tổ chức hội nghị khách hàng nhân kỷ niệm mười năm thành lập chi nhánh công ty yến sào khánh hòa tại tp.hcm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA SAU ĐẠI HỌC
MÔN : QUẢN LÝ DỰ ÁN
ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG NHÂN KỶ
NIỆM MƯỜI NĂM THÀNH LẬP CHI NHÁNH
CÔNG TY YẾN SÀO KHÁNH HÒA TẠI TP.HCM
GVHD : TS. LƯU TRƯỜNG VĂN
SVTH : NGUYỄN BẢO QUỲNH CHI
LỚP : MBA 12B
MSHV : 006
TP.HCM, tháng 05 năm 2013
MỤC LỤC
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN


TP.HCM, ngày…… tháng………năm………

BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
1. GIỚI THIỆU:
1.1 Tổng quan về công ty:
2. Công ty TNHH nhà nước một thành viên Yến sào Khánh Hòa là doanh
nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định số 78/QĐ-UB ngày 16/01/1993
của UBND tỉnh Khánh Hòa.
3. Là đơn vị đầu ngành của cả nước về quản lý nguồn lợi yến sào, chiến lược
phát triển của Công ty TNHH nhà nước một thành viên Yến sào Khánh Hòa được
xác định : với tâm điểm là « Chim Yến », dựa trên nền tảng thương hiệu “Yến sào
Khánh Hòa”.
4. Chi nhánh công ty Yến Sào Khánh Hòa tại Tp.Hồ Chí Minh được
thành lập năm 2003. Là một trong những chi nhánh phát triển mạnh và bền vững
trong việc bán hàng, phân phối sản phẩm đến người tiêu dùng. Sau 10 năm xây
dựng và phát triển chi nhánh đã xây dựng rất thành công hình ảnh thương hiệu
“Yến Sào Khánh Hòa” trong khu vực miền Nam, với 5 showroom tại Tp.Hồ Chí
Minh và 8 showroom tại các tỉnh miền Tây. Và hiện nay vẫn đang tiếp tục mở
rộng thị trường nhằm phủ sóng thương hiệu “Yến sào Khánh Hòa” đến khắp các
tỉnh miền Nam.
4.1 Lý do hình thành dự án:
5. Nhân kỷ niệm 10 năm thành lập, chi nhánh công ty đã tổ chức buổi hội
nghị khách hàng nhằm tri ân khách hàng đã gắn bó với công ty và để đánh giá
một chặng đường dài phấn đấu và phát triển của Ban lãnh đạo và tập thể nhân
viên chi nhánh.
5.1 Mục tiêu dự án:
6. Buổi lễ kỷ niệm 10 năm thành lập chi nhánh lồng ghép với hội nghị
khách hàng nhằm:

- Đánh giá cao tinh thần làm việc của Ban lãnh đạo cùng tập thể nhân viên trong
suốt 10 năm qua.
- Tri ân những khách hàng thân thiết đã đồng hành cùng công ty từ những ngày
đầu mới thành lập tới ngày hôm nay.
- Đồng thời quảng bá thương hiệu “Yến Sào Khánh Hòa” ra xa hơn nữa.
6.1 Tóm tắt dự án:
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
4
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
- Tên Dự án “Hội nghị khách hàng nhân kỷ niệm 10 năm thành lập chi nhánh
công ty Yến sào Khánh Hòa tại TP.Hồ Chí Minh”.
- Đơn vị tổ chức: chi nhánh công ty Yến sào Khánh Hòa tại TP.Hồ Chí Minh
- Địa điểm tổ chức: Trung tâm hội nghị White Palace (194 Hoàng Văn Thụ - P.9
– Q.Phú Nhuận).
- Thời gian tổ chức: 17h30 ngày 02 tháng 04 năm 2013
- Số lượng khách mời: 200
- Số lượng cán bộ công nhân viên tham gia chuẩn bị, hậu cần, phục vụ, tổ
chức: 50
- Kinh phí: 504.500.000 đồng
7. QUY MÔ DỰ ÁN:
- Hội nghị được tổ chức với số lượng đại biểu tham dự là 200 người (bao
gồm Ban TGĐ và Giám đốc một số công ty tại TP.HCM, nhà báo, đại diện
các nhà phân phối, khách hàng bán lẻ thân thiết…)
- Hội nghị được tổ chức vào ngày 02 tháng 04 năm 2013.
- Quy mô của việc tổ chức Hội nghị bao gồm: lập kế hoạch, chuẩn bị các yếu
tố phục vụ cho Hội nghị và thực hiện Hội nghị. Việc tổ chức Hội nghị do
nội bộ chi nhánh công ty Yến sào Khánh Hòa tại TP.Hồ Chí Minh kết hợp với
các đơn vị dịch vụ bên ngoài thực hiện.
7.1 Nhân sự:
- Ban quản lý dự án bao gồm các thành viên được phân bổ theo các ban sau:

