bài tiểu luận môn quản lý và điều hành tổ chức công_2

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

TIỂU LUẬN HỌC PHẦN
MÔN HỌC: QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TỔ CHỨC CÔNG
GVGD: TS. NGUYỄN THỊ HÀ
Tên tiểu luận: Phân tích các yếu tố cấu thành văn hoá
tổ chức công và vai trò của văn hoá tổ chức.
HỌC VIÊN: HỒ ĐẮC TRƯỜNG
LỚP: CHHCC 16M
Tháng 3 năm 2013
1
Theo nghĩa cổ điển: Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp
của nhà nước để tiến hành công việc chuyên ngành của nhà nước. Là công sở
có tư cách pháp nhân được điều chỉnh bằng công pháp và phụ trách quản lý một
loại công việc hay một loại hoạt động dịch vụ công có tính chuyên ngành.
Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến
hành một công việc chuyên ngành của nhà nước. Công sở là một tổ chức thực
hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn
bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý
nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao.
Là nơi tiếp nhận yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của công dân. Do đó, công sở là
một bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước.
Văn hoá là toàn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân một
nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng
nước và giữ nước. Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân
tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong
tục tập quán, lối sống và lao động.
Từ đó có thể hiểu: Văn hoá tổ chức là hệ thống những giá trị niềm tin, sự
mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với các cơ cấu
chính thức và tạo nên những chuẩn mực hành động như những giả thiết không
bị chất vấn về truyền thống và cách thức là việc của tổ chức mà mọi người

trong đó đều tuân theo khi làm việc. Văn hoá tổ chức công sở là một hệ thống
được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị
về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm
việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của nó.
Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có
kỉ cương và dân chủ. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành
viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan
mình. Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đến danh
dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những
nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.
Biểu hiện của Văn hóa tổ chức công:
Có thể thấy trong các quy chế, quy định, nội quy, điều lệ hoạt động có
tính chất bắt buộc mọi thành viên của cơ quan thực hiện, việc chuyển từ chỗ bắt
buộc sang chỗ tự giác thực hiện, nó còn được thể hiện thông qua mối quan hệ
qua lại giữa các thành viên trong công sở, chặt chẽ hay lỏng lẻo, đoàn kết hay
cục bộ. Xây dựng văn hoá công sở trên nền tảng văn hoá của dân tộc. Biểu hiện
2
hành vi điều hành và hoạt động của công sở đó là: Tinh thần tự quản, tính tự
giác của cán bộ công chức làm việc trong công sở cao hay thấp. Đây là vấn đề
cần được quan tâm vì nó đánh vào ý thức của mỗi người các bộ công
chức,người cán bộ phải xem công việc của cơ quan như công việc của gia đình
mình và có trách nhiệm cao trong công việc. Có như vậy hiệu quả làm việc mới
cao được. Hiện nay ở một số cơ quan, tinh thần tự quản tự giác của cán bộ công
chức còn thấp, có tính ỷ lại và đùn đẩy trách nhiệm.
Mức độ áp dụng các quy chế để điều hành kiểm tra công việc đã thật tốt
hay chưa, việc áp dụng đó như thế nào và tới đâu?
Mức độ của bầu không khí cởi mở trong công sở. Ở đây đánh giá vào tâm
lí của từng cá nhân trong công sở, trên thực tế cho thấy, khi làm việc, nếu tinh
thần thoải mái thì làm việc rất hiệu quả, và ngược lại. Do vậy tạo bầu không khí
cởi mở là vấn đề cần được chú ý tới.

