Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt

 
LỜI CẢM ƠN
Để viết một khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Sử dụng phần mềm trong việc tự
động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báp cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương
mại Liên Việt” ngoài sự nổ lực của bản thân qua quá trình học tập còn có sự giúp đỡ
rất nhiều của Thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, cùng ban lãnh đạo cũng
như cán bộ nhân viên trong công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt.
Lời đầu tiên em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống thông
tin đã tận tình truyền đạt kiến thức trong 4 năm học tập. Vốn kiến thức được tiếp thu
trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn
là hành trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.
Tiếp đến, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Thầy giáo ThS. Nguyễn
Đức Minh, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận. Em xin cảm ơn
Thầy đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt quá trình viết khóa luận
tốt nghiệp.
Lời cuối cùng, em xin kính chúc toàn thể quý Thầy Cô trong khoa Hệ thống thông
tin kinh tế luôn dồi dào sức khỏe, thành công trong sự nghiệp giảng dạy của mình.
Do trình độ hiểu biết và thời gian còn hạn chế, bài khóa luận của em chắc chắn
không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của
các Thầy Cô giáo.
 !"#$ %&
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Văn Quang
MỤC LỤC
ST Tên Bảng biểu, sơ dồ hình vẽ Trang
1
'()*+, 
1
1
1
 

T
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
21
22
23
24
25
-.,Mô hình hệ thống thông tin
-.. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
-./. Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty
-.* Biểu đồ tăng trưởng doanh thu của công ty
-.+ Mô hình thực thể liên kết
-.0 Mô tả quan hệ các thuộc tính trong Access
-.1Giao diện quản lý thông tin nhân viên
-.2 Giao diện quản lý thông tin khách hàng
-.3 Giao diện quản lý sản phẩm
-.,4 Giao diện quản lý thông tin hóa đơn

-.,, Lập báo cáo về nhân viên
-.,. Lập báo cáo về khách hàng
-.,/ Lập báo cáo về sản phẩm
-.,* Lập báo cáo về hóa đơn
5$.,. Tình hình tăng trưởng của công ty trong các năm
5$. Bảng nhân viên
5$./ Bảng khách hàng
5$.* Bảng sản phẩm
5$.+Bảng hóa đơn
11
13
26
29
38
41
42
42
43
44
45
45
46
46
27
39
39
40
40
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Nghĩa của từ

2
'()*+, 
2
2
2
 
TNHH
OA
CNTT
CBNV
KH
SP
HĐ
VD
HTTT
Trách nhiệm hữu hạn
Tự động hóa văn phòng
Công nghệ thông tin
Cán bộ nhân viên
Khách hàng
Sản phẩm
Hóa đơn
Ví dụ
Hệ thống thông tin
3
'()*+, 
3
3
3
 

PHẦN I: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1.Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu :
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại kéo
theo đó là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin. Công nghệ
thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp hàng đầu đối với những quốc gia
phát triển trên thế giới, thông tin thực sự đã và đang ngày càng khẳng định vai
trò quan trọng trong quá trình hội nhập, phát triển.
Hiện nay các doanh nghiệp tại Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp hoạt
động trong lĩnh vực xây dựng thương mại, vai trò của tin học và sử dụng tin
học lại càng có ý nghĩa đặc biệt. Nó giúp các doanh nghiệp nâng cao chất
lượng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh và
phát triển. Nhưng con người luôn là yếu tố trung tâm và sử dụng các tài nguyên
khác cho quá trình phát triển. Có được nguồn nhân lực vững mạnh, tay nghề cao
là sự đảm bảo thành công cho tất cả mọi tổ chức. Vì thế việc sử dụng phần mềm
vào vấn đề tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của doanh nghiệp là
việc làm giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát hoạt động trong công ty.
Công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt với chức năng chính
là chuyên về cung cấp vật liệu hoàn thiện công trình như: cổng đúc hợp kim
nhôm. Trang trí nội thất … và cung cấp xây dụng như: bơm hút cát, san lấp mặt
bằng. Với hệ thống tổ chức của Công ty ngày càng mở rộng là công ty xây
dựng nên việc kiểm soát quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của công ty sẽ
giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc sắp xếp, quản lý phù hợp hơn. Công
ty còn có nhiều thiếu xót trong việc kiểm soát cũng như nắm bắt quá trình xử
lý số liệu và lập báo cáo, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa
thống nhất. Thực tế hiện nay việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo
cáo tại Công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý bằng tay gây khó khăn và mất
nhiều thời gian cho cán bộ quản lý. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm trong việc
tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo trong công ty để nâng cao
vấn đề nắm bắt con người, tổ chức, nhân viên, lập báo cáo sản phẩm, xử lý sản
phẩm của Công ty là cần thiết.

