XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN KHOA CNTT – ĐH NÔNG NGHIỆP HN.DOC

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN KHOA
CNTT – ĐH NÔNG NGHIỆP HN
Nhóm sinh viên thực hiện:
Chu Thị Thanh Hương (Thành viên)
Nguyễn Thị Huyền (Trưởng nhóm)
Vũ Thị Thùy Linh (Thành viên)
Nguyễn Thị Xuân (Thành viên)
Hướng dẫn và thẩm định:
1
Lời nói đầu
Trong thời đại ngày nay, Công nghệ thông tin đang đợc phát triển mạnh mẽ,
nhanh chóng và xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng nh trong cuộc sống.
Nó trở thành công cụ đắc lực trong nhiều ngành nghề nh xây dựng, giao thông, quân sự, y
học và đặc biệt trong công tác quản lý nói chung và Quản Lý Công Văn nói riêng.
Trớc đây khi máy tính cha đợc ứng dụng rộng rãi, các công việc Quản Lý Công
Văn đều đợc làm thủ công nên rất mất thời gian và tốn kém về nhân lực cũng nh tài chính.
Ngày nay, với sự phát triển công nghệ thông tin mà máy tính đợc sử dụng rộng rãi trong
các cơ quan, nhà máy, trờng học giúp cho công việc đợc tốt hơn. việc sử dụng máy tính
vào công tác Quản Lý Công Văn là một yêu cầu cấp thiết nhằm xoá bỏ những phơng pháp
lạc hậu, lỗi thời gây tốn kém về nhiều mặt.
Do ú chỳng tụi quyt nh xõy dng phn mm qun lý cụng vn khoa CNTT
i hc Nụng nghip H Ni.Trong quỏ trỡnh xõy dng phn mm khụng trỏnh khi sai
sút, mong cụ v cỏc bn gúp ý. Chỳng tụi xin chõn thnh cm n!

2
Phần I: khảo sát hệ thống
1. Mc ớch xõy dng phn mm
D ỏn xõy dng H thng Qun lý Cụng vn nhm mc tiờu tin hc húa cụng
tỏc iu hnh v cỏc hot ng tỏc nghip hng ngy ca lónh o, cỏn b qun lý,
cỏn b chuyờn mụn ti vn phũng khoa) i vi CV, gm:
- Thng nht v tin hc hoỏ cỏc quy trỡnh hot ng tỏc nghip, cỏc hỡnh thc

tip nhn, lu tr, ph cp, trao i, tỡm kim, x lý thụng tin, gii quyt cụng
vic trong cỏc b mụn;
- Xõy dng h thng cỏc kho VB in t, khc phc mt cỏch c bn tỡnh
trng tn mn hoc b vựi lp ca thụng tin, cung cp thụng tin v cụng vn
phc v yờu cu ca lónh o, cỏn b qun lý, cỏn b chuyờn mụn mt cỏch
thun tin, chớnh xỏc, y v kp thi;
- Nõng cao trỡnh ng dng v s dng cỏc cụng c CNTT, tng bc to
ra thúi quen lm vic trong mụi trng mng v s dng thụng tin in t,
cựng vi vic nõng cao trỡnh qun lý, to mt bc thay i t phỏ trong
cỏc quy trỡnh x lý thụng tin, gii quyt cụng vic ca lónh o, chuyờn viờn,
cỏn b vi s h tr hiu qu ca cỏc phn mm hot ng trờn mng.
2. Tổ chức của hệ thống cũ:
Trong việc quản lý công văn đợc phân ra hai loại : Công văn đến, công văn đi và
công văn nội bộ.
- Cập nhật thông tin, phân loại, tìm kiếm tra cứu thống kê bằng thủ công.
- Lu trữ công văn trên giấy tờ sổ sách.
- Quản lý Công văn đến: Văn th nhận Công văn và bóc xem công văn (nếu
Công văn gửi theo đính danh thì không đợc bóc),Văn th nhập các thông tin
của Công văn đến (Mã Công văn đến, Ngày nhận, Mã loại, Tên Công văn
đến, Nội dung công văn đến, Mã cơi quan gửi,Tên cơi quan gửi, Địa chỉ
cơi quan gửi, Điện thoại cơi quan gửi, Ngày hẹn trả lời) để lu, sau đó chia
về cho cán bộ lãnh đạo hoặc các bộ chức năng trong cơ quan để giải quyết.
- Quản lý công văn đi: Chuyên viên sạo thảo, gửi lãnh đạo duyệt ký,
chuyển văn th lấy số theo thể loại và lấy thông tin của Công văn đi ( Mã
công văn đi, Ngày gửi, Ngời ký, Mã loại, Tên công văn đi, Mã Cơi quan
gửi, Yêu cầu trả lời, ngày hẹn trả lời) đồng thời chuyển bộ phận phát hành
chuyển đi và theo dõi trả lời nếu có.
3
- Quản lý công văn nội bộ: Chuyên viên viết bản thảo, gửi lạnh đạo duyệt
ký, chuyển văn th lấy số theo thể loại (Mã công văn nội bộ, , Ngày gửi,

