phân tích và ứng dụng microsoft access vào quản lý hộ khẩu của thị trấn Chi Đông

Lu thÞ minh H¶i
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay trước sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin trên
toàn thế giới thì ở nước ta mới bắt đầu phát triển và bước đầu đạt được những
thành quả nhất định. Việc lấy công nghệ thông tin làm mũi nhọn để phát triển
kinh tế của nước nhà là một phương phát đúng đắn của nhà nước ta trong
những năm đầu thế kỷ XXI. Việc áp dụng công nghệ thông tinvào mọi lĩnh
vựcđó đều mang lại sự vượt bậc của các lĩnh vực đó, điều này đã được nhiều
người công nhận.
Do tác dụng to lớn của công nghệ thông tin cùng với sự phát triển của
các doanh nghiệp tổ chức, cơ quan đoàn thể nên việc tin học hóa trong công
tác quản lý của các tổ chức các doanh nghiệp, tổ chức đoàn thể mang lại
nhiều thuận lợi cho các đơn vị đó. Để có những chương trình giúp đỡ cho
các doanh nghiệp các tổ chức đoàn thể mang lại nhiều thuận lợi cho các
doanh nghiệp các tổ chức đoàn thể là công việc của những người làm tin
học.
Nhận thức được tác dụng của nghành công nghệ thông tin, bằng những
kiến thức đã học ở trường chúng em đã nhận làm đề tài :ứng dụng phần mềm
mirosoft acceess trong quản lý nhân khẩu tại thị trấn Chi Đông làm báo cáo
tốt nghiệp của mình bởi đó cũng là mảng công việc tôi được giao trong quá
trình thực tập tại thị trấn.
Nội dung chính của báo cáo thực tập này được chia làm 3 phần chính:
Phần I: khảo sát hệ thống thông tin
Nội dung chính là trình bày những kết quả thu được trong việc tìm hiểu
địa bàn thị trấn, khảo sát công việc quản lý hộ khẩu đang diễn ra tại thị trấn
Chi Đông, huyện Mê Linh, thành phố Hà Nội.
Đánh giá về hệ thống.
Phần II: phân tích và ứng dụng microsoft access vào quản lý hộ khẩu của thị
trấn Chi Đông
Phần này trình bày những vận dụng cụ thể trong quá trình phân tích và
thiết kế cho bài toán quản lý hộ khẩu như:

Lập sơ đồ phân cấp chức năng , tạo bảng, thiết kế query, thiết kế form
và tạo các biểu mẫu báo cáo.
Phần III: Hướng dẫn tác nghiệp
Chương này trình bày một số form cùng một số thủ tục chính được sử
dụng trong hệ thống quản lý hộ khẩu.
Do còn hạn chế về mặt kiến thức cũng như thực tiễn nên báo cáo thực tập
này không chánh khỏi những thiếu sót vì thế chúng em mong được các thày
cô, các bạn và những ai yêu thích nghành công nghệ thông tin có những
đóng góp quý báo để báo cáo này ngày càng hoàn thiện hơn nữa.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Anh Tạ Văn Vi – Trưởng công
an thị trấn và các anh em là chiến sĩ công an tại đồn đã giúp đỡ em tìm hiểu
các công việc chuyên môn tại thị trấn . Em rất cảm ơn cô giáo Kiều Thị Kim
Liên đã giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình về chuyên môn để em có thể hoàn
thành được đề tài của mình và áp dụng trong thực tế quản lý.
Em xin chân thành cảm ơn!
Học sinh: Lưu Thị Minh Hải
2
Lu thÞ minh H¶i
PHẦN I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Giới thiệu khái quát về công an thị trấn Chi Đông
1.1. Lịch sử hình thành
Chi Đông là một thị trấn thuộc huyện Mê Linh, Hà Nội, Việt Nam. thị
trấn Chi Đông được thành lập theo quyết định của UBND Tỉnh vĩnh Phúc
ngày 01 tháng 07 năm 2008 tiền thân là Thôn Chi Đông, Thị trấn Quang
Minh, Huyện Mê Linh, Tỉnh Vĩnh Phúc. Thị trấn Chi Đông có 486 ha diện
tích tự nhiên và 9.861 nhân khẩu
Địa giới hành chính thị trấn Chi Đông: Đông giáp thị trấn Thanh Xuân,
huyện Sóc Sơn; Tây giáp thị trấn Thanh Lâm và Kim Hoa, huyện Mê Linh;
Nam giáp thị trấn Quang Minh và thị trấn Thanh Lâm, huyện Mê Linh; Bắc
giáp thị trấn Kim Hoa, huyện Mê Linh và thị trấn Thanh Xuân, huyện Sóc

