Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy tại các trung tâm lưu trữ quốc gia

1
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN





PHẠM THỊ ĐÁT



NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÁC BIỆN PHÁP
KỸ THUẬT ĐỂ BẢO QUẢN TÀI LIỆU GIẤY TẠI
CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA




LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC
MÃ SỐ : 51002




NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG

HÀ NỘI, 2003






2



ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




PHẠM THỊ ĐÁT

NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÁC BIỆN PHÁP
KỸ THUẬT ĐỂ BẢO QUẢN TÀI LIỆU GIẤY
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA



LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC


CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC
MÃ SỐ : 51002




NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG

Hà Nội, 2003

4
MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 6
Chương 1 TÌNH HÌNH TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
GIA 13
1.1 Thành phần, số lượng tài liệu do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quản lý: 13
1.1.1 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quản lý: 14
1.1.2 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II quản lý: 19
1.1.3 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản lý: 21
1.2 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: 24
1.2.1 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I: 24
1.2.2 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 26
1.2.3 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 27
1.2.4 Nhận xét chung về tình trạng vật lý của tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia 28
Chương 2 CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC 29
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 29
2.1 Khái niệm về công tác bảo quản: 30
2.2 Nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 30
2.2.1 Nguyên nhân do vật mang tin và phương pháp chế tác tài liệu: 31
2.2.2 Nguyên nhân do môi trường: 33
2.2.3 Nguyên nhân do sinh vật và vi sinh vật: 37
2.2.4 Nguyên nhân do con người gây ra: 39
2.3 Tình hình bảo quản tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 41
2.3.1. Tình hình bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I: 41
2.3.2 Tình hình bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II: 45
2.3.3 Tình hình bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: 46
2.3.4 Nhận xét chung về tình hình bảo quản tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 49
Chương 3 CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN VÀ KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG

TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 51
3.1. Các biện pháp phòng ngừa nguy cơ huỷ hoại tài liệu lưu trữ 52

5
3.1.1 Sử dụng giấy, mực có độ bền cao: 52
3.1.2. Xây dựng kho tàng thích hợp cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ: 54
3.1.3. Đầu tư trang thiết bị bảo quản phù hợp: 58
3.1.4 Tạo môi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu: 59
3.1.5. Chuyển dạng tài liệu 65
3.2 Các biện pháp khắc phục sự hư hỏng của tài liệu lưu trữ: 67
3.2.1 Khử trùng tài liệu: 67
3.2.2 Khử axít cho tài liệu lưu trữ: 73
3.2.3 Tu bổ tài liệu bị hư hỏng: 78
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 85
TÀI LIỆU THAM KHẢO 88

4
PHẦN MỞ ĐẦU


1. Mục đích, ý nghĩa và tính cấp thiết của đề tài:
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá của dân tộc và cũng là một bộ phận của di sản văn
hoá thế giới. Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Chính vì vậy bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ chính trị
của Đảng, Nhà nước và của toàn dân ta, đồng thời là một trong những chức năng cơ bản của
ngành lưu trữ.
Nhận thức rõ vai trò của tài liệu lưu trữ và ý nghĩa của công tác bảo quản an toàn tài
liệu lưu trữ, ngay sau khi thành lập nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, ngày 03.01.1946 Chủ
tịch Hồ Chí Minh đã ký bản Thông đạt số 1C-VP, trong đó Người chỉ rõ: "yêu cầu các ông Bộ
trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các Sở phải giữ gìn tất cả các công văn, tài liệu và cấm không
được huỷ những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép huỷ bỏ". 25,
432 Nhiệm vụ chính trị này được tiếp tục khẳng định trong các văn kiện của Đảng và Nhà
nước ta. Cụ thể là tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986 Đảng ta đã giao nhiệm vụ
cho ngành lưu trữ là phải: "Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia".
55, 80 Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia công bố ngày 11.12.1982 đã quy định:
"Nghiêm cấm tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ Quốc gia" và yêu cầu "các cơ quan lưu trữ nhà
nước trong phạm vi được phân cấp quản lý, phải thực hiện những biện pháp cần thiết để đảm
bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ Quốc gia" 25, 424 và gần đây nhất, trong Pháp lệnh Lưu
trữ Quốc gia ban hành ngày 04.4.2001 tại Điều 9 có quy định: "Nghiêm cấm việc chiếm giữ,
tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ Quốc gia" 37, 36.
Đối với nước ta công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng, vì tuy
đã có lịch sử dựng nước và giữ nước rất lâu đời, nhưng tài liệu lưu trữ của dân tộc ta còn lại

không được bao nhiêu. Theo báo cáo của Cục Lưu trữ Nhà nước, hiện nay các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia đang bảo quản khoảng 30km tài liệu có ý nghĩa quốc gia 9, 13. Chính vì vậy mà
số tài liệu này cần phải được bảo quản một cách tốt nhất. Muốn vậy, trước hết phải tổ chức và
thực hiện mọi biện pháp để loại trừ và hạn chế các nguyên nhân, yếu tố làm mất mát, hư hỏng
tài liệu. Nhiệm vụ này rất cấp bách, bởi lẽ hiện có vô vàn nguyên nhân, yếu tố có thể làm mất
mát, hư hỏng tài liệu.

5
Nguyên nhân đầu tiên làm cho công tác bảo quản ở nước ta trở nên phức tạp, khó khăn
là nước ta nằm ở vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ và độ ẩm luôn luôn quá cao. Khí
hậu nóng ẩm không những gây hại trực tiếp cho tài liệu mà còn là môi trường lý tưởng cho
nấm mốc và các loài sinh vật hại tài liệu phát triển nhanh chóng. Thêm vào đó thiên tai, lũ lụt
đe doạ thường xuyên càng gây khó khăn cho việc bảo quản an toàn tài liệu.
Nguyên nhân tiếp theo là ngay từ thời dựng nước dân tộc ta đã luôn phải đấu tranh với
thù trong giặc ngoài. Để bảo đảm an toàn cho tài liệu, trong những năm chiến tranh chúng ta
phải đưa tài liệu đi sơ tán nhiều lần. Một thời gian dài tài liệu phải đưa vào bảo quản trong các
hang núi ẩm ướt, hoặc các kho tạm với nhiệt độ và độ ẩm không thích hợp. Kết quả là tài liệu
lưu trữ bị xuống cấp nghiêm trọng.
Và một nguyên nhân tiếp theo làm cho tài liệu bị hư hỏng ở mức độ nghiêm trọng như
hiện nay là do điều kiện kinh tế của đất nước trong những năm trước đây còn nhiều khó khăn
nên sự đầu tư về sức người sức của cho công tác lưu trữ nói chung và cho công tác bảo quản
nói riêng còn chưa thoả đáng.
Cuối cùng phải kể đến nguyên nhân là do nhận thức chưa được đầy đủ về tầm quan
trọng của công tác bảo quản nên việc nghiên cứu áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản
chưa được thực hiện một cách có hệ thống và chưa đồng bộ.
Tất cả các điều đó đã dẫn đến sự thật là so với chiều dài lịch sử xây dựng và bảo vệ Tổ
quốc ta, số lượng tài liệu lưu trữ mà chúng ta hiện có là quá ít ỏi. Và điều đáng lưu ý là mức
độ hư hỏng của những tài liệu vốn ít ỏi đó lại rất nghiêm trọng. Điều này đã được các cấp, các
ngành ở nước ta nhận thức rõ, cho nên những năm gần đây công tác lưu trữ được Nhà nước
giành cho sự quan tâm thoả đáng. Hàng nghìn tỷ đồng đã được đầu tư cho việc xây dựng kho

tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản, xử lý tình trạng tài liệu tích đống và ngăn chặn nguy cơ
huỷ hoại nhằm bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ. Hơn thế nữa chúng ta có nhiều cơ hội để tiếp
cận với công nghệ mới của thế giới trong lĩnh vực bảo quản. Nhiều đoàn cán bộ đã được cử đi
tham quan, khảo sát, thực tập ở nước ngoài, nhiều khoá tập huấn về bảo quản tài liệu do
chuyên gia nước ngoài hướng dẫn, giảng dạy đã được tổ chức trong nước, ở cả miền Bắc và
miền Nam. Song sự đầu tư đó có hiệu quả hay không lại phụ thuộc rất nhiều vào việc lựa chọn
các biện pháp kỹ thuật sẽ ứng dụng vào điều kiện Việt Nam. Cho đến nay vấn đề này còn
nhiều ý kiến chưa thống nhất. Chính vì vậy việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ bảo quản tiên
tiến của các nước cho phù hợp với điều kiện khí hậu, kinh tế và trình độ khoa học công nghệ

6
của Việt Nam là việc làm cấp bách và có ý nghĩa cả về mặt lý luận cũng như thực tiễn, trong
đó ý nghĩa thực tiễn là cơ bản nhất.
Vì những lý do nêu trên, chúng tôi quyết định chọn vấn đề "Nghiên cứu ứng dụng các
biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia" làm đề tài
luận văn thạc sĩ thuộc chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học.
Với đề tài này, luận văn sẽ hướng vào việc giải quyết mục tiêu chủ yếu là đề xuất các
biện pháp kỹ thuật bảo quản có khả năng ứng dụng để góp phần bảo quản an toàn tài liệu giấy
tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Để thực hiện mục tiêu đó, đề tài sẽ giải quyết các nhiệm
vụ cơ bản sau đây:
1- Khảo sát tình hình tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia về các
mặt: số lượng, thành phần, tiềm năng thông tin và tình trạng vật lý của tài liệu.
2- Nghiên cứu tìm hiểu các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia và tình hình bảo quản tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
3- Nghiên cứu, phân tích, đánh giá các biện pháp bảo quản tài liệu giấy mà Việt Nam
và các nước, đặc biệt là các nước ở vùng khí hậu nhiệt đới đang áp dụng đề xuất việc ứng
dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu cho phù hợp với điều kiện khí hậu cũng như khả
năng kinh tế và trình độ khoa học công nghệ của nước ta trong giai đoạn hiện nay.
Giải quyết được những nhiệm vụ trên đề tài này sẽ có ý nghĩa cả về mặt lý luận cũng
như thực tiễn:

1- Đề tài sẽ góp phần làm giàu lý luận của khoa học lưu trữ, đặc biệt là trong lĩnh vực
bảo quản.
2- Đề tài sẽ góp phần cung cấp cơ sở khoa học - thực tiễn để cơ quan quản lý nhà nước
về văn thư và lưu trữ hoàn thiện thêm một bước các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về bảo quản
tài liệu lưu trữ và đặc biệt là quyết định chính sách đầu tư, góp phần nâng cao hiệu quả đầu tư
của ngành.
3- Kết quả nghiên cứu đề tài này sẽ đáp ứng được một phần yêu cầu thực tế cấp bách
đang đặt ra cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trong việc thực hiện các nội dung công việc
liên quan đến đảm bảo sự vẹn toàn tài liệu lưu trữ.
2. Phạm vi của đề tài:

7
Với tên gọi "Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy tại
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia", đề tài chỉ tập trung khảo sát, nghiên cứu các biện pháp kỹ
thuật để bảo quản tài liệu trên vật mang tin bằng giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Mức độ nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu ứng dụng. Sở dĩ đề tài được giới hạn phạm
vi nghiên cứu như trên là vì:
- Tài liệu lưu trữ rất đa dạng về loại hình và phong phú về vật mang tin. Mỗi loại hình
tài liệu có phương pháp chế tác, cấu trúc vật liệu và có yêu cầu bảo quản khác nhau.
- Hiện nay tài liệu lưu trữ đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chủ yếu là
tài liệu giấy.
- Việc ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn mỗi loại hình tài liệu đòi
hỏi phải có sự nghiên cứu riêng phù hợp với các đặc điểm vật lý của chúng và đặc biệt là phải
có sự đầu tư tài chính rất lớn để mua sắm trang thiết bị chuyên dùng. Nhằm nâng cao hiệu quả
đầu tư và sử dụng trang thiết bị một cách hợp lý cần nghiên cứu đồng bộ tình hình tài liệu
cũng như thực trạng bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia để đề xuất các biện pháp
ứng dụng cho phù hợp với thực tế.
- Do thời gian hạn chế cũng là một lý do để trước mắt chúng tôi chỉ tập trung vào việc
nghiên cứu kỹ thuật bảo quản tài liệu giấy. Từ kết quả nghiên cứu của đề tài này chúng tôi sẽ
mở rộng phạm vi nghiên cứu đối với các loại hình tài liệu khác.

3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Do tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, nên từ trước tới
nay đã có một số giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, khoá luận tốt nghiệp, bài viết … đề
cập đến lĩnh vực này.
Về lý luận chung, công tác bảo quản đã được đề cập đến trong cuốn giáo trình "Công
tác lưu trữ Việt Nam" do Nhà xuất bản Khoa học xã hội xuất bản năm 1987 và cuốn "Lý luận
và thực tiễn công tác lưu trữ" do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản
năm 1990.
Trong nghiên cứu khoa học, một số đề tài cấp ngành đã tập trung vào nghiên cứu, giải
quyết từng vấn đề cụ thể thuộc lĩnh vực bảo quản. Cụ thể là:

8
- Đề tài NCKH cấp ngành mã số 93-98-402: "Xác định các thông số kỹ thuật kho lưu
trữ chuyên dụng bảo quản tài liệu giấy" do PTS Nguyễn Cảnh Đương làm chủ nhiệm tiến hành
nghiên cứu năm 1996 đã đề xuất một số nguyên tắc, yêu cầu và các thông số kỹ thuật dùng
làm căn cứ khoa học cho việc thiết kế kho lưu trữ bảo quản tài liệu giấy ở Việt Nam.
- Đề tài NCKH cấp ngành mã số 85-98-012: "Bước đầu nghiên cứu côn trùng hại kho
lưu trữ và kết quả xông khí bằng bêkaphốt diệt chúng" do Vũ Hữu Vân và các cộng tác viên
thực hiện năm 1987 đã giới thiệu khái quát các loài côn trùng thường gặp trong các kho lưu
trữ, đặc điểm sinh học cũng như cách thức phá hoại của chúng. Đồng thời đề tài đã đề xuất
dùng bêkaphốt với liều lượng và thời gian nhất định để diệt các loại côn trùng. Ngoài ra đề tài
đã nghiên cứu về ảnh hưởng của bêkaphốt đối với tuổi thọ của tài liệu giấy.
- Đề tài NCKH cấp ngành: "Nghiên cứu phương pháp khử trùng tài liệu lưu trữ" do
Nguyễn Trọng Biên và các thành viên thực hiện năm 2002 đã đánh giá phương pháp khử trùng
bằng bêkaphốt. Đề tài đã đưa ra kết luận trong điều kiện nước ta hiện nay khử trùng bằng hoá
chất là hướng đi phù hợp và đáp ứng nhanh cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Đồng thời
đề tài cũng đề xuất sử dụng hoá chất methyl bromide để khử trùng tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành, một vài khoá luận tốt nghiệp
ngành Lưu trữ và Quản trị Văn phòng cũng đã bước đầu đi vào tìm hiểu, đánh giá về công tác
bảo quản tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia như Khoá luận "Nhận xét và đánh giá về

