Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (738.17 KB, 51 trang )
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
LỜI CẢM ƠN
Trong thời đại ngày nay, cơng nghệ thơng tin đóng vai trị quan trọng trong sự
phát triển của xã hội nói chung và của các doanh nghiệp nói riêng. Quản lý dự án là
hoạt động khơng thể thiếu trong q trình quản lý của một công ty xây dựng. Nếu có
HTTT quản lý thì luồng thông tin được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, kịp
thời, giảm bớt được thời gian và tiền bạc. Việc xây dựng đúng và chính xác hệ thống
quản lý dự án còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá được tình hình hoạt động
kinh doanh từ đó có thể kịp thời đưa ra các quyết định đúng đắn, tránh được các rủi ro
khơng đáng có.
Để hồn thành bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống
quản lý dự án tại cơng ty cở phần xây dựng An Duy” ngồi sự cố gắng của bản thân,
em còn nhận được sự động viên, giúp đỡ quý báu từ thầy cô cùng ban lãnh đạo cũng
như cán bộ nhân viên trong Công ty cổ phần xây dựng An Duy.
Trước tiên em xin cảm ơn cô ThS. Đinh Thị Hà, Giảng viên bộ môn Tin học,
Trường Đại học Thương Mại, người đã tận tình hướng dẫn và có những ý kiến đóng
góp quý báu giúp em có thể hồn thành tốt đề tài nghiên cứu này.
Em xin cảm ơn các anh (chị) trong công ty cổ phần xây dựng An Duy đã giúp
đỡ em rất nhiều trong việc thu thập số liệu, nắm bắt các thơng tin về q trình hoạt
động kinh doanh của cơng ty.
Với sự hiểu biết có hạn, nội dung khóa luận khơng thể tránh khỏi những thiếu
sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cơ để đề tài được hồn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Đoàn Phương Nga
SVTH: Đoàn Phương Nga
i
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................................i
MỤC LỤC.........................................................................................................................ii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ.............................................................v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT...........................................................................................v
Phần 1: Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý dự án tại công ty cổ phần xây
dựng An Duy.....................................................................................................................1
1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài.............................................................................................1
1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài.............................................................................................1
Hiện nay với xu hướng tồn cầu hóa đời sống kinh tế đã tạo ra những cơ hội và thách
thức đối với mỗi doanh nghiệp, buộc các doanh nghiệp phải đương đầu với sự cạnh
tranh khơng chỉ trong nước mà cịn cạnh tranh gay gắt với thị trường quốc tế. Vì vậy
doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường thì phải giành thắng lợi trong
cạnh tranh. Để đạt được điều đó và thành cơng trong lĩnh vực hoạt động của mình thì
các doanh nghiệp cần phải quan tâm tới nhiều yếu tố và các điều kiện khác nhau.
Trong thời gian hiện nay thông tin được doanh nghiệp coi là yếu tố hết sức quan trọng,
có vị trí quan trọng hàng đầu. Với bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào thì thơng tin ln
được coi là một tài sản quan trọng nhất. Thông tin được xem như là người cố vấn sáng
suốt và trung thực, đáng tin cậy thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động
quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Song khơng phải thơng tin nào cũng
có giá trị cho công tác quản trị, mà thông tin là vô cùng, trong khi đó khả năng thu
thập, phân tích, xử lý, lưu trữ là hữu hạn. Nên để có thể phát huy hết tác dụng của
thơng tin thì doanh nghiệp cần phải có một hệ thống để có thể thu thập, phân tích, xử
lý và quản lý thơng tin một cách hiệu quả, nhằm giúp cho nhà quản lý có thể quản lý
và điều hành doanh nghiệp một cách tốt nhất..................................................................1
Ứng dụng công nghệ thông tin trở thành một thành phần không thể thiếu trong các
chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp. Chúng ta phải công nhận một thực tế rằng
số lượng nhân viên thu thập và xử lý thông tin ngày càng tăng so với bất kỳ một ngành
nào khác mỗi năm ước tính có khoảng hàng triệu máy tính ra đời. Các hệ thống máy
tính này đã nối chúng ta lại với nhau, và có thể nói rằng xã hội của thời đại chúng ta
ngày nay đó là thời đại công nghệ thông tin. Và một trong những nhân tố để thúc đẩy
nền kinh tế của chúng ta phát triển chính là do sự phát triển của cơng nghệ thơng tin.
Cơng nghệ thơng tin đã đóng một vai trò của một lực lượng trợ giúp và là một chất xúc
tác cho nền kinh tế phát triển những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm, hệ thống
thông tin là những công cụ quản lý vô cùng tốt cho các doanh nghịêp...........................1
Như vậy, với sự đa dạng của các hoạt động kinh doanh thì việc quản lý và điều hành
các hoạt động kinh doanh đó càng trở nên phức tạp hơn, yêu cầu độ chính xác và tính
hiệu quả cao hơn. Đối với nhà quản lý những u cầu đó càng trở nên quan trọng hơn,
SVTH: Đồn Phương Nga
ii
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
cơng việc hàng ngày của bạn ln địi hỏi bạn phải làm việc với kế tốn, tài chính, với
vấn đề nhân sự - tiền lương hay việc điều hành sản xuất, tiếp thị. Thơng tin kinh tế đã
trở thành vấn đề sống cịn đối với các đơn vị kinh doanh. Doanh nghiệp nào làm chủ
được thơng tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu
thập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết quản lý, giữ gìn thơng tin về hoạt động
kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm
sốt chặt chẽ, bảo đảm an tồn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Cơng ty An Duy là cơng ty
chun về xây dựng vì vậy một HTTT quản lý dự án để tổ chức công việc, cũng như
đưa ra chiến lược kinh doanh là rất quan trọng. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại
công ty An Duy, tôi đã đi đến việc giải quyết vấn đề: “Phân tích, thiết kế hệ thống
quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy”.....................................................1
1.2. Tổng quan vấn đề cần nghiên cứu...............................................................................................2
1.2. Tổng quan vấn đề cần nghiên cứu...............................................................................................2
1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài...................................................................................................3
1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài...................................................................................................3
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài:.....................................................................................3
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài:.....................................................................................3
1.5. Phương pháp thực hiện đề tài.....................................................................................................3
1.5. Phương pháp thực hiện đề tài.....................................................................................................3
1.6. Kết cấu của khóa luận: ................................................................................................................4
