Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủy

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

---------------------

NGUYỄN NGỌC QUÝ

XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU
CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN
NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

Hà Nội - 2008


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

---------------------

NGUYỄN NGỌC QUÝ

XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU
CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN
NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ

CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ
Mã số : 60 32 24
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. NGUYỄN VĂN HÀM

Hà Nội - 2008

2


MỤC LỤC
Lời cam đoan

3

Bảng chữ viết tắt

7

MỞ ĐẦU

8

1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài

8

2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

9

3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

10

4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

10

5. Các nguồn tài liệu tham khảo

13

6. Phương pháp nghiên cứu

13

7. Đóng góp của đề tài

14

8. Bố cục của đề tài

14

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC
ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU
VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ

16

1.1 Một số khái niệm

16

1.2. Cơ sở lý luận xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu
vào kho lưu trữ huyện uỷ

18

1.2.1. Nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và
thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ

19

1.2.1.1. Nguyên tắc

19

1.2.1.2. Phương pháp

21

1.2.1.3. Tiêu chuẩn

23

1.2.2. Thẩm quyền quản lý tài liệu ở kho lưu trữ huyện uỷ

25

1.3. Cơ sở thực tiễn xác định nguồn và thành phần tài liệu của các
cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

27

1.3.1. Hệ thống các văn bản quy định về công tác thu thập tài liệu
vào các kho lưu trữ huyện uỷ

27

1.3.2. Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ
huyện uỷ

29

3


1.3.2.1. Tình hình nộp lưu tài liệu của các cơ quan, tổ chức vào
kho lưu trữ huyện uỷ

29

1.3.2.2. Nguyên nhân

33

CHƢƠNG 2: XÁC ĐỊNH CÁC CƠ QUAN LÀ NGUỒN VÀ
THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƢU VÀO KHO
LƢU TRỮ HUYỆN UỶ

35

2.1. Tổ chức bộ máy của các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã
hội huyện và cơ sở

35

2.1.1. Tổ chức bộ máy của Đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành
phố trực thuộc tỉnh (gọi tắt là cấp huyện)

35

2.1.1.1. Cơ quan lãnh đạo của Đảng

35

2.1.1.2. Các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ; trung tâm
bồi dưỡng chính trị huyện

36

2.1.2. Tổ chức cơ sở đảng

37

2.1.2.1. Cơ quan lãnh đạo của Đảng cấp cơ sở

38

2.1.2.2. Các ban của đảng uỷ, các chi bộ trực thuộc đảng uỷ

39

2.1.3. Tổ chức chính trị xã hội huyện và cơ sở

40

2.1.3.1. Hệ thống tổ chức của Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí
Minh cấp huyện và cơ sở

40

2.1.3.2. Hệ thống tổ chức của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp
huyện và cơ sở

41

2.1.3.3. Hệ thống tổ chức của Liên đoàn lao động huyện và cơ sở

44

2.1.3.4. Hệ thống tổ chức của Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam cấp
huyện và cơ sở

45

2.1.3.5. Hệ thống tổ chức của Hội Nông dân Việt Nam cấp huyện
và cơ sở

47

2.1.3.6. Hệ thống tổ chức Hội Cựu Chiến binh Việt Nam cấp
huyện và cơ sở

48

2.2. Xây dựng danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu và danh mục
thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào
kho lưu trữ huyện uỷ

50

2.2.1. Xây dựng danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu
trữ huyện uỷ

51

4


2.2.2. Xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan
thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.

52

CHƢƠNG 3: DANH MỤC CÁC CƠ QUAN VÀ THÀNH
PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƢU VÀO KHO LƢU
TRỮ HUYỆN UỶ

59

3.1. Danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu và danh
mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu
vào kho lưu trữ huyện uỷ

59

3.1.1 Danh mục các cơ quan, tổ chức

59

3.1.2. Danh mục thành phần tài liệu

60

3.2. Hướng dẫn sử dụng danh mục

97

PHẦN KẾT LUẬN

99

Tài liệu tham khảo

101

Phụ lục

106

5


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
BBT
BCH
BTV
CCB
CNVCLĐ
ĐTN
HĐND
HU
LĐLĐ
LHPN
MTTQ
TT
TW
UBND
UBKT
v/v

Ban Bí thư
Ban Chấp hành
Ban Thường vụ
Cựu chiến binh
Cơng nhân viên chức lao động
Đồn Thanh niên
Hội đồng nhân dân
Huyện uỷ
Liên đoàn lao động

Liên hiệp phụ nữ
Mặt trận Tổ quốc
Thường trực
Trung ương
Uỷ ban nhân dân
Uỷ ban Kiểm tra
về việc

