Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chu trình doanh thu của Công ty cổ phần Cà phê Mê Trang

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH
o0o






LÊ THỊ MỸ TRÚC




MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG



KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: KẾ TOÁN





GVHD: ThS. NGUYỄN THÀNH CƯỜNG

Nha Trang, tháng 06 năm 2013

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên: Lê Thị Mỹ Trúc Lớp: 51DN2
Ngành : Kế toán MSSV: 51131811
Tên đề tài: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chu trình doanh
thu của Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang.
Số trang: Số chương: 3










Nha Trang, Ngày tháng năm
GVHD

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

ĐƠN XIN XÁC NHẬN THỰC TẬP

Kính gửi: - Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang.
- Phòng Tổ chức – Hành chính.
- Phòng Kế toán – Tài chính.

Em tên là: Lê Thị Mỹ Trúc.
MSSV: 51131811
Sinh viên: Trường Đại học Nha Trang.
Lớp: 51DN2
Thời gian thực tập: Từ ngày 18/02/2013 đến ngày 03/06/2013.
Được sự đồng ý của trường Đại học Nha Trang và ban lãnh đạo công ty, em
đến thực tập tốt nghiệp tại công ty với đề tài là: “Một số biện pháp nhằm hoàn thiện
quy trình kiểm soát chu trình doanh thu của Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang”.
Trong suốt thời gian thực tập tại công ty, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình
của ban lãnh đạo công ty, các anh chị, cô chú trong các phòng ban để em có thể
hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Nay em viết đơn này kính xin Ban lãnh đạo Công ty xác nhận quá trình thực
tập vừa qua của em.
Rất mong nhận được sự giúp đỡ của quý Công ty.
XÁC NHẬN CỦA Nha Trang, ngày….tháng…năm 2013
BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY Sinh viên thực tập



Lê Thị Mỹ Trúc

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian 3 tháng thực tập tại Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang, thông
qua nguồn kiến thức từ lý thuyết thầy cô giáo đã tận tình truyền đạt khi em còn ngồi
trên ghế giảng đường, em đã vận dụng vào thực tế tại công ty, với đề tài cụ thể là
“Một số biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chu trình doanh thu của
Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang”.
Để có được kết quả như ngày hôm nay, trước hết em xin gửi lời cảm ơn đến ba
mẹ thân yêu, các chị em đã động viên, khích lệ, giúp đỡ em và là hậu phương vững
vàng về tinh thần cho em trên con đường học tập. Em cũng xin chân thành gửi lời
cảm ơn đến các thầy cô Khoa Kế toán – Tài chính đã hết lòng dạy dỗ, truyền đạt
những kiến thức quý báu, làm hành trang cho chúng em bước vào đời, làm nền tảng
kiến thức ứng dụng vào thực tiễn, mà trước hết là hoàn thành tốt bài khóa luận tốt
nghiệp này. Sau nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Thành Cường, giảng
viên tại trường Đại học Nha Trang đã tận tình hướng dẫn, nhắc nhở, giúp đỡ em
hoàn thành tốt chuyên đề đã chọn. Bên cạnh đó, em xin cảm ơn các cô chú, anh chị
tại phòng Tổ chức - Hành chính và phòng Kế toán – Tài chính của Công ty Cổ phần
Cà phê Mê Trang đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ em hoàn thành tốt quá
trình thực tập của mình.
Với khả năng còn nhiều non kém và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài
lầm của em vẫn còn nhiều thiếu sót. Em mong các thầy cô chỉ bảo thêm và cho em
xin ý kiến đóng góp để bài làm của em được hoàn chỉnh hơn.
Cuối cùng, em xin kính chúc quý thầy cô, các cô chú, anh chị trong công ty dồi

dào sức khỏe, luôn hạnh phúc và thành công trong cuộc sống lẫn sự nghiêp. Em xin
chân thành cảm ơn!
i