Sơn.
Thị trấn Chi Đông có mật độ dân số đông, mặt bằng dân trí tương đối
cao so với các vùng lân cận. Toàn thị trấn có 08 tổ dân phố từ số 01 đến 08.
Hiện nay, phần lớn quỹ đất của thị trấn đã được quy hoạch thành khu công
nghiệp và đô thị hiện đại. Là một thị trấn có vị trí địa lý thuận lợi, dân số trẻ
và đông, thị trấn Chi Đông có nhiều điều kiện để phát triển kinh tế và thị trấn
hội trong tương lai.
Hai thị trấn Quang Minh và Chi Đông được đánh giá là những địa bàn
trọng điểm của huyện Mê Linh; có tuyến đường Bắc Thăng Long là điểm nối
Thủ đô với Cảng hàng không sân bay Quốc tế Nội Bài; Quốc lộ 2 là tuyến
giao thông huyết mạch với các tỉnh trung du, biên giới phía Bắc. Trên 2 địa
bàn này có nhiều dự án lớn đã và đang được triển khai, như Trung tâm
Thương mại Mê Linh Plaza, khu công nghiệp Quang Minh. Việc thành lập lực
lượng Công an 2 thị trấn Quang Minh và Chi Đông có ý nghĩa quan trọng, để
1
giữ vững ổn định ANTT địa bàn, phục vụ cho việc phát triển kinh tế - thị trấn
hội.
Công an thị trấn Chi Đông được thành lập theo quyết định số 1704/QĐ-
CAHN (PX13) ngày 03/7/2009 của giám đốc Công an thành phố Hà Nội về
việc “ Triển khai Công an chính quy tại thị trấn Chi Đông Huyện Mê Linh –
thành phố Hà Nội”. Từ khi được thành lập, lực lượng Công an chính quy đã
tiếp quản lại công việc của lực lượng Công an thị trấn cũ, tiếp tục duy trì và
triển khai công tác đảm bảo tốt về An ninh trật tự, thường xuyên liên tục
không bị gián đoạn.
Do đặc thù của địa bàn thị trấn Chi Đông nhỏ ( trước khi tách thị trấn
chỉ là một thôn ) nên khi thành lập công an thị trấn, lực lượng ban đầu còn rất
mỏng, cơ sở vật chất ban đầu còn thiếu thốn, các chiến sĩ công an gặp rất
nhiều khó khăn.
Năm 2009, lực lượng công an đóng tại đồn chỉ có 4 chiến sĩ bao gồm cả
trưởng – phó. Lực lượng mỏng, công việc tiếp quản nhiều, được sự quan tâm

của công an huyện Mê Linh, và sự quan tâm giúp đỡ của Đảng ủy – UBND thị
trấn Chi Đông, lực lượng công an thị trấn đã dần khắc phục mọi khó khăn, giữ
vững tình hình An ninh trật tự trên địa bàn.
Năm 2010 đến nay, toàn lực lượng công an thị trấn có 5 chiến sĩ, tuy lực
lượng vẫn mỏng xong được sự quan tâm giúp đỡ của Đảng, chính quyền, các
ban ngành đoàn thể, cơ sở vật chất được củng cố, các chiến sĩ công an quen
dần với địa bàn của Chi Đông, lại có lực lượng bảo vệ dân phố của thị trấn
phối kết hợp nên hiệu quả công tác ngày càng nâng cao rõ rệt. Năm 2010, cán
bộ chiến sỹ công an thị trấn đã hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao,
thể hiện là:
Tình hình an ninh chính trị được giữ vững ổn định không để xảy ra đột
biến bất ngờ, phức tạp về an ninh nông thôn. Triển khai thực hiện có hiệu quả
2
các kế hoạch phương án bảo vệ tuyệt đối an toàn các sự kiện chính trị của
trung ương và của địa phương.
Chủ động, tích cực trong công tác đấu tranh phòng chống tội phạm, tệ
nạn thị trấn hội, không để tội phạm hoạt động lộng hành trên địa bàn, không
để hình thành và phát sinh các tụ điểm phức tạp về tệ nạn thị trấn hội gây bức
xúc trong quần chúng nhân dân.
Công tác nghiệp vụ cơ bản quản lý hành chính về trật tự thị trấn hội
được thực hiện một cách có hiệu quả góp phần đảm bảo tình hình an ninh trật
tự trên địa bàn.
1.2. Cơ cấu tổ chức
1.2.1. Vị trí và Chức năng của công an thị trấn Chi Đông
Công an thị trana Chi Đông là cấp công an trực tiếp chiến đấu ở cơ sở;
có trách nhiệm tham mưu giúp Trưởng công an huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh, Đảng ủy, Ủy ban nhân dân phường về bảo vệ an ninh, trật tự; Tổ
chức thực hiện quản lý nhà nước về an ninh, trât tự trên địa bàn thị trấn; trực
tiếp đấu tranh, phòng chống tội phạm, các vi phạm pháp luật về an ninh, trật
tự; xây dựng lực lượng công an phường cách mạng, chính quy, tinh nhuệ, từng

