TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂNTẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL

LỜI MỞ ĐẦU
Sau gần 35 năm Đổi Mới, Việt Nam đã và đang đạt được những thành tựu nhất định
và đáng ghi nhận về mọi mặt, từ chính trị, ngoại giao đến kinh tế, đời sống văn hóa xã hội.
Ngày 11 tháng 1 năm 2007, Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức
Thương mại thế giới – WTO. Có thể nói, kể từ thời điểm sau 2 năm gia nhập WTO, hoạt
động ngoại thương nói chung, đặc biệt hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam
nói riêng có nhiều thuận lợi để phát triển. Năm 2007 – 2008, tốc độ xuất khẩu tăng nhanh
hơn 2 lần so với tốc độ tăng GDP; tổng kim ngạch xuất khẩu và nhập khẩu cao gấp 1,6 lần
so với tổng giá trị GDP.
Những thành tựu kể trên có được một phần không chỉ nhờ những thuận lợi khách
quan như những ưu đãi thuế quan, hàng rào phi thuế quan được dỡ bỏ, sự cạnh tranh bình
đẳng khi Việt Nam tham gia vào WTO, chúng còn xuất phát từ tư duy nhạy bén, đổi mới
của các thành phần kinh tế trước vận mệnh mới của đất nước. Tuy nhiên, mọi khâu sản
xuất, từ bước tìm kiếm thị trường, khách hàng cho đến việc xuất khẩu hay nhập khẩu, thực
tế đã cho thấy bản thân các doanh nghiệp không thể chủ động trực tiếp vận chuyển, giao
nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đến các khách hàng của mình ở các quốc gia khác nhau trên
thế giới, vốn có đặc thù cách xa nhau về khoảng cách địa lý, đặc biệt là phải qua đường
biển dài ngày. Chính vì tính chuyên môn hóa ngày càng cao của một nền kinh tế hội nhập,
các công ty vận tải và giao nhận ở Việt Nam đã ra đời.Hiện nay, nước ta có hơn 1000 công
ty tham gia vào ngành này, và cơ hội phát triển còn vô cùng tiềm năng, chưa được khai
thác hết. 1 điều đáng lưu ý là 95% kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam được thông
qua đường biển.
Cuộc cách mạng container hóa vào cuối thập kỉ 60 của thế kỉ XX trên thế giới đã rút
ngắn thời gian truân chuyển và chuyên chở hàng hóa tại các cảng biển, đảm bảo an toàn và
tránh thất thoát cho hàng hóa, giúp hàng hóa được phân phối và tiếp cận với khách hàng
trên khắp thế giới nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều. Chính vì tính ưu việt đó, ngày
nay, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu trong container bằng đường biển đã trở thành
phương thức vận tải phổ biến và được ưa chuộng. Vì lý do đó, tác giả xin phép chọn đề tài:
“TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER
1
BẰNG ĐƯỜNG BIỂNTẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS

LOGISTICS – ATL” để làm báo cáo thực tập giữa khóa. Bài báo cáo có bố cục gồm 3
chương chính sau:
Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA
TRANS LOGISTICS – ATL
Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN
CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA
TRANS LOGISTICS – ATL
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL
Thông qua bài báo cáo này, với thời gian 1 tháng ngắn ngủi thực tập tại công ty ATL,
tác giả mong muốn được quan sát và tìm hiểu thực trạng hoạt động xuất khẩu hàng hóa
nguyên container bằng đường biển của công ty cho các khách hàng của mình để đánh giá
về tính ưu việt về thời gian và chi phí, qua cách bố trí nhân sự tham gia vào hoạt động kinh
doanh này của công ty ATL, để từ đó có sự đối chứng và ứng dụng giữa lý thuyết đã được
học so với thực tế. Tác giả xin chân thành cảm ơn Bộ môn nghiệp vụ Trường Đại học
Ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh, cô giáo Nguyễn Phương Chi, và tập thể công ty
ATL đã dành nhiều ưu ái, thời gian quý báu và tạo điều kiện tốt nhất để giúp tác giả hoàn
thành bài báo cáo này.
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7, 2011
Sinh viên Lê Hữu Tín
Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ASIA TRANS LOGISTICS - ATL
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu (ATL) được thành lập và hoạt động vào
ngày 17/03/2009.
2
Dù mới ra đời nhưng công ty ATL lại có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với hơn 10
năm kinh nghiệm trong ngành giao nhận vận tải, logistics. Bên cạnh đó, công ty luôn có
những khóa huấn luyện đặc biệt được tổ chức tại công ty nhằm giúp nhân viên nắm vững

