Phân tích, đánh giá chu trình nghiệp vụ kế toán mua hàng tại Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1007.58 KB, 52 trang )
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thành bài khóa luận này ngoài kiến thức trong quá trình học tập và
sự cố gắng của bản thân em còn nhận được sự giúp đỡ rất nhiều của Nhà trường, của
thầy cô, cùng ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên trong Công ty Cổ phần Xây
Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT.
Trước hết em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến GV ThS Nguyễn Hằng Giang,
người đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình viết khóa luận tốt nghiệp.
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường
Đại học Thương mại đã tận tình truyền đạt kiến thức trong bốn năm học tập. Với vốn
kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên
cứu khóa luận mà còn là hành trang qúy báu để em bước vào đời một cách vững chắc
và tự tin.
Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty CP Xây Lắp Công Nghiệp Nam
Hải ICT đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại Công ty. Em xin gửi
lời cảm ơn đến các Anh, các Chị tại phòng kế toán đã giúp đỡ em trong quá trình thu
thập số liệu để em có thể hoàn thành tốt khoá luận.
Trân trọng cảm ơn!
Hà nội, ngày 1 tháng 5 năm 2013
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Thuý
MỤC LỤC
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
i
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
!"
#$%&"'()#*+,,-#+./01'
#!2*1#03#4
"%5678&9:;&<=>&<$?8@A8@$79:B&$@$C$D578$=&<4
"%5678&9:;&<@A8@$79:B&$9:B&$@$C$D578$=&<4
EF&<$?8@A8@$79:B&$@$C$D578$=&<4
EG&<678&HC$I&J@$KL&$<L@$79:B&$@$C$D578$=&<9M@N&<9O@GC$%&PIOQRC@N&<
&<$SC85TU
$V&$W9Q=XY7Q7Z&[#$I&J@$@$79:B&$@$C$D9:\&<$S9$]&<9$N&<X&^_9\L&U
4`@Xa7&<$a&@V7@A8KH9=b
U]9cd&<=C$M5&<$a&@V7b
b#$ce&<C$LC9$f@$S&b
4#$ce&<C$LC9$79$ZCghQS7b
U#$ce&<C$LCC$I&J@$PiQ>ghQS7j
jk_9@W7^$l8Q7Z&j
#$%&E Fm.n-/o-#+./01'
#!2*1#03#p
E"eqrQ>Q7Z&@$7&<p
E""k$L&S5@esT&p
E"E#$ce&<C$LCC$I&J@$$S9$]&<"E
E"4#$I&K&$&tg7&<KH9=&<$a&@V7"4
EE#$I&J@$=KL&$<L9$f@9:M&<@$79:B&$&<$SC`^_9\L&@$C$D578$=&<9M@N&<9O
#PIOQRC@N&<&<$SC85T"b
EE"u9$S7H@N&<9O#PIOQRC@N&<&<$SC85T"b
E$N&<X&@$7&<H@N&<9O"b
4t5LO9G@$V@"b
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
ii
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
UeqrZ9@$W99=@$D&$"v
bk$L67L9$\M9Kt&<qT&P7W9^&$g\8&$"v
EEE#$I&J@$9$f@9:M&<@$79:B&$&<$SC`^_9\L&@$C$D578$=&<9M@N&<9O#2IO
RCN&<<$SC85TE"
EE4L&$<L9$f@9:M&<$S9$]&<@$79:B&$@$C$D578$=&<9M@N&<9O#2IORCN&<
<$SC85T44
#$%&4wxy#,-.)2z{|#,#}~.3-
3#k~,#+./01'#!2*1#03#
4j
4"•&$$cu&<C$L99:Y&@$79:B&$&<$SC`^_9\L&@$C$D9M@N&<9O@GC$%&PIOQRC@N&<
&<$SC85T4j
4Et9q]<TC$LC@$AO_7&$€5$\=&9$S&@$79:B&$@$C$D578$=&<9MN&<9OG
C$%&2IOQRC@N&<&<$SC85T4p
kmU"
,.3k~Ev
#Ev
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
iii
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
STT Tên bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ Trang
1 Hình 2.1: Mô hình hệ thống thông tin quản lý. 8
2 Hình 2.2: Mô hình mối quan hệ các hệ thống thông tin quản
lý thông dụng.
10
3 Hình 3.1: Giao diện chức năng và danh mục của phần mềm 41
4 Hình 3.2: Giao diện hoá đơn mua hàng 42
5 Hình 3.3: Giao diện báo cáo nhập hàng mua 43
6 Hình 3.4: Giao diện báo cáo công nợ phải trả 43
7 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty. 17
8 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ chức năng của HT 26
9 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ ngữ cảnh của HT 27
10 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ mức đỉnh 28
11 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng nhận và giải
quyết yêu cầu mua hàng
29
12 Sơ đồ 2.6: Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng nhận hàng và
nhập hàng kho
30
13 Sơ đồ 2.7: Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng thanh toán với
NCC và ghi sổ KT chi phí mua hàng
31
14 Sơ đồ 2.8: Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng lập các tra cứu
báo cáo
32
15 Sơ đồ 2.9: Mô hình thực thể liên kết 36
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
iv
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ
1 DN Doanh nghiệp
2 TT Thông tin
3 HT Hệ thống
4 HTTT Hệ thống thông tin
5 CPXL Cổ phần xây lắp
6 CNTT Công nghệ thông tin
7 NCC Nhà cung cấp
8 XK Xuất kho
9 NK Nhập kho
10 HĐ Hoá đơn
11 SĐT Số điện thoại
12 BPYC Bộ phận yêu cầu
13 TTCK Thông tin chuyển khoản
14 TCBC Tra cứu báo cáo
15 YC Yêu cầu
16 QĐ, CT Quyết định, chỉ thị
17 DV Dịch vụ
18 BPMH Bộ phận mua hàng
19 SH Số hiệu
20 MS Mã số
21 ĐC Địa chỉ
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
v
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
LỜI MỞ ĐẦU
Hệ thống thông tin kế toán là một trong những hệ thống thông tin không thể thiếu
trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó cung cấp các thông tin cần thiết cho việc ra quyết
định của nhà lãnh đạo cùng với những hoạt đông kiểm soát để tránh những rủi ro làm
cho mục tiêu của tổ chức không đạt được. Bên cạnh đó, sự phát triển của công nghệ
thông tin và toàn cầu hoá đã tạo ra môi trường kinh doanh càng thêm phức tạp hơn,
thay đổi liên tục tạo ra nhiều thách thức trí tuệ và nguy cơ đối với doanh nghiệp Việt
Nam mà lĩnh vực công nghệ thông tin là lĩnh vực then chốt . Nếu chậm ứng dụng
những thay đổi mới của công nghệ thông tin vào quá trình sản xuất kinh doanh thì các
doanh nghiệp Việt Nam sẽ mất dần đi vị thế trên thị trường quốc tế, quá trình kinh
doanh sẽ bị trì trệ và khó có thể tồn tại lâu dài và đuổi kịp với các nhu cầu thị trường.
