Giải pháp đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường hàng không của VIETRANS Hà Nội

ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA THƯƠNG MẠI VÀ KINH TẾ QUỐC TẾ

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
Đề tài :
Giải pháp đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập
khẩu qua đường hàng không của VIETRANS Hà Nội
Giảng viên hướng dẫn : PGS.TS Nguyễn Văn Tuấn
Sinh viên thực hiện : Nguyễn Tuấn Anh
Mã Sinh Viên : CQ500123
Lớp : Kinh Tế Hải Quan K50
Hệ : Chính Quy
Thời gian thực tập : 09/01/2012 => 07/05/2012

Hà Nội, tháng 05/ 2012

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
***
BẢN CAM ĐOAN
Tên em là: Nguyễn Tuấn Anh
Mã SV: CQ500123
Lớp: Hải quan 50
Khoa: Thương mại và Kinh tế quốc tế
Em xin cam đoan rằng Chuyên đề thực tập cuối khoá này hoàn thành do
quá trình tự tìm hiểu và nghiên cứu ,tham khảo các tài liệu của công ty,báo cáo
của các khóa trước nhưng không sao chép, số liệu được sử dung là thực tế và
bám sát với tình hình kinh doanh của Công ty TNHH một thành viên Giao nhận
kho vận ngoại thương – VIETRANS. Nếu có điều gì vi phạm em xin chịu mọi
hình thức kỷ luật của nhà trường!

Hà Nội, ngày 15 tháng 05 năm 2012
Sinh viên
Nguyễn Tuấn Anh
Mục lục
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 1
CHƯƠNG 1 7
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG 7
1.2.5.Sản phẩm và dịch vụ 14
1.2.5.1.Vận tải đa phương thức 14
1.2.5.2.Logis!cs 15
1.2.5.3.Hàng xuất nhập khẩu 15
15
1.2.5.4.Giao nhận triển lãm 15
1.2.5.5.Giao nhận công trình 15
1.2.5.6.Kinh doanh kho ngoại quan 15
1.2.5.7.Giao hàng chuyển tải 16
1.2.5.8.Các dịch vụ khác 16
CHƯƠNG 2 16
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
QUA ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG Ở VIETRANS HÀ NỘI 16
2.1.TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG
NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY 16
2.2. HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG KHÔNG Ở
VIETRANS 20
2.2.1 Các dịch vụ giao nhận đối với hàng xuất khẩu 20
2.2.3.Các loại chứng từ 29
2.2.3.1.Chứng từ trước khi vận chuyển 29
2.3. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KINH
DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG Ở VIETRANS 39

2.3.1.Phân ?ch về thị trường 39
2.3.1.1 .Thị trường trong nước 39
2.3.1.2.Thị trường quốc tế 39
2.3.2.Phân ?ch đối thủ cạnh tranh 40
2.3.2.1.Vinatrans 40
2.3.2.2.Vinatranco 40
2.3.2.3.Gematrans 41
2.3.2.4.Với các công ty thuộc các thành phần kinh tế khác 41
2.3.2.6.Đánh giá chung về đối thủ kinh doanh 42
2.3.4.Đánh giá chung về hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại
VIETRANS 2.3.4.1.Thuận lợi 44
Chương3 49
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN
HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG Ở
VIETRANS 49
3.1.ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG GIAO
NHẬN QUỐC TẾ TRONG THỜI GIAN TỚI 49
3.2.MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT
NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 50
- Tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt
động ngoại thương, luật pháp quốc tế 53
- Tư vấn cho khách hàng về đối tác XNK có tiềm lực và uy tín trên thị trường53
- Tư vấn cho khách hàng các nhà vận chuyển có uy tín 53
KÕt luËn 63
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1 Mô hinh bộ máy công ty giao nhận kho vận ngoại thương7
Bảng 1.2 Cơ cấu lao động của công ty năm 2011 8
Bảng 2.1.Tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận của VIETRANS Error: Reference
source not found
Bảng 2.2. Tổng sản lượng hàng hóa giao nhận Error: Reference source not found

Bảng 2.3.Cơ cấu sản lượng hàng hóa ở VIETRANS theo KV thị trường Error:
Reference source not found
PHẦN MỞ ĐẦU
Những hình thái đầu tiên của thương mại quốc tế đã xuất hiện từ rất lâu
nhưng đến thế kỷ 17 tại châu Âu nó mới được quan tâm đặc biệt và được nâng
lên thành lý thuyết được biết đến đó là chủ nghĩa trọng thương, và đến ngày nay
thương mại quốc tế đã phát triển thành một trong những yếu tố quan trọng bậc
nhất của nền kinh tế đối với mỗi nước, sở dĩ thương mại quốc tế có thể phát triển
được là do sự phát triển của khâu lưu thông hàng hóa trong đó vận tải đóng vai
trò cực kì quan trong.
Trong những năm gần đây với chính sách mở cửa và đổi mới kinh tế,
cùng với các ngành kinh tế khác, ngành vận tải nói chung và vận tải hàng không
nói riêng đã có những bước tiến nhảy vọt. Mạng lưới vận tải hàng không được
phủ kín, nhiều đường bay quốc tế được mở rộng và nâng cấp. Nhờ đó khối
lượng hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không đã tăng lên đáng kể,
kim ngạch buôn bán giữa Việt Nam và các nước ngày càng tăng.
Xuất hiện cách đây hàng thế kỷ tại châu Âu, có thể nói nghề giao nhận nói
chung hay giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không nói riêng đã có một bề
dày lịch sử và khẳng định sự tồn tại của mình trong sự phát triển kinh tế thế giới.
Là một trong những công ty có uy tín trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao
nhận hàng hóa VIETRANS đã và đang từng bước khẳng định sự tồn tại của
mình bằng sự bỏ phiếu tín nhiệm của khách hàng trong môi trường cạnh tranh
gay gắt này. Em xin chọn đề tài này với mong muốn nâng cao kiến thức của bản
thân đồng thời góp phần nhỏ bé vào việc phát triển loại hình kinh doanh dịch vụ
này.
Bố cục chuyên đề ngoài phần mở đầu và phần kết luận gồm có 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu về công ty giao nhận kho vận ngoại thương
Chương 2: Tình hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường
hàng không ở VIETRANS
Chương 3: Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh dịch vụ

giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không nói chung và của
VIETRANS nói riêng.
Do tính phức tạp của vấn đề, những hạn chế của bản thân và thời gian có
hạn khoá luận không tránh khỏi những sai sót em rất mong nhận được sự đóng
góp ý kiến của bạn đọc và các thày cô giáo.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thày giáo Nguyễn Văn Tuấn , người
đã trực tiếp hướng dẫn em trong suốt quá trình em viết chuyên đề này. Nhân dịp
ny em xin chõn thnh cm n cỏc thy cụ giỏo cựng cỏc cụ chỳ lm vic ti
VIETRANS ó nhit tỡnh giỳp em hon thnh chuyờn .
CHNG 1
GII THIU V CễNG TY GIAO NHN KHO VN
NGOI THNG
1.1.QU TRèNH HèNH THNH V PHT TRIN CA VIETRANS
Công ty Giao nhận Kho vận Ngoại thơng - VIETRANS là một doanh
nghiệp nhà nớc thuộc Bộ Thơng Mại, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế tự
chủ tài chính. Là tổ chức giao nhận đầu tiên đợc thành lập ở Việt Nam theo
quyết định số 554/BNT ngày 13/ 08/ 1970 của Bộ Thơng Mại. Khi đó công ty
lấy tên là Cục kho vận kiêm Tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thơng. Hiện
nay, tên chính thức của công ty là Công ty Giao nhận Kho vận Ngoại thơng,
tên giao dịch là Vietnam National Foreign Trade Forwarding and Warehousing
Corporation, tên viết tắt là VIETRANS.
Trớc năm 1986, do chính sách Nhà nớc nắm độc quyền ngoại thơng nên
VIETRANS là đơn vị duy nhất hoạt động trong lĩnh vực giao nhận kho vận ngoại
thơng, phục vụ tất cả các công ty kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu trong cả
nớc, nhng hoạt động chủ yếu chỉ giới hạn ở các kho, cảng, cửa khẩu. Hoạt động
giao nhận kho vận ngoại thơng đợc tập trung vào một đầu mối để tiếp nối quá
trình lu thông hàng hoá xuất nhập khẩu trong và ngoài nớc do Bộ ngoại thơng
chỉ đạo, Nhà nớc ra các chỉ tiêu kế hoạch. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế
khối lợng hàng hoá xuất nhập khẩu ngày càng tăng, cơ sở vật chất kỹ thuật của
VIETRANS ngày càng đợc nhà nớc đầu t tăng thêm để đáp ứng nhu cầu phục vụ

khách hàng. Song thậm chí có những lúc do khối lợng hàng hoá quá lớn, kho
VIETRANS chỉ dành riêng chứa bảo quản hàng xuất, còn hàng nhập đợc tổ chức
giao thẳng tại cảng vì thực tế không đủ diện tích kho để chứa hàng nhập và cảng
phải chủ động thu xếp kho bãi tại cảng để bảo quản an toàn hàng hoá trong thời
gian cho chuyển chủ để giải phóng tàu nhanh.
Sau đại hội Đảng lần thứ VI, tình hình kinh tế nớc ta có nhiều biến chuyển
mới. Việc buôn bán trao đổi hàng hoá giữa Việt Nam với các nớc ngày càng phát
triển. Những mối liên hệ quốc tế đợc mở rộng, VIETRANS thấy cần phải mở
rộng phạm vi hoạt động và đã vơn lên trở thành một công ty giao nhận quốc tế
có quan hệ đại lý rộng khắp trên thế giới, đồng thời tiến hành cung cấp mọi dịch
vụ giao nhận kho vận đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong và
ngoài nớc.
Thời kỳ từ 1989 đến nay, nền kinh tế nớc ta đã chuyển sang nền kinh tế thị
trờng với nhiều thành phần kinh tế tham gia vào nhiều lĩnh vực của nền kinh tế
kể cả trong lĩnh vực ngoại thơng. Trong bối cảnh đó, VIETRANS mất thế độc
quyền và phải bớc vào cuộc cạnh tranh gay gắt với các tổ chức kinh tế khác hoạt
động trong lĩnh vực giao nhận kho vận. Những biến đổi to lớn về cơ chế kinh tế,
môi trờng kinh tế xã hội của thời kỳ chuyển đổi mô hình kinh tế đã đem lại cho
VIETRANS những thuận lợi và vận hội mới nhng cũng đặt ra những khó khăn và
thách thức lớn cho bớc đờng phát triển. Để thích ứng với môi trờng hoạt động
kinh doanh mới, VIETRANS đã tiến hành đổi mới toàn diện từ định hớng chiến
lợc, phơng thức hoạt động đến quy mô, hình thức và các tổ chức hoạt động, điều
hành. Công ty không chỉ chú trọng đặc biệt tới tăng cờng cơ sở vật chất mà còn
chú ý đào tạo ngoại ngữ cho đội ngũ cán bộ nhằm không ngừng nâng cao chất l-
ợng dịch vụ cũng nh uy tín công ty.
Nh vậy, trải qua hơn 35 năm, VIETRANS đã có nhiều thay đỏi về mô hình
tổ chức hoạt động cũng nh tên gọi cho phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã
hội của đất nớc qua các thời kỳ. Cho tới nay, VIETRANS đã trở thành một công
ty giao nhận quốc tế, là một trong những sáng lập viên của hiệp hội giao nhận
Việt Nam (VIFFAS), là một đại lý hàng không đáp ứng đủ tiêu chuẩn của hiệp

hội vận tải hàng không quốc tế IATA và còn là thành viên của Phòng Thơng mại
và công nghiệp Việt Nam.
Hiện nay, VIETRANS có 6 chi nhánh ở các tỉnh thành phố. Đó là:
- VIETRANS Hải Phòng
- VIETRANS Nghệ An
- VIETRANS Đà Nẵng
- VIETRANS Nha Trang
- VIETRANS Quy Nhơn
- VIETRANS Sài Gòn
Hai liên doanh :
- TNT - VIETRANS express worldwide Ltd. Đợc thành lập năm 1995 với
Express worldwide Ltd (Hà Lan) với số vốn 700.000 USD hoạt động trong lĩnh
vực giao nhận và vận chuyển nhanh quốc tế.
- Lotus Joint Venture Company Ltd (Sài Gòn) đợc thành lập năm 1991 với
hãng tàu biển đen - Blasco (Ucraina) và Công ty Stevedoring Service America -
SSA (Mỹ) với tổng số vốn là 19,6 triệu USD để xây dựng và khai thác cầu cảng,
vận chuyển hàng hoá thông qua tàu, container
VIETRANS có văn phòng đại diện ở nớc ngoài nh: Vladivostock,
Odessa và có hơn 50 đại lý trên toàn thế giới.
1.2.CHC NNG V NHIM V CA CễNG TY
1.2.1.Chc nng
VIETRANS là một công ty làm chức năng dịch vụ quốc tế về vận chuyển,
giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hoá, t vấn, đại lý cho các doanh nghiệp trong
và ngoài nớc hoạt động trên lĩnh vực này.
Theo điều lệ, công ty có những chức năng sau:
- Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác ở trong và ngoài nớc để tổ chức
chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá
cảnh, hàng hội chợ triển lãm, tài liệu, chứng từ có liên quan, chứng từ chuyển
phát nhanh
- Nhận uỷ thác dịch vụ về kho vận, giao nhận, thuê và cho thuê kho bãi, lu

cớc các phơng tiện vận tải (tàu biển, ô tô, máy bay, sà lan, container ) bằng các
hợp đồng chọn gói door to door và thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến
hàng hóa nói trên, nh gom hàng, chia lẻ hàng, làm thủ tục xuất nhập khẩu và làm
thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hoá và giao nhận hàng hoá đó cho ngời
chuyên chở để tiếp chuyển tới nơi quy định.
- Thực hiện các dịch vụ t vấn về các vấn đề giao nhận, vận tải, kho hàng và
các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của các tổ chức cá nhân trong và
ngoài nớc.
- Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp
hàng hoá trên cơ sở giấy phép xuất nhập khẩu của Bộ Thơng mại cấp cho công
ty.
- Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu,
hàng hoá quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam và ngợc lại bằng các phơng tiện
chuyên chở của mình hoặc thông qua các phơng tiện chuyên chở của ngời khác.
- Thực hiện kinh doanh vận tải công cộng phù hợp với các quy định hiện
hành của nhà nớc.
- Làm đại lý cho các hãng tàu nớc ngoài và làm các công tác phục vụ cho
tàu biển của nớc ngoài vào cảng Việt Nam.
- Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc trong các
lĩnh vực vận chuyển, giao nhận và thuê tàu
- Kinh doanh du lịch, cho thuê văn phòng, nhà ở
1.2.2.Nhim v
Công ty Giao nhận Kho vận Ngoại thơng có những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của
Công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và chức năng đã nêu
của công ty.
- Bảo đảm việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo
đảm trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu
quả các nguồn vốn, làm chọn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc.
- Mua sắm, xây dựng bổ sung và thờng xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng

cấp các phơng tiện kỹ thuật của công ty.
- Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nớc để thực hiện việc
giao nhận, chuyên chở hàng hoá bằng các phơng tiện tiên tiến, hợp lý, an toàn
trên các luồng vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lu kho, lu bãi, giao
nhận hàng hoá và bảo đảm bảo quản hàng hoá an toàn trong phạm vi trách
nhiệm của công ty.
- Nghiên cứu tình hình thị trờng dịch vụ kho vận, giao nhận, kiến nghị cải
tiến biểu cớc của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy chế hiện hành để có
các biện pháp thích hợp bảo đảm quyền lợi của các bên khi ký kết hợp đồng
nhằm thu hút khách hàng đam công việc đến để củng cố và nâng cao uy tín của
công ty trên thị trờng trong và ngoài nớc.
- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính, tài sản, các chế độ
chính sách các bộ và quyền lợi của ngời lao động theo cơ chế tự chủ, gắn việc trả
công với hiệu quả lao động bằng các hình thức khoán, chăm lo đời sống, đào tạo
và bồi dỡng nhằm nâng cao trình đọ quản lý nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ
cho cán bộ công nhân viên của công ty để đáp ứng đợc yêu cầu, nhiệm vụ kinh
doanh ngày càng cao.
- Tổ chức quản lý, chỉ đạo hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc
công ty theo cơ chế hiện hành.
1.2.3.Mụ hỡnh t chc b mỏy qun lý ca cụng ty giao nhn kho vn ngoi thng
Đứng đầu công ty là Tổng giám đốc công ty do Bộ trởng Bộ Thơng mại bổ
nhiệm hoặc miễn nhiệm. Tổng giám đốc tổ chức điều hành mọi hoạt động của
công ty, chịu trách nhiệm cá nhân trớc pháp luật va cơ quan quản lý nhà nớc về
mọi hoạt động của công ty.
Bộ máy tổ chức của công ty tuân theo chế độ một thủ trởng có quyền hạn
và nhiệm vụ theo quy định tại quyết định số 217/HĐBT và quy định của Bộ về
phân cấp quản lý toàn diện của công ty.
Giúp việc có hai phó tổng giám đốc, phó tổng giám đốc do Tổng giám đốc
bổ nhiệm và đợc thủ trởng cơ quan chủ quản là bộ thơng mại bổ nhiệm hoặc
miễn nhiệm. Mỗi phó tổng giám đốc đợc phân công phụ trách một hoặc một số

lĩnh vực công tác của công ty và chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc về công
việc đợc giao. Trong trờng hợp Tổng giám đốc vắng mặt thì Phó tổng giám đốc
thứ nhất là ngời thay mặt Tổng giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị
bộ phận trực thuộc công ty cũng nh mối quan hệ công tác giữa các đơn vị và các
bộ phận nói trên do Tổng giám đốc quy định cụ thể cho phù hợp với tình hình
thực tế của từng năm, từng thời kỳ, bảo đảm cho sự tồn tại và hoạt động hiệu quả
của công ty.
Hiện nay Công ty có các khối Phòng ban sau:
- Khối kinh doanh dịch vụ: Gồm các phòng ban có chức năng kinh
doanh nhằm tự trang trải và nuôi sống cán bộ văn phòng công ty, Chính khối
phòng ban này hàng năm đem lại cho công ty hàng tỷ đồng lợi nhuận, góp phần
đầu t nâng cấp trang thiết bị hoạt động cho công ty.
- Khối quản lý: Các phòng ban trong khối có nhiệm vụ giúp việc Tổng
giám đốc trong công tác quản lý mọi hoạt động của Công ty, đặc biệt là phòng
Hành chính quản trị. Phòng có chức năng quản trị trụ sở nơi làm việc của Công
ty, quản lý và theo dõi tình trạng máy móc, trang thiết bị vật t phục vụ cho hoạt
động của Công ty. Ngoài ra, phòng còn có chức năng lập kế hoạch xây dựng cơ
bản, cải tạo, mở rộng, sửa chữa xây dựng mới xí nghiệp, văn phòng công ty,
tham gia quản lý các công trình xây dựng và giải quyết các thủ tục hành chính
liên quan.
Giữa các phòng ban trong công ty có mối liên hệ mật thiết, hỗ trợ lẫn nhau
nh: Phòng tổng hợp có nhiệm vụ hỗ trợ các phòng kinh doanh về khía cạnh pháp
lý của các hợp đồng kinh doanh, cùng các phòng ban có liên quan tham gia giải
quyết các tranh chấp có yếu tố pháp luật phức tạp và khai thác các mối quan hệ
trong nớc và quốc tế để tạo cơ hội cho các phòng ban kinh doanh khác ký kết
hợp đồng kinh doanh.
Phòng vận tải quốc tế là bộ phận trực tiếp thực hiện nghiệp vụ giao nhận
vận tải hàng hoá và làm các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập khẩu. Để hoàn
thành nhiệm vụ của mình, các Phòng nhận đợc sự hỗ trợ và hợp tác của phòng

