Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các trung tâm lưu trữ quốc gia

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



NGUYỄN THỊ TÂM



CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU GIẤY
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC
CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC
Mã số: 5 10 02

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. NGUYỄN VĂN HÀM







Hà Nội - 2003




4

MỤC LỤC NỘI DUNG

STT
Nội dung
Trang

LỜI MỞ ĐẦU

1.
Mục đích và ý nghĩa của đề tài
8
2.
Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
10
3.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
11
4.
Nguồn tài liệu tham khảo
13
5.
Phương pháp nghiên cứu
14
6.
Bố cục luận văn
15

Chƣơng 1
TÌNH HÌNH TÀI LIỆU HIỆN BẢO QUẢN
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA





1.1.
Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
17
1.1.1.
Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia I

17
1.1.2.
Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia I

19
1.1.3.
Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
20
1.2.
Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
27
1.2.1.
Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia II

27
1.2.2.
Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia II

28
1.2.3.
Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
29



5
II
1.3.
Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
32
1.3.1.
Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III

32
1.3.2.
Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III

32
1.3.3.

Tình hình tài liệu lưu trữ hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III

34
1.4.
Nhận xét chung về tình hình tài liệu hiện bảo quản tại các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia

37


Chƣơng 2
THỰC TRẠNG BẢO HIỂM TÀI LIỆU
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA




2.1.
Quan niệm về bảo hiểm tài liệu và phông bảo hiểm
39
2.1.1.
Quan niệm về bảo hiểm
39
2.1.2.
Quan niệm về phông bảo hiểm
41
2.2.
Sự cần thiết phải bảo hiểm tài liệu lưu trữ
43

2.3.
Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
47
2.3.1
Cơ sở pháp lý để tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ
47
2.3.2.
Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia

48
2.3.2.1.
Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I

48
2.3.2.2.
Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia II

51
2.3.2.3.
Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III

53
2.3.3.
Nhận xét chung về thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm
53

6
Lưu trữ Quốc gia



Chƣơng 3
CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA




3.1
Nhóm giải pháp về nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện chế độ,
chính sách vền bảo hiểm tài liệu
58
3.1.1.
Nội dung những vấn đề cần nghiên cứu, quy định để tiếp tục hoàn
thiện thể chế, chính sách về bảo hiểm tài liệu
59
3.1.2.
Các hình thức văn bản cần ban hành để quản lý, chỉ đạo công tác
bảo hiểm
59
3.2.
Giải pháp về tổ chức và đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực
64
3.2.1.

Giải pháp về tổ chức
64
3.2.2.
Giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực
66
3.3.
Giải pháp về lựa chọn tài liệu để bảo hiểm
69
3.4.
Giải pháp về lựa chọn công nghệ để bảo hiểm
73
3.4.1.
Giải pháp công nghệ micrôphim
73
3.4.1.1.
Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim trên thế giới và khả
năng ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở các
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia


73
3.4.1.2.
Quy trình công nghệ
76
3.4.1.3.
Thiết bị, vật tư
79
3.4.2.
Giải pháp công nghệ số hoá
82

3.4.2.1.
Tình hình ứng dụng công nghệ số hoá trên thế giới và khả năng
ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia


82
3.4.2.2.
Quy trình công nghệ
84



7
3.4.2.3.
Thiết bị, vật tư
85
3.4.3.
Giải pháp công nghệ micrôphim-số hoá
86

3.4.3.1.

Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim-số hoá trên thế giới và
khả năng ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia



87

3.4.3.2.
Quy trình công nghệ
88
3.4.3.3.
Thiết bị, vật tư
90
3.4.4.
Các giải pháp khác
93
3.4.5
Một số đề xuất về việc lựa chọn công nghệ bảo hiểm tài liệu
93
3.5.
Giải pháp về xây kho bảo hiểm
94
3.6.
Giải pháp về đầu tư kinh phí
95

KẾT LUẬN
97

TÀI LIỆU THAM KHẢO
100

PHỤ LỤC
104

8

LỜI MỞ ĐẦU
1. Mục đích và ý nghĩa của đề tài
Hiện tại, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước đang trực tiếp quản lý gần 30 km giá tài liệu lưu trữ có giá trị về chính
trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu trải qua các thời
kỳ lịch sử khác nhau của dân tộc Việt Nam. Đại bộ phận tài liệu lưu trữ là bản
gốc, bản chính của tài liệu được khắc, được viết, được ghi trên nhiều vật mang
tin khác nhau như trên gỗ (tài liệu Mộc bản), trên giấy dó (tài liệu Hán-Nôm ),
trên giấy công nghiệp (tài liệu tiếng Pháp, tiếng Việt ), trên bản can, bản sao
ánh sáng (tài liệu kỹ thuật), trên phim, ảnh, băng, đĩa (tài liệu phim điện ảnh,
ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử) và được viết bằng các ngôn ngữ khác nhau như chữ
Hán-Nôm, chữ Pháp, chữ Anh, chữ Việt Có thể nói rằng tài liệu bảo quản tại
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia là rất đa dạng và phong phú cả về nội dung và
hình thức. Đây là một trong những nguồn sử liệu rất quan trọng, là di sản đặc
biệt của dân tộc, có giá trị rất lớn đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc

Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử
dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ này là trách nhiệm của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước mà trực tiếp là của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Thực hiện
trách nhiệm được Nhà nước giao cho, trong những năm qua, các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia đã cố gắng từng bước giải quyết tình trạng tài liệu tích đống, tu bổ
tài liệu bị hư hỏng, đa dạng hoá và hiện đại hoá các công cụ tra cứu, mở rộng các
hình thức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ phục vụ mọi yêu cầu xã hội. Đặc biệt, để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ,
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã được Nhà nước đầu tư hàng trăm tỷ đồng để
mở rộng và tăng cường cơ sở vật chất. Chẳng hạn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I



