Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hoá tại Công ty CP máy tính Thành Hưng

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến THS.Nguyễn
Hằng Giang, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết khóa luận tốt nghiệp.
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống thông tin quản lý,
Trường Đại học Thương mại đã tận tình truyền đạt kiến thức trong 4 năm học tập. Với
vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình
nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quí báu để em bước vào đời một cách vững
chắc và tự tin.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong hội đồng chấm luận văn đã cho em
những đóng góp quý báu để hoàn chỉnh luận văn này.
Em chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công ty CP máy tính Thành Hưng đã cho
phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại Công ty.
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong
sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công ty CP máy tính
Thành Hưng luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc
cũng như trong cuộc sống
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Lê Thị Thùy Thắm
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm Mã SV: 09D190112
i
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN………………………………………………………………………….i
MỤC LỤC…………………………………………………………………………… ii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ………………………………….…iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT…………………………………………………… …vi
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv
Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH THÀNH HƯNG 6
2.1.2.Hệ thống thông tin quản lý hàng hóa 8
2.1.3.Phương pháp và công cụ sử dụng trong phân tích, thiết kế 8
2.2.1.Giới thiệu về công ty CP máy tính Thành Hưng 12
2.2.2.Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty CP máy tính Thành Hưng
17
2.2.4.Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty CP máy tính Thành
Hưng 18
Phần 3: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HT QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN MÁY TÍNH THÀNH HƯNG 20
3.2.1. Mục tiêu của hệ thống mới 20
3.2.2. Yêu cầu của hệ thống mới 21
3.3.1.Phân tích hệ thống 22
Thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tại công ty CP máy tính Thành Hưng. .32
Thiết kế về giao diện 38
3.4. Một số kiến nghị 39
KẾT LUẬN 40
PHỤ LỤC 1: BẢNG KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG 3
NĂM GẦN ĐÂY (2010-2012)………………………………………………… ……
PHỤ LỤC 2: MÔ HÌNH QUAN HỆ…………………………………………………
PHỤ LỤC 3: GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG HÓA……
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm Mã SV: 09D190112
ii
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
STT Tên Bảng biểu, sơ dồ hình vẽ
1
2
3
4

5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty CP máy tính Thành Hưng
Sơ đồ3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống
Sơ đồ3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Sơ đồ3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống
Sơ đồ3.4. đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng
“ Quản lý hàng nhập”

Sơ đồ 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng
“ Quản lý hàng xuất”
Sơ đồ 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng
“ Thống kê kho hàng”
Sơ đồ 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng
“ Lập tra cứu báo cáo”
Sơ đồ 3.9. Mô hình thực thể liên kết
Sơ đồ 3.10. Sơ đồ các module chức năng của hệ thống
Bảng 3.1 Bảng danh mục hàng hóa
Bảng 3.2 Bảng nhóm hàng
Bảng 3.3 Bảng phiếu nhập hàng
Bảng 3.4 Bảng phiếu xuất hàng
Bảng 3.5 Bảng chi tiết phiếu nhập
Bảng 3.6 Bảng chi tiết phiếu xuất
Bảng 3.7 Bảng nhân viên
Bảng 3.8 Bảng bộ phận
Bảng 3.9 Bảng phòng ban
Bảng 2.2: Bảng số liệu tài chính 3 năm gần đây từ năm 2010 đến năm 2012.
Hình 3.1: Mô hình quan hệ
Hình 3.2. Giao diện Form đăng nhập hệ thống
Hình 3.3. Giao diện hệ thống
Hình 3.4. Giao diện from quản lý nhập hàng
Hình 3.5. Giao diện from phiếu nhập hàng
Hình 3.6. Giao diện from thống kê hàng nhập
Hình 3.7. Giao diện from thống kê hàng xuất
Hình 3.8. Giao diện from báo cáo nhập xuất tồn
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm Mã SV: 09D190112
iii
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT TỪ VIẾT TẮT NGHĨA CỦA TỪ
1 CNTT Công nghệ thông tin
2 CP Cổ phần
3 CSDL Cơ sở dữ liệu
4 HT Hệ thống
5 HTTT Hệ thống thông tin
6 TMĐT Thương mại điện tử
7 TT Thông tin
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm Mã SV: 09D190112
iv
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
LỜI MỞ ĐẦU
Chúng ta đang sống trong một thế giới có nền khoa học phát triển rất hiện đại.
Thế kỷ của công nghệ thông tin nói chung và tin học nói riêng. Ở Việt Nam tin học
không còn trở lên xa lạ và ngày càng được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của
đời sống xã hội, đặc biệt là lĩnh vực quản lý.
Quản lý là một hoạt động vô cùng quan trọng, bất cứ cấp độ nào cũng đều phải
có quản lý. Quản lý bao gồm rất nhiều khía cạnh như quản lý con người, quản lý sản
xuất, quản lý kinh tế, quản lý xã hội…
Quản lý hàng hoá là một trong những ví dụ điển hình về việc quản lý. Hệ thống
quản lý từ trước tới nay chủ yếu là phương pháp thủ công, thông qua hàng loạt
sổ sách rời rạc, phức tạp nên người quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong việc như
nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch. Do đó các thông tin cần quản lý phục vụ
kinh doanh không tránh khỏi sự dư thừa hoặc không đầy đủ dữ liệu, thêm nữa phương
pháp quản lý theo kiểu thủ công lai rất tốn kém về thời gian, công sức và đòi hỏi về
nhân lực. Chính vì lẽ đó mà việc quản lý hàng hoá với sự trợ giúp của máy tính, tin
học ra đời ngoài việc giảm bớt thời gian công sức cho người quản lý kinh doanh mà
còn đảm bảo được yêu cầu “nhanh chóng-chính xác-hiệu quả”. Với những suy nghĩ
trên và được sự góp ý, giúp đỡ của thầy cô giáo em đã quyết định chọn đề tài khóa
luận tốt nghiệp “ Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hoá tại Công

