Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Thép DongBang
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.35 MB, 84 trang )
LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian nghiên cứu và thực hiện khóa luận tốt nghiệp, hiện
nay về cơ bản em đã hoàn thành được các mục tiêu đã đặt ra. Có được kết quả
đó là do quá trình phấn đấu và nỗ lực của bản thân, cùng với sự động viên của
gia đình, bạn bè và thầy cô. Đó chính là niềm khích lệ lớn giúp em có thể hoàn
thành thật tốt khóa luận tốt nghiệp này.
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến T.S Nguyễn Thị Thu Thủy đã trực
tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cho em trong thời gian thực hiện khóa luận tốt
nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban giám đốc cùng toàn
thể nhân viên, các phòng ban của Công ty TNHH Thép DongBang đã cung cấp
đầy đủ thông tin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập
tại Công ty để em có thể nắm bắt được những kiến thức thực tế và hoàn thành
khóa luận tốt nghiệp.
Em xin được gửi lời tri ân tới các Thầy cô giáo Trường Đại học Thương
Mại, đặc biệt là các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã cho em có
cơ hội học tập và tiếp thu những kiến thức để em có thể chuẩn bị nền tảng tốt
cho công việc sau này.
Mặc dù có nhiều cố gắng, song do sự eo hẹp về thời gian và sự hạn chế
về kiến thức nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận
được sự đóng góp ý kiến, chỉ bảo của các Thầy cô giáo!
Kính chúc Thầy cô luôn luôn mạnh khỏe, hạnh phúc!
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2013
Sinh viên thực hiện
Đỗ Thị Ánh
i
MỤC LỤC
! "#$%
&'($)*+,-
./01234567829:2;<3=
>?0129@9AB;<C9D1>
EF9GC19:2;<3=E
HIJ3KA=LM/AC9D1H
NL@L3O9P;<3=H
Q!R39B19:2ST2U1VQ
>&W%XY'Z( ! %
&'($)*+,-[
>\]U7U1V[
>^3\JS@P/9_`[
>>^3\JU731aR3A<Lbc93R3SRP3J3dGe
>EA=9d9FL@334fP3J
>>I@@6Lbc93O934M01`U7b\O3M9d3agL
+h-2E
>>i3P1A<9d3agL+h-2E
dG9_`A<9d3agL+h-2E
E ! "#$%&'(
$)*+,->
E134jPLAF01`U7b\O3M9d3agL+h-2>
E134jPLAF01`U7b\O3M9d3agL+h-2>
! XHe
ii
Y"!,A
A
FUF9R3SR9@9_`klUP1A
iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ
Bảng 2.1. Bảng so sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.
Error: Reference source not found
Bảng 3.1. Bảng xác định các tác nhân, UC và đặc tả vắn tắt.Error: Reference
source not found
Bảng 3.2. Bảng các quan hệ kết hợp giữa các lớp thực thể. . . Error: Reference
source not found
Biểu đồ 2.2. Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự tại TNHH Thép
DongBang. Error: Reference source not found
! "#$%
&'($)*+,-
./01234567829:2;<3=
>?0129@9AB;<C9D1>
EF9GC19:2;<3=E
HIJ3KA=LM/AC9D1H
NL@L3O9P;<3=H
Q!R39B19:2ST2U1VQ
>&W%XY'Z( ! %
&'($)*+,-[
>\]U7U1V[
>^3\JS@P/9_`[
>>^3\JU731aR3A<Lbc93R3SRP3J3dGe
>EA=9d9FL@334fP3J
>>I@@6Lbc93O934M01`U7b\O3M9d3agL
+h-2E
>>i3P1A<9d3agL+h-2E
iv
dG9_`A<9d3agL+h-2E
E ! "#$%&'(
$)*+,->
E134jPLAF01`U7b\O3M9d3agL+h-2>
E134jPLAF01`U7b\O3M9d3agL+h-2>
! XHe
Y"!,A
A
FUF9R3SR9@9_`klUP1A
v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
THUẬT NGỮ TIẾNG ANH NGHĨA TIẾNG VIỆT
CNTT Công nghệ thông tin
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
DSS Decision Support System Hệ thống trợ giúp ra quyết định
ESS Executive Support Sytem Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành
HTTT Hệ thống thông tin
KTKL Khen thưởng kỷ luật
KWS KnowledgeWork
Systems
HTTT quản lý tri thức
MIS Management Infomation
System
Hệ thống thông tin quản lý
OAS Officer Automation
System
HTTT tự động hóa văn phòng
PMQLNS Phần mềm quản lý nhân sự
TPS Transaction Processing
System
HTTT xử lý giao dịch
UC Use case Ca sử dụng
UML Unified Modelling
Language
Ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát hệ
thống hướng đối tượng
vi
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH THÉP DONGBANG
1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài
Việt Nam đang bước vào thiên niên kỷ mới, kỷ nguyên của khoa học và công
nghệ, kỷ nguyên của thông tin. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của xã hội ngày
nay, thông tin được xem như là một nguồn tài nguyên vô cùng quan trọng của mọi tổ
chức doanh nghiệp. Kế hoạch hoạt động tốt cũng như việc quản lý điều hành có hiệu
quả thông qua các quyết định đúng đắn đều phải dựa vào nguồn thông tin thường
xuyên được cập nhật và có chất lượng cao.
