Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




ĐÀO THỊ THANH XUÂN

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ
NGUỒN TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC
QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ
SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI






LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC
VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG








Hà Nội - 2010

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



ĐÀO THỊ THANH XUÂN








KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ
NGUỒN TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC
QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ
SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI


Chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG


Người hướng dẫn khoa học:
PGS.TS. VŨ THỊ PHỤNG





Hà Nội - 2010
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
1
MỤC LỤC



MỞ ĐẦU


1.
Lý do chọn đề tài

4
2.
Mục tiêu của đề tài

5
3.
Nhiệm vụ của đề tài

5
4.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

6
5.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề

6
6.
Nguồn tài liệu tham khảo

7
7.
Phương pháp nghiên cứu

8
8.
Bố cục của đề tài

9

NỘI DUNG



Chương 1. Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến
lĩnh vực quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch
- Kiến trúc Hà Nội.


1.1.
Tổng quan về công tác quản lý đô thị.

11
1.1.1.
Khái niệm chung.

11
1.1.2.
Nội dung chủ yếu của công tác quản lý đô thị.

14
1.2.
Giới thiệu khái quát về Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.

20
1.2.1.
Vài nét về sự hình thành và phát triển của Sở Quy hoạch -
Kiến trúc Hà Nội.

20

1.2.2.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Quy hoạch - Kiến
trúc Hà Nội.

20
1.3.
Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực
quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến
trúc Hà Nội.

23
1.3.1.
Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo
quản tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.

23
1.3.2.
Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu về quản lý đô thị
tại kho Lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc.

27
1.4.
Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ và bảo quản tại
liệu của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.

38
1.4.1.
Thu thập và bổ sung tài liệu

38

Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
2
1.4.2.
Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu.

39
1.4.3.
Công tác bảo quản tài liệu.

43

Chương 2. Đánh giá giá trị và tình hình khai thác, sử dụng
tài liệu trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà
Nội phục vụ công tác quản lý đô thị.


2.1.
Giá trị của nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý
đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà
Nội.

45
2.1.1.
Giá trị của tài liệu đối với công tác quy hoạch xây dựng đô thị

46
2.1.2.
Giá trị của tài liệu đối với công tác quản lý và giải quyết vi
phạm, tố cáo về đất đai và nhà ở.

50
2.1.3.
Giá trị của tài liệu đối với việc sử dụng và khai thác các công
trình cơ sở hạ tầng kỹ thuật trong đô thị.

51
2.1.4.
Giá trị tài liệu lưu trữ đối với công tác quản lý kiến trúc và bảo
vệ cảnh quan môi trường của đô thị.

52
2.2.
Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong Phông
lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội phục vụ công tác
quản lý đô thị.

55
2.2.1.
Khái quát về các hình thức tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.

55
2.2.2.
Số lượng, thành phần độc giả đến khai thác, sử dụng nguồn tài
liệu lưu trữ có liên quan đến công tác quản lý đô thị trong

Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.

63
2.2.3.
Số lượng, thành phần, nội dung tài liệu liên quan đến công tác
quản lý đô thị Hà Nội chủ yếu đã được khai thác.

68
2.2.4
Hiệu quả của việc khai thác, sử dụng tài liệu ở Sở Quy hoạch –
Kiến trúc đối với công tác quản lý đô thị Hà Nội.

69
2.3.
Nhận xét về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Sở Quy hoạch - Kiến trúc.

75
2.3.1
Ưu điểm

75
2.3.2.
Hạn chế.

76

Chương 3. Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc đối với công tác
quản lý đô thị Thủ đô Hà Nội.

3.1.
Các giải pháp đối với Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

80
3.1.1.
Xây dựng và ban hành các quy định của Sở về công tác lưu trữ
nói chung và công tác khai thác, sử dụng TLLT nói riêng.

80
3.1.2.
Đẩy mạnh công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.

83
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
3
3.1.3.
Đa dạng hóa các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng TLLT.

86
3.1.4.
Thường xuyên tiến hành kiểm tra và có báo cáo về tình hình
công tác lưu trữ cũng như công tác khai thác, sử dụng TLLT
hàng năm.

89
3.1.5.
Xây dựng, bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán
bộ lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.

92
3.1.6.
Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý
TLLT và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu.

93
3.2.
Những kiến nghị và khuyến cáo đối với người khai thác, sử
dụng.

98

KẾT LUẬN.

100

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

102

PHỤ LỤC

109

Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
4
MỞ ĐẦU

1- Lý do chọn đề tài:
Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong xã hội. Bất cứ một cơ quan nào
dù lớn hay nhỏ, bất cứ một quốc gia nào dù mạnh hay yếu … trong quá trình
hoạt động và phát triển cũng cần phải có thông tin, mà trong tài liệu lưu trữ lại
chứa đựng một lượng thông tin tương đối lớn. Tài liệu lưu trữ không chỉ được sử
dụng để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử mà còn được sử dụng vào nhiều mục

đích khác như kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội… Để tài liệu lưu trữ ngày càng
khẳng định được ý nghĩa, vị trí to lớn đối với mọi hoạt động của xã hội thì việc
sử dụng và phát huy giá trị của chúng đã trở thành một trong những mục đích
cũng như nhiệm vụ quan trọng nhất của công tác lưu trữ.
Từ ngày 1/8/2008 Thủ đô Hà Nội đã được mở rộng thêm toàn bộ diện tích
tự nhiên và dân số của tỉnh Hà Tây, huyện Mê Linh, tỉnh Vĩnh Phúc và 4 xã của
huyện Lương Sơn, tỉnh Hoà Bình. Việc mở rộng địa giới hành chính của Thành
phố Hà Nội đã đặt ra những thách thức không nhỏ cho các nhà quản lý. Để có
được một đô thị phát triển bền vững, có bản sắc, giữ gìn tính ổn định, chính
quyền thành phố Hà Nội luôn coi công tác quản lý đô thị là một nhiệm vụ hết
sức quan trọng.
Công tác quản lý đô thị là một lĩnh vực phức tạp, bao gồm nhiều nội dung
như: quản lý quy hoạch xây dựng, đất và nhà ở, hạ tầng kỹ thuật, cảnh quan môi
trường đô thị … Để quản lý tốt những vấn đề trên, các cơ quan chức năng
thường xuyên phải sử dụng đến các tài liệu lưu trữ để làm căn cứ và cơ sở cho
việc xác định quy hoạch và giải quyết những vấn đề cụ thể.
Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội là cơ quan quản lý nhà nước về quy
hoạch – kiến trúc của Hà Nội. Tại Kho Lưu trữ Sở đang bảo quản rất nhiều tài
liệu về công tác quy hoạch xây dựng, quản lý kiến trúc, cảnh quan môi trường
đô thị … Nguồn tài liệu ở đây là công cụ giúp các nhà quản lý, nhà nghiên cứu
khai thác, sử dụng để tìm ra giải pháp cho vấn đề quy hoạch, quản lý xây dựng
các công trình kiến trúc, công trình công cộng, công trình hạ tầng kỹ thuật …
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
5
theo chủ trương phát triển toàn diện Thủ đô nhưng vẫn bảo tồn được các di tích