8. + Ban tổ chức:
9. Đinh Viết Thuận: Trưởng ban
10. Lê Trường Kỳ: Phó ban
11. Nguyễn Thành Nhân: Thành viên
12. Lê Thị Hồng Yến : Thành viên
13. + Ban thư ký:
14. Trương Mai Đàn : Trưởng ban
15. Phạm Ngọc Trân : Phó Ban
16. Lê Thị Phương : Thành viên
17. + Ban văn nghệ:
18. Nguyễn Xuân Nhi: Trưởng ban
19. Tô Thị Cẩm Vân : Phó ban
20. Nguyễn Thị Bảo Hương: Thành viên
21. + Ban hậu Cần:
22. Lê Xuân Tài: Trưởng ban
23. Trần Thị Nhiệm: Phó ban
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
5
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
24. Nguyễn Thị Hồng Hạnh: Thành viên
25. Trương Thị Hồng Ni: Thành viên
26. Phạm Xuân Cẩm Uyên: Thành viên
27. Phan Thị Kim Oanh: Thành viên
- Trưởng ban dự án do ông Đinh Viết Thuận – Giám đốc chi nhánh Yến Sào
Khánh Hòa tại TP.HCM làm trưởng ban, có toàn quyền và trách nhiệm
trong việc quản lý và điều hành dự án theo đúng kế hoạch dự án.
- Bảng phân công công việc cụ thể như sau:
28. Đ
ơn vị thực
hiện

29. Công việc
30. Ba
n tổ chức
31. -Lập kế hoạch đưa đón khách mời theo giờ bay và chuyển cho những
người được phân công
32. -Lập ra và phân công nhiệm vụ chi tiết cho các ban
33. -Rà soát lại mọi công tác chuẩn bị tổ chức
34. Ba
n thư ký
35. -Lập chương trình dự kiến của hội nghị
36. -Lập bảng kế hoạch thực hiện
37. -Soạn thư mời
38. -Chuẩn bị báo cáo
39. -Chuẩn bị bài phát biểu khai mạc, bế mạc
40. Ba
n văn nghệ
41. -Lên kế hoạch chi tiết chương trình văn nghệ (2 tiết mục do nhân viên
công ty đảm nhận).
42. -Liên lạc với ca sĩ khách mời (2 ca sĩ hát 2 bài)
43. -Tìm MC cho chương trình (2MC)
44. -Chịu trách nhiệm đón tiếp khách mời.
45. Ba
n hậu cần
46. -Tìm hiểu, hỏi giá các dịch vụ phục vụ Hội nghị
47. -Dự tính số khách mời đăng ký tham dự
48. -Lập dự toán kinh phí và đề xuất địa điểm tổ chức. Sau đó trình Ban GĐ
duyệt
49. -Lập bảng kinh phí chính thức
50. -Mua quà lưu niệm, VPP, hoa, các dụng cụ cần thiết
51. -Liên hệ ký hợp đồng với các dịch vụ, đặt cọc 50%

