phân tích những nội dung cơ bản trong công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Đề bài: Phân tích những nội dung cơ bản trong công tác khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Bài làm :
I: Khái niệm:
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu
trữ phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của
các cơ quan, tổ chức và các cá nhân.
II: Mục đích và tầm quan trọng:
Sử dụng thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự nghiệp
chính trị, kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học, kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử.
Biến những giá trị tiềm năng có trong tài liệu lưu trữ thành của cải vật chất trong xã hội,
nâng cao mức sống về vật chất cũng như tinh thần cho nhân dân.
Là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân và tăng cường vai trò của các
lưu trữ trong xã hội.
Là động lực mạnh mẽ thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển.
Mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các lưu trữ, tạo nguồn động viên hữu
hiệu cho người làm công tác lưu trữ cả về vật chất lẫn tinh thần.
Xét đến cùng, mục đích, nhiệm vụ của công tác lưu trữ là phải tổ chức sử dụng tốt
các tài liệu lưu trữ vào các mục đích khác nhau của đời sống xã hội (là một trong sáu nội
dung nghiệp vụ của khoa học lưu trữ).
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một mặt của hoạt động thông tin khoa học và là
một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các cơ quan lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ phục vụ, cung cấp thông tin cho lãnh đạo và quản lý: nhanh chóng, chính
xác, trung thực và hiệu quả.
Ý nghĩa: là một loại di sản văn hóa đặc biệt, tài liệu lưu trữ có khả năng cung cấp
nhiều tri thức văn hóa khác nhau như: tổng kết lịch sử đấu tranh cách mạng, trao đổi văn
hóa, xây dựng con người mới,…
Tài liệu lưu trữ phục vụ đấu tranh giai cấp, bảo vệ tổ quốc, chống các thế lực thù
địch; bảo vệ chủ quyền lãnh thổ Việt Nam trên biển, đất liền, trên không.
Phục vụ phát triển kinh tế: lập các dự án nhanh chóng, chính xác, khôi phục sửa chữa các
công trình cũ bị hư hỏng do chiến tranh tàn phá, tìm kiếm các tài nguyên…

Phục vụ nghiên cứu khoa học: tài liệu lưu trữ giúp tìm hiểu các quy luật hoạt động
của các đối tượng khác nhau, rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, tận dụng được nhiều
thành tựu của các ngành khoa học khác và của các đồng nghiệp. Tài liệu lưu trữ giúp các
nhà khoa học giải quyết các nhiệm vụ một cách chính xác, tìm ra lời giải đáp nhanh
chóng và có sức thuyết phục, tiết kiệm thời gian, kinh phí,…
Phục vụ văn hóa giáo dục: tài liệu lưu trữ giúp giải quyết những vấn đề giáo giục
truyền thống, nâng cao giác ngộ, nhận thức, hiểu biêt cho quần chúng nhân dân.
Phục vụ nghiên cứu lịch sử: tài liệu lưu trữ được giới sử học xem là một trong những
nguồn sử liệu rất phong phú, đa dạng và mang những thông tin chân thực về kinh tế, văn
hóa nghệ thuật, ngoại giao, ngôn ngữ, luật pháp, xã hội học, dân tộc học, quan hê quốc tế,
…
Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu của công nhân, gia đình, dòng họ.
Điều 7, Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ghi: “cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai
thác, sử dụng tài liệu lư trữ quốc gia để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học
và các nhu cầu chính đáng khác; đồng thời có trách nhiệm thực hiện các quy định của
pháp lệnh này và các quy định khác của Pháp luật có liên quan”.
III: Vai trò của Nhà nước, xã hội và cá nhân:
Theo Quyết định số 81/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 15/09/2008 - Mục 2: Bảo quản,
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Điều 41. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Nguyên tắc:
a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ đơn vị do các cán bộ, công
chức, đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó;
b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản trong kho lưu trữ đơn vị. Kho lưu trữ
phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo qui định đảm bảo an
toàn cho tài liệu.
2. Trách nhiệm
a) Chánh Văn phòng Bộ và Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện
các quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ:
- Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn qui định;

- Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng
gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
- Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
- Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
b) Lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị có trách nhiệm:
- Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp
(cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu;
- Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng,
chất lượng tài liệu trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.
3. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Điều 42. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu
1. Tài liệu lưu trữ của Bộ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ,
công chức trong, ngoài cơ quan và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức trong khối cơ quan Bộ có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ vì mục đích công vụ phải có ý kiến của Thủ trưởng đơn vị. Cán bộ, công chức
ngoài khối cơ quan Bộ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu.
3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài
liệu và có giấy chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu (đối với người nước ngoài).
Điều 43. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên cứu tại phòng đọc.
2. Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác cần sử dụng tài liệu ở ngoài phòng đọc
phải được Thủ trưởng đơn vị quản lý tài liệu cho phép bằng văn bản. Người mượn tài liệu
phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu và trả đúng hạn.
3. Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các
quy định về bảo mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.
Điều 44. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ Bộ:
a) Chánh Văn phòng Bộ cho phép sử dụng tài liệu loại mật;
b) Trưởng Phòng Lưu trữ-Thư viện cho phép sử dụng tài liệu loại thường.

2. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ đơn vị:
a) Thủ trưởng đơn vị cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật;
b) Trưởng Phòng Hành chính cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường.
3. Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ
của Bộ đối với người nước ngoài.
4. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải được người có thẩm quyền cho phép sử dụng
duyệt.
Điều 45. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục
hồ sơ và sổ đăng ký độc giả theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để
quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
IV: Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu:
Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của
mỗi dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để
phục vụ các mặt khác nhau của đời sống xã hội.
Chính vì vậy công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan
trọng, mang tính chất chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ.
Theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổ chức Cán bộ
Chính phủ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thành lập với chức năng sưu tầm, thu
thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương và các cá nhân, gia đình
dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy
định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Hiện nay tại Trung tâm có các loại hình tài
liệu chính như sau: Tài liệu hành chính; Tài liệu khoa học kĩ thuật; Tài liệu phim, ảnh, ghi
âm; Tài liệu xuất xứ cá nhân
Với sự đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III là một nguồn sử liệu, nguồn tiềm năng thông tin vô tận và quý giá để
nghiên cứu mọi lĩnh vực đời sống xã hội của lịch sử Việt Nam đương đại. Để những tài
liệu này phát huy được giá trị, trong những năm qua Trung tâm đã đặc biệt chú trọng đến