Mặt khác, nước ta đã trở thành thành viên của tổ chức thương mại quốc tế (WTO) và
các quy định của AFTA đang dần có hiệu lực, họat động sản xuất kinh doanh của các
doanh nghiệp trong nước sẽ gặp nhiều thuận lợi hơn nhưng cũng chính là thách thức
nếu các doanh nghiệp không biết chuyển mình nắm bắt vận hội đó. Để đứng vững và
tồn tại trên thị trường ngoài việc doanh nghiệp mang lại hiệu quả kinh tế cao tức là
mang lại lợi nhuận cao nhất doanh nghiệp phải biết cách quản lý tổ chức, kiểm tra tính
hợp lệ, hợp pháp của chi phí, doanh thu ở doanh nghiệp nói chung và ở từng bộ phận,
đối tượng nói riêng, góp phần quản lý tài sản, vật tư tiền vốn.
Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp,
cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh
nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán. Những
phương pháp mà các doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp một cách chính
xác và nhanh nhất để đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm tra rất đa dạng và phổ biến,
trong đó không thể thiếu ứng dụng của công nghệ thông tin trong việc xây dựng hệ
thống quản lý bằng cách thiết kế các kết cấu của chu trình kế toán như chu trình chi
phí, chu trình doanh thu, chu trình sản xuất.
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
1
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
Trong đó, chu trình chi phí mua hàng là hoạt động không thể thiếu trong quá trình
xây dựng hệ thống thông tin kế toán Doanh nghiệp, việc xây dựng đúng và chính xác
chu trình chi phí sẽ giúp Doanh nghiệp đánh giá đúng tình hình và có chiến lược phát
triển phù hợp. Nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết của chu trình chi phí
mua hàng trong hệ thống thông tin kế toán. Vì vậy, em lựa chọn đề tài “Phân tích,
đánh giá chu trình nghiệp vụ kế toán mua hàng tại Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Công
Nghiệp Nam Hải ICT” nhằm phân tích thực trạng chu trình chi phí mua hàng của
DN .Từ đó đưa ra những đánh giá và giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa chu trình
nghiệp vụ chi phí mua hàng cho công ty Nam Hải ICT.
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
2
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
Phần 1. TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH CHI
PHÍ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP
NAM HẢI ICT.
1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của chu trình chi phí mua hàng
1. Tầm quan trọng của chu trình trình chi phí mua hàng
Mua hàng có vị trí cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp, khâu khởi đầu
của hoạt động sản xuất kinh doanh luôn là quá trình mua hàng, có giai đoạn này mới
có các hoạt động tiếp theo của quá trình kinh doanh. Đối với doanh nghiệp sản xuất,
mua hàng ở đây là mua các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… phục vụ cho quá trình
sản xuất tạo ra thành phẩm, còn đối với doanh nghiệp thương mại, mua hàng là mua
các hàng hoá phục vụ cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình mua hàng thì
đi đôi với việc thanh toán (thanh toán bằng tiền hoặc nợ nhà cung cấp). Do vậy chu
trình mua hàng - thanh toán là một trong bốn chu trình kinh doanh quan trọng của
doanh nghiệp.
Chi phí mua hàng chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh,
mặt khác giá cả, chất lượng của các yếu tố đầu vào cũng có ảnh hưởng quyết định đến
các yếu tố đầu ra. Do đó việc thực hiện tốt quá trình mua hàng là điều kiện cần thiết để
DN kinh doanh có lãi.
Kế toán chi phí mua hàng phản ánh kịp thời và chính xác các thông tin liên
quan đến tình hình thu mua hàng hoá của DN từ đó giúp các nhà quản trị nắm bắt
thông tin và có các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hiệu quả góp phần làm tăng lợi nhuận
của DN.
Nền kinh tế nước ta hiện nay khi vận hành theo cơ chế thị trường tức là chúng
ta đã chấp nhận sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan của nền kinh tế hàng
hóa. Sự khắc nghiệt của các quy luật kinh tế bắt buộc các doanh nghiệp phải hết sức
tỉnh táo trong kinh doanh, trong hoạch toán các khoản chi tiêu. Và chấp nhận cơ chế
thị trường tức là chấp nhận sự khắc nghiệt của nó. Để đứng vững và tồn tại trên thị
trường ngoài việc doanh nghiệp mang lại hiệu quả kinh tế cao tức là mang lại lợi
nhuận cao nhất doanh nghiệp phải biết cách quản lý tổ chức, kiểm tra tính hợp lệ, hợp
pháp của chi phí, doanh thu ở doanh nghiệp nói chung và ở từng bộ phận, đối tượng
nói riêng, góp phần quản lý tài sản, vật tư tiền vốn. Chính vì vậy, việc nghiên cứu chu
trình chi phí mua hàng là rất cần thiết.
