Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Vật liệu trang trí xây dựng Ngọc Nga

LÊ THỊ HỒNG PHƢỢNG





MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
VLTTXD NGỌC NGA




KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN

GVHD:TS. NGUYỄN THỊ HIỂN











Nha Trang, 06/2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH





LỜI CẢM ƠN

Bốn năm học tập tại trƣờng Đại học Nha Trang và hơn 3 tháng thực tập tại
Công ty TNHH VLTTXD Ngọc Nga, em đã đƣợc trang bị những kiến thức chuyên
môn cả lý thuyết, thực tế.

Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô đã dạy dỗ,
truyền đạt cho em những kiến thức và kinh nghiệm trong năm học vừa qua.

Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Hiển đã hƣớng dẫn em làm đồ án, sự
hƣớng dẫn tận tình của cô, cùng kiến thức quý báu mà cô đã truyền đạt đã giúp em
hoàn thành tốt đồ án này.

Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, phòng kế toán đặc biệt là chú Đoàn
Văn Thành, cùng các cô chú, anh chị đang công tác tại Công ty TNHH VLTTXD
Ngọc Nga. Tất cả đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành đồ án này.


Sinh viên thực hiện
Lê Thị Hồng Phƣợng














MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ
TOÁN 3
1.1 Những vấn đề chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán kế toán trong các doanh
nghiệp 4
1.1.1 Những vấn đề chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán. 4
1.1.1.1 Khái niệm, đối tƣợng, nhiệm vụ về tổ chức công tác kế toán. 4
1.1.1.2 Nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán. 5
1.1.2 Nội dung về tổ chức hạch toán kế toán. 6
1.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 6
1.1.2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán. 9
1.1.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 11
1.1.2.4 Tổ chức vận dụng các loại sổ sách kế toán. 12
1.1.2.5 Tổ chức các phần hành kế toán 23
1.1.2.5.1. Tổ chức hạch toán kế toán tiền lƣơng. 23
1.1.2.5.2. Tổ chức hạch toán vật tƣ, công cụ dụng cụ. 24
1.1.2.5.3. Tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ 27
1.1.2.5.4.Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền 30
1.1.2.5.5 Tổ chức hạch toán kế toán công nợ 32
1.1.2.5.6 Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 35
1.1.2.5.7 Tổ chức hạch toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh 38
1.1.2.5.8 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 40
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
CỦA CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU TRANG TRÍ XÂY DỰNG NGỌC NGA 41
2.1 Khái quát về công ty 42
2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp : 42
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 42
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý tại doanh nghiệp 43
2.1.4 Những thuận lợi và khó khăn ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của công ty 44
2.1.5 Phƣơng hƣớng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới 44

2.1.6. Đánh giá khái quát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn 2010 -
2012 45
2.2 Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán của Công ty TNHH vật liệu trang trí
xây dựng Ngọc Nga. 50
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của DN 50
2.2.2. Hình thức kế toán 51
2.2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ tại công ty 52
2.2.4 Tổ chức hệ thống tài sản trong doanh nghiệp 56
2.2.5 Hệ thống sổ sách sử dụng trong công ty: 58
2.2.6 Các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác kế toán tại công ty. 63
2.2.7 Thực trạng hạch toán. 64
2.2.7.1 Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền 64
2.2.7.2 Tổ chức hạch toán kế toán hàng hóa 83
2.2.7.3 Tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ 92
2.2.7.4 Tổ chức hạch toán kế toán công nợ 96
2.2.7.5.Tổ chức hạch toán kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. 103
2.2.7.6 Tổ chức hạch toán kế toán thuế 107
2.2.7.7 Tổ chức hạch toán kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. 110
2.2.8 Đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty. 136
CHƢƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ
CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU TRANG TRÍ
XÂY DỰNG NGỌC NGA 138
3.1 Tổ chức lại bộ máy kế toán. 139
3.2 Sử dụng tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại và tài khoản 532: Giảm giá hàng bán. 140
3.3 Đối với bút toán ghi nhận doanh thu 141
3.4 Mở rộng công tác bán hàng để tăng doanh thu 142
3.5 Công ty nên sửa lại tên TK 5111A – Doanh thu bán hàng ngoài công ty thành “
Doanh thu bán hàng. 143
Kết luận 144

DANH MỤC BIỂU ĐỒ
Biểu số 01 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT
KÝ CHUNG 16
Biểu số 02 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT
KÝ - SỔ CÁI 18
Biểu số 03 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN 20
CHỨNG TỪ GHI SỔ 20
Biểu số 04 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN 22
Biểu số 05 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN
MÁY VI TÍNH 23