lịch sử, các nét văn hoá truyền thống.
Tuy nhiên, cho đến nay vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý đô thị ở Hà Nội vẫn chưa đem lại hiệu quả cao. Đây là vấn đề
cần được quan tâm nghiên cứu.
Để góp phần hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung
và tài liệu đang được bảo quản tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội nói riêng
nhằm mục đích phục vụ cho công tác quản lý đô thị của thành phố Hà Nội,
chúng tôi đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà
Nội”.
2- Mục tiêu của đề tài:
Với mục đích trên, đề tài hướng tới 3 mục tiêu chính sau đây:
- Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến công tác quản lý
đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
- Đánh giá nhu cầu và thực tế tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở
Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội để phục vụ công tác quản lý đô thị Hà Nội.
- Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm góp phần đẩy mạnh việc tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Hà Nội.
3- Nhiệm vụ của đề tài:
Để thực hiện các mục tiêu trên, đề tài của chúng tôi triển khai thực hiện các
nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu nội dung của công tác quản lý đô thị và khảo sát nguồn tài
liệu lưu trữ liên quan đến quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch –
Kiến trúc Hà Nội.
- Tìm hiểu về nội dung và đánh giá giá trị của nguồn tài liệu lưu trữ liên
quan đến công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc
Hà Nội.
- Nhận xét về tình hình khai thác, sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ

phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
6
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội phục vụ quản
lý đô thị.
4- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề sau:
+ Thành phần, nội dung và ý nghĩa của khối tài liệu lưu trữ hiện đang được
bảo quản tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
+ Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy
hoạch - Kiến trúc Hà Nội. Từ đó nêu lên ưu điểm và khuyết điểm của chúng.
+ Đề xuất một số giải pháp nhằm tổ chức nâng cao hiệu quả của việc khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu loại hình, nội dung và
đặc điểm của tài liệu hiện được bảo quản trong kho lưu trữ của Sở Quy hoạch -
Kiến trúc Hà Nội và việc khai thác, sử dụng nguồn tài liệu này để phục vụ công
tác quản lý đô thị ở Thành phố Hà Nội.
5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một hướng nghiên cứu được
rất nhiều người quan tâm. Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu, các bài đăng
trên tạp chí chuyên ngành như: “Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức khai thác và
sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả Vũ Thị Phụng - Tạp chí Văn thư
lưu trữ số 2/1990; “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp đổi mới”
của tác giả Phan Đình Nham - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1994; “Đổi mới
việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - một yêu cầu cấp bách mang tính
chất xã hội” của tác giả Dương Văn Khảm - Tạp chí Văn thư lưu trữ số 3/1998

… Các bài viết này đã tập trung nghiên cứu về mặt lý luận chung của công tác
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; một số bài có đề cập đến cơ quan cụ thể.
Bên cạnh đó, còn có một số đề tài khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ và
một số báo cáo khoa học của sinh viên, học viên Khoa Lưu trữ và Quản trị văn
phòng – trường Đại học KHXH & NV Hà Nội cũng nghiên cứu về lĩnh vực này.
Nhưng qua tìm hiểu, chúng tôi thấy có một số công trình nghiên cứu có liên
quan trực tiếp đến đề tài của mình như:
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
7
- “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Thành
phố Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị” khóa luận tốt nghiệp của Bùi Thị
Thu Hà. Đề tài này đề cập đến công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của
của Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội là chính, và một số hiệu quả đạt được.
Vì phạm vi tài liệu nhiều, nên đề tài chưa đi sâu phân tích về nội dung của từng
nhóm tài liệu phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý quy
hoạch xây dựng đô thị giai đoạn 1994 – 2000 tại Trung tâm Lưu trữ thành phố
Hà Nội” báo cáo khoa học của Nguyễn Thị Thùy Dung và Nguyễn Thị Kiều
Yến.
- “Khảo sát và đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ Phông Sở Xây dựng Hà Nội
được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ UBND thành phố Hà Nội phục vụ quản lý
quy hoạch đô thị” báo cáo khoa học tham gia hội nghị khoa học của sinh viên.
Ngoài ra, còn có bài viết “Công tác lưu trữ và vai trò của nó đối với lĩnh
vực quản lý đô thị ở thành phố Hà Nội” của PGS.TS Vũ Thị Phụng (Kỷ yếu Hội
thảo khoa học chủ đề “Quản lý và phát triển Thăng Long – Hà Nội” của UBND

Thành phố Hà Nội, T3/2008).
Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ, nhưng chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về tình hình khai thác, sử
dụng tài liệu tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô
thị ở thành phố Hà Nội. Vì thế, đề tài luận văn của chúng tôi có kế thừa, nhưng
không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước.
6- Nguồn tài liệu tham khảo:
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa vào các nguồn tài liệu chủ yếu sau :
+ Các văn bản quy phạm pháp luật và tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về công
tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói
riêng như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, các nghị định hướng dẫn, các
thông tư, các quyết định …
+ Các văn bản quy phạm của Nhà nước liên quan đến vấn đề quy hoạch,
kiến trúc, xây dựng như Luật Xây dựng, Luật Quy hoạch …
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
8
+ Các tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: đó là các giáo trình, các công trình, đề tài nghiên
cứu ở các cấp độ khác nhau, các báo cáo khoa học, tham luận trong các kỷ yếu
hội nghị, bài viết đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, các luận văn tiến sĩ,
thạc sĩ … liên quan đến đề tài.
+ Một số báo cáo về công tác lưu trữ của các cơ quan, đơn vị bảo quản tại
Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội.
+ Các bài viết trên báo, tạp chí, trên các trang web có đề cập đến vấn đề
quy hoạc, kiến trúc xây dựng.