công tác bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" của Trịnh
Thị Lan năm 2000, Khoá luận "Tìm hiểu công tác tu bổ phục chế tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I và III" của Lê Văn Hoà năm 2001. Nhìn chung các Khoá luận này mới chỉ dừng lại
ở mức độ tìm hiểu, đánh giá, nhận xét trong phạm vi các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ở Hà Nội.
Ngoài các công trình trên, trong tạp chí Lưu trữ Việt Nam đã có một số bài viết của các
tác giả đề cập tới một số vấn đề liên quan tới nội dung của luận văn. Trong các bài viết đó,
đáng chú ý là các bài: "Chế độ và biện pháp xử lý nhiệt, ẩm để bảo quản tài liệu lưu trữ bằng
giấy" của tác giả Vũ Hữu Vân đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 1 năm 1979"; "30 năm
công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I" của tác giả Nguyễn Cảnh
Đương đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3.1992; "Ảnh hưởng ô nhiễm môi trường trong
việc bảo quản tài liệu lưu trữ" của Nguyễn Thị Phương Hoa đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt
Nam số 4.1992; "Hội thảo Quốc tế về triển vọng sử dụng giấy bền lâu trong lưu trữ và thư

9
viện" do Việt Trí tổng thuật đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4.1994;"Sự ảnh hưởng của
môi trường đến tài liệu giấy" của tác giả Lê Nguyên Ngọc đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam
số 3.1996; "Giới thiệu quy trình tu sửa phục chế tài liệu lưu trữ của Nhật Bản" của tác giả
Phạm Thị Huệ đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2.1999.
Ngoài ra, một số bài viết khác cũng liên quan ít nhiều tới nội dung của luận văn như:
"Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới đất nước" của TS Phan Đình Nham;
hoặc bài "Công tác bảo quản ở Viện Nghiên cứu Hán - Nôm và định hướng phát triển công tác
bảo quản ở Việt Nam" của tác giả Chu Tuyết Lan in trong Kỷ yếu Hội thảo Bảo quản tài liệu
quý hiếm trong hệ thống thư viện công cộng và bài "Giới thiệu một số kinh nghiệm bảo quản
và tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I - Hà Nội" của Lê Nguyên
Ngọc tại lớp tập huấn về chuyên đề bảo quản năm 2000.
Qua các công trình và các bài viết của các tác giả đi trước, luận văn của chúng tôi có
thể tham khảo và kế thừa được khá nhiều ý kiến nhận định, đánh giá, kiến nghị, đề xuất. Tuy
nhiên các công trình, bài viết trên chỉ giải quyết từng vấn đề cụ thể. Chính vì vậy việc nghiên
cứu về lĩnh vực bảo quản một cách toàn diện để từ đó đề xuất hệ thống những biện pháp kỹ

thuật thích hợp cho việc bảo quản an toàn tài liệu là hết sức cần thiết và đây chính là nhiệm vụ
mà luận văn của chúng tôi tập trung giải quyết.
4. Các nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu
Nguồn tư liệu chính phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài, ngoài các công trình, bài viết
đã nêu ở trên, đề tài còn sử dụng những nguồn tài liệu cơ bản sau đây:
- Văn bản của Đảng và Nhà nước về vấn đề bảo tồn di sản văn hoá nói chung và tài
liệu lưu trữ nói riêng;
- Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Lưu trữ Nhà nước;
- Tạp chí của ngành và các ngành liên quan;
- Báo cáo khảo sát tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
- Các bài công bố giới thiệu tình tình hình tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
- Tài liệu về chuyên đề bảo quản do các tổ chức quốc tế công bố ở dạng các ấn phẩm.
Phương pháp nghiên cứu:

10
Để tiến hành nghiên cứu đề tài, chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ
nghĩa Mác - Lê Nin.
Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi áp dụng phương pháp điều tra, khảo sát để nắm
được số lượng cũng như tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia. Đồng thời chúng tôi cũng áp dụng phương pháp thử nghiệm để kiểm chứng
các giải pháp và rút ra kết luận. Phương pháp so sánh, đối chiếu, thống kê, mô tả và phân tích
tổng hợp cũng được sử dụng để hoàn thành đề tài này.
5. Bố cục của luận văn:
Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung chính được chia thành 3
chương:
Chương 1: Tình hình tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Chương này sẽ tập trung trình bày tình hình tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia, cụ thể là số lượng, thời gian của các nhóm tài liệu, tiềm năng thông tin chứa
trong tài liệu, những đặc điểm về giấy, mực và phương pháp chế tác tài liệu. Đồng thời cũng
trong chương này chúng tôi sẽ trình bày tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại

các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Nội dung của chương này giúp người đọc có được cái nhìn
tổng quát về thực trạng tài liệu trên mọi phương diện, từ đó thấy được tính cấp bách và sự cần
thiết phải thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu.
Chương 2: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Chương này đi sâu nghiên cứu các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ bằng giấy
tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, trong đó tập trung chủ yếu vào các nguyên nhân hoá học,
sinh học, lý học. Cũng trong chương này chúng tôi sẽ tập trung giới thiệu các biện pháp bảo
quản tài liệu mà các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã áp dụng, để từ đó có cơ sở đề xuất các
biện pháp thích hợp.
Chương 3: Các biện pháp kỹ thuật bảo quản và khả năng ứng dụng tại các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia.
Đây là chương cơ bản của luận văn, trong chương này chúng tôi tập trung trình bày các
biện pháp phòng ngừa và biện pháp khắc phục sự hư hỏng của tài liệu lưu trữ, phân tích ưu,

11
nhược điểm của từng biện pháp và đề xuất khả năng ứng dụng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia.
Ngoài ra luận văn còn có thêm phần phụ lục để làm rõ thêm những vấn đề đã được
trình bày trong các chương trên.
Trong quá trình hoàn thành luận văn, chúng tôi gặp không ít khó khăn. Nhiều vấn đề
của nội dung luận văn liên quan đến các lĩnh vực sinh học, hoá học hoặc các vấn đề kỹ thuật
mà trình độ của bản thân về các lĩnh vực này còn nhiều hạn chế. Thêm vào đó nhiều tư liệu
bằng tiếng nước ngoài nên việc khai thác tư liệu cũng đòi hỏi khá nhiều thời gian. Đồng thời
chúng tôi cũng có một số thuận lợi như bản thân đã có một số năm công tác trực tiếp trong
lĩnh vực bảo quản tài liệu nên ít nhiều đã tích luỹ được chút ít kinh nghiệm. Đặc biệt là chúng
tôi đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ rất tận tình của các thầy cô giáo, của cơ quan và các
bạn đồng nghiệp. Nhân đây cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới TS Nguyễn Cảnh
Đương, người đã tận tình chỉ dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này. Tôi
xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về sự giúp đỡ, hướng dẫn, khuyến khích, động viên của các
thầy giáo, cô giáo trong khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn. Tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Trung tâm Nghiên cứu Khoa học và những
người đã tạo điều kiện, giúp đỡ, động viên tôi hoàn thành luận văn này.