1.6. Kết cấu của khóa luận: ................................................................................................................4
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của HTTT quản lí dự án tại cơng ty cổ phần xây
dựng An Duy.....................................................................................................................4
2.1. Cơ sở lý luận................................................................................................................................4
2.1. Cơ sở lý luận................................................................................................................................4
2.1.1. Các khái niệm cơ bản............................................................................................................4
2.1.2. Quy trình và cơng cụ về phân tích thiết kế hệ thống..........................................................11
2.1.2.1. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống..........................................................................11
2.1.2.2. Cơng cụ phân tích thiết kế hệ thống............................................................................12
2.1.2.3. Tổng quan về hệ thống quản lý dự án..........................................................................14
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý dự án tại công ty An Duy.....................................15
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý dự án tại công ty An Duy.....................................15
2.2.1. Giới thiệu về công ty An Duy...............................................................................................15
2.2.1.1. Thông tin chung về công ty..........................................................................................15
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức công ty.................................................................................................15
2.2.1.3. Các hoạt động kinh doanh của cơng ty........................................................................17
2.2.2. Phân tích và đánh giá thức trạng HTTT quản lý dự án tại cơng ty An Duy...........................19
SVTH: Đồn Phương Nga
iii
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
2.2.2.1. Thực trạng tình hình ứng dụng CNTT, HTTT, TMĐT tại cơng ty An Duy.......................19
2.2.2.2. Thực trạng về tình hình quản lý dự án tại công ty An Duy...........................................21
2.2.2.3. Đánh giá về thực trạng HTTT quản lý dự án tại công ty...............................................22
PHẦN 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lý dự án tại công ty cổ phần xây
dựng An Duy...................................................................................................................25
3.1. Phân tích yêu cầu.......................................................................................................................25
3.1. Phân tích yêu cầu.......................................................................................................................25
3.1.1. Phân tích u cầu bài tốn..................................................................................................25
3.1.2. Định hướng xây dựng HTTT................................................................................................26
3.2. Mơ hình hóa các u cầu của hệ thống......................................................................................27
3.2. Mơ hình hóa các yêu cầu của hệ thống......................................................................................27
3.2.1. Sơ đồ chức năng của hệ thống............................................................................................27
3.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống.......................................................................................28
3.3. Phân tích hệ thống dữ liệu.........................................................................................................32
3.3. Phân tích hệ thống dữ liệu.........................................................................................................32
3.3.1. Mô hình liên kết thực thể ER..............................................................................................32
3.3.2. Mô hình quan hệ dữ liệu.....................................................................................................32
3.4. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án.................................................................................33
3.4. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án.................................................................................33
3.4.1. Thiết kế CSDL......................................................................................................................33
3.4.2. Một số giao diện của chương trình.....................................................................................34
3.4.3. Thiết kế kiểm soát...............................................................................................................39
3.4.4. Một số kiến nghị nhằm nâng cao quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy......40
KẾT LUẬN.....................................................................................................................40
TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................................................41
PHỤ LỤC: PHIẾU ĐIỀU TRA......................................................................................42
SVTH: Đoàn Phương Nga
iv
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
Bảng biểu, sơ đờ, hình vẽ
Hình 2.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
Hình 2.2. Vai trị, nhiệm vụ của HTTT trong DN
Hình 2.3. Phân loại hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
Hình 2.4. Mục tiêu một số HTTT cơ bản trong doanh nghiệp
Hình 2.5. Sơ đồ tổ chức của cơng ty
Hình 2.6. Kết quả kinh doanh 3 năm gần nhất
Bảng 2.1.Bảng thống kê sơ bộ về trang thiết bị
Bảng 2.2. Bảng thống kê tần suất cập nhật website
Hình 2.7. Thời gian nhập dữ liệu của nhân viên quản lý dự án
Hình 3.1. Mơ hình phân rã chức năng của HTTT quản lý dự án
Hình 3.2. Sơ đồ mức ngữ cảnh của HTTT quản lý dự án
Hình 3.3. Sơ đồ mức đỉnh của HTTT quản lý dự án
Hình 3.4. Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng “tạo hờ sơ dự án”
Hình 3.5. Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng “cập nhật hờ sơ dự án”
Hình 3.6. Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng “đóng hờ sơ dự án”
Hình 3.7. Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng “thống kê, báo cáo”
Hình 3.8: Mơ hình thực thể liên kết ER của hệ thống
Hình 3.9. Mô hình quan hệ dữ liệu
Bảng 3.1. Bảng chi tiết các thực thể
Hình 3.10. Giao diện đăng nhập
Hình 3.11. Giao diện thực đơn
Hình 3.12. Giao diện quản lý nhân sự
Hình 3.13. Giao diện quản lý vật tư, thiết bị
Hình 3.14. Giao diện quản lý khách hàng
Hình 3.15. Giao diện quản lý tiến độ
Hình 3.16. Giao diện thớng kê, báo cáo
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
SVTH: Đồn Phương Nga
v
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
STT
1
2
3
4
5
6
7
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
Từ viết tắt
HTTT
CNTT
TMĐT
CSDL
HTTTQL
ADCOM
DN
SVTH: Đồn Phương Nga
Hệ thớng thơng tin
Cơng nghệ thơng tin
Thương mại điện tử
Cơ sở dữ liệu
Hệ thống thông tin quản lý
Công ty cổ phần An Duy
Doanh nghiệp
vi
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
Phần 1: Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý dự án tại công ty cổ phần
xây dựng An Duy.
1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài.