+ Nguồn tài liệu quan trọng là tài liệu khảo sát từ thực tế ở Kho lưu trữ Sở
Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
7- Phương pháp nghiên cứu:
Đề tài được thực hiện trên cơ sở vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa
Mác – Lênin, đặc biệt là chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch
sử; sử dụng các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện
tổng hợp. Những nguyên tắc này được sử dụng xuyên suốt trong quá trình
nghiên cứu đề tài.
Trên cơ sở phương pháp luận nói trên, đề tài còn vận dụng các phương
pháp cụ thể sau đây:
- Phương pháp khảo sát thực tế: áp dụng để khảo sát thành phần, nội dung
tài liệu và tình hình công tác lưu trữ, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
- Phương pháp mô tả, thống kê, phân tích: các phương pháp này được sử
dụng để giới thiệu về nội dung, thành phần của các tài liệu được bảo quản ở Kho
lưu trữ Sở; thống kê số lượng tài liệu được khai thác và thành phần độc giả đến
khai thác tại đây.
- Phương pháp tổng hợp: đề tài sử dụng phương pháp này trong việc tổng
kết thực trạng và đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế trong công
tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
9
- Phương pháp phỏng vấn: để kết quả khảo sát được chính xác, cụ thể,
chúng tôi đã phỏng vấn một số cán bộ lưu trữ ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà
Nội và một số độc giả thường xuyên khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về quản lý

đô thị.
8- Bố cục của đề tài:
Luận văn được chia làm 3 phần: phần mở đầu, phần nội dung, phần kết
luận.
Phần nội dung, gồm 3 chương :
Chương 1: Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý
đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
Nội dung chính của chương này là giới thiệu khái quát về tình hình công
tác lưu trữ ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội; và khảo sát thành phần, nội dung
của nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đô thị trong Phông lưu
trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
Chương 2: Đánh giá giá trị và tình hình khai thác, sử dụng nguồn tài liệu
lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch -
Kiến trúc Hà Nội.
Nội dung của chương 2 gồm: Phân tích giá trị của nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc
Hà Nội; đồng thời trình bày về thực trạng công tác khai thác, sử dụng TLLT ở
Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội như: các hình thức khai thác, số lượng độc
giả, nội dung tài liệu được khai thác.
Chương 3 : Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ ở Sở
Quy hoạch - Kiến trúc đối với công tác quản lý đô thị Thủ đô Hà Nội.
Trên cơ sở phân tích giá trị của nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý đô thị và thực trạng khai thác sử dụng tài liệu ở Sở Quy hoạch - Kiến
trúc Hà Nội, chúng tôi nêu lên những ưu điểm và hạn chế của công tác khai thác,
sử dụng tài liệu; qua đó, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai
thác, sử dụng tài liệu để phục vụ cho công tác quản lý đô thị ở Thành phố Hà
Nội.
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
10
Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận
tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng, người hướng dẫn chúng tôi thực hiện đề tài này;
đồng thời chúng tôi cũng rất cám ơn các cán bộ, nhân viên lưu trữ của Sở Quy
hoạch - Kiến trúc Hà Nội đã tạo điều kiện và giúp đỡ chúng tôi hoàn thành luận
văn.
Tuy nhiên, do điều kiện thời gian có hạn, luận văn chắc chắn không tránh
khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được
những ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo, các nhà nghiên cứu và bạn đọc để
luận văn đạt chất lượng tốt hơn.


Hà Nội, ngày tháng năm 2009
HỌC VIÊN


Đào Thị Thanh Xuân

Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
11
Chương 1:
Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đô
thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.

1.1. Tổng quan về quản lý đô thị.
1.1.1. Khái niệm chung.
* Khái niệm đô thị:
“Đô thị là điểm dân cư tập trung có vai trò thúc đẩy sự phát triển kinh tế,
xã hội của một vùng lãnh thổ, có cơ sở hạ tầng đô thị thích hợp và điểm dân cư
nội thị không dưới 4000 người (đối với miền núi là 2000 người), với tỉ lệ phi
nông nghiệp tối thiểu là 65%”
1
.
Theo Nghị định số 42/2009/NĐ-CP ngày 7/5/2009 (có hiệu lực thi hành kể
từ ngày 02/7/2009) của Chính phủ về việc phân loại đô thị, tổ chức lập, thẩm
định đề án và quyết định công nhận loại đô thị; thì đô thị được phân thành 6 loại,
do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định công nhận, gồm: Loại đặc biệt,
loại I, loại II, loại III, loại IV và loại V.
Việc phân loại đô thị nhằm tổ chức, sắp xếp và phát triển hệ thống đô thị cả
nước; lập, xét duyệt quy hoạch xây dựng đô thị; nâng cao chất lượng đô thị và
phát triển đô thị bền vững; xây dựng chính sách và cơ chế quản lý đô thị và phát

triển đô thị.
Các tiêu chuẩn cơ bản để phân loại đô thị được xem xét, đánh giá trên cơ sở
hiện trạng phát triển đô thị tại năm trước liền kề năm lập đề án phân loại đô thị
hoặc tại thời điểm lập đề án phân loại đô thị, gồm: Chức năng đô thị; quy mô
dân số toàn đô thị tối thiểu phải đạt 4.000 người trở lên; mật độ dân số phù hợp
với quy mô, tính chất và đặc điểm của từng loại đô thị và được tính trong phạm
vi nội thành, nội thị và khu phố xây dựng tập trung của thị trấn; tỷ lệ lao động
phi nông nghiệp được tính trong phạm vi ranh giới nội thành, nội thị, khu vực
xây dựng tập trung phải đạt tối thiểu 65% so với tổng số lao động, hệ thống công
trình hạ tầng đô thị; kiến trúc, cảnh quan đô thị.
- Đô thị loại đặc biệt là Thủ đô hoặc đô thị có chức năng trung tâm kinh tế,
tài chính, hành chính, khoa học- kỹ thuật là đầu mối giao thông, giao lưu trong

1
Quản lý đô thị - TS. Phạm Trọng Mạnh, Nxb Xây dựng năm 2002, tr.6.
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
12
cả nước và quốc tế. Quy mô dân số toàn đô thị tối thiểu 5 triệu người trở lên;
mật độ dân số nội thành đạt 15.000 người/km
2
; tỷ lệ lao động phi nông nghiệp
tối thiểu đạt 90% so với tổng số lao động và có các hệ thống công trình hạ tầng
cơ sở đô thị đạt chuẩn; 100% các cơ sở sản xuất mới xây dựng phải áp dụng
công nghệ sạch hoặc được trang bị các thiết bị giảm thiểu gây ô nhiễm môi
trường.

