tin học hoá công tác quản lý các đơn vị kinh tế, hành chính, trường học

LỜI NểI ĐẦU
Trong những năm gần đây, đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ của
khoa học kỹ thuật, tin học đã đi sâu ứng dụng vào mọi ngành nghề và
các lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội. Sự phát triển của các quan
hệ kinh tế, sự mở rộng mạng lưới nghiệp vụ và sự tăng cường quy mô
của nú, nhất là mạng Internet ra đời đã làm tăng cường vượt bậc khối
lượng các luồng thông tin. Các sự kiện đó đang làm cho công việc quản
lý trở nên phức tạp. Cách quản lý dựa trên kinh nghiệm trực giác không
còn đem lại hiệu quả như mong muốn. Do đó phải thiết lập một phương
thức quản lý hiện đại hơn.
Tin học hoá công tác quản lý các đơn vị kinh tế, hành chính,
trường học… là một trong những lĩnh vực quan trọng của tin học. Việc
áp dụng tin học vào quản lý không những làm tăng đáng kể về năng suất
và chất lượng lao động mà còn tạo điều kiện cho việc xây dựng một hệ
thống thông tin quản lý chặt chẽ, có cơ sở khoa học và chính xác.
Là những sinh viên đang học CNTT, việc học tập, trang bị và
tiếp thu các kiến thức về tin học từ thực tế cũng như công tác quản lý là
cần thiết. Chính vì vậy mà dưới sự hướng dẫn của Thầy giáo Đào Phan
Vũ, em đã bước đầu làm quen với việc tìm hiểu, phân tích và vận dụng
những kiến thức đó vào thực tế.
Đề tài của em là tìm hiểu, phân tích là bài toỏn quản lý bỏn
hàng trong thời gian qua em đó cố gắng tìm hiểu nhưng với kiến thức
còn hạn chế nên đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất
mong được sự đóng góp ý kiến của Thầy giỏo và bạn bố để đề tài của
em được hoàn thiện hơn mà thực tế đòi hỏi.


Các hình thức kinh doanh phổ biến thường thấy ở cỏc doanh nghiệp nhỏ
và thật nhỏ là:
Các tiệm tạp húa, các sạp hàng nhu yếu phẩm, các cửa hiệu bán sách,
văn phòng phẩm, các đại lý phân phối sản phẩm của đủ mọi ngành hàng.

Hoạt động chủ yếu là mua sỉ bán lẻ. Nhà hàng, quán ăn, tiệm giải khát
Hoạt động chủ yếu là mua - bỏn hoặc mua - chế biến - bỏn.Phương thức
quản lý được áp dụng cho các hình thức kinh doanh nêu trên khá đơn
giản:
Tuừn thủ theo nguyờn tắc giỏ bỏn cao hơn giỏ mua.Ghi chép theo "toa",
phiếu, sổ với cách tổ chức " đặc biệt" theo từng nơi. Vào sổ cuối ngày,
tổng kết tựy theo yêu cầu quản lý của từng nghiệp chủ. Ước lượng và
dựa theo trí nhớ là điều thường xuyên phải làm. Với quy mô nhỏ cỡ
một tiệm tạp húa trong xóm nhỏ thì chỉ cần như vậy là đủ rồi. Nhưng khi
tiệm tạp húa đó bắt đầu lớn dần lên trở thành một đại lý phân phối hàng
húa cỡ trung bình thì bắt đầu nẩy sinh nhiều vấn đề cho nghiệp chủ:
Vào sổ cuối ngày, tổng kết tùy theo yêu cầu quản lý của từng nghiệp
chủ. Ước lượng và dựa theo trí nhớ là điều thường xuyên phải làm.
Với quy mô nhỏ cỡ một tiệm tạp hóa trong xóm nhỏ thì chỉ cần như vậy
là đủ rồi. Nhưng khi tiệm tạp hóa đó bắt đầu lớn dần lên trở thành một
đại lý phân phối hàng hóa cỡ trung bình thì bắt đầu nẩy sinh nhiều vấn
đề cho nghiệp chủ:
Đặt hàng và giao hàng, dự trù hàng húa Công nợ với nhà cung cấp và
các bạn hàng Theo dõi chi phí hoạt động Lúc này, ghi chép của các