9
đã được đầu tư kinh phí để cải tạo nhà kho 4 tầng chuyển đổi môi trường bảo
quản tài liệu từ thông gió tự nhiên sang điều hoà không khí; Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia II đã được đầu tư xây mới kho lưu trữ với sức chứa gần 20 km giá tài
liệu và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được đầu tư xây mới kho lưu trữ với
sức chứa 15 km giá tài liệu. Bên cạnh việc cải tạo và xây mới kho lưu trữ thì các
trang thiết bị để bảo quản tài liệu; để khống chế và duy trì nhiệt độ, độ ẩm; để
báo cháy, chữa cháy; để theo dõi đột nhập; để vệ sinh tài liệu, để vận chuyển tài
liệu lưu trữ cũng không ngừng được tăng cường theo hướng hiện đại hoá. Tuy
nhiên, để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ nhất là tài liệu quý, hiếm trong
mọi tình thì một trong những nhiệm vụ quan trọng là phải tiến hành lập phông
bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Vấn đề này càng trở nên cấp bách đối với các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia vì qua khảo sát thực tế tình hình tài liệu ở các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia cho thấy sự an toàn của tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu được
ghi trên vật mang tin là giấy công nghiệp chiếm đại bộ phận trong số tài liệu lưu
trữ đang bị đe doạ nghiêm trọng bởi tốc độ lão hoá do tự thân vật mang tin của
tài liệu gây nên; do tác động của điều kiện môi trường khí hậu nóng, ẩm đặc biệt

là thiên tai bão lụt; do tác động của các sinh vật phá hoại; do hoả hoạn, chiến
tranh, khủng bố có thể xẩy ra bất cứ lúc nào và do nhu cầu sử dụng tài liệu lưu
trữ ngày một gia tăng. Việc tiếp cận, khai thác sử dụng thường xuyên đối với bản
gốc, bản chính tài liệu lưu trữ vốn đã xuống cấp sẽ dẫn tới nguy cơ tiềm tàng là
làm cho tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng và có thể dẫn tới huỷ hoại hoàn toàn.
Để góp phần từng bước tìm ra các giải pháp nhằm phòng ngừa và hạn chế
tối đa ảnh hưởng của những tác động của tự nhiên và con người đối với tài liệu
lưu trữ quốc gia nói chung và tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia nói riêng, chúng tôi chọn đề tài "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu
giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” để nghiên cứu. Với tên gọi của đề tài
như đã nêu, chúng tôi đặt ra các mục tiêu cần phải giải quyết như sau:



10
Một là, nghiên cứu thực trạng tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia. Để đi tới giải quyết vấn đề này, trước hết chúng tôi tập trung
nghiên cứu làm rõ lịch sử thành lập, vị trí, chức năng, nhiệm vụ cũng như thẩm
quyền quản lý tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
Hai là, nghiên cứu tình hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia. Để giải quyết vấn đề này, trước hết chúng tôi sẽ tập trung làm
sáng tỏ khái niệm thế nào là bảo hiểm tài liệu và phông bảo hiểm; sự cần thiết
phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu và thực trạng của việc tiến hành lập bản sao
bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia hiện nay;
Ba là, đề xuất các giải pháp bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia. Phần này được xác định là trọng tâm nghiên cứu của đề tài.
Nếu mục tiêu trên được giải quyết thì đề tài sẽ có ý nghĩa cơ bản như sau:
Thứ nhất, đề tài góp phần quan trọng vào việc xây dựng hệ thống lý luận
về bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam vì cho đến nay tất cả giáo trình bậc đại
học cũng như trung học mới chỉ đề cập đến công tác bảo quản tài liệu nói chung

mà chưa đề cập sâu và chi tiết đến vấn đề này.
Thứ hai, đề tài góp phần cung cấp luận cứ khoa học để Nhà nước nghiên
cứu, ban hành cơ chế chính sách; cơ chế đầu tư về cơ sở vật chất; đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ để làm công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Thứ ba, đề tài góp phần giải quyết những vấn đề mà thực tiễn đang đặt ra
cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ
quốc gia như lập đề án, lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện đề án, kế
hoạch về bảo hiểm tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện có hiệu quả Pháp lệnh lưu trữ
quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001.
2. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu
Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là một vấn đề khá mới mẻ ở Việt Nam, ngay cả
khái niệm thế nào là bảo hiểm tài liệu cũng chỉ mới được pháp quy hoá trong



11
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001. Hơn nữa, tài liệu lưu trữ lại rất đa dạng về
loại hình, phong phú về nội dung, được ghi trên rất nhiều vật mang tin khác nhau
và được bảo quản ở nhiều kho lưu trữ rải khắp trong cả nước. Do vậy, với tên gọi
của đề tài, chúng tôi chỉ giới hạn với đối tượng nghiên cứu là bảo hiểm tài liệu
lưu trữ ghi trên vật mang tin bằng giấy và trong phạm vi là các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia. Chúng tôi hy vọng là nếu đề tài này được nghiên cứu thành công
và được áp dụng trong thực tiễn ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia sẽ có thể rút
kinh nghiệm, khái quát thành lý luận, cụ thể hoá thành thể chế, phổ biến áp dụng
rộng rãi không chỉ với đối tượng là tài liệu giấy mà mở rộng ra đối với cả tài liệu
lưu trữ được ghi trên các vật mang tin khác như trên gỗ, phim, ảnh, băng, đĩa
và không chỉ giới hạn ở trong phạm vi các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia mà mở
rộng ra cho tất cả các lưu trữ trong cả nước.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là một yêu cầu bắt buộc. Điều này không chỉ đặt

ra đối với lưu trữ Việt Nam mà còn đối với tất cả lưu trữ trên thế giới vì sự cần
thiết phải bảo toàn thông tin của tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích
nghiên cứu lâu dài của xã hội. Qua những chuyến đi thăm quan khảo sát ở một
số nước, qua trao đổi với bạn bè, đồng nghiệp và qua tư liệu thu thập được chúng
tôi được biết có khá nhiều quốc gia trên thế giới đã triển khai thực hiện việc bảo
hiểm tài liệu lưu trữ một cách thành công. Riêng đối với Việt Nam, mặc dù việc
bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã được pháp quy hoá cách đây trên 20 năm trong Pháp
lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nước thông qua ngày
31/11/1982 và một lần nữa lại được khẳng định trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 nhưng trên thực tế
công tác bảo hiểm tài liệu mới bắt đầu được triển khai thực hiện và để triển khai
công việc này một cách có hiệu quả trước hết cần phải tiến hành nghiên cứu các
căn cứ khoa học. Tiếc thay, công tác nghiên cứu khoa học về việc bảo hiểm tài



