đồ án Xây dựng phần mềm quản lý kí túc xá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
- - - - -o0o- - - - -
BÀI TẬP LỚN
Môn: ĐỒ ÁN CHUYÊN NGÀNH
Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý kí túc xá
Giáo viên HD : Nguyễn Đức Lưu
Sinh viên thực hiện : Nhóm 7 – KTPM2-K6
Phạm Đình Chiến
Trần Văn Huấn
Hà Nội - 2014
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý kí
túc xá”, nhóm đã gặp phải không ít khó khăn và trở ngại. Tuy nhiên, với
sự giúp đỡ của bạn bè, cùng sự hướng dẫn tận tình, chỉ bảo cặn kẽ của
thầy cô, cuối cùng chúng tôi cũng đã hoàn thành cơ bản một số mục tiêu
đề ra với tất cả sự cố gắng và nỗ lực. Chúng tôi xin được gửi lời cảm ơn
tới những người bạn đã góp ý và giúp đỡ nhóm, và đặc biệt là cảm ơn
thầy Nguyễn Đức Lưu, người đã giúp chúng tôi xác định được những
yêu cầu và mục tiêu đề tài, truyền dạy các kĩ năng nghiệp vụ cũng như
hướng dẫn cho chúng tôi, từ phong cách làm báo cáo đến cách thức
thực hiện đề tài. Hi vọng nhóm sẽ tiếp tục nhận được sự đóng góp và
đồng hành của các bạn và thầy cô trong những đề tài tiếp theo.
Một lần nữa chúng tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Phạm Đình Chiến
Trần Văn Huấn
MỤC LỤC
Mục lục hình ảnh
Danh mục bảng
Danh mục từ viết tắt

Bảng phân chia công việc
PHẦN 1: MỞ ĐẦU
1. Tên đề tài
Xây dựng phần mềm quản lý kí túc xá.
2. Lý do chọn đề tài
Hàng năm mỗi trường đại học, cao đẳng tiếp nhận hàng nghìn học
sinh, sinh viên. Cùng với đó nhu cầu về việc đăng kí nội trú trong nhà
trường ngày càng cao. Trước bài toán đặt ra với các trường đại học,
cao đẳng hiện nay: vấn đề quản lý kí túc xá – một vấn đề đã có từ lâu
nhưng vẫn còn khá nhiều bất cập như: việc quản lý ở nhiều trường vẫn
còn theo phương pháp thủ công, các dữ liệu không có tính thống nhất,
chặt chẽ. Trước thực trạng nhiều trường đại học hiện nay với lượng
sinh viên trọ ở kí túc xá rất đông nhưng vẫn có hình thức quản lý chính
là thực hiện thủ công trên giấy tờ trong khi chỉ có 1 đến 2 nhân viên
quản lý kí túc xá khiến cho khối lượng công việc của họ thực sự nhiều
lúc quá lớn và hiệu quả không được cao.
Hiện nay không còn mấy ai xa lạ với những sản phẩm và ứng
dụng của công nghệ thông tin – ngành khoa học đang trở thành một
phần tất yếu trong cuộc sống hiện nay. Cùng với sự phát triển không
ngừng đó, những ứng dụng của công nghệ thông tin trong việc quản lý
nhân sự, quản lý nhà hàng, quản lý trường học … đã và đang góp phần
giảm thiểu được lượng chi phí đầu tư cho nguồn nhân công, đồng thời
tăng tính hiệu quả chính xác trong việc khai thác và quản lý dữ liệu.
Từ thực tế đó đã đặt ra câu hỏi: Tại sao lại không áp dụng công
nghệ thông tin vào quản lý kí túc xá? Từ câu hỏi đó nhóm chúng tôi đã
bắt tay vào tìm hiểu và nghiên cứu đề tài : “Xây dựng phần mềm
quản lý kí túc xá” với hi vọng sẽ là cơ sở phát triển sau này cho việc
quản lý kí túc xá nói chung và cho từng trường nói riêng.
3. Mục đích - mục tiêu của đề tài
 Mục đích: Xây dựng một phần mềm quản lý kí túc xá bước đầu

giúp cho người quản lý có thể tiếp cận dễ dàng ứng dụng Công nghệ
thông tin để áp dụng vào quá trình quản lý để mang lại hiệu quả cao
hơn đồng thời giảm tải được khối lượng công việc.

Mục tiêu:
-Khảo sát thực tế yêu cầu bài toán
- Xây dựng được một bản phân tích thiết kế hướng chức năng với
các chức năng cần thiết của một hệ thống quản lý kí túc xá để có thể
sử dụng cho việc phát triển phần mềm và nâng cấp sau này.
-Thu thập thông tin và Xây dựng CSDL.
- XD các module chức năng cơ bản của hệ thống.
- Xây dựng giao diện phần mềm thân thiện đối với người dùng.
- Phần mềm hoạt động đáp ứng các nhu cầu cơ bản của người
dùng.
- Xây dựng báo cáo vừa là tài liệu làm cơ sở cho việc phát triển
sau này.
4. Bố cục đề tài
Nội dung chính bao gồm 3 chương:
 Chương I: Phân tích thiết kế hệ thống
Chương này bao gồm các phần khảo sát thực tế tại một trường đại
học, phân tích đề tài, xây dựng các sơ đồ, biểu mẫu để phục vụ cho
các công việc tiếp theo.
 Chương II: Xây dựng cơ sở dữ liệu
Trong chương này, ta sẽ tiến hành việc xây dựng CSDL dựa vào các
sơ đồ và tài liệu mà ta thu được từ khâu phân tích dựa trên phần mềm
quản trị CSDL SQL.
 Chương III: Cài đặt ứng dụng
Thiết kế giao diện, cài đặt phần mềm, kiểm thử và xây dựng tài liệu
hướng dẫn.
5. Phương pháp thực hiện đề tài

- Giai đoạn khảo sát:
Tiến hành đi khảo sát thực tế tại kí túc xá tại một trường đại học,
phỏng vấn sinh viên và nhân viên quản lý kí túc xá, tìm hiểu thêm các
tài liệu từ sách báo, Internet.
- Giai đoạn phân tích, thiết kế:
Sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng
công cụ Rational Rose và Msword để xây dựng các biểu đồ, các bản
mẫu.
- Giai đoạn xây dựng cơ sở dữ liệu:
Sử dụng các công cụ hỗ trợ như MsWord, Excel… và hệ quản trị
CSDL SQL để thực hiện công việc.
- Giai đoạn cài đặt ứng dụng:
Dùng ngôn ngữ lập trình C# để xây dựng giao diện và cài đặt
chương trình.
6. Dự kiến kết quả đạt được
- Hoàn thành được bước phân tích, thiết kế hệ thống, thu được
các bản mô tả và các biểu đồ, bản mẫu thiết kế.
- Thiết kế được một giao diện thân thiện, dễ nhìn, dễ sử dụng.
- Thu được một sản phẩm sơ bộ, đáp ứng được một số yêu cầu tối
thiểu của bản phân tích.
7. Một số đề xuất hướng phát triển
- Nghiên cứu việc đồng bộ hóa dữ liệu với cơ sở dữ liệu của nhà
trường.
- Nghiên cứu việc kết hợp phần mềm với một hệ thống Website
cho phép tương tác trực tiếp trên Internet để sinh viên có thể thực hiện
các công việc như đăng kí phòng, nộp tiền trực tuyến.
- Có khả năng tương tác cao với người sử dụng.
PHẦN 2: NỘI DUNG
Chương I: Phân tích thiết kế hệ thống
Từ các điều kiện và yêu cầu thực tế, nhóm quyết định chọn khảo

sát tại khu A trường Đại học Công nghiệp Hà Nội.
1. Nhận xét, đánh giá hiện trạng
1.1. Mục đích của công việc khảo sát bài toán
− Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động
của hệ thống.
− Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cách hoạt động của hệ
thống.
− Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa và
các chỗ chưa hợp lý cần được nghiên cứu đưa ra cách khắc
phục.
1.2. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện thực:
− Tìm hiểu môi trường cơ cấu tổ chức hoạt động của KTX.
− Nghiên cứu các chức trách,nhiệm vụ của từng đối tượng làm
việc trong KTX và phân cấp quyền hạn.
− Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ thông tin sổ sách cùng
các phương tiện xử lý thông tin trong KTX.
− Thống kê các phương tiện tài nguyên đã và có thể sử dụng.
− Thu thập thông tin ý kiến phê phán nhận xét về thực
trạng,các dự đoán nguyện vọng kế hoạch trong tương lai.
− Đánh giá hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết trong tương
lai.
− Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng.
1.3. Lịch sử phát triển chung
Trường đại học Công nghiệp Hà Nội với lịch sửa phát triển…
Lịch sử phát triển kí túc xá …
1.4. Hiện trạng
Đầu mỗi năm học phòng Công tác sinh viên sẽ có kế hoạch phân
công kiểm tra thực trạng học ở của mỗi khu KTX thuộc các khu KTX của
trường: Khu dành cho tập thể giáo viên,Khu dành cho học sinh sinh
viên,Khu dành cho nhân viên,bảo vệ….Căn cú vào chỉ tiêu sinh viên đầu

vào của năm đó sẽ tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị đón tiến sinh viên
vào KTX.Sau đó sẽ thông báo đến từng sinh viên về việc tiếp nhận sinh
viên các khóa vào khu KTX của trường với mức quyết định ưu tiên cho
từng đối tượng sinh viên căn cứ vào khả năng tiếp nhận thực tế của
KTX.
Phòng Công tác Sinh viên phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh
viên đăng ký vào ở KTX
Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ và các thủ tục cần thiết về việc
đăng ký ở KTX của sinh viên,Phòng CTSV(Công tác sinh viên) nhanh
chóng xem xét hồ sơ trả lời cho sinh viên trong vòng tối đa là 15 ngày kể
từ ngày tiếp nhận hồ sơ về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận sinh viên
ở KTX.
− Trường hợp sinh viên đã đưng ký vào KTX mà không được
chấp nhận thì phải thông báo và nêu lý do.
− Trong thời hạn tối đa 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên
được tiếp nhận vào ở KTX,phòng CTSV sẽ lên kế hoạch
hoàn tất các thủ tục cần thiết.
− Mức phí được Ban Giám Hiệu quy định cụ thể là
160.000đ/người /tháng.
Đơn xin ở KTX chỉ có giá trị trong 1 kỳ.Sau mỗi học kỳ,trước khi
nghỉ hè,nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng cho phòng CTSV và
làm thủ tục đăng ký nếu muốn tiếp tục ở lại KTX.
Một tháng sau khi hợp đồng nội trú hết hạn phòng CTSV của
trường phải thông báo cho sinh viên nội trú biết và thông báo thời gian
đăng ký cụ thể.
Việc đăng ký tiếp tục ở lại KTX phải được thực hiện đúng theo lịch
do CTSV đề ra.
Sau khi mọi thủ tục đăng ký và lệ phí được hoàn tất .Phòng CTSV
sẽ tiến hành bố trí sắp xếp chỗ ở cho sinh viên nội trú, đồng thời làm thủ
tục đăng ký tạm trú tạm vắng với công an địa phương trường cư trú.

Tất cả yêu cầu chuyển đổi phòng trong KTX phải được sự đồng ý
của phòng CTSV.
Tất cả sinh viên phải tuyệt đối tuân thủ nội quy của KTX.Mọi
trường hợp muốn đăng ký ở lại hè hay hoặc lễ tết phải làm phiếu đăng
ký và nộp về phòng CTSV và được phòng CTSV phê duyệt.
Tất cả hồ sơ sinh viên nội trú phải được quản lý theo đúng quy
định của lưu trữ hồ sơ sinh viên nhằm đảm bảo việc quản lý sinh viên
nội trú theo nguyên tắc phân bổ phòng của ký túc xá (theo lớp theo
khoa,sau đó đến các sinh viên còn lại ).
1.5. Nhận xét đánh giá
Việc khảo sát hiện trạng ký túc xá trường Đại học Công nghiệp Hà
Nội đã phát hiện ra những mặt bất cập:
− Thiếu : phương tiện quản lý
− Kém :Chu trình quá lâu,nhất là khâu giải quyết hồ sơ đăng
ký ở KTX
− Tốn kém trong khâu kiểm soát và tìm kiếm
− Xử lý thông tin còn thủ công tốn công sức,công nghệ thông
tin chỉ có vai trò phụ trợ không rõ rệt
1.6. Xác nhận mục tiêu của hệ thống quản lý mới
− Mang lại lợi ích nghiệp vụ :Tăng khả năng xử lý,đáp ứng nhu
cầu,tin cậy chính xác an toàn bảo mật.
− Mang lại lợi ích kinh tế :Giảm biên chế,chi phí hoạt động …
− Mang lại lợi ích sử dụng : Thuận tiện nhanh chóng …
Khắc phục khuyết điểm của hệ thống thủ công, hỗ trợ chiến lược phát
triển KTX lâu dài.
1.7.Các nguyên tắc đảm bảo
Để xây dựng hệ thống quản lý KTX hoàn chỉnh, đảm bảo dữ liệu về mọi
mặt ta phải dựa trên các nguyên tắc sau:
− Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất: Thông tin được tích
lũy cập nhật thường xuyên để phục vụ cho bài toán quản

lý.Chúng ta lên tập trung thông tin thành các mảng cơ bản
để tránh dư thừa thừa thông tin và để thông tin được nhất
quán,thống nhất.
− Nguyên tắc linh động thông tin: Ngoài các mảng thông tin cơ
bản thì cần phải có những công cụ đặc biệt để tạo ra các
mảng công việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các
mảng thông tin cơ bản đã trích từ mảng cơ bản.
2. Cơ cấu tổ chức của hệ thống quản lý kí túc xá sinh viên trường
đại học Công nghiệp Hà Nội
Gồm 5 bộ phận:
− Quản lý đăng kí nội trú.
− Quản lý sinh viên.
− Quản lý phòng.
− Quản lý điện,nước.
− Báo cáo thống kê.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống quản lí
kí túc xá sinh viên trường đại học Công nghiệp Hà Nội
2.1.1. Quản lý đăng kí nội trú
− Kiểm tra hồ sơ sinh viên.
− Nhận phiếu đăng kí.
− Sửa phiếu đăng kí.
− Xóa phiếu đăng kí.
− Tìm kiếm phiếu đăng kí.
2.1.2. Quản lý sinh viên
− Nhập thông tin sinh viên.
− Sửa thông tin sinh viên.
− Xóa thông tin sinh viên.
− Tìm kiếm thông tin sinh viên.
2.1.3. Quản lý phòng
− Nhập mới thông tin phòng.