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT


KSNB Kiểm soát nội bộ
BCTC Báo cáo tài chính
KTPS Kinh tế phát sinh
HĐMB Hợp đồng mua bán
PXK Phiếu xuất kho
LBH Lệnh bán hàng
UNC Ủy nhiệm chi
GBC Giấy báo có
CCDC Công cụ dụng cụ
HĐ GTGT Hóa đơn giá trị gia tăng
SCT Sổ chi tiết
NKTT Nhật ký thu tiền
NKBH Nhật ký bán hàng
PXKKVCNB Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
ii
MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN iv
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT i
MỤC LỤC ii
DANH MỤC SƠ ĐỒ v
DANH MỤC BẢNG vi
DANH MỤC LƯU ĐỒ vii

LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG I: 4
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG
DOANH NGHIỆP 4
1.1.HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ 4
1.1.2. Phân loại 5
1.1.3. Ý nghĩa và sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong các
doanh nghiệp 5
1.1.4. Các yếu tố cơ bản của Hệ thống KSNB 6
1.1.5. Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ 14
1.1.6. Trình tự nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ. 14
1.1.6.1. Mục đích nghiên cứu: 14
1.1.6.2. Phương thức tiếp cận 14
1.1.6.3. Trình tự nghiên cứu KSNB 15
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH
NGHIỆP 16
1.2.1. Sự cần thiết phải xây dựng các thủ tục kiểm soát đối với chu trình doanh
thu 16
1.2.2. Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu 17
1.2.3. Rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình doanh thu 20
1.2.4. Mục tiêu kiểm soát chu trình doanh thu 25
1.2.5. Các thủ tục kiểm soát 28
iii
1.2.5.1. Khái niệm về các thủ tục kiểm soát 28
1.2.5.2. Các thể thức kiểm soát đối với chu trình doanh thu 28
CHƯƠNG II 31
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG 31
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG 31

2.1.1 Giới thiệu về công ty 31
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 31
2.1.1.2. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua: 33
2.1.1.3. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới: 35
2.1.1.4. Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp 44
2.1.3. Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty và quy trình công nghệ 49
2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty: 51
2.1.4.1. Môi trường vĩ mô: 51
2.1.4.2. Môi trường vi mô: 54
2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán: 56
2.1.5.1. Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty: 56
2.1.5.2. Chế độ hạch toán áp dụng tại doanh nghiệp: 58
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG. 66
2.2.1. Khái quát về hoạt động bán hàng và thanh toán tại công ty: 66
2.2.1.1. Các khoản doanh thu của công ty: 66
2.2.1.2. Các phương thức bán hàng và thanh toán tại công ty: 66
2.2.1.3. Nguyên tắc hạch toán doanh thu tại công ty: 68
2.2.1.4. Tổ chức chứng từ trong chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần cà
phê Mê Trang: 68
2.2.2. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần
cà phê Mê Trang 70
2.2.2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng 70
2.2.2.2. Tổ chức kiểm soát các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu tại
Công ty cổ phần cà phê Mê Trang: 90
CHƯƠNG III 109
iv
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG 109
Giải pháp 1: Công tác kiểm tra, kiểm soát tại công ty nên có tính thường xuyên hơn,

phải có chiều sâu không mang nặng hình thức và tính thủ tục. 109
Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác xét duyệt bán chịu và xây dựng hạn mức dư nợ cho
khách hàng. 110
Giải pháp 3: Hoàn thiện công tác nhân sự của công ty 111
Giải pháp 4: Hoàn thiện về việc bảo vệ tài sản. 112
Giải pháp 5: Hoàn thiện về tổ chức chứng từ. 112
Giải pháp 6: Hoàn thiện chính sách bán hàng. 113
KẾT LUẬN 115
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 116
PHỤ LỤC 117

