Luận văn tốt nghiệp: Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH Ô Tô Đông Phong

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
TÓM LƯỢC
Trong xu thế hội nhập nền kinh tế thế giới hiện nay, nước ta đã có chủ trương mở
cửa kinh tế với các nước trên thế giới. Nước ta là một nước đang phát triển nên thế
mạnh xuất khẩu chủ yếu là các mặt hàng nông nghiệp, các sản phẩm của ngành công
nghiệp nhẹ như hàng dệt may, giầy dép Và nhập khẩu các mặt hàng công nghiệp
nặng, các mặt hàng kỹ thuật cao như máy móc, thiết bị, công nghệ mới để phục vụ
cho sản xuất, cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các sản phẩm, các thiêt bị, linh kiện máy
móc phuc vụ việc lắp ráp ô tô máy móc công nghiệp được nhập khẩu chủ yếu từ các
thị trường như: Nhật Bản, Trung Quốc, Thái Lan…Công ty TNHH Ô Tô Đông Phong
đã phần nào góp sức vào sự phát triển của ngành xây dựng trong nước. Tuy nhiên
trong quá trình hội nhập với nền kinh tế quốc tế với quy mô là một Công ty vừa và nhỏ
cũng như chưa có nhiều kinh nghiệm, Công ty không tránh khỏi những hạn chế và khó
khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, đặc biệt là từ thị trường Nhật Bản.
Vì vậy hoàn thiện công tác giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu tại Công ty
TNHH Ô Tô Đông Phong là một yêu cầu bức thiết. Đề tài nghiên cứu và đi vào khảo
sát thực tế công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Trên cơ sở đó, chỉ ra những kết quả đạt được, những hạn chế còn tồn tại và đưa ra một
số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giám sát và điều hành tổ chức thực hiện hợp
đồng nhập khẩu linh kiện máy móc tại Công ty.
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Ths. Lê Việt Nga - là người trực tiếp hướng
dẫn em cùng toàn bộ các cán bộ, công nhân viên trong Công ty TNHH Ô Tô Đông
Phong đã giúp đỡ em để em có thể hoàn thành đề tài luận văn này. Mặc dù đã cố gắng,
nỗ lực hết sức, song do những hạn chế về thời gian cũng như những kiến thức và kinh
nghiệm thực tế nên đề tài luận văn của em vẫn không tránh khỏi những thiếu sót. Em
rất mong nhận được sự đóng góp, nhận xét của các thầy cô giáo để em có thể hoàn

thiện hơn đề tài luận văn của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
MỤC LỤC
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
1. CFR (Cost and Freight): Tiền hàng cộng cước
2. CIF (Cost, Insurance and Freight): Tiền hàng cộng bảo hiểm cộng cước
3. HĐ: Hợp đồng
4. HĐNK: Hợp đồng nhập khẩu
5. L/C (Letter of Credit): Thư tín dụng
6. TMCP: Thương mại cổ phần
7. TMQT: Thương mại quốc tế
8. TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
9. XNK: Xuất nhập khẩu.
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
DANH MỤC BẢNG, BIỂU
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
1.1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài
Trong xu thế hội nhập nền kinh tế thế giới của nước ta hiện nay, thì thương mại

quốc tế (TMQT) ngày càng trở nên quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế nước
ta nói riêng và đối với tất cả các quốc gia trên thế giới nói chung. TMQT nó tạo cho
mỗi quốc gia phát huy mạnh những mặt hàng mà mình có lợi thế cạnh tranh tăng
cường xuất khẩu những mặt hàng đó và nhập khẩu những mặt hàng không phải lợi thế
của mình.
TMQT thông qua hoạt động xuất nhập khẩu đã đem lại lợi ích cho nền kinh tế,
nó tạo điều kiện cho công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, góp phần vào việc đẩy
mạnh dịch chuyển cơ cấu kinh tế, thúc đẩy sản xuất phát triển, góp phần cải thiện đời
sống nhân dân, nâng cao trình độ văn hóa của nhân dân. TMQT trở thành một tất yếu
đối với mỗi quốc gia nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu
( XNK) nói riêng.
Tại công ty TNHH ô tô Đông Phong, Nhập khẩu các thiết bị máy móc là hoạt
động kinh doanh chủ yếu của công ty, nó mang lại nguồn doanh thu lớn cho công ty.
Thị trường nhập chủ yếu của công ty là thị trường Trung Quốc, Nhật Bản, Đài Loan,
Thái Lan.
Tuy nhiên trong các thị trường trên thì hoạt động những hợp đồng mà công ty đã
ký kết với đối tác ở thị trường Nhật Bản lại chưa thực sự hiệu quả và còn gặp nhiều bất
cập. Cụ thể là thường xảy ra những sai sót trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng,
như quá trình kiểm nhận hàng hóa chưa kỹ lưỡng, thông tin về việc thực hiện các
nghĩa vụ trong hợp đồng của bên xuất chưa được cập nhật liên tục và kịp thời, khai
báo hải quan không hợp lý dẫn đến hàng hóa chậm được thông quan. . . .Tất các
những sai sót này đều có thể làm tăng chi phí đối với doanh nghiệp, nó còn ảnh hưởng
đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, làm giảm hiệu quả hoạt động chung
của toàn công ty.Qua nghiên cứu và tìm hiểu thì nguyên nhân sâu sa của những sai sót
này xuất phát từ công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng của công
ty chưa thực sự hiệu quả và chưa thực hiện được sát xao. Các cấp quản lý cũng như
nhân viên Công Ty còn chưa thấy hết được tầm quan trọng của công tác giám sát và
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
1

