Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây dựng tại Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành khóa luận với đề tài tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản
lý vật liệu xây dựng tại Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận
An” ngoài những nỗ lực của bản thân, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của rất
nhiều người.
Trước tiên em xin cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô Khoa Hệ thống
thông tin kinh tế cùng toàn thể thầy cô giáo trong Trường Đại học Thương mại đã tận
tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thời gian học tập tại
trường.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Hưng Long đã trực tiếp hướng dẫn, giúp
đỡ em trong thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp này.
Cuối cùng em xin cảm ơn đến Ban Giám đốc và các anh chị trong Công ty cổ phần
Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An đã tạo điều kiện cho em thực tập và
nhiệt tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập.
Em xin chân thành cảm ơn!
SV: THIỀU THỊ THU 1 LỚP: K45S2
Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2013
Sinh viên thực hiện
Thiều Thị Thu
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
MỤC LỤC
SV: THIỀU THỊ THU 2 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
ST
T
Tên Bảng biểu, Sơ dồ, hình vẽ
1
2
3

4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
Hình 2.1: Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Hình 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 3.4: Sơ đồ thực thể liên kết
Hình 3.5: Mô hình quan hệ
Hình 3.6: Giao diện đăng nhập
Hình 3.7: Giao diện chương trình
Hình 3.8: Giao diện quản lý danh mục

Hình 3.9: Giao diện tìm kiếm
Hình 3.10: Giao diện báo cáo
Hình 3.11:Module chương trình
Bảng 2.1: Doanh thu và lợi nhuận thuần của Công ty từ năm 2009 - 2011
Bảng 3.1: Bảng vật tư
Bảng 3.2: Bảng loại vật tư
Bảng 3.3: Bảng khách hàng
Bảng 3.4: Bảng nhà cung cấp
Bảng 3.5: Bảng phiếu xuất
Bảng 3.6: Bảng phiếu nhập
Bảng 3.7: Bảng nhân viên
Bảng 3.8: Bảng chi tiết phiếu xuất
Bảng 3.9: Bảng chi tiết phiếu nhập
SV: THIỀU THỊ THU 3 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Giải nghĩa
CSDL Cơ sở dữ liệu
CNTT Công nghệ thông tin
DN Doanh nghiệp
CBNV Cán bộ nhân viên
HTTT Hệ thống thông tin
NCC Nhà cung cấp
NVL Nguyên vật liệu
SV: THIỀU THỊ THU 4 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời kì hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa hiện đại hóa thì vấn
đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế nước ta
hiện nay. Đặc biệt với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin đã giúp con người

xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế. Giúp con người quản lý được
các dữ liệu, thông tin, quản lý hàng hóa, quản lý nhân sự một cách dễ dàng, chính
xác và tiêu tốn ít thời gian. Việt Nam đã coi Công nghệ thông tin là mục tiêu, là động
lực của sự phát triển Kinh tế - Xã hội. Hiện nay đại đa số các Công ty đã đưa tin học
hóa vào một số công việc như: quản lý số liệu, quản lý hàng hóa, quản lý sản xuất,
quản lý bán hàng, quản lý nhân sự làm cho lợi ích của Công ty ngày càng được nâng
cao.
Với việc áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại vào lĩnh vực tin học
chúng ta đã dần thay thế các phương pháp thủ công còn nhiều bất cập như: tốc độ xử
lý chậm, không đồng bộ và lưu trữ khó khăn bằng các chương trình quản lý trên máy
tính nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực, tăng độ chính xác và bảo mật cao.
Xuất phát từ hiện trạng quản lý vật liệu tại Công ty và từ những lý do trên, em xin
chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây dựng tại Công
ty cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An”.
SV: THIỀU THỊ THU 5 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
1.1.1. Tầm quan trọng của vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp sản xuất là tế bào của nền kinh tế, là
đơn vị tiến hành các hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm. Cũng như bất kỳ doanh
nghiệp nào khác, doanh nghiệp xây dựng trong quá trình sản xuất kinh doanh đều phải
tính toán các chi phí bỏ ra và lợi nhuận thu được. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường
hiện nay cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, muốn tồn tại và phát
triển doanh nghiệp phải có những ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác
quản lý của mình. Trong đó quản lý vật liệu xây dựng là một công việc cần thiết và tất
yếu đối với các doanh nghiệp xây dựng. Nó giúp các doanh nghiệp nâng cao chất
lượng quản lý và hiệu quả hoạt động của mình, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh và phát
triển.
Thực tế hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp quản lý hang hóa, vật liệu xây dựng

bằng phương pháp thủ công và bán thủ công. Tại Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng
và Thương mại Thuận An dù đã có những ứng dụng khoa học công nghệ tuy nhiên chỉ
mang tính chất cục bộ và chưa chuyên sâu, việc quản lý vật liệu xây dựng tại công ty
mới chỉ được xây dựng và quản lý trên Excel gây khó khăn trong việc lưu trữ, xử lý
thông tin, làm ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Thấy được tầm quan trọng đó, tôi xin lựa chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống
thông tin quản lý vật liệu xây dựng tại Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng và
Thương mại Thuận An”.
1.1.2. Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Hệ thống thông tin quản lý có ý nghĩa quan trọng cho sự thành công của doanh
nghiệp. Một doanh nghiệp có hệ thống thông tin quản lý hiệu quả sẽ giúp cho doanh
nghiệp có thể giảm thiểu chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, nắm bắt được thời cơ và
khắc phục khó khăn để đạt được những mục tiêu đề ra. Ngoài ra, do sức ép trong hợp
tác, hệ thống thông tin quản lý là một trong những yếu tố mà đối tác đánh giá năng lực
của doanh nghiệp. Do đó phải phát triển hệ thống thông tin quản lý trong doanh
nghiệp.
SV: THIỀU THỊ THU 6 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, các ứng dụng công nghệ thông
tin dần đi sâu vào trong mọi hoạt động kinh doanh, quản lý của chúng ta. Hầu hết các
công ty đều có ứng dụng công nghệ thông tin vào trong sản xuất kinh doanh của mình.
Việc ứng dụng trong công tác quản lý hàng hóa được rất nhiều công ty chú trọng. Ở
các công ty xây dựng quản lý vật liệu xây dựng cũng đang được quan tâm nhiều hơn.
Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành DN sẽ trở nên thuận
lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn. Nhân viên quản lý vật liệu sẽ không mất nhiều thời
gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất, hàng tồn kho. Các kế toán viên hạch toán thu
chi nhanh chóng,chính xác và hiệu quả hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản
lý. Nhận thấy tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý hàng hóa, vật liệu xây
dựng đã có nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề này.