hành chính, đội xe, kho và các phòng ban khác trong công ty.
Phòng xúc tiến thơng mại là phòng phải tiến hành đi Marketing những dự
án nhỏ cũng nh lớn của nớc ngoài đầu t vào Việt Nam, sau đó về chuyển cho các
phòng nghiệp vụ tiếp tục hoàn thiện nốt quá trình giao nhận của lô hàng đã
Marketing đợc.
Phòng Xuất nhập khẩu tổng hợp là phòng khai thác dịch vụ xuất nhập
khẩu trực tiếp và nhận uỷ thác từ các chủ hàng, làm thủ tục giấy tờ để hàng hoá
có thể vận chuyển qua biên giới và cửa khẩu.
Kho là nơi nhận lu trữ, bảo quan hàng hoá để thu lệ phí kho. Ngoài ra còn
nhận thêm một số nghiệp vụ là đóng hàng và tái chế hàng hoá. Đội xe là nơi
chuyên cung cấp các loại hình vận tải bằng ô tô cho các phòng nghiệp vụ khi cần
thiết chở hàng cũng nh lấy hàng từ các địa điểm do chủ hàng chỉ định.
Phòng Tổ chức cán bộ là phòng chuyên quản lý về lý lịch của các cán bộ
công nhân viên trong công ty, thực hiện các công việc nh tuyển thêm nhân viên
mới cho công ty khi có phòng nào cần thiết, hoàn thành các công việc có liên
quan đến công việc của Bộ thơng mại và thực hiện các chế độ khen thởng do
lãnh đạo công ty chỉ thị và ban hành.
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty giao nhận kho vận ngoại th-
ơng đợc mô tả ở hình sau
Bng 1.1 Mô hình bộ máy Công ty Giao nhận Kho vận Ngoại thơng
1.2.4.c im v i ng cỏn b ca cụng ty
Là một trong những công ty giao nhận hàng đầu ở Việt Nam, là thể nói
VIETRANS là nơi tập trung nhiều cán bộ có trình độ chuyên môn cao. Đội ngũ
cán bộ đều đợc đào tạo tại các trờng Đại học Ngoại thơng, Đại học Kinh tế Quốc
dân, Đại học Giao thông Vận tải một số cán bộ đã qua các khoá đào tạo trong
và ngoài nớc.
Đặc biệt nổi bật về đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty tại Hà nội
là tuổi đời bình quân còn khá trẻ (dới 30 tuổi chiếm 43,8%, từ 30 đến 40 tuổi
chiến 35,3 %), số cán bộ có trình độ đại học và trên đại hoạc chiếm tỷ lệ cao là
51,3%. Đây là một u thế mà không phải công ty nào cũng có. Ta có thể thấy rõ

cơ cấu lao động của công ty giao nhận kho vận ngoại thơng đợc thể hiện trong
bảng 1.2. Tuy nhiên, tỷ lệ cán bộ làm công tác quản lý cũng chiếm tỷ lệ khá lớn
so với các doanh nghiệp khác, năm 2011 là 22,4%. Đó là do đặc điểm của
VIETRANS Hà Nội phải đảm nhận một số công tác quản lý đối với các chi
nhánh các công ty liên doanh nên tỷ lệ cao. Để giảm tỷ lệ này xuống công ty đã
phải có những nỗ lực rất lớn trong việc đổi mới chính sách quản lý, sắp xếp lại
các phòng ban nhằm đạt đợc hiệu quả công việc tối đa với số lợng công nhân
viên tối thiểu.
B¶ng 1.2 C¬ cÊu lao ®éng cña c«ng ty n¨m 2011
Nguån: Phßng TCCB
1.2.5.Sản phẩm và dịch vụ
1.2.5.1.Vận tải đa phương thức
Là nhà vận chuyển đa phương thức, VIETRANS cung cấp dịch vụ tích
hợp đầy đủ thông qua mạng lưới đại lý toàn cầu, đảm nhận các lô hàng từ nơi đi
đến nơi đến theo yêu cầu của khách hàng.
- Hàng hóa FCL/ FCL.
- Hàng hóa FCL/ LCL.
- Hàng hóa LCL/ LCL.
- Hàng rời.
- Hàng thu gom/ hàng chia lẻ
Vietrans có quyền phát hành HAWB cho những lô hàng gom đường hàng
không và FBL cho những lô hàng đường biển và vận tải đa phương thức trên
toàn Thế giới. VIETRANS sẽ lựa chọn những tuyến đường đa phương thức vận
tải phù hợp để đảm bảo giao hàng an toàn đúng hẹn. Bên cạnh đó, với những
trung tâm phân phối và mạng lưới chi nhánh rộng khắp cả nước, trang thiết bị
xếp dỡ cùng phương tiện vận chuyển nội địa, Vietrans đảm bảo giao hàng đúng
hẹn, tất cả vì lợi ích của khách hàng
1.2.5.2.Logistics
Logistics là một chuỗi các dịch vụ hỗ trợ quá trình sản xuất- lưu thông-
tiêu dùng. Ngành này tuy không phải là mới mẻ so với thế giới nhưng hiện nay ở

Việt Nam ít có doanh nghiệp nội địa nào có đủ khả năng đáp ứng điều kiện kinh
doanh dịch vụ này. VIETRANS là một trong số ít các doanh nghiệp có đủ điều
kiện kinh doanh Logistics nhờ các cơ sở vật chất sẵn có về kho bãi, về phương
tiện vận chuyển, phương tiện xếp dỡ, về đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và
kinh nghiệm giao nhận vận tải từ gần 40 năm nay.
1.2.5.3.Hàng xuất nhập khẩu
Ngoài những dịch vụ truyền thống tạo nên thương hiệu VIETRANS trong
gần 40 năm qua, dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hoá của công ty cũng thu được rất
nhiều thành công. Máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu…phục vụ cho công nghiệp
là những mặt hàng nhập khẩu chủ lực; nông sản, thực phẩm, hàng tiêu dùng…là
những mặt hàng xuất khẩu mạnh của VIETRANS. Chỉ cần bạn đưa ra yêu cầu
về chủng loại hàng hoá, chúng tôi sẽ đáp ứng yêu cầu của bạn trong thời gian
sớm nhất.
1.2.5.4.Giao nhận triển lãm
VIETRANS luôn được chỉ định là công ty giao nhận chính thức. Điều đó
chứng tỏ rằng VIETRANS rất thông thạo giao nhận vận chuyển hàng triển lãm,
chính vì vậy mà những khó khăn nảy sinh tại hiện trường sẽ được giải quyết một
cách nhanh chóng, các thiết bị giao nhận phù hợp và đội ngũ lao động có kinh
nghiệm luôn sẵn sàng trong suốt quá trình triển lãm. Thủ tục hải quan và thủ tục
tạm nhập miễn thuế là những vấn đề cần được quan tâm và chúng tôi sẽ giúp các
bạn hoàn thành các thủ tục đó để hàng hóa của các bạn có thể xuất và nhập vào
Việt Nam không gặp bất kỳ trở ngại nào.
1.2.5.5.Giao nhận công trình
Những nhân tố quan trọng giúp chúng tôi trở thành đối tác tin cậy nhất tại
Việt Nam trong lĩnh vực vận chuyển hàng công trình chính là lịch sử phát triển
công ty, kinh nghiệm kinh doanh và giá cả cạnh tranh. Chúng tôi sẵn sàng giao
nhận mọi loại hình hàng công trình. VIETRANS và đối tác nước ngoài luôn
chọn phương thức hiệu quả nhất và chuẩn bị chu đáo các thủ tục chứng từ để
vận chuyển hàng đến công trình suôn sẻ.
1.2.5.6.Kinh doanh kho ngoại quan

