xây dựng phần mềm quản lý dự án đầu tư tại tổng công ty ivn

1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN.

1.1. Lý luận về dự án và quản lý dự án đầu tư.

1.1.1. Khái niệm về dự án và quản lý dự án đầu tư.

1.1.1.1. Khái niệm dự án.

Khái niệm.
Có nhiều cách định nghĩa dự án. Tuỳ theo mục đích mà nhấn mạnh một khía
cạnh nào đó. Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu
“tĩnh” và cách hiểu “động”. Theo cách hiểu thứ nhất “tĩnh” thì dự án là hình
tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt t
ới. Theo cách hiểu
thứ hai “động” có thể định nghĩa dự án như sau:
Theo nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một
nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực
riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới.
Như vậy theo định nghĩa này thì:
-
Dự án không chỉ là một ý định phác thảo mà có tính cụ thể và mục tiêu
xác định.
- Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tượng mà phải cấu trúc nên
một thực thể mới.
Trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa dự án như sau:
Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ
duy nhất.
Định nghĩ
a này nhấn mạnh hai đặc tính:

- Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn). Nghĩa là, mọi dự án đầu tư đều có
điểm bắt đầu và điểm kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu của
dự án đã đạt được hoặc khi xác định rõ ràng mục tiêu của dự án không
thể đạt được và dự án bị loại bỏ.
- Sản phẩm hoặc d
ịch vụ duy nhất. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản
phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc
dự án khác.
Dù định nghĩa khác nhau nhưng có thể rút ra một số đặc trưng cơ bản của
khái niệm dự án như sau:
- Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng. Mỗi dự án thể hiện mộ
t hoặc một
nhóm nhiệm vụ cần được thực hiện với một bộ kết quả xác định nhằm
thoả mãn một nhu cầu nào đó. Dự án cũng là một hệ thống phức tạp nên
cần được chia thành nhiều bộ phận khác nhau để thực hiện và quản lý
nhưng phải đảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và việc
hoàn thành với chất lượ
ng cao.

2
- Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn. Nghĩa là,
giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình
thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc.
- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ
phận quản lý chức năng với quản lý dự án… Dự án nào cũng có s
ự tham
gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các
nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước Tuỳ theo tính chất
và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên là
khác nhau. Giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án

thường xuyên có quan hệ lẫn nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ
nhưng mức độ
tham gia của các bộ phận không giống nhau. Vì mục tiêu
của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ
với các bộ phận quản lý khác.
- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ). Khác
với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không
phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao. Sản ph
ẩm
và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất. Lao động đòi hỏi kỹ năng
chuyên môn cao, nhiệm vụ không lặp lại . . .
- Môi trường hoạt động “va chạm”. Quan hệ giữa các dự án là quan hệ
chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của một tổ chức. Dự án “cạnh
tranh” lẫn nhau và với các bộ phận chức năng khác về tiền vốn, nhân lực,
thi
ết bị Một số trường hợp, các thành viên quản lý dự án thường có hai
thủ trưởng trong cùng một thời gian nên sẽ gặp khó khăn không biết thực
hiện quyết định nào của cấp trên khi hai lệnh mâu thuẫn nhau.
- Tính bất định và độ rủi ro cao. Hầu hết các dự án đòi hỏi lượng tiền vốn,
vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng th
ời gian nhất
định. Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu
tư phát triển thường có độ rủi ro cao.

Chu kỳ của dự án đầu tư.
Chu kỳ của hoạt động đầu tư là các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắt
đầu từ khi dự án mới chỉ là ý đồ đến khi dự án được hoàn thành chấm dứt hoạt
động.
Ta có thể minh hoạ
chu kỳ của dự án theo sơ đồ sau đây:

Ý đồ về
dự án
đầu tư

Chuẩn bị
đầu tư


Thực hiện
đầu tư.

Sản xuất
kinh
doanh
Ý đồ về
dự án
mới
Hình 1.1: Chu kì của dự án đầu tư.

3
Chu kỳ một dự án đầu tư được thể hiện thông qua ba giai đoạn: Giai đoạn tiền
đầu tư (Chuẩn bị đầu tư), giai đoạn đầu tư (Thực hiện đầu tư) và giai đoạn vận

hành các kết quả đầu tư (Sản xuất kinh doanh). Mỗi giai đoạn lại được chia làm
nhiều bước. Chúng ta có thể sơ đồ hoá như sau:


Tiền đầu tư
Đầu tư
Vận hành
kết quả đầu tư
Nghiê
n cứu
phát
hiện
các cơ
hội
đầu tư
Nghiên
cứu
tiền
khả thi
sơ bộ
lựa
chọn
dự án.
Nghiên
cứu
khả thi
( Lập
dự án
BCNC
KT )

Đánh
giá
và
quyết
định
(thẩm
định
dự án)
Đàm
phán
và
kí kết
các
hợp
đồng
Thiết
kế
và
lập
dự
toán
thi
công
xây
lắp
công
trình
Thi
công
xây

lắp
công
trình
Chạy
thử và
nghiệm
thu sử
dụng
Sử
dụng
chưa
hết
công
suất
Sử
dụng
công
suất
ở
mức
độ
cao
nhất.
Công
suất
giảm
dần
và
thanh
lý.

Các bước công việc, các nội dung nghiên cứu ở các giai đoạn được tiến
hành tuần tự nhưng không biệt lập mà đan xen gối đầu cho nhau, bổ sung cho
nhau nhằm nâng cao dần mức độ chính xác của các kết quả nghiên cứu và tạo
thuận lợi cho việc tiến hành nghiên cứu ở các bước kế tiếp.
Trên cơ sở chu kỳ một dự án đầu tư chúng ta có thể đưa ra một số nh
ận xét
cơ bản sau đây:
- Trong 3 giai đoạn trên đây, giai đoạn chuẩn bị đầu tư (tiền đầu tư) tạo
tiền đề và quyết định sự thành công hay thất bại ở 2 giai đoạn sau, đặc
biệt là đối với giai đoạn vận hành kết quả đầu tư. Do đó, đối với giai
đoạn chuẩn bị đầu tư, vấ
n đề chất lượng, vấn đề chính xác của các kết
quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là quan trọng nhất. Trong quá trình
soạn thảo dự án phải dành đủ thời gian và chi phí theo đòi hỏi của các
nghiên cưú. Tổng chi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư chiếm từ 0,5 đến
15% vốn đầu tư của dự án. Làm tốt công tác chuẩn bị đầu tư sẽ tạo tiền
đề cho việc s
ử dụng tốt 85 đến 99,5% vốn đầu tư của dự án ở giai đoạn
thực hiện đầu tư (đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh được
những chi phí không cần thiết khác ) Điều này cũng tạo cơ sở cho quá
trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu
tư và có lãi (đối với các dự án sản xuất kinh doanh), nhanh chóng phát
huy h
ết năng lực phục vụ dự kiến.
B
ản
g

