Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Phòng GDĐT huyện Trùng Khánh Cao Bằng

MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 3
I. Lời nói đầu 3
II. Tổng quan về địa điểm thực tập 6
1.Vài nét về quá trình hình thành phát triển của Phòng GD&ĐT 6
2. Tổ chức bộ máy của Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng Khánh 8
III.Danh mục các nội dung thực tập 14
PHẦN NỘI DUNG 15
I.Công tác hành chính văn phòng 16
2. Công việc cụ thể được thực hiện 20
2.1. Soạn thảo các văn bản, công văn, đánh máy 20
2.2. Công tác giải quyết và quản lí văn bản đến 24
2.3. Công tác quản lí văn bản đi 26
2.4. Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu 27
2.5. Công tác lưu trữ 29
II. Lập kế hoạch chiến lược của cơ sở 30
1.Lý thuyết liên quan 30
2. Công việc cụ thể được thực hiện 33
III.Hỗ trợ tổ chức các kì thi 35
1.Lý thuyết liên quan 36
2. Công việc cụ thể được thực hiện 37
IV. Quản lý cơ sở vật chất thiết bị 40
1
1.Lý thuyết liên quan 40
2. Công việc cụ thể được thực hiện 41
V. Tổng hợp các loại báo cáo từ các trường trực thuộc 43
1.Lý thuyết liên quan 43
2. Công việc cụ thể được thực hiện 44
VI. Hỗ trợ tổ chức và tham gia các hoạt động sinh hoạt văn hóa 47
1.Lý thuyết liên quan 47
2. Công việc cụ thể được thực hiện 48

PHẦN KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 51
I. Kết luận 51
II.Kiến Nghị 53
Tài liệu tham khảo 54
2
PHẦN MỞ ĐẦU
I. LỜI NÓI ĐẦU
Khác với đợt thực tập cơ sở năm thức ba, thực tập tốt nghiệp không chỉ giúp
sinh viên tìm hiểu thêm về hoạt động quản lý giáo dục trong thực tiễn mà còn giúp
sinh viên có cơ hội vận dụng các kiến thức đã được trang bị vào thực hành một số
hoạt động quản lý giáo dục trong thực tiễn. Đồng thời, qua đợt thực tập tốt nghiệp
có thể cập nhật, bổ sung kiến thức về quản lý giáo dục, xác định rõ mối quan hệ
giữa lý luận và thực tiễn để xử lý các tình huống quản lý, nâng cao trách nhiệm
nghề nghiệp và trau dồi phẩm chất của một cử nhân quản lý giáo dục. Đó cũng
chính là mục đích, yêu cầu của đợt thực tập tốt nghiệp.
Những kiến thức đã được trang bị trong thời gian học tập tại khoa Quản lý
giáo dục, Học viện Quản lý Giáo dục là hành trang cho tôi bước vào thực tiễn quản
lý giáo dục, thực hiện các hoạt động quản lý, củng cố thêm những kiến thức về lý
luận quản lý giáo dục, giải quyết các tình huống quản lý trong thực tế và rèn luyện
kỹ năng, trau dồi phẩm chất của người quản lý giáo dục trong tương lai.
Để thực hiện tốt các mục đích đã đề ra cho đợt thực tập này tôi đã lựa chọn
Phòng GD & ĐT huyện Trùng Khánh- Cao Bằng là điểm đến thực tập. Trước hết
bởi vì Trùng Khánh là một trong những huyện đứng đầu của Tỉnh về Giáo dục, và
đạt được rất nhiều thành tích trong công tác giáo dục; hơn nữa, Phòng Giáo dục và
Đào tạo là cơ quan diễn ra rất nhiều hoạt động quản lý giáo dục, sẽ là môi trường
thuận lợi để tôi tìm hiểu, củng cố kiến thức và thực hành công việc trong thực tế,
cũng như giúp tôi tìm hiểu và rèn luyện những yêu cầu về kiến thức, năng lực,
phẩm chất cần có ở người cán bộ quản lý giáo dục tại phòng GD&ĐT trong tương
lai.
Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Phòng GD&ĐT Trùng Khánh

đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và hướng dẫn tận tình trong thời gian thực tập tại cơ
3
quan. Xin cảm ơn thầy Đào Phú Quảng - GVHD HVQLGD đã giúp đỡ để tôi hoàn
thành bản báo cáo thực tập này.
Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi gồm có các nội dung chính:
Phần mở đầu:
I. Lời nói đầu
II.Tổng quan về địa điểm thực tập
III. Danh mục các nội dung thực tập
Phần nội dung:
I. Công tác hành chính văn phòng
II. Lập kế hoạch chiến lược của cơ sở
III. Hỗ trî tổ chức các kì thi
IV. Quản lý cơ sở vật chất thiết bị
V. Tổng hợp các loại báo cáo từ các trường trực thuộc
VI. Hỗ trợ tổ chức và tham gia các hoạt động sinh hoạt văn hóa trong cơ quan
Phần kết luận:
I. Kết luận
1. Tóm tắt công việc được thực hiện trong thời gian thực tập:
2. Bài học kinh nghiệm
II. Kiến nghị
Trong quá trình thực tập và hoàn thành báo cáo không thể tránh khỏi những
thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy giáo, cô
giáo và các bạn để bản báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
4
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CBVP Cán bộ văn phòng
QLGD Quản lí giáo dục
GD&ĐT Giáo dục và đào tạo

