Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng

Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
LỜI GIỚI THIỆU

Nhiều người chúng ta dành phần lớn thời gian trong đời cho công việc, vì vậy mà
môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống của chúng ta, tác động
đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người. Bên cạnh năng lực và sự yêu thích công
việc là những yếu tố không thể thiếu thì việc bày trí không gian làm việc một cách hài hòa,
cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc phát triển năng lực
bản thân cũng như đạt được những kết quả thuận lợi cho công việc của mình.
Trong lĩnh vực quản trị thì bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải
quản trị văn phòng của mình mà được viết gọn lại là “Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng”.
Hầu hết các cơ quan xí nghiệp của chúng ta hiện nay đều có phòng hành chánh quản trị.
Thậm chí có cơ quan chỉ có 20 người vẫn có phòng Hành Chánh Quản Trị. Một số công ty
ở nước ta đã quá khuôn mẫu nhất nhất thành lập ra các ban bệ phòng ban mà thật ra không
cần thiết phải làm như thế. Rõ ràng là Quản Trị Hành Chánh đã, đang, và sẽ là một lãnh
vực không thể thiếu được trong mọi cơ quan, mọi tổ chức kinh doanh.
Dù nơi làm việc của bạn chỉ là một chiếc bàn nhỏ hẹp hay là một văn phòng thông
thống, rộng rãi thì bạn vẫn có thể tạo cho mình một không gian lý tưởng và thích hợp với
công việc hiện tại của mình. Hình dạng và kích thước của bàn làm việc, sự tioện nghi của
chiếc ghế ngồi, màu sắc của những bức tường hay các vật trang trí và đặc biệt là bạn sẽ biết
được cách sắp xếp chỗ ngồi trong văn phòng cũng như ý nghĩa của nó…, tất cả đều có thể
mang đến cho chúng ta sự thoải mái hoặc gay ra nhiều khó chịu, ảnh hưởng trực tiếp đến
trạng thái tinh thần, tình cảm cũng như sức khỏe và hiệu quả công việc của chúng ta.
Jan Bendeich, một tác gia người Úc trong tác phẩm “Office Skills – Update” đã phát
biểu một câu chí lý sau nay :
“Nhiều nhà kinh doanh thành công, trong đó có một số người đứng đầu một số công
ty lớn trên thế giới, trước nay đã bắt đầu sự nghiệp của mình bằng nghề thư ký. Các kỹ
năng hay nghiệp vụ mà họ đã thủ đắc được khi làm thư ký hay nhân viên hành chánh văn
phòng đã giúp họ thành công trong nghề nghiệp của chính mình, và cuối cùng đã giúp họ
làm chủ một doanh nghiệp thành công cho chính mình.” (Newcastle, Australia Woodlands
Publications, INC., 1991),p. 1

Mạc Tấn Tài 1
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
Qua quá trình học tập những tiết học bổ ích của cô NGUYỄN THỊ KIM HUỆ và
cộng thêm việc tìm kiếm hình ảnh, tư liệu từ công ty trong nước, trường học, mạng, sách,
người thân… Nay tôi làm bài tiểu luận này mong rằng có thể giúp các bạn biết được trình
tự cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp đúng chuẩn, hiểu được ý nghĩa từng vị trí ngồi,
khả năng tổ chức một cuộc họp, buổi tiệc cho công ty một cách thuận lợi nhất.
Chúc các bạn thành công.
Mạc Tấn Tài 2
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
NHẬP ĐỀ