2. Ý nghĩa của chu trình chi phí mua hàng.
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
3
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
Chu trình chi phí mua hàng có ý nghĩa quan trọng cho sự thành công của doanh
nghiệp. Bởi vì sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào tính hiệu quả trong việc
quản lý hoạt đông sản xuất kinh doanh. Trong đó mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm
tạo yếu tố đầu vào một cách kịp thời đầy đủ, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất
lượng phù hợp với yêu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải
tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý, tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu
đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng
cao khả năng cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp : điều này thể hiện ở chi phí
mua hàng của doanh nghiệp (giá cả hàng hoá + chi phí phát sinh như vận chuyển, đặt
hàng) sẽ làm cho giá cả đầu vào cao, từ đó làm giá bán cao.
Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản
xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đới sống người
lao động, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật thế giới. Việc hạch toán chính xác
chi phí mua hàng giúp cho công tác lập các báo cáo tài chính trở nên dễ dàng hơn,
ngoài ra còn cung cấp các thông tin cần thiết về tình hình hàng tồn kho cũng như các
khoản công nợ của DN. Từ các thông tin đó các nhà quản trị của DN sẽ đưa ra kế
hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý.
2. Tổng quan về phân tích đánh giá chu trình chi phí mua hàng tại công ty cổ
phần xây lắp công nghiệp Nam Hải ICT.
Trước khi em thực hiện đề tài này, đã có một số công trình nghiên cứu về các
nội dung có liên quan. Sau đây em xin đề cập đến một số công trình cụ thể:
Thứ nhất là tiểu luận: Phân tích chu trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán
Ở bài tiểu luận này tác giả đã phần nào khái quát các nội dung liên quan tới chu
trình chi phí và đã phân tích được hoạt động chủ yếu của chu trình chi phí, tuy nhiên
mới chỉ dừng lại ở mặt lý luận chung, chưa đi sâu vào một DN cụ thể nào. Xuất phát
từ hướng đi của bài viết em tiếp tục đi sâu nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng
chu trình chi phí mua hàng tại công ty cổ phần xây lắp công nghiệp Nam Hải ICT.
Thứ hai là luận văn: Các hoạt động của chu trình chi phí nguyên vật liệu tại công ty
TNHH Minh Dương luận văn tốt nghiệp ĐH Kinh Tế Quốc Dân.
Trong luận văn này tác giả đã khái quát được các hoạt động chính của chu trình
chi phí, nhưng luận văn này mới chỉ tiếp cận chu trình chi phí dưới góc độ kế toán mà
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
4
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
chưa nghiên cứu tới mặt hệ thống của chu trình chi phí khi ứng dụng CNTT. Kết hợp
với luận văn này em sẽ đi sâu nghiên cứu chu trình chi phí dưới góc độ hệ thống thông
tin kế toán.
Bên cạnh những công trình nghiên cứu về chu trình chi phí trong hệ thống
thông tin kế toán còn có rất nhiều tài liệu viết về chu trình chi phí như: Bài giảng hệ
thống thông tin kế toán, sách HTTT kế toán…. Tuy nhiên các tài liệu cũng như các
công trình nghiên cứu vẫn chỉ dừng lại ở mức độ lý thuyết và chưa áp dụng thực tế vào
một DN cụ thể nào. Vì vậy, em tiếp tục đi sâu phân tích vấn đề này tại công ty CPXL
công nghiệp Nam Hải ICT.
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Hệ thống hoá lý luận về chu trình kế toán chi phí mua hàng, phân tích, đánh giá
thực trạng chu trình kế toán chi phí mua hàng tại Công Ty Cổ Phần xây Lắp Công
Nghiệp Nam Hải ICT, từ đó nêu lên định hướng phát triển và một số giải pháp nhằm
hoàn thiện chu trình kế toán chi phí mua hàng của công ty. Bên cạnh đó, kết quả đem
lại từ quá trình phân tích, đánh giá sẽ nâng cao hiệu quả trong hoạt động kế toán, kinh
doanh cho công ty và hỗ trợ thực hiện các nội dung mục tiêu đã đề ra.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu là chu trình kế toán chi phí mua hàng,
hệ thống thông tin trong chu trình, phần mềm ứng dụng trong kế toán chi phí mua
hàng của doanh nghiệp.
- Phạm vi nghiên cứu.
• Về không gian; Nghiên cứu, thu thập tài liệu về chu trình kế toán chi phí. Từ đó,
phân tích, đánh giá chu trình nghiệp vụ kế toán chi phí mua hàng tại Công Ty Cổ
Phần xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT
• Về thời gian: Nghiên cứu hoạt động của chu trình kế toán chi phí mua hàng
trong khoảng thời gian từ năm 2009 đến hết năm 2012 và đưa ra các định hướng,
giải pháp hoàn thiện chu trình này cho công ty Nam hải ICT.
5. Phương pháp thực hiện.
3. Phương pháp thu thập dữ liệu
• Dữ liệu thứ cấp
Tham khảo từ trang web của công ty: namhaialum.com
Tham khảo từ các tài liệu nội bộ của công ty
• Dữ liệu sơ cấp
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
5
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
Thu thập thông tin từ các nhân viên của công ty thông qua 5 phiếu điều tra nhân viên
của công ty.
4. Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
Phương pháp so sánh đối chiếu: Đối chiếu giữa lý luận và thực tiển để đánh giá
chính xác được hoạt động hiện tại của chu trình, nhận biết được các ưu điểm cũng như
tồn tại của chu trình. Từ đó tiếp tục phát huy ưu điểm và giải quyết những khó khăn,
thách thức còn tồn tại bên trong chu trình.
Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá: Các hoạt động của chu trình sẽ được
phân tích và nghiên cứu riêng biệt, vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp kết hợp
với hệ thống hóa để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, để đánh giá
thực trạng của chu trình kế toán chi phí mua hàng trong thời điểm hiện tại và định
hướng phát triển trong tương lai.
Bên cạnh đó để thực hiện đề tài thì em còn sử dụng một số phương pháp như:
Phương pháp lý luận và thực tiễn, phương pháp duy vật biện chứng, thống kê.
6. Kết cấu khóa luận.
Ngoài lời mở đầu, lời cảm ơn, danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ
viết tắt, kết luận và phần tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm ba phần:
Phần 1: Tổng quan vấn đề phân tích, đánh giá chu trình nghiệp vụ kế toán chi phí mua
hàng tại công ty CPXL công nghiệp Nam Hải ICT.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của chu trình nghiệp vụ kế toán chi phí mua hàng tại
công ty CPXL công nghiệp Nam Hải ICT .
Phần 3: Định hướng phát triển, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình
nghiệp vụ kế toán chi phí mua hàng tại công ty CPXL công nghiệp Nam Hải ICT.
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
6
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
Phần 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA CHU TRÌNH CHI
PHÍ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP
NAM HẢI ICT
2.1Cơ sở lý luận chung
2.1.1 Khái niệm cơ bản.
Thông tin & Hệ thống thông tin
- Thông tin: Được biểu thị theo nghĩa thông thường là thông báo hay tin nhận được
làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện các
mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Nói đến thông tin là phải nói đến hai chủ
thể: Chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông
tin). Thông tin thường mang các tính chất: Tính tương đối, tính định hướng, tính thời
điểm, tính cục bộ.
- Hệ thống thông tin: Đây là một hệ thống mà mục tiêu tồi tại của nó là cung cấp thông
tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu
HTTT là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa
nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. Có một số HTTT thường gặp:
Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Managerment Information System).
- Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin ghi nhận, lưu trữ, xử lý
dữ liệu của các quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho
các nhà quản trị DN. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong HTTT quản lý là một
cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các
thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệ thống.
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý
của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá
và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo
các quyết định trong tổ chức.
Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này thường
được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra,
do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công
nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc
tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức.
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
7
Môi trường kinh tế
Môi trường kinh tế
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
Hình 2.1: Mô hình hệ thống thông tin quản lý.
Mô hình tổng quát các thành phần của hệ thống thông tin quản lý biểu diễn trong
Hình 2.1 cho ta thấy hệ thống bao gồm bốn thành phần mà người ta thường gọi là các
tài nguyên của hệ thống, đó là: Tài nguyên về phần mềm, tài nguyên về nhân lực, tài
nguyên về phần cứng, tài nguyên về dữ liệu.
Quy trình xử lý thông tin là khâu trung tâm của các hệ thống thông tin quản lý.
Người ta thường áp dụng hai phương pháp xử lý thông tin cơ bản là: Xử lý theo lô và
xử lý thời gian thực.
- Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý.
Quản lý thông tin theo ba cấp: Cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp.
Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác định
mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Từ đó họ thiết lập các chính sách chung
và hoạch định những đường lối phát triển.
Những trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng
các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược đặt ra ở mức cao hơn.
Cuối cùng ở mức tác nghiệp, quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu
lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng
phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kĩ thuật
• Các loại thông tin quản lý:
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
8
Tài nguyên về phần mềm
Xử lý thông
tin
Tài nguyên về phần cứng
Tài
nguyê
n về
dữ
liệu
Tài
nguyê
n về
nhân
lực
Nguồ
n
Input
Theo
lô
Thời
gian thực
hiện
output
Lưu trữ
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác
quản lý của tổ chức. Có ba loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin
chiến lược, thông tin chiến thuật và thông tin điều hành.
Thông tin chiến lược: Là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ
yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này đòi
hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ
bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc
biệt.
Thông tin chiến thuật: Là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu
phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần
mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây
là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ.
Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp): Sử dụng cho công tác điều hành tổ
chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ
chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ
chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên.
• Cấu trúc HTTT quản lý:
Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó
là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ
trợ quyết định.
Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ
chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có
thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình
hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài.
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề
cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương
pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi
phí trên lợi ích của giá trị của thông tin.
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết
định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn.
• Các loại HTTT quản lý thông dụng:
Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo
lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng.
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
9
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Là một cấu
phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý. Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các
thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính.
Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong
bán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin
khách hàng…
Hệ thống thông tin sản xuất: Là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản
phẩm. Hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất…
Hệ thống thông tin tài chính: Là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh
giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính. Đối tượng quản lý là thông
tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức.
Hệ thống thông tin nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt
động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải
nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và
đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.
Hình 2.2: Mô hình mối quan hệ các hệ thống thông tin quản lý thông dụng.
- Các thành phần của HTTT quản lý.
Các bộ phận cấu thành nên HTTT bao gồm các nhân tố có sẵn (phần cứng, con
người), và các nhân tố thiết lập (phần mềm, dữ liệu, các thủ tục).
Hệ thống thông tin kế toán
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
10
MIS
MIS
Hệ thống
thông tin bán
hàng
marketing
Hệ thống
thông tin bán
hàng
marketing
Hệ thống
thông tin sản
xuất
Hệ thống
thông tin sản
xuất
Hệ thống
thông tin tài
chính
Hệ thống
thông tin tài
chính
Hệ thống thông
tin nhân sự
Hệ thống thông
tin nhân sự
AIS
AIS
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
- Khái niệm: Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thông tin quản lý mà bao gồm
con người, phương tiện, các chính sách, thủ tuc, quyết đinh…. về KTTC. Chính là
HTcó chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt các thông tin kế toán.