Chương 1
TÌNH HÌNH TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA


1.1 Thành phần, số lượng tài liệu do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quản lý:

12
Một trong những chức năng quan trọng nhất của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là
trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia. Để thực hiện chức năng này, ba Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã được thành lập. Hiện nay,
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II và III đang bảo quản khoảng 30 km tài liệu có ý nghĩa
quốc gia 9, 13. Những tài liệu này rất phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức. Nội
dung tài liệu phản ánh mọi mặt hoạt động chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học kỹ thuật
… thuộc các thời kỳ khác nhau trong lịch sử dân tộc Việt Nam. Những hoạt động đó được ghi
lại bằng nhiều phương pháp khác nhau, trên những vật mang tin khác nhau, bằng những ngôn
ngữ khác nhau. Có tài liệu được khắc trên gỗ như tài liệu mộc bản, có tài liệu được viết trên
giấy dó như tài liệu châu bản, có tài liệu được in, đánh máy trên giấy công nghiệp, có tài liệu
được viết bằng chữ Hán - Nôm, có tài liệu bằng tiếng Pháp, tiếng Anh, có tài liệu bằng tiếng
Việt… Những tài liệu này là di sản văn hoá của dân tộc và là một bộ phận của di sản văn hoá
thế giới, nó có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam Xã hội
chủ nghĩa.

Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế, tài liệu lưu trữ đã góp phần không
nhỏ giúp cho việc hoạch định chủ trương, đường lối chiến lược kinh tế, cũng như quy hoạch
các vùng kinh tế được sát thực và có cơ sở khoa học.
Trên phương diện văn hoá, qua tài liệu lưu trữ chúng ta có thể tìm thấy nhiều nét đặc
thù của một nền văn hoá dân tộc được bảo tồn và truyền lại trên nhiều góc độ qua nhiều thời
kỳ lịch sử khác nhau. Có thể thấy không những ở nội dung tài liệu mà ngay chính bản thân các
vật liệu làm nên tài liệu cũng thể hiện sự phát triển và giao lưu văn hoá của dân tộc Việt Nam
với thế giới bên ngoài.
Tài liệu lưu trữ phần lớn là bản gốc, bản chính của văn bản, chứa nhiều bí mật quốc
gia, vì vậy bất cứ cơ quan nào trong khi thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình đều cần đến tài
liệu lưu trữ. Những tài liệu này sẽ cung cấp thông tin cần thiết và đáng tin cậy cho việc nghiên
cứu tình hình, đề ra các quyết định quản lý một cách chính xác, khoa học. Chính vì vậy, ngay
từ khi mới được thành lập các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã trở thành địa chỉ quen thuộc của
các nhà nghiên cứu, các cơ quan, tổ chức và mọi người dân.
1.1.1 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quản lý:

13
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, tiền thân là Kho Lưu trữ Trung ương của Đông Dương
thuộc Pháp, được thành lập theo Nghị định ngày 26 tháng 12 năm 1918 của Toàn quyền Đông
Dương để bảo quản tài liệu của Phủ Toàn quyền Đông Dương, các công sở và cơ quan trực
thuộc Phủ Toàn quyền Đông Dương, Phủ Thống sứ Bắc Kỳ và các tỉnh của Bắc Kỳ, các cơ
quan tổ chức đã giải thể có giá trị thuần túy về mặt lịch sử 40, 213 - 214 . Sau Cách mạng
tháng Tám năm 1945, Kho Lưu trữ này được giao cho Bộ Quốc gia Giáo dục quản lý. Từ năm
1955, Kho Lưu trữ này lại chịu sự quản lý của Bộ Văn hóa. Đến năm 1962 với sự thành lập
Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng bằng Nghị định số 102/CP ngày 04 tháng 9 năm 1962, Kho
Lưu trữ này được bàn giao cho Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng với tên gọi là Kho Lưu trữ
Trung ương. Năm 1984, khi Nghị định số 34/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức
năng, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước được ban hành, Kho Lưu trữ
Trung ương được đổi tên là Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương. Ngày 06 tháng 9 năm 1988,
thực hiện Quyết định số 223/CT ngày 08 - 8 – 1988 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng về các

Trung tâm Lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 385/ QĐ - TC đổi tên
các Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương thành các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Theo Quyết
định này, Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương Hà Nội được đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I với nhiệm vụ trực tiếp quản lý các phông lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc thuộc các
thời kỳ lịch sử trước và sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 của nước ta.
Ngày 10 tháng 6 năm 1995, khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập, Cục
Lưu trữ Nhà nước đã ra Quyết định chuyển giao các phông tài liệu lưu trữ thuộc thời kỳ Dân
chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa từ sau năm 1945 cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản
lý. Từ đây Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I chỉ còn quản lý các phông tài liệu lưu trữ thuộc giai
đoạn từ năm 1945 về trước.
Như vậy trải qua quá trình hình thành và phát triển cũng như quá trình tiếp nhận và bàn
giao tài liệu, hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đang trực tiếp quản lý khoảng 6000 mét
tài liệu có thời gian từ năm 1488 đến năm 1954 9, 28 bao gồm các khối tài liệu chính như
sau:
1- Khối tài liệu Hán Nôm: được hình thành dưới các triều đại phong kiến ở Việt Nam.
Khối tài liệu này hầu hết được viết bằng chữ Hán và chữ Nôm trên chất liệu giấy dó, phương
tiện ghi tin chủ yếu là bút lông và mực tàu. Khối tài liệu này gồm các phông và bộ sưu tập sau
đây:

14
- Châu bản triều Nguyễn: gồm 743 tập tài liệu có thời gian từ năm 1802 – 1945 45, 9
;
- Địa bạ triều Nguyễn: gồm 10.044 tập có thời gian từ 1805 – 1837 32, 22 ;
- Nha Kinh lược Bắc kỳ: gồm 3525 tập tài liệu có thời gian từ 1886 – 1897 13, 139 ;
- Huyện Thọ Xương: gồm gần 700 tập tài liệu có thời gian từ 1827 – 1898 36, 113 ;
- Sưu tập tài liệu Hương Khê: gồm 9 tập với thời gian từ năm 1619 – 1858 44, 110 ;
- Sưu tập tài liệu Vĩnh Linh: có thời gian từ năm 1740 – 1932 .
Đặc biệt trong khối tài liệu bằng chữ Hán Nôm có một văn bản có niên đại từ thế kỷ
XV mà ngành lưu trữ của nước ta còn bảo quản được một bản duy nhất, đó là văn bằng của Bộ
Lại cấp cho Phạm Nam vào năm Hồng Đức thứ 19 (1488).