Hiện nay với xu hướng tồn cầu hóa đời sống kinh tế đã tạo ra những cơ hội và
thách thức đối với mỗi doanh nghiệp, buộc các doanh nghiệp phải đương đầu với sự
cạnh tranh khơng chỉ trong nước mà cịn cạnh tranh gay gắt với thị trường quốc tế. Vì
vậy doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường thì phải giành thắng lợi
trong cạnh tranh. Để đạt được điều đó và thành cơng trong lĩnh vực hoạt động của
mình thì các doanh nghiệp cần phải quan tâm tới nhiều yếu tố và các điều kiện khác
nhau. Trong thời gian hiện nay thông tin được doanh nghiệp coi là yếu tố hết sức quan
trọng, có vị trí quan trọng hàng đầu. Với bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào thì thông tin
luôn được coi là một tài sản quan trọng nhất. Thông tin được xem như là người cố vấn
sáng suốt và trung thực, đáng tin cậy thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt
động quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Song không phải thơng tin
nào cũng có giá trị cho cơng tác quản trị, mà thông tin là vô cùng, trong khi đó khả
năng thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ là hữu hạn. Nên để có thể phát huy hết tác dụng
của thơng tin thì doanh nghiệp cần phải có một hệ thống để có thể thu thập, phân tích,
xử lý và quản lý thông tin một cách hiệu quả, nhằm giúp cho nhà quản lý có thể quản
lý và điều hành doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Ứng dụng công nghệ thông tin trở thành một thành phần không thể thiếu trong
các chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp. Chúng ta phải công nhận một thực tế
rằng số lượng nhân viên thu thập và xử lý thông tin ngày càng tăng so với bất kỳ một
ngành nào khác mỗi năm ước tính có khoảng hàng triệu máy tính ra đời. Các hệ thống
máy tính này đã nối chúng ta lại với nhau, và có thể nói rằng xã hội của thời đại chúng
ta ngày nay đó là thời đại công nghệ thông tin. Và một trong những nhân tố để thúc
đẩy nền kinh tế của chúng ta phát triển chính là do sự phát triển của cơng nghệ thơng
tin. Cơng nghệ thơng tin đã đóng một vai trị của một lực lượng trợ giúp và là một chất
xúc tác cho nền kinh tế phát triển những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm, hệ
thống thông tin là những công cụ quản lý vô cùng tốt cho các doanh nghịêp.
Như vậy, với sự đa dạng của các hoạt động kinh doanh thì việc quản lý và điều
hành các hoạt động kinh doanh đó càng trở nên phức tạp hơn, yêu cầu độ chính xác và
tính hiệu quả cao hơn. Đối với nhà quản lý những yêu cầu đó càng trở nên quan trọng
SVTH: Đoàn Phương Nga
1
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
hơn, cơng việc hàng ngày của bạn ln địi hỏi bạn phải làm việc với kế tốn, tài
chính, với vấn đề nhân sự - tiền lương hay việc điều hành sản xuất, tiếp thị. Thông tin
kinh tế đã trở thành vấn đề sống còn đối với các đơn vị kinh doanh. Doanh nghiệp nào
làm chủ được thơng tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ
thu thập thơng tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết quản lý, giữ gìn thơng tin về hoạt
động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế
kiểm sốt chặt chẽ, bảo đảm an tồn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Cơng ty An Duy là cơng
ty chun về xây dựng vì vậy một HTTT quản lý dự án để tổ chức công việc, cũng như
đưa ra chiến lược kinh doanh là rất quan trọng. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại
công ty An Duy, tôi đã đi đến việc giải quyết vấn đề: “Phân tích, thiết kế hệ thống
quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy”.
1.2. Tổng quan vấn đề cần nghiên cứu.
Qua một thời gian tìm hiểu, nhận thấy việc các doanh nghiệp hiện nay ứng
dụng các hệ thống thông tin đang ngày cảng trở lên rộng rãi. Nhiều doanh nghiệp đã
tích hợp cho mình những hệ thống như: quản lý bán hàng, quản lý vật tư, quản lý nhân
sự, quản lý dự án,… Trước tình hình trên thì trong nước hiện đã có những đề tài
nghiên cứu về hệ thống thơng tin quản lý tại doanh nghiệp. Các đề tài thường ở mức là
các bài luận văn cho tới các bài nghiên cứu khoa học. Đặc điểm chung của các đề tài
đã tìm hiểu là các tác giả đều đi sâu vào hồn thiện một hệ thống thơng tin nào đó
được áp dụng vào công ty, hoặc là xây dựng một hệ thống thơng tin nào đó để hồn
thiện một khâu nào đó trong q trình hoạt động của tổ chức.
Đề tài “Quản lý dự án” của tác giả Phan Thế Vinh. Đề tài này đã trình bày được
vấn đề: tổng quan về quản lý dự án, phân tích, đánh giá dự án, tổ chức dự án, lập kế
hoạch và điều phối dự án, kiểm soát dự án: kiểm soát thời gian và chi phí, quản lý giá
trị làm ra.
Đề tài luận văn của tác giả Phạm Nguyên Thảo của trường Đại học Khoa học tự
nhiên, nghiên cứu về đề tài: “Xây dựng cơng cụ hỗ trợ quản lý q trình phát triển dự
án, gắn kết với hê thống phần mềm Microsoft office project”. Đề tài này đã xây dựng
được chương trình thực hiện được các chức năng sau: thống kê được chi phí dự án tính
tới thời điểm hiện đại qua từng giai đoạn, tỏng hợp tồn bộ thơng tin phân công của
một nhân viên, thống kê dự án theo các cơng việc tổng thể, đồng thời cũng cung cấp
cái nhìn chung về tiến độ thưc hiện của dự án. Ngoài ra chương trình cịn có một số
2
SVTH: Đồn Phương Nga
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
chức năng phụ khác: quản lý thông tin chung của dự án, quản lý hồ sơ nhân viên, tra
cứu dự án, tra cứu kế hoạch, xem chi tiết kế hoạch.
Đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty
VINACONEX 10” của tác giả Nguyễn thị Thúy Hằng sinh viên Đại học Duy Tân. Đề
tài đã đưa ra vấn đề: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư cho Công ty, nhằm
giải quyết tồn tại của doanh nghiệp trong khâu quản lý vật tư trước kia, đó là việc quản
lý vật tư chỉ được làm một cách thủ công, tốn thời gian và chi phí.
1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Cơng ty An Duy là một công ty chuyên về xây dựng các cơng trình thì việc ứng
dụng HTTT đề quản lý dự án là một phương pháp hiệu quả để điều hành hoạt động
kinh doanh cũng như xây dựng các chiến lược dài hạn. Vì vậy, mục tiêu nghiên cứu là
phân tích thiết kế HTTT quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy. Mục tiêu
cụ thể là:
Đưa ra cơ sở lý luận chung về HTTT.
Đánh giá thực trạng tình hình quản lý dự án tại cơng ty An Duy.
Đề xuất hướng phân tích thiết kế HTTT quản lý dự án tại công ty.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài:
Đối tượng nghiên cứu: quy trình quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy.