ty CP máy tính Thành Hưng ”
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 1 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
Phần 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
HÀNG HÓA
1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý hàng hóa
1.1.1. Tầm quan trọng của HTTT quản lý hàng hóa
Do nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội cũng như của con người ngày càng
cao, do đó đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì phải luôn đổi mới và hoàn thiện.
Hiện nay do xã hội phát triển không ngừng và kéo theo là sự lớn mạnh của các doanh
nghiệp, của các tổ chức, chính vì vậy mà việc quản lý sao cho chặt chẽ là nhu cầu cấp
thiết các doanh nghiệp. Lĩnh vực quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp hiện nay đang
có nhu cầu rất lớn vì số lượng hàng hóa được nhập và xuất trong một thời điểm là rất
lớn và đòi hỏi chính xác, đồng thời thời gian cũng là yếu tố quan trọng.
Thực tế hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp quản lý hàng hóa bằng phương pháp
thủ công và bán thủ công. Như vậy, em nhận thấy nếu có một hệ thống quản lý hàng
hóa đáp ứng được các yêu cầu của nghiệp vụ cũng như đòi hỏi của công việc thì đây là
một thị trường lớn cho hệ thống quản lý hàng hóa
1.1.2. Ý nghĩa của HTTT quản lý hàng hóa
Quản lý hàng hóa có ý nghĩa quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp. Mọi
sự thành công đều có điểm xuất phát. Quản lý hàng hóa của doanh nghiệp tốt sẽ là nền
tảng của mọi kế hoạch được thực hiện, bởi nó là nguồn thu nhập chính phục vụ cho sự
tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập tại công ty CP máy tính Thành Hưng, qua quá trình tìm
hiểu em thấy được tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý hàng hóa cũng như sự
bức thiết phải có một hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty, em đã đi sâu nghiên cứu,
xây dựng đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tại công
ty CP máy tính Thành Hưng”. Với mong muốn góp một phần công sức của mình
vào vấn đề phát triển của công ty.
1.2. Tổng quan về phân tích, thiết kế HTTT quản lý hàng hóa

Trước tiên, hãy xem xét về nghiệp vụ quản lý hàng hóa tại các doanh nghiệp nước
ngoài. Doanh nghiệp nước ngoài họ quản lý hàng hóa bằng những phần mềm quản lý
tiên tiến, hệ thống quản lý đầy đủ các thông tin về kho, hàng hóa cũng như các nhiệm
vụ nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng hóa sau khi nhập và xuất. Những hệ thống này
đem lại hiệu quả cao trong việc quản lý hàng hóa của doanh nghiệp.
Trên thực tế công tác quản lý hàng hóa ở các DN trong nước hiện nay vẫn còn gặp
rất nhiều thách thức lớn. Một số thách thức hiện nay mà các DN gặp phải như về mặt kỹ
thuật thiếu thốn về cả vật chất lẫn trình độ kỹ thuật, nguồn lực tài chính, vốn. Khó
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 2 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
khăn và thách thức lớn nhất đối với các DN trong nước hiện nay không phải là thiếu
vốn hay trình độ kỹ thuật mà là làm thế nào để quản lý hàng hóa có hiệu quả. Quản lý
thủ công, áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác quản lý chưa đồng bộ và chưa đem
lại hiệu quả thực sự rõ rệt. Hệ thống và các phần mềm hỗ trợ cho công tác quản lý
hàng hóa chưa được khai thác hết các tính năng, các tài nguyên sẵn có.
Do nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý hàng hóa nên đã có rất nhiều
công trình nghiên cứu tới vấn đề này. Sau đây là một số công trình nghiên cứu liên
quan:
Đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hàng tồn kho tại cửa hàng 17 Lý
Nam Đế” đề tài này do sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên trường Đại học Kinh Tế Quốc
Dân thực hiện bằng Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro 7.0. Nhìn chung đề tài này chỉ
đáp ứng được yêu cầu về quản lý xuất, nhập, tìm kiếm thông tin một cách khoa học
hơn. Còn ngoài ra các báo cáo và tính bảo mật các thông tin chưa thực hiện được.
Đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hàng hóa của công ty máy tính Hải
Phong” đề tài này do sinh viên Nguyễn Kim Phượng trường Đại học Kinh Tế Quốc Tế
Quốc Dân thực hiện bằng Hệ quản trị CSDL Access. Đề tài này đã đáp ứng được các
yêu cầu hiện tại. Tuy nhiên, đề tài bị dư thừa về CSDL và cần được hoàn thiện hơn.
Tại công ty CP máy tính Thành Hưng hệ thống quản lý hàng hóa của công ty đã
giải quyết được tương đối nhiều công việc theo yêu cầu đã đề ra. Tuy nhiên, hệ thống
này cũng có phần chưa được tốt trong quá trình cập nhật, theo dõi, thay đổi thông tin

