Triển Khai ERP Cho Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Máy Tính Việt Nam (VNCT)

MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh hiện nay, cùng với xu hướng phát triển của thời đại, các doanh
nghiệp được sự hỗ trợ đắc lực của các ứng dụng thương mại điện tử như các thiết bị hỗ
trợ thanh toán, hay các phần mềm buộc các doanh nghiệp phải phản ứng kịp thời trước
những biến chuyển mạnh mẽ của thời đại, để tồn tại và phát triển. Luôn chủ động đi
trước.
Một giải pháp hết sức quan trọng đem đến thành công cho các doanh nghiệp là: phần
mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh ERP, nó là phần mềm quản lý nội lực của doanh
nghiệp. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí, hình thành một hệ thống quản
trị doanh nghiệp xuyên suốt, tạo điều kiện cho các nhà quản lý hiệu quả cao, và khi đã áp
dụng thành công thì lợi ích của nó đem lại là vô cùng to lớn. Đối với Việt Nam thì những
năm gần đây phần mềm này vẫn còn mới mẻ, chỉ được áp dụng thành công bởi một số
doanh nghiệp.
Áp dụng giải pháp ERP vào hệ thống quản lý bán hàng, nhằm làm đơn giản hóa
việc lập các hóa đơn giấy tờ cũng như việc lưu trữ chúng và phục vụ hữu ích cho việc
quản lý và phát triển của siêu thị. Điều này được trình bày cụ thể trong nội chung chính
của bài thu hoạch Công ty TNHH phát triển công nghệ máy tính Việt Nam ( VNCT )
Thông qua đó, chúng ta có một cái nhìn toàn cảnh về thị trường ERP .
1
Mục Lục
PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ GIẢI PHÁP VỀ ERP
I. Giới thiệu về giải pháp ERP
Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam phần lớn đang chưa áp dụng hệ thống ERP
theo đúng nghĩa của nó. Có những doanh nghiệp đã và đang tìm hiểu về ERP và các giải
pháp ERP trên thị trường. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp vẫn đang có rất nhiều
băn khoăn và chưa biết tìm lời giải đáp ở đâu do ở Việt nam hiện nay vẫn đang chưa có
nhiều các công ty cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp trong lĩnh vực triển khai ERP.
1. Lịch sử phát triển và sự hình thành ERP
ERP (Enteprise Resource Planning - kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp) là bộ
giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản xuất
kinh doanh vào một hệ thống duy nhất. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng CNTT để

quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) của một tổ
chức. Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra
thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ thuộc yêu cầu của nhà quản lý.
2
Bốn từ viết tắt được dung liên quan đến hệ thôgns ERP bao gồm:
- MRP: Material Requirement Planning, là Hoạch định nhu cầu nguyên liệu.
- MRP II Manufacturing Resource Planning, là Hoạch định nguồn lực sản xuất.
- ERP: Enterprise Resource Planning, là Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
- ERM:Enterprise Resource Management, là Quản trị nguồn lực doanh nghiệp.
Hình 1.1- miêu tả sự tiến hóa của hệ thống ERP hiện đại ngày nay
Bốn chức năng căn bản của quá trình sản xuất là:
+ số lượng đặt hang (EOQ)
+ Lượng tồn kho (Saftety Sorck)
+ Danh sách nguyên liệu
+ Quản lý sản xuất.
2. Tầm quan trọng của ứng dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp
2.1 Đối với bản thân doanh nghiệp
- Chuẩn hoá quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong quản lý
giúp các doanh nghiệp chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vào sản
xuất – kinh doanh
3
- Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu trên
việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan
trọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay.
- Tạo khả năng hoà nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn
cầu hoá kinh tế hiện nay
- Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong con mắt các đối tác làm ăn, trong con
mắt các nhà đầu tư. Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp
các thông tin tài chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nước
trong việc hợp tác làm ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp

- Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng. Việc sử dụng
các thành tựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với
thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếp
cận với thị trường và khách hàng
2.2 Đối với nhà quản lý
- Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công
cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công
việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
- Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành.
- Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh
doanh
- Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more. Giải quyết vấn đề tăng
hiệu quả doanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít
nhất.
2.3 Đối với các nhà phân tích - nhân viên
- Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải pháp
lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định, vv
- Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hoá
- Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động
- Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong
công việc.
- Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công
việc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất
cần thiết.
4
3. Thực trạng của ERP hiện nay
Theo thống kê của Phòng Thương mại và Công nghiệp VN ,hiện chỉ có 1,1%
doanh nghiệp VN ứng dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp (ERP). Được đánh giá là
“công cụ quan trọng và cần thiết để hội nhập” nhưng ERP vẫn chưa được hiểu và đánh
giá đúng tầm.

ERP là giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Về hình thức, một giải pháp ERP
là tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất của doanh
nghiệp, gồm: hoạch định, kiểm tra, vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra, phân phối, kế toán,
nhân lực Đây là dạng sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin (CNTT) với kinh
nghiệm quản lý. Vì thế, việc đầu tư cho một giải pháp ERP không đơn thuần là mua một
phần mềm mà chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bằng CNTT.
3.1 Đầu tư chưa hợp lý
Phần lớn DN vẫn chưa thực sự xem CNTT-TT là tác nhân chủ chốt trong hoạt
động kinh doanh. Theo kết quả khảo sát của "Dự án nâng cao năng lực cạnh tranh Việt
Nam" (VNCI), hầu hết DN Việt Nam vẫn đang sử dụng phương thức sản xuất thủ công,
nếu có ứng dụng thì cũng chỉ dừng lại ở Word, Excel; một số rất ít DN sử dụng phần
mềm (PM) kế toán, quản lý nhân sự. Các giải pháp quản trị DN chưa thấy sử dụng, mặc
dù nhiều DN lẽ ra cần phải áp dụng như một số công ty xuất khẩu kiêm thu mua, chế
biến.
3.2 Sản phẩm, dịch vụ, tư vấn kém
Hiệu quả ứng dụng CNTT còn bị chi phối bởi sản phẩm PM thiếu tính ổn định;
các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng của các nhà cung cấp PM còn kém. Đây là điểm yếu của
các nhà cung cấp VN so với nhà cung cấp nước ngoài. Thông thường, khi hạch toán chi
phí, các công ty PM trong nước thường chỉ cho biết chi phí phát triển và triển khai. Còn
phần sau bán hàng họ để riêng và ít quan tâm. DN ứng dụng sau khi mua PM về sử dụng,
khi gặp sự cố và không được hỗ trợ ngay hoặc hỗ trợ không tới nơi tới chốn mới biết rằng
cần có thêm khoản chi phí bảo trì. Nhiều lần như vậy DN có ấn tượng không tốt, cho rằng
ứng dụng CNTT là "buộc thêm việc vào người". Hiện nay, chỉ với các giải pháp ERP, nhà
cung cấp mới đưa ra chi phí tư vấn và bảo trì hàng năm.
3.3 Giải pháp?
Thực hiện chương trình dự án nhằm hỗ trợ DN nâng cao nhận thức, đẩy mạnh ứng
dụng CNTT. chủ yếu là DN vừa và nhỏ, nâng cao nhận thức về CNTT; đào tạo nguồn
nhân lực; xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin kinh tế; khuyến khích, thúc đẩy DN ứng dụng
CNTT để tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh và hội nhập
kinh tế quốc tế

