các hệ thống thông tin quản lý trong kinh tế và thương mại

Chơng 8. các hệ thống thông tin quản lý trong
kinh tế và thơng mại
Bài 1. Hệ tin học văn phòng
I. Chức năng của hệ tin học văn phòng.
Hệ tin học văn phòng (Management Office System) là hệ thống
thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản các văn bản,
tài liệu, th điện tử cũng nh các loại hình thông tin khác. Nó có các chức
năng sau đây:
* Soạn thảo văn bản: dùng máy vi tính, mát in, máy sao chụp để soạn
thảo, in ấn các văn bản. Đây là ứng dụng đầu tiên và rộng rãi nhất của tin
học văn phòng.
* In ấn, chế bản điện tử. Đây cũng là lĩnh vực ứng dụng rất rộng rãi
của tin học văn phòng.
* Trao đổi thông tin viễn thông nh FAX, Internet. Ngày nay Internet
phát triển rất nhanh, cho phép nhận và gửi thông tin qua mạng rất nhanh
chóng, thuận lợi và rẻ tiền. Internet các các dịch vụ chủ yếu là: E-mail,
Hội thảo trên Internet, truy nhập các trang web (dịch vụ WWW: World
Wide Web). Nhờ WWW mà Internet trở thành kho thông tin khổng lồ về
1
Hệ tin học văn phòng
Các chức năng xử lý
và kiểm tra Input Output
Bàn phím
Máy đọc
Máy ghi âm
Video
Hình ảnh
Văn bản
L]u trữ
H 3.1. Cơ chế hoạt động của hệ TH văn phòng
các lĩnh vực khác nhau. Nếu muốn ta có thể tạo ra các trang web của

mình để cho những ngời khác tnj đến (tức là tự quảng cáo mình).
II. Cơ chế hoạt động của hệ tin học văn phòng.
(xem H 3.1.)
III. Tác dụng của hệ tin học văn phòng.
1. Cho phép NSD dùng đợc các tài nguyên thông tin toàn cầu trong
công việc hàng ngày của mình;
2. Tăng NSLĐ của các nhân viên văn phòng;
3. Rút ngắn thời gian chuẩn bị và cung cấp văn bản.
4. Cho phép truyền đi trọn gói các dạng tài liệu khác nhau nh văn
bản, biể đồ, hình ánh, phim ảnh, âm thanh
5. Tăng NSLĐ của cán bộ quản lý vì họ đợc ccps thông tin đầy đủ,
chính xác, kịp thời, rõ ràng
2
Bài 2. Hệ thống xử lý giao dịch
Hệ thống xử lý giao dịch ( Transaction Processing System ) :
HTXLGD là hts thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử lý, bảo
quản và truyền thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động kinh tế và
thơng mại.
I. Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch :
Quy trình xử lý giao dịch gồm các bớc cơ bản sau đây:
1. Thu thập dữ liệu. Có thể thực hiện bản ghi ngời hoặc bằng các
thiết bị đầu cuối (terminal ) nh máy quét, máy đọc, máy đo
2. Xử lý giao dịch.
Có 2 phơng pháp:
a) Xử lý theo lô : gồm các bớc:
* Tích luỹ theo từng nhóm (loại ) các dữ liệu phát sinh;
* Ghi các dữ liệu đó lên đĩa từ;
* Sắp xếp các dữ liệu đó theo cấu trúc FIFO theo trình tự thời gian;
* Gửi các dữ liệu đó về thiết bị xử lý trung tâm để xử lý chúng.
b) Xử lý theo thời gian thực. Theo phơng pháp này các dữ liệu giao

dịch đợc xử lý ngay khi chúng xuất hiện để phục vụ khách hàng. Vì vậy
hts này còn đợc gọi là hệ thống trực tiếp.
3
H 3.2 Cơ chế xử lý của hệ thống xử lý giao dịch
1
Xử lý
* Theo lô
* Trực tiếp
Thu thập
dữ liệu
Chuẩn bị
báo cáo và
hồ sơ
Hỏi
đáp
CSDL
2 4
3
5
Mô hình dới đây chỉ ra quá trình giao dịch trong một trung tâm th-
ơng mại.
3. Cập nhật CSDL. Là quá trình làm cho nội dung các CSDL đổi mới
phù hợp với các đối tợng mà chúng phản ánh.
4. Chuẩn bị tài liệu và báo cáo. Căn cứ vào các dữ liệu đã thu thập và
xử lý đợc để tao ra các báo cáo khác nhau phục vụ cán bộ lãnh đạo và
khách hàng.
4
H 3.2 Hệ thống xử lý theo kiểu thời gian thực
-Xử lý giao dịch
-Cập nhật

