Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng thực trạng và giải pháp.PDF

MỤC LỤC
_____



Trang
LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU
1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
11
1.1 Giới thiệu về Văn phòng Trung ương Đảng và tài liệu
hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng
11
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
11
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
11
1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng
13
1.1.4 Mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với
các cơ quan Đảng và Nhà nước
14
1.1.5 Tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng
15
1.2 Tổng quan về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử
20
1.2.1 Khái niệm tài liệu điện tử
20

1.2.2 Đặc điểm của tài liệu điện tử
21
1.2.3 Quản lý tài liệu điện tử
23
1.3 Nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng
24
1.3.1 Tài liệu điện tử đến
24
1.3.2 Tài liệu điện tử đi
30
1.3.3 Tài liệu điện tử nội bộ
35
1.4 So sánh tính ưu việt của tài liệu điện tử với tài liệu giấy
40
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
42
2.1 Khái quát tình hình quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng
42
2.2 Các văn bản quy định về quản lý tài liệu điện tử tại
Văn phòng Trung ương Đảng
48
2.3 Quy trình và phương pháp quản lý tài liệu điện tử tại
Văn phòng Trung ương Đảng
59
2.3.1 Đối với tài liệu điện tử đến
61
2.3.2 Đối với tài liệu điện tử đi
64
2.3.3 Đối với tài liệu điện tử nội bộ

65
2.4 Khai thác sử dụng tài liệu điện tử
66
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN
69
HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
3.1 Nhận xét
69
3.1.1 Những kết quả đạt được
69
3.1.2 Một số hạn chế
71
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu
điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng
77
3.2.1 Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý tài liệu điện tử
77
3.2.2 Xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử và triển khai thực hiện đề án
khi được duyệt
79
3.2.3 Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của
Văn phòng Trung ương Đảng
84
3.2.4 Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực
85
KẾT LUẬN
88
TÀI LIỆU THAM KHẢO
91

PHỤ LỤC
95

MỞ ĐẦU
1- Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Từ một vài thập kỷ gần đây, với những tác động mạnh mẽ của các tiến
bộ khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông;
thế giới đang biến chuyển tới một nền kinh tế và xã hội mới mà thông tin và
tri thức được xem là nguồn lực chủ yếu. Thông tin đang trở thành nguồn tài
nguyên quan trọng của xã hội. Tài liệu điện tử trở thành một phương tiện lưu
trữ thông tin hữu hiệu và ngày càng phát triển nhanh chóng, có mặt hầu hết
các ngành hoạt động kinh tế xã hội từ trung ương đến địa phương ở nước ta.
Trong một số cơ quan tài liệu điện tử thay thế dần dần tài liệu bằng giấy và đã
trở thành tài sản rất có giá trị của quốc gia.
Ở nước ta hiện nay, các cơ quan quản lý lưu trữ của Nhà nước bắt đầu
tiếp cận nghiên cứu về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử trong khi lưu
trữ các nước như: Anh, Mỹ, Trung Quốc đều đã tiến hành nghiên cứu từ những
năm 70 của thế kỷ trước…. Tất cả các nội dung từ khái niệm, đặc điểm, tính
chất tài liệu điện tử, đến các yêu cầu, nguyên tắc, giải pháp quản lý, về nội
dung nghiệp vụ và giải pháp công nghệ đối với khoa học lưu trữ Việt Nam mới
ở giai đoạn khởi đầu.
Đối với hệ thống tổ chức Đảng: Từ năm 2000 đến nay, trong quá trình
hoạt động các cơ quan, tổ chức của Đảng, hệ thống văn bản điện tử đã bước
đầu hình thành. Theo Quy định của Văn phòng Trung ương Đảng số 01-
QĐ/VPTW, ngày 07-4-2011 về việc gửi nhận văn bản trên mạng thông
mạng thông tin diện rộng của đảng và Quy định về công tác văn thư của Văn
phòng Trung ương Đảng số 2389-QĐ/VPTW, ngày 26-11-2008, cũng không
quy định việc quản lý tài liệu điện tử. Vấn đề đặt ra là cơ sở pháp lý tài liệu
điện tử trong các cơ quan Đảng nói chung và Văn phòng Trung ương Đảng
nói riêng chưa được quy định cụ thể; việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về

tài liệu điện tử, phương thức quản lý tài liệu điện tử của Văn phòng Trung
ương Đảng gặp rất nhiều khó khăn; thiếu sự am hiểu, thiếu văn bản chỉ đạo,
thiếu giải pháp quản lý.
Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc của Ban
Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức,
điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp điều hòa hoạt động của các
cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các

2
chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về
nguyên tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản Đảng, trực tiếp quản lý tài
chính, tài sản của cơ quan Đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ
hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng
hợp phục vụ lãnh đạo. Vì vậy, tài liệu giấy và tài liệu điện tử được sản sinh
ra trong quá trình hoạt động có nội dung phong phú với khối lượng lớn, phản
ánh toàn bộ quá trình hoạt động của Trung ương và Văn phòng Trung ương
Đảng. Việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan là một nội dung có ý nghĩa quan trọng và là một trong
những công việc chủ yếu của công tác văn thư. Việc quản lý tài liệu điện tử
ở Văn phòng Trung ương Đảng đã được quy định và hướng dẫn trong một số
văn bản của Đảng, Nhà nước và của Văn phòng Trung ương Đảng. Nhưng
trên thực tế, công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung
ương vẫn còn nhiều hạn chế.
Chính vì lý do trên, mà tôi đã chọn đề tài: “Quản lý tài liệu điện tử
hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp”
làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ của mình, nhằm tìm hiểu thực trạng công tác
quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng và đưa ra
các giải pháp về quản lý tài liệu điện tử hiện hành để công tác này được thực
hiện nề nếp hơn, giúp cho lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng và các đơn
vị trực thuộc cũng như toàn thể cán bộ, nhân viên giải quyết công việc được

thuận lợi, nhanh chóng, bảo đảm quản lý an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu điện
tử của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng. Chúng tôi nghiên
cứu vấn đề này nhằm áp dụng tại Văn phòng Trung ương Đảng, sau đó có
thể nhân rộng phạm vi áp dụng đến các cơ quan Đảng và các tỉnh, thành ủy.
2- Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau:
- Nghiên cứu các nguồn tài liệu điện tử và hoạt động quản lý tài liệu điện
tử của Văn phòng Trung ương, qua đó chứng minh rằng ứng dụng công nghệ
thông tin là một trong những giải pháp để quản lý tài liệu điện tử của Văn phòng
Trung ương Đảng.
- Khảo sát và đánh giá công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành ở Văn
phòng Trung ương Đảng.

