Thực trạng và giải pháp công tác văn thư - lưu trữ ở Công ty Cổ phần Vận tải An Giang hiện nay

LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hòa
vào xu thế đó nghiệp vụ công tác văn thư có những bước phát triển phong phú và
đa dạng đáp ứng được yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Đối với một cơ quan đơn vị thì văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộ mặt
của Công ty, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức. Tất cả mọi công việc của Công
ty sẽ giúp Ban giám đốc quản lý điều hành có hiệu quả đều phải thông qua công
tác văn phòng. Trong đó công tác văn thư – lưu trữ tài liệu là rất quan trọng. Đây là
một trong những mắt xích quan trọng của bộ máy văn phòng.
Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị
trường, Công ty đã đạt được những thành tựu nhất định trong sản xuất kinh doanh.
Bên cạnh những thành tựu đạt được, Công ty cũng luôn xác định công tác tổ chức
bộ máy nhân sự, cũng như công tác văn thư – lưu trữ là một trong những yếu tố
góp phần tạo nên sự thành công trong kinh doanh. Song trong quá trình thực hiện
công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan không tránh khỏi những thiếu sót nhất định,
khuyết điểm tồn tại như: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn sai sót nhất
là về hình thức và kỹ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính,
gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản, quản lý văn bản đến chưa chặt
chẽ, việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc chưa tốt. Tài liệu lưu
trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn nhiều hồ sơ, tài liệu được hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chất đống, bỏ trong bao tải,
thùng cattong chưa được chỉnh lý, sắp xếp, việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu
chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo
quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở cơ quan còn thiếu nhiều; việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Qua thời gian
nghiên cứu, học tập chương trình trung cấp lý luận chính trị - hành chính tại trường
đã trang bị cho bản thân kiến thức cơ bản về công tác văn phòng, đồng thời là một
nhân viên thuộc phòng Tổ chức hành chính, nên tôi chọn đề tài: “Thực trạng và
giải pháp công tác văn thư - lưu trữ ở Công ty Cổ phần Vận tải An Giang hiện
nay” để nghiên cứu nhằm tiếp tục phát triển những ưu điểm và khắc phục những

hạn chế nêu trên góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ ở Cty trong thời gian tới
hiệu quả hơn.
Đề tài tiểu luận nghiên cứu về công tác văn thư – lưu trữ ở Cty Cổ phần Vận
tải An Giang giai đoạn từ năm 2010-2015, và đã sử dụng phương pháp tổng hợp,
phương pháp phân tích, phương pháp thống kê làm cơ sở để viết.
Chương 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư – lưu trữ
1.1.1. Công tác văn thư
1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo thông
tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công
việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân.
1.1.1.2. Ý nghĩa, vai trò công tác văn thư
- Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan tổ
chức nói chung trong quá trình quản lý.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, tổ
chức được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng
chế độ, giữ gìn được bí mật quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
- Công tác văn thư bảo đảm đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan,
tổ chức. Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trình
giải quyết các công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan,
tổ chức.
- Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện tốt cho công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ chủ yếu từ giai
đoạn văn thư.
- Góp phần bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng
văn bản của Nhà nước, con dấu của cơ quan vào mục đích phạm pháp.

1.1.1.3. Nội dung công tác văn thư
Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định 110/
2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư gồm có 05 khâu nội dung:
- Soạn thảo và ban hành văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Quản lý và giải quyết văn bản đi.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
1.1.1.3.1. Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản:
Gồm các nội dung chính sau:
a. Soạn thảo văn bản
b. Duyệt bản thảo
c. Hội thảo góp ý
d. Đánh máy, nhân bản
e. Ký văn bản và ban hành văn bản
1.1.1.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản
a. Nguyên tắc chung đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến và văn
bản đi
+ Mọi văn bản đến đều phải được tập chung đăng ký tại văn thư cơ quan.
Đối với những văn bản đến ghi ngoài phong bì là đích danh thủ trưởng cơ quan,
sau khi bóc ra, nếu nội dung văn bản là việc công thì phải đăng ký tại văn thư cơ
quan. Việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến tại văn thư cơ quan theo nguyên tắc
kịp thời, chính xác và thống nhất.
+ Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải làm thủ tục phân phối
ngay sau khi đăng ký. Những văn bản mật phải được người có trách nhiệm xử lý
mới được bóc và xử lý.
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong phạm
vi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Việc tổ chức quản lý văn
bản đi phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Chính xác, kịp thời, đúng quy trình quy định của pháp luật.

+ Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ
tục gửi đi ở tại văn thư cơ quan. Quy định này nhằm đảm bảo tổ chức quản lý
thống nhất văn bản đi trong một cơ quan, tổ chức.
b. Quản lý và giải quyết văn bản đến. Thủ tục gồm 6 bước:
Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ từ các nơi gửi đến cơ quan, tổ
chức gọi là văn bản đến.
Bước 1. Tiếp nhận, kiểm tra văn bản.
Bước 2. Sơ bộ phân loại văn bản
Bước 3: Bóc bì thư văn bản
Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản
Bước 5. Trình và chuyển giao văn bản
Bước 6: Theo dõi và giải quyết văn bản
c. Quản lý và giải quyết văn bản đi
Tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và ban hành để thực hiện, quản
lý, điều hành các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được
gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
Nội dung quản lý văn bản đi. Gồm 4 bước:
Bước 1. Kiểm tra lại văn bản.
Bước 2. Vào sổ đăng ký văn bản đi.
- Vào sổ văn bản nhằm quản lý toàn bộ văn bản đã gửi đi trên cơ sở sổ đăng
ký văn bản đi để cung cấp những thông tin cần thiết về văn bản đi của cơ quan,
phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành cơ quan.
Bước 3. Chuyển văn bản đi.
Bước 4. Sắp xếp bảng lưu văn bản.
- Mỗi văn bản sau khi ban hành phải lưu lại ít nhất 02 bản; 01 để theo dõi
công việc ở đơn vị thi hành, 01 bản ở bộ phận văn thư để tra tìm khi cần thiết.
1.1.1.3.3. Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan
Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản.
Thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước.
Trong Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ

quy định việc quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng trong
các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số
chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan
hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải được quản lý thống nhất”.
* Nguyên tắc đóng dấu
Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có
thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ hoặc giấy tờ văn
bản chưa hoàn chỉnh nội dung.
Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn . Đóng lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về
phía bên trái. Trường hợp đóng dấu ngược, mờ thì phải hủy bỏ văn bản và làm lại
văn bản khác.
1.1.1.3.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp
nhất định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.
* Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật
văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ
sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn bản.
1.1.2. CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1.1.2.1. Khái niệm
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn
đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và hoạt
động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (bản sao có giá trị pháp lý như bản
chính) của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được
bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích của
xã hội.
1.1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

1.1.2.2.1. Ý nghĩa thực tiễn
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn rất to lớn. Nó phục vụ đắc lực cho việc
thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Tài liệu lưu trữ được
sử dụng để quản lý nhà nước, quản lý các mặt đời sống xã hội, bảo vệ chủ quyền
và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài
nước. Tài liệu lưu trữ làm cơ sở cho công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh
tế, văn hóa, xã hội cho từng vùng và toàn quốc. Tài liệu lưu trữ dùng để lập kế
hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm cho từng địa phương của cả nước.
Trong các cơ quan, tổ chức, hàng ngày cán bộ công chức sử dụng tài liệu lưu trữ
cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc.
1.1.2.2.2. Ý nghĩa khoa học
Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo khoa học
của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao. Tài liệu lưu trữ được sử
dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá rút ra các quy luật vận động và phát triển
của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên xã hội và tư duy. Trong lĩnh vực khoa học,
nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ để kế thừa những thành tựu đã có từ trước, là
cơ sở tìm tòi cái mới trong hoa học.
1.1.2.2.3. Ý nghĩa lịch sử
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá
trình hoạt động của một con người, một cơ quan, tổ chức và các sự kiện lịch sử
diễn ra trong quá khứ, trong suốt tiến trình lịch sử của một quốc gia, một dân tộc,
một ngành hoạt động xã hội, một cơ quan, tổ chức. Vì thế, tài liệu lưu trữ là nguồn
thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử. Nói cách khác tài
liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất.
1.1.2.2.4. Ý nghĩa văn hóa
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các loại di
sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như di chỉ khảo
cổ, các hiện vật trong bảo tàng… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các
loại văn tự rất có giá trị.
1.1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ

1.1.2.3.1. Hoạt động quản lý
+ Biên soạn các văn bản về quản lý công tác lưu trữ và chuyên môn nghiệp
vụ lưu trữ.
+ Lập kế hoạch phương hướng công tác lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức xây
dựng công tác lưu trữ ngắn hạn (hàng năm) dài hạn (một số năm), theo hướng dẫn
chỉ đạo của cơ quan cấp trên.
+ Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các quy định của Nhà nước về công tác lưu
trữ ở các đơn vị trực thuộc.
+ Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan lưu trữ.
+ Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ.
+ Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực
lưu trữ.
+ Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ.
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ.
1.1.2.3.2. Hoạt động nghiệp vụ
Đối với cán bộ chuyên ngành lưu trữ, một chức danh trong ngạch lưu trữ thì
phải nghiên cứu bộ môn lưu trữ, bao gồm các khâu kỹ năng, kỹ thuật lưu trữ.
+ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
+ Phân loại tài liệu lưu trữ
+ Xác định giá trị tài liệu
+ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ
+ Thống kê tài liệu lưu trữ
+ Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.2. QUAN ĐIỂM CỦA ĐẢNG VÀ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ
1.2.1. Quan điểm của Đảng về công tác văn thư – lưu trữ
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với
tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là

Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ‎ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu
trữ và tài liệu lưu trữ. Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ
Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng
hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn,
giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện
kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất
lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương
trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế,
văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một
công tác hết sức quan trọng”. Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công
tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc.
Theo Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung ương
Đảng hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của kho lưu
trữ. Quan điểm của Đảng về vấn đề này cụ thể như sau: Tập trung quản lý và bảo
vệ an toàn tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của các kho lưu trữ Cấp ủy.
Ngoài ra, còn có Quyết định số 403-QĐ/VPTW ngày 22/10/1984 của Văn
phòng Trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư - lưu trữ ở Văn phòng
Tỉnh ủy, Thành ủy, cụ thể như sau: “Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành và lưu
trữ của cấp ủy Đảng và tài liệu các ngành, các cấp gửi đến cấp ủy Đảng; hợp lý hóa
quá trình chuyển tài liệu đi và đến, theo dõi chặt chẽ việc giải quyết công văn tài
liệu, không để sót việc, chậm việc; quản lý chặt chẽ, bảo vệ bí mật tài liệu; thu hồi
đầy đủ và đúng hạn các tài liệu có quy định thu hồi; lập hồ sơ đầy đủ phục vụ kịp
thời các yêu cầu của cấp ủy và các ban ngành về khai thác tài liệu và nộp vào kho
lưu trữ đúng thời hạn quy định”.
Như vậy, Đảng đã xác định trong bất kỳ các ban ngành, lĩnh vực, đơn vị, tổ
chức cá nhân từ Trung ương đến địa phương đều phải thực hiện theo phương châm
“Tập trung quản lý và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng
của các kho lưu trữ”.
1.2.2. Quan điểm của Nhà nước và các văn bản pháp luật về công tác
văn thư – lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong
công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được trong
bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà
nước, quản lý xã hội, công tác văn thư - lưu trữ cần được xem xét từ những yêu
cầu đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ
là loại thông tin có dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được thực tiễn kiểm
nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất
làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
Công tác văn thư - lưu trữ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ
quan. Chính vì vậy Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản về công tác văn thư - lưu
trữ để làm cơ sở pháp lý cho công tác này tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ
văn thư – lưu trữ. Cụ thể:
- Nghị định số 142/NĐ-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Bộ
trưởng kèm theo Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ.
- Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung ương Đảng
hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của kho lưu trữ.
- Pháp lệnh của Ủy Ban Thường Vụ Quốc Hội số 30/2000/PL- UBTVQH 10
ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư.
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
- Nghị định 24/2009/NĐ-CP ngày 05/03/2009 của Chính phủ quy định chi
tiết và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử
dụng con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của Chính phủ quy định

sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ nội
vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 có
hiệu lực từ ngày 01/7/2013.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn
xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Một số văn bản pháp lý của UBND tỉnh An Giang quy định về nhiệm vụ của
văn phòng lưu trữ như:
- Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 20/9/2011 của UBND tỉnh An Giang về tăng
cường công tác văn thư – lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang.
- Quyết định số 1129/QĐ-UBND ngày 03 tháng 6 năm 2013 của UBND tỉnh
An Giang về việc phê duyệt Kế hoạch thực hiện Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
tồn đọng tỉnh An Giang” năm 2013.
- Quyết định 54/QĐ-UBND ngày 15/12/2011 về việc ban hành quy chế khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại chi cục văn thư – lưu trữ tỉnh An Giang
- Tóm lại, Công tác văn thư – lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng không thể
thiếu được đối với một cơ quan, tổ chức Đảng. Vì vậy các cơ qan tổ chức đảng cần
quan tâm làm tốt công tác văn thư – lưu trữ để góp phần đẩy mạnh hoạt động của
cơ quan tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước.
Chương 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG

2.1. Đặc điểm tình hình chung
Công ty cổ phần vận tải An Giang tọa lạc tại số 16 Trần Hưng Đạo –
Phường Mỹ Bình, thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang; Số điện thoại: 076.
3941.045; fax : 076. 3940.142; Email :
- Quá trình thành lập: Tháng 12 năm 2004 Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang
Quyết định chuyển Công ty Vận tải ô tô từ doanh nghiệp nhà nước sang Công ty
Cổ phần. Ngày 01/01/2005 Công ty Cổ phần Vận tải An Giang chính thức đi vào
hoạt động.
- Cơ cấu tổ chức của đơn vị : Hội đồng quản trị; Ban Giám Đốc; Phòng Tổ
chức HC (phụ trách công tác văn thư – lưu trữ); Phòng Kế toán; Phòng Kỹ thuật
Vật tư; Phòng kinh doanh; Đội xe khách; Đội kiểm tra xử lý; 03 Đội xe buýt;
Xưởng sửa chữa ôtô.
- 01 Đảng bộ có 64 đ/c Đảng viên, chia thành 03 Chi bộ trực thuộc; Tổ chức
Công đoàn cơ sở: 450 Đoàn viên công đoàn; Đoàn TNCS HCM : 46 Đoàn viên
thanh niên; Hội CCB có: 50 đ/c.
+ Tổng số CB-CNV: 546 người
- Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Vận tải An Giang
+ Chức năng nhiệm vụ chủ yếu: Nhiệm vụ chính là SXKD, phục vụ vận
tải hành khách đường bộ từ An Giang đi các tỉnh miền Tây, đồng bằng sông Cửu
Long, thành phố Hồ Chí Minh, dịch vụ hợp đồng, tham quan, nghỉ mát du lịch trên
phạm vi cả nước, vận chuyển hành khách xe buýt công cộng. Sửa chữa trung, đại
tu ô tô.
+ Từ tháng 7 năm 2005 đến nay Công ty đã và đang tổ chức điều hành hoạt
động xe buýt trên tất cả 11 tuyến đường huyện, thị thành trong tỉnh. Tổng số trên
140 đầu xe buýt và trên 30 xe khách.
- Tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Vận tải An Giang
Để đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ trên, biên chế các khối phòng
ban nghiệp vụ , với tổ chức bộ máy như sau:
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ANGIANG