công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Các hình thức khai thác sử dụng:
Các hình thức sử dụng khai thác chủ yếu trong lưu trữ là:
* Cung cấp thông tin cho người sử dụng (cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan công
quyền, các tổ chức xã hội, các cơ quan, tổ chức, công dân) phù hợp với yêu cầu
của họ và theo kế hoạch chủ động của chính cơ quan lưu trữ.
* Cung cấp tài liệu cho người sử dụng nghiên cứu tại phòng đọc.
* Triễn lãm tàu liệu lưu trữ.
* Sử dụng tài liệu thông qua các phương tiện thông tin đại chúng.
* Tiến hành các biện pháp cung cấp thông tin (gặp gỡ các nhà hoạt động xã hội,
tham quan kho lưu trữ, “ngày mở cửa”, diễn thuyết, báo cáo, tổ chức truyền khẩu, hội
nghị bạn đọc, tổ chức ngoại khóa cho sinh viên và học sinh phổ thông,…) cùng với việc
sử dụng tài liệu.
* Cho mượn tài liệu trong thời gian sử dụng.
* Công bố tài liệu dưới nhiều hình thức.
Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm LTQG III
Thực hiện Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định là “Tài liệu lưu trữ tại
lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội”;
thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02.3.2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc
tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang
được bảo quản tại Trung tâm, đáp ứng mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng,
công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại Trung tâm cho đến nay đã được triển khai
với nhiều hình thức như:
- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
- Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng;
- Biên soạn và xuất bản sách;
- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu;
- Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;
- Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ;
- Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ…

V Phương pháp mô tả:
Mô tả tài liệu được hiểu như sau:
Là quá trình hình thành thông tin cấp II, bằng cách phân tích, tổng hợp thông tin từ thông
tin cấp I, chứa đựng trong tài liệu và rút ra những thông tin cần thiat61 từ tài liệu thống
kê và những tài liệu khác với mục đích mô tả được những thông tin ban đầu về tài liệu để
phục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu.
Là thông tin cấp II về thành phần và nội dung tài liệu, các chỉ dẫn và cả các số liệu về
tình trạng vật lý, tình trạng kỹ thuật của tài liệu, điều kiện tiếp cận tài liệu,…
VI So sánh công cụ tra cứu truyền thống và tự động:
Trong các hình thức kể trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hình
thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích
cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu
cùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ,
đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượng
độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao
chụp những tài liệu cần thiết. Ở đây cán bộ lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của
độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được
bảo quản, hạn chế mất mát và hư hại…
Ý thức được điều đó, Trung tâm đã cố gắng tạo mọi điều kiện, đầu tư cơ sở vật
chất, đào tạo cán bộ để làm tốt công việc này, phục vụ tốt mọi đối tượng đến khai thác.
Ngày 22/4/2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 104/QĐ-
VTLTNN về việc ban hành Quy trình Phục vụ độc giả tại phòng đọc và Quy trình Cấp
bản sao, chứng thực lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia theo TCVN ISO 9001:
2000 đã tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả, đặc biệt là độc giả nước ngoài đến khai thác
tài liệu rút ngắn được thời gian chờ đợi làm thủ tục. Trung tâm đã ứng dụng công nghệ
thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu của hơn 70 phông tài liệu đưa ra phục vụ độc
giả tại phòng đọc, giúp độc giả có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng. Từ tháng 4
năm 2010, được sự đồng ý của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm đã phối hợp
với Trung tâm Tin học chuyển tải dữ liệu “Hồ sơ cán bộ đi B” thuộc Phông Ủy ban
Thống nhất Chính phủ, hiện đang được bảo quản tại Trung tâm và có tần suất khai thác

cao lên Website của Cục. Đây là một cố gắng lớn trong công tác tổ chức, khai thác sử
dụng tài liệu của Trung tâm. Việc làm này đã giúp cho cán bộ đi B, thân nhân và gia đình
họ có thể tra tìm thông tin về hồ sơ cán bộ đi B một cách dễ dàng qua mạng internet.
Số lượng độc giả đến Trung tâm khai thác tài liệu ngày càng tăng trong những năm
gần đây. Nếu như từ những năm đầu mới thành lập, số lượng độc giả đến khai thác tài
liệu chỉ là vài trăm lượt người một năm thì những năm gần đây đã lên tới hàng nghìn lượt
người một năm. Trong 10 năm đầu (1996-2005) số lượt độc giả đến khai thác tài liệu là
6.463 lượt thì chỉ trong 4 năm gần đây (2006-2009) là 5.162 lượt độc giả. Bên cạnh đó là
số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả cũng như số trang tài liệu sao chụp cung cấp cho
độc giả cũng tăng đáng kể. Trong 5 năm (1996-2000) phục vụ 11.161 hồ sơ thì trong 5
năm (2005-2009) phục vụ được 28.706 hồ sơ. Chỉ với một vài con số nêu trên cũng đã
cho thấy nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ của xã hội ngày càng tăng và
cũng cho thấy ảnh hưởng của tài liệu lưu trữ đối với xã hội ngày càng lớn.
Một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan trọng khác và có tác
động chủ động đến với xã hội là công bố, giới thiệu tài liệu. Hàng năm, nhân dịp các
ngày lễ, ngày kỉ niệm những sự kiện lịch sử lớn của đất nước, tài liệu lưu trữ thường
được lựa chọn, xác minh sử liệu để công bố, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại
chúng. Trong những năm qua tài liệu được công bố là những tài liệu có giá trị mới được
phát hiện, những tài liệu có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh, những tài liệu liên quan
đến các chủ trương chính sách lớn của Đảng và Nhà nước, những sự kiện, nhân vật lịch
sử có ý nghĩa nhưng chưa được công bố hay giới thiệu. Trong mười năm đầu trung bình
mỗi năm Trung tâm có từ 5-10 bài công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ đăng trên tạp chí
chuyên ngành và các báo khác. Trong vòng năm năm lại đây số lượng bài đã tăng lên
đáng kể, trung bình là 20 bài một năm.
Bên cạnh việc viết bài công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin
đại chúng, Trung tâm cũng đã tiến hành biên soạn, xuất bản sách chuyên đề để giới thiệu
tài liệu lưu trữ. Những cuốn sách này giúp cho độc giả có thể tra tìm tài liệu một cách
nhanh nhất theo chuyên đề mà mình cần khai thác. Cho đến nay, Trung tâm đã xuất bản
04 cuốn sách, đó là “ Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III”;
“ Tình cảm bạn bè quốc tế đối với nhân dân Việt Nam trong cuộc Kháng chiến chống