Ngời ký, Mã loại, Tên công văn đi, Mã Cơ quan gửi, Yêu cầu trả lời, ngày
hẹn trả lời, Báo cáo, Quyết định, ) chuyển tới các bộ phận trong cơ quan
và theo dõi trả lời nếu có.
2. Nhận xét cách tổ chức của hệ thống cũ:
u điểm :
- Mọi thao tác bằng thủ công, đơn giản phù hợp với thời kỳ chủ yếu dùng
thủ công để quản lý.
Nh ợc điểm:
- Không phù hợp với thời kỳ hiện nay, thời kỳ công nghiệp hoá tự động
hoá. Các thao tác cồng kềnh, chậm trễ, không chính xác dễ dẫn đến sai sót,
mất mát h hỏng.
- Tìm kiếm, phân loại, thống kê công văn mất thời gian, khó khăn.
- Lu trữ công văn trên giấy tờ sổ sách, bảo quản không tốt dễ dẫn đến h
hỏng làm mất thông tin.
3. Cách khắc phục hệ thống cũ:
Dùng thiết bị tự động để cập nhật, lu trữ, tìm kiếm, thống kê thông tin công văn nhanh
chóng,dễ dàng chính xác nh máy vi tính, địa từ
4 . Các luồng dữ liệu
Công văn đến đợc văn th nhận, ghi số công văn, phân loại công văn, lu công văn
và chuyển lãnh đạo hoặc các bộ phận chức năng giải quyết.
Công văn đi đợc chuyên viên soản thảo, gửi lãnh đạo duyệt ký, chuyển cho văn th,
văn th đánh số công văn, gửi bộ phận phát hành, gửi công văn đi, theo dõi trả lời nếu có.
Công văn nội bộ đợc chuyên viên soạn thảo, gửi lãnh đạo duyệt ký, chuyển cho
văn th, văn th đánh số công văn, phát đi và theo dõi trả lời nếu có.
Phần II: phân tíchvà thiết kế hệ thống
4

1. Thông tin đầu vào cần thiết cho hệ thống:
Công Văn đến :
- Thông tin công văn đến ( Tên công văn, mã số, nội dung công văn, loại

công văn )
- Thông tin về bộ phận nhận công văn đến ( do sự phân chia công văn)
- Thời gian nhận công văn .
- Địa chỉ nhận công văn.
- Thông tin bộ phận gửi công văn ( đơn vị có quan hệ công văn)
- Các thông tin khác: Tên công văn nội dung vắn tắt công văn

Công Văn đi:
- Thông tin công văn đi ( Tên công văn, mã số, nội dung công văn, loại công
văn )
- Thông tin bộ phận chức năng gửi công văn đi.
- Thông tin đơn vị nhận công văn ( đơn vị có quan hệ công văn).
- Thời gian gửi công văn.
- Thông tin ngời ký công văn.
Công Văn nội bộ:
- Thông tin về công văn nội bộ.
- Thông tin nơi gửi, ngời ký.
- Thông tin về nơi nhận công văn.
2. Các Thông tin ra của hệ thống:
Công Văn đến:
- Thống kê công văn đến theo thời gian.
- Thống kê công văn đến theo bộ phận chức năng.
- Thống kê công văn đến theo nơi gửi công văn.
- Thống kê công văn đến theo nơi nhận công văn.
- Thống kê công văn đến theo công việc mà công văn có liên quan.
- Thống kê công văn đến theo có yêu cầu trả lời.
Công Văn đi :
5
- Thống kê công văn đi theo thời gian
- Thống kê công văn đi theo bộ phận chức năng.

- Thống kê công văn đi theo nơi gửi công văn.
- Thống kê công văn đi theo nơi nhận công văn.
- Thống kê công văn đi theo công việc mà công văn có liên quan.
- Thống kê công văn đi có yêu cầu trả lời.
Công Văn nội bộ:
- Thống kê công văn nội bộ theo thời gian
- Thống kê công văn nội bộ theo nơi gửi công văn.
- Thống kê công văn nội bộ theo nơi nhân công văn.
- Thống kê công văn nội bộ theo công việc mà công văn có liên quan.
3.Tác nhân ngoài:
- Đơn vị có phụ trách có quản lý công văn.
- Đơn vị có quan hệ với đơn vị có phụ trách quản lý công văn.
- Ngời quản lý công văn.
4. Các nhiệm vụ của hệ thống:
- Cập nhật thông tin công văn đến, công văn đi,công văn nội bộ.
- Lu trữ công văn.
- Tìm kiếm công văn.
- Thống kê công văn.
5.Xây dựng mô hình hệ thống:
Có 4 kỉ thuật lập mô hình:
- Biểu đồ phân cấp chức năng.
- Biểu đồ luồng dữ liệu.
- Mô hình thực thể quan hệ.
- Biểu đồ cấu trúc dữ liệu.
6.Biểu đồ phân cấp chức năng:
6
Các chức năng mà hệ thống cần đáp ứng:
- Cập nhật thông tin công văn .
- Lu trữ công văn.
- Tìm kiếm công văn.