cuốn sổ làm bằng tập vở học trò cũng như trí nhớ của người điều hành
không còn kham nổi với số giao dịch ngày càng tăng. Nhu cầu về một
phương thức quản lý chuyên nghiệp hơn bắt đầu xuất hiện. Theo quan
niệm của khá nhiều người hiện nay, giải pháp hữu hiệu nhất là dùng máy
vi tính. Họ đi mua máy vi tính để rồi sau đó thất vọng về mức độ đóng
góp của cái máy vạn năng này.
Thực ra máy vi tính chỉ là một công cụ cần thiết nhưng không phải là
yếu tố quyết định trong quy trình quản lý mà họ mong đợi. Phương thức
quản lý được thể hiện trong cách thức thu thập và lưu trữ thông tin cũng
như cách thức khai thác các thông tin ấy. Để có thể đưa máy vi tính vào

một quy trình quản lý một cách có hiệu quả cần phải có các phần mềm
chuyên dụng phù hợp với quy trình ấy.
Quản lý bỏn hàng:
Bao gồm 2 mảng chính là Quản lý nhập xuất tồn hàng húa và quản lý
bán hàng - công nợ.
I/ Quản lý nhập xuất tồn hàng húa:
Để quản lý nhập xuất tồn, đầu tiên bạn phải có các phần sau:
Quản lý danh mục hàng húa,
- Nhập,
- Xuất.
- Xây dựng phương pháp tính giá thành(LIFO, FIFO,
bình quân gia quyền)- Xây dựng các trường hợp đặt
biệt hàng húa bị hư hỏng phải thanh lý…II/ Quản lý
bán hàng
- Xây dựng các trường hợp đặt biệt hàng hóa bị hư
hỏng phải thanh

lý…
II/ Quản lý bán hàng
- Quản lý cỏc khoản thu( thu tiền hàng và thu khỏc)
- Quản lý cỏc khoản chi
- Quản lý danh mục khỏch hàng
- Quản lý công nợ
- Xừy dựng Module bỏo nợ đến hạn cần phải thu
III/ Hệ thống cỏc bỏo cỏo:
1/ Bỏo cỏo nhập xuất tồn, thẻ kho
2/ Bỏo cỏo doanh số, thu nhập
3/ Báo cáo công nợ tổng hợp
4/ Báo cáo công nợ chi tiết

B.Phừn tớch chương trình quản lý bỏn hàng
I. Mô tả yêu cầu chương trình
- Yờu cầu xừy dựng một hệ thống quản lý việc mua bỏn hàng của đại lý
bỏn
- Người quản lý nắm được tình hình mua bán, doanh thu của đại lý, việc
thống kờ được thựchiện hàng tháng, hàng quí cũng có khi đột xuất theo
yêu cầu.
- Thủ kho quản lý số lượng hàng trong kho theo mó số hàng hoỏ, kiểm
kờ hàng hoỏ trong kho.
- Nhân viên bán hàng sẽ tính tiền những mặt hàng mà khách mua và lập
hoá đơn cho khách.
- Khỏch hàng là người mua hàng từ đại lý. Có 2 dạng khách hàng: khách
hàng bình thường
và khỏch hàng là đại lý nhỏ. Nếu khách hàng là khách hàng thân thiện
thì mã số khách hàng sẽ được
lưu trong hệ thống và được hưởng quyền lợi từ chương trình này.
- Việc quản lý mua bỏn hàng ở đại lý được thực hiện như sau:
Người quản lý trực tiếp liờn hệ với nhà sản xuất để nhập hàng vào đại lý,

cũng nhưquan hệ với đối tác để bán hàng ra ngoài. Người quản lý

III. xỏc định cỏc quyền của người sử dụng
1. Nhân viên bán hàng:
- Lập hoỏ đơn.
- Đăng nhập.
2. Thủ kho:
- Tạo phiếu nhập hàng.
- Tạo phiếu xuất hàng.
- Kiểm kờ hàng hoỏ.
- Tạo phiếu trả hàng.
3. Người quản lý:
- Quản lý nhập hàng.
- Quản lý xuất hàng.
- Quản lý khỏch hàng thừn thiện.
- Thống kờ.








Tóm tắt: Chức năngnày cho phép nhân viên bán hàng đăng nhập vào hệ
thống, do nhân viênlàm việc theo ca nờn cần đăng nhập để tiện việc
quản lý.
Người sử dụng: Nhân viên bán hàng.
Mô tả
a) Điều kiện tiờn quyết:

- Nhân viên phải có tên truy nhập và mật khẩu
- Hồ sơ nhân viên đã được cập nhật trong hệ thống.
b) cỏch đăng nhập:
1. Nhân viên bán hàng nhập tên truy nhập và mật khẩu của mình.
2. Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ hợp lệ của tên truy nhập và mật khẩu
nếu đúng thì đăng nhập thành công nếu sai thi phải đăng nhập lại.