Pháp giai đoạn 1946-1954”; “Nam Bộ kháng chiến qua tài liệu lưu trữ 1946-1954”; “Hà
nội Sự việc-Sự kiện 1945-1954”; Cung cấp tài liệu và phối hợp cùng các đơn vị bạn xuất
bản các sách như “Chủ tịch Hồ Chí Minh với thương binh liệt sĩ”; “Lịch sử Chính phủ
Việt Nam”; “Điện Biên Phủ Văn kiện Đảng và Nhà nước”; “Chiến tranh Đông Dương
qua tiếng nói của binh lính Pháp”; “Văn kiện Quốc hội” các tập 1, 2, 3, 4, 5, 6 và nhiều
sách khác. Hiện nay Trung tâm đang tiến hành biên soạn và chuẩn bị xuất bản một số
sách như “Hà Nội - Sự việc - Sự kiện 1954 - 1975”; “Hợp tác Việt Nam và Liên bang
Nga trong lĩnh vực đào tạo qua triển lãm tài liệu lưu trữ”; “Lịch sử hợp tác kinh tế - khoa
học kỹ thuật giữa Việt Nam - Liên Xô và Liên bang Nga qua tài liệu lưu trữ”…
Một hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ đa dạng, có ảnh hưởng sâu rộng đến xã hội
là tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ. Với hình thức này có thể giới thiệu cùng
một lúc nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau đến nhiều đối tượng công chúng. Thời
gian qua Trung tâm đã tổ chức và tham gia phối hợp với các đơn vị bạn tổ chức hơn chục
cuộc triển lãm như: “Triển lãm một số tư liệu hình ảnh, hiện vật về Nam Bộ kháng chiến,
năm 1995”; “Triển lãm bạn bè quốc tế với nhân dân Việt Nam trong cuộc kháng chiến
chống Mỹ xâm lược, năm 1996”; “Triển lãm 60 năm vang mãi lời Người, năm 2007”…
Những cuộc triển lãm thu hút được sự quan tâm của xã hội như “Họa sĩ Bùi Trang
Chước- Tác phẩm và hành trình sáng tạo”; triển lãm quốc tế “ Hợp tác Việt Nam và Liên
bang Nga trong lĩnh vực Đào tạo”; đặc biệt phải kể đến đó là triển lãm “Hồ sơ và kỉ vật
của cán bộ đi B”. Triển lãm này đã gây được tiếng vang lớn, có tác động lớn đến xã hội.
Sau Triển lãm đã có hàng trăm người đến nhận tài liệu, nhiều cá nhân cán bộ đi B đã có
thêm thông tin, giấy tờ để các cơ quan chức năng giải quyết chế độ chính sách. Nhiều báo
đài Trung ương và địa phương đã đưa tin về Triển lãm, đồng thời tiếp tục khai thác thông
tin từ tài liệu lưu trữ để viết bài hoặc làm phóng sự. Triển lãm cũng đã góp phần tuyên
truyền giáo dục truyền thống cho thế hệ trẻ. Từ sau Triển lãm “Hồ sơ và kỉ vật của cán bộ
đi B”, đáp ứng yêu cầu của 63 tỉnh thành trong cả nước, Trung tâm đã lập và trao tặng
toàn bộ danh mục hồ sơ của cán bộ đi B cho các địa phương. Các cuộc triển lãm cũng đã
ảnh hưởng tích cực đến hoạt động của ngành, góp phần nâng cao nhận thức của xã hội
đối với tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Sau khi hết thời gian trưng bày tại các địa
điểm cố định, Trung tâm còn phối hợp với Trung tâm Tin học thuộc Cục Văn thư và Lưu

trữ Nhà nước số hóa và giới thiệu tài liệu triển lãm lên Website của Cục nhằm đáp ứng
nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng của độc giả. Ngoài việc tổ chức
triển lãm, Trung tâm còn thường xuyên tổ chức trưng bày chuyên đề nhân dịp các ngày
lễ, kỉ niệm lớn. Từ năm 2006 đến nay đã tổ chức hơn chục cuộc trưng bày chuyên đề tại
Trung tâm như: “Chủ tịch Hồ Chí Minh với công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, năm
2007”; “Kỷ niệm 35 năm chiến thắng Điện Biên Phủ trên không, năm 2007”; “Tài liệu
lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ, năm 2008”…
Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cũng là một việc làm thường xuyên của
Trung tâm. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp lí do Trung tâm cấp theo
yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi
trong tài liệu lưu trữ có kèm theo kí hiệu tra tìm tài liệu đó. Hình thức này giúp cho các
cơ quan và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng
cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng. Trong thực tế Trung tâm đã cung
cấp chứng thực tiểu sử cho nhiều cá nhân mà phần lớn đó là những cán bộ đi B, giúp họ
xác minh được quá trình cống hiến của mình trong cuộc kháng chiến chống Mĩ, từ đó họ
được hưởng chế độ đãi ngộ của Nhà nước. Hiện nay Trung tâm đang tiến hành cung cấp
bản sao và chứng thực lưu trữ cho cán bộ đi B ở tất cả các tỉnh thành trong cả nước.
Ngoài ra còn cung cấp nhiều bản sao lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ cho nhiều độc giả.
Trung bình một năm Trung tâm đã cấp chứng thực lưu trữ và bản sao là gần 11.000, trong
đó 1% là chứng thực lưu trữ.
Thông báo nội dung tài liệu là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính
chủ động và năng động của Trung tâm. Mục đích của hình thức này nhằm giúp các cơ
quan và cộng đồng nắm được những thông tin về tài liệu, qua đó họ có thể tiếp cận và sử
dụng theo từng yêu cầu cụ thể. Trong thời gian qua Trung tâm đã chủ động gửi công văn
thông báo cho nhiều bộ, ngành và địa phương trong cả nước về tài liệu lưu trữ có liên
quan đến lịch sử các bộ, ngành và địa phương đang được bảo quản tại Trung tâm.
Xây dựng phim về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cũng là một hình thức hoạt động có
tính chất tuyên truyền rộng rãi. Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm đã được sử dụng cho một số
phim tài liệu về lịch sử Việt Nam, về Chủ tịch Hồ Chí Minh, về quan hệ hợp tác với các
nước. Đặc biệt Trung tâm đã phối hợp với Đài Truyền hình Việt Nam xây dựng phóng sự