PGD Phòng giáo dục
UBND Ủy ban nhân dân
THCS Trung học cơ sở
TH Tiểu học
MN Mầm non
GDTX Giáo dục thuờng xuyên
II. TỔNG QUAN VỀ ĐỊA ĐIỂM THỰC TẬP
5
1. Vài nét về quá trình hình thành phát triển của Phòng GD&ĐT huyện
Trùng Khánh- Cao Bằng.
Cùng với giáo dục cả nước nói chung, giáo dục huyện Trùng Khánh trong
những năm cuối tập kỷ 80 của thế kỷ trước - những chặng đầu đổi mới đã gặp phải
rất nhiều khó khăn, thách thức. Thách thức lớn nhất mà giáo dục cả nước phải đối
diện là: Nhà nước không đủ điều kiện cung ứng tài chính, lại mất đi một chỗ dựa
quan trọng là nền kinh tế tập thể, giáo dục lâm vào tình trạng thiếu hụt nguồn lực
nghiêm trọng. Các trường phổ thông thiếu kinh phí hoạt động, chính quyền địa
phương nợ lương giáo viên, thầy bỏ dạy, trò bỏ học, qui mô và chất lượng giáo dục
đều giảm sút. Các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp cũng không
đủ ngân sách tối thiểu cần thiết để duy trì các hoạt động bình thường. Học sinh
trung học chuyên nghiệp và sinh viên đại học ra trường không có việc làm, giảng
viên theo đuổi những công việc xa lạ với nghề nghiệp để có thêm thu nhập. Bị trói
buộc trong cơ chế cũ, các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp thiếu
hẳn điều kiện về nguồn lực và khả năng tự quản.
Để đất nước vượt qua cuộc khủng hoảng, Đại hội lần thứ VI của Đảng
CSVN (tháng 12-1986) đã chủ trương đổi mới kinh tế- xã hội, chuyển từ cơ chế kế
hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Thực hiện
đường lối đổi mới của Đại hội Đảng lần thứ VI, đối với lĩnh vực giáo dục, điều căn
bản là phải điều chỉnh những quan niệm và giải pháp không còn thích hợp, mạnh
dạn đề xuất và thực hiện những giải pháp mới nhằm chặn đà suy thoái, ổn định tình
hình, củng cố hệ thống, tạo thế và lực để tiếp tục phát triển. Phương hương và giải

pháp đổi mới giáo dục lúc đó là: xã hội hoá, dân chủ hoá, đa dạng hoá, hiện đại
hoá; vận động xã hội, gia đình và nhà trường cùng chăm sóc thế hệ trẻ. Theo
phương hướng đó, ngành giáo dục nói chung và giáo dục huyện Trùng Khánh nói
riêng đã nỗ lực duy trì, củng cố, tiếp tục phát triển nền giáo dục quốc dân, tập trung
chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý giáo
6
dục, xem đội ngũ là yếu tố quyết định hàng đầu trong việc thực hiện chất lượng và
hiệu quả giáo dục.
Thực hiện những phương hướng và giải pháp đổi mới đó, giáo dục Việt Nam
nói chung và giáo dục Trùng Khánh nói riêng đã có những sự thay đổi rõ rệt để
phát triển đi lên. Những chặng đầu đổi mới, để đưa sự nghiệp giáo dục huyện nhà
từng bước đi lên, ngành giáo dục Trùng Khánh đã có nhiều giải pháp tích cực về
phát triển quy mô trường lớp, các ngành học, bậc học, xây dựng và củng cố cơ sở
vật chất trường học, những giải pháp xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ giáo
viên, và nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện. Sau hơn 65 năm xây dựng và
trưởng thành (1945 – 2010) ngành giáo dục Trùng Khánh đã đạt được những thành
tựu đáng kể và được đánh giá là một trong những huyện đứng ở tốp đầu của tỉnh.
Để có được những thành tựu và sự phát triển như vậy phải ghi nhận sự đóng góp
quan trọng của Phòng Giáo dục & Đào tạo Trùng Khánh.
Trùng Khánh là một huyện miền núi của tỉnh Cao Bằng, nằm sát biên giới
Việt Trung với chiều dài đường biên là 60Km, địa hình phức tạp, các dân tộc chủ
yếu là dân tộc tày, nùng, điều kiện kinh tế khó khăn, đại đa số chỉ có hoạt động
nông nghiệp với quy mô nhỏ và thu nhập thấp, số gia đình thuộc hộ nghèo còn cao.
Khó khăn về địa lý, kinh tế và sự thiếu hiểu biết của người dân là những trở ngại
cho sự phát triển giáo dục toàn huyện. Tuy nhiên, trước những khó khăn đó, Phòng
GD&ĐT Trùng Khánh có những thuận lợi nhất định: Thứ nhất, Phòng GD&ĐT
Trùng Khánh luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Sở GD&ĐT Cao
Bằng, của UBND huyện Trùng Khánh và nhận được sự ủng hộ của toàn thể nhân
dân và cán bộ giáo viên trên toàn huyện. Đây là một thuận lợi cực kì to lớn đối với
sự phát triển của Phòng; Thứ 2, về điạ điểm Phòng GD&ĐT Trùng Khánh nằm trên

