Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các trung tâm lưu trữ quốc gia

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ TÂM

CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU GIẤY
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC
CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC
Mã số: 5 10 02
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. NGUYỄN VĂN HÀM
Hà Nội - 2003


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia " là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Đề tài
được tác giả độc lập nghiên cứu trên cơ sở khảo sát thực tiễn trong và ngoài
nước, tổng kết đúc rút kinh nghiệm từ các bài viết đăng tải trên các tư liệu tham
khảo và sự phân tích đánh giá và tổng hợp của bản thân. Luận văn hoàn toàn
không có sự sao chép nguyên văn của bất cứ công trình nghiên cứu nào trong và
ngoài nước.
Lời cam đoan của tôi là đúng sự thật với danh dự của người làm công tác
nghiên cứu khoa học, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm./.
Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2003
Tác giả

Nguyễn Thị Tâm

2

LỜI CẢM ƠN
Nhân dịp hoàn thành luận văn này, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành
nhất đến các thày giáo, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng,
Trường Đại học Khoa học-Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học quốc gia Hà Nội
đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành khoá học và luận văn
này.
Tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước, Trung tâm Nghiên cứu Khoa học, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ
quốc gia và các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cùng bạn bè, đồng nghiệp đã tạo
điều kiện và giúp đỡ tôi rất nhiều về vật chất và tinh thần để hoàn thành luận văn
này.
Bản luận văn của tôi không thể hoàn thành được nếu không có sự giúp đỡ
tận tình của PGS. Nguyễn Văn Hàm, Chủ nhiệm Khoa Lưu trữ học và Quản trị
Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học quốc
gia Hà Nội. Xin Thày hãy ghi nhận lòng biết ơn sâu sắc của người học trò này.
Cuối cùng xin cảm ơn những người thân trong gia đình nội, ngoại đã động
viên và giúp đỡ tôi có được thành công ngày hôm nay./.
Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2003
Tác giả

Nguyễn Thị Tâm

3


MỤC LỤC NỘI DUNG
Nội dung

STT

Trang

LỜI MỞ ĐẦU
1.

Mục đích và ý nghĩa của đề tài

8

2.

Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

10

3.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề

11

4.

Nguồn tài liệu tham khảo

13

5.

Phương pháp nghiên cứu

14

6.

Bố cục luận văn

15

Chƣơng 1
TÌNH HÌNH TÀI LIỆU HIỆN BẢO QUẢN
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA
1.1.

Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

1.1.1.

Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia I

1.1.2.

17
17

Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia I

19

1.1.3.

Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

20

1.2.

Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

27

1.2.1.

Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia II

1.2.2.

1.2.3.

27

Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia II

28

Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

29

4


II
1.3.

Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

1.3.1.

Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III

1.3.2.

32

Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III

1.3.3.
1.4.

32

32

Tình hình tài liệu lưu trữ hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III
Nhận xét chung về tình hình tài liệu hiện bảo quản tại các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia

34
37

Chƣơng 2
THỰC TRẠNG BẢO HIỂM TÀI LIỆU
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA
2.1.

Quan niệm về bảo hiểm tài liệu và phông bảo hiểm

39

2.1.1.

Quan niệm về bảo hiểm

39

2.1.2.

Quan niệm về phông bảo hiểm

41

2.2.

Sự cần thiết phải bảo hiểm tài liệu lưu trữ

43

2.3.

Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

47

2.3.1

Cơ sở pháp lý để tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ

47

2.3.2.

Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia

48

2.3.2.1. Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I

48

2.3.2.2. Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia II

51

2.3.2.3. Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ
2.3.3.

Quốc gia III

53

Nhận xét chung về thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm

53

5


Lưu trữ Quốc gia

Chƣơng 3
CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA
3.1

Nhóm giải pháp về nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện chế độ,

58

chính sách vền bảo hiểm tài liệu
3.1.1.

Nội dung những vấn đề cần nghiên cứu, quy định để tiếp tục hoàn

59

thiện thể chế, chính sách về bảo hiểm tài liệu
3.1.2.