5
3. 4 . 40% DN nhỏ VN chưa sử dụng máy tính
4. .Lợi ích của việc sử dụng thông tin quản trị doanh nghiệp ERP
Ứng dụng tích hợp Quản lý kế toán, Bán hàng, Vật tư, Dự án, Nhân sự tiền lương
và Thông tin điều hành doanh nghiệp
Hệ thống Thông tin Quản lý Doanh nghiệp ERP gồm nhiều ứng dụng riêng biệt
được tích hợp tự động trong quá trình xử lý giúp nâng cao năng suất lao động, cung cấp
cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn. Với một giao diện
người dùng Web 100% thân thiện và hệ thống bảo mật an toàn, người sử dụng có thể phát
huy và thực hiện đúng trách nhiệm của mình, giảm tối đa công việc dư thừa, nâng cao
hiệu quả công việc.
Bộ ứng dụng mạnh cho quản lý doanh nghiệp
Hệ thống Thông tin Quản lý Doanh nghiệp ERP trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ tổ
chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ về tài chính – kế toán, bán
hàng, vật tự, dự án, nhân sự tiền lương và thông tin điều hạnh một cách chính xác, nhanh
chóng, thuận tiện, giảm chi phí và tăng hiệu quả công việc. Các phân hệ ứng dụng nghiệp
vụ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong một kho dữ liệu chung và nhất quán toàn doanh
nghiệp. Chúng cũng góp phần đưa các hoạt động của doanh nghiệp đi vào nề nếp.
Cung cấp và xử lý kịp thời các thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động
Do yêu cầu quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh trong môi
trường cạnh tranh, lãnh đạo doanh nghiệp và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ các phòng
ban cần nhanh chóng nhận được dữ liệu cần thiết và xử lý thông tin, chủ động đáp ứng
các thay đổi của tình hình thực tế. Đặc biệt, thông tin điều hành doanh nghiệp cho phép
lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được thông tin trực tuyến cần thiết về hoạt động hàng
ngày ngay cả khi đi công tác.
Ra quyết định tốt hơn
Sự khác biệt giữa dữ liệu hoạt động doanh nghiệp được quản lý và thông tin định
hướng điều hành là khả năng chuyển dữ liệu thành các thông tin hỗ trợ ra quyết định. Tìm
được cơ hội và xác định các vấn đề nhanh chóng có thể tạo ra sự khác biệt giữa kinh
doanh thành công và thất bại. Ứng dụng PERP tăng tối đa khả năng đưa ra quyết định

bằng cách bảo đảm các thông tin kinh doanh chính xác được đưa tới đúng người, đúng
lúc.
6
Đáp ứng quy mô phát triển của doanh nghiệp
5. Các ứng dụng trong hệ thống ERP
Hệ thống ERP bao gồm những phân hệ:
1. Kế toán- tài chính Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như
sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt,
danh mục đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm
ERP
2. Quản lý các hoạt động tiếp thị và bán hang.
3. Thiết kế và phát triển sản phẩm.
4. Quản lý vật tư và thành phẩm
5. Quản lý mua hang.
6. Quản lý phân phối sản phẩm
7. Thiết ké và phát triển quy trình sản xuất
7
8. Quản lý sản xuất và lập kế hoạch
9. Quản lý chất lượng.
10. Quản lý nhân sự.
11. Hệ thống báo cáo
Kông có bất cứ thông tin nào trùng lặp vào trong hệ thống sau khi đã tích hợp toàn
bộ các chức năng. Mục đích của ERP là tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả
các bộ phận trong một phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc
thù của các bộ phận khác nhau.
II. Giải pháp tích hợp hệ thống và ổn định kế hoạch ERP
1. Giải pháp tích hợp hệ thống
1.1 Thế nào là một giải pháp rời rạc
Giải pháp rời rạc là một rải pháp các modul thực hiện trong 1 chương trình quản lý
không đc gắn két với nhau, hệ thống hoạt động riêng rẽ, hoạt đọng của bộ phần này.