nhập, xuất, kiểm kê hàng, quản lý dữ liệu lưu trữ, tìm kiếm thông tin từ dữ liệu lưu trữ
chưa thực sự nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Chính vì vậy, cần phải có sự phân tích,
thiết kế một hệ thống quản lý hàng hóa đáp ứng được các yêu cầu mà công ty cần và từ
đó có thể đưa hệ thống vào hoạt động của công ty.
1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Để xây dựng được HTTT quản lý hàng hóa, trước hết em đi tìm hiểu các khái
niệm thông tin, hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý, phân loại hệ
thống thông tin quản lý, khái niệm phân tích, thiết kế HTTT quản lý và phương pháp,
công cụ sử dụng để phân tích, thiết kế HTTT quản lý
Sau khi đã tìm hiểu các khái niệm và quy trình phân tích thiết kế , em sẽ tiến hành
xây dựng hệ thống thông tin quản lý hàng hóa, gồm các nhiệm vụ chính là: Quản lý
hàng nhập (phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, dự trù hàng nhập) quản lý hàng xuất (phiếu
xuất kho, quản lý hàng tồn), lập các tra cứu báo cáo (nhập, xuất, tồn, chi tiết hàng tồn,
chênh lệnh).
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 3 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là phân tích, thiết
kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài
 Không gian:
Địa điểm: Tại công ty CP máy tính Thành Hưng.
Bộ phận: Bộ phận kho.
Đối tượng: Nhân viên kho và nhân viên phòng kinh doanh.
 Thời gian: Nghiên cứu dữ liệu trong khoảng thời gian 2 năm từ 2010 đến 2012.
1.5. Phương pháp nghiên cứu đề tài
1.5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu:
Mục đích của phương pháp này là thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức,
cơ chế hoạt động, quy trình quản lý hàng hóa tại công ty.

- Phương pháp quan sát hệ thống
Tiến hành quan sát các công việc hằng ngày của Bộ phận kho, phòng kinh doanh để
hiểu rõ quá trình xuất, nhập hàng hóa tại kho. Việc quan sát sẽ giúp tư vấn viên có
được bức tranh khái quát về công ty cần tìm hiểu và cách quản lý các hoạt động của
công ty.
- Phương pháp phỏng vấn
Nội dung của phương pháp này là tiến hành phỏng vấn các cán bộ trong Bộ phận kho,
phòng kinh doanh để hiểu được quá trình quản lý hàng hóa diễn ra như thế nào.
1.5.2. Phương pháp xử lý dữ liệu
- Phương pháp thống kê
Phương pháp này nhằm tổng hợp các thông tin điều tra, phỏng vấn chuẩn bị cho quá
trình phân tích sau. Tất cả các thông tin cùng loại được tổng kết.
- Phương pháp phân tích tổng hợp
Các kết quả sau khi thống kê được tổng hợp phân tích, hệ thống hóa thành những
thông tin hữu ích trong nghiên cứu vấn đề, nổi bật thực trạng của công ty.
1.6. Kết cấu của khóa luận
Ngoài danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và phần tài
liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm ba phần:
Phần 1: Tổng quan về vấn đề phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của quản lý hàng hóa tại Công ty cổ phần máy tính
Thành Hưng.
Phần 3: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý hàng hóa tại Công ty cổ phần máy tính
Thành Hưng.
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 4 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 5 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ
HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH THÀNH HƯNG
2.1. Cơ sở lý luận chung về HTTT quản lý

2.1.1. Khái niệm cơ bản
 Hệ thống.
Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối qua lại, tác động lẫn nhau, cùng hoạt
động để hướng tới mục tiêu chung thông qua việc tiếp cận dữ liệu vào và sản sinh ra
dữ liệu ra nhờ một quá trình chuyển đổi.
 Thông tin.
Được biểu thị theo nghĩa thông thường là thông báo hay tin nhận được làm tăng sự
hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện các mối quan hệ
giữa các sự kiện và hiện tượng.
Các tính chất của thông tin: Tính tương đối, tính định hướng, tính thời điểm, tính cục
bộ.
 Hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồi tại của nó là cung cấp thông tin
phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu HTTT
là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó
với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.
 Phân loại hệ thống thông tin
Các hệ thống thông tin có thể được phân loại theo các chức năng chúng phục vụ.
- Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system - TPS) là một hệ
thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp
vụ.
- Hệ thống thông tin quản lý (Management information system - MIS) là một
hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa trên
việc xử lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức.
- Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision support system - DSS) là một hệ thống
thông tin vừa có thể trợ giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể
cung cấp thông tin để trợ giúp việc ra quyết định.
- Hệ thống thông tin điều hành (Excutive information system - EIS) là một hệ
thống thông tin hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch và đánh giá của các nhà quản
lý điều hành.

SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 6 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
- Hệ thống chuyên gia (Expert System) là hệ thống thông tin thu thập tri thức
chuyên môn của các chuyên gia rồi mô phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi ích
cho người sử dụng bình thường.
- Hệ thống truyền thông và cộng tác (Communication and collaboration
system) là một hệ thống thông tin làm tăng hiệu quả giao tiếp giữa các nhân
viên, đối tác, khách hàng và nhà cung cấp để củng cố khả năng cộng tác giữa
họ.
- Hệ thống tự động văn phòng (Office automation system) là một hệ thống
thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công
việc giữa các nhân viên.
 Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của
tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và
phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo
các quyết định trong tổ chức.
 Phân loại HTTT quản lý:
Một tổ chức có thể có nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần có một hệ thông thông tin
quản lý riêng của mình. Một tổ chức điển hình có thể có bốn cấp là chiến lược, chiến
thuật, chuyên gia và tác nghiệp. Vì thế, trong một tổ chức có thể có bốn hệ thống
thông tin quản lý cho bốn cấp này. Các cấp có thể có những bộ phận chung.
 Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý.
Quản lý thông tin theo ba cấp: Cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp.
- Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác
định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Từ đó họ thiết lập các chính
sách chung và hoạch định những đường lối phát triển.
- Những trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý, có nghĩa là
dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược đặt ra ở mức
cao hơn.

- Cuối cùng ở mức tác nghiệp, quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu
lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức
nhưng phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kĩ thuật.
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 7 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
2.1.2. Hệ thống thông tin quản lý hàng hóa
 Hàng hóa
Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính trị. Theo nghĩa
hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dạng xác định trong không gian và có thể trao
đổi, mua bán được. Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cả những gì có thể trao đổi, mua
bán được.
 Quản lý hàng hóa
Quản lý hàng hóa là việc tổ chức thực hiện những hoạt động mua-bán-dự trữ hàng
hóa trong kho. Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hoá cả
về số lượng, giá cả, chất lượng, tình hình bảo quản hàng hoá dự trữ.
 Yêu cầu quản lý hàng hoá
Quản lý hàng hoá đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh thương
mại. Quản lý tốt hàng hoá thì có thể tránh rủi ro ảnh hưởng đến việc tiêu thụ hàng hoá
cũng như thu nhập của toàn doanh nghiệp. Để quản lý hàng hoá tốt thì doanh nghiệp
cần đảm bảo quản lý tốt về các mặt số lương, chất lượng, giá trị.
Quản lý về mặt số lượng: Đó là việc phản ánh thường xuyên tình hình nhập xuất
hàng hoá về mặt hiện vật để qua đó thấy được việc thực hiện kế hoạch mua và tiêu thụ
hàng hoá, qua đó cũng phát hiện ra những hàng hoá tồn đọng lâu ngày tiêu thụ chậm
hoặc không tiêu thụ được để có biện pháp giải quyết, tránh tình trạng ứ đọng vốn.
Quản lý về mặt chất lượng: Để có thể cạnh tranh được trên thị trường hiện nay thì
hàng hoá lúc nào cũng đáp ứng được chất lượng thoã mãn nhu cầu của người tiêu
dùng. Đó là một yêu cầu rất cần thiết của hoạt động kinh doanh thương mại, do đó, khi
mua hàng thì các doanh nghiệp phải lựa chọn nguồn hàng có tiêu chuẩn cao và phải
kiểm nghiệm chất lượng khi mua hàng về nhập kho. Hàng hoá dự trữ trong kho luôn
phải kiểm tra bảo quản tốt tránh tình trạng hư hỏng, giảm chất lượng làm mất uy tín

của doanh nghiệp.
Quản lý về mặt giá trị: Đơn vị luôn phải theo dõi giá trị hàng hoá trong kho, và
theo dõi tình hình biến động giá cả trên thị trường để biết được hàng hoá có giá trị tăng
giảm như thế nào để phản ánh đúng thực tế giá trị hàng hoá tồn kho.
2.1.3. Phương pháp và công cụ sử dụng trong phân tích, thiết kế
 Phân tích hệ thống thông tin:
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 8 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thống thông tin hiện hành và môi trường
của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệ thống (Bài giảngHệ thống thông
tin, 2011, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, trang 41).
 Mục đích của phân tích hệ thống:
Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt
đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khó khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại.
 Thiết kế hệ thống :
Là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới đang sinh ra trong giai đoạn phân
tích hệ thống (Bài giảngHệ thống thông tin, 2011, Nguyễn Minh Hoàng Ngọc, trang 83).
 Ý nghĩa của thiết kế hệ thống
- Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấp
nhận hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt
và vận hành.
- Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,
nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là phương pháp được sử dụng để tạo ra và duy
trì hệ thống thông tin nhằm thực hiện các chức năng cơ bản như lưu trữ và xử lý các
thông tin, dữ liệu.
Mục tiêu chính của phân tích thiết kế hệ thống là cải tiến hệ thống cấu trúc, điển hình
là qua ứng dụng phần mềm, có thể giúp đỡ các nhân viên hoàn tất các công việc chính
của doanh nghiệp được dễ dàng và hiệu quả hơn.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin được dựa trên :

- Sự hiểu biết về các mục tiêu, các cấu trúc và các quy trình của tổ chức.
- Kiến thức để triển khai công nghệ thông tin nhằm mang lại lợi ích cho
- doanh nghiệp.
- Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là phương pháp luận để xây dựng và phát
triển hệ thống thông tin bao gồm các lí thuyết, mô hình, phương pháp và các công
cụ sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống.
 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Có rất nhiều phương pháp phân tích, thiết kế HTTT: Phương pháp phân tích thiết
kế hướng chức năng, thiết kế hướng đối tượng…
Phương pháp thực hiện đề tài là em sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng
chức năng .Phương pháp này xuất phát từ Mỹ, ý tưởng cơ bản là Phân rã một hệ thống
lớn thành các hệ thống con đơn giản.
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 9 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
Các giai đoạn phân tích, thiết kế HTTT quản lý theo phương pháp phân tích, thiết kế
hướng chức năng:
 Khảo sát hệ thống hiện tại và những hạn chế của hệ thống đó
 Phân tích hệ thống:
- Phân tích hệ thống về chức năng
- Phân tích hệ thống về chức năng xử lý
- Phân tích hệ thống về CSDL
 Thiết kế hệ thống
- Thiết kế tổng thể
- Thiết kế chi tiết
 Công cụ thực hiện phân tích và xây dựng HT quản lý
 Sơ đồ BFD (Sơ đồ phân cấp chức năng):
Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện.
Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ
và độ phức tạp của hệ thống. Để xây dựng sơ đồ chức năng cần phải xác định được các
chức năng của HT