địa bàn thị trấn Trùng Khánh - vị trí trung tâm của huyện, gần kề UBND huyện,
huyện ủy, phòng văn hóa huyện, bưu điện Đây là một điều kiện rất thuận lợi cho
hoạt động của Phòng. (Công tác tham mưu, nắm tình hình thuận tiện, dễ dàng );
7
Thứ 3, về đội ngũ nhân sự Phòng có 15 người (gồm 02 quản lý và 13 chuyên viên)
hầu hết là những giáo viên giỏi có năng lực, có kinh nghiệm quản lí, có tuổi đời khá
trẻ được điều động công tác tại phòng, 13 cán bộ- chuyên viên đã qua lớp bồi
dưỡng nghiệp vụ quản lí. Đội ngũ cán bộ, chuyên viên của phòng rất tích cực, nhiệt
tình, có trách nhiệm trong công tác; trước những khó khăn, hạn chế đang tồn tại,
các cán bộ phòng giáo dục và đào tạo luôn cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, và từ
những thuận lợi như vậy làm cho giáo dục Trùng Khánh có thêm động lực mới để
phát triển trong những năm tiếp theo.
Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng Khánh đóng trên địa bàn tổ 2, thị trấn
Trùng Khánh – trung tâm kinh tế, văn hoá, chính trị của huyện nhà tạo điều kiện
thuận lợi đối với công tác phối hợp chỉ đạo, quản lý của phòng. Trải qua quá trình
xây dựng, chiến đấu và trưởng thành, Phòng Giáo dục và Đào tạo luôn hoàn thành
tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, góp phần tích cực vào sự nghiệp xây dựng,
phát triển GD của huyện nhà và đã đạt được nhiều thành tích xuất sắc trên các lĩnh
vực: Phát triển mạng lưới trường lớp; Huy động học sinh trong độ tuổi đến trường
đạt tỷ lệ cao; Nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn, chuẩn nghề nghiệp cho
đội ngũ. Đầu tư xây dựng mới, nâng cấp cơ sở vật chất trường học theo hướng tầng
hóa, hiện đại hóa và chuẩn hóa, tăng cường trang thiết bị hiện đại phục vụ cho dạy -
học và việc đổi mới chương trình giáo dục Phổ thông, giáo dục Mầm non. Chăm lo
giáo dục toàn diện cho học sinh, các hoạt động giáo dục trong và ngoài nhà trường
được đẩy mạnh. Sự nỗ lực to lớn của các cán bộ Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng
Khánh đã được ghi nhận và khẳng định bằng những phần thưởng cao quý mà Đảng
và Nhà nước đã trao tặng, những thành tích của cá nhân và tập thể do Nhà nước,
UBND Tỉnh, Huyện và Sở giáo dục và đào tạo khen tặng.
2. Tổ chức bộ máy của Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng Khánh
8

2.1 Vị trí, chức năng:
- Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng Khánh là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ
ban nhân dân huyện Trùng Khánh, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo,
bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo
và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học
và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượng
giáo dục và đào tạo.
- Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng Khánh có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ
ban nhân dân huyện Trùng Khánh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về
chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo Cao Bằng.
2.2. Nhiệm vụ chủ yếu của phòng GD&ĐT Trùng Khánh
1. Trình UBND huyện, chủ tịch UBND huyện dự thảo quyết định, chỉ thị,
quy hoạch kế hoạch, chương trình, dự án về GD ở địa phương, tổ chức thực hiện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2. Chỉ đạo, tổ chức thực hiện mục tiêu, chương trình, nội dung, kế hoạch
chuyên môn, nghiệp vụ, các hoạt động GD, phổ cập GD, công tác tuyển sinh, xét
duyệt, cấp phát văn bằng, chứng chỉ và hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra công tác
quản lý chất lượng giáo dục đối với các cơ sở GD trực thuộc.
3. Hướng dẫn tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách về XHHGD, huy
động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự nghiệp GD trên địa bàn.
4. Kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm theo thẩm quyền về việc thực hiện
chính sách pháp luật quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án trong lĩnh vực
GD&ĐT ở địa phương.
2.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng GD&ĐT Trùng Khánh
9
Tổ chức bộ máy của Phòng GD&ĐT Trùng Khánh và cơ chế phối hợp giữa
các cấp trong việc thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về giáo dục được thể hiện
qua sơ đồ sau:

1. Sở GD&ĐT- Phòng GD&ĐT
Sở GD&ĐT có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện
chuyên môn, nghiệp vụ đối với phòng GD&ĐT và các cơ sở GD trực thuộ các sở,
ngành khác.
2. UBND huyện - Phòng GD&ĐT
UBND huyện Trùng Khánh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về GD
trên địa bàn huyện, chịu trách nhiệm trước UBND cấp tỉnh về phát triển giáo dục
mầm non, giáo dục Tiểu học và THCS trên địa bàn huyện.
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển sự nghiệp GD của huyện trình
HĐND cùng cấp thông qua; tổ chức và chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện các chương
trình, đề án GD đã được phê duyệt; bảo đảm các điều kiện về ngân sách và biên chế
giáo viên, cơ sở vật chất và kỹ thuật để thực hiện theo quy định của pháp luật.
- Quản lý các cơ sở đóng trên địa bàn.
10
Sở
GD&ĐT
UBND
huyện
Cơ quan chuyên
môn thuộc UBND
huyện
Phòng GD&ĐT
Các tổ công tác và
chuyên viên
UBND Xã
Các trường trực
thuộc phòng
GD&ĐT
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về giáo dục.
- Chỉ đạo việc xóa mù chữ và phổ cập giáo dục trên địa bàn huyện và thực

hiện các quy định về chuẩn giáo viên, quy chế thi.
- Chỉ đạo triển khai chủ trương XHHGD, thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu
trách nhiệm về tài chính và tổ chức đối với các đơn vị sự nghiệp GD của huyện.
- Thực hiện theo quy định của Chính phủ và hướng dẫn của UBND tỉnh về mô
hình tổ chức, bộ máy và khung biên chế của Phòng GD&ĐTl bảo đảm đủ biên chế
hành chính cho Phòng GD&ĐT thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
Đồng thời phòng GD&ĐT có trách nhiệm giúp UBND cấp huyện thực hiện
chức năng QLNN về GD trên địa bàn huyện:
1. Trình Uỷ ban nhân dân huyện Trùng Khánh:
a) Dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật, các quy
định của Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng về hoạt động giáo dục trên địa bàn;
b) Dự thảo quyết định, chỉ thị, kế hoạch 5 năm, hàng năm và chương trình,
nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa bàn;
c) Dự thảo quy hoạch mạng lưới các trường trung học cơ sở, trường phổ thông
có nhiều cấp học (trừ cấp trung học phổ thông), trường tiểu học, cơ sở giáo dục mầm
non trên địa bàn theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo Cao Bằng.
d) Dự thảo các quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, đình chỉ hoạt động,
giải thể các các cơ sở giáo dục công lập, gồm: trường trung học cơ sở, trường phổ
thông có nhiều cấp học (trừ cấp trung học phổ thông), trường tiểu học, cơ sở giáo
dục mầm non; cho phép thành lập, đình chỉ hoạt động, giải thể các trường, các cơ sở
giáo dục ngoài công lập thuộc quyền quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện theo quy
định của pháp luật.
2. Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương sau khi được cấp
có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn, tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách về xã
11
hội hóa giáo dục; huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự nghiệp
giáo dục trên địa bàn; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về giáo
dục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực giáo
dục trên địa bàn; thực hiện mục tiêu, chương trình nội dung, kế hoạch, chuyên môn,

