Triển khai thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian tại một số đơn vị của tổng cục thống kê

TỔNG CỤC THỐNG KÊ
VIỆN KHOA HỌC THỐNG KÊ





BÁO CÁO TỔNG HỢP
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU NHIỆM VỤ

Triển khai thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian
tại một số đơn vị của Tổng cục Thống kê
(Mã số:2.3.1-NV12)


Chủ nhiệm:
Phó chủ nhiệm:
Phó chủ nhiệm:
Thư ký:
CN. Hoàng Thu Hiền
CN. Hà Thị Hồng Nhung
CN. Nguyễn Chí Tiêu
CN. Đỗ Thị Ngát




Hà Nội - 2012

2
MỤC LỤC

CHƢƠNG I: TỔNG QUAN NHIỆM VỤ TRIỂN KHAI KẾT QUẢ ĐỀ TÀI 3
1. Kết quả nghiên cứu của đề tài 3
2. Sự cần thiết nhiệm vụ khoa học ghi chép thời gian 5
3. Lựa chọn các đơn vị tham gia thử nghiệm 7
4. Xây dựng Bảng danh mục sản phẩm 7
5. Bổ sung và hoàn thiện phần mềm …. 9
6. Triển khai nhiệm vụ khoa học 24
CHƢƠNG II: KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM 25
1. Tình hình triển khai tại các đơn vị 25
2. Kết quả ghi chép 27
3. Sử dụng kết quả ghi chép 31
4. Những thuận lợi, khó khăn của các đơn vị 32
5. Hạn chế 33
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 36
Bảng 1: Tình hình ghi chép thời gian trong tháng 11/2012 của các đơn vị 28
Bảng 2: Thời gian sử dụng phân theo sản phẩm/công việc chính 29
PHỤ LỤC 1: DANH MỤC SẢN PHẨM/CÔNG VIỆC CỦA VIỆN KHOA 38
PHỤ LỤC 2: DANH MỤC SẢN PHẨM/CÔNG VIỆC CỦA THANH TRA 50
PHỤ LỤC 3: DANH MỤC SẢN PHẨM/CÔNG VIỆC CỦA VỤ NÔNG,LÂM 55
PHỤ LỤC 4: DANH MỤC SẢN PHẨM/CÔNG VIỆC CỦA CỤC PHÚ THỌ 60
PHỤ LỤC 1: DANH MỤC SẢN PHẨM/CÔNG VIỆC CỦA CỤC VĨNH PHÚC70
Tài liệu tham khảo………….…………………….………….……… ………… 80




3

CHƢƠNG I : TỔNG QUAN NHIỆM VỤ TRIỂN KHAI
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI HỆ THỐNG GHI CHÉP THỜI GIAN
1. Kết quả nghiên cứu của đề tài
Đề tài khoa học cấp cơ sở “Nghiên cứu xây dựng và thử nghiệm hệ thống ghi
chép thời gian cho Viện Khoa học Thống kê” do Tiến sỹ Phạm Đăng Quyết thực
hiện năm 2011, đã đƣợc nghiệm thu đạt loại giỏi. Đề tài đã nêu bật đƣợc việc
phân bổ và sử dụng làm sao cho hợp lý quỹ thời gian mà luôn đƣợc mỗi cá nhân,
mỗi tổ chức đặc biệt quan tâm. Nhất là trong thời đại ngày nay, khi mà khoa học
kỹ thuật phát triển nhanh làm cho các quá trình sản xuất diễn ra ngày một nhanh
hơn thì việc sử dụng hợp lý quỹ thời gian lại càng trở nên quan trọng. Quản lý
thời gian là hành động hoặc quá trình lập kế hoạch và thực hiện kiểm soát có ý
thức số lƣợng thời gian dành cho hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả,
năng suất. Hệ thống ghi chép thời gian là công cụ để quản lý thời gian làm việc
một cách hiệu quả.
Nội dung đề tài đã nghiên cứu bao gồm:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn áp dụng Hệ thống ghi chép thời gian
của một số cơ quan trong và ngoài nƣớc, của một số tổ chức quốc tế tại Việt
Nam;
- Xác định danh mục các sản phẩm công việc của các đơn vị thuộc Viện
Khoa học thống kê và mã hóa;
- Xây dựng các biểu đầu vào và các biểu đầu ra của Hệ thống ghi chép thời
gian đối với các hoạt động của Viện Khoa học Thống kê (kể cả bảng chấm
công);
- Xây dựng phần mềm Hệ thống ghi chép thời gian cho hoạt động của Viện
Khoa học Thống kê; áp dụng thử nghiệm tại Viện KHTK;
- Đề xuất các biện pháp và lộ trình áp dụng Hệ thống ghi chép thời gian đối
với các đơn vị thuộc Tổng cục Thống kê qua kết quả thử nghiệm.