VIETRANS sở hữu và kinh doanh kho ngoại quan tại cả Hải Phòng và Đà
Nẵng với những diện tích riêng biệt phù hợp cho việc bảo quản nhiều loại hàng
hoỏ. Khi s dng kho ngoi quan ca VIETRANS lm trung tõm phõn phi
hng, bn cú th lựi thi hn np thu, cn c vo k hoch sn xut phõn
phi, giao hng hoc xut khu hng n nc th ba. Ch cn hp ng thuờ
kho vi VIETRANS khi bn mun gi hng ti õy. Chỳng tụi luụn cú sn cỏc
vn bn phỏp lut, cỏc quy nh ca Vit Nam i vi hng xut nhp kho ngoi
quan bn tham kho.
1.2.5.7.Giao hng chuyn ti
VIETRANS sn sng lm mi th tc chuyn ti hng hoỏ ca cỏc bn
sang cỏc nc lỏng ging nh: Lo, Campuchia, Trung Quc. Dự hng hoỏ ca
cỏc bn n Vit Nam bng ng bin, ng hng khụng hoc ng b t
bt k nc no trờn th gii, chỳng tụi s giỳp bn chuyn hng n ngi
nhn ti cỏc nc núi trờn m khụng cn phi np thu xut nhp khu.
1.2.5.8.Cỏc dch v khỏc
- Hng gom
- i lý v mụi gii tu bin
- Dch v " T ca n ca"
- Dch v chuyn phỏt nhanh
- Dch v xõy dng
- Qun lý v khai thỏc cng bin
- Kinh doanh ụ tụ v xe mỏy
CHNG 2
TèNH HèNH HOT NG GIAO NHN HNG HểA
XUT NHP KHU QUA NG HNG KHễNG
VIETRANS H NI
2.1.TèNH HèNH KINH DOANH CA CễNG TY TRONG NHNG NM GN Y
Dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đờng khụng là một trong những lĩnh vực
hoạt động chính của VIETRANS. Doanh thu từ hoạt động này chiếm một tỷ
trọng khá cao trong tổng doanh thu của công ty, nguồn hàng chủ yếu là tự khai

thác theo khu vực trên từng chuyến, từng vụ cụ thể.
Bảng 2.1.Tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận của VIETRANS
n v : T VN
Nm Doanh thu Li nhun
Li nhun trờn
doanh thu
2007 51.60 4.18 8.10
2008 47.80 3.60 7.53
2009 41.40 2.80 6.76
2010 38.80 2.40 6.19
2011 38.60 2.20 5.70
Nguồn: Báo cáo tổng kết từ năm 2007 - 2011 của Phòng KTTV
Bng 2.2.Tng sn lng hng húa giao nhn
n v : Tn
Ngun : Bỏo cỏo kt qu kinh doanh t nm 2007-2011
Qua số liệu ở 2 bảng trên ta có thể thấy đợc tình hình hoạt động của Công
ty trong lĩnh vực giao nhận. Nh vậy, hoạt động giao nhận từ năm 2008 trở lại đây
là chững lại so với những năm trớc.
Và nếu nhìn vào bảng 2.2 ta sẽ thấy tổng sản lợng hàng hóa giao nhận
của công ty khá thất thờng, đôi lúc biến động mạnh.
Từ cuối năm 2007, sản lợng hàng hoá giao nhận giảm dần, đặc biệt là
năm 2008 sản lợng giảm mạnh, chỉ bằng 55% so với năm 2007 nhng từ cuối năm
2008, sản lợng giao nhận tăng lên một cách đáng kể, năm 2009, 2010, 2011 lần
lợt tăng gấp 1.28, 1.34, 1.41 lần so với năm 2008. Sở dĩ vậy là do:
Khi thơng mại quốc tế của nớc ta ngày càng phát triển, khối lợng hàng
hoá xuất nhập khẩu ngày càng tăng lên nên sản lợng hàng hóa giao nhận của
công ty cũng tăng lên. Tuy nhiên, do sự cạnh tranh trên thị trờng giao nhạn trở
nên gay gắt và công ty cha có biện pháp giữ và thu hút khách hàng thích hợp nên
khối lợng hàng hoá giao nhận của công ty giảm so với năm 2007.
Tuy nhiên, không chỉ nhìn vào sản lợng giao nhận để đánh giá kết quả

kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty đợc. Cần phải kết hợp hai chỉ tiêu :
doanh thu và tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu mới có thể đánh giá một cách đúng
đắn nhất về tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty.
Hàng hoá nhập khẩu vào Việt Nam chủ yếu là thiết bị máy móc, nguyên
vật liệu cho các doanh nghiệp gia công chế biến lắp ráp nên khối lợng hàng hoá
là khá lớn, do đó khối lợng hàng hoá do công ty đảm nhận là khá lớn. Nhng đa
số hàng nhập khẩu theo giá CFR, CIF nên toàn bộ cớc đều do các công ty giao
nhận nớc ngoài thu, VIETRANS chỉ đợc hởng profit share do các công ty giao
nhận chia cho. Còn hàng xuất chủ yếu theo điều kiện FOB nên cớc do khách
hàng trả ở bên nớc nhập khẩu.
Do đó, công ty chỉ thu đợc hoa hồng từ việc làm đại lý và các chi phí phát
sinh nh: phía giao lệnh, phí bến bãi Chính vì thế mà có thể sản lợng hàng hoá
giao nhận của công ty cao nhung cha chắc doanh thu đã cao vf cha thể khẳng
định là kinh doanh có hiệu quả.
Ngoài ra, vận chuyển hàng hoá bằng đờng hàng không tuy khối lợng ít nh-
ng giá trị lớn nên doanh thu giao nhận đối với hàng hoá này rất cao. Tóm lại,
trong vòng 5 năm qua (2007-2011), sản lợng và doanh thu dịch vụ xuất nhập
khẩu không tăng mạnh mà có chiều hớng giảm.
VIETRANS là một công ty hoạt động kinh doanh giao nhận với nhiều loại
hình dịch vụ khác nhau nh: giao nhận thu gom, chia lẻ hàng hoá, xuất nhập khẩu
trực tiếp hoặc uỷ thác Song trong suốt quá trình hoạt động liên tục trong 5 năm
công ty đã giao nhận với một khối lợng hàng lớn gần 1 triệu tấn hàng. Trong thời
kỳ mở cửa, hoạt động của công ty càng rộng: cụ thể khối ASEAN, khu vực Đông
Bắc á, khu vực EU, Châu Mỹ Bảng 2.3 sẽ cho chúng ta thấy rõ cơ cấu sản lợng
hàng hoá ở VIETRANS đợc thực hiện theo khu vực thị trờng
Bảng 2.3. Cơ cấu sản lợng hàng hoá ở VIETRANS theo KV thị trờng
Đơn vị: Tấn
Năm
Nc
2007 2009 2010 2011