bước hiện đại.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Nắm chắc tình hình an ninh, trật tự trên địa bàn thị trấn; nghiên cứu đề
xuất Trưởng công an huyện, Đảng ủy, Ủy ban nhân dân thị trấn uyết định chủ
trương, kế hoạch, biện pháp bảo vệ an ninh, trật tự ở thị trấn và tổ chức thực
hiện các quyết định đó.
Hướng dẫn các cơ quan, đoàn thể, các tổ chức, công dân của thị trấn
thực hiện nghĩa vụ bảo vệ an ninh, trật tự, xây dựng phong trào toàn dân bảo
vệ an ninh Tổ quốc; phối hợp với các cơ quan, đoàn thể tuyên truyền, phổ biến
3
pháp luật về bảo vệ an ninh, trật tự. Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho lực
lượng bảo vệ dân phố, dân phòng, các tổ chức quần chúng làm công tác bảo vệ
an ninh, trật tự theo quy định của pháp luật và Công an cấp trên.
Thực hiện các quy định quản lý hành chính về trật tự an toàn xã hội:
quản lý nhân khẩu, hộ khẩu, quản lý người nước ngoài và người Việt Nam
định cư ở nước ngoài cư trú, hoạt động trên địa bàn phường; cấp phát chứng
minh nhân dân và các giấy tờ đi lại khác, quy định về bảo vệ bí mật của nhà
nước, quản lý vũ khí, vật liệu nổ ( trừ vũ khí, vật liệu nổ do Bộ Quốc phòng
quản lý và vật liệu nổ công nghiệp ), phòng cháy, chữa cháy, quản lý nhà nước
về an ninh, trật tự đối với các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện và các lĩnh
vực khác về an ninh, trật tự trên địa bàn thị trấn theo quy định của pháp luật và
của Bộ trưởng.
Tổ chức thực hiện các công tác nghiệp vụ cơ bản, sử dụng các biện
pháp công tác nghiệp vụ để phòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm trên địa
bàn thị trấn theo quy định của pháp luật và của Bộ trưởng.
Tổ chức bảo vệ hiện trường, cấp cứu nạn nhân; bắt người phạm tội quả
tang; tổ chức bắt người có lệnh truy nã đang lẩn trốn trong địa bàn thị trấn.
Tham gia tiến hành một số hoạt động điều tra theo quy định của pháp luật.
Tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý, giáo dục đối tượng trên địa
bàn thị trấn theo quy định của pháp luật.

Tổ chức giữ gìn trật tự công cộng, trật tự đô thị, trật tự giao thông; tham
gia giải quyết các vụ gây rối trật tự. Xử lý các vi phạm hành chính về an ninh,
trật tự an toàn xã hội theo quy đinh của pháp luật và công an cấp trên.
Phối hợp bảo vệ tuyệt đối an toàn cán bộ cao cấp của Đảng, Nhà nước,
các đoàn khách quốc tế, chuyên gia nước ngoài đến công tác, tham quan hoặc
đi qua địa bàn thị trấn theo phương án kế hoạch đã được duyệt.
4
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức và công dân trong
thị trấn thực hiện pháp luật của nhà nước, nghị quyết của Hội đồng nhân dân,
quyết định của Ủy ban nhân dân thị trấn về bảo vệ an ninh, trật tự. Kiến nghị
lên cơ quan có thẩm quyền xem xét xử lý các hành vi vi phạm pháp luật.
Tổ chức thực hiện công tác xây dựng lực lượng Công an thị trấn cách
mạng, chính quy, tinh nhuệ và từng bước hiện đại; quản lý chặt chẽ tài chính,
tài sản của Công an thị trấn theo quy định.
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và
nhiệm vụ khác thuộc chức năng của Công an thị trấn do Công an cấp trên,
Đảng ủy và Ủy ban nhân dân thị trấn giao.
1.2.3. Sơ đồ tổ chức
1.2.4.Tổ chức bộ máy quản lý của công an thị trấn
Trưởng Công an thị trấn có trách nhiệm tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Công an thị trấn quy định tại Điều 9 của Pháp lệnh : Được yêu
cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn thị trấn phối hợp hoạt động, cung
cấp thông tin và thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến bảo đảm an ninh, trật tự,
Trưởng công
an thị trấn
Phó công an thị
trấn
Cảnh
sát
khu