So với bề dày lịch sử tồn tại của chế độ phong kiến Việt Nam thì tài liệu lưu trữ được
của thời kỳ này còn lại quá ít, nhưng nội dung tài liệu phản ánh tương đối đầy đủ các mặt hoạt
động chính trị, kinh tế, văn hoá, tôn giáo của xã hội phong kiến Việt Nam. Do nội dung phong
phú nên nhiều tài liệu trong khối này như khối Châu bản đã từng được sử dụng là nguồn sử
liệu chính để biên soạn các bộ chính sử lớn như Đại Nam thực lục chính biên, Khâm định Việt
sử thông giám cương mục, Đại Nam liệt truyện…
Không những chỉ chứa đựng tiềm năng thông tin phong phú, khối tài liệu Hán - Nôm
còn là nguồn tư liệu để nghiên cứu về thể thức văn bản của Nhà nước phong kiến Việt Nam. Ở
đây có văn bản do Vua ban hành như Chiếu, Chỉ, Dụ… có văn bản do các Bộ, Viện, Phủ, Nha
cũng như các cơ quan hành chính ở Trung ương và địa phương hoặc các cá nhân tạo lập như
Tấu, Sớ, Trình, Biểu… Những tài liệu này là nguồn sử liệu chữ viết vô cùng quan trọng để
nghiên cứu về lịch sử Việt Nam thời phong kiến, vì vậy nó phải được bảo quản một cách tốt
nhất để có thể sử dụng và phát huy tài sản quí báu đó một cách hiệu quả nhất.
2- Khối tài liệu tiếng Pháp:
Khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của bộ máy cai trị của thực
dân Pháp ở Đông Dương và Bắc Kỳ từ năm 1858 đến năm 1945. Đây là khối tài liệu lớn nhất
trong số tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quản lý với hơn 5000 mét giá 41, 34. Tài
liệu được viết, in, đánh máy bằng tiếng Pháp trên nhiều chất liệu giấy khác nhau, trong đó chủ

15
yếu là giấy công nghiệp. Toàn bộ khối tài liệu tiếng Pháp được phân loại thành 2 nhóm: Tài
liệu hành chính và tài liệu kỹ thuật.
- Tài liệu hành chính: gồm gần 50 phông tài liệu của các cơ quan thuộc bộ máy cai trị
của thực dân Pháp ở Đông dương và Bắc kỳ 27, 15 - 16.
Cụ thể là:
Ở cấp Đông Dương: có các phông tài liệu của các cơ quan quản lý hành chính của
Đông Dương như: phông Phủ Toàn quyền Đông Dương, phông Đô đốc và Thống đốc phông
của các cơ quan chuyên môn như: phông Sở Tài chính Đông Dương, phông Nha Nông lâm
Thương mại Đông Dương, phông Sở Lưu trữ và Thư viện Đông Dương
Ở cấp kỳ, tỉnh: cũng có các phông của các cơ quan quản lý hành chính như phông

Phủ Thống sứ Bắc Kỳ, phông Toà sứ Bắc Giang, phông Toà sứ Hà Đông, phông Toà sứ Nam
Định, phông Toà Đốc lý Hà Nội Phông của các cơ quan chuyên môn như: phông Sở Y tế
Bắc Kỳ, phông Sở Học chính Bắc Kỳ, phông Sở Nông nghiệp Bắc Kỳ, phông Tòa Thượng
thẩm Hà Nội
Tuy nhiên khối tài liệu này chỉ là một phần trong số tài liệu được sản sinh ra trong
quá trình hoạt động của bộ máy cai trị của chính quyền thực dân Pháp ở Đông Dương, vì theo
Thỏa ước giữa Bảo Đại và Cao ủy Pháp Pignon ký ngày 15.6.1950 Pháp đã chuyển phần lớn
tài liệu của các cơ quan chung cho 5 xứ Đông Dương về Pháp như phông Toàn quyền Đông
Dương, phông Đô đốc và Thống đốc 24, 106-107.
- Tài liệu kỹ thuật: gồm tài liệu thiết kế xây dựng của gần 200 công trình kiến trúc
dân dụng, công trình thủy lợi và công trình giao thông. Tiêu biểu như công trình Phủ Toàn
quyền Đông Dương, công trình Trường đại học Đông Dương, công trình bệnh viện Bạch Mai,
công trình Nhà hát thành phố Hà Nội, hệ thống thủy nông Sông Cầu, công trình Đập Đáy,
công trình Cầu Long Biên, công trình sân bay Gia Lâm.
Là khối tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của bộ máy cai trị của thực
dân Pháp ở Đông Dương và Bắc Kỳ, những phông tài liệu này phản ánh rất sinh động các mặt
của đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Việt Nam dưới chế độ thực dân Pháp. Chẳng
hạn như chính sách cai trị và khai thác thuộc địa của thực dân Pháp; Tình hình phát triển các
ngành kinh tế, đặc biệt là nông nghiệp, công nghiệp khai khoáng, giao thông, thương mại; Vấn
đề tuyển dụng và sử dụng cũng như chế độ lương bổng, hưu trí đối với đội ngũ công chức;

16
Tình hình văn hoá, giáo dục và an ninh xã hội. Trong những năm qua khối tài liệu này đã góp
phần không nhỏ vào việc biên soạn các tác phẩm lịch sử, khôi phục và phát triển các cơ sở
kinh tế của đất nước và đáp ứng giải quyết các nhu cầu quyền lợi chính đáng của công dân.
3- Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chính
quyền thân Pháp ở vùng tạm bị chiếm từ năm 1945 – 1956.
Khối tài liệu này gồm 8 phông và sưu tập tài liệu. Đó là các phông:
Phông Tòa Thị chính Hà Nội 1947 – 1954
Phông Phủ Thủ hiến Bắc Việt(1948 – 1955)

Phông Sở Thanh tra Lao động Bắc Việt 1949 – 1953
Phông Sở Học chính Bắc Việt
Phông Nha Y tế Bắc Việt 1949 – 1954
Sưu tập tài liệu của Sở Thông tin Tuyên truyền 1947 – 1954
Sưu tập tài liệu Văn phòng Bảo Đại Hà Nội 1948 – 1953
Sưu tập tài liệu Văn phòng Bảo Đại Đà Lạt 1945 – 1956 27, 7
Các phông và sưu tập tài liệu này có số lượng tài liệu không lớn, một phần vì thời gian
tồn tại tương đối ngắn, một phần bị thất thoát do di chuyển nhiều lần. Phần lớn tài liệu của các
phông này chưa được phân loại chỉnh lý, nên khả năng khai thác sử dụng còn hạn chế. Tài
liệu của các phông này được viết, in, đánh máy bằng cả tiếng Việt và tiếng Pháp trên giấy
công nghiệp là chủ yếu.
Ngoài các khối tài liệu lưu trữ đã được giới thiệu như trên hiện nay Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I còn quản lý một khối tư liệu lịch sử gồm sách, báo, tạp chí, công báo xuất bản
trước năm 1945. Trong đó đặc biệt có giá trị là khối sách Hán - Nôm với khoảng 600 đầu sách
gồm trên dưới 1.400 tập. Phần lớn sách được in ấn xuất bản dưới triều Nguyễn. Sách Hán -
Nôm đề cập đến nhiều lĩnh vực như văn học, lịch sử, chính trị, kinh tế, triết học, giáo dục.
Trong khối tư liệu này có một số sách đặc biệt quý hiếm như sách do vua chúa sáng tác và
được chép tay, các bộ chính sử…14, 202
Bên cạnh đó trong khối sách và tư liệu bằng tiếng Pháp có bộ niên giám Đông Dương.
Sách này đề cập đến rất nhiều vấn đề liên quan tới các xứ ở Đông Dương như về tổ chức bộ

17
máy Nhà nước, tổ chức kinh tế, thông tin về nhân sự, địa chí… Những tư liệu này có giá trị bổ
trợ rất tích cực cho tài liệu lưu trữ. Nó cần được bảo quản và quan tâm chăm sóc như tài liệu
lưu trữ.
1.1.2 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II quản lý:
Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là Kho Lưu trữ Trung ương II đặt tại
thành phố Hồ Chí Minh được thành lập bởi Quyết định số 252/BT ngày 29.11.1976 của Bộ
trưởng – Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tướng trên cơ sở Sở lưu trữ thuộc Phủ Chủ tịch
Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam 38, hs 361 Khi mới thành lập

