Quy trình tổ chức sự kiện, những điểm còn hạn chế và giải pháp khắc phục

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH – MARKETING

Đề tài:
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
QUY TRÌNH
HẠN CHẾ VÀ GIẢI PHÁP
GVHD: Th.S. Đào Hoài Nam
SVTH: Nguyễn Thị Ý Nhi
Lớp Marketing 2 - K31
TP.HCM, tháng 5 năm 2009
MỤC LỤC Trang
Danh sách các bảng biểu
Danh sách hình
Chuơng 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
1.1. Tên đề tài 1
1.2. Lý do chọn đề tài 1
1.3. Mục tiêu nghiên cứu 2
1. 4. Phương pháp thực hiện 2
1.4.1. Rà soát lý thuyết 2
1.4.2. Nghiên cứu khảo sát 3
1.5. Kết cấu đề tài 3
Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1. Khái niệm tổ chức sự kiện 4
2.1.1. Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện 4
2.1.2. Quản lý một sự kiện 5
2.1.3. Các loại sự kiện thường gặp 6
2.2. Vai trò của tổ chức sự kiện 8
2.3. Mục tiêu 9
2.4. Kế hoạch tổ chức sự kiện 12
2.4.1. Thành lập ban tổ chức sự kiện 12

2.4.2. Xác định loại hình sự kiện 12
2.4.3. Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian 13
2.4.4. Hình thành chủ đề (Theme) cho sự kiện 15
2.4.5. Viết chuơng trình (Proposal) 15
2.4.6. Lên kế hoạch thực hiện chương trình 19
2.4.7. Thực hiện kế hoạch 22
Chương 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN HIỆN
NAY CỦA VIỆT NAM
3.1. Hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay trên thị trường 26
3.1.1. Chuyên viên tổ chức sự kiện 27
3.1.2. Vai trò của tổ chức sự kiện 29
3.1.3. Chi phí và hiệu quả kinh doanh từ tổ chức sự kiện 31
3.1.4. Những tình huống không ngờ khi tổ chức sự kiện 33
3.2. Chương trình Lễ kỷ niệm 5 năm thành lập Sacomreal 36
3.2.1. Mục đích của chương trình 36
3.2.2. Ý tưởng 37
3.2.3. Thiết kế 37
3.2.4. Nhân sự 39
3.2.5. Kịch bản chương trình 39
Chương 4: PHÂN TÍCH SỰ KIỆN, KHÓ KHĂN VÀ HẠN CHẾ
4.1. Phân tích hoạt động kinh doanh và cạnh tranh của ngành địa ốc 44
4.2. Nghiên cứu khảo sát 48
4.2.1. Đối tượng nghiên cứu 48
4.2.2. Mục đích nghiên cứu 48
4.2.3. Quá trình thực hiện và kết quả focus group 48
4.2.4. Phân tích kết quả focus group 49
4.3. Những yếu tố ảnh hưởng, khó khăn và hạn chế của chương trình 52
4.3.1. Thời gian 52
4.3.2. Nhân sự 52
4.3.3. Khách hàng 53

4.3.4. Nhà cung cấp 53
4.4. Vai trò của sự kiện này đối với Sacomreal 55
Chương 5: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
5.1. Quy trình tổ chức sự kiện 57
5.1.1. Gặp khách hàng, xác định mục tiêu và loại hình sự kiện 57
5.1.2. Chuẩn bị cho chương trình 58
5.1.3. Thực hiện và báo cáo kết quả chương trình 61
5.2. Nội bộ công ty Key Communications 62
Kết luận 64
Phụ lục
Tài liệu tham khảo
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành cuốn tiểu luận này, đầu tiên em xin cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện tốt
nhất cho em, cung cấp cho em những kiến thức cơ bản, cũng như cơ sở lý luận cho tiểu
luận.
Em cũng xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình, những lời góp ý chân thành của
thầy Đào Hoài Nam, giáo viên hướng dẫn của em.
Bên cạnh đó, em cũng gửi lời cảm ơn đến công ty Key Communications, nơi em thực tập.
Cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho em tiếp cận thực tế và cung cấp tư liệu để em thực
hiện cuốn tiểu luận này.
Ngoài ra, em cũng xin cảm ơn thư viện của trường, nơi đã cung cấp cho em những tư liệu
bổ ích để góp phần hoàn thiện cuốn tiểu luận.
Trong quá trình thực hiện tiểu luận, em không thể trách khỏi những sai sót. Em rất mong
nhận được sự thông cảm và góp ý của các quý thầy, cô.
Em xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên
Nguyễn Thị Ý Nhi
TP.HCM, tháng 5 năm 2009
Chuơng 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
1.1. Tên đề tài

Tổ chức sự kiện – Quy trình, hạn chế và giải pháp
1.2. Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập môi trường quốc tế như hiện nay, các công ty, tập
đoàn ngày càng chú trọng hơn đến các hoạt động marketing. Bên cạnh những chiêu thức
quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, các hoạt động below-the-line như PR, tổ
chức sự kiện… cũng ngày càng được sử dụng nhiều hơn. Các hoạt động này tăng hiệu quả
tiếp thị, góp phần giải quyết các rủi ro có thể xảy ra của doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện là một trong những phương thức PR thường xuyên được sử dụng. Nhu cầu
về hoạt động này rất đa dạng, từ tổ chức hội nghị, team building cho nhân viên trong công
ty, cho đến các chương trình giới thiệu sản phẩm, họp báo trước công chúng… Kinh tế xã
hội càng phát triển thì nhu cầu về tổ chức sự kiện càng lớn. Nhưng bản thân các doanh
nghiệp hầu như không chuyên nghiệp trong việc tổ chức các sự kiện này do nhiều điều
kiện khách quan như thiếu nhân lực về thiết kế, kĩ thuật, mối quan hệ với các nhà cung cấp
vật tư cho sự kiện… Do đó, ngành kinh doanh dịch vụ về PR, tổ chức sự kiện được mở ra
để đáp ứng nhu cầu không nhỏ của các khách hàng này.
Có thể thấy khách hàng ngày càng đòi hỏi cao hơn về chất lượng dịch vụ trong hoạt động
tổ chức sự kiện. Trong khi các doanh nghiệp về tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay đa số
đều có quy mô vừa và nhỏ, nguồn nhân lực có kinh nghiệm chưa nhiều, nên chưa đáp ứng
tốt nhu cầu của thị trường.
Ngoài ra, cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008 khiến các công ty hầu như cắt giảm
ngân sách khá mạnh tay về các hoạt động marketing. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến
các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện.
Vậy làm thế nào để một doanh nghiệp có thể đứng vững và thích nghi trước những thay
đổi của thị trường? Chuyên đề này sẽ đi sâu vào nghiên cứu thực trạng về cách thức tổ
chức sự kiện của một doanh nghiệp hiện nay, những khó khăn và hạn chế mà doanh nghiệp
gặp phải, cũng như đưa ra một số giải pháp giúp doanh nghiệp phát triển tốt hơn trong
tương lai.
1.3. Mục tiêu nghiên cứu
Để giải quyết vấn đề nghiên cứu, chuyên đề này đi sâu vào nghiên cứu và làm rõ những
hạng mục sau đây:

