bài giảng quản lý dự án chương 4 - ts. nguyễn thúy quỳnh loan

Chương 4
Hoạch định và lập tiến độ dự án

GV:

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN

03/09/2008

1


Nội dung

1. Hoạch định dự án
1. Hoạch định dự án
2. Các kỹ thuật lập tiến độ dự án
2. Các kỹ thuật lập tiến độ dự án
3. Điều chỉnh tiến độ dự án
3. Điều chỉnh tiến độ dự án
4. Điều hòa nguồn lực
4. Điều hòa nguồn lực

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

2

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (1)
• Tại sao phải lập kế hoạch?
– Đảm bảo đạt được mục tiêu
– Đảm bảo trình tự cơng việc
– Xác định thời gian, chi phí, u cầu chất lượng
– Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực
– Giúp việc kiểm soát và theo dõi
– Tăng cường giao tiếp/ phối hợp
– Khuyến khích, động viên
– Huy động vốn
– Cung cấp dữ liệu
Hầu hết các khó khăn của dự án gặp phải là do thiếu kế
hoạch hoặc lập kế hoạch không đúng
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

3


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (2)
Xác định
Xác định
mục tiêu
mục tiêu

Làm chi tiết
thiết kế dự án

Xác định

cơng việc
Tổ chức
Kế hoạch
tài chính
Lập
tiến độ

Các bước lập kế hoạch dự án
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

Kế hoạch
Kế hoạch
kiểm soát
kiểm soát
4


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (3)
(1) Xác định mục tiêu
• Tiêu chuẩn SMART:
–
–
–
–
–

Cụ thể (Specific)
Đo được (Measurable)

Phân công được (Assignable)
Thực tiễn (Realistic)
Hạn chế thời gian (Time-Bound)

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

5


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (4)
(2) Xác định công việc
–
–
–
–
–

Xác định phạm vi dự án
Xác định và mô tả mọi hoạt động chính của dự án
Mơ tả kết quả của dự án (các chỉ tiêu kỹ thuật cụ thể)
Xác định các tiêu chuẩn nghiệm thu dự án
Dự tính thời gian, ngân sách và các nguồn lực cần thiết
khác
– Công cụ: cấu trúc phân tích cơng việc hay cấu trúc
phân việc - WBS (Work Breakdown Structure).

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

6


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (5)
• Cấu trúc phân việc (WBS)
– WBS là công cụ QLDA quan trọng nhất và là cơ sở cho
tất cả các bước lập kế hoạch và kiểm sốt.
– WBS là phương pháp xác định có hệ thống các công
việc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành
các công việc nhỏ dần với mục đích:
• Tách dự án thành các cơng việc với mức độ chi tiết, cụ thể
hơn.
• Xác định tất cả các cơng việc.
• Ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí và các yêu cầu kỹ thuật
khác 1 cách hệ thống.
• Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý.

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

7


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (6)
WBS dạng sơ đồ khối
Cấp 1

Ngôi nhà
Ngơi nhà

Cấp 2

Cấp 3

Xây dựng
Xây dựng

Móng
Móng

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Tường,
Tường,
mái
mái

HT nước
HT nước

Ống
Ống
nước
nước

03/09/2008

Cống
Cống
thoát
thoát

HT điện
HT điện

Dây
Dây
dẫn
dẫn

Thiết
Thiết
bị
bị

8


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (7)
WBS dạng liệt kê
1.0.0 DA THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG PHẦN MỀM
1.1.0 Hệ thống được cài đặt
1.1.1 Phân tích các yêu cầu
1.1.2 Thiết kế sơ bộ
1.1.3 Thiết kế chi tiết
1.1.4 Tổng hợp hệ thống
1.1.5 Chạy thử hệ thống

1.1.6 Phân phối hệ thống
1.1.7 Người sử dụng chạy thử
1.2.0 Các thành phần software
1.2.1 Xem xét lại các yêu cầu
1.2.2 Thiết kế sơ bộ
1.2.3 Thiết kế chi tiết
1.2.4 Mã hóa software
1.2.5 Chạy thử sotfware
1.3.0 Sổ tay hướng dẫn sử dụng
1.3.1 Phân tích cac yêu cau
1.3.2 …
1.4.0 Các khóa đào tạo
1.4.1 Phân tích cac u cau
1.4.2 …

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

9


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (8)
Nhận dạng một WBS tốt
Một gói cơng việc được xác định rõ ràng có các đặc điểm sau:
– Chất lượng và mức độ hoàn thành của nó có thể đo
được một cách dễ dàng.
– Nó có sự kiện bắt đầu và kết thúc.
– Nó quen thuộc đối với nhóm dự án; thời gian, chi phí và
các nguồn nhân lực có thể được dự tính một cách dễ

dàng.
– Nó bao gồm các cơng việc có thể quản lý, có thể đo
được và các cơng việc này độc lập với các cơng việc
của hoạt động khác.
– Nó thường gồm một chuỗi các công việc liên tục từ khi
bắt đầu đến khi kết thúc.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

10


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (9)
(3) Tổ chức
–
–
–
–

Xác định nhu cầu nhân sự.
Tuyển chọn giám đốc và cán bộ dự án.
Tổ chức Ban QLDA.
Phân công công việc/ trách nhiệm/ quyền lực cho các
thành viên trong Ban QLDA.
– Kế hoạch tổ chức để phối hợp và giao tiếp với các bên
liên quan khác.
– Công cụ: Biểu đồ trách nhiệm, biểu đồ tổ chức, sơ đồ
dịng thơng tin (biểu đồ báo cáo).