SL % SL % SL % SL %
GN ASEAN 12.924 19,7 9.12 27,4 9.188 27,4 10.024 28,1
hàng
hoá
xuất
Đông Bắc
á
17.124 26,1 4.8 14,4 6.002 17,9 8.27 23,2
EU 21.518 32,8 13.12 39,5 12.094 36,1 12.026 33,7
TT khác 14.04 21,4 6.2 18,7 6.206 18,5 5.38 15,1
Tổng 65.606 100 33.24 100 33.49 100 35.7 100
GN
hàng
hoá
nhập
ASEAN 4.232 18,9 8.24 29,0 8.74 28,2 9.14 28,7
Đông Bắc
á
11.468 28,0 9.3 32,7 9.39 30,3 9.424 29,6
EU 5.644 25,2 6.84 24,1 7.526 24,3 8.038 25,3
TT khác 1.77 7,9 4.028 14,2 5.286 17,1 5.202 16,4
Tổng 23.114 100 28.408 100 30.942 100 31.804 100
Tbộ 88 61.648 64.432 67.504
Ngun : phũng phỏp ch i ngoi
Với thị trờng trong nớc, VIETRANS đã có chi nhánh ở hầu hết các tỉnh,
thành phố chính nh đã nêu ở phần 1. Trong các chi nhánh đó (không kể văn
phòng tổng công ty ở Hà nội), có chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh là làm ăn
có hiệu quả nhất, bởi vì chi nhánh này đợc đặt ở vị trí thuận lợi về thơng mại, sau
đó là chi nhánh ở Hải Phòng, Đà Nẵng.
Trên thị trờng quốc tế phạm vi kinh doanh của công ty đợc mở rộng ra

nhiêu khu vực khác nhau: Mông Cổ, n , Đức, Bỉ, Hà Lan, Anh Tuy nhiên
khu vực Đông Bắc á lại là khu vực chiếm tỷ trọng lớn trong tổng sản lợng hàng
hoá giao nhận của công ty, đặc biệt là hàng nhập khẩu.
Đối với thị trờng châu Âu thì xuất khẩu của Việt Nam vào thị trờng này
trong những năm gần đây rất lớn do EU đã giành cho Việt Nam nhiều u đãi: họ
cho ta hởng MFN, GSP cho một số mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Việt Nam.
Ngoài ra, Việt Nam còn là thành viên của ASEAN nên sản lợng hàng hoá giao
nhận của công ty với thị trờng EU chiếm một tỷ trọng đáng kể và tăng dần trong
những năm qua. Tại đây, công ty đã từng bớc thiết lập các quan hệ bạn hàng với
nhiều tuyến luồng hàng đợc xây dựng một cách hoàn chỉnh và có nhiều kinh
nghiệm. Còn về khối ASEAN , kim ngạch thị trờng của Việt Nam sang thị trờng
này tăng nhanh. Đây là khu vực buôn bán hấp dẫn đối với Việt Nam. Do vậy,
VIETRANS đã nhanh chóng nắm bắt đợc tình hình này tích cực tham gia vào
việc giao nhận vận chuyển hàng hoá giữa Việt Nam và khu vực. Nhng cũng
chính vì lý do đó mà các công ty xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp khác trong
lĩnh vực giao nhận đều tích cực hoạt động trong lĩnh vực này và tạo nên sự cạnh
tranh gay gắt do đó công ty cần có những chính sách thích hợp để phát triển. Tuy
nhiên, theo phân tích của VIETRANS thì Trung Quốc sẽ là thị trờng tiềm năng
của công ty:
- Trong mấy năm gần đây, quan hệ thơng mại giữa Việt Nam và trung
quốc đã không ngừng đợc củng cố và phát triển, kim ngạch trao đổi buôn bán hai
chiều tăng nhanh chóng.
- Khoảng cách địa lý giữa hai nớc rất gần nên thuận tiện cho việc vận
chuyển hàng hoá giữa hai nớc bằng các tuyến đờng, giảm rủi ro trong quá trình
vận chuển, tăng nhanh vòng quay của vốn
Cú th núi nhng khú khn v suy thoỏi kinh t trong nm 2009, 2010 ó
khụng gõy nh hng nhiu n kt qu kinh doanh ca ton ngnh khi doanh
thu t 129% k hoch, np ngõn sỏch t 484% k hoch, thu nhp bỡnh quõn
t 5.2 triu ng/ngi. nõng cao nng lc v m rng phm vi hot ng,
Cụng ty ó hp tỏc vi tp on Sinotrans ca Trung Quc thnh lp liờn doanh

Sinovitrans vi mc tiờu khai thỏc dch v logistics ti thnh ph H Chớ Minh -
th trng ln nht t nc. Trong nm qua, ngoi nhng d ỏn ln ó thc
hin, Vietrans ó ký c nhng hp ng giao nhn vn chuyn cho cỏc siờu
d ỏn nh: d ỏn Keangnam vi tng vn u t hn 1 t ụla M, d ỏn Lotte -
400 triu ụla M v ti õy l d ỏn Golden Palace - 4.000 t ng. Thng
hiu v uy tớn ca Vietrans trờn th trng ngy cng c nõng cao khi khụng
ch khỏch hng m c cỏc ngõn hng ó t tỡm n Cụng ty ngh hp tỏc. ú
chớnh l Tha thun hp tỏc ton din v Hp ng liờn kt cung ng dch v
trn gúi di hn ó c ký kt gia Vietrans v Vietinbank. Theo gúi hp ng
ny, Vietrans s tham gia cung cp dch v logistics, s to iu kin thun li
v gim chi phớ logistics ti a cho khỏch hng.
Khụng ch dng li ú, vi ý tng tỏo bo y sỏng to Vietrans ang
hng ti ngh b Cụng thng v Chớnh ph cho phộp thnh lp Trung tõm
giao nhn hng xut nhp khu ti Bc, Trung, Nam hy vng s mang li khi
lng ln cụng vic cho ton ngnh. Cú th núi õy l mt s bin i v cht
mang tớnh t phỏ ca Vietrans. Cựng vớ nhng d ỏn qui mụ, di hn, Vietrans
ang tớch cc thi cụng to nh tr s Vietrans ti 15 Bis Lý Nam v trin
khai k hoch xõy dng khu nh a chc nng ti khu vc Phỏp Võn v Phm
Hựng. Nhng cụng trỡnh xõy dng ny ó gúp phn khng nh s phỏt trin a
dng, a ngnh ngh ca Vietrans.
2.2. HOT NG DCH V GIAO NHN HNG KHễNG VIETRANS
2.2.1 Cỏc dch v giao nhn i vi hng xut khu
2.2.1.1.Mua cc hng khụng
* Cỏc loi giỏ cc hng khụng
- Cước công bố giá: Đây là giá cước của các hãng hàng không liêm yết
cho tất cả các khách hàng vãng lai
- Cước mua theo chuyến: Tuỳ theo số lượng hàng, điểm đến và mùa, các
đại lý vận tải có thể thoả thuận trực tiếp với các hãng hàng không để lấy giá
cước áp dụng cho một lô hàng nào đó
- Cước áp dụng cho đại lý: Mỗi hãng hàng không sẽ ký hợp đồng đại lý