nghiệp vụ, các hoạt động giáo dục, phổ cập giáo dục; công tác tuyển sinh, thi cử, xét
duyệt, cấp phát văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa
bàn.
3. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo và cán
bộ quản lý giáo dục các ngành học, cấp học trong phạm vi quản lý của huyện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
4. Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến
trong giáo dục, tổng kết kinh nghiệm, sáng kiến của địa phương.
5. Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen
thưởng đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn; xây dựng và nhân điển
hình tiên tiến về giáo dục trên địa bàn huyện.
6. Hướng dẫn, kiểm tra các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập thuộc phạm vi
quản lý của huyện xây dựng kế hoạch biên chế; tổng hợp biên chế của các cơ sở giáo
dục công lập thuộc phạm vi quản lý của huyện, trình cấp có thẩm quyền quyết định.
7. Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện
cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức, biên chế, tài chính các cơ sở
giáo dục và đào tạo công lập theo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh và quy định
của pháp luật.
8. Quản lý biên chế, thực hiện tuyển dụng, hợp đồng làm việc, điều động, luân
chuyển, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện chế độ, chính
sách, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động
12
thuộc phạm vi quản lý của Phòng theo quy định của pháp luật và uỷ quyền của Ủy
ban nhân dân huyện.
9. Quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất được giao theo quy định của pháp
luật và uỷ quyền của Ủy ban nhân dân huyện.
10. Thực hiện công tác báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện
nhiệm vụ được giao với Ủy ban nhân dân huyện Trùng Khánh và Sở Giáo dục và
Đào tạo Cao Bằng.
3. Phòng GD&ĐT- Cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

Phòng GD&ĐT phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện để
thực hiện các nhiệm vụ giáo dục, đảm bảo thống nhất trong quản lý nhà nước về giáo
dục.
4. Phòng GD&ĐT- UBND xã
- Hướng dẫn, kiểm tra UBND xã thực hiện kế hoạch phát triển GD trên địa
bàn xã; việc thành lập, sáp nhập, giải thể đình chỉ hoạt động các cơ sở giáo dục Mầm
non.
- Phối hợp với UBND xã thực hiện phổ cập GD, quản lý các trường MG, MN,
tiểu học, THCS đóng trên địa bàn.
5. Phòng GD&ĐT- Trường
- Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức việc thực hiện mục tiêu, chương trình, nội dung,
kế hoạch, chuyên môn, nhiệm vụ của các hoạt động GD, phổ cập giáo dục, công tác
tuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp phát văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở
GD&ĐT trên địa bàn huyện.
- Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện cơ chế tự
chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức, biên chế, nhân sự, tài chính của các
cơ sở GD&ĐT công lập theo phân cấp của UBND tỉnh và quy định của pháp luật.
Hiện nay, cơ cấu tổ chức của phòng bao gồm: 01 Trưởng phòng, 01 Phó
trưởng phòng, bộ phận tổ chức cán bộ, bộ phận chuyên môn ( THCS, Tiểu học,
13
mầm non), bộ phận Hành chính - tổng hợp, bộ phận kế toán, thủ quỹ, bộ phận quản
lý và phát hành cơ sở vật chất- thiết bị giáo dục, bộ phận tổng hợp, đoàn đội, công
đoàn ngành. Hiện nay, Phòng GD&ĐT Trùng Khánh có 15 cán bộ, nhân viên, quản
lý hệ thống giáo dục của huyện nhà bao gồm: 10 trường mầm non, 30 trường tiểu
học, 10 trường THCS, cùng với hơn 700 nhà giáo, cán bộ quản lý giáo dục các bậc
học.
III. DANH MỤC CÁC NỘI DUNG THỰC TẬP
1. Công tác hành chính văn phòng:
Thực hiện công tác hành chính văn phòng:
+ Soạn thảo các văn bản, công văn, in ấn, phô tô, phát hành…