“Giữ trọn niềm tin”, qua đó giới thiệu những hồ sơ, kỉ vật của cán bộ đi B thời kì kháng
chiến chống Mĩ. Việc phát sóng bộ phim đã có hiệu quả to lớn là giúp nhiều cá nhân và
gia đình tìm lại được hồ sơ là chứng cứ để làm các thủ tục về chế độ chính sách. Bộ phim
“Trung tâm Lưu trữ quốc gia III- Một mỏ vàng văn hóa” do Trung tâm xây dựng được
phát sóng trên đài Truyền hình Việt Nam đã có tác dụng lớn đối với việc tuyên truyền,
phổ biến về công tác lưu trữ và vai trò của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng và
bảo vệ đất nước.
Đồng thời với các hình thức trên, nhằm quảng bá rộng rãi về công tác lưu trữ nói
chung và tài liệu lưu trữ nói riêng, Trung tâm thường xuyên đón tiếp và giới thiệu với
các đoàn tham quan về kho lưu trữ và đặc biệt là tài liệu lưu trữ. Tính từ năm 2000 đến
nay, bình quân mỗi năm Trung tâm đón 30 đoàn tham quan với số lượng hơn 700 lượt
khách. Ngoài ra Trung tâm còn tra tìm, cung cấp tài liệu theo hợp đồng, phục vụ cung cấp
thông tin từ xa. Bước đầu triển khai hình thức làm ấn phẩm lưu trữ…
VII Kết luận:
Có thể thấy rằng, công tác khai thác, sử dụng tài liệu là công tác tổ chức toàn bộ
những công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu
cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, cá nhân.
Công tác khai thác là phần việc cuối cùng của công tác lưu trữ, phản ánh kết quả của các
khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, đánh giá, bảo quản, thống kê, xây dựng cơ
sở dữ liệu,
Công tác khai thác, sử dụng tài liệu có mục đích: cung cấp tài liệu phục vụ công tác lãnh
đạo, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để nghiên cứu, tham khảo đề
ra các quyết định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác, ; cung cấp tài liệu
cho việc nghiên cứu tổng hợp, rút kinh nghiệm công tác; cung cấp nguồn tư liệu chính
xác để nghiên cứu lịch sử, lịch sử cách mạng, lịch sử hoạt động của các cấp, các ngành.
Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu cầu ứng
dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loại hình tài liệu mới. Đó là
tài liệu điện tử. Nội dung thông tin mà tài liệu điện tử phản ánh rất đa dạng và phong phú
như chính hoạt động đa dạng và phong phú của các cơ quan, tổ chức nhà nước. Cũng
giống như tài liệu ghi trên chất liệu giấy, tài liệu điện tử chứa đựng thông tin rất đa dạng

như thông tin về hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin về hoạt động nghiên cứu, thông
tin về hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền
thống thông tin được ghi trên giấy và đọc được bằng mắt thường thì đối với tài liệu điện
tử, thông tin được ghi trên ổ cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, thiết bị lưu trữ và chỉ có
thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích.
Cùng với sự phát triển của Công nghệ thông tin, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng tài
liệu điện tử ngày càng tăng. Để có thể đưa ra được những ý kiến sơ khai nhất về các
nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu điện tử, chúng tôi đưa ra một số thông tin về khả
năng và phương pháp chung để bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác những tài liệu điện tử
cũng như những nguyên tắc tiếp cận khai thác dạng tài liệu đặc thù này.
Thực hiện quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm cả hai phía cung
và cầu. Tài liệu lưu trữ tạo nên phần cung còn các yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu là
phần cầu. Công nghệ máy tính chính là phương tiện để cung cấp tài liệu cho những người
có yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
Phía cung của chức năng tiếp cận khai thác tài liệu có tính chất xác định và cố định. Tài
liệu lưu trữ phải được giữ lại nguyên trạng như nó được sản sinh ra trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân và giá trị của chúng được cơ quan lưu trữ lựa
chọn, đánh giá. Việc cung cấp bị giới hạn bởi những nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ
chức hay cá nhân sản sinh tài liệu, đồng thời mô hình tổ chức, các quy trình và các hoạt
động của cơ quan để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình cũng có ảnh hưởng
không nhỏ đến việc cung cấp tài liệu cho nhu cầu khai thác, sử dụng.
Nhu cầu tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử rất đa dạng, phong phú. Vào bất kỳ thời
điểm xác định nào cũng có thể có nhiều loại yêu cầu và tính chất của các yêu cầu cũng có
thể thay đổi theo thời gian. Những yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu phục vụ cho việc
nghiên cứu, biên soạn lịch sử của cơ quan, tổ chức hay yêu cầu trách nhiệm lâu dài sẽ nảy
sinh từ các quá trình hình thành nên tài liệu; tuy nhiên, cũng phải nói rằng về thực chất,
đa số các yêu cầu độc lập với mục đích ban hành và bảo quản tài liệu điện tử. Mục tiêu cụ
thể của những yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử sẽ nhằm khai thác, sử
dụng những thông tin chứa đựng trong tài liệu. Tính chất chứng cứ của tài liệu vẫn là yếu
tố quyết định trong những trường hợp như vậy, bởi lẽ việc hiểu chính xác những thông tin

chứa đựng trong tài liệu có thể là điều không thể thực hiện được nếu như không hiểu
được tính chất của các thông tin tài liệu như những tài liệu đích thực.
Công nghệ thông tin - phương tiện để tiếp cận khai thác tài liệu sẽ thay đổi theo thời gian
và những thay đổi của công nghệ thông tin sẽ tác động tới khả năng có thể tiếp cận khai
thác được của tài liệu cũng như nhu cầu khai thác. Tài liệu điện tử sẽ trở nên không thể
tiếp cận khai thác được nếu như chúng lệ thuộc vào công nghệ lỗi thời. Hơn nữa, khi
công nghệ thông tin cung cấp những phương tiện tiếp cận khai thác nhanh và linh hoạt thì
người nghiên cứu sẽ muốn sử dụng các công cụ đó để khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Có thể tin rằng số lượng các nhà nghiên cứu sẽ tăng khi công nghệ làm cho khả năng tiếp
cận khai thác tài liệu từ xa ngày càng trở nên phổ biến và hiệu quả về mặt chi phí. Cuối
cùng, có thể hy vọng rằng yêu cầu ngày càng cao của các nhà nghiên cứu muốn tận dụng
cơ hội mà công nghệ thông tin đem lại trong việc tiếp cận khai thác tài liệu sẽ làm cho
lưu trữ có vai trò như là một nơi trung gian hay đại lý cho việc tiếp cận khai thác tài liệu.
Như vậy, chức năng bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử có thể
được nhìn nhận như là một chức năng cung ứng những đối tượng cố định cho một thị
trường luôn thay đổi và hết sức đa dạng. Để có thể đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu một
cách hữu hiệu, chức năng tiếp cận khai thác sẽ phải thích ứng với những thay đổi về nhu
cầu và tận dụng được những ưu điểm và lợi thế của tiến bộ của khoa học công nghệ.
Đồng thời, chức năng này còn phải có khả năng bảo đảm được tính xác thực của những
sản phẩm mà nó cung cấp. Để giải quyết tình trạng trên, đòi hỏi phải có sự kiểm soát tri
thức thích hợp đối với tài liệu, các phương pháp bảo đảm tiếp cận khai thác và sự thích
ứng kịp thời trước những thay đổi về nhu cầu và về công nghệ. Chúng tôi sẽ bàn đến vấn
đề này ở phần tiếp theo.
Tiền đề cho việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử là phải bảo đảm tài liệu luôn ở
trong tình trạng sẵn sàng có thể tiếp cận và hiểu được. Ngoài ra, các phương pháp được
áp dụng, xét về khía cạnh nội dung, cấu trúc và bối cảnh của tài liệu phải bảo đảm rằng
chúng được cung cấp ở dạng xác thực.
1. Kiểm soát về tri thức
Sự kiểm soát tri thức bảo đảm khả năng tiếp cận khai thác tài liệu thông qua việc xác định
và mô tả tài liệu. Bằng cách đó, sự kiểm soát tri thức xác định rõ các yêu cầu đối với việc