12
liệu lưu trữ còn rất hạn chế. Cho tới thời điểm thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài
liệu lưu trữ quốc gia (06/9/2001), chỉ có một vài bài viết về vấn đề bảo hiểm
được đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, cụ thể như sau:
Trong bài viết "Những yêu cầu cơ bản về việc lập phông bảo hiểm tài liệu
lưu trữ quốc gia" đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, TS. Dương Văn Khảm
cũng mới chỉ đề cập đến sự cần thiết phải lập phông bảo hiểm và nêu lên yêu cầu
chung đối với việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Còn bảo hiểm những loại tài liệu
nào và bảo hiểm bằng công nghệ gì là tối ưu, là phù hợp với điều kiện của Việt
Nam thì chưa được tác giả đề cập 5.
Ngoài bài viết này, còn có bài viết "Giải pháp công nghệ trong việc bảo
hiểm và quản lý khối tài liệu Châu bản" của tác giả Lê Văn Năng và Nguyễn
Duy Phương đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam. Trong bài viết, các tác giả đã
giới thiệu việc ứng dụng kỹ thuật Multimedia vào việc bảo hiểm và quản lý tài

liệu Châu bản trên đĩa CD-ROM. Tuy nhiên, phần giới thiệu này cũng còn khá
sơ lược và mới chỉ thấy được ưu điểm của công nghệ CD-ROM trong việc truy
cập và tìm kiếm thông tin mà chưa thấy được nhược điểm của công nghệ này
trong việc bảo hiểm thông tin tài liệu lưu trữ 7.
Một bài viết khác cũng được giới thiệu trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam là
bài viết của TS. Vũ Minh Hương giới thiệu về kho bảo hiểm của nước Cộng hoà
Pháp. Trong bài viết này, tác giả đã giới thiệu cho chúng ta biết một số thông tin
cơ bản về việc thiết kế kho bảo hiểm và về tổ chức kho bảo hiểm tài liệu của Lưu
trữ Cộng hoà Pháp mà tác giả có dịp được đến thăm quan khảo sát 23.
Với một vài bài viết khiêm tốn nêu trên quả thật còn quá ít thông tin để
giúp chúng ta hình dung toàn bộ công việc về bảo hiểm tài liệu lưu trữ nói chung
và về việc lập phông bảo hiểm tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói
riêng.



13
Sau khi Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức Cán bộ han hành Quyết định số
52/2001/QĐ-BTCCBCP ngày 06/9/2001 về việc thành lập Trung tâm Bảo hiểm
tài liệu lưu trữ quốc gia và để đưa Trung tâm này đi vào hoạt động Cục Lưu trữ
nhà nước đã chỉ đạo phải xây dựng Đề án Bảo hiểm tài liệu tài liệu lưu trữ quốc
gia trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Để lập Đề án Bảo hiểm tài liệu tài liệu
lưu trữ quốc gia trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Ban xây dựng Đề án đã
bước đầu xây dựng được một số văn bản quan trọng trình Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước ban hành để làm cơ sở cho việc xây dựng Đề án như hướng dẫn
phạm vi, đối tượng, phương thức bảo hiểm tài liệu; hướng dẫn xây dựng, lựa
chọn và thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm; lập danh mục thiết bị, vật
tư, hoá chất để nghiên cứu, thử nghiệm lập bản sao bảo hiểm trên micôphim.
Những công việc còn lại cần phải làm để sớm hoàn thiện Đề án trình Thủ tướng
Chính nói riêng và những công việc còn phải tiếp tục hoàn thiện công tác bảo

hiểm nói chung vẫn còn nằm ở phía trước và cần phải được nghiên cứu đầy đủ
hơn.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Nguồn tư liệu phục vụ chủ yếu cho việc nghiên cứu đề tài này là các ấn
phẩm như sách, báo, tạp chí ngoài nước viết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ do Lưu
trữ Quốc gia Singapore, Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức, Trung tâm bảo quản
tài liệu Đông Á biếu tặng hoặc do thu thập được trong chuyến đi khảo sát của
Đoàn cán bộ Cục Lưu trữ Nhà nước tại Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức và Lưu
trữ Liên bang Nga tháng 7 năm 2003. Những tư liệu này hiện bảo quản ở Thư
viện Trung tâm Nghiên cứu Khoa học thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Ngoài ra, chúng tôi còn tham khảo các sách, tạp chí giới thiệu về tài liệu lưu trữ
hiện đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; các văn bản quy phạm
pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ nói chung và về bảo hiểm tài liệu
nói riêng; các trang thông tin về bảo hiểm tài liệu được giới thiệu trên mạng



14
Internet và đặc biệt là những văn bản do Cục Văn thư và Lưu trữ ban hành trong
thời gian gần đây về bảo hiểm tài liệu. Tất cả những tư liệu tham khảo đó đã
được thống kê cụ thể tại danh mục "Tài liệu tham khảo" sắp xếp ở phần cuối của
luận văn này. Đặt biệt, với chuyến đi nghiên cứu khảo sát về bảo hiểm tài liệu tại
Cộng hoà liên bang Đức và Liên bang Nga vừa qua, chúng tôi đã có dịp được
trao đổi với các bạn đồng nghiệp về những vấn đề có liên quan đến công tác bảo
hiểm tài liệu và được thăm quan thực tế các cơ sở chụp micrôphim để lập phông
bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Qua chuyến đi khảo sát đó, chúng tôi đã rút ra được
khá nhiều kinh nghiệm về việc bảo hiểm tài liệu của nước bạn và điều đó đã giúp
đỡ chúng tôi rất nhiều trong việc hoàn thành luận văn này.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện được mục tiêu mà đề tài đặt ra, chúng tôi luôn đứng trên

quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác-Lênin để
giải quyết một cách khoa học những vấn đề mà đề tài đặt ra. Các phương pháp
nghiên cứu chủ yếu được sử dụng bao gồm:
Thứ nhất là phương pháp khảo sát, điều tra. Vận dụng phương pháp này,
chúng tôi đã tiến hành khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ và tình hình bảo hiểm
tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và tại Lưu trữ Liên bang Nga,
Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức. Kết quả khảo sát, điều tra thực tế là cơ sở quan
trọng để có đánh giá đúng về giá trị của khối tài liệu đang bảo quản ở các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia cũng như về những giải pháp công nghệ đã được áp dụng
trong việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Thứ hai là phương pháp trao đổi kinh nghiệm với chuyên gia trong và
ngoài nước. Việc trao đổi kinh nghiệm với chuyên gia nước ngoài được thực
hiện thông qua các cuộc trao đổi với GS.TS. Hartmut Weber-Tổng Giám đốc
Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức, GS. Viện sĩ V.P Kozlov-Tổng cục trưởng Tổng
cục Lưu trữ liên bang Nga cùng các đồng nghiệp tại đây; với ông Pitt Kuan



15
Wah-Giám đốc Lưu trữ Quốc gia Singapore và các đồng nghiệp trong lần Đoàn
sang thăm và làm việc tại Việt Nam. Ngoài việc trao đổi kinh nghiệm với chuyên
gia nước ngoài, chúng tôi còn thực hiện việc trao đổi, xin ý kiến chuyên gia
trong nước đóng góp vào nội dung của đề tài. Thông qua các cuộc trao đổi,
chúng tôi đã rút ra được những kinh nghiệm bổ ích cho việc hoàn thành các mục
tiêu cơ bản mà đề tài đặt ra.
Thứ ba là phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin. Trên cơ sở
áp dụng nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng
hợp chúng tôi đã tiến hành phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin thu được qua
kết quả khảo sát và nghiên cứu tư liệu. Kết quả của việc phân tích, đánh giá, tổng
hợp thông tin đã giúp chúng tôi rút ra được những kinh nghiệm quý trong việc

bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ngoài và đề xuất các giải pháp khả thi cho việc
bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam.
Thứ tư là phương pháp thử nghiệm và quan sát ứng dụng giải pháp công
nghệ trong thực tế. Từ kết quả thử nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ
micrôphim tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và từ kết quả triển khai ứng dụng
công nghệ số hoá tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng như từ kết quả quan
sát thực tiễn việc ứng dụng công nghệ số hoá tại Hãng Zeutchel (Cộng hoà liên
bang Đức) và tại Viện Lưu trữ khoa học kỹ thuật của Liên bang Nga đã cho phép
chúng tôi khái quát thành các quy trình công nghệ lập phông bảo hiểm tài liệu
lưu trữ. Đây là cơ sở quan trọng để có thể triển khai việc xây dựng định mức,
đơn giá thuê lao động thực hiện việc lập phông bảo hiểm tài liệu tại các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia.
6. Bố cục luận văn
Luận văn gồm tổng cộng 123 trang, ngoài lời mở đầu và kết luận, phần nội
dung luận văn được chia thành ba chương như sau:
Chương 1: Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia



16
Trong chương này, trước hết chúng tôi đi sâu nghiên cứu lịch sử hình
thành; chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền quản lý và sưu tầm thu thập tài liệu
của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Từ đó, chúng tôi phân tích thực trạng tài
liệu do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang quản lý như số lượng tài liệu,
thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu. Cuối cùng, chúng tôi rút ra
những nhận xét chung về thực trạng tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia.
Chương 2: Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Chương này tập trung trình bày các vấn đề như quan niệm về bảo hiểm tài
liệu và phông bảo hiểm; sự cần thiết phải tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu

lưu trữ và thực trạng tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia. Từ kết quả nghiên cứu đó đã rút ra nhận xét chung về
thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Chương 3: Đề xuất các giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng giấy hiện bảo
quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Chương này có trình bày các giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ như giải
pháp về cơ chế chính sách; giải pháp về tổ chức và đào tạo nguồn nhân lực; giải
pháp lựa chọn tài liệu; giải pháp lựa chọn công nghệ, trong đó có phân tích, đánh
giá ưu nhược điểm của các giải pháp công nghệ này đã và đang được ứng dụng
trên thế giới nhất và khả năng ứng dụng công nghệ này vào việc lập phông bảo
hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; giải pháp về xây kho bảo hiểm
và giải pháp về kinh phí đầu tư cho công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm
ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Ngoài ra, đề tài còn được minh hoạ bằng một số phụ lục như sơ đồ quy
trình lập bản sao bảo hiểm bằng công nghệ micrôphim, sơ đồ quy trình lập bản
sao bảo hiểm bằng công nghệ micrôphim-số hoá, Tờ trình Bộ trưởng, Trưởng
ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ về Đề án thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu



17
lưu trữ quốc gia và bản chụp minh hoạ một số máy móc thiết bị cần thiết cho
việc ứng dụng công nghệ này. Phần "Tài liệu tham khảo" có thống kê 34 đầu
sách, tạp chí, văn bản đã được trích dẫn trong đề tài hoặc được tham khảo trong
quá trình nghiên cứu đề tài.