“Một nhà quản trị không được coi là người có năng lực nếu người đó không điều
hành được một cuộc họp có hiệu qua.û”
Walter A. Green
Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp. Trong xã
hội kinh doanh phức tạp của chúng ta ngày nay, mỗi cá nhân chúng ta hầu như không thể
có đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết để làm các quyết định quan trọng. Doanh nghiệp tuỳ
thuộc vào các cá nhân cung cấp thông tin, đưa ra các nhận xét. Phương pháp tốt nhất để lấy
được tư tưởng của nhiều cá nhân một lúc, đó là các cuộc thảo luận nhóm. Các cuộc họp
hay hội nghị là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham dự vào
tiến trình làm quyết định.
Chắc chắn rằng khi đi làm, chúng ta sẽ phải tham dự vào các cuộc họp như hội nghị
công nhân viên chức, các cuộc họp của bộ phận phòng ban, các cuộc họp về chính sách,
các cuộc họp của hội đồng đề ra chính sách, hoặc các cuộc họp báo cáo tình hình. Các cuộc
họp này có thể là cuộc họp nhỏ có tính chất nội bộ không nghi thức đến các cuộc họp trang
trọng theo nghi thức. Một số cuộc họp sẽ đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị trước, trong khi đó
một số cuộc họp chỉ đòi hỏi một cú gọi điện thoại.
Các cuộc họp thường làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc, trong khi cả hai yếu tố này
rất quý đối với chúng ta. Do đó, chúng ta chỉ nên tổ chức cuộc họp cần thiết và đảm bảo

rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang tính xây dựng. Với tư cách là một thư ký
chuyên nghiệp hay cấp quản trị, chúng ta phải chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức, và lên
thời biểu cho các cuộc họp. Để có thể sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp và tránh việc lãng
phí thời gian và tiền bạc thì các bạn phải nắm vững kiến thức sau:
I . KHÁI NIỆM CUỘC HỌP
Một cuộc họp gồm những người họp lại để giải quyết vấn đề hay quyết định điều gì
đó. Một sự gặp gỡ tình cờ ở hành lang giữa các đồng nghiệp cũng có thể được xem như là
Mạc Tấn Tài 3
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
một cuộc họp. Tuy nhiên, hầu hết các cuộc họp ở nơi làm việc thường nghiêm túc hơn, thời
gian và địa điểm họp được ấn định trước.
Ví dụ : Một cuộc họp phải có : mục đích, bản tóm tắt chương trình họp, liệt kê
những vấn đề sẽ được thảo luận và được gởi trước cho những người tham dự.
II . MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP
Mục đích của cuộc họp là để bàn luận, thảo luận về việc giải quyết vấn đề quan
trọng, đưa ra những quyết định và hướng giải quyết những ý kiến đã đóng góp. Mục đích
của hầu hết các cuộc họp thường rơi vào một trong các loại sau:
• Phổ biến thông tin hay thông báo tin tức.
• Hướng dẫn thực hiện.
• Trình bày các phản ánh hay phân xử các vấn đề.
• Quyết định hay thực hiện quyết định.
• Phát huy sáng kiến.
• Trình bày đề xuất để thảo luận và thường là để đạt được sự thống nhất.
III . DỰ KIẾN CÁCH THỰC HIỆN
Đây là sơ đồ dự kiến các bước phải thực hiện khi bạn quyết định tổ chức một cuộc
họp. Các cuộc họp từ đơn giản đến phức tạp đều phải trải qua theo đúng trình tự như sau:
IV . Ý NGHĨA CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC
HỌP
Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp có một ảnh hưởng quan
trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Nó còn thể hiện trình độ quản lý của công ty

