Tiểu luận môn lý thuyết công ty Thiết kế cơ cấu tổ chức Thẩm quyền và kiểm soát

1
Nhóm 5
1. Tất Mỹ Hà
2. Trần Việt
3. Đinh Bạch Yến
4. Nguyễn Nghĩa Anh
5. Nguyễn Hải Thanh
Chương 5
Thiết kế cơ cấu tổ chức:
Thẩm quyền và kiểm soát
Mục tiêu học tập
1. Giải thích lý do tại sao hệ thống thứ bậc của
thẩm quyền lại rõ nét trong một tổ chức, và
quá trình khác biệt theo chiều dọc.
2. Thảo luận các vấn đề liên quan trong việc thiết
kế hệ thống thứ bậc để phối hợp và thúc đẩy
hành vi tổ chức một cách hiệu quả nhất.
3. Thảo luận những phương phát kiểm soát thay
thế cho kiểm soát cá nhân và trực tiếp của Nhà
quản lý và ảnh hưởng đến việc thiết kế của
các hệ thống thứ bậc trong tổ chức .
3
Mục tiêu học tập (tiếp theo)
4. Hiểu rõ giá trị của các nguyên tắc trong
cấu trúc tổ chức hành chính và giải thích
ý nghĩa của chúng đối với việc thiết kế các
hệ thống tổ chức có hiệu quả.
5. Giải thích lý do tại sao các tổ chức đang
làm phẳng hóa cấu trúc và sử dụng nhiều
đội được trao quyền, cả bên trong và liên
hệ trong những chức năng khác nhau.

4
Thẩm quyền: Sự phân biệt theo chiều
dọc xảy ra thế nào và tại sao ?

Thứ bậc bắt đầu xuất hiện khi tổ chức gặp phải những vấn đề
trong việc phối hợp,thúc đẩy nhân viên

Sự phân chia lao động và quá trình đặc biệt
hóa gây ra khó khăn khi đánh giá hiệu quả
cá nhân.

Hầu như không thể đánh giá đóng góp cá
nhân với hiệu quả khi các nhân viên hợp tác
với nhau.
5
Thẩm quyền: Sự phân biệt theo chiều
dọc xảy ra thế nào và tại sao ?

Để giải quyết vấn đề về động
lực và sự phối hợp, tổ chức đó
có thể:

Tăng số lượng manager để giám sát,
đánh giá và khen thưởng nhân viên

Tăng số lượng các mức trong thức bậc
quản lý, từ đó tạo ra thức bậc thẩm
quyền cao hơn
6
Thẩm quyền: Sự phân biệt theo chiều

dọc xảy ra thế nào và tại sao ?

Hạn chế về qui mô và độ sâu

Tổ chức cao: một tổ chức mà cơ cấu
thứ bậc có nhiều mức liên quan đến
qui mô của tổ chức đó

Tổ chức phẳng: một tổ chức mà cơ
cấu thứ bậc có it mức liên quan đến
qui mô của tổ chức đó
Copyright 2007 Prentice Hall 7
Hình5-1: Tổ chức “phẳng” và tổ
chức “cao”
8
Thẩm quyền: Sự phân biệt theo chiều dọc
xảy ra thế nào và tại sao ?

Khi một tổ chức có 1000 nhân viên, nó có
4 mức trong cơ cấu tổ chức

Khi có 3,000 nhân viên, nó có thể có đến 7
mức trong cơ cấu tổ chức

Sau khi có 10,000 đến 100,000 nhân viên,
tổ chức có khoảng 9 hoặc 10 mức

Việc tăng qui mô của thành phần quản lý
nhỏ hơn % tăng trong qui mô của tổ chức
9

Figure 5-2: Mối quan hệ giữa qui mô của
tổ chức và số mức trong cơ cấu tổ chức
10
Figure 5.3: Các loại cơ cấu tổ
chức quản lý
11
Cấu trúc kim tự
tháp: giảm số
lượng manager ở
mỗi mức
Cấu trúc phồng: tăng số lượng
manager ở mỗi mức
Figure 5.4: Mối quan hệ giữa qui mô của tổ chức và
qui mô của thành phần quản lý
12
Thẩm quyền: Sự phân biệt theo chiều
dọc xảy ra thế nào và tại sao ?

Vấn đề của cơ cấu tổ chức cao:

Vấn đề giao tiếp: mất thời gian nhiều
hơn và dễ mất thông tin

Vấn đề động lực: khi cơ cấu tổ chức
tăng lên, các khác nhau tương ứng về
thẩm quyền cũng như trách nhiệm của
các manager ở mỗi mức giảm xuống
○
Ít trách nhiệm và thẩm quyền có thể
làm giảm động lực


Chi phí quan liêu: sử dụng managers tốn
tiền
Copyright 2007 Prentice Hall 13
Thẩm quyền: Sự phân biệt theo chiều
dọc xảy ra thế nào và tại sao ?

