn
g
cộng
TK
…
Các TK
khác
Số Ngày Số
tiền
Số
hiệu
Số Ngày Số
tiền
Số
hiệu
12
Ngày …tháng…năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
2.3.3 Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để

lập Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên,
có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại”. Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”
để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán
trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký
duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi
sổ và ghi vào Sổ Cái.
Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng
số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng
từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để
lập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính.
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các
Chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử
dụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối
tháng khoá các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng
tổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được
đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài
khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng
tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể
hiện trên Sơ đồ sau:
13
2.3.4 Điều kiện vận dụng
Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp loại trung, số lượng các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối lớn. Đối với các đơn vị sử dụng máy vi tính
trong công tác kế toán thì phù hợp với tất cả các loại hình đơn vị, doanh nghiệp.
2.3.5 Ưu điểm
Chứng từ ghi sổ dùng để ghi các chứng từ vào đó,nếu chứng từ phát sinh

quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước, lấy số cộng để ghi chứng
từ ghi sổ, rồi lấy số liệu cộng ở chứng từ ghi sổ ghi vào sổ cái, như vậy giảm được
rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cái không bị rối.
Sổ sách dễ làm trên máy để in, vì mỗi sổ đều gói gọn trong trang A4.
Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân chia đều trong
tháng, dễ phân công chia nhỏ.
2.3.6 Nhược điểm
Trình độ kế toán viên phải tương đối đồng đều.
Khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ cái mới ghi ngày tháng vào chỗ: Đã ghi
sổ cái ngày trên chứng từ ghi sổ, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng.
14
Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa
chứng từ ghi sổ này với chứng từ ghi sổ khác do các đồng nghiệp khác, ở phần
hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ đang ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ
cái.
Ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến
năng suất lao động và hiệu quả của công tác kế toán.
2.4 Hình thức kế toán NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
2.4.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ là tập hợp và hệ
thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp
với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết
hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian
với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Kết
hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế
toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ
đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
2.4.2 Các loại sổ kế toán
- Nhật ký chứng từ: có 10 sổ Nhật ký chứng từ, được đánh số từ Nhật ký
chứng từ số 1 đến Nhật ký chứng từ số 10.

Mẫu Nhật ký chứng từ số 1:
Đơn vị:……… Mẫu số S04a1-DN
Địa chỉ:………. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi Có TK 111 – Tiền mặt
Đơn vị tính:….
Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK
Cộng
Có
112 121 128 131 136 138 …
…… ….
Cộng
Ngày …tháng…năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
15
- Bảng kê: có 10 bảng kê được đánh số thứ tự từ 1 đến 11 (không có bảng kê
số 7)
Mẫu Bảng kế số 1:
Đơn vị:……… Mẫu số S04b1-DN
Địa chỉ:………. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG KÊ SỐ 1
Ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt
Tháng…Năm…
Số dư đầu tháng:…
Đơn vị tính:…
Số
TT

Ngày Ghi Nợ TK 111, ghi CÓ các TK
Cộng
Nợ
112 121 128 131 311 …
… …
Cộng
Số dư cuối tháng:……
Ngày …tháng…năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
16
- Sổ Cái.
Đơn vị:……… Mẫu số S05-DN
Địa chỉ:………. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
TK 111 – Tiền mặt
Số dư đầu kỳ
Nợ Có
Ghi Có các TK
Đối ứng Nợ với TK này
Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 12 Cộng
……… …….
Cộng PS Nợ
Tổng PS Có
Số dư cuối
kỳ
Nợ
Có
Ngày …tháng…năm…

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
17
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
2.4.3 Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi
trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang
tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các
bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và
Nhật ký - Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi
tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số
liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối
chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng
hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi
trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được
ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán
chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết
theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký -
Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài
chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể
hiện theo Sơ đồ sau:
18
2.4.4 Điều kiện vận dụng
Hình thức kế toán này phù hợp với các đơn vị có quy mô lớn, đội ngũ nhân

viên kế toán nhiều, trình độ nghiệp vụ tương đối vững vàng và đơn vị phải tiến
hành kế toán thủ công.
2.4.5 Ưu điểm
Tránh trùng lặp, giảm khối lượng ghi chép hàng ngày, đảm bao cung cấp
thông tin kịp thời cho quản lý, nâng cao năng suất lao động của người làm công
tác kế toán, tiện lợi cho mọi việc chuyên môn hóa cán bộ kế toán.
2.4.6 Nhược điểm
Mẫu sổ phức tạp do đó không phù hợp với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít
nghiệp vụ kinh tế hay những đơn vị mà trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán còn
yếu.
Việc chuyển sang áp dụng kế toán bằng máy vi tính sẽ có nhiều khó khăn
do mẫu sổ phức tạp.
2.5 Hình thức kế toán trên máy tính
2.5.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế
toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế
toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán
không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế
toán và báo cáo tài chính theo quy định.
2.5.2 Các loại sổ kế toán
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại
sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi
bằng tay.
2.5.3 Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy tính
19
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài
khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng,
biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào
sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết
liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các
thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu
tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,
trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm
tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra
giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế
toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính được thể hiện
theo Sơ đồ sau:
20
2.4.4 Ưu điểm
Tính ưu việt so với kế toán thủ công là: tính chính xác, tính hiệu quả, tính
chuyên nghiệp và tính cộng tác.
Đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu
Chương 3: Công việc và trách nhiệm của người kế toán
Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá
nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu
trách nhiệm về những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ.
Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách
kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên
kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm
về toàn bộ những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Nhân viên
kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được
kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán xác nhận.
Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ.

Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ
kế toán.
Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ
kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp
thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi
liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ.
21
KẾT LUẬN
Trong công tác kế toán ở các đơn vị, việc lựa chọn hình thức kế toán khoa
học và hợp lý có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nó đảm bào cung cấp thông tin đầy
đủ, chính xác, kịp thời, đáp ứng yêu cầu của quản lý, đồng thời góp phần nâng cao
trình độ và năng suất lao động của nhân viên kế toán. Sổ kế toán là vật mang tin,
là công cụ để tập hợp và hệ thống hóa những thông tin ban đầu từ chứng từ kế
toán làm cơ sở cho việc soạn thảo các Báo cáo tài chính. Tất cả các doanh nghiệp
thuộc mọi loại hình, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc thành phần
kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ sách kế toán theo
đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô,
đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của
cán bộ kế toán, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán để lựa chọn hình thức sổ
kế toán phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của các hình
thức sổ kế toán đó.
22
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tập bài giảng “Nguyên lý kế toán II” của giảng viên Thái Nữ Hạ Uyên
(Trường Đại học Duy Tân)
Các trang web hỗ trợ:
1. www. tailieu.vn
2. www.ou.edu.vn
3. www.dnulib.edu.vn
4. www.ketoanthucte.com

23