với 2-3 công ty giao nhận vận tải, trong hợp đồng sẽ quy định bảng giá đầy đủ
cho tất cả các điểm đến và có hiệu lực một năm. Tuỳ theo hợp đồng, giá đại lý
có thể:
+ Thấp hơn giá công bố 5-10%
+ Bằng giá công bố nhưng đại lý được hưởng hoa hồng 5%
+ Cả hai trường hợp trên
- Cước thuê bao: Là giá cước áp dụng cho đại lý mua thuê bao một trọng
lượng hoặc khối lượng cố định trên một số chuyến bay có số hiệu nhất định vào
số ngày cố định trong tuần. Dù có hàng hay không đại lý vẫn phải trả đủ tiền
cước cho trọng lượng hay khối lượng thuê bao. Bù lại giá này sẽ rẻ hơn khoảng
30% giá công bố và hàng của đại lý thuê bao được ưu tiên số một (Chỉ sau hành
lý của hành khách và túi thư ngoại giao). Hiện nay chưa có một công ty nào ở
Hà Nội có đủ khả năng mua cước thuê bao mà chỉ có các hãng hàng không mua
lại chỗ của nhau theo phương thức này.
* Phương thức trả cước hàng không
- Cước trả trước (freight prepaid)
Đây là phương thức trả cước phổ biến nhất, các khách hàng của hãng
hàng không trả tiền hoặc trình chứng từ thanh toán qua ngân hàng trước khi máy
bay cất cánh 4 tiếng
+ Cước trả sau (frieght collect)
Người nhận hàng hoặc đại lý của họ sẽ trả tiền cước ghi trên vận đơn khi
làm thủ tục nhận hàng tại cảng đến. Rất ít hãng hàng không áp dụng phương
thức này và theo quy định của IATA, có một số khu vực trong đó có Việt Nam
không áp dụng phương thức này cho cả chuyến đi và đến.
+ Cước trả trước tại nước thứ ba (prepaid by third party)
Đây là trường hợp một công ty gửi hàng qua hãng hàng không rồi nhờ đại
lý của mình tại nước khác chuyển trả hộ tiền cước cho đại lý của hãng hàng
không tại nước đó. Trường hợp này áp dụng để tránh lệnh quản chế tài chính ở
một số thời điểm và cũng được áp dụng để tránh phí ngân hàng trong một số
trương hợp.

2.2.1.2.Bán cước hàng không
Khi có khách hàng, công ty dựa theo các bảng giá đã thoả thuận với các
hãng hàng không và chào giá cho khách hàng. Tuỳ theo tình hình lượng hàng và
mức độ cạnh tranh trong thời điểm chào giá, công ty có chào bán giá cao hơn so
với giá mua. Đôi khi để cạnh tranh công ty có thể bán hoà giá, áp dụng giá của
hãng hàng không cho các công ty quốc tế lớn mà công ty có quan hệ đại lý để
cạnh tranh.
2.2.1.3.Nối tuyến bay
Khi đã ký được hợp đồng vận chuyển, các nhân viên chuyên trách của
công ty sẽ vạch tuyến đường bay có giá cước thấp nhất tới điểm đích trong
khoảng thời gian phù hợp theo yêu cầu của khách hàng. Để làm được điều này
các nhân viên vạch tuyến phải biết chính xác tuyến bay của các hãng hàng
không bao gồm:
+ Lịch bay
+ Các điểm dừng thương mại (transit point)
+ Các điểm dừng kỹ thuật (stop-over point)
+ Loại máy bay sử dụng và kích thước, tải trọng
2.2.1.4.Gom hàng
* Tác dụng của gom hàng
Giá cước hàng không được chia khoảng theo trọng lượng của lô hàng, nếu
công ty gom được càng nhiều lô hàng nhỏ thì lãi suất càng lớn.
* Điều kiện để gom hàng
+ Có nhiều lô hàng đi cùng một lúc
+ Có nhiều lô hàng đi cùng tuyến
+ Các lô hàng gom thuộc cùng loại hàng hoá (không có hàng đặc biệt)
Thông thường có rất ít trường hợp có đủ điều kiện trên để gom hàng. Do
vậy công ty chủ yếu gom hàng để gửi đến các điểm chuyển tải lớn và từ đó các
đại lý của công ty sẽ phân hàng và gửi tới các điểm đích. Trong các mùa cao
điểm, đôi khi có nhiều lô hàng gửi đi cùng lúc, đến cùng địa điểm nhưng do mùa
cao điểm lên việc đặt chỗ với các hãng hàng không rất khó khăn do có nhiều

hàng, vì vậy các công ty phải phân lẻ lô hàng riêng biệt để xếp qua nhiều hãng
hàng không khác nhau.
* Chứng từ gom hàng
Khi có trên hai lô hàng đi chung, người gom hàng phải phát hành bản
lược khai hàng hoá (cargo manifest), trên manifest phải ghi đầy đủ các thông tin
sau:
+ Người gom hàng (Consolidator)
+ Người phát hàng (De-consolidator )
+ Số hiệu chuyến bay, chuyến bay
+ Sân bay đi/ đến/ chuyển tải
Mô tả hàng hoá bao gồm: trọng lượng, số lượng, tên hàng của từng lô
hàng
Số vận đơn chính, số vận đơn thứ cấp của từng lô hàng
Khi gửi chứng từ theo hàng, cán bộ gửi hàng của công ty sẽ kẹp 5 bản
chính manifest theo vận đơn chính (Master Airway Bill) và 5 bản theo mỗi vận
đơn thứ cấp (House Airway Bill). Đối với một số quốc gia như Nhật, Mỹ, Đức
các lô hàng do đại lý hàng hoá gửi dù chỉ có một lô hàng thành phần cũng có
manifest để làm thủ tục hải quan nhập khẩu tại cảng đến.
2.2.1.5.Làm thủ tục hải quan
- Các loại hình xuất khẩu
+ Xuất khẩu kinh doanh
+ Xuất gia công
+ Xuất sản xuất xuất khẩu
+ Xuất phi mậu dịch
Với mỗi loại hình trên, cơ quan hải quan Hải quan yêu cầu xuất trình các
chứng từ khác nhau để mở tờ khai hải quan. Các cán bộ làm thủ tục hải quan của
công ty đều phải nắm vững chính sách và thủ tục hải quan đối với từng loại hình
xuất khẩu, để thông báo và hướng dẫn chủ hàng chuẩn bị chứng từ hợp lệ.
*Các bước tiến hành làm thủ tục hải quan
Bước 1: Người khai báo hải quan tự kê khai, tính thuế, nộp thuế. Khi