Vấn đề luật Parkinson’s

Tranh cãi rằng số lượng managers và
cơ cấu tổ chức dựa vào hai nguyên tắc
○
Một kiểm soát viên muốn có nhiều
thuộc cấp, ko phải đối thủ
○
Kiểm soát viên tạo công việc cho
người khác
14
Thẩm quyền: Sự phân biệt theo
chiều dọc xảy ra thế nào và tại
sao ?

Số lượng lý tưởng các mức trong cơ cấu
quản lý được quyết định bởi:

Nguyên tắc về chuỗi lệnh nhỏ nhất: một
tổ chức nên lựa chọn số lượng ít nhất các
mức trong cơ cấu tổ chức tương ứng với
mục tiêu và môi trường hoạt động


Mức độ (Span) của kiểm soát: số lượng
các nhân viên dưới quyền mà một manager
quản lý trực tiếp
15
Hình 5-5: Mức độ của kiểm soát
16
Thẩm quyền: Sự phân biệt theo chiều
dọc xảy ra thế nào và tại sao ?

Các yếu tố quyết định mức độ kiểm soát thích
hợp:

Yếu tố quan trọng nhất giới hạn mức độ kiểm soát
chính là sự thiếu năng lực để kiểm soát đầy đủ việc
tăng số lượng nhân viên thuộc cấp

Luôn có một giới hạn về mức độ kiểm soát của mỗi
manager

Phụ thuộc vào mức độ mức tạp và liên quan lẫn
nhau trong công việc của các thuộc cấp
○
Công việc phức tạp và không giống nhau– mức độ
kiểm soát nhỏ
○
Công việc thường nhật, và giống nhau mức độ
kiểm soát lớn
17
Figure 5-6: Mức độ phức tạp trong công việc của
Manager’ tăng lên khi mức độ kiểm soát tăng

18
Một manager có 2 thuộc
cấp cần quản lý 3 quan hệ
Với việc thêm chỉ 1 thuộc cấp
nữa, có 6 mối quan hệ để
manager quản lý
Hình 5-7: Các yếu tố ảnh hưởng
đến cơ cấu phân cấp
19
Mức độ của sự khác biệt
chiều ngang
Mức độ của sự
phân tán
Mức độ của sự chuẩn hóa
Mức độ của sự
khác nhau chiều
dọc bị ảnh hưởng
bởi
Sức mạnh của các
quan hệ và ràng
buộc tồn tại trong
các thành viên của
tổ chức
Kiểm soát: Những yếu tố ảnh hưởng
đến cơ cấu phân cấp

Sự khác biệt chiều ngang: một tổ chức
chia thành các đơn vị nhỏ hơn sẽ có
nhiều cơ cấu phân cấp khác nhau


Mỗi phòng ban và bộ phận có 1 cơ cấu
phân cấp riêng

Sự khác biệt theo chiều ngang là phương
thức nguyên tắc giúp một tổ chức giữa
được sự kiểm soát mà ko cần phải tăng
số lượng cấp bậc trong cơ cấu tổ chức
Copyright 2007 Prentice Hall 20
Hình 5-8: Sự khác biệt chiều ngang trong
cơ cấu chức năng
21
Figure 5.9: Sự khác biệt chiều ngang trong
chức năng R&D
22
Nghiên cứu và phát triển
Sự khác biệt chiều ngang trong chức năng R&D
Sự khác biệt
chiều ngang
trong chức
năng R&D
Kiểm soát: Những yếu tố ảnh hưởng
đến cơ cấu phân cấp

Trung tâm hóa: với việc phân tán,
cần ít sự giám sát quản lý hơn

Thẩm quyền được ủy quyền xuống mức
thấp hơn

Phân tán không loại bỏ nhu cầu về nhiều

cơ cấu phân cấp trong một tổ chức lớn và
phức tạp
○
Hỗ trợ cấu trúc cao tương ứng trở nên
mềm dẻo hơn
23
Kiểm soát: Những yếu tố ảnh hưởng
đến cơ cấu phân cấp

Tiêu chuẩn hóa: giảm nhu cầu các
mức phân cấp quản lý bởi vì các qui
định sẽ thay thế cho các mệnh lệnh
trực tiếp

Đạt được kiểm soát với các nhân viên
bằng cách đặt ra tiêu chuẩn để có thể
dự báo được các ứng xử và hành động
Copyright 2007 Prentice Hall 24
Nguyên tắc của Hành chính

Max Weber thiết kế một cấu trúc
cho phép phân bổ hiệu quả các thẩm
quyền và kiểm soát cho các nguồn
lực

Hành chính: một định dạng về cấu
trúc tổ chức trong đó nhân viên có
thể chịu trách nhiệm về hành động
của họ bởi vì họ được yêu cầu hành
đồng tuân thiêu các qui định và thủ

tục vận hành tiêu chuẩn
Copyright 2007 Prentice Hall 25