Phạm vi nghiên cứu:
• Khơng gian: Cơng ty cổ phần xây dựng An Duy.
• Thời gian: số liệu nghiên cứu từ năm 2010 đến năm 2012.
1.5. Phương pháp thực hiện đề tài.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Nghiên cứu các tài liệu về dự án xây dựng, đầu tư xây dựng và HTTT qn lí
thơng qua việc tham khảo các cơng trình nghiên cứu khoa học, luận văn, báo, tạp chí,
giáo trình chun ngành HTTTQL, mạng internet, tài liệu về DN…
Nội dung các tài liệu bao gồm lý thuyết dự án và HTTT, giới thiệu về DN như
quy mơ, cơ cấu tổ chức, q trình hình thành và phát triển, tình hình hoạt động kinh
doanh của cơng ty… Những tài liệu do phịng tổ chức hành chính và phịng kế tốn,
phịng ký thuật… cung cấp.
SVTH: Đồn Phương Nga
3
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
- Quan sát và theo dõi trực tiếp: Là nghiên cứu thực tế tình hình hoạt động của
cơng ty, tình hình sử dụng các hệ thống mà Công ty đã áp dụng qua đó thấy được thực
trang hệ thống thơng tin của Cơng ty.
- Phiếu điều tra: Tiến hành xây dựng một bảng câu hỏi mở và câu hỏi đóng gồm
các phương án trả lời, trong đó câu hỏi đóng chiếm đa số, về trạng bị cơ sở vật chất kỹ
thuật, về mong muốn có một HTTT quản lý dự án. Câu hỏi được thiết kế ngắn gọn, rõ
ràng, dễ hiểu, dễ trả lời.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá: Các bộ phận của chu trình sẽ
được phân tích thành các bộ phận riêng biệt, vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp
kết hợp với hệ thống hóa để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, để
đánh giá thực trạng của HTTT quản lý dự án trong thời điểm hiện tại và định hướng
phát triển trong tương lai.
- Công cụ xử dụng để thực hiện đề tài: phần mềm phân tích và xử lý dữ liệu
Excel, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Acess.
1.6. Kết cấu của khóa luận:
Ngồi các mục lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, tài liệu tham
khảo và phụ lục, nội dung khóa luận gồm 3 chương:
Phần 1 : Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý dự án tại công ty cổ
phần xây dựng An Duy.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý dự án tại
công ty cổ phần xây dựng An Duy.
Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án tại Công ty cổ phần
xây dựng An Duy.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của HTTT quản lí dự án tại công ty cổ phần
xây dựng An Duy.
2.1. Cơ sở lý luận.
2.1.1. Các khái niệm cơ bản.
a) Các khái niệm cơ bản về HTTT:
SVTH: Đoàn Phương Nga
4
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà
chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau. Dữ liệu là các giá trị thơ, chưa có ý
nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên
hệ giữa chúng.
Thông tin (Information) là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói
rộng hơn thơng tin bao gồm những tri thức về các đối tượng.
Hệ thống (System) là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có mối quan hệ rang
buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.
Hệ thống thông tin (Informatinon System) là tập hợp người, thủ tục và các
nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống
thông tin có thể là thủ cơng nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút. Hệ thống thông tin
hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công
nghệ thông tin khác”.
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ
chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết
định quản lý trên cơ sở các quy trình và thủ tục cho trước. Hệ thống sử dụng các dữ
liệu từ hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳ hay theo yêu cầu.
Đặc trưng của hệ thống
- Tính tổ chức:
Giữa các phần tử trong hệ thống phải có mối quan hệ nhất định, quan hệ có hai
loại:
+ Quan hệ ổn định: là quan hệ lâu dài cần phải nghiên cứu khi xét đến mối quan
hệ. Quan hệ ổn định khơng có nghĩa là bất biến, nó có biến động nhưng vẫn giữ được
mức ổn định tương đối. VD: số nhân viên trong một xí nghiệp có thể khơng ổn định
nhưng xét số lượng nói chung là ổn định.
+ Quan hệ khơng ổn định: là những quan hệ tồn tại tức thời. VD: các chuyến
cơng tác đột xuất của các nhóm nhân viên trong cơ quan.
- Tính biến động: bất cứ một hệ thống mào cũng có tính biến động, tức là có sự
tiến triển bên trong hệ.
+ Tiến triển là sự tăng trưởng hay suy thoái của hệ thống. VD: hê thống kinh
doanh của cơng ty có lúc lãi, lúc lỗ…
+ Hoạt động: các phần tử của hệ thống có sự rang buộc với nhau, quan hệ này
được duy trì nhằm đạt đến mục đích cao nhất là kinh doanh
- Mơi trường hoạt động: là tập hợp các phần tử không thuộc hệ thống nhưng
có thể tác động và hệ thống hoặc bị tác động bởi hệ thống. Hệ thống và mơi trường
SVTH: Đồn Phương Nga
5
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
khơng thể tách rời nhau. VD: hệ thống kinh bán hàng không thể tách rời với mơi
trường khách hàng.
- Tính điều khiển: cơ chế điều khiển nhằm phối hợp, dẫn dắt chung các phần
tử của hệ thống để chúng khơng trượt ra ngồi mục đích (tính hướng đích) của hệ
thống.
Khi nói đến quan điểm hệ thống, ta cần nhìn ra mối quan hệ tổng thể với đích
chung, hoạt động chung thấy đâu là quan hệ ổn định, đâu là môi trường.
b) Các thành phần của hệ thống thơng tin và vai trị của HTTT trong tổ
chức.
Các thành phần của HTTT: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng, con
người.
Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
(Nguồn: Bài giảng quản trị HTTT doanh nghiệp, Đại học Thương mại)
- Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin. Trong một
HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm cịn con người đóng
vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thơng tin để
máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là cơng việc lâu
dài và khó khăn nhất. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính:
+ Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích,
lập trình, khảo sát, bảo trì.
+ Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác
định nhiệm vụ, tạo quyết đinh
- Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong
quy trình sử lý thơng tin. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử
lý, truyền thơng tin.
SVTH: Đồn Phương Nga
6
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
- Phần mềm (chương trình máy tính): là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự
nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó.
Phần mềm được viết thơng qua ngơn ngữ lập trình.
- Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được
lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp, để có thể thảo mãn yêu cầu khai thác thông tin
đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích
khác nhau.
- Mạng: là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau bằng các
đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng.
Các thành phần của hệ thống thơng tin có các muối liên hệ với nhau. Việc liên
kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên
hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được. Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố
cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được. Chúng được hình thành
và diễn ra khi hệ thống hoạt động.
Vai trị của hệ thống thơng tin đối với doanh nghiệp
HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết
định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, ...)
Hệ thống thơng tin đóng vai trị trung gian giữa doanh nghiệp và mơi trường,
đảm bảo và duy trì mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với
các thực thể bên ngồi.
Hệ thống thơng tin có vai trị đối ngoại: thu thập thơng tin từ mơi trường ngồi,
đưa thơng tin ra mơi trường ngồi
Hệ thống thơng tin có vai trị đối nội: làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của
tổ chức, cung cấp và truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong doanh
nghiệp.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Cung cấp cho hệ quyết định tất cả thông
tin cần thiết trong quá trình ra quyết định (các thơng tin xuất phát từ mơi trường hoặc
từ hệ tác nghiệp).
Hệ thống thơng tin có vai trị chuyển các thơng tin từ hệ quyết định cho hệ tác
nghiệp và mơi trường bên ngồi. Hoạt động hệ tổ chức được đánh giá tốt hay xấu tùy
thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thơng tin
7
SVTH: Đồn Phương Nga
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
Hình 2.2 Vai trị, nhiệm vụ của HTTT trong DN
(Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống – Tơ Văn Nam – Vụ giáo dục chuyên
nghiệp)
c) Mục tiêu của HTTT quản lý và phân loại HTTT quản lý trong doanh
nghiệp.
Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý
HTTTQL gồm 4 thành phần: các phân hệ hay hệ thống con (sub-systems), dữ
liệu (data), mơ hình (models) và các quy tắc quản lý (management rules).
Phân hệ hay còn gọi là lĩnh vực quản lý (management domain) nhóm
các hoạt động có cùng một mục tiêu trong nội bộ một đơn vị, như sản xuất, kinh
doanh, hành chính, kế tốn, nghiên cứu...
Dữ liệu (data) là cơ sở của thơng tin. Nói đến thơng tin là nói đến dữ liệu. Dữ
liệu nhận giá trị trong một miền xác định.
Mơ hình quản lý bao gồm tập hợp các thủ tục, quy trình và phương pháp đặc
thù cho mỗi phân hệ. Mơ hình quản lý và dữ liệu ln chuyển trong phân hệ phục vụ
các quy tắc quản lý.
Quy tắc quản lý, hay cơng thức tính tốn, cho phép biến đổi hoặc xử lý dữ liệu
phục vụ cho mục tiêu đã xác định.
Phân loại HTTTQL trong doanh nghiệp
Hình 2.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
SVTH: Đoàn Phương Nga
8
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
Các dạng HTTT trong doanh nghiệp
(Nguồn: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Bách Khoa Hà Nội)
+Các hệ thống ở mức chiến lược: Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ESS
(Executive Support Sytem) là HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị
cấp cao nhằm mục đích hoạch định và kiểm sốt chiến lược. ESS hệ thống tương tác
cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm sốt và tình trạng chung của doanh
nghiệp.
+Các hệ thống ở mức chiến thuật: Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management
Infomation System) là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch,
giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. Hệ thống
trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) là HTTT kết hợp giữa tri thức
của con người với khả năng của môi trường, cải thiện chất lượng quyết định, là một
hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lý giải quyết vấn đề trong
một hoàn cảnh nhất định.
+Các hệ thống ở mức kiến thức: HTTT quản lý tri thức KWS (Knowledge Work
Systems) là các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là việc chia
sẻ thông tin. HT này hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát,
thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một
vấn đề cụ thể nào đó cho doanh nghiệp. HTTT tự động hóa văn phịng OAS (Officer
Automation System) là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ,
gửi thông báo, tài liệu, và các dạng truyền tin khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm
làm việc và các tổ chức khác nhau.
SVTH: Đoàn Phương Nga
9
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
+Các hệ thống ở mức tác nghiệp: HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System) là hệ thống dùng ở cấp tác nghiệp. HTTT xử lý giao dịch giúp tự động hóa
các hoạt động xử lý thông tin lặp lại, thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch giúp DN
thực hiện các hoạt động hàng ngày.
Mục tiêu của HTTTQL
HTTT giúp doanh nghiệp xử lý nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh
đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn. Hệ thống Thông tin Quản lý
Doanh nghiệp trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra
các hoạt động nghiệp vụ về tài chính – kế tốn, bán hàng, vật tư, dự án, nhân sự tiền
lương và thông tin điều hành một cách chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi
phí và tăng hiệu quả cơng việc. Chúng cũng góp phần đưa các hoạt động của doanh
nghiệp đi vào nề nếp. Do yêu cầu quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất, kinh
doanh trong môi trường cạnh tranh, lãnh đạo doanh nghiệp và cán bộ chun mơn
nghiệp vụ các phịng ban cần nhanh chóng nhận được dữ liệu cần thiết và xử lý thông
tin, chủ động đáp ứng các thay đổi của tình hình thực tế.
Hình 2.4 Mục tiêu một số HTTT cơ bản trong doanh nghiệp
Cấp điều hành
Dự báo khuynh
ESS
- kế hoạch hoạt
- dự báo ngân sách 5
Lập kế hoạch
hướng bán
động 5 năm
năm
nguồn nhân
- lập kế hoạch lợi
lực.
hàng -5 năm
nhuận
Cấp độ quản
lý trung cấp
MISS
Kiểm soát hàng
Lập ngân sách hàng năm.
Phân tích sự
hàng.
DSS
Quản lý bán
tồn kho.
Kế hoạch đầu tư vốn
phân bố LĐ.
Phân tích bán
Lập kế hoạch
Phân tích lợi nhuận giá cả.
Phân tích chi
hàng
sản xuất
Phân tích chi phí.
phí HĐLĐ.
Cấp
độ
hoạt
- Xử lý ĐH.
- Sử dụng động - Thu, chi
- KT tài
- Tuyển dụng
- Xác định giá
máy móc.
- Chính sách
chính
- Huấn luyện
bán.