• Cách thức và quy trình tổ chức một sự kiện mà hiện nay các doanh nghiệp đang
sử dụng.
• Mối quan hệ giữa các vị trị thực hiện công việc và tác động qua lại giữa các vị
trí đó.
• Mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp, các đối tác khác và
khách hàng.
• Quá trình tổ chức một sự kiện cụ thể mà doanh nghiệp đã thực hiện.
• Mức độ thành công của sự kiện mà doanh nghiệp đã tổ chức, tỉ lệ người tham
dự so với dự kiến, mức độ thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và mong đợi của
người tham dự sự kiện đó.
• Khó khăn và hạn chế trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Một số giải pháp khắc phục những khó khăn, hạn chế đó và định hướng thay
đổi để phát triển trong tương lai.
1. 4. Phương pháp thực hiện
1.4.1. Rà soát lý thuyết
• Thực trạng hiện nay và xu thế phát triển của thị trường trong thời gian tới.
• Quy trình tổ chức sự kiện đang được áp dụng.
1.4.2. Nghiên cứu khảo sát
a) Thiết kế mẫu nghiên cứu
• Đối tượng nghiên cứu: Khách mời tham dự sự kiện.
• Nghiên cứu định tính: Phỏng vấn đối tượng để xác định nhu cầu.
b) Thu nhập thông tin
• Trước chương trình: Mong đợi của người tham dự sự kiện.
• Sau chương trình: Mức độ thỏa mãn mong đợi của người tham dự.
1.5. Kết cấu đề tài
Đề tài gồm 4 chương:
• Chương 1: Giới thiệu đề tài
• Chuơng 2: Cơ sở lý luận
• Chương 3: Đánh giá thực trạng về hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay của Việt
Nam

• Chương 4: Phân tích sự kiện, khó khăn và hạn chế
• Chương 5: Đề xuất giải pháp
Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1. Khái niệm tổ chức sự kiện
2.1.1. Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện
Sự kiện là một sự việc diễn ra tại một thời điểm hoặc trong một khoảng thời gian nhất định
tập trung ý tuởng, nguồn lực nhằm truyền đạt một thông điệp, tạo ấn tượng và thu hút sự
quan tâm, chú ý đến đối tượng tham gia.
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư
liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch
vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong
một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những
thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu .
Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận những giá trị miễn phí nhằm
truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sở hữu đều thuộc tổ chức sự kiện.
Qua khái niệm trên, tổ chức sự kiện được coi như là một quá trình hoạt động. Quá trình
này có sự kéo dài về thời gian, từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện tiếp đến
là không gian cụ thể, những nơi diễn ra những hoạt động trên.
Trong quá trình hoạt động đó, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản, kế
hoạch đã được chuẩn bị trước. Có những hoạt động trong quá trình này sử dụng máy móc
thiết bị, công cụ để tạo nên sản phẩm hàng hoá cụ thể như phòng ốc, sân khấu, bàn ghế,
v.v… Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết kế thiệp mời, lên danh sách
khách mời, âm thanh ánh sáng, vận chuyển, khách sạn, v.v… Tất cả đều hướng tới phục vụ
các hoạt động xã hội, các hoạt động nối tiếp nhau, đen xen nhau tạo thành dòng chảy theo
thời gian định hướng đến sự kiện. Tuy nhiên, theo dòng chảy thời gian và dòng chảy công
việc ta có nhận xét khái quát sau: thời gian chuẩn bị đó là thời gian bắt đầu công việc hoạt
động tới khi sự kiện khai mạc; thời gian thực hiện sự kiện là thời gian diễn ra các hoạt
động sự kiện; thời gian sau sự kiện là thời gian dành cho các hoạt động tiếp theo sau sự
kiện. Tương tự, công việc sự kiện bao gồm; công việc chuẩn bị, công việc trong sự kiện,
công việc sau sự kiện. Công việc chuẩn bị gồm rất nhiều việc khác nhau, tùy theo loại hình

sự kiện mà có hệ thống theo những kịch bản riêng, nó được nghiên cứu lập kế hoạch và dự
toán ngân sách cho tới khi khai mạc sự kiện. Những công việc trong sự kiện bao gồm toàn
bộ các công việc diễn ra từ khi sự kiện khai mạc đến khi sự kiện kết thúc.
2.1.2. Quản lý một sự kiện
Quản lý một sự kiện là quá trình họanh định kiểm soát:
• Nội dung (Content)
• Rủi ro (Risk)
• Chi phí (Cost)
• Những rang buộc về luật pháp (Legal), văn hóa đạo đức (Ethical)
• Những thay đổi không thể luờng truớc đuợc ở bên trong cũng như bên ngòai
doanh nghiệp.
Những việc cần quản lý trong sự kiện:
Hành chính
• Tài chính
• Nhân sự
• Thời gian
• Thông tin
Thiết kế
• Nội dung
• Chủ đề
• Chuơng trình
• Chất luợng sản xuất
Marketing
• Kế họach Marketing
• Kế họach PR
Quá trình thực hiện
• Dàn dựng
• Kỹ thuật
• Cơ sở hạ tầng
• Hậu cần