nghiệp vụ và nâng cao tay nghề trong quá trình làm việc.
Hiện nay, công ty đang từng bước mở rộng mạng lưới của mình thông qua việc liên
kết với các đại lý ở nước ngoài như: hệ thống Agent Intercargo (Hoa Kỳ), hệ thống Cargo
Partner Logistics với hơn 37 quốc gia trên thế giới, Pilot Trans Global (Ấn Độ)… để thực
hiện các nghiệp vụ giao nhận quốc tế một cách chuyên nghiệp.
Công ty còn đẩy mạnh hoạt động môi giới thương mại giữa các doanh nghiệp nước
ngoài với các doanh nghiệp trong nước để đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó gia
tăng thêm khách hàng giao nhận, vận tải với công ty.
Tuy chỉ mới thành lập được hơn 2 năm, nhưng công ty đã đạt được những thành quả
nhất định về kinh doanh, có những bước đi ban đầu bền vững.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ KINH DOANH
Nhìn chung, các công ty forwarder đều tích hợp các giải pháp vận tải để đáp ứng nhu
cầu ngày càng đa dạng của khách hàng trong thị trường logistics. Công ty ATL hoạt động
như 1 nhà General Forwarder, kể cả thuê ngoài, tích hợp 5 loại hình sau:
+ Air Forwarder: chuyên về dịch vụ giao nhận quốc tế bằng đường hàng không.
+ Air & Sea Forwarder: chuyên về dịch vụ giao nhận quốc tế bằng đường hàng không
và đường biển.
+ Consolidator: chuyên thực hiện, tích hợp các giải pháp cho các lô hàng lẻ (LCL) cả
đường hàng không và đường biển.
+ Trucking Forwarder: chuyên thực hiện giải pháp giao nhận vận tải nội địa, giao
nhận tận nhà, tận xưởng (door-to-door).
+ Broker: là các công ty forwarder chuyên thực hiện nghiệp vụ khai hải quan
(customs).
Bảng 1.1: TÓM TẮT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY ATL
Tên công ty Cty TNHH một thành viên giao nhận vận tải Á Châu
Tên đối ngoại ASIA TRANSPORT LOGISTICS COMPANY LIMITED
Tên viết tắt ATL Co., Ltd
Website www.atltrans.com
Điện thoại +84.8.3820 9905
Fax +84.8.3820 9906

3
Logo công ty
Vốn kinh doanh 1.800.000.000 đồng
Giấy phép kinh
doanh số
4104008667
Mã số thuế 307768899
Mã số doanh
nghiệp
307768899
Ngày cấp GPKD 17/03/2009
Người đại diện
pháp lý
Nguyễn Diên Hồng Ngọc
Địa chỉ 215/26 Nguyễn Xí, Phường 13, Quận Bình Thạnh
Văn phòng đại
diện
Lầu 1, tòa nhà GreenHouse – 62A Phạm Ngọc Thạch, Q.3
Ngành nghề kinh
doanh chính
Dịch vụ đại lý tàu biển và vận tải biển; Dịch vụ vận tải đa
phương thức; Môi giới thương mại
(Nguồn: Phòng chứng từ công ty ATL)
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
1. Sơ đồ tổ chức của công ty
Công ty ATL có 8 nhân viên tất cả, bao gồm cả ban giám đốc. Đội ngũ nhân sự công
ty đều có trình độ đại học, cao đẳng, xuất thân và được đào tạo bài bản ngành vận tải giao
nhận. Đây là 1 công ty có quy mô nhỏ, vì chỉ mới thành lập được hơn 2 năm, có cấu trúc
khá tinh gọn, sử dụng nhân sự đúng người đúng vị trí và tổ chức công ty được chia ra làm
3 phòng ban chính như sau:

4
Giám đốc
Ms. Ruby
Phòng
kinh doanh
Ms. Vanny
Cước xuất khẩu Cước nhập khẩu
Phòng chứng từ
Ms. Thanh
Chứng từ
Chứng từ
hàng xuất
Ms. Kelly
Chứng từ
hàng nhập
Ms. Miki
Phòng kế toán
Ms. Hanh
Sơ đồ 1.1: Giới thiệu tóm tắt tổ chức công ty ATL
(Nguồn: Phòng chứng từ công ty ATL)
2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
+ Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng có nhu cầu giao nhận vận tải
về cho công ty, tìm giá cước các hãng tàu, hãng hàng không cạnh tranh để cung cấp cho
khách hàng, tìm kiếm, liên lạc, xây dựng và duy trì quan hệ với các đại lý, hãng tàu, lên kế
hoạch kinh doanh cho công ty.
+ Phòng chứng từ: có nhiệm vụ lập các chứng từ cần thiết cho các lô hàng giao nhận
vận tải của khách hàng như vận đơn, khai báo hải quan, theo dõi các đơn hàng từ lúc kí kết
hợp đồng vận chuyển với khách hàng cho đến lúc hàng đã được giao cho người nhận;
chăm sóc, giải đáp và tư vấn thắc mắc cho khách hàng.
+ Phòng kế toán: có nhiệm vụ theo dõi chi phí, doanh thu, lợi nhuận của công ty, lên

