Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA BÁO CHÍ





LUẬN VĂN THẠC SỸ




Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông
tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào
tạo ở Học viện báo chí và Tuyên truyền

CHUYÊN NGÀNH : BÁO CHÍ
MÃ SỐ : 5 . 10. 02



NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. VŨ THỊ PHỤNG HƯƠNG
NGƯỜI THỰC HIỆN : NGUYỄN THÚY HÀ

HÀ NỘI, 2007




1
MỞ ĐẦU

1. Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài
Văn bản là phƣơng tiện, là công cụ của hoạt động quản lý. Văn bản
giúp các cơ quan ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc phản ánh
những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý. Vì vậy, trong quá trình hoạt
động, tất cả các cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp
đều phải thƣờng xuyên soạn thảo, ban hành, quản lý và giải quyết văn bản để
triển khai, giải quyết công việc. Do đó, tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp đều phải tiến hành tổ chức quản lý, giải quyết các văn bản, nhằm bảo
đảm nguồn thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý. Hiệu quả
hoạt động quản lý của các cơ quan cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công
tác này có đƣợc làm tốt hay không. Chính vì vậy, để thực hiện tốt nhiệm vụ
quản lý của mình, việc nghiên cứu các biện pháp để tổ chức quản lý văn bản
và khai thác thông tin văn bản luôn là yêu cầu đặt ra đối với mỗi cơ quan.
Học viện Báo chí và Tuyên truyền (HVBCTT) là một đơn vị sự

nghiệp trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh
(HVCTQGHCM), là cơ sở đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ trong quy hoạch làm
giảng viên lý luận Mác-Lênin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, cán bộ phóng viên báo
chí, biên tập viên xuất bản, cán bộ làm công tác tƣ tƣởng, văn hóa và các khoa
học, xã hội và nhân văn khác; là cơ sở nghiên cứu khoa học phục vụ nâng cao
chất lƣợng đào tạo cán bộ và phục vụ cho việc hoạch định chính sách của
Đảng, Nhà nƣớc về lĩnh vực tƣ tƣởng, báo chí và truyền thông.
Xuất phát từ nhận thức chất lƣợng đào tạo là yếu tố sống còn, quyết
định sự tồn tại và trƣởng thành của một trƣờng đại học, hơn 40 năm qua
HVBCTT đã không ngừng phát triển đội ngũ, đổi mới chƣơng trình, nội dung
và phƣơng pháp giảng dạy đại học, vì thế đã từng bƣớc khẳng định đƣợc vị trí
của mình trong xã hội. Bên cạnh đó, công tác quản lý đào tạo nói chung và


2
chất lƣợng đào tạo nói riêng đặt ra nhiều vấn đề cần phải tiếp tục nghiên cứu
và đổi mới.
Nghị quyết số 52/NQ-TƢ, ngày 30-7-2005 và Quyết định số 149/QĐ-TƢ,
ngày 2-8-2005 của Bộ Chính trị có ý nghĩa quan trọng đối với sự nghiệp đào
tạo của HVCTQGHCM và các học viện trực thuộc, mở ra cơ hội và điều kiện
mới cho sự phát triển của HVBCTT, đồng thời cũng đòi hỏi HVBCTT phải
vƣơn lên, không ngừng nâng cao chất lƣợng đào tạo của đội ngũ cán bộ, công
tác nghiên cứu khoa học, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa,
hiện đại hóa đất nƣớc trong thời kỳ mới. Hệ thống văn bản hình thành trong
hoạt động của cơ quan chính là công cụ để cơ quan thực thi công việc và hoàn
thành trách nhiệm đƣợc giao. Để thực hiện tốt chức năng và những nhiệm vụ
nói trên, hàng ngày HVBCTT phải ban hành, tiếp nhận và chuyển giao một
khối lƣợng văn bản khá lớn nên đòi hỏi Học viện phải có các biện pháp tổ
chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản để kịp thời phục vụ hoạt
động quản lý và đào tạo. Nhận thức đƣợc vị trí và tầm quan trọng của công

tác này, chúng tôi đã chọn đề tài nghiên cứu: "Tổ chức quản lý văn bản và
khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện
Báo chí và tuyên truyền" làm đề tài luận văn khoa học.
2. Mục tiêu của đề tài
Thực hiện đề tài này, tác giả tập trung giải quyết hai mục tiêu cơ bản sau:
- Thứ nhất, khảo sát tình hình tổ chức quản lý văn bản và khai thác
thông tin văn bản ở HVBCTT, phân tích thực trạng quản lý văn bản đi - đến,
nội bộ, và khai thác thông tin văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý đào tạo
ở HVBCTT.
- Thứ hai, trên cơ sở thực trạng đó, đề xuất một số giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản
phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT.
3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài


3
Vấn đề tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản để
phục vụ hoạt động quản lý là một nhiệm vụ hoạt động không thể thiếu của các
cơ quan nhà nƣớc.
Công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản đƣợc
thực hiện ở tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ƣơng tới địa phƣơng. Song do
điều kiện thời gian và trong phạm vi của một luận văn thạc sĩ, chúng tôi
không thể khảo cứu công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin
văn bản ở nhiều cơ quan tổ chức. Là một cán bộ hiện nay đang công tác tại
HVBCTT, luận văn của chúng tôi tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức
quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào
tạo ở HVBCTT để trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nhằm phần nào
nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác thông tin văn bản ở cơ quan.
4. Nhiệm vụ của đề tài
Để thực hiện các mục tiêu đã đề ra, đề tài luận văn của chúng tôi cần

phải giải quyết những nhiệm vụ cơ bản sau đây:
Thứ nhất: Khái quát lịch sử hình thành, vị trí, chức năng nhiệm vụ, cơ
cấu tổ chức của HVBCTT và nghiên cứu nội dung của công tác quản lý đào tạo.
Thứ hai: Khảo sát hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động
HVBCTT. Xác định nội dung, yêu cầu của công tác tổ chức quản lý văn bản
và khai thác thông tin văn bản phục vụ quản lý đào tạo ở HVBCTT.
Thứ ba: Khảo sát và nêu ra đƣợc thực trạng công tác quản lý văn bản và
khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT.
Thứ tư: Đề xuất những giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả quản
lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo
ở HVBCTT.
5. Phương pháp nghiên cứu


4
Để hoàn thành đề tài này, tác giả chủ yếu vận dụng các phƣơng pháp
phân tích, phƣơng pháp tổng hợp, phƣơng pháp thống kê, phƣơng pháp phỏng
vấn điều tra, khảo sát. Phƣơng pháp phỏng vấn, điều tra, khảo sát đƣợc chúng
tôi vận dụng trong việc thu thập các thông tin cần thiết đối với đề tài. Những
thông tin thu đƣợc qua các phƣơng pháp trên và các thông tin trên các nguồn
tài liệu tham khảo sẽ đƣợc chúng tôi xử lý một cách khoa học trên cơ sở vận
dụng phƣơng pháp phân tích, tổng hợp. Phƣơng pháp thống kê giúp chúng tôi
xử lý hữu hiệu các số liệu thu thập đƣợc. Ngoài ra, trong đề tài này, chúng tôi
cũng vận dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu khác nhƣ phƣơng pháp hệ
thống Mặt khác, những kết quả nghiên cứu đều đƣợc chúng tôi phân tích,
đánh giá, nhìn nhận dựa trên những quan điểm mang tính phƣơng pháp luận
chủ nghĩa Mác-Lênin đã đƣợc cụ thể hóa thành các nguyên tắc tính Đảng,
nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc tổng hợp.
6. Lịch sử nghiên cứu đề tài
Công tác công văn giấy tờ nói chung và hoạt động tổ chức quản lý văn

bản nhà nƣớc nói riêng từ trƣớc tới nay đã đƣợc nhiều công trình nghiên cứu
dƣới góc độ khác nhau.
Trong cuốn sách "Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn giấy
tờ trong thời phong kiến Việt Nam", PGS. Vƣơng Đình Quyền đã nghiên cứu
công phu và có hệ thống về lĩnh vực quản lý hành chính nhà nƣớc nói chung và
công tác công văn giấy tờ nói riêng của các vƣơng triều phong kiến Việt Nam.
Về công tác xây dựng, ban hành và quản lý văn bản của các cơ quan nhà
nƣớc hiện nay cũng đã đƣợc đề cập trong một số cuốn sách chuyên khảo nhƣ:
"Xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước’’ của tác giả Tạ Hữu Ánh,
Nxb Lao động in năm 1996; "Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của
cán bộ lãnh đạo và quản lý’’ của PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, Nxb Chính
trị quốc gia năm 1996.


5
Hai công trình chuyên khảo trên đây đã đề cập đến những vấn đề nhƣ:
Phân loại văn bản, nghiên cứu tính hệ thống của các văn bản, chức năng, vai
trò của văn bản trong việc đảm bảo thông tin trong quản lý
Gần đây, giáo trình "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" do
PGS. Vƣơng Đình Quyền biên soạn, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, đã đƣợc
ấn hành năm 2005. Đây là công trình nghiên cứu tƣơng đối công phu về công
tác văn thƣ. Giáo trình đã đề cập đến những vấn đề nhƣ: Nội dung và yêu cầu
của công tác văn thƣ; văn bản và văn bản quản lý nhà nƣớc, kỹ thuật soạn
thảo văn bản, quản lý, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành. Giáo trình
này đã hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản và tình hình thực tiễn trong công
tác quản lý, giải quyết văn bản.
Ngoài ra, công tác quản lý văn bản cũng nhận đƣợc sự quan tâm
nghiên cứu của rất nhiều các sinh viên, học viên cao học ngành lƣu trữ và
quản trị văn phòng. Có thể kể đến một số đề tài nhƣ khóa luận tốt nghiệp của
Vũ Bá Dụ: "Tìm hiểu công tác xây dựng và quản lý văn bản ở một số tổng

công ty" và khóa luận của Nguyễn Thị Ngọc: "Công tác quản lý văn bản và
lưu trữ hồ sơ tài liệu ở một số doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài trên địa
bàn Hà Nội". Niên luận năm thứ 3: "Tìm hiểu về hệ thống văn bản và công
tác quản lý văn bản ở Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường" của tác giả
Trần Thị Thu Hƣơng, Hà Nội, 2000. Các luận văn và niên luận nói trên bƣớc
đầu đã khảo sát và cung cấp một số thông tin về hệ thống văn bản và công tác
quản lý văn bản ở các cơ quan, doanh nghiệp cụ thể.
Trong thời gian vừa qua, có một số bài viết đăng trong Kỷ yếu hội
thảo khoa học của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc tháng 1-2005. Trong đó,
đãng chú ý là bài "Một số vấn đề về thực tiễn trong chỉ đạo, hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư ở địa phương" của thạc sĩ Lã Thị Hồng. Bài viết
đã nêu lên đƣợc những nguyên nhân và các tồn tại của công tác văn thƣ hiện


6
nay và những biện pháp khắc phục để đáp ứng đƣợc những yêu cầu của công
cuộc đổi mới đất nƣớc và cải cách nền hành chính.
Ở Việt Nam, từ cuối những năm 1970 trên Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ
Việt Nam, một tạp chí chuyên ngành uy tín đã xuất hiện một số bài nghiên
cứu về mối liên hệ giữa công tác thông tin và công tác lƣu trữ. Có thể kể đến
những bài viết nhƣ: "Hoạt động thông tin trong công tác lưu trữ" của tác giả
Nguyễn Cảnh Đƣơng, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số 1-1977; "Bước đầu tìm
hiểu về những hoạt động thông tin trong các viện lưu trữ" của tác giả Hồ Văn
Quýnh, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số 3-1977.
Ngoài ra, có một số báo cáo khoa học và khóa luận tốt nghiệp của sinh
viên đề cập đến công tác thông tin tài liệu dƣới những góc độ khác nhau nhƣ
đề tài: "Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động điều hành và quản lý của bộ nội
vụ" của sinh viên Trần Thị Châm; "Thu nhập và xử lý thông tin phục vụ hoạt
động lãnh đạo, quản lý ở văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân
tỉnh Thái Bình" của sinh viên Vũ Thị Vƣợng. Đây là những đề tài gắn liền với

địa chỉ nghiên cứu nhất định, vì vậy nó mang tính thực tiễn cao.
Nhƣ vậy, từ trƣớc đến nay đã có một số công trình nghiên cứu khoa
học đề cập đến vấn đề quản lý văn bản. Trong số đó có một số công trình
nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp quản lý văn bản hành chính cơ quan,
doanh nghiệp nhà nƣớc nói chung. Tuy nhiên, theo khảo cứu của chúng tôi
vấn đề tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản thì chƣa có
nhiều công trình đề cập đến. Mặc dù vậy, những công trình trên đã gợi mở và
cung cấp cho chúng tôi nhiều vấn đề hết sức bổ ích. Để thực hiện đề tài,
chúng tôi đã kế thừa những kết quả nghiên cứu ở các công trình của các tác
giả đi trƣớc, đồng thời phân tích làm rõ và tìm các giải pháp tối ƣu nhằm nâng
cao hiệu quả quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt
động quản lý đào tạo ở HVBCTT.


7
7. Các nguồn tài liệu tham khảo
Các cuốn sách, đề tài nghiên cứu khoa học, các bài viết và khóa luận
tốt nghiệp đƣợc nêu trong lịch sử nghiên cứu vấn đề là nguồn tài liệu tham
khảo quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài này. Ngoài ra, chúng tôi còn
tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác nhƣ:
- Các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý văn bản.
- Văn bản của Đảng và nhà nƣớc về công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ.
- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2003.
- Các sách chuyên khảo về công tác văn thƣ lƣu trữ, về thông tin và
thông tin quản lý.
- Các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành nhƣ Tạp chí Lƣu trữ Việt
Nam, Tạp chí Thông tin Khoa học Xã hội, Tạp chí Thông tin và Tƣ liệu, Tạp
chí Quản lý nhà nƣớc
- Các niên luận, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ và các đề tài

nghiên cứu khoa học liên quan đến hƣớng nghiên cứu của đề tài.
- Tài liệu khảo sát thực tế tại HVBCTT.
8. Đóng góp của đề tài
Đề tài đƣợc triển khai và thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau:
- Đóng góp đầu tiên của đề tài góp phần nghiên cứu các loại văn bản
và giá trị thông tin của hệ thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt động
của HVBCTT; đồng thời làm sáng tỏ thực trạng quản lý văn bản và khai thác
thông tin văn bản để phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT.


8
- Thông qua việc đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ
chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản
lý đào tạo ở HVBCTT, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể trở thành tài
liệu tham khảo cho các cơ quan chức năng, đặc biệt là các học viện, các
trƣờng đại học ở nƣớc ta hiện nay.
9. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phần
nội dung chính của đề tài đƣợc chia thành 3 chƣơng.
Chương 1: Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của Học
viện Báo chí và Tuyên truyền
Chƣơng này khái quát lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu
tổ chức của HVBCTT; đồng thời giới thiệu hệ thống văn bản và phân tích ý nghĩa
tác dụng của hệ thống văn bản đối với hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT.
Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông
tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và
Tuyên truyền
Đây là một trong hai chƣơng chính của luận văn. Trong chƣơng này
chúng tôi tiến hành khảo sát và nghiên cứu về thực trạng tổ chức quản lý văn
bản và khai thác thông tin văn bản để phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở

HVBCTT. Qua kết quả khảo sát, chúng tôi cũng đi sâu phân tích các nguyên
nhân của thực trạng để từ đó có cơ sở đề xuất các giải pháp cụ thể ở chƣơng
3.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý văn
bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở
Học viện Báo chí và Tuyên truyền
Trong chƣơng này, bằng lý luận và thực tiễn, chúng tôi đƣa ra một số
giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý văn bản và khai thác thông


9
tin văn bản của HVBCTT. Trong các giải pháp, chúng tôi đặc biệt chú trọng vào
việc đƣa ra một số biện pháp để quản lý văn bản phục vụ hoạt động quản lý nói
chung, đào tạo nói riêng, bao gồm nhiều vấn đề có mối quan hệ chặt chẽ với
nhau nhƣ vấn đề tổ chức, con ngƣời, xây dựng cơ sở dữ liệu, các dịch vụ
thông tin cần thiết lập và sự vận hành của cả hệ thống. Định hƣớng của các
giải pháp nói trên là đáp ứng ngày càng cao nhu cầu khai thác thông tin văn bản
của các đối tƣợng sử dụng là lãnh đạo, cán bộ và giảng viên trong HVBCTT.
Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi gặp rất nhiều khó khăn,
đặc biệt là việc khảo sát thực tế về tình hình khai thác thông tin văn bản. Mặt
khác, do trình độ và kinh nghiệm nghiên cứu còn nhiều hạn chế, đề tài lại
đƣợc triển khai trong thời gian có hạn, nên mặc dù đã rất cố gắng song đề tài
chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế nhất định. Chúng tôi mong
muốn nhận đƣợc những ý kiến đóng góp từ các thầy cô giáo, các nhà nghiên
cứu và các đồng nghiệp, bạn bè và những ai quan tâm đến vấn đề này với hy
vọng các công trình nghiên cứu tiếp theo sẽ đạt đƣợc chất lƣợng cao hơn.
Để hoàn thành luận văn, trong thời gian thực hiện đề tài, chúng tôi đã
nhận đƣợc sự giúp đỡ rất nhiệt tình từ Ban giám đốc, các đồng chí trƣởng các
đơn vị, các cán bộ văn thƣ (giáo vụ) các khoa phòng, tổ bộ môn thuộc
HVBCTT.

Luận văn đƣợc hoàn thành với sự giúp đỡ chu đáo, đầy nhiệt huyết
của PGS.TS Vũ Thị Phụng - ngƣời hƣớng dẫn khoa học trực tiếp của tôi và sự
giúp đỡ, góp ý của các thày, cô giáo Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng.
Nhân đây tôi xin chân thành cảm ơn các thày, cô giáo; cám ơn các cấp lãnh
đạo, đồng nghiệp và các cá nhân đã giúp tôi hoàn thành luận văn này.
Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2006
Tác giả luận văn



10

Nguyễn Thúy Hà


11
Chương 1
HỆ THỐNG VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN

1.1. KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN
1.1.1. Khái quát lịch sử hình thành của Học viện Báo chí và
Tuyên truyền
Ngày 16-1-1962, theo Nghị quyết số 36/NQ/TW của Trung ƣơng Đảng,
Trƣờng Tuyên giáo Trung ƣơng - nay là HVBCTT thuộc HVCTQGHCM đã
đƣợc thành lập.
Trong suốt 44 năm qua, cùng với những biến cố quan trọng của đất
nƣớc, nhà trƣờng đã trải qua quá trình phát triển với nhiều lần thay đổi về tên
gọi, về chức năng nhiệm vụ và cả quan hệ với các cơ quan chủ quản. Dƣới

đây là một số mốc chính trong quá trình hình thành và phát triển của
HVBCTT:
* Ngày 02-8-1967, trong Nghị quyết số 116/NQ-TW, Ban Bí thƣ Trung
ƣơng Đảng quyết định: "Trường Tuyên giáo Trung ương từ nay trực thuộc
Trung ương và Trung ương ủy nhiệm cho Ban Tuyên giáo Trung ương trực
tiếp chỉ đạo về mọi mặt".
Tiếp theo đó, ngày 09-10-1967, Ban Bí thƣ Trung ƣơng lại ra Nghị
Quyết số 154/NQ/TW: "Đổi tên Trường Tuyên giáo Trung ương thành
Trường Tuyên huấn Trung ương".
* Ngày 2-1-1983, theo Quyết định số 15/QĐ-TƢ của Ban Bí thƣ
Trung ƣơng về công tác trƣờng Đảng, Trường Tuyên huấn Trung ương I được
thành lập trên cơ sở hợp nhất Trường Tuyên huấn Trung ương và Trường


12
Nguyễn Ái Quốc V. Trƣờng Tuyên huấn Trung ƣơng I trực thuộc Trung ƣơng có
nhiệm vụ:
- Đào tạo giảng viên lý luận, chính trị cho hệ thống trƣờng Đảng các
cấp, giảng viên chính trị các trƣờng đại học và trung học chuyên nghiệp,
giảng viên chính trị cho các trƣờng ngành và đoàn thể ở trung ƣơng đạt trình
độ đại học; đào tạo đội ngũ cán bộ công tác tƣ tƣởng của Đảng ở tỉnh, thành
phố, huyện, quận và các ngành trung ƣơng.
- Mở các lớp chuyên tu, tiếp tục đào tạo các phóng viên, biên tập viên
báo chí, thông tấn, phát thanh truyền hình, xuất bản ở trung ƣơng, tỉnh, thành
phố đạt trình độ đại học.
* Ngày 01-3-1990, theo Quyết định số 103/QĐ-TƢ của Ban Bí thƣ Trung
ƣơng Đảng về việc sắp xếp lại hệ thống trƣờng Đảng trực thuộc Trung ƣơng,
Trường Tuyên huấn Trung ương I lại được đổi tên thành Trường Tuyên giáo.
Trong Quyết định số 406/HĐBT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trƣởng
ngày 20-11-1990, Trƣờng Tuyên giáo đƣợc công nhận là trƣờng đại học và có

tên gọi là "Trường Đại học Tuyên giáo". Trƣờng trực thuộc Ban Bí thƣ Trung
ƣơng Đảng Cộng sản Việt Nam và có nhiệm vụ:
Đào tạo và bồi dưỡng ở trình độ đại học các giảng viên lý
luận chính trị của các trường Đảng và đoàn thể; phóng viên các
báo, tạp chí chủ yếu của các cấp ủy Đảng, đoàn thể ở trung ương
và địa phương. Bồi dưỡng lý luận, đường lối chính sách của Đảng
và nhà nước, nghiệp vụ công tác cho cán bộ hoạt động trong lĩnh
vực tư tưởng văn hóa các cấp.
Ngày 10-3-1993, Bộ Chính trị đã ra Quyết định số 61/QĐ-TƢ về việc
sắp xếp lại các trƣờng Đảng trực thuộc Trung ƣơng, theo Quyết định này,
Trƣờng Đại học Tuyên giáo đƣợc chuyển thành Phân viện Báo chí và Tuyên


13
truyền trực thuộc HVCTQGHCM. Phân viện có nhiệm vụ: "Đào tạo và bồi
dưỡng bậc đại học, cao học, những cán bộ làm công tác báo chí, xuất bản,
tuyên truyền, đào tạo bậc đại học một số chuyên ngành lý luận Mác - Lênin".
Ngày 30-7-2005, Bộ Chính trị ban hành Nghị quyết số 52/NĐ-TƢ về
việc "Đổi tên Phân viên Báo chí và Tuyên truyền thành Học viện Báo chí và
Tuyên truyền".
Thực hiện Nghị quyết số 52/NĐ-TƢ của Bộ Chính trị ngày 30-7-
2005, nhà trƣờng lại đổi tên thành Học viện Báo chí và Tuyên truyền trực
thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh.
Trong Quyết định 149/QĐ-TƢ ngày 2-8-2005, Bộ Chính trị khẳng định:
Học viện Báo chí và Tuyên truyền là một đơn vị sự nghiệp
trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, là cơ sở đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ trong quy hoạch làm giảng viên lý luận Mác-
Lênin, tư tưởng hồ Chí Minh, cán bộ phóng viên báo chí, biên tập
viên xuất bản, cán bộ làm công tác tư tưởng, văn hóa và các khoa
học - xã hội và nhân văn khác; là cơ sở nghiên cứu khoa học phục

vụ cho việc hoạch định chính sách của đảng, nhà nước về lĩnh vực
tư tưởng, báo chí và truyền thông.
Nhƣ vậy là, từ 1962 đến nay, Học viện đã có 7 lần thay đổi tên gọi,
chức năng nhiệm vụ và cơ quan chủ quản:







Trường
Tuyên giáo TW
Trường
Tuyên huấn TW

Trường
Tuyên huấn TW I
Phân viện Báo chí
và Tuyên truyền
Trường
ĐH Tuyên giáo
Trường
Tuyên giáo
Học viện Báo chí
và Tuyên truyền



14

Từ ngày thành lập đến nay, nhà trƣờng luôn luôn đƣợc Ban Bí thƣ, Bộ
Chính trị các khóa, HVCTQGHCM trực tiếp chỉ đạo; các ban ngành trung
ƣơng, các địa phƣơng thƣờng xuyên giúp đỡ. Do đó, nhà trƣờng đã hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ đƣợc Trung ƣơng Đảng và Chính phủ giao cho.
Từ năm 1965-1968, trƣờng sơ tán về nông thôn tại huyện Phú Ninh
(Phú Thọ), lấy tên công khai là Trƣờng Huấn luyện sản xuất, mã hòm thƣ
V 512 và đến tháng 9-1966 lại chuyển về huyện Mỹ Đức (Hà Tây).
Từ năm 1973-1983, nhằm đáp ứng yêu cầu giảng dạy lý luận ở các
trƣờng Đảng, các trƣờng đại học, nhà trƣờng đã mở rộng hệ đào tạo giảng
viên lý luận theo năm chuyên ngành: Triết học, Kinh tế chính trị, Chủ nghĩa
xã hội khoa học, Lịch sử Đảng, Xây dựng Đảng và ba chuyên ngành nghiệp
vụ công tác tƣ tƣởng: Báo chí, Xuất bản, Tuyên truyền. Nhà trƣờng chính
thức đƣợc nhà nƣớc công nhận là một cơ sở đào tạo đại học, sau đại học.
Từ 1990-2002, theo Quyết định số 406/HĐBT 103/QĐ-TƢ của Chủ tịch
Hội đồng Bộ trƣởng ngày 20-11-1990, công nhận Trƣờng Tuyên giáo là
trƣờng đại học đầu tiên nằm trong hệ thống trƣờng Đảng.
Nhận thức đầy đủ trách nhiệm của mình, nhà trƣờng đã hoàn thành tốt
nhiệm vụ Trung ƣơng Đảng và Nhà nƣớc giao cho trong từng giai đoạn cụ
thể. Hơn 40 năm qua kể từ ngày thành lập, nhà trƣờng đã đào tạo, bồi dƣỡng
đƣợc 33.684 học viên trong đó:
- 20.750 học viên đƣợc đào tạo ngắn hạn và bồi dƣỡng cấp tốc về các
ngành quản lý báo chí, tuyên truyền, huấn học, xuất bản, phục vụ hai nhiệm
vụ chiến lƣợc: Giải phóng miền Nam, xây dựng chủ nghĩa xã hội miền Bắc.
Đặc biệt, thực hiện chỉ thị của Trung ƣơng: Ba nƣớc Đông Dƣơng là một khối
cùng chống một kẻ thù chung, nhà trƣờng đã đào tạo giúp bạn Lào,


15

Campuchia đƣợc 400 ngƣời, trong đó những cán bộ nòng cốt trên mặt trận
tƣ tƣởng.
- 12.934 học viên đƣợc đào tạo tập trung dài hạn ở bậc đại học (trong đó
sau đại học và cao học là 106, tại chức cho các ngành địa phƣơng là 3.738 ngƣời).
Sản phẩm nhà trƣờng đào tạo đã đáp ứng đƣợc yêu cầu nhiệm vụ đƣợc
giao. Nhiều đồng chí đã và đang giữ những trọng trách quan trọng trong các
cơ quan Đảng và Nhà nƣớc ở trung ƣơng và địa phƣơng.
Ngoài công tác đào tạo, nhà trƣờng đạt đƣợc nhiều thành tựu trong
nghiên cứu khoa học nhƣ tham gia khoảng 249 chƣơng trình và đề tài nghiên
cứu khoa học, 70 đề tài nghiên cứu khoa học trong sinh viên, xuất bản đƣợc
hơn 100 giáo trình các môn học, 126 tập đề cƣơng bài giảng mới, hơn 2.000
bài tham luận tại các cuộc hội thảo, hơn 1.000 bài báo khoa học đăng trên các
tạp chí chuyên ngành. Nhà trƣờng đã có một tạp chí khoa học chuyên ngành,
xuất bản 2 tháng một kỳ.
Với những thành tích trên đây, chất lƣợng đào tạo hệ đại học, cao học
của trƣờng ngày càng tốt hơn, đội ngũ giảng viên trƣởng thành, có nhiều
ngƣời là cán bộ khoa học có uy tín trong ngành. Hơn 40 năm qua, dƣới sự
lãnh đạo của Trung ƣơng Đảng, sự chỉ đạo của các ban, ngành Trung ƣơng, sự
hợp tác, giúp đỡ của các cơ quan địa phƣơng trong cả nƣớc, các thế hệ giáo
viên, cán bộ, công nhân viên, sinh viên của nhà trƣờng đã lao động, phấn đấu
không mệt mỏi, đem hết tài năng và sức lực của mình, vƣợt qua khó khăn,
gian khổ, xây dựng, vun đắp cho nhà trƣờng ngày càng trƣởng thành, lớn
mạnh.
Bằng kết quả lao động nghiêm túc của một tập thể đoàn kết nhất trí,
nhà trƣờng đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ chính trị đƣợc giao, đóng góp
xứng đáng vào sự nghiệp cách mạng chung của đất nƣớc và dân tộc, tạo dựng
nên những truyền thống tốt đẹp, thiết lập nên uy tín rộng rãi trong xã hội về


16

chuyên môn, xây dựng đƣợc những quan hệ hợp tác trong nƣớc và ngoài
nƣớc.
1.1.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ của Học viện Báo chí và
Tuyên truyền
* Vị trí, chức năng của HVBCTT:
Theo Quyết định 149/QĐ-TƢ của Bộ Chính trị ngày 2-8-2005,
HVBCTT là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc HVCTQGHCM, là cơ sở đào tạo,
bồi dƣỡng cán bộ trong quy hoạch làm giảng viên lý luận Mác - Lênin, tƣ
tƣởng Hồ Chí Minh, cán bộ phóng viên báo chí, biên tập viên xuất bản, cán
bộ làm công tác tƣ tƣởng, văn hóa và các khoa học - xã hội và nhân văn khác;
là cơ sở nghiên cứu khoa học phục vụ cho việc hoạch định chính sách của
Đảng, Nhà nƣớc về lĩnh vực tƣ tƣởng, báo chí và truyền thông.
* Nhiệm vụ của HVBCTT:
- Đào tạo cán bộ cấp trƣởng, phó phòng trở lên của các cơ quan thông
tin đại chúng ở trung ƣơng, ở các bộ, ban, ngành, đoàn thể trung ƣơng và tỉnh,
thành phố; phó trƣởng ban tuyên giáo tỉnh ủy, thành ủy; trƣởng phó ban tuyên
giáo huyện ủy, quận ủy, thị ủy ở trình độ đại học và sau đại học.
- Đào tạo bậc đại học và sau đại học; giảng viên các chuyên ngành lý
luận chính trị cho các trƣờng chính trị tỉnh, các trƣờng đào tạo cán bộ của bộ,
ban, ngành, đoàn thể trung ƣơng, các trƣờng đại học và cao đẳng, phóng viên,
biên tập viên, cán bộ nghiệp vụ các chuyên ngành báo chí, xuất bản và tuyên
truyền.
- Bồi dƣỡng kiến thức mới, nghiệp vụ công tác chuyên môn, lý luận
chính trị và đƣờng lối chính sách cho cán bộ lãnh đạo quản lý thuộc các đối
tƣợng đào tạo nêu trên.


17
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn của đất nƣớc, những
kinh nghiệm tích cực của thế giới, nhằm mục đích nâng cao chất lƣợng, đáp

ứng các yêu cầu về đào tạo cán bộ, góp phần xây dựng các căn cứ khoa học
cho việc hoạch định đƣờng lối chính sách, góp phần thực hiện những nhiệm
vụ chính trị của Đảng, Nhà nƣớc trong lĩnh vực công tác tƣ tƣởng - văn hóa,
báo chí, truyền thông và công tác giáo dục chủ nghĩa mác - Lênin, tƣ tƣởng Hồ
Chí Minh, tuyên truyền quan điểm, đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà
nƣớc.
- Nghiên cứu xây dựng chƣơng trình nội dung, biên soạn giáo trình, tài
liệu học tập, phát triển và hoàn thiện quy trình, phƣơng pháp giảng dạy các
chuyên ngành mà nhà trƣờng đào tạo.
- Mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế trong đào tạo, nghiên cứu khoa học
với các cơ sở đào tạo và nghiên cứu khoa học của các nƣớc trong khu vực và
thế giới nhằm không ngừng nâng cao chất lƣợng đào tạo và uy tín chuyên
môn của nhà trƣờng.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Học viện Báo chí và Tuyên truyền
Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ trên đây, cơ cấu bộ máy của
HVBCTT đƣợc tổ chức nhƣ sau:








Giám đốc
và
các Phó Giám đốc
Các phòng
chức năng
Các Khoa,

các Bộ môn
trực thuộc
Trung tâm TTTV,
Tạp chí BCTT


18

* Ban Giám đốc gồm: Giám đốc và các Phó Giám đốc, trong đó:
- 1 Phó Giám đốc phụ trách đào tạo đại học.
- 1 Phó Giám đốc phụ trách đào tạo sau đại học và nghiên cứu khoa học.
- 1 Phó Giám đốc phụ trách hành chính - tổng hợp và công tác quốc tế.
Giám đốc HVBCTT do Giám đốc HVCTQGHCM quyết định bổ nhiệm,
là ngƣời lãnh đạo và chịu trách nhiệm về phƣơng hƣớng chính trị và toàn bộ
hoạt động của HVBCTT trƣớc Giám đốc HVCTQGHCM.
Phó giám đốc do Giám đốc HVCTQGHCM quyết định bổ nhiệm. Phó
giám đốc là ngƣời giúp Giám đốc quản lý chỉ đạo một mặt công tác do Giám
đốc phân công.
* Các hội đồng tư vấn:
- Hội đồng Đào tạo.
- Hội đồng Chƣơng trình.
- Hội đồng Khoa học.
- Hội đồng Tuyển dụng công chức.
- Hội đồng Nhà ở.
- Hội đồng Thi đua khen thƣởng.
* Các khoa, bộ môn:
Các khoa của HVBCTT đƣợc tổ chức theo nguyên tắc gắn liền với
chuyên ngành đào tạo, có trách nhiệm trực tiếp tổ chức quản lý và thực hiện
chƣơng trình đào tạo các chuyên ngành cụ thể. Việc thành lập, tách nhập các
khoa, phòng trực thuộc do Giám đốc HVCTQGHCM quyết định trên cơ sở ý

kiến của Giám đốc HVBCTT.


19
Khoa là đơn vị có chức năng tổ chức thực hiện tất cả các khâu của quá
trình giảng dạy cho các lớp của nhà trƣờng. Tổ chức nghiên cứu khoa học
nhằm nâng cao chất lƣợng giảng dạy góp phần vào công tác nghiên cứu khoa
học chung của Đảng và Nhà nƣớc.
Bộ môn là đơn vị quản lý giảng dạy khoa học, có nội dung khoa học
tƣơng đối độc lập.
* Nhiệm vụ các khoa, bộ môn:
- Xây dựng chƣơng trình môn học, kế hoạch giảng dạy, biên soạn bài
giảng, các tài liệu phục vụ cho giảng dạy, học tập, biên soạn giáo trình, giáo
khoa thuộc môn học mà khoa phải đảm nhận.
- Thực hiện kế hoạch giảng dạy, hƣớng dẫn sinh viên thực hiện các
khâu trong quá trình học tập, viết khóa luận tốt nghiệp, tham gia quản lý sinh
viên học tập môn học của mình.
- Nghiên cứu khoa học về những vấn đề lý luận, thực tiễn có liên quan
đến môn học. Tham gia nghiên cứu các đề tài khoa học trong và ngoài nƣớc.
- Thƣờng xuyên rút kinh nghiệm về nội dung, phƣơng pháp giảng dạy
tốt với từng loại lớp, tổ chức sơ kết, tổng kết môn học. Đánh giá kết quả giảng
dạy, các mặt hoạt động của khoa, kết quả hoạt động của các lớp sinh viên mà
khoa giảng dạy.
- Thƣờng xuyên hợp tác với các đơn vị trong trƣờng vì mục đích nâng
cao chất lƣợng đào tạo. Khoa có nhiệm vụ quản lý sinh viên từ khi vào trƣờng
đến khi kết thúc khóa học. Trƣởng khoa cử giáo viên chủ nhiệm, thay mặt
khoa quản lý toàn diện lớp sinh viên.
Theo nguyên tắc đó, HVBCTT có các khoa và các bộ môn trực thuộc:
+ Các khoa:
- Khoa Triết học - đào tạo chuyên ngành triết học Mác-Lênin.

20
- Khoa Kinh tế - đào tạo chuyên ngành kinh tế chính trị.
- Khoa Chủ nghĩa xã hội khoa học - đào tạo chuyên ngành chủ nghĩa
xã hội khoa học.
- Khoa Lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam - đào tạo chuyên ngành lịch
sử Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Khoa Xây dựng Đảng - đào tạo chuyên ngành xây dựng đảng và
chính quyền nhà nƣớc.
- Khoa Tƣ tƣởng Hồ Chí Minh - đào tạo chuyên ngành tƣ tƣởng Hồ
Chí Minh.
- Khoa Tuyên truyền - đào tạo chuyên ngành chính trị học công tác tƣ
tƣởng.
- Khoa Chính trị học - đào tạo chuyên ngành chính trị học Việt Nam.
- Khoa Tâm lý giáo dục - đào tạo chuyên ngành giáo dục chính trị công
dân.
- Khoa Nhà nƣớc - pháp luật - đào tạo chuyên ngành quản lý xã hội.
- Khoa Báo chí - đào tạo hai chuyên ngành: Báo in và báo ảnh.
- Khoa Phát thanh - truyền hình - đào tạo ba chuyên ngành: Phát thanh
và truyền hình và báo mạng điện tử.
- Khoa Quan hệ quốc tế - đào tạo chuyên ngành thông tin đối ngoại.
- Khoa Xuất bản - đào tạo chuyên ngành biên tập xuất bản.
- Khoa Xã hội học - đào tạo chuyên ngành xã hội học.
- Khoa Ngoại ngữ - đào tạo chuyên ngành biên dịch tiếng Anh và
giảng dạy các ngoại ngữ cho các chuyên ngành khác.
- Khoa Văn hóa xã hội chủ nghĩa.
- Khoa Quản lý kinh tế.

21
+ Các bộ môn trực thuộc:
- Ngữ văn.
- Toán tin.
- Các lớp sinh viên.
* Các phòng:
- Phòng Đào tạo: Có nhiệm vụ quản lý đào tạo đại học và sau đại học
(chính quy); giúp Giám đốc quản lý, tổ chức, triển khai thực hiện công tác đào tạo
(bao gồm kế hoạch nội dung chƣơng trình đảm bảo chất lƣợng dạy và học
theo quy chế đào tạo); cùng với các khoa quản lý sinh viên trong quá trình
đào tạo.
- Phòng Đào tạo tại chức: Giúp Giám đốc xây dựng kế hoạch, quản lý,
tổ chức, triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo tại chức, kết hợp với khoa chủ
quản và đối tác ở địa phƣơng quản lý quy trình đào tạo.
- Phòng Khoa học: Có chức năng giúp Giám đốc thống nhất quản lý
mọi mặt hoạt động nghiên cứu khoa học và giảng dạy bộ môn khoa học luận
trong các lớp đào tạo đại học và sau đại học, tổ chức thông tin khoa học cho
cán bộ giảng dạy và nghiên cứu của Học viện.
- Phòng Tổ chức cán bộ: Giúp Giám đốc trong công tác quy hoạch bồi
dƣỡng, bố trí, quản lý cán bộ, kiện toàn bộ máy quản lý, bảo đảm đúng và kịp
thời các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nƣớc đối với cán bộ công nhân
viên trong Học viện.
- Phòng Hành chính: Tổ chức thực hiện các mặt công tác văn thƣ, lƣu
trữ, đánh máy vi tính, giao dịch, bảo vệ trị an, phục vụ khách đến công tác.
- Phòng Quản trị: Là đơn vị giúp Giám đốc quản lý đất đai, kiến thiết,
tu bổ nhà ở, nơi làm việc, học tập của cán bộ, nhân viên và sinh viên học viên,
cung ứng trang thiết bị vật tƣ, phƣơng tiện cho giảng dạy và học tập, công tác
sinh hoạt của cán bộ nhân viên và học viên của HVBCTT.

22
- Phòng Tổng hợp: Giúp Giám đốc trong công tác tổng hợp, công tác
chính trị, công tác thi đua và công tác đối ngoại của HVBCTT.
- Phòng Tài vụ: Có chức năng giúp Giám đốc trong công tác quản lý,
phân phối và giám sát việc sử dụng toàn bộ kinh phí của HVBCTT theo đúng
thể lệ nhà nƣớc quy định sao cho có kết quả cao nhất.
- Phòng Y tế: Là một đơn vị chuyên môn có chức năng chính là chăm
sóc kịp thời tại chỗ sức khỏe cho cán bộ, nhân viên và sinh viên của
HVBCTT nhằm đảm bảo sức khỏe lao động và công tác.
- Phòng Công tác chính trị: Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tất cả các hoạt
động liên quan đến toàn bộ sinh viên của nhà trƣờng, hàng ngày điểm danh
sinh viên các lớp.
* Các bộ phận khác:
- Đội xe: Đƣa đón Ban giám đốc, cán bộ nhân viên, sinh viên đi công
tác, nghiên cứu thực tế theo kế hoạch của nhà trƣờng và nhiệm vụ đột xuất
cần hoàn thành sớm.
- Phòng Quản lý ký túc xá sinh viên: Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất,
trang thiết bị đƣợc nhà trƣờng giao cho, đảm bảo an toàn, có hiệu quả. Quản
lý sinh viên trật tự, ăn ở sinh hoạt trong nội bộ ký túc xá.
- Trung tâm Thông tin thƣ viện: Có chức năng nghiên cứu, cung cấp
thông tin, có trách nhiệm mua sắm, bảo quản và khai thác các loại tƣ liệu
phục vụ cho cán bộ giáo viên, học viên nghiên cứu giảng dạy và học tập.
- Tạp chí Báo chí và tuyên truyền: Là một đơn vị trực thuộc Giám đốc,
đƣợc phép của Nhà nƣớc, phản ánh tình hình hoạt động, xu hƣớng phát triển
những vấn đề thuộc lĩnh vực báo chí, tuyên truyền trong nội bộ Học viện và
trên phạm vi cả nƣớc.


23
- Văn phòng Đảng ủy: Theo dõi và nắm bắt tình hình các cán bộ, sinh

viên là đảng viên trong nhà trƣờng. Hƣớng dẫn một số vấn đề cụ thể về
nghiệp vụ công tác đảng viên cho các chi bộ thuộc Đảng bộ HVBCTT.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức nhƣ vậy, hàng năm
Học viện và các đơn vị khoa, phòng trực thuộc trong quá trình hoạt động của
mình đã sản sinh ra một khối lƣợng tài liệu tƣơng đối lớn, chúng tôi sẽ làm rõ
hơn hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của HVBCTT trong phần
tiếp theo của luận văn.
1.2. HỆ THỐNG VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA
HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN
Nhƣ chúng ta đã biết, văn bản quản lý là phƣơng tiện thiết yếu để các
cơ quan ghi lại và có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến các
đối tƣợng bị quản lý; đồng thời văn bản cũng là căn cứ, cơ sở để các cơ quan
theo dõi, kiểm tra hoạt động của các đơn vị cấp dƣới.
HVBCTT là một cơ quan hành chính sự nghiệp, chịu sự quản lý nhà
nƣớc trực tiếp của HVCTQGHCM (cơ quan chủ quản) và của Bộ GD-ĐT. Do
đó, cơ quan thƣờng xuyên phải tiếp nhận một số lƣợng lớn các văn bản quản
lý nhà nƣớc từ các cơ quan cấp trên gửi xuống và những văn bản của các đơn
vị, tổ chức khác gửi tới nhằm giao dịch và phối hợp hoạt động với HVBCTT.
Mặt khác, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, HVBCTT cũng phải
thƣờng xuyên ban hành các công văn, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động quản
lý đào tạo, nghiên cứu khoa học và ghi chép những thông tin, đề đạt, kiến
nghị gửi lên cơ quan cấp trên có thẩm quyền giải quyết, đồng thời gửi tới các
cơ quan, tổ chức cùng cấp nhằm mục đích giao dịch.
Nhƣ vậy cũng nhƣ tất cả các cơ quan, tổ chức, hệ thống văn bản hình
thành trong hoạt động của HVBCTT gồm hai khối:
- Văn bản đến.


24
- Văn bản đi.

1.2.1. Hệ thống văn bản đến
Trong các văn bản mà HVBCTT thƣờng xuyên tiếp nhận có thể chia
thành hai nguồn chính sau:
- Văn bản từ HVCTQGHCM.
- Văn bản từ các nơi khác tới.
Văn bản đến từ HVCTQGHCM:
Là cơ quan cấp trên trực tiếp của HVBCTT, HVCTQGHCM thƣờng
xuyên gửi các văn bản tới để chỉ đạo, hƣớng dẫn hoặc yêu cầu triển khai các
nhiệm vụ về đào tạo và quản lý.
Các văn bản của HVCTQGHCM gửi đến HVBCTT gồm các loại: Quyết
định, chỉ thị, và các công văn hành chính thông thƣờng do các vụ, văn phòng
thuộc HVCTQGHCM ban hành nhƣ: Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Quản lý khoa học,
Vụ Quan hệ quốc tế, Vụ Quản lý đào tạo, Văn phòng… Tuy nhiên, số lƣợng
các loại quyết định, chỉ thị, thông tƣ chiếm rất ít mà nhiều nhất là các công
văn hành chính. Nội dung các văn bản của HVCTQGHCM gửi đến HVBCTT
thƣờng đề cập các vấn đề cơ bản sau:
* Về vấn đề tổ chức bộ máy:
Trong vấn đề tổ chức, Giám đốc HVCTQGHCM đƣợc quyền quyết
định thành lập, giải thể, sáp nhập, chia tách các khoa, vụ, ban, phòng, trung
tâm nghiên cứu thuộc HVCTQGHCM và các Học viện khu vực I, II, III, IV
và HVBCTT; đồng thời đƣợc quyền quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị nói trên. Do đó, các văn bản do
HVCTQGHCM ban hành xuống HVBCTT về vấn đề tổ chức chủ yếu là các
quyết định cá biệt.
Ví dụ: Quyết định số 4335/QĐ của HVCTQGHCM ngày 2-8-005 về
việc chuyển tên PVBCTT thành HVBCTT.