52. -Gửi thư mời
53. -Lập danh sách khách mời
54. -In thẻ đại khách mời, bảng tên
55. -Lập chương trình chính thức cho Hội nghị
56. -In ấn, photo, đóng tập tài liệu
57. -Lập bảng thông tin liên lạc của các thành viên liên quan (cán bộ của chi
nhánh công ty và người liên hệ của các dịch vụ)
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
6
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
58.
59.
60.
60.1 Chi phí:
- Lãnh đạo công ty sử dụng Quỹ đầu tư, phát triển để thực hiện dự án với ngân sách là
504.5 triệu đồng.
- Dự trù : 5% tổng chi phí .
61. Chi phí được phân bổ chi tiết theo các hạng mục như sau:
62. Công việc 63. Ngân sách
64. T
ỷ lệ
65. Diễn Giải
66. Phòng hội
nghị
67. 42,000,000
68. 8
.40%
69.
70. DV ăn
uống

71. 216,000,000
72. 4
2.90%
73. Tiệc buffet
(thức ăn và nước uống)
74. Văn nghệ 75. 30,000,000
76. 5
.90%
77. 2 ca sĩ hát 2 bài
78. Báo chí 79. 50,000,000
80. 9
.90%
81. Báo thanh
niên, tuổi trẻ (phỏng vấn,
đăng tin)
82. Thuê MC 83. 20,000,000
84. 4
%
85. 2 MC (1 nam,1 nữ)
86. Chụp ảnh 87. 5,000,000
88. 0
.99%
89.
90. Quà lưu
niệm
91. 40,000,000
92. 7
.90%
93. Hộp yến sào 6 lọ
94. Quà bốc

thăm trúng thưởng
95. 93,000,000
96. 1
8.40%
97. Giải nhất: 1
chuyến du lịch Hàn
Quốc dành cho 2 người
98. Giải nhì: 1
chuyến du lịch
Campuchia dành cho 2
người
99. Giải ba: 1
ipad4
100. 2 giải khuyến
khích: iphone 5
101. Hoa 102. 5,000,000 103. 0 104. Hoa bó và hoa cài áo
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
7
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
.99%
105. In ấn tài
liệu
106. 1,000,000
107. 0
.20%
108.
109. Văn phòng
phẩm
110. 500,000
111. 0

.02%
112.
113. Bảng tên,
bảng hiệu, băng rôn
114. 2,000,000
115. 0
.40%
116.
117. TỔNG 118. 504,500,000
119. 1
00%
120.
121. Dự trù 122. 25,225,000
123. 5
%
124.
125.
- Trưởng ban tổ chức sẽ chịu trách nhiệm quản lý và báo cáo về chi phí của dự án trong
suốt thời gian của dự án. Trưởng ban tổ chức sẽ trình bày và xem xét hiệu suất chi phí của dự
án trong cuộc họp về tình trạng dự án sẽ diễn ra. Sử dụng việc tính toán giá trị thu được,
Trưởng ban tổ chức chịu trách nhiệm giải thích những sai lệch chi phí và giới thiệu cho BGĐ
biết các lựa chọn để đạt được hiệu quả ngân sách dự án. Tất cả quyền và các quyết định về
ngân sách, bao gồm cả các thay đổi ngân sách đều thuộc về BGĐ.
125.1 Thời gian:
- Thời gian thực hiện dự án: 1,5 tháng.
- Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị được thực hiện từ ngày 19/02/2013.
- Các mốc thời gian chính như sau:
126.
127.
St

t
128. Công việc chính 129. T
hời gian
130.
1
131. Lập BQL Dự án Hội nghị.
132. 19/02/13
133.
2
134. Lập chương trình dự kiến của Hội nghị.
135. 26/02/13
136.
3
137. Lập bảng kế hoạch thực hiện. 138. 2
8/02/13
139.
4
140. Lập bảng kinh phí và đề xuất địa điểm tổ chức. 141. 0
4/03/13
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
8
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
142.
5
143. Lựa chọn Nhà cung cấp Dịch vụ. 144. 0
6/03/13
145.
6
146. Gửi thư mới đến các Đại biểu.
147. 12/03/13

148.
8
149. Mua sắm quà lưu niệm, VPP, các dụng cụ cần
thiết cho hội nghị.
150. 18/03/13
151.
9
152. Lập chương trình hội nghị chính thức.
153. 22/03/13
154.
1
0
155. Lập kế hoạch đón khách mời.
156. 2
2/03/13
157.
1
2
158. Khai mạc Hội nghị
159. 02/04/13
160.
1
3
161. Họp tổng kết, đánh giá Hội nghị
162. 03/04/13
163.
164. Ban Tổ chức sẽ bám sát vào kế hoạch trên để xác định nguồn nhân lực tham gia
tổ chức và phục vụ cho Hội nghị cũng như tiến độ để hoàn thành các công tác liên quan
đến việc tổ chức.
165. CÁC GIẢ ĐỊNH:

- Vật giá của các mặt hàng quà lưu niệm, quà tặng,hoa, văn phòng phẩm ít có thay
đổi, nếu có thay đổi thì chỉ tăng tối đa trong khoản dự phòng là 5%.
- Nguồn nhân viên không biến chuyển.
- Thời tiết thuận lợi.
166. CÁC RÀNG BUỘC:
- Hội nghị diễn ra đúng thời gian dự kiến.
- Kinh phí có giới hạn nên việc triển khai mua sắm, đặt tiệc phải được tính toán kỹ
lưỡng.
- Nhân viên đủ để đảm bảo việc triển khai hội nghị theo đúng kế hoạch.
167. CÁC LOẠI TRỪ:
- Thiên tai, hỏa hoạn, quy định thay đổi bất ngờ làm ảnh hưởng đến việc thực hiện
Hội nghị.
- Có thay đổi trong menu do có dịch bệnh.
168.
169. DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN:
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
9
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
170. Vào năm 2011 chi nhánh công ty đã tổ chức rất thành công Hội nghị
khách hàng nhằm tri ân khách hàng thân thiết và trao giải thưởng cho các đại lý, nhà
phân phối, đồng thời đây cũng là dịp quảng cáo hình ảnh công ty. Ngoài ra công ty còn
liên kết, hỗ trợ tổ chức các sự kiện cho các showroom liên kết và chương trình Festival
cho tỉnh Khánh Hòa. Với việc tổ chức rất thành công các Hội nghị, sự kiện là tiền đề
để công ty có kinh nghiệm tổ chức Hội nghị lần này.
171. CẤU TRÚC PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS):
172.
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
10
Dự án tổ
chức Hội

nghị
Lập BQL
dự án
Lập Ban tổ
chức
Lập Ban
thư ký
Lập Ban
văn nghệ
Lập kế
hoạch
Lập kế
hoạch dự
thảo
Hoàn
thành kế
hoạch
chính thức
Chuẩn bi
thực hiện
kế hoạch
Ban tổ
chức
Bổ nhiệm
các vị trí
trong các
ban
Theo
dõi,nắm
bắt báo cáo

tình hình
thực hiện
dự án
Ban Thư
ký
Gửi thư
mời
Chuẩn bị
nội dung
bài phát
biểu
Ban văn
nghệ
Liên hệ ca
sĩ, MC
Duyệt nội
dung văn
nghệ
Ban hậu
cần
Lựa chọn
nhà cung
cấp dịch
vụ,truyền
thông
Lập bảng
kinh phí
Mua quà
lưu niệm,
VPP

Chuẩn bị
bảng tên,
hoa
Tổ chức
Hội nghị
Họp tổng kết,
đánh giá hội
nghị
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
173.
174.
175.
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
11
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
176.
177.
178. TIẾN ĐỘ DỰ ÁN:
179.
180.
S
t
t
181. Công việc chính
182.
Bắt
đầu
183.
Kết
thúc

184.
Công
việc
trướ
c
185.
1
186. Lập BQL Dự án Hội nghị.
187. 19/02/
13
188.
22/02/1
3
189.
190.
2
191. Họp tư vấn, chuẩn bị hội nghị 192. 25/02/
13
193. 25/02/1
3
194.
1
195.
3
196. Lập chương trình dự kiến của Hội nghị. 197.
26/02/
13
198. 27/03/1
3
199.