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
điều hành quy trình hợp đồng nhập khẩu, do đó công tác này chưa được quan tâm
đúng mức. Và thực tế là chỉ khi xảy ra những sai sót rồi Công ty mới tìm cách khắc
phục mà không có những biện pháp phòng ngừa mang tính chủ động trước đó. Có
những sai sót nhỏ không gây hậu quả nghiêm trọng nhưng cũng có những sai sót lớp
dẫn đến việc Công ty phải gánh chịu những tổn thất mà đáng lẽ sẽ không xảy ra nếu
được giám sát chặt chẽ. Vì vậy, việc hoàn thiện công tác giám sát và điều hành để góp
phần nâng cao hiệu quả việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu là vấn đề cần được giải
quyết tại Công ty TNHH Ô Tô Đông Phong hiện nay.
1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài luận văn.
Qua nghiên cứu điều tra kết quả thực tiễn của công ty TNHH Ô Tô Đông
Phong, em nhận thấy cần phải nâng cao hoạt động giám sát và điều hành quy trình
thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị trường Nhật Bản của công ty
TNHH ô Tô Đông phông
Đối tượng nghiên cứu: Các hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiện
hợp đồng nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH Ô Tô Đông Phong.
Tuyên bố vấn đề nghiên cứu: xuất phát từ cơ sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu, điều
tra, em quyết định chọn đề tài: “Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng
nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH Ô Tô Đông Phong”
1.3. Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Với đề tài này, luận văn chủ yếu tập trung nghiên cứu vào các vấn đề sau:
- Về lý luận: Nghiên cứu cơ sở lý luận về giám sát và điều hành quy trình thực
hiện hợp đồng nhập khẩu trong TMQT.
- Về thực tiễn: Đề tài tập trung vào việc thu thập, phân tích và đánh giá kết quả phiếu
điều tra, phỏng vấn trực tiếp cùng với số liệu thứ cấp thu thập tại phòng kinh doanh nhập
khẩu của công ty. Từ đó đi sâu vào thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động giám
sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Cuối cùng, tìm ra những tồn tại
và khó khăn cũng như nguyên nhân của nó để có các đề xuất ý kiến với công ty để góp
phần nâng cao hiệu quả của các hoạt động giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu của công ty TNHH Ô Tô Đông Phong.

1.4. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Giới hạn về nội dung nghiên cứu: Giám sát và điều hành quy trình thực hiện
hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị trường Nhật Bản.
- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản tại Công
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
2
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
ty TNHH Ô Tô Đông Phong
- Mặt hàng nghiên cứu: Linh kiện máy móc nhập khẩu từ Nhật Bản.
- Phạm vi về thời gian nghiên cứu: Nguồn số liệu thứ cấp thu thập được từ năm
2008 đến năm 2010.
1.5. Kết cấu của đề tài
Đề tài gồm có 4 chương:
Chương 1. Tổng quan nghiên cứu đề tài.
Chương 2. Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về giám sát và điều hành
quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Chương 3. Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng công tác
giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị
trường Nhật Bản của công ty Ô Tô Đông Phong giai đoạn 2008 - 2010.
Chương 4. Các kết luận và đề xuất về công tác giám sát và điều hành quy trình
thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc tại Công ty Ô Tô Đông Phong từ
thị trường Nhật Bản.
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
3
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
CHƯƠNG 2
TÓM LƯỢC MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIÁM SÁT
VÀ ĐIỀU HÀNH QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

2.1. Khái quát về nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu
2.1.1.Khái niệm Nhập khẩu
Nhập khẩu là hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ được sản xuất ở nước ngoài về
phục vụ nhu cầu trong nước nhằm tìm kiếm lợi nhuận.
Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước
ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải
quan riêng theo quy định của pháp luật. (Điều 28, Luật thương mại 2005).
2.1.2.Khái niệm , bản chất và nội dung của hợp đồng nhập khẩu
2.1.2.1 Khái niệm, bản chất của hợp đồng nhập khẩu
Khái niệm hợp đồng nhập khẩu: HĐNK là sự thỏa thuận giữa các bên đương sự
có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên Bán (bên
Xuất khẩu) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên Mua (bên
Nhập khẩu) một tài sản nhất định gọi là hàng hóa, bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và
trả tiền cho bên bán.
Bản chất của hợp đồng nhập khẩu: HĐNK là sự thỏa thuận của các bên ký kết
hợp đồng. Do đó hợp đồng phải thể hiện được ý chí thực sự thỏa thuận, không cưỡng
ép, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được. HĐNK giữ vai
trò quan trọng trong kinh doanh thương mại quốc tế, có xác nhận những nội dung giao
dịch mà cá bên đã thỏa thuận và cam kết thực hiện những nội dung đó. HĐNK là cơ sở
để các bên thực hiện nghĩa vụ của mình và đồng thời yêu cấu các bên đối tác thực hiện
các nghĩa vụ của họ. Ngoài ra nó còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của
các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện
toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hợp đồng
càng quy định chi tiết, rõ ràng dễ hiểu cãng dễ thực hiện và ít xảy ra trnah chấp.
Việc ký kết hợp đồng cần xác định nội dung đầy đủ, chuẩn bị thận trọng và chu đáo.
Đặc điểm của hợp đồng: Do có sự tham gia của các yếu tố nước ngoài nên
HĐNK có các đặc điểm khác biệt so với hợp đồng mua bán trong nước đó là:
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
4

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
• Chủ thể tham gia hợp đồng: Các bên tham gia, ký kết hợp đồng có trụ sở
kinh doanh ở các quốc gia khác nhau.
• Đối tượng của hợp đồng: Là hàng hóa hay dịch vụ nhưng khác với hợp
đồng mua bán trong nước, chúng phải được di chuyển qua biên giới của các quốc gia
khác nhau. Hàng hóa nhập khẩu phải là hàng hóa không thuộc danh mục hàng cấm
nhập khẩu của nhà nước, nếu là hàng hóa thuộc diện quản lý, hạn ngạch thì phải quota.
• Đồng tiền thanh toán: Là ngoại tệ với ít nhất một bên, theo đố các bên có
thể chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước nhập khẩu, xuất khẩu hay của một
bên thứ ba, các bên cần đặc biệt chú ý nghi rõ đồng tiền thanh toán theo ký hiệu đồng
tiền theo ký hiệu quốc gia mà các bên đã lựa chọn.
2.1.2.2. Nội dung của hợp đồng nhập khẩu
•Nội dung chung của hợp đồng nhập khẩu:
- Số hiệu hợp đồng (Contract No… ): Đây không phải là một nội dung pháp lý
bắt buộc của HĐ. Nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra, giám sát,
điều hành và thực hiện HĐ của các bên.
- Địa điểm, ngày tháng ký kết (date, place): Nội dung này có thể để ở đầu hay
cuối của HĐ. Nếu như trong hợp đồng không có những thỏa thuận gì thêm thì hợp
đồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày ký kết.
- Tên và địa điểm của các bên ký kết hợp đồng (Name, Adress): Đây là phần chỉ rõ
các chủ thể của hợp đồng, cho nên phải nêu rõ ràng, đầy đủ, chính xác, tên (theo giấy
phép thành lập), đại chỉ, người đại diện, chức vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng.
- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (General denfinition): Trong hợp đồng có
thể sử dụng các thuật ngữ, mà các thuật ngữ này ở các quốc gia khác nhau có thể được
hiểu theo nghĩa khác nhau. Do đó cần tránh sự hiểu lầm những thuật ngữ hay những
vấn đề quan trọng cần phải được định nghĩa.
•Nội dung cơ bản của HĐNK.
Phần nội dung của hợp đồng trình bày các điều khoản mà các bên cam kết thực
hiện. Một hợp đồng có thể có nhiều điều khoản khác nhau tùy theo sự thỏa thuận của
các bên nhưng bắt buộc phải có 6 điều khoản sau: tên hàng; số lượng; quy cách, chất