 Sơ đồ DFD (Sơ đồ luồng dữ liệu):
Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau và giữa các
chức năng với môi trường bên ngoài. Sơ đồ này cho biết HT làm như thế nào. Để xây
dựng sơ đồ DFD cần phải xác định được:
- Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử
lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vào theo
một cách nào đó như tổ chức lại thông tin hoặc tạo ra thông tin mới.
- Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức
năng nào đó.
- Kho dữ liệu: Là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau
đó có một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào.
- Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực
nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi
thông tin với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn
của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.
- Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô
tả ở trang khác của biểu đồ.
 Mô hình ER (Mô hình liên kết thực thể)
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 10 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
Là 1 trong các công cụ để mô tả DL của HT & là công cụ để thành lập sơ đồ DL
(hay sơ đồ cấu trúc DL). Để xây dựng được Mô hình ER cần phải xác định :
- Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duy được
quan tâm trong quản lý. Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào
đó.
- Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ
không phải là bản thân thông tin.
- Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồn
tại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau. Vì vậy
khái niệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực

thể.
- Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất. Các kiểu liên kết cho biết
số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của
một thực thể khác.
- Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liên
kết. Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa),
thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả. Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng
nhất và bắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định
 Microsoft Access
Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người
sử dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ
hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin.
Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công
cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử dụng có thể
chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, có
thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ
cần động tác nhấp chuột.
Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế
những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận
động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu va báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết
quả theo dạng thức chuyên nghiệp.
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 11 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực đểnâng cao hiệu suất công việc.
Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễ
dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu quản lý
cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For application) một
ngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL.
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hàng hóa tại Công ty
CP máy tính Thành Hưng.

2.2.1. Giới thiệu về công ty CP máy tính Thành Hưng
 Giới thiệu chung về Công ty
Công ty CP máy tính Thành Hưng là Công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn triển
khai hệ thống mạng, cung cấp linh kiện máy tính, máy văn phòng, cài đặt và sửa chữa
linh kiện máy tính, máy văn phòng , đổ mực máy in, máy photo.
Công ty CP máy tính Thành Hưng cung cấp các dịch vụ tư vấn, thiết kế và tích hợp
các hệ thống CNTT. Công ty luôn mong muốn cùng quý khách hàng xây dựng một
tầm nhìn xa hơn về công nghệ với các thiết bị chất lượng tốt và chi phí hợp lý.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH THÀNH HƯNG
Tên giao dịch: THANHHUNG COMPUTER JOINT STOCK COMPANY
Địa chỉ trụ sở chính: Số 49B Ngõ 651 Minh Khai - Q.Hai Bà Trưng - Hà Nội
Địện thoại: 04.39878599 / 39878598 Fax: 04.39878595
Email:
Website: www.thanhhungpc.com.vn
Mã số thuế: 0104768854
Ngày đăng ký: 25/06/2010
Giấy phếp đăng ký kinh doanh số: 0104768854
Cơ quan cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội
Loại hình doanh nghiệp: Cổ phần
 Quá trình phát triển của công ty
Công ty CP máy tính Thành Hưng được thành lập vào năm 2010 dưới sự dẫn dắt
của giám đốc Nguyễn Bình Khiêm cùng với 15 thành viên đầu tiên. Các mặt hàng kinh
doanh của Công ty có hàm lượng chất xám và công nghệ cao.
Năm 2011 Thành Hưng trở thành một trong những Công ty phân phối chính thức
của nhiều hãng máy tính như Dell, Compaq tại Việt Nam. Cũng trong năm này Thành
Hưng đã đặt những bước chân đầu tiên trên con đường xuất khẩu các mặt hàng kinh
doanh của Công ty. Năm 2011, Doanh thu liên tục tăng sau mỗi tháng và ngày càng
được khách hàng tin tưởng vào chất lượng sản phẩm, dịch vụ của Công ty.
Đến năm 2012, Công ty CP máy tính Thành Hưng tự khẳng định mình tạo những
dịch vụ tốt nhất, các mặt hàng luôn đảm bảo đúng đủ về chủng loại, mẫu mã, chất

lượng cũng như số lượng và được bảo hành chính hãng.
 Bộ máy tổ chức
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 12 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
 Về nhân sự
Hiện tại Công ty có 5 thành viên trong Hội Đồng quản trị, 2 thành viên trong Ban
Kiểm soát, 1 Giám đốc, 2 phó giám đốc và trên 60 nhân viên. Trong đó:
- Phòng Kế toán: gồm 1 trưởng phòng và 10 nhân viên kế toán.
- Phòng Bán hàng: gồm 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và 15 nhân viên bán hàng.
- Phòng Kinh doanh: gồm 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và 10 nhân viên.
- Phòng Kỹ thuật: gồm 1 trưởng phòng, 3 trưởng bộ phận, 1 phó phòng, 20 nhân
viên kỹ thuật
- Phòng dịch vụ: gồm 1 trưởng phòng. 1 phó phòng và 5 nhân viên.
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 13 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
 Về cơ cấu tổ chức
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty CP máy tính Thành Hưng
 Chức năng của từng bộ phận, phòng ban của Công ty
- Hội đồng quản trị: Hội đồng thực hiện chức năng quản lý và kiểm tra giám sát
hoạt động của Công ty, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Giám đốc thực hiện Nghị
quyết, quyết định của Hội đồng quản trị.
- Ban Kiểm soát: Kiểm soát hoạt động của các bộ phận, kiểm soát các hoạt động
quản lý của Giám đốc, các trưởng phòng…thẩm định sự chính xác của các báo cáo
(báo cáo tài chính, báo cáo kinh doanh…).
- Giám đốc điều hành: Điều hành mọi hoạt động kinh doanh cũng như các hoạt
động hàng ngày khác của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về
việc thực hiện các quyền & nhiệm vụ được giao. Tổ chức thực hiện các quyết định
của Hội đồng quản trị. Thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án cung cấp
dịch vụ cũng như sửa chữa các thiết bị phần cứng cũng như phần mềm của Công