1.1. Các bước côn
g
việc của một dự án đầu tư.

4
- Trong giai đoạn thứ 2, vấn đề thời gian là quan trọng hơn cả. Ở giai đoạn
này 85 đến 99,5% vốn đầu tư của dự án được chi ra nằm khê đọng trong
suốt những năm thực hiện đầu tư. Đây là những năm vốn không sinh lời.
Thời gian thực hiện đầu tư càng kéo dài, vốn ứ đọng càng nhiều, tổn thất
càng lớn. Đến l
ượt mình, thời gian thực hiện đầu tư lại phụ thuộc nhiều
vào chất lượng công tác chuẩn bị đầu tư, vào việc quản lý quá trình thực
hiện đầu tư, quản lý việc thực hiện những hoạt động khác có liên quan
trực tiếp đến các kết quả của quá trình thực hiện đầu tư đã được xem xét
trong dự án đầu tư.
- Giai đoạn 3: vận hành các k
ết quả của giai đoạn thực hiện đầu tư (giai
đoạn sản xuất kinh doanh dịch vụ) nhằm đạt được các mục tiêu của dự
án. Nếu các kết quả do giai đoạn thực hiện đầu tư tạo ra đảm bảo tính
đồng bộ, giá thành thấp, chất lượng tốt, đúng tiến độ, tại địa điểm thích
hợp, với quy mô tối ư
u thì hiệu quả trong hoạt động của các kết quả này
và mục tiêu của dự án chỉ phụ thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức quản
lý hoạt động các kết quả đầu tư. Làm tốt các công việc của giai đoạn
chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức
quản lý phát huy tác dụng của các kết quả đầu t
ư.
- Thời gian hoạt động của dự án được xác định bởi thời gian vận hành các
kết quả đầu tư.
- Thời gian hoạt động của dự án bị phụ thuộc những nhân tố tác động đến

chu kỳ sống của sản phẩm do dự án tạo ra, hiệu quả của quá trình vận
hành dự án .
- Nội dung chủ yếu của giai đoạ
n tiền đầu tư là việc xây dựng dự án đầu
tư.

1.1.1.2. Khái niệm và tác dụng của quản lý dự án.

1.1.1.2.1. Khái niệm.

Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự
Mỹ vào những năm 1950, đến nay nó nhanh chóng được ứng dụng rộng rãi vào
các lĩnh vực kinh tế, quốc phòng và xã hội. Có hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự
phát triển mạnh m
ẽ của phương pháp quản lý dự án là:
- Nhu cầu ngày càng tăng những hàng hoá và dịch vụ sản xuất phức tạp,
kỹ nghệ tinh vi, trong khi khách hàng ngày càng khó tính;
- Kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật)
ngày càng tăng.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và
giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự
án hoàn thành
đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã
định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và
điều kiện tốt nhất cho phép.

5
Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều
phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực
hiện và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu xác

định.
- Lập kế hoạch. Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công
việ
c cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là
quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thể
biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống.
- Điều phối thực hiện dự án. Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao
gồm: tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và
quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện
cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc).
- Giám sát là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình
hình hoàn thành, giải quyết những vấn để liên quan và thực hiện báo cáo
hiện trạng.
Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng
động từ việc lập kế hoạch đến điều ph
ối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi
cho việc tái lập kế hoạch dự án như trình bày trong hình 1.2


6



Mục tiêu cơ bản của các dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn
thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt,
đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi. Về mặt toán học, bốn
vấn đề này liên quan với nhau theo công thức sau:
C= f ( P, T, S ).
Trong đó :
C : Chi phí.

P : Hoàn thành công việc ( kết quả )
T : Yếu tố thời gian.
S : Phạm vi dự án.

Phương trình cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: hoàn thành công
việc, thời gian và phạm vi dự án. Nói chung chi phí của dự án tăng lên nếu chất
Lập kế hoạch.
Giám sát Điều phối thực hiện.
- Thiết lập mục tiêu.
- Điều tra nguồn lực.
- Xây dựng kế hoạch.
- Đo lường kết quả.
- So sánh với mục tiêu.
- Báo cáo.
- Giải quyết các vấn đề.
- Điều phối tiến độ thời
gian.
- Phân phối nguồn lực.
- Phối hợp các nỗ lực.
- Khuyến khích và động
viên cán bộ và nhân viên.

Hình 1 2. Chu trình quản lý dự án.

7
lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án
được mở rộng.
Ba yếu tố cơ bản: Thời gian, chi phí và hoàn thiện công việc là những mục
tiêu cơ bản của quản lý dự án và giữa chúng lại có quan hệ chặt chẽ với nhau.
Không đơn thuần chỉ là hoàn thành kết quả mà thời gian cũng như chi phí để

đạt kết quả đó đều là những yếu tố
không kém phần quan trọng. Hình 1.3 trình
bày mối quan hệ giữa 3 mục tiêu cơ bản của quản lý dự án. Tuy mối quan hệ
giữa 3 mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì đối với cùng
một dự án, nhưng nói chung đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này phải “hi
sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Do vậy, trong quá trình quản lý dự án các nhà
quản lý hi vọng đạt được sự kết hợp tố
t nhất giữa các mục tiêu quản lý dự án.




















1.1.1.2.2. Tác dụng của quản lý dự án.

Mặc dù phương pháp quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu
cầu hợp tác nhưng tác dụng của nó rất lớn. Phương pháp quản lý dự án có
những tác dụng chủ yếu sau đây:
- Liên kết tất cả các hoạt độ
ng, công việc của dự án.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm
quản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án.
- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các
thành viên tham gia dự án.
- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và
điều chỉnh kịp thờ
i trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán
Chi phí
cho phép
Thời gian
K
ết
q
uả
Thời gian
cho phép
Kết quả
mong muốn
Chi phí
Hình 1.3. Mối quan hệ giữa thời gian, chi phí và kết quả.