Hiện ở Việt Nam có 2 thành phố được Chính phủ xếp loại đô thị đặc biệt là
Thủ đô Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh.
- Đô thị loại I trực thuộc Trung ương có chức năng là trung tâm kinh tế, văn
hóa có vai trò thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của một vùng lãnh thổ liên
tỉnh hoặc của cả nước. Nếu là đô thị trực thuộc Trung ương thì quy mô dân số
toàn đô thị đạt 1 triệu người trở lên; mật độ dân số nội thành đạt 12.000
người/km
2
. Nếu là đô thị trực thuộc tỉnh đạt 500.000 người trở lên và có mật độ
dân số nội thành tối thiểu 10.000 người/km
2

Có 7 thành phố đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Quyết định công
nhận đô thị loại I là: Đà Nẵng, Hải Phòng, Huế, Vinh, Đà Lạt, Nha Trang và
Cần Thơ.
- Đô thị loại II có quy mô dân số đạt từ 300.000 người trở lên. Trường hợp
đô thị loại II trực thuộc Trung ương thì quy mô dân số phải đạt trên 800.000
người. Đô thị trực thuộc tỉnh có mật độ dân số từ 8.000 người/km² trở lên;
trường hợp đô thị trực thuộc Trung ương thì quy mô mật độ dân số từ 10.000
người/km² trở lên. Tỷ lệ lao động phi nông nghiệp khu vực nội thành tối thiểu
đạt 80% so với tổng số lao động.
Ví dụ: Thành phố Hải Dương, Thanh Hóa, Hạ Long, Vũng Tàu …
- Đô thị loại III có dân số từ 150.000 người trở lên; mật độ dân số khu vực
nội thành, nội thị từ 6.000 người/km² trở lên. Tỷ lệ lao động phi nông nghiệp
khu vực nội thành, nội thị tối thiểu đạt 75% so với tổng số lao động.
Ví dụ: Thành phố Ninh Bình, Bắc Ninh …
- Đô thị loại IV có dân số 50.000 người trở lên. Mật độ dân số khu vực nội
thị từ 4.000 người/km² trở lên. Tỷ lệ lao động phi nông nghiệp khu vực nội thị
tối thiểu đạt 70% so với tổng số lao động.
Ví dụ: các thị xã Bỉm Sơn, Sầm Sơn …

Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
13
- Đối với đô thị loại V, đây là trung tâm tổng hợp hoặc chuyên ngành về
kinh tế, hành chính, văn hóa, giáo dục có vai trò thúc đẩy sự phát triển kinh tế -
xã hội của huyện hoặc cụm xã. Quy mô dân số toàn đô thị loại V từ 4.000 người
trở lên với mật độ dân số bình quân từ 2000 người/km
2
. Tỷ lệ lao động phi nông
nghiệp tại các khu phố xây dựng tối thiểu đạt 65% so với tổng lao động
Ví dụ: các thị trấn Đông Anh, Sóc Sơn …
- Đối với các đô thị ở vùng cao, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo thì
quy mô dân số và mật độ dân số có thể thấp hơn, nhưng tối thiểu phải đạt 50%
tiêu chuẩn quy định, các tiêu chuẩn khác phải bảo đảm tối thiểu 70% mức tiêu
chuẩn quy định so với các loại đô thị tương đương.
Như vậy, theo Nghị định trên thì Hà Nội là đô thị loại đặc biệt, có chức
năng là trung tâm văn hóa – kinh tế - chính trị của cả nước. Trong những năm
gần đây, tốc độ phát triển của thành phố Hà Nội ngày càng tăng nhanh, sự gia
tăng dân số tập trung vào khu vực trung tâm đã tạo ra nhiều khó khăn về kiểm
soát phát triển dân cư, các điều kiện hạ tầng xã hội, hạ tầng kỹ thuật, kiểm soát
đất đai và môi trường đô thị. Để góp phần quản lý có hiệu quả những vấn đề trên
đòi hỏi phải có những giải pháp nhằm phát triển một đô thị Hà Nội bền vững.
Chính vì vậy mà công tác quản lý đô thị luôn là nhiệm vụ hết sức quan trọng.
* Khái niệm quản lý đô thị:
“Quản lý đô thị là một khoa học tổng hợp được xây dựng trên cơ sở nhiều
ngành khoa học chuyên ngành, bao gồm hệ thống chính sách, cơ chế, biện pháp

và phương tiện được chính quyền nhà nước các cấp sử dụng để tạo điều kiện
quản lý và kiểm soát quá trình tăng trưởng đô thị”
2
.
- Theo TS. Phạm Trọng Mạnh, quản lý đô thị bao gồm quản lý hành chính
và quản lý chuyên môn:
Quản lý hành chính có tác dụng duy trì, điều khiển mọi hoạt động trên mọi
lĩnh vực thuộc địa bàn đô thị. Cơ quan quản lý hành chính chịu trách nhiệm cao
nhất về các sự việc xảy ra ở đô thị. Quản lý hành chính là một công việc rất đa
dạng và phức tạp, đòi hỏi một cơ chế quản lý đầy đủ và đồng bộ. Hệ thống các
văn bản cần rõ ràng thống nhất và viên chức nhà nước cũng cần thông thạo
chuyên môn hành chính.