2.2. Thực trạng cơng tác văn thư – lưu trữ ở Cơng ty Cổ phần Vận tải
An Giang
2.2.1. Kết quả đạt được
Cơng tác văn thư – lưu trữ là đầu mối thơng tin khơng thể thiếu được trong
hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Chính vì vậy mà cơng tác văn thư –
lưu trữ của Cơng ty khơng ngừng được cải thiện. Vì vậy việc giải quyết cơng văn
giấy tờ tại Cơng ty rất nhanh chóng, chính xác, hiệu quả cao.
- Cơng tác văn thư, lưu trữ ở đơn vị thực hiện theo phương châm “Bảo quản
tài liệu lưu trữ an tồn, chu đáo, khoa học” nên tất cả các tài liệu, cơng văn giấy tờ
của Cơng ty đều được lưu trữ tốt. Mặt khác, Cơng ty còn làm tốt cơng tác bổ sung,
sưu tầm, tiếp nhận những tài liệu về nguồn gốc q trình hình thành của Cơng ty,
các tài liệu liên quan đến chiến lược phát triển kinh tế - xã hội…
HỘI ĐỒNG QUẢN
TRỊ
BAN GIÁM ĐỐC
P. KẾ TOÁN
P. TỔ CHỨC HC
ĐỘI KIỂM TRA
P. KINH DOANH
ĐỘI XE BT 03
KHỐI XE KHÁCH
XƯỞNG S/C
ĐỘI XE BT 02
ĐỘI XE BT 01
Theo thống kê, số lượng văn bản đến của Công ty Cổ phần Vận tải An Giang
từ năm 2010-2013 như sau :
Stt Loại văn bản
Năm
Đơn vị
tính

201
0
201
1
201
2
201
3
1 Văn bản quy phạm pháp luật 100 120 150 170 Văn bản
2 Văn bản hành chính 200 240 280 320 Văn bản
Thống kê số lượng văn đi đến của Công ty Cổ phần Vận tải An Giang từ
năm 2010-2013, như sau :
Stt Loại văn bản
Năm
Đơn vị
tính
201
0
201
1
201
2
201
3
1 Văn bản hành chính 250 370 420 485 Văn bản
- Hiện nay tổ văn thư – lưu trữ được biên chế 02 cán bộ chuyên trách có
trình độ trung cấp về văn thư – lưu trữ, trong đó có một nhân viên có thâm niên 10
năm gắn bó với công việc ở công ty. Do đó mà họ có kinh nghiệp trong việc xử lý,
giải quyết công văn giấy tờ đưa vào lưu trữ tại công ty.
- Sổ sách nghiệp vụ của Công ty được tổ chức theo đúng quy định, công

văn đi, đến được đăng ký, chuyển giao kịp thời đúng địa chỉ. Công văn đi ban
hành đúng thẩm quyền, bảo đảm đúng thề thức. Công văn có độ mật được quản
lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối. Quản lý sử dụng con dấu nghiêm túc, thực
hiện việc triển khai các văn bản hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản trong toàn thể cán bộ của công ty nhằm để nghiên cứu soạn thảo văn bản tham
mưu đúng thể thức và nhanh chóng.
- Hình thức tổ chức văn thư – lưu trữ của cơ quan là tập trung; tất cả các
công việc: Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết, đánh
máy, in ấn, trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục chuyển giao công văn đi của
cấp ủy đều tập trung ở tại Văn phòng của Công ty.
- Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo nguyên tắc của cấp trên, từng cán bộ
luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm và nhận thức sâu chế độ công văn, giấy tờ và
chế độ bắt buộc đối với tất cả cán bộ trong đơn vị.
- Trong thời gian qua Đảng và Nhà nước có nhiều quan tâm, đã ban hành
nhiều văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó lãnh đạo Công ty Cổ
phần Vận tải An Giang đã quán triệt thực hiện các quy định của Đảng và Nhà
nước, hàng năm cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn về công tác văn thư
cho cán bộ Văn phòng .
2.2.2. Nguyên nhân đạt được
- Được sự quan tâm của cấp ủy Đảng, nên công tác văn thư – lưu trữ của cơ
quan đã đi vào nề nếp. Công tác văn thư là hoạt động tất yếu không thể thiếu được
của cơ quan, là tiền đề bảo đảm thông tin phục vụ sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng,
đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, giảm tệ quan liêu giấy tờ góp phần đẩy mạnh hoạt động
của các cơ quan, bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước cũng như của cơ quan đơn
vị, nâng cao trình độ khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ. Bên cạnh đó nhờ
sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong Công ty có tính khoa học nên công
tác văn thư - lưu trữ của bộ phận văn phòng đơn vị đã thực hiện tốt công tác văn
thư – lưu trữ.
- Nhìn chung công tác văn thư – lưu trữ ở Công ty Cổ phần Vận tải An
Giang được tạo mọi điều kiện, phương tiện làm việc, đảm bảo hoàn thành tốt các

