Tài liệu hướng dẫn sử dụng Dịch vụ Email Marketing BizMail

Tài liệu hướng dẫn sử dụng

Dịch vụ Email Marketing BizMail












Công ty cổ phần công nghệ DKT
Bizmail Support Team

2
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

Tài liệu được viết bởi Bizmail Support Team

Copyright © 2013 DKT jsc –

All rights reserved









3
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

Hướng dẫn chung

Cách dùng sách hướng dẫn

Sách hướng dẫn mô tả trực quan thông qua ảnh chụp giao diện Bizmal. Tùy theo mục
đích sử dụng, bạn có thể chọn phần phù hợp

 Nếu bạn là người dùng mới, lần đầu tiên sử dụng Bizmail

Tham khảo phần 1 – Thao tác chính

 Nếu bạn đã từng sử dụng Bizmail và muốn biết thêm các tính năng

Tham khảo phần 2 – Các chức năng chính trên Bizmail

 Nếu bạn gặp một vấn đề vướng mắc hoặc thắc mắc cần giải đáp

Tham khảo phần 3 – Các vấn đề chung

Sách hướng dẫn này cũng có thể dùng như một bản mô tả chi tiết các chức năng Bizmail.

Do hệ thống Bizmail được cập nhật liên tục, nên sách hướng dẫn này có thể không trùng khớp
hoàn toàn với những gì bạn thấy khi dùng Bizmail, nhưng điều đó không làm ảnh hưởng đến nội
dung được truyền tải trong tài liệu hướng dẫn. Tài liệu sẽ được cập nhật định kì, bạn nên đọc phiên
bản mới nhất.

Hỗ trợ khách hàng

Nếu bạn gặp bất cứ vấn đề nào với Bizmail mà tài liệu hướng dẫn chưa có, xin liên hệ với
bộ phận hỗ trợ khách hàng của chúng tôi:

Số điện thoại: 04. 6674 5832

Email:

4
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

Mục lục

ĐĂNG KÍ 6
ĐĂNG NHẬP 7
1. CÁC THAO TÁC CHÍNH 7
1.1. Thiết lập cấu hình gửi email 9
1.2. Tạo mới danh sách email 11
1.3. Nhập các liên hệ và danh sách 12
1.4. Tạo nội dung Email 18
1.5. Gửi chiến dịch email đã tạo 21
1.6. Xem thống kê chiến dịch email đã gửi 23
2. CHỨC NĂNG CHÍNH TRÊN BIZMAIL 25
2.1. Danh sách liên h
ệ
25
Xem danh sách liên h
ệ
25
Tạo danh sách liên h

ệ
27
Thêm liên h
ệ
29
Tìm kiếm liên h
ệ
34
Xuất liên hệ ra một
f
il
e
36
Xóa liên h
ệ
40
Trường tùy ch
ỉn
h 42
Xem phân
n
h
ó
m 46
2.2. Ch
iến
dịch
e
ma
il

49
Xem chiến dịch
e
ma
il
49
Tạo chiến dịch
e
ma
il
50
Gửi
chiến dịch
e
ma
il
56


5
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

Xem lịch gửi
e
ma
il
59

2.3. Công cụ mail 60
Trả lời tự đ
ộn
g 60
Xem trả lời tự đ
ộn
g 64
Quản lý ả
n
h 65
2.4. Thống k
ê
68
Thống kê chiến dịch
e
ma
il
68
Thống kê danh sách liên h
ệ
70
Thống kê tài khoản
người
dù
n
g 71
3. CÁC VẤN ĐỀ CHUNG

72
3.1. Hướng dẫn nhập liên hệ từ file

E
xc
e
l
72
3.1.1. Nhập liên hệ chỉ với địa chỉ
e
ma
il
73
3.1.2. Nhập liên hệ với nhiều thông
tin
76
3.1.3. File excel có sử dụng tiếng v
i
ệ
t
81

6
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

ĐĂNG KÍ

Truy cập vào trang chủ Bizmail.vn >> chọn Đăng kí
Nhập đầy đủ thông tin yêu cầu trên form đăng ký dưới đây:



Đăng ký thành công, trang thông báo xuất hiện







7
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

ĐĂNG NHẬP
Nhập vào tên và mật khẩu đã đăng ký của bạn:

1. CÁC THAO TÁC CHÍNH









8
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

Để gửi một email mới theo hướng đơn giản, thực hiện theo các bước:
. Tạo danh sách chứa các địa chỉ email [xem mục 1.1]
Mỗi địa chỉ Email được gọi là một liên hệ và đi kèm các thông tin như họ tên, độ tuổi, thu
nhập…
Trước khi upload hay nhập các liên hệ, bạn cần tạo ra một danh sách chứa các liên hệ đó
. Nhập các địa chỉ email [xem mục 1.2]
Tạo danh sách địa chỉ email thành công, bạn sẽ nhập các liên hệ vào danh sách vừa tạo,
có 3 lựa chọn
Nhập các liên hệ từ một file dữ liệu trên máy tính của bạn
Nhập tay từng liên hệ vào danh sách
Đồng bộ từ website trên bizweb.vn của bạn

. Tạo nội dung email [xem mục 1.3]
Sau khi đã có một danh sách các liên hệ, bạn cần tạo nội dung cho email cần gửi. Bizweb
có cung cấp một số mẫu email sẵn có với đồ họa HTML chuyên nghiệp, bạn có thể lựa
chọn và tùy chỉnh để phù hợp với mục đích của bạn.
. Gửi email [xem mục 1.4]
Soạn xong nội dung email theo ý muốn, bạn có thể chọn gửi email ngay hoặc hẹn giờ
gửi vào một thời điểm xác định trong tương lai
. Xem thống kê [xem mục 1.5]
Để biết chi tiết việc gửi email có hiệu quả hay không, bạn có thể xem thống kê chiến dịch
email. Thống kê sẽ liệt kê chi tiết số người mở email, số người click vào link, số email
hỏng…. theo số liệu và biểu đồ

Sơ đồ: các bước cơ bản để gửi email










(2) Tạo
danh sách
(3) Tạo và
gửi email
Tạo thăm
dò
Sử dụng

công cụ mail
(4)Xem thống
kê gửi mail
(1) Thiết lập cấu
hình gửi mail


9
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

1.1. Thiết lập cấu hình gửi email

- Email chủ sở hữu là gì??
Email chủ sở hữu dùng để xác minh bạn với nhà cung cấp dịch vụ email marketing
cụ thể là với Bizmail, đồng thời đây cũng là email sử dụng làm địa chỉ mail người
gửi. Bước xác minh Email chủ sở hữu sẽ giúp email của bạn được đảm bảo và
danh tiếng của bạn không bị sử dụng bởi bất kì cá nhân, tổ chức nào khác.
- Cách thêm email chủ sở hữu
Để thêm email chủ sở hữu, bạn chọn Menu Cấu hình >> Xem danh sách địa chỉ
gửi Email sau đó chọn Thêm Email như hình dưới đây
Trong trường Địa chỉ email cần xác minh, bạn nhập địa chỉ email bạn muốn sử dụng để gửi
chiến dịch, sau đó click Lưu

Sau khi lưu, cửa sổ mới sẽ hiện ra danh sách email chủ sở hữu và bạn sẽ thấy email bạn
vừa nhập ở trạng thái chưa hoạt động và có dấu X. Bạn sẽ click vào nút X đó.

Sẽ có thông báo hiện lên như sau và bạn click OK


10
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:


Sau khi click OK, bạn sẽ thấy email của bạn ở trạng thái Chờ xử lý và có dấu V

Tiếp theo, bạn vào hòm thư của mình, theo hướng dẫn tôi sẽ vào hòm thư
và sẽ có email yêu cầu xác mình từ Amazon.