• Khách tham dự
• Thành phần tham gia tổ chức
Rủi ro
• An ninh
• An toàn
• Cấp cứu
• Luật pháp
• Thuần phong mỹ tục
2.1.3. Các loại sự kiện thường gặp
• Họp báo: là hình thức áp dụng trong việc doanh nghiệp muốn công bố chính
thức một vấn đề nào đó (liên quan đến thương hiệu, sản phẩm,… của doanh
nghiệp) rộng rãi đến công chúng thông qua các kênh truyền thông (báo chí,
truyền thanh, truyền hình,…)
• Hội nghị: là hình thức để doanh nghiệp chuyển tải những nội dung thuộc về
chuyên môn, chi tiết về sản phẩm chuyên dụng đến một nhóm đối tượng khách
hàng đặc biệt, trong một khoảng thời gian theo kế họach định sẵn.
• Giới thiệu sản phẩm: là hình thành được sử dụng thường xuyên nhất đối với các
doanh nghiệp là nhà phân phối hoặc sản xuất kinh doanh các sản phẩm phục vụ
đời sống cộng đồng. Đây sẽ là cơ hội nhằm quảng bá giới thiệu sản phẩm mới,
thông qua đó thắt chặt mối quan hệ với các đại lý, khách hàng thân thiết và cả
với các cơ quan truyền thông.
• Lễ khai mạc: Thường dùng cho những buổi khai mạc phòng tranh, phòng trưng
bày sản phẩm, triển lãm ảnh,… chủ yếu về mảng văn hóa nghệ thuật.
• Lễ khai trương: khai trương văn phòng, công ty, chi nhánh, showroom, cửa
hàng,…
• Lễ động thổ: các doanh nghiệp chuyên ngành về bất động sản thường sử dụng
hình thức này để công bố về dự án chuẩn bị khởi động hoặc khởi công xây
dựng dự án.
• Roadshow: là hình thức quảng bá di chuyển trên đường phố, tuy nhiên tại Việt
Nam do ảnh hưởng về văn hóa và an toàn trật tự giao thông nên loại hình này ít

được áp dụng. Do đó, roadshow hiện nay được chuyển khai thành hoạt động
tĩnh - cùng lúc diễn ra tại các điểm trong chuỗi hoạt động quảng bá hình ảnh,
thương hiệu sản phẩm. Ví dụ: tổ chức phát tặng sản phẩm miễn phí tại các siêu
thị lớn trên toàn thành phố, PGs và PBs mặc đồng phục phát tờ rơi họăc diễu
hành trên đuờng phố…
• Fashion show - music show: là loại hình phổ biến nhất hiện nay thông qua hình
thức này nhằm chuyển tải thông điệp đến cộng đồng hoặc nhóm khách hàng
mục tiêu. Các doanh nghiệp cũng có thể tiếp cận và quảng bá hình ảnh của
mình đến khách hàng mục tiêu thông qua việc tài trợ cho các chuơng trình này.
Ví dụ: nhân dịp kỉ niệm thành lập doanh nghiệp, nhân dip ra mắt sản phẩm mới,
hoặc hội nghị khách hàng hàng năm cũng có thể sử dụng loại hình tổ chức này.
Hình thức này tập trung giới thiệu sản phẩm, dịch vụ thông qua loại hình tổ
chức sự kiện này để gây tiếng vang và lý do để triển khai kế hoạch truyền thông
trên báo đài.
• Hội chợ: nơi diễn ra các hoạt động trưng bày - giới thiệu, tìm đại lý và mua bán
sản phẩm tập trung tại một địa điểm quy định, có thể phục vụ theo mùa trong
năm hoặc dành riêng cho một nhóm sản phẩm nào đó (ví dụ: hội chợ ngành dệt
may, máy nông nghiệp, hàng điện tử…)
• Triển lãm: nơi chỉ sử dụng hình thức trưng bày - triển lãm các sản phẩm hoặc
thành tựu đặc biệt, không có hoạt động mua bán - giao dịch diễn ra (ví dụ: triển
lãm ô tô, công nghệ thông tin, điện tử…)
• Lễ hội - ngày hội: thời gian gần đây hoạt động tổ chức lễ hội - ngày hội đã dịễn
ra thường xuyên và gần gũi với tất cả người dân từ thành phố đến các vùng sâu,
vùng xa. Lễ hội - ngày hội thường là hoạt động của một sư kiện mang tầm địa
phương hoặc quốc gia nhằm giới thiệu quảng bá về văn hóa - du lịch - thương
mại của một vùng miền, của đất nước. Thông qua hình thức tài trợ cho các hoạt
động này, các doanh nghiệp có cơ hội quảng bá hình ảnh thương hiệu, sản
phẩm, dịch vụ của mình (Ngày hội tuổi thơ, Festival hoa Đà Lạt…)
2.2. Vai trò của tổ chức sự kiện
Quan hệ công chúng (PR) bao gồm:

• Quan hệ với các cơ quan truyền thông
• Quan hệ với cơ quan chính quyền
• Tổ chức sự kiện
• Tài trợ
• Xử lý khủng hoảng
• PR truyền thông tích hợp
Trong đó tổ chức sự kiện là một thành phần quan trọng tạo điểm nhấn trong kế họach PR.
Có thể xem tổ chức sự kiện là một trong các công cụ tổng hợp thực hiện chiến dịch PR.
Các sự kiện tạo nên hiệu ứng truyền thông như sự độc đáo, ấn tuợng; yếu tố sáng tạo tạo ra
sự mới lạ; tập trung đuợc sự chú ý của nhiều nguời vào cùng một thời điểm; và truyền đạt
một cách sống động và trực tiếp các thông điệp đến đối tượng mục tiêu.
Các tập đòan đa quốc gia trên thế giới bắt đầu chuyển hướng từ chỗ phát đi những spot 30
giây trên truyền hình sang việc khai thác nhiều hơn các sự kiện và hoạt động cộng đồng để
thắt chặt quan hệ với người tiêu dùng.
Tận dụng các sự kiện để gây tiếng vang được coi là chiến lược quảng cáo hết sức thông
minh, vừa không tốn kérn hoặc tốn kém ít nhưng hiệu quả rất lớn. Hàng năm tại mỗi quốc
gia sẽ có hàng trăm sự kiện mà qua đó các doanh nghiệp có thể có những chiến lược
marketing hữu hiệu. Điều quan trọng là các doanh nghiệp có nhạy bén nắm bắt tốt thời cơ
hay không?
2.3. Mục tiêu
Mục tiêu của một sự kiện là sử dụng địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ, chuơng trình
giải trí, cách thức trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng… cùng với các công
cụ khác (Quảng cáo, PR, Promotion…) kích hoạt hiệu ứng truyền thông, tích cực hỗ trợ
xây dựng hình ảnh doanh nghiệp hiệu quả trong chiến luợc, hay tiến trình xây dựng thương
hiệu.
Mục tiêu của sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối hiệu quả
ngân sách. Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, nhà tổ chức phải trả lời câu hỏi: Tổ
chức sự kiện đó nhằm mục tiêu gì? Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu
của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó. Mục tiêu của sự kiện gắn liền với
quy mô thiết kế và hoạt động tổ chức sự kiện. Những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, lại

tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi phối các yếu tố đó.
Ý nghĩa của mục tiêu: Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực để đảm bảo cho tổ chức sự kiện
thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của
những thành viên tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm (giới thiệu sản phẩm mới,
trao giải cho mặt hàng chất lượng cao…).
Tính rõ ràng của mục tiêu : Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng, thể hiện rõ bản
chất sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng. Điều này cũng
đúng với việc tổ chức sự kiện. Nếu làm ngược lại, nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí
ngân sách và có thể gánh chịu những hậu quả không mong muốn. Một trong những điều tối
kỵ đối với người tổ chức sự kiện là không dùng tổ chức sự kiện để làm bình phong che dấu
mưu đồ riêng của mình. Ví dụ: Công ty tổ chức một sự kiện tốn kém để giới thiệu một sản
phẩm yếu, kém sức cạnh tranh trong thị trường. Dù doanh nghiệp có đưa ra mục tiêu cao
siêu đến đâu cũng không thể cải thiện đuợc vị trí và làm tăng sức cạnh tranh của hàng hoá
đó. Bởi lẽ hàng hoá đó vốn có khiếm khuyết làm nó giảm sức cạnh tranh. Doanh nghiệp tổ
chức sự kiện này càng quan trọng thì càng mất uy tín, tốn kém ngân sách một cách vô ích.
Thứ bậc mục tiêu: một sự kiện được tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu. Các nhà
quản trị cần xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong
thực hiện. Hơn nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số
lượng mục tiêu đưa ra, mức độ phức tạp của mục tiêu (các yếu tố chi phối nó và tác động
vào các yếu tố khác) gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện. Các mục tiêu đều
thể hiện mục đích, quá nhiều mục tiêu thì mục đích sự kiện không rõ, không tập trung. Tuỳ
theo các loại sự kiện khác nhau. Dưới đây là một số sự kiện điển hình, gắn với từng loại là
những mục tiêu thường được các nhà tổ chức sự kiện hướng tới.
Họp, hội thảo
• Tâp hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm.
• Cung cấp thông tin về sản phẩm mới ý tưởng mới.
• Trao đổi ý kiến.
• Tìm kiếm sự đồng thuận.
• Tìm giải pháp cho vấn đề tồn đọng.
Sự kiện đoàn thể.

• Tuyên dương (thành tích…).
• Cảm ơn (khách hàng, nhà cung cấp…).
• Gặp gỡ, giao lưu.
• Giới thiệu sản phẩm.
• Ghi nhận thương hiệu.
• Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian…).
Gây quỹ.
• Gây quỹ ( nghiên cứu, từ thiện ,….)
• Tạo ý thức công chúng.
• Thu hút nhà tài trợ mới.
• Thu hút người ủng hộ.
• Tăng tình nguyện viên.
Khuyến khích
• Ghi nhận doanh số bán.
• Tập hợp đội ngũ kinh doanh, bàn chiến lược phát triển trong tương lai.
• Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo và đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường công việc.
• Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác.
Sự kiện đặc biệt
• Gây sự chú ý tới giới truyền thông.
• Gây ý thức trong công chúng.
• Thu hút khách hàng mới.
• Giới thiệu sản phẩm.
• Trao phần thưởng tặng phẩm (cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện).
Mục tiêu sự kiện ảnh hưởng đến phương thức lập kế hoạch và tổ chức thực hiện sự kiện.
Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế hoạch
riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng. Có như vậy, sự kiện mới mang
lại thành công cao. Chẳng hạn: mục tiêu thu hút công chúng tới tổ chức sự kiện để ghi
nhận thương hiệu có thể tạo ra những thứ gì đó (trò vui, trò chơi, tặng phẩm…) để thu hút
công chúng tới sự kiện và giữ họ đó tham gia các chương trình sự kiện.
Tóm lại: trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, nhà tổ chức cần giải quyết 5 nội dung sau:

• Mục đích của sự kiện?
• Có nên tổ chức sự kiện không?
• Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không?
• Sử dụng ngân sách bao nhiêu cho tổ chức sự kiện?
• Sự kiện có xứng đáng ngân sách chi ra không?
Sự kiện nào tổ chức cũng có mục đích rõ ràng. Sự kiện thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu,
mong muốn nào đó của người sở hữu nó. Đối với doanh nghiệp có thể là những khách
hàng. Khách hàng có những mong muốn khác nhau đòi hỏi sự kiện cụ thể cùng với mục
đích khác nhau. Nhà tổ chức sự kiện cần phân biệt các loại khách hàng và tìm hiểu chi tiết
nhu cầu và mong muốn của họ đối với sự kiện.
2.4. Kế hoạch tổ chức sự kiện
2.4.1. Thành lập ban tổ chức sự kiện
Ban tổ chức sự kiện: Ban tổ chức phải được thành lập trước tiên để giúp nhà quản trị thực
hiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện. Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc
những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp
để chủ động trong thực hiện. Mỗi thành viên trong Ban tổ chức cần được giao những mảng
công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng biệt, không trùng lặp nhau.
Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhận vai trò là trưởng Ban tổ chức (Project leader), trực
tiếp điều hành các thành viên trong ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các
công việc về kết hợp các kỹ năng chuyên môn thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp
chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong Ban.
2.4.2. Xác định loại hình sự kiện
Loại hình sự kiện cũng cần xác định rõ trước khi lập kế hoạch, khi lập kế hoạch, loại hình
tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách mời.
• Cần chú ý tới đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện.
• Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọng
tham dự tổ chức sự kiện.
• Loại sự kiện còn chi phối việc quyết định thời điểm diễn ra sự kiện.
• Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện, những loại
sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau.

• Loại sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện.
2.4.3. Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian
Hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện: Các hoạt động trong giai đoạn chuẩn bị phục
vụ cho hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi Ban tổ chức phải tính tới không được
bỏ sót. Việc đầu tiên mà nhà làm tổ chức sự kiện cần phải làm xác định các hoạt động
trong tổ chức sự kiện. Đây là công việc rất quan trọng, căn cứ để xác định các hoạt động cụ
thể này là những mục tiêu của sự kiện. Từ mục tiêu cụ thể đòi hỏi phải thiết kế các hoạt
động tổ chức sự kiện cụ thể nào. Những hoạt động sự kiện nào được xác định trong tổ chức
sựu kiện, thời gian thực hiện, các sự kiện này tạo nên khung chương trình tổ chức sự kiện.
Các thành viên trong Ban tổ chức dựa vào khung chương trình buổi tổ chức sự kiện, lên kế
hoạch các công việc chuẩn bị trong lĩnh vực mình đảm nhận, cố gắng đảm báo tính khách
quan, không thừa gây lãng phí, không thiếu để ảnh hưởng tới chất lượng, mục tiêu của tổ
chức sự kiện.
Các thành viên trong Ban tổ chức tiến hành hệ thống hóa hoạt động chuẩn bị cho tổ chức
sự kiện, các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện có mối liên hệ mật thiết với nhau và
với những hoạt động cơ bản trong tổ chức sự kiện.
Cần hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện theo mức độ quan trọng của chúng với tổ
chức sự kiện, hoạt động nào quan trọng phải tập trung ưu tiên để thực hiện. Mặt khác cần
chú những hoạt động chuẩn bị có tác động vào những hoạt động chuẩn bị khác, đòi hỏi
phải thực nó như một điều kiện tiền đề.
Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: sau khi đã khái quát các hoạt động chuẩn bị tổ
chức sự kiện và hệ thống hóa các hoạt động đó, nhà tổ chức tiến hành xâu chuỗi các hạng
mục công việc, cố gắng khái quát hết vá tránh để sai sót. Từ các hạng mục đó, tiến hành
xác định những hạng mục chủ yếu, quan trọng mà thiếu chúng thì tổ chức sự kiện không
thể thực hiện được, những hạng mục công việc này nối với nhau thành chuỗi chạy thẳng
tới thời gian mà tổ chức sự kiện được thực hiện, từ các hạng mục công việc chính, nhà tổ
chức tiếp tục xác định các hạng mục phụ trợ. Như vậy cứ một hạng mục công việc chính sẽ
có một số hạng mục công việc phụ trợ đi theo, có quan hệ mật thiết với nhau.
Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: cần lần lượt phân tích để xác định thời
gian cần thiết cho chuẩn bị cho tổ chức sự kiện. Trước hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu

lập kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức sự kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thời gian các
hạng mục công việc chuẩn bị.
Tiếp đến, Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc
biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng. Sau đó, xác định thêm mức thời
gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc tùy theo nguồn lực của doanh nghiệp, tùy
theo yêu cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức sự kiện có phương cách chuẩn bị
cho thích hợp. Các phương pháp là:
• Phương pháp cuốn chiếu: Phương pháp cuốn chiếu được thực hiện bằng việc
xâu chuỗi các hạng mục công việc theo dòng chảy thời gian thống nhất, thực
hiện hết hạng mục công việc này mới tới hạng mục công việc khác. Các hạng
mục công việc sẽ được thực hiện nối tiếp nhau. Phương pháp này được áp dụng
trong điều kiện có thời gian dài để chuẩn bị, nguồn lực của doanh nghiệp yếu.
Ưu điểm của phương pháp này là các Nhà tổ chức có điều kiện để kiểm tra trực
tiếp các hoạt động chuẩn bị. Song đây cũng là nhược điểm của phương pháp
này.
• Phương pháp song song: Phuơng pháp song song được thực hiện bằng việc
phân chia các hạng mục công việc ra thành các nhóm khác nhau, xâu chuỗi các
hạng mục công việc trong từng nhóm, tiến hành thực hiện các hạng mục công
việc theo trình tự trong các nhóm. Các nhóm cùng thực hiện công việc và cùng
hoàn thành trong một thời gian thống nhất. Phương pháp này có ưu điểm là rút
ngắn thời gian chuẩn bị, song hạn chế là tổ chức phức tạp, khó khăn trong kiểm
tra giám sát của các nhà quản trị.
• Phương pháp kết hợp: Nhà tổ chức có thể kết hợp phương pháp cuốn chiếu với
phương pháp song song bằng việc xâu chuỗi các hạng mục công việc chính với
nhau thành dãy công việc, bắt đầu từ những công việc cần nhiều thời gian và
quan trọng sau đó là thông số giảm dần. Khi thực hiện sẽ được tiến hành theo
trình tự từng sự kiện chủ yếu quan trọng. Cần phải thực hiện song song giữa
hạng mục công việc chủ yếu quan trọng với hạng mục công việc phụ trợ.
2.4.4. Hình thành chủ đề (Theme) cho sự kiện
Chủ đề chi phối toàn bộ các họat động trong sự kiện. Thông qua chủ đề, nội dung toàn bộ