2
Quản lý đô thị của TS. Phạm Trọng Mạnh, Nxb Xây dựng, 2002, tr.7 và Quy hoạch xây dựng phát
triển đô thị của GS.TS.Nguyễn Thế Bá, Nxb Xây dựng, 2004, tr.214.
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
14
Quản lý chuyên môn nghiệp vụ trên các ngành, các lĩnh vực của đô thị
chính là hỗ trợ cho hệ thống quản lý nhà nước. Mỗi ngành đều có các cơ quan
quản lý của mình. Họ hoạt động theo các văn bản pháp quy, quy định, quy phạm
của ngành dọc đồng thời thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của cơ quan quản lý nhà
nước, chịu sự điều hành, điều phối của cơ quan quản lý hành chính cấp trên.
Như vậy, quản lý chuyên môn nghiệp vụ không đơn thuần là thực hiện theo
đúng các quy định, quy phạm kỹ thuật của ngành mà còn phải thực hiện tốt các

nhiệm vụ được giao từ cơ quan quản lý nhà nước cấp trên.
Những vấn đề cơ bản trong quản lý chuyên môn nghiệp vụ ở đô thị là: quản
lý tài chính đô thị, quản lý công trình kiến trúc, quản lý đất, quản lý môi trường
đô thị, trật tự xã hội …
- Mục tiêu và nhiệm vụ chủ yếu của công tác quản lý đô thị:
a. Xây dựng môi trường vật thể đô thị, gồm cơ sở hạ tầng, kiến trúc thượng
tầng, cảnh quan đô thị theo quy hoạch, kế hoạch và pháp luật ;
b. Cung cấp cơ sở hạ tầng công cộng thiết yếu phục vụ cho các yêu cầu
tăng trưởng kinh tế, đời sống xã hội và cân bằng sinh thái đô thị;
c. Bảo đảm cho các thị trường đô thị (nhà, đất, vốn, lao động …) hoạt động
hữu hiệu;
d. Bảo vệ môi trường đô thị, an ninh, trật tự xã hội.
1.1.2. Nội dung chủ yếu của công tác quản lý đô thị.
Quản lý đô thị bao gồm rất nhiều lĩnh vực, nhưng chủ yếu tập trung vào 6
nội dung chính:
- Quản lý quy hoạch xây dựng đô thị.
- Quản lý đất và nhà ở đô thị.
- Quản lý hạ tầng kỹ thuật đô thị.
- Quản lý cảnh quan và môi trường đô thị.
- Quản lý hạ tầng xã hội đô thị.
- Quản lý tài chính đô thị.
1) Quản lý quy hoạch xây dựng đô thị:
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
15
Công tác quy hoạch xây dựng đô thị nhằm xác định sự phát triển hợp lý của

đô thị trong từng giai đoạn và việc định hướng phát triển lâu dài cho đô thị đó về
các mặt tổ chức sản xuất, tổ chức đời sống, tổ chức không gian kiến trúc, cảnh
quan và môi trường đô thị. Như vậy, quy hoạch xây dựng đô thị là cụ thể hoá
chiến lược ổn định và phát triển kinh tế xã hội của đô thị, mạng lưới đô thị của
quốc gia theo chiến lược đã hoạch định nhằm bảo đảm sự phát triển bền vững.
Theo Nghị định 91/CP ngày 17/8/1994 đã khẳng định: “Đồ án quy hoạch
xây dựng đô thị được duyệt sẽ là cơ sở pháp lý để quản lý đô thị, tiến hành công
tác đầu tư xây dựng, lập kế hoạch cải tạo, xây dựng đô thị hàng năm, ngắn hạn
và dài hạn thuộc các ngành địa phương”, là công cụ để đảm bảo sự phát triển ổn
định, cân đối, hài hoà giữa các ngành, giữa các thành phần kinh tế và tạo điều
kiện phát triển toàn diện các lĩnh vực của đô thị. Chính vì thế, quy hoạch xây
dựng đô thị là một trong những công cụ quan trọng để quản lý đô thị và ngày
càng có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và kiểm soát sự phát triển đô
thị.
Nội dung quản lý Nhà nước về quy hoạch xây dựng đô thị gồm:
- Ban hành hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý quy hoạch
xây dựng đô thị.
- Lập và xét duyệt các đồ án quy hoạch xây dựng đô thị: Theo như Nghị
định 08/2005/NĐ-CP ngày 24/01/2005 của Chính phủ về quy hoạch xây dựng;
thì các đồ án quy hoạch xây dựng đô thị bao gồm sơ đồ quy hoạch vùng, đồ án
quy hoạch chung xây dựng cho toàn bộ lãnh thổ đô thị và đồ án quy hoạch chi
tiết xây dựng đô thị.
+ Sơ đồ quy hoạch xây dựng vùng được lập cho các vùng có chức năng
tổng hợp hoặc chuyên ngành gồm: vùng trọng điểm, vùng liên tỉnh, vùng tỉnh,
vùng liên huyện, vùng huyện; vùng công nghiệp, nông nghiệp, vùng đô thị lớn,
vùng du lịch, nghỉ mát, vùng bảo vệ di sản cảnh quan thiên nhiên, di tích lịch sử
văn hóa; và các khu dự trữ phát triển.
+ Đồ án quy hoạch chung xây dựng đô thị được lập cho cho các đô thị loại
đặc biệt, loại 1, loại 2, loại 3, loại 4, loại 5, các quận của thành phố trực thuộc
Trung ương, các đô thị mới liên tỉnh, đô thị mới có quy mô dân số tương đương

với đô thị loại 5 trở lên, các khu công nghệ cao và khu kinh tế có chức năng đặc
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
16
biệt. Đồ án quy hoạch chung xây dựng đô thị được lập cho giai đoạn ngắn hạn là
05 năm, 10 năm; giai đoạn dài hạn là 20 năm.
+ Đồ án quy hoạch chi tiết nhằm cụ thể hóa ý đồ của quy hoạch chung xây
dựng đô thị; được lập cho các khu chức năng trong đô thị và các khu công
nghiệp, khu công nghệ cao, khu chế xuất, khu bảo tồn, di sản văn hoá, khu du
lịch, nghỉ mát hoặc các khu khác đã được xác định; cải tạo chỉnh trang các khu
hiện trạng của đô thị.
- Quản lý việc cải tạo và xây dựng các công trình trong đô thị theo quy
hoạch được duyệt: Quản lý các hoạt động từ chọn và giới thiệu địa điểm xây
dựng, lập và cấp chứng chỉ quy hoạch để hướng dẫn sử dụng đất đô thị đến việc
cấp giấy phép xây dựng, cải tạo hoặc ra quyết định đình chỉ xây dựng, quản lý
thi công xây dựng công trình, kiểm tra xử phạt các vi phạm về xây dựng.
- Bảo vệ cảnh quan và môi trường sống đô thị: Việc lập và xét duyệt các đồ
án quy hoạch xây dựng đô thị, các dự án đầu tư xây dựng các công trình trong
đô thị đều phải đảm bảo tính hợp lý về cảnh quan kiến trúc và môi trường sống
nhằm tạo điều kiện cho đô thị phát triển một cách toàn diện.
- Quản lý việc sử dụng và khai thác cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị: Hướng
dẫn để việc sử dụng và khai thác các công trình theo đúng quy định của nhà
nước; phát hiện các hư hỏng và có biện pháp sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp
theo định kỳ; ký kết các hợp đồng sử dụng cơ sở hạ tầng kỹ thuật: điện sinh hoạt
và sản xuất, cấp thoát nước, xử lý rác thải.
- Giải quyết tranh chấp, thanh tra và xử lý vi phạm những quy định về quản

lý đô thị: Thanh tra, phát hiện và xử lý những trường hợp cấp giấy phép xây
dựng sai hoặc không đúng thẩm quyền, các hành vi xây dựng trái phép, ảnh
hưởng đến cảnh quan môi trường đô thị.
2) Quản lý đất và nhà đô thị:
Quản lý đất đô thị thường đi đôi với quản lý nhà đô thị. Trong đó, quy
hoạch đất đai và nhà ở là công cụ quan trọng và là nội dung không thể thiếu
được trong công tác quản lý đất đai và nhà ở.
* Quản lý đất đai đô thị:
Đất đô thị là đất nội thành, nội thị được sử dụng để xây dựng nhà ở, trụ sở
cơ quan, cơ sở sản xuất kinh doanh, cơ sở hạ tầng phục vụ các lợi ích công cộng
…
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
17
Đất ngoại thành, ngoại thị được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xét duyệt
quy hoạch chi tiết thành các dự án đầu tư xây dựng các khu công nghiệp, khu
dân cư, các cụm công trình, thì cũng được quản lý theo quy định của đất đô thị.
Để quản lý đất đô thị, các cơ quan chức năng cần:
- Điều tra, khảo sát, lập bản đồ địa chính đô thị, đánh giá các loại đất.
- Lập quy hoạch và kế hoạch sử dụng đất (giao đất, cho thuê đất, thu hồi
đất).
- Lập kế hoạch và chính sách xây dựng cơ sở hạ tầng khi sử dụng đất đô
thị.
- Ban hành các văn bản hướng dẫn sử dụng đất
- Thanh tra, giải quyết các tranh chấp và xử lý vi phạm về đất đô thị.
* Quản lý nhà ở đô thị:

Nhà ở đô thị đang được Nhà nước đặc biệt quan tâm, nhất là việc giải quyết
vấn đề nhà ở cho những người có thu nhập thấp. Nhà ở được chia theo 3 loại
hình thức sở hữu: sở hữu nhà nước, sở hữu tập thể và sở hữu cá nhân. Thông
thường việc quản lý nhà được kết hợp với việc quản lý đất; các thủ tục điều tra,
kê khai nhà được tiến hành cùng với việc điều tra đất đai.
Nội dung quản lý về nhà ở đô thị bao gồm:
- Ban hành các chính sách, quy chế, tiêu chuẩn quy phạm về quy hoạch,
thiết kế, xây dựng, sử dụng và quản lý nhà ở.
- Lập kế hoạch xây dựng và phát triển nhà ở.
- Quản lý, kiểm soát việc xây dựng và cải tạo nhà ở gồm:
+ Cấp giấy phép xây dựng, cải tạo nhà ở.
+ Quyết định đình chỉ xây dựng, phá dỡ nhà ở.
+ Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở.
+ Điều tra, thống kê nhà ở.
+ Quản lý mua bán nhà, chuyển nhượng nhà ở không mang tính chất kinh
doanh.
+ Ban hành các chính sách hỗ trợ huy động đầu tư xây dựng nhà ở, huy
động đầu tư diện chính sách …
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
18
+ Quản lý kinh doanh, xây dựng và phát triển nhà ở.
Thông thường việc quản lý nhà được kết hợp với việc quản lý đất. Các thủ
tục điều tra, kê khai nhà được tiến hành cùng với việc điều tra đất đai.
3) Quản lý hạ tầng kỹ thuật đô thị:
Cơ sở hạ tầng đô thị là tập hợp các công trình, thiết bị kỹ thuật phục vụ các