- Chức năng của HTTT kế toán
Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của DN
Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài
Hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản lý doanh nghiệp
Hoạch định và kiểm soát, thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Phân loại HTTT kế toán
Theo tính chất thông tin cung cấp, có hai loại HTTT kế toán:
+ HTTT kế toán tài chính: cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối
tượng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, nguyên tắc,
chuẩn mực kế toán hiện hành.
+ HTTT kế toán quản trị: cung cấp các thông tin nhằm phục vụ mục đích quản trị
trong nội bộ DN để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài
chính kinh tế của chúng đối với DN.
Theo lưu trữ và xử lý số liệu:
+ HTTT kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người,
cùng với các công cụ tính toán, cong người thực hiện toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu
trong các hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ,
bảng… Đây là những hệ thống phổ biến từ những năm 1980 trở về trước.
+ HTTT kế toán máy tính: nguồn lực chủ yếu là máy tính, toàn bộ các công việc kế
toán từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ tổng hợp, lập báo cáo đều do máy tính thực
hiện. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin.
+ HTTT kế toán trên nền máy tính: nguồn lực bao gồm con người và máy tính.
Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc dưới sự điều khiển, kiểm soát của
con người. Như vậy, nếu không có con người thì hệ thống này không thể hoạt động
được, và ngược lại, nếu không có máy tính thì hệ thống này cũng không thể vận hành
hoàn hảo. Ngoài vai trò chủ đạo là điều khiển, kiểm soát máy tính, con người còn có
nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập được, cũng như
thực hiện các công việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì… hệ thống. HTTT kế toán trên nền
máy tính là đối tượng nghiên cứu chính của đề tài.
- Các chu trình xử lý nghiệp vụ kế toán
Trong nền kinh tế thị trường các DN hoạt động dưới nhiều hình thức và nhiều
lĩnh vực khác nhau. Vì thế mà HTTT kế toán của các DN cũng sẽ có các hệ thống con
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
11
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
xử lý riêng biệt. Tuy nhiên có bốn hệ thống con chủ yếu mà DN nào cũng có để xử lý
cho bốn chu trình kế toán chính đó là: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình
tài chính và chu trình chuyển đổi.
+ Chu trình doanh thu: là chu trình bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận
những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách
hàng. Có bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đơn đặt hàng của
khách hàng; (2) Giao hàng hoá hoặc thực hiện dịch vụ cho kháchhàng; (3) Yêu cầu
khách hàng thanh toán; (4) Nhận tiền thanh toán. Trong trường hợp bán hàng thu tiền
ngay, các sự kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gian ngắn, nên hệ thống kế toán ghi
chép các nghiệp vụ kế toán trong ít bút toán hơn. Trong trường hợp bán chịu hàng hoặc
dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau.
+ Chu trình chi phí: Bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận các sự kiện phát
sinh liên quan đến việc mua hàng hoá, dịch vụ, thanh toán cho nhà cung cấp. Có 4 hoạt
đông chính trong chu trình chi phí: (1) Lập đơn đặt hàng đến nhà cung cấp; (2) Nhận
hàng háo hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp; (3) Xác nhận nghĩa vụ thanh toán; (4) Thanh
toán cho người bán. Hầu hết các nghiệp vụ mua hàng ở DN là các trường hợp mua
chịu hàng hoá hoặc dịch vụ.
+ Chu trình tài chính: Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến nguồn vốn và
TSCĐ của DN
+ Chu trình chuyển đổi: Là chu trình ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kế toán
liên quan đến việc sử dụng lao động, vật liệu, máy móc công cụ và chi phí sản suất
chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ. Việc xử lý nghiệp vụ này sẽ khác nhau tuỳ
thuộc vào đơn vị là sản xuất, thương mại, hay dịch vụ.
2.1.2 Phương pháp phân tích hệ thống
Hiện nay, để phân tích một HTTT có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau và
một trong số các phương pháp được sử dụng phổ biến đó là phương pháp phân tích hướng
chức năng. Đây cũng là phương pháp mà em lựa chọn để phân tích hệ thống quản lý chu
trình chi phí mua hàng tại công ty cổ phần xây lắp công nghiệp Nam Hải ICT .
Sau khi thực hiện khảo sát HT, thu thập, liệt kê những hồ sơ, tài liệu dùng cho
hệ thống thì tiến hành phân tích HT.
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
12
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
Phân tích HT: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là
giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu).
Công việc thực hiện:
Phân tích, xây dựng các chức năng của HT. Vẽ sơ đồ phân cấp chức năng
• Sơ đồ phân cấp chức năng là một trong các công cụ để mô tả xử lý trong quá
trình phân tích hệ thống.
• Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng
- Coi cả hệ thống là một chức năng duy nhất
- Phân dã các chức năng trên thành nhóm chức năng nhỏ hơn, có liên quan đến nhau
và được xếp gần nhau
Yêu cầu:
- Liệt kê đầy đủ các chức năng và diễn giải kỹ từng chức năng của hệ thống( môtả,
TT vào / ra, sự kiện)
- Xây dựng: Sơ đồ phân cấp chức năng các mức.
Phân tích, xây dựng các chức năng xử lý của HT. Vẽ sơ đồ luồng dữ liệu các
mức.
Yêu cầu:
• Xác định tác nhân ngoài, trong( nếu có ) của hệ thống.
• Xác định rõ các chức năng xử lý ở từng mức.