Không liên quan đến bộ phận khác.
1.2 Giải pháp tích hợp hệ thống
Phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một
hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự-tiền
lương, quản trị sản xuất song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gôm tất cả vào chung 1
gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.
Tích hợp hệ thống là sự kết hợp các thành phần đơn lẻ (gồm cả phần cứng, phần
mềm, các dịch vụ,…) với nhau tạo thành một hệ thống thuần nhất. Việc tích hợp hệ thống
rất đa dạng và được thực hiện ở nhiểu mức khác nhau như các hệ thống lớn, ví dụ hệ
thống mạng máy tính (máy chủ, máy trạm, các thiết bị mạng và các phần mềm quản trị,
điều hành, phần mềm ứng dụng), hay các hệ thống nhỏ như hệ thống các thiết bị nhúng
vơi phần cứng và phần mềm điều khiển…
8
Tích hợp hệ thống ngày càng trở nên quan trọng vì nó đảm bảo sử dụng với hiệu
quả cao nhất các các cơ sở hạ tầng đã có, đồng thời ứng dụng được nhiều giải pháp mới
bằng việc tích hợp sản phẩm của các các hãng sản xuất khác nhau.
Hệ thống ERP cần hoạch định, thu nhận, xử lý, tính toán, cung cấp, thống kê các
thông tin liên quan đến các khâu hoạt động chính của doanh nghiệp theo kiểu trực tuyến
ứng với các nghiệp vụ:
- Các hoạt động tài chính kếtoán
- Các hoạt động quản lý, theo dõi bán hàng, công nợ
- Các hoạt động quản lý, theo dõi kho và mua hang
- Các họat động về marketing, các mối quan hệ của công ty với khách hàng
- Các hoạt động quản lý, lập kế hoạch, theo dõi sản xuất và tính giá thành.
- Các theo dõi tình hình họat động của thiết bị. Theo dõi bảo dưỡng sửa chữa
thiết bị.
- Khả năng tích hợp với hệ thống Automation, hệ thống thiết kế CAD/CAM
Các Module có khả nănghoạt động độc lập nhưng phải được tích hợp chặt chẽvới
nhau
Có khả năng tích hợp, tổng hợp thông tin (consolidate) tự động từ các đơn vịthành

viên về công ty và ngược lại
Có khả năng phân tích thông tin đachiều, đồng thời trên nhiều tiêu chí mã quản lý
khác nhau
Thiết kếtheo chuẩn mở( Open System )
9
2. ổn định kế hoạch
Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến sự thành bại của quá trình tin học
hóa nói chung và vấn đề triển khai, ứng dụng ERP nói riêng cho một doanh nghiệp đó là
tính hợp lý của các bước thực hiện. Qui trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực
hiện là một yêu cầu hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả như mong muốn.
Ổn định kế hoạch là một trong những bức quan trọng nhất của dựu án ERP, để hệ
thống dưa vào hoạt động ỏn dịnh, lâu dài, cần có một kế hoạch cụ thể, trong khoảng một
thời gian nhất định. Tuy nhiên kế hoạch đưa ra cần phải phù hợp. áp dụng được trong
phạm vi doanh nghiệp có thể thực hiện.
2.1 Phân loại
- Hoạch định chiến lược
- Hoạch định tác nghiệp
- Hoạch định dự án
- Mục tiêu
- Hoạch định năm
- Hoạch định tháng
- Hoạch định tuần
2.2.1 Hoạch định chiến lược
- Đặc điểm:
+ Thời hạn: vài năm
+ Khuôn khổ: rộng
10
+ Mục tiêu: ít chi tiết
- Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược:
+ Nhận thức được cơ hội

+ Xác định các mục tiêu
+ Phát triển các tiền đề
+ Xác định các phương án lựa chọn
+ Đánh giá các phương án
+ Lựa chọn phương án
+ Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
+ Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ
Đầu ra của hoạch định chiến lược:
+ Một bản kế hoạch kinh doanh
+ Kế hoạch phát triển công ty
2.1.2. Hoạch định tác nghiệp
- Đặc điểm:
+ Thời hạn: ngày, tuần, tháng
+ Khuôn khổ: hẹp
+ Mục tiêu: chi tiết xác định
- Đầu ra của hoạch định tác nghiệp: Hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức như:
+ Các loại sổ tay, cẩm nang.
+ Quy trình hoạt động
+ Các quy định
+ Hướng dẫn công việc
+ Các biểu mẫu
+ Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn.
2.1.3. Hoạch định dự án:
- Xác định các yêu cầu của dự án
- Xác định các quy trình cơ bản
- Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án
- Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ Gantt
11
4. Mục tiêu:
- Phân loại mục tiêu