3
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài
liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng.
3- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: đề tài sẽ tập trung nghiên cứu những vấn đề sau:
- Tổng quan tài liệu điện tử nói chung, quản lý tài liệu điện tử nói riêng.
- Tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
Văn phòng Trung ương Đảng; thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử
hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng, từ đó nêu lên những ưu điểm và
hạn chế.
- Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp để tổ chức quản lý tài liệu điện tử
hiện hành nhằm nâng cao hiệu quả của việc bảo quản khai thác và sử dụng tài
liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng.
Phạm vi nghiên cứu:
Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu các loại hình tài liệu điện tử hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, đặc
điểm và ý nghĩa của nó cũng như thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử

hiện hành ở Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng từ khi hợp nhất
(năm 2007) đến nay.
4- Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung
tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng.
- Thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác quản lý tài liệu điện tử
tại Văn phòng Trung ương Đảng.
- Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu
điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng.
5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Quản lý tài liệu điện tử hiện hành là một hướng nghiên cứu được rất
nhiều độc giả quan tâm. Các nghiên cứu chính thức đã được công bố về quản
lý tài liệu điện tử ở Việt Nam không có nhiều vì quản lý tài liệu điện tử là
vấn đề khó, khá phức tạp đối với cơ quan, tổ chức Đảng nói chung và các cơ
quan quản lý lưu trữ Đảng nói riêng. Một số bài viết như:

4
Năm 1995, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương chủ trì triển khai
nghiên cứu đề tài khoa học “Nghiên cứu, thiết kế hệ thống thông tin và cơ sở
dữ liệu phục vụ việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” - mã số KC04-VPTW, nghiệm thu năm 1996.
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của đề tài, Cục Lưu trữ đã xây dựng phần
mềm quản lý văn thư - lưu trữ trên nền hệ điều hành MSDOS và hệ quản trị
dữ liệu FOXPRO. Phần mềm đã được triển khai áp dụng thí điểm tại một số
văn phòng cấp ủy để quản lý công văn đi, công văn đến và công văn nội bộ
(thay cho sổ đăng ký công văn đi, đến), trợ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu,
tạo lập hồ sơ và biên mục hồ sơ; đồng thời cho phép tạo lập, cập nhật và
quản trị các cơ sở dữ liệu quản lý mục lục hồ sơ và quản lý tài liệu lưu trữ.
- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước: “Kỷ

yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”. Nội
dung các báo cáo chủ yếu đề cập về tài liệu lưu trữ điện tử ở các cơ quan nhà
nước, tổ chức kinh tế - xã hội, các doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay. Qua
đó tìm ra những ưu điểm cần phát huy, khuyết điểm để khắc phục và tìm
hiểu một số kinh nghiệm về lưu trữ tài liệu điện tử ở các cơ quan lưu trữ
nước ngoài để từng bước học hỏi, nâng cao trình độ hiểu biết về lưu trữ tài
liệu điện tử cho cán bộ lưu trữ Việt Nam và khuyến nghị với Nhà nước
những giải pháp về lưu trữ tài liệu điện tử ở nước ta hiện nay.
- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học về “Công tác văn thư trong cải
cách nền hành chính Nhà nước” của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ
Nội vụ tại Hà Nội, 9-10/11/2005. Nội dung các báo cáo đề cập đến thực
trạng công tác văn thư của các cơ quan Đảng và nhà nước, các tổ chức và
doanh nghiệp hiện nay và những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục để đẩy
mạnh cải cách hành nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy
nhà nước.
“Tài liệu điện tử và vai trò của ngành lưu trữ trong việc quản lý tài liệu
điện tử” của KS Hoàng Quốc Tuấn, Trưởng Ban thư ký Ban Chỉ đạo công
nghệ thông tin của cơ quan Đảng. Nội dung bài viết đề cập đến khái niệm tài
liệu điện tử và đề xuất một số vấn đề quản lý nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử.

5
“Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử ở Việt Nam hiện nay” của PGS, TS Vũ Duy Lợi. Nội dung báo cáo trình
bày khái quát thực trạng quản lý tài liệu điện tử của một số cơ quan, tổ chức
ở Việt Nam hiện nay; trình bày một số giải pháp công nghệ thực hiện quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử trên thế giới và đề xuất việc lựa chọn công nghệ,
mô hình triển khai ứng dụng phù hợp trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở
Việt Nam.
“Những vấn đề thực tiễn trong giao dịch điện tử của các tổ chức cung

ứng dịch vụ thanh toán tại ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam” của bà
Phạm Thị Chuyền. Bài viết trình bày tóm tắt nội dung một số văn bản của
Ngân hàng nhà nước về giao dịch thanh toán điện tử; các chương trình thanh
toán liên ngân hàng, song phương với các ngân hàng bạn, thanh toán với
khách hàng bằng chương trình Homebanking, rút tiền tự động. Trên cơ sở
phân tích những mặt ưu điểm và các khó khăn, vướng mắc trong giao dịch
điện tử, tác giả đã đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao năng lực quản lý
nhà nước về giao dịch điện tử.
- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Quản lý văn bản điện tử trong cơ
quan nhà nước hiện nay” năm 2008 của Học viện Chính trị - Hành chính
Quốc gia Hồ Chí Minh, do TS Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm. Đây là một
đề tài nghiên cứu có phạm vi đề cập một cách đầy đủ, toàn diện nhất từ trước
đến nay tới các khía cạnh của vấn đề quản lý tài liệu điện tử trong các cơ
quan nhà nước.
- Nghiên cứu về tài liệu điện tử cũng đã được nhận được rất nhiều sự
quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư -
Lưu trữ Việt Nam như bài viết của tác giả Kiều Thị Ngọc Mai: Vài nét về
ứng dụng công nghệ tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng
Chính phủ” hoặc bài viết của tác giả Huỳnh Diệu Mỹ: “Quản lý quá trình xử
lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại Văn phòng Chính phủ”. Đề
tài luận văn thạc sĩ khoa học: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ
Khoa học và Công nghệ” của tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004; Đề án cấp cơ
sở của tác giả Vũ Hồng Mây, công tác tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung

6
ương Đảng: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử
trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp uỷ từ trung ương
đến cấp tỉnh” mã số KHBĐ (2005)-2008, đề tài đã được nghiệm thu và các
kết quả nghiên cứu đề tài đang trong giai đoạn triển khai.