Bán hàng
(Terminal)
Hỏi đáp
(Workstation)
CSDL
hàng
hoá
CSDL
khách
hàng
CSDL
bán
hàng
Bài 3. Hệ thống thông tin sản xuất
Trong một doanh nghiệp, phân theo chức năng, HTTTQL bao gồm:
Hệ thống thông tin sản xuất
Hệ thống thông tin tài chính kế toán
Hệ thống thông tin quản trị nhân lực
Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định.
I. Mô hình hệ thống thông tin sản xuất.
Hệ thống thông tin sản xuất bao gồm toàn bộ các thông tin phản ánh
các quá trình sản xuất và quản lý sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Thành phần của hệ thống thông tin sản xuất cũng giống nh thành
phần của một HTTTQL nói chung. Tiềm năn phần cứng là một LAN.
Tiềm năng phần mềm quan trọng nhất là các CSDL và các chơng trình
dùng để vạch các loại kế hoạch khác nhau.
* Các mô hình gồm các mô hình qui hoạch tuyến tính, các mô hình
tối u, các mô hình thống kê toán
5
H 3.2 Hệ thống thông tin sản xuất

MTĐT
CSDL
các mô
hình
CSDL
kho
NVL
CSDL
K hoạch
S xuất
MTĐT MTĐT
NetWork Interface Card
CSDL
công
nghệ
Kế hoạch
chiến l]ợc
Kế hoạch
điều hành
Hệ thống
báo cáo
Xử lý
giao dịch

Mô hình chức năng tổng quát của hệ thống thông tin sản xuất có
dạng dới đây. Trong sơ đồ này xet đến 4 quy trình là KH hoá chiến lợc,
KH hoá chiến thuật và cơ động, hệ thống báo cáo và hệ thống giao dịch.
H 3.5. Mô hình chức năng tổng quát của HTTTSX
III. Các ví dụ :
1. TTTHSX của tập đoàn hoá học Mỹ. Tập đoàn sản xuất 32000 loại

sản phẩm. Mỗi tháng tập đoàn nhận 10000 đơn đặt hàng. HTTTSX gồm :
- Một máy tính AS/400 hoạt động 24/24 giờ / ngày;
- 600 terminal bố trí tại các vị trí sản xuất.
2. TTTHSX của tập đoàn Turner. Đây là một tập đoàn siêu quốc gia,
có 40 văn phòng đại diện ở Mỹ và 30 văn phòng đại diện ở nớc ngoài.
Doang thu hàng năm là 6 tỷ USD. HTTTSX đợc thiết kế theo nguyên tắc
phân tán gồm 25 máy tính IBM, một mạng LAN với 2000 IBM PC có bộ
6
KH hoá chiến l]ợc
1. Lập KH qui mô SX
2. Lập KH đầu t] cho SX
KH hoá chiến thuật và cơ động
1. KH hoá sản phẩm 6. Phân bố sản xuất
2. KH hoá lao động 7. Xây dựng định mức
3. KH hoá nhu cầu vật liệu
4. KH hoá bảo d]ỡng
5. KH hoá cung ứng dài hạn
Hệ thống báo cáo
Kiểm tra SX
-KT vật liệu
-KT giá mua VL
- KT NSLĐ
- KT công nghệ
Tiêu thụ SP
- CL]ợng SP
- NCầu SP
- Giao hàng
- HT kho hàng
Hiệu quả
- Giá cả Hhoá

- Thị tr]ờng
- Ngân sách
- Chi tiêu
- Lợi nhuận
Hệ thống giao dịch
Báo cáo
phân x]ởng
K tra
S xuất
Mua NV
Liệu
T Hiện đơn
đặ hàng
Kho thành
phẩm
vi xử lý 80386. Hệ thống này đợc vận hành và bảo trì bởi 50 chuyên gia
phần cứng và phần mềm. Nhỏ sử dụng HTTTSX mà mỗi tháng tập đoàn
giảm đợc 50 triệu USD chi phí cho công tác điều hành sản xuất.
7
Bài 4. Hệ thống thông tin tài chính & kế toán.
Hệ thống thông tin tài chính & kế toán bao gồm 2 phân hệ là tài
chính và kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Đây là hệ thống thông
tin đợc tin học hoá sớm nhất so với các hệ thống thông tin khác.
I. Phân hệ thông tin tài chính.
Phân hệ này bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt
động tài chính của doanh nghiệp.
1. Mô hình phân hệ thông tin tài chính.
2. Các tiềm năng:
- Phần cứng: LAN;
- Phần mềm: là CSDL tài chính thống nhất.