Đề tài nghiên cứu “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Nhà
máy Thuỷ điện Hoà Bình” (Chuyên đề thực tập tốt nghiệp chuyên ngành Tin học Kinh
tế, Nguyễn Thị Thuý Hồng – Lớp Tin học Kinh tế C, Khóa 44). Đề tài này đã đưa ra
một số lý luận về thông tin, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý , lý thuyết
về Microsoft visual Foxpro. Sau đó phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư
bằng chương trình Microsoft visual Foxpro. Đề tài này đã đáp ứng được một số yêu
cầu quản lý vật tư của công ty như quản lý nhập, xuất, thanh toán… trên môi trường
làm việc Foxpro.
Đề tài nghiên cứu: “Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý và kinh
doanh vật liệu xây dựng tại Công ty Cổ phần Minh Thịnh Hưng Yên” (Luận văn tốt
nghiệp – Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân). Đề tài này nêu ra một số lý thuyết về
phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm. Sau đó đi vào thiết kế phần mềm bao gồm
thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế tệp cơ sở dữ liệu, thiết kế giải thuật. Sử dụng bộ công cụ
phát triển phần mềm Visual Basic và bộ công cụ tạo báo cáo CRYSTAL REPORTS để
thực hiện. Nhìn chung, đề tài đã đáp ứng được một số yêu cầu cơ bản trong công tác
cập nhật, xử lý, tìm kiếm dữ liệu, các báo cáo chi tiết, tổng hợp, nhâp-xuất-tồn. Giao
diện thân thiện, dễ dàng cho người sử dụng.
1.3. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
SV: THIỀU THỊ THU 7 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
- Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin
quản lý, hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây dựng và phân tích, thiết kế hệ
thống, các công cụ, phương pháp sử dụng để phân tích, thiết kế hệ thống thông
tin.
- Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý vật liệu xây dựng tại Công ty cổ phần
Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An.
- Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây dựng tại Công ty cổ
phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An.
- Định hướng, giải pháp đối với công tác quản lý vật liệu xây dựng tại Công ty
cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An.

1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1. Đối tương nghiên cứu
Đối tượng mà đề tài tập trung nghiên cứu là vật liệu xây dựng trong Công ty cổ
phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An.
1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây dựng tại
Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An.
1.5. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn.
- Phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp.
1.6. Kết cấu khóa luận
Ngoài Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục từ
viết tắt, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận gồm ba phần:
Phần 1: Tổng quan về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây
dựng
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây
dựng tạị Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An.
Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây dựng tại Công
ty cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An.
SV: THIỀU THỊ THU 8 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ VẬT LIỆU XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN
XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THUẬN AN
2.1. Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý
2.1.1. Một số khái niệm cơ bản
Theo Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Nhà xuất

bản ĐHQG, năm 2006:
 Hệ thống
Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ, ràng buộc lẫn nhau và
cùng hoạt động để đạt mục đích chung.
 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp:
Là một hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các thông tin để hỗ trợ việc
ra quyết định, phối hợp và kiểm soát trong doanh nghiệp.
Mọi quyết định và hành động của doanh nghiệp đều dựa trên cơ sở tiếp nhận
các thông tin.
 Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System- MIS):
Là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các
hoạt động trong nội bộ DN và các thông tin thu thau thập từ môi trường bên ngoài
DN để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn cho các nhà quản lý các cấp.
Các hệ thống con của HTTT quản lý:
• HTTT thị trường: Cung cấp các thông tin liên quan thị trường tiêu thụ
- Thông tin tiêu thụ sản phẩm
- Thông tin khách hàng
- Thông tin dự báo giá cả
- Thông tin sản phẩm cạnh tranh…
• HTTT sản xuất: Cung cấp các thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính
- Thông tin hàng tồn kho
- Thông tin chi phí sản xuất
- Thông tin vệ kỹ thuật công nghệ sản xuất, vật tư thay thế, …
• HTTT tài chính: Cung cấp các thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính
- Thông tin tình hình thanh toán
- Thông tin tỷ lệ lãi vay
- Thông tin cho vay
- Thông tin thị trường chứng khoán…
SV: THIỀU THỊ THU 9 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

• HTTT kế toán: Cung cấp các thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các
thông tin liên quan phân tích lập kế hoạch.
• HTTT nhân lực: Cung cấp các thông tin về nguồn nhân lực và cách sử
dụng nguồn nhân lực.
- Thông tin thị trường nguồn nhân lực
- Thông tin xu hướng sử dụng nguồn nhân lực
- Thông tin về lương, thanh toán lương, …
Các hệ thống trên đều lấy thông tin từ hai nguồn: HTTT kế toán và từ môi trường
bên ngoài DN. Trong đó HTTT kế toán rất quan trọng trong việc cung cấp các
thông tin cho các cấp độ ra quyết định.
 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các
thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các
thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan
đến nhân sự tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác nhân sự thì dữ liệu của hệ thống thông tin quản
lí nhân sự tại cơ quan sẽ được lưu trữ và bảo quản trên các phương tiện nhớ của máy tính
điện tử, các chương trình quản lí nhân sự cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông
tin về nhân sự một cách nhanh chóng, thuận lợi.
2.1.2. Lý thuyết về phân tích, thiết kế hệ thống
 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic.
Áp dụng phương thức biến đổi:
- Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũ sang
mô tả logic của hệ thống cũ.
- Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũ sang
mô tả logic của hệ thống mới
Bằng cách trả lời:
- Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc như thế nào, làm gì?