2
200.
4
201. Lập bảng kế hoạch thực hiện. 202.
28/02/
13
203. 01/03/1
3
204. 3
205.
5
206. Lập bảng kinh phí và đề xuất địa điểm tổ
chức.
207.
04/03/
13
208. 05/03/1
3
209. 4
210.
6
211. Lựa chọn Nhà cung cấp Dịch vụ. 212. 06/03/
13
213. 11/03/1
3
214. 5
215.
7
216. Gửi thư mời đến khách mời.
217. 12/03/

13
218.
15/03/1
3
219. 6
220.
8
221. Mua sắm quà lưu niệm, VPP, các dụng cụ
cần thiết cho hội nghị.
222. 18/03/
13
223. 21/03/1
3
224. 7
225.
9
226. Lập chương trình hội nghị chính thức. 227.
22/03/
13
228.
26/03/1
3
229. 8
230.
1
0
231. Lập kế hoạch đón khách mời
232. 22/03/
13
233. 26/03/1

3
234. 8
235.
1
1
236. Chuẩn bị nội dung bài diễn văn
237. 27/03/
13
238. 27/03/1
3
239. 9
240.
1
2
241. Rà soát lại công tác chuẩn bị
242. 28/03/
13
243. 01/04/1
3
244. 11
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
12
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
245.
1
3
246. Khai mạc Hội nghị
247. 02/04/
13
248. 02/04/1

31
249. 12
250.
1
4
251. Họp tổng kết, đánh giá Hội nghị
252. 03/04/
13
253. 03/04/1
3
254. 13
255.
256.
257.
258.
259. MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (RAM):
260.
261. Công việc 262. Bộ phận thực hiện 263. Bộ phận liên quan
265. 266. 267. 268. 269. 270. 271. 272.
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
13
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
B
an
tổ
ch
ứ
c
B
an

th
ư
k
ý
B
an
vă
n
n
g
hệ
B
a
n
h
ậ
u
c
ầ
n
B
a
n
G
Đ
P
h
ò
n
g

n
h
â
n
s
ự
P
h
ò
n
g
k
ế
t
o
á
n
B
ê
n

n
g
o
à
i
273. Lập BQL Dự án Hội nghị.
274.
C
275. 276. 277.

278.
B
279.
B
280. 281.
282. Họp tư vấn, chuẩn bị hội nghị
283.
C
284.
H
285.
H
286.
H
287. 288. 289. 290.
291. Lập chương trình dự kiến của
Hội nghị.
292.
C,
T
293.
H
294.
H
295.
H
296.
B
297. 298. 299.
300. Lập bảng kế hoạch thực hiện.

301.
C,
H
302.
C
303.
C
304.
C
305.
B
306. 307. 308.
309. Lập bảng kinh phí và đề xuất
địa điểm tổ chức.
310.
H,
V
311.
H
312.
H
313.
C
314.
B
315.
316.
B
317.
318. Lựa chọn Nhà cung cấp Dịch

vụ.
319.
V
320. 321.
322.
C
323.
B
324. 325. 326.
327. Gửi thư mời đến các Đại biểu. 328.
329.
C
330. 331. 332. 333. 334. 335.
336. Mua sắm quà lưu niệm, VPP,
các dụng cụ cần thiết cho hội nghị.
337. 338. 339.
340.
C
341. 342.
343.
B
344.
C
345. Lập chương trình hội nghị
chính thức.
346.
C
347.
H
348.

H
349.
H
350.
B
351. 352. 353.
354. Lập kế hoạch đón khách mời
355.
C
356. 357. 358.
359.
B
360. 361. 362.
363. Chuẩn bị nội dung bài diễn văn 364.
365.
C
366. 367.
368.
B
369. 370. 371.
372. Rà soát lại công tác chuẩn bị
373.
C
374.
H
375.
H
376.
H
377.

B
378. 379. 380.
381. Tổ chức Hội nghị
382.
C
383.
C
384.
C
385.
C
386. 387. 388. 389.
390. C: Chịu trách nhiệm trực tiếp H: Hỗ trợ B: Phải được thông báo V: Tư vấn
391.
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
14
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
392. TRÁCH NHIỆM VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG DỰ ÁN
(RACI):
393. Công việc chính
394. Bê
n có trách
nhiệm
395. (R
)
396. C
hịu trách
nhiệm
trước (A)
397. P

hối hợp
với
398. (
C)
399. B
áo tin cho
400. (
I)
401. Lập BQL Dự án Hội
nghị.
402. B
GĐ
403. T
GĐ
404. P
.Nhân sự
405. T
GĐ
406. Họp tư vấn, chuẩn bị hội nghị 407. Ban tổ chức 408. BGĐ 409. B
an thư ký,
Ban hậu
cần, Ban
văn nghệ
410. BGĐ
411. Lập chương trình dự
kiến của Hội nghị.
412. Ba
n tổ chức
413. B
GĐ