hoạt động sản xuất và đời sống xã hội ở đô thị nhằm thoả mãn các nhu cầu vật
chất và tinh thần của cộng đồng dân cư và bảo vệ môi trường sống ở đô thị.
Cơ sở hạ tầng độ thị bao gồm cơ sở hạ tầng kỹ thuật và cơ sở hạ tầng xã
hội. Trong đó, cơ sở hạ tầng kỹ thuật bao gồm: hệ thống giao thông, hệ thống
cung cấp nước và thoát nước, hệ thống giao thông liên lạc, hệ thống cung cấp
năng lượng (điện, gas …), chiếu sáng công cộng và hệ thống quản lý chất thải,
nước thải, tiếng ồn, cây xanh … bảo đảm vệ sinh và môi trường sống của đô thị
Nội dung quản lý sử dụng và khai thac các công trình cơ sở hạ tầng kỹ
thuật đô thị bao gồm:
- Lập và lưu trữ hồ sơ hoàn công sau khi cải tạo và xây dựng công trình;
- Phát hiện các hư hòng, sự cố kỹ thuật và có biện pháp sửa chữa kịp thời;
- Thực hiện chế độ duy tu, bảo dưỡng, cải tạo nâng cấp để duy trì chức
năng sử dụng các công trình theo định kỳ kế hoạch;
- Hợp đồng cung cấp các dịch vụ công cộng (điện, nước, thông tin) với các
đối tượng cần sử dụng và hướng dẫn họ thực hiện đúng các quy định về hành
chính cũng như các quy định về kỹ thuật;
- Phát hiện và xử lý các vi phạm về chế độ sử dụng và khai thác các công
trình cơ sở hạ tầng kỹ thuật.
Phần lớn các công trình, thiết bị của cơ sở hạ tầng kỹ thuật được đặt ngầm
dưới nền đất đô thị và được thực hiện ở giai đoạn đầu của kế hoạch xây dựng đô
thị, cũng như trước khi tiến hành xây dựng các công trình trên mặt đất. Hạ tầng
kỹ thuật đô thị có ý nghĩa rất quan trọng trong sự phát triển kinh tế xã hội cũng
như đáp ứng được những nhu cầu cuộc sống của người dân đô thị. Vì thế, không
chỉ được ưu tiên đầu tư xây dựng, nâng cấp cải tạo và tiến hành đi trước một
bước, cơ sở hạ tầng kỹ thuật còn phải được Nhà nước quản lý chặt chẽ.
4) Quản lý cảnh quan và môi trường đô thị:
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
19
Quản lý cảnh quan đô thị gồm cả cảnh quan tự nhiên và cảnh quan nhân
tạo. Nhà nước và cơ quan quản lý đô thị xây dựng định hướng phát triển không
gian kiến trúc đô thị nói chung và cảnh quan cho từng đô thị nói riêng, ban hành
các chính sách, quy chế kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo các công trình và phát
triển cảnh quan đô thị vừa đảm bảo hiện đại, văn minh, vừa bảo tồn khai thác
các giá trị văn hoá truyền thống của dân tộc.
Quản lý môi trường đô thị là nhằm mục đích cân đối hài hòa giữa phát triển
kinh tế, văn hóa, xã hội và bảo vệ môi trường. Môi trường sinh thái đô thị phải
đạt yêu cầu cao về tổ chức, bởi vì sự cân bằng sinh thái là nền tảng đảm bảo sự
ổn định lâu dài, sự phát triển bền vững của đô thị.
Chất lượng môi trường được đánh giá bởi tiêu chuẩn môi trường và luật
pháp. Dựa trên cơ sở đó, nghiêm chỉnh thực hiện Luật Bảo vệ môi trường để giữ
cho môi trường đô thị xanh, sạch, đẹp và văn minh.
5) Quản lý hạ tầng xã hội và trật tự an toàn xã hội đô thị:
Quản lý hạ tầng xã hội đô thị là một công tác tổng hợp gồm nhiều lĩnh vực
như giáo dục đào tạo, y tế, khoa học – công nghệ, thương mại, dịch vụ công
cộng, thể dục thể thao, vui chơi giải trí …
Quản lý xã hội đô thị bao gồm các nhiệm vụ: an ninh thủ đô, phòng chống
cháy nổ, an ninh văn hoá, trật tự công cộng, phòng chống ma tuý và tệ nạn xã
hội …
Ngoài vấn đề quản lý nhà ở, Nhà nước và chính quyền địa phương ở các đô
thị phải quản lý hoạt động của cơ sở hạ tầng xã hội khác như: các công trình
hành chính, trụ sở các cơ quan, các công trình dịch vụ thương mại, ăn uống, nghỉ
dưỡng, các công trình phục vụ giáo dục đào tạo, y tế, văn hoá, thể dục thể thao,
vui chơi giải trí, công viên cây xanh và các công trình phục vụ lợi ích công cộng
khác. Những công trình phục vụ hoạt động mang tính xã hội, tác động mạnh góp
phần phát triển kinh tế - xã hội, phát triển đô thị thông qua việc nâng cao trình

độ dân trí, sức khoẻ tinh thần và tái tạo sức lao động của con người.
6) Quản lý phát triển kinh tế, tài chính đô thị:
Quản lý kinh tế bao gồm quản lý hành chính kinh tế và quản lý sản xuất
kinh doanh. Quản lý phát triển kinh tế đô thị là một công tác tổng hợp từ việc
hoạch định đường lối chính sách, kế hoạch hoá, tổ chức thực hiện, điều chỉnh
các mối quan hệ kinh tế giữa các thành phần kinh tế, giữa các cơ sở kinh tế …
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
20
Mục đích của việc quản lý tài chính là nhằm điều chỉnh các hoạt động kinh
tế bằng pháp luật, luật hành chính, chính sách, công vụ, môi trường, tài chính
của Nhà nước … trên tất cả các lĩnh vực và bao gồm các thành phần kinh tế.

1.2. Giới thiệu khái quát về Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
1.2.1. Vài nét về sự hình thành và phát triển của Sở Quy hoạch - Kiến
trúc Hà Nội.
Ngày 13/7/1992 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã ký Quyết định số 256/CT
về việc thực hiện chế độ Kiến trúc sư trưởng ở Thành phố Hà Nội và Thành phố
Hồ Chí Minh. Đến ngày 29/9/1992 Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội ra
Quyết định số 2064/QĐ-UB về việc thành lập Văn phòng Kiến trúc sư trưởng
Thành phố Hà Nội.
Từ năm 1992 đến nay, Sở Quy hoạch - Kiến trúc đã trải qua một quá trình
thay đổi về tên gọi và chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức như sau:
- Từ 1992 – 2002 có tên là Văn phòng Kiến trúc sư trưởng thành phố Hà
Nội theo Quyết định 2064/QĐ-UB ngày 19/9/1992.
- Từ 2002 đến nay, theo Quyết định số 52/2002/QĐ-TTg ngày 14/4/2002