DANH MỤC SƠ ĐỒ


SƠ ĐỒ 1.1:HẠCH TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG 24
SƠ ĐỒ 1.2:HẠCH TOÁN VẬT TƢ VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ 26
SƠ ĐỒ 1.3:HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 28
SƠ ĐỒ 1.4:HẠCH TOÁN VỀ THANH LÝ,KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 29
SƠ ĐỒ 1.5:HẠCH TOÁN LỚN SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 30
SƠ ĐỒ 1.6A: HẠCH TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 31

SƠ ĐỒ 1.6B: HẠCH TOÁN TIỀN MẶT 32
SƠ ĐỒ 1.7:HẠCH TOÁN PHẢI THU NỘI BỘ 33
SƠ ĐỒ 1.8:HẠCH TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 34
SƠ ĐỒ 1.9:HẠCH TOÁN PHẢI TRẢ NGƢỜI BÁN 35
SƠ ĐỒ 1.10:HẠCH TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP 36
SƠ ĐỒ 1.11:HẠCH TOÁN CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP 37
SƠ ĐỒ 1.12:HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG 38
SƠ ĐỒ 1.13:XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 39
SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 50


DANH MỤC LƢU ĐỒ

LƢU ĐỒ 2.1 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG TIỀN DO BÁN HÀNG 65
LƢU ĐỒ 2.2 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ RÖT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 67
LƢU ĐỒ 2.3 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TIỀN DO CHI MUA HÀNG HÓA 69
LƢU ĐỒ 2.4 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TIỀN MẶT DO TẠM ỨNG 70
LƢU ĐỒ 2.5 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG TIỀN DO KHÁCH HÀNG TRẢ 76
LƢU ĐỒ 2.6 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG TIỀN DO NỘP TIỀN 77
LƢU ĐỒ 2.7. LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TIỀN GỬI DO TRẢ NHÀ CUNG CẤP
79
LƢU ĐỒ 2.8 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG HÀNG HÓA 85
LƢU ĐỒ 2.9 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM HÀNG HÓA DO XUẤT BÁN 87
LƢU ĐỒ 2.10 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG TSCĐ DO MUA SẮM 94
LƢU ĐỒ 2.11 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TSCĐ DO THANH LÝ 95
LƢU ĐỒ 2.12 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CÔNG NỢ PHẢI THU 97
LƢU ĐỒ 2.13. LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ 101
LƢU ĐỒ 2.14 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI LƢƠNG 105
LƢU ĐỒ 2.15 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CÁC KHOAN NỘP NGÂN SÁCH NHÀ
NƢỚC 108

LƢU ĐỒ 2.16 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KHI NỘP THUẾ 109
LƢU ĐỒ 2.17 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ DOANH THU BÁN HÀNG 112
LƢU ĐỒ 2.18 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ DOANH THU HĐ TÀI CHÍNH 117
LƢU ĐỒ 2.19 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI PHÍ TÀI CHÍNH 120
SƠ ĐỒ 2.20 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 126
SƠ ĐỒ 2.21 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THU NHẬP KHÁC 130











CHỮ VIẾT TẮT

DN: Doanh nghiệp
BTC: Bộ Tài Chính
TSCĐ: Tài sản cố định
TK: Tài khoản
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
VLTTXD: Vật liệu trang trí xây dựng
NH: Ngân hàng
Cty: Công ty
GĐ: Giám Đốc
KTT: Kế toán trƣởng
HĐ GTGT: Hóa đơn giá trị gia tăng

BHXH: Bảo hiểm xã hội
BHYT: Bảo hiểm y tế
BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp
TGNH: Tiền gửi ngân hàng
TM: Tiền mặt
BKCT: Bảng kê chi tiết
CSDL: Cơ sở dữ liệu
NKC: Nhật ký chung
GBC: Giấy báo có
GBN: Giấy báo nợ
1


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài

Công ty TNHH vật liệu trang trí xây dựng Ngọc Nga với chức năng cung cấp vật
liệu, trang trí xây dựng các công trình nhằm đáp ứng cho nhu cầu sử dụng nhƣ xây
dựng công trình giao thông, xây dựng công trình thủy lợi, công nghiệp, dân dụng, thi
công các loại nền móng công trình. Để nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD và cung
cấp thông tin kịp thời đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải đƣợc tổ chức một cách
khoa học, hợp lý và phù hợp.
Tổ chức công tác kế toán ban đầu có ý nghĩa quyết định đến chất lƣợng của toàn bộ
công tác kế toán.
Với mục đích nghiên cứu những vấn đề thực tế phát sinh của công tác tổ chức hạch
toán và đặc điểm quản lý của công ty, phát hiện những vấn đề còn tồn tại để có những
biện pháp hoàn thiện hơn. Vì thế em chọn đề tài cho luận văn tốt nghiệp: “ Một số biện
pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH vật liệu
trang trí xây dựng Ngọc Nga”.
2. Mục đích nghiên cứu