Các hình thức văn bản cần ban hành để quản lý, chỉ đạo công tác

59

bảo hiểm
3.2.

Giải pháp về tổ chức và đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực

64

3.2.1.

Giải pháp về tổ chức

64

3.2.2.

Giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực

66

3.3.

Giải pháp về lựa chọn tài liệu để bảo hiểm

69

3.4.

Giải pháp về lựa chọn công nghệ để bảo hiểm

73

3.4.1.

Giải pháp công nghệ micrôphim

73

3.4.1.1. Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim trên thế giới và khả
năng ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở các
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

73

3.4.1.2. Quy trình công nghệ

76

3.4.1.3. Thiết bị, vật tư

79

3.4.2.

Giải pháp công nghệ số hoá

82

3.4.2.1. Tình hình ứng dụng công nghệ số hoá trên thế giới và khả năng
ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia

82

3.4.2.2. Quy trình công nghệ

84
6


3.4.2.3. Thiết bị, vật tư
3.4.3.

85

Giải pháp công nghệ micrôphim-số hoá

86

3.4.3.1. Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim-số hoá trên thế giới và
khả năng ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

87

3.4.3.2. Quy trình công nghệ

88

3.4.3.3. Thiết bị, vật tư

90

3.4.4.

Các giải pháp khác

93

3.4.5

Một số đề xuất về việc lựa chọn công nghệ bảo hiểm tài liệu

93

3.5.

Giải pháp về xây kho bảo hiểm

94

3.6.

Giải pháp về đầu tư kinh phí

95

KẾT LUẬN

97

TÀI LIỆU THAM KHẢO

100

PHỤ LỤC

104

7


LỜI MỞ ĐẦU
1. Mục đích và ý nghĩa của đề tài
Hiện tại, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước đang trực tiếp quản lý gần 30 km giá tài liệu lưu trữ có giá trị về chính

trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu trải qua các thời
kỳ lịch sử khác nhau của dân tộc Việt Nam. Đại bộ phận tài liệu lưu trữ là bản
gốc, bản chính của tài liệu được khắc, được viết, được ghi trên nhiều vật mang
tin khác nhau như trên gỗ (tài liệu Mộc bản), trên giấy dó (tài liệu Hán-Nôm...),
trên giấy công nghiệp (tài liệu tiếng Pháp, tiếng Việt...), trên bản can, bản sao
ánh sáng...(tài liệu kỹ thuật), trên phim, ảnh, băng, đĩa...(tài liệu phim điện ảnh,
ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử) và được viết bằng các ngôn ngữ khác nhau như chữ
Hán-Nôm, chữ Pháp, chữ Anh, chữ Việt.... Có thể nói rằng tài liệu bảo quản tại
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia là rất đa dạng và phong phú cả về nội dung và
hình thức. Đây là một trong những nguồn sử liệu rất quan trọng, là di sản đặc
biệt của dân tộc, có giá trị rất lớn đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc
Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử
dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ này là trách nhiệm của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước mà trực tiếp là của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Thực hiện
trách nhiệm được Nhà nước giao cho, trong những năm qua, các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia đã cố gắng từng bước giải quyết tình trạng tài liệu tích đống, tu bổ
tài liệu bị hư hỏng, đa dạng hoá và hiện đại hoá các công cụ tra cứu, mở rộng các
hình thức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ phục vụ mọi yêu cầu xã hội. Đặc biệt, để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ,
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã được Nhà nước đầu tư hàng trăm tỷ đồng để
mở rộng và tăng cường cơ sở vật chất. Chẳng hạn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
8