Hiện nay, việc nghiên cứu công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại
Văn phòng Trung ương Đảng như một giải pháp quan trọng nhằm hoàn thiện
và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng là
một vấn đề mang tính thời sự, một mặt sẽ góp phần nâng cao chất lượng và
hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính của Văn phòng Trung ương Đảng,
mặt khác góp phần vào việc khẳng định khả năng xây dựng nền hành chính
nhà nước Việt Nam theo hướng điện tử hoá.
6- Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, trong đó
chủ yếu là các phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, phương
pháp tiếp cận và phân tích hệ thống để thực hiện mục tiêu của luận văn.
Trong quá trình triển khai nghiên cứu, luận văn đã áp dụng các phương
pháp nghiên cứu cụ thể như:
- Nghiên cứu và khảo sát thực tế, tổng kết, phân tích, đánh giá thực
trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành như việc tiếp nhận, đăng ký,
quản lý và chuyển giao tài liệu điện tử tại Vụ Hành chính Văn phòng Trung
ương Đảng.
- Vận dụng các phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích, mô tả
chức năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành
và đề xuất các giải pháp quản lý tài liệu điện tử tại cơ quan Văn phòng Trung
ương Đảng.
7- Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình nghiên cứu vấn đề, chúng tôi đã sử dụng nguồn tài liệu
tham khảo sau:
- Luật Lưu trữ của các nước và tổ chức quốc tế, phần quy định về tài liệu
điện tử.

7
- Các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; các văn bản
do Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng chỉ đạo, hướng dẫn

nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư lưu trữ đảng từ trung ương đến địa phương.
- Nguồn tài liệu điện tử đi và đến được cập nhật trong cơ sở dữ liệu công
văn đi, đến tại Văn phòng Trung ương Đảng.
- Các bài viết, các công trình nghiên cứu liên quan đến tài liệu điện tử
và quản lý tài liệu điện tử; các bài viết liên quan tới tài liệu điện tử tại các
Hội nghị khoa học và đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam.
- Các sách về tài liệu điện tử; các luận văn thạc sỹ liên quan tới tài liệu
điện tử.
8- Những đóng góp của luận văn
Kết quả nghiên cứu của luận văn có những đóng góp cơ bản như sau:
Thứ nhất, luận văn đã khái quát được các nguồn tài liệu điện tử hình
thành trong hoạt động của Trung ương, Văn phòng Trung ương Đảng và
thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử. Luận văn cũng đã có sự phân tích
tổng quát về vai trò của công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông
tin để quản lý tài liệu điện tử như là một công cụ giải pháp cơ bản góp phần
hoàn thiện việc quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng nói
riêng và các cơ quan đảng nói chung.
Thứ hai, luận văn cũng đã nghiên cứu thực trạng và đề xuất các giải
pháp để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu điện tử, qua đó
góp phần nâng cao hiệu quả việc khai thác sử dụng thông tin của tài liệu
điện tử phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo của Trung ương và Văn phòng Trung
ương Đảng.
9- Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được cấu trúc thành 3 chương.
Phần mở đầu giới thiệu khái quát về luận văn, mục đích ý nghĩa của đề
tài nghiên cứu, lịch sử nghiên cứu vấn đề, các nguồn tư liệu phục vụ cho việc
nghiên cứu đề tài và phương pháp nghiên cứu, đồng thời giới thiệu về bố cục
của luận văn.

8
Chương 1: Tổng quan về tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử
tại Văn phòng Trung ương Đảng
Đây là chương mở đầu làm nhiệm vụ dẫn luận cho nội dung chính của
đề tài. Trong chương này, chúng tôi trình bày những vấn đề liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và mối quan hệ của Văn phòng Trung
ương Đảng với các cơ quan đảng và nhà nước. Làm rõ các nguồn tài liệu
giấy và tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan Văn phòng
Trung ương Đảng; và các phương pháp quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng
Trung ương Đảng.
Trong chương này, luận văn nêu tổng quan về khái niệm, đặc điểm của
tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử. Trình bày về tính ưu việt của tài liệu
điện tử so với tài liệu giấy tại Văn phòng Trung ương Đảng. Muốn quản lý
tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng được tốt phục vụ cho công
tác lưu trữ đầy đủ và lâu dài thì một trong những giải pháp đã được lựa chọn
là ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử.
Chương 2: Thực trạng của công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn
phòng Trung ương Đảng
Trong chương này, luận văn đã trình bày và có sự phân tích về mục
tiêu của công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng.
Trên cơ sở mục tiêu đã được xác định, luận văn mô tả và phân tích các chức
năng của phần mềm ứng dụng để quản lý tài liệu điện tử đáp ứng yêu cầu
của hoạt động khai thác sử dụng thông tin của tài liệu điện tử để phục vụ
Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. Đồng thời trình bày cụ thể thực
trạng, ưu điểm và hạn chế công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung
ương Đảng.
Chương 3: Một số nhận xét và các giải pháp nâng cao hiệu quả công
tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng
Sau khi nghiên cứu về tình hình công tác quản lý tài liệu điện tử tại
Văn phòng Trung ương Đảng, tại chương 3, luận văn đi sâu vào phân tích

những kết quả đã đạt được và những tồn tại cần được khắc phục. Luận văn
cũng đã chỉ ra nguyên nhân của những tồn tại và giải pháp để khắc phục
những tồn tại.

9
Một phần cũng rất quan trọng mà luận văn đã thực hiện, đó là đề xuất
các giải pháp trên cơ sở việc ban hành các văn bản pháp quy để quản lý tập
trung thống nhất tài liệu điện tử, nhằm tăng cường hơn nữa hiệu quả của việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu điện tử. Bên
cạnh đó là nguồn lực con người và các trang thiết bị phục vụ cho việc quản
lý tài liệu điện tử.
Phần kết luận nêu tóm tắt kết quả của luận văn trên cơ sở các nhiệm vụ
đặt ra ở phần mở đầu. Đồng thời chỉ ra những vấn đề đã được giải quyết và
những hạn chế cần được tiếp tục thực hiện trong thời gian tới tại Văn phòng
Trung ương Đảng trong công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành, góp phần
phát huy vai trò của tài liệu lưu trữ Đảng trong công cuộc bảo vệ và xây
dựng đất nước.
Ngoài ra để minh họa thêm cho đề tài, luận văn của chúng tôi còn có
thêm phần phụ lục gồm một số Luật liên quan đến tài liệu điện tử của trong
nước; các văn bản quy định của Đảng, Nhà nước và Văn phòng Trung ương
Đảng về công tác văn thư, lưu trữ.
Cuối cùng, vì các nguyên nhân chủ quan và khách quan trong quá trình
thực hiện đề tài nghiên cứu, nên chắc chắn luận văn không tránh khỏi những
thiếu sót, hạn chế nhất định. Chúng tôi rất mong nhận được những góp ý, chỉ
giáo của các nhà khoa học và của người đọc.
Trong quá trình thực hiện luận văn, ngoài sự cố gắng của bản thân,
chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và
Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, của các
cán bộ, nhân viên lưu trữ đang làm việc tại Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước
và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, cán bộ nhân viên Trung tâm

Công nghệ thông tin và Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng. Đặc
biệt, là sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình chu đáo của Tiến sĩ Nguyễn Lệ
Nhung, chúng tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc.
Một lần nữa xin chân thành cảm ơn tất cả sự giúp đỡ ấy.