Đề tài này vận dụng kiến thức đã học vào thực tế và học hỏi, trang bị thêm cho bản
thân vốn kiến thức thực tế về công tác tổ chức hạch toán kế toán ở công ty TNHH vật
liệu trang trí xây dựng Ngọc Nga. Đánh giá chính xác thực trạng công tác tổ chức hạch
toán kế toán tại công ty. Đồng thời, chỉ ra những ƣu điểm và hạn chế nhằm nâng cao
hiệu quả trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty nói riêng và các doanh
nghiệp khác nói chung.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng: Công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH vật liệu trang trí
xây dựng Ngọc Nga.
- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu tại công ty TNHH vật liệu trang trí xây dựng
Ngọc Nga tại công ty. Số liệu phân tích từ 2010 – 2012.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Quan sát thực tế.
- Phƣơng pháp kê, phân tích, phỏng vấn, tìm hiểu
5. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo đề tài gồm 3 chƣơng:
2


Chƣơng I: Tóm lƣợc một số vấn đề lý luận cơ bản về Tổ chức công tác kế toán.
Chƣơng II: Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH vật liệu
trang trí xây dựng Ngọc Nga.
Chƣơng III: Các đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế
toán tại Công ty TNHH vật liệu trang trí xây dựng Ngọc Nga.

3

CHƢƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN
KẾ TOÁN

4


1.1 Những vấn đề chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán kế toán trong các
doanh nghiệp

1.1.1 Những vấn đề chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán.
1.1.1.1 Khái niệm, đối tượng, nhiệm vụ về tổ chức công tác kế toán.


Khái niệm:
Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành bản
chất của hạch toán kế toán đó là những chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá,
tổng hợp cân đối kế toán. Do đó, nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán bao
gồm:
- Tổ chức bộ sổ kế toán.
- Tổ chức công tác kế toán.
- Tổ chức bộ máy kế toán.
Mỗi tổ chức nói trên đều chứa yếu tố cơ bản của hệ thống hạch toán kế toán và đều

là mặt thống nhất không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán.


Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán
Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên kết giữa các yếu tố phù hợp giữa
nội dung hình thức và bộ máy kế toán.
Trong tổ chức thực tế mỗi yếu tố của hạch toán cũng cần được chuyển hóa từ nhận
thức thành những công việc cụ thể với những bước công việc cụ thể. Vì vậy những
mối quan hệ kể trên phải được tạo ra từ chính việc tổ chức từng yếu tố của hệ thống
hạch toán kế toán cũng như tổ chức cả quy trình kế toán với đầy đủ những yếu tố này.
Xét về nội dung công tác kế toán, xuất phát từ kết cấu của đối tượng hạch toán có thể
chia công tác kế toán thành những thành phần riêng biệt. Việc phân chia các thành
phần kế toán trước hết phải dựa vào các đặc điểm của vốn trong quá trình vận động
cũng như quy mô nghiệp vụ ở cùng đơn vị kế toán cơ sở. Từ đó, các phần hành kế toán
được phân chia một cách logic từ xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý TSCĐ, từ
thu mua đến dữ trữ và sử dụng nguyên liệu, từ hạch toán chi phí trực tiếp kinh doanh
cho tới từng loại hoạt động cụ thể, cho đến phân chia chi phí chung cho từng loại hoạt
động, từ dự trữ đến tiêu thụ sản phẩm hàng hóa để có lợi nhuận đó.
Xét về hình thức kế toán, việc tổ chức bộ sổ kế toán từ bản chứng từ đến bản tổng
hợp có nguyên tắc, song việc kết hợp các hình thức riêng biệt cho từng mẫu biểu cụ
thể lại hết sức đa dạng.
5


Xét về biểu mẫu kế toán mỗi con ngƣời làm nghề kế toán cũng nhƣ mỗi loại máy
móc dùng trong kế toán phải thực hành đƣợc quy trình chứng từ đến tổng hợp cân đối
kế toán. Tuy nhiên, số lƣợng cũng nhƣ kết cấu của từng bộ máy cụ thể lại hết sức đa
dạng tùy thuộc vào quy mô công tác kế toán, hình thức kế toán, trình độ của nhân viên
làm công tác kế toán và nhu cầu sử dụng thông tin do kế toán cung cấp.


Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán

Ban hành các văn bản pháp lý về kế toán: bao gồm cả pháp luật về kế toán và các
văn bản dưới luật của quốc tế và của quốc gia và đưa các văn bản đó vào thực tế hoạt
động kế toán.
1.1.1.2 Nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán.
Tổ chức hạch toán cần phải tuân theo nguyên tắc sau:


Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý
Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán phải đảm bảo tính thống nhất chung trong cả
hệ thống quản lý được thể hiện:
- Đảm bảo tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý.
- Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý.
- Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức
quản lý.
- Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở đó tăng dần quy mô
thông tin và sự hài hòa giữa kế toán và quản lý.
- Đảm bảo hoạt động quản lý phải gắn liền với kế toán và thông tin tách rời hoạt động
kế toán, doanh nghiệp không ngừng hoạt động nếu không có bộ phận kế toán.


Đảm bảo tính thống nhất trong quan hệ kế toán
- Trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế toán. Lúc đó các
phƣơng pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hóa thích hợp với từng
phần hành cụ thể.
- Tùy tính phức tạp của đối tƣợng để định các bƣớc của quy trình kế toán và lựa chọn
hình thức kế toán phù hợp.
- Tùy tính phức tạp của đối tƣợng, phƣơng pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế

toán và bộ máy kế toán và ngƣợc lại khi trình độ cán bộ kế toán đƣợc nâng cao có thể
tăng thêm tƣơng ứng mức độ khoa học của của phƣơng pháp và hình thức kế toán.

6


1.1.2 Nội dung về tổ chức hạch toán kế toán
.
1.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện thu thập, xử lý và cung
cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. Nội dung của tổ chức bộ máy kế
toán bao gồm: Xác định số lượng nhân viên cần phải có, yêu cầu trình độ về nghề
nghiệp, bố trí phân công công tác nhân viên thực hiện các công việc cụ thể, xác lập
mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như giữa các bộ phận kế toán có
liên quan. Nói chung, khi tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ quy mô của doanh
nghiệp, trình độ nghề nghiệp và yêu cầu quản lý, đặc điểm tổ chức sản xuất vvà điều
kiện cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.


Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán
Khi tổ chức bộ máy kế toán ta phải đảm bảo nguyên tắc sau:
- Tổ chức bộ máy kế toán- thống kê một cấp, tức là mỗi doanh nghiệp độc lập chỉ có
một bộ máy thống nhất- một đơn vị kinh tế độc lập đứng đầu là kế toán trưởng.
Trường hợp dưới đơn vị kinh tế độc lập có cảc bộ phận có tổ chức kế toán thì những
đơn vị này gọi là đơn vị kế toán phụ thuộc.
- Bảo đảm sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán- thống kê và
nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến kế toán hay
thông tin kinh tế.
- Gọn nhẹ và hợp lý theo hướng chuyên môn hóa đúng năng lực.
- Phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị.



Nhiệm vụ của bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán ở đơn vị kinh tế độc lập thường được tổ chức thành phòng kế toán (
hay phòng kế toán- thống kế, kế toán tài vụ ) có những nhiệm vụ sau:
- Tiến hành công tác kế toán theo đúng quy định của nhà nước.
- Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và thu thập đầy đủ, kịp thời tất cả các chứng từ kế
toán tại đơn vị.
- Tổ chức mọi công tác kế toán để thực hiện đầy đủ, có chất lượng mọi nội dung công
việc kế toán trong đơn vị.
- Lập các báo cáo kế toán thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xác của các
báo có do phòng khác lập.
7


- Giúp Giám Đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực tiếp thực
hiện ghi chép ban đầu đúng chế độ, phương pháp.
- Giúp Giám Đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thựchiện các
chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi doanh nghiệp.
- Lưu trữ bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống
kê và cung cấp các số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp và cho các
cơ quan cấp trên theo quy định.


Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của các doanh nghiệp thường gồm các bộ phận sau đây:
- Bộ phận kế toán lao động tiền lương.
- Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định.
- Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản.

- Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và công nợ.
- Bộ phận kế toán tổng hợp.
Đối với các đơn vị có tổ chức phân xưởng hoặc tương đương phân xưởng như đội,
ngành sản xuất, thì phải bố trí nhân viên hạch toán phân xưởng hoặc tương đương
phân xưởng. Các nhân viên này thuộc phòng kế toán thống kê của doanh nghiệp được
phân công chuyên trách công tác thống kê ở phân xưởng.
Mỗi bộ phận kế toán đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau nhƣng tất cả đều phục
vụ cho công tác thu nhập, xử lý thông tin ban đầu theo hƣớng vừa tạo thông tin kế toán
tài chính vừa tạo thông tin kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin này cho các
đối tƣợng khi có nhu cầu.
 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay trong các doanh nghiệp việc tổ chức công tác kế toán có thể tiến hành theo
một trong các hình thức sau đây:
- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
- Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán.
- Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa phân tán vừa tập trung.
 Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
Theo hình thức này, tất cả các công việc kế toán nhƣ phân loại chứng từ, kiểm tra
chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập
8


báo cáo,… đều đƣợc thực hiện tập trung ở phòng kế toán. Các bộ phận trực thuộc chỉ
tổ chức khâu ghi chép ban đầu.
+ Ƣu nhƣợc điểm:
Hình thức này có ƣu điểm là đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc
chỉ đạo công tác kế toán giúp công ty kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn
hóa cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các biện pháp tính
toán hiện đại hiệu quả nhƣng có nhƣợc điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần
thiết cho đơn vị thực thuộc trong nội bộ công ty.

+ Điều kiện áp dụng:
Hình thức này áp dụng với đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi hoạt động sản
xuất kinh doanh tƣơng đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khả năng bảo đảm
việc luân chuyển chứng từ ở các bộ phận sản xuất kinh doanh lên doanh nghiệp đƣợc
nhanh chóng kịp thời.
 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán
Theo hình thức này các chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào, cơ sở đó tự hạch
toán không phải gửi chứng từ về phòng kế toán doanh nghiệp.
+ Ƣu nhƣợc điểm:
Hình thức này có ƣu điểm tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc nắm đƣợc tình
hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời nhƣng nhƣợc điểm là số nhân
viên trong bộ máy kế toán lớn.
+ Điều kiện áp dụng:
Hình thức tổ chức kế toán phân tán phát huy nhiều tác dụng trong điều kiện doanh
nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, các bộ phận, đơn vị trực thuộc hoạt
động tƣơng đối độc lập nhau.
 Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa phân tán vừa tập trung
Tổ chức bộ máy hỗn hợp là hình thức tổ chức phối hợp ƣu điểm của hai hình thức
tập trung và phân tán. Các đơn vị cơ sở trong nội bộ doanh nghiệp thì ngoài việc ghi
chép ban đầu còn đƣợc giao thêm một số phần việc khác. Mức độ phân tán này phụ
thuộc vào mức độ phân cấp quản lý, trình độ hạch toán kinh tế của doanh nghiệp.
+ Điều kiện áp dụng:
Hình thức tổ chức công tác kế toán này thích hợp với những doanh nghiệp có quy
mô vừa và lớn, tổ chức sản xuất kinh doanh thành nhiều bộ phận, đơn vị, bộ phận trực
9


thuộc ở xa văn phòng doanh nghiệp. Hình thức kế toán hỗn hợp có nhiều ƣu điểm và
phù hợp với điều kiện kinh tế hiện nay.
1.1.2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán.

 Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán.
Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ sản xuất, trình
độ tổ chức quản lý để xác minh số lƣợng, chủng loại, chứng từ thích hợp. Thông
thƣờng nó tỷ lệ thuận với quy mô sản xuất và trình độ quản lý. Căn cứ vào nội dung và
đặc điểm của từng loại chứng từ. Căn cứ vào chế độ do nhà nƣớc ban hành thống nhất
trong cả nƣớc và biểu mẫu chứng từ.
 Nội dung của tổ chức chứng từ.
Tổ chức quá trình lập chứng từ là việc sử dụng chứng từ hoàn thiện, nhất là việc lựa
chọn các phƣơng pháp hợp lý ghi chứng từ và phải đảm bảo hai điều kiện:
- Phản ánh đƣợc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành chứng từ.
- Bảo đảm tính chính xác và chi phí thời gian ít nhất cho việc lập chứng từ.
 Nội dung của tổ chức chứng từ.
- Lựa chọn các chứng từ ban hành phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Lựa chọn các phƣơng tiện lập chứng từ: từ việc xác định số lƣợng ngƣời có trách
nhiệm đến việc lập chứng từ một cách chính xác kịp thời.
- Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế.
 Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ.
Việc kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và có thể
phát hiện các dấu hiệu sai sót hoặc các dấu hiệu lợi dụng chứng từ, gồm các nội dung
sau:
- Kiểm tra lập chứng từ theo các yêu cầu cơ bản của chứng từ và tuân thủ các yêu cầu
do nhà nƣớc ban hành.
- Kiểm tra nội dung kinh tế của các nghiệp vụ có đúng với sự thật hoặc có hợp pháp
hay không.
- Kiểm tra việc định khoản kế toán trên chứng từ, đối chiếu với chế độ thể lệ hiện
hành để phát hiện sai sót.
 Tổ chức luân chuyển và ghi sổ chứng từ:
- Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có lien quan đến việc lập chứng từ, kiểm tra
ghi sổ, bảo quản và lƣu trữ chứng từ kế toán: phòng vật tƣ, kế hoạch…
10