8
được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan
để giải quyết những bất đồng.
- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.

1.1.2. Nội dung của quản lý dự án.

1.1.2.1. Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án.

1.1.2.1.1. Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án.

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước
đối với dự án bao gồm tổng thể các
biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và
kết thúc dự án.
Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, nhà nước mà đại diện là các cơ
quan quản lý nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi
phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc
phát triển kinh tế – xã hộ
i. Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nhà nước để
quản lý dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về
tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống
luật pháp, những quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lương

1.1.2.1.2. Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án.

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quả
n lý các hoạt động cụ thể của dự
án. Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát
các hoạt động dự án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như: Quản lý
thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán Quá
trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu t
ư, thực
hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án.Trong từng giai đoạn, tuy

đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ
bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành.

1.1.2.2. Lĩnh vực quản lý dự án.

Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án gồm 9 lĩ
nh vực chính cần được xem
xét, nghiên cứu là:

1.1.2.2.1. Quản lý phạm vi.

Quản lý phạm vi là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục
tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện,
công việc nào ngoài phạm vi của dự án.


9
1.1.2.2.2. Quản lý thời gian.
Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời
gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài
bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn
thành.

1.1.2.2.3. Quản lý chi phí.

Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện
chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án; là việc tổ chức, phân
tích s
ố liệu và báo cáo những thông tin về chi phí.

1.1.2.2.4. Quản lý chất lượng.

Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn
chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải
đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư.

1.1.2.2.5. Quản lý nhân lực.

Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ l
ực của mọi thành
viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử
dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?

1.1.2.2.6. Quản lý thông tin.

Quản lý thông tin là đảm bảo quá trình thông tin thông suốt một cách nhanh
nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau.
Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: Ai cần thông tin về
dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án c
ần báo cáo cho họ bằng cách
nào?

1.1.2.2.7. Quản lý rủi ro.

Quản lý rủi ro là xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi
ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro.

1.1.2.2.8. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán.

Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn,

thương lượng, quản lý các hợp đồng và đ
iều hành việc mua bán nguyên vật
liệu, trang thiết bị, dịch vụ, cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này giải
quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của

10
các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng cung như
thế nào?

1.1.2.2.9. Lập kế hoạch tổng quan.

Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình
tự logic, xác định những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian
làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án.
Kế hoạch d
ự án là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc
cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm
đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách
chính xác và đầy đủ.

Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như: kế hoạch tổng thể về dự
án, k
ế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực

1.1.2.3. Quản lý theo chu kỳ của dự án.

Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất định
nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để
quản lý thực hiện. Mỗi giai đoạn được đ
ánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc

nhiều công việc. Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ dự án. Chu kỳ
dự án xác định điểm bắt đầu, điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự án. Chu kỳ
dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng pha và ai sẽ
tham gia thực hiện. Nó cũng chỉ ra những công vi
ệc còn lại nào ở giai đoạn
cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án. Thông qua chu kỳ dự án có thể
nhận thấy một số đặc điểm: Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường
là thấp khi bắt đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhưng giảm
nhanh chóng khi dự án bước vào giai đoạn kết thúc. Thứ hai, xác suất hoàn
thành dự án thành công thấp nhất và do
đó rủi ro là cao nhất khi bắt đầu thực
hiện dự án. Xác suất thành công sẽ cao hơn khi dự án bước qua các pha sau.
Thứ ba, khả năng ảnh hưởng của chủ đầu tư tới đặc tính cuối cùng của sản
phẩm dự án và do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và giảm mạnh
khi dự án được tiếp tục trong các pha sau.

1.1.3. Mô hình tổ chức dự án.
Tổ chứ
c là một nhân tố động. Các mô hình tổ chức luôn thay đổi phù hợp
với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh, công nghệ và yêu cầu quản lý.
Những năm gần đây mô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp nói chung và quản
lý dự án nói riêng có những thay đổi tích cực theo hướng phát triển nhiều mô
hình tổ chức mới, năng động và hiệu quả.
Có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án. Tuỳ thuộc mục đ
ích nghiên cứu
mà phân loại các mô hình tổ chức dự án cho phù hợp.

11

1.1.3.1. Căn cứ vào trách nhiệm và quyền hạn về quản lý và điều hành dự

án.

1.1.3.1.1. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.
Quản lý dự án theo mô hình chủ đầu tư (chủ dự án) trực tiếp quản lý là hình
thức tổ chức quản lý dự án không đòi hỏi cán bộ chuyên trách quản lý dự án
phải trực tiếp tham gia điều hành dự án mà chủ đầu tư trực tiếp quản lý điều
hành.Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp
đối với việc thực hiện và kết quả cuối cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò cố
vấn, tư vấn cho chủ đầu tư.
Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thường được áp dụng cho các dự
án quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án,
đồ
ng thời chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản
lý dự án. Chủ đầu tư được lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của
mình mà không cần lập ban quản lý dự án.



1.1.3.1.2. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.

Mô hình tổ chức “Chủ nhiệm điều hành dự án” là mô hình tổ chức trong đó
chủ đầu tư
giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm
điều hành hoặc thuê tổ chức có năng lực chuyên môn để điều hành dự án và họ
được đại diện toàn quyền trong mọi hoạt động thực hiện dự án. Chủ nhiệm điều
Chủ đầu tư – Chủ dự án.
Tổ chức thực
hiện dự án I
Tổ chức thực
hiện dự án II

Tổ chức thực
hiện dự án III
Tổ chức thực
hiện dự án n
Chuyên gia quản lý dự
án (Cố vấn)
Hình 1.4. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.

12
hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều
hành và chịu trách nhiệm về kết quả đối với toàn bộ quá trình thực hiện dự án.
Mọi quyết định của chủ đầu tư về dự án mà liên quan đến các đơn vị thực hiện
sẽ được triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án. Hình thức này áp
dụng cho những d
ự án quy mô lớn, tính chất phức tạp.