- Điều kiện của mục tiêu
- Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu
a. Phân loại mục tiêu:
- Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân
- Mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sa
+ Tồn tại và tăng trưởng
+ Lợi nhuận
+ Phân bổ các nguồn lực và rủi ro
+ Năng suất
+ Vị thế cạnh tranh
+ Phát triển nguồn lực
+ Phát triển công nghệ
+ Trách nhiệm xã hội
b. Điều kiện của mục tiêu:
Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART
- Specific - cụ thể, dễ hiểu
+ Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.
+ Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị
phần.
12
+ Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt
bao nhiêu % nữa.
- Measurable – đo lường được
+ Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?
+ Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả
lời thư ngay trong ngày nhận được.
- Achievable – vừa sức
+ Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không
thể đạt nổi.
- Realistics – thực tế

+ Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của
doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc ).
+ Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong
vòng một tháng, như vậy là không thực tế.
- Timebound – có thời hạn
+ Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn
+ Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu
khác.
5. Hoạch định kế hoạch năm
Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:
- Từ chiến lược của công ty
- Từ các dự án tham gia
- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao
- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.
Nội dung của kế hoạch công tác năm:
- Nội dung các mục tiêu công việc
- Thời gian thực hiện
- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công
tác nào và đánh giá công việc cuối năm).
6. Hoạch định kế hoạch tháng
Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng
- Các công việc trong kế hoạch năm
- Các công việc tháng trước còn tồn tại
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao
13
Nội dung kế hoạch tháng:
- Các công việc quan trọng trong tháng
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực
hiện
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong

tháng sau)
7. Hoạch định kế hoạch tuần
Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
- Các công việc trong kế hoạch tháng
- Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.
Nội dung kế hoạch tuần:
- Các công việc quan trọng trong tuần
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người
thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm
trong tuần sau).
Tuy nhiên, không nên quá cứng nhắc trong kế hoạch. Vì thực tế, trong cuộc sống
giới trẻ vẫn không đủ dữ liệu để lập kế hoạch. Thậm chí những năng khiếu vẫn chưa hoàn
thiện một cách đầy đủ. Vì vậy, kế hoạch của bạn cần phải luôn được cập nhật, bổ sung
thêm để phù hợp với điều kiện thực tế.
14
PHẦN II.GIẢI PHÁP ERP CHO HỆ THỐNG BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY MÁY TÍNH VIỆT NAM (VNCT)
I. Giới thiệu về công ty máy tính việt nam VNCT
Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty TNHH phát triển công nghệ máy tính Việt Nam ( VNCT ) được thành lập theo
quyết định số 0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày
18/10/2005.
Từ lúc thành lập với tổng số nhân viên là 05 người làm việc trong một cửa hàng có diện
tích > 30m2, sau 6 năm hoạt động hiện nay đã có tổng số > 50 nhân
Gắn liền với sự hoạt động và phát triển của VNCT là những sự kiện và chính sách kinh
doanh mang tính đột phá, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi tính như:
chính sách kinh doanh "bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng", chính sách bảo
hành "1 đổi 1 trong vòng 6 tháng" & "bảo hành cả trong trường hợp IC bị cháy, nổ",