Các chuẩn mực được đề ra thích đáng và mức độ hoàn thành công việc
theo chuẩn mực cao hay thấp. Có những trường hợp đề ra chuẩn mực quá cao
trong khi tổ chức đó không có đủ điều kiện để thực hiện thì mức độ hoàn thành
công việc cụng không cao. Cho nên khi đề ra các chuẩn mực cần chú ý tới điều
kiện hoàn cảnh ở trong tổ chức đó.
Các xung đột nội bộ được giải quyết tốt hay không bất kì một cơ quan nào
thì việc xung đột giữa các thành viên trong cơ quan chắc cắn sẽ có nhưng ở
mức độ lớn hay nhỏ. Tuy nhiên nếu biết nắm bắt tình hình và tâm lí của từng
người thì sẽ dễ dàng giải quyết các xung đột đó.
Các biểu hiện hành vi của văn hoá công sở rất đa dạng và phong phú, cần
phải xem xét một cách tỉ mỷ mới có thể đánh giá hết được mức độ ảnh hưởng
của chúng tới năng suất lao động quản lý, tới hiệu quả của hoạt động tổ chức
công sở nói chung.
Kĩ thuật điều hành tạo nên Văn hoá tổ chức công sở. Đây là vấn đề có liên
quan tới nề nếp làm việc, kỷ cương trong bộ máy quản lý nhà nước. Nếu những
kỷ cương này được xây dựng một cách chặt chẽ thì nền văn hóa công sở sẽ
được đề cao và tổ chức có điều kiện để phát triển.
Thực tế cho thấy rằng, công sở là nơi phải thường xuyên tiếp xúc với
nhân dân, các cơ quan hữu quan, bạn đồng nghiệp và các cơ quan cấp trên. Yếu
tố cơ sở vật chất chỉ một phần, nhưng quan trọng hơn cả là yếu tố con người sẽ
quyết định Văn hoá công sở. Một số ví dụ cụ thể như sau:
Quy định là làm 8 giờ/ ngày, nhưng công chức đã làm gì trong 8 giờ ấy? Khi
câu hỏi này đặt ra thì bất cứ ai cũng có thể trả lời một cách thẳng thắn là ngồi
3
chơi chờ tới tháng lãnh lương. Từ đó hành vi của công chức ngày càng lún sâu
hơn.
Vệ sinh sạch sẽ, công sở thoáng mát, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp bàn ghế,
… quan hệ giữa lãnh đạo và công chức là quan hệ cấp trên với cấp dưới thì
phải xưng hô cho phù hơp, tôi và chẳng hạn
Các vấn đề hiện nay ở công sở:

- Ngôn ngữ giao tiếp được sử dụng tại công sở: sử dụng những từ ngữ mà
ở nhà vẫn thường hay dùng dẫn đến sai nguyên tắc chung trong ứng xử giao
tiếp nơi công sở cho đến những nguyên tắc ứng xử cụ thể với cấp trên, cấp
dưới, đồng nghiệp, các đối tượng khách riêng biệt.
- Cách ăn mặc khi đến công sở: trang phục của cán bộ, nhân viên tại công
sở ngay cả thực tế hiện nay vẫn chưa có một quy định rõ ràng về đồng phục
công sở và điều này cần phải được khắc phục. Tuy nhiên, quy định về cách ăn
mặc cũng phải phù hợp với từng vùng. Việc ăn mặc tuỳ tiện có thể làm mất đi
tính trang nghiêm nơi công sở. Do vậy mỗi cơ quan phải có những quy định về
cách ăn mặc đối với cán bộ, công chức khi làm việc và đối với người dân khi
tới cơ quan.
- Hút thuốc nơi công cộng: là hành vi không mấy thiện cảm đối với rất
nhiều người đặc biệt là trong cơ quan nên cũng cần phải nghiêm túc trong vấn
đề này.
- Thái độ thiếu thiện cảm của cán bộ công chức: nhũng nhiễu, hạch sách,
cửa quyền khi người dân đến làm việc là thực tế không ít trong công sở hiện
nay.
Thời gian làm việc: Cán bộ tiếp dân cần làm việc đúng giờ niêm yết, tránh
tình trạng khách đã chờ mà cán bộ, công chức còn trà nước, tán gẫu với nhau,
cũng tránh tình trạng chưa hết giờ mà đã về dù không còn khách nào.
* Vai trò của văn hóa công sở đối với tiến trình phát triển công sở :
Văn hóa bao giờ cũng gắn liền với sự phát triển, là chìa khóa của sự phát
triển và tiến bộ xã hội.
+ Đối với công sở, phải xây dựng được văn hóa công sở tiến bộ, văn
minh, hiện đại từ đó góp phần tạo nên nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương,
dân chủ. Tạo được tình đoàn kết và chống lại bệnh quan liêu, cửa quyền. Môi
trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của CBCC với cơ quan,
với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công sở.
4
+ Tính tự giác của CBCC trong công việc sẽ đưa công sở này phát triển