v
DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.01: Sơ đồ dữ liệu chu trình doanh thu 17
Sơ đồ 2.04: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp của công ty. 46
Sơ đồ 2.06: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty. 56
Sơ đồ 2.07: Sơ đồ hình thức sổ kế toán áp dụng 59
Sơ đồ 2.09: Sơ đồ các hoạt động kinh tế trong nghiệp vụ bán lẻ 70
Sơ đồ 2.10: Sơ đồ các hoạt động kinh tế trong nghiệp vụ bán buôn. 71
Sơ đồ 2.11: Sơ đồ các hoạt động kinh tế trong nghiệp vụ bán hàng nội bộ. 74
Sơ đồ 2.12: Sơ đồ các hoạt động kinh tế trong nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu. 75

vi
DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.02 Kiểm soát cho nghiệp vụ bán hàng – lập hóa đơn 21
Bảng 1.03 Kiểm soát hoạt động nhận tiền 23
Bảng 1.04 Mục tiêu kiểm soát cụ thể nghiệp vụ bán hàng 25
Bảng 2.01: Cơ cấu vốn góp của công ty Error! Bookmark not defined.

Bảng 2.02: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua. 33
Bảng 2.03: Hệ thống chi nhánh và đại lí của công ty. 42
Bảng 2.08: Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty 61
Bảng 2.20: Bảng câu hỏi về các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu 90
Bảng 2.21: Bảng đánh giá thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng 94
Bảng 2.22. Bảng câu hỏi đối với nghiệp vụ thu tiền 98
Bảng 2.23: Đánh giá thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền 102

vii
DANH MỤC LƯU ĐỒ

Lưu đồ 2.13: Quy trình xử lý nghiệp bán lẻ tại công ty. 77
Lưu đồ 2.14: Quy trình xử lý nghiệp vụ bán buôn tại công ty 79
Lưu đồ 2.15 : Quy trình xử lý nghiệp vụ bán hàng nội bộ của công ty. 81
Lưu đồ 2.18: Quy trình xử lý nghiệp vụ hàng bán bị trả lại. 83
Lưu đồ 2.19: Quy trình xử lý nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay. 85
Lưu đồ 2.18: Quy trình xử lý nghiệp vụ thu nợ khách hàng 87
Lưu đồ 2.19: Quy trình xử lý nghiệp vụ thu tiền nội bộ. 89
1
LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế Thế giới đang ngày càng chuyển biến mạnh mẽ, thúc đẩy sự hợp
tác phát triển giữa các quốc gia, các doanh nghiệp và các tập đoàn kinh tế. Theo đà
ấy là sự đổi mới của cơ cấu quản lí kinh tế, cơ chế kế toán của các doanh nghiệp
không ngừng hoàn thiện và phát triển góp phần tích cực vào việc nâng cao chất
lượng quản lí kinh tế tài chính của đất nước. Song trong quá trình hoàn thiện và
phát triển ấy vẫn còn tồn tại khá nhiều các hình thức gian lận mang lại thiệt hại vô
cùng to lớn cho các doanh nghiệp, tập đoàn kinh tế. Chính vấn đề này đã dẫn đến sự
quan tâm của xã hội, nhất là bộ phận quản lí của các doanh nghiêp đến hoạt động
kiểm soát nội bộ(KSNB).