• Xác định rõ các TT cần ghi rõ tên luồng dữ liệu( các mức).
Phân tích, xây dựng các thực thể. Vẽ sơ đồ thực thể liên kết.
Yêu cầu:
• Xác định rõ các loại thực thể
• Xác định cụ thể các thuộc ttính của từng loại thực thể.
• Xây dựng: Mô hình thực thể liên kết giữa các thực thể
2.1.3 Phân đinh nội dung đề tài nghiên cứu
Một DN để tồn tại trước tiên họ phải đảm bảo trang trải được các phí tổn đã đầu tư đế
sản xuất và tiêu thụ DV. Chi phí trong mỗi DN là rất đa dạng như chi phí nguyên vật liệu, chi
phí nhân công…. Tuy nhiên, trong giới hạn cho phép, đề tài của em đi sâu vào phân tích,
đânh giá chu trình chi phí mua hàng tại Công ty CPXL công nghiệp Nam Hải ICT. Và thông
qua kết quả của việc đánh giá, phân tích em sẽ đưa ra một số đề xuất cũng như các giải pháp
nhằm hoàn thiện hơn nữa chu trình nghiệp vụ kế toán chi phí mua hàng cho công ty.
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
13
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
Chu trình chi phí mua hàng: Là chu trình bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi
nhận các sự kiện phát sinh liên quan đến việc mua hàng hoá, dịch vụ, thanh toán cho
nhà cung cấp. Hầu hết các nghiệp vụ mua hàng ở DN là các trường hợp mua chịu hàng
hoá hoặc dịch vụ
- Các nghiệp vụ trong chu trình chi phí
(1) Lập đơn đặt hàng đến nhà cung cấp;
(2) Nhận hàng háo hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp;
(3) Xác nhận nghĩa vụ thanh toán;
(4) Thanh toán cho người bán.
- Chứng từ, sổ sử dụng trong chu trình chi phí
• Chứng từ sử dụng
Phiếu yêu cầu hàng hoá, dịch vụ
Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong DN khi có nhu cầu về hàng hoá,
DV, bao gồm thông tin về mục đích, yêu cầu, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng hàng,
yêu cầu về thời gian nhận hàng…. Yêu cầu mua hàng sau khi được xét duyệt, chấp thuận
của người quản lý bộ phận yêu cầu sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng.
Đơn đặt hàng
Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập đơn đặt hàng sẽ lập đơn đặt
hàng và gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong những trường
hợp đặc biệt. Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin như đã xét trong chu
trình doanh thu, ở đây còn có ghi thêm số của phiếu yêu cầu.
Giấy xác nhận đơn hàng (hoặc Lệnh bán hàng) của người bán
Trong chu trình doanh thu, một liên của lệnh bán hàng từ nhà cung cấp sẽ được
gửi cho khách hàng. Một số doanh nghiệp dùng giấy xác nhận đơn hàng thay cho lệnh
bán hàng để hồi báo cho một đơn đặt hàng được chấp thuận.
Phiếu nhập kho; Báo cáo nhận hàng
Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhận hàng lập, sau khi kiểm đếm độc lập
hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng, chất lượng, qui cách của từng món
hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng TK hàng tồn kho.
Trường hợp hàng giao tay ba hoặc đi thẳng vào sử dụng sẽ lập chứng từ theo qui định
của từng DN.
Chứng từ thanh toán
Bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến một hoá đơn, một khoản nợ phải
trả cho người cung cấp. Chứng từ thanh toán rất hữu ích để theo dõi thanh toán cho
từng hoá đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạch thanh toán theo mục
tiêu tài chính của
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
14
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
doanh nghiệp.
Chứng từ ghi nợ; Phiếu định khoản
Ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả người bán trong các
nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán. Kế toán cũng
lập chứng từ ngày làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai về khoản nợ
phải trả. Chứng từ này ghi thông tin về nhà cung cấp, về hàng hoá, số lượng, giá đơn
vị, số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu, giảm giá.
Ngoài ra chu trình chi phí còn sử dụng mọt số chứng từ khác đó là: Phiếu xuất
kho (trả lại hàng); Phiếu chi; Giấy báo nợ; Uỷ nhiệm chi; Séc thanh toán, Thẻ; Vé;
Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng; Các hoá đơn vận chuyển (Nếu thuê dịch vụ vận
chuyển); Hoá đơn bán hàng; Giấy báo trả tiền.
• Sổ kế toán sử dụng
Chi tiết: Tài khoản 331, 133, 156, 111, 112….
Tổng hợp tài khoản 331, 133, 156, 111, 112….
2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng chu trình nghiệp vụ kế toán chi phí mua
hàng tại công ty CP xây lắp công nghiệp Nam Hải ICT.
2.2.1 Giới thiệu về công ty CP xây lắp công nghiệp Nam Hải ICT.
2. Thông tin chung về công ty.
- Tên giao dịch của công ty: Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam hải ICT
- Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài : NAM HAI ICT CONSTRUCTION
INDUSTRY JOINT STOCK COMPANY.
- Địa chỉ trụ sở chính: số 16 ngõ 4/1 đường nông lâm
- Giấy chứng nhận kinh doanh của công ty số: 0101990353
- Tell: 043.752.0049 - Fax: 043.752.1272
- Website: namhaialum.com - Email:
- Ngày cấp: 12/7/2006
Công Ty cổ Phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT được thành lập được
thành lập do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần 2 ngày 26/10/2011
3. Bộ máy tổ chức
Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT là một đơn vị kinh doanh,
xuất phát từ yêu cầu kinh doanh phải có hiệu quả và để quản lý tốt quá trình kinh
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
15
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty được xây dựng theo mô hình trực tuyến
chức năng với bộ máy quản lý gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủ trưởng.