chính sách "cam kết hoàn tiền khi có biến động giá"
Công ty VNCT có một đội ngũ nhân viên hùng hậu và có trình độ chuyên môn rất
cao (hơn 80% đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật).
15
1. Phân Tích Doanh Nghiệp
Mô hình tổng thể Hoạt động của công ty máy tính việt Nam
Năm 2005 khi mới bắt tay vào hoạt động công ty sử dụng hệ thống quản lý kinh
doanh rời rạc, các chức năng của hệ thống không liên kết chặt chẽ với nhau, mô hình
quản lý lỏng lẻo, thiếu chuyên nghiệp, kế hoạch dưa ra cho hệ thống chỉ áp dụng thời
điểm thực thi, và không có kế hoạch xử lý rủi ro xảy ra.
Xử lý bán hàng
16
Xử lý quản lý kho
Xử lý quản lý
17
Các giai đoạn xử lý không liên kết với nhau mất nhiều thời gian, các modul không
được kết hợp chặt chẽ dẫn đến 1 bước bị bỏ qua sẽ dẫn đến bị thiếu hụt thông tin, hoặc
trường hợp có nhân viên bận việc đột xuất các giai đoạc của quá trình sẽ bị gián đoạn dẫn
đến rủi ro.
Từ năm 2005 đến 2006 thực hiện giải pháp kinh doanh rời rạc không hiệu quả,
doanh thu của doanh nghiệp cũng chỉ đạt mức 20% so với mức vốn ban đầu bỏ ra là 800
triệu đồng. Giải pháp kinh doanh hiệu quả rất thấp. Nhận thấy hình thức kinh doanh
không còn phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Năm 2006 công ty đã bắt đầu triển khải
giải pháp kinh doanh mới, đó là giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. nhằm tích
hợp các modul hoạt động theo một quy trình cụ thể.
- Giải pháp quản trị đặt hàng
- Giải pháp quản trị kho
- Giải pháp quản trị bán hàng
- Giải pháp lao động tiền lương
- Giải pháp quản trị tài sản cố định

- Giải pháp kế toán tổng hợp (Chưa thực hiện được)
18
- Giải pháp triển khai
Từ năm 2006 đến 2007 sau khi triển khai giải pháp, hệ thống kinh doanh
của công ty đã phát triển và thu được những lợi nhuận cao hơn gấp 3 lần so với
thời điểm trước . số lượng khách hàng của công ty ngày càng tăng, thị trường kinh
doanh mở rộng
Năm 2008, với nguồn vốn thu được từ 2 năm thực hiện giải pháp, công ty
đã mở một chi nhánh phân phối và bán lẻ ở thành phố Bạch Đằng, Hải Dương và
đã rất thành công , thu được nguồn lợi nhuận lớn, Doanh thu của năm 2008 là 3 tỷ
đồng.
Đến năm 2009 sau khi mở rộng thị trường ở Hải Duơng có hiệu quả, công
ty tiếp tục khai thác thị trường phân phối bán buôn bán lẻ, và đã đặt chi nhánh tại
Lê Thanh Nghị. Tuy nhiên do chưa nghiên cứu thị trường khu vực, chưa có kế
hoạch xử lý rủi ro, chưa nắm bắt rõ thị trường và các đối thủ cạnh tranh, Lê Thanh
Nghị là một thị trường năng động và có sức cạnh tranh về mặt hàng máy tính, vì
vậy cửa hàng đã không thu được lợi nhuận như mong muốn.
Đến năm 2010, khi đưa ra phương án phân tích rủi ro và những yêu cầu
cần thiết của kế hoạch kinh doanh, công ty đã thay đổi từ bán buôn bán lẻ sang
một mảng mới có đó là Trung Tâm Cứu Hộ Máy Tính tại cơ sở mới ở Lê Thanh
Nghị, nhờ sự phân tích kĩ càng nhu cầu của khách hàng, Công ty đã đạt được mục
tiêu đề ra.
19
Quy trình tổng thể hoạt động kinh doanh, sản xuất của công ty máy tính Việt Nam:
Giải pháp cho hệ thống bán hàng tại công ty máy tính Việt Nam
Giải pháp cho hệ thống bán hàng tại công ty máy tính Việt Nam
Các giải pháp thành phần
Các giải pháp thành phần
Giải pháp quản trị đặt hàng
Quản trị đặt hàng: bao gồm quản trị yêu cầu mua, tính toán các đơn hàng kế hoạch, quản