10















CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ
TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
1.1 Giới thiệu về Văn phòng Trung ương Đảng và tài liệu hình
thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Lịch sử Văn phòng Trung ương Đảng được gắn liền với quá trình ra
đời và lãnh đạo của Đảng, luôn phục vụ đắc lực cho hoạt động lãnh đạo của

Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư qua các thời kỳ cách
mạng. Qua mỗi chặng đường lịch sử khác nhau thì công tác văn phòng cũng
như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng có sự thay đổi
phù hợp với yêu cầu thực tiễn đặt ra. Đặc biệt là sau Đại hội X, thực hiện
Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng, Hội nghị lần thứ
tư Ban Chấp hành Trung ương khoá X đã ban hành nghị quyết về đổi mới,

11
kiện toàn tổ chức bộ máy các cơ quan Đảng, định hướng về đổi mới tổ chức
bộ máy Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội; Bộ
Chính trị đã lần lượt ban hành: Quyết định số 45-QĐ/TW, ngày 11-4-2007
về việc hợp nhất Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban
Tài chính - Quản trị Trung ương, Văn phòng Trung ương thành Văn phòng
Trung ương Đảng; Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21-8-2007 về chức năng,
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng. Căn cứ vào các
văn bản trên thì kể từ ngày 21-8-2007 Văn phòng Trung ương Đảng hoạt động
theo chức năng, nhiệm vụ mới với đầu mối các đơn vị trực thuộc tăng lên, chức
năng và nhiệm vụ được mở rộng hơn, thành phần và nội dung tài liệu điện tử
hình thành trong quá trình hoạt động sẽ đa dạng và phong phú hơn.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
Căn cứ vào Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21-8-2007 của Bộ Chính
trị thì chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương
Đảng được quy định như sau:
Chức năng:
Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban
Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức,
điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của
các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và
các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về
nguyên tắc và chế độ quản lí tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lí tài

chính, tài sản của các cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ
hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng
hợp phục vụ lãnh đạo.
Nhiệm vụ:
- Giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư xây
dựng, tổ chức thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác, sơ kết,
tổng kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế nếu thấy cần thiết.
Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí
Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư và một số hoạt động của các
đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư để thực hiện Quy chế làm việc và
chương trình công tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

12
Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, các
hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị do
Bộ Chính trị, Ban Bí thư triệu tập; các cuộc làm việc của đồng chí Tổng Bí
thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư.
Giúp Thường trực Ban Bí thư xử lí công việc hằng ngày của Đảng.
- Tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến trong một số lĩnh vực công tác:
về lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính, tiếp nhận, phát hành và quản lí các tài
liệu, văn kiện của Trung ương; thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ
bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước trong hệ thống văn phòng cấp uỷ.
- Quản lí tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam; trực tiếp quản lí Kho Lưu trữ của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng
dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan đảng và
tổ chức chính trị - xã hội. Tổ chức quản lí, khai thác, bảo vệ mạng thông tin
diện rộng của Đảng; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ở Văn phòng
Trung ương Đảng; hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các văn
phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương. Hướng dẫn, bồi
dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng cấp uỷ, công tác tài chính, tài sản của

Đảng ở văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, các cơ quan đảng ở Trung ương. Phối hợp
với Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy
và biên chế của văn phòng cấp uỷ địa phương
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao [38].
1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm lãnh đạo
Văn phòng và các đơn vị trực thuộc sau: Vụ Tổng hợp, Vụ Thư ký, Vụ Kinh
tế, Vụ Xã hội, Vụ Nội chính, Vụ Pháp luật và cải cách tư pháp, Vụ Địa
phương I (tại Hà Nội), Vụ Địa phương II (tại thành phố Hồ Chí Minh), Vụ
Địa phương III (tại Đà Nẵng), Vụ Hành chính, Vụ Thư từ - Tiếp dân, Vụ Tổ
chức - Cán bộ, Vụ Tài chính, Vụ Quản lý đầu tư và xây dựng, Cục Quản trị
A, Cục Quản trị T78 (tại Thành phố Hồ Chí Minh), Cục Quản trị T26 (tại Đà
Nẵng), Cục Quản trị - Tài vụ, Cục Lưu trữ, Trung tâm Công nghệ thông tin,
Tạp chí Văn phòng cấp uỷ.
Ngoài 21 đơn vị trên, trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương
Đảng còn có Ban Quản lí dự án các công trình của Đảng ở Trung ương đang
tiếp tục quản lí một số dự án đang triển khai và sẽ giải thể khi dự án hoàn
thành.
Bên cạnh đó, Văn phòng Trung ương Đảng còn có 3 doanh nghiệp trực
thuộc là Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây, Công ty In Tiến Bộ hoạt động

13
theo luật doanh nghiệp và một số tổ chức đoàn thể như: Đảng uỷ, Công
đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh cơ quan.
Trong các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng có một số
đơn vị đủ tư cách pháp nhân là một đơn vị hoạt động độc lập như: Cục Quản
trị A, Cục Quản trị T.78, Cục Quản trị T.26, Cục Quản trị - Tài vụ, Cục Lưu
trữ là các đơn vị dự toán cấp II, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho
bạc Nhà nước để hoạt động theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, Tạp chí
Văn phòng cấp uỷ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng là một đơn vị sự

