Ôn thi môn Phân tích thiết kế tổ chức hành chính Nhà nước

Ôn thi môn thiết kế & phân tích tổ chức
1. Có hàng loạt thuật ngữ liên quan đến việc thiết kế & phân tích. Hãy nêu lên các thuật ngữ
đó?
2. Nêu tóm tắt 8 nội dung cụ thể của cải cách tổ chức bộ máy hành chính trong giai đoạn
2001-2010? Theo anh/chị nên bắt đầu với nội dung nào? Vì sao bắt đầu với nội dung đó?
Lập lộ trình cải cách cho 8 nội dung trên?
3. Trình bày khái quát các đối tợng và căn cứ thiết kế tổ chức?
4. Định nghĩa cơ cấu tổ chức & các nhân tố tác động đến cơ cấu tổ chức?
5. Vẽ sơ đồ các loại hình cơ cấu tổ chức? Trình bày đặc trng, u điểm, nhợc điểm & điều kiện
áp dụng một loại hình cơ cấu tổ chức nào đó?
6. Phân biệt sự giống & khác nhau mô hình tổ chức vụ & mô hình tổ chức cục trong
thiết kế bộ máy quản lý Bộ, cơ quan ngang Bộ?
7. Khái niệm thiết kế tổ chức & những nhân tố cơ bản khi thiết kế mô hình tổ chức. Những
nguyên nhân cơ bản dẫn đến thực trạng trùng lặp chồng chéo chức năng, nhiệm vụ trong
cơ quan QLNN hiện nay?
8. Các loại hình thiết kế tổ chức & phơng pháp thiết kế tổ chức. Trong hoàn cảnh Việt Nam
loại hình thiết kế nào phức tạp nhất? Vì sao?
9. Những nội dung cơ bản của quy trình thẩm định thiết kế tổ chức, vẽ sơ đồ?
10. Những cách tiếp cận khác nhau về nội dung phân tích tổ chức. Cách tiếp cận nào phù hơp
với hoàn cảnh nớc ta hiện nay?
Cõu 1: Cú hng lot thut ng có liên quan n vic thit k v phân tích t chc. Anh ch
nêu tên 10 thut ng trong 52 thut ng.
Thiết kế tổ chức là lựa chọn các mô hình cụ thể, nhìn thấy một cách rõ ràng. Dù thiết
kế tổ chức theo mô hình nào thì đều nhằm đạt mục tiêu và hiệu quả hoạt động cao nhất. Có
hàng loạt thuật ngữ có liên quan đến việc thiết kế và phân tích tổ chức, dới đây tôi sẽ nêu lên
10 thuật ngữ trong những thuật ngữ đó nh sau:
1. Mc tiờu: l cỏi ớch cn t ti trong hot ng ca mi t chc, ú l phng hng
t tin hnh cỏc hot ng nhm thc hin chc nng, nhim v ca mỡnh.
2. Chức năng: chức năng hành chính nhà nớc là loại hoạt động hành chính tách ra trong
quá trình phân công lao động quyền lực và chuyên môn hoá lao động của các cơ quan
hành chính nhà nớc đợc thực thi trong từng thời kỳ nhất định. Thông qua các chức

năng hành chính phản ánh vị trí, vai trò hoạt động của các cơ quan thực thi quyền
hành pháp đối với đời sống xã hội.
3. Nhiệm vụ: Công việc phải làm vì một mục đích và trong một thời gian nhất định.
4. Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức là cách thức bố trí con ngời trong tổ chức thành các bộ
phận, các nhóm cùng với các mối quan hệ của chúng, nhằm đạt đợc mục tiêu của tổ
chức một cách kết quả và hiệu quả.
5. Thm quyn: l nhng iu kin v vt cht v quyn lc m cỏ nhõn hay t chc cú
c phc v cho vic thc hin chc nng nhim v ca t chc mỡnh
6. Định biên quy chế: Định biên là việc quy định số lợng và cơ cấu cán bộ công nhân
viên cho một tổ chức, một cơ quan. Trong cơ quan hành chính Nhà nớc, định biên là
quy định của Chính phủ về số lợng và cơ cấu cán bộ, công chức theo loại công, ngạch
công chức và bậc công chức cho từng loại cơ quan trong hệ thống hành chính.
7. Trách nhiệm: trách nhiệm luôn gắn liền với vị trí mà một ngời đảm nhận. Trách nhiệm
là nghĩa vụ phải thực thi những công việc đã đợc trao.
8. Hiệu lực: hiệu lực quản lý hành chính nhà nớc là sự thực hiện đúng nhiệm vụ, quyền
hạn và hoạt động có kết quả chức năng quản lý của bộ máy hành pháp theo sự phân
công, phối hợp trong hệ thống chính trị, nhằm đạt đợc các mục tiêu, nhiệm vụ đã đề
ra.
9. Năng suất: Thể hiện tính hiệu quả trong quá trình thực hiện công việc của cơ quan
hành chính nhà nớc.
10.Hiệu quả: Hiệu quả quản lý hành chính nhà nớc là sự so sánh, đối chiếu các kết quả
đạt đợc với toàn bộ các nguồn lực đã sử dụng, nhằm đánh giá kết quả đạt đợc với chi
phí thấp nhất.
Cõu 2: Nờu túm tt 8 ni dung c th ci cỏch t chc b mỏy hnh chớnh nh nc ta trong
giai on 2001- 2010, theo anh ch thỡ nờn bt u t ni dung no? Vỡ sao?Cú th thit lp
l trỡnh ci cỏch cho 8 ni dung trờn
Chơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nớc về tổ chức bộ máy hành chính là
một chơng trình cải cách toàn diện đồng bộ nhất của Việt nam từ trớc đến nay, là sự cụ thể
hoá các Nghị quyết của Ban chấp hành Trung ơng 3, Trung ơng 6 khoá VII, Trung ơng 6 (lần
2), Trung ơng 7 khoá VIII và Văn kiện Đại Hội Đảng toàn quốc lần thứ IX. Tám nội dung cụ