vượt hơn lên so với công sở khác.
+ Văn hóa công sở cũng có sự kế thừa và tiếp thu có chọn lọc những tính
văn hóa từ bên trong và bên ngoài công sở, từ quá khứ đến tương lai cho nên
trong một chừng mực nào đó sẽ giúp công sở tạo nên những chuẩn mực, phá
tính cục bộ, sự đối lập có tính bản thể của các thành viên. Hướng các CBCC
đến một giá trị chung, tôn trọng những nguyên tắc, quy tắc và chuẩn mực văn
hóa của công sở. Đó chính là làm cho CBCC hoàn thiện mình.
+ Mỗi kiểu văn hóa có vai trò khác nhau đối với tiến trình phát triển của
công sở.
Kiểu văn hóa quyền lực giúp công sở có khả năng vận động nhanh, tạo
nên tính bền vững trong khi theo đuổi mục tiêu của mình.
Kiểu văn hóa vai trò giúp công sở phát huy hết năng lực của CBCC, khuyến
khích họ hăng say với công việc từ đó nhanh chóng đạt được mục tiêu của công
sở.
Xây dựng, đổi mới, chấn chỉnh không ngừng hoàn thiện công sở giúp
công sở phát triển bền vững, nhanh chóng đạt hiệu quả cao.
Thắng lợi của mỗi công sở không chỉ là mục tiêu kinh tế, chính trị hay xã hội
mà trước hết và hơn hết đó là văn hóa công sở.
Con người tác động đến việc hình thành văn hóa công sở thì đồng thời
văn hóa công sở với những giá trị bền vững của nó sẽ tác động trở lại đối với
việc hoàn thiện nhân cách, phẩm chất, năng lực của mỗi cá nhân tồn tại trong
nó.
Các yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở:
* Bên trong
- Con người: Là nhân tố cơ bản cấu thành văn hoá công sở, là nguồn lực
vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả làm việc
của công sở cũng như mục tiêu chung của tổ chức, nếu cán bộ công chức nắm
bắt tốt công việc thì công việc của tổ chức sẽ được thực hiện thuận lợi nhanh
chóng. Ngược lại nếu có nhiều cán bộ công chức ở các bộ phận khác không
nắm rõ yêu cầu của công việc hoặc không có thái độ đúng đắn đối với công

việc thì công việc của cơ quan sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Đặc biệt vai trò của
người lãnh đạo có tính quyết định đến sự hình thành của văn hoá công sở. Nhà
lãnh đạo góp phần xây dựng nề nếp làm việc khoa học, kỹ cương, dân chủ là
điều kiện tiên quyết để xây dựng nên văn hoá công sở.
5
Người lãnh đạo luôn đặt ra và nêu cao tinh thần tôn trọng kỹ luật cơ quan,
chính bản thân người lãnh đạo phải làm được điều đó, phải chú ý giữ danh dự
của cơ quan thể hiện trong cách cư xử với mọi người. Để làm được điều này,
người lãnh đạo phải có sự tinh nhạy về tâm lý và khéo léo trong ứng xử. Người
lãnh đạo có năng lực sẽ xác định kích thích nào sẽ khơi dậy sự thích thú trong
công việc của các thành viên khác và phải nhanh nhạy về tổ chức, biết đặt mỗi
người vào đúng vị trí, phù hợp khả năng, nguyện vọng của từng người. Luôn
biết cách giữ hoà thuận và đoàn kết mọi người hướng đến mục tiêu chung.
- Thể chế: Là cơ sở pháp lý để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy hành
chính nhà nước, xác lập và quản lý nhân sự, cơ sở để xây dựng quan hệ cụ thể
giữa nhà nước và tổ chức.
- Văn hóa tổ chức: Văn hoá tổ chức xuất phát từ vai trò của tổ chức trong
đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy nhà nước. Như vậy văn hoá tổ
chức có thể kể đến các khía cạnh sau: quan hệ giữa cán bộ công chức với nhau
trong thực hiện công việc, chuẩn mực xử sự, nghi thức giao tiếp, các phương
thức giải quyết mâu thuẫn trong nhân viên, ý thức chấp hành kỷ luật của cán bộ
trong và ngoài công sở, ý thức lãnh đạo điều hành trong công sở
Biểu hiện của văn hoá tổ chức có thể thấy trong các quy chế, quy định,
nội quy, điều lệ hoạt động có tính chất bắt buộc các thành viên của công sở
phải thực hiện. Những đặc trưng của văn hoá của công sở đòi hỏi các quy định,
các quy chế, sau một thời gian áp dụng lâu dài tại công sở phải thành thói quen,
nề nếp làm việc của cán bộ công chức.
*Bên ngoài
- Môi trường chính trị: Bản chất của vấn đề chính trị là vấn đề về quyền
lực và lợi ích. Ngoài lợi ích, mục tiêu chung của công sở, từng bộ phận, từng

nhóm, từng cán bộ công chức cũng có những nhu cầu thoả mãn riêng. Như vậy
trong công sở có thể tồn tại quan điểm chính trị khác nhau với những nhóm lợi
ích khác nhau và luôn gắn với quyền lực. Tương xứng với nhiệm vụ, chức năng
nào thì sẽ có quyền lực tương ứng để thực hiện nhiệm vụ đó. Vì vậy họ có xu
hướng lạm dụng quyền lực, những mâu thuẫn, bất đồng sẽ xuất hiện, những
chuyển biến không tốt sẽ xuất hiện trong tổ chức.
+ Ảnh hưởng tích cực: cả công sở, toàn thể cán bộ công chức cùng thống
nhất về tư tưởng, đường lối quan điểm chính trị, thể hiện sự nhất quán từ trên
xuống. Điều đó sẽ tạo ra môi trường làm việc thoải mái, cán bộ công chức sẽ
yên tâm lao động, ngày càng làm việc tốt hơn trong một môi trường ổn định.
6
+ Ảnh hưởng tiêu cực: Môi trường chính trị không ổn định luôn chứa
đựng những mâu thuẫn, những bất đồng về quan điểm sẽ tạo tâm lý không yên
tâm, luôn lo lắng dẫn đến làm việc không hiệu quả.
- Hệ thống cơ sở pháp luật của nhà nước: Là khung chuẩn để cán bộ công
chức dựa vào đó mà xác định những việc cần phải làm trong khuôn khổ pháp
luật cho phép, đồng thời cũng xác được những gì minh không được làm. Là
trọng tài để phân xử những nảy sinh trong nội bộ công sở từ đó đảm bảo tính
khách quan, minh bạch rõ ràng, vừa nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ
công chức, vừa tránh tâm lý ghen tị, bất hoà giữa cán bộ công chức với nhau.
- Các yếu tố của môi trường tự nhiên: bao gồm đất đai, vị trí địa lý, khí
hậu, khung cảnh làm việc của cán bộ công chức. Môi trường tự nhiên có ảnh
hưởng rất cao kèm theo đó là những đòi hỏi rất cao: vị trí khung cảnh làm việc
của cán bộ công chức bao gồm các yếu tố nghỉ ngơi, giải trí, làm việc. Điều này
ảnh hưởng đến tâm lý, thể trạng, thể lực và năng suất lao động của cán bộ công
chức. Những yếu tố tạo nên khung cảnh làm việc của cán bộ công chức bao
gồm:
+ Vị trí thuận lợi nằm ở trung tâm khu vực để tiện cho việc giao thông,
liên lạc
+ Có diện tích phù hợp với điều kiện công việc và các phòng làm việc

phải được bố trí hợp lý
+ Có môi trường trong sạch, không ô nhiễm để đảm bảo sức khoẻ của cán
bộ công chức.
+ Nơi làm việc phải đủ ánh sáng
+ Trụ sở cơ quan phải phù hợp với vị trí địa lý: đảm bảo thuận lợi trong
công tác quản lý hành chính nhà nước
Ngoài ra còn có các yếu tố như: Các mối quan hệ của tổ chức; các công
dân tại nơi tổ chức hoạt động; văn hóa hành chính của hệ thống công vụ; tiến
độ phát triển của khoa học kỹ thuật.
Những định hướng đổi mới điều hành công sở hành chính nhà nước :
-Xây dựng và áp dụng kĩ thuật điều hành và tổ chức công vụ kết hợp hiện
đại và truyền thống dân tộc
Trong điều kiện hiện nay, để xây dựng kỹ thuật hành chính không thể
không áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật hiện đại.
7
Tuy nhiên khi áp dụng các kỹ thuật hiện đại thì ta phải chú ý đến những
đặc điểm của truyền thống văn hoá dân tộc
- Bảo đảm tính khoa học trong quá trình điều hành
Trong mọi trường hợp, việc điều hành công việc một cách khoa học trong
các cơ quan luôn được đặt ra như một nhu cầu thực tế vì nó sẽ làm cho công
việc được giải quyết nhanh chóng và chính xác. Điều hành không khoa học còn
còn là nguyên nhân của lãng phí nhân lực và vật lực trong một cơ quan, công
sở làm biên chế hành chính tăng lên. Vì vậy, một định hướng quan trọng của
việc đổi mới kỹ thuật hành chính là phải góp phần tạo ra được những thách
thức điều hành khoa học cho các cơ quan. Tính khoa học trong quá trình điều
hành hoạt động của các cơ quan, công sở thể hiện trước hết ở chỗ mọi quyết
định trong quá trình đó phải có căn cứ khoa học, có cơ sở thực tế, được tính
toán một cách cẩn thận, chu đáo toàn diện, khắc phục cách làm việc tùy tiện,
thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong các cơ quan, công
sở. Tuy nhiên các nhà lãnh đạo quản lý của các cơ quan khác nhau, trong những