nghiệp có thu, có con dấu riêng, hoạt động theo Luật Báo chí.
Việc hợp nhất Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương,
Ban Tài chính - Quản trị Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng thành
Văn phòng Trung ương Đảng đã làm thay đổi căn bản về cơ cấu tổ chức
cũng như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng so với
trước, đầu mối các đơn vị trực thuộc tăng lên nhiều, các lĩnh vực hoạt động
cũng đa dạng và phức tạp hơn.
Trong các đơn vị trực thuộc trên, có thể phân thành 3 nhóm căn cứ vào
các đặc trưng cơ bản về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị như sau:
Nhóm các đơn vị có chức năng tham mưu, nghiên cứu (giúp lãnh đạo
Văn phòng Trung ương Đảng theo chức năng, nhiệm vụ được giao, làm việc
theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ chuyên viên hoặc chuyên viên kết
hợp thủ trưởng), bao gồm: Vụ Tổng hợp, Vụ Kinh tế, Vụ Xã hội, Vụ Nội
chính, Vụ Thư từ - Tiếp dân, Vụ Địa phương I, Vụ Địa phương II và Vụ Địa
phương III. Các đơn vị trên hàng ngày sẽ sản sinh ra các tài liệu điện tử có
nội dung tham mưu và nghiên cứu.
Nhóm các đơn vị có chức năng tham mưu, giúp việc (giúp lãnh đạo
Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu, đề xuất và tổ chức thực hiện theo
chức năng, nhiệm vụ được giao. Nhóm này làm việc theo chế độ thủ trưởng
bao gồm: Vụ Thư ký, Vụ Hành chính, Vụ Tổ chức - Cán bộ, Vụ Tài chính,
Trung tâm Công nghệ thông tin, Cục Lưu trữ. Các đơn vị trên hàng ngày sẽ
sản sinh ra các tài liệu điện tử có nội dung tham mưu và phục vụ.
Nhóm các đơn vị có chức năng về quản lý tài chính, tài sản và bảo
đảm hậu cần (giúp lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng trực tiếp quản lý
và triển khai thực hiện nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nhóm
này làm việc theo chế độ thủ trưởng), bao gồm: Vụ Tài chính, Cục Quản trị
A, Cục Quản trị T.26, Cục Quản trị T.78, Cục Quản trị - Tài vụ, Vụ Quản lý
đầu tư và xây dựng, Ban Quản lý dự án các công trình xây dựng của Đảng ở
Trung ương. Các đơn vị trên trong quá trình hoạt động, hình thành nên các
tài liệu điện tử có nội dung về quản lý tài chính, tài sản và bảo đảm hậu cần.

14
Ngoài ra còn có Tạp chí Văn phòng cấp uỷ là cơ quan tuyên truyền của
Văn phòng Trung ương Đảng, phản ánh tình hình hoạt động của Văn phòng
Trung ương Đảng và văn phòng cấp uỷ các cấp cũng sản sinh ra các tài liệu
điện tử.
1.1.4 Mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan
Đảng và Nhà nước
Văn phòng Trung ương Đảng có mối quan hệ công tác với các ban
Trung ương Đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung
ương và các tỉnh uỷ, thành uỷ trực thuộc Trung ương.
Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp
hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều
hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ
quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính
sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc
và chế độ quản lí tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lí tài chính, tài sản
của các cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của
Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ
lãnh đạo. Mặt khác Văn phòng Trung ương Đảng là nơi tiếp nhận, phát hành
và quản lí các tài liệu, văn kiện của Trung ương; thực hiện và kiểm tra việc
thực hiện chế độ bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước trong hệ thống văn
phòng cấp uỷ. Quản lí tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản
Việt Nam; trực tiếp quản lí Kho Lưu trữ của Trung ương Đảng; chỉ đạo,
hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan
đảng và tổ chức chính trị - xã hội. Tổ chức quản lí, khai thác, bảo vệ mạng
thông tin diện rộng của Đảng; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ở Văn
phòng Trung ương Đảng; hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các
văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương.
1.1.5 Tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung

ương Đảng
Một trong những phương tiện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
là các văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của Văn phòng Trung
ương Đảng. Hàng ngày, Văn phòng Trung ương Đảng tiếp nhận các văn bản
của các cơ quan gửi đến cũng như phát hành một số lượng rất lớn các văn
bản chỉ đạo của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Tổng Bí thư, Thường trực Ban Bí
thư và của Văn phòng Trung ương Đảng trả lời ý kiến của các cấp, các

15
ngành gửi xin ý kiến và trao đổi công việc, có thể chia thành 3 loại như sau:
Văn bản đi, văn bản đến và văn bản lưu hành nội bộ.
Văn bản do Văn phòng Trung ương Đảng nhận được từ các nơi khác gửi
đến được gọi tắt là công văn "đến". Văn bản do cơ quan Văn phòng Trung
ương Đảng gửi cho nơi khác, được đăng ký tại bộ phận Vụ Hành chính được
gọi tắt là công văn "đi". Tất cả các công văn “đến” và công văn “đi” của Văn
phòng Trung ương Đảng đều phải đăng ký thống nhất ở Phòng Văn thư và
Phòng Hành chính thuộc Vụ Hành chính. Vụ Hành chính chỉ trình lãnh đạo
Văn phòng Trung ương Đảng những văn bản đã đăng ký và chịu trách nhiệm
với những công văn "đến" và "đi" đã đăng ký tại Vụ Hành chính.
Ngoài ra, để phục vụ cho mục đích điều hành và quản lý công tác nội bộ
của Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành những văn bản mang tính chất
hướng dẫn, chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, chuyên môn và thông báo ý kiến của lãnh
đạo Văn phòng Trung ương Đảng đối với những đơn vị trực thuộc để biết và
thực hiện các công việc nội bộ cơ quan hoặc để báo cáo đề nghị lên lãnh đạo
Văn phòng Trung ương Đảng hoặc để trao đổi công việc với các đơn vị khác
trong Văn phòng Trung ương Đảng theo đúng chức năng, nhiệm vụ được lãnh
đạo Văn phòng Trung ương Đảng giao. Hoạt động này đã hình thành nên một
nguồn văn bản được lưu hành trong nội bộ Văn phòng Trung ương Đảng.
* Tài liệu đến
Tài liệu đến được hiểu là văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến cơ quan

Văn phòng Trung ương Đảng và được tiếp nhận tại bộ phận Vụ Hành chính.
Theo Quy định số 2389-QĐ/VPTW, ngày 26/11/2008 của Văn phòng
Trung ương Đảng về công tác văn thư ở Văn phòng Trung ương Đảng:
Khi có văn bản gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng, cán bộ văn thư
có nhiệm vụ kiểm tra về số lượng, thể loại, số và ký hiệu văn bản tiếp nhận,
đối chiếu bì của công văn và ký nhận vào sổ giao nhận công văn. Nếu thấy
có sự sai sót thì cán bộ văn thư gửi trả lại cho bưu điện hoặc người chuyển
giao văn bản. Trong trường hợp nghi ngờ văn bản bị tiết lộ bí mật thì cán bộ
văn thư lập biên bản báo cáo với Trưởng phòng Văn thư để quy trách nhiệm
và trả lại công văn cho nơi gửi.
Sau khi làm thủ tục nhận văn bản, cán bộ văn thư có nhiệm vụ bóc bì
công văn (ưu tiên những văn bản đóng dấu khẩn). Đối với đơn thư khiếu tố
nặc danh… người có trách nhiệm bóc bì chuyển cho Vụ Thư từ -Tiếp dân để