Bạn mở email đó và click link trong email. Sau khi click link, 1 cửa sổ mới thông báo bạn đã
xác minh thành công địa chỉ email đó. Và thông báo xác minh thành công



11
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

Tiếp đó, bạn quay lại cửa sổ bạn vừa Thêm địa chỉ email chủ sở hữu và Click nút Cập
nhật lại trạng thái

Email của bạn sẽ chuyển từ trạng thái Chờ xử lý sang trạng thái Đã xác minh như hình

dưới:

Như vậy bạn đã tạo được Email chủ sở hữu và xác minh email đó với Bizmail và Amazon
trước khi tiến hành gửi chiến dịch
1.2. Tạo mới danh sách email
- Danh sách Liên hệ ( Danh sách email)
Là nơi bạn lưu trữ, quản lý việc nhập, xuất và xóa các địa chỉ email của khách hàng
Để tạo danh sách email, bạn vào menu Danh sách Liên hệ -> Tạo 1 danh sách Liên hệ
Nhập thông tin cần thiết vào trang tạo liên hệ:



12
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:


Trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập. Nếu bạn chưa có Danh sách mail chủ sở
hữu làm địa chỉ gửi vui lòng chọn Thêm một địa chủ email chủ sở hữu để thêm email
Sau đó bạn chọn Lưu để hoàn tất.

1.3. Nhập các liên hệ và danh sách
Mỗi liên hệ là một tập hợp các thông tin của một email cần gửi, có thể bao gồm địa chỉ
email, họ tên, công ty, tuổi, …
Thêm liên hệ vào danh sách trên Bizmail, hỗ trợ 2 cách
 Nhập từ một file dữ liệu trên máy tính
 Nhập tay từng liên hệ vào bizmail

13
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:


Cách 1: Nhập liên hệ từ một file dữ liệu trên máy tính
Bạn cần có 1 file chứa thông tin liên hệ theo chuẩn (tham khảo thêm bên dưới) trên máy
tính của bạn Sau đó import file vào Bizmail với thiết lập thông số cần thiết.
Danh sách liên hệ >> Thêm liên hệ:









chọn danh sách bạn muốn thêm liên hệ >> chọn Thêm liên hệ từ file

Chọn file chứa liên hệ trên máy tính của bạn


14
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904

Email:


Bizmail cho phép tải lên file dưới dịnh dạng: Text, HTML, Excel (dạng CSV), Outlook…
Chọn tùy chọn “Đồng ý, file này chứa tiêu đề” nếu file excel có dòng tiêu đề như dưới







Click Next để chuyển sang bước sau

Chọn các phần thông tin cần thiết (Họ, Tên, Email…) tương ứng cột thông tin dữ liệu được
nhập vào


15
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:


Chọn “Không gì” nếu thông tin liên hệ không cần dùng cột này
Click Next để bắt đầu nhập liên hệ


Chờ hệ thống nhập liên hệ trong file của bạn vào danh sách

16
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:


Thông báo nhập thành công

Cách 2: Nhập tay từng liên hệ vào bizmail

Chọn Liên hệ >> Thêm một liên hệ










17
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

chọn danh sách bạn muốn thêm liên hệ >> chọn Tiếp

Nhập thông tin cần thiết cho liên hệ, click Lưu khi hoàn tất







18
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

1.4. Tạo nội dung Email
Bizmail cung cấp sẵn một số mẫu email, bạn có thể sử dụng mẫu này khi tạo chiến dịch
email, hoặc bạn có thể tự thiết kế cho mình một mẫu riêng. Sau khi có mẫu email, bạn có
thể gửi ngay hoặc hẹn lịch gửi email vào thời điểm xác định trong tương lai
Chọn Chiến dịch email >> Tạo chiến dịch email

Nhập tên cho chiến dịch email và chọn mẫu email

Tên chiến dịch email giúp bạn phân biệt các chiến dịch email khác nhau, không phải tiêu đề
email gửi đi
Nếu bạn chọn Định dạng chiến dịch email là HTML: Bạn có thể lựa chọn mẫu email sẵn có
trên Bizmail bằng cách lựa chọn một trong các mẫu email trong danh sách.