− Sửa thông tin phòng.
− Xóa thông tin phòng.
− Tìm kiếm thông tin phòng.
2.1.4.Quản lý điện,nước
− Nhập thông tin điện nước.
− Sửa thông tin điện nước.
− Xóa thông tin điện nước.
− Lập báo cáo hóa đơn.
2.1.5.Báo cáo thống kê
− Báo cáo doanh thu.
− Thống kê số lượng sinh viên đăng kí, trả phòng.
− Thống kê tình trạng phòng.
2.2. Phân tích chức năng
2.2.1.Hoạt động của hệ thống quản lý kí túc xá
Quản lý phiếu đăng kí: Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú trong KTX
phải thực hiện thủ tục đăng ký với với phòng Công tác sinh viên,bộ phận
quản lý hợp đồng sẽ kiểm tra hồ sơ đăng ký của sinh viên.Nếu hồ sơ
được đáp ứng thì hệ thống sẽ nhập hợp đồng. Khi cần thiết có thể sửa
hoặc xóa hợp đồng.Thông tin hợp đồng bao gồm: Mã phiếu, Mã phòng,
Tên sinh viên, Địa chỉ, Giới tính, Lớp, Khoa, Ngành, Số điện thoại, Số
CMND
Quản lý sinh viên: Trong thời gian tạm trú tại KTX bộ phận quản lý
sinh viên sẽ nhập và lưu trữ toàn bộ thông tin về sinh viên.Khi cần thiết
có thể sửa và xóa thông tin về sinh viên .Thông tin sinh viên bao gồm:
Mã sinh viên, Tên sinh viên, Ngày sinh, Địa chỉ, Giới tính , Điện thoại.
Quản lý phòng: Nhập mới thông tin phòng, Sửa thông tin phòng, Xóa
thông tin phòng.Thông tin về phòng bao gồm: Mã phòng,Tình trạng
phòng, Số lượng sinh viên, Khu nhà, Mô tả khác.
Quản lý điện, nước: Khi sinh viên ở KTX các phòng sẽ sử dụng điện
nước,hàng tháng bộ phận quản lý điện nước có trách nhiệm lập hóa

đơn điện nước của mỗi phòng.Hóa đơn bao gồm các thông tin: Số hóa
đơn, Mã phòng, Ngày lập, Tổng tiền.Thông tin điện, nước bao gồm: Mã
công tơ, Mã phòng, Ngày tháng ghi sổ,Chỉ số đầu,Chỉ số cuối.Ngoài ra
bộ phận này còn nhập thông tin điện nước,xóa thông tin điện nước khi
có thay đổi mức giá điện nước khi có điều chỉnh.
Báo cáo thống kê: Lấy thông tin từ các bộ phận khác và có nhiệm vụ
thống kê số lượng phiếu đăng kí, thống kê tình trạng phòng , báo cáo
doanh thu để đưa lên nhà quản lý khi nhận được yêu cầu từ nhà quản lý
KTX.
3. Phân tích, thiết kế hướng đối tượng
3.1. Xây dựng biểu đồ User Case
3.2. Đặc tả một số User Case chính
3.3. Các kịch bản sử dụng
3.4. Biểu đồ trình tự
3.4.1.Biểu đồ lớp khái niệm
3.4.2.Thuộc tính
3.5. Một số biểu đồ khác
Chương II: Xây dựng cơ sở dữ liệu
2.1 Thiết kế các bảng dữ liệu
Từ việc khảo sát và phân tích, thiết kế ta xây dựng các bảng dữ liệu trên
hệ quản trị CSDL SQL
Bảng 1: …
1. Xây dựng các Function, Trigger
(code)
Chương III: Cài đặt ứng dụng
1. Nguyên mẫu giao diện và cài đặt chương trình
1.1 Thiết kế giao diện
1.2 Cài đặt chương trình
2. Kiểm thử
(bỏ qua)

3. Yêu cầu phần cứng
4. Tài liệu sử dụng
5. Lưu ý
PHẦN 3: KẾT LUẬN
1. Ưu điểm
Hoàn thành cơ bản giai đoạn 1
2. Nhược điểm
3. Hướng phát triển
PHẦN 4: TÀI LIỆU THAM KHẢO