vực
Cảnh
sát
khu
vực
Cảnh
sát
khu
vực
Cảnh
sát
khu
vực
5
an toàn thị trấn hội.; chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Uỷ ban nhân dân
cùng cấp và Công an cấp trên về hoạt động của Công an thị trấn.
Phó trưởng Công an thị trấn giúp Trưởng Công an thị trấn thực hiện
nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng Công an thị trấn; khi Trưởng Công
an thị trấn vắng mặt thì Phó trưởng Công an thị trấn được Trưởng Công an thị
trấn ủy quyền thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng Công an thị trấn.
Cảnh sát khu vực thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng
Công an thị trấn; chịu trách nhiệm triển khai thực hiện chủ trương, kế hoạch,
biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn thị trấn hội ở địa bàn dân cư do
mình phụ trách và thực hiện các nhiệm vụ khác về bảo đảm an ninh, trật tự, an
toàn thị trấn hội do Trưởng Công an thị trấn giao.
2. Thực trạng quản lý hộ khẩu tại thị trấn Chi Đông
2.1 Thực trạng
Hiện trạng: việc quản lý hộ khẩu hiện nay của thị trấn Chi Đông hoàn
toàn bằng việc quản lý hồ sơ chưa áp dụng một chút công nghệ tin học trong
quản lý, công việc quản lý còn thủ công, vì thế mà tình hình thuất thoát dữ

liệu hay thông tin không chính xác đang chiếm tỉ lệ cao. Việc cập nhật thông
tin diễn ra lâu và phức tạp,bộ phận quản lý còn cồng kềnh làm việc không
hiệu quả cộng với cơ sở vật chất không được đầu tư đúng mức đang xuống
cấp khiến cho công việc quản lý rất khó khăn.
Hiện nay, toàn bộ các quy trình xử lý, lưu trữ hồ sơ, lập báo cáo thống
kê về quản lý nhân hộ khẩu của gần 8000 dân trên địa bàn thị trấn Chi Đông
đều được thực hiện thủ công thông qua sổ sách, giấy tờ.
Công việc này mất nhiều thời gian, độ chính xác không cao và gặp
nhiều khó khăn trong công tác quản lý. Do vậy, việc ứng dụng Công nghệ
thông tin phục vụ công tác quản lý nhân hộ khẩu là nhu cầu thiết thực, góp
6
phần xây dựng cơ sở dữ liệu về dân số, đáp ứng công tác quản lý nhà nước và
hoạch định các chính sách liên quan đến quản lý dân cư một cách chính xác,
đầy đủ, khoa học.
Xuất phát từ thực tế trong công tác quản lý nghiệp vụ vẫn còn nhiều
khó khăn cùng với cuộc cải cách hành chính được phát động mạnh mẽ trong
toàn ngành, tôi đã mạnh dạn tìm tòi áp dụng phần mềm microsoft access thiết
kế chương trình quản lý nhân khẩu áp dụng tại địa phương.
Ứng dụng được viết ra nhằm đáp ứng cho nhu cầu áp dụng ứng dụng tin
học vào việc quản lý nhân hộ khầu cấp xã huyện,
Giúp cho việc quản lý sao lưu và trích lục tư liệu của từng đối tượng,
từng hộ gia đình được thuận lợi và dễ dàng hơn.
Giúp quản lý tốt những đối tượng tù, tạm giam tạm giữ , những đối
tượng vi phạm hành chính, nghị định 163 và các đối tượng có liên quan khác.
Lập danh sách các đối tượng chuẩn bị làm giấy chứng minh nhân dân ,
đối tượng vi phạm được theo dõi đặc biệt
Thống kê chi tiết từng ấp, từng hộ , từng nhân khẩu trong toàn huyện.
Lập các bãn báo cáo về ban chỉ huy ấp huyện một cách nhanh gọn và
chính xác.
2.2/ Nội dung công tác quản lý nhân hộ khẩu tại thị trấn Chi Đông