đã được đầu tư kinh phí để cải tạo nhà kho 4 tầng chuyển đổi môi trường bảo
quản tài liệu từ thông gió tự nhiên sang điều hoà không khí; Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia II đã được đầu tư xây mới kho lưu trữ với sức chứa gần 20 km giá tài
liệu và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được đầu tư xây mới kho lưu trữ với
sức chứa 15 km giá tài liệu. Bên cạnh việc cải tạo và xây mới kho lưu trữ thì các

trang thiết bị để bảo quản tài liệu; để khống chế và duy trì nhiệt độ, độ ẩm; để
báo cháy, chữa cháy; để theo dõi đột nhập; để vệ sinh tài liệu, để vận chuyển tài
liệu lưu trữ cũng không ngừng được tăng cường theo hướng hiện đại hoá. Tuy
nhiên, để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ nhất là tài liệu quý, hiếm trong
mọi tình thì một trong những nhiệm vụ quan trọng là phải tiến hành lập phông
bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Vấn đề này càng trở nên cấp bách đối với các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia vì qua khảo sát thực tế tình hình tài liệu ở các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia cho thấy sự an toàn của tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu được
ghi trên vật mang tin là giấy công nghiệp chiếm đại bộ phận trong số tài liệu lưu
trữ đang bị đe doạ nghiêm trọng bởi tốc độ lão hoá do tự thân vật mang tin của
tài liệu gây nên; do tác động của điều kiện môi trường khí hậu nóng, ẩm đặc biệt
là thiên tai bão lụt; do tác động của các sinh vật phá hoại; do hoả hoạn, chiến
tranh, khủng bố...có thể xẩy ra bất cứ lúc nào và do nhu cầu sử dụng tài liệu lưu
trữ ngày một gia tăng. Việc tiếp cận, khai thác sử dụng thường xuyên đối với bản
gốc, bản chính tài liệu lưu trữ vốn đã xuống cấp sẽ dẫn tới nguy cơ tiềm tàng là
làm cho tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng và có thể dẫn tới huỷ hoại hoàn toàn.
Để góp phần từng bước tìm ra các giải pháp nhằm phòng ngừa và hạn chế
tối đa ảnh hưởng của những tác động của tự nhiên và con người đối với tài liệu
lưu trữ quốc gia nói chung và tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia nói riêng, chúng tôi chọn đề tài "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu
giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” để nghiên cứu. Với tên gọi của đề tài
như đã nêu, chúng tôi đặt ra các mục tiêu cần phải giải quyết như sau:
9


Một là, nghiên cứu thực trạng tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia. Để đi tới giải quyết vấn đề này, trước hết chúng tôi tập trung
nghiên cứu làm rõ lịch sử thành lập, vị trí, chức năng, nhiệm vụ cũng như thẩm
quyền quản lý tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
Hai là, nghiên cứu tình hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia. Để giải quyết vấn đề này, trước hết chúng tôi sẽ tập trung làm
sáng tỏ khái niệm thế nào là bảo hiểm tài liệu và phông bảo hiểm; sự cần thiết
phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu và thực trạng của việc tiến hành lập bản sao
bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia hiện nay;
Ba là, đề xuất các giải pháp bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia. Phần này được xác định là trọng tâm nghiên cứu của đề tài.
Nếu mục tiêu trên được giải quyết thì đề tài sẽ có ý nghĩa cơ bản như sau:
Thứ nhất, đề tài góp phần quan trọng vào việc xây dựng hệ thống lý luận
về bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam vì cho đến nay tất cả giáo trình bậc đại
học cũng như trung học mới chỉ đề cập đến công tác bảo quản tài liệu nói chung
mà chưa đề cập sâu và chi tiết đến vấn đề này.
Thứ hai, đề tài góp phần cung cấp luận cứ khoa học để Nhà nước nghiên
cứu, ban hành cơ chế chính sách; cơ chế đầu tư về cơ sở vật chất; đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ để làm công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Thứ ba, đề tài góp phần giải quyết những vấn đề mà thực tiễn đang đặt ra
cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ
quốc gia như lập đề án, lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện đề án, kế
hoạch về bảo hiểm tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện có hiệu quả Pháp lệnh lưu trữ
quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001.
2. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu
Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là một vấn đề khá mới mẻ ở Việt Nam, ngay cả
khái niệm thế nào là bảo hiểm tài liệu cũng chỉ mới được pháp quy hoá trong
10


Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001. Hơn nữa, tài liệu lưu trữ lại rất đa dạng về
loại hình, phong phú về nội dung, được ghi trên rất nhiều vật mang tin khác nhau
và được bảo quản ở nhiều kho lưu trữ rải khắp trong cả nước. Do vậy, với tên gọi
của đề tài, chúng tôi chỉ giới hạn với đối tượng nghiên cứu là bảo hiểm tài liệu
lưu trữ ghi trên vật mang tin bằng giấy và trong phạm vi là các Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia. Chúng tôi hy vọng là nếu đề tài này được nghiên cứu thành công
và được áp dụng trong thực tiễn ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia sẽ có thể rút
kinh nghiệm, khái quát thành lý luận, cụ thể hoá thành thể chế, phổ biến áp dụng
rộng rãi không chỉ với đối tượng là tài liệu giấy mà mở rộng ra đối với cả tài liệu
lưu trữ được ghi trên các vật mang tin khác như trên gỗ, phim, ảnh, băng, đĩa...
và không chỉ giới hạn ở trong phạm vi các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia mà mở
rộng ra cho tất cả các lưu trữ trong cả nước.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là một yêu cầu bắt buộc. Điều này không chỉ đặt
ra đối với lưu trữ Việt Nam mà còn đối với tất cả lưu trữ trên thế giới vì sự cần
thiết phải bảo toàn thông tin của tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích
nghiên cứu lâu dài của xã hội. Qua những chuyến đi thăm quan khảo sát ở một
số nước, qua trao đổi với bạn bè, đồng nghiệp và qua tư liệu thu thập được chúng
tôi được biết có khá nhiều quốc gia trên thế giới đã triển khai thực hiện việc bảo
hiểm tài liệu lưu trữ một cách thành công. Riêng đối với Việt Nam, mặc dù việc
bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã được pháp quy hoá cách đây trên 20 năm trong Pháp
lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nước thông qua ngày
31/11/1982 và một lần nữa lại được khẳng định trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 nhưng trên thực tế
công tác bảo hiểm tài liệu mới bắt đầu được triển khai thực hiện và để triển khai
công việc này một cách có hiệu quả trước hết cần phải tiến hành nghiên cứu các
căn cứ khoa học. Tiếc thay, công tác nghiên cứu khoa học về việc bảo hiểm tài
11


liệu lưu trữ còn rất hạn chế. Cho tới thời điểm thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài
liệu lưu trữ quốc gia (06/9/2001), chỉ có một vài bài viết về vấn đề bảo hiểm
được đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, cụ thể như sau:
Trong bài viết "Những yêu cầu cơ bản về việc lập phông bảo hiểm tài liệu
lưu trữ quốc gia" đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, TS. Dương Văn Khảm

cũng mới chỉ đề cập đến sự cần thiết phải lập phông bảo hiểm và nêu lên yêu cầu
chung đối với việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Còn bảo hiểm những loại tài liệu
nào và bảo hiểm bằng công nghệ gì là tối ưu, là phù hợp với điều kiện của Việt
Nam thì chưa được tác giả đề cập 5.
Ngoài bài viết này, còn có bài viết "Giải pháp công nghệ trong việc bảo
hiểm và quản lý khối tài liệu Châu bản" của tác giả Lê Văn Năng và Nguyễn
Duy Phương đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam. Trong bài viết, các tác giả đã
giới thiệu việc ứng dụng kỹ thuật Multimedia vào việc bảo hiểm và quản lý tài
liệu Châu bản trên đĩa CD-ROM. Tuy nhiên, phần giới thiệu này cũng còn khá
sơ lược và mới chỉ thấy được ưu điểm của công nghệ CD-ROM trong việc truy
cập và tìm kiếm thông tin mà chưa thấy được nhược điểm của công nghệ này
trong việc bảo hiểm thông tin tài liệu lưu trữ 7.
Một bài viết khác cũng được giới thiệu trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam là
bài viết của TS. Vũ Minh Hương giới thiệu về kho bảo hiểm của nước Cộng hoà
Pháp. Trong bài viết này, tác giả đã giới thiệu cho chúng ta biết một số thông tin
cơ bản về việc thiết kế kho bảo hiểm và về tổ chức kho bảo hiểm tài liệu của Lưu
trữ Cộng hoà Pháp mà tác giả có dịp được đến thăm quan khảo sát 23.
Với một vài bài viết khiêm tốn nêu trên quả thật còn quá ít thông tin để
giúp chúng ta hình dung toàn bộ công việc về bảo hiểm tài liệu lưu trữ nói chung
và về việc lập phông bảo hiểm tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói
riêng.