4
'()*+, 
 
Do tầm quan trọng của vấn đề sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa
quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo nên qua quá trình thực tập tốt nghiệp tại
Công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt, em tìm hiểu về quá trình xứ
lý số liệu và lập báo cáo tại Công ty em quyết định lựa chọn đề tài: “ Sử dụng
phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại
công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt”. Đề tài nhằm mục đích đi
sâu vào việc sử dụng phần mềm access để tạo ra một phần mềm giúp người
quản lý có thể dễ dàng kiểm soát quá tình xử lý số liệu và lập báo cáo trong
công ty, cũng như phân tích những mặt mạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc
phục, bổ sung, giúp cho công ty phát triển hơn
1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu :
Việc sử dụng phần mềm vào hoạt động kinh doanh sản xuất trong mỗi doanh
nghiệp giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát hơn. Đặc biệt sử dụng phần mềm trong
việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo có vai trò vô cùng quan trọng
trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do nhận thấy tầm quan trọng
của việc sử dụng phần mềm vào hoạt động kinh doanh sản xuất nên đã có nhiều công
trình nghiên cứu liên quan tới việc sử dụng hay ứng dụng phần mềm vào một vấn đề
của công ty như:
Tuyển tập báo cáo Hội sinh viên nghiên cứu khoa học của nhóm sinh viên:
Huỳnh Đức Dũng, Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền- Ngành Kế toán – Tin học,
Trường cao đẳng công nghệ thông tin với đề tài “Ứng dụng access trong công tác
quản lý nhân sự và kế toán tiền lương”. Đề tài đã đưa ra một số lý luận về hệ thống
thông tin, cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin,định nghĩa về access. Trên cơ sở lý luận
nhóm đã xây dưng được một chương trình quản lý nhân sự và kế toán tiền lương cơ
bản bằng access đáp ứng được một số yêu cầu của các doanh nghiệp trong việc ứng
dụng phần mềm vào quản lý nhân sự và kế toán tiền lương. Tuy nhiên đề tài mới chỉ
thực hiện được một phần của kế toán tiền lương và phần mềm quản lý nhân sự chưa

hoàn thiện, giao diện chưa được đẹp.
Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Chí Cường, Khoa Công nghệ thôn tin,
Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật TPHCM, 2009, với đề tài “ Xây dựng ứng
dụng Quản lý hàng hóa công nợ tại công ty Nam Mai”. Đề tài đã nêu được
5
'()*+, 
 
tổng quan về vấn đề hàng hóa của Công ty từ đấy đưa ra được những thuận lợi
và khó khăn trong việc quản lý hàng hóa của công ty. Trong đề tài còn nêu ra
được khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin các phương pháp luận cơ bản để
thiết kế và xây dựng ứng dụng quản lý hàng hóa công nợ tại công ty.Tuy nhiên,
đề tài mới chỉ thực hiện được công việc quản lý số liệu về hàng hóa của công
ty chưa quản lý rộng được nhiều mặt khác của công ty
Tuy nhiên các đề tài ấy còn các vấn đề như: chưa nêu bật tầm quan trọng ý
nghĩa, các đánh giá, phân tích thực trạng ứng dụng quản lý còn chung chung chưa nêu
rõ ưu điểm, nhược điểm của các đề tài. Do đó, các đề tài thiếu tính thực tiễn chưa đáp
ứng được nhu cầu của các nhà quản lý.
Công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt sau 8 năm thành lập và
phát triển lĩnh vực phát triển các sản phẩm hoàn thiện xây dựng và xây dựng các công
trình đã và đang ngày càng dành được uy tín trên thị trường. Trước kia, khi Công ty
chưa mở rộng lĩnh vực hoạt động của mình quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của
công ty đang phải sử dụng thủ công, làm mất thời gian và công sức rất nhiều của người
quản lý. Hiện nay, Công ty đang ngày càng mở rộng lĩnh vực hoạt động của mình. Để
có thể đáp ứng cho phát triển Công ty thì yếu tố quan trọng đóng vai trò quyết định
chính là các hoạt động về nhân sự - tổ chức, sản phẩm, tài chính, khách hàng Muốn
vậy tổ chức phải tiến hành: kế hoạch hóa nhân lực; phân tích, thiết kế công việc; biên
chế nhân lực; tuyển mộ, tuyển chọn, các chế độ đãi ngộ, chế độ bảo hiểm xã hội và
bảo hiểm y tế cho người lao động, an toàn lao động và điều kiện việc làm,kế hoạch
bán hàng.chăm sóc khách hàng, quảng cáo sản phẩm Tuy nhiên, việc quản lý số liệu
và lập báo cáo của ông ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt còn thực hiện khá

thủ công với hệ thống cơ sở vật chất công nghệ thông tin còn nhiều hạn chế. Bởi vậy,
nhằm nâng cao hiệu quả quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của Công ty em đã lựa
chọn đề tài “Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số
liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt”
1.3. Mục tiêu nghiên cứu :
Việc sử dụng phần mềm vào quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo về tại công
ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt nhằm các mục đích sau :
- Quản lý tốt hồ sơ nhân viên.
- Giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát được các sản phẩm của công ty.
6
'()*+, 
 