4
Đề tài cũng đã nghiên cứu thực tiễn áp dụng hệ thống quản lý thời gian đối

với các đơn vị/cơ quan ở trong nƣớc và ở nƣớc ngoài. Nhƣ việc quản lý thời
gian qua bảng chấm công truyền thống ở cơ quan Tổng cục Thống kê; giới thiệu
hệ thống chấm công vân tay của Đài truyền hình kỹ thuật số VTC để quản lý tự
động các khâu nhân sự và tự động chấm công cho toàn bộ nhân viên thông qua
phần mềm với máy tính chấm công vân tay; giới thiệu module quản lý công việc
của Hệ thống văn phòng điện tử do công ty TNHH Hoàng Hà thiết kế.
Hệ thống quản lý thời gian đƣợc sử dụng khá phổ biến ở nƣớc ngoài. Ví dụ,
Cơ quan thống kê Thụy Điển (SCB) đã sử dụng hệ thống báo cáo thời gian để
quản lý thời gian lao động của từng công chức, viên chức trong từng đơn vị
thuộc Cơ quan Thống kê Thụy Điển. Công cụ này hết sức đơn giản, công chức,
viên chức tự giác ghi chép lại thời gian đã sử dụng cho từng công việc cụ thể do
mình thực hiện theo phần mềm chuyên dụng, ngƣời lãnh đạo, quản lý có thể biết
đƣợc công chức, viên chức của đơn vị đang làm công việc gì. Hệ thống ghi chép
thời gian của SCB đã cung cấp đầy đủ dữ liệu cho việc tính toán chi phí thời
gian cho từng sản phẩm công việc để tính giá sản phẩm dịch vụ thống kê; ghi
chép thời gian lao động của từng công chức (đánh giá trình độ, hiệu quả công
việc của từng công chức)…
Sử dụng những ý tƣởng gợi ý về việc lập kế hoạch công tác và theo dõi bằng
cách sử dụng các công cụ quản lý khác nhau, và cụ thể là hệ thống ghi chép thời
gian từ các chuyên gia thống kê của Cơ quan Thống kê Thụy Điển, Đề tài đã
nghiên cứu và xây dựng thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian đối với Viện
KHTK. Cơ sở cho một hệ thống ghi chép thời gian là mọi nhân viên có thể nhập
đƣợc số giờ làm việc hàng ngày hoặc hàng tuần. Các giờ làm việc đƣợc chia
theo các sản phẩm công việc cụ thể để có thể đo lƣờng đƣợc bao nhiêu chi phí
về thời giờ cho mỗi sản phẩm cụ thể. Những thành phần cơ bản của hệ thống ghi
chép thời gian bao gồm Bảng danh mục các sản phẩm/công việc của Viện và
phần mềm chuyên dụng của hệ thống.


5

2. Sự cần thiết nhiệm vụ khoa học Ghi chép thời gian
Kết quả nghiên cứu đề tài này có tính ứng dụng cao, đặc biệt là phần mềm
ghi chép thời gian trực tuyến. Kết quả nghiên cứu này cần đƣợc đƣa vào áp dụng
rộng rãi trong thực tiễn toàn ngành Thống kê. Tuy nhiên, kết quả nghiên cứu của
đề tài mới dừng lại ở phạm vi 01 đơn vị sự nghiệp là Viện Khoa học Thống kê
(Viện KHTK), kết quả nghiên cứu đề tài nói chung và phần mềm ghi chép thời
gian nói riêng cần đƣợc tiếp tục thử nghiệm để hoàn thiện trƣớc khi triển khai
rộng rãi ở một số đơn vị khác của Tổng cục.
Hiện nay, việc quản lý thời gian lao động tại các đơn vị thuộc TCTK đƣợc
thực hiện theo quy định chung của Nhà nƣớc – Đó là “Bảng chấm công”. Bảng
chấm công là căn cứ xác định tình trạng làm việc của công chức, viên chức
trong những ngày làm việc trong tháng để trả lƣơng và xét thi đua. Bảng chấm
công đã đƣợc thiết kế sẵn với cột đầu tiên để ghi họ và tên công chức, các cột
còn lại của Bảng chấm công là các ngày trong tháng. Ngƣời đứng đầu đơn vị
(nhóm, phòng) hoặc Tổ trƣởng công đoàn bộ phận là ngƣời đánh dấu (chấm
công) vào Bảng chấm công về tình hình đi làm của từng ngƣời trong đơn vị,
cuối tháng nộp Bảng chấm công cho bộ phận kế toán để hoàn thành thủ tục trả
lƣơng tháng cho từng ngƣời trong đơn vị. Bảng chấm công có hạn chế cơ bản là
không ghi chép và báo cáo đƣợc thời gian sử dụng cho từng công việc cụ thể, ví
dụ, không ghi chép đƣợc thời gian cụ thể làm một báo cáo tháng (quý, năm) ở
từng lĩnh vực thống kê hết bao nhiêu thời gian. Do đó, Bảng chấm công không
những không hỗ trợ ngƣời lãnh đạo, ngƣời quản lý điều phối nhân lực trong cơ
quan, mà còn không khuyến khích đƣợc những ngƣời làm việc có năng suất và
hiệu quả; xa hơn nữa, Bảng chấm công không cung cấp đƣợc những thông tin
phục vụ cho việc tính tiêu hao thời gian lao động cho từng công việc, từng sản
phẩm cụ thể. Nhƣng với Hệ thống ghi chép thời gian cùng với Danh mục công
việc của từng đơn vị, Hệ thống có thể tự động tổng hợp và báo cáo số giờ làm
việc theo từng sản phẩm, theo ngày, tuần, tháng, năm. Nhờ phần mềm này, các
cá nhân và từng đơn vị không những kiểm soát đƣợc thời gian làm việc của