Lập húa đơn
Tiờu đề: Lập hoỏ đơn.
Tóm tắt: Chức năngnày bắt đầu khi nhân viên chọn chức năng lập hoá
đơn để tính tiền vàxuất hoỏ đơn cho khỏch hàng.
Người sủ dụng: Nhân viên bán hàng.
Mô tả
a) Điều kiện tiờn quyết:
- Khách hàng có mua hàng trong đại lý và có nhu cầu tính tiền.
2) Hệ thống tự động tính tổng số tiền khách phải trả dựa trên đơn giá của
mặt hàng, số lượng
hàng mà khỏch mua, thuế giỏ trị gia tăng đó được lưu trong hệ thống.
3) Nhân viên bán hàng in hoá đơn cho khách hàng.

Quản lý nhập hàng
Tiờu đề: Quản lý nhập hàng.
Tóm tắt: Chức năngnày cho phộp người quản lý nhập hàng vào đại lý.
Khi hàng hoỏ hết haycó nhu cầu thêm hàng, người quản lý sẽ nhập
thông tin hàng cần nhập, thông tinnày làm cơ sở cho Thủ kho nhập hàng
vào kho.
Người sử dụng: Người quản lý.
Mô tả scenario
a) Điều kiện tiờn quyết:
- Mã hàng và thông tin nhà sản xuất đã được cập nhật trong hệ thống.

b) Cỏch sử dụng:
1) Người quản lý chọn chức năng Quản lý nhập hàng của hệ thống.
2) Hệ thống yờu cầu nhập mó hàng cần nhập.
3) Người quản lý nhập mó hàng.
4) Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mã hàng.
5) Hệ thống yờu cầu nhập số lượng.
6) Người quản lý nhập số lượng hàng cần nhập.
10) Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mã nhà sản xuất.
11) Hệ thống chuyển thông tin vừa nhập đến thủ kho.
c) Các trường hợp không hợp lệ
A1 - Người quản lý nhập mã hàng không hợp lệ:
Bắt đầu từ bước 4 của cỏch sử dụng.
5) Hệ thống hỏi người quản lý có muốn thêm mặt hàng này vào hệ thống
không.
6) Người quản lý chọn thờm hàng.
7) Hệ thống yờu cầu nhập tờn mặt hàng.
8) Người quản lý nhập tờn hàng.
9) Hệ thống lưu mó hàng và tờn hàng.
Trở lại bước 5 của cỏch sử dụng.
A1. 1 – Người quản lý không chọn thêm hàng.
Bắt đầu từ bước 5 của A1.
6) Người quản lý không chọn thêm hàng.
Trở lại bước 2 của cỏch sử dụng.
A2 - Người quản lý nhập sai mó nhà sản xuất:
Chuỗi A2 bắt đầu từ bước 10 của cỏch sử dụng.
11) Hệ thống hỏi người quản lý có muốn thêm mã nhà sản xuất này vào
hệ thống không.
12) Người quản lý chọn thờm mó nhà sản xuất
13) Hệ thống yờu cầu nhập tờn nhà sản xuất.
b) Cỏch sử dụng:

1. Thủ kho chọn chức năng Tạo Phiếu Xuất Hàng của hệ thống.
2. Hệ thống yêu cầu thủ kho điền thông tin hàng hoá vào Phiếu Xuất
Hàng.
3. Thủ kho điền thông tin vào Phiếu Xuất Hàng.
4. Hệ thống cấp mã số Phiếu Xuất hàng và lưu thông tin.
5. Hệ thống hỏi thủ kho có in Phiếu Xuất Hàng không.
6. Thủ kho chọn in Phiếu Xuất Hàng.
7. Hệ thống in Phiếu Xuất Hàng cho thủ kho.
c) Các trường hợp không hợp lệ:
A1 - Thủ kho không in Phiếu Xuất Hàng:
Chuỗi A1 bắt đầu từ bước 5 của cỏch sử dụng.
6) Thủ kho không yêu cầu in phiếu xuất hàng.
7) Chức năng kết thúc.