- Cung cấp thông tin nhân viên phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn đề có liên
quan đến đội ngũ nhân sự trong của công ty.
- Quản lý tốt khách hàng của công ty
- Giúp người quản lý kiểm soát tốt các báo cáo và các số liệu về sản phẩm, khách hàng,
nhân viên, hóa dơn của công ty
Trên cơ sở thông tin của từng phòng ban,từng sản phẩm cán bộ quản lý thực
hiện các công việc sau:
+ Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các thông tin với độ
chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất.
+ Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu của cán bộ
quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan.
+ Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết và in báo cáo
hóa dơn
Do đó mục đích của đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất cho việc
quản lý và lưu trữ những thông tin về quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của công ty
TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt giúp cho việc kiểm soát của cán bộ quản lý
chính xác và nhanh chóng. Chương trình cho phép lưu trữ, thống kê, tra cứu, in các
báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý

1.4. Cơ sở để nghiên cứu đề tài:
Dựa trên cơ sở chủ yếu sau:
- Những yêu cầu cụ thể về công việc của người quản lý của công ty.
- Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc sử dụng phần mềm
thông dụng hơn với người quản lý của công ty.
1.5. Phương pháp nghiên cứu :
Đề tài nghiên cứu sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát: Quan sát quá trình làm việc của người quản lý công ty
để tìm hiểu về cách thức lập báo cáo và xử lý số liệu của công ty. Từ đó giúp em có
thể nắm bắt được cách sử lý công việc hiện tại của người quản lý để có thể đưa ra giải
pháp cải thiện hiện trạng.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu:Từ những tài liệu như : Hóa đơn giao dịch,
phiếu thanh toán, báo cáo tổng kết hàng tuần, hàng tháng, lịch làm việc tuần của ca
nhân hay nhóm cá nhân em đưa ra kết luận về cách xử lý số liệu và lập báo cáo tại
công ty.
7
'()*+, 
 
1.6. Kết cấu khóa luận :
Ngoài Lới cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Danh mục từ viết tắt,
Kết luận, Tài liệu tham khảo, kết cấu khóa luận bao gồm ba phần :
Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.
Phần 2 : Cơ sở lý luận thực trạng Sử dụng phần mềm trong việc tự động
hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và
thương mại Liên Việt.
Phần 3 : Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số
liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt
8
'()*+, 
 

PHẦN II : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM
TRONG VIỆC TỰ ĐỘNG HÓA QUÁ TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU VÀ LẬP BÁO
CÁO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI LIÊN VIỆT
1. Về cơ sở lý luận :
Ứng dụng phần mềm ở đây có thể hiểu là chúng ta sử dụng một phần mềm để thiết
kế ra một chương trình (hay tạo ra một hệ thống thông tin để quản lý) từ đó ta sử dụng
chương trình ấy ứng dụng vào việc tự động hóa.
1.1. Một số khái niện và định nghĩa cơ bản :
,,,67 8 9:;<=>?@
• Khái niệm và phân loại phần mềm (Software)
Phần mềm (Software) là : một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một
hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trình tự xác định nhằm tự động thực hiện một
số chức năng hoặc giải quyết một vấn đề tính toán nào đó. Phần mềm thực hiện các
chức năng của nó bằng các chỉ thị trực tiếp đến phần cứng hoặc bằng cách cung cấp dữ
liệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác. Phần mềm là một khái niệm
trừu tượng, nó khác với phần cứng ở chỗ là “ Phần mềm không thể sờ hay đụng vào ”
và nó phải có phần cứng mới thực thi được.
Phần mềm mang lại cho con người sự tự động hóa nhằm tiết kiệm thời gian
đồng thời sản xuất phần mềm cũng mang tính cạnh tranh nhằm đưa nền công nghệ
phát triển ngày một lớn mạnh hơn.
Có thể phân loại phần mềm theo phương thức hoạt động như :
- phần mềm hệ thống : dùng để vận hành máy tính và các phần cứng máy tính
VD : Windows, Linux… Đây là các loại phần mềm mà hệ điều hành liên lạc
với chúng để điều khiển và quản lý các thiết bị phần cứng.
- Phần mềm ứng dụng : để người sử dụng có thế hoàn thành một hay nhiều công việc
nào đó.
VD : Phần mềm văn phòng Microsoft Office, phần mềm doanh nghiệp, phần
mềm trò chơi, phần mềm tiện ích…
9
'()*+, 

 
Các phần mềm chuyển dịch mã bao gồm trình phiên dịch và trình phiên dịch:
Các loại chương trình này sẽ đọc các câu lệnh từ mã nguồn được viết bởi các lập trình
viên theo một ngôn ngữ lập trình và dịch nó sang dạng ngôn ngữ máy mà máy tính có
thể hiểu được hay dịch nó sang một dạng khác như là một tậ tin đối tượng (object file)
và các tập tin như viện(library file) mà các phần mềm khác có thể hiểu để vận hành
máy tính thực thi các lệnh.
• Đặc điểm của phần mềm :
Trước đây để tạo ra chương trình máy tính người ta phải làm việc trực tiếp với
các con số 0 hoặc 1 (sử dụng hệ số nhị phân), hay còn gọi là ngôn ngữ máy. Công việc
này vô cùng khó khan, chiếm nhiều thời gian, ông sức và đặ biệt dễ gây ra lỗi. Để khắc
phục nhược điểm này người ta đề xuất ra hợp ngữ, một ngôn ngữ cho phép thay thế
dãy 0 hoặc 1 này bởi các từ gợi nhớ tiếng Anh. Tuy nhiên cải tiến này còn chưa thật
thích hợp với đa số người dung máy tính,những người luôn mong muốn các lệnh chính
là ý nghĩa của các thao tác mà nó mô tả. Vì vậy, ngay từ những năm 1950, người ta đã
xây dựng những ngôn ngữ lập trình mà câu lệnh của nó gần với ngôn ngữ tự nhiên.
Các ngôn ngữ này được gọi là các ngôn ngữ bậc cao.
Chương trình máy tính thường được tạo ra bởi con người, những người này
được gọi là lập trình viên, tuy nhiên cũng tồn tại những chương trình được sinh ra bởi
các chươn trình khác. Chương trình máy tính thường được tạo ra bởi con người,
những người này được gọi là lập trình viên, tuy nhiên cũng tồn tại những chương trình
được sinh ra bởi các chươn trình khác.
,,.ABC#-@ABCD'E#-@
• Tự động hóa : là việc sử dụng các hệ thống kiểm soát như máy tính để kiểm soát máy
móc thiết bị giảm bớt sự cần thiết phải can thiệp của con người. Trong phạm vi điều
chỉnh của công nghiệp hóa, tự động hóa là một bước kế tiếp của cơ giới hoá. Trong khi
cơ giới hoá mang lại cho con người khả năng vận hành máy móc thiết bị để giúp cho
các cơ cấu vật lý hoạt động theo yêu cầu công việc, thì tự động hóa lại làm giảm thiểu
rất nhiều nhu cầu về sự giám sát cần thiết cũng như trí tuệ của con người. Các quy
trình và hệ thống đều có thể được tự động hoá.

• Tự động hóa văn phòng :
10
'()*+, 
 
Khái niệm tự động hóa văn phòng : Tự động hóa văn phòng gọi tắt là OA. Là
1 loại hình mang tính tổng hợp, mới nổi lên từ thập kỷ 70 của thé kỷ 20, nói cách khác
đó là trang bị lại nơi làm việc bằng thiết bị khoa học tiên tiến nhằm nâng cao hiệu suất,
nâng cao trình độ quản lý. Phấn đấu để văn phòng đạt được mục tiêu thông tin trông
suốt, quản lý tiện lợi, đề ra các chủ trương chính sách đúng đắn.
Có thể chia sự phát triển của OA thành 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1 thông qua cơ khí hoá để nâng cao hiệu suất lao động của từng
người. Giai đoạn thứ 2 nâng cao năng lực của từng nhân viên đối với từng loại công
việc một từ đó nâng cao hiệu quả chung của toàn bộ công việc. Giai đoạn thứ 3, thực
hiện thống nhất hoá thành một thể hoàn chỉnh, quyết sách về kinh doanh sau khi đã
đưa ra thực hiện, thì mọi hoạt động truyền thống từ trong đến ngoài xí nghiệp đều nhất
loạt hành động, tin tức từ các ban ngành lập tức phản hồi trở lại, đến lúc đó xí nghiệp
phải tự đánh giá lại tình hình của mình, sửa chữa điều chỉnh các sai sót. Đây là giai
đoạn phát triển cao nhất của OA.
Tương ứng với ba giai đoạn nói trên, thì quá trình phát triển của máy móc OA
cũng được chia làm ba giai đoạn.
- Giai đoạn thứ nhất là sử dụng riêng lẻ một số loại thiết bị văn phòng như máy
fotocoppy, máy fax, máy tính cá nhân, giai đoạn này goi là " OA xử lý sự vụ ". Phần
lớn các xí nghiệp vừa và nhỏ ở Trung Quốc đang nằm trong giai đoạn này.
- Giai đoạn thứ hai là các máy móc này được ghép nối với hệ thống, để phát
triển thành hệ thống máy tính đa chức năng, đến lúc này tất cả các loại thông tin gồm
văn tự, tiếng và hình ảnh đều được ghi nhớ vào cơ sở dữ liệu để làm căn cứ phân tích
xử lý tin tức, giai đoạn này gọi là " OA xử lý tin tức ".
- Giai đoạn thứ ba là giai đoạn mạng hoá, tức là hình thành mạng mà trung tâm
của nó là máy móc phục vụ chất lượng cao, dung lượng lớn. Ngày nay kỹ thuật nối
mạng (Internet) toàn thế giới đã có bước phát triển lớn, một xí nghiệp có thể giữ nối

mối liên hệ với các chi nhánh ở khắp nơi trên thế giới với giá cước tương đối thấp,
đồng thời được hưởng thụ nguồn tin tức vô cùng vô tận trên mạng, giai đoạn này gọi là
" OA hỗ trợ quyết sách " . Trung Quốc cũng đang theo hướng các nước phát triển,
phấn đấu phát triển kỹ thuật OA thuộc giai đoạn 2 và giai đoạn 3.
11
'()*+, 
 
Đặc điểm của tự động hoá văn phòng là không dùng đến giấy. Vì hầu như tin
tức tài liệu đều được lưu trữ trong máy vi tính không cần phải viết ra giấy, các nhân
viên đều có khả năng phân tích xử lý thông tin trên máy để lấy tài liệu, người ta không
còn bỏ nhiều công sức vào việc sắp xếp chỉnh lý lưu trữ văn bản tài liệu, phần công
việc này đã được giao cho máy vi tính đảm nhiệm.
Hiện các nhà sản xuất đang nghiên cứu chế tạo giới thiệu các loại phần mềm dễ
đọc dễ hiểu, để thúc đẩy phong trào tự động hoá văn phòng tiến triển nhanh hơn.
1.2. Cơ sở dữ liệu
,.,FGD8%HIJK
Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin có cấu trúc miêu tả về một đối tượng quản
lý đáp ứng yêu cầu người dùng và thoả mãn các yêu cầu sau:
- Cơ sở là một bộ sưu tập các dữ liệu các tác nghiệp được lưu giữ lại và được
các hệ ứng dụng của một cơ quan nào đó sử dụng.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần chương trình có thể xử lý thay đổi dữ liệu
của một cơ sở dữ liệu.
,..LM'N CO$=F%HIJK
- Cho khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài.
- Khả năng truy nhập một số lượng lớn dữ liệu một cách có hiệu quả.
- Được xây dựng trên một mô hình dữ liệu qua đó người sử dụng có thể quan
sát dữ liệu.
- Có một ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu.
- Có thể đồng bộ các truy nhập cạnh tranh khi nhiều người cùng sử dụng cơ sở dữ liệu.
- Khả năng kiểm tra truy nhập.

- Khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra.
,./APD#QRSKMAP
- Thực thể là một vật có thể tồn tại và có thể phân biệt được.
Ví dụ : Người , động vật
12
'()*+, 
 
- Một nhóm các thực thể giống nhau gọi là các thực thể giống nhau.
Ví dụ : Các nhân sự
- Mọi thành viên của tập hợp các thực thể được biểu diễn bởi một tập các đặc
điểm gọi là tập các thuộc tính.
Ví dụ : Tập thực thể chiến sỹ được đặc trưng bởi:
+ Họ và tên
+ Tuổi
+ Mã cán bộ
- Quan hệ giữa các tập thực thể là một danh sách có thứ tự của một tập thực thể.
Ví dụ: Quan hệ giữa R với hai tập (x) (y) viết:
xRy
- Quan hệ giữa các thực thể cũng là một thực thể.
1.3. Hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý ?
Theo Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình cường, Nhà
xuất bản Thống kê, Hà Nội.
 Hệ thống:Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc
lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có trao đổi
vào ra với môi trường ngoài.
 Hệ thống quản lý: Là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi ích nào đó.
Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và trao đổi thông tin.
Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con:
+ Hệ tác nghiệp: Gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiện
mục tiêu đã đề ra.

+ Hệ quản lý: Gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiển
hoạt động của hệ thống.
 Hệ thống thông tin (information system) Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để
thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức.
Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:
+ Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ.
+ Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS? Một hệ
thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong
sản xuất, quản lý và ra quyết định.
+ Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định.
+ Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một
cách thông minh.
13
'()*+, 
Nguồn Đích
Thu thập Phân phátXử lý và lưu giữ
Kho dữ liệu
 
Hình 2.1.Mô hình hệ thống thông tin
Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Thạc Bình
Cường
Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc
thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý. Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với quá
trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination) hay
cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống.
1.4. Một số lý thuyết về ứng dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử
lý số liệu và lập báo cáo tại công ty:
,*,CHTSD8"UD#SRSV
1.4.1.1.Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
 Quy trình: gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống,

thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống.
+ Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của dự
án xây dựng hệ thống thông tin, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm
làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp
xây dựng hệ thông tin mới.
Công việc thực hiện:
• Khảo sát hệ thống đang làm gì
• Đưa ra đánh giá về hiện trạng
• Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm.
• Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo
• Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng
buộc khác
+ Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập
dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu).
Công việc thực hiện:
• Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý
của hệ thống
14
'()*+, 
 
• Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ
thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống
+ Thiết kế hệ thống: Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích,
thiết kế. Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ
thu được ở công đoạn phân tích.
Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý.
Công việc thực hiện:
• Thiết kế tổng thể
• Thiết kế giao diện
• Thiết kế cơ sở dữ liệu

• Thiết kế các kiểm soát
• Thiết kế phần mềm
+ Cài đặt hệ thống
Quy trình cài đặt theo tiến trình sau:
Lập kế hoạch cài đặt Biến đổi dữ liệu Huấn luyện Các phương pháp cài đặt
Biên soạn tài liệu về hệ thống.
 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

+ Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic.
+ Áp dụng phương thức biến đổi:
- Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũ sang
mô tả logic của hệ thống cũ.
- Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũ sang
mô tả logic của hệ thống mới
Bằng cách trả lời:
Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc như thế nào, làm gì?
Ở mức logic: Mô tả hệ thống mới làm gì, làm việc như thế nào?

-.. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
15
'()*+, 
Mô tả hệ thống cũ làm việc
như thế nào?
Mô tả hệ thống mới làm việc
như thế nào?
Mô tả hệ thống cũ làm gì?
Phân tích
hệ thống
Phân tích hệ thống Mô tả hệ thống mới làm
gì?

Thiết kế hệ
thống
Mức vật lý
Mức logic
 
Hình 2.2. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
Nguồn: Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, trang 56.
1.4.1.2. Phân tích hệ thống thông tin
 Phân tích hệ thống thông tin: Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thống thông
tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệ
thống (Bài giảng Hệ thống thông tin, 2011, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, trang
41).
 Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ thống
hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khó khăn
cần giải quyết của hệ thống hiện tại.
Phân tích hệ thống thông tin gồm có: phân tích chức năng và phân tích dữ liệu.
 Phân tích chức năng

Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin để thấy được những
chức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới so với hệ thống thông tin cũ.
Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin: Biểu đồ phân cấp chức năng,
biểu đồ luồng dữ liệu.
• Biểu đồ phân cấp chức năng
+ Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc
cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ
thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
+ Thành phần:
- Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn
Kí hiệu:
- Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu

bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.
• Biểu đồ luồng dữ liệu.
+ Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với
nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài.
+ Thành phần:
16
'()*+, 
Tên chức năng
Tên kho dữ liệu
Tên tác nhân ngoài
Tên tác nhân trong
 
* Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử
lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vào theo một
cách nào đó như tổ chức lại thông tin hoặc tạo ra thông tin mới.
Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng. Tên chức năng là một
động từ (có thể kèm thêm bổ ngữ).
* Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức
năng nào đó.
Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu. Tên luồng dữ liệu
là một danh từ (có thể kèm tính từ).
Tên luồng dữ liệu
* Kho dữ liệu: Là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau
đó có một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào.
Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho. Tên kho là danh từ
hoặc là danh sách thuộc tính.
* Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực
nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin
với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định
rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.

Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài. Tên tác nhân ngoài
là một danh từ.

* Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô
tả ở trang khác của biểu đồ.
Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong. Tên
tác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ).
.
+ Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu
17
'()*+, 
Tên chức
năng
 
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ
thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là
nhận ra nội dung chính của hệ thống.
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ
đồ. Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức
2….
 Phân tích dữ liệu
Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích
cho hệ thống và định rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham khỏa giữa chúng. Điều này
có nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ
chức và có thể thâm nhập được từ bất kỳ chương trình nào; phải có chỗ cho mọi thứ đều ở
đúng chỗ của nó. Công cụ sử dụng cho việc này chính là mô hình thực thể.
Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn.
Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:
+ Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duy

được quan tâm trong quản lý. Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó.
+Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ
không phải là bản thân thông tin.
- Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù:
* Thông tin liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống
* Thông tin liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống
* Thông tin đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạch
hoặc kiểm soát.
+ Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồn
tại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau. Vì vậy khái
niệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể.
+ Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất. Các kiểu liên kết cho biết
số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thực
thể khác. Có ba kiểu liên kết:
18
'()*+, 
Ví dụ: Thực thể Nhân viên
Nhân viên Thẻ nhân viên
1-1
Phòng ban
Nhân viên
1-n
Lớp học phần
Giảng viên
n-n
 
* Liên kết một - một (1-1): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một thực
thể kiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại.
* Liên kết một - nhiều (1-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n nếu một thực
thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu B chỉ tương ứng với

một thực thể kiểu A.

* Liên kết loại nhiều - nhiều (n-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết
n-n nếu một thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại.

+ Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một
liên kết. Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa),
thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả. Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng nhất và
bắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định
Ví dụ: Thực thể nhân viên có các thuộc tính sau:
Loại thuộc tính Ví dụ
Thuộc tính định danh Mã nhân viên
Thuộc tính mô tả Tên nhân viên
Thuộc tính quan hệ Số chứng minh thư nhân dân
1.4.1.3. Thiết kế hệ thống thông tin
 Thiết kế hệ thống : Là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới đang sinh ra trong
giai đoạn phân tích hệ thống (Bài giảng Hệ thống thông tin, 2011, Nguyễn Minh Hoàng
Ngọc, trang 83).
 Ý nghĩa của thiết kế hệ thống
+ Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấp
nhận hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt và vận
hành.
19
'()*+, 
Ví Dụ
Ví Dụ
Ví Dụ
 
+ Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,
nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ.

• Thiết kế cơ sở dữ liệu

* Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:
+ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp.
+ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu.
+ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễn
mối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu.
+ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ
liệu.
* Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:
Bước 1: Xác định các thuộc tính
+ Đánh dấu các thuộc tính lặp.
+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính toán ra hoặc suy ra
từ những thuộc tính khác
+ Gạch chân các thuộc tính khoá.
+ Còn lại là các thuộc tính cơ sở.
Ví dụ: Trong bài toán quản lý nhân sự, bảng lương nhân viên và hồ sơ nhânviên
Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ các thuộc
tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ những
thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.
Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra
Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn
* Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu các
giá trị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử. Trong mỗi danh sách không được
phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp
đó ra thành các danh sách con và gắn thêm cho danh sách con một tên.
20
'()*+, 
Loại thuộc tính Tên thuộc tính
thuộc tính khoá Mã nhân viên

thuộc tính thứ sinh Tổng tiền lương
thuộc tính lặp Mã hợp đồng
thuộc tính cơ sở Tên nhân viên
 
* Dạng chuẩn 2 (2NF – Second Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếu
quan hệ đó ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không phải khóa phụ thuộc hàm đầy
đủ vào khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm
vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa đó làm khóa
cho danh sách mới.
* Dạng chuẩn 3 (3NF – Third Normal Form): Trong một danh sách không được
phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào
thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ
Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới.
* Dạng chuẩn BCNF (Boyce Codd Normal Form): Quan hệ R ở dạng chuẩn
BCNF khi tất cả các phụ thuộc hàm X A trong R đều phải có X là khóa trong R.
Bước 4:: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.
Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu)
• Thiết kế phần mềm

Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằn đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưa
phải là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự.
 Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm
+ Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con
+ Các giao diện
+ Các kiểm soát
+ CSDL
 Đầu ra của thiết kế phần mềm
+ Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con
+ Đặc tả nội dung của từng module trong LCT
+ Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình

+ Thiết kế các mẫu thử
Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp các
module cùng với các gaio diện giữa các module đó.
+ Các thuộc tính cơ bản của module
- Thông tin vào, ra: Thông tin nhận được từ chương trình gọi nó hoặc thông tin trả
lại cho chương trình gọi nó.
- Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra
21
'()*+, 
B
 
- Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên
- Dữ liệu cụ bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó.
Công cụ diễn tả lược đồ chương trình
+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn
+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên.
Ví dụ: Module A gọi module B.

• Thiết kế giao diện

 Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các điều kiện sau
+ Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm
+ Dễ học: các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắm
bắt dễ dàng nhanh chóng.
+ Tốc độ thao tác: giao diện không đòi hỏi các thao tác phức tạp hai dài dòng, hỗ
trợ phím tắt, phím nóng.
+ Dễ phát triển: giao diện được xây dựng dễ dàng, sẵn sang đáp ứng yêu cầu thay
đổi của người sử dụng.
 Các loại giao diện
+ Hộp thoại: là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổi thông

tin giữa người sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập, các hướng dẫn sử dụng hệ
thống, các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống.
+ Màn hình nhập dữ liệu: đó là các khung nhập dữ liệu cho phép người sử dụng
tiến hành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp thông tin cho việc tìm kiếm dữ liệu, đưa
ra các báo cáo theo yêu cầu.
+ Màn hình báo cáo: đó là các biểu mẫu hiển thị các thông tin được thu thập và
tổng hợp theo yêu cầu của người sử dụng.
 Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện
+ Luôn cung cấp thông tin phản hồi về công việc đang tiến hành cho người sử dụng.
22
'()*+, 
Tên module
A
 
+ Thông tin trạng thái: cung cấp cho người sử dụng thông tin về phần hệ thống
đang được sử dụng.
+ Công việc tối thiểu: hạn chế tối đa sự cố gắng không cần thiết của người sử dụng.
+ Trợ giúp: sẵn sang cung cấp các trợ giúp khi người sở dụng cần.
+ Dễ dàng thoát ra: Cho phép người sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàng bằng
các thao tác quen thuộc.
+ Làm lại: cho phép hủy bỏ các thao tác đã tiến hành.
,*.- PD8=:H:;W>HH
1.4.2.1.Microsoft Access là gì ?
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows.
Bằng những công cụ có sẵn hết sức thuận tiện và hiệu quả của mình, Access đã giúp
cho người sử dụng giải quyết được khá nhiều các vấn đề thường gặp trong công việc
quản trị cơ sở dữ liệu.
Access cung cấp cho ta 6 công cụ đó là: Bảng (Table), truy vấn (Query), biểu
mẫu (Form), báo biểu (Report), Macro và đơn thể (Module).
Với 5 công cụ đầu, trong một số bài toán quản lý hay thống kê, ta có thể dễ

dàng xây dựng được một trương trình với giao diện khá đẹp mà chưa phải viết bất kỳ
một hàm hay thủ tục nào cả. Công cụ thứ 6 là Module dùng để chứa hàm/ thủ tục viết
bằng Access Basic để giải quyết các phần việc quá khó khăn đối với 5 công cụ trước,
do đó làm tăng sức mạnh của Access.
1.4.2.2. Bảng (Table).
a. Cách tạo bảng: Gồm các bước sau:
- Từ cửa sổ Database chọn mục table. Kết quả sẽ mở cửa sổ Table, trong đó có
3 nút lựa chọn: New (dùng để tạo bảng mới), Open (dùng để nhập liệu cho cho bảng
được chọn), Design (dùng để xem, sửa cấu trúc của bảng được chọn).
- Chọn nút New. Ta sẽ nhận được cửa sổ New Table có các lựa chọn: Datasheet
View, Design View, Table Wizard, Impost Table, Link Table. Ta chọn kiểu Design
View.
- Xuất hiện cửa sổ gồm 3 cột: Ta lần lượt nhập vào các thông tin.
+ Field Name: Tên trường cần đặt.
23
'()*+, 
 
+ Field Type: Kiểu trường.
+ Description: Dùng để mô tả, giải thích ý nghĩa của trường.
b. Đặt khoá chính (Primary key):
- Chọn các trường làm khoá chính.
- Chọn menu Edit, chức năng Primary key hoặc nhấn vào biểu tượng chiếc chìa
khoá trên thanh công cụ.
1.4.2.3. Truy vấn (Query).
Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: Tổng hợp, sắp xếp và
tìm kiếm dữ liệu. Về thực chất, truy vấn chính là một câu lệnh SQL được xây dựng
nhờ công cụ của Access để tổ hợp dữ liệu từ các bảng nguồn.
Loại thông dụng nhất là Select Query với các khả năng như:
- Chọn bảng hay query khác làm nguồn dữ liệu.
- Chọn các trường cần hiển thị.

- Thêm các trường mới là kết quảcủa việc thực hiện các phép tính trên các
trường của bảng nguồn.
- Đưa vào điều kiện tìm kiếm, lựa chọn (ở hàng Criteria).
- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp.
Sau khi thực hiện truy vấn , kết quả nhận được là một bảng ( dạng Dynaset).
Ngoài truy vấn Select Query ra, còn có các loại truy vấn khác là : Crosstab
Query, Make Table Query, Update Query , Appent Query, Delete Query.
1.4.2.4. Biểu mẫu ( Form)
Đây là công cụ mạnh của Access dùng để :
- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng .
- Tổ chức và giao diện chương trình .
Mẫu biểu bao gồm rất nhiều các ô điều khiển như : Text Box ( hộp văn bản).
Label ( nhãn) , List Box ( hộp danh sách), Com bo Box ( hộp lựa chọn ), Command
Button ( nút lệnh), Option Group ( nhóm nựa chọn)
Công dụng của các ô điều khiển này là :
- Thể hiện dữ liệu .
- Nhập dữ liệu từ bàn phím.
- Thực hiện hành động .
24
'()*+, 
 
- Tổ chức giao diện chương trình.
- Tổ chức hệ Menu Bar cho chương trình.
Cách tạo mẫu biểu ( Form) bằng công cụ Wizard :
- Chọn Form trong cửa sổ Database .
- Chọn New trong các số công cụ của Form .
- Chọn Form Wizard để thiết kế tự động.
- Chọn Table hoặc Query để làm nguồn.
- Chọn các trường cần thể hiện trong Form của Table hoặc Query .
- Chọn kiểu Form .

1.4.2.5. Báo biểu ( Report):
Đây là công cụ rất hữu hiệu để tổ chức in dữ liệu . Báo biểu có khả năng in ấn
như sau:
- In dưới dạng biểu như hồ sơ nhân sự, báo cáo.
- In dưới dạng bảng như hồ sơ lương, bảng gia đình, bảng khen thưởng, kỷ luật
- In dữ liệu từ nhiều bảng có liên quan đến nhau trong cùng một trang.
Cách tạo Report ( báo biểu) bằng Wizard :
- Chọn Report trong cửa sổ Database.
- Chọn New trong số các công cụ của Report.
- Chọn Report Wizard để thiết kế tự động .
- Chọn Table hoặc Query để làm nguồn cho Report .
- Chọn các trường cần thể hiện trong Report của Table hoặc Query.
- Chọn kiểu Report.
1.4.2.6. Macro:
Gồm một dãy các hành động ( Action)
Cách tạo Macro :
- Chọn Macro trong cửa sổ Database .
- Chọn New làm xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro.
- Chọn các Action và các đối của các Action.
- Ghi và đặt tên cho Macro.
25
'()*+, 