thể cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nớc Việt Nam trong giai đoạn 2001-2010 có thể
tóm tắt nh sau:
(1) iu chnh chc nng, nhim v ca Chớnh ph, cỏc B, c quan ngang B, c quan
thuc Chớnh ph v chớnh quyn a phng cỏc cp(cho phự hp vi yờu qun lý nh nc
trong tỡnh hỡnh mi)
(2) Từng bớc điều chỉnh những công việc mà Chính phủ, cỏc B, c quan ngang B, cơ
quan thuộc Chính phủ và Chính quyền địa phơng đảm nhiệm để khắc phục chồng chéo, trùng
lặp về chức năng, nhiệm vụ chuyển giao dịch vụ cho các tổ chức khác.
(3) n nm 2005, v c bn ban hnh xong v ỏp dng cỏc quy nh v phõn cp TW,
a phng, phõn cp gia chớnh quyn a phng. Gn phõn cp vi ti chớnh, t chc v
cỏn b.
(4) Bố trí lại cơ cấu tổ chức của Chính phủ hợp lý.
Xõy dng c cu t chc cựa Chớnh ph gm cỏc B, c quan ngang B lm chc nng
qun lý nh nc, trờn c s xỏc nh, iu chnh li chc nng ca Chớnh ph, cỏc b, c
quan ngang B phự hp vi yờu cu qun lý nh nc v chớnh tr, kinh tờ, võn hoỏ, xó hi,
an ninh, quc phũng v i ngoi, v mi quan h gia cỏc ngnh cỏc lnh vc trong tỡnh
hỡnh mi m nh li s lng v c cu cỏc B, cỏc c quan ngang B, lm cho b mỏy
Chớnh ph gn nh, chc trỏch rừ rng, lm vic khoa hc, hot ng cú hiu lc hiu qu.
iu chnh t chc cỏc c quan cú chc nng qun lý nh nc cho phự hp vi c cu
Chớnh ph. i tờn mt s B, c quan ngang B cho phự hp vi ni dung v phm vi trỏch
nhim qun lý nh nc
(5) Điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy bên trong của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ: bộ phận tham mu; bộ phận thực thi chính sách; bộ phận cung cấp dịch vụ
công.
(6) Cải cách tổ chức bộ máy chính quyền địa phơng: tiêu chí từng loại đơn vị hành chính;
phân biệt chức năng, nhiệm vụ của chính quyền địa phơng ở đô thị và nông thôn. Tổ chức
hợp lý hội đồng nhân dân (Hiến pháp/Luật).
(7) Cải tiến phơng thức quản lý, lễ lối làm việc của cơ quan hành chính các cấp:
Xác định rõ các nhuyên tắc làm việc và quy chế phối hợp trong sự vận hành BMHC
định rõ phân sự, thầm quyền trách nhiệm của ngời dứng đàu cơ quan, dơn vị về kết quả hoạt

động của bộ máy do mình phụ trách.
Loại bỏ những việc làm hình thức, không có hiệu quả thiết thực, giảm hội họp, giảm
giấy tờ hành chính. Tăng cờng trách nhiệm và năng lực của cơ quan hành chính trong giải
quyết công việc của cá nhân và tổ chức.
(8) Thực hiện từng bớc hiện đại hoá nền hành chính.
- Trin khai ng dng cụng ngh thụng tin trong hot ng ch o, iu hnh ca h thng
hnh chớnh nh nc, ỏp dng cỏc cụng c, phn tiờn qun lý tiờn tin, hin i trong c
quan hnh chớnh nha nc
-Tng cng u t n nm 2010 cỏc c quan hnh chớnh trang b tng i hin i, c
quan hnh chớnh cp xó cú tr s lm vic v phng tin lm vic m bo nhim v qun
lý, mng tin hoc rin rng ca Chớnh ph c thit lp ti cp xó.
Bắt đầu từ nội dung nào? Vì sao?
Theo tụi vi thc tin hin nay thỡ nờn tin hnh ni dung th hai l hp lý hn c vỡ
ni dung ny ỏp ng c nhu cu thc tin, ũi hi ca xó hi v s to iu kin gim bt
gỏnh nng cho cỏc c quan nh nc, cỏc c quan ny tp trung vo cỏc vn v mụ cựa
t nc v ni dung c th ca tng vn s to thnh mt l trỡnh hp lý cho vn ci
cỏch b mỏy hnh chớnh nh nc hin nay?.
Lập lộ trình?
Nội dung cụ thể 2001-2005 / 2006-2010
1.iu chnh chc nng, nhim v ca Chớnh ph,
cỏc B, c quan ngang B, c quan thuc Chớnh
ph v chớnh quyn a phng cỏc cp(cho phự
hp vi yờu qun lý nh nc trong tỡnh hỡnh mi)
2.Từng bớc điều chỉnh những công việc mà Chính
phủ, cỏc B, c quan ngang B, cơ quan thuộc
Chính phủ và Chính quyền địa phơng đảm nhiệm để
khắc phục chồng chéo, trùng lặp về chức năng,
nhiệm vụ chuyển giao dịch vụ cho các tổ chức
khác.
3. n nm 2005, v c bn ban hnh xong v ỏp