1.1.3.1.3. Mô hình chìa khoá trao tay.

Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay là hình thức tổ chức trong đó
nhà quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư - chủ dự án
mà còn là “chủ” của dự án.
Hình thức tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay áp dụng khi chủ đầu tư
được phép đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án.
Khác với hình thức chủ nhiệm điều hành, giờ đây mọi trách nhiệm được giao
cho nhà quản lý dự án và họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với việc thực
hiện dự án. Trong một số trường hợp nhà quản lý dự án không chỉ được giao
toàn quyền thực hiện dự án mà còn được phép cho người khác nhận thầu từng
phần việc trong dự án đã trúng thầu. Khi đó họ như một thứ “cai” điều hành dự

Chủ đầu tư - Chủ dự án.
Chủ nhiệm điều hành dự án.
Tổ chức thực hiện
dự án I
Tổ chức thực hiện
dự án II
Lập dự toán

Khảo sát Thiết kế Xây lắp
Hình 1.5. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.

13
án. Trong trường hợp này bên quản lý dự án không phải là một cá nhân mà phải
là một tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp.



1.1.3.1.4. Mô hình tự thực hiện.

Hình thức tự thực hiện dự án là mô hình quản lý mà chủ đầu tư không thuê
các nhà quản lý dự án chuyên trách làm tư vấn cũng như quản lý dự án. Chủ
đầu tư có đủ năng lực thực hiện, quản lý hoạt động sản xuất, xây dựng, phù hợp
với yêu cầu dự án.

1.1.3.2. C
ăn cứ vào vai trò và trách nhiệm của người lãnh đạo dự án.

1.1.3.2.1. Tổ chức quản lý dự án theo chức năng.
Chủ đầu tư - Chủ dự án.
Thuê tư vấn hoặc tự lập dự án.

Chọn tổng thầu
(Chủ nhiệm điều hành dự án)
Tổ chức thực hiện dự
án I
Tổ chức thực hiện dự
án II.
Khảo sát. Thiết kế.
Xây lắp.


Hình 1.6. Mô hình tổ chức chìa khoá trao tay.

14
Hình thức tổ chức dự án theo chức năng có đặc điểm là:
- Dự án được đặt vào một phòng chức năng nào đó (tuỳ thuộc vào nhiệm
vụ của dự án).
- Các thành viên của dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức
năng khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng
nhưng lại đả
m nhận phần việc chuyên môn liên quan đến dự án.

 Ưu điểm:
- Thứ nhất, linh hoạt trong sử dụng cán bộ. Phòng chức năng có dự án đặt
vào chỉ quản lý hành chính, tạm thời đối với các chuyên gia tham gia
quản lý dự án. Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình khi kết thúc dự án.
- Thứ hai, một người có thể tham gia nhiều dự án để sử dụng kiế
n thức
chuyên môn và kinh nghiệm của mình.
 Nhược điểm:
- Đây là cách quản lý không theo yêu cầu khách hàng.

- Vì dự án được đặt dưới sự quản lý của một bộ phận chức năng nên bộ
phận này thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành
nhiệm vụ chính khác của nó mà không tập trung cố gắng vào việc giải
quyết thoả đáng các vấn đề của dự án. Các b
ộ phận chức năng khác có
trách nhiệm tham gia dự án cũng có tình hình tương tự. Trong một vài
trường hợp, dự án không nhận được ưu tiên cần thiết, vì vậy không đủ
phương tiện để hoạt động hoặc bị coi nhẹ.

1.1.3.2.2. Tổ chức chuyên trách quản lý dự án.

Hình thức tổ chức chuyên trách dự án về thực chất là tạo ra một xí nghiệp
con do một chủ nhiệm dự án quả
n lý. Mô hình tổ chức này có dạng như hình
1.7


15


 Ưu điểm:
- Đây là hình thức tổ chức theo yêu cầu khách hàng nên có thể phản ứng
nhanh trước yêu cầu của thị trường.
- Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực đối với dự án.
- Tất cả các thành viên của dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ
nhiệm dự án (chứ không phải những ngườ
i đứng đầu các bộ phận chức
năng điều hành).
- Do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin được rút
ngắn.

 Nhược điểm:
- Thứ nhất, khi công ty hay chủ đầu tư thực hiện đồng thời vài dự án và
phải đảm bảo đủ số cán bộ cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng
lãng phí nhân lực.
- Thứ hai, do yêu c
ầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về hoàn thiện, thời
gian, chi phí của dự án nên nhà quản lý dự án có xu hướng thuê chuyên
gia giỏi vì nhu cầu dự phòng hơn là đáp ứng nhu cầu thực.

1.1.3.2.3. Tổ chức quản lý dự án dạng ma trận.

Loại hình tổ chức dự án dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại hình tổ chức dự án
theo chức năng và dạng chuyên trách dự án.
Giám đốc
Chủ nhiệm
dự án A

Trưởng
phòng
kinh doanh
Chủ
nhiệm dự
án B
Trưởng
phòng tài
chính

Tài
chính
Tiếp

thị
Sản
xuất
Tài
chính
Tiếp
thị
Sản
xuất
Hình 1.7. Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

16
 Ưu điểm:
- Giống như hình thức tổ chức chuyên trách dự án, mô hình tổ chức này
trao quyền cho chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến độ,
đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí được duyệt.
- Giống như tổ chức dạng chức năng, các tài năng chuyên môn được phân
phối hợp lý cho các dự án khác nhau
- Khắc phục
được hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng. Khi kết
thúc dự án các nhà chuyên môn này có thể trở về phòng chức năng của
mình.
- Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của
khách hàng.
 Nhược điểm:
- Thứ nhất, nếu quyền quyết định trong quản lý dự án không rõ ràng, hoặc
trái ngược, trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến công vi
ệc dự án.
- Thứ hai, về lý thuyết, các chủ nhiệm dự án quản lý các quyết định hành
chính, những người đứng đầu bộ phận chức năng ra các quyết định kỹ

thuật. Nhưng trên thực tế, quyền và trách nhiệm khá phức tạp. Do đó kỹ
năng thương lượng là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo thành công
của dự án.
- Thứ
ba, mô hình quản lý này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý.
Một nhân viên có hai thủ trưởng sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định
thực hiện lệnh nào trong trường hợp hai lệnh mâu thuẫn nhau.

1.2. Vai trò và đặc điểm của các dự án công nghệ thông tin.

1.2.1. Vai trò của Công nghệ thông tin.

1.2.1.1. Khái niệm, quá trình phát triển và vai trò của công nghệ thông tin
trong nền kinh tế nước ta.

1.2.1.1.1Khái niệm.