lý hợp đồng đơn đặt hàng : các thông tin đặt hàng, nghiệp vụ mua sắm, kế hoạch mua,
lịch sử của các giao dịch mua hàng và quản lý giao nhận hàng.
Quản lý nhà cung cấp với từ điển nhà cung cấp với các thông tin nhà cung cấp và địa
điểm nhà cung cấp, công nợ phải trả cho nhà cung cấp
20
Bat dau
Ket thuc
Tiep nhan yeu
cau dat hang
Tiep nhan yeu cau
dat hang, ghi nhan
mau thiet ke/y tuong
cua khach hang
Thiet ke va thuc
hien mau
Trao doi, thong nhat
mau voi khach hang
[Khach hang khong dong y mau]
Lap phieu dat hang
theo mau da thong nhat
[Khach hang dong y mau]
Quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng
Giải pháp sản xuất
Quy trình Từ nhu cầu đến giao hàng của ứng dụng quản trị doanh nghiệp 3S ERP sẽ hỗ
trợ tự động hóa quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đồng thời giúp việc kiểm soát các
bước của quá trình được chặt chẽ hơn cũng như cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời,
chính xác phục vụ công tác quản lí sản xuất.
21
Sơ đồ quản lý quy trình sản xuất của công ty.
Bat dau

Thuc hien
GiaoDichDatHang
Lap ke hoach
san xuat
Trinh duyet Ban
Giam doc
Ke hoach san xuat khong duoc duyet
Lap lenh san
xuat
Ke hoach san xuat duoc duyet
Trien khai xuong
cac bo phan
Cac bo phan bao gom:
Xuong, Kho, Bo phan mua
hang, Bo phan g iao hang,
Ke toan
lenhs anxuat : LenhSanXuat
Lap de nghi
mua hang
Trinh ban Giam
Doc duyet
Khong duye t
Nhan tien, dat mua
hang voi nha cung cap
Duye t
Quyet toan Lap ke hoach
san xuat chi tiet
Trien khai san
xuat
Khong co nhu cau vat tu

Yeu cau xuat vat
tu
Co nhu cau nguyen vat lie u
Yeu cau nhap kho
thanh pham
Kiem tra thu tuc
xuat kho
Xuat kho
Yeu cau bo tuc
giay toxuat kho
Nhap kho
Kiem tra giay to
nhap kho
Hop le
Yeu cau bo sung
thu tuc nhap kho
Khong hop le
phieuxuatkho : PhieuXuatKho
phieulinhvattu : PhieuLinHVatTu
dondathang : DonDatHang
lenhs anxuat : LenhSanXuat
phieun hapkho : PhieuNhapKho
Ket thuc
GiaoHang
: NhanVienG iaoHa ng : ThuKho : Gi amDocSanXua t : Ke Toan : BoPha nMu aHang : NhanVi enKinh Doanh
Các giai đoạn của quy trình bán hàng
22
thiết
kế hệ
điều

hành
thiết
kế
chức
năng
tổng hợp
nơi
chuyển
đổi
bố trí
thiết
kế
Thiết
kế
hình
dạng
Chuẩn
bị
wafer
Các
quá
trình
xử lý
wafer
Kiểm
tra -
Đóng
gói -
Xuất
xưởng