ủy nhiệm chi và phiếu nợ cước của khách, lập báo cáo kinh doanh hằng quý và năm.
Riêng giám đốc công ty có nhiệm vụ bố trị nhân sự, theo dõi tiến độ kinh doanh, mở
rộng quan hệ với các đối tác đại lý, môi giới thương mại để xúc tiến hoạt động xuất nhập
khẩu, đem thêm khách hàng giao nhận vận tải về cho công ty.
Cách bố trí nhân sự của công ty khá hợp lí. Vì là một công ty nhỏ, phòng sales chỉ do
2 nhân viên đảm nhận để bảo đảm lượng khách hàng và tìm kiếm thêm khách hàng mới
5
trong khả năng cung cấp dịch vụ của công ty, mỗi người lo một mảng cước vận tải quốc tế
xuất khẩu và nhập khẩu. Riêng phòng chứng từ, do lượng chứng từ cần xử lý và giải quyết
cho khách khá lớn nên phòng này có lượng nhân viên nhiều nhất, gồm: 2 nhân viên lo
chứng từ hàng xuất, 1 nhân viên lo chứng từ hàng nhập và 1 nhân viên chạy chứng từ (giao
chứng từ cho khách, đi lấy container, v.v…). Ở phòng kế toán, do sổ sách công ty không
nhiều nên công việc này do một nhân viên đảm nhiệm. Chức năng của giám đốc như đã nói
ở trên đảm bảo cho công việc kinh doanh của công ty luôn ổn định.
IV. TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2009-2011
1. Tình hình kinh doanh chung
Công ty ATL được thành lập vào cuối quý I năm 2009, vì thế, tác giả xin được phép
so sánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận ròng của công ty trong 3 quý cuối năm trong 2 năm
2009 và 2010 (tính đến thời điểm này):
Biểu đồ 1.1: Kết quả kinh doanh công ty ATL trong 3 quý cuối năm 2009 & 2010
(Nguồn: Phòng kế toán công ty ATL)
Năm 2009, công ty ATL bắt đầu đi vào hoạt động. Do khách hàng chưa biết nhiều đến
công ty, cộng với hệ quả suy thoái kinh tế toàn cầu từ năm 2008 kéo dài sang năm 2009, số
lượng đơn hàng xuất nhập khẩu khá ít; do đó, doanh thu trong 3 quý cuối năm 2009 chỉ đạt
155.666,14 USD. Do công ty mới thành lập nên các chi phí đầu tư ban đầu cũng như các
chi phí cố định khác như: chi phí thuê văn phòng, điện, nước, tiền lương nhân viên… khá
cao. Vì thế, lợi nhuận thu về trong 3 quý cuối năm 2009 đạt 24.605,24 USD.
Năm 2010, mặc dù có sự tăng trưởng vượt bậc về số lượng đơn hàng xuất nhập khẩu
(gấp 3 – 9 lần) so với cùng kỳ năm 2009 nhưng doanh thu mang về trong 3 quý cuối năm
2010 chỉ đạt 273.855,94 USD, tăng 1.76 lần so với năm 2009. Nguyên nhân là do trong

