Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Phòng GD ĐT Thanh Hà Hải Dương

HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC
KHOA QUẢN LÝ
BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Địa điểm thực tập: Phòng GD & ĐT Thanh Hà- Hải Dương
Họ và tên sinh viên: Nguyễn Đức Dũng
Người hướng dẫn: Đào Phú Quảng
Hà Nội 2010
1
PHỤ LỤC
TIÊU ĐỀ
Danh mục các chữ viết tắt……………………………………
LỜI MỞ ĐẦU …………………………………………………….
NỘI DUNG BÁO CÁO ……………………………………….
Phần I: Tổng quan về Phòng Giáo dục và đào tạo Thanh Hà. ….
Phần II: Khái quát hoạt động quản lý của phòng Giáo dục và Đào tạo
Thanh Hà và hoạt động của cán bộ Tổng hợp. ……………………
2.1 Hoạt động quản lý của Phòng GD&ĐT Thanh Hà. …………….
2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận Tổng hợp. …………………
Phần III: Danh mục các nội dung thực tập…………………………
Phần IV: Các vấn đề lý luận, pháp lý có liên quan tới các nội dung thực
tập sinh viên đã thực hiện………………………………….
Phần V: Kết quả tiếp thu được trong quá trình thực tập tại bộ phận Tổng
hợp…………………………………………………………
KẾT LUẬN ……………………………………………….
Trang
3
4
5
5
7

7
13
13
13
20
28
2
Danh mục các chữ viết tắt
BDĐN
CĐ
CV
CSVC
ĐH
GD&ĐT
PCGD
THCN
THCS
THPT
Tổng Hợp
SGK
UBND
QLGD
Bồi dưỡng đội ngũ
Cao đẳng
Chuyên viên
Cơ sở vật chất
Đại học
Giáo dục và Đào tạo
Phổ cập giáo dục
Trung học chuyên nghiệp

Trung học cơ sở
Trung học phổ thông
Tổng hợp – Thi đua – Kế hoạch – Thống kê
Sách giáo khoa
Ủy ban nhân dân.
Quản lí giáo dục
3
Lời nói đầu
Luật giáo dục Việt Nam ban hành năm 2005 đã xác định rõ nguyên lý của
nền giáo dục Việt Nam là: “Học đi đôi với hành, giáo dục kết hợp với lao động sản
xuất, lý luận gắn với thực tiễn ”. Nguyên lý này có ý nghĩa hết sức thiết thực nhằm
đem lại hiệu quả cao cho hoạt động của cả bộ máy giáo dục. Đối với giáo dục đại
học, nguyên lý trên càng có ý nghĩa quan trọng góp phần trực tiếp quyết định chất
lượng chuyên môn, trình độ tay nghề của người được đào tạo và nó được cụ thể hóa
trong nội dung thực tập của sinh viên năm thứ 3 và 4. Chương trình thực tập do
Học viện Quản lí giáo dục xây dựng cũng nhằm mục đích đó.
Nhận thức được điều đó, sau khi nhận được sự tư vấn của các thầy, cô lãnh
đạo trong khoa QLGD, em đã liên hệ tới Phòng GD & ĐT huyện Thanh Hà (tỉnh
Hải Dương) và được ban lãnh đạo phòng tạo điều kiện để nhóm được thực tập tại
cơ quan.
Phòng GD & ĐT là một bộ phận trong bộ máy thực hiện nhiệm vụ quản lý
nhà nước về giáo dục. Đây là nơi diễn ra các hoạt động tác nghiệp cụ thể trong
hoạt động quản lý của lãnh đạo phòng, các bộ phận chuyên môn phụ trách từng nội
dung khác nhau; đặc biệt là những hoạt động quản lý cụ thể của phòng đối với các
cơ sở giáo dục ở các cấp học (Mầm non, Tiểu học, THCS) trong địa bàn huyện,
khả năng liên hệ giữa lý luận và thực tiễn là sát thực, từ đó sẽ cung cấp thêm nguồn
thông tin, những hiểu biết và kỹ năng làm việc hết sức thiết thực cho sinh viên sau
khi tốt nghiệp.
Có được điều kiện hoàn thành đợt thực tập và hoàn thiện được bản báo cáo,
em xin được gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới: Ban lãnh đạo, tập thể

chuyên viên phòng GD & ĐT Thanh Hà, thầy Nguyễn Danh Trịnh- bộ phận tổng
hợp- thi đua- kế hoạch; Giáo viên hướng dẫn: thầy Đào Phú Quảng (Khoa quản
lý); gia đình; người thân; bạn bè… đã tạo điều kiện, tận tình chỉ bảo, giúp đỡ, và
ủng hộ.
4
Để quý thầy, cô tiện theo dõi, sau đây em xin điểm những nội dung chính có
trong bản báo cáo:
Phần I: Tổng quan về Phòng Giáo dục và đào tạo Thanh Hà.
Phần II: Khái quát hoạt động quản lý của Phòng GD&ĐT Thanh Hà, bộ phận
Tổng hợp.
Phần III: Danh mục các nội dung thực tập tại bộ phận Tổng hợp.
Phần IV: Các vần đề lý luận và pháp lý có liên quan tới các công việc thực tập
tại bộ phận Tổng hợp.
Phần V: Kết quả tiếp thu được trong quá trình thực tập tại bộ phận Tổng
hợp.
Phần VI: Kết luận.
Bài báo cáo là sự tâm huyết và nỗ lực của bản thân em song không tránh
khỏi thiếu xót mong được quý thầy cô hướng dẫn và đóng góp để bài báo cáo được
hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
5
NỘI DUNG BÁO CÁO
I. Tổng quan về Phòng Giáo dục và đào tạo Thanh Hà.
Huyện Thanh Hà nằm ở phía đông tỉnh Hải Dương, với diện tích tự nhiên là
l159,088 km
2
, dân số 162768 người. Là một huyện thuần nông nên trong những
năm qua, các cấp chính quyền địa phương cũng như người dân đã giành sự quan
tâm, chú trọng đầu tư đặc biệt tới việc phát triển nền giáo dục Thanh Hà và coi đó
là định hướng quan trọng cho sự phát triển bền vững, lâu dài với quyết tâm xây