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

11


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (10)

Phó chủ tịch

GĐ điều hành

GĐ dự án

GĐ kỹ thuật

GĐ phần mềm

GĐ sản xuất

G Đ marketing

BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM

6

2

1

3

3

3

3

Xây dựng cấu trúc phân việc

5

1

3

3

3

3

Thiết kế phần cứng

2

3

1

4

4

4

Thiết kế phần mềm

2

3

4

1

Thiết kế giao diện

2

3

1

4

4

4

Thiết kế kỹ thuật sản xuất

2

3

4

4

1

4

Định rõ các tài liệu liên quan

2

1

4

4

4

4

3

5

4

4

4

1

Chuẩn bị nhân sự

3

1

1

1

Chuẩn bị chi phí cho thiết bị

3

1

1

1

Chuẩn bị chi phí cho NVL

3

1

1

1

Phân công công việc

3

1

1

1

3

1

1

1

Thiết lập kế hoạch dự án

Thiết lập kế hoạch sản xuất sản phẩm

5

Thiết lập tiến độ thực hiện

5

1 Trách nhiệm thực hiện chính

5 Phải được thơng báo

3 Phải được tham khảo

3

4 Có thể được tham khảo

2 Giám sát chung

4

6 Thông qua cuối cùng

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

12

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (11)
(4) Lập kế hoạch tài chính
– Dự kiến nguồn lực cần thiết cho mọi hoạt động và lồng
ghép vào ngân sách dự án.
– Lập hệ thống kiểm sốt tài chính (ngun tắc, trách
nhiệm,…) dựa vào quy định của nhà nước/ công ty/
nhà tài trợ.
– Lập kế hoạch tài chính (ở đâu, khi nào, bao nhiêu, và
cho việc gì)
– Chuẩn bị dự tốn về dịng tiền kể cả những chi tiêu bất
ngờ.
– Cơng cụ: phân tích dịng tiền, phân tích rủi ro.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

13


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (12)
(5) Lập tiến độ dự án
– Dự kiến thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động.
– Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi hoạt động.
Kiểm tra liệu các nguồn lực có đủ để kết thúc cơng việc
như đã lập kế hoạch không? Xác định các mốc quan trọng
cho dự án.
– Xácđịnh trình tự cần thiết của các hoạt động.
– Xác định các hoạt động quan trọng và dự kiến các rủi ro.

– Xác định sự cân đối giữa thời gian và chi phí.
– Cơng cụ: biểu đồ thanh ngang (sơ đồ Gantt), CPM, PERT.

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

14


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (13)
(6) Lập kế hoạch kiểm soát
– Xác định các cách đo tiến độ theo giai đoạn.
– Xác định cơ chế kiểm soát: ai, khi nào và làm thế nào
để kiểm soát tiến độ thực hiện.
– Xác định các tiêu chuẩn chất lượng.
– Thực hiện việc quản lý rủi ro: xác định, phân tích các
rủi ro liên quan và phác thảo đối sách các rủi ro.
– Đây là phần hay bị thiếu trong kế hoạch dự án, do đó
sẽ gây ra nhiều “cơn đau đầu” cho các giám đốc dự án
ở giai đoạn thực hiện sau này.

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

15


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (14)

Mục
tiêu
DA

Các mức đánh giá ảnh hưởng rủi ro đối với các mục tiêu DA
Thấp
(0,10)

Rất thấp
(0,05)

Chi
phí

CP tăng 0
đáng kể

Tiến
độ

Trễ tiến độ Tiến độ trễ
0 đáng kể <5%
P.Vi giảm
0 đáng kể

CL giảm 0
đáng kể

Phạm
vi

Chất
lượng

Trung bình
(0,20)

CP tăng <5% CP tăng 5-7%

Cao
(0,40)

Rất cao
(0,80)

CP tăng 1020%

CP tăng
>20%

Tiến độ trễ 57%

Tiến độ trễ
10-20%

Tổng thể tiến
độ trễ >20%

P.Vi của
những khu

vực phụ bị
ảnh hưởng

P.Vi của
những khu
vực chính bị
ảnh hưởng

Việc giảm p.vi Hạng mục kết
DA có thể 0
thúc DA 0 sử
được KH
dụng hiệu quả
chấp nhận

1 số đặc tính
0 quan trọng
bị ảnh
hưởng

Việc giảm CL
địi hỏi phải
được KH
thông qua

Việc giảm CL
0 được KH
chấp nhận

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

Hạng mục kết
thúc DA 0 sử
dụng hiệu quả
16


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (15)
Ma trận xác suất xảy ra - mức ảnh hưởng của rủi ro
XS xảy ra (P)