Công nghệ thông tin là sự hoà nhập của công nghệ máy tính với công nghệ
liên lạc viễn thông được thực hiện nhờ công nghệ vi điện tử.
Sự hình thành của công nghệ thông tin được minh hoạ như ở hình vẽ 1.8.
Liên lạc là công nghệ lâu đời nhất trong số 3 công nghệ kể trên. Các hệ thống
liên lạ
c bằng điện đã phát triển suốt từ những năm 1840. Công nghệ máy tính ra
đời từ những năm 1940, thoạt đầu vì những mục đích quân sự. Công nghệ vi
điện tử bắt đầu từ những năm 1960 và đã sớm dẫn đến sự hội tụ nhanh chóng
của cả 2 công nghệ lâu đời hơn thành một công nghệ mới mà ngày nay chúng ta
gọi là Công nghệ thông tin.

17

Quá trình phát triển.
Trong lịch sử phát triển nhân loại, cho tới cuối thế kỷ thứ XX, loài người đã
trải qua 5 cuộc cách mạng thông tin.
Tiêu chí để phân biệt các cuộc cách mạng thông tin là những thay đổi căn
bản về các công cụ tiếp nhận, lưu trữ, xử lý, truyền thông tin và về khối lượng
thông tin có thể phổ biến được cho mọi người.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ nh
ất được khởi đầu bằng việc con người
có được tiếng nói - đánh dấu điểm ngoặt căn bản trên bước đường phát triển
tiến hoá của loài người. Kể từ đây, con người tách hẳn khỏi thế giới động vật .
Nhờ có tiếng nói, thông tin tạo ra được thay đổi, truyền bá và lưu trữ và trở
thành một động lực mạnh mẽ thúc đẩy quá trình giao tiếp và phát triể
n kỹ thuật
ở những giai đoạn phát triển đầu tiên của thời đại nông nghiệp.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đánh dấu bằng việc phát minh ra chữ
viết. Đây là một công cụ căn bản, làm thay đổi phương thức sinh hoạt của cộng
đồng, dẫn đến chỗ mở rộng phạm vi phát triển và tạo lập các hệ thống cộng
đồng mới vượt ra kh
ỏi tầm phạm vi của các quan hệ huyết thống trong thời đại
nông nghiệp. Nhờ có chữ viết, thông tin đã được lưu trữ, truyền bá nhanh
chóng với khối lượng tri thức lớn để tư duy, phát triển và sáng tạo các kỹ thuật
và công nghệ mới. Chữ viết đã tạo điều kiện thuận lợi chưa từng có để phát
triển và sáng tạo kỹ thuật, công nghệ. Tri thứ
c được ghi lại, tích luỹ, truyền bá,
sử dụng đã đưa kỹ thuật và công nghệ phát triển đến đỉnh cao rực rỡ, điển hình
Liên lạc
viễn thôn
g
.

Truyền tin
Xử lý thông tin
Quản lý
thôn
g
tin.
+ Máy tính.
= Công nghệ thông
tin.
Hình 1.8. Sự hình thành công nghệ thông tin.

18
là các công trình kim tự tháp Ai Cập, các hệ thống thủy lợi, kiến trúc nguy nga
của các thành phố nổi tiếng còn lưu giữ đến ngày nay ở Hy Lạp, La Mã. Nhờ
chữ viết, mà những công trình toán học kiệt xuất của Ơ-cơ-lít, Ac - si – met,
Ptô - lê - mê đã được ghi lại.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đã thúc đẩy các cuộc di dân lớn,
những cuộc chinh phục các miền đất mới và khởi đầu quá trình toàn cầu hoá
gi
ữa các nền văn hoá và các nền văn minh, góp phần tạo ra các tiền đề khởi
phát cho cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất, cũng như tạo ra các xung
lực mạnh mẽ để phát triển khoa học công nghệ và giao lưu quốc tế.
Cuộc cách mạng thông tin thứ ba đánh dấu bằng sự ra đời kỹ thuật in, tạo
khả năng chưa từng thấy để thông tin và tri thức truyền bá qua thờ
i gian và
không gian, vượt qua các rào cản ngăn cách giữa các nền văn hoá và văn minh,
tạo ra quá trình toàn cầu hoá mới với tốc độ nhanh gấp nhiều lần, đồng thời góp
phần thúc đẩy nhanh chóng diễn biến của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ
nhất. Nhờ cuộc cách mạng thông tin lần thứ ba, thông tin và tri thức của nhân
loại được nhân bản, xử lý, truyền bá rộng khắp và trở thành tài sản chung của

loài người.
Cuộc cách mạng thông tin thứ tư hình thành trên cơ sở các thiết bị truyền
thông bằng điện và điện tử (điện thoại, điện báo, radio, truyền hình) đã thúc đẩy
sự truyền bá rất nhanh chóng mọi loại hình thông tin và tri thức trên quy mô
toàn cầu. Cuộc cách mạng thông tin này gắn liền với cuộc cách mạng công
nghiệp lần thứ hai và thúc đẩy mạnh mẽ quá trình quốc tế hoá lực lượng sản
xuất và phân công lao động trên quy mô quốc tế.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm: Những thành quả của cuộc cách
mạng khoa học kỹ thuật và cách mạng khoa học công nghệ hiện đại đã thúc
đẩy mạnh mẽ sự xuất hiện cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm với đặc điểm
nổi bật là các hệ thống siêu lộ cao tốc thông tin (super highways), các hạ tầng
cơ sở
thông tin quốc gia (NII – National information infrastructure), hạ tầng cơ
sở thông tin khu vực (RII – Regional information infrastructure) và hạ tầng cơ
sở thông tin toàn cầu (GII – Global information infrastructure). Trong đó, biểu
trưng đặc sắc nhất và nổi bật nhất là mạng Internet.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình toàn
cầu hóa diễn ra trong tất cả các lĩnh vực kinh tế – xã hội, khoa học công nghệ,
chính trị, quân sự , đồng thời đang tạo ra nhữ
ng thách thức mới đối với các
quan niệm truyền thống về tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội loài người.
Mặc dù chưa có thể dự đoán được hết các tác động của mạng Internet đối với
loài người nhưng trên thực tế, cuộc cách mạng thông tin lần này đang mở ra
một kỷ nguyên mới – Kỷ nguyên số hoá làm đảo lộn tư duy và sinh hoạt c
ủa xã
hội loài người.
Trên cơ sở các thế hệ máy tính mới, các nước tư bản chủ nghĩa phát triển
như Mỹ đang xây dựng thế hệ mạng thông tin toàn cầu mới - đó là Internet 2 và
Internet thuộc thế hệ tiếp theo (NGI – Next Generation of Internet ) với tốc độ
truy cập cao hơn tốc độ của mạng Internet hiện nay 1000 lần. Với những tác

19
động có tính cách mạng mà đến nay chỉ có thể so sánh được với các truyện viễn
tưởng.