dng cỏc quy nh v phõn cp TW, a phng,
phõn cp gia chớnh quyn a phng. Gn phõn
cp vi ti chớnh, t chc v cỏn b.
4. Bố trí lại cơ cấu tổ chức của Chính phủ hợp lý.
5. Điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy bên trong của
các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ: bộ phận tham mu; bộ phận thực thi chính sách;
bộ phận cung cấp dịch vụ công.
6. Cải cách tổ chức bộ máy chính quyền địa phơng:





tiêu chí từng loại đơn vị hành chính; phân biệt chức
năng, nhiệm vụ của chính quyền địa phơng ở đô thị
và nông thôn. Tổ chức hợp lý hội đồng nhân dân
(Hiến pháp/Luật).
7. Cải tiến phơng thức quản lý, lễ lối làm việc của
cơ quan hành chính các cấp.
8. Thực hiện từng bớc hiện đại hoá nền hành chính.


Cõu 3 Trỡnh by khỏi quỏt cỏc i tng v cn c thit k t chc
a) Đối tợng thiết kế tổ chức.
Đối tợng thiết kế tổ chức là toàn bộ các cơ quan hành chính nhà nớc thực hiện quyền
hành pháp, bao gồm các cơ quan sau đây:
(1) Chính phủ: gồm có Thủ tớng; số lợng Phó Thủ tớng; số lợng bộ trởng, (2) Bộ và cơ
quan ngang Bộ, (3) Cơ quan thuộc Chính phủ, (4) UB ND các thành phố trực thuộc TW, (5)
UBND các tỉnh trực thuộc TW, (6) UB ND thành phố thuộc tỉnh, (7) UBND thị xã, (8) UBND

Quận, (9) UBND Huyện, UBND Phờng, (11) UBND thị trấn, (12) UBND xã.
Trong các đối tợng thiết kế trên thì thiết kế tổ chức Chính Phủ là phức tạp nhất, mang
tầm quốc gia và quốc tế.
b) Căn cứ thiết kế tổ chức.
Để thiết kế tổ chức, dựa vào 3 căn cứ sau đây:
1. Căn cứ vào văn bản quy phạm pháp luật.
Đây là một đặc trng và một yêu càu bắt buộc khi thiết kế cơ quan hành chính nhà nớc.
Hiện nay ở VN, địa lý pháp lý, nhiệm vụ, quyền hạn hiện hành các cơ quan hành chính đợc
xác định thông qua nhiều văn bản pháp lý khác nhau, quan trọng nhất là: Hiến pháp của nớc
cộng hoà XHCN VN năm 1992; Luật tổ chức Chính phủ nớc CH XHCN VN năm 1992; Luật
tổ chức HĐND & UBND sửa đổi năm 1994; Nghị định số 15/CP ngày 2/3/1993 của Chính
phủ về nhiẹm vụ, quyền hạn và trách nhiệm QLNN của Bộ, cơ quan ngang Bộ; các Nghị định
của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của cán bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Pháp lệnh về nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của HĐND &
UBND ở mỗi cấp, ngày 25/6/1996; v.v.
2. Căn cứ vào thành tựu khoa học tổ chức và hành chính trên thế giới:
Khoa học tổ chức, khoa học hành chính là những khoa học ứng dụng, liên ngành đợc
hình thành ở thế kỷ 18 và phát triển mạnh mẽ ở thế kỷ 20 đặc biệt sau đại chiến thế giới lần
thứ 2. Cùng với nhiều công trình nghiên cứu về khoa học tổ chức, khoa học hành chính, khoa
học quản lý tổ chức công, cho phép chúng ta có thể tách biệt đến một mức độ nào đó lý
thuyết tổ chức, lý thuyết hành chính để hình thành một lĩnh vực chuyên sâu của khoa học
quản lý tổ chức công. Những luận đề mới về lý thuyết tổ chức có vai trò lớn trong quá trình
thay đổi t duy, thái độ, tiếp thu kiến thức và kỹ năng tổ chức, không chỉ cho những ngời đứng
đầu tổ chức mà cả đối với các thành viên trong tổ chức. Vận dụng kết quả nghiên cứu của các
trờng phái khoa học và các xu hớng mới đó về cải cách, tổ chức bộ máy hành chính nh Bộ đa
ngành, đa lĩnh vực.
3. Căn cứ vào định hớng đổi mới tổ chức trong nớc.
Trong giai đoạn hiện nay, căn cứ vào tám nội dung cụ thể cải cách tổ chức bộ máy hành
chính nhà nớc Việt Nam trong giai đoạn 2001-2010 có thể tóm tắt nh sau:
(1) iu chnh chc nng, nhim v ca Chớnh ph, cỏc B, c quan ngang B, c quan