12


Sau khi Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức Cán bộ han hành Quyết định số
52/2001/QĐ-BTCCBCP ngày 06/9/2001 về việc thành lập Trung tâm Bảo hiểm
tài liệu lưu trữ quốc gia và để đưa Trung tâm này đi vào hoạt động Cục Lưu trữ
nhà nước đã chỉ đạo phải xây dựng Đề án Bảo hiểm tài liệu tài liệu lưu trữ quốc
gia trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Để lập Đề án Bảo hiểm tài liệu tài liệu

lưu trữ quốc gia trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Ban xây dựng Đề án đã
bước đầu xây dựng được một số văn bản quan trọng trình Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước ban hành để làm cơ sở cho việc xây dựng Đề án như hướng dẫn
phạm vi, đối tượng, phương thức bảo hiểm tài liệu; hướng dẫn xây dựng, lựa
chọn và thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm; lập danh mục thiết bị, vật
tư, hoá chất để nghiên cứu, thử nghiệm lập bản sao bảo hiểm trên micôphim.
Những công việc còn lại cần phải làm để sớm hoàn thiện Đề án trình Thủ tướng
Chính nói riêng và những công việc còn phải tiếp tục hoàn thiện công tác bảo
hiểm nói chung vẫn còn nằm ở phía trước và cần phải được nghiên cứu đầy đủ
hơn.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Nguồn tư liệu phục vụ chủ yếu cho việc nghiên cứu đề tài này là các ấn
phẩm như sách, báo, tạp chí ngoài nước viết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ do Lưu
trữ Quốc gia Singapore, Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức, Trung tâm bảo quản
tài liệu Đông Á biếu tặng hoặc do thu thập được trong chuyến đi khảo sát của
Đoàn cán bộ Cục Lưu trữ Nhà nước tại Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức và Lưu
trữ Liên bang Nga tháng 7 năm 2003. Những tư liệu này hiện bảo quản ở Thư
viện Trung tâm Nghiên cứu Khoa học thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Ngoài ra, chúng tôi còn tham khảo các sách, tạp chí giới thiệu về tài liệu lưu trữ
hiện đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; các văn bản quy phạm
pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ nói chung và về bảo hiểm tài liệu
nói riêng; các trang thông tin về bảo hiểm tài liệu được giới thiệu trên mạng
13


Internet và đặc biệt là những văn bản do Cục Văn thư và Lưu trữ ban hành trong
thời gian gần đây về bảo hiểm tài liệu. Tất cả những tư liệu tham khảo đó đã
được thống kê cụ thể tại danh mục "Tài liệu tham khảo" sắp xếp ở phần cuối của
luận văn này. Đặt biệt, với chuyến đi nghiên cứu khảo sát về bảo hiểm tài liệu tại
Cộng hoà liên bang Đức và Liên bang Nga vừa qua, chúng tôi đã có dịp được