19
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

Nếu bạn muốn tự tạo cho mình một mẫu email riêng và sử dụng lâu dài, bạn có thể vào
Mẫu email. Khi chọn mẫu email để gửi, hãy nhấp chọn vào tên mẫu đã tạo của bạn trong
danh sách


- Nếu bạn có thể chọn Không có mẫu email để tạo email ở bước sau
- Nếu bạn chọn Định dạng chiến dịch email là Text: Click Tiếp để thực hiện
bước tiếp theo
- Bạn nhập các thông tin cần thiết để soạn thảo nội dung email
Nhập Tiêu đề email



20
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

Nếu bạn lấy mẫu email từ file trên máy tính (HTML/Text), chọn Tải 1 file từ máy tính của tôi
Một trình soạn thảo bên dưới giúp bạn biên tập nội dung email. Có 2 dạng soạn thảo tùy
vào lựa chọn
- Định dạng chiến dịch email trước - Soạn thảo dạng HTML

- Soạn thảo dạng văn bản

Sau khi soạn thảo xong, chọn Lưu và thoát.


21
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

1.5. Gửi chiến dịch email đã tạo
Chọn Chiến dịch email >> Gửi 1 chiến dịch email




Chọn danh sách liên hệ cần gửi, click Tiếp

Chọn chiến dịch email sẽ gửi đi (với nội dung đã soạn thảo ở mục 1.4) và nhập thông tin cần
thiết


22
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

- Gửi từ tên này: Tên người mà người nhận email sẽ thấy, thường là tên công ty hoặc
tên bạn
- Gửi từ địa chỉ email này: Địa chỉ email sẽ gửi đi
- Gửi email trả lời tới: địa chỉ sẽ nhận thư phản hồi của người nhận, thường để trùng
địa chỉ gửi đi

Chọn Đồng ý, gửi chiến dịch email ngay bây giờ nếu bạn muốn gửi ngay, bỏ chọn nó
để hẹn giờ sau
Chọn Lên lịch chiến dịch email để hoàn tất việc gửi hoặc hẹn giờ gửi



23
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:


Trang quản lý gửi email xuất hiện, nếu chọn gửi ngay thì email sẽ được gửi đi trong vòng 30
giây


Thời gian gửi email phụ thuộc vào số lượng email bạn gửi đi và kích thướng email.
1.6. Xem thống kê chiến dịch email đã gửi
Chọn Thống kê >> Thống kê chiến dịch email


24

Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:


Trang thống kê các chiến dịch email đã gửi đi hiện ra, bạn có thể Xem hoặc Xuất
thống kê ra file hoặc in trực tiếp bằng các lệnh ở cột Hành động

Chọn Xem để xem thống kê.

Thống kê hiển thị ở dạng số liệu và đồ thị

Bạn có thể xem tỷ lệ người mở, người click và link trong email, lượng email hỏng …
qua các tab ở trên cùng.


25
Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email:

2. CHỨC NĂNG CHÍNH TRÊN BIZMAIL

2.1. Danh sách liên h
ệ

Liên hệ trên Bizmail là địa chỉ email và các thông tin kèm theo như họ tên, độ tuổi, thu
nhập, địa chỉ, …. Các liên hệ được sắp xếp và quản lý theo từng danh sách gọi danh

sách liên hệ

Xem danh sách liên
h
ệ


Chọn Danh sách liên hệ >> Xem các danh sách liên hệ. Trang quản lý các danh
sách liên hệ xuất hiện:

Trang cho phép bạn xem đầy đủ các danh sách liên hệ đã tạo và quản lý chúng. Nếu bạn
chưa tạo danh sách liên hệ nào, bạn cần Tạo danh sách liên hệ (xem mục 1.1)
Tên danh sách: Tên danh sách liên hệ đã tạo
Đã tạo: Ngày tạo danh sách
Liên hệ: Số liên hệ có trong danh sách
List Owner: Tên công ty hoặc tên sở hữu danh sách liên hệ
RSS: Xem các chiến dịch email đã gửi tới danh sách dưới dạng RSS
Bạn có thể thực hiện các thao tác thông qua hành động ở bên trái danh sách


Xem liên hệ: Xem các liên hệ có trong danh sách, sau đó bạn có thể
Xem|Sửa|Xóa thông tin từng liên hệ