ty. Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty như
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 14 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề xuất cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ
các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm.
- Phó Giám đốc điều hành: Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các
hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc. Chủ động và tích cực triển
khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về
hiệu quả các hoạt động.
- Phòng Kế toán: Tổ chức và quản lý toàn bộ các hoạt động kế toán, tài chính của
Công ty theo phân cấp và các quy chế, quy định của Công ty CP máy tính Thành
Hưng và các quy định của Nhà nước. Quản lý toàn bộ các loại quỹ của Công ty
theo đúng quy định của Công ty CP máy tính Thành Hưng và của Nhà nước. Thực
hiện chế độ báo cáo tài chính và lưu trữ, bảo quản đầy đủ chứng từ kế toán ban đầu
theo quy định hiện hành. Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm.
- Phòng Kinh doanh: Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân
phối, từng bước mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Nghiên cứu và tham mưu
cho Ban Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu.
- Phòng Cung ứng: Thực hiện việc cung cấp các mặt hàng của Công ty khi các bộ
phận có yêu cầu hàng.
- Phòng Kỹ thuật: Quản lý hệ thống, các thiết bị của Công ty và sửa chữa thiết bị,
lập trình máy vi tính. Hỗ trơ trực tuyến kỹ thuật.
- Phòng Dịch vụ: Cung cấp các dịch vụ công nghệ thông tin và các dịch vụ liên
quan đến máy tính, dịch vụ cho thuê máy móc, thiết bị và các dịch vụ về sữa
chữa, lắp đặt các thiết bị công nghệ.
 Ngành ngề kinh doanh
- Nhập khẩu - phân phối, bán buôn, bán lẻ các thiết bị, linh kiện công nghệ thông
tin, thiết bị văn phòng.
- Tư vấn, cung cấp các thiết bị, linh kiện, phần mềm công nghệ thông tin.
- Sửa chữa, lắp ráp và cài đặt máy tính, mạng internet, tổng đài viễn thông cho các

cá nhân, đơn vị, cơ quan và tổ chức.
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 15 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
 Sứ mệnh kinh doanh và tầm nhìn kinh doanh
 Sứ mệnh kinh doanh
Chiến lược kinh doanh của Công ty CP máy tính Thành Hưng tạo ra sứ mệnh cho
Công ty là không ngừng gia tăng giá trị các doanh nghiệp cũng như sự phát triển của
CNTT bằng các sản phẩm chất lượng, có tính thực tiễn cao, khả năng ứng dụng rộng
rãi và với chi phí phù hợp.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp, gắn kết lợi ích của mỗi cá nhân người lao động
với lợi ích của tòa Công ty, gắn kết lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích cộng đồng.
Công ty CP máy tính Thành Hưng đề cao trách nhiệm của mình và từng thành viên
của Công ty trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam, cam kết góp phần vào sự phát
triển cộng đồng.
 Tầm nhìn
Trở thành nhà cung cấp chuyên nghiệp và có uy tín các sản phẩm, giải
pháp CNTT cho các cá nhân, cơ quan và các doanh nghiệp.
Trở thành nhà sửa chữa và lắp đặt chuyên nghiệp và có thương hiệu trên lĩnh vực
CNTT.
 Mục đích và phương châm làm việc của Công ty
Khi khách hàng đến với Công ty Thành Hưng PC sẽ nhận được những dịch vụ tốt
nhất, các mặt hàng luôn đảm bảo đúng đủ về chủng loại, mẫu mã, chất lượng cũng như
số lượng và được bảo hành chính hãng.
Nhân viên với tay nghề chuyên môn cao sẽ giúp quý khách luôn yên tâm khi giao
máy cho chúng tôi sửa chữa và lắp đặt.
Với mục tiêu: "Chất lượng, dịch vụ là chiến lược của chúng tôi", Thành Hưng
cam kết luôn tận tụy phục vụ với chất lượng tốt nhất, giá cả cập nhật mang đến cho
khách hàng sự lựa chọn phù hợp khi đến với Thành Hưng PC.
 Cơ sở vật chất của Công ty
Trụ sở làm việc chính của Công ty là một tòa nhà 3 tầng với diện tích gần 2000m²,