thuc Chớnh ph v chớnh quyn a phng cỏc cp(cho phự hp vi yờu qun lý nh nc
trong tỡnh hỡnh mi)
(2) Từng bớc điều chỉnh những công việc mà Chính phủ, cỏc B, c quan ngang B, cơ
quan thuộc Chính phủ và Chính quyền địa phơng đảm nhiệm để khắc phục chồng chéo, trùng
lặp về chức năng, nhiệm vụ chuyển giao dịch vụ cho các tổ chức khác.
(3) n nm 2005, v c bn ban hnh xong v ỏp dng cỏc quy nh v phõn cp TW,
a phng, phõn cp gia chớnh quyn a phng. Gn phõn cp vi ti chớnh, t chc v
cỏn b.
(4) Bố trí lại cơ cấu tổ chức của Chính phủ hợp lý.
(5) Điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy bên trong của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ: bộ phận tham mu; bộ phận thực thi chính sách; bộ phận cung cấp dịch vụ
công.
(6) Cải cách tổ chức bộ máy chính quyền địa phơng: tiêu chí từng loại đơn vị hành chính;
phân biệt chức năng, nhiệm vụ của chính quyền địa phơng ở đô thị và nông thôn. Tổ chức
hợp lý hội đồng nhân dân (Hiến pháp/Luật).
(7) Cải tiến phơng thức quản lý, lễ lối làm việc của cơ quan hành chính các cấp.
(8) Thực hiện từng bớc hiện đại hoá nền hành chính.
Cõu 4: nh ngha c cu t chc & nhng nhõn t tỏc ng ti c cu t chc?
a) Định nghĩa cơ cấu tổ chức.
Tổ chức là sự liên kết con ngời, cùng nhau thực hiện mục tiêu nào đó dựa trên các
nguyên tắc nhất định. Tổ chức là một cấu trúc xã hội đợc hình thành nhằm điều phối một
cách có ý thức, có phạm vi, lĩnh vực và có chức năng hoạt động rõ ràng nhằm đạt đợc một
hay nhiều mục tiêu đề ra. Khoa học tổ chức là khoa học ứng dụng, liên ngành, chuyên nghiên
cứu kiến thức, kỹ năng, hành vi tổ chức cho các loại hình tổ chức khác nhau trên phơng diện
thiết kế, hình thức và phơng pháp hoạt động.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về cơ cấu tổ chức (còn gọi cấu trúc tổ chức). Các định
nghĩa sau đây có thể chấp nhận đợc:
Định nghĩa 1: Cơ cấu tổ chức là bộ phận cấu thành của tổ chức. Thông qua cơ cấu đó, phản
ánh chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của tổ chức.
Định nghĩa 2: Cơ cấu tổ chức là sự phản ánh các hình thức sắp xếp các bộ phận, các cá nhân

trong một tổ chức nhất định. Thông qua đó, mỗi bộ phận, mỗi cá nhân biết làm việc gì, ai là
ngời lãnh đạo, quản lý, điều hành, chỉ huy trực tiếp, cần báo cáo xin ý kiến, chỉ thị của ai.
Định nghĩa 3: Cơ cấu tổ chức là việc tập hợp tất cả những việc cần làm trong một tổ chức và
sự phân chia chúng thành các công việc cụ thể theo từng nhóm nhất định.
Nh vậy, khi đề cập đến cơ cấu tổ chức, ngời ta quan tâm đến:
Một là: Đặt tên và chức danh cho các bộ phận, phòng ban, vị trí công việc.
Hai là: Quy định về ngân sách chi tiêu, tức là nói đến vai trò, trách nhiệm, quyền hạn về tài
chính của các vị trí trong tổ chức.
Ba là: Cụ thể hoá các công việc bằng các bản mô tả và phân tích công việc.
Bốn là: Đặt chức danh cho các vị trí công việc riêng biệt.
Năm là: Mô tả chi tiết các mối quan hệ qua lại giữa từng bộ phận và từng chức danh, đảm
bảo tổ chức vận hành thông suốt.
b) Những nhân tố tác động đến cơ cấu tổ chức.
Những nhân tố tác động trực tiếp và gián tiếp đến cơ cấu tổ chức nh sau:
- Mục tiêu tổ chức: bao gồm mục tiêu ngắn hạn, dài hạn, trớc mắt, lâu dài, mục tiêu
định tính, mục tiêu định lợng.
- Tính chất phức tap: của chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm . Trên góc độ
này, con ngời là nhân tố quan trọng nhất, cũng là điểm u tiên hàng đầu khi tái cơ cấu
tổ chức.
- Quy mô tổ chức: rõ ràng, quy mô tổ chức càng lớn càng cần nhiều công chức ( dân số,
diện tích), đồng thời cũng đòi hỏi về vốn, tài chính
- Trình độ trang thiết bị kỹ thuật và hệ thống thông tin và việc áp dụng công nghệ thông
tin hiện đại.
Tuy nhiên, mục tiêu tái cơ cấu tổ chức là đạt đợc sự hài lòng của con ngời trong
tổ chức, nguồn lực đợc sử dụng hiệu quả hơn và áp dụng nhanh công nghệ mới vào vận
hành tổ chức.
Cõu 5: v s cỏc loi hỡnh c cu t chc, trỡnh by c trng, u im, nhc im
v iu kin ỏp dng mt loi hỡnh c cu t chc no ú?
a) Vẽ sơ đồ các loại hình cơ cấu tổ chức.
Cho đến nay, theo tiến trình lịch sử, có 5 loại hình cơ cấu tổ chức sâu đây:

1. Tổ chức trực tuyến
Ngời thực thi công vụ
2. Loại hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - Tham mu
Ngời thực thi công vụ
3. Loại hình cơ cấu tổ chức chức năng
Thủ tr ởng cơ quan
Ng ời điều hành
trực tuyến
Ng ời điều hành
trực tuyến
Ng ời điều hành
trực tuyến
Thủ tr ởng cơ quan
Ng ời điều hành
tham m u
Ng ời điều hành
trực tuyến
Ng ời điều hành
trực tuyến
Ng ời điều hành
trực tuyến
Ngời thực thi công vụ
4. Loại hình cơ cấu tổ chức uỷ ban, Họi đồng.

Thủ tr ởng cơ quan
Ng ời điều hành
chức năng
Ng ời điều hành
chức năng
Chủ nhiệm

Các phòng chức năng
đại diện cho các tổ chức
Tổ chức bộ máy chuyên
trách (Vụ, Cục, Ban)
Tổ chức phòng chức
năng chuyên trách
Các uỷ viên kiêm nhiệm
đại diện lãnh đạo Bộ,
Ngành, Đoàn thể
Ban th ký
5. Loi hình cơ cấu tổ chức ma trận ( Matrix).

.
b) Trình bày c trng, u im, nhc im v iu kin áp dng của loi hình c cu t
chc Ma trận.
Cơ cấu tổ chức
hiện hành
Bộ A Bộ B Tỉnh
TP A
Tỉnh
TP B
Các Vụ
Cục
Các Sở
Ban
Ch ơng trình
quốc gia 1
Ch ơng trình
quốc gia 2
Đặc trng.

Tổ chức Ma trận là loại tổ chức thích ứng với việc xây dung và thực hiện các chơng trình
và dự án phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng của hoạt nhiều tổ chức và nhiều chuyên
môn khác nhau thuộc nhiều ngành và lãnh thổ, địa phơng khác nhau. Trong tổ chức Ma trận
xác định rõ cơ cấu quản lý chơng trình, dự án, trách nhiệm thực hiện chơng trình, dự án cho
từng loại hoạt động và sự phối hợp, chuyển giao các loại hoạt động đó. Rõ ràng việc xây
dung và thực hiện chơng trình, dự án đòi hỏi trình độ, năng lực và tài năng tổ chức của một
bộ phận hay toàn bộ hệ thống tổ chức kinh tế xã hội-đối ngoại-an ninh-quốc phòng. Khi
điều hành thực hiện chơng trình, dự án theo tổ chức Ma trận có 2 loại thủ trởng: Thủ trởng
các cơ quan hành chính nhà nớc và thủ trởng chơng trình, dự án. Từ đó, đòi hỏi sự rành mạch
về chiều ngang và chiều dọc của sơ đồ tổ chức.
Ưu điểm:
Phối hợp và kết hợp sức mạnh các cơ quan chức năng xét trên góc độ ngành và lãnh
thổ, TW và địa phơng nhằm thực hiện một mục tiêu chung dựa trên hệ thống tổ chức
hiện hành, không cần hình thành tổ chức riêng biệt.
Bố trí nhân sự linh hoạt, những ngời đợc phân công trực tiếp đảm trách chơng trình và
dự án có thể làm việc với nhóm chơng trình, dự án một vài tháng, them chí hàng năm,
sau khi hoàn thành chơng trình, dự án, họ trở về vị trí công tác trớc đây hoặc đợc cử
tham gia vào các chơng trình, dự án khác. Có những chuyên gia giỏi đợc cử tham gia
đồng thời ở nhiều chơng trình, dự án khác nhau, nếu năng lực của họ phù hợp với yêu
cầu của chơng trình dự án.
Sự xuất hiện nhiều chơng trình, dự án mới không nhất thiết phải tăng biên chế cơ
quan.
Nhợc điểm:
Sự thống nhất mệnh lệnh điều hành, chỉ huy bị vi phạm, vì các cá nhân có hơn một ngời
điều hành, không thể thực hiện triệt để nguyên tắc một thủ trởng, duy trì cơ chế song
trùng lãnh đạo.
Quyền lực, thẩm quyền, trách nhiệm của các nhà lãnh đạo, quản lý của các cơ quan hành
chính cùng cấp có thể xẩy ra sự trùng lặp, chồng chéo do sự phối hợp ngang, chỉ đạo dọc
không chặt chẽ và sơ hở về tiến độ thực hiện.
Mặc dù tổ chức Ma trận có nhợc điểm, nhng qua thực tiễn sử dụng dạng tổ chức này

