Đàm phán là gì? Thế nào là đàm phán thành công, đàm phán thất bại?

Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao
Mục Lục
Phần Mở Đầu
Phần Nội Dung
Phần Kết Luận
Phần Mở Đầu
Đàm phán là một hoạt động gắn với mọi quan hệ giữa người với người mà hàng
ngày chúng ta vẫn tiến hành và nhiều khi tiến hành một cách trực giác không kịp có thời
gian suy nghĩ đến. Trong lĩnh vực quản lý đàm phán là một bộ phận không thể tách rời
mang lại thành công hay thất bại cho bạn cũng như doanh nghiệp.
Mỗi người chúng ta có thể dễ dàng nhớ lại vô vàn tình huống trong lĩnh vực nghề
nghiệp hay trong cuộc sống riêng tư đối đầu với những áp lực (cuộc chiến cân não).
Trong những tình huống đó, chúng ta đều giữ lại trong người một nỗi niềm cay đắng và
tự hứa sẽ không bao giờ để rơi vào tình trạng đó.
Nhưng cũng từ đó dần hình thành nên một nhận thức mang tính sung đột với đàm
phán và cuối cùng đưa đến một cách đối sử dựa trên sự thiếu tin cậy giữa các bên. Người
ta có thể dễ dàng hình dung những tổn hại do những thái độ tương tự đối với đàm phán
có thể gây ra. Vậy có thể tránh không để bị lôi cuốn vào những lệch lạc ấy không? Tránh
những cạm bẫy của trực giác? và làm thể nào để đàm phán thành công Win-Win? Kỹ
năng nào cần thiết? Kẻ yếu, kẻ mạnh có ngồi vào bàn thương lượng được không?
Đối với mỗi người chúng ta, đó là một khả năng đem lại cuộc sống. Dù muốn hay
không, những giờ phút đầu tiên trong đời và suốt một đời người chúng ta thèm muốn đạt
được nguyện vọng và ước mong bằng cách thích nghi với các điều bó buộc của hoàn
cảnh xã hội và vật chất chung quanh ta. Nếu chúng ta không đạt được điều chúng ta
mong muốn, đó là do trật tự đã sắp đặt và chúng ta phải cải tiến không ngừng năng lực,
1
Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao
sự tinh thông để đàm phán, thỏa thuận với người khác làm sao để được hài lòng hơn là
không thương lượng.
Với sự hướng dẫn của Tiến sĩ Hoàng Trọng Sao, Khoa Quản trị kinh doanh, Đại
học Công nghiệp TPHCM. Nhóm A&M sẽ nghiên cứu về đề tài “ Đàm phán là gì? Thế

nào là đàm phán thành công, đàm phán thất bại?” để hiểu rõ hơn những vấn đề về đàm
phán.
Phần Nội Dung
1. Cơ sở lý luận
1.1 Khái niệm đàm phán:
Đàm phán là những hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng tiến
hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau thỏa thuận và
thống nhất những vấn đề nào đó trong những tình huống nào đó sao cho chúng càng gần
với lợi ích mong muốn của họ càng tốt. Sự đạt được thỏa thuận chính là sự thành công
của các bên tham gia.
Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ
năm 1716 đã khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo
như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử
nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu
cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ,
đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác.
Nhà đàm phán giỏi cũng phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối
với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng
nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan.
1.2 Đặc điểm
• Đàm phán không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích riêng lẻ của một
bên, mà là quá trình đôi bên cuối cùng đều đạt được sự thống nhất thông qua việc
không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình.
2
Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao
• Đàm phán không phải là sự chọn lựa đơn giản giữa hai khái niệm “hợp tác” hay
“xung đột” mà là sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn đó.
• Đàm phán không phải là sự thỏa mãn lợi ích của một bên một các vô hạn chế, mà
sẽ có giới hạn lợi ích nhất định.

Sự thành công hay thất bại của một cuộc đàm phán không phải được đánh giá dựa
vào mục tiêu dự định của một bên nào đó mà phải dựa vào nhiều tiêu chuẩn đánh giá
tổng hợp, như: thự hiện mục tiêu, tối ưu hóa chi phí, quan hệ giữa các bên,…Vì vậy, đàm
phán vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật.
1.3 Những nguyên tắc cơ bản:
1. Đàm phán là một hoạt động tự nguyện.
2. Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được.
3. Mục đích của đàm phán là thỏa thuận.
4. Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận.
5. Không đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt.
6. Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm
phán.
7. Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn.
8. Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả hai bên.
9. Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên.
Các nguyên tắc của T. Harv Eker.
Tinh thần đàm phán: Hai bên cùng thắng
Đàm phán chỉ thành công khi cả hai bên đều có được cái mình muốn và đều nghĩ
rằng mình chiến thắng. Trong đàm phán, hai bên thường thực sự muốn hai điều khác
nhau, ở các thời điểm khác nhau; nếu cùng một thứ (như tiền chẳng hạn) thì ở mức độ có
thể dung hòa được.
Hiểu và sử dụng bí quyết đầu tiên và cơ bản là hỏi
Hỏi là một vũ khí mạnh mẽ trong giao tiếp của con người. Ai đặt các câu hỏi,
người đó nắm quyền kiểm soát. Nếu không hỏi, câu trả lời là 100% không; nếu hỏi, thì sẽ
tăng thêm 50% cơ hội chiến thắng.
3
Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao
Nên đặt câu hỏi như thế nào / ra sao thay cho câu hỏi có / không.
Tạo sự thân thiện với đối tác
Nguyên tắc này dựa trên cơ sở mọi người thường sẵn sàng hợp tác, giúp đỡ những

người họ thích và có thiện cảm. có thể tạo sự thân thiện bằng cách tìm và chia sẻ các
điểm chung (đồng hương, đồng sở thích, đồng quan điểm,…); đưa ra ngay từ đầu phương
án hợp tác thay vì tranh chấp; và không bao giờ phê phán đối tác đàm phán.
Luôn biết và chuẩn bị cái đối tác muốn để đàm phán
Cơ sở: Khi đàm phán, đối tác chỉ quan tâm đến cái họ muốn và cố gắng đạt được
nó. Do đó, cần luôn biết đặt mình vào địa vị của đối tác để suy nghĩ và dự đoán mọi việc.
Nếu chỉ quan tâm đến cái mình muốn mà không quan tâm đến điều người khác muốn, thì
sẽ khó tìm ra giải pháp 2 bên cùng muốn. Henry Ford từng nói: Nếu như một người biết
đặt mình vào vị trí của người khác, dùng quan điểm của họ để suy nghĩ giống như dùng
quan điểm của chính mình, người đó sẽ không phải lo lắng về tương lai của mình.
Đừng tỏ ra thông minh quá trong đàm phán
Cơ sở: Chiến lược này dựa trên tâm lý của con người: Sẵn sàng giúp đỡ người kém
hơn mình. Khi đàm phán, nếu có thể, nên càng tỏ ra ít thông minh càng tốt! Câu nói cửa
miệng của chiến lược này là: Help me, please, Làm ơn giúp tôi!
1.4 Các phương thức đàm phán kinh doanh
1.4.1 Đàm phán qua điện tín
Hình thức lâu đời là thư tín. Đàm phán qua thư tín là phương thức trao đổi thông tin
giữa các đối tác bằng hình thức viết thư. Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng
và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được. Thực tế cho thấy phương thức
đàm phán qua thư tín đã tạo ra được một nề nếp tết trong quan hệ bạn hàng, vì vậy nó
thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài.
Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng nhưng lại
giảm được chi phí đàm phán. Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì có sự
chuẩn bị trước của cả một tập thể. Ngày nay nhiều người đã dùng hình thức điện tử để
thay cho cách viết, gìn truyền thống. Tuy vậy khi tiến hành đàm phán bằng thư tín cần
phải chú ý đến những vấn đề sau: bức thư cần phải ngắn gọn, lịch sự, nội dung thư cần
phải được tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn giản dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa
để tránh gây ra sự hiểu lầm cho đối tác. Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề,
4
Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao

theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng những bức thư liên tiếp nhằm thiết lập được mối
quan hệ lâu dài.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đàm phán qua thư tín có hạn chế là khó
kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài,
do đó dễ mất cơ hội kinh doanh. Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các
hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ. Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nhất là
khi điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó khăn, các nhà kinh doanh còn đàm phán qua telex, fax .
. . Các hình thức đàm phán này tiện lợi, nhanh chóng. Nó cho phép kèm theo các thuyết
minh, chú dẫn không lo thất lạc. Đây cũng là xu hướng phát triển trong tương lai.
1.4.2 Đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin
liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến. ưu điểm
nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt được cơ
hội kinh doanh nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu đàm phán kinh doanh qua điện thoại thì
không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên. Do đó người ta
thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng telefax.
Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp
đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ. Sự phát triển của điện tử tin
học đã làm cho quá trình đàm phán phong phú về nội dung và hình thức. Điển hình là
đàm phán qua Intemet. Sự ra đời và lan truyền với tốc độ cao của Intemet đã làm thay đổi
bộ mặt thế giới. Đây là phương tiện truyền tin, nhận tin và giao dịch rất lý tưởng. Đàm
phán qua mạng Intemet cho phép đàm phán đa phương, song phương với đặc điểm và
thời gian trải rộng toàn cầu. Qua mạng Intemet giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm được nhu
cầu của nhau. Điểm hạn chế là chi phí lớn, nhiều nhà kinh doanh và những cuộc đàm
phán nhỏ không thể thực hiện được.
1.4.3 Đàm phán trực tiếp
Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thoả
thuận các điều khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bên nắm
bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu
bộ . . . qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng cách

5
Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao
thức cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hoà lợi ích của các bên.
Phương thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và
ăn ở của đối tác. Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều
khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo
dài lâu mà vẫn chưa vẫn đạt kết quả. Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán
phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống. Do
phương thức này phải chịu chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc, do đó nó chỉ phù hợp
cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự thoả thuận chi tiết.
Công nghệ điện tử viễn thông phát triển đã đưa vào khái niệm truyền thống về gặp
gỡ trực tiếp những nội dung và hình thức mới.
Gặp gỡ trực tiếp truyền thống là "phải bắt được tận tay, nhìn thấy mặt nhau, đối diện
nhau. Ngày nay vẫn nhìn thấy mọi hành vi của nhau, đối điện nhau nhưng không thể "bắt
tay trong tay". Đó chính là hình thức đàm phán qua cầu truyền hình trực tiếp. Nhiều cuộc
đấu thầu quốc tế lớn, đấu giá quốc tế. . . đã được thực hiện qua cầu truyền hình, điện
thoại vô tuyến. Phương thức này rõ ràng là bước nhảy vọt trong giao dịch, đàm phán
nhưng giá thành, chi phí cho cuộc đàm phán quá cao.
Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh thì các phương thức đàm phán
trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau. Khi mở đầu quá trình giao tiếp thì
nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín, khi cần xác nhận các chi tiết một cách
nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại,
điện tử còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phán đã kéo dài
thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp.
Do đàm phán là quá trình có tính mục đích nên trong thực tế có rất nhiều cách được
thể hiện để đàm phán. Tập chung lại có thể chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm
đàm phán bằng văn bản, đàm phán bằng gặp mặt và đàm phán qua điện thoại.
Trong kinh doanh, mỗi một hình thức đàm phán được sử dụng phát huy những hiệu
quả rất rõ rệt nếu doanh nhân biết sử dụng chúng đúng nơi, đúng lúc.
2 Thế nào là đàm phán thành công hay thất bại

2.1. Đàm phán thành công:
2.1.1 Thế nào là một đàm phán thành công
6
Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao
Khi một cuộc đàm phán không đi đến kết quả, việc nhận sét kết quả thất bại
thường đi đôi với việc người ta nhận ra đã mất những gì? Và khi sự việc đã qua, sự tức
giận dịu lại người ta bắt đầu suy nghĩ, đi tìm một lối thoát, một sự thỏa hiệp cũng như
những biện pháp để đạt tới. Điều này là một phần của quá trình đàm phán. Thất bại
không có nghĩa là tan vỡ, có thể một biện pháp đúng đắn lúc này là tạm ngừng cuộc đàm
phán khi người ta cảm thấy bế tắc, hoặc đang bị lạm dụng. Cắt đứt đàm phán là chối bỏ,
một việc không dễ chịu chút nào, để lại những vết hằn không dễ xóa bỏ.
Thắng, chống lại hay cùng đi tới là câu hỏi đặt ra trong cuộc đàm phán. Ai chẳng
có cảm giác hài lòng sau khi đã “giành” được một khoản hạ giá đáng kể hay những sự dễ
dàng phụ thêm trong cuộc thương lượng mua bán tài sản có giá trị (nhà, xe. . .) Nhưng
những cuộc đàm phán ấy không lặp lại, dĩ nhiên chúng ta có xu hướng ích kỷ, chỉ muốn
dành nhiều phần lợi cho mình mà thiệt thêm cho người khác. Đó là một trò chơi mà kết
quả bằng không, vì trong đó điều người này thắng thì người khác thua thiệt và cũng có
khi ngược lại: kẻ ngoài cười nụ, người trong khóc thầm. Nhưng chúng ta không nên quan
tâm nhiều tới điều đó vì chúng ta thường không quan tâm đến đối tác sau cuộc đàm phán.
Nhưng nó sẽ hoàn toàn khác đối với những cuộc đàm phán diễn ra với những người thân
thiết như họ hàng, cha mẹ, hay bè bạn trong cuộc sống riêng tư cũng như các cuộc đàm
phán sảy ra không ngừng trong cuộc sống nghề nghiệp với khách hàng, đối tác, nhà cung
cấp. . . Chúng ta không được phép không biết đến điều gì sảy ra với đối tác sau khi đàm
phán kết thúc. Nếu họ không hài lòng, thậm chí hụt hẫng, chắc hẳn họ sẽ không sẵn sàng
đến với chúng ta trong các cuộc đàm phán sau và cách cư sử của họ sẽ bị ảnh hưởng hoặc
họ lẩn tránh không chịu thương lượng với ta hoặc họ sẽ tìm cách ăn miếng trả miếng.
Những cuộc đàm phán thường xuyên đó sẽ nằm trong mối quan hệ mà chúng ta
muốn thiết lập. Muốn củng cố, muốn làm cho tốt hơn. Trước hết đó là dịp tạo ra giá trị
cung cấp các giải pháp cho các vấn đề khó khăn, cách giải quyết các cuộc sung đột hoặc
tạo ra những cơ hội để phát triển. Tiếp đó là tìm ra cách hai bên tiếp nhận được để cùng

nhau chia sẻ giá trị đã được tạo ra một cách không nhất thiết phải là công bằng và bình
đẳng giữa các bên.
Vậy nếu người ta thừa nhận rằng những người đàm phán với chúng ta hôm nay sẽ
cũng là những người đàm phán sau thì đó là một cuộc đàm phán tốt, các bên tham gia đều
tự coi như những người thắng cuộc. Cuối cùng thì các bên đàm phán có thể phát biểu
“Tất cả chúng ta cùng tiến” hoặc “Họ đã nghe chúng ta, họ đã thông cảm những yêu cầu
7
Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao
của chúng ta”, “Họ là những người cứng rắn nhưng cũng là những người đúng mực”,
“Không ai mất thể diện”, “Điều đó khuyến khích những lần đàm phán sau”
Đây là một trong những cách đơn giản dùng để minh họa các cuộc đàm phán trong
đó tất cả đều hài lòng, tuy rằng hài lòng theo các cách khác nhau. Hài lòng có thể đánh
giá ở mức độ phần lớn các điều mong muốn đều đạt được trong khi bên kia kém hài lòng
hơn nhưng cũng đánh giá kết quả đàm phán đã cải thiện tình cảm của họ và ấp ủ hy vọng
sẽ thu được nhiều lợi hơn trong các cuộc đàm phán sau.
Trên thực tế, cum từ win-win (các bên đều thắng) che dấu một tình trạng khó sử
(dilemne) cha tất cả các bên tham gia đàm phán. Chúng ta không chỉ ích kỷ (muốn có lợi
hơn người khác) tuy biết rằng nếu người khác không được gì thì quá trình đàm phán
chấm dứt, do đó cần có một tấm lòng vị tha để tiếp tục cuộc chơi (sự trao đổi). Tài khéo
léo của người đàm phán một phần ở chỗ biết cách làm chủ nghịch lý này. Người ta thấy
rõ cái khó là làm sao dẫn dắt quá trình trong khi phải vượt qua vô số trở ngại, tránh được
các cạm bẫy, để đưa người đối thoại tiếp nhận những đề nghị của mình đưa ra một cách
không ích kỷ và cũng là để đáp ứng những nguyện vọng hoặc lợi ích của chính họ.
Quá trình đàm phán là một nghệ thuật. Người đàm phán phải làm thay đổi nhận
thức của người đối thoại với các vấn đề mấu chốt trong nội dung đàm phán (các vấn đề
được-thua) và đối với các lợi ích tương ứng bằng cách sử dụng và các nguồn lực và kỹ
thuật giao tiếp cùng với nghệ thuật thuyết phục.
- Khi nào hai bên đều thắng? Những bài học kinh điển chủ yếu nêu ra ba tình huống.
+ Khi các bên đàm phán cùng đi đến lợi ích chung và cùng nhau chia sẻ thắng lợi
một cách đúng đắn.

+ Khi mỗi bên đàm phán đều đánh giá rằng họ đã hài lòng và đã giành được điều
quan trọng nhất đối với họ.
+ Cuối cùng khi một bên đàm phán đánh giá rằng điều đã giành được bằng thương
lượng, dù không thỏa mãn hoàn toàn nguyện vọng của mình, cũng lớn hơn điều đã
có nếu không đàm phán.
Trong một cuộc đàm phán khi tạm ngừng hoặc thất bại luôn được nhìn nhận như
một cuộc tạm nghỉ, và việc nối lại là không thể tránh được nếu mối quan hệ giữa hai bên
không bị tan vỡ.
2.1.2 Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán:
Ấn tượng ban đầu
8