khâu nghiệp vụ như: Tham gia các đợt tập huấn do cấp trên tổ chức; tổ chức quản
lý và giải quyết văn bản đi, đến; trong quản lý và sử dụng con dấu đều được thực
hiện đúng quy định của Nhà nước cũng như quy định cụ thể của cơ quan.
- Cán bộ văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cao và phát huy vai trò,
trao đổi học tập, đúc kết những kinh nghiệm của người đi trước để hoàn thành
nhiệm vụ.
- Công tác bảo quản tài liệu tương đối được an toàn, lãnh đạo công ty tích
cực quan tâm đầu tư cho phòng đọc để thuận tiện cho việc nghiên cứu, sử dụng
tài liệu tại chỗ; quan tâm đầu tư đúng mức đến chế độ phòng cháy, chữa cháy, các
thiết bị điện đủ ánh sáng, có cầu dao ngắt toàn bộ mạch điện khi có sự cố xảy ra.
- Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo yêu cầu của cấp trên, từng cán bộ thể
hiện tốt tinh thần trách nhiệm, nhận thức sâu sắc chế độ công tác giấy tờ là chế độ
bắt buộc đối với tất cả cán bộ, công nhân viên Nhà nước
2.2.3. Những hạn chế
Bên cạnh những mặt đạt được còn có những hạn chế và những nguyên nhân
cụ thể như:
- Người làm công tác văn thư chưa thể hiện hết năng lực của mình, còn thụ
động, chưa linh hoạt trong công tác xử lý các văn bản.
- Việc mượn các văn bản đến, đi của đơn vị quản lý chưa tốt, đôi khi mượn
rồi không trả lại hoặc làm mất. Việc bóc bì và quản lý các loại văn bản mật chưa
được phân định rõ ràng.
- Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu cơ bản của công tác văn thư - lưu trữ,
nơi bảo quản tài liệu lưu trữ còn chật hẹp gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu
các trang thiết bị thiếu thốn hoặc còn thô sơ không thể đáp ứng yêu cầu bảo quản
tài liệu được lâu dài, nhất là công tác phòng cháy chữa cháy.
- Tài liệu tồn đọng, tích đóng chưa được phân loại chỉnh lý là một trong
những thực tại cơ bản phổ biến hiện nay ở Công ty. Tình trạng này gây khó khăn
cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Việc hiện đại hóa công tác lưu trữ nhất là việc ứng dụng công nghệ thông
tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn hạn chế. Tình trạng phổ biến hiện

nay là việc quản lý tra tìm tài liệu theo phương pháp truyền thống, chưa đáp ứng
yêu cầu chung của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước trong hoạt
động cụ thể của ngành lưu trữ.
- Việc quản lý văn bản còn nhiều hạn chế, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ
cuối năm nhiều phòng, ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các
phòng ban chức năng. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian.
- Điều kiện cơ sở vật chất và kỹ thuật không đủ để thực hiện tốt nhiệm vụ lưu
trữ ở địa phương do khí hậu nóng bức thậm chí còn bị côn trùng cắn phá, kho lưu
trữ chưa được xây dựng hoặc cải tạo theo quy hoạch có hệ thống để bảo quản an
toàn tài liệu. Còn nhiều người chưa biết đến tài liệu lưu trữ đang bảo quản hoặc có
biết tìm đến thì việc khai thác cũng gặp không ít khó khăn. Số lượng hồ sơ, tài liệu
được đưa ra khai thác sử dụng còn quá ít so với số lượng tài liệu hiện đang được
bảo quản.
- Nhiều công văn khi soạn thảo xong còn sai sót về thể thức do chưa nắm bắt,
cập nhật những văn bản hướng dẫn mới đồng bộ, nhất quán. Việc bóc bì và quản lý
các loại công văn mật cũng chưa phân định rõ chức năng, quyền hạn cụ thể, đôi lúc
văn thư bóc bì một cách tùy tiện khi chưa được sự nhất trí của thủ trưởng cơ quan
phân công trách nhiệm.
- Chưa xây dựng được quy chế về công tác văn thư – lưu trữ ở công ty.
2.2.4. Nguyên nhân hạn chế
- Do nhiều công việc nên cán bộ văn thư chưa lập được hồ sơ nguyên tắc,
lập dự kiến danh mục hồ sơ cho cơ quan. Từ đó dẫn đến cuối năm giao nộp tài liệu
vào lưu trữ cơ quan chưa hoàn chỉnh thành hồ sơ, chỉ sắp xếp sơ bộ.
- Công tác văn thư của Công ty chỉ mang tính chất kiêm nhiệm; cán bộ làm
công tác văn thư chưa được đào tạo cơ bản, cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nhu
cầu trong công tác văn thư nên làm nhiều lúc không kịp, chưa lập được danh mục
hồ sơ cho cơ quan, từ đó dẫn đến cuối năm bộ phận văn thư không tổng hợp được
dự kiến những hồ sơ cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Một số cán bộ còn xem nhẹ công tác lưu trữ, việc đăng ký quản lý tài liệu
chưa cụ thể, xây dựng lịch trực luân phiên văn phòng chưa tốt còn bị động.

- Việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các bộ phận chưa được
thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Có những bộ phận nộp lưu
thì việc nộp lưu cũng không đầy đủ hoặc chỉ nộp lưu những hồ sơ, tài liệu ít giá trị
vì những hồ sơ, tài liệu có giá trị phản ánh những sự kiện quan trọng vẫn còn nằm
ở các cá nhân.
- Phần lớn tài liệu đã được đưa về bảo quản tại tủ lưu trữ chưa được phân
loại, chỉnh lý, xác định giá trị và sắp xếp một cách khoa học. Do tài liệu chưa được
chỉnh lý như vậy nên cán bộ khó có thể nắm được chính xác và cụ thể mình đang
quản lý những tài liệu liên quan đến vấn đề gì để kịp thời và chủ động công bố,
giới thiệu tài liệu hoặc khi cần thiết sử dụng đến thì khó có thể sử dụng được và
phát huy hết khả năng của tài liệu lưu trữ.
- Do thiếu đầu tư kinh phí nên tài liệu bị chất đống lâu ngày,thiếu các phương
tiện bảo quản và trong môi trường bảo quản không thích hợp nên đã bị xuống cấp
nghiêm trọng, số lượng tài liệu bị hư hỏng cần phải được tu bổ khá nhiều
2.3. Những vấn đề đặt ra từ công tác văn thư - lưu trữ
Qua những mặt hạn chế của đơn vị, bản thân rút ra được những kinh nghiệm
để công tác văn thư - lưu trữ được thực hiện tốt hơn trong thời gian tới, cụ thể như:
- Cần có sự quan tâm hơn nữa của Cấp ủy đảng, Ban giám đốc về công tác
văn thư – lưu trữ.
- Cần phải chú ý tới công tác cán bộ nhất là cán bộ làm công tác văn thư –
lưu trữ.
- Cần phải có quy hoạch cán bộ để kế thừa công tác văn thư khi cần thiết,
giúp cho việc quản lý được thống nhất. Cán bộ văn thư, lưu trữ phải ổn định sử
dụng lâu dài là nhằm tạo sự thống nhất trong việc quản lý và nâng cao năng suất,
hiệu quả hoạt động của cơ quan.
- Cần phải tổ chức các lớp tập huấn về công tác văn thư thường xuyên đối
với cán bộ văn thư có nghiệp vụ văn thư.
- Cần phải có chế độ chính sách phù hợp đối với người làm công tác văn thư
– lưu trữ, nhằm mục đích tạo nguồn thu nhập ổn định yên tâm gắn bó lâu dài với
công việc.

- Cần trang bị phương tiện kỹ thuật đầy đủ ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư như: Máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy đánh chữ, tủ
đựng hồ sơ…
- Phải xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ, cần có sự phân công
công tác rõ ràng, sắp xếp chỗ làm việc cho từng người phù hợp.
- Phải có chế độ khen thưởng thường xuyên để thúc đẩy tính nhiệt tình của
cán bộ văn thư làm tốt công tác mình đồng thời phải có chế độ kỷ luật đối với
những hành vi thiếu tinh thần trách nhiệm, gây những ảnh hưởng không nhỏ đối
với cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ.
Tóm lại, Công tác văn thư - lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn phục vụ cho
hoạt động thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử to lớn. Tài liệu lưu trữ quốc gia là di
sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.
Chương 3.
MỤC TIÊU, GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT CÔNG TÁC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG ĐẾN NĂM
2015
3.1. Mục tiêu về công tác văn thư – lưu trữ ở Công ty Cổ phần Vận tải
An Giang
Xây dựng công tác văn thư, lưu trữ theo phương châm “Giữ gìn tất cả công
văn, tài liệu và cấm hủy bỏ những công văn tài liệu ấy nếu không có lệnh của cơ
quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hủy bỏ”, “Chủ động xử lý thông tin yểm
trợ hành chính của văn phòng hiện đại” nhằm nâng cao sức tổng hợp, góp phần
nâng cao năng suất lao động, tạo ra hiệu quả thiết thực, bảo đảm sự sống còn và
phát triển của cơ quan.
Tập trung nâng cao chất lượng tổng hợp trước hết là chất lượng chính trị
của bản thân người làm công tác văn thư, lưu trữ, phải quán triệt sâu sắc đường lối
quan điểm của Đảng, phải đảm bảo tính mật của Đảng và Nhà nước.
Tăng cường sự lãnh đạo của Cấp ủy Đảng đối với công tác văn thư, lưu trữ,
làm cho đội ngũ này vừa là đội ngũ chính trị trung thành tin cậy của Đảng, Nhà
nước và nhân dân vừa là đội ngũ xung kích trong tình hình mới.