- Thống kê công văn.
7



















7. Biểu đồ luồng dữ liệu:
7.1 Sơ đồ luồng dữ liệu Mức ngữ cảnh:
8
Quản lý
công văn
Nhập
công văn
Thống kê
công văn

Xem công văn
Nhập công
văn đến
Nhập công
văn đi
Nhập công
văn nội bộ
Nhập TTHT
Nhập đơn vị
quan hệ
Nhập đơn vị
chủ
Nhập loại
công văn
Nhập đơn vị
nội bộ
Xem công văn
đến
Xem công văn
đi
Xem công văn
nội bộ
Thống kê công
văn đến
Thống kê công
văn đi
Thống kê công
văn nội bộ
Thống kê theo
thời gian

Thống kê theo
nơi gửi
Thống kê theo
nơi nhận
Thống kê công
văn cha trả lời
Thống kê theo
loại công văn
Thống kê theo
thời gian
Thống kê theo
nơi gửi
Thống kê theo
nơi nhận
Thống kê theo
loại công văn
Cách xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh:
- Xem toàn bộ hệ thống là một chức năng và đây là chức năng duy nhất.
- Xác định tác nhân ngoài.
- Xác định các luồng vào ra của tác nhân ngoài.
- Cha cần kho dữ liệu.
Tác nhân ngoài: Đơn vị chủ, đơn vị quan hệ,ngời quản lý.
7.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
Cách xây dựng:
- Các chức năng đợc phân rã tơng ứng với mức 2 trong biểu đồ phân cấp chức năng.
9
Loại CV Đ/Ư
thống kê
CV
Y/C thống

kê CV
Thông tin về đơn vị
quan hệ
Cv đến
Thông tin về đơn vị
chủ
Cv nội bộ đến
Cv nội bộ đi
Cv đến
Cv đi
Đơn vị
chủ
Đơn vị
quan hệ
Ngời
quản lý
Quản Lý
Công Văn
Cv đi
- Các luồng dữ liệu vào ra với tác nhân ngoài đợc bảo toàn. Các tác nhân ngoài đợc giữ
nguyên.
- Có thể bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ.
- Đã xuất hiện kho dữ liệu.
7.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh:
Cách xây dựng:
+ Mức dói đỉnh đựoc phân rã từ mức đỉnh.
+ Các chức năng có thể đợc định nghĩa trên từng trang hoặc điịnh nghĩa chung trên một
trang.
+ Cách phân rã:
- Tác nhân ngoài đợc giữ nguyên

- Các chức năng đựoc phân rã từ chức năng cấp trên.
- Luồng dữ liệu: Các luồng vào ra của tác nhân ngoài đợc bảo toàn ở mức
trên có thể thêm các luồng nội bộ.
- Kho dữ liệu thì xuất hiện dần theo nhu cầu nội bộ.
a) Chức năng nhập dữ liệu:
10
yêu cầu
Đ/Ư yêu cầu
Đ/Ư yêu cầu
Đơn vị chủ Đ/v
quan hệ
Nhập CV
TT về đơn vị chủ
chủchủchủđơ
Cv nội bộ đi
CV đi
CV đến
đến
DS bộ phận
DS đơn vị
TT về đơn vị quan hệ
CV đến
CV đến
CV đi
CV nội bộ
Xem, huỷ
CV
Thốngkê công
văn
Ngời quản lý

yêu cầu

b) Chức năng xem, huỷ công văn:
11
Ds đơn vị
Y/C trả lời
C
V

đ
i
Y/C trả lời
Loại CV
Thông tin bộ phận
CV nội bộ đến
C
V

n
ộ
i

b
ộ

đ
i
Thông tin đơn vị
C
V

đ
ế
n
CV đến
Đơn vị
quan hệ
Đơn vị
chủ
Nhập công
văn đến
Nhập công
văn nội bộ
Nhập công
văn đi
Nhập thông
tin hệ thống
Ngời
quản lý
CV đi
Loại CV
Ds đơn vị
Ds bộ phận
CV nội bộ
Xem huỷ
công văn
đến
Xem huỷ
công văn đi
Xem huỷ

công văn nội
bộ
Ds bộ phận
Loại CV
CV nội bộ
CV đến CV đi
c) Chức năng thống kê công văn:
12
Đ
á
p