bạn, và đồng thời nó sẽ tác động đến việc gây ấn tượng tốt hay xấu đối với người tham dự.
V . MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC
HỌP
Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp để giúp chúng ta tổ chức
một cuộc họp không bị nhàm chán, làm tăng hiệu quả của cuộc họp.
Mạc Tấn Tài 4
QUYẾT ĐỊNH THỜI
GIAN CẦN THIẾT
CHO CUỘC HỌP
XÁC ĐỊNH MỤC
ĐÍCH CUỘC HỌP
ĐẢM BẢO NHỮNG
NGƯỜI LIÊN QUAN SẼ
THAM DỰ
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
Giải thích : Với tư cách là một người tổ chức cuộc họp thì bạn phải nắm rõ những
vai trò của tất cả những người tham gia. Ví dụ : Người nào đối kháng mạnh mẽ sẽ được
xếp ngồi gần với người chủ trì. Người nào mong muốn tham gia tồn bộ hay mong muốn có
ảnh hưởng lớn đối với khu vực đó trong bàn họp thì sẽ được xếp ngồi ở giữa. Người nào
hay phát biều ý kiến và nói to nhất thì xếp ngồi đối diện với người chủ trì….
VI . PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA VIỆC ĐỂ
NHỮNG NGƯỜI THAM GIA TỰ LỰA CHỖ NGỒI TRONG
CUỘC HỌP
 ƯU ĐIỂM : Người tham dự tự chọn chỗ ngồi riêng của họ giúp họ tự tin hơn;
khỏi cần sơ đồ sắp xếp chỗ ngồi (thuận tiện cho người tổ chức)
 KHUYẾT ĐIỂM : Khó phát huy hết năng lực đóng góp ý kiến; những người
tham dự cùng một phòng ban thích ngồi gần nhau để nói chuyện về những vấn đề khi phát
sinh; gây lộn xộn trong cuộc họp.
VII . VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CUỘC HỌP VÀ
NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CUỘC HỌP

1 . Vai Trò Của Người Thư Ký Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong
Cuộc Họp
Vai trò của người thư ký trong việc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp có một ảnh
hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp như việc :
• Cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi
• Quyết định theo cuộc họp sắp tới thì nên chọn theo nguyên tắc sắp xếp nào là
phù hợp nhất
• Vẽ sơ đồ vị trí chỗ ngồi để cuộc họp có thể đạt được mục tiêu đề ra
• Lựa chọn cho, loại bàn phù hợp với cuộc họp (chính thức hay không chính
thức)
• Dựa theo ý của chủ tọa thì nên xếp theo kiểu đối kháng, thể hiện cấp bậc,
thảo luận tự do,… để sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia
• Phải luôn chú ý đến việc là tất cả những người tham gia có thể thấy được
nhau
• Khoản cách giữa mọi người cách nhau bao nhiêu là hợp lý
Mạc Tấn Tài 5
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
• Thời gian họp là lúc nào cũng rất quan trọng đối với việc sắp xếp chỗ ngồi
(ví dụ : vào thời điểm đó trong cuộc họp nắng sẽ tạt vào phòng họp, gây sự
khó chịu đến những người tham gia, ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp.).
Giải quyết : gắn rèm để có thể giải quyết vấn đề này
• Xem xét kích thước phòng họp cùng với số lượng người tham dự (Một số
người ngồi trong một căn phòng rộng có thể gây cho nhóm người đó cảm
thấy laic lõng và bất tiện. Nhiều người ngồi trong một căn phòng nhỏ sẽ gây
ngột ngạt, cảm giác khổ sở. Một phòng chứa đầy người thì rất ồn ào.)
• Nên xếp chủ tọa ở đâu là phù hợp (Bảng đen, khung đen, màn chiếu luôn đặt
đằng sau ghế chủ tọa, cửa chính được xếp đối diện với người chủ tọa)
• Những người tham gia có thể thấy màn hình trình bày thông tin không
2 . Vai Trò Của Ngươi Thư Ký Trong Việc Chuẩn Bị Tổ Chức Các
Cuộc Họp

Ngồi việc sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp thì thư ký cũng phải chuẩn bị
những việc sau đây:
• Lên danh sách thành phần và số lượng người tham dự họp
• Đặt trước địa điểm và thời gian họp (dựa vào tính chất cuộc họp để quyết
định thời gian)
• Chuẩn bị chương trình cuộc họp
• Chuẩn bị tài liệu
• Soạn thư mời và trình duyệt {thư mời phải trả lời được những câu hỏi 5W
sau đây : 1.Who (Ai triệu tập cuộc họp?), 2.What (Mục đích cuộc họp
để làm gì ?), 3.When (Cuộc họp được tổ chức khi nào ?), 4.Where
(Cuộc họp được tổ chức tại đâu ?), 5.Why (Tại sao lại tổ chức cuộc
họp ?).}
• Gửi thư mời (lưu ý việc khác múi giờ khi tổ chức các cuộc hội nghị)
• Tổ chức vệ sinh phòng họp
• Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện
• Hệ thống âm thanh (phải có người điều chỉnh, xử lý thiết bị và hỗ trợ về mặt
kỹ thuật khi cần thiết)
• Chuẩn bị nước uống
Mạc Tấn Tài 6
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
• Máy chiếu, computer, màn chiếu, máy truyền hình, giấy, bút…
• Nhắc tham gia họp
• Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp (biên bản cuộc họp phải
chính xác và rõ ràng, ngắn gọn, trình bày đúng quy định, nên ghi chép chi
tiết trong cuộc họp để chuẩn bị cho việc viết biên bản)
3 . Nguyên Tắc Tổ Chức Thành Công Các Cuộc Họp
• Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo
• Không để cuộc họp kéo dài
• Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp
• Nên hội họp đúng giờ