6
mình, mà còn có thể tính chi phí thời gian cho từng sản phẩm, công việc….
Chính vì vậy, việc triển khai áp dụng Hệ thống ghi chép thời gian tới các đơn vị
thuộc TCTK là rất cần thiết.
Thống kê Việt Nam muốn phát triển nhanh, bền vững, cần đẩy nhanh tiến
trình cải cách hành chính trong các hoạt động thống kê và xây dựng, hoàn thiện
các quy trình sản xuất các sản phẩm thống kê. Để thực hiện đƣợc điều đó, một
trong các giải pháp quan trọng và có tính đột phá trong giai đoạn 2011-2020 là
áp dụng Hệ thống ghi chép thời gian. Viện KHTK đã chủ động tiếp nhận và
triển khai áp dụng thử nghiệm vào một số hoạt động của Viện. Ban đầu, chọn
một đơn vị của Viện KHTK để thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian. Sau đó,
trên cơ sở kết quả áp dụng thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian, Viện đã tổ
chức nhiều cuộc họp, hội thảo rút kinh nghiệm, bổ sung, chỉnh sửa Hệ thống ghi
chép thời gian cho phù hợp với điều kiện của Việt Nam nói chung và Tổng cục
Thống kê nói riêng với mục tiêu phổ biến rộng rãi công cụ quản lý thời gian lao
động này.
3. Lựa chọn các đơn vị tham gia thử nghiệm
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của Viện KHTK, tập thể Lãnh đạo Tổng
cục và nhiều đơn vị thuộc Tổng cục đã đánh giá cao phần mềm ghi chép thời
gian và kết quả thử nghiệm của Viện KHTK. Một số đơn vị đã đề nghị đƣợc áp
dụng thử nghiệm tại đơn vị mình. Căn cứ vào nhu cầu của một số đơn vị, Viện
KHTK có Tờ trình và đƣợc đồng chí Tổng cục trƣởng đồng ý để viện KHTK thử
nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian tại 05 đơn vị, gồm 02 đơn vị cấp Vụ (Thanh
tra Tổng cục và Vụ Thống kê Nông, Lâm nghiệp và Thủy sản) và 02 Cục Thống
kê (Phú Thọ và Vĩnh Phúc) và Viện KHTK.
Thanh tra TCTK có chức năng giúp Tổng cục trƣởng quản lý nhà nƣớc về
công tác thanh tra, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hành chính và thanh
tra chuyên ngành trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nƣớc của TCTK. Ở
đơn vị này có tính chất công việc khác hẳn so với các Vụ nghiệp vụ khác, với
chức năng kiểm tra, giám sát của mình các nghiệp vụ trong Thanh tra TCTK

7
không chỉ là nghiệp vụ thanh tra mà còn phải nắm vững về các công tác, hoạt
động của ngành từ điều tra thu thập thông tin, tổng hợp báo cáo…
Vụ Thống kê Nông lâm nghiệp, thủy sản đại diện cho các Vụ nghiệp vụ
của TCTK tham gia thử nghiệm lần này, có cùng đặc điểm chung với các vụ
nghiệp vụ khác là nghiên cứu và hƣớng dẫn chuyên sâu về nghiệp vụ thống kê,
vụ Thống kê Nông, lâm nghiệp và thủy sản còn có những đặc điểm riêng trong
công việc do phụ thuộc vào tính chất mùa vụ nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản.
Chính vì vậy tiến độ công việc của từng cán bộ trong Vụ trong từng thời điểm,
thời kì cũng có sự khác biệt.
Đại diện cho 63 Cục thống kê tỉnh/thành phố tham gia thử nghiệm là Cục
Thống kê Vĩnh Phúc và Cục Thống kê Phú Thọ. Tại buổi Hội thảo, sau khi nghe
Viện KHTK giới thiệu về đề tài, lãnh đạo 2 đơn vị đã tha thiết đƣợc áp dụng thử
nghiệm Ghi chép thời gian tại đơn vị mình. Chức năng, nhiệm vụ của các Cục
Thống kê tỉnh/thành phố là tổ chức thực hiện hoạt động thống kê theo chƣơng
trình, kế hoạch công tác do Tổng cục trƣởng TCTK giao; đồng thời đáp ứng nhu
cầu thông tin thống kê trên địa bàn, phục vụ sự lãnh đạo, quản lý và điều hành
của các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phƣơng; chịu sự quản lý trực tiếp về
nghiệp vụ chuyên môn, tổ chức, biên chế, quỹ lƣơng, tài chính của TCTK. Do
có chức năng nhiệm vụ giống nhau nên thử nghiệm tại 2/63 Cục Thống kê là số
lƣợng hợp lý; bên cạnh đó Lãnh đạo 2 đơn vị rất nhiệt tình, thƣờng xuyên quan
tâm và rất coi trọng kết quả đầu ra của thử nghiệm, mong muốn áp dụng kết quả
này trong công tác lãnh đạo quản lý tại đơn vị.
4. Xây dựng Bảng Danh mục sản phẩm
Sau Hội thảo và hoàn thiện phần mềm cho các đơn vị, Ban chủ nhiệm đề
tài đã chủ động hƣớng dẫn và phối hợp với các đơn vị xây dựng bản danh mục
sản phẩm công việc, danh mục ngƣời dùng, bảng biểu tổng hợp.
Về danh mục sản phẩm công việc: Có thể nói việc áp dụng Hệ thống này
hiệu quả đến đâu phụ thuộc rất nhiều vào chi tiết và tổ chức khoa học cây danh