- Sử dụng
cụ thể
-Lập báo
v..v
cáo thuế
TPS
SVTH: Đoàn Phương Nga
- Ngh.cứu TT.
vật liệu.
10
-Kiểm tốn
- Chính sách
Lớp: K45S3
lương thưởng
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
Httt bán hàng
Httt sản
và TT
xuất
Httt tài chính
Httt kế tốn
Httt nhân lực
( Nguồn: bài giảng mơn HTTT- Đại học Thương Mại)
2.1.2. Quy trình và cơng cụ về phân tích thiết kế hệ thống.
2.1.2.1. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống.
Quy trình: gồm các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ
thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống.
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là cơng đoạn xác định tính khả thi của dự án
xây dựng hệ thống thông tin, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm
làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải
pháp xây dựng hệ thơng tin mới.
Công việc thực hiện:
-
Khảo sát hệ thống đang làm gì.
Đưa ra đánh giá về hiện trạng.
Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm.
-
Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.
-
Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian
và những ràng buộc khác.
Phân tích hệ thống: Là cơng đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu).
Công việc thực hiện:
Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý
của hệ thống.
Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ
thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống.
SVTH: Đoàn Phương Nga
11
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
Thiết kế hệ thống: Là cơng đoạn cuối cùng của q trình khảo sát, phân tích, thiết kế.
Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu
được ở cơng đoạn phân tích.
Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý.
Công việc thực hiện:
-
Thiết kế tổng thể.
-
Thiết kế giao diện.
-
Thiết kế cơ sở dữ liệu.
-
Thiết kế các kiểm sốt.
-
Thiết kế phần mềm.
-
Cài đặt hệ thống
Quy trình cài đặt theo tiến trình sau:
Lập kế hoạch cài đặt → Biến đổi dữ liệu → Huấn luyện → Các phương pháp cài đặt →
Biên soạn tài liệu về hệ thống.
2.1.2.2. Công cụ phân tích thiết kế hệ thống.
Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng:
Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chính thành
nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác
định. Với phương pháp này thì khơng cầu kỳ như một số phương pháp khác, dễ áp
dụng và mang lại hiệu quả cao.
Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thơng tin, đánh giá về hệ thống
hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khó khăn
cần giải quyết của hệ thống hiện tại. Phân tích hệ thống thơng tin gồm có: phân tích
chức năng và phân tích dữ liệu.
Các cơng cụ dùng để mơ hình hố hệ thống thơng tin: Biểu đồ phân cấp chức năng,
biểu đồ luồng dữ liệu.
Biểu đồ phân cấp chức năng
+ Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần
thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ
thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
+ Thành phần:
SVTH: Đoàn Phương Nga
12
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
- Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn
Tên chức năng
Kí hiệu:
- Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu bằng
đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.
Biểu đồ luồng dữ liệu( BLD)
BLD là một cơng cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên hệ
thống, đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu.
Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu:
+
Bổ xung khiếm khuyết của mơ hình phân rã chức năng bằng việc bổ xung
các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng.
+
Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống
+
Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống.
Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:
+
Chức năng (Tiến trình): Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác
động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin
mới. Nếu trong một chức năng khơng có thơng tin mới được sinh ra thì đóchưa phải là
chức năng trong BLD.
+
Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hay ra của mộ chức năng xử lý
+
Kho dữ liệu: Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ , để một hoặc nhiều chức năng
sử dụng chúng.
+
Tác nhân ngồi: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngồi hệ thống nhưng
có trao đổi trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới
hạn của hệ thống, định rõ môi quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngồi. Tác nhân
ngồi là nguồn cug cấp thơng tin cho hệ thống và là nơi tiếp nhận các sản phẩm của hệ
thống.
+
Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc hệ thông con của hệ thống đang xét
nhưng được trình bày ở một trang khác của mơ hình. Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có
SVTH: Đồn Phương Nga
13
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
thể bao gồm một só trang, thơng tin truyền giữa các q trình trên các trang khác nhau
được chỉ ra nhờ ký hiệu này.
Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu: Kỹ thuật phân mức: 3 mức
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái qt nội dung chính của hệ thống
thơng tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là
nhận ra nội dung chính của hệ thống.
Phân rã sơ đồ
Để mơ tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt
đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức 2….
2.1.2.3. Tổng quan về hệ thống quản lý dự án.
Trong khoảng thời gian hiện nay, cùng với xu hướng hội nhập khu vực hóa,
tồn cầu hóa trong mọi lĩnh vực kinh tế và cả lĩnh vực đầu tư xây dựng, công tác quản
lý đầu tư xây dựng ngày càng phức tạp địi hỏi phải có sự phối hợp của nhiều cấp,
nhiều ngành, nhiều đối tác và nhiều bộ ngành liên quan. Do đó, cơng tác quản lý dự án
đầu tư xây dựng đòi hỏi phải có sự phát triển sâu rộng, và mạng tính chun nghiệp
hơn mới cố thể đáp ứng nhu cầu xây dựng các cơng trình.
Quản lý dự án là cơng tác hoạch định, theo dõi và kiểm soát tất cả các vấn đề
của một dự án và điều hành mọi thành phần tham gia vào dự án đó nhằm đạt được mục
tiêu của dự án đúng thời hạn với chi phí, chất lượng và khả năng thực hiện chuyên
biệt. Nói một cách khác quản lý dự án là công việc áp dụng chức năng và hoạt động
quản lý vào suốt vòng đời của dự án nhằm đạt được những mục tiêu đề ra.
Quản lý dự án là một quá trình phức tạp khơng có sự lặp lại, nó khác hồn tồn
so với quản lý công việc thường ngày của một nhà hàng bởi tính lặp đi lặp lại, diễn ra
theo quy tắc chặt chẽ và được xác định rõ của công việc. Mỗi dự án có địa điểm khác
nhau, thời gian và không gian khác nhau, tiến độ khác nhau… và thậm chí trong q
trình thực hiện cịn sự thay đổi mục tiêu, ý tưởng từ chủ đầu tư.
HTTT quản lý dự án của một doanh nghiệp sẽ giúp phản ánh đầy đủ và toàn diện
những tiềm năng về nguồn lực như con người, trang thiết bị, vật tư... Nhờ những thông
tin mà hệ thống thông tin quản lý cung cấp, ban lãnh đạo và những nhà quản lý của
cơng ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình về mọi mặt của dự án một cách nhanh chóng,
chính xác. Như vậy, HTTT quản lý dự án giúp tiết kiệm sức người, sức của, thời gian
và chi phí cho doanh nghiệp trong suốt quá trình chuẩn bị cũng như thực hiện dự án.
