Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




PHẠM THU HƢƠNG




NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
CHẤT LƢỢNG BẢN SAO MICROFILM
BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ




Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ
Mã số: 60.32.24



Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:
PGS.TS Đào Xuân Chúc

Hà Nội - 2013



2

MỤC LỤC


Đề mục
Nội dung
Trang




DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ ĐƯỢC SỬ DỤNG
TRONG ĐỀ TÀI
5

LỜI MỞ ĐẦU
8
1.
Mục đích, ý nghĩa của đề tài
8
2.
Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
9

3.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
10
4.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
11
5.
Nguồn tư liệu tham khảo
13
6.
Phương pháp nghiên cứu
14
7.
Bố cục của đề tài
15

Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BẢN SAO
MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ
17
1.1.
Khái niệm về bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ
17
1.1.1.
Khái niệm về bảo hiểm tài liệu lưu trữ
17
1.1.2.
Khái niệm về bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ
20
1.1.3.
Khái niệm về bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ

21
1.2.
Lập bản sao microfilm bảo hiểm bằng phương pháp chụp
microfilm
25
1.3.
Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng bản sao microfilm
bảo hiểm
30
1.3.1.
Độ phân giải
31
1.3.2.
Mật độ
33
1.3.3.
Hình ảnh
35
1.3.4.
Mức độ dư thừa hoá chất
37


3

1.4.
Nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm
38
1.5.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng bản sao microfilm

bảo hiểm
39
1.5.1.
Tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn lập bản sao microfilm
bảo hiểm
39
1.5.2.
Tài liệu được chụp microfilm
40
1.5.3.
Thiết bị chụp microfilm
41
1.5.4.
Thiết bị tráng rửa microfilm
42
1.5.5.
Phim sống
43
1.5.6.
Hoá chất tráng rửa
43
1.5.7.
Con người
44

Chương 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG BẢN SAO
MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở
VIỆT NAM
46
2.1.

Tình hình lập bản sao microfilm bảo hiểm
46
2.1.1.
Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lập bản sao microfilm
bảo hiểm
46
2.1.2.
Nhân lực thực hiện việc lập bản sao microfilm bảo hiểm
49
2.1.3.
Tài liệu lưu trữ được lập bản sao microfilm bảo hiểm
49
2.1.4.
Hệ thống dây chuyền thiết bị, vật tư, hoá chất, công cụ
dụng cụ để lập bản sao microfilm bảo hiểm
51
2.1.5.
Cơ sở vật chất khác phục vụ cho việc lập bản sao microfilm
bảo hiểm
57
2.1.6.
Quy định về chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm
58
2.2.
Thực trạng về chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm của
Việt Nam
60
2.2.1.
Kết quả kiểm tra chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm
60

2.2.2.
Nguyên nhân gây nên các sai sót/khiếm khuyết làm hạn chế
đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm
66


4

2.2.2.1.
Khiếm khuyết về độ phân giải
66
2.2.2.2.
Khiếm khuyết về mật độ
67
2.2.2.3.
Khiếm khuyết về hình ảnh
70
2.3.
Nhận xét, đánh giá về tình hình lập bản sao và chất lượng
bản sao microfilm bảo hiểm
74

Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
79
3.1
Nhóm giải pháp về xây dựng, hoàn thiện các văn bản về
bảo hiểm tài liệu lưu trữ
79

3.1.1.
Xây dựng tiêu chuẩn trong nước về lập bản sao microfilm
bảo hiểm
79
3.1.2.
Bổ sung hướng dẫn thực hiện quy trình lập bản sao bảo
hiểm
84
3.1.3.
Xây dựng bảng phân loại khiếm khuyết và nguyên nhân
86
3.2.
Nhóm giải pháp về kỹ thuật
89
3.2.1.
Xây dựng bảng tham chiếu mật độ chụp microfilm
89
3.2.2.
Làm thước đo trên bàn chụp của máy chụp microfilm
92
3.3.
Nhóm giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực
94
3.3.1
Đào tạo nhân lực quản lý
94
3.3.2.
Đào tạo nhân lực làm chuyên môn, nghiệp vụ
96
3.3.3.

Đào tạo nhân lực thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa
thiết bị thuộc dây chuyền lập bản sao microfilm bảo hiểm
97
3.4.
Nhóm các giải pháp khác
98
3.4.1.
Hợp tác quốc tế
98
3.4.2.
Đầu tư kinh phí
99

KẾT LUẬN
100

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
103

PHỤ LỤC
106


5

Phụ lục 1.
Hệ thống tiêu chuẩn của một số nước về chụp microfilm
107
Phụ lục 2.
Quy trình lập bản sao microfilm bằng máy lưỡng hệ

112
Phụ lục 3.
Biểu tổng hợp kết quả kiểm tra chất lượng phim
113

BẢNG BIỂU

Bảng 1.1.
Yêu cầu về độ phân giải tối thiểu theo tiêu chuẩn của
Singapore
32
Bảng 1.2.
Yêu cầu về mật độ nền theo tiêu chuẩn của Singapore
34
Bảng 1.3.
Yêu cầu về mật độ nền theo tiêu chuẩn của Mỹ
35
Bảng 2.1.
Yêu cầu về độ phân giải tối thiểu theo hướng dẫn của
Việt Nam
58
Bảng 2.2.
Số cuộn phim được sản xuất từ năm 2007 đến 2013
60
Bảng 2.3.
Kết quả thống kê về những sai sót, khiếm khuyết của bản
sao microfilm bảo hiểm ở nước ta
61
Bảng 2.4.
Kết quả thống kê về mức độ chất lượng của bản sao

microfim bảo hiểm ở nước ta
63
Bảng 3.1.
Phân loại khiếm khuyết và nguyên nhân
87
Bảng 3.2.
Kết quả bước đầu của bảng tham chiếu mật độ
91

HÌNH ẢNH

Hình 1.
Một số dạng cơ bản của microform
23
Hình 2.
Biểu đồ kiểm tra độ phân giải ISO số 2
32
Hình 3.
Máy lưỡng hệ Zeutschel OK300 (Đức)
52
Hình 4.
Máy tráng rửa Kodak Prostar (Mỹ)
53
Hình 5.
Các thiết bị kiểm tra chất lượng và nối phim
55
Hình 6.
Hoá chất tráng rửa và làm sạch máy tráng rửa
56
Hình 7.

Hoá chất kiểm tra Hypo
56



6

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ ĐƢỢC SỬ DỤNG
TRONG ĐỀ TÀI
(1)

STT
Tên thuật ngữ
Giải thích thuật ngữ
1.
Âm bản
Bản chứa các ký tự sáng trên một nền tối
(ngược lại với dương bản, là bản chứa các ký tự
tối trên một nền sáng)
2.
Biểu đồ kiểm tra độ
phân giải
Biểu đồ có chứa các mẫu đồ hoạ dùng để đánh
giá khả năng phân giải của hệ thống chụp
microfilm
3.
Cỡ phim
Kích thước chiều rộng của phim, thường có 3
cỡ phim: 16mm, 35mm và 105mm
4.

Cuộn phim/microfilm
Phim/microfilm có định dạng cuộn, có độ dài
khoảng từ 30,5 đến 65,5m được cuộn tròn vào
một lõi nhựa trơ
5.
Đánh blip
Chế độ đánh dấu các vệt đen cỡ to, trung bình
hoặc nhỏ lên phía trên từng khuôn phim để
nhận diện
6.
Định hướng ảnh
Xác lập hướng khuôn phim và hình ảnh trên
microfilm theo chiều dọc hoặc chiều ngang
7.
Độ phân giải
Khả năng của hệ thống chụp microfilm có thể
ghi lại các chi tiết phức tạp của tài liệu
8.
Đoạn cuối
Phần phim không được phơi sáng ở cuối cuộn
phim (sau ảnh cuối cùng được chụp trong một
cuộn phim)
9.
Đoạn đầu
Phần phim không được phơi sáng ở đầu cuộn
phim (trước ảnh đầu tiên được chụp trong một
cuộn phim)
10.
Khuôn phim/khuôn
hình/khuôn ảnh

Vùng phim được năng lượng bức xạ tác động
trong quá trình phơi sáng


7

STT
Tên thuật ngữ
Giải thích thuật ngữ
11.
Mã hoá khuôn phim
Cách thức để nhận diện khuôn phim (có thể
bằng cách đánh số, đánh blip, đánh chữ…lên
phía trên của từng khuôn phim)
12.
Mật độ
Mật độ dùng để chỉ mức độ tương phản giữa
các vùng sáng và tối của hình ảnh trên
microfilm và là cơ sở hình thành nên toàn bộ
hình ảnh trên microfilm
13.
Lớp nhũ tương
Là lớp có khả năng bắt ánh sáng cực nhạy, cấu
tạo nên microfilm, chứa các tinh thể bạc lơ
lửng trong gelatin (gelatin là chất lỏng trong
suốt không vị, dùng để chế tạo phim chụp ảnh)
14.
Microfilm/Vi
phim/Phim vi bản
Một loại của định dạng thu nhỏ (microform),

được sản xuất trên vật liệu phim
15.
Microform
Các loại vật liệu (phim hoặc giấy) có cùng đặc
điểm chung là mang thông tin cực nhỏ, khó đọc
được bằng mắt thường
16.
Nền phim
Một bộ phận cấu tạo nên microfilm, được làm
từ một loại vật liệu trên bề mặt được phủ một
lớp nhũ tương
17.
Nhân bản/sao
Việc tái tạo lại bản sao microfilm thế hệ thứ
nhất sang một bản sao microfilm thế hệ tiếp
theo
18.
Phim
Vật liệu phim nói chung
19.
Phim vật tư/phim sống
Phim chưa được phơi sáng
20.
Phơi sáng/rọi sáng
Phơi lớp nhạy sáng (của microfilm) dưới năng
lượng bức xạ để thu được một hình ảnh trên
phim từ một ảnh gốc bằng phương pháp chụp
ảnh (nói đến việc chụp phim)
21.
Thế hệ thứ nhất

Bản sao được sao trực tiếp từ tài liệu gốc (còn
được gọi là bản chủ)


8

STT
Tên thuật ngữ
Giải thích thuật ngữ
22.
Thế hệ thứ hai
Bản sao được sao từ thế hệ thứ nhất (còn được
gọi là bản sao)
23.
Tiêu chụp
Bản chỉ dẫn các thông tin về một cuộn phim
hoặc phản ánh những yếu tố bất thường về tình
trạng hồ sơ/tài liệu được chụp trong một cuộn
phim
24.
Tráng rửa/xử lý
Quá trình làm hiện hình ảnh trên microfilm
(sau khi phim đã được phơi sáng trên máy
chụp)
25.
Trình tự chụp phim
Trật tự các tiêu chụp và tài liệu được chụp
trong một cuộn phim
26.
Tỷ lệ thu nhỏ

Sự tương quan giữa kích thước của tài liệu gốc
và kích thước của ảnh chụp thu nhỏ, thể hiện số
lần kích thước của bản gốc được thu nhỏ trên
phim
27.
Vi ảnh
Hình ảnh thu nhỏ trên microfilm





9

MỞ ĐẦU

1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là khai thác và phát huy tối
đa giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho nghiên cứu khoa học và thực tiễn
cuộc sống. Để thực hiện được mục đích này, một trong những công việc cần
phải làm đó là bảo quản tài liệu gốc và tạo lập ra các bản sao bảo hiểm có chất
lượng cao đối với tài liệu gốc. Các bản sao này được xem là bản dự phòng
trong trường hợp tài liệu gốc bị huỷ hoại, có thể thay thế tài liệu gốc và khi
cần có thể được sao lưu thành nhiều bản sao thế hệ tiếp theo để phục vụ khai
thác, sử dụng lâu dài.
Một trong những công việc chủ yếu của bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở
nước ta là việc tạo lập ra các bản sao microfilm bảo hiểm đối với tài liệu giấy
có ứng dụng công nghệ microfilm. Công việc này được bắt đầu thực hiện từ
năm 2003, quá trình chụp thử nghiệm kéo dài từ năm 2003 đến năm 2006 và
đến năm 2007 đã được chính thức được phép thực hiện đại trà.

Với sự đầu tư bước đầu của nhà nước về trang thiết bị, máy móc, vật
tư, hoá chất, đào tạo nhân lực và xây dựng cơ sở hạ tầng hiện đại, việc tạo lập
các bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ta thực hiện tới nay đã
đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên với một sự đầu tư to lớn, chất
lượng bản sao microfilm được lập ra như thế nào, có đáp ứng được yêu cầu
của việc bảo quản, khai thác thông tin lâu dài hay không là một trong những
vấn đề rất được quan tâm.
Thực tế cho thấy, việc ứng dụng công nghệ microfilm để lập bản sao
microfilm bảo hiểm khá phức tạp. Để tạo lập ra một bản sao microfilm bảo
hiểm đạt chất lượng tốt, phải thực hiện rất nhiều các bước công việc theo quy
trình, hướng dẫn và những tiêu chuẩn nhất định, đồng thời phải sử dụng thành
thạo các loại máy móc thiết bị, hoá chất, công cụ, dụng cụ liên quan. Một
công việc vừa đòi hỏi phải nắm vững lý thuyết, vừa đòi hỏi tay nghề kỹ thuật
cao. So với kinh nghiệm của nhiều nước trên thế giới đã ứng dụng phương
pháp chụp microfilm để tạo lập ra các bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu
trữ hàng chục năm nay, thì kinh nghiệm lập bản sao microfilm bảo hiểm ở
nước ta còn rất ít, điều kiện làm việc cũng như điều kiện về nhân lực được


10

đầu tư bước đầu có hạn, trong khi đó yêu cầu công việc và chất lượng của bản
sao microfilm lại áp dụng các yêu cầu, tiêu chuẩn của ISO và một số nước lâu
năm trong lĩnh vực này như: Mỹ, Australia hay Singapore, nên chất lượng bản
sao microfilm bảo hiểm ở nước ta không tránh khỏi những hạn chế và đi cùng
với những hạn chế đó là sự tổn thất to lớn về công sức lao động, về thời gian,
vật tư, tiền của trong suốt quá trình tạo lập bản sao microfilm bảo hiểm.
Vì vậy, chúng tôi mong muốn nghiên cứu đề tài này, một mặt nhằm
nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm, đáp ứng được yêu cầu về
bảo quản, khai thác lâu dài thông tin tài liệu lưu trữ, đồng thời để giảm thiểu

những tổn thất không đáng có về công sức lao động và vật chất của nhà nước.
Bên cạnh đó, chúng tôi cũng mong muốn mang đến cho người đọc một cái
nhìn chi tiết hơn, cụ thể hơn về đặc thù công việc lập bản sao microfilm bảo
hiểm tài liệu lưu trữ, một công việc khá mới và thú vị trong ngành lưu trữ ở
nước ta hiện nay so với những công việc đã có từ lâu như chỉnh lý hay tu bổ,
phục chế tài liệu…
Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ bổ sung thêm phần nào về mặt lý luận
và nghiệp vụ trong công tác lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ.
Chúng tôi cũng hy vọng kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ có khả năng ứng
dụng cao vào thực tiễn công việc lập bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu
trữ đã và đang được triển khai tại Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc
gia và có thể sẽ được triển khai ở nhiều nơi khác trong tương lai.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Với tên gọi của đề tài, mục tiêu chúng tôi đặt ra là:
Thứ nhất, nghiên cứu tiêu chuẩn đánh giá chất lượng và các yếu tố
ảnh hưởng đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm.
Thứ hai, tìm hiểu thực trạng tình hình lập bản sao microfilm bảo hiểm
và chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta, những hạn chế và
nguyên nhân;
Thứ ba, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bản sao
microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Nhằm đạt được mục tiêu nghiên cứu trên, chúng tôi đưa ra các nhiệm
vụ nghiên cứu cụ thể như sau:


11

Thứ nhất, nghiên cứu hệ thống các văn bản quy phạm, quy định và hệ
thống thuật ngữ của ngành Lưu trữ về bảo hiểm tài liệu lưu trữ; qua đó đưa ra
được những khái niệm hoặc những cách giải thích liên quan đến các cụm từ:

“bảo hiểm tài liệu lưu trữ”, “bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ”, “bản sao
microfilm tài liệu lưu trữ”; giới thiệu các vấn đề liên quan đến bản sao
microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ như: phương pháp chụp microfilm bảo
hiểm, tiêu chí đánh giá chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm; các yếu tố
ảnh hưởng đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm.
Thứ hai, nghiên cứu hệ thống tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn lập bản
sao microfilm bảo hiểm và tiêu chí về chất lượng của bản sao microfilm bảo
hiểm trong và ngoài nước theo phương pháp chụp microfilm bằng máy chụp
tĩnh;
Thứ ba, khảo sát thực tế hệ thống máy móc, thiết bị lập bản sao
microfilm bảo hiểm; việc thực hiện quy trình, hướng dẫn thực hiện quy trình
và tài liệu lưu trữ của các phông đã được lập bản sao microfilm bảo hiểm ở
nước ta;
Thứ tư, nghiên cứu thực trạng chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm;
thống kê các sai sót/khiếm khuyết về chất lượng; tìm hiểu và xác định nguyên
nhân gây ra các sai sót/khiếm khuyết đó.
Và cuối cùng, đưa ra các giải pháp thích hợp để xử lý, khắc phục các
sai sót/khiếm khuyết nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ có thể được tạo lập theo
nhiều phương pháp, trên nhiều loại microfilm và bằng những thiết bị khác
nhau đối với nhiều loại tài liệu. Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài này, chúng tôi
chỉ đi vào nghiên cứu nâng cao chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm tài
liệu lưu trữ dạng cuộn, loại phim silver-gelatin trên nền polyester, đen trắng,
kích cỡ 35mm, thế hệ thứ nhất, được tạo lập theo phương pháp chụp
microfilm bằng máy chụp tĩnh đối với tài liệu (lưu trữ) hành chính và bản vẽ
kỹ thuật.
Đề tài chỉ nghiên cứu chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu
lưu trữ đã qua quá trình tạo lập (tức là microfilm đã được chụp và tráng rửa),

12

trước khi được đưa vào kho bảo quản. Đề tài không đi vào nghiên cứu chất
lượng bản sao microfilm bảo hiểm sau khi đã được đưa vào kho bảo quản.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Việc lập bản sao microfilm bảo hiểm đối với tài liệu giấy đã được nhiều
nước trên thế giới áp dụng trong hàng chục năm qua, chính bởi vậy vấn đề
chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm đã được nhiều nước trên thế giới
nghiên cứu và quy chuẩn hoá bằng các hệ thống tiêu chuẩn (xem chi tiết tại
Phụ lục 1 về Hệ thống tiêu chuẩn của một số nước trên thế giới). Tuy nhiên,
tìm hiểu lịch sử nghiên cứu về chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm ở nước
ta, chúng tôi thấy, mặc dù vấn đề bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã được quy phạm
hoá trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ từ cách đây hơn 30 năm tại Điều 5
- Chương II: " đối với những tài liệu đặc biệt quý, hiếm, tuyệt mật, phải lập
bản sao để bảo hiểm ", nhưng do điều kiện chung của cả nước còn nghèo,
ngành lưu trữ còn chưa phát triển nên việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ còn rất
hạn chế. Những bài viết, những công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến
lĩnh vực này cũng có rất ít.
Có thể kể đến một số bài viết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ đăng trên Tạp
chí Lưu trữ Việt Nam từ năm 1988 đến nay như sau:
Bài viết: "Những yêu cầu cơ bản về việc thành lập phông bảo hiểm tài
liệu lưu trữ quốc gia" của tác giả Dương Văn Khảm (năm 1988) đề cập đến sự
cần thiết phải lập phông bảo hiểm và nêu yêu cầu chung đối với việc bảo
hiểm tài liệu lưu trữ.
Bài viết: "Giải pháp công nghệ trong việc bảo hiểm và quản lý khối tài
liệu Châu bản" của tác giả Lê Văn Năng và Nguyễn Duy Phương (năm 1996)
giới thiệu về việc ứng dụng công nghệ số hoá vào bảo hiểm và quản lý tài liệu
Châu bản.
Bài viết: "Ứng dụng công nghệ thông tin multimedia để lập phông bảo

hiểm Châu bản triều Nguyễn trên đĩa CD-ROM” của tác giả Ngô Thiếu Hiệu
(năm 1997) nêu lên những kết quả đạt được sau một thời gian ứng dụng công
nghệ số hoá để bảo hiểm khối tài liệu Châu bản triều Nguyễn.
Bài viết: “Vấn đề hiện đại hoá công tác lưu trữ ở Trung Quốc” của tác
giả Võ Văn Đàng và Nghiêm Kỳ Hồng (năm 2000), trong đó có nói quy trình
sơ lược của chụp vi phim và ưu điểm của việc vi phim hoá tài liệu lưu trữ.


13

Bài viết: “Kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia của Pháp” của tác
giải Vũ Thị Minh Hương (năm 2000) giới thiệu nhiệm vụ, địa điểm, sơ đồ bố
trí, nhân sự, việc thu thập và một số thiết bị lập bản sao bảo hiểm của Kho bảo
hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia của Pháp.
Bài viết: "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia - một vấn đề cấp thiết đặt
ra" của tác giả Nguyễn Đăng Khải và Nguyễn Cảnh Đương (năm 2002) một
lần nữa khẳng định sự cần thiết phải lập phông bảo hiểm và nêu những việc
đã và còn phải làm trong việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Những bài viết trên mới chỉ phần nào cho ta thấy những nét cơ bản về
công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở góc độ quản lý, còn quá ít thông tin về
nghiệp vụ lập bản sao microfilm bảo hiểm, đặc biệt là về chất lượng bản sao
microfilm bảo hiểm hiện nay.
Ngoài những bài viết trên, không thể không kể đến Đề án Bảo hiểm
tài liệu lưu trữ Quốc gia được xây dựng bởi Ban Xây dựng Đề án Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước được Chính phủ phê duyệt vào năm 2005. Đề án
phân tích tính cấp thiết của việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ, phân tích lựa chọn
giải pháp công nghệ lập microfilm bảo hiểm cho 12 triệu trang tài liệu giấy,
lựa chọn mua sắm hệ thống thiết bị và phân chia khối lượng thực hiện đến
năm 2010, sau đó được Chính phủ gia hạn đến năm 2015. Nhưng đề án hoàn
toàn không đề cập đến vấn đề chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm.

Các giáo trình giảng dạy về công tác lưu trữ cũng ít đề cập đến công
tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Chưa có giáo trình nào nói đến nghiệp vụ cụ thể
của việc lập bản sao microfilm bảo hiểm hay chất lượng của bản sao
microfilm bảo hiểm.
Cũng chưa có đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, cấp bộ nào về
vấn đề này. Cho đến nay, mới chỉ có 02 đề tài nghiên cứu ở trình độ thạc sỹ
và cử nhân có liên quan đến việc lập bản sao microfilm bảo hiểm, đó là:
Luận văn thạc sĩ khoa học năm 2003 của tác giả Nguyễn Thị Tâm
nghiên cứu về "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia", trong đó có nêu giải pháp ứng dụng công nghệ số hoá và công
nghệ microfilm vào lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu giấy.Trong luận văn
này, tác giả đi sâu nghiên cứu và xây dựng quy trình và danh mục thiết bị lập


14

bản sao bảo hiểm bằng hai công nghệ microfilm và số hoá, chứ không nghiên
cứu chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm.
Và khoá luận cử nhân của chính tác giả về “Thử nghiệm lập bản sao
bảo hiểm bằng công nghệ microfilm đối với tài liệu giấy tại Trung tâm Bảo
hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia - Thực trạng và giải pháp” vào năm 2006.
Trong khoá luận này, tác giả có đề cập đến quá trình và kết quả thử nghiệm
lập bản sao bảo hiểm bằng công nghệ chụp microfilm đối với tài liệu giấy tại
Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia, trong đó tác giả cũng dành một
phần đánh giá về chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm. Tuy nhiên, chất
lượng bản sao microfilm bảo hiểm lúc đó mới ở giai đoạn thử nghiệm, chưa
thực hiện chính thức và đại trà, việc đánh giá chất lượng chỉ dừng lại ở mức
sơ bộ và chiếm một phần nhỏ trong đánh giá tổng thể cả quá trình thử nghiệm
lập bản sao bảo hiểm.
Có thể nói đề tài luận văn này không trùng lặp với bất cứ đề tài nghiên

cứu nào khác, đây là một đề tài mới và được xem là một bước tiếp của khoá
luận cử nhân nói trên, đánh giá sâu vào chất lượng bản sao microfilm bảo
hiểm của giai đoạn sau thử nghiệm (là giai đoạn chính thức triển khai ở diện
rộng) để thấy được những kết quả đạt được cũng như những hạn chế nhất
định của việc lập bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta, từ đó có những giải
pháp thích hợp tiếp theo.
5. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã nghiên cứu nhiều nguồn tư liệu,
tài liệu khác nhau, bao gồm:
Thứ nhất là nguồn tư liệu, tài liệu về lý luận, gồm: giáo trình về công
tác lưu trữ; các bài viết trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, các đề tài nghiên cứu
về bảo hiểm tài liệu lưu trữ, Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia (do Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng) được Chính phủ phê duyệt thực hiện
trong giai đoạn từ 2005 đến 2010 và được gia hạn đến năm 2015.
Thứ hai là nguồn tư liệu, tài liệu về pháp lý, gồm:
Các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ và bảo hiểm tài
liệu lưu trữ như: Luật Lưu trữ năm 2011, Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ
Quốc gia năm 1982, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị định hướng
dẫn chi tiết thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;


15

Các văn bản quy định về việc hướng dẫn xác định, lựa chọn và thống
kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm; quy định về phạm vi, đối tượng,
phương thức và tỷ lệ tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm và quy định về quy trình,
hướng dẫn thực hiện quy trình lập bản sao bảo hiểm bằng máy lưỡng hệ của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
Thứ ba là các báo cáo, khảo sát thực tế về máy móc, thiết bị, chất
lượng bản sao microfilm bảo hiểm của Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ

quốc gia và của các đoàn đi khảo sát nước ngoài của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước; các báo cáo đánh giá về việc ứng dụng công nghệ microfilm của
Lưu trữ Quốc gia Singapore; các báo cáo, khảo sát thực tế về tài liệu lưu trữ
thuộc diện bảo hiểm của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; các bài viết về bảo
hiểm tài liệu lưu trữ và nghiệp vụ lập bản sao bảo hiểm trong Tạp chí Lưu trữ
Việt Nam và trong các kỷ yếu hội thảo khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước.
Ngoài các nguồn tư liệu trên, chúng tôi còn tham khảo các nguồn tư
liệu của nước ngoài như: hệ thống tiêu chuẩn, hướng dẫn về chụp microfilm
bảo hiểm của Singapore, Đức và Mỹ; các bài viết trên các tạp chí nước ngoài,
trên mạng internet và những tư liệu thu thập được trong các chuyến đi học tập
tại Singapore về ứng dụng công nghệ microfilm để lập bản sao bảo hiểm đối
với tài liệu giấy.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để giải quyết một cách khoa học những vấn đề mà đề tài đặt ra, chúng
tôi luôn phải đứng trên quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của
chủ nghĩa Mác - Lê nin, không xem xét, đánh giá phiến diện mà phải có cái
nhìn biện chứng trong việc nghiên cứu giải pháp nâng cao chất lượng bản sao
microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh đó, chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu
khác, gồm: phương pháp khảo sát; phương pháp thống kê; phương pháp phân
tích, tổng hợp; phương pháp thử nghiệm.
Phương pháp khảo sát giúp chúng tôi tiếp cận được với những vấn đề
sau:
- Thực tế quy trình lập bản sao microfilm bảo hiểm;


16

- Hệ thống máy móc thiết bị, vật tư, hoá chất, công cụ, dụng cụ phục

vụ cho việc lập bản sao microfilm bảo hiểm;
- Đặc điểm, tình trạng vật lý tài liệu lưu trữ trong các phông đã, đang
và sẽ được lập bản sao microfilm bảo hiểm;
- Cơ sở, vật chất phục vụ cho việc lập bản sao microfilm bảo hiểm,
Từ đó giúp chúng tôi có thể hiểu được những yếu tố liên quan, ảnh
hưởng đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm; đặc biệt là tiếp cận được
các cuộn microfilm bảo hiểm đã được tạo lập để tìm hiểu chi tiết về chất
lượng của các cuộn phim này.
Chúng tôi sử dụng phương pháp thống kê trong việc thống kê các đặc
điểm, tình trạng vật lý của tài liệu được lập bản sao microfilm bảo hiểm để là
cơ sở xây dựng bảng tham chiếu mật độ; thống kê số lượng và các lỗi của các
cuộn microfilm để xác định những mức độ và tần xuất lỗi cần khắc phục.
Với phương pháp phân tích, tổng hợp, chúng tôi tiến hành phân tích,
đánh giá và tổng hợp những thông tin thu được qua kết quả khảo sát, thống
kê, từ đó chúng tôi rút ra được những bài học kinh nghiệm và có cơ sở đề xuất
những giải pháp hợp lý và khả thi.
Khi đưa ra giải pháp xây dựng bảng thông số chụp microfilm tài liệu
và bảng thông số quét tài liệu, chúng tôi phải sử dụng phương pháp thử
nghiệm để chụp microfilm nhiều tài liệu khác nhau, trên cơ sở đó phát hiện
mối liên hệ giữa tài liệu và cách cài đặt thông số chụp phim phù hợp.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài mở đầu và kết luận, đề tài có bố cục gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Những vấn đề chung về bảo hiểm tài liệu lưu trữ và bản
sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Ở chương này, chúng tôi đề cập đến những vấn đề sau:
- Khái niệm về bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
- Lập bản sao bảo hiểm bằng phương pháp chụp microfilm;
- Những vấn đề liên quan đến tiêu chuẩn đánh giá và các mức độ chất
lượng bản sao microfilm bảo hiểm. Ngoài ra chúng tôi còn đề cập đến các yếu
tố ảnh hưởng đến chất lượng bản sao bảo hiểm như: yếu tố về tiêu chuẩn, quy

trình, hướng dẫn; yếu tố về máy móc, thiết bị, vật tư, hoá chất, công cụ, dụng


17

cụ; yếu tố về tài liệu lưu trữ, yếu tố về con người và các yếu tố về cơ sở vật
chất khác như: môi trường, điều kiện làm việc…
Chương 2: Thực trạng về chất lượng microfilm bảo hiểm
Tại chương này, chúng tôi trình bày thực trạng và nhận xét về tình
hình lập bản sao microfilm bảo hiểm, gồm: việc áp dụng các tiêu chuẩn, quy
trình, hướng dẫn lập bản sao microfilm bảo hiểm; nhân lực thực hiện; thiết bị,
máy móc, vật tư, hoá chất, công cụ, dụng cụ phục vụ cho việc lập bản sao
microfilm bảo hiểm; tài liệu lưu trữ được lập bản sao microfilm bảo hiểm; và
các điều kiện cơ sở hạ tầng khác liên quan.
Trong chương này, chúng tôi nhấn mạnh về thực trạng chất lượng bản
sao microfilm bảo hiểm thông qua việc nghiên cứu các biểu tổng hợp kết quả
kiểm tra chất lượng các cuộn microfilm. Qua đây, chúng tôi đánh giá những
mặt hạn chế về chất lượng, phân tích nguyên nhân của những hạn chế đó.
Chương 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng microfilm bảo hiểm
Qua việc đánh giá thực trạng chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm ở
chương 2, trong chương 3 này, chúng tôi đề xuất các nhóm giải pháp nhằm
nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm, đó là: nhóm giải pháp về
xây dựng, hoàn thiện các văn bản về bảo hiểm tài liệu lưu trữ; nhóm giải pháp
về thiết bị, kỹ thuật; nhóm giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực; và
nhóm các giải pháp khác.
Qua luận văn này, cho phép tác giả được gửi lời cảm ơn chân thành tới
các cơ quan: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu
lưu trữ quốc gia, Trung tâm Khoa học Văn thư và Lưu trữ, các Trung tâm Lưu
trữ quốc gia cùng tất cả các thầy giáo, cô giáo, đồng nghiệp và các bạn đã
giúp đỡ tác giả hoàn thành việc nghiên cứu đề tài này. Đặc biệt, tác giả xin

được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS. Đào Xuân Chúc - người đã tận tình
trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện đề tài để tác giả có thể đạt kết quả nhất
định như ngày hôm nay.
Hà Nội, ngày tháng năm 2013
Tác giả

Phạm Thu Hƣơng


18

Chƣơng 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BẢN SAO MICROFILM
BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ

1.1. Khái niệm về bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lƣu trữ
Sau khi nghiên cứu và học tập mô hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ của
Lưu trữ nhiều nước trên thế giới, Lưu trữ nước ta cũng đã từng bước xây
dựng mô hình này phù hợp với điều kiện tình hình thực tế trong nước. Mô
hình này đã trở thành hiện thực đánh dấu bằng sự ra đời của Trung tâm Bảo
hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vào
năm 2001 với chức năng tiếp nhận, lập bản sao bảo hiểm, bảo quản, tổ chức
khai thác sử dụng phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ của các Trung tâm Lưu trữ
quốc gia, của các cơ quan, tổ chức lưu trữ khác có nhu cầu. Việc bảo hiểm tài
liệu lưu trữ đã nhận được nhiều sự quan tâm, đầu tư và cho đến nay đang từng
bước phát triển. Mặc dù vậy, so với các lĩnh vực khác của ngành Lưu trữ như:
thu thập, chỉnh lý hay bảo quản tài liệu lưu trữ, bảo hiểm tài liệu lưu trữ vẫn
được xem là lĩnh vực còn non trẻ với sự hạn chế về kinh nghiệm và chưa
được nhiều người biết đến.
Để hiểu rõ về khái niệm „bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟,

trước hết chúng tôi làm rõ khái niệm về „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ và „bản sao
bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟.
1.1.1. Khái niệm về bảo hiểm tài liệu lưu trữ:
Có khá nhiều cách hiểu khác nhau về cụm từ „bảo hiểm tài liệu lưu
trữ‟ như sau:
Căn cứ vào nghĩa thứ nhất của từ „bảo hiểm‟ (tra vào cuốn Đại từ điển
Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý làm chủ biên, được Nhà Xuất bản Văn hoá –
Thông tin xuất bản vào năm 1999) [17, tr. 110], có nghĩa là giữ, phòng để
khỏi xảy ra tai nạn nguy hiểm. Như vậy, „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ có thể hiểu
là giữ, phòng khỏi xảy ra các rủi ro, nguy hiểm cho tài liệu lưu trữ. Với cách
hiểu này, bảo hiểm tài liệu lưu trữ phần nào giống như bảo quản, bảo vệ tài
liệu lưu trữ, đều là để giữ, phòng cho tài liệu lưu trữ không bị gặp các nguy cơ
rủi ro, nguy hiểm.


19

Căn cứ vào nghĩa thứ hai của từ "bảo hiểm" là sự trợ giúp hay đền bù
về vật chất khi đau ốm, tai nạn, trong trường hợp đương sự tham gia hoạt
động bảo hiểm, „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ có thể được hiểu là sự đền bù về
vật chất khi tài liệu lưu trữ gặp rủi ro nếu tài liệu lưu trữ tham gia vào hoạt
động bảo hiểm. Cách hiểu này tương tự với quan niệm của Lưu trữ Liên bang
Nga về „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟, xem đó là sự trợ giúp, đền bù về vật chất
khi một tài liệu lưu trữ nào đó bị rủi ro dưới hình thức mua bảo hiểm cho tài
liệu lưu trữ. Theo cuốn: „Các quy tắc công tác của các cơ quan lưu trữ nhà
nước Liên bang Nga‟ thì „…trong trường hợp bản gốc, bản chính đã được
mua bảo hiểm bị mất mát hoặc hư hỏng khi đưa ra trưng bày triển lãm thì cơ
quan bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường thiệt hại vật chất cho cơ quan lưu
trữ. Việc định mức giá bảo hiểm tài liệu phải tương ứng với giá trị tài liệu
được bảo hiểm do các chuyên gia lưu trữ phối hợp với chuyên gia bảo tàng,

thư viện và khảo cổ tiến hành. Kết quả xác định mức giá bảo hiểm tài liệu
phải được lập thành biên bản và trình lên cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên…‟
[20, tr. 41]. Tuy nhiên, cách hiểu này không được phổ biến trong các cơ quan
lưu trữ của các nước trên thế giới cũng như ở Việt Nam vì tài liệu lưu trữ
không thể mua được lại bằng tiền, tài liệu lưu trữ thường chỉ có một bản, nếu
bị huỷ hoại là mất hết, nếu bù lại được bằng tiền thì ngành lưu trữ có lẽ không
cần đến công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Theo Khoản 7, Điều 2, Chương I Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm
2001 của nước ta, khái niệm về "bảo hiểm tài liệu lưu trữ" được pháp quy hoá
như sau: "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là việc thực hiện các biện pháp sao chụp,
bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt, tách rời bản
chính, bản gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm nhằm bảo vệ an toàn
tài liệu đó". Theo quy định này, „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ được hiểu là một
lĩnh vực công tác của ngành Lưu trữ, là một nghiệp vụ thống nhất gồm các
công việc nối tiếp nhau là sao chụp tài liệu lưu trữ thuộc diện quý, hiếm và
bảo quản bản sao bảo hiểm trong kho lưu trữ chuyên dụng, tách rời với bản
chính, bản gốc nhằm bảo vệ an toàn cho tài liệu gốc. Do trong điều kiện kinh
tế hạn chế nên việc sao chụp tài liệu ở đây chỉ đề cập đến đối tượng tài liệu là
những tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. Những tài liệu đặc biệt quý, hiếm
được ưu tiên thực hiện bảo hiểm tài liệu trước.


20

Trên thực tế, việc thực hiện sao chụp và bảo quản chỉ là hai trong số
nhiều công việc thuộc về bảo hiểm tài liệu lưu trữ, ngoài ra còn nhiều công việc
khác như: xây dựng kế hoạch ngắn và dài hạn về bảo hiểm tài liệu lưu trữ ; xây
dựng các văn bản quy định tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn về lập bản sao bảo
hiểm tài liệu lưu trữ; hướng dẫn về lựa chọn tài liệu để lập bản sao bảo hiểm;
việc khai thác, sử dụng bản sao bảo hiểm; việc xây kho bảo hiểm v.v… nhưng

những nội dung này chưa được đề cập đến trong nội hàm của khái niệm trên.
Một quan điểm khác cũng theo hướng coi „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ là
một công tác của ngành Lưu trữ, đó là quan điểm của tác giả PGS- TS Dương
Văn Khảm trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam
xuất bản năm 2011 bởi Nhà Xuất bản Văn hoá – Thông tin, „bảo hiểm tài liệu
lưu trữ‟ là ‘tổng hợp các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu đề phòng sự cố
làm hư hại tài liệu lưu trữ bản gốc, đồng thời phục vụ yêu cầu khai thác tài
liệu được thuận tiện’ [9, tr. 50]. „Bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ theo khái niệm này
được hiểu rộng hơn, bao trùm khái niệm được quy định trong Pháp lệnh Lưu
trữ quốc gia năm 2001. Theo cách hiểu này, việc thực hiện sao chụp tài liệu
lưu trữ và bảo quản bản sao tách rời bản gốc chỉ là hai trong số các biện pháp
nhằm bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ, ngoài ra còn nhiều biện pháp khác
đã được tác giả khái quát lên thành „tổng hợp các biện pháp bảo quản an toàn
tài liệu‟. Đối tượng bảo hiểm tài liệu lưu trữ hướng đến là toàn bộ tài liệu lưu
trữ, không chỉ bó hẹp đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. Tuy nhiên,
với cách hiểu này, phạm vi của „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ lại có vẻ như quá
rộng, bao trùm cả việc bảo quản tài liệu lưu trữ, chưa nêu rõ được bản chất,
tính đặc thù của công việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ta.
Tìm hiểu quan điểm về khái niệm này ở lưu trữ một số nước trên thế
giới như Mỹ, Úc, Singapore, chúng tôi nhận thấy các nước ứng dụng những
công nghệ nhất định để tạo lập ra các bản sao của tài liệu gốc nhằm bảo quản
lâu dài thông tin trong tài liệu gốc bằng cách định dạng lại tài liệu gốc trên
một vật mang tin có tuổi thọ lâu bền, rồi áp dụng các biện pháp nhân sao, bảo
quản, sử dụng đối với bản sao được tạo lập đó theo một chế độ riêng, tách rời
với tài liệu gốc. Người ta coi tất cả các công việc đó là „bảo quản tài liệu lưu
trữ‟. Khi ta học tập mô hình công việc này, để tránh trùng lặp và lẫn lộn với
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đã có, ta sử dụng cụm từ „bảo hiểm tài liệu
lưu trữ‟.