Với các yêu cầu về thông tin như vậy làm phát sinh nhu cầu đối với những
người lãnh đạo, quản lý là thay đổi cách thức làm việc và tiếp nhận một thành viên
mới trong đội ngũ quản lý và xử lý thông tin - đó là hệ thống thông tin – hệ thống quản
lý thông tin, dữ liệu dựa vào máy tính. Hệ thống thông tin là phương tiện quan trọng
để cung cấp các thông tin cần thiết cho bất kỳ một tổ chức hoạt động nào.
Như vậy, việc xây dựng một hệ thống thông tin giúp cho việc tự động hóa công
tác quản lý là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Ứng dụng hệ thống thông tin
trong quản lý đã trở nên phổ biến ở nước ta. Rất nhiều tổ chức và doanh nghiệp đã có
ứng dụng hệ thống thông tin vào các công việc khác nhau như: quản lý công văn đi –
đến; quản lý tài liệu – hồ sơ; quản lý tài chính – kế toán; quản lý nhân lực; quản lý
khách hàng; quản lý tài sản
Trong đó, hệ thống thông tin quản lý nhân sự được tất cả các doanh nghiệp
thuộc mọi thành phần kinh tế quan tâm, chú ý đến. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
của một doanh nghiệp là hệ thống phản ánh toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể
lực của từng lao động, bao gồm: số lượng, chất lượng trong mọi thời điểm: quá khứ,
hiện tại và dự kiến trong tương lai. Vì vậy, công tác quản lý nhân sự phải tiến hành
thường xuyên, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên
nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn.
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Thép DongBang, em đã nhận thấy
sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới thay cho
hệ thống hiện tại đã không còn đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân sự của công ty.
Tuy hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự nhưng do các
phần mềm này được sản xuất và chào bán chung cho phần đông các cơ quan tổ chức
1
nên không đi sát với các yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp. Chính vì thế
em đã quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý
nhân sự tại Công ty TNHH Thép DongBang” nhằm giúp công tác quản lý nhân sự
được nhanh chóng, tiện lợi, giảm thiểu sức người, sức của, góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thép DongBang .
2. Tổng quan các vấn đề nghiên cứu
Công tác quản lý nhân sự trong mỗi doanh nghiệp là một vấn đề có vai trò vô
cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do nhận thấy
tầm quan trọng của công tác quản lý nhân sự nên đã có rất nhiều công trình nghiên cứu
tới vấn đề này. Sau đây là một số công trình nghiên cứu liên quan:
Luận văn tốt nghiệp: “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than Cọc
Sáu”, Vũ Anh Quyết - lớp Tin 44C - Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Đại học
Kinh tế quốc dân.
Luận văn tốt nghiệp của tác giả Vũ Anh Quyết đã làm rõ một số lý thuyết về
phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế hệ
thống hướng cấu trúc. Luận văn đã hoàn thành các bước phân tích thiết hệ thống thông
tin và xây dựng được mã chương trình.
Chuyên đề tốt nghiệp: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Ủy
ban nhân dân huyện Lý Nhân”, Lê Thị Thúy Quỳnh – lớp CNTTK1- Đại học công
nghệ thông tin và truyền thông.
Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Thúy Quỳnh đã đưa ra những lý thuyết
về xây dựng hệ thống thông tin, từ đó, tiến hành các bước phân tích thiết kế hệ thống.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự được xây dựng về cơ bản đã đáp ứng được một số
yêu cầu của hệ thống nhưng chỉ dừng lại ở bước thiết kế giao diện cho hệ thống.
Hai hệ thống trên về cơ bản đã đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp
nhưng do được xây dựng theo hướng cấu trúc nên có một số nhược điểm như:
+ Mô hình được xây dựng theo cách tiếp cận này không mô tả được đầy đủ và
trung thực hệ thống trong thực tế.
+ Không hỗ trợ sử dụng lại: các chương trình phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc
dữ liệu và bài toán cụ thể, không thể dùng lại một modul nào đó trong hệ thống này
cho hệ thống mới với các yêu cầu về dữ liệu khác.
