bài giảng quản trị sự kiện hội nghị

Tháng 4, 2014
ThS. Phan Thị Kim Liên

KHOA KINH TẾ
BỘ MÔN QUẢN TRỊ DU LỊCH
QUẢN TRỊ SỰ KIỆN - HỘI NGHỊ
1. SỰ CẦN THIẾT CỦA HỌC PHẦN
 QTSK-HN là một trong những công cụ quan trọng trong việc
xây dựng và giữ vững thương hiệu cho một tổ chức.
 Sự phát triển của các hoạt động TCSK-HN đóng vai trò quan
trọng trong sự phát triển chung của ngành công nghiệp du lịch.
 MICE: là sự tích hợp của rất nhiều hoạt động dịch vụ xung
quanh mục tiêu đáp ứng nhu cầu của các cuộc hội nghị, hội
thảo một cách tốt nhất.
2. MỤC TIÊU CỦA HỌC PHẦN
Event management
 Trang bị cho người học các quy trình của việc quản lý và tổ
chức các SK-HN
 Cung cấp những kiến thức và kỹ năng cơ bản cho SV khi làm
việc trong các lĩnh vực TCSK-HN, PR…
 Học cách quản lý thời gian, nhân lực và tài chính hiệu quả
trong TCSK-HN
 Học cách đề phòng các rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện
và hội nghị
3. NỘI DUNG CỦA HỌC PHẦN
Giải trí, ẩm thực & ghi hình trong SK-HN
Khách mời và không gian tổ chức
Dự đoán ngân sách & tính toán thời gian
Tổng quan về tổ chức sự kiện - hội nghị
Dự đoán sự kiện phát sinh
Event management

4. TỔ CHỨC GIẢNG DẠY VÀ ĐÁNH GIÁ
Event management
 GV trình bày phần lý thuyết theo từng chủ đề; SV tham gia đầy đủ
các buổi lý thuyết, thảo luận, thực hành và thực tế
 Mỗi SV đều phải tham gia trình bày trong phần thảo luận, thực
hành, và bài thi cuối kỳ
 SV có sáng kiến trong quá trình được cộng điểm (tối đa 2 điểm).
4. TỔ CHỨC GIẢNG DẠY VÀ ĐÁNH GIÁ
Event management
Lịch trình chung
Chủ đề
Phân bổ số tiết cho hình thức dạy và học
Tổng
(Số
tiết
trên
lớp)
Trên lớp
Thực
hành,
thực tập
Tự
nghiên
cứu
Lý thuyết
Bài tập
Thảo
luận
Chủ đề 1 08 00 00 00 05
Chủ đề 2 09 02 02 00 05

Chủ đề 3 08 02 02 00 05
Chủ đề 4 05 01 00 00 05
Chủ đề 5 10 00 02 00 05
Tổng 40 05 08 00 30 45
5. TÀI LIỆU THAM KHẢO
Event management
STT
Tên tác giả Tên tài liệu
Năm
xuất bản
Nhà
xuất bản
1
PGS.TS
Lưu Văn Nghiêm
Tổ
Chức Sự Kiện 2009
ĐH KTQD
2
Julia Rutherford Silvers
Professional Event
Coordination
2004
John
Wiley &
Sons
Vấn đề 1
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC
SỰ KIỆN - HỘI NGHỊ
Tổng Quan Về Hoạt Động Sự Kiện - Hội Nghị

 Các khía cạnh mục tiêu đa dạng của ngành công nghiệp du lịch
 Khái niệm và bản chất của hoạt động tổ chức sự kiện - hội nghị
 Vai trò và mục tiêu của hoạt động tổ chức sự kiện - hội nghị đối
với một tổ chức
 Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện - hội nghị ở Việt Nam và
trên thế giới
Event management
1.1 Các khía cạnh mục tiêu của ngành công nghiệp du lịch
Event management
 Mục tiêu và các hoạt động của ngành du lịch
 Tầm quan trọng của hoạt động sự kiện - hội nghị nói chung
Tổng quan về HĐ SK-HN
Event management
Định nghĩa du lịch
- Đi du lịch để vui chơi, giải trí hoặc nhằm mục đích
kinh doanh;
- Là việc thực hiện chuyến đi khỏi nơi cư trú, có tiêu
tiền, có thể lưu trú qua đêm và có sự trở về.
Mục tiêu và các hoạt động của ngành công nghiệp du lịch
Event management
Mục đích của chuyến đi
- Giải trí
- Nghỉ dưỡng
- Thăm thân nhân
- Công tác
- Hội nghị khách hàng
- Du lịch khen thưởng
- Hoặc nhằm mục đích kinh doanh
Mục tiêu và các hoạt động của ngành công nghiệp du lịch
Event management

 MICE là loại hình du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo, triển lãm, tổ chức
sự kiện, du lịch khen thưởng của các công ty cho nhân viên, đối tác.
 Đoàn chuyên gia WTO cho rằng: Việt Nam có tiềm năng rất lớn phát
triển MICE và nếu phát triển MICE sẽ là đối thủ đáng ngại của
Singapore (trung tâm thu hút MICE lớn nhất Đông Nam Á hiện nay).
Mục tiêu và các hoạt động của ngành công nghiệp du lịch
Event management
Meeting (hội họp)
Incentive (khen thưởng)
Convention (hội nghị, hội thảo)
Exhibition (triển lãm)
Mục tiêu và các hoạt động của ngành công nghiệp du lịch
Event management
• Các đoàn khách MICE thường rất đông; mức chi tiêu cao hơn
khách đi tour bình thường (ban tổ chức các hội nghị quốc tế
bao giờ cũng đặt phòng cho khách ở khách sạn 4 - 5 sao).
• MICE hiện là loại hình du lịch mang lại nguồn thu rất lớn cho
ngành du lịch ở các nước.
Mục tiêu và các hoạt động của ngành công nghiệp du lịch
Event management
Tầm quan trọng của hoạt động sự kiện - hội nghị
 Sự kiện và Tổ chức sự kiện có khả năng ảnh hưởng lớn đối với đời
sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của một quốc gia, một khu
vực hoặc cộng đồng.
 Kiến thức về tổ chức sự kiện rất cần thiết đối với những người làm
công tác quan hệ công chúng (Public Relation).
 Việc phát triển hệ thống kiến thức về QTSK và đưa TCSK thành
chương trình đào tạo bậc cử nhân trong nhà trường ĐH sẽ góp
phần thúc đẩy ngành kinh tế dịch vụ này phát huy khả năng đem
lại lợi nhuận cao và đóng góp nhiều mặt vào sự phát triển của XH.