14
SVTH: Đoàn Phương Nga
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý dự án tại công ty An Duy.
2.2.1. Giới thiệu về công ty An Duy.
2.2.1.1. Thông tin chung về công ty.
Tên công ty: Công ty Cổ phần xây dựng An Duy(ADCOM)
Người đại diện : Nguyễn Quốc An-Chủ tịch Hội đồng quản trị - tổng giám đốc
Trụ sở chính: Lơ 48+49 đường N2-Cụm CN AN Xá - TP Nam Định - Tỉnh Nam Định.
Mã số thuế : 0600326363
Tài khoản số: 3202.211.150519 Tại Ngân hàng nông nghiệp & PTNT Việt Nam chi
nhánh Thành Nam tỉnh Nam Định
Điện thoại: 0350.2470499 ;
Fax: 0350. 3671163;
DĐ : 0913.290.717
Giấy phép đăng ký kinh doanh công ty cổ phần: Số 0703000311
Đăng ký lần đầu tiên ngày 24/11/2003 do Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nam định cấp
Vốn điều lệ : 20.000.000.000 đồng (Hai mươi tỷ đồng chẵn)
Địa bàn hoạt động kinh doanh: Tỉnh Nam Định và các tỉnh trên toàn quốc.
Tiền thân là tổ hợp xây dựng A&T hoạt động từ năm 1995, năm 2003 Công ty cổ phần
xây dựng An Duy (ADCOM) ra đời với cam kết mang lại chất lượng, tồn mĩ, đúng
hẹn cho mỗi cơng trình tham gia.
Trong hơn 14 năm qua, ADCOM đã tham gia hầu hết mọi giai đoạn xây dựng trên
nhiều cơng trình, nhiều địa hình, nhiều lĩnh vực, đồng thời tiếp tục đào tạo, thu hút
nguồn nhân lực trẻ tuổi và nuôi dưỡng sự phát triển của họ. Kết quả ADCOM duy trì
được sự liên tục về chất lượng đảm bảo cho sự phát triển bền vững, đội ngũ ADCOM
hiện nay luôn sẵn sàng cung cấp hiệu suất cao hơn bất cứ nơi nào có nhu cầu cho các
dịch vụ xây dựng chuyên nghiệp.
ADCOM luôn ý thức được rằng cùng với sự phát triển, nhiệm vụ giúp đỡ khác hàng
đạt được mục tiêu của mình ngày càng trở lên khó khăn. ADCOM rất tự hào về đội
ngũ nhân sự sáng tạo, kỉ luật, luôn tiếp cận với những công nghệ hiện đại, để xây dựng
nên những cơng trình xuất sắc vượt q mong đợi của khách hàng
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức cơng ty
Hình 2.5 Sơ đồ tổ chức của cơng ty
Hội đồng quản trị
SVTH: Đồn Phương Nga
Tổng giám đốc
15
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
Phó giám đốc kỹ thuật
Phó giám đố tổ chức
Phịng
Phịng kế
Phịng kế
Phịng tư
Phịng vật
hành chính
tốn tài vụ
hoạch
vấn thiết kế
tư
(Nguồn: theo dữ liệu thu thập từ công
ty)
Là một công ty cổ phần do các cổ đông sáng lập ra theo quy định của pháp luật. Do đó
cơng ty có cơ cấu tổ chức như sau:
- Hội đồng quản trị: Do các cổ đơng góp vốn sáng lập ra cơng ty bầu ra. Có
quyền hạn và trách nhiệm là người giám sát và chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt
động của công ty.
- Chủ tịch Hội đồng quản trị: Là người có quyền hạn và trách nhiệm đứng đầu
trong việc thay mặt Hội đồng quản trị giám sát và kiểm tra mọi mặt hoạt động của
công ty thông qua các chức danh được phân công báo cáo. Là người chịu trách nhiệm
trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty.
- Giám đốc công ty: Được Chủ tịch Hội đồng quản trị bổ nhiểm có thời hạn. Là
người chịu trách nhiệm cao nhất trong Công ty về quản lý và phát triển nguồn vốn và
tài sản được giao: Trực tiếp tổ chức các hoạt động kinh doanh và là người đại diện hợp
pháp trong giao dịch ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị đối tác kinh doanh,
đồng thời chịu trách nhiệm cá nhân về tính hiệu quả hoặc tổn thất trong điều hành sản
xuất kinh doanh gây ra lãng phí.
- Phịng kế tốn tài vụ:
+ Có chức năng là bộ phận giúp cho giám đốc quản lý tài chính của doanh
nghiệp theo đúng chế độ quy định của Nhà nước. Có trách nhiệm cung cấp báo cáo kế
toán quản trị và báo cáo tài chính cho Chủ tịch hội đồng quản trị, Giám đốc công ty và
những cá nhân, tổ chức có liên quan theo quy định của pháp luật nhà nước hiện hành.
+ Căn cứ vào nội dung công việc được phân cơng tổng hợp tồn bộ chứng từ,
số liệu thực hiện; Phân tích các chỉ tiêu kinh tế tài chính để phản ánh có hệ thống tình
16
SVTH: Đồn Phương Nga
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
hình tài sản, nguồn vốn và sử dụng nguồn vốn, tình hình sản xuất kinh doanh, hiệu quả
sản xuất kinh doanh của từng đội sản xuất và của tồn Cơng ty nói chung.
+ Kiểm tra tính hợp lệ, theo dõi, hạch tốn giá trị, khối lượng thực hiện thi công
xây dựng các công trình đã thoả thuận trong hợp đồng với khách hàng.
- Phịng tư vấn thiết kế:
+ Có nhiệm vụ giúp việc cho Phó giám đốc phụ trách và Giám đốc cơng ty
trong công tác lập hồ sơ đấu thầu và đề xuất các phương án tham gia đấu thầu cơng
trình; Xây dựng tiến độ thi công, quản lý các dự án mà công ty đang tham gia xây
dựng, đảm bảo tiến độ và chất lượng cao;
+ Quản lý và điều hành các bộ phận kỹ thuật tham gia thi công trên các cơng
trình đã trúng thầu và xây dựng phương án áp dụng các biện pháp đưa ứng dụng khoa
học kỹ thuật mới vào thi công hoặc các giải pháp kỹ thuật nhằm tăng năng suất chất
lượng trong việc thi công cơng trình góp phần hạ giá thành và tăng hiệu quả cơng việc,
củng cố uy tín và vai trị của Cơng ty trên thị trường.