Với mô hình tổ chức như trên, hoạt động của công ty thống nhất từ trên xuống
dưới, Giám đốc công ty điều hành quá trình sản xuất kinh doanh thông qua các văn
bản, quyết định, nội quy… Còn các phòng ban, các đội xây lắp có trách nhiệm thi
hành các văn bản đó.
Đứng đầu mỗi phòng ban đội xây lắp đều có các trưởng phòng, đội trưởng.
Công việc của công ty được tiến hành một cách thuận lợi do đã được phân chia thành
thành các thành phần cụ thể và giao cho các bộ phận chuyên trách khác nhau. Các
trưởng phòng, đội trưởng sẽ thay mặt cho phòng mình, đội mình nhận phần việc được
giao, sau đó sắp xếp cho các nhân viên của mình những công việc cụ thể tùy theo trình
độ và khả năng của họ. Đồng thời có trách nhiệm theo dõi, giám sát và nắm bắt kết
quả hoạt động thuộc lĩnh vực mình được giao.
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
16
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
+Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy của Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam
Hải ICT
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty
+ Chức năng, quyền hạn nhiệm vụ của từng bộ phận.
Giám đốc:
Là người có thẩm quyền cao nhất điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh. Là
người đại diện cho toàn bộ cán bộ công nhân viên, đại diện pháp nhân và chịu trách
nhiệm cao nhất về mọi hoạt động kinh doanh cũng như kết quả hoạt động của Công ty.
Giám đốc là người quyết định và trực tiếp lãnh đạo các bộ phận chức năng, hướng dẫn
cấp dưới về mục tiêu thực hiện và theo dõi quá trình thực hiện của đơn vị trực thuộc.
Phó Giám Đốc:
Là người có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các ban trong các mặt kinh tế, kỹ
thuật, các công trình theo hợp đồng kinh tế mà công ty đó ký kết với đối tác. Là người
triển khai các quyết định của giám đốc, điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt, chịu
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
17
Giám Đốc
Phó Giám Đốc
Phòng tổ
chức hành
chính
Phòng kỹ thuật
giám sát và thi
công công trình
Phòng thiết
kế kiến trúc
Phòng Tài
chính – Kế toán
Tổng
giám sát
Đội thi
công
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
trách nhiệm trước giám đốc về nghiệp vụ chuyên môn, xây dựng các kế hoạch, tổ chức
quản lý các hoạt động kinh doanh thương mại, lập báo cáo định kỳ trình lên Giám Đốc.
Phòng tổ chức hành chính:
Có nhiệm vụ thực hiện các công việc hành chính như tiếp nhận, phát hành và lưu
trữ công văn, giấy tờ, tài liệu. Quản lý nhân sự, nghiên cứu, xây dựng cơ cấu tổ chức
của công ty. Thực hiện một số công việc về chế độ chính sách cũng như vấn đề lương
bổng, khen thưởng. Quản trị tiếp nhận lưu trữ công văn từ trên xuống, chuyển giao cho
các bộ phận liên quan.
Phòng thiết kế kiến trúc:
Thiết kế các công trình xây dựng, trang trí nội thất, showroom, văn phòng…theo
tiêu chuẩn kỹ thuật quy định chung của các cấp có thẩm quyền.
Phòng tài chính kế toán:
Tham mưu cho Giám Đốc chỉ đạo các đơn vị thực hiện chế độ quản lý tài chính,
tiền tệ theo quy định của bộ tài chính, ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ
thống sự diễn biến các nguồn vốn, vốn vay, giải quyết các loại vốn phục vụ cho việc
huy động vật tư, nguyên liệu, hàng hóa trong kinh doanh. Tổng hợp kết quả kinh
doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động kinh doanh để phục vụ cho
việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty.
Phòng kỹ thuật giám sát và thi công công trình:
Quản lý và tổ chức thực hiện xây dựng cơ bản theo quy chế và pháp luật của nhà
nước hiện hành, đồng thời nghiên cứu các tiến bộ kỹ thuật ứng dụng vào thi công,
hướng dẫn nhằm nâng cao tay nghề cho công nhân, tăng khả năng nhiệm vụ cho nhân
viên. Theo dõi bám sát tiến độ thi công, quản lý kiểm tra số lượng nguyên vật liệu
nhập và xác định mức vật liệu tiêu hao ổn định hợp lý. Tổ chức nghiệm thu khối lượng
công trình, duyệt toán công trình hình thành.
Tổng giám sát:
Giám sát đội thi công, bám sát tiến độ thi công. Kết hợp với thực hiện công tác kế
hoạch vật tư các công trình theo sự chỉ đạo của ban Giám đốc.
Đội thi công:
Các đội thi công là các đội trực tiếp tham gia sản xuất các sản phẩm, theo kế
hoạch dự án mà công ty tham gia dự thầu có trách nhiệm.
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
18
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
Tổ chức thi công đảm bảo tiến độ chất lượng theo yêu cầu thiết kế của bên chủ
đầu tư và theo quyết định giao việc của công ty.
Thực hiện nghiêm túc hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO- 9002, thi
công đảm bảo uy tín với bên chủ đầu tư.
Cắt cử cán bộ kỹ thuật phụ trách thi công, lập dự toán cùng kỹ thuật bên chủ đầu
tư, lập biên bản nghiệm thu theo từng giai đoạn hồ sơ hoàn thành kỹ thuật và thanh
quyết toán công trình với bên chủ đầu tư, gửi các biên bản nghiệm thu khối lượng về
phòng kinh tế-kỹ thuật cho công ty để thanh toán tiền lương và quyết toán khoán gọn
cho các đội sản xuất.