Chƣơng 1
TÌNH HÌNH TÀI LIỆU HIỆN BẢO
QUẢN TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA

Hiện tại, trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có ba Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia. Đó là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia II và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Đây là các lưu trữ lịch sử, có chức
năng bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân tiêu biểu qua các thời kỳ lịch
sử để phục vụ nhu cầu nghiên cứu của toàn xã hội.
1. 1. Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia I
1.1.1. Lịch sử thành lập và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I
Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là Kho lưu trữ Hà Nội - một
trong năm Kho Lưu trữ ở xứ Đông Dương được thành lập theo Nghị định ngày
26/12/1918 của Toàn quyền Đông dương Albert Saraut. Sau Hiệp nghị Giơ-ne-
vơ năm 1954, thực dân Pháp rút khỏi Hà Nội, Bộ Tuyên truyền - tiền thân của



18
Bộ Văn hoá và Thông tin ngày nay đã được giao nhiệm vụ quản lý Kho Lưu trữ
Hà Nội.
Cùng với việc thành lập Cục Lưu trữ trên cơ sở Nghị định số 102/CP ngày
4/9/1962 của Hội đồng Chính phủ, Kho Lưu trữ Hà Nội đã được giao cho Cục
Lưu trữ thuộc Văn phòng Phủ Thủ tướng quản lý và được đổi tên là Kho Lưu trữ
Trung ương.
Cũng theo tinh thần Nghị định này, Kho Lưu trữ Trung ương có nhiệm vụ

sưu tầm, thu thập và sắp xếp có hệ thống tài liệu lưu trữ qua các thời đại để phục
vụ công tác tra cứu 11, 36.
Ngày 01/3/1984, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã ban hành
Nghị định số 34/HĐBT qui định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Cục Lưu trữ Nhà nước. Theo đó, các Kho Lưu trữ Trung ương được
đổi tên thành các Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương 10, 613- 615.
Ngày 8/8/1988, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ký Quyết định số 223/CT về
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Căn cứ vào tinh thần của Quyết định này, Cục
trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 385/QĐ-TC ngày
6/9/1988 đổi tên các Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương thành các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia. Theo đó, Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương ở Hà Nội được
đổi tên là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 11, 40.
Tiếp theo, ngày 25/2/1991, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định
số 21/QĐ-TC quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Theo đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là đơn vị
trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là thu thập,
bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ
quốc gia Việt Nam thuộc phạm vi quản lý theo quy định của Nhà nước 11, 41.
Theo đề nghị của Cục Lưu trữ Nhà nước về thành lập Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III trên cơ sở tách bộ phận lưu trữ tài liệu sau Cách mạng tháng Tám



19
thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, ngày 10/6/1995, Bộ trưởng, Trưởng ban
Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ ký Quyết định số 118/TCCP-TC chính thức
thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Với sự ra đời của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III thì chức năng nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần được
quy định lại. Ngày 17/7/1995, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành
Quyết định số 77/QĐ - TCCB về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ

máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Theo đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
là cơ quan trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng thu thập, bổ sung, bảo
quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân, gia đình dòng họ thuộc các thời kỳ lịch sử từ tháng Tám năm
1945 về trước 11, 44.

1.1.2. Thẩm quyền quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
Theo lý luận về lưu trữ học thì các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đều là lưu trữ lịch sử. Theo khoản 6, Điều 2
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày
04/4/2001, thì "Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản
lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các lưu trữ hiện
hành (Lưu trữ cơ quan-TG ) và các nguồn tài liệu khác"15. Mỗi lưu trữ lịch sử
đều có một phạm vi thẩm quyền nhất định trong việc quản lý và sưu tầm, thu
thập tài liệu. "Thẩm quyền lưu trữ” được giải thích trong Từ điển Lưu trữ Việt
Nam là "quyền hạn, nhiệm vụ thu thập tài liệu lưu trữ của một lưu trữ cố định
(Lưu trữ lịch sử - TG) trong một khu vực hành chính lãnh thổ đối với các cơ
quan được xác định là nguồn nộp lưu. Thẩm quyền lưu trữ thường được pháp
quy hoá để bảo đảm việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có hiệu quả" 12,76 .
Theo các quy định hiện hành thì các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng, nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ



20
quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Do vậy, để tạo điều kiện
thuận lợi cho việc quản lý, sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ quốc gia bổ sung vào
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và tránh sự chồng chéo trong việc sưu tầm, thu
thập tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu hay nói một cách khác từ các
lưu trữ hiện hành thì thẩm quyền đó phải được pháp quy hoá. Trên cơ sở nghiên

cứu chức năng, nhiệm vụ của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, tình hình thực tế
tài liệu hiện do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang quản lý và lý thuyết phân
loại tài liệu của lưu trữ học, Cục Lưu trữ nhà nước đã ban hành Quyết định số
13/QĐ-LTNN ngày 23/12/2001 quy định thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu
thập tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 17. Theo Quyết định này,
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài
liệu trong quá trình hoạt động của:
- Các cơ quan, tổ chức thuộc thời kỳ Phong kiến đã từng tồn tại trên lãnh
thổ Việt Nam (trừ tài liệu Mộc bản);
- Các cơ quan, tổ chức của thực dân Pháp có trụ sở đóng trên lãnh thổ Bắc
Kỳ từ 1858 đến 1945 và Bắc Việt từ 1945 đến 1954.
1.1.3. Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
Trải qua quá trình tiếp nhận và bàn giao tài liệu theo thẩm quyền đã được
phân định, hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đang trực tiếp quản lý khoảng
gần 06 km giá tài liệu lưu trữ và tư liệu lưu trữ, bao gồm các khối tài liệu chính
sau đây:
a) Khối tài liệu Hán - Nôm
Khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
tổ chức thuộc thời kỳ Phong kiến đã từng tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam. Hầu hết
tài liệu được viết bằng chữ Hán - Nôm và do vậy còn được gọi là khối tài liệu
Hán - Nôm. Tài liệu có sớm nhất thuộc khối này hiện còn lưu giữ được là Bằng
của Bộ Lại cấp cho Phạm Nam chức Thí quan Phòng ngự thiêm sự Ty Phòng



21
ngự sứ ngày 21/11 năm Hồng Đức thứ 19 (1488). Khối tài liệu Hán - Nôm bao
gồm các phông và sưu tập sau đây:
Thứ nhất, phông Nha Kinh lược Bắc kỳ
Ngày 03/6/1886, được sự đồng ý của Toàn quyền Đông Dương Paul Bert,