dựng quê hương Thanh Hà giàu đẹp, văn minh.
Với mục tiêu phát triển nền giáo dục Thanh Hà, và thực hiện phân cấp trong
quản lý nhà nước, phòng GD&ĐT Thanh Hà được thành lập. Phòng GD&ĐT
Thanh Hà là cơ quan chuyên môn của UBND huyện Thanh Hà, chịu trách nhiệm
quản lý và phát triển các hoạt động giáo dục với các bậc học từ Mầm non tới Trung
học cơ sở. Phòng GD&ĐT Thanh Hà được chính thức tái lập ngày 01/4/1997, trụ
sở đặt tại Thị trấn Thanh Hà, huyện Thanh Hà, tỉnh Hải Dương. Thời gian đầu mới
thành lập, hoạt động của Phòng gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt là về cơ cở vật
chất nhưng với sự quan tâm chỉ đạo của các cấp và sự nỗ lực cố gắng của toàn
ngành giáo dục huyện Thanh Hà, Phòng GD&ĐT Thanh Hà đã không ngừng phát
triển và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Cơ cấu nhân sự của Phòng GD&ĐT Thanh Hà bao gồm 12 biên chế bao
gồm 01 Trưởng phòng, 02 Phó phòng và 9 chuyên viên phụ trách các mảng nội
dung khác nhau. Đội ngũ nhân sự 100% đạt chuẩn. Tập thể lãnh đạo nhiệt huyết,
giàu kinh nghiệm; bộ phận chuyên viên năng động, có kiến thức, kỹ năng, kinh
nghiệm; đáp ứng được yêu cầu tác nghiệp đối với bộ phận mình phụ trách, quản lý.
Cơ sở vật chất của Phòng đã được được xây dựng kiên cố với dãy nhà 3 tầng
gồm 12 phòng, khang trang, đầy đủ phòng chuyên môn, phòng chức năng đạt
chuẩn, phương tiện hiện đại như máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, bàn
6
ghế hiện đại Điều kiện vật chất ngày càng được kiện toàn đã và đang phục vụ đắc
lực trong việc thực thi nhiệm vụ được giao.
Năm học 2010-2011, Phòng GD&ĐT Thanh Hà chịu trách nhiệm quản lý
trên địa bàn gồm 25 xã (thị trấn) gồm 77 trường cụ thể như sau:
- Giáo dục mầm non: 26 trường với 6488 trẻ; 546 CB, GV, NV.
- Tiểu học: 25 trường; 382 lớp; 10220 học sinh; 724 CB, GV, NV.
- Trung học cơ sở: 26 trường; 297 lớp; 9186 học sinh; 877 CB; GV; NV
Sự phát triển không ngừng của bộ máy giáo dục huyện Thanh Hà đã đem lại
những kết quả tích cực thể hiện qua các thành tích mà giáo dục huyện đã đạt được:
Năm 1999 được Bộ trưởng Bộ GD & ĐT tặng bằng khen ngành Giáo dục Thanh

Hà có thành tích suất sắc trong 5 năm thực hiện cuộc vận động “Kỷ cương- Tình
thương- Trách nhiệm”
Năm học 1998 - 1999 được UBND tỉnh Hải Dương tặng cờ thi đua suất sắc nhất.
Năm năm liền 1998, 1999, 2000, 2001, 2002 Đảng bộ phòng Giáo dục được Ban
chấp hành Đảng bộ tỉnh Hải Dương công nhận là tổ chức cơ sở Đảng trong sạch
vững mạnh và được Tỉnh ủy tặng bằng khen.
Năm 2001 Phòng GD & ĐT Thanh Hà được UBND tỉnh Hải Dương tặng cờ đơn vị
hoàn thành phổ cập Trung học cơ sở.
Năm 2002 Phòng GD & ĐT Thanh Hà được Thủ tướng Chính phủ tặng bằng khen.
Từ năm 2002 đến năm 2009, Đảng bộ Phòng GD & ĐT huyện Thanh Hà được
ban chấp hành Đảng bộ Hải Dương công nhận là tổ chức cơ sở Đảng trong sạch,
vững mạnh và được Tỉnh ủy tặng bằng khen.
Trong 5 năm gần đây được Sở GD & ĐT tặng 25 bằng khen về các thành tích xuất
sắc trong công tác phổ cập Tiểu học, đồng đội giáo viên giỏi tỉnh, thư viện đồ
dùng, công tác quản lý học phí, thực hiện cuộc vận động Hai không…
Trong các cuộc thi học sinh giỏi cấp Tiểu học, Trung học cơ sở hàng năm, Thanh
Hà luôn đứng ở tốp đầu (từ thứ Sáu đến thứ Nhất).
Cụ thể, năm học 2009- 2010:
7
- Mầm non: có 3/3 CBQL tham gia hội thi CBQL mầm non giỏi tỉnh đạt giải,
trong đó có 1 giải nhì, 2 giải Khuyến khích.
- Tiểu học: thi giao lưu học sinh giỏi toàn diện lớp 5 có 33 em đạt giải tỉnh (1
giải Nhất, 12 giải Ba, 20 giải Khuyến khích). 15/15 em dự thi đạt giải vở sạch chữ
đẹp (4 giải Nhì, 11 giải Ba) đồng đội xếp thứ ba. Chất lượng khảo sát đầu vào lớp 6
xếp thứ 2/12 huyện,thành phố, thị xã.
- THCS: thi giáo viên giỏi cấp tỉnh 4 môn (Toán, Địa lý, Sinh học, Lịch sử).
đồng đội đạt giải Nhì, cá nhân có 4 giải Nhì. Thi vào lớp 10 THPT có 1980/2040
học sinh trúng tuyển (đạt 97%). có 44 học sinh đạt giải học sinh giỏi tỉnh các môn
văn hoá (3 giải Nhì, 13 giải Ba, 28 giải Khuyến khích). Thi giải toán trên máy tính
cầm tay có 1 em đạt giải Nhì, 1 em giải Khuyến khích (trong đó có 1 em được chọn