tiếp cận khai thác những tài liệu xác thực (Thông tin này còn được sử dụng như một công
cụ kiểm soát những quyết định về việc lưu giữ/chuyển đổi tài liệu điện tử qua các thế hệ
công nghệ).
Việc mô tả tài liệu điện tử, cũng như tài liệu nói chung, cần phải bao gồm cả thông tin bối
cảnh và metadata. Thông tin bối cảnh, trong đó tài liệu được tạo lập và bao gồm mục đích
của việc tạo lập tài liệu, tác giả tài liệu, các chức năng và hoạt động mà qua quá trình đó
tài liệu được hình thành; những hoàn cảnh/điều kiện lịch sử có ảnh hưởng đáng kể đến
việc tạo lập hay duy trì tài liệu. Metadata là những dữ liệu kỹ thuật về tài liệu điện tử,
chẳng hạn như dữ liệu mô tả về tổ chức và cấu trúc bên trong của tài liệu và các quy tắc
điều chỉnh việc bổ sung, xoá bỏ hay thay đổi tài liệu hoặc là việc diễn giải nội dung của
tài liệu.
Việc nhận diện hay xác định tài liệu bắt đầu bằng việc xác định các phương tiện vật lý mà
trên đó tài liệu được lưu trữ và các tệp cụ thể được ghi trên mỗi đơn vị của vật mang tin.
Đối với tài liệu điện tử, việc này còn đòi hỏi phải chỉ ra được các mối quan hệ giữa tài
liệu và các tệp vật lý (thực thể) được ghi trên các vật mang tin. Đó có thể là một mối quan
hệ đơn giản, 1-1 (chẳng hạn như một lá thư có thể được lưu dưới dạng một tệp xử lý văn
bản riêng biệt). Nhưng các mối quan hệ đó cũng rất phức tạp (ví dụ, một bản báo cáo có
thể là một văn bản phức hợp được lưu trong nhiều tệp thực thể khác nhau). Mức độ xác
định đó là cần thiết, nhưng như vậy là chưa đủ và chưa phù hợp với các mục tiêu kiểm
soát tri thức. Để hỗ trợ cho người sử dụng xác định được những tài liệu nào hiện có,
quyết định xem tài liệu có đáp ứng được yêu cầu của họ hay không thì đòi hỏi phải có sự
kiểm soát tri thức và mô tả nội dung, bối cảnh và cấu trúc của tài liệu.
Việc mô tả tài liệu điện tử đòi hỏi phải xác định một cách đầy đủ và chính xác cấu trúc
bên trong của một tài liệu và mối quan hệ giữa các tài liệu. Trong trường hợp một văn
bản ở dạng ASCII đơn giản thì việc mô tả cấu trúc bên trong chỉ cần mô tả các thể loại
của các văn bản (như thư tín, báo cáo ). Trong những trường hợp phức tạp hơn thì việc
mô tả cấu trúc bên trong có thể phải bao gồm các thông tin kỹ thuật về cấu trúc đó được
thể hiện trong các tệp thực thể như thế nào và về hoạt động xử lý cần có để thực hiện cấu
trúc đó khi tài liệu được tiếp cận khai thác (chẳng hạn như đối với một văn bản mà cấu
trúc bên trong của nó theo các mã SGML (Standard Generalired Mark up Language) thì

điều cần thiết là phải có các định nghĩa về các mã được sử dụng trong thực tế và những
thông tin chỉ dẫn rằng để có thể tiếp cận khai thác văn bản thì phải có phần mềm có thể
dịch các mã đó để làm cho văn bản hiển thị như nó vốn có). Còn trong những trường hợp
phức tạp hơn nữa thì cấu trúc bên trong không được thể hiện trong các tệp có chứa nội
dung của tài liệu. Thay vào đó, cấu trúc sẽ được đưa ra vào thời điểm tiếp cận khai thác
(chẳng hạn như một tệp c sở dữ liệu có thể chứa đựng một chuỗi liên tiếp các dữ liệu
nhưng không hề có các mã để chỉ dẫn nơi nào một tài liệu dữ liệu hay một phần tử dữ
liệu bắt đầu và một tài liệu/phần tử dữ liệu khác kết thúc. Cấu trúc lô gíc của tệp dữ liệu
đó sẽ được mô tả trong một tệp khác và tệp này sẽ xác định sơ đồ sắp xếp tài liệu lô gíc).
Trong những trường hợp như vậy, việc mô tả cần phải xác định được loại dữ liệu cấu trúc
nào cần phải có, có thể tìm thấy chúng ở đâu và cần phải xử lý như thế nào để áp dụng
cấu trúc khi mà tài liệu được tiếp cận khai thác.
Một số thông tin cần thiết để xác định và mô tả tài liệu điện tử sẽ được tìm thấy trong các
tài liệu của cơ quan sản sinh. Các thông tin mô tả khác sẽ phải được tạo lập theo đúng các
tiêu chuẩn lưu trữ, nhất là trong trường hợp mà các hệ thống hay các nhóm tài liệu liên
quan vượt ra ngoài các ranh giới của cơ quan, tổ chức.
Mỗi một lưu trữ có những đòi hỏi riêng về việc kiểm soát tri thức đối với tài liệu. Tuy
nhiên, trong tất cả các trường hợp, sự kiểm soát tri thức là vấn đề thiết yếu đối với tài liệu
điện tử. Kiểm soát tri thức đối với tài liệu điện tử còn đòi hỏi việc xác định bất kỳ một
giới hạn pháp lý nào liên quan đến tài liệu.
2. Khả năng thích ứng trước những thay đổi
Cũng giống như công nghệ được dùng để tạo lập và lưu trữ tài liệu, bất kỳ hệ thống nào
được xây dựng để cung cấp việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ sẽ trở nên lạc hậu. Tốc
độ lạc hậu nhanh chóng của hệ thống tiếp cận khai thác chắc chắn sẽ phụ thuộc vào áp
lực của những kỳ vọng ngày càng cao của người sử dụng. Cùng với sự phát triển của
công nghệ, các nhà nghiên cứu càng muốn nhận được nhiều tiện ích từ những khả năng
ngày càng được cải tiến và nâng cao trong việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử.
Để có thể đáp ứng được những đòi hỏi của người sử dụng thì một hệ thống tiếp cận khai
thác lưu trữ sẽ phải được nghiên cứu xây dựng với những tính toán hết sức linh hoạt. Việc
thiết kế một hệ thống tiếp cận khai thác có khả năng thích nghi còn tạo điều kiện cho lưu