1.Tính cấp thiết của đề tài
Hòa nhập với sự phát triển của thế giới, nền kinh tế thị trường của Việt
Nam cũng đã và đang mở ra nhiều cơ hội và thách thức mới cho các doanh nghiệp.
Để tồn tại, phát triển và có thể đạt được những mục tiêu đề ra nhất là mục tiêu lợi
nhuận buộc các doanh nghiệp phải luôn tìm cách nâng cao khả năng cạnh tranh và
hiệu quả kinh doanh của mình. Để làm được điều đó trước hết các doanh nghiệp cần
xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nhất, nhưng đó là vấn đề
không phải bất kì doanh nghiệp nào cũng làm được. Như ta đã biết, hệ thống kiểm
soát nội bộ có vai trò quan trọng trong công tác quản lí doanh nghiệp và cũng là yếu
tố được quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán. Việc
kiểm soát được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là
trong các doanh nghiệp thương mại thì chu trình doanh thu xảy ra mang tính thường
xuyên thì những gian lận, sai sót sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả kinh
doanh của doanh nghiệp. Câu hỏi đặt ra là để giải quyết những vấn đề này, các nhà
quản lí phải thiết lập một hệ thống nội bộ như thế nào? Và liệu những hoạt động
kiểm soát mà người quản lý thiết lập ra có phù hợp với chu trình này không? Những
biện pháp tốt nhất để có thể giúp chu trình doanh thu hạn chế tối đa gian lận và sai
sót. Từ đó, ta có thể dễ dàng nhận thấy vai trò của KSNB nói chung và KSNB chu
2
trình doanh thu nói riêng là rất quan trọng. Tuy nhiên, ở nước ta hiện nay hầu hết
các doanh nghiệp chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức, chưa thiết lập hoặc đã
có thiết lập hệ thống KSNB nhưng con nhiều hạn chế.
Đó là lý do em đi đến sự lựa chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.Đề
tài mang tên: “MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ
PHÊ MÊ TRANG”
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Nghiên cứu lý luận về KSNB, KSNB đối với chu trình doanh thu.
- Đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần
Cà phê Mê Trang.

- Chỉ ra những mặt tích cực cũng như những mặt tiêu cực của hệ thống KSNB
tại Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang và nguyên nhân của những hạn chế
đó.
Qua đó, đưa ra một số biện pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB chu
trình doanh thu của công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động KSNB, KSNB đối
với chu trình doanh thu tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang.
- Phạm vi nghiên cứu: Chọn Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang làm nghiên
cứu trong thời gian từ ngày 18/02/2013 đến 03/06/2013.
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài
Để hoàn thành được mục tiêu nghiên cứu, khóa luận tiến hành thông qua:
- Nguồn số liệu thu thập được từ: chứng từ kế toán có liên quan đến hoạt động
bán hàng, lập hóa đơn, thu tiền. Báo cáo tài chính. Sổ chi tiết các tài khoản,
sổ cái.
- Phương pháp tổng hợp: từ việc thu thập, khảo sát, điều tra phân loại những
số liệu, tài liệu các chứng từ liên quan đến chu trình doanh thu của công ty
3
tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa sổ sách và thực tiễn công ty từ đó đưa ra
nhận xét, ý kiến và đánh giá.
- Phương pháp so sánh: kiểm tra, đối chiếu giữa thực tiễn và sổ sách.
- Phương pháp phát phiếu hỏi để lấy ý kiến của các nhân viên trong công ty,
về các hoạt động diễn ra trong chu trình doanh thu của công ty.
- Ngoài ra, còn sử dụng phần mềm Visio để vẽ lưu đồ luân chuyển chứng từ.
- Đồng thời, sử dụng những kiến thức đã được học tại trường, tham khảo sách
báo, tài liệu, internet. Ngoài ra, tham khảo một số ý kiến cán bộ trong cơ
quan.
5. Đóng góp của đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động KSNB doanh thu tại
Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang. Đề tài có được các kết quả sau:

- Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB, KSNB chu trình doanh thu
tại các doanh nghiệp .
- Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động KSNB, KSNB chu trình
doanh thu tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang.
- Thứ ba, đề xuất giải pháp hoàn thiện KSNB, KSNB chu trình doanh thu tại
Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang.
6. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung chính của
khóa luận được chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu trong doanh
nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại
Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang.
Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại Công ty Cổ
Phần Cà Phê Mê Trang.

4
CHƯƠNG I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH
THU TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
1.1.1.1. Khái niệm
Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại
đơn vị nhằm đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý đạt được các mục đích sau:
- Bảo vệ hữu hiệu và sử dụng hiệu quả về mọi nguồn lực, ngăn ngừa và phát
hiện mọi hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích, hoặc
vượt quá thẩm quyền.
- Cung cấp những thông tin đáng tin cậy.