Tổ chức kiện toàn đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ đủ mạnh, có tỷ lệ phù hợp
theo từng địa phương công tác, phấn đấu năm 2015 tiếp tục củng cố và nâng chất
lượng hơn để dáp ứng ngang tầm với nhiệm vụ xây dựng đất nước ngày càng đi
vào chiều sâu.
Phổ biến quy chế công tác văn thư lưu trữ để mọi cán bộ, công chức ở cơ
quan nắm và thực hiện theo nhằm bảo đảm quy trình công tác văn thư lưu trữ theo
quy định của Cục văn thư - lưu trữ.
Xây dựng và kiện toàn bộ máy công tác văn thư đủ mạnh, người làm công
tác văn thư phải có tâm, có tầm, có trình độ chuyên môn tốt, nghiệp vụ tay nghề
cao, thạo về việc ứng dụng công nghệ thông tin, đáp ứng được nhiệm vụ của đơn
vị trong thời kỳ hội nhập quốc tế; trang bị phương tiện, cơ sở vật chất hiện đại hóa
nền hành chính.
3.2. Một số giải pháp nhằm thực hiện tốt mục tiêu về công tác văn thư –
lưu trữ
Phương hướng của Công ty Cổ phần Vận tải An Giang là tiếp tục phát huy
những ưu điểm hiện có và tìm ra những biện pháp khắc phục những mặt còn hạn
chế trong công tác văn thư. Để công tác văn thư, lưu trữ hoạt động một cách có
hiệu quả nhằm thực hiện những mục tiêu chung của đơn vị theo xu hướng công
cuộc cải cách hành chính, chúng ta cần quan tâm đúng mức đến công tác này để
phát huy tối đa hiệu quả của nó. Trên cơ sở đó bản thân xin đưa ra một số giải pháp
như sau:
3.2.1. Tăng cường sự lãnh đạo của Đảng, nâng cao vai trò, trách nhiệm
của lãnh đạo đơn vị, trách nhiệm của cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ.
Lãnh đạo cần có cái nhìn đúng đắn về vị trí, vai trò của công tác văn thư -
lưu trữ. Trên cơ sở đó cần quan tâm chỉ đạo, lãnh đạo và nên có sự đầu tư theo nhu
cầu của công tác văn thư - lưu trữ. Nếu quan tâm thích đáng vào công tác này thì sẽ
phát huy hiệu quả tốt nhất cho việc quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tạo điều kiện để cán bộ, công chức làm công tác văn thư nâng cao trình độ
để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới. Thường xuyên giáo dục tinh thần tự giác, tính
tổ chức kỹ luật cao để tất cả cán bộ, công chức thực hiện tốt về công tác văn thư.