8
mục sản phẩm/công việc. Vì mỗi đơn vị có nhiệm vụ khác nhau nên không có
một bảng danh mục sản phẩm chung đƣợc (kể cả 2 Cục Thống kê vì căn cứ vào
đặc điểm kinh tế xã hội của từng tỉnh mà khối lƣợng công việc nghiệp vụ cũng
nhƣ cán bộ tƣơng ứng sẽ khác nhau, phần công việc phục vụ địa phƣơng sẽ có
điểm khác nhau). Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị, các
đơn vị tự xây dựng danh mục sản phẩm công việc. Danh mục này gồm có 4 cấp,
cấp 1 là những nhiệm vụ chính của đơn vị và chia nhỏ đến cấp 4 là những công
việc làm thƣờng xuyên, cụ thể, sản phẩm trực quan của công việc.
Việc xây dựng này đối với các Cục Thống kê về cơ bản là thuận lợi. Từ những
sản phẩm công việc là các loại báo cáo theo quy định của TCTK đƣợc tổng hợp
từ các nguồn điều tra, khai thác hồ sơ hành chính, báo cáo của cơ sở…có thể
kiểm tra danh mục theo hƣớng từ dƣới lên hoặc từ trên xuống rất thuận lợi. Đối
với các công việc hỗ trợ nhƣ hành chính, tạp vụ, văn thƣ, thủ quỹ, kế toán…
đƣợc sắp xếp và hệ thống theo hƣớng dễ khai báo do các công việc này đƣợc
quy về theo nhóm chứ không quá chi tiết đối với ngƣời dùng.
Các công việc nghiệp vụ đƣợc phân theo từng mảng công việc theo từng phòng
để dễ thực hiện khai báo và dễ dàng theo dõi, đôn đốc, giám sát đối với lãnh đạo
phòng, lãnh đạo Cục. Những phần việc cần huy động cả đơn vị tham gia đƣợc
sắp xếp hợp lý tại những phân nhóm riêng, dễ tìm và tiết kiệm thời gian khai
báo.
Ngoài việc thực hiện chƣơng trình kế hoạch công tác do TCTk giao, các Cục
thống kê địa phƣơng còn phải thực hiện công tác phục vụ thông tin cho các cấp
lãnh đạo địa phƣơng nhƣ thông tin thƣờng xuyên có sẵn, thông tin phải tổng hợp
hoặc phải tự tổ chức điều tra thu thập…Những phần công việc này đƣợc xếp
riêng ra một mục và các công việc phục vụ địa phƣơng của Cục nào sẽ do Cục
đó tự thiết kế vào cây sản phẩm vì mỗi địa phƣơng có những phần công việc
khác nhau giao cho Cục Thống kê.
Đối với Vụ Thống kê Nông, lâm nghiệp và thủy sản việc xác định danh