- Định kì đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu quả điều hành.
- Mọi thành viên trong đơn vị phải tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ.
Từ định nghĩa trên ta nhận thấy, kiểm soát nội bộ là một hệ thống nhằm huy động
mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động vì chính họ là
nhân tố “quyết định mọi thành quả chung”.
1.1.1.2. Chức năng của hệ thống KSNB
Gồm có hoạch định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, chỉ huy, kiểm soát. Trong đó
chức năng kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản trị bởi các lý do sau:
- Điều kiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả.
- Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và các chế độ quản lý được
thực hiện đúng và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để có những biện pháp đối
phó hợp lý.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận có thể xảy ra.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng về các nghiệp vụ và hoạt động
kinh doanh.
5
- Lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.2. Phân loại
Kiểm soát nội bộ thường được chia thành các loại sau:
❖Kiểm soát kế toán : là các chính sách và qúa trình thực hiện nhằm đạt được
hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác va tin
cậy.
❖Kiểm soát quản lý: là để thúc đẩy hiệụ quả hoạt động kinh doanh và khuyến
khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sach quản lý.
Kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán đều quan trọng như nhau. Tuy nhiên
kiểm soát quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn so với sự chính xác của thông tin kế
toan. Tuy vậy kiếm soát quản lý cũng có một tác động đáng kể đến sự chính xác của
thông tin kế toán.

Cần phân biệt giữa kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ là một
chức năng đánh giá độc lập được thiết lập trong một tổ chức nhằm kiểm tra và đánh
giá các hoạt động của tổ chức và do đó sẽ hạn chế sai sót.
1.1.3. Ý nghĩa và sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong các
doanh nghiệp
Kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong việc nhăn ngừa rủi ro và phát
hiện các sai phạm tại các doanh nghiệp, đặc biêt tại các doanh nghiệp có quy mô
lớn. Khi quy mô càng mở rộng thì quyền hạn và trách nhiệm càng phải phân chia
cho nhiều cấp và nhiều bộ phận, nên mỗi quan hệ giữa các bộ phận chức năng và
các nhân viên sẽ càng trở nên phức tạp. Chính vì vậy sai sót và gian lận có thể xảy
ra nếu như không có sự quản lí chặt chẽ. Do đó một hệ thống kiểm soát hoạt động
hữu hiệu sẽ góp phần giảm bớt những sai phạm tại doanh nghiệp.
Tại Việt Nam, KSNB nói chung, hoạt động KSNB nói riêng không phải là
một hoạt động hoàn toàn mới mẻ. Tuy nhiên, hệ thống KSNB chưa có được một
quy chế tổ chức và họat động sao cho hiệu quả và thường xuyên. Thực tiễn cho
thấy, hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang
6
tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và chưa có trình độ nhân viên
tương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng
lại không có tính độc lập, chưa có quy trình và phương pháp tiến hành riêng, chưa
quan tâm đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ thực hiện. Vì vậy mà nó sẽ ảnh hưởng
đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin
tài chính và che đậy các hành vi gian lận.
Nền kinh tế nước ta đang mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới và đặc biệt
đã trở thành thành viên của WTO. Cơ hội và thách thức đối với các doanh nghiệp
trong nước ngày càng lớn. Các doanh nghiệp muốn đứng vững trong nền kinh tế thị
trường phải nâng cao sức cạnh tranh, phải sử dụng một cách tiết kiệm, có hiệu quả
các nguồn lực kinh tế.
Và đó là mục tiêu chung của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô ra sao.
Những đòi hỏi, hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống

KSNB khoa học và hữu hiệu.
Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống KSNB đang trở thành nhu cầu cấp thiết
trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp.
1.1.4. Các yếu tố cơ bản của Hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm
soát, đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát.
1.1.4.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kểm soát phản ảnh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức
kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác
của kiểm toán nội bộ. Các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm soát là:
 Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý
Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động
trong đơn vị, là tấm gương để mọi người noi theo. Nếu các nhà quản lý không tỏ ra
quan tâm đúng mức đối với việc kiểm tra nội bộ thì những người cấp dưới sẽ không
thể xem nó thật sự quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu một nhà quản lý cho rằng cần
phải đạt mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian
7
lận để hoàn thành kế hoạch của mỗi cá nhân. Do vậy, quan điểm, đường lối quản trị,
tư cách đạo đức của họ luôn là một vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát.
 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm
thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ và xây dựng các phương pháp ủy
quyền. Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn bản và
triển khai cho toàn tổ chức.
 Sự trung thực và các giá trị đạo đức
Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ bị hạn
chế. Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, các quy
tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức. Môi trường văn hóa của tổ chức chính là là
nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức. Điều này đòi hỏi các
nhà quản lý phải gương mẫu đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen của

mình.
 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các
bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Nói
cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát
và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định
các vị trí then chốt với quyền hạn và nhiệm vụ phù hợp.
 Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các
chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen
thưởng và kỷ luật các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách
nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng
lực và đạo đức.
8
 Kế hoạch và dự toán
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, tiền…
Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành nghiêm túc thì nó sẽ trở thành
công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Chính vì thế, các nhà quản lý luôn quan tâm, xem
xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch định
kỳ để phát hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý.
 Thành lập Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát thông thường từ 3 đến 5 thành viên của hội đồng quản trị
làm nhiệm vụ giám sát hoạt động và xem xét các BCTC của đơn vị.
Các thành viên này không phải là viên chức hoặc nhân viên của công ty, họ
đều có nhiệm vụ và quyền hạn như nhau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty.
- Kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập BCTC.
- Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập vào trực tiếp làm việc với
họ.

- Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với giám đốc.
 Các yếu tố bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung của đơn vị còn bao gồm các nhân tố bên ngoài.
Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng
rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát
cụ thể. Các nhân tố này bao gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng Nhà nước,
các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý.
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro
Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và
khó có thể kiểm soát được tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác
định và phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu của
đơn vị không thể thực hiện được. Để giới hạn rủi ro ở mức có thể chấp nhận được,
9
nhà quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro
thì mới có thể kiểm soát được rủi ro.
 Xác định mục tiêu của đơn vị
Nó không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là
điều tiên quyết để đánh giá rủi ro. Một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng
hay không là phụ thuộc vào sự tác động của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định
mục tiêu của đơn vị bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến
lược, chỉ tiêu cần đạt được trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
 Nhận dạng rủi ro
Rủi ro tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng
hoạt động cụ thể. Ảnh hưởng toàn đơn vị có thể do sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của
khách hàng thay đổi, sự thay đổi trong chính sách của Nhà Nước…Trong phạm vi
từng hoạt động như bán hàng, mua hàng, kế toán…rủi ro có thể phát và tác động
đến bản thân từng hoạt động trước khi ảnh hưởng tới toàn đơn vị. Có nhiều phương
pháp khác nhau để nhận dạng rủi ro như phân tích các dữ liêu quá khứ, rà soát
thường xuyên các hoạt động.
 Phân tích và đánh giá rủi ro

Đây là một công việc phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy
nhiên một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro bao gồm những bước sau đây:
- Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng của nó đến mục tiêu của đơn
vị.
- Xem xét khả năng xảy ra rủi ro.
- Những biện pháp có thể ứng dụng để đối phó với rủi ro.
Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vị hay yếu
kém từ chính hệ thống KSNB.
1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát
 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phân chia trách nhiệm có nghĩa là không cho phép một thành viên nào được
giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.
10
Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn
nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng. Đồng thời giảm cơ hội
cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu
giếm sai phạm của mình. Sau đây là một số chức năng cần phải tách biệt:
- Chức năng bảo quản tài sản và chức năng kế toán: Có nghĩa là nhân viên
bảo quản tài sản không được làm nhiệm vụ ghi chép, lưu giữ sổ sách kế toán của tài
sản đó, nếu kiêm nhiệm sẽ tạo cơ hội cho nhân viên sử dụng tài sản vì lợi ích bản
thân, điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người có
quyền phê chuẩn không được kiêm bảo quản tài sản vì có thể tham ô luôn tài sản đó.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Để đảm bảo sự
chính xác của thông tin.
 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ
* Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Cần đảm bảo 2 nguyên tắc:
- Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách.
- Việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn.
Chứng từ và sổ sách là những bằng chứng tài liệu mà trên đó các nghiệp vụ