sự kiện sẽ đuợc thể hiện một cách cô đọng và súc tích nhất.
Để hình thành chủ đề của một sự kiện, cần dựa vào những yếu tố sau:
• Mục tiêu PR
• Ý tưởng sự kiện
• Luật pháp (regulation), đạo đức (ethical)
• Đặc điểm văn hóa, hành vi tiêu dùng của khách hàng (customer culture &
behavior)
• Đặc điểm sản phẩm
Chủ đề của một chương trình không nên dài quá 6 từ, dù là tiếng Anh hay tiếng Việt.
2.4.5. Viết chuơng trình (Proposal)
Proposal là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm
bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
Các phần chính trong một proposal:
• Tên chương trình – Ý tưởng chương trình
• Mục tiêu chương trình
• Thời gian – Địa điểm
• Đối tượng tham gia
• Nội dung chương trình – Kịch bản sơ lược
• Các thiết kế chính trong chương trình
• Quảng bá chương trình
• Ekip nhân sự
• Ngân sách thực hiện
• Tiến độ thực hiện
• Đo lường hiệu quả tổ chức chương trình
Đây là phần nội dung thường đuợc sử dụng để trình bày với khách hàng hoặc team tổ chức
chương trình. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được
sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Do đó proposal cần phải ngắn gọn và súc
tích. Một proposal phải trả lời được các nội dung sau:
ASSESSMENT (đánh giá) FEASIBILITY (tính khả thi)
Bảng 2.1: Nội dung proposal

a) Kịch bản chương trình
Kịch bản chương trình là bảng liệt kê trình tự các hoạt động diễn ra tại sự kiện, nó chỉ rõ
hoạt động nào, diễn ra tại vị trí nào, nó còn mô tả cụ thể diễn biến quá trình thực hiện sự
kiện một cách chi tiết.
Kịch bản bao gồm: kịch bản sơ lược nộp cho Sở Văn hóa thông tin, kịch bản tổng thể về bố
cục thời gian, kịch bản MC, kịch bản truyền hình, kịch bản sân khấu.
Yêu cầu của một kịch bản là phải đầy đủ những thông tin sau:
• Liệt kê theo trình tự các họat động diễn ra tại sự kiện.
• Chỉ rõ hoạt động nào, diễn ra tại vị trí nào, vào lúc nào.
• Mô tả cụ thể diễn biến.
• Nêu đích danh nguời phụ trách từng diễn biến
Nội dung là gì?
Tổ chức ở đâu?
Thời gian?
Tổ chức cho ai?
Lý do tổ chức?
Chi phí bao nhiêu?
Tổ chức như thế nào?
• Toản bộ diễn biến trong sự kiện đuợc tái hiện đầy đủ trên giấy.
• Những người phụ trách theo dõi và phối hợp với nhau một cách ăn ý.
• Kịch bản chặt chẽ và hợp lý đảm bảo một chương trình hòan hảo.
Tên chương trình
Thời gian
Địa điểm
Tên công ty tổ chức sự kiện
Nguời phụ trách chính (Leader)
Thời
gian
Thời
luợng

Vị trí Tiết
mục
Nội
dung
Nguời
phụ
trách
Âm
thanh
Ánh
sáng
Hiệu
ứng
khác
Ghi
chú
18h00-
19h00
60’ Tiền
sảnh
Đón
khách
Cài
hoa,
huớng
dẫn
chỗ
ngồi…
PGs Nhạc
nhẹ

Vàng,
sáng
abc
… … Sân
khấu
Múa
mở
màn
Vũ
đòan
Nhạc
múa
… …
Phát
biểu
… MC … … …
… … Tiệc … … … … … …
… … Sân
khấu
Trò
chơi
giao
lưu
… … … … …
… … Tiền
sảnh
Tiễn
khách
Tặng
quà

… … … …
Bảng 2.2: Mẫu kịch bản chương trình
b) Quảng bá chương trình
Yêu cầu khi thể hiện quảng bá chương trình bằng bảng biểu:
• Toàn bộ các phương tiện truyền thông tham gia quảng bá cho chương trình phải
đuợc liệt kê đầy đủ theo thứ tự từ thấp đến cao, theo từng loại riêng biệt để có
thể dễ dàng theo dõi.
• Từng hoạt động quảng bá phải chỉ rõ cách thức và thời gian, địa điểm… cụ thể,
đảm bảo hiệu quả thu hút đối tượng tham gia sự kiện.
c) Dự trù kinh phí
Một bảng dự trù kinh phí phải có đủ các yêu cầu sau:
• Khái quát tất cả các khoản mục chi phí, sắp xếp theo từng loại.
• Phân tích tỷ trọng của từng loại, đảm bảo tính cân đối hợp lý.
• Chi phí dự phòng có thể chiếm từ 5 – 10% tổng chi phí.
• Đảm bảo tính an toàn về mặt tài chính hoặc bù đắp những rủi ro ngoài dự tính.
• Các mức chi phí liệt kê phải trên cơ sở giá thực tế của nhà cung cấp trên thị
trường.
Bảng dự trù kinh phí giúp nguời làm event có thể chủ động điều chỉnh chi phí tùy theo tình
hình thực tế.
Các nguồn ngân sách chủ yếu để tổ chức chương trình thường là:
• Ngân sách PR
• Từ sự hợp tác – trao đổi
• Nguồn tài trợ
d) Tiến độ thực hiện (Timeline)
Tiến độ thực hiện (Timeline) cần thiết kể từ thời điểm lập kế hoạch tổ chức đến khi thực
hiện và kết thúc chương trình; là tập hợp từng khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành
từng công việc cụ thể.
Việc dự đoán thời gian thực hiện phụ thuộc vào nhà cung cấp, quy trình sản xuất hoặc quy
định thời gian từ phía cơ quan chính quyền… Mức độ dự đoán chính xác thời gian còn phụ
thuộc vào kinh nghiệm tổ chức. Khi lập tiến độ thực hiện, cần dự trù dư ra một khoảng thời

gian so với dự kiến để đảm bảo đối phó sự cố nếu có xảy ra.
2.4.6. Lên kế hoạch thực hiện chương trình
Lên kế hoạch thực hiện chương trình là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước
trong đầu các công việc cần thiết cho sự kiện đó.
Những công việc đầu tiên cần làm khi triển khai kế hoạch:
• Các công việc cần (Required jobs): Thiết kế, sản xuất, liên hệ địa điểm tổ chức,
mời khách, đặt tiệc, dàn dựng và trang trí, dựng chương trình, tổng dợt chương
trình…
• Bảng phân công công việc (Checklist): Ai chịu trách nhiệm về việc gì trong sự
kiện.
• Thời hạn hoàn thành công việc (Deadline).
a) Hình dung sự kiện:
Hình dung sự kiện là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện thành công. Đây được coi như
là một qui trình giúp Nhà tổ chức sự kiện từng bước khái quát toàn bộ nội dung hoạt động
của sự kiện, giúp chúng ta nhận thấy trước được những vị trí công việc trong sự kiện pháp
sinh mâu thuẫn và Nhà tổ chức sự kiện có thể giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu
lập kế hoạch. Hãy cố gắng hình dung sự kiện từ đầu tới cuối, cần có khả năng xuyên suốt
sự kiện.
Ví dụ: Một sự kiện được thực hiện với hội trường có một cửa vào hẹp, rõ ràng sẽ xuất hiện
sự ùn tắt khi vào (đầu sự kiện) và khi ra (kết thúc sự kiện). Nhà tổ chức phải giải quyết
mâu thuẫn này ngay từ khi lập kế hoạch bằng giải pháp mở thêm cửa (nếu có thể) lập
phòng chờ ngoài hội trường và kéo dài thời gian khi vào (ra) bằng các hoạt động phụ trợ
(văn hóa văn nghệ, v.v…).
Hình dung trước sự kiện giúp nhà tổ chức xác định chính xác số lượng cán bộ, nhân viên
đảm nhận những công việc phục vụ tốt cho việc thực thi sự kiện giảm được sự trùng lập sai
sót.
Hình dung giúp Nhà tổ chức cân nhắc tối tất cả các phương án đồng thời cũng xác định
nhu cầu về tài chính đối với các phương án đó trước khi hoàn tất kế hoạch tổ chức sự kiện
của doanh nghiệp.
Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích, nhiệm vụ của sự kiện, phải nghĩ tới tất cả các

khía cạnh nội dung và những hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể và tổ chức thực
hiện chúng. Những vấn đề sau đây sẽ giải quyết khi khái quát nội dung chương trình hoạt
động sự kiện.
• Mục đích của sự kiện.
• Nhiệm vụ của sự kiện.
• Những hoạt động cụ thể của sự kiện.
• Thành phần tham dự sự kiện.
• Thời gian (tháng trong năm, ngày trong tuần, giờ trong ngày)
• Địa điểm thực hiện sự kiện.
• Lên kế hoạch và hợp đồng trước bao lâu để có địa điểm cho tổ chức sự kiện.
b) Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện:
Cần liệt kê tất cả các yếu tố , nội dung đưa vào sự kiện xác định những giá trị mà sự kiện
mang lại. Từ đó xác định những nội dung, yếu tố cần được ưu tiên để đảm bảo sự kiện
thành công. Tóm lại, trong sự kiện cần bảo đảm những yêu cầu sau đây:
• Xác định được nội dung , yếu tố cần ưu tiên
• Tạo được ấn định cho các thành viên tham dự, hình ảnh của sự kiện và của tổ
chức sở hữu sự kiện trong công chúng
• Xác định tâm lý môi trường sự kiện và bầu không khí trong thực hiện sự kiện
luôn mới lạ
• Chuỗi giá trị sự kiện mang lại phù hợp với nhu cầu cảu các thành viên tham dự.
Những vấn đề nêu trên rất cần thiết bảo đảm cho tổ chức sự kiện thành công, tạo được hình
ảnh ấn tượng cho sự kiện và người chủ sự kiện.
c) Kế hoạch phân bổ ngân sách:
Kế hoạch phân bổ ngân sách rất quan trọng, nó cần được thực hiện sớm, ngay từ khi bắt
đầu lên kế hoạch cho tổ chức sự kiện. Ngân sách được phân bổ cho các hạng mục công
việc chuẩn bị và cho nội dung các hoạt động sự kiện. Để giúp tránh được nhầm lẫn, Nhà tổ
chức sự kiện cẩn phải thực hiện các công việc sau:
• Lập bảng chi phí: Nhà tổ chức thực hiện phân bổ ngân sách trên một bảng chi
phí bằng việc liệt kê các hạng mục, các nội dung hoạt động cùng với ngân sách
dự kiến kèm theo.