16
xử lý. Văn bản sau khi được bóc bì sẽ được đóng dấu đến, ghi số đến cho
công văn và đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn đến trên mạng. Số đến của
công văn được đánh số liên tục theo thứ tự từ 01 của văn bản đến đầu tiên
trong năm và kết thúc là số cuối cùng của văn bản được gửi đến cuối cùng
của ngày làm việc cuối cùng trong năm.
Như đã nêu ở trên, văn bản đến được hiểu là những văn bản do các cơ
quan bên ngoài gửi đến. Trong hoạt động của mình, Văn phòng Trung ương
Đảng thường xuyên nhận được rất nhiều các văn bản do các cơ quan bên
ngoài gửi đến với mục đích cung cấp thông tin để biết, để thực hiện, để báo
cáo, để hướng dẫn hoặc để xin ý kiến chỉ đạo Trên cơ sở thực tế nguồn
văn bản đến và được đăng ký tại bộ phận Văn thư và bộ phân Hành chính
thuộc Vụ Hành chính, có thể phân tách các văn bản đến thành những loại
văn bản sau:
- Văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, bao gồm những văn bản liên
quan tới quản lý Nhà nước nói chung và những văn bản liên quan trực tiếp

tới lĩnh vực do Văn phòng Trung ương Đảng phụ trách. Cụ thể như:
+ Luật của Quốc hội: Luật tổ chức Chính phủ; Luật tổ chức Quốc hội;
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Luật dân sự
+ Pháp lệnh của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh cán bộ công
chức; Pháp lệnh khiếu nại, tố cáo; Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia
+ Nghị định, nghị quyết của Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ
tướng Chính phủ.
+ Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, Văn phòng
Trung ương Đảng cũng nhận được các văn bản hành chính thông thường
khác của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; văn bản của các cơ quan
khác thuộc Quốc hội gửi tới như văn bản của Văn phòng Quốc hội; Văn
phòng Chủ tịch nước các văn bản hành chính thông thường khác của Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ
- Văn bản của các cơ quan ngang cấp như các ban, ban cán sự đảng,
đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương, bộ, ngành, đoàn thể, các tổ chức
chính trị, xã hội và các cơ quan Trung ương khác. Cụ thể như:
Các quyết định, chỉ thị, thông tư, báo cáo, tờ trình, hướng dẫn, kế
hoạch, thông báo, công văn, thư mời, …. những văn bản này phản ánh rõ nét

17
mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan nhà nước
khác thông qua các vấn đề như : chỉ đạo thực hiện, báo cáo tình hình, đề nghị
phối hợp giải quyết công việc, giải quyết công việc, thông báo
Văn bản của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương
Đảng như các cục, vụ, trung tâm, công ty Những văn bản này được hình
thành trong quá trình các cơ quan, đơn vị đó thực hiện các nhiệm vụ được
Văn phòng Trung ương Đảng giao. Những văn bản đó bao gồm các loại như
quyết định, tờ trình, công văn, kế hoạch, báo cáo, thông báo nội dung chủ
yếu là để thông báo kế hoạch công tác, báo cáo tình hình công tác, báo cáo
về tiến độ thực hiện công việc được giao, xin ý kiến chỉ đạo, xin kinh phí

triển khai kế hoạch, xin điều chỉnh kế hoạch
- Văn bản của các tỉnh uỷ, thành uỷ, văn phòng các tỉnh uỷ, thành uỷ trực
thuộc Trung ương. Trong quá trình hoạt động, các tỉnh uỷ, thành uỷ, văn phòng
các tỉnh uỷ, thành uỷ thường xuyên báo cáo về các mặt hoạt động nghiệp vụ của
mình với Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Văn phòng Trung ương Đảng. Bên cạnh văn
bản của các tỉnh uỷ, thành uỷ, văn phòng các tỉnh uỷ, thành uỷ, Văn phòng
Trung ương Đảng còn nhận được các văn bản của UBND các tỉnh và thành phố
trực thuộc Trung ương. Nội dung chủ yếu của các văn bản này là báo cáo tình
hình thực hiện công tác quản lý của địa phương về lĩnh vực do Văn phòng Trung
ương Đảng phụ trách và xin ý kiến chỉ đạo giải quyết của Bộ Chính trị, Ban Bí
thư Hình thức văn bản này rất đa dạng, bao gồm các quyết định, chỉ thị, báo
cáo, công văn tờ trình, kế hoạch
- Văn bản của các ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ, các tập đoàn
và Tổng Công ty, Trường Đại học, Trung tâm, Tổng Cục, Cục, Viện, các tổ
chức khác và các cá nhân gửi đến. Nội dung của các văn bản này chủ yếu
tập trung vào việc xin ý kiến về hướng dẫn chế độ, chính sách về các lĩnh
vực hoạt động do Văn phòng Trung ương Đảng đảm nhiệm Hình thức của
các văn bản này cũng khá đa dạng, bao gồm các quyết định, tờ trình, công
văn hành chính, báo cáo, kế hoạch
* Tài liệu đi
Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Trung ương Đảng, Văn
phòng Trung ương Đảng được quyền ban hành các loại văn bản. Theo quy

18
định thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, Trung ương Đảng
và Văn phòng Trung ương Đảng ban hành các thể loại văn bản sau:
+ Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành: Nghị quyết, Chỉ thị,
Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Chương trình….
+ Văn phòng Trung ương Đảng ban hành: Biên bản, Báo cáo, Công
văn, Kế hoạch, Tờ trình, Thông báo, Kết luận, Hướng dẫn ….

Những văn bản này được sử dụng vào mục đích ban hành các chủ
trương, chính sách, các biện pháp về quản lý, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra
việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, các mặt công tác đối với các cơ
quan đơn vị cấp dưới.
Giải thích, hướng dẫn thi hành văn bản của các cơ quan nhà nước cấp
trên, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, tổ chức cấp dưới và các cơ quan khác
thực hiện những quy định về quản lý ngành, lĩnh vực do Văn phòng Trung
ương Đảng phụ trách.
Ngoài những văn bản được ban hành theo thẩm quyền, để phục vụ
hoạt động quản lý của mình, Văn phòng Trung ương Đảng còn sử dụng các
loại văn bản hành chính thông thường khác như: công văn hành chính, kế
hoạch, điều lệ, quy chế, tờ trình, báo cáo, thông báo.
Nội dung của các văn bản này tập trung chủ yếu vào việc xây dựng các
kế hoạch hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng liên quan tới các hoạt
động của Văn phòng Trung ương Đảng; quyết định các vấn đề liên quan tới
công tác tổ chức, cán bộ, đề ra các kế hoạch thực hiện, báo cáo công tác của
Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan quản lý cấp trên, các cơ quan
làm nhiệm vụ giám sát, các cơ quan, đơn vị hữu quan
Quy trình ban hành văn bản này như sau: Văn bản có nội dung liên
quan tới đơn vị nào thì đơn vị đó chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo. Văn bản
được dự thảo xong sẽ được đưa ra lấy ý kiến của những người có trách
nhiệm và chỉnh sửa. Văn bản đã soạn thảo xong sẽ được lãnh đạo đơn vị xem
xét và chuyển cho lãnh đạo Văn phòng xem xét ký phát hành. Trường hợp
các văn bản của Trung ương thì đồng chí lãnh đạo được phân công phụ trách
ngành, lĩnh vực sẽ thẩm định và trình đồng chí Thường trực Ban Bí thư hoặc
đồng chí Tổng Bí thư ký ban hành.