4. Cơ sở vật chất, tài chính
Đến nay công ty đã khẳng định mình trong sự phát triển của thời kỳ mở cửa. Với
tổng tài sản 10 tỷ đồng và đội ngũ cán bộ công nhân viên đầy năng lực: 79 người trong
đó có 4 kỹ sư cơ khí, 1 kỹ sư tự động hóa, 2 kỹ sư điện lạnh, 3 kỹ sư xây dựng, 13
người cao đẳng kỹ thuật, 3 người cao đẳng kinh tế, 3 người thuộc hệ trung cấp, 15
người thuộc bậc thợ 4/7 và 35 thợ bậc 3/7 và luôn được bồi dưỡng thường xuyên để có
đội ngũ công nhân lành nghề cao.
Mặc dù thành lập trong một thời gian không lâu và những ngày đầu mới thành
lập công ty gặp rất nhiều khó khăn, nhưng với chủ trương đường lối đúng đắn cùng
với sự cố gắng nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, công ty đã
vượt qua được khó khăn ban đầu, từng bước phát triển và ngày càng đứng vững trên
thị trường: Công ty đã thi công nhiều công trình, trong đó có những công trình có giá
trị hàng tỷ đồng, doanh thu năm sau cao hơn năm trước, vốn và tài sản được bảo toàn
và bổ sung, tài chính luôn lành mạnh và luôn đủ phục vụ cho sản xuất kinh doanh, thu
nhập của người lao động được tăng lên, đời sống cán bộ công nhân viên không ngừng
được cải thiện, chất lượng lao động ngày càng cao.
5. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Ngành nghề kinh doanh.
Công ty hoạt động chính trên các lĩnh vực: Xuất nhập khẩu, xây dựng các công
trình dân dụng và công nghiệp. Buôn bán vật tư thiết bị máy móc công nghiệp, dân
dụng, giao thông thuỷ lợi, buôn bán thiết bị điện tử điện lạnh, điện dân dụng. Buôn bán
gạch ốp lát, thiết bị vệ sinh, buôn bán sửa chữa trang thiết bị nội ngoại thất, buôn bán
các loại sơn, kim loại màu. Chuyên sản xuất, cung cấp và lắp đặt các hệ thồng tường
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
19
SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang
vách kính cao cấp, sản xuất lắp đặt khung nhà thép tiền chế công nghiệp thuỷ lợi.
Buôn bán gia công lắp đặt sửa chữa đồ kim khí sắt thép, nhôm nhựa, gỗ kính, gia công
các sản phẩm cơ khí cho xây dựng và kiến trúc, sản xuất thiết bị và linh kiện điện tử,
điện lạnh, thiết bị sản phẩm tin học, thiết bị phụ tùng ô tô, xây dựng công trình công
nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi v v
Bên cạnh đó Công ty còn có các xưởng gia công thiết bị vật liệu. Các xưởng này chủ
yếu gia công thiết bị vật liệu thô nhằm cung cấp cho các đơn vị sản xuất, cho chủ đầu tư,
phục vụ cho các công trình mà Công ty tham gia đấu thầu xây dựng.
• Khái quát chu trình kế toán chi phí mua hàng tại của Công ty CPXL công nghiệp Nam
Hải ICT
Khi bộ phận yêu cầu( bao gồm bộ phận kho hàng) có nhu cầu về một loại hàng hóa
nào đó sẽ lập Phiếu yêu cầu rồi gửi tới cho Bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng sẽ
kiểm tra tính đúng đắn của Phiếu yêu cầu, hệ thống sẽ lưu lại DM phiếu yêu cầu làm
căn cứ để giải quyết nó rồi gửi lại thông tin phản hồi cho bộ phận yêu cầu ( có thể là
thông tin từ chối hoặc thông tin chấp nhận và giấy hẹn). Sau khi BPMH chấp nhận
thông tin yêu cầu mua hàng của BPYC thì BPMH căn cứ vào giấy chào hàng của NCC
gửi tới để lựa chọn NCC dựa trên uy tín, giá cả, chất lượng và lập dự trù hàng mua.
Sau đó, sẽ gửi thông tin yêu cầu phòng kinh doanh ra quyết định cho mua hàng thì
BPMH sẽ lập đơn đặt hàng gửi tới NCC đã lựa chọn dựa trên DM nhà cung cấp đã
lưu. Hệ thống sẽ lưu lại đơn đặt hàng và chờ thông tin phản hồi từ phía NCC. NCC sẽ
trả lại đơn nếu đơn không đạt yêu cầu, và sẽ gửi hàng, vận đơn và hóa đơn bán hàng
nếu đơn hàng được chấp nhận.
Sau khi nhà cung cấp đã chuyển hàng tới, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành nhận
hàng và nhập hàng kho. Trong quá trình nhận hàng, nếu hàng kém chất lượng hoặc
không đúng quy cách thì sẽ gửi trả lại hàng cho NCC. Tại đây, hệ thống sẽ lưu lại hóa
đơn mua hàng làm căn cứ để kế toán thanh toán và ghi sổ kế toán. Tại kho, căn cứ vào
hóa đơn mua thủ kho sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng sau đó thủ kho viết phiếu nhập
kho, thẻ kho đồng thời chuyển 1 liên đến cho bộ phận kế toán. Tại đây, hệ thống sẽ lưu
lại phiếu nhập kho, thẻ kho, danh muc hàng mua. Căn cứ vào phiếu yêu cầu và quyết
định của phòng kinh doanh thì HT sẽ gửi giấy báo nhận hàng, xuất hàng yêu cầu kèm
phiếu xuất hàng tới BPYC. Căn cứ vào TT hàng nhận, HT tiến hàng nhập hàng và lưu
lại DM hàng kho, kho TT hàng kho để thủ kho tập hợp cùng phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho, thẻ kho để ghi sổ kho 156.
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế Khóa luận tốt nghiệp
20