lượng; giá cả; thanh toán; giao nhận hàng.
- Điều khoản về tên hàng: Điều khoản này chỉ rõ tên hàng hóa cần giao dịch, cần
phải dùng các phương pháp xác định chính xác tên hàng. Nếu gồm nhiều mặt hàng
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
5
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
chia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phải lập bảng liệt kê và phải ghi
rõ trong hợp đồng để phụ lục trở thành một bộ phận của điều khoản tên hàng.
- Điều khoản về số lượng: Quy định số lượng hàng hóa giao nhận, đơn vị tính,
phương pháp xác định trọng lượng. Quy định rõ số lượng để thuận lợi cho việc giao
nhận hàng đúng thỏa thuận.
- Điều khoản về quy cách và chất lượng: Chất lượng hàng hóa được xác định thông
qua các thông số kỹ thuật, qua hàm lượng các chất cấu thành…Điều khoản này là cơ sở
để giao nhận hàng đúng chất lượng, đặc biệt là khi có tranh chấp về chất lượng hàng hóa
thì đây là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết các tranh chấp.
- Điều khoản về giá cả: Quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phương
thức quy định giá và quy tắc giảm giá trong một số tình huống phát sinh nếu có.
- Điều khoản về thanh toán: Quy định các loại tiền thanh toán, thời hạn thanh
toán, địa điểm thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán. Đây là điều khoản rất
quan trọng, nếu lựa chọn được điều kiện thanh toán thích hợp sẽ giảm được chi phí và
rủi ro cho mỗi bên.
- Điều khoản về giao nhận hàng: Quy định số lần giao hàng, thời gian giao
hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao nhận, giao nhận cuối cùng, thông báo giao
hàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo và một số các quy
định khác về việc giao hàng
2.1.3. Quy trình thực hiện hợp đồng
Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thường diễn ra qua nhiều bước khác
nhau tùy vào các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng, tùy vào hàng hóa nhập khẩu,
… nhưng thông thường quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu diễn ra qua các bước

sau: Xin giấy phép nhập khẩu, Mở L/C, Thuê phương tiện vận tải (nếu có), mua bảo
hiểm (nếu có), giao nhận hàng và làm thủ tục hải quan cho hàng hóa, khiếu nại và giải
quyết tranh chấp (nếu có).
o Xin giấy phép Nhập khẩu: Để nhập khẩu hàng hóa một điều kiện cần phải có
là xin giấy phép nhập khẩu. Từ sau năm 2001, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các
doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, Chính phủ ra Quyết định 46/2001/QĐ_TTg
ngày 04/04/2001 về Quản lý xuất nhập khẩu hàng hóa không phải xin giấy phép những
hàng hóa không nằm trong danh mục hàng cấm xuất nhập khẩu.
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
6
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
o Mở L/C: Trường hợp nhập khẩu quy định thanh toán bằng thư tín dụng (L/C)
thì việc đầu tiên quan trọng đối với người nhập khẩu mà hai bên đã thỏa thuận là tiến
hành mở L/C. Để tiến hành mở L/C người nhập khẩu phải đến Ngân hàng làm đơn xin
mở L/C (theo mẫu có sẵn của mỗi Ngân hàng). Mở L/C thể hiện ý chí của nhà nhập
khẩu đối với việc thực hiện hợp đồng đã ký kết. Ngoài đơn xin mở L/C và các chứng
từ cần thiết theo quy định, người nhập khẩu phải nộp lệ phí mở L/C và tiến hành ký
quỹ một số tiền nhất định cho Ngân hàng.
o Thuê phương tiện vận tải (nếu có): Việc thuê phương tiện vận tải ảnh hưởng
trực tiếp đến tiến độ giao hàng và sự an toàn của hàng hóa. Để thuê tàu, các doanh
nghiệp xuất nhập khẩu cần có đầy đủ thông tin về các hãng tàu, về giá cước vận tải,
các loại hợp đồng vận tải, các công ước, luật lệ quốc tế, quốc gia về vận tải. Thuê
phương tiện vận tải trước tiên phải phù hợp với hàng hóa chuyên chở, từ đó quyết định
loại phương tiện, lịch trình, giá cước…
o Mua bảo hiểm (nếu có): Trong kinh doanh quốc tế, hàng hóa thường được
vận chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải phức tạp do đó hàng hóa dễ bị hư
hỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển. Mua bảo hiểm cho hàng hóa có thể
giảm bớt phần nào tổn thất mang lại cho doanh nghiệp trong những rủi ro không tính
trước được. Trên thế giới và Việt Nam thường áp dụng 3 điều kiện bảo hiểm: điều kiện

bảo hiểm loại A (Institus cargo clause A: bảo hiểm mọi loại rủi ro), điều kiện bảo hiểm
loại B (Institus cargo clause B: bảo hiểm tổn thất riêng), điều kiện bảo hiểm loại C
(Institus cargo clause C: bảo hiểm miễn tổn thất riêng). Hai loại hợp đồng bảo hiểm là
bảo hiểm chuyến và bảo hiểm bao.
o Kiểm tra chứng từ và thanh toán: Một số phương thức thanh toán quốc tế:
phương thức điện chuyển tiền, nhờ thu, trả ngay, ghi sổ và phương thức tín dụng
chứng từ (L/C). Trong trường hợp thanh toán bằng L/C được sử dụng nhiều nhất do
đảm bảo quyền lợi của tất cả các bên trong hợp đồng. Sau khi L/C được người xuất
khẩu chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời gửi bộ chứng từ nhận hàng (gồm các
chứng từ nhận hàng quy định rõ trong L/C: hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy bảo
hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ, bản kê đóng gói… cho người nhập khẩu. Người nhập
khẩu phải tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy hợp lệ thì trả tiền cho Ngân hàng
hoặc cho nhà xuất khẩu, nhận bộ chứng từ đi nhận hàng.
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
7
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
o Làm thủ tục hải quan: Gồm ba bước:
- Khai nộp tờ khai hải quan: Người nhập khẩu phải lập một bộ hồ sơ hải quan
bao gồm: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán hàng hóa, các
chứng từ khác theo quy định… xuất trình cho cơ quan hải quan. Sau khi kiểm tra thực
tế hàng hóa thì tờ khai hải quan là cơ sở để tính thuế nhập khẩu.
- Xuất trình hàng hóa: hàng hóa được đưa đến địa điểm quy định để kiểm tra
thực tế hàng hóa, xem có đúng như tờ khai hải quan người nhập khẩu lập hay không.
- Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ thuế của cơ quan hải quan: Sau khi kiểm
tra hồ sơ hải quan và thực tế hàng hóa, cơ quan hải quan ra quyết định nộp thuế, nộp lệ
phí và được phép cho hàng qua biên giới.
o Giao nhận hàng nhập khẩu: Để nhận hàng người nhập khẩu xuất trình bộ
chứng từ
Nhận hàng do người xuất khẩu cung cấp cho chủ phương tiện vận tải. Người

nhập khẩu nhận về số lượng và xem xét sự phù hợp về chất lượng, tên hàng, chủng
loại, kích thước, thông số kỹ thuật, bao bì, kí mã hiệu có đúng với thỏa thuận ghi trong
hợp đồng không, và giám sát việc giao nhận phát hiện những sai phạm để giải quyết
kịp thời các tình huống phát sinh, thanh toán các chi phí giao nhận hàng hóa.
o Giám định hàng hóa, khiếu nại và giải quyết tranh chấp:
Thông thường hàng hóa sẽ được giám định lại về chất lượng, số lượng, mẫu mã,
bao bì… Nếu có sự sai khác với L/C người nhập khẩu sẽ khiếu nại người xuất khẩu
hoặc người chuyên chở. Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá
trình thực hiện hợp đồng, khiếu nại trước hết được giải quyết thông qua thương lượng,
thỏa thuận giữa hai bên, sau đó nếu hai bên không thể giải quyết được phải đệ đơn lên
trọng tài quốc tế để giải quyết tranh chấp.
2.2. Ý nghĩa, nội dung và phương pháp giám sát và điều hành quy trình thực
hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1. Khái niệm, ý nghĩa của việc giám sát và điều hành quy trình thực hiện
HĐNK
 Giám sát:
Giám sát hợp đồng là một hệ thống báo động sớm, cảnh tỉnh về các công việc mà
mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cả hai bên tránh được chậm trễ hoặc sai sót trong
thực hiện hợp đồng.
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
8
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
Giám sát thực hiện hợp đồng là công tác cần thiết đối với mỗi công ty kinh doanh
quốc tế. Vai trò của giám sát được thể hiện qua thực tiễn hoạt động xuất nhập khẩu:
- Giám sát hợp đồng đảm bảo mỗi bên có thực hiện nghĩa vụ của mình như đã quy
định hay ngầm quy định trong hợp đồng.
Một hợp đồng thường quy định hoặc ngầm quy định một loạt các nghĩa vụ và bổn
phận của mỗi bên tham gia ký kết hợp đồng. Những ràng buộc này kéo theo hàng loạt
hoạt động và công việc mà cả hai bên sẽ cam kết thực hiện. Thực hiện thành công một

hợp đồng, chủ yếu phụ thuộc vào vấn đề các nghĩa vụ của mỗi bên có được thi hành trôi
chảy trong một thời hạn đã định hay không. Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến
những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo rằng mỗi bên có thực hiện các
nghĩa vụ của mình và cấn biết rõ bên kia có đang thực hiện các nghĩa vụ của mình như đã
quy định hay ngầm quy định trong hợp đồng hay không.
- Giám sát hợp đồng đảm bảo các bên trong hợp đồng tránh được chậm trễ hoặc sai
sót trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên cần phải thực hiện ở những thời điểm khác nhau
trong giai đoạn thực hiện hợp đồng. Như vậy cần phải thiết lập một hệ thống nhắc nhở về
các nghĩa vụ hợp đồng tại các thời điểm thích hợp để có thể thực hiện đúng các nghĩa vụ
của mình trong hợp đồng. Đồng thời, một công việc không kém phần quan trọng là phải
thiết lập hệ thống thu thập các thông tin về việc thực hiện hợp đồng của bên đối tác.
Thông qua đó theo dõi tiến độ và thời gian biểu của các công đoạn để có thể nhắc nhở đối
tác tại các thời điểm thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hoá việc thực hiện hợp
đồng TMQT.
- Giám sát hợp đồng tốt nhằm phòng ngừa rủi ro và tạo dữ liệu thông tin cho hoạt
động điều hành.
Thông qua việc giám sát chặt chẽ các bước thực hiện hợp đồng của mình và của
bên đối tác mà có thể giải quyết kịp thời các tình huống phát sinh, hạn chế và phòng
ngừa các rủi ro có thể xảy ra, những bất lợi không đáng có. Giám sát thực hiện hợp
đồng còn ghi nhận lại những thông tin về các vấn đề phát sinh tạo cơ sở để điều hành
có hiệu quả, chính xác và kịp thời, tối ưu hóa quá trình thực hiện hợp đồng.
 Điều hành:
Điều hành hợp đồng là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những
vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
9
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
gian xây dựng hợp đồng và do vậy không được chuẩn bị để đưa vào các quy định và

điều kiện của hợp đồng.
Khi cả hai bên thực hiện trung thành các nghĩa vụ hợp đồng thì thông thường kết
quả hợp đồng sẽ được thực hiện một cách thoả đáng đối với cả hai bên. Tuy nhiên,
trong thực tế có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà lúc xây
dựng hợp đồng không tính trước được. Có nhiều nguyên nhân, song có thể kể ra một
số nguyên nhân chính như sau: Một là, các bên hiểu các điều kiện và điều khoản hợp
đồng theo các nghĩa khác nhau cho nên hành động theo các hướng khác nhau; Hai là,
có những sự cố mà không thể khắc phục để có thể trung thành với các nghĩa vụ trong
hợp đồng. Chẳng hạn, một nguyên liệu cần dùng trong quá trình sản xuất có thể lại
không tìm được. Vì thế nhà cung cấp không thể thực hiện đầy đủ theo các mô tả kỹ
thuật của sản phẩm như đã ghi trong hợp đồng. Người cung cấp phải yêu cầu người
mua đồng ý hoặc phê chuẩn về các chi tiết kỹ thuật mới; Ba là, một số các điều khoản
của hợp đồng có khi còn được để "mở" mà các bên phải quyết định trong quá trình
thực hiện hợp đồng. Như vấn đề chọn cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, xác định lại giá
do giá thị trường thay đổi Một số các tình huống trên có thể là thứ yếu, nhưng một số
khác lại có tính rất quan trọng mà yêu cầu mỗi bên phải có sự điều hành trước những
thay đổi đó.
2.2.2. Nội dung và phương pháp của giám sát và điều hành quy trình thực
hiện HĐNK
2.2.2.1. Nội dung và phương pháp giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu
 Nội dung cua công tác giám sát thực hiện HĐNK.
Việc giám sát một hợp đồng đầu tiên đòi hỏi phải xác định những thành phần chủ
yếu trong hợp đồng có tính chất sống còn đối với việc thực hiện hợp đồng để tiến hành
giám sát. Người bán (người xuất khẩu) và người mua (người nhập khẩu) có các nội
dung giám sát khác nhau. Người mua cần giám sát các nhiệm vụ sau:
- Khối lượng hàng hóa: Các chủng loại, số lượng của từng chủng loại, phạm vi
lựa chọn về số lượng.
- Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ về chất lượng, thời gian, địa điểm giám định
chất lượng, chỉ định các cơ quan giám định.
- Bao bì hàng hóa: Loại và chất lượng bao bì, người cung cấp bao bì, thời điểm

và địa điểm cung cấp bao bì.
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
10
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
- Lịch giao hàng: Thời điểm và lịch trình giao hàng, số lần giao hàng, ngày cuối
cùng phải giao của từng lần giao hàng, thông báo giao hàng, các điều kiện về cảng,
thông báo về điều kiện cảng, thời điểm dự tính tàu đến nơi
- Chỉ định giám định: Khi hàng cần giám định, cần giám sát cơ quan giám định,
nội dung giám định, căn cứ giám định, yêu cầu về chứng thư giám định, thông báo yêu
cầu giám định đến các cơ quan có liên quan.
- Chỉ định tầu/ cảng: Nếu hợp đồng quy định người bán chỉ định tầu để chở
hàng, cần giám sát các đặc điểm của con tàu như tải trọng, tuổi tàu, đặc điểm về chở
hàng của tàu, thời gian cập cảng để nhận hàng, địa điểm đến nhận hàng, địa điểm trả
hàng, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ, giám sát quá trình đàm phán để thuê tàu, hợp
đồng thuê tàu.
- Giá: Nếu là giá để ngỏ thì thời điểm và địa điểm để gặp gỡ nhau đàm phán về
giá, những thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán lại giá.
- Mua bảo hiểm: Giám sát thời điểm mua bảo hiểm, mức bảo hiểm, giá trị bảo
hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm.
- Bảo hành: Thời gian bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung và phạm vi trách
nhiệm về bảo hành.
- Thanh toán: Giám sát tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanh
toán, các chứng từ cho mỗi lần thanh toán, thời điểm mở L/C, yêu cầu mở L/C, ký
quỹ, tu chỉnh L/C, yêu cầu và thời gian kiểm tra chứng từ.
- Thủ tục hải quan: Thời điểm khai và nộp hồ sơ hải quan, những chứng từ cần
thiết để xuất trình Hải quan và các thủ tục khác: các loại chứng từ, thời điểm cần thiết
để xuất trình. Thời điểm và địa điểm xuất trình hàng hóa để kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Khiếu nại: Thời gian khiếu nại, đơn khiếu nại, chứng từ cần lập khi khiếu nại,
giải quyết khiếu nại.

- Giải quyết tranh chấp: Cần giám sát về địa điểm trọng tài, luật xét xử, các nội
dung về giải quyết tranh chấp, các chứng cứ…
Tùy vào từng hợp đồng mà có thể thêm hoặc bớt đi một số nội dung
cần giám sát khác.
 Phương pháp giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Công việc giám sát đòi hỏi phải xây dựng được một hệ thống nhắc nhở có hiệu
quả để nhắc nhở người mua hay người bán những công việc nào cần thực hiện, khi nào
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
11
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
cần thực hiện và khi nào cần phải hoàn thành. Kết quả là phải chuẩn bị để gửi và nhận
mọi thông tin về tình hình của các sự kiện và công việc cần giám sát trong quá trình
thực hiện hợp đồng. Như vậy, người giám sát có thể sử dụng mọi phương pháp và biện
pháp liên lạc để thực hiện được điều đó như:
- Phương pháp phiếu giám sát hợp đồng: Liệt kê các sự kiện và công việc
đã ngầm định hoặc quy định rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, ngày tháng
mà các sự kiện đó xảy ra và các biện pháp giám sát phòng ngừa cần được thực hiện.
Mỗi một hợp đồng có thể có nhiều phiếu giám sát các hoạt động khác nhau như kiểm
tra hàng, vận tải, thủ tục hải quan, thanh toán…
- Phương pháp hồ sơ theo dõi hợp đồng: Thiết lập một hồ sơ giám sát cho mỗi
hợp đồng, liệt kê các sự kiện và công việc cần làm và giám sát dựa trên các công việc đó.
- Phương pháp phiếu chỉ số giám sát hợp đồng: Gồm một bộ phiếu ghi chỉ số
của hợp đồng mà mỗi công việc của giám sát được ghi vào một phiếu riêng, các phiếu
được sắp xếp theo thứ tự thời gian.
- Phương pháp sử dụng máy điện toán: Các hợp đồng đều được ghi vào một
bảng hệ thống lưu trong máy tính. Ưu điểm chính của hệ thống dùng máy vi tính là sự
dễ dàng trong tổ chức và truy cập thông tin về quá trình giám sát hợp đồng và trong
việc điều hành các hoạt động giám sát cũng như việc liên lạc với các bộ phận thực hiện
trong đơn vị và các cơ quan khác bên ngoài đơn vị. Tuy nhiên để giám sát bằng máy

vi tính và sử dụng hệ thống tự động thì yêu cầu các máy tính phải tương thích và thống
nhất sử dụng các biểu mẫu như hoá đơn, chứng từ vận tải và mã hoá các yếu tố số
liệu, phải có một phần mềm riêng dùng cho giám sát.
2.2.2.2. Nội dung trong điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Điều hành hợp đồng nhập khẩu tập trung giải quyết những vấn đề sau.
- Chất lượng, số lượng hàng hóa: Sự thay đổi về quy định chất lượng, số lượng
hàng hóa giao nhận so với quy định trong hợp đồng.
- Hợp đồng vận tải: Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì
người mua có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải. Người mua phải xem xét các điều
kiện để ký kết hợp đồng vận tải sao cho thích hợp nhất.
- Bảo hiểm cho hàng hóa: Tùy vào điều kiện cụ thể mà người quản lý phải đưa ra
các quyết định: (1) Có mua bảo hiểm hay không; (2) Nếu mua thì mua điều kiện bảo
hiểm nào, trị giá bảo hiểm là bao nhiêu; (3) Hình thức mua; (4) Mua ở hãng bảo hiểm
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
12
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
nào; (5) Mua khi nào. Người mua phải làm nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa có hư hại mất
mát không, khi hàng hóa nằm trong diện được bảo hiểm phải điều hành để nhận được
chế độ bảo hiểm từ hãng bảo hiểm là đầy đủ nhất.
- Thủ tục hải quan: Thủ tục hải quan về cơ bản gồm 3 bước: khai báo hải quan,
xuất trình hàng hóa để công chức hải quan kiểm tra, thực hiện các quyết định của công
chức hải quan. Người quản lý phải điều hành các vấn đề phát sinh trong cả 3 bước này
sao cho hàng hóa được thông quan nhanh nhất.
- Giao nhận hàng hóa: Việc giao nhận hàng hóa thường phát sinh các vấn đề như
giao hàng chậm, giao không đúng phương thức, đặc biệt là khi bốc hàng lên tàu và dỡ
hàng ra khỏi tàu…Như vậy người điều hành cần ra các quyết định như thế nào để giải
quyết những vấn đề này.
- Điều chỉnh giá: Sự xem xét về giá hàng hóa có thể phát sinh do điều kiện giá để
"mở" trong hợp đồng.

- Các điều khoản thanh toán: Việc thi hành các điều khoản thanh toán trong các
hợp đồng giá cố định và thanh toán một lần là tương đối đơn giản. Tuy nhiên, việc
thực hiện thanh toán nhiều lần thì điều hành hợp đồng phải bảo đảm những hoạt động
điều kiện cho việc thanh toán phải được thực hiện đúng thời hạn.
- Giải quyết các khiếu nại: Khi có khiếu nại là lúc người quản lý phải điều hành
chặt chẽ nhất. Người quản lý phải đưa ra các quyết định: có khiếu nại hay không, bằng
chứng của việc khiếu nại, hồ sơ khiếu nại, yêu cầu về giải quyết khiếu nại. Còn bên bị
khiếu nại phải xem xét việc khiếu nại của đối tác có đúng hay không, điều hành quá
trình tham gia giải quyết khiếu nại, quyết định về giải quyết khiếu nại.
- Các nội dung khác: Ngoài các nội dung trên còn rất nhiều các vấn đề cần phải
điều hành như giải quyết các tranh chấp, vấn đề bảo hành, vấn đề bất khả kháng, vấn
đề bảo lãnh để thực hiện tối ưu các hợp đồng đã ký kết, đảm bảo được quyền lợi của
cả hai bên.
2.3 Tổng quan nghiên cứu đề tài trước đó
Qua một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu, căn cứ vào các luận văn, đề tài nghiên
cứu khoa học, sách chuyên khảo và các tài liệu tham khảo em đã thấy một số công trình
nghiên cứu về giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu như là:
1. Một số giải pháp hoàn thiện công tác điều hành và giám sát hợp đồng nhập
khẩu tại công ty Cổ phần Bách hóa - Nguyễn Thị Thu Hà K37B6, 2005 (GVHD:
Nguyễn Hữu Thịnh)
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
13
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giám sát và điều hành hợp đồng
nhập khẩu tại công ty Cổ Phần Hà Việt - Nguyễn Duy Hải - K39E3, 2007 (GVHD:
Nguyễn Hữu Thịnh).
3. Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trường
Thái Lan của công ty TNHH Giovanni Việt Nam – Nguyễn Thị Khánh – K4-HMQ1
( GVHD: Lê Việt Nga).

Do khác về đối tượng nghiên cứu là nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị trường
Nhật Bản, khác về phạm vi nghiên cứu là Công ty TNHH Ô Tô Đông Phong giai đoạn
2008 - 2010 nên đề tài “Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập
khẩu linh kiện máy móc từ thị trường Nhật Bản của Công Ty TNHH Ô TÔ Đông
Phong” là chưa có.
Tại công ty TNHH Đông Phong cũng đã tiếp nhận nhiều sinh viên đến thực tập
nhưng cũng chưa có đề tài nào nghiên cứu về vấn đề này. Đây là một đề tài mang
tínhmới và cấp thiết đối với công ty. Mục tiêu của đề tài là tìm hiểu và nghiên cứu các
vấn đề lý thuyết từ đó làm rõ thực trạng hoạt động giám sát quy trình thực hiện HĐNK
đồng thời đưa ra được các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả giám sát quy trình thực
hiện hợp đồng nhập khẩu . Vì vậy, em rất mong công trình nghiên cứu này sẽ giúp ích
phần náo đó cho công ty trong việc đề ra giải pháp hữu ích có thể áp dụng vào thực tế
nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động giám sát quy trình thực hiện HĐNK linh kiện
máy móc từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH Ô Tô Đông Phong.
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
14
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
CHƯƠNG 3
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH
QUY TRÌNH THỰC HIỆN HĐNK LINH KIỆN MÁY MÓC TỪ
THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY Ô TÔ ĐÔNG PHONG
GIAI ĐOẠN 2008-2010
3.1.Phương pháp nghiên cứu các vấn đề.
3.1.1.Phương pháp thu thập dữ liệu.
3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.
Để có được những thông tin chính xác về tình hình hoạt động nói chung và công
tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty em đã
sử dụng một số phương pháp để thu thập dữ liệu sơ cấp sau.

 Phiếu điều tra:
Sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm gồm các câu hỏi liên quan trực tiếp đến giám
sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Ô Tô Đông
Phong. Phiếu điều tra trắc nghiệm này được phát cho các cán bộ quản lý và nhân viên
trực tiếp tham gia vào các khâu trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng. Thông qua
phiếu điều tra trắc nghiệm này bước đầu đã thu thập và nhận dạng được những thông
tin liên quan đến các vấn đề cơ bản được nghiên cứu trong luận văn, những khó khăn
và những nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác giám sát thực hiện hợp
đồng tại công ty.
 Phỏng vấn chuyên gia:
Bằng cách tự thiết kế bảng câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu và
chuyên gia với nội dung bám sát với nội dung nghiên cứu giám sát và điều hành thực
hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty. Từ đó phát hiện ra những vấn đề mà Công ty
gặp phải trong việc thực hiện hợp đồng và những kết quả mà công ty đạt được. Nguồn
dữ liệu này đóng góp rất lớn cho việc nghiên cứu thực tiễn những khó khăn, vướng
mắc trong giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng mà các doanh nghiệp nhập khẩu
hay gặp phải. Biên bản phỏng vấn được đính ở phần phụ lục.
 Phương pháp quan sát:
Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã được tham gia thực hiện một số công
việc của phòng kinh doanh XNK. Thông qua trực tiếp thực hiện công việc đồng thời
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
15
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
quan sát công việc của các cán bộ công nhân viên khác, kết hợp với khả năng tổng hợp
đánh giá của bản thân nên em đã rút ra được một số kết luận liên quan đến hoạt động
giám sát quy trình thực hiện hợp đồng của Công ty.
3.1.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.
 Từ nguồn dữ liệu nội bộ.
Trực tiếp thu thập tài liệu liên quan đến quy trình nhập khẩu, giám sát quy trình

thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ các phòng ban liên quan. Thu thập dữ liệu từ nguồn
nội bộ phần lớn phản ánh kết quả của hoạt động kinh doanh của Công ty, các mục tiêu
phát triển trong tương lai. Thu thập từ các báo cáo: bằng việc phân tích các báo cáo về
kinh doanh, về tài chính đã công bố ta sẽ có được những thông tin về tình hình kinh
doanh của Công ty như: Kết quả hoạt động kinh doanh, kim ngạch nhập khẩu theo cơ
cấu thị trường nhập khẩu, số hợp đồng ký kết thực hiện và khiếu nại… trong các năm:
2008, 2009, 2010.
 Nguồn dữ liệu ngoại vi:
Những tài liệu chuyên ngành về hoạt động thương mại quốc tế như: Giáo trình,
báo, tạp chí chuyên ngành kinh doanh, thương mại, kinh tế, các niên giám thống kê, tài
liệu lưu trữ, văn bản liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của một số cơ quan ban
ngành liên quan, một số website của Bộ Công thương, tổng cục thống kê… Ngoài ra
em còn tham khảo luận văn có cùng đề tài về giám sát và điều hành của những khóa
trước trong thư viện.
3.1.2. Phương pháp phân tích dữ liệu.
Xử lý thông tin định lượng: Phương pháp thống kê: thống kê các kết quả thu
được từ các nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Thống kê những số liệu về việc thực hiện
hợp đồng nhập khẩu của Công ty từng năm, số hợp đồng vi phạm của Công ty … tiến
hành phân tích những số liệu đã tìm được.
Xử lý thông tin định tính: Từ phiếu điều tra công ty, câu hỏi phỏng vấn đưa ra
những nhận xét của bản thân về tình hình giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng
nhập khẩu của Công ty hiện nay với sự giúp đỡ của nhân viên thực hiện nghiệp vụ
xuất nhập khẩu trong Công ty và của giáo viên hướng dẫn.
Phương pháp tổng hợp: Căn cứ vào các kết quả thu được từ phiếu điều tra, câu
hỏi phỏng vấn chuyên gia, nguồn dữ liệu ngoại vi để đưa ra các kết luận về hoạt động
giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thông qua các phần
mềm như SPSS, Excel, Word
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
16

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
3.2. Đánh giá tổng quan ảnh hưởng của những nhân tố môi trường đến hoạt
động giám sát quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy móc từ thị
trường Nhật Bản của công ty Ô Tô Đông Phong giai đoạn 2008 – 2010
3.2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Ô Tô Đông Phong
3.2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:
Tên giao dịch: Công ty TNHH Ô Tô Đông Phong
Địa chỉ trụ sở chính:
Điện thoai: +8403213.757.888
Fax:+8403213.942831
Website: www.htt// truonggiangdongphong.com
Mã số thuế: 0900190667
Hình thức sở hữu vốn: Công ty TNHH 2 thành viên
Vốn điều lệ: 38 tỷ đồng
Đối tác: Công ty TNHH ô tô Đông Phong là liên doanh giữa 3 đối tác lớn
Công ty TNHH cơ giới nông nghiệp miền Bắc
Công ty TNHH công thương Thập Yến
Công ty TNHH xe ô tô thực nghiệp Đông Phong
Chức năng nghiệm vụ của công ty
+ Lĩnh vực kinh doanh: thương mại và sản xuất
+ Ngành nghề kinh doanh:
- Nhập khẩu linh kiện, phụ tùng chính hãng Đông Phong Motor
- Sản xuất, chế tạo, lắp ráp, cung ứng dịch vụ và kinh doanh các máy
cơ khí nông nghiệp.
- Thiết kế phương tiện vận tải đường bộ
- Đóng mới thùng bệ chở khách, xe tải
- Sản xuất, lắp ráp phương tiện vận tải
- Sản xuất,lắp ráp, kinh doanh sản phẩm xe ô tô Đông Phong các loại
Cơ cấu bộ máy tổ chức
Tổng số công nhân viên hiện tại của doanh nghiệp là 800 người (bao gồm cả

nhân viên thời vụ)
Số nhân lực có trình độ đại học trở lên: 215 người, chiếm tỷ lệ 27% trong tổng số
nhân lực.
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
17
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
Số nhân lực tốt nghiệp khối kinh tế và QTKD là 86 người, không có người tốt
nghiệp Đại học Thương Mại.
SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH Ô TÔ ĐÔNG PHONG
Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty
- Công ty TNHH ô tô đông Phong là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập. Ban lãnh
đạo công ty xác định đặt mục tiêu hiệu quả kinh tế lên hàng đầu.
- Công ty TNHH ô tô Đông Phong thực hiện chế độ quản lý theo 2 cấp: Cấp công
ty và cấp các tổ sản xuât.
+ Cấp công ty: Có Giám đốc và hai phó giám đốc. Các phòng ban có chức năng
giúp việc cho Giám đốc theo chức năng được phân công dưới sự điều hành trực tiếp
của Phó giám đốc phụ trách.
+ Cấp tổ sản xuất: Có tổ trưởng và từ 01 – 02 tổ phó giúp việc cho tổ trưởng.
điều hành trực tiếp đến từng tổ, bộ phận sản xuất.
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
18
T
Ổ
N
G

G
I

Á
M

Đ
Ố
C

P
G
Đ

K
I
N
H

T
Ế
P
G
Đ

K
Ỹ

T
H
U
Ậ
T

P
h
ò
n
g

b
ả
o

v
ệ
P
h
ò
n
g

t
à
i

c
h
í
n
h

k
ế

t
o
á
n
P
h
ò
n
g

h
à
n
h

c
h
í
n
h

n
h
â
n

s
ự
P

h
â
n

x
ư
ở
n
g

c
ơ

đ
i
ệ
n
P
h
ò
n
g

k
ỹ

t
h
u
ậ

t
P
h
ò
n
g

v
ậ
t

t
ư
,

t
i
ê
u

t
h
ụ
P
h
ò
n
g

q

u
ả
n

l
ý

c
h
ấ
t

l
ư
ợ
n
g

s
ả
n

p
h
ẩ
m
P
h
ò
n

g

k
ế

h
o
ạ
c
h

&

đ
ầ
u

t
ư

X
N
K
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
Ban giám đốc
- Tổng giám đốc: Ông Phan Văn Thiện
- Phó giám đốc: Ông Phan Văn Tiến, Bà Phan Thị Thảo
Tổng giám đốc (Ông Phan Văn Thiện): Là người đứng đầu công ty, thay mặt cho
công ty chịu trách nhiệm trước nhà nước và các cơ quan có trách nhiệm về toàn bộ
hoạt động của công ty mình. Là người ra quyết định cao nhất trong công ty, đồng thời

chỉ huy và quản lý tất cả các bộ phận của công ty.
Phó giám đốc kỹ thuật (Ông Phan Văn Tiến): Có trách nhiệm giúp việc cho
Tổng giám đốc về mặt kỹ thuật sản xuất và thiết kế của công ty.
Phó giám đốc kinh tế (Bà Phan Thị Thảo): Có trách nhiệm giúp Tổng giám đốc
trực tiếp chỉ đạo công tác quản lý và kinh doanh của công ty.
Các phần ban
- Phòng kế hoạch & đầu tư Xuất - Nhập khẩu: Các nhân viên có chức năng giúp
Ban giám đốc quản lý công tác kế hoạch, soạn thảo và tham gia ký kết các hợp đồng,
điều phối kế hoạch sản xuất giữa các đơn vị phong ban để hoàn thành kế hoạch sản
xuất kinh doanh của công ty.
- Phòng tài chính - Kế toán: Chiu trách nhiệm toàn bộ công tác hạch toán kế toán
của công ty, có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra các chi phí phát sinh trong quá trình sản
xuất kinh doanh, quản lý sản xuất ở toàn công ty.
- Phòng vật tư – tiêu thụ: Có nhiệm vụ liên hệ tìm khách hàng để ký kết hợp
đồng và chỉ đạo việc mua sắm các phụ tùng, công cụ lắp ráp,vật liệu phụ, văn phòng
phẩm… Tổ chức thực hiện tiêu thụ sản phẩm nội địa và vật tư tiết kiệm của công ty,
theo dõi giao nhận hàng Đại lý, chỉ đạo việc tổ chức bố trí kho hàng, chuẩn bị nguyên
liệu, phụ liệu cho sản xuất chính của công ty.
- Phòng kỹ thuật: Có chức năng nghiên cứu, triển khai đưa tiến bộ khoa học vào
sản xuất.
- Phòng quản lý chất lượng sản phẩm: Có trách nhiệm kiểm tra chất lượng
nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm sau khi sản xuất, xây dựng phương án đổi mới
công tác quản lý chất lượng.
- Phòng hành chính – nhân sự: Có nhiệm vụ quản lý lao động, chịu trách nhiệm
tuyển dụng khi có nhu cầu cần thiết, xác định mức tiền lương, tiền thưởng sản xuất…
- Phòng bảo vệ: Tham mưu, đề xuất giúp ban giám đốc về công tác bảo vệ an
ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, chống bão lụt và công tác dân quân tự vệ.
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
19

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA: TMQT
- Phân xưởng cơ điện: Xây dựng các phương án về quản lý các quy trình kỹ
thuật, an toàn các thiết bị cơ điện, quản lý vận hành máy móc thiết bị và hệ thống sửa
chữa bảo dưỡng định kỳ, điều động thiết bị máy móc để đáp ứng hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty.
3.2.1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty trong giai đoạn năm
2008 – 2010.
Sau gần 10 năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh về máy móc và chủ yếu là
linh kiện ô tô. Công ty không ngừng mở rộng cả về quy mô và lĩnh vực kinh doanh.
Bảng 3.2. Kết quả hoạt động kinh doanh những năm gần đây.
(Đơn vị: 1000 VNĐ)
Chỉ Tiêu
Năm
2010 2009 2008
1.Doanh thu bán hàng 241.601.998.949 210.430.363.936 199.471.039.700
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 47.372.985 1.999.880.361 1.032.981.621
3. Doanh thu thuần 241.554.625.964 208.430.483.575 198.439.058.079
4. Giá vốn hàng bán 225.032.825.355 198.501.163.114 189.021.379.427
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng 16.521.800.609 929.320.461 9.417.678.652
6. Doanh thu hoạt động tài chính 100.497.811 115.827.961 121.320.076
7. Chí phí tài chính 5.399.070.529 118.573.406 132.070.298
- Trong đó: Chi phí lãi vay 0 0 0
8. Chi phí bán hàng 4.145.221.107 4.250.578.065 3.998.876.200
9.Chi phí quản lý doanh nghiệp 4.353.599.210 3.105.693.152 4.010.561.382
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động
kinh doanh
2.724.407.574 2.570.303.799 1.397.490.848
11.Thu nhập khác 1.149.246.425 919.869.303 921.763.027
12.Chi phí khác 1.666.031.229 847.628.682 703.428.059
13.Lợi nhuận khác 516.784.704 72.240.621 208.334.968

14.Tổng lợi nhuận trước thuế 2.207.622.770 2.642.544.420 1.605.825.816
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 309.067.187 449.162.888 301.455.400
16. Lợi nhuận sau thuế thu nhập
hiện hành
1.898.555.583 2.193.381.532 1.304.370.416
(Nguồn: Phòng kế toán - tài chính)
Qua bảng số liệu ta thấy:
- Doanh thu của công ty không ngừng tăng qua các năm. Cụ thể,
năm 2009 doanh thu đạt 210.430.363.936 đồng, tương ứng tăng 5.49% so với
năm 2008 (199.471.039.700 đồng). Năm 2010 doanh thu đạt 241.601.998.949 đồng
vậy tương ứng tăng 14,81% so với năm 2009. Phần doanh thu tăng nhanh của năm
2010 chủ yếu là do công ty đã tăng những hợp đồng mới có giá trị lớn trong năm 2010.
Lợi nhuận trước thuế: Mặc dù năm 2009 có số lợi nhuận trước thuế đạt
SVTH: Nguyễn Thị Bộ Lớp
HMQ1_K5
20