mục công việc nhìn chung có nhiều thuận lợi, tuy nhiên những công việc cụ thể

9
theo nhóm, các loại báo cáo của Vụ bị ảnh hƣởng bởi tính thời vụ của sản xuất
nông nghiệp nên không đều nhau giữa các cán bộ và các khoảng thời gian trong
năm.
Tại Thanh tra TCTK, vấn đề xây dựng danh mục công việc gặp nhiều khó
khăn, nguyên nhân chủ yếu là do chức năng, nhiệm vụ của Thanh tra đƣợc ban
hành đã lâu, hiện có nhiều điểm không còn phù hợp, bên cạnh đó tính chất công
việc mang tính sự vụ, nhiệm vụ đột xuất nhiều nên khi thiết kế cây danh mục
sản phẩm có nhiều khó khăn và còn một số điểm chƣa đƣợc phù hợp.
Về danh mục người dùng: Các đơn vị lập danh mục cán bộ, công chức,
nhân viên trong đơn vị; cung cấp địa chỉ email và gắn tên truy nhập là địa chỉ
email cá nhân. Một số nhân viên phục vụ nhƣ lái xe, tạp vụ, hành chính khác
không tham gia thử nghiệm, do điều kiện sử dụng máy tính và kiến thức tin học
còn hạn chế.
Về bảng biểu tổng hợp: Căn cứ vào danh mục sản phẩm công việc và mục
đích sử dụng của lãnh đạo các đơn vị, các đơn vị đã xây dựng đƣợc hệ thống
bảng biểu tổng hợp của đơn vị mình. Mỗi đơn vị do tính chất công việc khác
nhau thì sẽ có hệ thống bảng biểu tổng hợp khác nhau, nhƣng nhìn chung đều
hƣớng đến việc tính toán thời gian làm việc hành chính, ngoài giờ, ngày nghỉ lễ
tết…; thời gian làm việc của từng nhiệm vụ, nhóm nhiệm vụ cụ thể…tổng hợp
theo nhóm công việc, theo phòng hoặc theo từng dự án công việc đã khai báo.
Bảng biểu tổng hợp có thể xuất ra Excel tiện cho in ấn, tổng hợp theo nhiều
chiều.
5. Bổ sung và hoàn thiện phần mềm
Kế thừa phần mềm từ đề tài cấp cơ sở: “Nghiên cứu xây dựng và thử
nghiệm hệ thống ghi chép thời gian cho Viện Khoa học Thống kê” do Tiến sỹ
Phạm Đăng Quyết thực hiện. Ban chủ nhiệm đề tài đã làm việc với bên thiết kế
phần mềm để trao đổi việc mở rộng phần mềm, đặt vấn đề sử dụng các hệ thống

cơ sở dữ liệu để hỗ trợ trong công việc phân tích, tổng hợp kết quả công việc của

10
từng đơn vị. Phần mềm cũng phải đảm bảo việc giám sát và duy trì chất lƣợng
hệ thống cơ sở dữ liệu cũng nhƣ tính bảo mật khi cập nhật và sử dụng. Phần
mềm ghi chép thời gian đã đáp ứng đƣợc các tính năng nổi trội khi sử dụng nhƣ
các thao tác thực hiện dễ dàng, đơn giản, nhanh chóng, kịp thời và chính xác qua
hệ thống trên môi trƣờng Internet.
Về cơ bản Hệ thống ghi chép thời gian là giải pháp nhanh chóng, tiện lợi
trong quản lý thời gian làm việc. Giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và cung cấp
cái nhìn tổng quan một cách rõ ràng về thời gian làm việc của nhân viên cho các
dự án. Hệ thống ghi chép thời gian là phần mềm, dễ sử dụng, dễ dàng theo dõi
thời gian, chi phí và báo cáo công việc. Hệ thống ghi chép rất lý tƣởng cho các
công ty nhỏ, các cơ quan cần đƣa thông tin chi tiết về thời gian và công việc
nhân viên đang làm trong các dự án và làm cơ sở cho thanh toán lƣơng và chi
phí. Ngƣời dùng có thể dễ dàng theo dõi thời gian khác nhau trong các dự án,
các hoạt động đƣợc đăng ký và đồng thời có một cái nhìn tổng quan của các báo
cáo hoạt động trƣớc đây.
Đối với ngƣời chủ trì, quản lý công việc sẽ dễ dàng có đƣợc cái nhìn tổng
quan về bao nhiêu thời gian đã đƣợc đăng ký vào một dự án hoặc hoạt động và
thời gian đăng ký bởi một ngƣời dùng cụ thể. Ngoài ra còn có một số báo cáo
trong hệ thống các bảng chấm công, ví dụ nhƣ báo cáo thời gian một tháng,
tuần, tất cả các dự án.
Phần mềm đƣợc nâng cấp và mở rộng với 2 phần việc là: Thiết kế hệ quản
trị chung và thiết kế từng phần mềm riêng biệt cho các đơn vị tham gia áp dụng
thử nghiệm. Hệ thống ghi chép thời gian đƣợc trình duyệt trên website:

Phần hệ quản trị chung đã đƣợc thiết kế đơn giản để kiểm soát toàn bộ Hệ
thống ghi chép thời gian của các đơn vị. Với các chức năng:
+ Thông tin của Hệ thống quản lý chung

+ Kiểm soát số đơn vị tham gia hệ thống.
+ Theo dõi số lƣợng ngƣời truy nhập vào hệ thống của mỗi đơn vị.

11

+ Quản lý tên đăng nhập và mật khẩu cho quyền quản trị viên các hệ thống


+ Tổng hợp báo cáo


12
Trên cơ sở phần mềm Hệ thống ghi chép thời gian đang đƣợc thử nghiệm
cho Viện KHTK, bộ phận thiết kế phần mềm đã chỉnh sửa nâng cấp và hoàn
thiện hệ thống, sau đó nhân bản thành 4 phần mềm dành riêng cho từng đơn vị
tham gia áp dụng thử nghiệm. Tuy là từng hệ thống riêng biệt nhƣng chức năng
và các thao tác thực hiện đƣợc thiết kế đồng bộ, dễ dàng cho ngƣời sử dụng.