- Ở mức logic: Mô tả hệ thống mới làm gì, làm việc như thế nào?
SV: THIỀU THỊ THU 10 LỚP: K45S2
Mô tả hệ thống mới làm
việc như thế nào?
Mô tả hệ thống cũ làm
việc như thế nào?
Mức vật lý
Thiết kế
hệ thống
Phân tích
hệ thống
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

Hình 2.1. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
(Nguồn: Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, NXB
Thống kê, Hà Nội)
 Phân tích hệ thống
Khái niệm: Là quá trình xem xét, nhìn nhận, đánh giá hệ thống thông tin hiện hành
và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệ thống.
Nguyên nhân:
- Khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện hành
- Thoả mãn yêu cầu mới về thông tin
- Bắt kịp với tiến bộ về Công nghệ thông tin
Mục đích:
- Giúp việc thu thập thông tin
- Đánh giá về hệ thống hiện tại
- Tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng
- Xác định chi tiết các khó khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại
Nhiệm vụ:
- Xử lí và cung cấp thông tin hữu ích và phù hợp cho người sử dụng tuỳ thuộc

vào từng người dùng, từng cấp quản lí trong doanh nghiệp.
- Khảo sát tính khả thi của hệ thống mới.
• Phân tích chức năng (BFD)
Khái niệm: BFD là mô hình phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống. Mỗi
một chức năng có thể gồm nhiều chức năng con được tổ chức theo dạng cấu trúc hình
cây.
Phân cấp của BFD:
- Hệ thống thông tin là thực thể khá phức tạp, bao gồm nhiều thành phần, nhiều
chức năng, nhiều cấp hệ khác nhau. Người ta phải phân cấp sơ đồ chức năng
của HTTT theo cấu trúc hình cây.
- Việc phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh cho phép phân tích viên hệ thống có
thể đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết. Như vậy, chuyên viên
SV: THIỀU THỊ THU 11 LỚP: K45S2
Mức logic
Mô tả hệ thống cũ
làm gì?
Mô tả hệ thống mới
làm gì?
Phân tích hệ thống
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
phân tích hệ thống mới có thể tiến hành theo một trình tự khoa học, phân công
mỗi một nhóm phụ trách một nhánh nào đó, giúp cho việc phân công công việc
được rõ ràng, không trùng lặp, không nhầm lẫn.
Quy tắc xây dựng BFD:
Sơ đồ phân cấp chức năng bao gồm nhiều chức năng. Mỗi chức năng đầy đủ bao
gồm các thành phần sau:
- Tên chức năng.
- Đầu vào/ra của chức năng.
- Mô tả chức năng.
Quy tắc:

- Tổ chức theo cấu trúc hình cây có thứ bậc các chức năng.
- Phân biệt chức năng có mức thấp nhất là mức về cơ bản không phân tích được
nữa hay nó chỉ một nhóm nhiệm vụ nhỏ.
- Sơ đồ có thể trình bày trên nhiều trang. Trang 1, trang 2,… trong đó trang 1 thể
hiện sơ đồ ở mức cao nhất, sau đó ứng mỗi chức nang lại thể hiện tiếp ở các
trang tiếp theo cho tới chức năng thấp nhất.
- Cần đánh số thứ tự cho các chức năng : Các chức năng cấp 1 đánh số 1, 2, 3,
sau đó các chức năng con của các chức năng cấp 2 đánh số là :
+ Các chức năng con của chức năng 1 được đánh số là: 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, …
+ Các chức năng con của chức năng 2 được đánh số là: 2.1, 2.2, 2.3, …
• Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)
Sơ đồ dòng dữ liệu là bước tiếp theo trong quá trình phân tích, được xây dựng sau
khi vẽ sơ đồ phân cấp chức năng. Nó xem xét chi tiết hơn về các thông tin cần cho
việc thực hiện các chức năng đã được nêu và những thông tin cần cung cấp để hoàn
thiện các chức năng.
Sơ đồ dòng dữ liệu đưa ra một phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng
của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng.
Định nghĩa DFD: DFD là sự biểu diễn bằng các khối hình học được liên hệ với
nhau bởi các mũi tên (các khối hình học, mũi tên gọi chung là các ký pháp) nhằm thể
hiện một quá trình XLTT với các yêu cầu sau:
- Nhằm trả lời câu hỏi «Làm gì? », bỏ qua câu hỏi «Làm như thế nào? »
- Chỉ rõ các chức năng cần phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả.
- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng.
SV: THIỀU THỊ THU 12 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
- Các khối hình học thể hiện cho: các chức năng (quá trình), kho dữ liệu, tác nhân
ngoài, tác nhân trong.
- Các mũi tên thể hiện cho dòng (luồng) dữ liệu.
Các ký pháp của sơ đồ DFD:
- Chức năng (hay quá trình)