- Xác định rõ trách nhiệm vật chất của từng ngƣời tham gia thực hiện và xác minh
nghiệp vụ kinh tế.
- Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán từ khi lập chứng từ đến khi kết
thúc.
 Tổ chức quá trình bảo quản lƣu trữ chứng từ:
- Trong năm, khi các chứng từ này ghi vào sổ ké toán thì cần đƣợc bảo quản tại nơi
ngƣời giữ sổ. Khi kết thúc năm, báo cáo quyết toán đƣợc duyệt thì lúc đó toàn bộ
chứng từ kế toán đƣợc đƣa vào lƣu giữ phải sắp xếp thứ tự theo nội dung kinh tế để
tiện cho việc khi cần đem kiểm tra, đối chiếu.
- Khi chứng từ đã đƣa vào lƣu trữ nếu cần sử dụng thì cần có sự đồng ý của kế toán
trƣởng
 Quy trình luân chuyển một số chứng từ kế toán doanh nghiệp
 Chứng từ tiền tệ:
Chứng từ tiền tệ dùng để quản lý tiền mặt của doanh nghiệp trong công tác thu chi
tiền mặt tại quỹ và kế toán ghi sổ.
Trình tự luân chuyển.
- Phiếu thu, phiếu chi: đƣợc kế toán căn cứ vào chứng từ có liên quan hợp lệ, sau đó
chuyển cho kế tán trƣởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập xuất quỹ. Cuối
ngày, toàn bộ phiếu chi, phiếu thu kèm chứng từ gốc để cho kế toán ghi và vào sổ kế
toán.
- Giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng lập chuyển cho kế toán trƣởng
duyệt. Cuối cùng làm căn cứ để kế toán lập phiếu thu, phiếu chi.
 Chứng từ bán hàng:
Các loại chứng từ trong lĩnh vực này gọi chung là hóa đơn. Hóa đơn là chứng từ
dùng để xác định số lƣợng, chất lƣợng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm hàng hóa cho
ngƣời mua do bộ phận bán hàng lập. Hóa đơn là căn cứ để ngƣời bán ghi nhận doanh
thu và sổ có liên quan và chứng từ cho ngƣời mua vận chuyển hàng hóa trên đƣờng,
lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán.

Trình tự luân chuyển:
- Hóa đơn mua hàng đƣợc ngƣời mua giữ làm chứng từ đi đƣờng và dùng làm chứng
từ thanh toán với tài vụ của doanh nghiệp đồng thời làm căn cứ nhập kho.
11


- Hóa đơn bán hàng đối với doanh nghiệp đƣợc giữ lại làm căn cứ thu tiền hay thanh
toán việc theo dõi với ngƣời mua. Cuối ngày, nộp lại cho kế toán trƣởng làm thủ tục
nhập quỹ và ghi sổ kế toán liên quan.
 Chứng từ tài sản cố định:
Những chứng từ này dùng trong công tác quản trị tài sản cố định của doanh nghiệp.
 Trình tự luân chuyển:
Các chứng từ này đều đƣợc lập trong trƣờng hợp giao nhận hay thanh lý, đƣợc lƣu
trữ tại phòng kế toán làm căn cứ ghi vào sổ kế toán
1.1.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
 Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
- Hệ thống tài khoản phải cung cấp những thông tin khách quan về quá trình tài
khoản với những nội dung cần thiết cho quản lý nhà nƣớc, cấp trên cũng nhƣ quản lý
doanh nghiệp.
- Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ quản lý gián
tiếp của nhà nƣớc nhƣ là hệ thống các khoản phải nộp, chính sách giá cả, chính sách
thuế, chính sách tài chính, tín dụng.
- Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, kiểm tra phân tích hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp.
 Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán.
Nguyên tắc 1: bảo đảm phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên các phƣơng diện
số lƣợng, phân bổ để trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vốn
Nguyên tắc 2: Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải gắn với cơ chế quản lý.
Do đó cơ chế quản lý đƣợc vận dụng bằng các hình thức với mức độ hợp lý cho các
thành phần kinh tế khác nhau, nên số lƣợng tài khoản sử dụng và nhất là nội dung ghi