Hệ thống ghi chép thời gian rất hiệu quả trong quá trình theo dõi thời gian
làm việc, và cũng dễ dàng sử dụng cho ngƣời dùng. Ngƣời sử dụng có khả năng
tạo báo cáo dễ dàng theo thời gian mình đăng ký vào các sản phẩm, công việc.
Quản trị hệ thống dễ dàng có đƣợc một cái nhìn tổng quan về thời gian đã
đăng ký vào một sản phẩm hoặc công việc, thời gian đăng ký bởi một ngƣời
dùng cụ thể. Ngoài ra còn có một số báo cáo, ví dụ nhƣ báo cáo thời gian một
tháng, tuần, tất cả các dự án Tất cả các báo cáo có thể đƣợc xuất ra tệp Excel
cho mục đích lƣu trữ, in ấn.
Hệ thống ghi chép thời gian có thể giúp ngƣời dùng bắt đầu sử dụng phần
mềm ngay lập tức mà không cần đào tạo để hiểu sâu về hệ thống. Vì phần mềm
hoạt động dựa trên website nên có thể truy cập ngay cả khi ngƣời dùng không ở
văn phòng. Điều duy nhất cần thiết là một trình duyệt hiện đại và kết nối

internet. Sau khi đăng nhập hệ thống, ngƣời dùng có thể thực hiện ngay các thao
tác ghi chép công việc và thời gian trong ngày.

13


Hệ thống đƣợc phân quyền rõ ràng theo 4 cấp:
Đối với ngƣời sử dụng đăng nhập dƣới quyền “Cán bộ”: Cho phép khai
báo thời gian, khai báo công việc, tạo các báo cáo.



14
và chức năng xem, sửa thông tin cá nhân của cán bộ đó.


Đối với ngƣời sử dụng đăng nhập dƣới quyền “Lãnh đạo phòng”: Ngoài
việc khai báo thời gian, khai báo công việc, xem thông tin cá nhân và tạo các
báo cáo nhƣ với quyền truy cập của “cán bộ” còn có thể lập “báo cáo theo thời
gian”.



15
Với quyền truy nhập này ngƣời dùng đƣợc mở rộng theo phạm vi của
phòng, có thể quản lý và theo dõi đƣợc các công việc và thời gian của các cán bộ
thuộc lãnh đạo phòng phụ trách từ các báo cáo mà hệ thống đã cung cấp.

Đối với ngƣời sử dụng đăng nhập dƣới quyền “Lãnh đạo Cục Vụ, Viện”:
Với việc sử dụng các chức năng khai báo chính mà Hệ thống thời gian cung cấp,

thì dƣới quyền đăng nhập này, giới hạn đƣợc mở rộng theo phạm vi của Cục,
Vụ, Viện, tức là đƣợc xem báo cáo và kiểm soát, theo dõi với cái nhìn tổng quan
về các công việc và thời gian của tất cả cán bộ thuộc Cục, Vụ, Viện một cách có
hệ thống với 9 loại báo cáo khác nhau.


16
Có thể chọn, xem báo cáo theo từng ngƣời hay công việc cụ thể của đơn vị


Hoặc xem theo phạm vi từng Phòng ban

Đối với ngƣời sử dụng đăng nhập dƣới quyền “Quản trị Hệ thống”: Dƣới
quyền đăng nhập “Quản trị Hệ thống”: Có chức năng kiểm soát tất cả báo cáo
nhƣ quyền đăng nhập “Lãnh đạo Cục, Vụ, Viện”. Ngoài việc khai báo còn có
quyền quản trị toàn hệ thống với chức năng tạo, cập nhật nhƣ: thêm, sửa, xóa
ngƣời sử dụng, các công việc/ sản phẩm của đơn vị…

17

Với 2 hình thức khai báo/ ghi chép thời gian cho phép cập nhật theo ngày
và theo tuần, quá trình đăng ký cho một công việc đã làm hết bao nhiêu giờ hết
sức đơn giản và dễ dàng.
Trang cá nhân của từng ngƣời dùng có giao diện nhƣ sau:


Trên giao diện này thể hiện các báo cáo thời gian của ngƣời sử dụng trong
4 tuần qua, trong 7 ngày gần đây nhất và theo sản phẩm/ công việc đang thực

18

hiện. Ngoài ra còn có đồng hồ để tính thời gian công việc trong ngày khi bắt đầu
khởi động.
Giao diện “Đăng ký thời gian” với bố cục đƣợc phân tách rõ ràng và
logic, việc khai báo “Công việc” đƣợc thiết kế tách biệt theo 4 khung chọn với 4
cấp công việc khác nhau để ngƣời dùng lựa chọn. Các bƣớc thực hiện khai báo
đƣợc chỉ dẫn rất cụ thể và dễ hiểu.



Trên thanh công cụ “Quản trị” cho phép sử dụng các chức năng: (i) Xem
thông tin cá nhân: có thể thay đổi mật khẩu và cập nhật lại thông tin cá nhân; (ii)
Quản lý ngƣời dùng (đối với quyền quản trị hệ thống): Có chức năng thêm, sửa,
xóa và cài đặt lại mật khẩu cho từng ngƣời sử dụng; (iii) Quản lý phòng ban,
quản lý đối tác: Có quyền thêm, sửa, xóa phòng ban, đối tác; (iv) Quản lý cây
danh mục: Là chức năng tạo và cập nhật sản phẩm/ công việc của hệ thống cho
mỗi đơn vị.