Khái niệm: Chức năng là một quá trình biến đổi, thay đổi dữ liệu (thay đổi giá trị,
thay đổi cấu trúc, tạo ra dữ liệu mới, …)
Biểu diễn: Chức năng được biểu diễn bởi một hình tròn bên trong có tên chức
năng. Tên chức năng là một động từ (có thể kèm theo bổ ngữ), cho hiểu vắn tắt « Chức
năng làm gì? », và tên chức năng phải duy nhất
- Dòng dữ liệu (Luồng dữ liệu)
Khái niệm: Dòng dữ liệu là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi
chức năng nào đó
Biểu diễn: Được biểu diễn bằng một đường kẻ có mũi tên ít nhất ở một đầu. Bên
cạnh mũi tên chỉ dòng dữ liệu có ghi tên dòng dữ liệu. Tên dòng dữ liệu là một danh từ
(có thể kèm tính từ)
- Kho dữ liệu
Khái niệm: Kho dữ liệu dùng để biểu diễn cho thông tin cần phải lưu trữ trong một
khoảng thời gian để một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào.
Biểu diễn: được biểu diễn bằng cặp đoạn thẳng song song, bên trong có tên kho (là
danh từ) hoặc là danh sách các thuộc tính. Thuộc tính là các yếu tố của đối tượng cần
quản lý. Ví dụ: quản lý đối tượng sinh viên người ta có thể quản lý các yếu tố (thuộc
tính) như họ và tên, mã sinh viên, ngày sinh, giới tính, quê quán, mã lớp, …
- Tác nhân ngoài
Khái niệm: Tác nhân ngoài là một người, một nhóm hoặc một tổ chức ở bên ngoài
lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống.
Tác nhân ngoài là nguồn cung cấp thông tin, dữ liệu cho hệ thống và là nơi nhận các
sản phẩm của hệ thống.
Biểu diễn: Được biểu diễn bằng hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài.
Tên tác nhân ngoài là một danh từ
- Tác nhân trong
SV: THIỀU THỊ THU 13 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
Khái niệm: Tác nhân trong là một chức năng (hoặc một qúa trình) bên trong hệ
thống, được miêu tả ở trang khác của mô hình.

Biểu diễn: hình chữ nhật khuyết 1 cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong. Tên tác
nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ)
Chú ý chung khi vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
- Không có trao đổi trực tiếp giữa 2 kho dữ liệu
- Không có trao đổi trực tiếp giữa 2 tác nhân ngoài
- Không có trao đổi trực tiếp giữa tác nhân ngoài và kho dữ liệu
- Tên dòng dữ liệu vào/ra phải khác nhau
- Tác nhân ngoài và kho dữ liệu có thể vẽ ở nhiều nơi trong sơ đồ nhưng chỉ hiểu
là một
Phân rã sơ đồ dòng dữ liệu:
Lý do: Sơ đồ dòng dữ liệu đầy đủ cho một hệ thống thông thường rất phức tạp,
không thể xếp gọn trong một trang sơ đồ được. Cho nên ta phải dùng tới kỹ thuật phân
rã theo thứ bậc để chẻ sơ đồ ra theo một số mức theo cấu trúc hình cây. Bởi vậy, ta có
thể chia sơ đồ dòng dữ liệu thành các mức: Tổng quát, Cấp 1, Cấp 2, Trong đó mức
tổng quát được phân rã thành mức cấp 1, mức cấp 1 được phân rã thành mức cấp 2,
Các mức sơ đồ dòng dữ liệu:
- Mức tổng quát (mức khung cảnh, mức 0)
Biểu diễn: bao gồm chỉ 1 hình tròn thể hiện chức năng chính cho toàn bộ hệ thống
đang nghiên cứu. Xung quanh vòng tròn này có các tác nhân bên ngoài được nối với
vòng tròn chức năng bởi các dòng dữ liệu
- Mức 1 (mức đỉnh)
Quy tắc:
+ Chỉ có 1 sơ đồ mức 1
+ Các chức năng: được lấy từ các chức năng cấp 1 trong sơ đồ phân cấp chức năng.
+ Bảo toàn các dòng dữ liệu, tác nhân ngoài.
+ Có thể bổ sung dòng dữ liệu, kho dữ liệu nhưng tuyệt đối không thêm tác nhân
ngoài.
- Mức 2 (mức dưới đỉnh)
Quy tắc:
+ Số sơ đồ mức 2 bằng số các chức năng cấp 1 trong sơ đồ phân cấp chức năng

+ Vẽ cho 1 sơ đồ mức 2:
SV: THIỀU THỊ THU 14 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
Các chức năng: Được lấy từ các chức năng cấp 2 thuộc vào chức năng cấp 1 (đang
xét) trong sơ đồ phân cấp chức năng
Có thể bổ sung dòng dữ liệu, kho dữ liệu nhưng tuyệt đối không thêm tác nhân
ngoài
- Đối với các sơ đồ mức 2 còn lại: tương tự trên
• Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu
- Mã hóa thông tin (đối tượng)
Khái niệm: Một thông tin (đối tượng) được biểu diễn tương ứng thông thường với
một dãy các ký hiệu và thỏa mãn với 2 đối tượng khác nhau có 2 dãy ký hiệu khác
nhau. Việc biểu diễn như vậy được gọi là mã hóa đối tượng. Dãy ký hiệu tương ứng là
mã của đối tượng. Biểu diễn ngược lại của mã hóa gọi là giải mã đối tượng.
Mục tiêu của mã hóa thông tin:
+ Mã hóa giúp cho việc tìm kiếm, xử lý thông tin dễ dàng nhanh chóng và chính
xác.
+ Mã hóa giúp cho việc tiết kiệm không gian lưu trữ thông tin, dữ liệu.
+ Mã hóa giúp cho việc bảo mật thông tin, dữ liệu.
Các phương pháp mã hóa của thông tin: có rất nhiều phương pháp mã hóa. Sau đây
là một số phương pháp mã hóa thông dụng nhất:
+ Mã số: Dùng dãy số liên tiếp để mã hoá đối tượng theo một thứ tự nào đó.
+ Mã số theo khoảng cách: Mỗi một đối tượng trong một nhóm được mã một con
số nằm trong khoảng nào đó.
+ Mã chữ và số: Trong đó phần chữ thường là viết tắt gợi nhớ một nhóm đối tượng
nào đó, phần số là trình tự của đối tượng trong nhóm đó.
- Mô hình Thực thể /Liên kết (TT/LK)
Giới thiệu: Mục đích cho ta một khuôn dạng giúp trong quá trình nhận thức và biểu
diễn các dữ liệu sử dụng, đồng thời cho ta biết cấu trúc cụ thể của dữ liệu.
Được sử dụng:

+ Trong phân tích dữ liệu của hệ thống cũ
+ Thiết kế dữ liệu hệ thống mới
+ Làm tư liệu trao đổi
Yêu cầu của bước phân tích dữ liệu là:
+ Không bỏ sót thông tin (thông tin phải đầy đủ)
+ Không dư thừa thông tin (không trùng lặp)
SV: THIỀU THỊ THU 15 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
Một mô hình TT/LK được tạo thành từ ba yếu tố: Thực thể, thuộc tính và liên kết.
Thực thể và kiểu thực thể:
Thực thể: Là đối tượng cần quản lý.
Ví dụ: Sinh viên của một lớp, loại hàng hoá của một cửa hàng, ngành nghề,
Tiêu chuẩn xác định thực thể là có ích cho quản lý và phân biệt giữa các thực thể
với nhau.
Ví dụ trong quản lý sắt xây dựng người ta chỉ có thể quản lý loại sắt như sắt phi 8,
phi 10,
Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể cùng loại theo sự phân loại với một tiêu chí
nào đấy.
Ví dụ: Một sinh viên là một thực thể, tập hợp các sinh viên của một hệ thống nào
đấy là một thực thể.
Biểu diễn một kiểu thực thể:
Ví dụ:
Thuộc tính: Được hiểu là yếu tố của đối tượng cần quản lý. Ví dụ các yếu tố cần
quản lý của một sinh viên: Mã sinh viên, họ tên, năm sinh, ….
Liên kết: Một liên kết là sự ghép nối giữa 2 hay nhiều thực thể phản ánh 1 thực thể
quản lý.
Cách biểu diễn liên kết:
Kiểu liên kết là tập hợp các liên kết cùng loại.
Phân loại liên kết:
+ Liên kết 1-1 (liên kết một- một): hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một

thực thể kiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại.
+ Liên kết 1-n (liên kết một- nhiều): hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n nếu
một thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu B chỉ
tương ứng với một thực thể kiểu A.
+ Liên kết m-n (liên kết nhiều- nhiều): hai thực thể A và B có mối liên kết m-n nếu
một thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại.
Biểu diễn đồ họa của một thực thể: Để mô tả chính xác một thực thể ta phải mô tả
thực thể kèm theo các thuộc tính của thực thể đó. Mô tả có dạng như sau:
SV: THIỀU THỊ THU 16 LỚP: K45S2
Tên kiểu thực thể
Sinh viên
Danh sách
thuộc tính
Tên thực thể
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
Chú ý: Trong số các thuộc tính có thuộc tính (hoặc nhiều thuộc tính) đặc biệt gọi
là khoá. Khoá là thuộc tính được dùng để phân biệt giữa đối tượng này với đối tượng
khác. Đối với một thực thể có thể có nhiều khoá.
- Mô hình thông tin ma trận
Cùng với sơ đồ chức năng, sơ đồ dòng dữ liệu DFD, người ta còn sử dụng mô hình
thông tin ma trận để mô hình hoá hệ thống thông tin. Như đã nói ở trên, nhược điểm
của các mô hình DFD là thiếu các chỉ tiêu lượng hoá thông tin được lưu chuyển giữa
các bộ phận trong hệ thống. Để bổ sung cho DFD, ta có thể dùng mô hình thông tin ma
trận. Mô hình thông tin ma trận là một hình vuông, dọc theo hàng người ta ghi tên các
bộ phận nhận/gửi thông tin, còn dọc theo cột là các bộ phận gửi/nhận thông tin. Nơi
giao cắt nhau của dòng và cột người ta ghi số lượng thông tin nhận hoặc gửi (tính theo
một đơn vị quy ước nào đó ). Dưới dạng toán học, mô hình thông tin ma trận là một
ma trận vuông A=(Aij). Chỉ số i chỉ bộ phận nhận thông tin, còn chỉ số j chỉ bộ phận
gửi thông tin.
Ví dụ: A(2,3)=30, tức là bộ phận thứ hai đã nhận của bộ phận thứ ba tất cả 30 tài

liệu, hay nói cách khác là bộ phận thứ ba đã gửi cho bộ phận thứ hai tất cả 30 tài liệu.
- Mô hình lôgic và mô hình vật lý
Khi sử dụng sơ đồ DFD để mô hình hoá hệ thống thông tin, trong quá trình phát
triển của hệ thống, chúng ta cần phải tạo ra các DFD phù hợp với mỗi giai đoạn trong
vòng đời phát triển của hệ thống theo trình tự:
Bước 1: Trước hết, chúng ta cần phải mô hình hoá hệ thống đã có như nó đã tồn
tại: ghi lại các tên của tài liệu hiện tại và các tệp sử dụng trong hệ thống quản lý. Đặc
biệt, cần ghi rõ các lỗi và nhược điểm của hệ thống hiện tại để giúp cho việc phân tích
hệ thống về sau.
Bước 2: Phân tích một cách chi tiết mô hình đầu tiên này. Người ta sẽ loại bỏ đi
mọi ràng buộc về mặt vật lý. Các ràng buộc này bao gồm:
+ Người thực hiện nhiệm vụ.
+ Vị trí nhiệm vụ được tiến hành.
+ Thời gian mà nhiệm vụ được thực hiện.
SV: THIỀU THỊ THU 17 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
Mô hình vừa được tạo ra, tức là không còn các ràng buộc vật lý nữa sẽ được mô
hình hoá, tạo ra một DFD lôgic. Mô hình DFD lôgic biểu thị cho các yêu cầu công
việc nội tại trong hệ thống hiện tại.
Bước 3: Mô hình DFD cuối cùng là mô hình DFD vật lý. DFD vật lý mô tả một
cách cụ thể cách thức mà hệ thống thông tin mới sẽ hoạt động.
Hai khái niệm quá trình và chức năng gắn với DFD vật lý và DFD lôgic. Quá trình
là một cái gì đó có thể được xác định và tiến hành dưới dạng vật lý. Chức năng là một
mục tiêu, một lý do, một yêu cầu và có thể được cài đặt bằng mọi cách. Vậy, mỗi khi
vòng tròn DFD vật lý được coi như biểu diễn cho một quá trình thì vòng tròn trong
DFD lôgic sẽ biểu thị cho một chức năng. Trong thực tế, không có sự khác biệt trong
việc đặt tên chức năng và quá trình, nhưng cần phải luôn nhớ phân biệt khi chuẩn bị
cho các DFD.
Sự khác biệt giữa sơ đồ vật lý và logic là cả hai đều mô tả cho cùng một tình
huống, nhưng mỗi khi sơ đồ vật lý biểu thị cho các tài liệu có liên quan thì sơ đồ lôgic