Điểm số rủi ro = P x I

0,9

0,05

0,09

0,18

0,36

0,72

0,7

0,04

0,07

0,14

0,28

0,56

0,5

0,03

0,05

0,10

0,20

0,40

0,3

0,02

0,03

0,06

0,12

0,24

0,1

0,01

0,01

0,02

0,04

0,08

0,05

0,10

0,20

0,40

0,80

Mức ảnh hưởng của rủi ro đối với mục tiêu của DA (I)

• Các đối sách
- Chấp nhận
- Ngăn ngừa

- Giảm thiểu hậu quả
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

- Phân bổ rủi ro
- Thay đổi giải pháp, công nghệ
- Dừng dự án
03/09/2008

17


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (16)
• Tại sao kế hoạch thất bại?
– Kế hoạch được xây dựng dựa trên các số liệu khơng
đầy đủ.
– Mục đích, mục tiêu và các chỉ số kỹ thuật của dự án
không được hiểu (hoặc không nhất trí ở các cấp).
– Kế hoạch do một người làm cịn việc thực hiện thì bởi
người khác.
– Kế hoạch khơng có phần theo dõi, kiểm sốt và điều
chỉnh.
– Kế hoạch thiếu những chỉ số đo tiến độ đặc biệt, hoặc
có nhưng sai.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

18

CÁC KỸ THUẬT LẬP TIẾN ĐỘ DA
Đầu
vào

Xử lý

Những thông
tin cần thiết
- Danh sách các
công tác (WBS)
- Mối quan hệ trước
sau giữa các công
tác
- Thời gian, nguồn
lực thực hiện của
các công tác
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Đầu
ra
Những thông tin
nhận được

Xử lý
bằng
sơ đồ
Gantt,
CPM,
PERT

03/09/2008

- Thời gian hồn
thành dự án
- Xác định các cơng
tác găng
- Thời gian dự trữ của
các công tác không
găng
- Nguồn lực được
điều hoà
- Tiến triển của dự án
19


Sơ đồ thanh ngang (1)
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

A- XD bộ phân bên
trong
B-Sửa chữa mái
và sàn
C-Xây ống gom
khói
D-Đổ bê tơng và
xây khung
E-Xây cửa lị chịu
nhiệt
F-Lắp đặt HT kiểm
sốt
G-Lắp đặt thiết bị
lọc khí

H-Kiểm tra và thử
nghiệm
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

20


Sơ đồ thanh ngang (2)
% hoàn thàn h
TT
1
2
3
4
5
6
7
8

Côn g tác
Xây dựn g bộ
phân bên trong
Sửa chữa m ái
và sàn
Xây ốn g gom
khói
Đổ bê tôn g và
xây khung

Xây cửa lò chịu
nhiệt
Lắp đặt hệ
thốn g kiểm soát
Lắp đặt thiết bị
lọc khí
Kiểm tra và thử
nghiệm

1

2

3

Thời gian (tuần )
4 5 6 7 8 9

Khối lượn g côn g việc hoàn thàn h

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

10 11 12 13 14 15

Thời gian đán h giaù

21

Sơ đồ thanh ngang (3)
Xây dựng sơ đồ thanh ngang cho dự án sau:
Công tác
Công tác trước
Thời gian (tuần)
A
5
B
3
C
A
8
D
A, B
7
E
7
F
C, D, E
4
G
F
5
Hãy xác định thời gian hoàn thành dự án và thời gian dự
trữ của mỗi công tác.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

22


Sơ đồ thanh ngang (4)
• Ưu điểm:
– Dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công
việc và thời gian thực hiện của các công tác
– Thấy rõ tổng thời gian thực hiện các cơng việc

• Nhược điểm:
– Không thể hiện được mối quan hệ giữa các công tác,
khơng ghi rõ quy trình cơng nghệ. Trong dự án có
nhiều cơng tác thì điều này thể hiện rất rõ nét.
– Chỉ áp dụng cho những dự án có quy mô nhỏ, không
phức tạp.

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

23


Phương pháp CPM và PERT (1)
• Phương pháp CPM hay “đường găng”
–
–
–
–

1957
Các DA bảo trì nhà máy cho c.ty DuPont
Nhằm cân đối giữa chi phí và thời gian
Phương pháp tất định

• Kỹ thuật Đánh giá và Xem xét lại DA (PERT)
– 1958
– Chương trình Tên lửa đạn đạo của Hải quân Mỹ
– Nhằm dự báo thời gian hoàn thành cho các DA nhiều
rủi ro
– Phương pháp xác suất
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

03/09/2008

24


Phương pháp CPM và PERT (2)
Chi phí
(1000 USD)
330

Rút ngắn
toàn bộ

328
326
324
322

320
318
316
314
312
310

Bình thường
Tuần
9 10 11 12 13 14 15 16

308
0

•

1

2

3

4

5

6

7

8

Lập biểu đồ quan hệ giữa thời gian (D) và chi phí (CP)

D (tuần)
CP (1000 $)

15
308

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

14
309

13
12
311 313

11
315

03/09/2008

10
317

9
320

8
323

7
326,5
25