điều kiện khác nhau có thể chọn cho mình những cách điều hành thích hợp.
Vấn đề là ở chỗ chọn cách điều hành nào cho hợp lý nhất cho hoạt động của cơ
quan có thể làm cho cơ quan có điều kiện phát triển không ngừng.
Tính khoa học trong kiền hành hoạt động của các cơ quan, công sở cũng
đòi hỏi phải phân định thẩm quyền giữa các cơ quan, các đơn vị trong một cơ
quan và giữa các cá nhân. Cần phải được nghiên cứu khắc phục tình trạng phân
cấp thẩm quyền hiện nay.
- Tạo được sự điều hành thuận lợi, đơn giản và phù hợp.
Đặc điểm của nền hành chính quan liêu là thiếu các phương thức điều
hành linh hoạt đồng thời với thủ tục điều hành phức tạp. Qua các bước khác
nhau, nhiều khi chồng chéo, phiền hà làm cho công việc bị chẫm trễ, thậm chí
không mang lại kết quả đề ra ban đầu. Để quản lý nền kinh tế thị trường,
phương thức điều hành cũ rõ ràng không thích hợp cần được đổi mới.
Việc đổi mới kĩ thuật hành chính hiện nay phải tạo ra được những phương
thức điều hành đơn giản và thuận lợi. Phải nâng cao tính thiết thực của quá
trình điều hành. Đồng thời, đối với từng loại hình công sở khác nhau đang hoạt
động trong điều kiện của nền kinh tế thị trường cần áp dụng những cách thức
điều hành sao cho phù hợp với thực tế. Ví dụ để truyền đạt một quyết định quản
lý, ở cơ quan này có thể bằng cách thông qua các cuộc họp với các thành phần
cần thiết, nhưng ở cơ quan khác có thể phải xây dựng và ban hành những văn
bản thích hợp. Có trường hợp các nhà quản lý phải sử dụng một hệ thống
8
truyền thông khác để truyền đạt các quyết định quản lý cho đối tượng của
mình. Như thế, trên một chừng mực nhất định sẽ có thể hạn chế được bệnh
quan liêu giấy tờ trong điều hành.
Các thủ tục khác trong điều hành như thủ tục kiểm tra, đánh giá kết quả,
thủ tục thực hiện việc phân công và hợp tác…cũng đòi hỏi phải được đổi mới
theo hướng nói trên để tránh những phiền hà và chồng chéo không cần thiết.
Thực tế cho thấy, nhiều khi vì thủ tục phiền hà dẫn đến việc đánh giá không kịp
thời nên một công việc đạt kết qủa tốt không phát huy, trong khi đó những hạn

chế thiếu sót không được khắc phục. Hoặc vì tính phức tạp của các phương
thức được áp dụng trong quá trình điều hành mà thời gian dự định cho việc
thực hiện một mục tiêu có thể bị kéo dài, thậm chí nhiều khi không thể hoàn
thành được yêu cầu cần thiết.
Phương thức điều hành phải luôn có sự phù hợp với đặc điểm hoạt động
của cơ quan, công sở, Ví dụ như phương thức điều hành một cơ quan hành
chính có thẩm quyền lập quy như một bộ hay UBND Tỉnh phải khác với
phương thức điều hành một trường học hay một công sở sự nghiệp. Phương
thức điều hành thích hợp sẽ mang lại hiệu quả trong điều hành và ngược lại.
- Giảm nhẹ được cường độ và nâng cao năng suất lao động quản lý góp
phần tinh giảm biên chế hành chính các cơ quan nhà nước.
Nhiều trường hợp các nhà quản lý phải sử dụng một cường độ lao động
trong đó có lao động trí óc rất lớn để hoàn thành công việc. Do đặc điểm này
đổi mới kĩ thuật hành chính có mục tiêu giảm nhẹ cường độ lao động cho các
nhà quản lý mà hiệu quả công việc vân không ngừng được nâng cao. Theo định
hướng này tất nhiên phải có nhiều biện pháp cần thiết. Ví dụ như tăng cường
các hệ thống hỗ trợ xử lý thông tin. Khi đã có những biện pháp kĩ thuật hỗ trợ
tích cực để hoạt động của cơ quan, công sở đạt hiệu quả cao nhất không nhất
thiết bao giờ cũng đòi hỏi tăng biên chế. Thậm chí khi cường độ lao động được
giảm bớt, các cơ quan còn có thể thực hiện tinh giảm biên chế của mình.
9