19

Nhóm triển khai công việc đã tạo và cập nhật danh mục sản phẩm/công việc
theo 4 cấp:


20
Tạo và cập nhật danh mục sản phẩm/ công việc chi tiết cấp 4:

Với thanh công cụ “Báo cáo” cho phép lựa chọn các hình thức báo cáo
thời gian khác nhau, có đến 9 loại báo cáo nhƣ: báo cáo thời gian chi tiết, báo
cáo theo ngƣời sử dụng, báo cáo theo công việc, …

21
Từ các dữ liệu khai báo sản phẩm/công việc và ghi chép thời gian theo
ngày hay theo tuần làm việc, ngƣời sử dụng có thể xem đƣợc các báo cáo thời
gian chi tiết hay báo cáo theo thời gian, báo cáo theo sản phẩm/ công việc cấp 1
hoặc cấp 2, cấp 3, cấp 4 của cá nhân hay của đơn vị Phòng, Trung tâm hay của
cả Viện theo cấp phân quyền của hệ thống nhƣ:
Báo cáo thời gian chi tiết của Phòng, Trung tâm:





22
Báo cáo theo thời gian của Viện theo tháng:

Báo cáo thời gian theo sản phẩm:


23
Phần mềm Hệ thống thời gian đƣợc nâng cấp thực sự rất hiệu quả và dễ
dàng sử dụng để khai báo/ghi chép thời gian và quản lý việc ghi chép của các
đơn vị tham gia thử nghiệm. Việc tổng hợp báo cáo công việc của từng cá nhân
hay từng Phòng ban theo tháng hay theo quý đƣợc đơn giản đi rất nhiều nhờ Hệ
thống đƣợc tự động hóa tất cả các báo cáo và có thể triết xuất sang Excel, thuận
tiện cho việc lƣu trữ dữ liệu và in ấn.
6. Triển khai nhiệm vụ khoa học
Ngay sau khi Lãnh đạo Tổng cục đồng ý phê duyệt tờ trình của Viện
KHTK về việc triển khai áp dụng thử nghiệm phần mềm ghi chép thời gian cho
một số đơn vị thuộc TCTK. Viện KHTK đã nhanh chóng tiến hành các thủ tục

triển khai nhiệm vụ, tổ chức Hội thảo quán triệt chủ trƣơng của TCTK về việc
triển khai áp dụng thử nghiệm phần mềm ghi chép thời gian tại 05 đơn vị, gồm
02 đơn vị cấp Vụ (Thanh tra Tổng cục và Vụ Thống kê Nông, Lâm nghiệp và
Thủy sản) và 02 Cục Thống kê (Phú Thọ và Vĩnh Phúc) và Viện KHTK. Trong
Hội thảo, Ban chủ nhiệm đã nêu rõ mục đích, ý nghĩa, tác dụng của việc ghi
chép thời gian, hƣớng dẫn tổng quan về phần mềm và giao nhiệm vụ của từng
đơn vị thực hiện….
Để chuẩn bị cho việc này, Ban chủ nhiệm nhiệm vụ đã biên soạn tài liệu
Hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Ghi chép thời gian. Trong tài liệu hƣớng dẫn có
đầy đủ các bƣớc từ hƣớng dẫn tạo lập danh mục ngƣời dùng, danh mục sản
phẩm công việc, đến các bƣớc nhập liệu ban đầu, cách sửa chữa, xóa những
thông tin sai, bổ sung công việc, thay đổi thời gian thực hiện…. Nhƣ đã giới
thiệu ở phần trƣớc, Ban chủ nhiệm đã thành lập quản trị của từng trang, hình
thành 1 cá nhân phụ trách trang này. Đối với 2 Cục Thống kê, đơn vị đã cử ra
một công chức phụ trách công nghệ thông tin làm công tác quản trị phần mềm,
triển khai thực hiện trong tài liệu hƣớng dẫn và thông qua điện thoại trực tiếp,
internet, Ban chủ nhiệm đã tổ chức hƣớng dẫn cho ngƣời quản trị cách quản trị
phần mềm của đơn vị, cập nhật danh mục ngƣời dùng, danh mục sản phẩm, tổng
hợp và xử lý thông tin đầu ra… Đây cũng là phần mềm hoàn toàn bằng tiếng

24
Việt, dễ sử dụng nên quản trị của các đơn vị nắm bắt nhanh. Vụ Thống kê Nông
lâm nghiệp và thủy sản, Thanh tra TCTK đã tổ chức một buổi họp toàn thể cán
bộ, công chức để Ban chủ nhiệm hƣớng dẫn trực tiếp, giải đáp thắc mắc. Việc
kết hợp giữa hƣớng dẫn trực tiếp và hƣớng dẫn gián tiếp rất hiệu quả, tiết kiệm
chi phí và nhân lực. Trong thời gian khởi động ban đầu, Ban chủ nhiệm đề tài
thƣờng xuyên liên hệ qua điện thoại hoặc trao đổi qua thƣ điện tử để kịp thời
giúp đỡ các đơn vị trong quá trình tiếp cận.