Kho Lưu trữ Trung ương II có nhiệm vụ “quản lý toàn bộ hồ sơ tài liệu của Nha văn Khố cũ
và của các cơ quan trung ương Mỹ – Ngụy ở Sài Gòn" 38, hs 361
Năm 1985 nhiệm vụ của Kho Lưu trữ Trung ương II được mở rộng hơn khi Cục
trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 89/QĐ-TC thành lập Phân kho lưu trữ
tài liệu Cách mạng trực thuộc Kho Lưu trữ Trung ương II để thu thập và quản lý khối tài liệu
cách mạng của các cơ quan nhà nước và các tổ chức đoàn thể nhân dân xã hội của ta sản sinh
ra trong thời kỳ Pháp xâm lược lần thứ II, thời kỳ Mỹ – Ngụy và các tài liệu lưu trữ của các cơ
quan thuộc các bộ ngành trung ương hoạt động ở các tỉnh phía Nam (B
2
cũ).
Cũng như kho Lưu trữ Trung ương ở Hà Nội, Kho Lưu trữ Trung ương II ở thành phố
Hồ Chí Minh được đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II bằng Quyết định số 223/CT
ngày 08.8.1988 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng và Quyết định số 385/QĐ - TC ngày
06.9.1988 của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước.
Theo các văn bản quy định về chức năng nhiệm vụ, hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia II đang quản lý khoảng 15.000 mét tài liệu có thời gian từ năm 1802 đến nay. 9, 32 Tài
liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II quản lý bao gồm các khối như sau:
1- Khối tài liệu tiếng Pháp:
Khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của bộ máy cai trị của
thực dân Pháp ở Trung Kỳ và Nam Kỳ. Tài liệu được viết, in, đánh máy bằng tiếng Pháp trên
giấy công nghiệp là chủ yếu. Khối tài liệu này gồm có 10 phông và bộ sưu tập, trong đó có các
phông có giá trị rất lớn như phông Thống đốc Nam Kỳ (1861 – 1945) với 2600 mét giá 50,
16, phông Khâm sứ Trung Kỳ (1874 – 1945) với 200 mét giá 50, 34

18
Những tài liệu này phản ánh chính sách cai trị thuộc địa của thực dân Pháp cũng như
tình hình kinh tế, văn hóa, xã hội ở Nam Kỳ, Trung Kỳ trong thời gian từ năm 1861 – 1945.
Đồng thời khối tài liệu này còn phản ánh tinh thần đấu tranh của đồng bào miền Nam trong sự
nghiệp đấu tranh giành độc lập dân tộc, nổi bật là phong trào Nam Kỳ khởi nghĩa, phong trào
công nhân tại Nhà máy Ba Son, phong trào Xô Viết Nghệ Tĩnh…

2- Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chính
quyền tay sai của thực dân Pháp ở Trung Kỳ và Nam Kỳ từ năm 1945 – 1954: Khối tài
liệu này gồm có 6 phông, số lượng tài liệu của từng phông cũng không lớn. Phông có số lượng
tài liệu lớn nhất trong nhóm phông này là phông Tòa Đại biểu Nam phần (1945 – 1954) với
300 mét giá gồm 41.402 hồ sơ 50, 30, các phông khác chỉ còn lại vài chục mét tài liệu.
3- Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
Trung ương của Chính phủ Việt Nam Cộng hòa ở miền Nam Việt Nam và của một số cơ
quan Mỹ hoạt động ở miền Nam Việt Nam thời kỳ từ năm 1954 – 1975: Khối tài liệu này
còn được gọi là tài liệu Mỹ – Ngụy. Khối tài liệu này có khoảng 40 phông và bộ sưu tập, trong
đó có những phông rất quan trọng như phông Phủ Tổng thống đệ nhất cộng hòa (1954 –
1963), Phủ Tổng thống đệ nhị cộng hòa, Phông Phủ Thủ tướng Việt Nam cộng hòa (1965 –
1975) và các phông của các cơ quan chuyên môn như phông Bộ Nông nghiệp với 106 mét tài
liệu, phông Bộ Tài chính (1948 – 1975) với 612 mét tài liệu, phông Bộ Thương mại và tiếp tế
với 210 mét tài liệu, phông Bộ Giao thông Công chính (1945 – 1975) với 600 mét tài liệu
Bên cạnh đó trong khối phông tài liệu Mỹ – Ngụy còn có phông cơ quan phát triển quốc tế
Hoa Kỳ (United States Agency for International Development) với 110 mét tài liệu và một số
phông các công ty tư bản 50
Đây là những tài liệu gốc phản ánh rất sinh động và tương đối đầy đủ các mặt của đời
sống xã hội như tình hình kinh tế, văn hóa, chính trị, quân sự, ngoại giao của chế độ Việt Nam
cộng hòa. Những phông tài liệu này cũng phản ánh rất chân thực tinh thần đấu tranh anh dũng
của đồng bào miền Nam trong cuộc đấu tranh thống nhất đất nước.
4- Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
trung ương Cách mạng ở miền Nam Việt Nam từ trước đến nay.
Khối tài liệu này còn được gọi là khối tài liệu Cách mạng. Hiện tại khối tài liệu này
mới có 6 phông, nhưng cùng với thời gian số lượng tài liệu của khối này sẽ liên tục được bổ

19
sung, vì theo quy định tại Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23.02.2001 của Cục Lưu trữ Nhà
nước tất cả các cơ quan Trung ương đóng trụ sở trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Trị trở vào phía
Nam sẽ nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.

5- Khối tài liệu khoa học kỹ thuật và bản đồ có ý nghĩa toàn quốc: Hiện tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia II đang quản lý khoảng 12.000 tấm bản đồ. Ở đây chủ yếu là các sưu tập
bản đồ từ năm 1862 đến 1975. Các bản đồ này được vẽ và in trên nhiều chất liệu như giấy,
vải nhưng chủ yếu vẫn là giấy.
Ngoài các phông tài liệu đã giới thiệu trên, hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
đang quản lý một kho tư liệu sách với 17.930 đầu sách, trong đó có nhiều sách Hán – Nôm. 9,
33 Đây là nguồn tư liệu quý giá, bổ trợ tích cực cho tài liệu lưu trữ của Trung tâm.
Bên cạnh tài liệu bằng giấy, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II còn quản lý một khối tài
liệu đặc biệt quý hiếm, đó là tài liệu mộc bản với hơn 55.000 tấm bản khắc của các sách về
chính sử triều Nguyễn, văn học triều Nguyễn Đồng thời Trung tâm cũng đang quản lý khối
tài liệu phim ảnh ghi âm về thời kỳ Mỹ – Ngụy. 9, 32-33 Tuy nhiên những thành phần tài
liệu này không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài cho nên chúng tôi không đi sâu khảo sát
về những khối tài liệu này.
1.1.3 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản lý:
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập ngày 10.6.1995 bằng Quyết định số
118/TCCP–TC của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ. Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III là cơ quan trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng thu thập, bổ sung, bảo
quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ Cách
mạng tháng Tám năm 1945 đến nay.
Sau khi được thành lập, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và thẩm quyền
quản lý tài liệu của mình, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tiếp nhận toàn bộ tài liệu lưu trữ
của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến
nay từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và từ các nguồn nộp lưu.
Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang trực tiếp quản lý gần 10.000 mét tài liệu
của các cơ quan nhà nước, đoàn thể trung ương và các cá nhân tiêu biểu 9, 34. Cùng với thời
gian số lượng tài liệu này liên tục tăng lên, do các cơ quan nộp lưu theo quy định của nhà
nước. Tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm các khối tài liệu chính như sau:

20
1- Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Trung

ương thuộc Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa và Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt
Nam:
Khối tài liệu này hiện có gần 150 phông. Cùng với thời gian khối tài liệu này liên tục
được bổ sung từ các nguồn nộp lưu theo thời hạn do Nhà nước quy định. Đây là tài liệu do các
cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức kinh tế, xã hội sản sinh ra, trong đó có nhiều phông rất
quan trọng, có ý nghĩa về nhiều mặt như phông Phủ Thủ Tướng (1945 – 1985) với 240 mét tài
liêu, phông Quốc hội (1945 – 1990) với 105 mét tài liệu, phông Bộ Nội Vụ (1945 – 1970) với
96 mét tài liệu, phông Bộ Lao động (1946 - 1970) với 36 mét tài liệu, phông Ủy ban Kế hoạch
Nhà nước (1955 - 1990) với 360 mét tài liệu, phông Bộ Giáo dục (1945 – 1981) với 48 mét tài
liệu
Hiện nay các phông này đã được chỉnh lý ở nhiều mức độ hoàn chỉnh khác nhau, có
thể phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng vào các mục đích nghiên cứu lịch sử cũng như
nghiên cứu đề xuất các chính sách hiện hành của Đảng và Nhà nước và phục vụ các nhu cầu
quyền lợi hợp pháp của công dân. Trong khối tài liệu này có thể nghiên cứu về chủ trương,
đường lối, chính sách lớn của Đảng, nhà nước như cải cách ruộng đất, khôi phục và phát triển
nền kinh tế, xoá nạn mù chữ, phát triển nền giáo dục cũng như các chính sách xã hội ưu việt
của Nhà nước Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Được hình thành từ sau năm 1945 đến nay, tài liệu
này được tạo lập bằng rất nhiều loại giấy, mực. Từ năm 1945 – 1954 tài liệu chủ yếu được
viết, in, đánh máy trên giấy dó và các loại giấy sản xuất bằng phương pháp thủ công. Sau năm
1960 tài liệu chủ yếu được đánh máy, in trên giấy công nghiệp nhập từ Liên Xô, Trung Quốc
Và sau những năm 1975 tài liệu được tạo lập bằng giấy do Việt Nam sản xuất như giấy Bãi
Bằng, giấy Đồng Nai v.v Khối tài liệu này không những phản ánh sinh động các mặt của đời
sống xã hội mà bản thân tài liệu còn phản ánh phần nào trình độ kỹ thuật, công nghệ của đất
nước ta.
2- Khối tài liệu của UBHC các Khu, Liên khu và các cơ quan chuyên môn trực
thuộc:
Khối tài liệu này hiện có 73 phông với hơn 400 mét tài liệu có thời gian từ năm 1948 –
1975. Đây là khối tài liệu do các cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương sản sinh ra trong một
giai đoạn lịch sử nhất định. Nó có giá trị nghiên cứu lịch sử cũng như phong tục tập quán, đời
sống văn hóa tinh thần và các mặt của đời sống xã hội của các dân tộc trên đất Việt Nam. Hiện

21
nay thực hiện chủ trương giữ gìn và phát huy bản sắc văn hoá dân tộc thì những phông tài liệu
này là nguồn thông tin vô cùng phong phú và quan trọng. Trong những phông tài liệu này,
ngoài tiếng Việt là ngôn ngữ chủ yếu được sử dụng để tạo lập văn bản, một số ngôn ngữ của
các dân tộc thiểu số cũng được sử dụng trong nhiều văn bản, đặc biệt là trong các thư, đơn,
báo cáo của các cá nhân.
3- Khối tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ:
Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang quản lý trên 50 phông tài liệu của các
cá nhân, gia đình, dòng họ. Trong đó có nhiều cá nhân có những đóng góp to lớn trên các lĩnh
vực văn học nghệ thuật, văn hóa, chính trị như: nhà văn Hoàng Ngọc Phách, Sơn Tùng, Vũ
Ngọc Phan, nhà thơ Huy Cận, Xuân Diệu, Tế Hanh, Lưu Trọng Lư, nhạc sỹ Văn Cao, Văn
Ký, Nguyễn Đình Phúc, nhà phê bình văn học Hoài Thanh, nhà sử học Trần Văn Giáp, nhà
hoạt động xã hội Đặng Việt Châu v.v Về số lượng, khối tài liệu này hiện nay chỉ có gần 70
mét, nhưng đó là các trang bản thảo của các tác phẩm và đầu sách có giá trị cùng nhiều tài
liệu, tư liệu quý phản ánh cuộc đời và sự nghiệp sáng tạo nghệ thuật của các cá nhân. Trong
khối tài liệu này có những bản thảo các tác phẩm rất đáng được trân trọng như bản thảo tiểu
thuyết "Búp sen xanh", bản thảo kịch bản "Hẹn gặp lại Bến Nhà Rồng" của nhà văn Sơn Tùng
viết về tuổi trẻ của Bác Hồ và chặng đường đầu tiên ra đi tìm đường cứu nước của Người,
hoặc bản tổng phổ bài "Tiến quân ca" của nhạc sĩ Văn Cao đã được chọn làm Quốc ca Việt
Nam từ năm 1946. Trong khối tài liệu này có những tài liệu đặc biệt quí hiếm, nó góp phần
làm phong phú thêm thành phần tài liệu của phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam như Sắc phong
của dòng họ Đường, gia phả của dòng họ Đỗ Về phương pháp chế tác tài liệu này cũng rất
phong phú, đa số tài liệu là các bản thảo viết tay bằng bút máy, bút bi, bút chì bên cạnh đó có
những tài liệu là các bản in, bản vẽ phác thảo v.v
4- Khối tài liệu khoa học kỹ thuật:
Khối tài liệu này là tài liệu khảo sát, thiết kế, thi công của trên 50 công trình trọng
điểm có ý nghĩa quốc gia. Về số lượng, hiện nay số tài liệu đã lên tới gần 1500 mét và khả
năng bổ sung của khối tài liệu này là rất lớn. Trong số những tài liệu đã được nộp lưu tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phải kể đến các công trình tiêu biểu của đất nước như công

trình Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, công trình nhà máy thủy điện Hòa Bình, công trình nhà
máy nhiệt điện Phả Lại, công trình cầu Thăng Long, cầu Chương Dương, cầu Bến Thủy, cầu
Sông Gianh, công trình đường dây Bắc – Nam 500KV Cũng trong khối tài liệu khoa học kỹ