• Kiểm tra, điều chỉnh tổng thể: Sau khi lập bảng, Nhà tổ chức sự kiện cần tiếp
tục rà soát lại toàn bộ, tiến hành phân tích, so sánh đánh giá phát hiện những bất
hợp lý ngân sách giữa các hạng mục công việc và tiến hành điều chỉnh cho
thích hợp.
• Mỗi sự kiện sẽ bao gồm những nội dung hoạt động khác nhau nên không có
công thức có sẵn cho mỗi bảng chi phí. Khi tiến hành lập bảng danh sách chi
phí, cần đi xuyên suốt cả sự kiện từ đầu chí cuối và bắt đầu lập bảng khái quát,
sau đó đi vào chi tiết. Cần viết ra tất cả các dự toán. Đề phòng khi có biến động
về nhân sự, Nhà tổ chức cần xác định rõ bằng văn bản hạng mục công việc và
bao gồm những nội dung gì. Cẩn thận chi tiết khi đi vào các hạng mục cụ thể,
kể cả những nội dung không quan trọng.
• Tổng chi phí có thể tăng lên rất nhiều, đặc biệt liên quan tới đồ ăn thức uống.
Tương tự, thuế đánh vào đồ ăn thức uống là khách nhau và cũng làm chi phí tổ
chức sự kiện tăng lên (chẳng hạn, thuế rượu 10%, thự phẩm 8%, v.v…).
• Ngoài các khỏan chi trên, còn khoản phụ phí cũng cần chú ý và tính gộp vào
trong ngân sách (chi phí điện, chi phí trả tiền bản quyền cho nhạc sĩ khi sử dụng
tác phẩm của họ).
• Liên tục chỉnh sửa ngân sách khi thêm vào hoặc bớt đi các hạng mục và lưu lại
trong một tập tin khác. Để tránh nhầm cần ghi ngày tháng lưu tập tin khác nhau.
Quyết định thêm vào hay bớt đi các hạng mục công việc đều có sự thống nhất
của khách hàng, các nhà quản trị không tự ý quyết định, khách hàng sẽ không bị
bất ngờ dẫn tới sự không hài lòng của khách. Kiểm tra chi tiêu và duy trì chi
tiêu theo bảng chi phí ngân sách phân bổ. Kiểm tra hóa đơn và vào sổ số tiền
theo hóa đơn, xác định số tiền chi tiêu thực sự, so với các bảng chi phí và số
liệu dự toán. Phân tích tìm nguyên nhân chênh lệch và đưa ra giải pháp khắc
phục.
d) Lịch thanh toán:
Trước ngày ký hợp đồng, Nhà tổ chức sự kiện cần chuẩn bị lịch thanh toán với những cơ
sở cung cấp dịch vụ như: khách sạn, nhà hàng ăn uống, cơ sở in ấn Cần thỏa thuận cụ
thể, chi tiết những dịch vụ cung cấp và chi phí thanh toán, phương thức thanh toán. Bảng

chi phí là cơ sở lập lịch thanh toán.
Thông thường, Nhà tổ chức sự kiện phải trả trước cho các nhà cung ứng dịch vụ từ 30% tới
50% giá trị dịch vụ theo hợp đồng. Phần còn lại sẽ được thanh toán ngay khi sự kiện kết
thúc hoặc trong vòng vài ngày sau. Trong nhiều trường hợp, có những khoản phát sinh
ngoài dự kiến ban đầu. Những khoản này được tính vào số tiền còn lại phải thanh toán cho
các nhà cung cấp dịch vụ. Do đó, lịch thanh toán phải chỉnh sửa khi các hạng mục công
việc có sự thay đổi, số lượng khách dự kiến phát sinh v.v…
2.4.7. Thực hiện kế hoạch
Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát là thực hiện các công việc đã đề ra trong kế họach
và có sự giám sát của các trưởng bộ phận. Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi tiết là
hai trong số những nhân tố quan trọng nhất đảm bảo cho một sự kiện thành công. Việc
luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần
thiết. Nhà tổ chức sự kiện phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra và được nhất trí.
a) Quá trình chuẩn bị
Yêu cầu phải hình dung ra và chú ý tới tất cả các công việc dù là công việc nhỏ và đơn
giản nhất. Qua thực tế cho thấy những sai phạm thường xảy ra ở những việc nhỏ và đơn
giản song tác hại của nó không nhỏ và đơn giản chút nào. Khi một công việc sai phạm, tác
hại của nó gây hiệu ứng domino sang các công việc khác và hậu quả thật khó lường. Để
đảm bảo tổ chức sự kiện thành công phải tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình. Yếu tố này xuyên
suốt quá trình tổ chức sự kiện. Mục tiêu phải hoàn thành mọi công việc chuẩn bị trước
ngày diễn ra sự kiện để những người có liên quan có thời gian rà soát lại những chi tiết
cuối cùng.
Các hạng mục cần chuẩn bị cho một chương trình:
• Tất cả các bộ phận: Account (Phụ trách khách hàng), sáng tạo (Creative), điều
phối – hậu cần (Logistics), sản xuất (Production), tài chính (Finance), truyền
thông (Media), quảng bá (Promotion)… sẽ lập bảng mô tả công việc (checklist
từng bộ phận). Bảng nội dung công việc phải trình bày rõ từng bước, từng nội
dung và người được phân công thực hiện. Như vậy sẽ tránh được tình trạng lẫn
lộn công việc. Bảng nội dung công việc sẽ trở thành những việc làm thực mà
Nhà tổ chức sự kiện với tư cách là tổng công trình sư và là nhà đạo diễn sáng

tạo. Các bảng nội dung công việc lúc này sẽ là nội dung hoạt động của sự kiện
và của người tổ chức sự kiện. Những nội dung của nó phải được bám sát từ đầu
đến cuối quá trình tổ chức sự kiện. Cần một cán bộ chịu trách nhiệm lập bảng
phân công công việc cho tất cả cán bộ công nhân viên, kiểm soát toàn bộ thông
tin đã vào bảng. Cán bộ đó phải là người duy nhất làm việc với bên cung cấp và
hoàn tất kế hoạch. Mục tiêu của bảng nội dung công việc đảm bảo mọi thứ đều
đúng trật tự, không bất ngờ. Bảng nội dung công việc là những thông tin cho
nhà cung cấp biết chúng ta tổ chức sự kiện như thế nào. Bảng nội dung công
việc cần ghi ra chính xác những nội dung đã được ký hợp đồng, chí phí thỏa
thuận và toàn bộ không gian hoạt động sự kiện (cách bày trí, sắp xếp, nơi sự
kiện diễn ra, nghĩ ngơi, giải trí v.v…) các nhà cung cấp cần biết trước các việc
đó để chuẩn bị chu đáo, kịp thời.