6


MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Việc đổi mới và khơng ngừng hiện đại hố cơng tác lưu trữ để thực
hiện nhiệm vụ bảo tồn, phát huy các di sản văn hoá của dân tộc là một chủ
trương quan trọng đã được đề ra trong nhiều nghị quyết của Đảng và văn bản
của Nhà nước [45;5]. Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng
khố IX tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng đã khẳng định
chúng ta phải luôn “bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” [53; 107].
Nhưng để bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả thì
trước tiên chúng ta cần nghĩ tới công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu
trữ. Trong đó, xác định nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu là một khâu
quan trọng bởi nó có ý nghĩa đặc biệt đối với việc thu thập tài liệu, quyết định
thành phần và nội dung của tài liệu trong kho.
Đến nay, các kho lưu trữ Đảng từ Trung ương tới địa phương đều chưa
có danh mục nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu
vào kho lưu trữ. Quyết định 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư về
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chưa quy định đầy đủ, cụ thể về các
đối tượng nộp lưu, thành phần tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ các cấp uỷ
Đảng gây nhiều khó khăn cho cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu. Mặt khác,

Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành năm
2001 có quy định các tổ chức chính trị - xã hội thuộc thành phần Phơng lưu
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, vì vậy cần thiết phải có văn bản của Trung
ương quy định về việc nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Đảng để khắc phục
những điểm còn thiếu của Quyết định 20-QĐ/TW và cụ thể hoá Pháp lệnh lưu
trữ quốc gia năm 2001.
Trong hệ thống lưu trữ của Đảng, công tác lưu trữ ở cấp huyện nhìn
chung cịn nhiều tồn tại hơn cả. Đại bộ phận kho lưu trữ huyện uỷ chưa tập
trung đủ các thành phần tài liệu, nhiều tài liệu có giá trị bị phân tán... nên việc
xác định chính xác danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu làm căn cứ
7


để thu tài liệu về kho lưu trữ càng trở thành vấn đề cấp bách và thiết thực.
Xuất phát từ những vấn đề cấp thiết của thực thiễn như trên và khả năng
nghiên cứu của bản thân, tôi đã chọn đề tài: “Xác định nguồn và thành phần
tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện
uỷ1” làm đề tài cho luận văn cao học chuyên ngành lưu trữ. Thực hiện đề tài
này, tơi mong muốn góp phần vào việc đưa cơng tác lưu trữ nói chung và
cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng ở kho lưu trữ huyện uỷ đi vào nền
nếp, từ đó góp phần nâng cao giá trị thành phần tài liệu phông lưu trữ Đảng
cộng sản Việt Nam.
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục tiêu:
Đề tài được thực hiện nhằm mục tiêu nghiên cứu đề xuất bản danh
mục các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc
diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
* Nhiệm vụ của đề tài:
- Nhiệm vụ của đề tài là nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác thu
thập bổ sung tài liệu nói chung, cơng tác xác định nguồn và thành phần tài

liệu nói riêng nhằm rút ra những ưu điểm, thành tựu có thể kế thừa.
- Phân tích các nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định danh mục
các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là đối
tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
- Khảo sát, nghiên cứu, phân tích thực trạng về tình hình nộp lưu tài
liệu vào các kho lưu trữ huyện uỷ; tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ, sự
hình thành tài liệu, thành phần, nội dung tài liệu của các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị xã hội cấp huyện nhằm đưa ra danh mục các cơ quan,
tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức2 thuộc đối tượng nộp
lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.

1

Huyện uỷ: Ban chấp hành đảng bộ huyện. Theo Từ điển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học, tác giả Hoàng
Phê (Chủ biên), NXB Đà Nẵng – Trung tâm Từ điển học, Hà Nội – Đà Nẵng, 2006, trang 471.
2

Từ đây gọi chung là cơ quan

8


3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
* Đối tƣợng nghiên cứu: Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu, đề tài
hướng tới đối tượng nghiên cứu là:
+ Kho lưu trữ Đảng cấp huyện (huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh
gọi chung là cấp huyện) và thẩm quyền thu thập tài liệu của Kho lưu trữ Đảng
cấp huyện.
+ Hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động…của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị

xã hội cấp huyện thuộc thẩm quyền thu thập tài liệu của Kho lưu trữ Đảng cấp
huyện.
* Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ nghiên cứu xác định các cơ quan tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyên huyện uỷ và các nhóm tài
liệu cơ bản của các cơ quan thuộc nguồn, không có điều kiện đi sâu vào từng
hồ sơ cụ thể trong mỗi nhóm.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trên thế giới, hầu hết các nước đều có những quy định về cơng tác thu
thập, bổ sung tài liệu, trong đó có quy định về thành phần và nội dung tài liệu
phải giao nộp vào các lưu trữ. Những vấn đề lý luận liên quan đến công tác
xác định nguồn và thành phần tài liệu trong lưu trữ cũng đã được các nhà lưu
trữ học của nhiều nước đề cập đến từ những năm 50 của thế kỷ XX . Theo
nghiên cứu của tác giả Nguyễn Lệ Nhung trong đề tài “Xác định nguồn và
thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho
lưu trữ Trung ương Đảng” [32; 03] thì từ năm 1957, hai nhà lưu trữ người
Tây Đức B.Rorôm và G.Zante đã đưa ra quan điểm: trước khi lựa chọn tài
liệu để bảo quản, cần phải tiến hành lựa chọn chính các cơ quan là nguồn thu
thập. Cũng vào những năm 50-60, một số văn bản chỉ đạo công tác sưu tầm,
thu thập tài liệu nói chung và cơng tác xác định các cơ quan là nguồn bổ sung,
xác định các tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào các kho lưu trữ đã được các
nhà lưu trữ Xô viết quan tâm nghiên cứu. Năm 1960, bản danh mục (mẫu) các
cơ quan, đồn thể, xí nghiệp mà tài liệu của chúng có hoặc không thuộc diện
nộp lưu vào các viện lưu trữ Nhà nước được xây dựng. Từ đó trở đi, Tổng cục
9


lưu trữ Liên Xô đã chỉ dẫn việc sửa đổi, bổ sung các bản danh mục nói trên.
Năm 1973, để đảm bảo cho việc nộp lưu có chất lượng cao hơn, bảng kê
những tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các Viện lưu trữ Nhà nước được ban
hành. Bảng kê này không chỉ bao gồm những tài liệu tiêu biểu chung của các

cơ quan mà còn nhiều loại tài liệu đặc thù phản ánh tính chất hoạt động theo
từng ngành của các cơ quan chuyên môn. Bảng kê năm 1973 ngồi chức năng
là cơng cụ xác định nguồn và thành phần tài liệu cịn là cơng cụ trợ giúp cho
cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu của các viện lưu trữ Nhà nước. Bên cạnh
đó, trong cơng trình 2 tập về “Lý luận và thực tiễn công tác đánh giá giá trị tài
liệu và công tác bổ sung trong các Viện lưu trữ Nhà nuớc Liên Xô” do Viện
nghiên cứu khoa học về văn kiện và lưu trữ ấn hành năm 1974, các tác giả F.I.
Đônghic, A.V. Elnachepxki, A.P Kurantơp, B.G.Litvac, A.C.Malichikơp,
B.M.Mamơnơp và K.I.Ruđensơn đã trình bày tương đối chi tiết về lý luận và
thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu, trong đó vấn đề tiêu chuẩn ý nghĩa
cơ quan đơn vị hình thành phơng và ý nghĩa nội dung tài liệu được đề cập đến
như những tiêu chuẩn của công tác bổ sung tài liệu vào các Viện lưu trữ Nhà
nước. Ngồi ra trong cơng trình này cịn đề cập đến vấn đề lựa chọn tài liệu ở
các viện lưu trữ nước ngoài, những thành tựu và hạn chế, những ý tưởng hay
có thể tham khảo và kế thừa. Các nhà lưu trữ Anh lại có quan điểm riêng
trong vấn đề lựa chọn tài liệu để bảo quản. Họ cho rằng giá trị trước hết phụ
thuộc vào ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phơng, đó là những thơng tin về
cơ cấu tổ chức, chức năng, hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu và giá trị
tác vụ của tài liệu, nghĩa là tài liệu chỉ phản ánh việc hoàn thành các nhiệm vụ
cụ thể. Các nhà lưu trữ Pháp thì đưa ra quan điểm: lựa chọn tài liệu để nộp
lưu vào các viện lưu trữ từ các nguồn nộp lưu không chỉ quan tâm đến các
nhóm tài liệu văn kiện có giá trị mà còn phải xác định những tài liệu hết giá
trị để loại huỷ… Càng về sau, cùng với sự phát triển của cơng tác lưu trữ nói
chung, càng có nhiều cơng trình nghiên cứu về cơng tác thu thập, bổ sung tài
liệu. Ngày nay, rất nhiều nước trên thế giới như Mỹ, Anh, Nga, Trung Quốc,
Úc, Malaysia…cũng đã bổ sung thêm vào hệ thống lý luận thế giới bằng
những cơng trình nghiên cứu đối với việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử, một
loại tài liệu rất đặc trưng của xã hội cơng nghệ thơng tin. Ngồi ra, những
quan điểm về lựa chọn tài liệu để đưa vào lưu trữ còn được nhiều nhà nghiên
10

cứu đưa ra trong nhiều hội nghị lưu trữ quốc tế và khu vực….Những nghiên
cứu trên là những tư liệu rất bổ ích. Tuy nhiên, mỗi quốc gia với những chế
độ chính trị riêng, cách phân chia khu vực hành chính lãnh thổ và cách thiết
lập các chế độ quản lý riêng cần có những nghiên cứu chuyên biệt để có thể
đưa ra những đánh giá phù hợp nhất.
Ở Việt Nam, vấn đề nghiên cứu về công tác xác định nguồn và thành
phần tài liệu nộp lưu cũng được nhiều cơ quan, tác giả nghiên cứu như: đề tài
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu xác định nguồn và thành
phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ
Quốc gia”, chủ nhiệm TS. Nguyễn Cảnh Đương, 1993; “Nghiên cứu nguồn và
thành phần tài liệu quản lý Nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh”, chủ nhiệm
Nguyễn Quang Lệ, 1993; “Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu bản đồ
cần nộp vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm TS.Nguyễn Minh
Phương, 1997; “Cơ sở khoa học để xác định nguồn bổ sung tài liệu ảnh có giá
trị lưu trữ vĩnh viễn” chủ nhiệm Lã Thị Hồng, 1989; “Xác định nguồn và
thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc gia”, chủ
nhiệm TS. Nguyễn Minh Phương, 1995; một số bài viết trên tạp chí Văn thư
lưu trữ, luận văn, báo cáo khoa học có liên quan của sinh viên Khoa lưu trữ
học và Quản trị văn phịng... Đây là các bài viết, cơng trình nghiên cứu về vấn
đề xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ của các cơ quan
Nhà nước. Đối với công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào
lưu trữ của các cơ quan Đảng, tác giả Nguyễn Lệ Nhung (Cục Lưu trữ Văn
phòng Trung ương Đảng) đã nghiên cứu đề tài mã số KX-02/VP-1998 “Xác
định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện
nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” . Nhiều đánh giá, nhận định trong
các đề tài, bài viết trên là những nghiên cứu hữu ích mà chúng tơi có thể kế
thừa. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào đề cập đến nguồn và thành phần tài liệu
nộp lưu vào kho lưu trữ tỉnh uỷ, huyện uỷ vốn có rất nhiều điểm khác biệt so

với kho lưu trữ của các cơ quan Nhà nước hay Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
Mặt khác, như trên đã nói, từ sau khi có Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001,
các tổ chức Chính trị xã hội thuộc đối tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ
Đảng các cấp nên vấn đề nghiên cứu thành phần tài liệu nộp lưu của các tổ
11


chức chính trị xã hội trở thành một vấn đề cấp thiết. Chính vì vậy, trên cơ sở
vận dụng những thành tựu nghiên cứu của các đề tài trước, chúng tôi cố gắng
giải quyết các mục tiêu nghiên cứu đặt ra theo phạm vi của đề tài này.
5. Các nguồn tài liệu tham khảo
Thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo những nguồn tài liệu sau:
- Các giáo trình nghiệp vụ lưu trữ của Trường Đại học khoa học Xã hội
và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
- Các đề tài, đề án, tài liệu tham khảo thực tế ở một số huyện uỷ, báo
cáo tình hình cơng tác văn thư lưu trữ của các văn phòng tỉnh, thành uỷ,
huyện uỷ, mục lục hồ sơ các kho lưu trữ huyện uỷ, luận văn tốt nghiệp đại
học, sau đại học và các website có liên quan.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu đề tài đặt ra, chúng tôi đã vận dụng phương pháp
luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, các quan điểm về nhận thức của chủ nghĩa
duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
Các phương pháp cụ thể được sử dụng trong đề tài là:
- Phương pháp hệ thống: giúp chúng tơi có cái nhìn tổng thể để xác
định những cơ quan và tài liệu có giá trị trong hệ thống tài liệu của các cơ
quan thuộc đối tượng nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
- Phương pháp phân tích chức năng: giúp chúng tơi xác định rõ chức
năng của các cơ quan; xác định chức năng của văn bản hình thành trong hoạt
động của các cơ quan để từ đó quyết định lựa chọn cơ quan và tài liệu cần

giao nộp.
- Bên cạnh đó, chúng tơi kết hợp các phương pháp khảo sát, phân tích,
thống kê, tổng hợp như: khảo sát thực tiễn, phân tích các nguồn tài liệu tham
khảo, thống kê số liệu và tổng hợp các nguồn thông tin thu nhận được để sử
dụng trong q trình nghiên cứu.
7. Đóng góp của đề tài
12


- Giải quyết các yêu cầu thực tế về việc xác định nguồn và thành phần
tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
- Kết quả nghiên cứu sẽ giúp các Văn phòng huyện uỷ tham khảo để
xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu cũng như chỉ đạo
thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ có hiệu quả.
- Những nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần làm phong phú thêm lý luận
và thực tiễn về công tác lưu trữ nói chung và cơng tác thu thập, bổ sung tài
liệu nói riêng.
8. Bố cục của đề tài:
Ngồi phần mở đầu và kết luận, phần nội dung đề tài gồm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn để xác định nguồn và thành phần
tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ
Chương này đưa ra những cơ sở về mặt lý luận và thực tiễn làm căn cứ
xác định danh mục các cơ quan và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc
diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
Chương 2: Xác định các cơ quan là nguồn và thành phần tài liệu cần
phải nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ
Từ những cơ sở lý luận và thực tiễn đã được giải quyết trong chương 1,
chương này nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của các cơ quan Đảng, tổ chức
chính trị xã hội huyện và cơ sở, từ đó đưa ra phương pháp xác định cụ thể
danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.

Chương 3: Danh mục cơ quan và thành phần tài liệu thuộc nguồn
nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ
Chương này đưa ra bản danh mục cụ thể các cơ quan, tổ chức và thành
phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ
huyện uỷ, đề xuất hướng dẫn sử dụng danh mục.

13


CHUƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ
THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN
UỶ

Cơ sở lý luận và thực tiễn luôn là hai mặt khơng tách rời nhau trong
q trình nghiên cứu và kết luận một vấn đề khoa học hay thực tiễn. Lý luận
được nghiên cứu, đúc rút từ thực tiễn và quay trở lại làm phương pháp định
hướng nghiên cứu những vấn đề phát sinh trong thực tiễn. Thực tiễn không
chỉ là đối tượng nghiên cứu để tổng kết, khái quát thành lý luận, làm phong
phú thêm lý luận mà cịn là điều kiện đánh giá sự chính xác của lý luận. Ở
chương này sẽ làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn để xác định nguồn và thành
phần tài liệu cần giao nộp vào kho lưu trữ huyện uỷ.
1.1.

Một số khái niệm

Nhằm thống nhất cách hiểu một số thuật ngữ trong đề tài, phần này sẽ
làm rõ thêm một số khái niệm:
* Kho lưu trữ huyện uỷ: là cơ quan lưu trữ của Đảng ở cấp huyện,
quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh được đặt trong văn phòng huyện uỷ

(sau đây gọi chung là kho lưu trữ huyện uỷ).
* Bổ sung tài liệu: là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác
định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa
chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền
hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định [12; 130]. Như vậy, bổ sung tài
liệu đã được xem là cả một hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác
định các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu của các cơ
quan thuộc nộp lưu tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ.
14


* Nguồn nộp lưu: là đối tượng thu thập, bổ sung lưu trữ của một lưu trữ
nhất định. Nguồn nộp lưu của lưu trữ hiện hành là tài liệu của các đơn vị
trong cơ quan đã sử dụng xong ở văn thư. Nguồn nộp lưu của lưu trữ cố định
là tài liệu của các lưu trữ hiện hành thuộc thẩm quyền thu thập. Các cơ quan
có lưu trữ hiện hành thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cố định được khái quát
thành danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu. Danh mục này thường được
pháp quy hoá để tăng tính thẩm quyền và trách nhiệm thu thập tài liệu lưu trữ
của lưu trữ cố định [09; 52].
* Xác định nguồn nộp lưu là xác định các đối tượng thuộc thẩm quyền
thu thập, bổ sung tài liệu của một lưu trữ nhất định.
* Thành phần tài liệu: là những nhóm tài liệu chủ yếu hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, được tập hợp theo những đặc
trưng nhất định.
Có nhiều đặc trưng được sử dụng để phân loại thành phần tài liệu như:
căn cứ theo nội dung, thể loại văn bản, chất liệu làm ra tài liệu…v.v..Căn cứ
theo nội dung tài liệu tài liệu thì có những nhóm tài liệu phản ánh chức năng,
nhiệm vụ và các hoạt động chủ yếu của cơ quan sản sinh ra tài liệu. Ví dụ:
phân loại thành phần tài liệu phơng lưu trữ Văn phịng Huyện uỷ theo đặc
trưng nội dung tài liệu thì được các nhóm: tài liệu về công tác thông tin tổng

hợp phục vụ cấp uỷ, tài liệu về cơng tác nội chính tiếp dân, tài liệu về cơng
tác tài chính quản trị, tài liệu về công tác văn thư lưu trữ… Căn cứ vào thể
loại văn bản thì có 23 thể loại văn bản có tên loại chính thức và các loại giấy
tờ hành chính (theo Quyết định 31-QĐ/TW ngày 01-10-1997 của Bộ Chính trị
ban hành Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của
Đảng ). Căn cứ theo chất liệu làm ra tài liệu thì có tài liệu giấy, tài liệu ảnh,
băng ghi âm, ghi hình…Trong khn khổ đề tài này, đặc trưng được chúng tôi
sử dụng để xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ
huyện uỷ là đặc trưng nội dung tài liệu. Theo đó, xác định thành phần tài liệu
thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ là xác định những nhóm tài liệu
phản ánh chức năng, nhiệm vụ và hoạt động chủ yếu của các cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
15


* Xác định giá trị tài liệu: là quá trình nghiên cứu và sử dụng các nguyên
tắc, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để
bảo quản và loại ra những tài liệu khơng có giá trị để huỷ. Ở mỗi giai đoạn
xác định giá trị có yêu cầu khác nhau : ở văn thư, xác định thời hạn bảo quản
cho từng hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan; ở lưu trữ hiện hành,
xác định giá trị nhằm hồn thiện tiếp các cơng việc cịn lại ở văn thư và cùng
với lưu trữ chọn những tài liệu có giá trị để nộp vào bảo quản Nhà nước; ở
lưu trữ lịch sử, ngoài yêu cầu lựa chọn tài liệu để bổ sung, cịn phải tối ưu hố
thành phần và nội dung các phông lưu trữ [09; 89].
Như vậy xác định giá trị tài liệu và việc lựa chọn nguồn, thành phần tài
liệu trong lưu trữ có quan hệ mật thiết đến nhau. Việc vận dụng các nguyên
tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để xác định những loại tài liệu cần bảo quản
trong lưu trữ đồng thời cho phép xác định danh mục tài liệu cần giao nộp vào
lưu trữ và các cơ quan sản sinh ra những loại tài liệu ấy.
* Lưu trữ hiện hành: lưu trữ của các cơ quan bảo quản có thời hạn

những tài liệu đã sử dụng xong ở văn thư của cơ quan đó. Hết thời hạn bảo
quản, tài liệu phải nộp vào lưu trữ cố định có thẩm quyền thu thập theo quy
định của Nhà nước. Những cơ quan không là nguồn nộp lưu thì tài liệu được
lưu trữ tại cơ quan hoặc tiêu huỷ khi hết thời hạn bảo quản [09; 47].
* Lưu trữ lịch sử: là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu
dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và
các nguồn tài liệu khác [33; 02].
1.2. Cơ sở lý luận xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu
vào kho lƣu trữ huyện uỷ
Cơ sở lý luận là việc vận dụng những nguyên tắc, phương pháp, tiêu
chuẩn của lưu trữ học, đặc biệt là nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác
định giá trị tài liệu để lựa chọn các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của
các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ, vì xét đến
cùng, việc xác định thành phần tài liệu cần được bảo quản trong các lưu trữ
đồng thời phải xác định tài liệu ấy được sản sinh từ đâu.

16


1.2.1 Nguyên tắc, phƣơng pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và
thành phần tài liệu nộp lƣu vào kho lƣu trữ.
1.2.1.1.Nguyên tắc
Xác định nguồn và thành phần tài liệu trong lưu trữ nói chung phải tuân
thủ những nguyên tắc của lưu trữ học mác xít, bao gồm nguyên tắc chính trị,
nguyên tắc tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp, những nguyên tắc này
là phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu giải quyết
vấn đề xác định các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào một lưu trữ nhất định
và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải đưa vào lưu
trữ. Tuy nhiên, những nguyên tắc này mới chỉ đưa ra những phương hướng
nhận thức khoa học còn việc xác định cụ thể như thế nào phải căn cứ vào

những phương pháp, tiêu chuẩn cụ thể và không giống nhau giữa hai đối
tượng “lựa chọn nguồn” và “lựa chọn thành phần tài liệu”. Có thể hình dung
một cách đơn giản, lý luận của lưu trữ học đã chỉ ra con đường nhưng để đi
hết con đường ấy cần có những biện pháp cụ thể, được ví như cách thức mà
chúng ta sẽ đi từ điểm khởi đầu đến điểm kết thúc của con đường. Bằng cách
ứng dụng linh hoạt, sáng tạo các nguyên tắc của lưu trữ học mác xít sẽ cho
chúng ta hiểu sâu sắc bản chất của các loại tài liệu, các thuộc tính của chúng,
mối quan hệ qua lại giữa chúng với đời sống hiện thực, các yêu cầu về mặt
kinh tế, xã hội, lịch sử…Những hiểu biết đó là tiền đề quan trọng giúp các
nhà lưu trữ học quyết định lựa chọn các cơ quan và thành phần tài liệu của
các cơ quan nộp lưu vào lưu trữ lịch sử để bảo quản, phục vụ nhu cầu trước
mắt và lâu dài. Với cách suy luận như vậy, chúng tơi nhận thấy, các ngun
tắc chính trị, ngun tắc lịch sử, ngun tắc tồn diện tổng hợp có thể vận
dụng như sau:
- Nguyên tắc chính trị : Nguyên tắc chính trị được hiểu là một thể chế
chính trị do một đảng nào đó cầm quyền thì giá trị tài liệu được xác định trên
nguyên tắc đảm bảo lợi ích cho những đối tượng mà đảng đó phụng sự. Đảng
Cộng sản Việt Nam là Đảng của giai cấp công nhân và toàn thể nhân dân dân
lao động đại diện cho quyền lợi của toàn dân tộc. Tài liệu của Đảng là tài sản
của tồn Đảng, tồn dân, phục vụ lợi ích chung của dân tộc nên không một
tập thể, cá nhân nào có quyền giữ làm của riêng. Ngun tắc chính trị còn thể
17


hiện trong quá trình xem xét ý nghĩa của tài liệu lưu trữ theo hướng có lợi
nhất cho nhân dân lao động. Do vậy, các cơ quan, cá nhân khi tài liệu hết giá
trị hiện hành cần giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử tương ứng, để tài liệu lưu
trữ có thể đem ra phục vụ rộng rãi vì sự phát triển chung của đất nước, dân
tộc.
- Nguyên tắc lịch sử: được vận dụng ở chỗ tài liệu lưu trữ luôn mang

dấu ấn thời kỳ lịch sử mà chúng hình thành nên khi thu thập tài liệu vào các
kho lưu trữ phải chú ý đến đặc điểm lịch sử được phản ánh trong nội dung
cũng như hình thức của tài liệu. Do đó, những tài liệu phản ảnh các sự kiện,
hiện tượng lịch sử của Đảng bộ huyện phải được thu thập, bổ sung đầy đủ vào
kho lưu trữ huyện uỷ.
- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: tài liệu lưu trữ Đảng là tài sản văn
hố vơ giá phải được thu thập đầy đủ, toàn vẹn trên nguyên tắc không phân
tán phông lưu trữ, đồng thời phản ánh toàn diện về các sự kiện, hiện tượng
diễn ra. Nguyên tắc này cùng với nguyên tắc lịch sử cắt nghĩa một cách khoa
học vì sao tài liệu của một phơng lưu trữ chỉ được bảo quản trong một kho lưu
trữ tương ứng. Vì sao một cơ quan là nguồn thu thập tài liệu của cơ quan này
mà không phải là nguồn thu thập tài liệu của cơ quan khác. Ngược lại, khi tài
liệu không tập trung được đầy đủ, chỉ cịn những tài liệu rời rạc khơng phản
ánh đủ thơng tin về hoạt động của cơ quan, đơn vị thì những tài liệu đó cũng
khơng có giá trị cao. Ví dụ các ban tham mưu giúp việc huyện uỷ là đối tượng
nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ vì phản ánh sự phát triển lịch sử
Đảng bộ địa phương, phản ánh sự phát triển trên các phương diện khác nhau
về công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng (tài liệu Ban Tổ chức huyện uỷ phản
ánh về công tác tổ chức, cán bộ, tài liệu Uỷ ban Kiểm tra phản ánh về công
tác kiểm tra, tài liệu của Văn phịng huyện uỷ phản ánh cơng tác thơng tin
tổng hợp, hậu cần phục vụ cấp uỷ, tài liệu Ban Dân Vận phản ánh cơng tác
dân vận (trong đó có cơng tác dân tộc và cơng tác tơn giáo) của Đảng bộ
huyện, tài liệu Ban Tuyên giáo phản ánh công tác tham mưu cho cấp uỷ về
các mặt tư tưởng, văn hoá, khoa giáo....).
Các nguyên tắc này liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình xác
định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ. Tuy
18