tham gia thi cấp quốc gia)
Với những kết quả trên, Phòng GD & ĐT Thanh Hà đã có sự đóng góp to
lớn vào sự nghiệp phát triển giáo dục trong huyện nói riêng cũng như của toàn tỉnh
Hải Dương nói chung. Trong thời gian tới Phòng GD & ĐT Thanh Hà sẽ tiếp tục
thực hiện những mục tiêu cao hơn trong giáo dục, nhằm tạo ra sức bật mới cho
việc thực hiện thắng lợi sự nghiệp phát triển giáo dục của UBND huyện Thanh Hà
đề ra.
II. Khái quát hoạt động quản lý của phòng Giáo dục và Đào tạo Thanh Hà và
hoạt động của cán bộ Tổng hợp.
2.1 Hoạt động quản lý của Phòng GD&ĐT Thanh Hà.
Phòng GD&ĐT Thanh Hà có chức năng và nhiệm vụ được quy định cụ thể
tại Quy chế tổ chức và hoạt động do Phòng xây dựng ngày 4/10/2010. Cụ thể:
2.1.1 Vị trí, chức năng:
Phòng GD & ĐT là cơ quan chuyên môn của UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước và tổ chức hoạt động sự nghiệp giáo dục trên địa bàn
huyện.
8
Phòng GD & ĐT chịu sự quản lý trực tiếp toàn diện của UBND huyện và
chịu sự chỉ đạo về chuyên môn của Sở GD & ĐT Hải Dương.
Phòng GD & ĐT làm việc theo chế độ thủ trưởng do Trưởng Phòng phụ
trách và chịu trách nhiệm trước UBND huyện, Sở GD & ĐT.
2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn:
– Xây dựng, trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch (dài hạn, hàng năm) về
sự nghiệp giáo dục của huyện và tổ chức, chỉ đạo thực hiện sau khi được phê
duyệt.
– Quản lý, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ, về quản lý, sử dụng đội ngũ,
kinh phí CSVC cho các nhà trường và các cơ sở giáo dục do huyện quản lý theo
quy định của điều lệ nhà trường, quy chế về GD & ĐT và các quy định khác của
Nhà nước. Tham mưu với UBND các xã, thị trấn thực hiện nhiệm vụ phát triển
giáo dục ở địa phương.

– Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho giáo viên, cán bộ quản lý giáo
dục trong huyện theo sự chỉ đạo và hướng dẫn của Sở GD & ĐT.
– Hướng dẫn học sinh và các đối tượng làm hồ sơ đăng ký dự thi vào các trường
Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp.
– Xây dựng chỉ đạo thực hiện kế hoạch cung ứng SGK và các thiết bị phục vụ
cho giảng dạy và học tập của các trường. Hướng dẫn các trường xây dựng thư viện,
làm đồ dùng dạy học, sử dụng và bảo quản các thiết bị trường học theo quy chế và
quy định.
– Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thanh tra, kiểm tra. Hướng dẫn, chỉ
đạo công tác kiểm tra của hiệu trưởng, hướng dẫn hoạt động thanh tra nhân dân
cho các trường học. Tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân
thuộc lĩnh vực quản lý của Phòng GD & ĐT.
– Quản lý về tổ chức, công chức, tài sản, kinh phí do phòng được phân công
quản lý theo pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh, UBND huyện.
9
– Tổng hợp thi đua kết quả, đúc rút Sáng kiến kinh nghiệm, tổ chức thực hiện và
hướng dẫn các trường thực hiện công tác thi đua, khen thưởng.
– Thường xuyên giữ mối quan hệ với Sở GD & ĐT, các phòng ban và các đoàn
thể của huyện, các xã, thị trấn, các trường học, các cơ quan đơn vị trên địa bàn
huyện để nắm tình hình và thống nhất trong việc thực hiện nhiệm vụ phát triển giáo
dục. Thực hiện chế độ thông báo, báo cáo theo quy định.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện, Sở GD & ĐT giao cho.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của từng bộ phận:
Phòng GD&ĐT Thanh Hà có cơ cấu tổ chức bao gồm 12 biên chế trong đó
có 01 Trưởng phòng, 02 Phó phòng và 9 chuyên viên và được chia làm 2 tổ công
tác gồm: tổ Phổ thông và Tổ Tổng hợp. Mỗi tổ có 1 tổ trưởng do Trưởng phòng
quy định:
Sơ đồ tổ chức hoạt động của Phòng GD&ĐT Thanh Hà:
TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ PHÒNG 1 PHÓ PHÒNG 2

CV
Tổ
chức
cán
bộ
CV
Thanh
tra
CV
Tổng
hợp
CV
Thiết
bị,
thư
viện
CV
Kế
toán
CV
BD
ĐN,
CS
VC
CV
Mầm
non,
CV
Tiểu
học