diện tích nhà kho gần 200m², xe ô tô tải 10 tấn để vận chuyển hàng hóa.
Môi trường làm việc ảnh hưởng rất lớn đến khả năng sáng tạo cũng như năng suất
làm việc của mọi người. Hiểu được điều này, Công ty CP máy tính Thành Hưng luôn
cố gắng hoàn thiện về mặt cơ sở vật chất để đáp ứng tốt nhất nhu cầu làm việc cũng
như sinh hoạt ở công ty cho nhân viên. Hệ thống máy tính của công ty luôn được cập
nhật các phần mềm phục vụ cho công việc mới nhất. Phòng làm việc được thiết kế
khoa học, phù hợp với yêu cầu làm việc nhóm. Các phòng đều được lắp hệ thống chiếu
sáng, hệ thống máy điều hòa nhiệt độ hiện đại. Nhằm mang lại môi trường làm việc lý
tưởng cho nhân viên.
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 16 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
Bên cạnh đó, Công ty còn dành riêng một khu vực thoáng mát, rộng rãi để làm
phòng ăn, phòng nghỉ trưa cho nhân viên tạo không khí sinh hoạt thoải mái và thuận
tiện.
Hiện tại Công ty có 30 máy vi tính được lắp đặt ở các phòng ban và 10 laptop, 5
máy in, 1 máy chủ.
2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty CP máy tính Thành
Hưng
Trong những năm gần đây, công ty phải đối mặt với không ít những khó khăn phát
sinh như cạnh tranh quyết liệt về thị trường, giá cả, nguồn hàng cũng như sự cạnh
tranh giữa các thành phần kinh tế trong và ngoài nước.
Nhưng hoạt động kinh doanh bán hàng và cung cấp các dịch vụ sửa chữa của công
ty vẫn thu được các kết quả cao và luôn hoàn thành vượt mức đề ra, đảm bảo hoạt
động kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Từ năm thành lập đến
năm nay đã được gần 3 năm một thời gian không dài nhưng Công ty đã đứng vững
trên thị trường với mức tăng doanh thu hàng năm trung bình khoảng 2 lần. Dự kiến
năm nay Công ty sẽ bổ xung thêm một số mặt hàng mới và các dịch vụ sửa chữa nhằm
tăng doanh thu.
2.2.3. Phân tích thực trạng hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty CP máy tính
Thành Hưng

Trong quá trình thực tập tại công ty em thấy việc quản lý hàng hóa hiện tại của
công ty được làm trên Excel. Việc hoạt động quản lý hàng hóa của công ty CP máy
tính Thành Hưng dựa trên các thông tin sau:
 Quản lý hàng nhập: Khi mặt hàng nào đó trong kho sắp hết hoặc đã hết thì bộ
phận quản lý kho hàng của công ty gửi yêu cầu tới bộ phận cung ứng thông qua phiếu
yêu cầu hàng mua sẽ tiến hành lập báo cáo hàng mua và báo cho ban quản lý. Bộ phận
kho hàng của công ty gửi yêu cầu tới bộ phận cung ứng thông qua phiếu hàng mua.
Ban quản lý sẽ đưa ra thông tin quyết định mua hàng cho bộ phận cung ứng tìm kiếm
nhà cung cấp và tiến hành mua hàng. Khi hàng được mua về kho, bộ phận kho sẽ nhận
phiếu mua, kiểm tra hàng nhập và tiến hành nhập kho. Việc theo dõi hàng nhập kho
được diễn ra liên tục và thông tin về hàng trong kho được bộ phận kho theo dõi theo
ngày, tháng, quý thậm chí cả tuần.
 Quản lý hàng xuất: Bộ phận yêu cầu sẽ gửi yêu cầu về hàng khi khách hàng
hoặc nhân viên trong công ty cần về hàng. Bộ phận kho sẽ kiểm tra hàng yêu cầu và
gửi lại thông tin hàng nếu có hàng và thông tin từ chối nếu hàng hết hoặc không có
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 17 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
mặt hàng mà bộ phận yêu cầu cần. Nếu đáp ứng đủ yêu cầu của bộ phận yêu cầu thì bộ
phận kho sẽ gửi thông tin quyết định xuất hàng, viết phiếu xuất hàng gửi cho bộ phận
yêu cầu.
 Thống kê kho hàng: Bộ phận kho sẽ theo dõi theo ngày, tháng, quý thậm chí cả
tuần về thông tin hàng trong kho, hàng đã bán.
 Lập các tra cứu báo cáo: Bộ phận kho sẽ lập các báo cáo về hàng nhập, hàng
xuất và hàng kho cho ban quản lý khi có yêu cầu.
Ngoài các chức năng, hệ thống quản lý hàng hóa hiện còn có các chức năng xử lý như
sau:
- Thêm, sửa thông tin của kho hàng trực thuộc khi có thêm hàng mới.
- Tổng hợp hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn để lập báo cáo qua từng kỳ
- Cập nhật thông tin và các biến động thông tin về hàng, về khách hàng, về nhà cung
cấp