+ Nhận báo cáo từ các cơ sở, và làm các báo cáo tổng hợp.
+ Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan (văn
bản đến, văn bản đi)
+ Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu
2. Lập kế hoạch chiến lược của cơ sở.
- Lập kế hoạch dân tộc thiểu số 5 năm 2010-2015 huyện Trùng Khánh của
chương trình SEQAP (chương trình đảm bảo chất lượng trường học).
3. Hç trî tổ chức các kì thi:
- Hỗ trợ các công tác của các bộ phận trong phòng GD&ĐT Trùng Khánh.
- Hỗ trợ công tác tổ chức thi học sinh giải toán nhanh bằng máy tính cầm tay
cấp tỉnh năm học 2010-2011.
- Hỗ trợ tổ chức kỳ thi học sinh giỏi cấp huyện bậc Trung học cơ cở.
4. Quản lý cơ sở vật chất thiết bị:
14
+ Hỗ trợ công tác của cán bộ quản lý cơ sở vật chất thiết bị giáo dục.
+ Cấp phát các loại tài liệu, văn bản, giấy tờ, tranh ảnh an toàn giao thông
cho các trường tiểu học, sách truyện hỗ trợ miễn phí từ trung tâm sách tỉnh Cao
Bằng cho các trường tiểu học và THCS…
5. Tổng hợp các loại báo cáo từ các trường trực thuộc.
- Thống kê báo cáo từ các trường và tổng hợp số liệu: Báo cáo về nâng cao
chất lượng ngân hàng đề thi, báo cáo về thực hiện an toàn giao thông trong trường
học, báo cáo thực trạng học sinh chơi trò chơi trực tuyến- Games online (GO).
- Tổng hợp báo cáo chất lượng định kỳ cuối học kỳ I của 30 trường tiểu học
trực thuộc Phòng.
- Tổng hợp kết quả thi học sinh giỏi cấp huyện bậc Trung học cơ cở, lập
danh sách thi học sinh giỏi cấp tỉnh.
6. Hỗ trợ tổ chức và tham gia các hoạt động sinh hoạt văn hóa trong cơ
quan.
- .Tham gia buổi liên hoan ăn tết dương lịch 2011 và liên hoan thành công Lễ
kết nạp Đảng của một cán bộ trong phòng.

PHẦN NỘI DUNG
I. Công tác hành chính văn phòng.
1. Lý thuyết liên quan.
- Về mặt lý luận:
Trên những kiến thức đã học về hành chính văn phòng, chúng ta biết rằng,
Văn phòng là một bộ phận, đơn vị tổ chức của cơ quan có trách nhiệm thu thập, xử
lí và tổng hợp thông tin phục vụ điều hành của lãnh đạo, đảm bảo vật chất, kĩ thuật,
dịch vụ hậu cần phục vụ cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
15
Văn phòng có vai trò quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Có thể ví văn
phòng là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là “tai mắt” của cơ quan, do đó tính nề nếp, kỉ
cương, khoa học của hoạt động văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết
để hoạt động điều hành diễn ra thông suốt và đạt hiệu quả cao. Văn phòng là bộ
phận giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào
những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và có kết
quả hơn; đảm bảo sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp
nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân
thủ pháp luật, giữ vững kỉ cương; giữ được vai trò là đầu mối trong công tác với
cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức khác và nhân dân nói chung. Vì vậy
hiệu quả của công tác văn phòng có y nghĩa quan trọng thậm chí có ý nghĩa quyết
định đến sự thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản lí hậu cần của
mỗi cơ quan, tổ chức.
Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp văn phòng tiến hành những hoạt
động có nội dung nhiều mặt và tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ
chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự làm việc cho lãnh đạo cơ
quan, tổ chức.
Thực hiện chức năng hậu cần là đảm bảo các điều kiện vật chất như nhà cửa,
phương tiện, trang thiết bị, tài chính đảm bảo sự vận hành bình thường của cơ
quan.

Trên cơ sở các chức năng chung nói trên, tùy vào điều kiện, tình hình hoạt
động thực tế của từng cơ quan và sự phân công nhiệm vụ của thủ trưởng cơ quan
mà văn phòng có những nhiệm vụ nhất định.
- Về mặt pháp lý:
16
Trên cơ sở lí luận chung về chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính kết
hợp với điều kiện thực tế của Phòng GD&ĐT Trùng Khánh, Trưởng phòng
GD&ĐT Trùng Khánh đã quy định rõ chức năng nhiệm vụ của bộ phận hành
chính. Cụ thể như sau:
1. Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về soạn thảo văn bản, in ấn và bảo
mật tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo Phòng và xử lí các công văn chuyển đi theo
quy định tại Công văn số 823/GD- HCTH ngày 13/9/2000 của Giám đốc Sở
GD&ĐT. Trường hợp các bộ phận trong cơ quan Phòng tự soạn công văn phải có
sự thẩm định và lấy số trước khi trình lãnh đạo kí và phát hành tại văn thư. Các bộ
phận tự soạn thảo công văn thì người soạn thảo phải kí nháy để chịu trách nhiệm
vào chữ cuối cùng thuộc phần nội dung của văn bản. Chữ kí nháy phải được đăng
kí tại văn thư và với lãnh đạo Phòng.
2. Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công văn và tất cả các loại thông
tin đến (qua đường điện thoại, fax ). Khi nhận được công văn do bưu điện đưa đến
thì xử lí công văn bằng cách chuyển ngay cho Trưởng phòng tất cả các công văn
gửi Trưởng phòng. Đối với công văn gửi cho cơ quan phòng văn thư vào sổ rồi
chuyển ngay cho Trưởng phòng, bảo đảm bảo bím mật thông tin theo quy định.
Các bộ phận khi nhận công văn đến phải ghi vào sổ công văn đến. Bản gốc được
lưu lại theo thứ tự trong sổ công văn đến. Trường hợp Trưởng phòng đi vắng,
những công văn gửi co cơ quan Phòng được chuyển đến một Phó trưởng phòng
được ủy nhiệm của Trưởng phòng xử lí.
3. Quản lí an toàn tuyệt đối con dấu của cơ quan và các loại con dấu có liên
quan để sử dụng đúng quy định. Các loại con dấu được bảo vệ và lưu lại tại phòng
văn thư, trường hợp thật cần thiết đưa con dấu ra ngoài cơ quan để giao dịch làm
việc thì phải được Trưởng phòng nhất trí. Khi văn thư đi vắng có lí do thì phải báo