2
+ Có hàm có thể truy cập và thay đổi dữ liệu chung dẫn đến khó kiểm soát. Nếu
thay đổi cấu trúc dữ liệu dùng chung cho một số hàm thì phải thay đổi các hàm liên
quan dữ liệu đó
Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty
TNHH Thép DongBang” trình bày trong khóa luận tốt nghiệp này sẽ được tiến hành
xây dựng theo phương pháp hướng đối tượng và sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa tổng
quát hệ thống hướng đối tượng – UML. Do hệ thống được phân tích thiết kế theo
hướng đối tượng nên sẽ có nhiều ưu điểm như dễ nâng cấp hơn vì dữ liệu và các hàm
có thể bổ sung vào các đối tượng dễ dàng khi hệ thống mở rộng. Chương trình ngắn
gọn hơn do loại bỏ được các đoạn chương trình lặp lại. Hơn nữa, hệ thống được thiết
kế theo hướng đối tượng mô tả và phản ánh khá trung thực và đầy đủ hệ thống trong
thực tế.
3. Mục tiêu của đề tài
o Mục tiêu tổng quát
Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thép
DongBang” được đề xuất cho doanh nghiệp với các mục tiêu sau:
- Trình bày khái niệm, lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, các phương pháp
phân tích thiết kế hệ thống và quy trình phân tích thiết kế hệ thống với UML.
Khảo sát và đánh giá thực trạng của công tác quản lý nhân sự tại công ty. Từ đó
đưa ra giải pháp và tiến hành thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân
sự phù hợp, giải quyết được bài toán quản lý nhân sự của công ty, giúp công ty đạt
được hiệu quả cao trong công tác quản lý lao động, quản lý các công tác đào tạo, khen
thưởng, kỷ luật, quản lý lương thưởng cho cán bộ nhân viên
o Mục tiêu cụ thể
Mục tiêu của khóa luận tốt nghiệp này là xây dựng được demo và một số mã
chương trình cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Trong đó, hệ thống thông tin
được xây dựng mới phải đáp ứng được một số yêu cầu cụ thể sau:
Đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty.
Hệ thống dễ sử dụng, dễ bảo hành, bảo trì.
Hệ thống có khả năng mở rộng, tích hợp với các hệ thống khác trong tương lai.
Dễ dàng xuất dữ liệu đưa lên web.
Nâng cao tính bảo mật
3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
o Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công ty TNHH Thép DongBang cùng với
các hoạt động quản lý nhân sự của công ty.
o Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Các lý thuyết cơ bản về thông tin, hệ thống thông tin, phân tích thiết kế hệ
thống thông tin quản lý nhân sự và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng đối
tượng với UML.
Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, lĩnh vực kinh doanh, tình hình hoạt động
kinh doanh từ năm 2010 - 2012 và thực trạng về công tác quản lý nhân sự, hệ thống
thông tin quản lý nhân sự của đơn vị nghiên cứu.
Các bước triển khai phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cụ thể cho công
tác quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thép DongBang.
5. Phương pháp thực hiện đề tài
o Phương pháp thu thập tài liệu
Đây là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu (sơ cấp và thứ cấp) về các đối
tượng cần tìm hiểu. Từ nguồn tài liệu thu thập được, sử dụng các phương pháp phân
tích, xử lý và tổng hợp số liệu khác ta có thể tạo ra nguồn thông tin chính xác và cần
thiết. Thu thập tài liệu chính là phương pháp tạo ra đầu vào cho quá trình biến đổi dữ
liệu thành nguồn thông tin hữu ích.
Sử dụng phương pháp thu thập tài liệu trong khóa luận tốt nghiệp này nhằm thu
thập được các dữ liệu sơ cấp (bảng câu hỏi phỏng vấn) và thứ cấp (các lý thuyết về hệ
thống thông tin quản lý và phân tích thiết kế hệ thống, các thông tin trên website, các
bài nghiên cứu, tìm hiểu về công ty TNHH Thép DongBang …) để làm nguồn tài liệu
hữu ích cho quá trình phân tích, xử lý sau này.
Phương pháp thu thập tài liệu:
+ Gửi phiếu phỏng vấn: chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn gửi tới các phòng ban
để tìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân
sự hiện tại và nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới của công ty.
+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp để
nắm bắt được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty…
4
+ Nghiên cứu tài liệu qua các bài báo, internet, bản tin công ty để tìm hiểu
tình hình chung về công ty và các nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty.
+ Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống
thông tin và phân tích thiết kế hệ thống.
o Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu
Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp, phân
tích, so sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực
trạng công tác quản lý nhân sự và tình hình hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại
công ty TNHH Thép DongBang. Từ đó, ta có thể nhận thấy tính cấp thiết của đề tài
khóa luận này.
Đồng thời, từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phân
tích thiết kế hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt ra của
đề tài.
o Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài
Microsoft Access
Microsoft Access là phần mềm do hãng Microsoft phát hành nằm trong bộ
Microsoft office. Microsoft Access là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu kiểu quan
hệ, nó cho phép phối hợp với các công cụ của Windows, các ứng dụng khác, đặc biệt
là nó có giao diện thân thiện với người dùng. Trên file dữ liệu được tổ chức thành
bảng có quan hệ với nhau và ta có thể thao tác với cơ sở dữ liệu thông qua câu lệnh
truy vấn SQL. Một câu truy vấn là một lệnh cơ sở dữ liệu để lấy các mẩu tin. Sử dụng
các câu truy vấn ta có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều trường trong một hay nhiều
bảng. Ngoài ra Microsoft Access cho phép người dùng có thể liên kết cơ sở dữ liệu với
các đối tượng OLE trong Excel, Painbush và Word for Windows…
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic:
+ Gắn liền với khái niệm lập trình trực quan với giao diện người dùng bằng đồ
hoạ (GUI), tức là khi thiết kế chương trình người dùng được nhìn thấy ngay kết quả
qua trong thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện.
+ Có khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động, có thể sử dụng các chức
năng của Windows mà không mất công thiết kế lại như sử dụng các hộp thoại chung
với Windows, truy xuất tới các thư viện liên kết động. Visual Basic có thể liên lạc với
các công cụ khác chạy trong Windows qua công nghệ OLE.
5
+ Visual Basic có thể dễ dàng truy xuất và điều khiển cơ sở dữ liệu của các hệ
quản trị cơ sở dữ liệu như: Access, Foxpro, Dbase,… và đặc biệt hơn là các chương
trình xử lý dữ liệu do Visual Basic tạo ra không hề phải phụ thuộc vào hệ quản trị cơ
sở dữ liệu mẹ giống như Access. Mặt khác, Visual Basic làm cho CSDL dễ bảo trì
hơn, cho phép dễ dàng xây dựng các ứng dụng vào Internet.
Rational Rose
Rational Rose là một bộ công cụ được sử dụng cho phát triển các hệ phần mềm
hướng đối tượng theo ngôn ngữ UML. Rational Rose cho phép tạo, quan sát, sửa đổi
và quản lý các biểu đồ một cách trực quan. Tập ký hiệu mà Rational Rose cung cấp
thống nhất với các ký hiệu trong UML.
Sử dụng Rational Rose để thiết kế các sơ đồ sau: Sơ đồ use case, sơ đồ lớp, sơ
đồ tuần tự, sơ đồ hoạt động.
Vì những lý do trên nên em quyết định chọn Microsoft Access đê tổ chức cở sở
dữ liệu, chọn Rational Rose để mô hình hóa hướng hệ thống và chọn ngôn ngữ lập
trình Visual Basic để thiết kế giao diện cho phần mềm này.
6. Kết cấu của khóa luận
Nội dung của đề tài khóa luận được chia thành bốn chương:
Chương 1: Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự
tại công ty TNHH Thép DongBang
Chương 2: Cơ sở lý luận và thực trạng phân tích thiết kế hệ thống thông tin
quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thép DongBang
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty
TNHH Thép DongBang
Chương 4: Kết luận
6
Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH THÉP DONGBANG
2. Cơ sở lý luận
2.1.1. Một số khái niệm cơ bản
- Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ
ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có
trao đổi vào ra với môi trường ngoài (Theo Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin, Thạc Bình cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội).
- Thông tin: Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn
thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu
vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu
cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý,
hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp (Theo Giáo
trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình cường, Nhà xuất bản Thống kê,
Hà Nội).
- Hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực
để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức.
Sơ đồ 2.1. Mô hình hệ thống thông tin.
(Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Thạc Bình Cường)
Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc thu
thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý. Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với quá trình
biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination) hay cập
nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống.
- Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự
7
Nguồn Đích
Thu thập Phân phátXử lý và lưu giữ
Kho dữ liệu
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin bao gồm tất cả những quyết
định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt
động, sa thải nhân viên trong doanh nghiệp, v.v ) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa
doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.
- Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Nguồn lực con người là nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất đối với sự tồn
tại, phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Để tạo lập và duy trì được một đội ngũ
nhân sự vững mạnh yêu cầu ban quản lý nhân sự của công ty phải có cách thức quản lý
tốt, tạo điều kiện cho các cá nhân trong tập thể phát huy được khả năng của mình,
đồng thời việc quản lý tốt cũng thể hiện được sự quan tâm, động viên của lãnh đạo đối
với các cá nhân trong tập thể, tạo những điều kiện cần thiết giúp các cá nhân hoàn
thiện mình.
Do đó, nhu cầu cần có một hệ thống thông tin quản lý nhân sự là rất cần thiết,
nhằm khắc phục những khuyết điểm trong việc quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ
công, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên
nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn.
HTTT quản lý nhân sự của một doanh nghiệp là hệ thống phản ánh đầy đủ và
toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động. Nhờ những thông tin
mà hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp, ban lãnh đạo và những nhà quản lý
của công ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự về mọi mặt của các cán bộ, nhân
viên một cách nhanh chóng, chính xác. Như vậy, HTTT quản lý nhân sự giúp tiết kiệm
sức người, sức của, thời gian và chi phí trong các quá trình tiếp xúc giữa lãnh đạo,
người quản lý với nhân viên
2.1.2. Một số lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
o Một số lý thuyết về hệ thống thông tin
Phân loại hệ thống thông tin
+ Theo mục đích thông tin đầu ra, HTTT được chia thành các loại sau:
8
-
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ các HTTT chính trong doanh nghiệp
(Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Thạc Bình Cường)
+ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là hệ thống
dùng ở cấp tác nghiệp. HTTT xử lý giao dịch giúp tự động hóa các hoạt động xử lý
thông tin lặp lại, thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch giúp DN thực hiện các hoạt động
hàng ngày.
+ HTTT tự động hóa văn phòng OAS (Officer Automation System): là một hệ
thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tài liệu, và các
dạng truyền tin khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác
nhau.
+ HTTT quản lý tri thức KWS (Knowledge Work Systems): là các hệ thống
được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là việc chia sẻ thông tin. HT này hỗ
trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và
lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho
DN.
+ Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System): là các
HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và
ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung.
+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): là HTTT
kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của môi trường, cải thiện chất lượng
quyết định, là một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lý giải
quyết vấn đề trong một hoàn cảnh nhất định.
9
HT hỗ trợ điều hành ESS
HTTT quản lý
HTTT hỗ trợ ra quyết định
HT QL tri thức KWS
HT tự động hóa VP OAS
HT xử lý giao dịch TPS
+ Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ESS (Executive Support Sytem): là
HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao nhằm mục đích hoạch
định và kiểm soát chiến lược. ESS cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm
soát và tình trạng chung của doanh nghiệp.
o Chức năng chính của HTTT:
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin.
Một HTTT bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phản
hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người.
o Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
Phương pháp hướng cấu trúc:
Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính
tành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc
xác định.
Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp
tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay,
sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc.
Phương pháp hướng đối tượng
Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành
phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực. Một hệ thống được chia thành
các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và
hành động liên quan đến đối tượng đó. Các đối tượng trong một hệ thống tương đối
độc lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại
với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng.
10
Phân phối
Phản hồi
Xử lý
Phân tích
Sắp xếp
Tính toán
Lưu trữ
Thu thập
o Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với hướng cấu trúc
So sánh đặc điểm của hai phương pháp
Bảng 2.1. Bảng so sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.
Phương pháp hướng cấu trúc Phương pháp hướng đối tượng
Tập trung vào công việc cần thực
hiện.
Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ
liệu thay vì hàm.
Chương trình lớn được chia thành
các hàm nhỏ hơn.
Chương trình được chia thành các đối tượng.
Các hàm truyền thông tin cho nhau
thông qua cơ chế truyền tham số.
Các đối tượng tác động và trao đổi thông tin
qua các hàm với cơ chế thông báo.
Đóng gói chức năng (sử dụng hàm
mà không cần biết nội dung cụ thể).
Đóng gói chức năng và dữ liệu (không thể truy
cập trực tiếp thành phần dữ liệu của đối tượng
mà phải thông qua các phương thức).
Dữ liệu trong hệ thống được
chuyển động từ hàm này sang hàm
khác.
Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tả
được các đối tượng. Các hàm xác định trên các
vùng dữ liệu của đối tượng được gắn với nhau
trên cấu trúc dữ liệu đó.
Thiết kế chương trình theo cách
tiếp cận từ trên xuống.
Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận
từ dưới lên.
Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với hướng cấu trúc:
+ Dữ liệu và các hàm mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi cần thiết
à dễ nâng cấp thành hệ thống lớn hơn.
+ Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép các hàm ngoại lai truy cập tự do
mà dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởi chính các hàm xác định
trong đối tượng đó à chương trình an toàn.
+ Mô hình được xây dựng gần với hệ thống thực tế.