CV
TH
CS
10
Quy chế hoạt động của phòng GD&ĐT Thanh Hà cũng quy định cụ thể chức năng,
nhiệm vụ đối với mỗi bộ phận:
Đối với Trưởng phòng:
- Phụ trách chung, trực tiếp phụ trách chỉ đạo công tác kế hoạch, tổ chức cán bộ, tài
vụ, thanh tra, tổng hợp, thi đua.
- Trực tiếp làm việc, xin ý kiến cấp trên về các vấn đề nhiệm vụ và triển khai các
nhiệm vụ.
- Chủ trì giao ban, họp phòng và các trường, đôn đốc kiểm tra, tổng hợp các loại
công việc.
Đối với Phó Trưởng phòng:
- Giúp việc cho Trưởng phòng trong việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện, tổng hợp các
nhiệm vụ của phòng (khi được trưởng phòng phân công).
- Thay mặt Trưởng phòng giải quyết các công việc khi Trưởng phòng đi vắng hoặc
được Trưởng phòng ủy quyền (sau đó nhất thiết phải báo cáo lại với Trưởng
phòng). Trong thực hiện nhiệm vụ nếu quá thẩm quyền thì phải xin ý kiến trước
khi thực hiện.
- Một Phó Trưởng phòng được phân công phụ trách công tác chuyên môn cấp
THCS, Tiểu học, công tác bồi dưỡng.
- Một Phó Trưởng Phòng được phân công phụ trách, chỉ đạo chuyên môn ngành
học Mầm non, nội vụ và cơ sở vật chất cơ quan.
Đối với công chức phụ trách công tác tổ chức, chế độ chính sách đối với
cán bộ, giáo viên:
- Theo dõi, tổ chức bộ máy và biên chế, chất lượng đội ngũ cán bộ, giáo viên của
trường trực thuộc. Thực hiện các nghiệp vụ quản lý cán bộ, đề bạt, điều động, đào
tạo, thi tuyển, khen thưởng và kỷ luật cán bộ. Thực hiện chế độ chính sách đối với
cán bộ, giáo viên.

- Theo dõi, hướng dẫn thực hiện chế độ chính sách, chế độ, tiêu chuẩn của các đối
tượng do Phòng quản lý.
11
Đối với công chức phụ trách công tác thống kê, tổng hợp, thi đua, kế
hoạch (cụ thể ở phần 2.2)
Đối với công chức phụ trách công tác thanh tra tiếp dân, giải quyết đơn
thư khiếu nại, tố cáo và giáo dục thể chất – y tế học đường.
- Thực hiện tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân về các
lĩnh vực thuộc thẩm quyền của phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ về giáo dục thể chất và y tế học đường theo quy định.
- Hướng dẫn các trường xây dựng kế hoạch giáo dục thể chất và y tế học đường.
Đối với cán bộ công chức phụ trách công tác bồi dưỡng giáo viên, tuyển
sinh và xây dựng CSVC trường học.
- Hướng dẫn các trường thực hiện nhiệm vụ bồi dưỡng giáo viên của Phòng
GD&ĐT.
- Hướng dẫn học sinh làm hồ sơ đăng ký dự thi vào các trường ĐH, CĐ, THCN.
- Hướng dẫn các xã (thị trấn) trong việc xây dựng phòng học, phòng làm việc, cảnh
quan trường học cho các trường.
Đối với cán bộ công chức phụ trách công tác cung ứng SGK và trang
thiết bị trường học
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch cung ứng SGK trang thiết bị trường
học cho các trường.
- Thực hiện quản lý nhà nước đối với thị trường SGK, trang thiết bị trường học
theo quy định; hướng dẫn các trường xây dựng thư viện, xây dựng phòng học bộ
môn, phòng thiết bị và làm đồ dùng dạy học.
Đối với công chức phụ trách công tác chỉ đạo chuyên môn ngành học
Mầm non.
- Hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các trường mầm non xây dựng kế hoạch,
thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục mầm non.
- Xây dựng kế hoạch phát triển và thực hiện kế hoạch phát triểngiáo dục mầm non

trên địa bàn huyện.
12
Đối với công chức phụ trách công tác chỉ đạo chuyên môn cấp Tiểu học.
- Hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các trường Tiểu học xây dựng kế hoạch,
thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục Tiểu học và thực hiện PCGD Tiểu học.
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục Tiểu học trên địa
bàn huyện.
Đối với công chức phụ trách công tác chỉ đạo chuyên môn cấp THCS:
- Hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các trường THCS xây dựng kế hoạch và
thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục THCS và thực hiện PCGD THCS, THPT.
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục THCS trong địa
bàn huyện.
Đối với công chức phụ trách công tác tài vụ.
- Xây dựng kế hoạch và làm kế toán ngân sách của phòng. Xây dựng kế hoạch thu,
chi và làm kế toán các loại quỹ do phòng quản lý.
- Hướng dẫn các trường xây dựng và thực hiện kế hoạch thu, chi các loại quỹ theo
quy định.
- Kiểm tra việc thu, chi ngân sách và thu, chi các loại quỹ của nhà trường đúng quy
định.
Đối với nhân viên văn phòng.
- Nhận báo chí, công văn của Phòng GD & ĐT, gửi công văn, vào sổ lưu giữ công
văn theo quy định.
- Đánh máy, sao, in văn bản của cơ quan.
- Trực điện thọai của cơ quan, bảo quản con dấu của Phòng GD & ĐT.
- Lưu giữ hồ sơ sổ sách cấp phát bản sao bằng tốt nghiệp THCS.
Đối với công chức thủ quỹ.
-Hàng tháng đối chiếu quỹ tiền mặt và báo cáo với Trưởng phòng.
- Chỉ được xuất tiền mặt khi có lệnh của chủ tài khoản.
13
- Đảm bảo an toàn kho quỹ.