thời điểm 2010, công ty phụ trách phần lớn các lô hàng xuất nhập khẩu ở thị trường châu Á
là chủ yếu. Các tuyến vận tải quốc tế ở thị trường châu Á rất cạnh tranh nên công ty ATL
chỉ có thể “mark-up” giá cước (làm giá) cho tuyến vận tải này ở mức chỉ từ 30 – 50 USD
để thu hút khách hàng. Các chi phí cũng có sự gia tăng đáng kể, đặc biệt là chi phí bảo trì
và chi phí sử dụng cho các thiết bị đầu tư ban đầu của công ty ATL.Đây có thể xem là một
6
điểm yếu của công ty khi đầu tư vào các thiết bị chưa thật sự tiết kiệm. Đặc biệt, chi phí
lương nhân viên gia tăng đột biến 71.557,13 USD, tăng gấp 2,46 lần so với cùng kỳ năm
2009 (29.050,9 USD). Điều này được giải thích vì lí do giám đốc công ty ATL trong năm
2009 quyết định không nhận lương thời gian đầu công ty mới thành lập. Tuy nhiên, cuối
năm 2009, lợi nhuận ròng của công ty đạt 24.605,24 USD nên giám đốc công ty ATL quyết
định nhận lương trong năm 2010, làm chí phí lương tăng nhanh chóng. Vì nguyên nhân đó,
trong năm 2010, công ty ATL lỗ và lợi nhuận ròng đạt mức âm là:-23.531,33 USD.
2. Tình hình kinh doanh giao nhận hàng xuất bằng container đường biển
Hiện nay, công ty ATL đang cung cấp các dịch vụ chủ yếu và chủ lực của mình là:
xuất nhập khẩu bằng vận tải biển (container), xuất nhập khẩu bằng đường hàng không.
Biểu đồ dưới đây cho thấy, công ty ATL đang có thế mạnh trong vận tải xuất nhập
khẩu bằng đường biển với tỷ trọng là 39,12% cho hàng xuất và 35,36% cho hàng nhập.
Trong khi đó, vận tải xuất nhập khẩu bằng đường hàng không chiếm tỷ trọng thấp hơn với
3,37% cho hàng xuất và 22,15% cho hàng nhập. Như vậy, tỷ trọng hàng xuất bằng đường
biển gấp hơn 10 lần hàng xuất bằng đường không, và con số đối với hàng nhập là 1,6 lần.
Điều này phù hợp với xu thế giao nhận vận tải hiện nay vì vận tải hàng hóa bằng
đường biển là phương thức vận tải tiết kiệm nhất, vì thông thường, chi phí thấp hơn 5 lần
so với vận tải bằng đường hàng không.Nắm bắt được xu hướng này cũng như nhu cầu của
thị trường, công ty ATL không ngừng mở rộng các tuyến đường vận tải biển bằng cách
thỏa thuận giá cước tốt nhất với các hãng tàu.
7
Biểu đồ 1.2: Tỷ trọng dịch vụ của cty ATL trong 3 năm từ quý II – 2009
đến quý II – 2011
(Nguồn: Phòng chứng từ)

Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN
CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ASIA TRANS LOGISTICS - ATL
I. QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY ATL
Dưới đây là các bước thực hiện quy trình xuất khẩu một lô hàng nguyên container
bằng đường biển (FCL) tại công ty ATL, bao gồm dịch vụ cả dịch vụ vận tải nội địa
(Trucking Inland):l
Bảng 2.1: Quy trình giao nhận xuất khẩu hàng nguyên container đường biển
tại công ty ATLcóiê
GĐ MÔ TẢ CÔNG VIỆC Người thực hiện
Giai
đoạn
01
Tìm kiếm khách hàng Phòng kinh doanh
Gửi bảng báo giá cho khách hàng Phòng kinh doanh
Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng Phòng kinh doanh
Giai
đoạn
02
Nhận Booking Request từ khách hàng Phòng kinh doanh
Gửi thông tin vận tải cho đại lý ở nước hàng đến Phòng chứng từ
Gửi Booking Request cho người chuyên chở Phòng chứng từ
Người chuyên chở gửi Booking Confirmation cho ATL Người chuyên chở
Thông báo kết quả Booking cho khách hàng Phòng chứng từ
Giai Cầm Booking qua hãng tàu đổi lệnh cấp container Phòng chứng từ
8
đoạn
03
rỗng

Ra cảng lấy container rỗng đưa về kho đóng hàng và
trở ra cảng
Phòng chứng từ
Yêu cầu chứng từ hàng hóa để làm tờ khai từ khách
hàng
Phòng chứng từ
Lên tờ khai hải quan điện tử và gửi cho hải quan Phòng chứng từ
Thông quan hàng hóa khi hàng đưa ra cảng Phòng chứng từ
Làm HB/L gửi cho khách hàng kiểm tra Phòng chứng từ
Làm CO nộp phòng thương mại Phòng chứng từ
Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở Phòng chứng từ
Người chuyên chở gửi MB/L và ATL kiểm tra MB/L Người chuyên chở
Gửi Pre-alert cho đại lý nước hàng đến Phòng chứng từ
Giai
đoạn
04
Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi Phòng kinh doanh
Xác nhận việc đại lý nhận hàng ở cảng đến Phòng kinh doanh
Thông báo khách hàng khi hàng đến tay người nhận Phòng kinh doanh
Giai
đoạn
05
Gửi debit note (giấy báo nợ) cho khách hàng kiểm tra
và xác nhận
Phòng chứng từ
Xuất hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán Phòng kế toán
Làm Shipping Request cho bộ phận kế toán để tính lợi
nhuận
Phòng kế toán
Để rõ ràng, tác giả xin dẫn chứng quy trình thực hiện trong một trường hợp cụ thể,

cho lô hàng mã số: ASE1105016
1
, xuất khẩu 01 container 20’ DC - hàng máy móc cơ khí
(Machine) của CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ NÔNG NGHIỆP BÔNG LÚA.
1
Xem phụ lục 1
Do công ty Bông Lúa có yêu cầu ATL thực hiện nghiệp vụ vận tải nội địa và khai hải
quan nên quy trình xuất khẩu sẽ tiến hành các giai đoạn như sau:
1. Giai đoạn 1
9