22
thuật do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản lý còn có khối tài liệu địa giới hành chính từ cấp
xã (phường) đến cấp tỉnh (thành phố) trực thuộc trung ương của 61 tỉnh, thành phố trong cả
nước. Những tài liệu này không chỉ có ý nghĩa lịch sử mà còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn.
Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III liên tục phục vụ các tài liệu này cho nhu cầu sửa
chữa, cải tạo, nâng cấp, mở rộng các công trình.
Bên cạnh 4 khối tài liệu nêu trên, hiện tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn quản lý
một khối tư liệu gồm sách, báo, công báo, tạp chí … để bổ trợ cho tài liệu lưu trữ.
Ngoài các khối tài liệu và tư liệu đã được giới thiệu ở trên, hiện tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III còn quản lý một khối lượng tương đối lớn tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Đây là
những loại hình tài liệu được chế tác trên các vật mang tin khác không thuộc phạm vi nghiên
cứu của đề tài nên chúng tôi không đi sâu giới thiệu.
Qua phần trình bày trên có thể khẳng định rằng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chứa tiềm năng thông tin vô cùng phong phú. Những tài liệu này
có ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và đối với mỗi công dân nói riêng, vì vậy
nó phải được bảo quản một cách tốt nhất để phục vụ cho mọi nhu cầu của xã hội.
1.2 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia:
Trải qua bao thăng trầm của lịch sử, bao khắc nghiệt của thời gian, đến nay các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chỉ còn lưu trữ được gần
30.000 mét tài liệu có ý nghĩa toàn quốc thuộc các thời kỳ lịch sử khác nhau. Đến nay nhiều
tài liệu trong khối di sản nhỏ bé này đã không thể chống chọi lại sự tàn phá của thời gian và
đang ở trạng thái hư hỏng rất đáng lo ngại. Những số liệu sau đây sẽ thể hiện thực trạng hư
hỏng tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
1.2.1 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I:

- Khối tài liệu cổ nhất được các nhà nghiên cứu lịch sử Việt Nam thời phong kiến
trong và ngoài nước quan tâm hàng đầu là khối tài liệu Hán –Nôm. Như đã trình bày ở phần
trước khối tài liệu này hầu hết được viết bằng chữ Hán và chữ Nôm trên chất liệu giấy dó. Tuỳ
thuộc vào nội dung và tầm quan trọng của văn bản mà người ta sử dụng những loại giấy dó
khác nhau để viết văn bản. Có văn bản được viết trên giấy dó thường, có văn bản được viết

23
trên giấy dó chất lượng cao có phủ nhũ vàng nhũ bạc và vẽ các hoa văn, hoạ tiết. Phương tiện
để viết văn bản là bút lông. Mực được sử dụng chủ yếu là mực tàu, là loại mực có độ bền cao
và không làm ảnh hưởng tới độ bền của giấy.
Tài liệu Hán - Nôm đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã được phân loại
và đóng thành từng tập theo thời gian, mỗi tập bao gồm hàng trăm văn bản, có độ dày từ 100
đến 500 trang. Về tình trạng vật lý của tài liệu, tuy đã qua vài trăm năm nhưng đến nay nhiều
tài liệu vẫn ở tình trạng tương đối tốt. Tuy nhiên trong số này, nhiều tài liệu đã bị hư hỏng ở
các mức độ khác nhau. Cụ thể là khối Châu bản triều Nguyễn về số lượng hiện nay có 743 tập,
số liệu này theo đánh giá của nhà nghiên cứu Trần Kính Hoà chỉ bằng 1/5 ngày trước. Tình
trạng vật lý của khối tài liệu này, kết quả kiểm tra vào năm 1993 của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I xác định:
- Tài liệu còn ở tình trạng vật lý tốt có 9,22%
- Tài liệu bị mốc nhẹ chiếm 40,92%
- Tài liệu bị mục, dính bết nhẹ chiếm 9,77%
- Tài liệu bị đóng thành cục, dính bết nặng chỉ đụng nhẹ là có thể bị nát vụn chiếm
5,29% 45, 9
Cho đến thời điểm hiện nay (năm 2003) tình trạng trên đã được cải thiện khá nhiều:
trên 500 tập tài liệu hư hỏng đã được bóc tách, bồi nền và và đưa vào bảo hiểm trên đĩa CD-
ROM, tuy nhiên vẫn còn 40 tập tài liệu bị dính bết nặng chưa xử lý được.
Khối tài liệu địa bạ triều Nguyễn tuy mức độ hư hỏng chưa nặng như khối Châu bản,
nhưng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã lựa chọn trên 2000 tập trong số hơn 10000 tập của
khối này để tu bổ bằng biện pháp bồi nền 1 mặt.
- Khối tài liệu tiếng Pháp được sản sinh vào khoảng thời gian từ 1840 - 1945. Phần lớn

tài liệu được in, đánh máy trên giấy công nghiệp, chỉ một số ít tài liệu được viết in trên giấy dó
và các loại giấy khác. Do bản chất của giấy công nghiệp là bị lão hoá nhanh cùng với thời
gian, nên đến nay phần lớn tài liệu tiếng Pháp đã bị giòn, ố vàng. Thêm vào đó mực được
dùng để in, đánh máy tài liệu này cũng là loại mực có chứa a xít, nên nhiều tài liệu đã bị rách
thủng ở chính phần có nét chữ, đặc biệt là những tài liệu được đánh máy bằng máy cơ thì phần
rách thủng càng trầm trọng hơn. Năm 1999 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I tiến hành khảo sát
tình trạng vật lý của 6 phông trong khối tài liệu này, cụ thể là các phông Toàn quyền Đông

24
Dương, Thống sứ Bắc Kỳ, Tòa sứ Hà Đông, Tòa sứ Nam Định, Tòa thị chính Hà Nội và Sở
Địa dư Đông Dương. Theo báo cáo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I về kết quả khảo sát cho
thấy tình trạng vật lý của tài liệu hành chính tiếng Pháp như sau:
- Tài liệu bị rách, thủng chiếm 1%
- Tài liệu bị giòn, gẫy, rách mép chiếm 2%
- Tài liệu bị mốc chiếm 43%
- Tài liệu bị axít chiếm 95% [49, 3]
Như vậy gần như toàn bộ tài liệu tiếng Pháp đã bị axít, trong đó tài liệu có độ PH thấp
nhất là 4,5 và cao nhất là 5,4
Đối với khối tài liệu bản đồ tình trạng vật lý còn đáng báo động hơn, kết quả khảo sát
cho thấy:
- Tài liệu bị rách chiếm 37%
- Tài liệu bị giòn, gẫy chiếm 20 %
- Tài liệu bị mốc chiếm 43%
- Tài liệu bị axít chiếm 100% [49, 4]
Nhiều tấm bản đồ bị axít ở mức rất nặng, tài liệu đã ngả màu vàng. Kết quả đo độ PH
cho thấy tài liệu có độ PH thấp nhất là 3,9 và cao nhất là 6,3 [49,13]
Qua kết quả khảo sát trên cho thấy vấn đề khử nấm mốc và khử axít cho tài liệu là rất
cấp bách để ngăn chặn sự tiếp tục hư hỏng của tài liệu. Đồng thời việc tu bổ, sửa chữa những
tài liệu bị rách là việc cần thực hiện để duy trì tình trạng vật lý của tài liệu.
1.2.2 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia II
Tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II quản lý có thời gian từ nửa sau thế kỷ XIX
(1862) đến nay. Phần lớn tài liệu là giấy công nghiệp nên tình trạng tài liệu bị axít là không
tránh khỏi. Kết quả khảo sát cho thấy đa số tài liệu có độ PH từ 4,0 - 4,5, chỉ có khoảng 1/3 số
tài liệu được khảo sát có độ PH từ 5,0 - 5,7 [51, 1+3]
Do đặc điểm khí hậu ở Thành phố Hồ Chí Minh, nơi bảo quản tài liệu của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia II tương đối khô nên nấm mốc ít phát triển, vì vậy số lượng tài liệu bị nhiễm