- Phịng hành chính: Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao
có trách nhiệm tuyển dụng, bổ nhiệm các chức danh và phân công công tác theo yêu
cầu của Giám đốc công ty. Hàng năm, thống kê danh sách cán bộ, kỹ sư, công nhân...
được đề nghị cử đi học tập đào tạo chuyên môn nghiệp vụ hoặc nâng cao tay nghề...;
Định kỳ phối hợp với phịng Kế tốn tài chính điều chỉnh và lên danh sách những cán
bộ, công nhân viên được nâng lương, khen thưởng hoặc kỷ luật. Tổ chức các kỳ họp
Đại hộ đại biểu cổ đông và các kỳ họp khác theo lịch phân cơng cơng tác.
- Phịng kế hoạch: giúp việc cho Giám đốc quản lý và điều hành công tác kế
hoạch; Tư vấn và trợ giúp Giám đốc trong công tác lập hồ sơ đấu thầu và đề xuất các
phương án tham gia đấu thầu công trình.
- Phịng vật tư: có trách nhiệm quản lý và khai thác các dây chuyền, thiết bị,
máy móc... đang hoạt động và chuẩn bị đưa vào sản xuất kinh doanh: Tư vấn cho
Giám đốc các biện pháp áp dụng khoa học công nghệ hoặc các giải pháp kỹ thuật giúp
tăng năng suất chất lượng trong việc thi cơng cơng trình.
2.2.1.3. Các hoạt động kinh doanh của công ty
a) Các hoạt động chính của cơng ty:
- Xây dựng các cơng trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi và đô thị
- Xây dựng cơng trình đường dây và trạm biến thế điện dưới 35KV
17
SVTH: Đoàn Phương Nga
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
- Trang trị nội, ngoại thất
- Khai thác đá, cát
- Sản xuất mua bán hàng thủ công mỹ nghệ mây, tre, đan xuất khẩu.
- Sản xuất, mua bán các mặt hàng cấu kiện bê tơng, cơ khí, mộc, vật liệu xây
dựng
b) Các dịch vụ chính của cơng ty
- Dịch vụ vận tải hàng hoá, hành khách bằng đường bộ
- Kinh doanh bất động sản
- Dịch vụ thương mại
c) Kết quả hoạt động những năm gần đây
Hình 2.6 Kết quả kinh doanh 3 năm gần nhất (đ/v: triệu đồng)
(Nguồn: báo cáo tài chính hàng năm của công ty)
Trong những năm qua, công ty đã đạt được kết quả kinh doanh khá tốt. Công ty
phát triển qua từng thời kỳ và ngày càng tạo được uy tín với khách hàng, doanh thu đạt
được hằng năm tương đối tốt, trong đó 80% đạt được đến từ các dự án thành cơng.
Các cơng trình của cơng ty luôn được đánh giá cao đã xây dựng được niềm tin với
khách hàng bằng chứng là 90% các dự án đến từ sự giới thiệu và các khách hàng cũ.
Trong năm qua doanh nghiệp cũng đã đàm phán thành công một số dự án lớn
tiêu biểu mà đối tác là cơ quan địa phương như: Cải tạo mở rộng Trụ sở kho bạc nhà
nước tỉnh Hà Nam, Cải tạo nâng cấp trường PTTH Bình Lục B - Hà Nam, Xây dựng
SVTH: Đoàn Phương Nga
18
Lớp: K45S3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
khoa Truyền nhiễm; Cải tạo khoa cận lâm sàng + khoa khám bệnh Bệnh viện Đa khoa
huyện Lý Nhân tỉnh Hà Nam…
Trong những năm qua doanh thu đều tăng ở mức ổn định, năm 2012 mặc dù
doanh thu giảm nhưng lợi nhuận lại tăng chứng tỏ công ty phát triển tốt khi giảm thiểu
được chi phí.
Tuy nhiên, doanh nghiệp là doanh nghiệp nhỏ, hạn chế về vốn nên gặp khó
khăn trong việc mở rộng thị trường hay nâng cấp trang thiết bị, cũng như hạn chế
trong đào tạo cơng nhân, thiếu bí quyết và trợ giúp kỹ thuật, thiếu đầu tư cho nghiên
cứu và phát triển,... nói cách khác là khó nâng cao được năng suất và hiệu quả kinh
doanh.
2.2.2. Phân tích và đánh giá thức trạng HTTT quản lý dự án tại cơng ty An Duy.
2.2.2.1. Thực trạng tình hình ứng dụng CNTT, HTTT, TMĐT tại công ty An Duy.
Hạ tầng công nghệ thơng tin:
Cơng ty có 1 máy chủ, mỗi phịng ban được trang bị từ 2 – 3 máy tính bàn cho
nhân viên, ngồi ra có máy tính cá nhân của nhân viên mang tới.Các máy tính cơng ty
trang bị cho các phịng ban có thể kết nối vào mạng LAN của công ty, và tất cả đều
được kết nối trực tiếp vào mạng internet thông qua các cổng mạng đã lắp đặt sẵn.
Bảng 2.1.Bảng thống kê sơ bộ về trang thiết bị
Tên TB
Chi tiết
Máy tính để bàn
Máy tính xách
tay
Máy
chủ
Máy in
Số lượng
Nhãn hiệu
20
15
1
5
Samsung
Dell, Toshiba,
Laser shot
Syncmaster743NX
Samsung.
LBP 1120
Thông số: intel (R)
Thông số:
HP
pentium (R) dual CPU.
Pentium, dualLaserJet
T3400 @2,16GHZ.
core CPU.
P3015dn
2,16GHZ, 0,99GB of
2GB of RAM.
Printer
RAM.
(Nguồn: thu thập từ dữ liệu công ty cung cấp)
Công ty hiện đang sử dụng các phần mềm sau: các phần mềm quản lý văn
phòng cơ bản như word 2007, excel 2007, các phần mềm chun dụng của cơng ty
SVTH: Đồn Phương Nga
19
Lớp: K45S3