19
* Tài liệu lưu hành nội bộ
Bên cạnh nguồn tài liệu đi và đến, để đảm bảo cho hoạt động của cơ

quan Văn phòng Trung ương Đảng được thông suốt, trong hệ thống văn bản
của Văn phòng Trung ương Đảng phát sinh một nguồn văn bản nữa được gọi
là văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ bao gồm một số loại sau: quyết định, công
văn, báo cáo, thông báo, nội quy, quy chế, tờ trình. Nguồn văn bản này được
hình thành trong nội bộ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, từ các đơn vị
trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng và không ban hành ra bên ngoài.
Quy trình ban hành loại văn bản này cũng tương tự như đối với văn bản đi
nhưng thay vì ban hành ra ngoài văn bản này sẽ được công bố trong nội bộ
cơ quan hoặc gửi cho các đơn vị trong cơ quan mà không qua bộ phận văn
thư của Vụ Hành chính để đăng ký và lấy dấu.
Loại văn bản này được sử dụng vào các mục đích như thông báo ý
kiến của lãnh đạo Văn phòng, đề nghị phối hợp xử lý công việc. Đơn vị ban
hành văn bản sẽ làm nhiệm vụ giữ bản lưu của văn bản.
1.2 Tổng quan về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử
1.2.1 Khái niệm tài liệu điện tử
Theo ISO 15489, tài liệu điện tử cũng là tài liệu. Trong đề tài này, tài
liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao
gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và
các tài liệu số hoá (digitalised).
Trước khi đi vào khảo sát về quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn
phòng Trung ương Đảng, chúng tôi muốn có được cách hiểu thống nhất về những
thuật ngữ đề cập trong luận văn:
Siêu dữ liệu (metadata): là dữ liệu về dữ liệu (mô tả bối cảnh, nội
dung, cơ cấu hồ sơ và việc quản lý các hồ sơ theo thời gian).
Cơ sở dữ liệu: là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập,
khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử [ 2 ];
Văn bản điện tử: là tài liệu thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu [ 2 ];
Thông điệp dữ liệu: là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được

20

lưu trữ bằng phương tiện điện tử [ 2 ];
Phương tiện điện tử: là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện,
điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc
công nghệ tương tự [ 2 ];
Số hóa: là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số [ 15 ];
Thông tin số: là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu
số [ 15 ];
Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân [ 18 ].
Hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan, tổ chức, cá nhân [ 18 ];
Tài liệu điện tử: là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số, bao gồm cả các
tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số và các tài liệu số hoá [ 43 ];
Tệp gắn kèm: tệp tin điện tử gắn kèm với bản ghi mô tả tài liệu (văn
bản) [ 44 ];
1.2.2 Đặc điểm của tài liệu điện tử
- Hình thức thông tin điện tử: Cũng giống như tài liệu giấy, tài liệu
điện tử chứa đựng thông tin rất đa dạng về hoạt động nghiên cứu, sản xuất,
kinh doanh, quản lý của các cơ quan, tổ chức nhà nước Tuy nhiên, khi sử
dụng tài liệu giấy truyền thống, con người có thể trực tiếp ghi dấu sự nhận
biết như trực tiếp viết và đọc thông tin bằng mắt thường; song khi sử dụng
tài liệu điện tử, con người không thể ghi nhớ những dấu hiệu - mã số điện tử;
với tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên ổ cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa
CD, thiết bị lưu trữ do vậy, con người chỉ có thể khai thác, sử dụng được
tài liệu điện tử thông qua hệ thống máy tính có chứa phần mềm tương thích.
- Tính có thể tách rời giữa thông tin và vật mang tin: Đối với tài liệu
giấy, nội dung thông tin và hình thức thông tin có sự liên kết cố định trên
một vật mang tin, do đó rất dễ nhận biết việc thay đổi hình thức thông tin.

21
Nhưng đối với tài liệu điện tử không có sự cố định về hình dạng vật lý, có
thể thay đổi các vật mang tin, thậm chí có thể lưu giữ trên các vật mang tin
khác nhau nhưng nội dung thông tin hoàn toàn không bị thay đổi. Như vậy,
có thể thấy thông tin của tài liệu điện tử là lưu động, có tính độc lập tương
đối với vật mang tin và ở trạng thái động.
- Kết cấu vật lý và tính phức tạp của kết cấu đối với độ tin cậy của bối
cảnh thông tin và dữ liệu: Kết cấu vật lý là chỉ vị trí, trạng thái và tình trạng
phân bổ thông tin lưu giữ trên vật mang tin. Đối với tài liệu giấy, kết cấu vật
lý thông tin và kết cấu lôgic là một nhưng là kết cấu trực quan. Khi kết cấu
vật lý bị phá vỡ thì kết cấu lôgic cũng bị phá vỡ. Nhưng đối với tài liệu điện
tử, kết cấu vật lý của thông tin với kết cấu lôgic không phải là một. Các phần
tiêu đề, nội dung, phụ lục sắp xếp trong cùng một tài liệu điện tử có thể lại
không liên tục trên cùng một vật mang tin. Trong quá trình xử lý, thông tin
trong tài liệu điện tử có thể có những thay đổi, có thể đưa những bộ phận
khác nhau của tài liệu điện tử lưu giữ trên những vật mang tin khác nhau
nhưng kết cấu lôgic có thể giữ nguyên không thay đổi.
- Tính dễ sửa chữa, dễ phục chế: Ngoài những đặc điểm mang tính tích
cực nêu trên, tài liệu điện tử cũng có những đặc điểm không mong muốn, đó là
tính an toàn thông tin dễ bị vi phạm do việc sao chụp thông tin từ các tài liệu
điện tử rất dễ dàng, nhanh chóng. Thông tin trên mạng cũng dễ bị làm sai lệch
thậm chí bị huỷ hoại do những vi phạm vô tình hay cố ý của người sử dụng.
Ngoài ra, tính ổn định của thông tin trong nguồn tin điện tử thường
không đồng nhất, có tài liệu thì rất ổn định, tồn tại lâu dài như các tài liệu ghi
trên CD-ROM, DVD-ROM, nhưng lại có những tài liệu có đời sống rất
ngắn, như một số bài báo xuất bản trên mạng Internet.
- Tính đa truy cập và khả năng cho phép nhiều người sử dụng cùng
một tài liệu trong cùng một thời điểm: Tài liệu điện tử có khả năng cho phép
người sử dụng có thể tra tìm tài liệu đồng thời theo nhiều dấu hiệu khác