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận Tổng hợp:
Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng GD&ĐT Thanh Hà ban hành ngày
4/10/2010 đã quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của bộ phận Tổng hợp (Tổng hợp-
Thi đua- Kế hoạch- Thống kê) là:
- Thực hiện công tác thống kê theo quy định.
- Hướng dẫn các trường, các xã, các thị trấn xây dựng kế hoạch phát triển giáo
duc và xây dựng kế hoạch phát triển giáo dục của huyện.
- Hướng dẫn công tác thi đua, khen thưởng cho các trường.
- Làm thường trực thi đua.
- Ghi biên bản các cuộc họp, giao ban của phòng và các cuộc họp giao ban với
các trường.
- Tổng hợp, làm báo cáo chung của phòng GD & ĐT.
Bên cạch các nhiệm vụ được quy định cụ thể được quy định tại quy chế, cán bộ
Tổng hợp còn thực hiện chức năng là người giúp việc trực tiếp cho Trưởng phòng,
thực hiện các nhiệm vụ do Trưởng phòng giao.
III. Danh mục các nội dung thực tập.
- Soạn thảo các bản báo cáo: báo cáo sơ kết kết quả thực hiện nhiệm vụ học kì
I năm học 2010 – 2011, báo cáo tháng 12.
- Soạn thảo các văn bản do Trưởng phòng (hoặc Phó Trưởng phòng kí khi
được ủy nhiệm): công văn hướng dẫn nộp báo cáo thống kê EMIS giữa năm
học 2010-2011, công văn hướng dẫn nghỉ Tết Tân Mão, công văn hướng dẫn
thực hiện phòng chống rét, Giấy triệu tập, Giấy mời.).
- Xây dựng kế hoạch công tác (tháng 1/2011).
- Thống kê giáo dục.
- Tập hợp đăng ký sáng kiến kinh nghiệm năm học 2010-2011.
- Vào sổ và lưu trữ văn bản đến và đi của Phòng GD&ĐT Thanh Hà.
14
- Chuẩn bị hội họp.
- Nhận và vào khung bằng khen các tập thể lao động xuất sắc.
IV. Các vấn đề lý luận, pháp lý có liên quan tới các nội dung thực tập

sinh viên đã thực hiện.
1. Soạn thảo các loại báo cáo.
Báo cáo là một hoạt động thực hiện nhiệm vụ: “Thường xuyên giữ mối
quan hệ với Sở GD & ĐT, các phòng ban và các đoàn thể của huyện, các xã, thị
trấn, các trường học, các cơ quan đơn vị trên địa bàn huyện để nắm tình hình và
thống nhất trong việc thực hiện nhiệm vụ phát triển giáo dục. Thực hiện chế độ
thông báo, báo cáo theo quy định” được quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động
của Phòng GD&ĐT Thanh Hà do UBND huyện Thanh Hà phê duyệt ngày
4/10/2010.
Báo cáo là một hình thức tự phân tích đánh giá những mặt đã làm được và
những mặt còn hạn chế, thiếu xót để phát huy những mặt đã làm tốt, nhận biết và
khắc phục những mặt còn hạn chế, từ đó làm cho chất lượng hoạt động của cơ quan
tổ chức ngày càng được nâng cao, hoàn thành tốt nhiệm vụ đã được đề ra.
Báo cáo được một cơ quan, tổ chức xây dựng và đối tượng nhận thông tin
báo cáo là các cấp trực tiếp quản lý cơ quan, tổ chức đó. Đó là sự phản hồi thông
tin quản lý từ đối tượng quản lý tới cơ quan quản lý giúp cơ quan quản lý nắm bắt
được tình hình thực hiện nhiệm vụ, những khó khăn trở ngại mà họ gặp phải một
cách thường xuyên, liên tục để từ đó có phương hướng quản lý và tìm các biện
pháp hỗ trợ đơn vị đó một cách kịp thời giúp đối tượng quản lý thực hiện tốt chức
năng, nhiệm vụ của mình.
Các bản báo cáo của Phòng GD&ĐT Thanh Hà được xây dựng theo quy
trình:
- Bước 1: Các trường thuộc phạm vi quản lý của phòng GD&ĐT viết báo cáo tình
hình thực hiện nhiệm vụ của trường mình để báo cáo tới Phòng.
15
- Bước 2: Các bộ phận Mầm non, Tiểu học, Trung học cơ sở tiếp nhận các bản báo
cáo của các trường ở bậc học mà mình phụ trách để tổng hợp và nắm bắt tình hình.
- Bước 3: Bộ phận Tổng hợp tổng hợp tình hình chung ở ba bậc học đó và viết báo
cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ của cả bộ máy giáo dục do Phòng quản lý để báo
cáo lên cơ quan quản lý trực tiếp là Ủy ban nhân dân Huyện Thanh Hà và Sở