Văn phòng Kiến trúc sư trưởng thành phố Hà Nội được đổi tên thành Sở Quy
hoạch – Kiến trúc thành phố Hà Nội. Cùng với việc chuyển đổi tên gọi, chức
năng và nhiệm vụ của Sở cũng có thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế.
Mới đây, sau khi Hà Nội được mở rộng vào năm 2008 thì cùng với việc
phải quản lý một địa bàn rộng hơn trước rất nhiều, Sở một lần nữa có sự thay
đổi về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức.
Như vậy, Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội đã trải qua nhiều lần thay đổi
về chức năng, nhiệm vụ; do đó khối tài liệu bảo quản tại Sở cũng đã có những
thay đổi qua các giai đoạn này.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Quy hoạch – Kiến trúc
Hà Nội.
Hiện nay, Theo Quyết định số 14/2008/QĐ-UBND ngày 23/9/2008 của
UBND Thành phố Hà Nội thì Sở Quy hoạch - Kiến trúc có chức năng, nhiệm vụ
và cơ cấu tổ chức bộ máy như sau:
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
21
* Vị trí, chức năng:
Sở Quy hoạch - Kiến trúc Thành phố Hà Nội là cơ quan chuyên môn của
UBND thành phố, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự
chỉ đạo, quản lý toàn diện về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND thành
phố; đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ
của Bộ Xây dựng.
Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội có chức năng tham mưu, giúp UBND
thành phố Hà Nội thực hiện quản lý nhà nước về quy hoạch, kiến trúc xây dựng
đô thị, quy hoạch xây dựng điểm dân cư nông thôn và thực hiện một số nhiệm

vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền của UBND thành phố Hà Nội và
theo quy định của pháp luật.
* Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm trước UBND Thành phố về quản lý quy hoạch và kiến
trúc; Tham mưu cho UBND Thành phố ban hành những văn bản quy phạm pháp
luật về quản lý quy hoạch xây dựng và kiến trúc;
- Phối hợp với các sở, ban, ngành chủ trì lập, thẩm tra, trình duyệt quy
hoạch chung, quy hoạch tổng thể chuyên ngành, quy hoạch chi tiết; hướng dẫn
lập dự án đầu tư xây dựng về quy hoạch và kiến trúc đô thị; Được phê duyệt quy
hoạch chi tiết tổng mặt bằng một số dự án nhỏ do UBND Thành phố giao;
- Nghiên cứu đề xuất định hướng về bảo tồn và phát triển kiến trúc ở Thủ
đô Hà Nội;
- Quản lý mốc giới, chỉ giới, cao độ quy hoạch, giới thiệu địa điểm xây
dựng và cấp chứng chỉ quy hoạch, thỏa thuận quy hoạch và kiến trúc (với những
khu vực chưa có quy hoạch kiến trúc);
- Tổ chức nghiên cứu, triển khai các đề tài khoa học và dự án hợp tác quốc
tế về quy hoạch - kiến trúc thuộc lĩnh vực được phân công quản lý;
- Nghiên cứu, xây dựng trình cấp có thẩm quyền hoặc được ủy quyền ban
hành một số văn bản thuộc lĩnh vực theo chức năng của cơ quan;
- Tổ chức phổ biến công khai các quy hoạch chi tiết được duyệt, tuyên
truyền, bồi dưỡng và hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác quản lý qui
hoạch - kiến trúc cho các đối tượng.
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
22
- Thường trực Hội đồng qui hoạch và kiến trúc thủ đô, tham gia xét duyệt

các dự án đầu tư xây dựng.
* Tổ chức bộ máy:
Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội có Giám đốc và một số phó giám đốc.
Các chức danh này do Chủ tịch UBND Thành phố bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm
theo phân cấp quản lý cán bộ của Thành phố và theo các quy định hiện hành có
liên quan của Nhà nước.
Trên cơ sở Quyết định số 77/2002/QĐ-UB ngày 23/5/2002 của UBND
Thành phố Hà Nội; và Quyết định số 3774/QĐ-UBND ngày 25/8/2006 của
UBND Thành phố Hà Nội về việc kiện toàn lại tổ chức bộ máy và bổ sung biên
chế cán bộ, công chức của Sở Quy hoạch Kiến trúc Thành phố Hà Nội;
Ngày 14/5/2007 Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội đã ban hành Quyết định
số 198/QĐ-QHKT-TC về việc tổ chức lại các phòng chuyên môn nghiệp vụ
thuộc Sở, theo đó các phòng chuyên môn được tổ chức lại gồm 08 phòng:
+ Phòng Kế hoạch - Tổng hợp
+ Phòng Tổ chức – Hành chính – Tài vụ
+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 1
+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 2
+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 3
+ Phòng Quản lý hạ tầng kỹ thuật
+ Phòng Thông tin quy hoạch kiến trúc.
+ Phòng Thanh tra pháp chế.
Và các đơn vị trực thuộc:
+ Viện quy hoạch xây dựng.
+ Ban quản lý dự án.
Đến năm 2008, sau Quyết định số 14/QĐ-UBND ngày 23/9/2008 của
UBND Thành phố Hà Nội về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Sở Quy hoạch - Kiến trúc thành phố Hà Nội; thì Sở Quy
hoạch - Kiến trúc đã ban hành Quyết định số 108/QĐ/QHKT-TC ngày
21/10/2008 về việc tổ chức lại các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Sở Quy
Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ

phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội



§µo ThÞ Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009
23
hoạch - Kiến trúc Hà Nội. Theo như Quyết định này, các phòng chuyên môn
nghiệp vụ thuộc Sở gồm 9 đơn vị:
+ Văn phòng Sở
+ Thanh tra pháp chế
+ Phòng Kế hoạch - Tổng hợp
+ Phòng Thông tin Quy hoạch - Kiến trúc
+ Phòng Quy hoạch hạ tầng kỹ thuật
+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 1
+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 2
+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 3
+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 4
Quyết định số 14/QĐ-UBND ngày 23/9/2008 của UBND Thành phố Hà
Nội quy định các đơn vị sự nghiệp gồm :
+ Viện quy hoạch xây dựng Hà Nội
+ Ban quản lý dự án quy hoạch xây dựng
+ Trung tâm nghiên cứu kiến trúc đô thị
+ Trung tâm quy hoạch đô thị và nông thôn.
Các đơn vị sự nghiệp nói trên có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng để giao dịch, hoạt động theo quy định của pháp luật.

1.3. Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đô thị
trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
1.3.1. Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo
quản tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.

1.3.1.1. Khối lượng và thành phần tài liệu.
Hiện nay kho lưu trữ của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội có khoảng 365
mét tài liệu, trong đó có 28.193 hồ sơ đã được chỉnh lý và bảo quản, còn lại
khoảng hơn 14 mét tài liệu gồm những tài liệu hành chính chưa được chỉnh lý.
Sở Quy hoạch - Kiến trúc là cơ quan quản lý Nhà nước về lĩnh vực quy hoạch,