cáo cho Trưởng phòng để cử người tạm giữ con dấu.
17
4. Hàng tuần, hàng tháng văn thư có nhiệm vụ cập nhật các công việc của cơ
quan Phòng, các loại công văn đi và đến trên máy tính , báo cáo với Trưởng phòng
để theo dõi việc thực hiện.
5. Chịu trách nhiệm nhận báo cáo từ các cơ sở khi các bộ phận có yêu cầu.
Cập nhật việc nộp báo cáo cuả các cơ sở để làm căn cứ trong công tác thi đua.
6, Làm thư kí các cuộc họp của cơ quan Phòng, chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng về các loại báo cáo công việc của cơ quan Phòng gửi cho Sở Giáo
dục và Đào tạo, thường trực Huyện Ủy, HĐND, UBND. Tổng hợp công tác thi đua
– khen thưởng theo sự chỉ đạo của Hội đồng thi đua khen thưởng.
- Công tác hành chính văn phòng bao gồm những công việc chủ yếu: công
tác văn phòng (tổ chức lao động văn phòng, thông tin, lập chương trình, lập kế
hoạch công tác, tổ chức hội họp, tiếp khách, công tác hậu cần, thống kê, hiện đại
hóa công tác văn phòng), công tác văn thư, công tác lưu trữ. Cụ thể:
+ Công tác văn thư: Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày
08/04/2004 về công tác văn thư; Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55-
CV/TCCB ngày 01/03/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24-CT của
Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản
lí văn bản phục vụ cho các yêu cầu quản lí của các cơ quan. Mục đích chính của
công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lí. Những tài liệu, văn kiện được
soạn thảo, quản lí và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương
tiện thiết yếu bảo đảm cho các cơ quan hoạt động có hiệu quả”.
+ Đối với công tác soạn thảo, in ấn, nhân bản, ban hành và quản lí văn bản
đi: Soạn thảo theo đúng nội dung, thể thức và kĩ thuật trình bày theo quy định tại
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về Hướng dẫn về thể thức và kĩ
thuật trình bày văn bản, ngày 06 tháng 05 năm 2005; sau đó trình lãnh đạo Phòng
duyệt, kí và thực hiện đóng dấu. Đối với những văn bản do bộ phận khác soạn thảo
CBVP kiểm tra chữ kí nháy và chữ kí của lãnh đạo cơ quan và đóng dấu. Quy trình
18

ban hành văn bản theo quy định tại Nghị định 110/ NĐ- CP ngày 8 tháng 4 năm
2004 về công tác văn thư (sau đây gọi tắt là NĐ 110), thủ tục phát hành tại văn thư
cơ quan là:
Bước 1: Kiểm tra, soát lại văn bản
Bước 2: Đăng ký, ghi số, ký hiệu ngày tháng
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu
Bước 4: Gửi, lưu văn bản, theo dõi thực hiện
+ Công tác giải quyết và quản lí văn bản đến: theo Công văn 425/LTNN-
NVTƯ ngày 18/07/2005 của cục văn thư lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý
văn bản đi, văn bản đến. Quy trình giải quyết văn bản đến được thực hiện theo các
bước sau:
Bước 1: Văn thư cơ quan tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đăng ký, đóng dấu
đến, trình lãnh đạo
Bước 2: Chánh VP phân phối, tham mưu
Bước 3: Thủ trưởng cơ quan phân công, cho ý kiến giải quyết
Bước 4: Văn thư cơ quan vào sổ ý kiến thủ trưởng, nhân bản, chuyển giao
Bước 5: Các bộ phận triển khai thực hiện, lưu, theo dõi.
+ Công tác quản lí và sử dụng con dấu (đóng dấu văn bản, quản lý và bảo quản
con dấu): Thực hiện theo Nghị định 58/2011/NĐ-CP của Chính phủ ngày
24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư 08/2003/TT-BCA ngày
12/05/2003 về hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản sử
dụng con dấu; Trong việc đóng dấu CBVP đã thực hiện đóng dấu theo đúng quy
định về quản lí và sử dụng con dấu được quy định tại điều 25 NĐ 110, cụ thể:
CBVP tự tay đóng dấu, đóng dấu trên giấy tờ đã có chữ kí, dấu được đóng rõ ràng,
đúng chiều, dấu trùm lên 1/3 chữ kí…
19
+ Công tác lưu trữ: CBVP lập hồ sơ lưu theo năm, khi có văn bản đi CBVP giữ lại
văn bản gốc cho vào hồ sơ lưu. Các tài liệu trong hồ sơ lưu được sắp xếp theo một
trật tự. Hồ sơ lưu của các năm khác được sắp xếp trong tủ theo thứ tự năm.
+ Công tác hậu cần: Những ngày cơ quan có hội nghị, hội họp cán bộ hành chính

văn phòng có nhiệm vụ chuẩn bị hội trường, phòng họp, cơ sở vật chất, thiết bị,
phương tiện theo yêu cầu và nội dung của từng hội nghị, cuộc họp. Khi cơ quan có
khách đến giao dich hoặc liên hệ công việc thì cần thực hiện việc tiếp đón khách,
sắp xếp cho khách làm việc với người họ cần gặp. Thường xuyên kiểm tra, bảo vệ,
bảo dưỡng các thiết bị máy móc của cơ quan và mua sắm khi cần thiết (theo sự chỉ
đạo của lãnh đạo).
2. Công việc cụ thể được thực hiện.
2.1. Soạn thảo các văn bản, công văn, đánh máy:
+ Nhận bàn giao công tác phòng hành chính. Nhận bàn giao: Chìa khóa
phòng, con dấu và hộp dấu, sổ ghi văn bản đến, văn bản đi, sổ quyết định đi, tài sản
trong phòng hành chính…
+ Soạn công văn hướng dẫn các trường trực thuộc tổ chức kỷ niệm 70 năm
ngày Bác Hồ về nước.
+ Soạn công văn hướng dẫn các trường kiểm tra học kỳ và nâng cao chất
lượng ngân hàng đề thi.
+ Soạn công văn hướng dẫn các trường khảo sát thực trạng học sinh, sinh
viên chơi trò chơi trực tuyến- GO.
+ Soạn công văn gửi các trường trực thuộc về thông báo hướng dẫn kết quả
trường học thân thiện, học sinh tích cực, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ học
kỳ I.
+ Đánh máy Báo cáo thực hiện dự án kiên cố hóa trường lớp và nhà công vụ
giáo viên.
20
+ Soạn công văn gửi các trường về “đổi mới PPDH THCS”
+ Đánh máy Quyết định thành lập đoàn thẩm định trường chuẩn Quốc gia
trường Tiểu học thị trấn Trùng Khánh, và tờ trình thành lập đoàn thẩm định trường
chuẩn Quốc gia.
Biện pháp thực hiện:
- Nhận bàn giao công tác phòng hành chính. Nhận bàn giao: Chìa khóa
phòng, con dấu và hộp dấu, sổ ghi văn bản đến, văn bản đi, sổ quyết định đi, tài sản