Công việc quản lý hộ khẩu gồm: quản lý hộ gia đình, cấp giấy tạm
vắng, cấp sổ tạm trú, làm chuyển khẩu, cụ thể như sau:
Quản lý hộ gia đình: quản lý hộ khẩu thông qua sổ hộ khẩu, sổ này theo
mẫu chung của nhà nước, thống kê nhân khẩu địa phương thông qua sổ lưu
nhân khẩu.
Cấp giấy tạm vắng: khi người dân đến xin tạm vắng, cảnh sát khu vực
yêu cầu họ điền đầy đủ thông tin của họ vào phiếu khai báo tạm vắng, sau đó
đối chiếu với sổ hộ khẩu, nếu thông tin người khai chính xác sẽ lưu thông tin
lại trong sổ ghi tạm vắng.
7
Cấp tạm trú: khi có người đến xin tạm trú, công an thị trấn yêu cầu họ
xuất trình chứng minh nhân dân, giấy tạm vắng do địa phương nơi họ cư trú
cấp ( trong trường hợp tạm trú lâu dài), cấp bản khai nhân khẩu, phiếu báo
thay đổi nhân khẩu có sự đồng ý của chủ hộ nơi cho tạm trú. Trong trường
hợp tạm trú một vài ngày chỉ phải xuất trình giấy tờ tùy thân như : chứng
minh nhân dân, thẻ học sinh,…. Sau đó lưu lại thông tin và ghi vào sổ tạm
trú ( tùy theo khu vực của từng cảnh sát khu vực quản lý ).
Làm chuyển khẩu: khi một người đến xin chuyển khẩu phải có phiếu
khai báo tạm vắng, sổ hộ khẩu và điền đầy đủ thông tin vào phiếu báo thay
đổi nhân khẩu, bản khai nhân khẩu, sau đó đối chiếu với sổ hộ khẩu nếu
thông tin là chính xác lưu thông tin vào trong sổ chuyển khẩu.
+ Phương thức: Mỗi tổ dân phố có một người phụ trách nhưng công
việc chủ yếu của họ làm đó là quản lý tạm trú tạm vắng. Khi có sự thay đổi
nhân khẩu như có ngườ mới chuyển đến thì các cán bộ này có trách nhiệm
thu thập thông tin về người mới chuyển đến, và họ ở nhà ai. Ngoài ra còn thu
thập thông tin về người chuyển đi lên danh sách báo cáo lên cấp trên hàng
tháng . Cấp phường cán bộ có trách nhiệm lưu thông tin từ cơ sở, ngoài ra
còn trực tiếp giải quyết những thay đổi như: nhập thành viên mới vào hồ sơ,
ngoài ra mỗi năm cán bộ này lại xuống cơ sở để điều tra thực tế từng hộ gia
đình. Lập báo cáo gửi lên cấp trên.

Việc quản lý hộ khẩu các cấp được miêu tả bởi sơ đồ sau:
8
2.3 Vai trò của công tác quản lý nhân, hộ khẩu
Công tác đăng ký , quản lý hộ khẩu đã phát huy được tác dụng trong
việc thu thập những tài liệu cơ bản về nhân khẩu và lao động, làm cơ sở cho
công tác thống kế dân số phục vụ việc xây dựng và thực hiện các chính sách,
các kế hoạch của Đảng, nhà nước, phục vụ việc quản lý kinh tế và quản lý xã
HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN
KHẨU
HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN
KHẨU
Quản lý
nhân khẩu
Cấp tạm
vắng
Thực hiện
chuyển khẩu
Cấp tạm trú Lập báo cáo
Cấp sổ hộ
khẩu
Lưu sổ
nhân
khẩu
Kiểm tra
hộ khẩu
Cấp giấy
tạm vắng
Ghi sổ
theo dõi
tạm vắng

Kiểm tra
hộ khẩu
Kiểm tra
giấy tạm
vắng
Lập phiếu
báo thay
đổi nhân
khẩu
Lập bản
khai nhân
khẩu
Ghi sổ
lưu
chuyển
khẩu
Kiểm tra
Giấy tạm
vắng
Kiểm tra
Chứng
minh
Lập bản
khai nhân
khẩu
Lập phiếu
báo thay
đổi
Cấp sổ
tạm trú

Lập báo
cáo
Lưu sổ
tạm trú
9
hội về mọi mặt. Không những thế, việc quản lý nhân hộ khẩu còn giúp cho
công tác đảm bảo tình hình an ninh trật tự trên toàn đất nước. Do đó, việc đổi
mới cách thức quản lý hộ khẩu bằng ứng dụng công nghệ thông tin là một việc
hết sức cần thiết, phù hợp với yêu cầu đòi hỏi hiện nay.
10
PHẦN II. PHÂN TÍCH VÀ ỨNG DỤNG ACCESS TRONG
THIẾT KẾ CƠ SƠ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN KHẨU
1/ Giới thiệu chung về microsoft access
Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác
người sử dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access cho chúng
ta một công cụ hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và
biểu diễn thông tin.
Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và
công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử
dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác
nhau. Ngoài ra, có thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển
thị dữ liệu khác nhau chỉ cần động tác nhấp chuột.
Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết
kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý,
có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu va báo cáo trong một tài liệu
và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp.
Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công
việc. Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro)
ta có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với
những nhu cầu quản lý cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic

(Visual Basic For application) một ngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL.
2/ Thiết kế cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân khẩu
2.1/ Tạo bảng ( table)
Sau khi tạo cơ sở dữ liệu, bạn cần tạo ít nhất là một bảng. Access sử
dụng các bảng để xác định cấu trúc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Mỗi bảng chứa
tập hợp các thông tin có liên quan. Access dễ dàng xây dựng các bảng. Nó
11
cũng cung cấp Table Wizard để trợ giúp việc tạo các loại bảng phổ biến hoặc
tự thiết kế bảng tùy yêu cầu từng công việc . Dựa trên những tìm hiểu công
việc quản lý nhân khẩu trong quá trình thực tập, tôi tự thiết kế các bảng gồm
có thông tin sau:
2.1.1/ . PHƯỜNG
Field name Data type Field size Fomat Required
MAPHUONG Text 15 Yes
TENPHUONG Text 30 Yes
Trong một huyện có nhiều xã, phường, thị trấn, việc tạo bảng phường
để phần mềm này có thể sử dụng cho công tác quản lý chung của cấp huyện
phân biệt giữa các xã với nhau.
2.1.2/ KHU PHỐ (TỔ DÂN PHỐ):
-Một Phường có nhiều Khu phố ( tổ dân phố ) chịu sự quản lý của Phường.
Thông tin Khu phố gồm mã khu phố, tên khu phố, mã phường cụ thể như :
Field name
Data
type
Field
size
Fomat
MAKHUPHO Text 15
TENKHUPHO Text 30
MAPHUONG Text 15

Lookup từ bảng PHUONG required
yes
2.1.3/Hồ sơ hộ
Khi có hộ gia đình mới nhập khẩu đến hoặc tách hộ, công an sẽ quản lý
hộ đó và lưu tàng thư theo từng số hồ sơ hộ. Mỗi hộ có một số hồ sơ khác
nhau cấp theo thứ tự, cụ thể như sau:
Tên trường Kiểu dữ liệu Field size Format
MAHO Text 15 Trường khóa
Sotrang,tap Text 15
Tenkhupho Text 30
Lookup từ bảng Khupho
Required Yes
Hình 2.1
2.1.4/ Số nhà
Trong một khu phố có nhiều số nhà được đánh theo thứ tự từ một đến
hết, giữa các khu phố có thể có số nhà trùng nhau hoặc khác nhau tùy theo
12
cách phân chia của phường để tiện trong việc quản lý theo địa chỉ, cụ thể như
sau:
Field name Data
type
Field
size
Fomat
MANHA Text 15 Required: Yes
MAKHUPHO Text 15 Lookup từ bảng khupho, required
Yes
MAHK Text 15 Lookup từ bảng Hosoho, required
Yes
Hình 2.2

2.1.5/ Quản lý trình độ của nhân khẩu
♣ Trình Độ: Mã trình độ,tên trình độ
A/ TRÌNH ĐỘ:
Field name Data
type
Field
size
Fomat
MATD Text 15 Required: Yes
TENTRINHDO Text 15 Requied Yes
B/ Trình độ chuyên môn:
Field name Data
type
Field
size
Fomat
MACM Text 15 Required: Yes
TENCHUYENMON Text 20 Requied Yes
C/Ngoại ngữ
Field name Data
type
Field
size
Fomat
MANN Text 15 Required: Yes
TENNGOAINGU Text 15 Requied Yes
D/ Trình độ ngoại ngữ
Field name Data
type
Field

size
Fomat
MATD Text 15 Required: Yes
TENTRINHDO Text 5 Requied Yes
13
2.1.6/ Quản lý nhân khẩu thuộc diện chính sách nào ta lập bảng chính
sách:
♣ Chính Sách:Mã chính sách,Tên Chính Sách:
Field name Data
type
Field
size
Fomat
MACS Text 15 Required: Yes
TENCHINHSACH Text 20 Requied Yes
2.17/ Nghề nghiệp
Field name Data
type
Field
size
Fomat
MANN Text 15 Required: Yes
THUOCDIEN Text 15 Requied Yes
TENNGHENGHIEP Text 30
2.1.8/ Dân tộc
Field name Data
type
Field
size
Fomat