trao đổi với các bạn đồng nghiệp về những vấn đề có liên quan đến công tác bảo
hiểm tài liệu và được thăm quan thực tế các cơ sở chụp micrôphim để lập phông
bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Qua chuyến đi khảo sát đó, chúng tôi đã rút ra được
khá nhiều kinh nghiệm về việc bảo hiểm tài liệu của nước bạn và điều đó đã giúp
đỡ chúng tôi rất nhiều trong việc hoàn thành luận văn này.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện được mục tiêu mà đề tài đặt ra, chúng tôi luôn đứng trên
quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác-Lênin để
giải quyết một cách khoa học những vấn đề mà đề tài đặt ra. Các phương pháp
nghiên cứu chủ yếu được sử dụng bao gồm:
Thứ nhất là phương pháp khảo sát, điều tra. Vận dụng phương pháp này,
chúng tôi đã tiến hành khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ và tình hình bảo hiểm
tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và tại Lưu trữ Liên bang Nga,
Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức. Kết quả khảo sát, điều tra thực tế là cơ sở quan
trọng để có đánh giá đúng về giá trị của khối tài liệu đang bảo quản ở các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia cũng như về những giải pháp công nghệ đã được áp dụng
trong việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Thứ hai là phương pháp trao đổi kinh nghiệm với chuyên gia trong và
ngoài nước. Việc trao đổi kinh nghiệm với chuyên gia nước ngoài được thực
hiện thông qua các cuộc trao đổi với GS.TS. Hartmut Weber-Tổng Giám đốc
Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức, GS. Viện sĩ V.P Kozlov-Tổng cục trưởng Tổng
cục Lưu trữ liên bang Nga cùng các đồng nghiệp tại đây; với ông Pitt Kuan
14


Wah-Giám đốc Lưu trữ Quốc gia Singapore và các đồng nghiệp trong lần Đoàn
sang thăm và làm việc tại Việt Nam. Ngoài việc trao đổi kinh nghiệm với chuyên
gia nước ngoài, chúng tôi còn thực hiện việc trao đổi, xin ý kiến chuyên gia
trong nước đóng góp vào nội dung của đề tài. Thông qua các cuộc trao đổi,
chúng tôi đã rút ra được những kinh nghiệm bổ ích cho việc hoàn thành các mục

tiêu cơ bản mà đề tài đặt ra.
Thứ ba là phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin. Trên cơ sở
áp dụng nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng
hợp chúng tôi đã tiến hành phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin thu được qua
kết quả khảo sát và nghiên cứu tư liệu. Kết quả của việc phân tích, đánh giá, tổng
hợp thông tin đã giúp chúng tôi rút ra được những kinh nghiệm quý trong việc
bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ngoài và đề xuất các giải pháp khả thi cho việc
bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam.
Thứ tư là phương pháp thử nghiệm và quan sát ứng dụng giải pháp công
nghệ trong thực tế. Từ kết quả thử nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ
micrôphim tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và từ kết quả triển khai ứng dụng
công nghệ số hoá tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng như từ kết quả quan
sát thực tiễn việc ứng dụng công nghệ số hoá tại Hãng Zeutchel (Cộng hoà liên
bang Đức) và tại Viện Lưu trữ khoa học kỹ thuật của Liên bang Nga đã cho phép
chúng tôi khái quát thành các quy trình công nghệ lập phông bảo hiểm tài liệu
lưu trữ. Đây là cơ sở quan trọng để có thể triển khai việc xây dựng định mức,
đơn giá thuê lao động thực hiện việc lập phông bảo hiểm tài liệu tại các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia.
6. Bố cục luận văn
Luận văn gồm tổng cộng 123 trang, ngoài lời mở đầu và kết luận, phần nội
dung luận văn được chia thành ba chương như sau:
Chương 1: Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
15