chép của các tài khoản có những khác biệt nhất định giữa các thành phần.
Nguyên tắc 3: Đảm bảo phản ánh đƣợc tính liên hoàn của các quá trình kinh
doanhchủ yếu cũng nhƣ hoạt động cụ thể. Trong mỗi quá trình kinh doanh thì các
nghiệp vụ ghi chép trên tài khoản đƣợc thực hiện theo trình tự sau:
- Mở tài khoản: Các tài khoản đƣợc mô tả trên cơ sở chuyển số liệu từ bảng cân đối
kế toán vào các bảng có liên quan.
12


- Ghi chép trong năm: Số liệu của chứng từ đƣợc ghi chép vào các bên của các tài
khoản, nhờ sự phản ánh chính xác biến động tăng giảm liên tục và có hệ thống sự vận
động của chúng.
- Kết thúc tài khoản: Cuối niên độ kế toán phải khóa sổ kế toán. Đó là công việc tính
tổng phát sinh số dƣ cuối kỳ của từng tài khoản.
Nguyên tắc 4: Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng doanh nghiệp. Nhƣ vậy
hệ thống tài khoản chi tiết chính là cụ thể hóa thông tin trên các tài khoản tổng hợp
nhu cầu thông tin cần thiết nhu cầu ở mỗi đơn vị kinh tế. Sự thống nhất giữa tài khoản
tổng hợp và tài khoản chi tiết là cơ sỏ cho việc kiểm tra đối chiếu lẫn nhau.
 Hệ thống tài khoản hiện hành:
Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất là bộ phận quan trọng của kế độ kế toán nƣớc
ta. Nó bao gồm các quy định thống nhất về loại tài khoản, số lƣợng tài khoản, tiểu
khoản và nội dung ghi chép từng tài khoản.
Hệ thống tài khoản thống nhất cần có phần giải thích rõ nội dung ghi chép từng tài
khoản, quy định những quan hệ đối ứng tài khoản chủ yếu và hƣớng dẫn cách sử dụng
tài khoản thống nhất trong các ngành kinh tế khác nhau nhằm giúp cho việc sử dụng
hệ thống kế toán trong nền kinh tế đƣợc thống nhất phục vụ nhu cầu quản lý kinh tế
thống nhất tập trung của nhà nƣớc. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản kế toán cũng thƣờng
xuyên đƣợc đổi mới và bổ sung cho phù hợp với tình hình kinh tế và yêu cầu quản lý
nhà nƣớc.
1.1.2.4 Tổ chức vận dụng các loại sổ sách kế toán.

 Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán:
Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của đơn vị, chỉ rõ tính chất của hoạt động kinh tế,
tài chính phát sinh, quy mô đơn vị, khối lƣợng nghiệp vụ đồng thời căn cứ vào trình
độ quản lý, trình độ kế toán, vào điều kiện và phƣơng tiện vật chất phục vụ cho công
tác kế toán để xác định tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Nắm vững các nguyên tắc cơ
bản quy định cho từng hình thức sổ kế toán nhƣ số lƣợng và kết cấu sổ sách, trình tự
ghi chép và tính toán các chỉ tiêu.
 Nguyên tắc của tổ chức sổ kế toán:
- Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế
toán.
13


- Kết cấu và nội dung ghi trên từng loại sổ phải phù hợp với năng lực và trình độ tổ
chức quản lý nói chung và kế toán nói riêng.
 Các loại sổ kế toán:
Để thuận tiện cho việc sử dụng các loại sổ kế toán, ngƣời ta thƣờng phân các laoị sổ
kế toán theo các đặc trƣng chủ yếu nhƣ: nội dung kinh tế, hình thức bên ngoài, công
dụng của sổ, trình độ khái quát nội dung phản ánh.
+ Căn cứ nội dung bên trong của sổ, có thể chia sổ thành các nhóm sau:
- Sổ vật tƣ
- Sổ chi phí sản xuất
- Sổ bán hàng
- Sổ thanh toán
- Sổ tiền mặt
+ Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ thành các loại:
- Sổ hai bên
- Sổ một bên
- Sổ nhiều cột
- Sổ bàn cờ