- Cán bộ văn thư có tinh thần trách nhiệm trước mọi nhiệm vụ được giao,
không nên tránh né, đùn đẩy trách nhiệm.
- Quản lý tốt các phương tiện trong thực hiện công tác văn thư - lưu trữ và
sử dụng, quản lý tốt con dấu cơ quan, đây là trách nhiệm của cán bộ làm công tác
văn thư.
- Cải cách lề lối làm việc một cách có khoa học, hiện đại. Có quy chế về
công tác văn thư – lưu trữ của đơn vị.
- Nâng cao chất lượng quản lý tài liệu, chỉ đạo chặt chẽ việc giữ gìn tài liệu,
giảm bớt những giấy tờ không còn hiệu lực pháp luật trong đơn vị.
- Sắp xếp, tổ chức bố trí cán bộ, công chức làm công tác văn thư ổn định,
chú ý đào tạo chuyên sâu, bố trí cán bộ công chức có năng lực, có kinh nghiệm để
tích lũy kinh nghiệm trong công tác văn thư, lưu trữ xây dựng mối quan hệ đồng
bộ trong cơ quan để có nhận thức đúng đắn về công tác văn thư, lưu trữ là trách
nhiệm chung, chứ không phải chỉ có cán bộ, công chức làm công tác văn thư mới
có trách nhiệm.
3.2.2. Xây dựng quy chế về công tác văn thư – lưu trữ
Phân công trách nhiệm rõ ràng từng vị trí để mỗi thành viên có trách nhiệm
trong công việc. Giao quyền hạn cho cán bộ văn thư – lưu trữ, từ đó nâng cao vai
trò trách nhiệm trong công tác quản lý công tác văn thư – lưu trữ.
3.2.3.Ttrang bị đầy đủ cơ sở vật chất, máy móc phục vụ cho công tác văn
thư – lưu trữ.
Đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất, tăng cường trang bị cơ sở vật chất là một
yêu cầu bức thiết, trong đó bao gồm cả việc tăng cường máy tính để từng bước áp
dụng chương trình quản lý đến khai thác tài liệu được dễ dàng và thuận tiện, từng
bước đáp ứng được yêu cầu của tình hình mới, cần có kế hoạch và cấp kinh phí
hàng năm cho việc tu sửa những thiết bị cũng như cấp mới những thiết bị đã hết
hạn sử dụng.
3.2.4. Chế độ đãi ngộ và bồi dưỡng cán bộ
- Phải quan tâm đến chế độ khen thưởng cho cán bộ, nhân viên văn phòng
khi họ hoạt động tốt, đạt được nhiều thành tích, mặt khác cũng cần phải có chế độ

xử lý nghiêm những hành vi vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp
của cơ quan.
Công ty cần tăng cường hơn nữa việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp
vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm và có năng
lực hơn trong công việc.
- Đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ và thường xuyên cử cán bộ văn thư - lưu trữ đi
học chuyên môn để ngày càng nắm vững nghiệp vụ của mình trong quá trình giải
quyết công việc có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất, nhanh nhất.
- Thường xuyên đưa cán bộ làm công tác văn thư đi đào tạo các lớp ngắn
hạn, dài hạn ở các điểm trường. Đào tạo đội ngũ văn thư lâu dài nhằm tạo sự thống
nhất về nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ, giúp cho việc quản lý văn bản, soạn
thảo văn bản, lưu trữ tài liệu, bảo quản đúng tài liệu đúng qui định. Phải có kế
hoạch, huy hoạch đưa cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng kế thừa cho công tác văn thư -
lưu trữ khi cần thiết.
- Bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn cao, trình
độ ngoại ngữ đủ nắm bắt thông tin, kịp thời, chính xác.
3.2.5.Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư – lưu trữ
Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản
lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng
nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày
càng gia tăng. Ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn thư để nâng cao năng
suất chất lượng, hiệu quả công việc. Quản lý và lưu trữ tài liệu bằng các phần mền
công nghệ thông tin, giúp cho tra cứu và tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Nhu cầu ứng dụng máy tính vào công tác văn phòng đang ở mức độ cấp thiết
do đòi hỏi khách quan trong việc xử lý thông tin khi lượng văn bản nhiều. Ngoài
tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động của từng ngành mà còn có nhiều tài liệu
quan trọng khác của cơ quan. Ngay cả với một cán bộ chuyên môn có trình độ cao
cũng không thể ghi nhớ và xử lý được tất cả những hồ sơ, tài liệu. Chúng ta cần
một thiết bị xử lý thông tin tổng hợp, chính xác và nhanh chóng. Vì thế máy tính
là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong công việc, chúng ta không thể phủ nhận vai trò

của tin học trong hoạt động quản lý.Việc áp dụng nó vào công tác văn thư là hoàn
toàn phù hợp và cần thiết. Do đó cần bố trí máy vi tính riêng cho bộ phận văn thư
hiện đại và xây dựng chương trình cài đặt trong hệ thống máy tính cơ quan, trình tư
đơn giản, thuận tiện khi thao tác nhập tin và tìm kiếm nhanh chóng những tài liệu
và hạn chế được những sai sót.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Công tác văn thư – lưu trữ là quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý,
sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước kết quả công tác văn
thư là sự khởi đầu công tác lưu trữ, công tác văn thư chính là tiền đề của công tác
lưu trữ. Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan tổ chức quần chúng
nhân dân, giữa các cơ quan với nhau.
Công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết,
phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông
tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Thực hiện tốt công tác
văn thư – lưu trữ bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ quan.
Nội dung các văn bản phản ánh các hoạt động của cơ quan cũng như các hoạt động
của cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẻ là
những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt
động.
Công tác văn thư – lưu trữ có vai trò quan trọng và có ý nghĩa rất lớn trong
mọi loại hình doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động và sử dụng
lao động. Vì thế, tổ chức công tác văn thư – lưu trữ một cách khoa học và phù hợp
với điều kiện thực tế của doanh nghiệp là một vấn đề hết sức quan trọng và thiết
thực, trong đó có Công ty Cổ phần Vận tải An Giang.
Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản
tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung chủ