Vai trò của Công nghệ thông tin trong nền kinh tế nước ta.
Đảng và Nhà nước ta đã nhận định công nghệ thông tin là một trong các
động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ
cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế
giới hiệ
n đại.
Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần
giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy
công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng
cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá
trình hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống củ
a nhân dân,
đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng
lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
Nhận thức được tầm quan trọng lớn lao của công nghệ thông tin, cho nên
ngay từ thời kháng chiến chống Mỹ cứu nước, Đảng và Nhà nước ta đã có chủ
trương vận dụng công nghệ thông tin trong một số lĩnh vực. Bước sang th
ời kỳ
đổi mới, chủ trương ấy đã được nhấn mạnh và cụ thể hóa trong nhiều nghị
quyết của Đảng và Chính phủ.
Nghị quyết số 26-NQ/TW, ngày 30/3/1991 của Bộ Chính trị về khoa học và
công nghệ trong sự nghiệp đổi mới đã nêu: ”Tập trung sức phát triển một số
ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử, tin học ”.
Nghị quyết Hội

nghị lần thứ bẩy Ban Chấp hành trung ương (khoá VII), ngày 30/7/1994 đã xác
định: “Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, như công nghệ
thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân”.
Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh: “ứng
dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vự
c kinh tế quốc dân, tạo ra sự
chuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả của nền kinh tế Hình
thành mạng thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế”. Để
thể chế hoá về mặt Nhà nước, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP
ngày 04/8/1993 về “Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những
năm 90”.
Thự
c hiện các chủ trương của Đảng và Nhà nước, từ những năm 70 công
nghệ thông tin ở nước ta đã được ứng dụng và phát triển, góp phần quan trọng
thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội của đất nước.
Tuy nhiên, Đảng và Nhà nước ta nhận định: Công nghệ thông tin Việt Nam
hiện nay vẫn đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển chậm, có nguy cơ tụt hậu xa
hơn với nhiều nướ
c trên thế giới và khu vực.Việc ứng dụng công nghệ thông
tin chưa đáp ứng được yêu cầu của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá và
yêu cầu về hội nhập khu vực và quốc tế, vai trò động lực và tiềm năng to lớn

20
của công nghệ thông tin chưa được phát huy mạnh mẽ , ứng dụng công nghệ
thông tin ở một số nơi còn hình thức, chưa thiết thực và còn lãng phí.
Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của các cấp, các ngành và toàn xã hội
về vai trò của công nghệ thông tin chưa đầy đủ; thực hiện chưa triệt để các chủ
trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; chưa kết hợp chặt chẽ ứng dụng
công nghệ thông tin với quá trình cơ cấu lại sản xuất, kinh doanh, cải cách hành
chính, đổi mới phương thức lãnh đạo của Đảng và Nhà nước; chậm ban hành

các chính sách đáp ứng nhu cầu ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ;
; chưa coi đầu tư cho xây dựng hạ tầng thông tin là loại đầu tư xây dựng hạ
tầng kinh tế, xã hội.
Chính vì vậy, một trong những mục tiêu cơ bản mà Đảng ta đã đề ra đ
ó là:
“Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, trở thành
một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế - xã hội.”
Để đạt được những mục tiêu đã đề ra, Đảng ta đã chỉ ra nhiều giải pháp và
nhiệm vụ; và một trong những giải pháp đó là: “Các doanh nghiệp, trước hết là
các Tổng công ty 90 và 91 cần đầu tư cho ứng d
ụng và phát triển công nghệ
thông tin, sử dụng thương mại điện tử, coi đó là các biện pháp cơ bản để đổi
mới quản lý, đổi mới công nghệ, cơ cấu lại sản xuất, mở rộng thị trường và
nâng cao năng lực cạnh tranh.”

1.2.1.2. Tình hình ứng dụng và vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt
động của Tổng Công ty điện lực Việt Nam.

1.2.1.2.1. Khái quát tình hình ứng dụ
ng công nghệ thông tin trong hoạt động
của EVN.
Thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước đã đề ra, EVN-
với tư cách là một trong những Tổng công ty lớn, đóng vai trò chủ quản, chỉ
đạo và chi phối mọi hoạt động trong toàn ngành điện - đã rất chú trọng phát
triển công tác công nghệ thông tin trong thời gian qua. Trung tâm Công nghệ
thông tin được thành lập làm đầu mối quản lý về công nghệ thông tin cho toàn
Tổng công ty. Một loạt các d
ự án công nghệ thông tin đang và sẽ được triển
khai bằng nguồn hỗ trợ của các tổ chức phát triển như Cơ quan phát triển
thương mại Hoa Kỳ (TDA), Ngân hàng Thế giới (WB) và Tổ chức hợp tác phát

triển Thuỵ Điển (SIDA) như dự án Hệ thống thông tin quản lý tài chính kế
toán, Hệ thống thông tin chăm sóc khách hàng, Hệ thống thông tin quản lý
khách hàng, Hệ thống thông tin địa lý, dự án đào tạo về công ngh
ệ thông tin…
Hiện nay, Tổng công ty đang xây dựng và triển khai hệ thống thông tin quản lý
doanh nghiệp thống nhất trong các lĩnh vực sản xuất, truyền tải, phân phối, vận
hành, bảo dưỡng và sửa chữa Tổng Công ty không chỉ chú trọng đến nâng
cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như phần cứng, hệ thống mạng mà còn
thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các chuyên gia
công nghệ thông tin, lập trình viên trong Tổ
ng Công ty bằng các chương trình
đào tạo thường xuyên.

21
Trong thời gian tới, Tổng Công ty điện lực Việt Nam sẽ xây dựng và áp
dụng đồng bộ hệ thống tiêu chuẩn công nghệ thông tin trong toàn ngành điện;
sản xuất các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin không chỉ cho ngành
điện mà hướng tới cung cấp cho thị trường công nghệ thông tin Việt Nam. Kết
hợp với các hoạt động cung cấp dịch vụ viễn thông công cộng cho thị trường
vi
ễn thông Việt Nam, Tổng Công ty Điện lực Việt Nam đang xây dựng các
phần mềm quản lý viễn thông công cộng và khai thác các dịch vụ gia tăng trên
Internet.