Vua Đồng Khánh đã ra chỉ dụ thành lập Nha Kinh lược Bắc kỳ. Nha Kinh lược
Bắc Kỳ là cơ quan hành pháp cao nhất của Nhà nước phong kiến triều Nguyễn
đặt tại Bắc Kỳ, có nhiệm vụ thay mặt nhà Vua trực tiếp quản lý, điều hành và
giải quyết mọi công việc ở xứ Bắc Kỳ. Trong quá trình hoạt động của Nha Kinh
lược Bắc Kỳ từ 1886 đến1897 đã hình thành nên phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ.
Đây là phông tài liệu có số lượng trên 3.500 tập, được viết bằng chữ Hán-Nôm
trên giấy dó và có nội dụng phong phú phản ánh toàn bộ tình hình chính trị, kinh
tế, văn hoá, xã hội ở Bắc Kỳ trong thời kỳ thực dân Pháp bắt đầu xây dựng chế
độ cai trị thuộc địa ở Bắc Kỳ. Các hình thức tài liệu chủ yếu trong phông gồm
chỉ, dụ, tấu, sớ, đơn từ và các công văn, giấy tờ trao đổi khác giữa Nha Kinh
lược Bắc Kỳ với triều đình Nhà Nguyễn, Phủ Thống sứ Bắc Kỳ, Toàn quyền
Đông Dương và các cơ quan, tổ chức trực thuộc và với các tỉnh và các huyện ở
Bắc Kỳ Có thể nói rằng phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ thực sự là một trong
những nguồn sử liệu chữ viết quý, hiếm hiện còn lưu giữ được tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia I. Tuy nhiên, tình trạng vật lý của tài liệu trong phông đã bị
xuống cấp do phải đưa ra khai thác sử dụng bản gốc. Trong tổng số 3.500 tập tài
liệu thuộc phông thì có tới gần 500 tập cần phải tiến hành tu bổ trong thời gian
tới. Để bảo quản an toàn phông tài liệu này thì việc tiến hành lập phông bảo
hiểm là hết sức cần thiết.
Thứ hai, phông huyện Thọ Xương
Huyện Thọ Xương là một trong hai huyện thuộc Phủ Hoài Đức thuộc Hà Nội
xưa. Huyện lỵ Thọ Xương vào thời kỳ đầu Nhà Nguyễn đóng ở đoạn giữa phố
Tôn Đức Thắng ngày nay. Tới năm Thiệu Trị thứ 2 (1842) huyện lỵ đã được dời



22
về khu vực phố Âú Triệu ngõ Huyện và ngõ Thọ Xương. Đất đai thuộc huyện
Thọ Xương bao gồm toàn bộ quận Hoàn Kiếm, quận Hai Bà Trưng và một phần
khu vực thuộc quận Đống Đa ngày nay. Với vị trí địa lý như vậy nên tài liệu

hình thành trong quá trình hoạt động của huyện Thọ Xương có ý nghĩa rất lớn
đối với việc nghiên cứu lịch sử nói chung và lịch sử Thủ đô Hà Nội nói riêng.
Phông huyện Thọ Xương có thời gian từ 1874 đến 1896. Tài liệu có trong phông
được viết trên giấy dó bằng chữ Hán-Nôm, bao gồm công văn, tờ trình, tờ bẩm,
đơn từ phản ánh đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội trong phạm vi quản
lý của huyện Thọ Xương, đặc biệt là mối quan hệ giữa huyện Thọ Xương với
Nha Kinh lược Bắc Kỳ, Tri phủ Hoài Đức, Tri phủ Thường Tín, Tổng đốc các
tỉnh lân cận và với các tổng, xã trong huyện Thọ Xương 6, 45-63.
Cũng như phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ, tình trạng vật lý của tài liệu trong
phông huyện Thọ Xương cũng bị xuống cấp nghiêm trọng. Kết quả khảo sát cho
thấy trong số 700 tập thì có tới trên 300 tập cần phải tiến hành tu bổ chiếm tỷ lệ
khoảng 50%.
Thứ ba, khối Châu bản triều Nguyễn
Châu bản là những bản văn của Vương Triều Nguyễn đã được nhà Vua
"ngự phê" hoặc "ngự lãm" và thường mang dấu ấn "ngự phê" bằng mực màu son
đỏ. "Ngự phê" có Châu phê, Châu điểm, Châu khuyên và Châu mạt. Châu bản
Triều Nguyễn không chỉ gồm các bản tấu, sớ đã được nhà Vua xem và phê duyệt
mà còn có cả những sắc, dụ, chiếu, chỉ, những công văn, tờ trình, những bản kê
khai, bản dịch những văn kiện ngoại giao Châu bản Triều Nguyễn gồm 734 tập
được viết bằng chữ Hán- Nôm, trong đó Triều Vua Gia Long (1802-1819) có 7
tập, Triều Vua Minh Mệnh (1820-1840) có 89 tập, Triều Vua Thiệu Trị (1841-
1847) có 55 tập; Triều Vua Tự Đức (1848-1883) có 386 tập; Triều Vua Kiến
Phúc (1884) có 02 tập; Triều Vua Đồng Khánh (1886-1888) có 28 tập; Triều
Vua Thành Thái (1889-1907) có 93 tập; Triều Vua Duy Tân (1907-1916) có 48



23
tập; Triều Vua Khải Định (1916-1925) có 7 tập và Triều Vua Bảo Đại (1926-
1945) có 19 tập. Theo phỏng đoán của GS. Trần Kinh Hoà thì số lượng tài liệu

Châu bản hiện còn chỉ bằng 1/5 của ngày trước. Số tài liệu này được chuyển từ
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II tại Thành phố Hồ Chí Minh ra Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I Hà Nội để quản lý vào năm 1991. Theo kết quả kiểm tra năm 1993
của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I thì số tài liệu bị hư hỏng rất đáng lo ngại. Số
tài liệu còn tốt chỉ chiếm 9,22%, còn 90,78% bị hư hỏng ở các mức độ khác
nhau, trong đó số bị bết dính nặng, đóng thành cục chiếm 5,29%; bị bết dính nhẹ,
mốc, mục nặng chiếm 9,77%; bị mốc và ố vàng chiếm 34,8%; bị mốc nhẹ chiếm
40,92% . Thực hiện Đề án "Cấp cứu tài liệu Châu bản", Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I đã tiến hành tu bổ toàn bộ tài liệu bị hư hỏng nhẹ, biên mục tài liệu Châu
bản và ứng dụng công nghệ số hoá đưa toàn văn Châu bản vào CD-ROM để
quản lý và phục vụ khai thác sử dụng. Khối tài liệu Châu bản được đánh giá là
khối tài liệu có giá trị đặc biệt để nghiên cứu lịch sử về mọi mặt của đời sống
chính trị - kinh tế - xã hội dưới Triều Nguyễn 9, VIII-XLIX.