Ví dụ: Quy trình sản xuất 1 con chip
Quy trình sản xuất con chip tại trụ sở chính của công ty
Tích hợp với các phân hệ khác như phân hệ Bán hàng (xác định nhu cầu từ các đơn bán
hàng), phân hệ Mua hàng (tự động lập các yêu cầu mua hàng khi nguyên vật liệu không
đủ để sản xuất), Quản lí kho (các nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất xuất ra phân
xưởng và thành phẩm được nhập kho).
Tự động hạch toán: thông tin giao dịch kế toán phát sinh liên quan đến xuất nhập kho
trong sản xuất, giá thành sản phẩm, bán thành phẩm sẽ tự động được cập nhật và kế toán
kho không cần nhập lại các giao dịch này
1.2 Giải pháp kho
Quản trị kho không đơn thuần kiểm soát nhập xuất tồn mà còn ….
- Xây dựng bộ danh điểm thống nhất trong toàn hệ thống. Kiểm soát đa đơn vị
tính, kích thước trọng lượng, barcode, thời hạn sử dụng, không gian kho. Kiểm
soát theo lô
- Tính toán các loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập kho.
- Kiểm soát các Serial, Partnumber cho bảo hành sửa chữa.
- Kiểm soát các mặt hàng có cấu trúc ( BOM )
- Tính toán nhu cầu mua hàng, lượng đặt hàng kinh tế
23
Sơ đồ quản lý kho hàng của công ty máy tính Việt Nam
- Tổ chức kho: hiện việc khai báo hệ thống kho cho doanh nghiệp. ERP cho
phép khai báo tổ chức kho cho nhiều phân xưởng, kho NVL, kho thành phẩm,
chia sẻ thông tin liên quan đến hàng tồn kho trong các kho khác nhau cho
người có quyền sử dụng.
- Định nghĩa vật tư hàng hóa: Khai báo danh mục vật tư hàng hóa, các trạng thái
và thuộc tính của vật tư, hàng hóa, các phân loại đa dạng phục vụ cho công tác
quản trị.
- Kế hoạch và kiểm soát: cho phép doanh nghiệp khai bao các quy tắc kiểm soát
như số lượng tối thiểu – tối đa hàng tồn kho (tránh việc tồn kho ngoài ý muốn)
để tạo các yêu cầu mua vật tư khi vật tư thiếu hoặc cảnh báo khi vật tư hàng

hóa quá nhiều so với yêu cầu quản lí. Chức năng này được tích hợp với quy
trình mua hàng khi vật tư thiếu để tạo ra các yêu cầu mua hàng.
- Thực hiện chức năng kiểm kê: khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng hóa,
chức năng kiểm kê sẽ quản lí các thông tin kiểm kê và thực hiện các giao dịch
điều chỉnh cần thiết.
- Giao dịch: tích hợp chặt chẽ với phân hệ Mua hàng và bán hàng để thực hiện
các giao dịch kho như: nhận hàng, kiểm tra chất lượng – trả hàng (nếu không
24
đạt chất lượng), nhập vào kho, chuyển kho (khi có giao dịch chuyển kho), xuất
hàng cho việc bán hàng hoặc xuất vật tư đưa vào sản xuất.
- Hạch toán: các giao dịch xuất, nhập, điều chuyển, nhận và xuất hàng trả lại đều
phát sinh bút toán hạch toán kế toán tư động và được cập nhật vào sổ cái khi có
lệnh.
1.3 Giải pháp nhân sự tiền lương
Biểu mẫu giải pháp nhân sự tiền lương
Quản lý nhân sự
• Tự động hóa các thao tác về quản lý giám sát nhân sự, giảm sự phức tạp
cho những nhà quản lý nhân sự.
• Tổ chức nhân sự chuyên nghiệp, hiện đại tạo một nền tảng vững chắc cho
hoạt động của Công ty.
• Hỗ trợ các công cụ giám sát và đánh giá nhân sự hiệu quả
• Cung cấp đầy đủ các báo cáo nhân sự – tính lương theo nhu cầu quản lý của
doanh nghiệp cũng như các loại báo cáo tiêu chuẩn theo quy định của Nhà nước một cách
hiệu quả, nhanh chóng và chính xác.
Tra cứu thông tin – báo cáo nhân sự
25