trữ đáp ứng một cách kịp thời hơn trước những yêu cầu luôn thay đổi của người nghiên
cứu. Việc sử dụng các công cụ chung như các phần mềm tra tìm toàn văn đối với các tài
liệu văn bản và phần mềm tra tìm dữ liệu mạnh đối với các cơ sở dữ liệu thay vì các
chương trình tra tìm chỉ hướng tới các seri tài liệu riêng lẻ sẽ làm cho việc điều chỉnh hệ
thống tiếp cận khai thác trở nên dễ dàng hơn để thích ứng với các đòi hỏi luôn thay đổi
theo thời gian.
3. Những công việc liên quan đến tiếp cận khai thác xuyên suốt vòng đời tài liệu
3.1. Giai đoạn chuẩn bị
Việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử, cũng như các hoạt động khác trong chức năng lưu
trữ, cần được xem xét giải quyết càng sớm càng tốt trong vòng đời tài liệu. Lý tưởng là
điều đó nên bắt đầu ngay từ giai đoạn chuẩn bị. Các phương pháp xác định hay nhận diện
và tiếp cận tài liệu lưu trữ cần phải được xác định rõ càng sớm càng tốt và đưa vào thiết
kế hệ thống. Việc thiết kế cần phải xác định rõ tất cả các loại tài liệu lưu trữ, kể cả
metadata và các thông tin kỹ thuật khác cần thiết để tra tìm và diễn giải tài liệu cũng như
những tài liệu ghi lại hoạt động tác nghiệp công việc. Hệ thống có thể được thiết kế để
tiêu chuẩn hoá và tự động hoá việc tạo ra metadata và những thông tin bối cảnh.
Những hạn chế khi tiếp cận khai thác tài liệu cũng cần được chỉ rõ và việc thiết kế hệ
thống cần có các biện pháp thiết thực và hiệu quả khắc phục những hạn chế như vậy. Việc
lập kế hoạch cho toàn bộ vòng đời của hệ thống cũng cần phải tính đến việc xoá bỏ các
hạn chế khi chúng không còn cần thiết nữa. Khi mà tài liệu lưu trữ được đánh giá ở giai
đoạn chuẩn bị thì hệ thống có thể được thiết kế sao cho các yêu cầu về tiếp cận khai thác
lâu dài chỉ được áp dụng đối với những tài liệu cần phải được giữ lại bảo quản ngoài
những nhu cầu công việc thực tiễn trước mắt của cơ quan.
3.2. Giai đoạn hình thành tài liệu
Cũng như việc đánh giá và bảo quản, khi mà các yêu cầu lưu trữ được xem xét giải quyết
ở giai đoạn chuẩn bị thì việc hình thành và duy trì bảo quản tài liệu sẽ cần phải được
giám sát sao cho các tác nghiệp cụ thể phải tuân theo đúng những quyết định được đưa ra
ở giai đoạn chuẩn bị và còn để nhận biết bất kỳ những cải tiến nào có thể đòi hỏi các
quyết định đó phải được xem xét, đánh giá lại. Điều đặc biệt quan trọng là tài liệu lưu trữ
phải được nhận diện, xác định đúng như khi chúng được hình thành; những thông tin bối

cảnh và metadata cần thiết và phù hợp phải được nắm bắt, gắn kết với tài liệu đó.
3.3. Giai đoạn duy trì, bảo quản
Khi mà các yêu cầu lưu trữ được xem xét giải quyết trong giai đoạn chuẩn bị và được gắn
kết vào việc thiết kế hệ thống thì những tác nghiệp bảo đảm khả năng có thể tiếp cận lâu
dài trong suốt giai đoạn duy trì bảo quản sẽ là việc thực thi thiết kế đó và làm theo đúng
những kế hoạch đã được xây dựng từ trước. Cần phải tiến hành các bước đi tích cực để
bảo đảm rằng những thông tin bối cảnh và metadata cần thiết được cung cấp trong việc
thiết kế hệ thống được giữ lại trong suốt thời gian tồn tại của tài liệu.
Nếu như trước đó tài liệu chưa được đánh giá thì toàn bộ tài liệu trong hệ thống sẽ phải
được duy trì bảo quản toàn bộ. Tương tự như vậy, nếu các phương pháp nhận diện, xác
định và mô tả tài liệu không được gắn kết vào thiết kế hệ thống thì sau đó chúng phải
được xây dựng. Thông tin bối cảnh và metadata cần thiết để tra tìm và diễn giải về tài liệu
có thể sẽ rất khó hoặc không thể thiết lập được nếu như các yêu cầu trên không được
quan tâm chú ý tới ngay từ đầu.
Việc tiếp cận khai thác sẽ xảy ra trong giai đoạn duy trì bảo quản của vòng đời tài liệu.
Một khi tài liệu được duy trì, bảo quản để phục vụ cho các mục đích hiện hành trong hệ
thống quản lý tài liệu của cơ quan thì việc tiếp cận khai thác có thể được bảo đảm bởi hệ
thống đó. Tuy nhiên, điều mong muốn là việc thực hiện tiếp cận khai thác tài liệu bên
ngoài hệ thống hiện hành nhằm bảo đảm hiệu quả hoạt động của hệ thống hoặc bảo vệ hệ
thống khỏi những nguy cơ phát sinh từ việc cho phép những cá nhân bên ngoài cơ quan
sử dụng tài liệu. Điều này có thể thực hiện được bằng cách tách biệt tài liệu lưu trữ khỏi
hệ thống hiện hành hoặc tạo ra bản sao của tài liệu nếu như tài liệu lưu trữ vẫn còn giá trị
hiện hành.
Việc kiểm soát tri thức đối với những tài liệu lưu trữ điện tử đã được chuyển giao vào
kho lưu trữ cần phải được kết hợp với việc kiểm soát tri thức đối với các tài liệu liên quan
khác trong lưu trữ. Những thông tin bối cảnh và metadata liên quan mà cơ quan sản sinh
tài liệu tạo ra cũng cần phải được chuyển giao cho lưu trữ cùng với tài liệu. Khi tài liệu
lưu trữ điện tử chưa được chuyển giao vào lưu trữ thì vẫn cần phải thiết lập và duy trì
việc kiểm soát tri thức ở mức cần thiết để giám sát việc bảo quản và khả năng có thể tiếp
cận khai thác tài liệu một cách liên tục. Lưu trữ cần phải nỗ lực để tạo lập và duy trì một