GD&ĐT tỉnh Hải Dương.
Qua hoạt động thực hiện báo cáo Phòng GD&ĐT Thanh Hà vừa nắm bắt
một cách thường xuyên tình hình thực hiện nhiệm vụ của các trường do mình quản
lý, có phương hướng quản lý, điều chỉnh, giúp đỡ kịp thời trong thời gian tiếp theo
nhằm giúp họ hoàn thành nhiệm vụ; đồng thời giúp các cơ quan quản lý trực tiếp
của Phòng là Ủy ban nhân dân huyện Thanh Hà và Sở GD&ĐT Hải Dương nắm
bắt được tình hình hoạt động của bộ máy giáo dục huyện, kịp thời đưa ra các chỉ
đạo về chuyên môn và đầu tư ngân sách hoạt động cho bộ máy giáo dục huyện.
Như vậy, thông tin phản hồi là chức năng chủ yếu của các bản báo cáo.
2. Xây dựng kế hoạch công tác
Là hoạt động thực hiện nhiệm vụ chung của Phòng GD&ĐT Thanh Hà là:
“Xây dựng, trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch (dài hạn, hàng năm) về sự
nghiệp giáo dục của huyện và tổ chức, chỉ đạo thực hiện sau khi được phê duyệt”
và nhiệm vụ của bộ phận Tổng hợp là: “ Hướng dẫn các trường,các xã, các thị trấn
xây dựng kế hoạch phát triển giáo dục và xây dựng kế hoạch phát triển giáo dục
của huyện” quy định tại quy chế tổ chức và hoạt động của phòng GD&ĐT Thanh
Hà ban hành ngày 4/10/2010.
Xây dựng kế hoạch công tác có vai trò hết sức quan trọng: là bước khởi đầu
cho một quá trình quản lý; định hướng cho toàn bộ hoạt động của cả bộ máy giáo
dục, là căn cứ để huy động tối đa mọi nguồn lực cho việc thực hiện thực hiện mục
tiêu mà các bản kế hoạch đề ra. Các bản kế hoạch có vai trò định hướng cho toàn
16
bộ các hoạt động của hệ thống quản lý mà còn là căn cứ cho việc kiểm tra đánh giá
quá trình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của từng tổ chức, đơn vị, cá nhân.
Các bản kế hoạch công tác do Phòng GD&ĐT Thanh Hà xây dựng là những
văn bản chỉ đạo hoạt động chung của toàn bộ máy giáo dục huyện, là căn cứ để các
trường và các bộ phận của Phòng tổ chức hoạt động, đồng thời là căn cứ để thanh
tra, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở kế hoạch đã đề ra của
Phòng đối với các nhà trường, với các bộ phận phụ trách và của UBND huyện, Sở
GD&ĐT Hải Dương đối với tình tình thực hiện nhiệm vụ của Phòng.

3. Soạn thảo các loại văn bản do Trưởng phòng GD&ĐT Thanh Hà (hoặc Phó
Trưởng Phòng khi được ủy nhiệm) kí:
Là hoạt động thực hiện chức năng là người giúp việc trực tiếp cho Trưởng
phòng GD&ĐT Thanh Hà.
Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ
(hay ký hiệu) nhất định.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của văn bản quản lý
nhà nước, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là của
các cơ quan quản lý hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và
chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành.
Vai trò của các văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước:
- Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà
nước.
- Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý.
- Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và
quản lý.
- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật.
Trong quản lý nói chung và quản lý giáo dục nói riêng, các quyết định quản
lý được biểu hiện dưới dạng các văn bản quản lý hành chính nhà nước là một công
17
cụ quản lý quan trọng, không thể thiếu để truyển tải những thông tin, quyết định
quản lý tới đối tượng quản lý; giúp cơ quan quản lý tổ chức, điều hành, phối hợp
hoạt động chung của cả bộ máy giáo dục, là căn cứ thực hiện nhiệm vụ đối với đối
tượng quản lý. Đồng thời, các văn bản cũng là căn cứ pháp lý đảm bảo tính hiệu
lực và là căn cứ để kiểm tra, đánh giá hoạt động của các tổ chức, cá nhân có liên
quan.
4. Thống kê giáo dục.
Hoạt động thống kê giáo dục thực hiện nhiệm vụ: “Thực hiện công tác thống
kê theo quy định” được quy định tại quy chế tổ chức và hoạt động của phòng
GD&ĐT đối với bộ phận Tổng hợp.

Hoạt động thống kê có thể được hiểu là một hệ thống các phương pháp bao
gồm thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu, tính toán các đặc trưng của đối tượng
nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình phân tích, dự đoán và ra quyết định.
Thống kê giáo dục là………………
Vai trò của thống kê trong quản lý giáo dục………
Các phần mềm hỗ trợ công tác thống kê giáo dục được sử dụng trong bộ
máy giáo dục nước ta là EMIS, V-MIS, PEMIS,…
Vai trò của hoạt động thống kê đối với hoạt động quản lý của phòng
GD&ĐT Thanh Hà:
- Kết quả của hoạt động thống kê phản ánh các thông tin về mọi mặt tình hình
hoạt động của bộ máy giáo dục: số lượng học sinh, giáo viên; kết quả rèn
luyện đạo đức và học tâp của học sinh; chất lượng đội ngũ giáo viên, cán bộ
quản lý; tình hình cơ sở vật chất;….
- Các số liệu thống kê là cơ sở đánh giá thực trạng và mức độ hoàn thành
nhiệm vụ của các nhà trường và của cả bộ máy giáo dục huyện từ đó giúp
lãnh đạo các trường và phòng GD&ĐT Thanh hà nắm bắt được tình hình
18
thực hiện các nhiệm vụ đề ra để từ đó có phương hướng và ra các quyết định
quản lý chỉ đạo kịp thời và hiệu quả trong thời gian tiếp theo.
- Kết quả của thống kê là cơ sở cho các bản báo cáo kết quả thực hiện nhiệm
vụ của bộ máy giáo dục huyện lên các cấp chỉ đạo trực tiếp là UBND huyện
Thanh Hà để có phương hướng chỉ đạo và đầu tư kinh phí, Sở GD&ĐT Hải
Dương để xin ý kiến chỉ đạo về chuyên môn.
5. Chuẩn bị hội họp:
Hoạt động này của cán bộ Tổng hợp thực hiện chức năng là bộ phận giúp
việc trực tiếp cho Trưởng phòng.
Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục
tiêu của một tập thể nhằm giải quyết một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận
các ý kiến để tư vấn, kiến nghị.
Việc tổ chức hội họp có ý nghĩa thiết thực trên các phương diện sau:

- Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và
tạo ra năng xuất lao động cao.
- Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị.
- Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp những ý kiến
sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh.
- Phổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khó khăn;
uốn nắn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Nếu tổ chức tốt, trong nhiều trường hợp cũng có thể đem lại những lợi ích
kinh tế đáng kể.
Có thể phân loại hội họp theo các căn cứ sau:
Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý:
- Hội họp bàn bạc, ra quyết định.
- Hội họp phổ biến, triển khai.
- Hội họp đôn đốc, kiểm tra.
19
- Hội họp sơ kết, tổng kết.
Căn cứ vào mục đích, tính chất của hội họp:
- Hội họp trao đổi thông tin
- Hội họp triển khai công việc.
- Hội họp mở rộng dân chủ.
- Hội họp giải quyết vấn đề.
Căn cứ vào hình thức hội họp:
- Hội họp chính thức
- Hội họp không chính thức.
Bất kì hoạt động nào của con người đều cần có sự chuẩn bị trước từ mức độ
đơn giản đến phức tạp. Hoạt động hội họp là hoạt động mang tính tổ chức và đòi
hỏi sự chuẩn bị chu đáo bao gồm các khâu:
a) Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp.
b) Quy định thành phần họp.
c) Xác định thời gian họp.

d) Lựa chọn và trang trí phòng họp.
e) Chuẩn bị các phương tiện làm việc
f) Làm và kịp thời gửi giấy mời.
g) Chuẩn bị việc ghi biên bản
Hoạt động chuẩn bị cho một cuộc họp của cán bộ Tổng hợp tại Phòng GD&ĐT
Thanh Hà bao gồm:
- Lựa chọn và trang trí phòng họp,
- Chuẩn bị các phương tiện làm việc,
- Soạn thảo và kịp thời gửi giấy mời,
- Chuẩn bị ghi biên bản.
6. Vào sổ và lưu trữ văn bản.
20
Đây là khâu cuối cùng trong một quy trình ban hành một văn bản quản lí
hành chính nhà nước.
Khâu vào sổ có tác dụng tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và sử dụng những văn bản
đi và đến của một cơ quan.
Khâu lưu trữ văn bản nhằm quản lí, duy trì, sử dụng tốt các văn bản có liên quan
đến hoạt động của cơ quan, tổ chức và là phương tiện đánh giá quá trình hoạt động
của một cá nhân và của cả cơ quan, tổ chức đó.
7. Tập hợp đăng ký sáng kiến kinh nghiệm.
Là hoạt động thực hiện nhiệm vụ: “Làm thường trực thi đua” quy định tại
quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng GD&ĐT Thanh Hà.
Sáng kiến kinh nghiệm là những giải pháp, biện pháp, kinh nghiệm giải
quyết các vấn đề cụ thể trong quản lí và dạy học ở các nhà trường.
Ý nghĩa của Sáng kiến kinh nghiệm:
- Viết sáng kiến kinh nghiệm là một hình thức thi đua trong việc cải tiến, không
ngừng tìm tòi, đổi mới phương pháp quản lí, dạy học của cán bộ, giáo viên các
trường nhằm nâng cao chất lượng giáo dục trong các nhà trường.
- Các Sáng kiến kinh nghiệm được đúc rút và phổ biến rộng rãi trong toàn ngành
giáo dục huyện có tác dụng nâng cao chất lượng giáo dục chung trong toàn bộ máy

giáo dục huyện.
- Các sáng kiến kinh nghiệm còn là cơ sở để xét các danh hiệu thi đua, khen
thưởng.
Một bản Sáng kiến kinh nghiệm có cấu trúc gồm ba phần chính:
- Phần I: Đặt vấn đề: lí do chọn đề tài, cơ sở lí luận và cơ sở thực tiễn của vấn đề.
- Phần II: Nội dung giải quyết vấn đề: nêu ra thực trạng của vấn đề, kinh nghiệm,
giải pháp đã được đúc rút trong thực tế quản lí và dạy học (có số liệu minh chứng
cụ thể).
21
- Phần III: Kết luận, kiến nghị: kết quả đạt được trong việc áp dụng sáng kiến, kinh
nghiệm đó trong thực tiễn, bài học rút ra và các kiến ngị đề xuất các cấp quản lí.
V. Kết quả tiếp thu được trong quá trình thực tập tại bộ phận Tổng hợp.
Trong thời gian thực tập tại phòng GD&ĐT Thanh Hà, được tìm hiểu và
nhận được sự hướng dẫn của cán bộ Tổng hợp - thầy Nguyễn Danh Trịnh, em đã
trực tiếp tham gia thực hiện một số công việc hết sức thiết thực của một chuyên
viên giáo dục. Đó là những công việc hết sức phổ biến của một nhân viên văn
phòng như:
- Soạn thảo các bản báo cáo,
- Xây dựng kế hoạch công tác,
- Soạn thảo các loại văn bản quản lý hành chính nhà nước,
- Thống kê giáo dục,
- Chuẩn bị hội họp,
- Vào sổ và lưu trữ văn bản,
- Tập hợp đăng ký sáng kiến kinh nghiệm.
Mỗi công việc đều có những đặc trưng, cách làm riêng đòi hỏi những kiến thức và
kỹ năng cụ thể:
1. Đối với hoạt động soạn thảo các bản báo cáo:
Báo cáo giáo dục có nhiều loại như báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo sơ kết học
kỳ I, báo cáo tổng kết năm học,….
Báo cáo tháng được soạn thảo từ ngày