Thứ năm, khối tài liệu địa bạ Triều Nguyễn
Khối tài liệu này hiện có khoảng 11.000 tập được viết trên giấy dó bằng
chữ Hán - Nôm. Như tên gọi, khối tài liệu này chỉ gồm các tài liệu có nội dung
liên quan đến đất đai và được hình thành dưới triều Nguyễn.
Thứ sáu, sưu tập tài liệu Hương Khê
Gọi là sưu tập tài liệu Hương Khê vì tài liệu này được phát hiện vào ngày
22/8/1984 tại nhà thờ họTrần, ở thôn Tâm Phúc, xã Hương Vĩnh, huyện Hương
Khê, tỉnh Hà Tĩnh. Tài liệu sau khi phát hiện là có giá trị đã được đưa về bảo
quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I theo văn bản số 1799/TCCB ngày
11/5/1977 của Phủ Thủ tướng. Sưu tập tài liệu có thời gian từ năm Vĩnh Tộ 1
(1619) đến năm Tự Đức thứ 11 (1858), bao gồm các văn bản, giấy tờ viết trên



24
giấy dó bằng chữ Hán - Nôm, phản ánh các mặt của đời sống chính trị, kinh tế,

văn hoá, xã hội nhất là mối quan hệ giữa một số quan thuộc họ Trần với Đồn
Quy Hợp, Tri huyện Hương Khê, Toà sứ Nghệ An, Hà Tĩnh và với triều đình
Nhà Nguyễn ở Huế 6, 54-56.
Thứ bảy, sưu tập tài liệu Vĩnh Linh
Gọi là sưu tập tài liệu Vĩnh Linh vì tài liệu này được sưu tầm tại huyện
Vĩnh Linh, tỉnh Quảng Trị vào năm 1959. Sưu tập tài liệu có thời gian từ năm
Cảnh Hưng 1 (1740) đến Bảo Đại 7 (1932). Nội dung tài liệu trong sưu tập này
phản ánh nhiều mặt của đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội nhất là tình
hình thu - nộp thuế, khai thác lâm thổ sản, buôn bán sản vật 6, 56-63.
Từ kết quả nghiên cứu tìm hiểu khối tài liệu Hán - Nôm có thể thấy rằng
đây là một trong những khối tài liệu quý, hiếm, một nguồn sử liệu rất quan trọng
vì nội dung mà tài liệu phản ánh đã bao quát được toàn bộ các mặt của đời sống
chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội thuộc thời kỳ này, điển hình là các việc như
việc Lễ (gồm các việc về vua và hoàng tộc; về việc tế lễ như lễ đăng quang, lễ
thiết triều, lễ ban chiếu, lễ dâng biểu ; về tiệc mừng, tiệc yến trong triều; về các
phong sắc, phong thần ở các đình chùa; về việc tổ chức tế lễ ở các lăng, miếu,
đền chùa; về tổ chức thi cử, trường học ); việc Hình (gồm các luật lệ và hồ sơ,
tài liệu xét xử các vụ án chính trị, các vụ án hình sự và dân sự ); việc Binh (gồm
các việc như tuyển mộ, huấn luyện, điều động binh lính; về quân khí, quân trang,
quân nhu ; việc Công (gồm các việc như xây dựng nhà cửa, cầu cống, đường sá,
đê điều ); việc Hộ (gồm các việc như về quản lý nhân khẩu, hộ khẩu, điền địa,
tiền tệ, thuế khoá, ); việc Lại (gồm các việc như quản lý quan lại các cấp; việc
thăng chức, giáng chức, cấp bằng sắc, ban thưởng ). Với nội dung như nêu trên,
khối tài liệu này được coi là qúy hiếm cần phải được bảo vệ, bảo quản an toàn và
tổ sử dụng có hiệu quả đáp ứng mọi yêu cầu của xã hội khi nghiên cứu về thời
đại phong kiến Việt Nam. Tiếc rằng khối tài liệu này hiện đang bị xuống cấp



25

nghiêm trọng. Mặc dù đã áp dụng một số biện pháp như bồi nền bản gốc, bản
chính và số hoá được một phần trong số đó để phục vụ khai thác sử dụng nhưng
để bảo vệ, bảo quản an toàn khối tài liệu Hán - Nôm nhất là gìn giữ cho được
những thông tin tài liệu trong mọi tình huống thì không thể không tiến hành việc
lập phông bảo biểm cho khối tài liệu này.
b) Khối tài liệu tiếng Pháp
Khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
tổ chức của thực dân Pháp có trụ sở đóng trên lãnh thổ Bắc Kỳ từ 1858 đến 1945
và Bắc Việt từ 1945 đến 1954. Vì được viết bằng chữ Pháp nên khối tài liệu này
còn được gọi là khối tài liệu tiếng Pháp. Đây là khối tài liệu có số lượng nhiều
nhất hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Khối tài liệu
này được tổ chức thành hai nhóm chính là nhóm tài liệu hành chính và nhóm tài
liệu kỹ thuật.
Nhóm tài liệu hành chính
Nhóm này gồm gần 50 phông, trong đó ở cấp Đông Dương có các phông
như Đô đốc và Thống đốc, Nha Nông- Lâm- Thương mại Đông Dương, Sở Địa
dư Đông Dương, Tổng Thanh tra Công chính Đông Dương, Sở Tiếp tế và Vận
tải biển Đông Dương, Nha Tài chính Đông Dương, Sở Kiểm tra Tài chính Đông
Dương, Nha Thương chính Đông Dương, Nha Trước bạ - Tài sản và Tem Đông
Dương, Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, Tổng Thanh tra Y tế Đông
Dương, Tổng hội Viên chức Đông Dương, Hạm đội Đông Dương, Công ty Hoả
xa Đông Dương- Vân Nam ; ở cấp kỳ có Sở Nông nghiệp Bắc Kỳ, Sở Địa
chính Bắc Kỳ, Sở Công chính Bắc Kỳ, Sở Học chính Bắc Kỳ, Sở Y tế Bắc Kỳ,
Sở Thú y Bắc Kỳ, Công ty Bông vải sợi Bắc Kỳ, Công ty Than Hòn Gai và ở
cấp tỉnh có Toà Đốc lý Hà Nội, Toà sứ Bắc Giang, Toà sứ Bắc Ninh, Toà sứ Hà
Đông, Toà sứ Hoà Bình, Toà sứ Lào Cai, Toà sứ Nam Định, Toà sứ Ninh Bình,
Toà sứ Phú Thọ, Toà sứ Thái Bình, Toà sứ Thanh Hóa, Toà sứ Tuyên Quang,