trong phòng hành chính…. Do cán bộ phòng hành chính xin nghỉ phép, tôi nhận
bàn giao công tác phòng hành chính theo yêu cầu của Trưởng Phòng Giáo dục và
Đào tạo.
- Áp dụng những kiến thức đã học về hành chính văn phòng, và dưới sự
hướng dẫn của cán bộ hành chính, tôi nhận bàn giao sổ sách, giấy tờ liên quan và
các công việc hành chính cần thực hiện. Cụ thể:
+ Quản lý sổ công văn đến, sổ công văn đi, sổ quyết định đi, bảo quản sổ
trong tủ phòng hành chính. Để đảm bảo cho việc theo dõi công văn đến, đi trong
ngày cần thực hiện việc quản lý sổ công văn một cách chính xác: về số đến, ngày
tháng của công văn đến, số và ký hiệu công văn, trích yếu nội dung công văn…
+ Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu: Dựa trên những kiến thức đã học
về hành chính văn phòng, và sự hướng dẫn, bàn giao của cán bộ hành chính văn
phòng, tôi được giới thiệu, đồng thời ôn lại kiến thức về nguyên tắc đóng dấu và
bảo quản con dấu, hộp dấu (gồm dấu chức danh: Trưởng phòng, Phó trưởng phòng,
hay Phòng Phòng Giáo dục và Đào tạo, dấu họ và tên của Trưởng phòng, Phó
trưởng phòng và dấu tròn Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Trùng Khánh).
+ Cách bảo quản và sử dụng máy phô tô: Theo hướng dẫn của cán bộ hành
chính, tôi biết sử dụng máy phô tô và cách xử lý những trường hợp xảy ra trong khi
21
phô tô (kẹt giấy, phô tô một mặt, hai mặt, phô tô A4, A3…) để phục vụ những công
việc trong toàn bộ cơ quan.
+ Để thực hiện được tốt những công việc hành chính văn phòng, trong khi
nhận bàn giao, tôi đã nắm vững những yêu cầu, nội dung và cách thức thực hiện
những công việc được phân công và hỏi cán bộ hành chính những việc còn thắc
mắc để thực hiện một cách tốt nhất.
+ Sau khi nhận bàn giao tôi đã tự tìm hiểu và ôn lại những kiến thức về hành
chính văn phòng và tham khảo những quy định về văn thư, lưu trữ, nhận thấy tầm
quan trọng của công tác hành chính văn phòng và sự đòi hỏi chính xác trong công
việc, do vậy cần nắm rõ thật kỹ, học hỏi kinh nghiệm trong khi thực hiện và tránh
những sai sót gây mất thời gian và làm giảm hiệu quả trong công việc.

- Soạn thảo các công văn hướng dẫn gửi các trường trực thuộc (Tiểu học,
THCS, Mầm non)
+ Theo yêu cầu của Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng, tôi soạn công
văn hướng dẫn gửi các trường trực thuộc dựa trên công văn đến của Sở Giáo dục và
Đào tạo theo đúng mục đích, yêu cầu.
+ Để đảm bảo các trường thực hiện đúng và hiệu quả. Phải nghiên cứu kỹ
công văn chỉ đạo từ Sở GD&ĐT, và nắm được mục đích, nội dung. Từ đó, hướng
dẫn các trường thực hiện đúng mục đích, yêu cầu, nêu rõ trách nhiệm của nhà
trường và của giáo viên và thời hạn để thực hiện và hoàn thành để báo cáo đến
Phòng GD&ĐT.
+ Dựa trên sự hướng dẫn của Phó Trưởng phòng, và áp dụng những kiến
thức đã học về công nghệ thông tin, hành chính văn phòng (thể thức trình bày văn
bản) tôi soạn thảo văn bản theo quy định tại Thông tư 55 /2005/TTLT-BNV-VPCP
Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Nội Vụ- Văn Phòng
Chính Phủ.
22
+ Để đảm bảo cho việc triển khai đến các trường nhanh chóng và hiệu quả
thì ngoài việc soạn thảo đảm bảo nội dung, yêu cầu mà còn cần phải đánh máy một
cách nhanh chóng, chính xác theo quy định. Như vậy kỹ năng sử dụng thành thạo
công nghệ thông tin, đặc biệt là các thủ thuật trong word và nắm vững các quy định
về thể thức trình bày văn bản là rất cần thiết.
- Soạn quyết định và tờ trình:
+ Theo yêu cầu của Trưởng phòng, tôi tiến hành đánh máy Quyết định thành
lập đoàn thẩm định trường chuẩn Quốc gia trường tiểu học thị trấn Trùng Khánh và
tờ trình thành lập đoàn thẩm định trường chuẩn Quốc gia.
+ Theo bản viết tay của Trưởng phòng, tôi đã đánh máy quyết định, tờ trình
và sử dụng những kỹ năng soạn thảo văn bản của bản thân và tìm hiểu, học hỏi
những Quyết định, tờ trình mà cán bộ hành chính văn phòng đã soạn thảo, và căn
cứ vào quy định về thể thức trình bày văn bản theo Thông tư 55, tôi đã tiến hành
soạn thảo văn bản.