Báo cáo quý được soạn thảo từ ngày ….của tháng cuối quý
Báo cáo sơ kết học kỳ I được soạn thảo từ ngày 22/12 hàng năm.
Báo cáo tổng kết năm học được soạn thảo từ ngày …
Cách thức xây dựng báo cáo là bằng Word Office.
Các bước xây dựng báo cáo:
22
- Bước 1: Nghe cán bộ Tổng hợp giới thiệu về báo cáo: các loại báo cáo, thời
gian xây dựng báo cáo, nghe hướng dẫn cách thức thực hiện, các điểm cần
chú ý khi xây dựng báo cáo.
- Bước 2: Tìm hiểu bố cục, nội dung các bản báo cáo do cán bộ Tổng hợp
cung cấp.
- Bước 3: Xây dựng khung báo cáo dựa vào báo cáo tổng kết kết quả thực
hiện nhiệm vụ năm học 2009-2010.
- Bước 4: Phân tích và lấy số liệu từ các bản báo cáo của các bộ phận Mầm
non, Tiểu học, Trung học cơ sở.
- Bước 5: Lắp ghép các số liệu có được từ các bản báo cáo của các bộ phận
trên vào khung báo cáo dựa trên các nội dung lớn và nội dung cụ thể trong
khung báo cáo.
- Bước 6: Nghe cán bộ Tổng hợp hướng dẫn, chỉnh sửa các nội dung chưa hợp
lý, chưa chính xác để bản báo cáo được hoàn thiện hơn.
- Bước 7: Hoàn thiện báo cáo, kiểm tra các lỗi khi soạn thảo báo cáo.
- Bước 8: Nghe cán bộ Tổng hợp nhận xét về báo cáo đã soạn thảo.
Để xây dựng được báo cáo đòi hỏi các kiến thức, kỹ năng sau:
- Kỹ năng soạn thảo văn bản trên Word office.
- Kiến thức bộ môn Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản: về thể thức văn
bản.
- Kiến thức bộ môn hành chính văn phòng: về quy trình các bước xây dựng
văn bản quản lý hành chính nhà nước.
- Quy định về thể thức văn bản tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-
VPCP ban hành ngày 06/5/2005 của bộ Nội vụ và văn phòng chính phủ

hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính nhà
nước.
23
2. Xây dựng kế hoạch hoạt động:
Kế hoạch hoạt động là bảng dự kiến những công việc cụ thể, đối tượng chịu
trách nhiệm thực hiện và thời gian thực hiện các công việc đó.
Kế hoạch hoạt động của Phòng GD&ĐT Thanh Hà được xây dựng dựa trên
sự chỉ đạo chuyên môn của Sở GD&ĐT về kế hoạch hoạt động chung và căn cứ
vào tình hình cụ thể của bộ máy giáo dục huyện. Đó không chỉ là kế hoạch hoạt
động cho từng bộ phận cụ thể của Phòng mà còn là kế hoạch hoạt động chung của
cả bộ máy giáo dục huyện, là căn cứ để các trường xây dựng kế hoạch hoạt động
cụ thể của đơn vị mình.
Cách thức xây dựng kế hoạch: bằng Word office.
Các bước sinh viên xây dựng bản kế hoạch hoạt động tháng:
- Bước 1: Tìm hiểu các bản Kế hoạch công tác tháng được xây dựng trong
thời gian trước
- Bước 2: Nghe cán bộ Tổng hợp giới thiệu về kế hoạch hoạt động: các loại kế
hoạch hoạt động, thời gian xây dựng kế hoạch, nghe hướng dẫn cách thức
thực hiện, các điểm cần chú ý khi xây dựng kế hoạch.
- Bước 3: Xây dựng khung bảng kế hoạch hoạt động tháng.
- Bước 4: Vào khung kế hoạch các hoạt động cụ thể của các bộ phận trong
phòng GD&ĐT Thanh Hà dựa trên việc tổng hợp dữ liệu từ các bản kế
hoạch hoạt động của từng bộ phận đó.
- Bước 5: Hoàn chỉnh, kiểm tra lại kế hoạch.
- Bước 6: Cán bộ Tổng hợp phân tích quá trình xây dựng kế hoạch của sinh
viên, các thao tác làm tốt và chưa tốt, các điểm cần hoàn thiện thêm.
- Bước 7: Hoàn thiện lần cuối kế hoạch.
- Bước 8: Cán bộ Tổng hợp nhận xét kế hoạch công tác tháng do sinh viên
soạn thảo.
Để xây dựng được kế hoạch hoạt động đòi hỏi các kiến thức, kỹ năng sau:

- Kỹ năng soạn thảo văn bản trên Word office
24
- Kiến thức bộ môn Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản: về thể thức văn
bản.
- Kiến thức bộ môn hành chính văn phòng: về quy trình các bước xây dựng
văn bản quản lý hành chính nhà nước.
- Quy định về thể thức văn bản tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-
VPCP ban hành ngày 06/5/2005 của bộ Nội vụ và văn phòng chính phủ
hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính nhà
nước.
3. Soạn thảo các văn bản khác:
Các loại văn bản khác do bộ phận Tổng hợp soạn thảo bao gồm: Công văn,
Giấy mời, Giấy triệu tập, Tờ trình, Bản cam kết,…
Cách thức soạn thảo văn bản bằng Word office
Các bước xây dựng văn bản do sinh viên thực hiện:
- Bước 1: Nghe cán bộ Tổng hợp giới thiệu về các loại văn bản, thời gian soạn
thảo, cách thức soạn thảo.
- Bước 2: Soạn thảo văn bản
- Bước 3: Cán bộ Tổng hợp phân tích và hướng dẫn cách sửa các lỗi sai, các
điểm cần hoàn thiện.
- Bước 4: Hoàn thiện văn bản
Để xây dựng được các văn bản đòi hỏi sinh viên phải có các kiến thức, kỹ năng
sau:
- Kỹ năng soạn thảo văn bản trên Word office
- Kiến thức bộ môn Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản: về thể thức văn
bản.
- Kiến thức bộ môn hành chính văn phòng: về quy trình các bước xây dựng
văn bản quản lý hành chính nhà nước.
25