Kiểm Kờ Hàng
Tóm tắt định danh:
Tiờu đề: Kiểm kờ hàng trong kho.
Tóm tắt: Chức năng này cho phộp Thủ Kho kiểm kờ hàng hoỏ trong
kho, số lượng của từng
chủng loại hàng, hạn sử dụng của từng mặt hàng.
Người sử dụng: Thủ kho.
1. Thủ kho chọn chức năng Tạo Phiểu Trả Hàng của hệ thống.
2. Hệ thống yờu cầu nhập mó hàng cần trả.
3. Thủ kho nhập mó hàng cần trả.
4. Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mã hàng.
5. Hệ thống yờu cầu chọn lý do trả hàng (hàng lỗi, hàng hết hạn sử
dụng).
6. Thủ kho chọn lý do trả hàng.
7. Hệ thống tự cấp số thứ tự Phiếu Tạo Hàng, lưu thông tin.
8. Hệ thống hỏi thủ kho có in Phiếu Trả Hàng không.

9. Thủ kho chọn in Phiếu Trả Hàng.
10. Hệ thống in Phiếu Trả Hàng cho thủ kho.
c) Các Các trường hợp không hợp lệ:
A1 - Thủ kho nhập sai mó hàng cần trả:
Chuỗi A1 bắt đầu từ bước 4 của Cỏch sử dụng.
5) Hệ thống thụng bỏo mó hàng sai.
Trở lại bước 2 của Cỏch sử dụng.
A2 - Thủ kho không yêu cầu in Phiểu Trả Hàng:
Chuỗi A2 bắt đầu từ bước 8 của Cỏch sử dụng.
6) Thủ kho không yêu cầu in bảng thống kê
7) Chức năng kết thúc.





VI. Mối Quan Hệ
HoaDon
+ SoHoaDon: string
+ Manv: string
+ MaKH: string
+ NgayLap: string
+ ThanhTien: float
+ VAT : float


PhieuThongKe
+ SoPhieu: string
+ NgayThongKe: date
+ DoanhThu: double

+ Thu: double
+ Chi: double
+ ThemPhieu()
+ LuuPhieu()
+ InPhieu()
+ XoaPhieu()
NhanVien
+ MaNV: string
+ TenNV: string
+
ChucVu:string
+ LuongCoBan: string
+PhuCap: string
+TienLuong: string
….


KhachHang
+ MaKH: string
+ TenKH: string
+ DiaChi: string
+ SoDienThoai: string
+ ThemKH()
+ SuaKH()
+ HuyKH()
+ TImKiemKH()

PhieuXuatHang
+ SoPhieu: string
+ NgayTao: date

+ SoLuong: integer
+ ThemPhieu()
+ LuuPhieu()
+ InPhieu()
+ XoaPhieu()
HangHoa
+ MaHang: string
+ TenHang: string
+ ChungLoai: string
+ XuatXu: string
+ NgaySX: date
+ HanSuDung : date
+ Gia ban : double
+ Don vi
tinh: string
ChiTietXuatHang
+ MaHangXuat: string
+ SoLuongXuat : integer
PhieuTraHang
+ SoPhieu: string
+ NgayTao: date
+ SoLuong: integer
+ ThemPhieu()
+ LuuPhieu()
+ InPhieu()
+ XoaPhieu()
ChiTietTraHang
+ MaHangTra: string
+ SoLuongTra : integer
+ NgayTra: date

PhieuNhapHang
+ SoPhieu: string
+ NgayTao: date
+ SoLuong: integer
+ NhaCungCap: string
+ ThemPhieu()
+ LuuPhieu()
+ XoaPhieu()
+ InPhieu()
ChiTietNhapHang
+ MaHangNhap: string
+ SoLuongNhap : integer
+ DonGia: double
+ ThanhTien : double
PhieuKiemKe
+ So phieu: string
+ Ngay tao: date
+ So luong: integer
+ ThemPhieu()
+ LuuPhieu()
+ InPhieu()
+ XoaPhieu()
ChiTietHD
+ MaHD: string
+ SoHoaDon: string
+MaHang: string
+ SoLuong : integer
+ DonGia: double

A
B

A và B có quan hệ nhiều – nhiều thông qua C


A
B

A và B có quan hệ một - nhiều

B. Phân tích chương trình quản lý bán hàng…………. . 5
I. Mô tả yêu cầu chương
trỡnh……………………. 5
II. Xỏc định cỏc người
dung……………………. . . . 6
III. Xỏc định quyền cỏc người dung…………………………7
IV. Xây dựng biểu đồ công việc…………………………. . . . . .
8
V. Mô tả chi tiết công việc người sủ dụng…………………. 9
Đăng
nhập………………………………………………9
Lập húa
đơn……………………………………………. 9
Quản lý nhập hàng……………………………………
10
Quản lý xuất hàng…………………………………….
12
Quản lý khỏch hàng…………………………………. .
13
Thống kờ……………………………………………….
15
Tạo phiếu nhập hàng…………………………………
16