ứ
n
g

y
/
c


t
h
ố
n
g

k
ê

C
V
Y/C thống kê CV
Loại CV
Y/C XSH CV đi
Đáp ứng XSH CV đi
Đáp ứng XSH CV đến
Y/C XSH CV đến
Đáp ứng XSH CV nội bộ
Y/C XSH CV nội bộ
Ngời quản lý
Thống kê công
văn đến
Thống kê công
văn đi
Thống kê công
văn nội bộ
CV đến
CV đi
Ds bộ phậnDs đơn vị
CV nội bộ

8. mô hình quan hệ

9.thiết kế các file dữ liệu:
9.1CVDEN:
Chức năng: Lu trữ các thông tin về đơn vị nhận công văn.
13
Y/C thống kê CV
Y/C thống kê CV
Đ
á
p

ứ
n
g

y
/
c


t
h
ố
n
g

k

ê


C
V
Đ
á
p

ứ
n
g

y
/
c


t
h
ố
n
g

k
ê


C
V

Ngời quản lý
TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
1 MCVDEN Char 3 Mã công văn đến
2 MPB Char 2 Mã phòng ban đơn vị chủ
3 MCVDI Char 3 Mã công văn đi
9.2.DCVDEN:
Chức năng: Lu trữ các thông tin về công văn đến.
TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
1 MCVDEN char 3 Mã công văn đến
2 NGNHAN Date 8 Ngày nhận
3 MLOAI char 2 Mã loại công văn
4 TENCVDEN varcha
r
40 Tên công văn đến
5 NDCVDEN varcha
r
200 Nội dung công văn đến
6 MCVDI char 3 Mã công văn đi
7 MDV char 2 Mã đơn vị quan hệ
8 YEUCAU Char 5 Yêu cầu trả lời
9 NGHEN Date 8 Ngày hẹn trả lời
9.3. CVDI:
Chức năng: Lu trữ các thông tin về đơn vị gửi công văn.
TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
1 MCVDI
char
3 Mã công văn đi
2 MDV char 2 Mã đơn vị quan hệ
3 MCVDEN char 3 Mã công văn đến
9.4 DCVNB:

Chức năng: Lu trữ các thông tin về công văn nội bộ.
TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
14
1 MCVNB char 3 Mã công văn nội bộ
2 NGGUI Date 8 Ngày gửi
3 MLOAI Char 2 Mã loại công văn
4 TENCVNB varcha
r
40 Tên công văn đến
5 NDCVNB varcha
r
200 Nội dung công văn nội bộ
6 NGUOIKY varcha
r
30 Ngời ký công văn
7 MPB char 2 Mã phòng ban
9.5. CVNB:
Chức năng: Lu trữ thông tin về các bộ phận đợc gửi công văn.
TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
1 MCVNB char 3 Mã công văn nội bộ
2 MPB char 2 Mã phòng ban
9.6. DCVDI:
Chức năng: Lu trữ các thông tin về công văn đi
TT Fildname Type Withd Dec Mô tả
1 MCVDI char 3 Mã công văn đi
2 NGGUI Date 8 Ngày nhận
3 MLOAI char 2 Mã loại công văn
4 TENCVDI varchar 40 Tên công văn đi
5 NDCVDI Varchar 200 Nội dung công văn đi
6 MCVDEN Char 3 Mã c/văn đến(y/c trả lời)

7 MPB Char 2 Mã phòng ban đơn vị chủ
8 YEUCAU Char 5 Yêu cầu trả lời
9 NGHEN Date 8 Ngày hẹn trả lời
9.7. LOAICV:
Chức năng: Lu trữ thông tin về các loại công văn
TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
1 MLOAI Char 2 Mã loại công văn
2 TENLOAI varchar 30 Tên loại công văn
9.8. DVIQHE:
Chức năng: Lu trữ các thông tin về đơn vị có quan hệ với đơn vị chủ
TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
1 MDV Char 2 Mã đơn vị quan hệ
2 TENDV Varchar 30 Tên đơn vị quan hệ
15
3 DIACHI varchar 50 Địa chỉ
4 ĐT varchar 20 Điện thoại
9.9. DVICHU:
Chức năng: Lu trữ các thông tin về các bộ phận chức năng trong đơn vị chủ
TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
1 MPB Char 2 Mã đơn vị chủ
2 TENPB Varchar 30 Tên đơn vị chủ
3 DIACHI Varchar 50 Đỉa chỉ
4 ĐT varchar 20 Điện thoại
16