MADT Text 15 Required: Yes
TENDANTOC Text 15 Requied Yes
2.1.9/ Tôn giáo
Field name Data
type
Field
size
Fomat
MATG Text 15 Required: Yes
TENTONGIAO Text 20 Requied Yes
2.1.10/ Nhân Khẩu:Thông tin Nhân Khẩu sẽ được liên kết với tất cả
những thông tin trên chuyển đến:
Field name
Data
type
Field
size
Fomat
NKID Text 15 Required: Yes
HOID Text 15
Lookup từ bảng
Sohosoho required
Yes
HOTEN Text 50
HOTENGOIKHAC Text 50
NGAYSINH Date/time Dd/mm/yyyy
Imputmask:
00/00/0000
GIOITINH Yes/no ;
“Nam”[blue];

Lookup wizad what
i want gõ
14
“Nữ”[red]
-1
0
DANTOC Text 15
Lookup từ bảng
Dantoc required
Yes
TONGIAO Text 15
Lookup từ bảng
Tongiao required
Yes
QUEQUAN Text 60
QUANHE Text 15
CMND Text 9
HOCHIEU Text 15
NOISINH Text 60
CHOOHIENNAY Text 60
TRINHDO Text 15
Lookup từ bảng
Trinhdo required
Yes
CHUYENMON Text 15
Lookup từ bảng
Chuyên môn
required Yes
NGOAINGU Text 15
Lookup từ bảng

Ngoaingu required
Yes
TRINHDONGOAINGU Text 15
Lookup từ bảng
Trinhdongoaingu
required Yes
BIETTIENGDANTOCITNGUOI Text 10
NOICHUYENDEN Text 60
NGAYCHUYENDEN Date/time Dd/mm/yyyy
Imputmask:
00/00/000
LYDOCHUYENDEN Text 35
SONHA Text 15
Lookup từ bảng
Sonha required Yes
ANH
OLE
Object
Bảng này cho biết những nhân khẩu hiện có của thị trấn, những thông
tin liên quan và những nhân khẩu mới chuyển đến từ ngày tháng năm nào.
2.1.11/ Bảng theo dõi nhân khẩu chuyển đi
Field name
Data
type
Field
size
Fomat
NKID Text 15 Required: Yes
15
HOID Text 15

Lookup từ bảng
Sohosoho required
Yes
HOTEN Text 50
HOTENGOIKHAC Text 50
NGAYSINH Date/time Dd/mm/yyyy
Imputmask:
00/00/0000
GIOITINH Yes/no
;
“Nam”[blue];
“Nữ”[red]
Lookup wizad what
i want gõ
-1
0
DANTOC Text 15
Lookup từ bảng
Dantoc required
Yes
TONGIAO Text 15
Lookup từ bảng
Tongiao required
Yes
QUEQUAN Text 60
QUANHE Text 15
CMND Text 9
HOCHIEU Text 15
NOISINH Text 60
CHOOHIENNAY Text 60

NOICHUYENDI Text 60
NGAYCHUYENDI Date/time Dd/mm/yyyy
Imputmask:
00/00/000
LYDOCHUYENDI Text 35
ANH
OLE
Object
Bảng này được tạo nhằm quản lý những nhân khẩu thường trú của thị
trấn chuyển đi đâu, chuyển đi vì lý do gì và ngày tháng năm chuyển đi.
16
2.1.12/ Bảng thân nhân nhân khẩu thường trú
Field name
Data
type
Field
size
Fomat
MANK Text 15
Lookup từ bảng
Capnhatnhankhauthuongtru
required Yes
HOTEN Text 50
NGAYSINH Date/time Dd/mm/yyyy Imputmask: 00/00/0000
GIOITINH Yes/no
;
“Nam”[blue];
“Nữ”[red]
Lookup wizad what i want
gõ

-1
0
DANTOC Text 15
Lookup từ bảng Dantoc
required Yes
TONGIAO Text 15
Lookup từ bảng Tongiao
required Yes
QUEQUAN Text 60
QUANHE Text 15
CHOOHIENNAY Text 60
NGHENGHIEP Text 20
Lookup từ bảng
Nghenghiep required Yes
NOILAMVIEC Text 60
Hình 2.3
Bảng này được liên kết tới bảng nhân khẩu chuyển đến và nhân khẩu
chuyển đi phục vụ trong quá trình điều tra một nhân khẩu trên địa bàn, ta sẽ
biết ngay được lý lịch và thân nhân của nhân khẩu đó. Thông tin thân nhân
cần thiết ở đây là bố, mẹ đẻ, anh chị em ruột, vợ con ( nếu có ).
Ngoài ra, phần mềm còn có bảng nhân khẩu tạm trú, thân nhân tạm trú
nhằm quản lý những nhân khẩu đến tạm trú tại địa bàn và thân nhân để phục
17
vụ cho quá trình quản lý và điều tra thông tin khi cần thiết. Các thông tin lý
lịch và thân nhân nhân khẩu tạm trú có được thông qua quá trình làm thủ tục
đăng ký tạm trú ban đầu.
2.2/ Thiết lập các mối quan hệ
2.3/ Nhập liệu cho các bảng
a/ bảng chính sách
b/ Bảng Phường