+ Thông qua nguyên lý kế thừa à loại bỏ đoạn chương trình lặp lại khi khai báo lớp,
mở rộng khả năng sử dụng lớp à ngắn gọn, tiết kiệm thời gian.
+ Thiết kế trọng tâm vào dữ liệuàxây dựng mô hình chi tiết, dễ cài đặt.
2.1.3. UML và công cụ phát triển hệ thống
o Giới thiệu UML
11
Khái niệm
UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát được
xây dựng để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh phát triển phần mềm
hướng đối tượng. UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định lien quan đến
phần mềm cần xây dựng. UML bao gồm một tập các khái niệm, các ký hiệu, các biểu
đồ và hướng dẫn.
Một số khái niệm cơ bản trong UML
+ Khái niệm mô hình: mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sự
vật trong một lĩnh vực áp dụng nào đó theo một cách khác. Mô hình nhằm nắm bắt các
khía cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu diễn
theo một tập ký hiệu và quy tắc nào đó.
+ Các hướng nhìn (Views) trong UML: một hướng nhìn trong UML là một tập
con các biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ thống.
Sự phân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt. Có những biểu đồ UML có mặt trong
cả hai hướng nhìn.
o Các biểu đồ trong UML
Biểu đồ use case: biểu diễn chức năng của hệ thống. Từ tập yêu cầu của hệ
thống, biểu đồ UC phải chỉ ra hệ thống cần thực hiện điều gì để thỏa mãn yêu cầu của
người dùng hệ thống. Đi kèm với biểu đồ use case là các kịch bản.
Biểu đồ lớp: chỉ ra các lớp đối tượng trong hệ thống, các thuộc tính và phương
thức của từng lớp và mối quan hệ giữa những lớp đó.
Biểu đồ trạng thái: tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đốitượng
của lớp đó có thể có và sự chuyển tiếp giữa những trạng thái đó.
Các biểu đồ tương tác: biểu diễn mối liên hệ giữa các đối tượng trong hệ thống
và giữa các đối tượng với các tác nhân bên ngoài. Có hai loại:
+ Biểu đồ tuần tự: biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và giữa các đối
tượng và tác nhân theo thứ tự thời gian.
+ Biểu đồ cộng tác: biểu diễn các hoạt động và sự đồng bộ, chuyển tiếp các
hoạt động. Được dùng để biểu diễn các phương thức phức tạp của các lớp.
o Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML
12
Các bước phân tích thiết kế hướng đối tượng được xây dựng trên biểu đồ các kí
hiệu UML chia làm hai pha:
Pha phân tích:
+ Xây dựng Biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích
tiến hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại
các chức năng của hệ thống. Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case là các
kịch bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể.
+ Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số
phương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp.
+ Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái
trong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó.
Pha thiết kế:
+ Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tả
chi tiết hoạt động của các use case dựa trên các scenario đã có và các lớp đã xác định
trong pha phân tích.
+ Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ
sung các lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên
biểu đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp.
+ Xây dựng biểu đồ hoạt động: Mô tả hoạt động của các phương thức phức tạp
trong mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp.
+ Xây dựng biểu đồ thành phần: xác định các gói, các thành phần và tổ chức
phần mềm theo các thành phần đó.
+ Xây dựng biểu đồ triển khai hệ thống: xác định các thành phần và các thiết bị
cần thiết để triển khai hệ thống, các giao thức và dịch vụ hỗ trợ.
2.2. Đánh giá, phân tích thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH
Thép DongBang
2.2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Thép DongBang
Thông tin cơ bản về công ty TNHH Thép DongBang.
- Tên công ty: Công ty TNHH Thép DongBang Việt Nam.
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên - 100% vốn đầu tư
nước ngoài.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Ông HONG WAN PYO
13
- Năm được thành lập : Được thành lập theo giấy phép đầu tư số 042045000062
do Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh Hải Dương cấp ngày 29 tháng 5 năm 2009
- Địa chỉ : Khu công nghiệp Đại An-Thành phố Hải Dương - Tỉnh
Hải Dương.
- Điện thoại : 03203.570.445
- Website : www.dongbangsteel.com
Cấu trúc tổ chức và nhân sự của công ty TNHH Thép DongBang.
- Sơ đồ tổ chức và chức năng của các phòng ban của công ty TNHH Thép
DongBang:
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Thép DongBang .
- Chức năng của từng phòng ban:
Các phòng ban trong công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ cho nhau.
Vì thế nên nếu thiếu đi một phòng ban nào đó thì bộ máy sẽ không hoạt động được.
Tổng giám đốc: là người đứng đầu công ty, có tư cách pháp nhân, trực tiếp điều
hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động
đó.
Giám đốc điều hành: là người Tổng Giám Đốc tín nhiệm ủy quyền giám sát mọi
hoạt động của công ty, và là người tham mưu cho Tổng Giám Đốc trong việc kí kết
các hợp đồng kinh tế.
Phòng kế toán - vật tư: Hoạch toán phản ảnh quá trình kinh doanh, tính toán và
theo dõi kết quả kinh doanh, quản lý tình hình tài chính của công ty, thực hiện công tác
thanh toán với các chủ thể có liên quan. Đồng thời lập kế hoạch cung cấp nguyên liệu
cho quá trình sản xuất, đảm bảo các thiết bị máy móc vật tư để duy trì hoạt động của
công ty.
Tổng giám đốc
giám đốc điều
hành
Phòng
Kế hoạch
Phòng kế toán-
vật tư
Phòng KD
XNK
Phòng HC và
KD nội địa
14
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Tổ chức thu mua, làm các thủ tục xuất hàng
trong và ngoài nước, có chức năng nghiên cứu và phát triển thị trường nhằm đưa ra
chiến lược kinh doanh tốt nhất như: chiến lược về giá, các chính sách khuyến mãi, các
kế hoạch kinh doanh theo từng mặt hàng chủ lực… để hàng hóa tiêu thụ ngày càng
nhiều.
Phòng hành chính và kinh doanh nội địa: Tổ chức công tác sắp xếp cho cán bộ
công nhân viên tham gia đàm phán ký hợp đồng và bán hàng cho các doanh nghiệp
trong nước. Có chức năng tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực cho công ty, nâng
cao trình độ cho cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng được nhu cầu công việc trong
thời kỳ khoa học công nghệ hiện đại, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, giải quyết
các thủ tục về kỷ luật, khen thưởng và các chính sách xã hội khác cho người lao động.
Phòng Kế Hoạch: Nghiên cứu và mở rộng thêm các mặt hàng sản xuất và xuất
khẩu ổn định giá thành và tăng kim ngạch xuất khẩu và cơ cấu mặt hàng, lên kế hoạch
theo dõi tiến độ thực hiện và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh
2.2.1 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH
Thép DongBang
Tình hình phát triển nhân sự qua các năm
Tính đến cuối năm 2012 tổng số nhân viên trong hệ thống Công ty là 62 người.
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ tăng trưởng nhân sự qua các năm
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự
Cơ cấu nhân sự của công ty.
Bảng 2.2. Cơ cấu nhân sự chính thức tại công ty
STT Chức vụ - phòng ban
Số
nhân
viên
Ghi chú
1 Tổng Giám đốc 1
2 Giám đốc điều hành 1
15
3
Phòng KD XNK
30
Bao gồm 1 trưởng phòng, 1 trợ lý và các
nhân viên trong các bộ phận thuộc phòng
kinh doanh (làm việc trực tiếp hoặc gián
tiếp tại công ty)
4
Phòng kế hoạch
5
1 trưởng phòng và 5 nhân viên
6
Phòng kế toán- vật tư
5
7
Phòng HC và KD nội
địa
20
Bao gồm 1 trưởng phòng, 1 trợ lý và các
nhân viên trong các bộ phận thuộc phòng
kinh doanh (làm việc trực tiếp hoặc gián
tiếp tại công ty)
(Nguồn: phòng hành chính tổ chức)
Công ty Thép DongBang Việt Nam đang trở thành nhà cung cấp hàng đầu về chất
lượng thép. Coi con người là yếu tố nền tảng và có giá trị lớn nhất, DongBang Việt
Nam luôn nỗ lực tìm kiếm và đào tạo đội ngũ nhân sự trẻ tuổi, nhiệt huyết và có đam
mê.
Là một công ty trẻ năng động, DongBang Việt nam đem đến môi trường làm việc
thân thiện, sáng tạo với thu nhập xứng đáng. Trong những năm qua, số lượng công
nhân của công ty cũng liên tục tăng cả về trình độ lẫn số lượng. Năm 2011, sô lượng
công nhân đã tăng khá nhiều so với năm 2009 ( từ 742 người lên 1136 người) đã
chứng tỏ quy mô công ty ngày càng được mở rộng. Số nhân viên có trình độ đại học
và sau đại học liên tục tăng, bên cạnh đó công ty cũng rất chú trọng vào đội ngũ lao
động trẻ có năng lực, bởi đây là một tiền đề quan trọng trong chính sách phát triển của
công ty sau này.
o Tình hình hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thép DongBang
Phòng nhân sự của công ty TNHH Thép DongBang chính là bộ phận quản lý
nguồn nhân lực về tất cả mọi mặt, từ khâu tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân
viên, theo dõi quá trình công tác, … của toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty cũng
như đưa ra các báo cáo về lao động và tiền lương cho cấp trên.
