Bài giảng nghệ thuật lãnh đạo chương 4 TS nguyễn quang anh

Quản lý thời gian nghĩa là làm việc và tổ
chức cùng với người khác. Phần lớn thời
gian bạn đã dùng để giao tiếp, tổ chức công
việc với nhân viên. muốn tổ chức với người
khác, bạn phải biết tự tổ chức và quản lý
thời gian của chính mình.
1. KHÁI NIỆM
2. LỢI ÍCH CỦA QUẢN LÝ
THỜI GIAN HIỆU QUẢ
❇Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn
❇Giảm căng thẳng (stress)
❇Tăng niềm vui trong công việc
❇Tăng năng suất của cá nhân và tập thể
❇Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng
3. SƠ ĐỒ QUẢN LÝ THỜI
GIAN HIỆU QUẢ
1) Nhận
biết
2) Phân tích
3) Loại bỏ
những
người ăn
cắp thời
gian
4) Lập thứ
tự ưu tiên
5) Lập kế
hoạch
6) Tiết kiệm và
sử dụng thời

gian tốt hơn
1. Awareness: Nhận biết
 Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân
và công việc. giai đoạn đầu tiên này giúp xác
định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên. bạn phải
coi trọng các yếu tố liên quan đến cách thức
sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao
tiếp và trách nhiệm công việc của bạn.
1. Wareness: Nhận biết
 Quan trong/ ưu tiên
 Kinh nghiệm quá khứ
 Thực tế (khi xác định mục tiêu)
 Rõ ràng
 Viết ra giấy (để hệ thống hóa, tránh sai sót)
2. Analysis: Phân tích điều
cần làm.
❂ Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào
sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện
tại / những điều làm mất thời gian. Phân tích
như vậy giúp bạn sẽ xác định được cần làm
gì để tốt hơn.
2. Analysis: Phân tích điều
cần làm.
 Kiểm soát được / chủ động
 Quan trọng
 Khẩn trương
 Giao cho ai khác
3. Attack: Ăn cắp thời gian
❇ Có nhiều điều làm mất thời gian của bạn.
những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ khi

bạn chú tâm vào những điều cần yếu.
3. Attack: Ăn cắp thời gian (tt)
 Không biết nói “không”
 Nói chuyện điện thoại lâu quá
 Khách thăm thình nịnh
 Nơi làm việc kém tổ chức
 Dời việc lại sau  thường xảy ra khi gặp việc khó khăn 
nên: xé nhỏ công việc & bắt tay làm ngay để tránh tress.
 Cầu toàn
 Giấy tờ nhiều quá
 Giao tiếp kém
 Không biết giao việc (không chịu ủy quyền cho người khác)
 Không biết tổ chức buổi họp có nhiều điều làm mất thời gian
của bạn. những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ khi bạn
chú tâm vào những điều cần yếu.
3. Attack: Ăn cắp thời gian (tt)
10 bí quyết quản lý thời gian:
 Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất. đôi khi không cần
phải làm phần còn lại.
 Kiên trì và nhẫn nại  tiến hành công việc từ đầu đến cuối.
 chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần đủ cả  chỉ đọc và giải quyết
1 lần.
 Dọn bàn sạch sẽ và để thứ cần thiết ngay giữa.
 Sắp xếp chỗ cho từng vật dụng.
 Gom những vặt vãnh cho những kỳ họp 3 giờ trong tháng. 
giành 1 khoảng thời gian trong tháng để sắp xếp lại công việc.
 Tự thưởng một cách đặc biệt khi làm công việc quan trọng.
 Nhận biết có lúc mất kiểm soát thời gian vô ích  đừng sợ.
 Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận.
 Luôn tự hỏi: ngay bây giờ, làm gì thì tốt nhất ?

4. Asignment: Lập trật
tự ưu tiên
 Bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc
đang dang dở.
 Cần làm những việc này một cách đều đặn.
5. Arrangement: Sắp
đặt kế hoạch
 Giai đoạn cuối cùng là
bạn phải sắp xếp thời
gian có mục đích rõ
ràng. nhớ đều đặn hoàn
thiện các kỹ năng “nhỏ
bé” kể trên để phục hồi
thời gian đã mất. Bạn
cần phải có kế hoạch
thông minh.
4. QUẢN LÝ THỜI GIAN
THEO NGÀY, TUẦN,
THÁNG, NĂM
❇ Quản lý thời gian theo ngày (Quy tắc đèn đỏ,
vàng, xanh).
❇Quản lý thời gian theo tuần
❇Quản lý thời gian theo tháng
❇Quản lý thời gian theo năm
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
Toàn là một trưởng phòng kinh doanh. Anh
có rất nhiều công việc phải hoàn thành trong
cùng 1 lúc. Điều này làm Anh rất căng thẳng
vì bản thân anh rất muốn làm tốt tất cả các
công việc. Thứ 2 đầu tuần là một ngày mà

Anh luôn gặp phải các tình huống đều phải
giải quyết ngay. Các bạn hãy xem tình huống
Toàn gặp phải và giúp Anh có hướng giải
quyết. Vào lúc 8h00 Toàn được báo có cuộc
họp với Ban giám đốc về dự án kinh doanh
mới lúc 9h00. Đồng thời lúc này có 1 khách
hàng điện thoại báo hẹn gặp Anh cũng vào
lúc 9h00 để bàn thảo về một hợp đồng lớn.
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
Tiếp đó Anh cũng nhận điện thoại của vợ báo
con Anh đang sốt nặng cần phải nhập viện
gấp. Thêm vào đó người bạn thân nhất của
Anh điện thoại báo đang bị tai nạn cần sự trợ
giúp của Anh. Tất cả đang tạo áp lực rất lớn
lên Toàn.
Tình huống: Nếu bạn là Toàn bạn sẽ xử lý và
sắp xếp công việc như thế nào