nhau, như tìm theo các yếu tố mô tả thư mục thông thường với các toán tử
tìm được xây dựng theo đại số BOOL, các toán tử tìm thu gọn, tìm theo các
liên kết tới các nguồn tham khảo, trích dẫn. Điều này cho phép người dùng
tin có thể mở rộng hay thu hẹp phạm vi tìm kiếm, rút ngắn thời gian tra tìm.

22
Tài liệu điện tử cho người đọc khả năng liên hệ, tiếp cận với các tác
giả, tạo ra một kênh phản hồi thông tin giữa người dùng tin và người tạo lập
ra thông tin. Bằng việc tạo ra các kết nối tới địa chỉ của tác giả, tới các bài
viết của cùng tác giả, tới các bài viết về cùng vấn đề của các tác giả khác
ngay trong tài liệu, hay cho phép liên kết tới các nguồn thông tin khác ngoài
văn bản hiện thời, như liên kết tới các nguồn tham khảo, liên kết tới các tác
giả. Nguồn tin điện tử có thể giúp người đọc dễ dàng theo dõi được quá trình
phát triển của vấn đề và dễ dàng liên hệ với các tác giả qua thư điện tử, hay
tham gia vào các diễn đàn trao đổi thông tin với những người đọc khác.
Nguồn tin điện tử cũng cho khả năng truy cập từ xa trong mọi điều
kiện không gian, thời gian. Trong môi trường thông tin điện tử, về nguyên
tắc, người dùng tin có thể tiếp cận tới nguồn tin từ mọi lúc, mọi nơi trên thế
giới thông qua mạng máy tính. Người dùng tin có thể ngồi tại nhà, tại phòng
làm việc, thay vì phải đến thư viện, vẫn có thể đọc được các cuốn sách, tạp
chí hay truy nhập vào các cơ sở dữ liệu của các thư viện, các cơ quan thông
tin lớn trên khắp thế giới.
Một đặc điểm khác nữa của nguồn tin điện tử là khả năng cho phép
nhiều người sử dụng cùng một tài liệu trong cùng một thời điểm. Điều này
cho phép các cơ quan thông tin - thư viện có thể tổ chức phục vụ một số
lượng người dùng tin nhiều hơn so với trong trường hợp phục vụ bằng nguồn
tin truyền thống.
Tài liệu điện tử được cập nhật rất nhanh chóng, thông tin trên các
nguồn tin điện tử có thể được đổi mới hằng ngày, thậm chí hằng giờ. Đây là
điều không thể có được đối với các nguồn tin truyền thống.

Tài liệu điện tử có đặc điểm quan trọng là chúng được tạo ra, bảo trì,
truyền dẫn, khai thác bằng phương tiện điện tử, do vậy yêu cầu trong việc
quản lý tài liệu điện tử phải đầu tư thiết bị điện tử tốn kém kinh phí.
1.2.3 Quản lý tài liệu điện tử
Quản lý tài liệu điện tử là sự tác động có mục đích của cơ quan quản lý
đến các đối tượng bị quản lý, bằng một hệ thống các quy chế, quy định nhằm
mục tiêu quản lý được đầy đủ khối tài liệu điện tử của cơ quan sản sinh ra
nhằm mục đích phục vụ cho việc bảo quản và khai thác tài liệu điện tử một
cách nhanh chóng và thuận tiện.
Quản lý tài liệu điện tử như một hoạt động vật chất thực hiện được là
nhờ vào tài liệu điện tử. Kết quả phân tích sự phát triển của các định nghĩa

23
khái niệm tài liệu điện tử để nêu bật lên tính liên kết của vật mang vật chất
và thông tin được cố định trên vật mang tin đó.
Về công tác quản lý tài liệu: Sự tồn tại đồng thời hai loại hình tài liệu
giấy và tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở Văn phòng Trung ương
Đảng trong đó tài liệu giấy vẫn là tài liệu chính thức đã gây ra những khó
khăn nhất định trong việc quản lý tài liệu. Cụ thể:
Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về tài liệu điện tử và quản lý
tài liệu điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ của Đảng chưa được Văn phòng
Trung ương Đảng nghiên cứu, xây dựng, ban hành. Ngay cả những văn bản
hướng dẫn cụ thể về các nội dung nghiệp vụ, cách nhập thông tin vào các
trường trong cơ sở dữ liệu “xử lý công văn đi, đến” đang thực hiện cũng chưa
có. Một số nội dung trong qui trình “xử lý công văn đi, đến” không thực hiện
được do thiếu công cụ hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể.
Quản lý tài liệu điện tử còn có những bất cập; các văn bản của Đảng
đều được soạn thảo bằng các phần mềm ứng dụng phổ biến, các phiên bản
dự thảo (từ dự thảo bản đầu đến bản cuối) được phân bố rải rác tại các máy
trạm của người sử dụng, việc quản lý tài liệu chỉ tập trung vào văn bản tài

liệu chính thức in ra giấy, các phiên bản dự thảo văn bản điện tử không được
tập trung quản lý nên rất khó kiểm soát (về lưu giữ toàn bộ, lập hồ sơ, bảo
mật thông tin…).
1.3 Nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng
Nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng chủ yếu là tài
liệu điện tử hình thành từ khi khởi tạo chúng với các thông điệp dữ liệu và
tài liệu khi hình thành là tài liệu truyền thống, sau đó trở thành tài liệu điện
tử trong quá trình số hóa gồm có:
Công văn đến: bao gồm các tài liệu của các cơ quan, đơn vị, cá nhân
gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng được cập nhật đăng ký vào cơ sở dữ
liệu công văn đến của Văn phòng Trung ương Đảng.
Công văn đi: Bao gồm các tài liệu do Văn phòng Trung ương Đảng
phát hành (văn bản của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng) được
cập nhật vào cơ sở dữ liệu công văn đi của Trung ương Đảng và Văn phòng
Trung ương Đảng.
Tài liệu nội bộ của Văn phòng Trung ương Đảng gồm: Văn bản của các
đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng gửi trong nội bộ cơ quan.