+ Căn cứ vào hình thức bên ngoài có thể chia sổ thành hai loại:
Sổ đóng thành tập: Gồm một số tờ với các số trang xác định đƣợc đánh số liên tục
đóng thành tập.
- Số tờ rời: Là những tờ số để riêng lẻ kẹp trong các bìa cứng theo trình tự nhất định.
+ Căn cứ vào công dụng có thể chia sổ thành hai loại.
- Sổ nhật ký: Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kế toán theo trình tự thời gian.
- Sổ phân loại: Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ theo các đối tƣợng của kế toán hay
các quá trình kinh doanh.
+ Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh có thể chia thành 2 loại:
- Sổ kế toán tổng hợp: Phản ánh tổng hợp các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình
kinh doanh.
- Sổ kế toán chi tiết: Là sổ phân tích các loại tài sản hoặc nguồn vốn theo yêu cầu
quản lý khác nhau.
 Kỹ thuật ghi và chữa sổ:
14


Theo quy định việc lập chứng từ và ghi chép vào sổ kế toán đảm bảo phản ánh toàn
diện, liên tục, có hệ thống tình hình, và kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị với
hình thức tiền tệ, hiện vật, thời gian lao động và phải cung cấp cho kịp thời đúng đắn
những tài liệu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán và phải tiện cho giám đốc các
hoạt động kinh tế tài chính đồng thời phải rõ ràng, dễ hiểu, tránh trùng lắp và phức tạp.
Sổ kế toán phải dùng giấy kẻ sẵn và phải đánh số trang. Trƣớc khi dùng phải đƣợc
kế toán đơn vị kiểm soát, kế toán trƣởng, thủ trƣởng đơn vị ký duyệt số trang và xác
nhận tên ngƣời nhận giữ sổ. Sổ giao cho các cán bộ nào thì cán bộ đó chịu trách nhiệm
về những gì ghi trong sổ và việc giữ sổ trong thời gian dùng sổ.
Sổ kế toán có thể là sổ đóng thành quyển hay sổ tờ rời. Đối với sổ của phần kế toán
tổng hợp, nếu dùng tờ rời làm sổ nhật ký thì sổ cái phải là sổ đóng thành quyển. Sổ
quỹ tiền mặt nhất thiết phải là sổ đóng thành quyển.
 Các hình thức kế toán:

Doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống sổ kế toán theo các hình thức sổ kế toán sau
đây:
- Hình thức nhật ký- sổ cái.
- Hình thức nhật ký chung.
- Hình thức chứng từ ghi sổ.
- Hình thức nhật ký chứng từ.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Việc áp dụng hình thức kế toán này hay hình thức kế toán khác là tùy thuộc vào quy
mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Vấn đề cần
lƣu ý là khi chọn hình thức kế toán đó. Tuyệt đối tránh tình trạng chắp vá tùy tiện theo
kiểu riêng của mình.
 Hình thức kế toán Nhật ký chung
+ Nguyên tắc, đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký
chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán)
của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng
nghiệp vụ phát sinh.
15


Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt.
- Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Sơ đồ số 01)
(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ,
trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi
trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn
vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các

nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ
đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan.
Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp
từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau
khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký
đặc biệt (nếu có).
(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng
tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo
cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng
cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ
Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ
số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra




16


Biểu số 01
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
+ Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế
(theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật
ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng
tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái (Sơ đồ số 02)
(a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra và đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết xác
định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của
mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đƣợc ghi trên một
Sổ, thẻ kế toán

chi tiết


Sổ Nhật ký
đặc biệt
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp
chi tiết
17


dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đƣợc lập
cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát
sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ
Nhật ký - Sổ Cái, đƣợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(b) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng
vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu
của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần
Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng
trƣớc và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng
này. Căn cứ vào số dƣ đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý) kế
toán tính ra số dƣ cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
(c) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái
phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của
cột “Phát sinh” ở
phần Nhật ký

=
Tổng số phát
sinh Nợ của
tất cả các Tài
khoản

=
Tổng số phát sinh Có
của tất cả các Tài khoản

Tổng số dƣ Nợ
các Tài khoản
=
Tổng số dƣ Có các Tài
khoản.
(d) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải đƣợc khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số
phát sinh Có và tính ra số dƣ cuối tháng của từng đối tƣợng. Căn cứ vào số liệu khoá
sổ của các đối tƣợng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên
“Bảng tổng hợp chi tiết” đƣợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dƣ
cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ đƣợc
kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ đƣợc sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra

18


Biểu số 02
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI












Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
+ Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ
kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đƣợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số

thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải đƣợc
kế toán trƣởng duyệt trƣớc khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Sơ đồ số 03)
(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ
ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
NHẬT KÝ – SỔ CÁI
Bảng tổng
hợp chứng từ
kế toán cùng
loại
Sổ, thẻ
kế toán
chi tiết
Bảng
tổng hợp
chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH