Nghiên cứu xây dựng các quy trình IS0 9001 2008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội

1
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN






VŨ THỊ TÂN









NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH
ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC
LƢU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI





LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lƣu trữ học

Hà Nội-2013

2

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN







VŨ THỊ TÂN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH
ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC
LƢU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI



Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học
Mã số: 60 32 24






Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung










Hà Nội-2013
3
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
ĐHQGHN: Đại học Quốc gia Hà Nội
CVTLTNN: Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc

CVP: Chánh Văn phòng
PCVP: Phó Chánh văn phòng
TLLT: Tài liệu lƣu trữ
TTBSTL: Thu thập, bổ sung tài liệu
CLTL: Chỉnh lý tài liệu
THTL: Tiêu hủy tài liệu
KTSDTL: Khai thác, sử dụng tài liệu
TCVN: Tiêu chuẩn Việt Nam
















4
MỤC LỤC
Trang
LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………………………………………….4
1.Lý do chọn đề tài……………………………………… 4
2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 5

3.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu………………………………………………………… .…6
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề………………………………………………………………………7
5. Phương pháp nghiên cứu……………………………………………………………………….8
6.Nguồn tài liệu tham khảo……………………………………………………………………… 9
7.Bố cục của đề tài……………………………………………………………………………… 10
CHƢƠNG I: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH
ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở ĐHQGHN………………….11
1.1 Tổng quan về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn này
vào công tác lưu trữ ở ĐHQGHN……………………………………………………………… 11
1.1.1 Tổng quan về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008……………………………………………… 11
1.1.2 Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN…………….12
1.2 Các quy định pháp lý của việc xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công
tác lưu trữ tại ĐHQGHN…………………………………………………………………………14
1.2.1 Các Quyết định của Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng vào hoạt
độngcủa các cơ quan hành chính nhà nƣớc……………………………………………………… 14
1.2.2 Quy định về công tác Văn thƣ- Lƣu trữ ở ĐHQGHN 15
1.3 Yêu cầu nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở ĐHQGHN 16
1.3.1 Chủ trƣơng hiện đại hóa quản trị đại học và cải cách hành chính của ĐHQGHN 16
1.3.2. Yêu cầu nâng cao chất lƣợng và hiệu quả công tác lƣu trữ của ĐHQGHN…………… …18
Tiểu kết chƣơng 1……………………………………………………………………………… 25
CHƢƠNG II: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG
TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI ĐHQGHN…………………………………………… 26
2.1 Khái quát về cách xây dựng bộ tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008……………………26
2.1.1 Sổ tay chất lƣợng…………………………………………………………………………….26
2.1.2 Các quy trình chất lƣợng……………………………………………………………………26
2.1.3 Hƣớng dẫn công việc, biểu mẫu…………………………………………………………… 28
2.2 Phương pháp khảo sát và xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 về nghiệp vụ lưu trữ ở
ĐHQGHN………………………………………………………………………………………….29

5

2.2.1 Nghiên cứu các hƣớng dẫn biên soạn quy trình chất lƣợng…………………………………29
2.2.2 Sƣu tầm, hệ thống các văn bản pháp lý về nghiệp vụ công tác lƣu trữ…………………… 35
2.2.3 Khảo sát việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ trong thực tế tại ĐHQGHN…………………36
2.2.4 Lựa chọn và chuẩn bị thông tin để viết dự thảo quy trình ………………………………… 37
2.3 Xây dựng các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo ISO 9001:2008…………………………….39
2.3.1 Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ vào kho lƣu trữ ĐHQGHN…………………….40
2.3.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu liệu lƣu………………………………………………………… 51
2.3.3 Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị…………………………………………………………67
2.3.4 Quy trình bảo quản tài liệu lƣu trữ (theo định kỳ hàng năm)……………………………… 78
2.3.5 Quy trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ……………………………………… 83
Tiểu kết chƣơng 2……………………………………………………………………………… 91
CHƢƠNG 3: NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐỂ ÁP DỤNG ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC LƢU
TRỮ TẠI ĐHQGHN…………………………………………………………………………… 92
3.1 Những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ tại
ĐHQGHN 92
3.1.1 Những thuận lợi khi áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN………….92
3.1.2 Những khó khăn khi áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN………….98
3.2 Những điều kiện để áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ tại ĐHQGHN 103
3.2.1 Sự thống nhất chủ trƣơng của các cấp lãnh đạo……………………………………………104
3.2.2 Sự nhận thức thống nhất và quyết tâm cao của các cán bộ ĐHQGHN…………………….104
3.2.3 Điều kiện về nhân lực.…………………………………………………………………… 106
3.2.4 Điều kiện về cơ sở vật chất…………………………………………………………………107
3.2.5 Điều kiện về kinh phí……………………………………………………………………….108
3.2.6 Thời gian áp dụng thử quy trình đã đƣợc xây dựng……………………………………… 109
3.2.7 Triển khai đồng bộ việc thực hiện và áp dụng ISO 9001:2008. ………………………… 110
Tiểu kết chƣơng 3……………………………………………………………………………….111
KẾT LUẬN…………………………………………………………………………………… 112
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………… 114
DANH MỤC PHỤ LỤC……………………………………………………………………… 117

6
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, khi xã hội càng phát triển thì nhu cầu sử dụng tài liệu lƣu trữ ngày
càng gia tăng. Sở dĩ nhƣ vậy là vì, tài liệu lƣu trữ chứa đựng những thông tin quá
khứ, phản ánh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu lƣu
trữ đƣợc sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau nhƣ: mục đích chính trị, mục đích
kinh tế, văn hoá, xã hội, quản lý và phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân….
Đại học Quốc gia Hà Nội là Trung tâm đào tạo đại học, sau đại học và nghiên
cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học - công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lƣợng
cao, đạt trình độ tiên tiến, làm nòng cốt trong hệ thống giáo dục đại học, đáp ứng
nhu cầu phát triển kinh tế xã hội của đất nƣớc. Thực tế đã chứng minh, tài liệu lƣu
trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội chứa đựng những thông tin quá khứ, phục vụ có
hiệu quả cho hoạt động quản lý của Đại học Quốc gia Hà Nội. Trong những năm
gần đây, công tác lƣu trữ đã nhận đƣợc sự quan tâm của các cấp lãnh đạo Đại học
Quốc gia Hà Nội và đã đạt đƣợc một số kết quả đáng kể. Tuy nhiên, hiện nay công
tác lƣu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội chƣa đƣợc quản lý một cách đồng bộ để có
thể phát huy hết hiệu quả của công tác này đối với hoạt động quản lý tại Đại học
Quốc gia Hà Nội. Đứng trƣớc tình hình đó, lãnh đạo ĐHQGHN đã đặt ra yêu cầu
đẩy mạnh cải cách hành chính trong đó có vấn đề hiện đại hóa công tác lƣu trữ theo
phƣơng pháp quản lý tiên tiến. Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO
9000 thỏa mãn đƣợc yêu cầu đó. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 qua thực tế bƣớc đầu đƣợc
ứng dụng ở Việt Nam đã thể hiện là một công nghệ quản lý hiện đại, khoa học, có
thể ứng dụng vào nhiều lĩnh vực: Sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quản lý hành
chính; phù hợp với rất nhiều loại hình cơ quan.
Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội và một số trƣờng trực thuộc đã và đang

nghiên cứu, triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN 9001: 2008
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, hệ thống quản lý chất lƣợng này mới
chỉ đƣợc triển khai ở các lĩnh vực nhƣ: đào tạo, nghiên cứu khoa học, nhân sự, tài
chính…Trong khi đó, các nội dung của công tác lƣu trữ hầu nhƣ chƣa đƣợc nghiên
7
cứu áp dụng. Là cán bộ đang công tác tại Trƣờng Đại học Kinh tế - một trong những
đơn vị đi đầu trong việc xây dựng và áp dụng ISO của Đại học Quốc gia Hà Nội,
chúng tôi nhận thấy, nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp dụng trong công tác
lƣu trữ tại ĐHQGHN và các đơn vị trực thuộc sẽ giúp công tác lƣu trữ ở ĐHQGHN
nói chung và Trƣờng Đại học Kinh tế nói riêng đƣợc quản lý một cách đồng bộ và
thống nhất hơn, góp phần nâng cao năng suất chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của
cơ quan. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của vấn đề này chúng tôi lựa chọn vấn đề:
“Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lƣu
trữ ở ĐHQGHN” làm đề tài luận văn cao học.
2. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu
* Phạm vi nghiên cứu
Công tác lƣu trữ ở các cơ quan, tổ chức nói chung và Đại học Quốc gia Hà
Nội nói riêng gồm 2 vấn đề cơ bản: tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ và các nghiệp
vụ lƣu trữ. Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội đã xây dựng bộ quy trình ISO
9001:2008 trong đó có một số quy trình về tổ chức, quản lý nói chung và tổ chức,
quản lý công tác lƣu trữ nói riêng. Tuy nhiên, qua khảo sát chúng tôi thấy ĐHQGHN
chƣa xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng cho các nghiệp vụ của công tác
lƣu trữ. Do đó, phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong việc nghiên cứu xây
dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong các nghiệp vụ công tác lưu trữ tại
Cơ quan ĐHQGHN.
* Đối tượng nghiên cứu
Do hạn chế về mặt thời gian và quy mô của luận văn, đề tài của chúng tôi
không thể đi sâu nghiên cứu xây dựng tất cả các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng
trong các nghiệp vụ lƣu trữ tại ĐHQGHN. Các nghiệp vụ lƣu trữ tại ĐHQGHN
đƣợc nghiên cứu xây dựng áp dụng ISO 9001:2008 trong luận văn này bao gồm:

Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ; Quy trình chỉnh lý tài liệu lƣu trữ
(áp dụng đối với những tài liệu đã đƣợc lập hồ sơ từ khâu văn thƣ và đƣợc nộp vào
kho lƣu trữ ĐHQGHN); Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Quy trình bảo quản
8
định kỳ tài liệu lƣu trữ; Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ (hình thức
phòng đọc).
3. Mục tiêu và đối tƣợng nghiên cứu
* Mục tiêu nghiên cứu:
Với đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt đƣợc những mục tiêu cụ thể sau:
- Làm rõ sự cần thiết của việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO
9001:2008 áp dụng trong công tác lƣu trữ nói chung và nghiệp vụ lƣu trữ nói riêng
tại cơ quan ĐHQGHN
- Khảo sát và xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong các
nghiệp vụ của công tác lƣu cơ quan ĐHQGHN
- Phân tích các điều kiện đảm bảo cho việc áp dụng các quy trình ISO
9001:2008 trong lƣu trữ đã đƣợc xây dựng vào thực tế ở ĐHQGHN
* Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu trên, luận văn của chúng tôi đặt ra và giải
quyết các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu và giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và lợi ích của việc áp
dụng nó vào công tác lƣu trữ của ĐHQGHN
- Hệ thống các quy định pháp luật của nhà nƣớc và ĐHQGHN về việc áp
dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 vào hoạt động hành chính nói
chung và công tác lƣu trữ nói riêng
- Khảo sát công tác lƣu trữ và việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác lƣu
trữ tại cơ quan ĐHQGHN
- Xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 về các nghiệp vụ của công tác lƣu
trữ tại cơ quan ĐHQGHN
- Nêu ra và phân tích các điều kiện đảm bảo cho việc áp dụng các quy trình
ISO 9001:2008 trong các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ đã đƣợc xây dựng vào thực

tế ở ĐHQGHN


9
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Do yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà nƣớc nên việc nghiên cứu vấn đề
áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào lĩnh vực hành chính đã đƣợc nhiều ngƣời quan
tâm. Thông qua các hình thức khác nhau nhƣ đề tài nghiên cứu, luận văn thạc sĩ, báo
cáo khoa học, khóa luận tốt nghiệp vấn đề này đã đƣợc nghiên cứu ở một số góc
độ sau đây:
* Những vấn đề chung về áp dụng ISO 9000 trong lĩnh vực hành chính.
Ở nội dung này các công trình nghiên cứu đã tập trung làm rõ các vẫn đề lý
luận về ISO, lợi ích của việc áp dụng ISO và việc áp dụng ISO vào một số cơ quan
cụ thể. Đáng chú ý là một số công trình nghiên cứu nhƣ:
- Nguyễn Ngọc Đồng:“Một số vấn đề về xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn
quốc tế ISO 9000 tại cơ quan Bộ Công nghiệp”.Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam,
số 1 năm 2005
- Cam Anh Tuấn: “Áp dụng ISO 9000 trong dịch vụ hành chính – Một giải
pháp,nâng cao hiệu quả phục vụ của các cơ quan nhà nước”, Khóa luận tốt nghiệp,
Năm 2001.
* Vấn đề áp dụng ISO trong công tác văn thƣ.
Ở nội dung này, một số đề tài nghiên cứu, luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt
nghiệp đã nghiên cứu để áp dụng ISO vào công tác lƣu trữ nói chung và một số nội
dung cụ thể của công tác văn thƣ nói riêng. Ví dụ:
- Nguyễn Trọng Biên: “ Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư
tại các cơ quan nhà nước”, Đề tài nghiên cứu cấp ngành, Tƣ liệu Cục Văn thƣ Lƣu
trữ nhà nƣớc, Hà Nội, 2005
- Vũ Thị Thu Hoài: “ Tình hình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư tại Bộ Công nghiệp” Khóa luận tốt
nghiệp năm 2007.

- Trịnh Thị Kim Oanh: “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào
công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội vụ
Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ năm 2008.
10
* Vấn đề áp dụng ISO trong công tác lƣu trữ.
Vấn đề này hiện nay chƣa đƣợc đề cập nhiều trong các công trình nghiên cứu.
Theo khảo sát của chúng tôi, hiện nay mới chỉ có một số công trình nghiên cứu sau:
- Nguyễn Thị Chinh: “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công
tác khai thác sử dụng tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, Luận văn thạc sĩ,
Năm 2006. Đề tài này đã đi sâu nghiên cứu xây dựng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào
một nghiệp vụ (khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ) ở Trung tâm Lƣu trữ quốc gia mà
chƣa đề cập tới tất cả các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ.
Nguyễn Thị Thùy Linh: “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay” Luận văn thạc sĩ, năm
2011. Đề tài này đƣa ra các vấn đề lý luận về quản lý tài liệu điện tử và nội dung của
bộ tiểu chuẩn ISO 15489; khảo sát thực tiễn và đề xuất giải pháp áp dụng bộ tiêu
chuẩn quốc tế ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử vào các lƣu trữ lịch sử.
Những kết quả nghiên cứu trên đã giúp chúng tôi có những hiểu biết về bộ
tiêu chuẩn ISO, khả năng ứng dụng của của nó trong lĩnh vực hành chính, văn thƣ
hoặc đi sâu nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong một số nội dung của công
tác văn thƣ, lƣu trữ tại một số cơ quan cụ thể. Tuy nhiên, theo khảo sát của chúng
tôi, ngoài những vấn đề khái quát đƣợc trình bày ở đề tài nói trên, cho đến nay chƣa
có đề tài nào đề cập nội dung nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp dụng trong
công tác lƣu trữ ở ĐHQGHN. Do đó, đề tài của chúng tôi có kế thừa nhƣng không
trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trƣớc.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, ngoài phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin
chúng tôi sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể sau:
+ Phƣơng pháp nghiên cứu lý luận thông qua việc sƣu tầm, hệ thống các
nguồn tƣ liệu tham khảo

+ Khảo sát thực tế: Chúng tôi sử dụng phƣơng pháp này để trao đổi, phỏng
vấn cán bộ lƣu trữ, lãnh đạo Văn phòng; khảo sát công tác lƣu trữ và quan sát quy
11
trình thực hiện nghiệp vụ công tác lƣu trữ ở Đại học Quốc gia Hà Nội để có thể xây
dựng quy trình ISO 9001:2008 mang tính khả thi cao.
+ Phƣơng pháp thu thập và xử lý thông tin: Chúng tôi tiến hành thu thập thông
tin từ nhiều nguồn khác nhau nhƣ: sách, báo, tạp chí, internet… sau đó chọn lọc và
phân loại và xử lý những thông tin liên quan đến mục đích nghiên cứu.
+ Phƣơng pháp tổng hợp: Trên cơ sở xử lý thông tin thu thập đƣợc từ những
nguồn khác nhau, chúng tôi tiến hành tổng hợp và hệ thống hóa để có thể đạt đƣợc
mục tiêu nghiên cứu.
+ Phƣơng pháp so sánh: So sánh quy trình thực hiện các nghiệp vụ của công
tác lƣu trữ tại ĐHQGHN trong thực tế với các quy định của nhà nƣớc để có thể xây
dựng đƣợc các quy trình ISO 9001:2008 phù hợp.
+ Phƣơng pháp sơ đồ hoá: Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng để mô tả các bƣớc
thực hiện các quy trình nghiệp vụ của công tác lƣu trữ bằng lƣu đồ.
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa trên các nguồn tài liệu sau:
* Nhóm tài liệu về hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN 9001: 2008. Ví
dụ: Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và các tài liệu tài liệu hƣớng dẫn xây dựng và áp
dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng theo ISO 9001:2008 vào cơ quan hành chính nhà
nƣớc; một số các quy trình ISO đã đƣợc xây dựng và áp dụng tại ĐHQGHN và các
đơn vị trực thuộc….
* Các giáo trình, bài giảng liên quan đến công tác lƣu trữ cũng nhƣ các nghiệp
vụ của công tác lƣu trữ.
* Các quy định của pháp luật về công tác lƣu trữ.
* Nhóm tài liệu về công tác lƣu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội
Ví dụ: Các văn bản quy định về công tác lƣu trữ ở ĐHQGHN; một số công
trình nghiên cứu khoa học về công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN…
* Các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ có liên quan đến công

tác ISO.
* Một số trang web nhƣ: www.quacert.gov.vn; www.tcvn.gov.vn
12
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung của luận văn gồm 3 phần
chính sau:
Chƣơng 1: Sự cần thiết của việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp
dụng trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN.
Trong chƣơng này, chúng tôi khái quát về hệ thống quản lý chất lƣợng theo
ISO 9001: 2008; các nội dung và yêu cầu của quy trình ISO 9001:2008; sự cần thiết
của việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp dụng trong công tác lƣu trữ tại
ĐHQGHN.
Chƣơng 2: Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp dụng trong nghiệp vụ
công tác lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN.
Dựa trên cơ sở khoa học đã đƣợc nêu ra ở chƣơng 1, chúng tôi nêu ra phƣơng
pháp khảo sát và tiến hành biên soạn một số quy trình nghiệp vụ lƣu trữ theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 tại cơ quan ĐHQGHN.
Chƣơng 3: Những điều kiện để áp dụng các quy trình ISO 9001:2008 vào
trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN.
Trong chƣơng này, chúng tôi nêu ra những thuận lợi và khó khăn của việc
nghiên cứu áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN, đồng thời
đƣa ra các điều kiện đảm bảo để có thể thực hiện đƣợc công việc này.
Trong thời gian thực hiện đề tài, chúng tôi đã nhận đƣợc sự quan tâm và giúp
đỡ của các thầy cô giáo và bạn bè cũng nhƣ đồng nghiệp. Tôi xin gửi lời cảm ơn
chân thành tới TS. Nguyễn Lệ Nhung, ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn, giúp đỡ tôi
trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Văn phòng
ĐHQGHN, các đồng nghiệp và các thầy cô trong Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn
phòng đã có những góp ý cho tôi trong quá trình hoàn chỉnh luận văn.
Do hạn chế về kinh nghiệm và thời gian thực hiện, luận văn chắc chắn sẽ
không thể tránh khỏi thiếu sót, kính mong tiếp tục nhận đƣợc những góp ý của thầy

cô, bạn bè và đồng nghiệp.
Hà Nội, ngày tháng năm 2013
13
CHƢƠNG I: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG
CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ
Ở ĐHQGHN
1.1 Tổng quan về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và lợi ích của việc áp dụng
bộ tiêu chuẩn này vào công tác lƣu trữ ở ĐHQGHN
1.1.1 Tổng quan về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
ISO- International Organization for Standardization - Là tên viết tắt của Tổ
chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế đƣợc thành lập năm 1947, trụ sở chính đặt tại Geneve,
Thuỵ sĩ. Tổ chức này (ISO) có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật, có nhiệm vụ biên soạn
và ban hành ra các bộ tiêu chuẩn. Cho đến nay, các ban kỹ thuật đã ban hành hơn
12.000 tiêu chuẩn bao gồm các tiêu chuẩn kỹ thuật và các tiêu chuẩn về quản lý.
Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng đƣợc áp dụng trong các cơ quan, tổ chức là
ISO 9000 do ban kỹ thuật TC-176 ban hành lần đầu vào năm 1987. Hiện nay đã có
hơn 120 nƣớc tham gia vào tổ chức quốc tế này (trong đó có Việt Nam). Bộ tiêu
chuẩn ISO - 9000 bao gồm nhiều tiêu chuẩn. Trong đó tiêu chuẩn chính (gốc) là ISO
9001 có tên “Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu” (Quality Management
Systems - Requirements) - đƣợc hiểu là hệ thống quản lý chất lƣợng dựa trên các yêu
cầu mà tổ chức cần phải đáp ứng. Đối với nƣớc ta hiện nay Bộ ISO đƣợc coi nhƣ là
một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp cho mỗi tổ chức có khả năng tạo ra sản
phẩm (dịch vụ) có chất lƣợng thỏa mãn lợi ích khách hàng. Bộ ISO 9000 có thể
đƣợc áp dụng cho bất kỳ một loại hình tổ chức nào (doanh nghiệp, trƣờng học, bệnh
viện, cơ quan hành chính ).
Có thể khái quát Quá trình hình thành và phát triển của Bộ tiêu chuẩn ISO
9000 nhƣ sau:
- Năm 1987- Công bố Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- Năm 1994- ISO 9000 đƣợc soát xét lại lần 1(kiểm tra, điều chỉnh cho phù
hợp hơn).

- Năm 2000- ISO 9000 soát xét lại lần 2.
14
- Năm 2008- ISO 9000 soát xét lại lần 3
1
.
Tiêu chuẩn ISO 9001 (thuộc Bộ tiêu chuẩn ISO 9000) phiên bản 2008 (từ đây
viết tắt là ISO 9001:2008) tập trung vào mục đích: xây dựng phƣơng pháp làm việc
khoa học để các cơ quan, tổ chức có thể đảm bảo và nâng cao hiệu lực, hiệu quả của
hệ thống quản lý, nhằm tạo ra sản phẩm có chất lƣợng cao, thỏa mãn yêu cầu của
khách hàng (đối tƣợng sử dụng sản phẩm). Vì thế ISO 9001:2008 đƣợc ví nhƣ là
một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp các cơ quan, tổ chức chủ động, sáng tạo,
đạt đƣợc mục tiêu với hiệu quả cao.
1.1.2 Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ tại
ĐHQGHN
Khi áp dụng ISO 9001: 2008 vào công tác lƣu trữ, các quy trình, thủ tục đều
đƣợc văn bản hóa, quy định rõ trách nhiệm của cá nhân lãnh đạo cũng nhƣ các cán
bộ, công chức, viên chức của cơ quan tham gia vào quy trình. Do đó áp dụng ISO
9001:2008 vào các hoạt động của ĐHQGHN nói chung và công tác lƣu trữ nói riêng
sẽ mang lại một số lợi ích sau:
Thứ nhất, khi các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lƣu trữ
của ĐHQGHN đƣợc xây dựng, các bộ phận quản lý phải nắm vững, mô tả và quy
định rõ các nhiệm vụ và từng công việc thuộc trách nhiệm của mình (cùng với các
đơn vị, cá nhân liên quan) bằng hệ thống tài liệu bao gồm: Quy trình giải quyết công
việc (gồm lƣu đồ giải quyết công việc, trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân, yêu
cầu cần đạt đƣợc); Sổ tay chất lượng; Các quy định và các Bản hướng dẫn công việc;
Hệ thống các biểu mẫu ghi chép thông tin; Phương pháp và cách tổ chức kiểm soát,
duy trì hệ thống; Các văn bản, hồ sơ liên quan cần bảo quản và lưu trữ Sau khi
xây dựng và áp dụng, các quy trình sẽ ngày càng đƣợc điều chỉnh cho khoa học và
hợp lý; các thủ tục liên tục đƣợc cập nhật và loại bỏ nếu không còn phù hợp.
Thứ hai, thông qua hệ thống văn bản trên đây, ISO 9001: 2008 giúp toàn cơ

quan ĐHQGHN (mà cụ thể là Bộ máy lãnh đạo và các phòng, ban chức năng, cán bộ

1
Xem thêm TCVN ISO 9001:2008
15
quản lý) nhận biết rõ và nắm vững toàn bộ quá trình, quy trình và các thủ tục cần có
khi giải quyết các công việc của từng đơn vị và trong toàn cơ quan Đại học Quốc gia
Hà Nội bao gồm toàn bộ các hoạt động thƣờng xuyên; trình tự và mối quan hệ tƣơng
tác giữa các bộ phận và cá nhân trong quá trình giải quyết công việc; các chuẩn mực
và phƣơng pháp cần thiết để bảo đảm việc tác nghiệp và kiểm soát các quá trình này
có hiệu lực; các nguồn lực (con người, trang thiết bị, công nghệ, phương pháp) và
các thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động tác nghiệp và theo dõi các quá trình; các
hành động cần thiết để đạt đƣợc kết quả dự định và cải tiến liên tục các quá trình.
Thứ ba, bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đòi hỏi trong các văn bản (quy trình)
phải quy định và phân công rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, của
từng phòng, ban, khoa, trung tâm trong giải quyết công việc cụ thể cũng nhƣ trong
toàn bộ quá trình hoạt động của ĐHQGHN. Từ đó công việc đƣợc giải quyết dễ
dàng hơn, bảo đảm đúng trình tự, tuân thủ đúng các quy định của pháp luật mà
không rƣờm rà, phiền hà. Có thể nói, ISO 9001:2008 không chỉ làm cho hoạt động
quản lý đƣợc khoa học, hợp lý mà còn là cơ sở để Lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà
Nội và thủ trƣởng các đơn vị theo dõi, kiểm tra công việc của các nhân viên dƣới
quyền; đồng thời cán bộ, nhân viên có thể biết để tuân thủ và kiểm soát lại cách giải
quyết công việc của lãnh đạo và các bộ phận quản lý khác. Từ đó, hình thành thói
quen làm việc theo quy trình, giúp cán bộ xác định đúng nhiệm vụ, nâng cao tinh
thần trách nhiệm, không ngừng học hỏi để nâng cao nghiệp vụ.
Ví dụ: Khi xây dựng đƣợc các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong các
nghiệp vụ của công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN sẽ giúp giúp bộ phận lƣu trữ cũng nhƣ
các ban chức năng thuộc cơ quan ĐHQGHN sẽ năm đƣợc nhiệm vụ và từng công
việc thuộc trách nhiệm của mình thông qua lƣu đồ giải quyết công việc và các
hƣớng dẫn, biểu mẫu. Điều đó giúp cho việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc

thực hiện một cách hiệu quả, bảo đảm đúng quy định.
Tóm lại, áp dụng ISO 9001:2008 vào các hoạt động nói chung, công tác lƣu
trữ nói riêng là thiết lập một môi trƣờng làm việc khoa học, hiệu quả nhằm mục đích
16
cuối cùng là đƣa tài liệu lƣu trữ có giá trị phục vụ nhu cầu của độc giả, góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động của ĐHQGHN. Hơn nữa, các quy trình này đáp ứng
yêu cầu nhận biết nguyên nhân, đánh giá kết quả áp dụng các biện pháp phòng ngừa
khi một số vấn đề đƣa ra bị lỗi thời. Chẳng hạn cùng với sự phát triển của công
nghệ, các quy định mới sẽ đƣợc cải tiến, sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế
của cơ quan. Nhờ vậy, công tác lƣu trữ của ĐHQGHN sẽ bắt kịp đƣợc với những
thay đổi nhanh chóng của thời kỳ hội nhập. Đồng thời, nó còn giúp ĐHQGHN huy
động đƣợc sự nhiệt tình, sáng tạo của mỗi thành viên trong cơ quan, phát huy đƣợc
sức mạnh tập thể. Đó là điều kiện tiên quyết giúp công tác lƣu trữ của cơ quan vận
hành một cách khoa học và hiệu quả.
1.2 Các quy định pháp lý của việc xây dựng và áp dụng các quy trình ISO
9001:2008 áp dụng trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN
1.2.1 Các Quyết định của Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước
Việt Nam biết đến ISO 9000 từ những năm đầu thập kỷ 90 của thế kỷ XX.
Ban đầu, ít ngƣời quan tâm đến nội dung của bộ tiêu chuẩn này cũng nhƣ việc áp
dụng nó. Sau đó, dƣới sự tác động của quá trình đổi mới kinh tế, các cơ quan quản lý
đã thúc đẩy quá trình xây dựng và áp dụng ISO 9000 vào các doanh nghiệp.
Đến cuối thập kỷ 90 của thế kỷ XX, việc xây dựng và áp dụng ISO 9000 đã
đƣợc triển khai ở mƣời hai lĩnh vực sản xuất: thực phẩm đồ uống, dệt sợi, may, giấy,
than, hóa dầu, dƣợc phẩm, cao su-nhựa, vật liệu xây dựng, kim loại, máy và thiết bị
và các sản phẩm chƣa đƣợc xếp loại khác; sáu lĩnh vực kinh doanh dịch vụ: xây
dựng, thƣơng mại, vận tải, thông tin, dịch vụ kỹ thuật và các dịch vụ khác chƣa đƣợc
xếp loại khác. Trong những năm gần đây, việc áp dụng ISO 9000 đã phát triển sang
lĩnh vực hành chính. Việc áp dụng ISO 9000 là một trong những biện pháp quan
trọng để thực hiện mục tiêu cải cách hành chính. Trong các cơ quan nhà nƣớc, ISO

9000 đã đƣợc triển khai trong lĩnh vực quản lý hành chính. Nhiều cơ quan đã áp
dụng ISO 9000 thành công nhƣ: Bộ Công nghiệp, Bộ Khoa học và Công nghệ, Ngân
hàng nhà nƣớc Việt Nam, UBND Tỉnh Cần Thơ, Đồng Tháp…Tuy nhiên, việc xây
17
dựng và áp dụng ISO 9000 vào các cơ quan hành chính nhà nƣớc còn thiếu sự đồng
bộ, nhất quán và thiếu sự quản lý, chỉ đạo của Nhà nƣớc.
2
Do đó, Thủ tƣớng Chính
phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2006 về
việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Sau đó, vào năm 2009, để phù hợp với
thực tế khi tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ra đời, Thủ tƣớng Chính phủ đã ban hành
Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30/9/2009 về việc sửa đổi, bổ sung một số
điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg của Thủ tƣớng Chính phủ quy định áp
dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Trong Quyết định này đã thay thể tiêu chuẩn ISO
9001:2000 trong quyết định số 144/2006/QĐ-TTg bằng ISO 9001:2008. Hai quyết
đinh này đánh dấu sự ghi nhận của Nhà nƣớc về vai trò của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
nói chung và tiêu chuẩn ISO 9001 nói riêng. Theo hai quyết định này, các cơ quan
hành chính nhà nƣớc từ trung ƣơng đến địa phƣơng đều là đối tƣợng bắt buộc áp
dụng ISO 9001. Do đó, ĐHQGHN cũng là một đối tƣợng thi hành quyết định này.
Đây là cơ sở pháp lý quan trọng của việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO
9001:2008 áp dụng trong các hoạt động của ĐHQGHN nói chung và công tác lƣu
trữ nói riêng.
1.2.2 Quy định về công tác Văn thư- lưu trữ ở ĐHQGHN
Trên cơ sở những quy định của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ, Đại học Quốc
gia Hà Nội đã ban hành Quyết định số 2889/QĐ-ĐHQGHN ngày 23 tháng 8 năm
2013 về việc ban hành Quy định về công tác Văn thƣ - lƣu trữ ở ĐHQGHN. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 686/QĐ-ĐHQGHN
ngày 25 tháng 2 năm 2010. Văn bản trên ra đời quy định về công tác Văn thƣ - lƣu

trữ tƣơng đối đầy đủ, cho thấy Lãnh đạo ĐHQGHN luôn có sự quan tâm và đầu tƣ
cho công tác văn thƣ - lƣu trữ tại cơ quan mình. Văn bản này không chỉ quy định
một cách tƣơng đối cụ thể, đầy đủ các khâu nghiệp vụ của Công tác lƣu trữ mà còn

2
Xem thêm luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Chinh: “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai
thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia” năm 2008
18
quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với công tác này: Trách nhiệm của
Giám đốc ĐHQGHN, trách nhiệm của Chánh Văn phòng ĐHQGHN, trách nhiệm
của thủ trƣởng các đơn vi, các cá nhân, cán bộ, viên chức trong cơ quan ĐHQGHN.
Tuy nhiên, để các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ đƣợc thực hiện một cách có hiệu
quả hơn, trên cơ sở quy chế trên, ĐHQGHN cần ban ha
̀
nh thêm mô
̣
t số quy đi
̣
nh cu
̣

thê
̉
kha
́
c đê
̉
hƣơ
́
ng dâ

̃
n thƣ
̣
c hiê
̣
n các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ (quy định một
cách thống nhất quy trình thực hiện các nghiệp vụ, quy định rõ trách nhiệm của mỗi
cá nhân tham gia vào quy trình, thiết lập các biểu mẫu liên quan đến việc thực hiện
nghiệp vụ đó ) Do đó, việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp
dụng trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN là biện pháp để hƣớng dẫn các nghiệp vụ
cụ thể trên cơ sở quy chế văn thƣ lƣu trữ của ĐHQGHN đã đƣợc ban hành.
1.3 Yêu cầu nâng cao chất lƣợng công tác lƣu trữ ở ĐHQGHN
1.3.1 Chủ trương hiện đại hóa quản trị đại học và cải cách hành chính của
Đại học Quốc gia Hà Nội
Đại học Quốc gia Hà Nội là Trung tâm đào tạo đại học, sau đại học và nghiên
cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học - công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lƣợng
cao, đạt trình độ tiên tiến, làm nòng cốt trong hệ thống giáo dục đại học, đáp ứng
nhu cầu phát triển kinh tế xã hội của đất nƣớc. Với sứ mệnh “Đào tạo nguồn nhân
lực chất lượng cao, trình độ cao, bồi dưỡng nhân tài; Sáng tạo, nghiên cứu khoa
học và phát triển công nghệ đỉnh cao; đóng vai trò nòng cốt và đầu tàu đổi mới
trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam”
3
. Với sứ mệnh đó, Đại học Quốc gia Hà
Nội đã đề ra mục tiêu chiến lƣợc đến năm 2020 là “trở thành trung tâm đại học
nghiên cứu đa ngành, đa lĩnh vực đại chuẩn quốc tế, nằm trong nhóm 200 trường
đại học hàng đầu Châu Á vào năm 2015, vươn lên nhóm 200 trường đại học tiên
tiến trên thế giới vào năm 2020; đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, trình độ
cao, nghiên cứu khoa học và công nghệ đỉnh cao đáp ứng yêu cầu phát triển của đất
nước và xuất khẩu dịch vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học; thu hút các nhà khoa học
xuất sắc về làm việc; tiên phong và làm nòng cốt và đầu tàu đổi mới trong hệ thống

3
Xem
19
giáo dục Việt Nam.”
4
. Để hiện thực hóa sứ mệnh và mục tiêu đề ra, chủ trƣơng đổi
mới quản trị đại học đã đƣợc Đại học Quốc gia Hà Nội xác định là một trong những
nhiệm vụ trọng tâm và cần có những giải pháp thiết thực, trong đó đổi mới hoạt
động quản lý hành chính là căn bản và cốt lõi, vì nó sẽ tác động đến các hoạt động
quản lý khác trong nhà trƣờng. Đây chính là giải pháp nhằm nâng cao tính chuyên
nghiệp và hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính tại ĐHQGHN, góp phần thực
hiện chủ trƣơng cải cách hành chính đang đƣợc triển khai sâu rộng ở nƣớc ta. Trong
khi đó, bản chất của Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (từ
đây xin gọi tắt là Tiêu chuẩn ISO) là nhằm hƣớng tới mục tiêu giúp các cơ quan, tổ
chức xây dựng và thực hiện một quá trình quản lý hành chính khoa học, minh bạch,
hợp lý để có chất lƣợng sản phẩm tốt, phục vụ và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao
của xã hội. Tiêu chuẩn ISO đã đƣa ra một nhận thức mới về quản lý: thay vì chỉ
kiểm soát đầu ra của sản phẩm theo cách quản lý trƣớc đây (KCS - Kiểm tra chất
lƣợng sản phẩm) thì ngày nay, cùng với việc xây dựng và thực hiện một quá trình
quản lý hành chính khoa học, minh bạch, hợp lý, các cơ quan, tổ chức cần phải tiến
hành kiểm soát đƣợc toàn bộ quá trình quản lý từ đầu đến cuối, để có thể điều chỉnh
kịp thời các sai lệch, nhờ vậy sản phẩm đầu ra chắc chắn sẽ đạt chất lƣợng cao, sẽ
đƣợc xã hội tin cậy và sử dụng. Với những lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008
đã đƣợc phân tích ở trên cũng nhƣ để đẩy mạnh hiện đại hóa quản trị đại học, cải
cách hành chính và triển khai Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg, Quyết định
118/2009/QĐ-TTg của Thủ tƣớng Chính phủ, ĐHQGHN đã xây dựng đề án triển
khai áp dụng ISO 9001:2008 vào hoạt động của mình. Cụ thể, ĐHQGHN đã ban
hành Quyết định số 2894/QĐ-TCCB ngày 25/8/2009 về việc thành lập Ban chỉ đạo
xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001

tại Cơ quan Đại học Quốc Gia Hà Nội. Sau đó, năm 2012, để đáp ứng với sự thay
đổi về cán bộ, ĐHQGHN đã ban hành Quyết định số 1993/QĐ-TCCB ngày
20/6/2012 về việc bổ nhiệm mới các thành viên Ban chỉ đạo xây dựng và áp dụng Hệ thống

4
Xem

20
quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 tại Cơ quan Đại học Quốc Gia Hà Nội.
Ban chỉ đạo đã lập kế hoạch, thành lập tổ soạn thảo quy trình tác nghiệp theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001 tại Cơ quan Đại học Quốc Gia Hà Nội. Đến nay, ĐHQGHN đã ban
hành và áp dụng hơn 30 quy trình thuộc hệ thống Quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn
- TCVN ISO 9001 tại Văn phòng và các Ban chức năng, bao gồm các quy trình hệ
thống, các quy trình tác nghiệp của Văn phòng, Ban Tổ chức cán bộ, Ban Đào tạo,
Ban Khoa học Công nghệ, Ban Hợp tác quốc tế, Ban Kế hoạch tài chính, Ban Xây
dựng, Ban Thanh tra. Ở bộ phận Văn phòng mới chỉ có các quy trình tác nghiệp
thuộc lĩnh vực văn thƣ, hành chính-quản trị nhƣ: Quy trình quản lý công văn; quy
trình quản lý văn phòng phẩm, dụng cụ, thiết bị văn phòng, quy trình xây dựng báo
cáo tổng hợp; quy trình đăng ký, sử dụng xe, bảo dƣỡng sửa chữa xe… mà chƣa có
các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ. Vì vậy, việc nghiên cứu và xây dựng các quy trình
ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN là công việc cần thiết,
đáp ứng nhu cầu thực tế, thực hiện chủ trƣơng xây dựng và áp dụng ISO vào toàn bộ
hoạt động của cơ quan, góp phần thực hiện chủ trƣơng hiện đại hóa quản trị đại học
và cải cách hành chính của Đại học Quốc gia Hà Nội.
1.3.2 Yêu cầu nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ của Đại
học Quốc gia Hà Nội
1.3.2.1 Thực trạng công tác lưu trữ tại ĐHQGHN
a. Tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại ĐHQGHN
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác lƣu trữ đối với hoạt động của cơ
quan nên các cấp lãnh đạo của Đại học Quốc gia Hà Nội đã bƣớc đầu quan tâm, chú

trọng đến công tác này. Cụ thể là:
* Tổ chức và biên chế bộ phận lƣu trữ
Bộ phận Lƣu trữ đƣợc tổ chức, quản lý trực tiếp bởi phòng Hành chính thuộc
Văn phòng ĐHQGHN. Hiện nay, ĐHQGHN mới chỉ bố trí duy nhất 01 cán bộ phụ
trách về công tác lƣu trữ. Cán bộ này có trình độ đại học, tuy nhiên không học
chuyên ngành văn thƣ - lƣu trữ, bên cạnh đó còn phải kiệm nhiệm công việc quản lý
văn bản đến tại Văn phòng và nhiều công việc khác.
21
Vì vậy, do hạn chế về cán bộ nên tình hình công tác lƣu trữ của Đại học Quốc
gia Hà Nội khó tránh khỏi bất cập và cần đƣợc khắc phục trong thời
gian tới.
* Tình hình ban hành văn bản chỉ đạo công tác lƣu trữ
Trƣớc đây, công tác lƣu trữ của ĐHQGHN đƣợc thực hiện căn cứ chủ yếu vào
những văn bản quy định của cơ quan quản lý nhà nƣớc cấp trên nhƣ:
+ Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH của Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội ban
hành ngày 04 tháng 4 năm 2001;
+ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 4
năm 2004 quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia.
Hiện nay, khi Luật Lƣu trữ đƣợc ban hành, công tác lƣu trữ của ĐHQGHN
đƣợc thực hiện căn cứ vào những văn bản sau:
+ Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lƣu trữ
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lƣu trữ.
Trên cơ sở những quy định của Nhà nƣớc về công tác này, Đại học Quốc gia
Hà Nội đã ban hành Quyết định số 2889/QĐ-ĐHQGHN ngày 23 tháng 8 năm 2013
về việc ban hành Quy định về công tác Văn thƣ- Lƣu trữ ở ĐHQGHN. Quyết định
này thay thế các Quyết định số 686/QĐ-ĐHQGHN ngày 25 tháng 02 năm 2010
* Đầu tƣ về mặt cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ
Trong công tác lƣu trữ, muốn giải quyết công việc một cách hiệu quả thì ngoài
việc phải chú ý đến yếu tố con ngƣời, những chính sách, kế hoạch thì yếu tố cơ sở

vật chất, trang thiết bị cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng. Tại ĐHQGHN, công
tác lƣu trữ đã bƣớc đầu nhận đƣợc sự quan tâm của Lãnh đạo ĐHQGHN qua việc
xây dựng và trang bị cơ sở vật chất thiết yếu nhƣ: bố trí kho bảo quản tài liệu, trang
bị đầy đủ bàn ghế, tủ đựng tài liệu, giá để tài liệu, hộp đựng hồ sơ, bìa hồ sơ.
Đặc biệt, sau khi có Quy định về công tác văn thƣ – lƣu trữ năm 2010 thì
ĐHQGHN tiến hành thu thập, tập trung quản lý thống nhất tài liệu ĐHQGHN vào
22
01 kho lƣu trữ rộng, thoáng với đầy đủ trang thiết bị ở tầng 2 phục vụ tốt cho công
tác bảo quản, lƣu trữ tài liệu.
b.Việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ tại ĐHQGHN
* Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào kho lƣu trữ
Nguồn bổ sung tài liệu lƣu trữ của ĐHQGHN chính là từ Văn phòng và các
ban chuyên môn. Những năm trƣớc đây, khi Quy định về công tác văn thƣ – lƣu trữ
ĐHQGHN chƣa ra đời, việc giao nộp tài liệu vào lƣu trữ tại ĐHQGHN chƣa đƣợc
thực hiện một cách thống nhất và nghiêm túc. Tài liệu của phòng ban nào thì đƣợc
lƣu giữ tại phòng ban đó. Điều này đã làm cho khối tài liệu của ĐHQGHN bị phân
tán, gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu cũng nhƣ việc thực hiện các nghiệp vụ
khác của công tác lƣu trữ. Tuy nhiên, nguồn bổ sung tài liệu vào lƣu trữ của ĐHQG
hiện nay mới chỉ là các tập công văn lƣu và sổ đăng ký công văn đi, đến từ bộ phận
văn thƣ. Việc giao nộp tài liệu cũng đƣợc tiến hành rất đơn giản, không có biên bản
giao nộp. Kết thúc một năm, cán bộ văn thƣ tự mang tài liệu lên phòng lƣu trữ nộp.
Hiện nay, công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã đƣợc ĐHQGHN quy định rõ
ràng tại Điều 29, Mục 1, Chƣơng III của Quy định về công tác văn thƣ - lƣu trữ năm
2013. Hàng năm, lƣu trữ của ĐHQGHN và các đơn vị có trách nhiệm:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành
- Phối hợp với các đơn vị, viên chức xác định hồ sơ, tài liệu cần nộp lƣu vào
lƣu trữ cơ quan
- Hƣớng dẫn các đơn vị, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống
kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu”;
- Chuẩn bị kho tàng và các phƣơng tiện để tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lƣu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Nhƣ vậy, có thể nói, hiện nay, công tác thu thập và bổ sung tài liệu đã đƣợc
ĐHQGHN quy định tƣơng đối cụ thể. Tuy nhiên, quy định này mới chỉ dừng lại ở
việc quy định trách nhiệm của các đơn vị mà chƣa quy định chi tiết, cụ thể nhiệm vụ
của từng cá nhân, đơn vị cũng nhƣ các bƣớc cần thực hiện và các biểu mẫu liên quan
23
trong việc thu thập tài liệu. Điều này cũng làm cho công tác thu thập tài liệu tại
ĐHQGHN chƣa đƣợc thực hiện nghiêm túc, hiệu quả.
* Công tác phân loại tài liệu lƣu trữ
Phân loại tài liệu là dựa vào những đặc trƣng của tài liệu trong phông để phân
chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản đến
từng nhóm nhỏ nhất nhằm sử dụng thuận lợi và hiệu quả phông lƣu trữ đó. Phân loại
tài liệu lƣu trữ là một khâu quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu, có liên
quan chặt chẽ với nhiều nghiệp vụ lƣu trữ khác, nhƣ xác định giá trị tài liệu, bổ sung
tài liệu, thống kê tài liệu. Trên cơ sở tài liệu đƣợc phân loại khoa học, việc xác định
giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu… mới có thể tiến hành một cách thuận lợi.
Hiện tại, các ài liệu hình thành trong hoạt động của ĐHQGHN hầu hết đang
đƣợc lƣu giữ tại các phòng ban (tài liệu của phòng ban nào thì do phòng ban đó giữ).
Tài liệu của phòng, ban nào thì phòng ban đó tự phân loại, sắp xếp và bảo quản theo
cách riêng của mình. Mỗi đơn vị làm theo một cách khác nhau, không có sự thống
nhất gây khó khăn cho công tác bảo quản, thống kê và tổ chức khai thác, sử dụng.
Kho lƣu trữ của cơ quan chủ yếu bảo quản tài liệu của Văn phòng. ĐHQGHN cũng
chƣa xây dựng đƣợc phƣơng án phân loại cụ thể cho khối tài liệu của cơ quan.
* Công tác xác định giá trị tài liệu lƣu trữ
Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ đƣợc coi là một vấn đề then chốt trong công
tác tổ chức khoa học tài liệu vì nó có liên quan đến số phận và chất lƣợng của toàn
bộ tài liệu lƣu trữ.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phƣơng pháp và tiêu
chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liêu

hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính
trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác, nhằm giữ lại những tài liệu có giá
trị và loại hủy những tài liệu hết giá trị.
Trƣớc đây, khi Quy định về công tác văn thƣ – lƣu trữ chƣa ra đời, công tác
xác định giá trị tài liệu tại ĐHQGHN chƣa đƣợc tiến hành một cách nghiêm túc.
Hơn nữa, các cán bộ làm công tác công văn giấy tờ tại các phòng ban, đơn vị do
24
không có trình độ chuyên môn về lƣu trữ nên họ chỉ làm theo thói quen, chủ yếu để
đáp ứng với nhu cầu sử dụng trƣớc mắt của phòng, ban mình.
* Tổ chức công cụ tra cứu và thống kê khoa học tài liệu lƣu trữ
Hiện nay, kho lƣu trữ của ĐHQGHN mới chỉ bảo quản tài liệu là công văn lƣu
của bộ phận văn phòng. Các tài liệu mới chỉ đƣợc lập hồ sơ và sắp xếp lên giá, chƣa
có kí hiệu hồ sơ, chƣa thực hiện việc thống kê tài liệu. Có thể nói, việc tra tìm tài
liệu có thể thực hiện bằng 02 cách: Tìm trong kho lƣu trữ và qua hệ thống mạng
ĐHQGHN (tuy nhiên chỉ cán bộ ĐHQGHN mới có password) để truy cập.
* Tổ chức bảo quản tài liệu lƣu trữ
Một trong những nội dung cơ bản của công tác lƣu trữ là bảo quản an toàn tài
liệu lƣu trữ. Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác lƣu trữ,
bởi lẽ nếu tài liệu lƣu trữ không đƣợc bảo quản an toàn thì sẽ không thể tổ chức khai
thác và sử dụng có hiệu quả. Muốn bảo quản an toàn không hƣ hỏng, mất mát tài
liệu lƣu trữ cần chú ý đến kho tàng, các trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng
đúng yêu cầu của công tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực
hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu. Bảo
quản an toàn thông tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm và trình độ
của cán bộ làm công tác lƣu trữ; chú ý đến từng loại đối tƣợng độc giả đến khai thác,
sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu.
Theo khảo sát của chúng tôi, công tác bảo quản tài liệu của ĐQGHN chƣa
đảm bảo các yêu cầu về lƣu trữ. Tài liệu còn bị phân tán, chƣa đƣợc bảo quản thống
nhất. Bộ phận lƣu trữ cũng chƣa thực hiện chế độ bảo quản tài liệu một cách nghiêm
túc nhƣ: không tiến hành kiểm tra, vệ sinh phòng kho, tài liệu thƣờng xuyên; không

có biện pháp cụ thể chống lại các tác nhân phá hủy tài liệu dẫn đến việc một số tài
liệu tại kho lƣu trữ đã bị mốc, ố; khi cho mƣợn tài liệu lại không ghi lại rõ ràng tên
ngƣời mƣợn, tài liệu đã đƣợc mƣợn nên nếu có có mất mát tài liệu thì bộ phận lƣu
trữ khó có thể nhận biết ngay đƣợc.
Trong thời gian qua, tài liệu tại ĐHQGHN đã đƣợc chuyển lên phòng lƣu trữ
tại tầng 2 (phòng học chung cũ). Ở đây, việc bảo quản tài liệu đƣợc thực hiện tốt
25
hơn, ngăn chặn sự phá hoại tài liệu từ các yếu tố tự nhiên và môi trƣờng. Kho lƣu trữ
mới khang trang, sạch sẽ, cao ráo, ít tiếng ồn. Trong phòng lƣu trữ cũng đƣợc trang
bị rèm cửa và hai lớp cửa (cửa chớp ngoài, cửa kính trong) nên hạn chế đƣợc một
lƣợng bụi nhất định.
* Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ
Mục đích cuối cùng của công tác lƣu trữ là đƣa tài liệu lƣu trữ và thông tin
trong tài liệu lƣu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì vậy, tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác
lƣu trữ. Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn
ngƣời ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của
ngành lƣu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lƣu trữ.
Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cần nghiên cứu
nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ; phân loại đối tƣợng độc giả; nghiên cứu
xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp dụng các biện pháp, tổ chức
nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao. Để làm đƣợc điều đó đòi
hỏi ĐHQGHN cần có những quy định cụ thể về khai thác, sử dụng tài liệu; quy trình
và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu.
Hiện nay, tài liệu tại ĐHQGHN không đƣợc bảo quản tập trung nên việc khai
thác, sử dụng khối tài liệu này chƣa đạt kết quả cao. Các tài liệu mà phòng lƣu trữ
bảo quản chỉ là các văn bản rời lẻ nằm trong các tập công văn lƣu, tài liệu tại kho
lƣu trữ chƣa đƣợc phân loại, sắp xếp theo vấn đề. Thành phần, nội dung tài liệu đƣợc
bảo quản tại kho là quá ít, không đáp ứng đƣợc nhu cầu tìm kiếm thông tin của độc
giả. Hơn nữa, cán bộ trong cơ quan lại cần sử dụng tài liệu theo vấn đề. Các văn bản

này ngoài việc đƣợc giữ lại ở bộ phận văn thƣ thì các phòng, ban cũng tự lƣu nên
cán bộ không có nhu cầu tra tìm tài liệu tại kho. Do đó, số lƣợng cán bộ trong cơ
quan đến khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lƣu trữ còn hạn chế.
Vấn đề tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại ĐHQGHN đã đƣợc quy
định cụ thể trong Quy định về công tác văn thƣ – lƣu trữ năm 2010. Cụ thể: Đối
tƣợng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ, các hình thức tổ chức sử dụng tài