CHƢƠNG II: KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM

1. Tình hình triển khai tại các đơn vị
Thanh tra TCTK (Danh mục sản phẩm/công việc _ Phụ lục 2, trang 50),
Vụ Thống kê Nông, Lâm nghiệp và Thủy sản (Danh mục sản phẩm/công việc _
Phụ lục 3, trang 55) đã tổ chức triển khai phần mềm ghi chép thời gian đến toàn
thể công chức của đơn vị, Ban chủ nhiệm đề tài đã trực tiếp giới thiệu tổng quan
về phần mềm, hƣớng dẫn việc cập nhật các bảng danh mục, ghi chép của cá
nhân, sử dụng các quyền xem xét kết quả ghi chép, sử dụng hệ thống biểu tổng
hợp…; đồng thời giải đáp nhiều thắc mắc của cán bộ và hƣớng dẫn trực quan,
thực hành luôn vào công việc của đơn vị. Tỷ lệ tham gia hƣớng dẫn đạt 75% số
cán bộ công chức (Thanh tra TCTK là 6/9 ngƣời; Vụ Thống kê Nông lâm
nghiệp thủy sản là 15/19 ngƣời). Hai đơn vị đều cử riêng một cán bộ làm công
tác quản trị phần mềm, trực tiếp đôn đốc việc ghi chép, tổng hợp kết quả ghi
chép (riêng Thanh tra TCTK do Chánh Thanh tra trực tiếp làm công tác quản
trị).
Tại hai Cục Thống kê tỉnh, việc triển khai ghi chép thời gian đƣợc tiến
hành bài bản với tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình. Ngay sau khi tham dự Hội
thảo của Tổng cục Thống kê (TCTK) tổ chức về việc triển khai thử nghiệm Hệ
thống ghi chép thời gian tại một số đơn vị thuộc và trực thuộc TCTK, Lãnh đạo
Cục Thống kê Phú Thọ (Danh mục sản phẩm/công việc _ Phụ lục 4, trang 60)

25
và Vĩnh Phúc (Danh mục sản phẩm/công việc _ Phụ lục 5, trang 70) nhận thấy
tầm quan trọng, lợi ích của việc ứng dụng hệ thống này để theo dõi, đánh giá
thời gian, báo cáo công việc, tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cán bộ
công chức trong Ngành nên quyết tâm thực hiện thử nghiệm tại đơn vị.
Để chuẩn bị cho việc ứng dụng thử nghiệm, Lãnh đạo Cục giao cho một
bộ phận quản trị (Cục Thống kê Vĩnh Phúc là bộ phận Thanh tra, Cục Thống kê
Phú thọ là Phòng Thống kê Tổng hợp) chịu trách nhiệm nghiên cứu hệ thống,
lập kế hoạch triển khai và hƣớng dẫn thực hiện cho toàn thể cán bộ công chức
trong cơ quan Cục. Thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao, 2 Phòng này đã tiến hành

nghiên cứu Hệ thống, cập nhật đầy đủ danh mục các Phòng/bộ phận, danh mục
cán bộ công chức trong toàn cơ quan theo từng phòng và chức vụ đảm nhiệm,
xây dựng và cập nhật danh mục sản phẩm/công việc của Ngành; tiến hành soạn
thảo tóm tắt lại hƣớng dẫn sử dụng Hệ thống, đảm bảo tất cả cán bộ công chức
đều có thể thực hiện đƣợc việc khai báo cụ thể, đầy đủ, chi tiết những việc đã
làm trong thời gian tiến hành việc ghi chép.
Cuối tháng 10/2012, 2 Cục Thống kê đã mở hội nghị phổ biến nội dung,
quán triệt ý nghĩa, mục đích, yêu cầu của việc thử nghiệm Hệ thống Ghi chép
thời gian, chỉ đạo toàn bộ cán bộ công chức trong cơ quan thực hiện việc khai
báo về công việc và thời gian thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ và chính
xác trong tháng 11/2012, yêu cầu các đồng chí Trƣởng phòng chịu trách nhiệm
kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc thực hiện của cán bộ công chức trong Phòng, bộ
phận quản trị chịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc việc thực hiện trong toàn cơ
quan, xử lý, khắc phục những sự cố, báo cáo tình hình, đề xuất để Cục trƣởng
xem xét, có ý kiến và chỉ đạo kịp thời, đồng thời chịu trách nhiệm lập báo cáo
tình hình thử nghiệm Hệ thống sau khi kết thúc thời gian ứng dụng thử nghiệm
tại đơn vị.
Đối tƣợng triển khai, gồm cán bộ, công chức, ngƣời lao động công tác tại
Văn phòng Cục Thống kê. Với hình thức Hội nghị tập huấn, các giảng viên đã
giới thiệu phần mềm, ý nghĩa, mục đích của việc ghi chép thời gian và hƣớng