414. B
an thư ký,
Ban hậu
cần, Ban
văn nghệ
415. B
GĐ
416. Lập bảng kế hoạch
thực hiện.
417. Ba
n tổ chức
418. B
GĐ
419. B
an thư ký,
Ban hậu
cần, Ban
văn nghệ
420. B
GĐ
421. Lập bảng kinh phí và
đề xuất địa điểm tổ chức.
422. Ba
n hậu cần
423. B
GĐ
424. B
an thư ký,
Ban hậu
cần, Ban

văn nghệ
425. B
GĐ
426. Lựa chọn Nhà cung
cấp Dịch vụ
427. Ba
n hậu cần
428. B
GĐ
429. B
an tổ chức
430. B
GĐ
431. Gửi thư mời đến các
Đại biểu.
432. Ba
n thư ký
433. B
GĐ
434. B
an thư ký
435. B
GĐ
436. Mua sắm quà lưu
niệm, VPP, các dụng cụ cần thiết
cho hội nghị.
437. Ba
n hậu cần
438. B
GĐ

439. P
.Kế toán
440. B
GĐ
441. Lập chương trình hội
nghị chính thức.
442. Ba
n tổ chức
443. B
GĐ
444. B
an thư ký,
Ban hậu
cần, Ban
văn nghệ
445. B
GĐ
446. Lập kế hoạch đón
khách mời
447. Ba
n tổ chức
448. B
GĐ
449. B
an văn
nghệ
450. B
GĐ
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
15

BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
451. Chuẩn bị nội dung bài diễnvăn 452. Ban tổ chức 453. B
GĐ
454. Ban thư ký 455. B
GĐ
456. Rà soát lại công tác chuẩn bị 457. Ban tổ chức 458. BGĐ 459. B
an thư ký,
Ban hậu
cần, Ban
văn nghệ
460. BGĐ
461. Tổ chức Hội nghị 462. Ba
n tổ chức
463. BGĐ 464. B
an thư ký,
Ban hậu
cần, Ban
văn nghệ
465. B
GĐ
466.
467. CÁCH THỨC KIỂM SOÁT DỰ ÁN ĐÃ ĐƯỢC DÙNG TẠI DỰ ÁN NÀY:
467.1 Kiểm soát tiến độ:
468. Ban QLDA bám sát vào bảng Kế hoạch thực hiện theo sơ đồ mạng
đính kèm để kiểm soát tiến độ thực hiện dự án.
469. Cập nhật thực tế công việc theo các mốc thời gian. Đánh giá % tiến
độ thực hiện so với kế hoạch để phân bổ lại nguồn lực, khắc phục các sai khác
nhằm thực hiện đúng kế hoạch như ban đầu.
470. Việc cập nhật thực tế này tiến hành ngay trên bảng Kế hoạch thực
hiện theo sơ đồ Gantt để dễ dàng so sánh các sai khác.

471. Các sai lệch về thời gian hoàn thành được ghi rõ trên sơ đồ (theo
ngày).
472. Bảng giới hạn thời gian và phương pháp giải quyết:
473. Giới hạn 474. Phương án giải quyết
475. Thời gian thực tế vượt kế hoạch
<=5 %
476. Điều tra tìm nguyên nhân.
477. Điều động thêm nhân viên hoặc
làm thêm giờ
478. Thời gian thực tế vượt kế hoạch 5-
10%
479. Kiểm tra lại quá trình làm việc.
480. Xây dựng phương án để đuổi kịp
tiến độ nhưng không làm vượt ngân sách
481. Thời gian thực tế vượt kế hoạch
10%
482. Hoãn dự án
483.
483.1 Kiểm soát chi phí:
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
16
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
- Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ Công việc và giao cho Nhân viên
chuyên trách lập kế hoạch và chi theo ngân sách dự án.
- Trưởng ban tổ chức sẽ chịu trách nhiệm quản lý và báo cáo về chi phí của dự án đến
Ban giám đốc trong suốt thời gian của dự án. Ban tổ chức sẽ trình bày và xem xét hiệu suất
chi phí của dự án trong cuộc họp về tình trạng dự án. Ban tổ chức chịu trách nhiệm giải thích
những sai lệch chi phí. Tất cả các quyền và các quyết định về ngân sách, bao gồm cả các thay
đổi ngân sách đều thuộc về Ban giám đốc.
- Đưa ra bảng giới hạn chi tiêu và phương pháp giải quyết:

484. Giới hạn 485. Phương án giải quyết
486. Chi phí thực tế vượt Ngân sách <=5
%
487. Điều tra tìm nguyên nhân.
488. Chi phí thực tế vượt Ngân sách 5-
10%
489. Kiểm tra lại toàn bộ chi phí
490. Chi phí thực tế vượt Ngân sách
10%
491. Hoãn dự án
492.
492.1 Kiểm soát chất lượng:
493. Để Hội nghị diễn ra thành công, các bộ phận trong quá trình tham gia dự
án cần chú ý kiểm soát chất lượng công việc như sau:
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, có kinh nghiệm, tốt nhất là đã từng hợp tác với
công ty.
- In ấn đầy đủ tài liệu, báo cáo, thông tin liên lạc chính xác.
- Chuẩn bị quà, hoa đầy đủ.
- Việc tặng quà lưu niệm, hoa, chụp ảnh cần được phổ biến trước thời gian, thứ tự cho
các bộ phận để tránh việc lộn xộn.
- Bộ phận hướng dẫn, tư vấn, giải đáp thắc mắc, hỗ trợ thông tin phải liên hệ với các bộ
phận liên quan để chuẩn bị đầy đủ các thông tin và nắm thời gian sự kiện diễn ra để chủ động
trong quá trình làm việc. Bộ phận này được đặt trước sảnh phòng Hội nghị.
- Kiểm tra công tác chạy thử chương trình, tổng duyệt trước ngày 12/04/2013.
494. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN:
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
17
BGĐ
Ban tổ chức Ban thư ký Ban văn nghệ Ban hậu cần
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn

495.
496. RỦI RO DỰ ÁN:
497.
S
T
T
498. Các rủi ro chính
499.
Mức
độ
500. Giải pháp
501.
1
502. Nhân viên không đủ khả năng
hoặc chưa có kinh nghiệm trong việc tổ
chức Hội nghị
503.
M
504. - Giao việc cho những cá nhân có
đủ khả năng, “chọn mặt gửi vàng”.
505. -Tiến hành đào tạo nhân lực cho
từng khâu của Hội nghị
506.
2
507. Chậm tiến độ dự án làm gia tăng
chi phí
508.
H
509. Giám sát và yêu cầu các Ban báo
cáo thường xuyên tiến độ thực hiện

510.
3
511. Số lượng khách mời đến dự
không đông đủ như mong đợi
512.
H
513. -Khảo sát khả năng tham dự Hội
nghị ngay khi phát thiệp mời cho khách.
514. -Chương trình thu hút người tham
dự từ nội dung đến hình thức
515.
4
516. Sự cố kỹ thuật (mất điện, hư
hỏng thiết bị liên quan đến âm thanh, ánh
sáng…)
517.
L
518. Cam kết chất lượng dịch vụ với
nơi tổ chức Hội nghị
519.
5
520. Nhà cung cấp dịch vụ không
cung cấp đúng và đủ số lượng và chất lượng
các dịch vụ theo cầu
521.
M
522. -Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ
có uy tín, đã từng hợp tác với nhau.
523. -Phải có cam kết với các nhà cung
cấp về các rủi ro co thể xảy ra để họ có