lại chỉ ra yêu cầu thông tin. Điều này đặc biệt đáng chú ý khi mô hình vật lý minh hoạ
cho cách gửi nhiều bản sao của một hoá đơn tới nhiều nơi thì mô hình logic lại chỉ ra
việc này như thông tin trong kho logic, truy nhập được đối với mọi chức năng cần đến
nó. Sự khác biệt giữa sơ đồ logic và vật lý chính là sự khác biệt giữa thông tin và tài
liệu mang nó dưới dạng vật lý. Cần phải lưu ý rằng không có sự phân chia rõ rệt giữa
cái gọi là vật lý và cái gọi là logic. Một DFD có thể là vật lý biểu thị cho điều thực tế
xảy ra hoặc dự định xảy ra hoặc logic biểu thị cho chức năng cần tiến hành nhưng
chưa nói đến cách thực hiện.
 Thiết kế hệ thống
Khái niệm:

- Đưa ra mô hình cụ thể cho hệ thống theo phương án được chấp thuận ở giai đoạn
phân tích.
- Xác định nội dung và hình thức của các thành phần; quy trình xử lý của hệ thống;
các yêu cầu về con người, về trang thiết bị.
Thiết kế sơ bộ: Trình bày ý tưởng logic, tức là các thành phần cần có nội dung gì? xử
lý thế nào? …
Thiết kế chi tiết: Đưa ra mô hình cụ thể cho từng ý tưởng
Tóm lại: Trả lời câu hỏi chính “Hệ thống làm việc như thế nào?”
Ý nghĩa của thiết kế hệ thống:

SV: THIỀU THỊ THU 18 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
- Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấp
nhận hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt
và vận hành.
- Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,
nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ.
• Thiết kế cơ sở dữ liệu:
- Khái niệm: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc các dữ liệu, được lưu trữ trên

thiết bị nhớ, có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng.
Có thể hiểu: CSDL là tập hợp các tệp dữ liệu phục vụ cho mục đích nào đó (quản lý
nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý nhà cùng cấp, quản lý hàng hóa, …)
- Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:
+ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp.
+ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu.
+ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễn
mối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu.
+ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu.
- Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:
Bước 1: Xác định các thuộc tính
+ Đánh dấu các thuộc tính lặp.
+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính toán ra hoặc suy ra từ
những thuộc tính khác.
+ Gạch chân các thuộc tính khoá.
+ Còn lại là các thuộc tính cơ sở.
Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra
Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn
- Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu các
giá trị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử. Trong mỗi danh sách không
được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các
thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con và gắn thêm cho danh sách con một
tên.
- Dạng chuẩn 2 (2NF – Second Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếu
quan hệ đó ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không phải khóa phụ thuộc hàm
đầy đủ vào khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ
SV: THIỀU THỊ THU 19 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
thuộc hàm vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận
khóa đó làm khóa cho danh sách mới.

- Dạng chuẩn 3 (3NF – Third Normal Form): Trong một quan hệ không được phép
có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào
thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có
quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khóa và tên cho mỗi
danh sách mới.
- Dạng chuẩn BCNF (Boyce Codd Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn
BCNF khi tất cả các phụ thuộc hàm X
→
A trong R đều phải có X là khóa trong R.
Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.
Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu (các bảng cơ sở dữ liệu)
• Thiết kế phần mềm:
- Khái niệm: Thiết kế phần mềm (Software design) là một quá trình giải quyết
vấn đề và lập kế hoạch cho một giải pháp phần mềm. Sau khi các mục đích và
đặc điểm kĩ thuật của phần mềm được quyết định, lập trình viên sẽ thiết kế hoặc
thuê người thiết kế để phát triển một kế hoạch cho giải pháp phần mềm. Nó bao
gồm các thành phần cấp thấp, các vấn đề thuật toán cũng như một khung nhìn
kiến trúc.
- Trang bị phần mềm:
+ Phần mềm chọn gói của các DN phần mềm cung cấp
+ Phần mềm kèm máy tính
+ Phần mềm viết do nhóm lập trình
+ Bởi nguồn nhân lực tại chỗ
- Tiêu chuẩn lựa chọn đánh giá phần mềm:
+ Đáp ứng yêu cầu của người dùng
+ Tốc độ và thời gian sử lý nhanh
+ Thân thiện với người dùng
+ Đáp ứng các yêu cầu kiểm soát
+ Đáp ứng khả năng cập nhật khi thay đổi
+ Đáp ứng khả năng cho phép người dùng có thể định nghĩa lại (ví dụ như thiết kế lại

mẫu biểu, các báo cáo, …)
+ Phù hợp, tương thích phần cứng
+ Các hỗ trợ từ nhà cung cấp như bảo trì, nâng cấp, huấn luyện, hội nghị khách hàng
SV: THIỀU THỊ THU 20 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
+ Giá cả hợp lý…
• Thiết kế giao diện
- Khái niệm: Giao diện là nơi tiếp giáp, thể hiện các giao tiếp giữa con người và máy
tính. Ví dụ: dễ thấy nhất là tất cả những gi thể hiện trên màn hình máy tính.
- Các yêu cầu của thiết kế giao diện là:
+ Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm
+ Dễ học: các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắm bắt
dễ dàng nhanh chóng.
+ Tốc độ thao tác: giao diện không đòi hỏi các thao tác phức tạp hai dài dòng, hỗ trợ
phím tắt, phím nóng.
+ Dễ phát triển: giao diện được xây dựng dễ dàng, sẵn sang đáp ứng yêu cầu thay đổi
của người sử dụng.
- Các kiểu thiết kế giao diện:
+ Thiết kế đối thoại: Thiết kế giao diện kiểu đối thoại, trên màn hình sẽ xuất hiện
các câu hỏi hoặc các dấu nhắc để người dùng sử dụng điền vào. Thiết kế đối thoại tạo điều
kiện dễ dàng cho người sử dụng vì trên màn hình có các hướng dẫn cụ thể. Kiểu thiết kế
này rất phù hợp với các hệ thống hội thoại đơn giản, dễ dàng thích hợp với những người
mới làm quen với tin học. Quá trình kiểm soát cũng được thực hiện chặt chẽ.
+ Kiểu thiết kế thực đơn: Thiết kế giao diện kiểu thực đơn là trên màn hình sẽ xuất
hiện một danh sách các chức năng của hệ thống để người sử dụng tùy chọn. Mỗi thực đơn
được giới hạn bởi các số tùy chọn được thể hiện trên màn hình. Để tạo điều thuận lợi cho
nguời sử dụng, người ta thường thiết kế thực đơn theo cấu trúc phân cấp. Tức là thực đơn
ban đầu có các mục để người sử dụng truy cập. Sau khi lựa chọn một mục nào đó thì lập
túc xuất hiện thực đơn thứ cấp đồ dọc xuống bao gồm các chức năng của mục này. Thực
đơn là công cụ rất hay được sử dụng như một cơ chế để truy nhập vào hệ thống.

+ Kiểu thiết kế các biểu tượng: Kiểu thiết kế này tương tự như kiểu thiết kế thực
đơn, trong đó các chức năng của hệ thống được biểu diễn bằng các biểu tượng tương tự
như các biểu tượng trên thanh công cụ của hệ thống soạn thảo văn bản Word. Để chọn
một chức năng nào đó, người sử dụng nháy chuột vào biểu tượng của chức năng đó.
+ Kiểu thiết kế điền mẫu: Đới với kiểu thiết kế này, hình dạn của biểu mẫ được đưa
lên màn hình. Con trỏ chuột là công cụ để di chuyển giữa các thành phần của biểu mẫu.
người sử dụng dùng bàn phím để điền vào biểu mẫu theo các thông báo hướng dẫn sử
dụng.
SV: THIỀU THỊ THU 21 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
2.2. Thực trạng về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây
dựng tại Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An
2.2.1. Giới thiệu về công ty
 Thông tin chung về doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận
An
Tên giao dịch: Thuan An Trading And Development Construction Joint Stock
Company
Mã số thuế: 0101520598
Địa chỉ: 141, Tổ 20 Đường Trường Chinh, P. Phương Liệt, Q. Thanh Xuân,
Thành phố Hà Nội
Điện thoại: 04.8688480
Fax: 84.4.8688482
Ngày đăng ký kinh doanh: 4/8/2004
Loại hình doanh nghiệp: công ty cổ phần
Các lĩnh vực đăng ký kinh doanh:
• Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, san lấp
mặt bằng
• Mua bán máy móc, công cụ, vật tư thiết bị công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng,
giao thông

• Mua bán thiết bị điện công nghiệp, nông nghiệp, dân dụng
• Mua bán vật tư, thiết bị chuyên ngành cấp thoát nước và môi trường
• Sản xuất, buôn bán vật liệu xây dựng, văn phòng phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ
• Sản xuất, buôn bán đồ điện, điện tử, điện lạnh, viễn thông
• Kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế, du lịch sinh thái
• Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vui chơi giải trí
• Trang trí nội ngoại thất
• Mua bán thiết bị chiếu sáng
• Vận chuyển hành khách và vận tải hàng hoá
• Thuê máy móc, thiết bị và công cụ phục vụ nông nghiệp, công nghiệp và xây
dựng
• Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá
• Sản xuất thiết bị, máy móc xây dựng (bao gồm cả thiết bị, máy móc nâng hạ)
 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp
Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An được thành lập
năm 2004, với gần 9 năm phấn đấu và xây dựng Công ty đã có nhiều thành công trong
lĩnh vực kinh doanh. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty là xây dựng các công
trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, san lấp mặt bằng, mua bán máy
SV: THIỀU THỊ THU 22 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
móc, công cụ, vật tư thiết bị công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng, giao thông, sản
xuất, buôn bán vật liệu xây dựng đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng Công ty có gần 9
năm kinh nghiệm chuyên về xây dựng các công trình cầu đường và đã đạt được nhiều
thành tựu. Sự ổn định và phát triển của công ty được khởi nguồn từ những chính sách
và những bước đi có định hướng, không ngừng đầu tư và phát triển khoa học công
nghệ đi đôi với phát triển các nguồn nhân lực, kết hợp hài hòa các lợi ích. Đa dạng hóa
nghành nghề, nâng cao chất lượng sản phẩm đến mức tối đa, coi trọng lợi ích của
khách hàng và đối tác, tất cả những điều đó được Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng
và Thương mại Thuận An đặt làm tiêu chí hàng đầu trong định hướng kinh doanh của
Công ty. Công ty không ngừng thực hiện các biện pháp để tăng cường tiềm năng, đổi

mới công tác tổ chức quản lý, đổi mới công nghệ và năng lực chỉ huy điều hành để
công ty ngày càng phát triển hơn
 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp



Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty có 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc và có trên 80 nhân viên làm việc tại các
phòng ban của Công ty.
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty:
• Ban Giám đốc
Ban Giám đốc có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty. Xây dựng các mục tiêu chiến lược dài hạn cho Công ty phù hợp
SV: THIỀU THỊ THU 23 LỚP: K45S2
Ban Giám đốc
Phòng Tổ
chức Hành
chính
Phòng
Kinh
doanh
Phòng Kế
toán - Tài
chính
Phòng Kế
hoạch - Kỹ
thuật
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
với lợi ích cao nhất mà Công ty đặt ra. Đảm bảo cho Công ty tuân thủ tất cả quy định
của pháp luật, điều lệ của Công ty.

• Phòng Kế toán - Tài chính
Phòng Kế toán – Tài chính có chức năng đề xuất các hình thức và giải pháp nhằm
thu hút, tạo lập và sử dụng hợp lý các nguồn tài chính, quỹ tiền tệ phục vụ cho hoạt
động kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao nhất. Giúp cho Ban Lãnh đạo kiểm soát
đồng tiền trong hoạt động kinh tế và chấp hành các quy định về tài chính, tín dụng, chế
độ kế toán của Nhà nước cũng như Công ty. Cung cấp các số liệu, tài liệu về kinh
doanh, sản xuất theo yêu cầu của Giám đốc Công ty.
Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - Tài chính là lập kế hoạch tài chính của Công ty,
xây dựng các phương án huy động vốn cho sản xuất kinh doanh, thực hiện công tác kế
toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán, thực hiện quản lý chi tiêu theo dự toán, kiểm
tra tài chính, phân tích các hoạt động kinh tế, phục vụ các đoàn thanh tra , kiểm tra,
kiểm toán của Nhà nước.
• Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật
Chức năng của phòng Kế hoạch – Kỹ thuật là công tác kế hoạch và báo cáo thống
kê, quản lý tiến độ thi công công trình, quản lý chất lượng xây lắp, chất lượng sản
phẩm, nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, công tác nghiệm thu kỹ thuật và
giải quyết sự cố, bảo trì công trình.
Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch – Kỹ thuật là xây dựng kế hoạch cho Công ty ( kế
hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch sử dụng vốn và lao động, kế hoạch đào tạo ),
báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của Công ty theo tháng, quý, năm. Theo dõi tiến
độ thi công và báo cáo cho Ban Giám đốc tình hình thực hiện tiến độ thi công để giúp
cho Ban Giám đốc trong công tác chỉ đạo, điều hành sản xuất, phương tiện , nhân lực
phục vụ mục tiêu tiến độ thi công đề ra. Kiểm soát chất lượng sản phẩm, nghiên cứu
cải tiến quy trình thi công, công nghệ mới để nâng cao chất lượng công trình, sản
phẩm. Nghiệm thu sản phẩm và giải quyết vấn đề khi có sự cố xảy ra.
• Phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc hoạch định các
phương án sản xuất kinh doanh của Công ty.
Thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty: nghiên cứu thị
trường, nguồn hàng, khách hàng.

Nhiệm vụ của phòng Kinh doanh là định hướng sản xuất kinh doanh, tăng cường
tiếp thị, nghiên cứu thị trường để nắm bắt nhu cầu thị hiếu của khách hàng trên thị
SV: THIỀU THỊ THU 24 LỚP: K45S2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
trường. Thực hiện chức năng quản lý thương hiệu của công ty, báo cáo cho Ban Giám
đốc về công tác xúc tiến thương mại và quảng bá thương hiệu.
• Phòng Tổ chức Hành chính
Thực hiện chức năng báo cáo thống kê nhân lực, các chế độ chính sách đối với
người lao động đáp ứng mục tiêu ổn định thống nhất và phát triển bền vững của công
ty. Chức năng quản lý vật tư trang thiết bị hành chính, công văn, giấy tờ , tài liệu và
các công tác khác về hành chính. Nhiệm vụ của phòng Tổ chức Hành chính là quản lý
đội ngũ cán bộ công nhân, điều phối hợp lý phục vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh của
công ty. Quản lý tiền lương, thưởng cùng các chế độ khác theo đúng quy chế lương và
đảm bảo hoạt động của Công ty. Đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, thi tay nghề cho cán bộ
nhân viên và công nhân toàn công ty đáp ứng nhu cầu phát triển nâng cao chất lượng
nguồn nhân lực phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổ chức thực hiện
công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty theo đúng quy định Nhà nước, tiếp nhận lưu trữ
và phân phối thông tin quản trị, điều hành của Ban Giám đốc và các văn bản quy định
của cơ quan ban ngành.
2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 3 năm gần đây
(2009-2011)
Đơn vị: Đồng
Năm Doanh thu thuần Lợi nhuận thuần
2009 2,194,725,910 698,412,560
2010 2,550,271,507 826,920,417
2011 2,798,667,952 938,554,673
Bảng 2.1: Doanh thu và lợi nhuận thuần của Công ty từ năm 2009 đến năm 2011
Doanh thu của Công ty năm 2010 tăng 355,545,597 đồng tương ứng tăng 16,2%
so với năm 2009 giúp cho lợi nhuận công ty tăng hơn 128 triệu đồng. Năm 2011

ngành Xây dựng phải đối diện với những khó khăn chung như biến động giá, mặt bằng
lãi suất ngân hàng khá cao… ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động sản xuất kinh doanh
của các doanh nghiệp trong nghành. Tại Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng và
Thương mại Thuận An, vượt qua những khó khăn trên và đạt mức doanh thu gần 2,8
SV: THIỀU THỊ THU 25 LỚP: K45S2