3. Các quy trình trong phân hệ thông tin tài chính.
a) quy trình lập các KH tài chính.
b) quy trình quản lý ngân sách.
c) quy trình quản lý vốn đầu t
4) quy trình dự đoán tài chính.
Mô hình chức năng của các quy trình trong hoạt động tài chính
doanh nghiệp đợc trình bầy trong hình dới đây , trong đó các hoạt động
tài chính đợc xét theo các giai đoạn ngắn hạn, dài hạn, các báo cáo tài
chính và quy trình xử lý giao dịch
8

CSDL
tài chính
MTĐT MTĐT MTĐT
NetWork Interface Cart
K hoạch
T Chính
Quản lý
vốn Đ t]
Quản lý
ngân sách
Các dự đoán
tài chính
H 3.6. Phân hệ thông tin tài chính
II. Phân hệ thông tin kế toán.
Phân hệ thông tin kế toán có chức năng thu nhận các dữ liệu trong
các giao dịch kinh tế và thơng mại, thực hiện các thủ tục kế toán nhắm
xây dựng các báo cáo tài chính và các bảng cân đối kế toán tổng hợp.
1. Mô hình tổng quát của phân hệ thông tin kế toán nh sau.
( H 3.8)

2. Các tiềm năng:
- Phần cứng: LAN;
9
KH tài chính doanh nghiệp dài hạn
KH hoá tài chính doanh nghiệp ngắn hạn
1. KH kho bạc
2. KH ngân sách đầu t]
3. KH lợi nhuận hàng năm
4. KH ngân sách hoạt động
5. KH thu thuế
- Tình trạng tài chính doanh nghiệp
- Tình hình khách hàng
- Phân tích ngân sách
- Phân tích các yếu tố tạo nên lợi nhuận
- Phân tích hiệu quả vốn đầu t].
Xử lý giao dịch tài chính
Kế toán
- Tài khoản khách
hàng
- Thanh toán
- K toán P tích
- Sổ gốc
Kho bạc
- Quản lý đầu t]
- Quản lý ngoại hối
Thuế
- Kế toán thuế
- Kiểm toán
Các báo cáo tài chính
H 3.7. . Mô hình chức năng tổng quát của phân hệ tài chính

- Phần mềm: là CSDL về đơn đật hàng, về quản lý kho hàng, thanh
toán, sổ cái và các sổ chi tiết; sử dụng các HQTCSDL thông dụng nh
FoxPro, Access, Lotus, Excel Các phần mềm kế toán nh FAST
Acounting, KTSYS
Quy trình xử lý thông tin kế toán đợc trình bầy trong H 3.9. Quy
trình này gồm 13 khối thể hiện các công đoạn của quy trình kế toán.
Các khối 1,2,3: Quy trình xử lý đơn đặt hàng;
Các khối 4,5,6,7: Quy trình thanh toán;
Các khối 8,9: Quy trình xử lý mua hàng;
Các khối 10,11: Quy trình trả lơng;
Các khối 12,13: Quy trình kế toán tổng hợp.
Nội dung chi tiết của các quy trình đó xi xem trong GT.
10
H 3.8.Mô hình tổng quát phân hệ thông tin kế toán
MTĐT MTĐT MTĐT
NetWork Interface Cart

CSDL
đơn đặt
hàng
CSDL
kho
hàng
CSDL
thanh
toán
CSDL
K Toán
T hợp
- Các bảng tổng hợp tài chính

- Các bảng cân đối kế toán
H 3.8. Mô hình tổng quát của HTTTKT toán

11
1. Xử lý
đơn đặt
hàng
2. Hoá đơn
bán hàng
3. P tích
K quả
bán hàng
4. Tkhoản
của khách
hàng
5. Nhập
tiền
6. Tkhoản
của ng]ời
cung cấp
7. Trả tiền
12.
Sổ
cái
13. Tình
trạng
tài
chính
8. Mua
bán