1.2.1.2.2. Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động của EVN.
Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình, EVN đã thu
được một số thành công sau đây:
- Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và năng suất lao động của đội
ngũ cán bộ công nhân viên. Được đào tạ
o các kiến thức về công nghệ

thông tin và đồng thời được trang bị các phương tiện làm việc hiện đại đã
giúp cho đội ngũ cán bộ quản lý, kĩ sư của EVN thực hiện công việc của
mình với năng suất và hiệu quả cao hơn trước kia. Họ không còn phải
dành nhiều thời gian cho tính toán và xử lý công việc một cách thủ công
nữa, mà sẽ có nhiều thời gian hơn tập trung vào việc phân tích và xử
lý
nghiệp vụ.
- Hình thành nên một mô hình tổ chức quản lý tiên tiến, một môi trường
làm việc hiện đại. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của mình đã giúp cho EVN có được một mô hình tổ chức quản lý
tiến bộ. Một hệ thống thông tin thông suốt được nối từ lãnh đạo cấp cao
của EVN tới các đơn vị trực thuộc. Điều đó giúp cho các cấ
p lãnh đạo
nhanh chóng nắm bắt tình hình hoạt động của các đơn vị từ đó mà có các
quyết định quản lý chính xác và kịp thời. Bên cạnh đó, việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý đã làm giảm bớt gánh nặng của việc
xử lý những thủ tục giấy tờ, giúp EVN tin học hoá được các thủ tục hành
chính, nhờ đó mà tinh giảm được một bộ phận lao động và nâng cao
năng su
ất lao động.
- Nâng cao khả năng, năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của các
đơn vị sản xuất – kinh doanh trong EVN. Với việc đào tạo nâng cao trình
độ cho đội ngũ cán bộ, kĩ sư, đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện đại
nói chung và việc ứng dụng các sản phẩm của công nghệ thông tin trong
hoạt động sản xuất và kinh doanh nói riêng, các công ty, các đơn vị có
chức năng sản xuấ
t- kinh doanh trực thuộc EVN đã từng bước trưởng
thành về nhiều mặt. Có thể lấy khối tư vấn thiết kế xây dựng điện (bao
gồm các Công ty tư vấn xây dựng điện 1, 2, 3, 4 và Viện Năng Lượng)
làm ví dụ. Nhờ được đầu tư như vậy, các đơn vị này từ chỗ chủ yếu làm

công tác khảo sát thiết kế đến nay đã đảm đương
được hầu hết hơn 15/19
loại hình công tác tư vấn theo thông lệ Việt Nam và Quốc tế từ khâu
chuẩn bị dự án, thực hiện dự án cho đến đưa dự án vào hoạt động. Họ có

22
thể thực hiện được hầu hết các loại hình công tác tư vấn của các công
trình XDCB có tính truyền thống và các công trình lớn, kỹ thuật công
nghệ mới phức tạp sau khi đã hợp tác, làm thầu phụ cho các chuyên gia
nước ngoài, thông qua các dự án đã và đang xây dựng tại Việt Nam.

1.2.2. Đặc điểm của hoạt động đầu tư các dự án Công nghệ thông tin.

- Thứ nhất, hoạt động đầ
u tư vào các dự án công nghệ thông tin đòi hỏi
một số lượng vốn lớn (do chi phí cho đầu tư cho các thiết bị công nghệ
thông tin thường rất lớn) và để nằm khê đọng trong suốt quá trình thực
hiện đầu tư.
- Thứ hai, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường
mang lại kết quả là tăng năng suất, tăng hiệu quả thực hiện công việc. Do
đặ
c thù của các sản phẩm công nghệ thông tin là được tạo ra để trợ giúp
hoạt động sản xuất chính. Vì vậy, việc xác định các chỉ tiêu về hiệu quả
tài chính đối với các dự án đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin là
rất khó khăn.
- Thứ ba, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường chịu
rủi ro về mặt công nghệ, tức là kết quả của các hoạ
t động đầu tư có nhiều
nguy cơ bị lạc hậu hay nói cách khác là các sản phẩm của dự án đầu tư
công nghệ thông tin có hao mòn vô hình lớn. Lí do là ngày nay, công

nghệ thông tin thường xuyên phát triển với tốc độ chóng mặt. Cho nên có
thể nói sản phẩm công nghệ thông tin lạc hậu ngay từ khi nó ra đời.
- Thứ tư, các thành quả của hoạt động đầu tư có giá trị sử dụng không lâu
và đòi hỏi phải thường xuyên
được cập nhật, nâng cấp. Cũng do tốc độ
phát triển như vũ bão hiện nay của công nghệ thông tin cho nên muốn
đảm bảo chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn theo kịp mọi
tiến bộ của thời đại, không bị lạc hậu so với các đối thủ cạnh tranh thì
chủ đầu tư phải thường xuyên theo dõi sự phát triển của công nghệ thông
tin để từ đ
ó có kế hoạch hợp lí cho việc cập nhật và nâng cấp hệ thống
công nghệ thông tin của mình.

23
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH
CHUẨN BỊ, THỰC HIỆN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM.

2.1. Giới thiệu chung về Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng Công
ty Điện lực Việt Nam.

2.1.1. Lịch sử hình thành của EVN.IT.

Trung tâm Công Nghệ Thông Tin được thành lập theo quyết định số
108/QĐ-EVN-HĐQT ngày 28/04/2002 trên cơ sở tách bộ phận Nghiên cứu
khoa học Công nghệ và Môi trường ra khỏi Trung tâm Nghiên cứu khoa học
công nghệ Môi trường và máy tính và đổi tên trung tâm này. Sau khi được
thành lập Trung tâm là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong TCT, có tư
cách pháp nhân, được sử dụng con dấu riêng để hoạt động, được mở tài khoản

tại Ngân hàng theo phân cấp của TCT. Trung tâm là m
ột đơn vị thành viên
hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Điện lực Việt nam (EVN), hoạt động trên
các lĩnh vực công nghệ thông tin, có chức năng là đầu mối tổ chức, chủ trì và
thực hiện các hoạt động Công nghệ Thông tin theo định hướng và chỉ đạo
thống nhất của Tổng công ty trong các đơn vị thành viên của EVN.