hệ thống thống nhất những thông tin về toàn bộ tài liệu lưu trữ cho dù chúng được duy trì
bảo quản ở đâu, sao cho người sử dụng có đủ điều kiện để có thể khai thác, sử dụng được
tất cả những tài liệu mà họ cần.
4. Các phương pháp bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu
Phần này xem xét các phương thức bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác những tài liệu
điện tử không còn được tiếp tục bảo quản trong hệ thống quản lý tài liệu mà cơ quan sản
sinh đã lưu giữ chúng nhằm phục vụ cho các nhu cầu công việc. Những tài liệu được lưu
giữ trong hệ thống quản lý tài liệu ban đầu có thể tiếp cận khai thác được thông qua các
phương tiện mà hệ thống đã cung cấp để đáp ứng các nhu cầu tiếp cận khai thác của cơ
quan sản sinh.
Có 3 phương pháp chung để bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác những tài liệu điện tử
không còn đưọc bảo quản trong hệ thống quản lý tài liệu ban đầu: (1) dùng các bản sao
trên các phương tiện mang tin thực thể; (2) các bản sao được cung cấp qua các phương
tiện truyền thông, và (3) trực tuyến trên một hệ thống máy tính.
4.1. Sử dụng các bản sao trên các phương tiện mang tin thực thể
Có thể cung cấp bản sao tài liệu điện tử cho các nhà nghiên cứu trên các phương tiện
mang tin kỹ thuật số. Các phưng tiện được sử dụng cho mục đích này cần phải thuận tiện
cho các nhà nghiên cứu để sử dụng. Khi mà các yêu cầu về bản sao tài liệu nhận được từ
các cơ quan chính phủ, các trường đại học hay các công ty thì phương tiện phù hợp nhất
sẽ là những thứ được dùng trong các máy tính lớn và các hệ thống máy tính lớn khác,
thường là ở một dạng băng từ nào đó. Đối với các nhà nghiên cứu, những người sử dụng
các máy tính cá nhân thì các đĩa mềm là phù hợp hơn đối với một lượng nhỏ tài liệu và
các CD-ROM đối với lượng tài liệu lớn. Khi mà các bản sao được cung cấp trên các
phương tiện kỹ thuật số thì phần cứng và phần mềm cần thiết để truy nhập và sử dụng tài
liệu thường là do nhà nghiên cứu tự chịu trách nhiệm.
Lưu trữ có thể cung cấp các dịch vụ khác ngoài việc sao chụp theo cách 1 - 1 các tệp kỹ
thuật số có chứa một hoặc nhiều tài liệu điện tử. Những dịch vụ đó có thể bao gồm việc
cho phép các yêu cầu chỉ chọn lọc một phần trong toàn bộ tệp và sau đó tạo ra một bản
sao của riêng phần đã được chọn. Các dịch vụ khác có thể cần đến để tạo ra một bản sao
của bất kỳ một tài liệu nào được lưu giữ trong các tệp.

Một số nhà nghiên cứu có thể không có điều kiện tiếp cận tới máy tính hay phần mềm
phù hợp để truy nhập tài liệu điện tử. Đối với những khách hàng như vậy thì việc cung
cấp các bản sao trên các vật mang tin như giấy hay microfilm có thể là thực tế hơn.
Phưng pháp này có tất cả các nhược điểm vốn có trong việc sử dụng các phương tiện
mang tin cứng đó; hơn nữa, còn có một số loại tài liệu điện tử như các cơ sở dữ liệu phức
tạp và không thể biểu diễn chúng một cách xác thực ở một dạng (format) tuần tự theo
chiều dọc. Mặc dù vậy, việc tạo ra các bản sao bằng cách in ra sẽ là phù hợp đối với một
số loại yêu cầu nhất định như trong trường hợp đối với một lượng nhất định các dữ liệu
từ một cơ sở dữ liệu hay đối với các tài liệu dạng văn bản. Việc cung cấp các bản sao ở
dạng vi bản hay bằng cách in ra sẽ đòi hỏi khả năng định dạng đầu ra tài liệu điện tử ở
dạng mà con người có thể đọc được.
4.2. Cung cấp bản sao thông qua các phương tiện truyền thông
Sự phát triển nhanh chóng của Internet đã làm cho việc sử dụng các mạng điện tử để
cung cấp bản sao tài liệu điện tử trở thành một phương pháp ngày càng hấp dẫn. Nếu như
lưu trữ hay các nhà cung cấp tài liệu khác có thể tiếp cận được tới Internet hay các
phương tiện truyền thông kỹ thuật số dạng quay số thì khi đó, phưng pháp này sẽ rất
giống với phương pháp cung cấp các bản sao trên các phương tiện mang tin kỹ thuật số.
Việc sử dụng các phương tiện truyền thông có những điểm ưu việt nhất định so với các
phương tiện mang tin kỹ thuật số. Người ta không cần phải mua hay lưu trữ các phương
tiện mang tin đó. Ngoài ra, cũng không cần phải đóng gói và chuyển gửi những phương
tiện đó tới các nhà nghiên cứu, kiểm tra việc thất lạc những thứ đã gửi hay giải quyết các
vấn đề liên quan tới sự hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Việc cung cấp thông tin qua
các mạng thường rất nhanh chóng và đáng tin cậy.
4.3. Tiếp cận sử dụng trực tuyến
Tiếp cận sử dụng trực tiếp tài liệu điện tử có thể được thực hiện qua một hệ thống máy
tính đặt tại cơ sở lưu trữ hay một cơ sở nghiên cứu khác hoặc thông qua các phương tiện
viễn thông qua Internet hay các phưng tiện truyền thông kỹ thuật số bằng cách quay số.
Phương pháp này đòi hỏi lưu trữ hay nhà cung cấp khác phải có nguồn lực máy tính đầy
đủ và thích hợp cho việc tra tìm, xử lý và hiển thị tài liệu. Ngoài ra, phương pháp này còn
đòi hỏi cung cấp sự trợ giúp kỹ thuật cho những nhà nghiên cứu sử dụng hệ thống. Việc