21

Như vậy, qua nhiều cách hiểu về „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ như trên,
có hai quan điểm đang được sử dụng rộng rãi trong công tác Lưu trữ ở nước
ta cũng như Lưu trữ các nước trên thế giới, đó là :
Thứ nhất, ‘bảo hiểm tài liệu lưu trữ’ là giữ, phòng để khỏi xảy ra
rủi ro đối với tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, ‘bảo hiểm tài liệu lưu trữ’ được xem là một lĩnh vực công
tác của ngành Lưu trữ. Bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo quan điểm này được
hiểu là việc thực hiện các biện pháp để tạo ra bản sao của tài liệu gốc; bảo
quản, bảo vệ và phục vụ khai thác sử dụng các bản sao đó.
1.1.2. Khái niệm về bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ
„Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ có thể được hiểu nôm na theo nghĩa
của từ như sau: „Bản sao‟ (theo Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý làm
chủ biên, được Nhà Xuất bản Văn hoá – Thông tin xuất bản vào năm 1999)
[17, tr. 93] có nghĩa là bản sao ra từ bản gốc. Ghép với nghĩa của cụm từ „bảo
hiểm tài liệu lưu trữ‟ theo cách hiểu thứ hai như trên thì „bản sao bảo hiểm tài
liệu lưu trữ‟ có nghĩa là bản sao từ tài liệu gốc để giữ, phòng khỏi xảy ra rủi
ro đối với tài liệu lưu trữ.
Ngoài ra, có một vài khái niệm khác về „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu
trữ‟ đã được đề cập đến, chẳng hạn tác giả PGS-TS Dương Văn Khảm nêu
trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam (xuất bản
năm 2011 bởi Nhà Xuất bản Văn hoá – Thông tin) của mình về khái niệm này
như sau: „bản sao bảo hiểm (tài liệu lưu trữ) là bản sao dự phòng từ bản gốc,
bản chính của tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm để thực hiện bảo hiểm tài
liệu lưu trữ [9, tr. 36]. Cách hiểu về „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ theo
khái niệm này cũng tương tự như cách hiểu đầu tiên, cũng là bản sao từ tài
liệu là bản chính, bản gốc với mục đích dự phòng khi xảy ra rủi ro đối với tài
liệu gốc. Tuy nhiên, phạm vi được coi là „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟
hẹp hơn, chỉ những bản sao được sao từ bản chính, bản gốc của tài liệu đặc

biệt quý, hiếm mới được coi là „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟.
Khái niệm „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ cũng đã được nêu rất rõ
trong Luật Lưu trữ (được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và
ban hành vào ngày 25 tháng 11 năm 2011). Theo cách giải thích từ ngữ tại
Điều 2 của Luật thì: „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu


22

trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng
khi có rủi ro đối với tài liệu lưu trữ’. Với khái niệm này, bản sao bảo hiểm tài
liệu lưu trữ cũng được giải thích là bản sao từ tài liệu gốc. Tuy nhiên khái niệm
này còn quy định thêm việc tạo ra bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ không phải
thực hiện một cách tự do mà cần phải tuân theo những phương pháp, tiêu chuẩn
được quy định để bản sao bảo hiểm đó có được giá trị pháp lý nhất định. Theo
chúng tôi, đây là cách hiểu đầy đủ và hợp lý hơn cả.
1.1.3. Khái niệm về bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Trên cơ sở khái niệm về “bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ”, “bản sao
microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ” được hiểu là bản sao từ tài liệu lưu trữ
theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định trên vật mang tin là microfilm nhằm
dự phòng khi có rủi ro đối với tài liệu lưu trữ. Nói theo cách khác: vật mang tin
bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là microfilm nên được gọi là bản sao
microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ. („Bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu
trữ‟ sau đây được gọi tắt là „bản sao microfilm bảo hiểm‟).
Tại sao lại lựa chọn microfilm làm vật mang tin cho bản sao bảo
hiểm tài liệu lưu trữ?
Tình hình thực tế cho thấy, số lượng tài liệu lưu trữ nói chung, tài liệu
giấy nói riêng đang được bảo quản tại các thư viện và cơ quan lưu trữ trong
tình trạng hư hỏng, ảnh hưởng đến khả năng khai thác, sử dụng tương đối
nhiều. Mặc dù cho đến nay, nhiều nơi đã có điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ

tốt hơn rất nhiều so với trước đây và đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm kéo dài
tuổi thọ cho tài liệu như: tu bổ, phục chế tài liệu; khử axit, khử trùng tài liệu;
các biện pháp chống mối mọt, côn trùng; duy trì nhiệt độ, độ ẩm bảo quản thích
hợp… thì khả năng lão hoá tự thân của tài liệu cũng chỉ cho phép tài liệu đạt
được đến một tuổi thọ nhất định. Đối với tài liệu giấy, nếu là chất lượng giấy
tốt và trong điều kiện bảo quản tốt thì tuổi thọ có thể đạt được từ 80 đến 100
năm. Tuy nhiên trên thực tế, tuổi thọ đó có thể ngắn hơn nhiều nếu xảy ra
những yếu tố rủi ro và hư hỏng trong quá trình bảo quản và sử dụng. Chính vì
thế, bảo hiểm tài liệu lưu trữ hướng đến mục tiêu là tạo lập ra các bản sao mang
tính dự phòng trong trường hợp tài liệu gốc bị hư hỏng, khó hoặc không có khả
năng phục vụ khai thác thông tin. Nhờ vào bản sao bảo hiểm này, ta có thể khai
thác được thông tin chứa đựng trong tài liệu gốc. Và từ bản sao bảo hiểm này,


23

ta có thể nhân sao ra nhiều bản sao khác để phục vụ khai thác sử dụng, tránh sử
dụng trực tiếp đến tài liệu gốc. Xuất phát từ vài trò này, khi lập bản sao bảo
hiểm, người ta cần phải xem xét đến khả năng chứa đựng thông tin và tuổi thọ
của bản sao bảo hiểm, xem xét phương pháp, công nghệ, tiêu chuẩn để tạo lập
nên bản sao bảo hiểm đó, và đặc biệt là giá trị pháp lý của bản sao bảo hiểm để
khi không còn tài liệu gốc, bản sao bảo hiểm được thừa nhận có thể thay thế tài
liệu gốc một cách hợp pháp.
Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ có thể được tạo lập trên các vật mang
tin như là giấy, CD, DVD, ổ cứng, thẻ nhớ USB, thiết bị lưu trữ mạng v.v…
nhưng tại sao lại lựa chọn microfilm?
Như đã đề cập ở trên, khi lập bản sao bảo hiểm, người ta cần xem xét
đến khả năng chứa đựng thông tin và tuổi thọ của bản sao bảo hiểm. Một trong
những yêu cầu đối với vật mang tin bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là phải ổn
định và lâu bền để có thể đáp ứng được yêu cầu bảo quản thông tin lâu dài.

Dựa trên các kết quả nghiên cứu về giấy, trừ tuổi thọ của một số loại
giấy đặc biệt như: giấy papyrus của Châu Âu, giấy dó lụa của Trung Quốc,
giấy dó của Việt Nam có tuổi thọ có thể lên đến hàng trăm năm, còn lại hầu hết
các loại giấy thông thường có tuổi thọ khoảng từ 80 đến 100 năm. Tuổi thọ của
giấy bị hạn chế là do phương pháp chế tạo và đặc điểm lý hoá của những chất
cấu thành tạo nên, chưa nói đến điều kiện bảo quản, khai thác sử dụng yếu
kém.
Khoa học công nghệ phát triển, mở ra công nghệ số hoá, mang lại
những bước tiến lớn trong lĩnh vực số hoá tài liệu lưu trữ, tạo ra các bản sao tài
liệu lưu trữ dưới dạng số trên những vật mang tin khác nhau như: CD, DVD, ổ
cứng, thẻ nhớ USB, thiết bị lưu trữ mạng… nhưng vấn đề tuổi thọ của những
vật mang tin này cũng không đáp ứng được yêu cầu khắt khe của công tác bảo
quản. Theo một số tài liệu tham khảo, tuổi thọ của một số vật mang tin trên như
sau:
- Đĩa CD có tuổi thọ là 5 năm;
- Đĩa DVD có tuổi thọ là 8 năm;
- Ổ cứng (HDD) có tuổi thọ là 10 năm;
- Thiết bị lưu trữ mạng (NAS) có tuổi thọ là 20 năm;


24

- Băng từ có tuổi thọ là 25 năm [18, tr. 71].
Tất nhiên, tuổi thọ thực tế của các vật mang tin trên có thể ngắn hoặc dài
hơn vì còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: chủng loại, chất lượng sản xuất,
điều kiện bảo quản và cách thức sử dụng. Nhưng nếu làm một phép so sánh
đơn giản, tuổi thọ của giấy còn cao hơn nhiều so với tuổi thọ những vật mang
tin trên. Vậy liệu có nên sử dụng các vật mang tin trên để làm bản sao bảo hiểm
cho tài liệu giấy?
Vậy microfilm là vật mang tin như thế nào? Có hai thuật ngữ cần nói

đến, đó là “microform” và “microfilm”. Thuật ngữ “microform” (dịch sang
tiếng Việt là “dạng thu nhỏ”) được sử dụng để nói đến các chất liệu tài liệu là
phim hoặc giấy, có đặc điểm chung là mang thông tin cực nhỏ khó có thể đọc
được bằng mắt thường. Thuật ngữ “microfilm” (dịch sang tiếng Việt là “vi
phim”) được sử dụng để nói một loại thu nhỏ cơ bản nhất của microform (có ba
loại cơ bản của microform là: microfilm (dạng cuộn), aperture cards và
microfiche (đều là dạng tấm). (Xem hình 1).

Hình 1: Một số dạng cơ bản của microform


Microfilm được sử dụng rộng rãi trong các thư viện và lưu trữ của nhiều
nước trên thế giới, là phương tiện truyền và bảo quản thông tin tương đối gọn
nhẹ. Microfilm khác so với hầu hết các loại chất liệu tài liệu in ấn thông thường


25

là chúng được sản xuất trên phim và việc đọc chúng yêu cầu phải sử dụng các
thiết bị đặc biệt để phóng lớn hình ảnh.
Microfilm được làm ra từ vật liệu phim. Phim để làm ra microfilm bao
gồm một lớp bắt sáng cực nhạy và mỏng, phủ lên trên một nền phim bằng nhựa
trong suốt, nền phim này có tác dụng hỗ trợ cho lớp bắt sáng cực nhạy đó. Lớp
bắt sáng còn được gọi là lớp mang thông tin vì hình ảnh sẽ được ghi vào lớp
bắt sáng sau khi được phơi sáng (tức là sau khi được chụp phim) và xử lý (tức
là sau khi được tráng rửa).
Microfilm được sản xuất trên nhiều loại phim có đặc điểm lý hoá khác
nhau nên đặc điểm của lớp mang thông tin và nền phim cũng khác nhau. Có ba
loại lớp mang thông tin được dùng trong sản xuất microfilm, đó là: silver-
gelatin, diazo và vesticular. Có hai loại nền phim chính để hỗ trợ các lớp mang

thông tin này là: cellulose ester và polyester. Chính bởi các đặc tính lý hoá khác
nhau của lớp mang thông tin và nền phim nên mỗi loại phim có độ bền và tuổi
thọ khác nhau. Kết quả của các cuộc thử nghiệm hoá già cho thấy phim silver-
gelatin có độ bền và ổn định hơn các loại phim khác nên tuổi thọ có thể lên đến
500 năm hoặc hơn nếu được xử lý tốt và được bảo quản trong môi trường bảo
quản tối ưu và được coi là phim lưu trữ, thích hợp cho việc lập bản sao bảo
hiểm đối với những tài liệu có giá trị lâu dài và vĩnh viễn. Phim diazo và phim
vesticular theo kinh nghiệm chỉ có tuổi thọ khoảng 30 năm, không được
khuyến cáo sử dụng như là phim lưu trữ. Hai loại phim này thường được sử
dụng để làm phim sao, sao từ phim gốc (là phim lưu trữ) ra nhiều bản nhằm
phục vụ khai thác, sử dụng.
Trên thực tế, loại phim silver-gelatin đã và đang được nhiều thư viện và
lưu trữ các nước sử dụng nhằm mục đích bảo quản lâu dài thông tin trong tài
liệu lưu trữ trên nền giấy. Hầu hết tài liệu lưu trữ trong các thư viện, cơ quan
lưu trữ của các nước trên thế giới và ở nước ta đều ở dạng giấy. Ngày nay, mặc
dù công nghệ thông tin phát triển vượt bậc, nhiều công việc được giải quyết
qua mạng, tạo ra một lượng tài liệu điện tử đáng kể thì giấy vẫn được dùng phổ
biến để làm công cụ quản lý, giao dịch, trao đổi và mang tính pháp lý nên tài
liệu lưu trữ được sản sinh ra ở dạng giấy vẫn chiếm đa số. Việc bảo quản tài
liệu giấy chiếm khá nhiều diện tích kho tàng bảo quản cùng với cơ sở vật chất
phục vụ cho việc bảo quản. Microfilm có khả năng lưu giữ được lượng lớn
thông tin trong một cuộn phim nhỏ gọn, không mất nhiều diện tích để bảo