26
Toà sứ Yên Bái Ngoài các phông tài liệu hành chính còn có các phông hình
thành trong hoạt động tư pháp như phông Toà án Thượng thẩm Hà Nội, Toà án
Hải Phòng, Toà án Đà Nẵng. Đặc biệt còn có một số phông tài liệu được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chính quyền thân Pháp ở Bắc
Việt thời kỳ từ 1945 đến 1954 như Toà thị chính Hà Nội, Sở Địa chính Hà Nội,
Bảo đại-Hà Nội, Bảo Đại- Đà Lạt, Sở Thông tin tuyên truyền Bắc Việt và Sở Y
tế Bắc Việt.
Do được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức nêu
trên nên thành phần tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính bao gồm các văn bản
quản lý như nghị định, quyết định, thông tư, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công
văn hành chính và nội dung mà tài liệu phản ánh hầu như đã bao quát được khá
đầy đủ các mặt của đời sống chính trị , kinh tế, văn hoá, xã hội Việt Nam thời kỳ
thực dân Pháp xâm lược từ 1887 đến 1954 như về chính sách cai trị và khai thác
thuộc địa của thực dân Pháp; về vấn đề tổ chức chính quyền trung ương và địa
phương; về tuyển dụng, bố trí nhân sự và giải quyết chính sách chế độ đối với
công chức được tuyển dụng kể cả người Âu và người bản xứ; về tình hình chính
trị, quốc phòng và giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội ở Đông Dương và Bắc
Kỳ; về tình hình phát triển kinh tế nhất là các lĩnh công nghiệp, nông lâm nghiệp,
giao thông vận tải (đường sắt, đường bộ, đường thuỷ và đường hàng không), bưu
điện, thương mại, kỹ nghệ, du lịch, tài chính, ngân hàng; về vấn đề văn hoá giáo
dục, cứu trợ xã hội trong thời kỳ Pháp thuộc 22, 25-183.
Hầu hết tài liệu thuộc nhóm này được viết trên giấy công nghiệp, có mức độ a
xít cao. Độ PH đo được nằm trong thang độ từ 4 đến 5 là phổ biến, trong đó có
khá nhiều tài liệu đã trở nên vàng dòn, dễ hư hỏng khi có tác động nhẹ.
Nhóm tài liệu kỹ thuật
Nhóm này gồm gần 179 công trình lớn nhỏ. Trong số các công trình đó có
138 công trình kiến trúc, xây dựng tiêu biểu như Phủ Toàn quyền Đông Dương

27
(nay là Phủ Chủ tịch), Phủ Thống sứ Bắc Kỳ, Toà sứ các tỉnh Bắc Kỳ, Sở Mật
thám, Toà Thượng thẩm Hà Nội, Nhà lao trung ương (Hoả lò), Nhà Hát lớn Hà
Nội, các bệnh viện như Bệnh viện Bạch Mai, Viện Pasteur Hà Nôị, Bệnh viện
Hải Phòng, Bệnh viện Nam Định ; 28 công trình thuỷ lợi tiêu biểu như hệ thống
thuỷ nông Sông Cầu, hệ thống thuỷ nông Liễn Sơn, hệ thống thuỷ nông Sơn Tây,
hệ thống thuỷ nông Hà Đông, hệ thống thuỷ nông tây Nam Định và Ngô Đồng,
hệ thống thuỷ nông An Dương-Kim Thành, hệ thống thuỷ nông Kẻ Sặt (Hưng
Yên), hệ thống thuỷ nông bắc, nam Thái Bình và 13 công trình giao thông
quan trọng như cầu Long Biên (cầu Doumer), cầu cống trên các quốc lộ ,các
công trình cảng như cảng Hải Phòng, cảng nước sâu ở vịnh Hạ Long ,các công
trình đường sắt như tuyến đường sắt Lạng Sơn-Sài Gòn, Hải Phòng-Lào Cai, Tân
Ấp-Thà Khẹt ,các sân bay như sân bay Bạch Mai, sân bay Gia Lâm, sân bay
Cát Bi
Phần lớn tài liệu thuộc nhóm này là tài liệu kỹ thuật như bản can, bản sao
in ánh sáng 6, 101-112
c) Khối tư liệu bổ trợ
Ngoài khối tài liệu hành chính và tài liệu kỹ thuật, Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I còn quản lý khối tư liệu rất có giá trị để bổ trợ cho tài liệu lưu trữ bao
gồm hơn 40.000 đầu sách, báo, tạp chí, niên giám thống kê, công báo Đông
Dương xuất bản chủ yếu bằng tiếng Pháp vào thời kỳ trước năm 1945.
1.2. Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia II
1.2.1. Lịch sử thành lập và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia II
Tiền thân của Trung tâm lưu trữ quốc gia II là Kho Lưu trữ Trung ương II
thuộc Cục Lưu trữ đặt tại thành phố Hồ Chí Minh được thành lập theo Quyết
định số 252/BT ngày 9/11/1976 của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ
tướng trên cơ sở Sở Lưu trữ thuộc Phủ Chủ tịch Chính phủ Cách mạng lâm thời