Một số nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thép DongBang:
16
+ Quản lý thông tin nhân viên, phòng ban: quản lý và lưu trữ các thông tin cơ
bản của nhân viên, giúp bộ phận quản lý nhân sự và lãnh đạo công ty nắm bắt được số
lượng nhân viên ở từng thời điểm, số nhân viên chính thức, không chính thức…
+ Quản lý lương: nhân viên khi được tuyển dụng sẽ tùy vào từng bộ phận sẽ có
những cách tính lương phù hợp với các nhân viên làm trong các bộ phận khác nhau.
Tùy vào cách tính lương mà ta có các bảng lương khác nhau.
+ Quản lý khen thưởng kỷ luật: Nhân viên phòng nhân sự sẽ cập nhật, quản lý
các thông tin khen thưởng kỷ luật cho nhân viên
o Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thép
DongBang
HTTT quản lý nhân sự hiện tại của công ty TNHH Thép DongBang được xây
dựng từ những năm 2009. Cùng với sự phát triển và mở rộng của công ty hệ thống
thông tin quản lý nhân sự hiện nay không còn đáp ứng được các yêu cầu đặt ra trong
công tác nhân sự tại công ty, thể hiện ở một số điểm sau
- Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thép DongBang
Biểu đồ 2.2. Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự tại TNHH Thép DongBang.
Nhìn chung, có tới 80% số nhân viên được hỏi không hài lòng với HTTT quản
lý nhân sự hiện tại. HTTT hiện tại đã tỏ ra không hiệu quả và không quản lý và đáp
ứng được các nghiệp vụ nhân sự diễn ra trong công ty.
- Mức độ hài lòng về chức năng quản lý hồ sơ nhân viên.
17
Biểu đồ 2.3. Mức độ hài lòng về chức năng quản lý hồ sơ nhân viên.
Có tới 40% số nhân viên không hài lòng, 50% nhân viên khá hài lòng và chỉ có
10% số nhân viên hài lòng với chức năng quản lý hồ sơ nhân viên. Điều này chứng tỏ
hệ thống thông tin hiện tại của công ty chưa quản lý tốt, chưa quản lý được hết các
thông tin cần thiết về nhân viên. Việc tìm kiếm, thống kê, truy xuất các dữ liệu về hồ
sơ nhân viên còn gặp nhiều hạn chế.
- Mức độ hài lòng về chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật
Biểu đồ 2.4. Mức độ hài lòng về chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật.
Chức năng quản lý quá trình khen thưởng kỷ luật của công ty cũng chưa đáp
ứng được tốt yêu cầu của công ty. Có 30% ý kiến không hài lòng với chức năng quản
lý khen thưởng của hệ thống bên cạnh 30% ý kiến tỏ ra khá hài lòng và 40% ý kiến trả
lời hài lòng với chức năng này.
- Mức độ hài lòng về chức năng quản lý lương
Biểu đồ 2.5. Mức độ hài lòng về chức năng quản lý lương.
18
Chức năng quản lý lương của hệ thống không đáp ứng được 80% yêu cầu của
cán bộ, nhân viên công ty. Một phần là do đặc thù hoạt động của công ty khiến các
nhân viên thường phải đi công tác, làm việc ở bên ngoài nên gây khó khăn cho hệ
thống thông tin hiện tại trong việc chấm công, cập nhật bảng lương và tính lương
- Mức độ hài lòng về chức năng thống kê báo cáo
Biểu đồ 2.6. Mức độ hài lòng về chức năng thống kê báo cáo.
Các báo cáo của hệ thống chưa đầy đủ và hoàn chỉnh để đáp ứng tốt nhu cầu về
thông tin cho quá trình ra quyết định nhân sự của ban lãnh đạo. Hệ thống chưa tự động
in ra được các báo cáo khai thác thông tin đã nhập. Các ý liến cho rằng số báo cáo đáp
ứng tốt và tương đối tốt được yêu cầu đề ra là 20% và 30%, còn lại là không đáp ứng
được nhu cầu quản lý.
- Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới
Biểu đồ 2.7. Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới cho TNHH Thép
DongBang.
Từ các số liệu đánh giá mức độ hài lòng của cán bộ, nhân viên công ty, ta có thể
nhận thấy nhu cầu cấp thiết của việc xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới. 100% ý
kiến được hỏi cho rằng cần thiết phải xây dựng mới HTTT quản lý nhân sự, trong đó
70% ý kiến cho rằng đó là yêu cầu rất cấp thiết.
19