được uỷ quyền làm thủ tục hải quan, cán bộ của VIETRANS chuẩn bị các giấy
tờ phải nộp hoặc xuất trình theo qui định. Tự kê khai đầy đủ chính xác nội dung
của những tiêu thức ghi trên tờ khai. Xác định mã số hàng hoá, thuế suất, giá
tính thuế theo qui định để tự tính toán số thuế cần phải nộp .
Bước 2: Đăng ký tờ khai hàng hoá với hải quan
Xuất trình bộ hồ sơ cho cán bộ hải quan cửa khẩu để kiểm tra và đăng ký
tờ khai, sau khi đăng ký tờ khai chờ chuyển hồ sơ sang bộ phận thuế để kiểm tra.
Bước 3: Thu thuế, kiểm hoá và thông quan
Trên cở sở số thuế tự khai, cán bộ hải quan ra thông báo thuế. Sau đó hồ
sơ được chuyển sang bộ phận kiểm hoá, cán bộ làm thủ tục hải quan có trách
nhiệm xuất trình hàng hoá cho cán bộ kiểm hoá làm thủ tục. Sau khi kiểm hoá,
nếu như hàng hoá đúng như khai báo, cán bộ hải quan sẽ xác nhận kiểm hoá và
chuyển hồ sơ về bộ phận thuế. Bộ phận thuế sẽ yêu cầu nộp thuế ngay hoặc
trong thời gian ân hạn với các loại hàng hoá được ân hạn và chuyển hồ sơ tới bộ
phận phúc tập tờ khai. Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, hàng hoá được đặt
dưới sự giám sát của hải quan kho bãi tại cửa khẩu và tờ khai sẽ được xác nhận
thực xuất và trả cho cán bộ làm thủ tục hải quan là một bản
*Các thủ tục xếp hàng lên máy bay
Đặt chỗ trước khi gửi hàng đại lý phải làm bản đăng ký đặt chỗ gửi hàng
(booking note) trên đó ghi rõ điểm đến, số lượng, trọng lượng hàng hóa, ngày
giờ yêu cầu, tuyến bay, phương thức trả tiền. Sau khi nhận được bản booking
note, hãng hàng không sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa của chuyến bay dự kiến.
- Kê khai hàng hóa
Cán bộ gửi hàng của đại lý sẽ điền vào bản kê gửi hàng của hãng hàng
không (phiếu cân hàng) đồng thời xuất trình (booking confirm) cho cán bộ hàng
hóa của hãng hàng không .Sau khi được chấp nhận, phiếu cân sẽ được chuyển
sang hải quan để đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan”
- Cân hàng
Cán bộ nhận hàng sẽ kiểm tra trọng lượng thực của lô hàng, thể tích của
lô hàng và điền vào các ô phù hợp của phiếu cân. Sau khi cân đo xong, cán bộ

nhận hàng dựa trên kết quả đó và tính trọng lượng tính cước (chargeable weight)
của lô hàng. Thủ tục này kết thúc khi hai cán bộ cân hàng ký vào phiếu cân và
ghi rõ ngày giờ hoàn thành thủ tục cân hàng.
- Kiểm tra an ninh
Để đảm bảo an ninh cho chuyến bay , tất cả hàng hóa phảI được soi kiểm
tra an ninh. Mục đích của việc soi an ninh ngoài việc phát hiện bom, mìn, ma
tuý giấu trong hàng hóa còn phát hiện các vật liệu dễ cháy, nổ, các vật liệu ăn
mòn, các hóa chất dễ khuyếch tán, gây mùi khó chịu, độc hại. Tất cả các hàng
hóa như trên gọi là hàng nguy hiểm. Khi trong lô hàng có hàng nguy hiểm, cán
bộ gửi hàng phải khai vào bản kê khai hàng nguy hiểm trong đó khi rõ số lượng,
trọng lượng, thành phần hóa học, bản chất vật lý của hàng hóa cũng như ghi rõ
cấp và mã hiệu hàng hóa trong danh mục hàng nguy hiểm do IATA phát hành.
Dựa theo cấp và mã hiệu hàng hóa, cán bộ của hãng hàng không sẽ yêu cầu
đóng gói hàng hóa phù hợp theo quy định của IATA về vận chuyển hàng nguy
hiểm. Sau khi kiểm tra an ninh, nếu không có vấn đề gì, cán bộ kiểm tra an ninh
sẽ dán lên mỗi kiện hàng một tem và đóng dấu đã kiểm tra an ninh lên phiếu cân
hàng.
- Phát hành không vận đơn
Dựa theo phiếu cân, cán bộ của hãng hàng không sẽ điền các thông tin
vào máy tính và máy tính sẽ in ra không vận đơn chính cho lô hàng. Trên không
vận đơn ghi đầy đủ các thông tin chính như: Người gửi hàng, người nhận hàng,
hàng hóa, các thông tin về hành trình bay, số lượng trọng lượng hàng, cước phí,
ngày giờ phát hành. Để người gửi hàng thực nhận được hàng, đại lý phát hành
vận đơn thứ cấp theo mẫu của IATA với đầy đủ nội dung như trên chỉ khác điểm
sau:
+ Người gửi hàng và người nhận hàng trên vận đơn là người gửi thực và
người nhận thực
+ Hàng hóa ghi tên hàng thực
+ Có thêm mục người phát hàng
Một bộ không vận đơn thứ cấp theo quy định của IATA gồm 12 bản có

đánh số và được chia làm hai bộ, một bộ cho đại lý gửi hàng tại điểm đi và một
bộ cho đại lý tại điểm đến. Trong 12 tờ vận đơn có hai tờ gốc cho người gửi
hàng và người nhận hàng, còn lại 10 bản là các bản copy cho các mục đích khác
nhau và cho các đối tác có liên quan. Khác với vận đơn đường biển, bộ vận đơn
đường không được gửi kèm theo hàng và đến cùng lúc với hàng hóa. Hãng hàng
không sẽ phát hàng cho người có tên trên vận đơn hàng.
- Thông báo cho đối tác tại điểm đến
Sau khi gửi hàng xong đại lý sẽ thông báo cho đối tác tại điểm đến một
bản thông báo hàng đến (Pre-alert) trên đó ghi rõ thông tin về hàng hóa, giờ đi,
giờ dự kiến đến, số MAWB, số HAWB, người gửi/ nhận hàng, số tiền cước phải
thu nếu là cước collect. Khi nhận được Pre-alert, đối tác tại điểm đến sẽ liên lạc
với người nhận hàng để thông báo về hàng hóa và tiền cước phải nộp (nếu có).
2.2.2. Các dịch vụ giao nhận đối với hàng nhập khẩu
Các dịch vụ giao nhận đối với hàng nhập khẩu gồm:
+ Chào giá cho khách hàng
+ Theo dõi lịch trình của chuyến bay
+ Nhận hàng
+ Phát hàng cho khách
+ Thu cước của khách hàng
+ Thanh toán cước ứng trước cho đối tác