sử dụng một hệ thống nơi mà việc tiếp cận khai thác chỉ được cung cấp và có sẵn trên các
phưng tiện thiết bị được bố trí trong lưu trữ hay một cơ sở nghiên cứu chắc chắn là sẽ dễ
quản lý hơn là cung cấp, bảo đảm việc tiếp cận hệ thống qua các phưng tiện truyền thông.
Tuy nhiên, việc sử dụng các phương tiện truyền thông cho phép các nhà nghiên cứu tiếp
cận tới tài liệu mà không bị lệ thuộc vào nơi tài liệu đó được lưu trữ và không nhất thiết
phải tới cơ sở lưu trữ. Các phương tiện truyền thông còn mở ra một khả năng là nhiều nhà
nghiên cứu có thể đồng thời tiếp cận sử dụng tài liệu hơn là trong trường hợp một hệ
thống đóng. Tuy nhiên, việc hiện thực hoá khả năng đó sẽ phụ thuộc vào nguồn lực máy
tính có sẵn cho việc tiếp cận khai thác từ xa.
Tiếp cận sử dụng trực tuyến, cho dù được thực hiện tại chỗ hay thông qua các phương
tiện truyền thông, không nhất thiết có nghĩa là tài liệu phải được duy trì bảo quản trên
mạng. Các yêu cầu tiếp cận khai thác tới các seri tài liệu lưu trữ không phải là thường
xuyên nên việc lưu trữ trực tuyến trên mạng sẽ là một sự lãng phí không cần thiết. Chỉ
duy trì trên mạng các thông tin mô tả đủ để thông báo cho các nhà nghiên cứu về những
tài liệu hiện có và tạo điều kiện cho họ cân nhắc và đưa ra những quyết định về việc họ
cần tiếp cận khai thác những tài liệu nào.
Như phần trên đã trình bày, có 3 phương pháp chung để bảo đảm cho việc tiếp cận khai
thác những tài liệu điện tử: (1) dùng các bản sao trên các phương tiện mang tin thực thể;
(2) các bản sao được cung cấp qua các phương tiện truyền thông, và (3) trực tuyến trên
một hệ thống máy tính. Các phưng pháp đó có thể được sử dụng một cách kết hợp theo
nhiều nguyên tắc khác nhau tuỳ thuộc vào đặc tính của tài liệu, bản chất của các nhu cầu
khai thác và các nguồn lực của lưu trữ hay của một cơ quan khác chịu trách nhiệm về
việc bảo đảm cho việc khai thác sử dụng tài liệu.
5. Nguyên tắc của công tác khai thác
- Tất cả các yêu cầu khai thác đều phải có phiếu yêu cầu khai thác tài liệu (theo mẫu trên
mạng) và có ý kiến xét duyệt của các đồng chí lãnh đạo có trách nhiệm. Đối với tài liệu
tối mật, tuyệt mật phải có ý kiến phê duyệt của các đồng chí lãnh đạo có thẩm quyền.
Hệ thống tiếp cận khai thác cần được thiết kế nhằm tạo thuận lợi cho việc đưa tài liệu lên
mạng một cách nhanh chóng theo yêu cầu của người sử dụng. Trong phạm vi có thể, giao
diện của người sử dụng đối với việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử cần phải bảo đảm

thống nhất với giao diện của việc mô tả.
- Tài liệu chủ yếu phục vụ khai thác trên máy tính tại phòng đọc, trường hợp đặc biệt có
thể cho phép tiếp cận, khai thác tại máy của người sử dụng qua mạng Internet (đối với
các CSDL không mật, đối với từng đối tượng khai thác)
Với những hình thức tổ chức khai thác, sử dụng nêu trên, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm
được khai thác thường xuyên, rộng rãi và thiết thực nhưng vẫn được bảo vệ bí mật và an
toàn, phần nào đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng độc giả, góp phần đáng kể
vào việc tuyên truyền ý nghĩa, vai trò, vị trí của công tác lưu trữ đối với xã hội. Tuy nhiên
những kết quả đạt được như vậy vẫn còn rất khiêm tốn so với tiềm năng thông tin chứa
trong các nguồn tài liệu lưu trữ tại Trung tâm.
Để phát huy nhiều hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ, tiếp nối những kết quả đã đạt
được, trong thời gian tới công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần tiếp tục
được tăng cường. Muốn vậy, Trung tâm cần đẩy mạnh việc tuyên truyền về công tác lưu
trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Nâng cấp
chất lượng hồ sơ tài liệu hiện đang bảo quản, đồng thời tối ưu hóa thành phần hồ sơ, tài
liệu sẽ được nộp lưu từ các nguồn khác nhau vào Trung tâm. Tiếp tục xây dựng cơ sở dữ
liệu, hệ thống công cụ tra cứu đáp ứng các nhu cầu tìm tin khác nhau. Đẩy mạnh việc số
hóa tài liệu để có thể cho phép độc giả nghiên cứu trực tiếp tài liệu trên máy tính. Công
tác giải mật, sao lưu bảo hiểm tài liệu cần được tiến hành nhanh chóng để tài liệu có thể
tiếp tục đưa ra phục vụ độc giả. Khu trưng bày chuyên dụng cần được thiết kế và xây
dựng theo đúng yêu cầu, có thể mở cửa để đón tiếp khách ra vào thường xuyên. Tuyển
chọn đội ngũ cán bộ làm công tác này là những người thật sự có năng lực, nắm vững
chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ ngoại ngữ và có kiến thức sâu rộng. Đồng thời đẩy
mạnh giao lưu, học tập ở trong nước và nước ngoài để thực hiện tốt hơn chức năng phục
vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm.
Trên chặng đường mười lăm năm hình thành và phát triển, với việc triển khai nhiều hình
thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khác nhau, chương trình phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã gặt hái được những thành tựu đáng
kể. Có được những thành công ấy chính là nhờ vào sự chỉ đạo, quan tâm một cách thiết
thực của lãnh đạo các cấp, đồng thời có sự đóng góp to lớn của đội ngũ cán bộ, viên chức

Trung tâm và đặc biệt là những người thực hiện công tác này. Đứng trước yêu cầu của
thời kì mới, với mong muốn ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác thông tin của
xã hội, những người làm công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III không thể
hài lòng với những gì đã làm được, mà cần có ý thức trách nhiệm hơn nữa, không ngừng
tìm tòi, áp dụng các biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để những giá trị
của tài liệu lưu trữ ngày càng được phát huy, góp phần phục vụ sự nghiệp xây dựng và
bảo vệ Tổ quốc.