2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củ
a EVN.IT.

2.1.2.1. Nhiệm vụ của EVN.IT.

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin chung cho
toàn TCT
- Lập các dự án xây dựng các hệ thống phần mềm thống nhất trình TCT
phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện.
- Thiết kế các mạng diện rộng (WAN) của các đơn vị thành viên theo tiêu
chuẩn ngành, cấp phát địa chỉ kết nối mạng (IP); chủ trì việc kết n
ối với
mạng của TCT.
- Xây dựng, bảo dưỡng, nâng cấp hệ thống mạng diện rộng (WAN) của
TCT; tham gia xây dựng các mạng cục bộ (LAN) của các đơn vị thành
viên để kết nối các mạng hiện có thành mạng diện rộng; thực hiện việc
bảo dưỡng, nâng cấp các phần mềm dùng chung cho TCT.
- Tham gia bộ phận thường trực Ban chỉ đạo công nghệ thông tin của
TCT.
- Xây dựng, bổ sung sửa đổi các tiêu chuẩn về công nghệ theo yêu cầu của
TCT.

24

- Tham gia xây dựng kế hoạch chương trình, nội dung đào tạo công nghệ
thông tin thống nhất trong TCT và tổ chức thực hiện. Ký kết và thực hiện
hợp đồng đào tạo về công nghệ thông tin cho các đơn vị ngoài TCT.
- Làm đầu mối tổ chức quản lý các hoạt động Internet trong mạng máy
tính của TCT.
- Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu mới về công nghệ thông tin để phục
v
ụ cho hoạt động quản lý và điều hành sản xuất của TCT.
- Nghiên cứu và triển khai các chương trình tự động hoá và GIS
(Geography Information System) trong các lĩnh vực: Phát, Truyền tải và
Phân phối điện. Thu thập số liệu, xử lý và đưa các thông tin về các lĩnh
vực này lên mạng diện rộng phục vụ điều hành sản xuất của các cấp lãnh
đạo trong TCT.
- Xây dựng triển khai thực hiện kế ho
ạch phát triển phần cứng và phần
mềm theo yêu cầu của TCT; quản lý vận hành các máy tính chủ nằm
trong mạng (WAN) của các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong TCT.
- Theo yêu cầu của TCT, thẩm định các dự án về công nghệ thông tin của
các đơn vị trực thuộc TCT.
- Thực hiện các dịch vụ tư vấn, thiết kế và lắp đạt các dự án về công nghệ
thông tin của các đơ
n vị trong TCT, tham gia các dịch vụ công nghệ
thông tin trên thị trường công nghệ thông tin trong và ngoài nước.
- Thực hiện việc thiết kế, lắp đặt, quản lý, vận hành và bảo dưỡng hệ
thống máy tính của cơ quan TCT.
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý kỹ thuật hệ thống công nghệ thông tin của
các đơn vị trực thuộc theo qui định của TCT.

2.1.2.2. Quyền hạn của EVN.IT.

Có quy
ền tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động Tài
chính, được hưởng quyền lợi và thực hiện nghĩa vụ với TCT theo uỷ quyền
phân cấp cụ thể như sau:
2.1.2.2.1. Công tác kế hoạch.
Trên cơ sở kế hoạch được giao, Trung tâm xây dựng kế hoạch 5 năm chia ra
từng năm, lập kế hoạch năm chia ra từng quý bao gồm các kế hoạch về:
- Phát triể
n CNTT.
- Kế hoạch về vật tư thiết bị.
- Kế hoạch lao động tiền lương.
- Kế hoạch chi phí sản xuất.
- Kế hoạch về nghiên cứu khoa học
- Kế hoạch về các dịch vụ sản xuất khác.
2.1.2.2.2. Công tác đầu tư phát triển:

25
Trung tâm được TCT giao hoặc uỷ quyền tổ chức thực hiện các dự án đầu
tư phát triển và được TCT giao các nguồn lực để thực hiện dự án theo phân
cấp :
- Lập và trình duyệt kế hoạch chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư.
- Tổ chức thực hiện công tác đấu thầu và thực hiện các bước tiếp theo theo
quy chế phân cấp.
-
Được phép huy động vốn và tự chịu trách nhiệm về kết quả tài chính đối
với một số công trình theo phân cấp.
- Được ký kết các hợp đồng kinh tế liên quan đến nhiệm vụ được giao.
2.1.2.2.3. Công tác tài chính kế toán:
Trung tâm có các quyền sau:
- Được TCT cấp chi phí sản xuất theo kế hoạch và các khoản chi phí khác

theo quy chế phân cấp của TCT.
- Được quyền huy động vốn (vay ngân hàng, vay công nhân viên chức )
liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế
khác để sản xuất kinh doanh
ngoài kế hoạch TCT giao, trình Tổng Công ty phê duyệt và tổ chức thực
hiện.
- Được hình thành các quỹ theo qui định của Nhà nước và của TCT.
2.1.2.2.4. Công tác tổ chức cán bộ và đào tạo
Căn cứ vào mô hình tổ chức đã được TCT duyệt, Trung tâm có các quyền
hạn sau đây:
- Được thành lập, giải thể và tổ chức lại các phòng ban trực thuộc.
- Xây dựng và tổ chức th
ực hiện Quy chế tổ chức hoạt động của các phòng
ban thuộc Trung tâm.
- Lập các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ của công nhân
viên chức.
- Được bổ nhiệm, miễn nhiệm, xếp lương, khen thưởng, kỷ luật và quyết
định nghỉ hưu đối với Trưởng, phó phòng ban trực thuộc.
2.1.2.2.5. Công tác lao động tiền lương
Trung tâm được quyền tuyển chọn lao động theo
đúng quy chế phân cấp của
TCT trong khuôn khổ biên chế, được ký kết hợp đồng lao động và thoả ước lao
động tập thể theo qui định của Luật Lao động.
2.1.2.2.6. Các lĩnh vực khác:
Được tổ chức và tiến hành công tác mua bán vật tư thiết bị với các tổ chức
kinh tế trong và ngoài nước
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của EVN.IT.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạ
t động đội ngũ cán bộ nhân
viên của Trung tâm được biên chế thành 9 bộ phận gồm 6 phòng, 1 tổ và 2

trung tâm gồm:
1. Ban Giám đốc.
2. Phòng Quản lý dự án.