+ Các loại văn bản khác nhau có những quy định về thể thức trình bày riêng,
kỹ thuật trình bày Quyết định và Tờ trình cũng có những quy định riêng theo
Thông tư 55. Do vậy, khi soạn thảo yêu cầu phải nắm những quy định đó và tham
khảo những Quyết định và Tờ trình mà cán bộ hành chính văn phòng đã soạn thảo,
đánh máy.
- Quyết định có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, do vậy khi
thực hiện đánh máy Quyết định và Tờ trình yêu cầu đánh máy nhanh chóng, cần
nắm rõ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, sử dụng thành thạo những kiến thức
tin học và những thủ thuật trong Word, đảm bảo tuân theo đúng yêu cầu của
Trưởng phòng về nội dung và thời gian.
Sản phẩm:
23
- Sau khi được giao nhiệm vụ, tôi đã hoàn thành yêu cầu của Trưởng phòng
hoặc Phó trưởng phòng trong thời gian yêu cầu, đúng theo mục đích, yêu cầu nội
dung của Sở GD&ĐT và sau khi thực hiện một vài công văn, tôi đã hoàn thành các
công văn sau nhanh chóng và chính xác hơn.
- Các công văn được Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng kiểm tra, soát
lại nội dung và thể thức trình bày văn bản, văn bản được phê duyệt.
- Công văn được trình Trưởng phòng ký duyệt, đóng dấu và ban hành đến
các trường để đảm bảo đúng thời gian theo quy định.
2.2 Công tác giải quyết và quản lí văn bản đến:
- Sau khi cán bộ hành chính văn phòng xin nghỉ phép, tôi được trưởng phòng
giao nhiệm vụ thay thế cán bộ hành chính và hỗ trợ công tác của các cán bộ chuyên
môn nếu cần giúp đỡ. Do vậy, tôi đảm nhận mọi công việc liên quan đến hành
chính văn phòng.
- Một trong những công việc hành chính là giải quyết và quản lý văn bản
đến. Hàng ngày tôi tiếp nhận sách, báo, công văn từ nhân viên bưu điện đưa đến
hoặc trực tiếp từ UBND huyện. Có rất nhiều công văn đến từ Sở GD&ĐT, từ
UBND huyện, từ các trung tâm giới thiệu sách…
Biện pháp:

- Tôi thực hiện quy trình giải quyết văn bản đến được thực hiện theo các
bước sau:
+ Tiếp nhận công văn: Nếu như có chuyển phát nhanh từ nhân viên bưu điện
thì cần ký nhận theo yêu cầu của bưu điện.
+ Phân loại: Nếu là thư riêng, không được bóc bì và chuyển đến người nhận,
nếu là phong bì ghi rõ đơn vị nhận là Phòng GD&ĐT Trùng Khánh, hoặc các bộ
phận trong cơ quan (các tổ chuyên môn, Đảng bộ, Công đoàn) thì tiến hành bóc bì
để vào sổ đăng ký.
24
+ Bóc bì: Dựa trên những kiến thức về hành chính văn phòng đã học, về quy
trình giải quyết văn bản đến, tôi tiến hành bóc bì: bóc mép trái của phong bì, đảm
bảo không làm rách giấy tờ bên trong, giữ nguyên địa chỉ gửi, và sau đó kiểm tra
bên trong phong bì, không để sai sót văn bản, giấy tờ bên trong.
+ Đăng ký: Tôi tiến hành đăng ký các loại văn bản vào sổ công văn đến theo
mẫu trong sổ: ngày tháng đến (là ngày nhận được văn bản), số đến (là số theo thứ
tự của các văn bản đến trong năm), ký hiệu công văn (là ký hiệu được ghi trên công
văn đến), ngày tháng công văn (là ngày tháng được ghi trong công văn), trích yếu
nội dung công văn (ghi trích yếu từng loại công văn)
+ Trình lãnh đạo: Sau khi vào sổ đăng ký văn bản đến, tôi trình lãnh đạo
những công văn đến trong ngày, tùy theo từng yêu cầu, nội dung công văn mà
Trưởng phòng phân trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân thực hiện.
- Để việc giải quyết và quản lý văn bản đến được thực hiện có hiệu quả, đảm
bảo tiến độ thực hiện công việc trong cơ quan, thì yêu cầu rất cần thiết là cần nắm
vững những kiến thức về hành chính văn phòng, đòi hỏi cần có sự cẩn thận, chính
xác trong khi nhập các thông tin của văn bản đến vào sổ đăng ký để thuận tiện cho
việc theo dõi và kiểm tra, và sự nhanh chóng để có thể chuyển những công văn lên
trình Trưởng phòng, đảm bảo các công văn được triển khai kịp thời.
Sản phẩm:
- Trước khi được đảm nhận công việc hành chính văn phòng, tôi nhận bàn
giao và hướng dẫn của cán bộ hành chính văn phòng. Sau vài lần thực hiện việc

giải quyết văn bản đến, tôi đã thực hiện công việc chính xác và nhanh hơn, đảm
bảo công văn được chuyển đến Trưởng phòng nhanh chóng.
- Để đảm bảo chính xác, trong quá trình xử lý văn bản đến, tôi thường xuyên
kiểm tra lại các quy trình mình thực hiện để phát hiện kịp thời phát hiện và sửa
chữa những sai sót, đảm bảo thông tin cho cơ quan.
25