nhiên, như trên đã nói, nếu chỉ căn cứ vào những nguyên tắc này chưa thể cho

ra nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp lưu, việc xác định chính xác các
cơ quan là nguồn và thành phần tài liệu của những cơ quan là nguồn phải
được xác định cụ thể dựa trên những phương pháp và tiêu chuẩn khác nữa mà
chúng tơi sẽ lần lượt trình bày sau đây.
1.2.1.2. Phƣơng pháp
Phương pháp là “hệ thống các cách sử dụng để tiến hành một hoạt
động nào đó”[34; 793]. Theo chúng tôi, những phương pháp cơ bản xác định
nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ là
phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp
nghiên cứu từng tài liệu, phương pháp thông tin.
- Phương pháp hệ thống: tư tưởng xem xét mọi đối tượng bằng con
đường phân tích hệ thống đã được các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác đề ra
và vận dụng từ lâu. Cách tiếp cận hệ thống là sự phát triển có tính lơ gíc các
nguyên tắc chung của lưu trữ học mác xít (nguyên tắc chính trị, ngun tắc
lịch sử, ngun tắc tồn diện tổng hợp), đặc biệt là nguyên tắc toàn diện và
tổng hợp vào các đối tuợng nhận thức cụ thể của công tác lưu trữ. Cũng bằng
phương pháp này đã chỉ rõ mối quan hệ giữa xác định nguồn và thành phần
tài liệu với xác định giá trị tài liệu, vận dụng các nguyên tắc, phương pháp,
tiêu chuẩn của lưu trữ học trong xác định gía trị tài liệu vào xác định nguồn và
thành phần tài liệu nộp lưu là lô gíc, hợp lý, cần thiết. Việc đầu tiên trong q
trình xác định giá trị tài liệu theo phương pháp hệ thống là xác định giới hạn
của hệ thống trong đó các tài liệu có ảnh hưởng lẫn nhau. Muốn xác định giới
hạn của hệ thống, cần xác định chức năng nhiệm vụ của cơ quan mà do hoạt
động của nó, hệ thống văn bản, tài liệu được hình thành, cũng như phải nắm
được vị trí của cơ quan trong tồn bộ hệ thống các cơ quan đồng chức năng.
Trên cơ sở các hệ thống đã được xác định giới hạn cụ thể, nhiệm vụ thứ hai
cần phải giải quyết là nghiên cứu thành phần tài liệu thuộc mỗi hệ thống đó,
làm sáng tỏ mối liên hệ và ảnh hưởng qua lại giữa chúng với nhau. Ở đây
cũng cần phải nghiên cứu tài liệu giữa hệ thống này với hệ thống khác. Khi
nghiên cứu tài liệu của một hệ thống cần quan tâm đến khả năng phân chia

các thứ bậc trong đó. Tài liệu trong một hệ thống có nhiều thứ bậc, giữa các
19


thứ bậc thường có sự bổ sung lẫn nhau. Do đó việc lựa chọn tài liệu để bảo
quản trong kho lưu trữ cũng không nhất thiết phải tiến hành ở mọi thứ bậc.
Điều này có ý nghĩa rất thiết thực để giải quyết vấn đề lựa chọn tài liệu có
thơng tin lặp lại hình thành rất nhiều trong các cơ quan cùng hệ thống. Việc
đối chiếu tài liệu trong một hệ thống và giữa các hệ thống với nhau cũng cho
phép lập bảng kê thành phần tài liệu. Ngoài những ý nghĩa trên, phương pháp
hệ thống còn cho phép giải thích một số tiêu chuẩn để lựa chọn tài liệu sẽ
được nói trong phần tiếp theo.
- Phương pháp phân tích chức năng: là phương pháp nghiên cứu giá trị
tài liệu và lựa chọn chúng để đưa vào bảo quản dựa trên kết quả sự phân tích
chức năng của các cơ quan, kết hợp với việc xem xét chức năng của mỗi loại
tài liệu trong phạm vi từng cơ quan nhất định. Những cơ quan giữ vị trí quan
trọng trong hệ thống thì cần ưu tiên bảo quản tài liệu với giá trị cao hơn
những cơ quan có chức năng nhiệm vụ hẹp. Thơng qua phương pháp phân
tích chức năng, chúng ta có thể lý giải một cách khoa học tiêu chuẩn ý nghĩa
của cơ quan đơn vị hình thành phơng theo chức năng trong việc xác định
ngồn nộp lưu và lựa chọn thành phần tài liệu nộp lưu.
Tuy nhiên, cũng khơng nên tuyệt đối hố ý nghĩa của phương pháp này,
vì khơng ít trường hợp tài liệu do cơ quan cấp dưới sản sinh ra lại có giá trị
cao vì phản ánh những vấn đề quan trọng về chính trị, kinh tế, văn hố…và
ngược lại. Ví dụ: Trong thành phần tài liệu cần bảo quản ở kho lưu trữ huyện
uỷ, ban chấp hành đảng bộ xã, phường là những cơ quan cấp dưới nhưng
những loại văn bản như báo cáo năm, nghị quyết, chỉ thị …về các vấn đề kinh
tế, xã hội do đảng uỷ xã, phường ban hành là những tài liệu quan trọng phản
ánh sâu sắc sự phát triển của lịch sử đảng bộ xã, phường nên cần lưu giữ vĩnh
viễn. Trong khi đó, ban chấp hành đảng bộ huyện tuy là cơ quan cấp trên

nhưng những loại tài liệu như cơng văn, thơng báo ..mang tính chất sự vụ,
hành chính cụ thể do huyện uỷ ban hành lại khơng có ý nghĩa lịch sử lâu dài
nên chỉ được lưu giữ có thời hạn.
- Phương pháp nghiên cứu từng tài liệu: thực chất là xem xét các giá trị
về mặt nội dung và hình thức trên từng trang tài liệu. Tuy nhiên, không phải
bất kỳ loại tài liệu nào cũng phải nghiên cứu trực tiếp trên từng trang. Những
20