những biện pháp đối ứng
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
18
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
524. Ghi chú: H: Cao M: Trung bình L: Thấp
525.
526. GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN:
526.1 Giao tiếp giữa các bên tham gia:
527. Trưởng Ban tổ chức làm đầu mối liên hệ khi cần trao đổi, kiểm tra công
việc.
528. Các hình thức trao đổi thông tin:
529. + Văn bản
530. + Email
531. + Điện thoại
532. + Chat: yahoo, skype…
533. Họp giao ban hàng tuần vào sáng thứ hai để các Ban báo cáo việc thực
hiện tiến độ công việc.
534. Từng Ban họp nhóm trực tiếp vào sáng thứ sáu hàng tuần để đánh giá
tình trạng thực hiện dự án.
535. Đồng thời họp khẩn cấp trong trường hợp phát sinh những vấn đề không
nằm trong kế hoạch dự án.
536. Do quy mô của dự án nhỏ nên không có Điều lệ dự án. Các nhân viên
tham gia dự án thực hiện theo Điều lệ công ty và Hợp đồng lao động.
536.1 Quản lý và lưu trữ thông tin:
- Ban tổ chức: quản lý và lưu trữ các văn bản, email báo cáo công việc của các bộ phận
liên quan.
- Ban thư ký: quản lý và lưu trữ các hồ sơ liên quan đến tài liệu phục vụ cho Hội nghị
như thư mời, bài phát biểu…
- Ban văn nghệ: quản lý và lưu trữ danh sách các tiết mục văn nghệ
- Ban hậu cần: quản lý và lưu trữ hồ sơ liên quan đến công tác chuẩn bị cho Hội nghị

SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
19
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
537. + Hợp đồng ký kết với các đơn vị thực hiện dịch vụ và thông tin người liên hệ
của mỗi đơn vị.
538. + Bảng phân công công việc cho công tác hậu cần (mua sắm quà tặng,VPP; các
công việc trong ngày hội nghị…)
539. + Thông tin các thành viên Ban tổ chức, Ban thư ký, Ban văn nghệ, Ban hậu
cần.
540. MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN:
- Chi phí phân bổ và được sử dụng nằm trong phạm vi ngân sách cho phép.
- Chất lượng các dịch vụ đáp ứng đúng yêu cầu, không xảy ra các trường hợp ngoài dự
kiến.
- Số lượng khách mời tham dự đủ, đúng như mong đợi.
- Hội nghị đã diễn ra theo đúng kế hoạch và thành công tốt đẹp.
- Qua việc tổ chức Hội nghị lần này nhiều khách hàng đã biết đến thương hiệu Yến sào
Khánh Hòa, qua đó đã làm tăng doanh thu bán hàng.
- Nhân viên thấy được giá trị truyên thống và phát triển ngành nghề Yến Sào của chi
nhánh, đó sẽ là động lực để tập thể nhân viên làm việc, phấn đấu hơn nữa.
541. NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN CỦA DỰ ÁN NÀY:
- Quy mô cần mở rộng hơn nữa vì có nhiều khách hàng thân thiết chưa được mời tham
dự.
- Nhân viên cần chuyên nghiệp hơn trong việc chuẩn bị và tổ chức.
542. + Khâu tiếp đón khách cần chu đáo hơn.
543. + Cần nắm bắt tình hình trong quá trình diễn ra hội nghị để sẵn sàng phục vụ
một cách tốt nhất.
544. + Nên lập các phương án dự phòng để tránh những tình huống không mong
muốn và có những giải pháp xử lý thật chuyên nghiệp.
545. NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA TỪ DỰ ÁN NÀY:
- Hội nghị diễn ra một cách tốt đẹp, được đông đảo khách hàng và giới truyền thông

đánh giá cao.
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
20
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
- Góp phần nâng tầm giá trị thương hiệu Yến Sào Khánh Hòa lên một nấc mới trong
lòng các khách hàng thân thiết cũng như truyền thông, đạt được mục đích của Chi Nhánh khi
tổ chức sự kiện lần này.
- Các nhân viên có thêm niềm tự hào về Chi Nhánh, tinh thần đoàn kết của nhân viên
bền chặt hơn.
546.
547.
548.
549.
550.
551.
552.
553.
554.
555.
556.
557.
558.
559.
560.
561.
562.
563.
564.
565.
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi

21
BÁO CÁO DỰ ÁN GVHD: TS.Lưu Trường Văn
566.
567.
568.
569.
570.
571.
572.
573.
574.
575.
576.
577.
SVTH: Nguyễn Bảo Quỳnh Chi
22