Trong chương này, trước hết chúng tôi đi sâu nghiên cứu lịch sử hình
thành; chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền quản lý và sưu tầm thu thập tài liệu
của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Từ đó, chúng tôi phân tích thực trạng tài
liệu do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang quản lý như số lượng tài liệu,
thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu. Cuối cùng, chúng tôi rút ra

những nhận xét chung về thực trạng tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia.
Chương 2: Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Chương này tập trung trình bày các vấn đề như quan niệm về bảo hiểm tài
liệu và phông bảo hiểm; sự cần thiết phải tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu
lưu trữ và thực trạng tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia. Từ kết quả nghiên cứu đó đã rút ra nhận xét chung về
thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Chương 3: Đề xuất các giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng giấy hiện bảo
quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Chương này có trình bày các giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ như giải
pháp về cơ chế chính sách; giải pháp về tổ chức và đào tạo nguồn nhân lực; giải
pháp lựa chọn tài liệu; giải pháp lựa chọn công nghệ, trong đó có phân tí ch, đánh
giá ưu nhược điểm của các giải pháp công nghệ này đã và đang được ứng dụng
trên thế giới nhất và khả năng ứng dụng công nghệ này vào việc lập phông bảo
hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; giải pháp về xây kho bảo hiểm
và giải pháp về kinh phí đầu tư cho công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm
ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Ngoài ra, đề tài còn được minh hoạ bằng một số phụ lục như sơ đồ quy
trình lập bản sao bảo hiểm bằng công nghệ micrôphim, sơ đồ quy trình lập bản
sao bảo hiểm bằng công nghệ micrôphim-số hoá, Tờ trình Bộ trưởng, Trưởng
ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ về Đề án thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu
16


lưu trữ quốc gia và bản chụp minh hoạ một số máy móc thiết bị cần thiết cho
việc ứng dụng công nghệ này. Phần "Tài liệu tham khảo" có thống kê 34 đầu
sách, tạp chí, văn bản đã được trích dẫn trong đề tài hoặc được tham khảo trong
quá trình nghiên cứu đề tài.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu tiếng Việt
1. Cục Lưu trữ Nhà nước quá trình phát triển và trưởng thành, Nhà xuất bản
Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2002.
2. Công văn số 375/LTNN-NVTW ngày 11/8/2003 của Cục Lưu trữ nhà nước
về việc phê duyệt Danh mục thiết bị và vật tư, hoá chất để nghiên cứu thửu
nghiệm lập phông bảo hiểm trên micôphim.
3. Công văn số 432/LTNN-NVTW ngày 28/9/2003 của Cục Lưu trữ nhà nước
v/v phạm vi, đối tượng, phương thức bảo hiểm và tỷ lệ tài liệu lưu trữu cần bảo
hiểm.
4. Công văn số 129/VTLTNN-NVTW ngày 31/10/2003 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xác định, thống kê tài liệu lưu trữ thuộc
diện bảo hiểm.
5. Dương Văn Khảm: Những yêu cầu cơ bản về việc lập phông bảo hiểm tài
liệu lưu trữ quốc gia, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 1988.

17


6. Dương Văn Khảm chủ biên và tập thể tác giả: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I,
Hà Nội, năm 1989.
7. Lê Văn Năng, Nguyễn Duy Phương: Giải pháp công nghệ trong việc bảo
hiểm và quản lý khối tài liệu Châu bản, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm
1996.
8. Lê Văn Năng, Vũ Xuân Thắng: Giải pháp công nghệ trong việc lưu trữ và
quản lý tài liệu ghi âm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Tạp chí Lưu trữ Việt
Nam, số 1 năm 2000.
9. Mục lục Châu bản Triều Nguyễn, Tập II năm Minh Mạng 6 (1825) và 7
(1826), Nhà xuất bản văn hoá, Hà Nội, năm 1998.
10. Nghiêm Kỳ Hồng chủ biên cùng tập thể tác giả: Văn bản hiện hành về

công tác văn thư và công tác lưu trữ, Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội, năm
1996.
11. Ngô Thiếu Hiệu, Vũ Thị Minh Hương: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 40
năm xây dựng và phát triển (1962-2002), Hà Nội, 2002.
12. Nguyễn Hữu Thời chủ biên, tập thể tác giả: Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà
Nội, năm 1992.
13. Phạm Thị Huệ: Vài nét về tài liệu Mộc bản triều Nguyễn, Tạp chí Lưu trữ
Việt Nam, số 1 năm 2001.
14. Phan Đình Nham chủ biên cùng tập thể tác giả: Sách chỉ dẫn phông lưu trữ
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, TP. Hồ Chí Minh, năm 1996.
15. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua
ngày 04/4/2001.
16. Quyết định số 385/QĐ-TC ngày 6/9/1988 của Cục Lưu trữ Nhà nước thực
hiện việc đổi tên các Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương thành các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia
18


17. Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/12/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước
về ban hành thẩm quyền quản lý, sưu tầm, thu thập tài liệu của các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia.
18. Từ điển thuật ngữ lưu trữ quốc tế, Munchen-New York-London-Paris, năm
1998.
19. Tờ trình số 213/TTr-LTNN ngày 24/5/2000 của Cục Lưu trữ nhà nước về
Đề án thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia.
20. Tờ trình số 43/TTr-TTI ngày 01/4/2002 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
về xin phê duyệt Dự án nâng cấp và phát triển hệ thống thông tin tài liệu Châu
bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
21. Văn bản hiện hành của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư và công tác
lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội, năm 1999.

22. Vũ Chu Thạ chịu trách nhiệm công bố và tập thể Ban biên soạn: Sách chỉ
dẫn các phông lưu trữ thời kỳ thuộc địa bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I Hà Nội, Nhà xuất bản Khoa học Xã hội, Hà Nội, năm 1995.
23. Vũ Minh Hương: Kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia của Pháp, Tạp chí
Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 2000.
Tài liệu tiếng nƣớc ngoài
24. ATLANTI, International Institute for Archival Science (Tạp chí
ATLANTI, Viện Nghiên cứu khoa học lưu trữ quốc tế), Maribor, 1995.
25. Guidelines for the care and preservation of microforms in tropical
countries, General Information Programme and UNISIST, United Nations
Educational Scientific and Cultural Organization (Hướng dẫn bảo quản
micrôphim ở các nước nhiệt đới, Chương trình thông tin chung và UNISIST, Tổ
chức Văn hoá và Khoa học Giáo dục của Liên hiệp quốc), Paris, tháng 6/1990).
26. Handbook for Digital Projects: a Management Tool for Preservation and
Access (Cẩm nang cho các dự án số hoá: công cụ quản lý cho việc bảo quản và
19


truy cập), Northeast Document Conservation Center Andover, Massachusetts,
2000.
27. Hartmut Weber: Digitisation as a Method of Preservation?(Số hoá có phải
là một phương pháp bảo quản?), Amsterdam, July, 1997.
28. Hartmut Weber: Filmkonservierug in Technologischen Dimensionen (Bảo
quản phim trong khuôn khổ công nghệ), E-mail: h.weber barch.bun.de.
29. IGI Selected in Cornell's Digital to Microfilm Brittle Books Projects, (IGI
Lựa chọn dự án số hoá để micrôphim những cuốn sách bị giòn tại Đại học
Cornell), http:// www.igraph.com/PressReleases/WP-Cornell,htm.
30. Keeping Archives (Lưu giữ tài liệu lưu trữ), The Australien Society of
Archivists Inc, 1993.
31. Microfilming Public Records (Micrôphim hồ sơ công), Queensland State

Archives, 1999.
32. Peter Walne chủ biên: Từ điển thuật ngữ lưu trữ, Munchen-New YorkLondon-Paris, 1998.
33. Preservation Options in a Digital World: To Film or to Scan ( Những vấn
đề bảo quản trong thế giới số hoá: chụp film hay quét), New York State Library
Cultual Education Center Librarian's Room Albany, New York, October 3-5,
2000.
34. Tổng cục Lưu trữ Liên bang Nga: Các quy tắc công tác của các cơ quan
lưu trữ nhà nước Liên bang Nga, Mátxcơva, 2002 (nguyên bản tiếng Nga).

20