2.2.4. Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty CP máy tính
Thành Hưng
Qua quá trình phân tích thực trạng hệ thống quản lý hàng hóa của công ty CP máy
tính Thành Hưng em thấy trong những mặt đạt được còn tồn tại những mặt hạn chế
của hệ thống hiện tại. Sau đây là những mặt đạt được và mặt hạn chế của hệ thống.
 Những mặt đã đạt được của hệ thống hiện tại
- Dễ sử dụng, tính toán tốt, hình thức đẹp
- Quản lý và lưu trữ các thông tin có hệ thống
- Đảm bảo tính chính xác thông tin hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp hàng nhập,
hàng xuất, hàng tồn. Hạn chế mức thấp nhất việc sai sót, nhầm lẫn của nhân viên
 Hạn chế và tồn tại của hệ thống hiện tại
- Hệ thống này chỉ đặt ra là các thông tin cơ bản nhất của kho hàng chứ không thể
như hệ thống quản lý kho hàng trên thực tế. Hệ thống này chỉ một phần nhỏ trong
hệ thống quản lý kho hàng trên thực tế còn đòi hỏi về nhiều chức năng
- Việc cập nhật các mặt hàng cũng như thông tin về khách hàng cũng như nhà cung
cấp không được cập nhật kịp thời, chủ động.
- Việc tìm kiếm, tra cứu cũng như thống kê tốn nhiều thời gian.
- Dữ liệu của công ty dễ dàng bị đánh cắp toàn bộ theo nhân viên khi nhân viên thay
đổi công ty đối thủ.
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 18 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
Để khắc phục được những hạn chế nêu trên đồng thời để cho công việc quản lý
như nhập hàng mới, tìm kiếm thông tin về hàng hóa để mua dễ dàng, tra cứu, thống kê
hàng mới, hàng đã bán cũng như hàng tồn kho một cách nhanh chóng hơn, giảm bớt
khó khăn và tăng độ chính xác cao cho công tác quản lý kho hàng thì cần có hệ thống
quản lý kho hàng một cách kho học và cần thiết, quản lý phù hợp, dễ dàng sử dụng và
tiện lợi để phục vụ mọi nhu cầu đặt ra .
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 19 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
Phần 3: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HT QUẢN LÝ HÀNG HÓA

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH THÀNH HƯNG
3.1. Định hướng phát triển quản lý hàng hóa cho công ty CP máy tính Thành
Hưng
Qua quá trình thực tập được khảo sát thực tế tại công ty CP máy tính Thành Hưng
thấy thực trạng quản lý hàng hóa của công ty còn rất yếu kém. Từ những yếu kém đó
mà công ty đang gặp phải trong vấn đề quản lý hàng hóa hiện nay thì thấy rằng việc
phân tích, thiết kế HTTT quản lý hàng hóa cho công ty là phù hợp nhất vì:
- Phát triển HTTT quản lý hàng hóa sẽ giúp công ty quản lý hàng hóa một cách
linh hoạt và khoa học hơn rất nhiều so với cách quản lý hiện nay.
- HT giúp tối ưu thời gian, các hoạt động của từng giai đoạn trong quản lý hàng
hóa luôn bị thông suốt không bị mắc những sai xót như việc quản lý hiện nay
gặp phải.
- Dễ dàng lập các báo cáo khi cần thiết để giúp nhà quản lý đưa ra những quyết
định, phương hướng tốt để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
- Các thông tin được lưu trữ một cách khoa học, bảo mật hơn. Khó bị mất mát
thông tin
Đồng thời qua tham khảo các chương trình của nhiều người làm trước đó và kiến
thức đã học về Microsoft Access em quyết định thiết kế HTTT quản lý hàng hóa bằng
Microsoft Access cho công ty
Đây là một bài toán không mới, nhưng đối với bất kỳ doanh nghiệp, công ty nào thì
đây là một vấn đề vô cùng quan trọng đặc biệt đối với công ty CP máy tính Thành
Hưng khi mà hàng ngày lượng hàng hóa nhập, xuất trong kho.
3.2. Một số mục tiêu và yêu cấu đối với hệ thống mới
3.2.1. Mục tiêu của hệ thống mới.
Mục tiêu của HT như sau:
- Mang lại lợi ích nghiệp vụ: Hệ thống mới có thể quản lý về thông tin hàng hóa,
quản lý việc nhập, xuất hàng, đáp ứng các khả năng về yêu cầu nghiệp vụ chính
xác, nhanh chóng và tin cậy.
- Mang lại lợi ích kinh tế: Giảm biên chế, chi phí hoạt động, tăng thu nhập…
- Mang lại lợi ích sử dụng: Hệ thống dễ sử dụng, nâng cấp phát triển.

SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 20 Mã SV: 09D190112
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang
3.2.2. Yêu cầu của hệ thống mới
 Yêu cầu về chức năng của hệ thống
 Chức năng nhập dữ liệu (Các dữ liệu đầu vào)
- Thông tin hàng hóa
- Phiếu xuất
- Phiếu nhập
- Phiếu yêu cầu hàng hóa
 Chức năng xuất (Dữ liệu ra)
- Danh mục hàng nhập
- Danh mục hàng xuất
- Báo cáo hàng nhập
- Báo cáo hàng xuất
- Báo cáo hàng kho
 Chức năng lưu trữ
- Lưu trữ các thông tin về hàng hóa
- Lưu trữ về phiếu nhập, xuất hàng
- Lưu trữ các báo cáo về hàng nhập, xuất và tồn
 Chức năng tìm kiếm
- Tìm kiếm thông tin hàng hóa
- Tìm kiếm thông tin khách hàng
- Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp
- Yêu cầu phi chức năng
- Dễ dàng cập nhập và lưu trữ tất cả các thông tin liên quan đến hàng hóa, khách
hàng, nhà cung cấp…một cách nhanh gọn, chính xác và đầy đủ
- Dễ dàng sửa chữa, xóa các thông tin khi cần thiết
- Cho phép tìm kiếm thông tin về hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp… một cách
nhanh nhất đáp ứng nhu cầu của người sử dụng
- Công việc thống kê, tổng hợp chính xác và nhanh chóng

- Hệ thống giúp phân quyền cho người sử dụng nên mang tính bảo mật.
- Tránh được sự xâm nhập phá hoại từ bên ngoài.
 Giao diện hệ thống
- Dễ sử dụng, than thiện với người dung
SVTH: Lê Thị Thùy Thắm 21 Mã SV: 09D190112