9. kiểm
tra
kho
10. Sổ
thanh
toán
11.
Ghi nhận
kiểm tra
H 3.9. Quy trình xử lý thông tin kế toán
Bài 5. Hệ thống thông tin quản trị nhân lực
Hệ thống thông tin quản trị nhân lực bao gồm toàn bộ các thông tin
về nguồn nhân lực, về tuyển chọn, bồi dỡng và sử dụng nguồn nhân lực
trong doanh nghiệp.
Mô hình hệ thống thông tin quản trị nhân lực nh sau:
II. Thành phần của hệ thống thông tin QTNL gồm:
- Tiềm năng phần cứng: một LAN:
- Tiềm năng phần mềm : quan trọng nhất là một CSDL quản lý lao
động ;
III. Mục tiêu của hệ thống thông tin QTNL là:
- Cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý.
- Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về
NNL;
- cung cấp thông tin về bồi dỡng NNL;
- cung cấp thông tin về tiềm năng NNL để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ;
- cung cấp thông tin về sự biến động của NNL;
- cung cấp thông tin về trả lơng, bảo hiểm XH
Mô hình chức năng của HTTTQL NNL có dạng sau đây:
12
MTĐT MTĐT MTĐT

NetWork Interface Cart

H. 3. 1. Hệ thống thông tin Quản trị nhân lực
Tuyển dụng
nhân lực
đào tạo
nhân lực
Sử dụng
nhân lực
Quản lý
nhân lực
MTĐT MTĐT MTĐT
NetWork Interface Cart

H. 3. 11. Hệ thống thông tin Quản trị nhân lực
Tuyển dụng
nhân lực
đào tạo
nhân lực
Sử dụng
nhân lực
Quản lý
nhân lực
CSDL quản
trị nhân lực
CSDL quản
trị nhân lực
13
Phân hệ thông tin chiến lợc QTNL
Kế hoạch chiến lợc về NNL;

Phân hệ thông tin chiến thuật QTNL
1. Phân tích thị trờng NL;
2. K hoạch tuyển chọn NL;
3. K hoạch sử dụng NL;
4. K hoạch duy trì và phát triển NNL;
5. K hoạch đào tạo NNL;
Phân hệ thông tin cơ động QTNL
- Thông tin sử dụng lao động trong doanh nghiệp;
- Thông tin về trình độ tay nghề của NNL;
- Thông tin đánh giá năng lực cán bộ;
- Thông tin về thuyên chuyển, đề bạt cán bộ;
- Thông tin chi trả lơng, BHXH;
H 3.12. Mô hình chức năng HTTT QTNL
Bài 6. Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định
HTTT này gồm hai bộ phận có liên quan với nhau là bjpj cung cấp
thông tin cho lãnh đạo và bjpj trợ giúp ra quyết định. Mỗi bjpj cũng có thể
coi là một HTTT riêng biệt.
I. Mô hình.
Hệ thống thông tin cho lãnh đạo có mô hình sau đây:
II. Mô hình HTTT hỗ trợ ra quyết định.
14
Lãnh đạo
MTDT
phần mềm cung cấp thông tin
Quản trị CSDL
phần mềm viễn thông
Nhàng dữ liệu
CSDL Q lý
CSDL K thác
H 13. Mô hình hệ thống thông tin lãnh đạo

Lãnh đạo
MTDT
phần mềm cung cấp thông tin
Quản trị CSDL
phần mềm viễn thông
Nhàng dữ liệu
CSDL Q lý
CSDL K thác
H 13. Mô hình hệ thống thông tin lãnh đạo
Cbộ Qlý
MTDT
Phần mềm hỗ trợ ra quyết định

Quản trị CSDL
Xử lý hội thoại
Các mô hình
CSDL
H 14. Mô hình hệ thống hỗ trợ ra quyết định
Xử lý các mô hình
Chơng 8. các hệ thống thông tin quản lý trong
kinh tế và thơng mại (XGT)
I. Các hệ thống thông tin quản lý trong kinh tế và thơng mại
Bài 1. Hệ tin học văn phòng
Bài 2. Hệ thống xử lý giao dịch
Bài 3. Hệ thống thông tin sản xuất
Bài 4. Hệ thống thông tin tài chính kế toán
Bài 5. Hệ thống thông tin quản trị nhân lực
Bài 6. Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định.
II. Các vấn đề cần NC
Đối với mỗi HTTT cần quan tâm các vấn đề sau đây:

Khái niệm
Chức năng
Cấu trúc
Cơ chế hoạt động
Tác dụng
Liên hệ thực tế
III. Các vấn đề giống nhau và khác nhau
Giống nhau
- Mô hình tổng quát
- Các bộ phận cấu thành
Khác nhau
- Mục đích
- Các CSDL
- Cơ chế hoạt động
- Đối tợng phục vụ
15