thì các u điểm là nhiều hơn. Sau một thời gian áp dụng, ngời đứng đầu tổ chức, chức năng và
ngời chỉ huy chơng trình, dự án sẽ thu đợc kinh nghiệm tốt, do đó cơ cấu Ma trận ngày càng
đợc ứng dụng phổ biến từ các doanh nghiệp lớn đến cấp hành chính cao nhất.
Cõu 6: Phõn bit s khỏc nhau v ging nhau gia mụ hỡnh t chc V v t chc
Cc trong thit k b mỏy qun lý B, c quan ngang B.
Trong Nghị định của Chính phủ số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/ 2002 đã quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Bộ, cơ quan ngang Bộ. Cơ cấu tổ chức Bộ
bao gồm 4 khối cơ bản nh: các vụ QLNN; Các Cục thực thi chức năng QLNN chuyên ngành;
các tổ chức giúp việc cơ quan Bộ; và các tổ chức sự nghiệp ( Học viện, Nhà xuất bản, Tạp
chí).
Đối với Vụ: Có nhiệm vụ tham mu cho Bộ trởng, đợc xác định rõ ràng, đợc xác định
thông qua các văn bản quy phạm pháp luật; có đội ngũ công chức theo tiêu chuẩn chức danh,
có năng lực thiết kế chính sách công.
Đối với Cục: Có nhiệm vụ QLNN chuyên ngành, chuyên lĩnh vực; có nhiệm vụ thực
thi, chỉ đạo; có phạm vi hoạt động gắn liền với địa giới hành chính. Để phân biệt sự giống và
khác nhau giữa mô hình tổ chức Cục và tổ chức Vụ , ta dựa vào các tiêu chí sau:

Vụ Cục
1. Vị trí Cơ cấu chung của Bộ Cơ cấu chung của Bộ
2. Chức năng Tham mu giúp Bộ trởng QLN N về
ngành, lĩnh vực theo hớng một vụ đ-
ợc giao nhiều việc, nhng một việc
không giao cho nhiều vụ
Thực hiện nhiệm vụ QLNN chuyên
ngành thuộc phạm vi của Bộ. Cục
không ban hành văn bản QPPL
3. T cách pháp
nhân
Không có phòng không có con dấu,
tài khoản riêng. Trờng hợp cần thiết

đợc thành lập phòng trong Vụ
Có t cách pháp nhân đầy đủ, có con
dấu, tài khoản riêng, hoạt động có tính
chất độc lập nhơ một cấp quản lý hành
chính đã đợc phân cấp, đợc thành lập
các phòng.
4. Văn bản hoạt
động
Theo văn bản quy chế nội bộ do Bộ
trởng quy định
Theo Nghị định của Chính phủ hoặc
quyết định của Thủ tớng Chính phủ
tuỳ theo tầm quan trọng của Cục
Câu 7: Khái nim thit k t chc v các y u t c bn khi thit k mô hình t chc,
nguyên nhân c bn dn n thc trng trùng lp, chng chéo chc nng nhim v trong
các c quan HCNN hin nay
a) Khái niệm thiết kế tổ chức.
Định nghĩa 1: Thiết kế tổ chức các cơ quan HCNN là mô tả bằng những sơ đồ, mô
hình, bản chỉ dẫn định tính, định lợng mang tính chất là thiết chế tổ chức nhằm tạo
lập một tổ chức để thực hiện mục tiêu của tổ chức đó.
Định nghĩa 2:
Thiết kế tổ chức là một quá trình quy nhóm các chức năng cùng loại, các chức năng
gần nhau, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau để hình thành các bộ phận, tối u hoá quá trình
tácnghiệp của toàn bộ tổ chức nhằm đạt đợc các mục tiêu đề ra.
b) Các yếu tố cơ bản khi thiết kế tổ chức.
Thiết kế tổ chức ít nhất có 3 yếu tố cơ bản sau:
- Mô tả cấp bậc và cơng vị của từng chức danh một cách rõ ràng;
Mô hình
Tiêu chí
- Quy định kênh giao lu và thông tin giữa các cấp bậc và chức danh sao cho thông suốt;

- Chỉ dẫn và quy định sự phối hợp và hợp tác giữa các cấp bậc, các chức danh một cách
có hiệu lực mà các cá nhân trong tổ chức phải tuân theo.
c) Nguyên nhân cơ bản dẫn đến thc trng trùng lp, chng chéo chc nng nhim v trong
các c quan HCNN hin nay.
Việc thiết kế tổ chức phải dựa vào cơ sở pháp lý về thể chế tổ chức. Có 5 nội dung
chủ yếu sau: một là, xác định mục tiêu, hiệu lực, hiệu quả của tổ chức, tức là xác định đầu
ra của tổ chức; hai là, xác định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm tổ chức. Có
thể nói, đây là nội dung phức tạp nhất và khó khăn nhất; ba là, con ngời-nhân sự trong tổ
chức, đặc biệt định biên số lợng cơ cấu (bao nhiêu Bộ, bao nhiêu Sở, bao nhiêu phòng) và
định biên số lợng công chức (bao nhiêu nhân viên, cán sự, chuyên viên, chuyên viên chính,
chuyên viên cao cấp); bốn là, xác định phơng tiện vật chất cho tổ chức hoạt động; năm là,
phân tích môi trờng mà tổ chức tồn tại.
Năm nội dung trên gắn liền với những kiến thức về nguyên tắc tổ chức, cơ cấu tổ
chức, quy mô tổ chức và kỹ năng vận hành tổ chức.
Những nhuyên nhân dẫn đến trùng lặp, chồng chéo chức năng gồm có nh sau:
- Sự đan xen cơ chế cũ và cơ chế mới trong quá trình chuyển đổi sang cơ chế thị trờng.
- Sự ban hành các văn bản QPPL cha đồng bộ về thời gian, không gian cho những chức
năng nào đó, dẫn đén sự thiếu thống nhất và mâu thuẫn.
- Một số chức năng, nhiệm vụ mới xuất hiện các Bộ, Ngành, địa phơng đang thực hiện,
nhng cha kịp thời thể chế hoá.
- Một số chức năng, nhiệm vụ quy định cho Bộ, Ngành này, nhng trong thực tế Bộ,
Ngành đó cha triển khai, nhng Bộ, Ngành khác lại tiến hành.
- Có những chức năng, nhiệm vụ do nhiều cơ quan cùng thực hiện, nhng cha quy định
rõ ràng cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp ( kiểm tra doanh nghiệp, chống buôn lậu, cử
ngời đi làm việc nớc ngoài)
- Khoa học phân tích tổ chức các cơ quan HCNN cha trở thành một công cụ, quy chế
bắt buộc, dẫn đến chậm phát hiện và khắc phục sự trùng lặp, chồng chéo trong thực
tiễn hoạt động.

Câu 8: Các loi hình thit k t chc v ph ng pháp thit k t chc? Trong ho n c nh

Vit nam loi hình n o l ph c tp nht? vì sao?
a) Các loại hình thiết kế tổ chức ở Việt Nam.
1. Thiết kế một tổ chức mới
2. Thiết kế hoàn thiện một tổ chức hiện có.
3. Thiết kế nâng cấp tổ chức
4. Thiết kế hợp nhất tổ chức
5. Thiết kế sáp nhập tổ chức
6. Thiết kế chia tách tổ chức
7. Thiết kế chuyển đổi tổ chức
8. Thiết kế hạ cấp tổ chức
9. Thiết kế giải thể tổ chức
Trong những năm chuyển đổi sang cơ chế mới, nớc ta đã thiết kế đợc những cơ quan hành
chính lần đầu tiên xuất hiện nh: Kiểm toán nhà nớc, cơ quan quản lý thị trờng chứng khoán.
Một thành tựu lớn, tốn nhiều công sức, thời gian, với quyết tâm cao là thiết kế hợp nhất và
sáp nhập tổ chức. Việc thu hẹp số lợng Bộ từ năm 1987 dến 1995, từ 19 tổ chức thành 3 Bộ,
giảm 16 tổ chức. Nếu theo định hớng này, thì nớc ta hiện nay chỉ khoảng 20 bộ, cơ quan
ngang Bộ, đúng theo xu thế nhà nớc nhỏ, xã hội lớn
b) Phơng pháp thiết kế tổ chức. ( có 2 phơng pháp chính )
(1) Phơng pháp tơng tự: là phơng pháp thiết kế dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm
thành công, gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý hoặc không tơng tích của một tổ chức đồng dạng
có sẵn trong thực tế. Việc chọn một tổ chức tơng tự cũng phải tuân theo những tiêu chuẩn
nhất định, đồng thời chú ý đến những thành tựu tổ chức mới cần đợc áp dụng.
Ưu điểm cơ bản của phơng pháp thiết kế tổ chức này là quá trình hình thành đề án tổ
chức nhanh, chi phí thiết kế ít, thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ.
Tuy nhiên, luôn luôn ngăn ngừa sự sao chép máy móc kinh nghiệm, mà môi trờng hiện tại và
dự báo tơng lai không thể chấp nhận đợc. Phơng pháp thiết kế tổ chức này đã đợc áp dụng
khá phổ biến ở nhiều nơi, nhiều nớc trên thế giới.
(2) Phơng pháp phân tích: là phơng pháp dựa trên những kết quả phân tích tất cả các yếu tố
liên quan trực tiếp và gián tiếp đến sự hoạt động của tổ chức trong tơng lai. Muốn áp dụng
phơng pháp phân tích, phải chia việc thiết kế thành 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Xây dung sơ đồ cơ cấu tổng quan, xác định những kết luận, những yêu
cầu có tính nguyên tắc cho cơ cấu tổng quan, đặc biệt phần cứng của cơ cấu.
Giai đoạn 2: Xác định các thành phần chi tiết cho từng bộ phận cơ cấu, mối quan hệ
giữa chúng.
Giai đoạn 3: Đi sâu vào các phần chi tiết, nhờ mô tả chức năng, nhiệm vụ, thẩm
quyền, trách nhiệm cho từng chức danh cụ thể. Quy định các hoạt động của từng bộ phận,
từng cá nhân bằng điều lệ, nội quy, quy chế. Phơng pháp phân tích đợc áp dụng khi thiết kế
cho các loại hình tổ chức mới.
c) Trong ho n c nh Vit nam loi hình n o l ph c tp nht? vì sao?
Câu 9: Nhng ni dung c bn ca quy trình thm nh thit k t chc? v s ?
Những cơ quan có thẩm quyền về công tác tổ chức của Đảng và Nhà nớc cần tiếp tục
hoàn thiện quy trình thẩm định, một mặt nhằm ngăn ngừa xu hớng phình to quy mô và cơ
cấu, mặt khác với một quy trình đơn giản, chặt chẽ mỗi khi thông qua, phê duyệt việc thành
lập một cơ quan mới, đổi mới, cải tiến, sáp nhập, chia tách hoặc xoá bỏ một cơ quan hành
chính hiện có.
Quy trình thẩm định thực hiện theo trình tự sau đây:
Một là: Thẩm định tính pháp lý. Dựa vào các văn bản pháp lý hiện hành, đặc biệt Hiến pháp,
Luật tổ chức Quốc hội, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức Toà an nhân dân, Luật Tổ
chức Viện kiểm sát nhân dân, Luật Tổ chức HĐND và UBND, Luật lao động, Chế độ tiền l-
ơng, Pháp lệnh Cán bộ công chức: Tuỳ theo cấp độ tổ chức mà có nội dung thẩm định thích
hợp.
Hai là: Thẩm định tính khoa học. Một bản thiết kế tổ chức có tính khoa học là vận dụng đợc
những thành tựu mới của khoa học tổ chức:
- Bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực.
- Tách bạch chức năng QLNN, chức năng sản xuất kinh doanh và tổ chức cung ứng
dịch vụ công.
- Tách bạch hoạch định chính sách, thực thi công vụ, giám sát và dịch vụ công.
- Rành mạch chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, thẩm quyền Tỉnh, Huyện, xã.
- Hoạt động chính phủ, hoạt động hành chính mang tinh thần kinh doanh, thúc đẩy tăng
trởng và phát triển bền vững với 10 nguyên tắc mới ( lái thuyền chứ không chéo; tăng

quyền lực cho cộng đồng; khuyến khích cạnh tranh; kiếm đợc các nguồn lực; đầu t
vào phòng ngừa hơn là xử lý vấn đề đã nảy sinh; phân quyền; đề cao sứ mệnh; cấp vốn
cho kết quả chứ không phải cho đầu vào; thoả mãn nhu cầu cho ngời tiêu dùng.
- Đội ngũ công chức trong bộ máy là những ngời vị tha, chính trực, khách quan, trách
nhiệm báo cáo, công khai, trung thực, công bằng.
- Đổi mới kỹ thuật thông đạt, tiếp xúc trực tiếp không qua khâu trung gian.
Ba là: Thẩm định tính hiệu lực, hiệu quả.
- Hiệu lực là tác động thực tế của tổ chức đối với mục tiêu, đối với đầu ra, đối với kết
quả.
- Hiệu quả là đạt đợc kết quả cao nhất so với đầu vào ít nhất.
- Hiệu lực, hiệu quả gắn với năng suất cao, chất lợng tốt.
- Đa ra một số thông số tính toán: so sánh tiền lơng công thức với GP P hay tổng thu
ngân sách; tỷ lệ tăng công thức so với tốc độ phát triển kinh tế, tỷ lệ công thức so với
100 ngời dân.
Bốn là: Thẩm định tính khả thi.
Tính khoa học, tính hiệu lực và hiệu quả tổ chức đợc xem xét gắn liền với tính khả thi
của tổ chức. Bản thiết kế tổ chức là sản phẩm chủ quan của những con ngời thiết kế, thể hiện
lòng mong muốn chủ quan, nên phải tính đến tính khách quan, phòng ngừa duy ý chí, xa rời
thực tiễn.
Tóm lại, chúng ta có sơ đồ sau:

Câu 10: Nhng cách tip cn khác nhau v ni dung phân tích t chc, cách tip cn
n o phù h p vi ho n c nh nc ta hin nay?
Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về nọi dung phân tích tổ chức. Có thể đề cập đến 4
cách tiếp cận nội dung phân tích nh sau:
Cách tiếp cận thứ nhất:
Phân tích:
- Sứ mạng tổ chức (tuyên ngôn tổ chức).
- Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức, mối quan hệ ngang dọc.

- Thủ tục hành chính, lễ lối làm việc.
- Định biên tổ chức, thu nhập.
- Trình độ hợp tác, điều hoà, phối hợp.
Cách tiếp cận thứ hai:
Phân tích:
- Tính hợp lý trong việc lựa chọn loại hình tổ chức.
- Mức độ áp dụng các trờng phái khoa học tổ chức.
- Trình độ thiết kế tổ chức và thiết kế công việc.
- Mức độ thực hiện các nguyên tắc vận hành tổ chức.
- Sự hài hoà giữa mục tiêu tổ chức và mục tiêu các cá nhân (nhân sự) trong tổ chức.
Cách tiếp cận thứ ba:
Phân tích:
- Phân tích thời cơ tổ chức.
Tớnh phỏp lý
Tớnh khoa hc
Tớnh kh thi
thm nh
thit k
Tớnh hiu lc hiu qu
- Phân tích nguy cơ tổ chức.
- Phân tích mặt mạnh tổ chức.
- Phân tích mặt yếu tổ chức.
Cách tiếp cận thứ t:
Phân tích tổ chức cơ quan hành chính nhà nớc:
- Phân tích mức độ đáp ứng yêu cầu các cơ quan cấp trên.
- Phân tích sự đòi hỏi của các cơ quan cấp dới.
- Phân tích sự đáp ứng yêu cầu và sự phối hợp có hiệu quả với các cơ quan hữu quan.
- Phân tích sự thoả mãn nhu cầu thực hiện dịch vụ hành chính công đối với công dân và
tổ chức.
Vấn đề quan trọng nhất là đa ra một hệ thống chỉ tiêu (tiêu chí) định tính và định lợng để

phản ánh bốn mặt phân tích nói trên.
Cách tiếp cận nào phù hợp với hoàn cảnh VN?