18
c/ Khu phố
….
2.4/ Tạo query
2.4.1/ Các loại truy vấn
Access cho phép bạn đưa ra một câu hỏi đã được thiết kế để trả về một
số các bảng ghi từ một bảng. Các loại truy vấn
Access hỗ trợ 6 loại truy vấn khác nhau. Mỗi truy vấn thực hiện một
thao tác khác nhau trong mối quan hệ tới dữ liệu trong bảng:
• Select Query (truy vấn lựa chọn): Là loại truy vấn được mặc định, cho
phép bạn xây dựng một truy vấn mà trả về là số các trường được xác định tiêu
chuẩn.
• Crosstab Query (Truy vấn Crosstab): Sửa đổi lưới QBE sao cho những tùy
chọn của nó đại diện sự cần thiết cho truy vấn.
• Make-Table Query (Truy vấn tạo bảng): Áp dụng khi cần tạo ra một bảng
mới. Access sử dụng bảng này để lưu trữ kết quả phần chính của truy vấn. Khi
chọn công cụ này, Access yêu cầu bạn đặt tên cho bảng và nơi lưu trữ bảng.
Lưới QBE cũng tương tự như truy vấn chọn lựa.
19
• Update Query (Truy vấn cập nhật): Dùng để cập nhật nhiều bản ghi trong
một bảng. Access thay đổi lưới QBE để đại diện cho sự cần thiết của truy
vấn.
• Append Query (Truy vấn Bổ sung): Dùng để bổ sung các bản ghi thành một
bảng. Khi chọn công cụ này, Access yêu cầu bạn đặt tên bảng và nơi lưu trữ
bảng đó. Access thay đổi lưới QBE để phản ánh lại những tiêu chuẩn cho loại
truy vấn này.
• Delete Query (Truy vấn xóa): Dùng để xóa cac bản ghi. Access thay đổi lưới
QBE thành dạng đơn giản hơn các truy vấn khác.
• Parameter query (Truy vấn tham số). Truy vấn này làm việc trong mối quan
hệ với các truy vấn khác. Khi thực hiện truy vấn này, Access hỏi bạn để thiết

lập các câu hỏi. Truy vấn sử dụng các câu trả lời để hoàn thành công việc của
nó. Bạn có thể nghĩ loại truy vấn này như một “truy vấn với giao diện người
dùng.” \
• SQL query (truy vấn SQL): Để xác định các loại truy vấn, bạn phải sử dụng
SQL (Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc). SQL cung cấp một cách để giao tiếp
với các loại cơ sở dữ liệu khác nhau hoặc thiết kế cơ sở dữ liệu trên mạng.
2.4.2/ Ứng dụng trong quản lý
Thực hiện các truy vấn sau:
* Hiển thị những nam nhân khẩu trong độ tuổi từ 18 đến 25 ( trong độ tuổi
nghĩa vụ quân sự ) gồm các thông tin: Họ tên, họ tên gọi khác, năm sinh, số
nhà, khu phố, tính ra tuổi của những nhân khẩu đó, Tuổi: year(now())-
year([ngaysinh]).
20
* Hiển thị thông tin những nhân khẩu chuyển đến thị trấn từ ngày 01/01/2011
đến hết ngày 31/01/2011 gồm các thông tin: Họ tên, Ngày sinh, giới tính, dân
tộc, ngày chuyển đến, nơi chuyển đến và hiển thị những nhân khẩu từ độ tuổi
từ 15 trở lên.
21

* Hiển thị thông tin những nhân khẩu chuyển đến thị trấn từ ngày 01/01/2010
đến hết ngày 31/01/2010 gồm các thông tin: Họ tên, Ngày sinh, giới tính, dân
tộc, ngày chuyển đến, nơi chuyển đến và hiển thị những nhân khẩu từ độ tuổi
dưới 15 trở xuống.
22
Kết quả là:
*Hiển thị những thông tin nhân khẩu trong độ tuổi làm chứng minh nhân dân (
từ 14 trở lên).
Kết quả là:
23