• Biên bản cuộc họp phải ghi cẩn thận
• Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp
• Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn
• Nhắc nhở mọi người tập trung, tuân thủ theo chương trình khi họ đi xa vấn
đề
• Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình
• Phát biểu với tất cả mọi ngưòi
• Không nói xấu nhau trong cuộc họp
• Sau cuộc họp, nên gặp mọi người trò chuyện thân mật
VIII . PHÂN BIỆT NHỮNG TÍN HIỆU TIÊU CỰC VÀ TÍCH CỰC
TRONG CUỘC HỌP
Có những tín hiệu không thể hiện bằng lời nói nhưng lại cho thấy người đó hài lòng
hoặc không hài lòng với những trao đổi đang diễn ra. Chìa khóa của việc điều khiển cuộc
họp hiệu quả nằm ở việc dự báo các vấn đề trước khi nó phát sinh. Nếu bạn biết cách diễn
giải ngôn ngữ cơ thể của những người tham gia, bạn có thể khuyến khích những hành vi
tích cực, tránh được các vấn đề phát sinh không cần thiết.
1 . Những Tín Hiệu Tiêu Cực
_ Thường xuyên xem đồng hồ
_ Nhìn ra ngồi cửa sổ
_ Ngáp liên tục
Mạc Tấn Tài 7
Biểu hiện của sự thiếu hứng thú
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
_ Tư thế bảo thủ
_ Vai còng xuống
_ Tránh nhìn vào mắt người khác
_ Bàn tay nắm chặt lại
_ Đầu cúi xuống
_ Nhìn một cách hiếu chiến
_ Tay đưa lên trước mặt chỉ một cách hiếu chiến  Biểu hiện thái độ phản đối (thích

tranh luận)
2 . Những Biểu Hiện Tích Cực
_ Tư thế thoải mái
_ Tay để thư giản
_ Cơ thể chồm về phía trước
_ Nhướng mày
_ Mỉm cười khuyến khích
_ Nghiên đầu về phía diễn giả
_ Tư thế tập trung, ủng hộ  Biểu hiện của sự nhiệt tình
IX . XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ CUỘC HỌP
Việc chọn lựa chỗ họp rất quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Đó không
chỉ là vấn đề tiện nghi, mà người tham gia cũng phải có cảm giác nơi đó phù hợp với nội
dung của cuộc họp. Điều này luôn đúng với tất cả các cuộc họp dù lớn hay nhỏ, chính thức
hay không chính thức.
ĐỊA ĐIỂM ƯU ĐIỂM KHUYẾT ĐIỂM
VĂN PHÒNG CỦA
MÌNH
_ Có tất cả tài liệu tham khảo
ngay trong phòng
_ Tự tin hơn, tiện lợi
_ Dễ dàng trao đổi
_ Đỡ việc di chuyển
_ Gián đoạn bởi chuông điện
thoại
_ Không gian nhỏ, hẹp
PHÒNG HỌP CỦA
_ Tránh việc phân biệt cấp _ Người ngồi có thể làm
Mạc Tấn Tài 8
Biểu hiện của thái độ không hợp tác, hoặc
là cảm giác thiếu tự tin

Biểu hiện của sự giận dữ, không hài
lòng
Biểu hiện sự nhiệt tình
Biểu hiện sự quan tâm