1.1 Các khía cạnh mục tiêu của ngành công nghiệp DL
Event management
Tầm quan trọng của hoạt động sự kiện - hội nghị
1.1 Các khía cạnh mục tiêu của ngành công nghiệp DL
 Đối với ngành Quan hệ công chúng, TCSK là một trong những nội
dung quan trọng.
 TCSK - công cụ để các DN, tổ chức cùng lúc đạt được nhiều mục
tiêu liên quan đến việc chuyển tải thông điệp, xây dựng hình ảnh,
thu lợi nhuận về kinh tế, quảng bá văn hóa, tạo cơ hội giải trí.
Event management
Khái niệm
1.2 Khái niệm và bản chất của HĐ TCSK-HN
“TCSK là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động,
với các tư liệu lao động, cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công
cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc
chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian
và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự SK những
thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và
thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện.”
(Lưu Văn Nghiêm, 2009)
Event management
TCSK là một quá trnh hoạt động. Quá trnh này ko dài về̀ thời
gian; không gian cụ thể.
 TG chuẩn bị SK; TG thực hiện SK, và TG sau SK
 Công việc chuẩn bị SK; công việc trong SK; và công việc sau SK
1.2 Khái niệm và bản chất của HĐ TCSK-HN
Bản chất
Event management
Công việc chuẩn bị SK
- Ty theo loại hnh sự kiện mà có sự hệ thống theo những kịch bản

riêng; Được bt đầu từ việc nghiên cứu lập kế hoạch và dự đoán
ngân sách cho tới khi khai mạc sự kiện.
Công việc trong SK
- Gồm toàn bộ các công việc din ra từ khi sự kiện khai mạc tới khi
sự kiện kết thc.
Công việc sau SK
- Công việc sau sự kiện có tác động điều chỉnh, bổ sung thông điệp
đã được truyền đạt trong SK, do vậy chng có vị trí rất quan trọng.
1.2 Khái niệm và bản chất của HĐ TCSK-HN
Event management
Sơ đồ 1. Quy trình tổ chức sự kiện - hội nghị
Lập kế hoạch & Dự toán ngân sách
Chuẩn bị sự kiện
Khai mạc sự kiện
Công việc trong sự kiện
Bế mạc sự kiện
Công việc sau sự kiện
1.2 Khái niệm và bản chất của HĐ TCSK-HN
Event management
Thành viên tham gia TCSK-HN và mối quan hệ giữa họ
Chủ sở hu sự kiện
- Là người có nhu cầu tổ chức sự kiện; Có thể là cá nhân hoặc cơ
quan, doanh nghiệp, các tổ chức đoàn thể có nhu cầu truyền đạt
thông điệp tới đối tượng nhận tin;
- Là người đầu tư cho hoạt động sự kiện.
Nhà TCSK là những thành viên tổ chức hoạt động SK chuyên nghiệp.
1.2 Khái niệm và bản chất của HĐ TCSK-HN
Event management
Đối tượng tham gia SK là các khách mời theo yêu cầu của chủ SK.
o Ty theo yêu cầu của chủ SK mà đối tượng tham dự khác nhau.

o Chủ sự kiện là các doanh nghiệp thì khách mời của họ phải hướng
tới khách hàng mục tiêu và công chng.
o Chủ sự kiện là các tổ chức đoàn thể thì khách mời SK sẽ là các cá
nhân thuộc đối tượng mà tổ chức đoàn thể đó thu ht.
Thành viên tham gia TCSK-HN và mối quan hệ giữa họ
1.2 Khái niệm và bản chất của HĐ TCSK-HN
Event management
Vai trò
 TCSK-HN được xem là một công cụ marketing hiệu quả trong việc
xây dựng & phát triển thương hiệu của một tổ chức.
 Từ hoạt động tung sản phẩm ra thị trường cho đến các hội thảo tạo
điểm nhấn cho sản phẩm đều giúp chủ thể sự kiện tiếp xúc với
khách hàng tiêu thụ và khách hàng tiềm năng để gây ấn tượng tốt
đối với họ nhằm hoàn thiện chiến lược marketing thương hiệu.
1.3 Vai trò và mục tiêu của hoạt động TCSK-HN đối
với một tổ chức
Event management
Mục tiêu
Quảng bá, đánh bóng thương hiệu:
- Sự thành công của các SK-HN được xem là sự thành công quan trọng
của quá trình xây dựng thương hiệu của chủ sở hữu SK-HN đó.
- Mục đích của loại sự kiện này nhằm tạo ấn tượng mạnh đối với
khách tham dự để giúp nâng cao giá trị thương hiệu của tổ chức đối
với khách tham dự.
1.3 Vai trò và mục tiêu của hoạt động TCSK-HN đối
với một tổ chức