kinh tế được phản ánh và tổng hợp. Có chứng từ chỉ luân chuyển trong nội bộ
nhưng cũng có chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin giữa công ty
với khách hàng, với cơ quan quản lý nhà nước.Chứng từ, sổ sách phải đầy đủ để
đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, hợp lý, tất cả tài sản đều được kiểm soát, các
nghiệp vụ kinh tế được ghi chép chính xác, không bỏ sót nghiệp vụ nào.
- Chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng để tránh thất lạc.
- Ngoài những chứng từ bắt buộc do bộ tài chính quy định có mẫu sẵn có
những chứng từ do doanh nghiệp tự lập phải đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu, có thể sử
dụng cho nhiều công cụ khác nhau để giảm bớt số lượng chứng từ trong đơn vị.
- Chứng từ phải được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc càng sớm
càng tốt.
11
- Chứng từ chỉ luân chuyển qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ được
xử lý nhanh chóng và chuyển đến bộ phận tiếp theo để đảm bảo công tác hạch toán
được liên tục, cung cấp thông tin báo cáo đúng hạn định.
- Sổ sách phải đóng chắc chắn, đánh số trang, có chữ ký của ngưởi kiểm soát
và có đóng dấu giáp lai. Lưu giữ chứng từ sổ sách kế toán phải khoa học, an toàn.
* Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ
Trên cơ sở các quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành, các quy định của
từng đơn vị mà những người có thẩm quyền sẽ phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế xảy
ra trong đơn vị mình. Do đó, nếu không có sự thông đồng thì phê chuẩn sẽ là một
công cụ đắc lực để hạn chế gian lận. Có 2 loại phê chuẩn:
- Phê chuẩn chung: Là việc xây dựng, ban hành các chính sách cho toàn đơn
vị. Nhân viên cấp dưới căn cứ vào chính sách đó đó để xét duyệt các nghiệp vụ
trong giới hạn mà chính sách nêu ra.
- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp nhà quản lý xét duyệt riêng cho từng
nghiệp vụ.
 Kiểm soát vật chất
Kiểm soát vật chất là những thủ tục để đảm bảo an toàn tài sản, thông tin của
đơn vị. Được thể hiện rõ qua nhiệm vụ của thủ kho, thủ quỹ. Định kì thủ kho phải

kiểm kê số lượng sản phẩm đối chiếu với kế toán vật tư giúp kiểm soát về số lượng
và giá trị hàng tồn kho.
 Kiểm soát độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân của bộ phận khác khác với cá
nhân (bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhân viên có thể quên hoặc vô ý không
tuân thủ và tiếp tục cố ý làm sai nếu như không có người khác kiểm tra, đánh giá
công việc của họ.
Hiệu quả của thủ tục này sẽ giảm đi nếu người kiểm tra là nhân viên cấp dưới
của người thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập vì bất kỳ lí do gì.
 Phân tích rà soát lại việc thực hiện
Là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế
12
hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu có liên quan, xem xét trong mối quan hệ
tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Thủ tục này giúp nhà quản lý biết được
một cách tổng quát là mọi thành viên có thể theo đuổi mục tiêu của đơn vị.
1.1.4.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là một nhân tố không thể thiếu cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các
báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính.
Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một
đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua thủ công hoặc kết hợp cả hai miễn là
đảm bảo yêu cầu về chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính
xác, và truy cập thuận tiện.
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn
mạnh vai trò của truyền đạt thông tin.
Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Đầu vào là các sự kiện
kinh tế biểu hiện dưới dạng nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo
kế toán. Hệ thống thông tin kế toán gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau. Hệ
thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận
này thường sử dụng chung phần lớn dữ liệu đầu vào nhưng quá trình xử lý dữ liệu

đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng
những nhu cầu khác nhau.
Các mục tiêu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt được:
- Tính có thực: Chỉ ghi chép các nghiệp vụ , số liệu có thực.
- Sự đánh giá: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đúng giá trị.
- Sự phê chuẩn: Các nghệp vụ, chứng từ liên quan đều phải được phê duyệt
đúng nguyên tắc.
- Tính đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi chép đầy
đủ vào sổ sách kế toán.
- Đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép kịp thời,
đúng kỳ, đúng niên độ kế toán.
13
- Sự phân loại: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép đúng đắn ở
các sổ sách liên quan.
Để thực hiện được những điều trên cần phải chú ý đến những bộ phận quan
trọng trong hệ thống thông tin bao gồm:
 Hệ thống chứng từ kế toán:
Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát
nội bộ. Vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là
lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh. Hệ thống chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa
các đối tượng kể cả trong hay ngoài đơn vị, là cơ sở để ghi chép nghiệp vụ vào sổ
sách kế toán, cơ sở để kiểm tra, kiểm soát trong kế toán.
 Hệ thống sổ sách kế toán:
Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng
việc ghi chép, phân loại, tính toán, phân loại, tổng hợp…để chuẩn bị cung cấp các
thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông
tin một cách khoa học đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính
nên là cơ sở để kiểm tra chứng từ, truy cập chứng từ.
 Hệ thống báo cáo kế toán:

Được lập theo chuẩn mực kế toán hiện hành, phải phản ánh trung thực tình
hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hệ thống báo cáo có ý
nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị.
1.1.4.5. Giám sát
Giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Từ đó xác định xem hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết
kế hay không và có cân điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của đơn vị.
- Giám sát định kỳ: Thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách
hàng, nhà cung cấp, xem các báo cáo hoạt động.
- Giám sát thường xuyên: Thực hiện hiện thông qua các cuộc kiểm toán định
kỳ do kiểm toán viên nội bộ hay kiểm toán viên độc lập thực hiện.
14
1.1.5. Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ
Các hạn chế của kiểm soát nội bộ xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Do yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả,
nghĩa là phải tổn ít hơn tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra.
- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến vì
thế khó có thể phát hiện được các sai phạm đột xuất hay bất thường.
- Sai phạm của nhân viên xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm
trong xét đoán hay hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên.
- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên
ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp.
- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã
thay đổi.
1.1.6. Trình tự nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ.
1.1.6.1. Mục đích nghiên cứu:
Kiểm soát nội bộ là một công cụ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, vì
thế nó tạo ra những ảnh hưởng rất lớn đối với công việc của kiểm toán viên, cụ thể:
- Nhờ tìm hiểu về hệ thống nội bộ và các bộ phận cấu thành, kiểm toán viên
đánh giá được những điểm mạnh và điểm yếu của kiểm soát nội bộ nói

chung và của từng bộ phận, từng khoản mục.
- Trên cơ sở đó, kiểm toán viên hình dung về khối lượng và độ phức tạp của
công việc, sơ bộ đánh giá về rủi ro kiểm soát.
- Nhờ đó, kiểm toán viên sẽ xác định phương hướng và phạm vi kiểm tra,
thiết kế các thủ tục kiểm soát, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự
cần thiiết trong kế hoạch và chương trình kiểm toán.
1.1.6.2. Phương thức tiếp cận
Khi nghiên cứu KSNB, kiểm toán viên sẽ phân đọan cuộc kiểm toán, đó là
việc phân chia báo cáo tài chính thành từng bộ phận hay từng yếu tố cấu thành. Có
hai cách được áp dụng phổ biến: