Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Sài Gòn - Thực trạng và giải pháp


TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




ĐINH THỊ HỒNG THÚY




CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP





LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN THƢ VIỆN








HÀ NỘI - 2013

ii


TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN





ĐINH THỊ HỒNG THÚY




CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Chuyên ngành : Khoa học Thông tin - Thư viện
Mã số: 60 32 02 03




LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN THƢ VIỆN


Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:

PGS.TS. TRẦN THỊ QUÝ




HÀ NỘI - 2013


iii

NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ

L

1. 
2. 2.1.2.Nhân lực xử lý tài liệu 

3. 
4. 




CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG




PGS.TS. TRẦN THỊ MINH NGUYỆT

i

LỜI CAM ĐOAN






TP. Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2013



Đinh Thị Hồng Thúy

ii

LỜI CẢM ƠN



         



Sau  



 
 
p, nghiên





Tp. Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2013



Đinh Thị Hồng Thúy





iii

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
1. Tiếng Việt
CSDL 
NDT 
TVQGVN 

2. Tiếng nƣớc ngoài
AACR Anglo American Cataloging Rules
(Quy  
DDC Dewey Decimal Classification

ISBD International Standard Biliographic Description

MARC Machine Readable Cataloging

OPAC Online Public Access Catalogue


iv

MỤC LỤC

Trang
L i
L ii
Bng ch vit tt iii
Mc lc iv
Danh mc các bng biu vii
M u 1
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC
XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN 10
1.1. Nội hàm các khái niệm 10
1.1.1. Khái nim tài liu 10
1.1.2. Khái nim x lý tài liu 10
1.2. Các yếu tố tác động đến công tác xử lý tài liệu 13
  cán b 13
1.2.2. Công tác t chc và quy trình x lý tài liu 15
1.2.3. Chun nghip v x lý tài liu 16

1.2.4. Công c x lý tài liu 17
1.2.5. M ng dng công ngh hii 17
1.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác xử lý tài liệu 18
1.3.1. Chng và s ng sn phm 18
1.3.2. Chng và s ng dch v 19
1.3.3. M ng nhu cu tin ci dùng tin 19
1.4. Cơ sở thực tiễn về xử lý tài liệu tại Thƣ viện
Trƣờng Đại học Sài Gòn 20
c lch s hình thành và phát trin 20
1.4.2u t ch 23


v

1.5. Khái quát về Thƣ viện Trƣờng Đại học Sài Gòn 24
1.5.1. Chm v cn 24
u t ch cn 26
1.5.3 vt cht, h tng công ngh cn 30
m ngun lc thông tin cn 30
m nhu cu tin ci dùng tin tn 32
1.6. Ý nghĩa của công tác xử lý tài liệu đối với hoạt động
của Thƣ viện 36
1.6.1. Vai trò ca công tác x lý tài liu nói chung 36
1.6.2. Vai trò ca công tác x lý tài liu i vi
ng 38
CHƢƠNG 2. CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN 40
2.1. Quy trình tổ chức và nhân lực xử lý tài liệu tại Thƣ viện 40
2.1.1. Quy trình t chc 40
2.1.2. Nhân lc x lý tài liu 41

2.2. Chuẩn nghiệp vụ và công cụ xử lý tài liệu tại Thƣ viện 41
2.2.1. Chun nghip v trong công tác biên mc mô t 41
2.2.2. Chun nghip v và công c phân loi tài liu 44
2.2.3. Chun nghip v nh ch  45
2.3. Chất lƣợng công tác xử lý tài liệu tại Thƣ viện 46
2.3.1. Chng biên mc mô t cn 46
2.3.2. Chng công tác phân loi cn 50
2.3.3. Chnh ch  cn 53
2.4. Nhận xét về công tác xử lý tài liệu tại Thƣ viện Trƣờng
Đại học Sài Gòn 61
m mnh 61
m hn ch 62
2.4.3. Nguyên nhân 70


vi

CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC
XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN 71
3.1. Cần chú trọng đến yếu tố con ngƣời 71
3.1.1. Cn có s a cng
n 71
3.1.2. Nâng cao nhn thc tm quan trng ca công tác
x lý tài liu 72
 cho cán b n nói chung
và x lý tài liu nói riêng 72
3.1.4. T chc các lng di dùng tin
s dn 74
3.2. Hoàn thiện quy trình và công cụ xử lý tài liệu 76
3.2.1. Xây dng quy trình x lý tài liu 76

3.2.2. Biên son tài ling dn x lý tài liu 80
3.3. Tiến hành kiểm tra, chỉnh lý biểu ghi & mở rộng
hoạt động xử lý 81
3.3.1. Kim tra, chnh lý bi d liu 81
3.3.2.  82
3.4. Chú trọng hoạt động “xử lý một lần và sử dụng nhiều lần” 87
3.4.1. Trin khai sao chép, tham kho các biu ghi 87
i kt qu x lý 88
3.5. Chú trọng đầu tƣ cơ sở vật chất, tăng cƣờng ứng dụng
công nghệ 88
3.5.1. Chú tr vt cht 88
ng ng dng công ngh công tin 89
KT LUN 90
TÀI LIU THAM KHO 92
PH LC 98


vii

DANH MỤC BẢNG BIỂU



Trang
Bảng


1.1

29

1.2


35
2.1

41
2.2

49
2.3

52
2.4

59
2.5


62
2.6

65
2.7

66
2.8
           

66

2.9

67
2.10

dùng tin
67
2.11
           

68
2.12

68
2.13
          

69
Đồ thị


2.1

50
2.2

53
2.3

60

viii

Hình


1.1

24
1.2

27
2.1

40
2.2


43
2.3
           

54
2.4


54
2.5



55
2.6


55
2.7


56
2.8


56
2.9

- 
57
2.10



58
2.11

77
Biểu đồ


1.1


29
1.2

30
1.3

31
1.4

32



1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, công ngh n vi t chóng mt và
ng sâu sn mc ci sng xã hc
thông tin- n. Chính vì vy, ho ng nghip v thông tin- n
ng ca công ngh i v chc bit là công
tác x lý tài liu. Các hong nghip v c mô t; Phân loi tài
linh t khóa tài linh ch  tài liu; Tóm tt, chú gii, tng lun
tài liu theo nguyên tc và quy tc truyn thi v
cht theo các chun nghip v ca công ngh hi nhm chuyn dch các
 n truyn thng sang hình th   n t n s. Trong
vic t chc và hong cn hii này, rt cn thit phi có
s chu v nghip v x lý, thì vic to dng các sn phm và

t chc các dch v n hii mi có hiu qu
vin t mi có th d dàng liên kt v hp tác chia s ngun
lc thông tin
Trong dây chuyu, công tác x lý tài liu có vài trò quan
trng bu ra ca quá trình này chính là các sn phm thông tin-u kin
 t chc các dch v n hii. Chính vì vy, cng
   n trên th gi  rt chú trn các chun nghip v
trong công tác x lý tài ling ng dng công ngh thông tin xây
dn tn s.
Nh chun hóa nói chung và chun hóa trong công
tác x lý nghip v c cng thông tin  n th gii
chú tru kin tiên quy n có th hi nhp và
phát trin.


2

 Vit Nam, hin nay cp cn vi các
chun nghip v x lý tài liu hii. Trên phn quc,
  thao và Du l
  vic áp dng chun nghip v n
Vin trin khai và áp dng DDC, MARC21,
AACR2 t ngày 1   
u ki trin khai vic chun hóa trong công tác x
lý tài liu t
Bên cn xut hin Mng Công c ch  Vi
y vic chun hóa công tác x lý tài liu cn thi khi mng
n có th hp tác vi biu ghi d liu,
ng nâng cao kh c tp nghip v 
phc v c gi tc tn dng ngun biu ghi sn có do

c trên cùng mt tài liu.
 có th  các thông tin khác nhau
i dùng tin mt cách có chng, hiu qu n
phi ht sc quan tâm ti công tác x lý tài li  t trong nhng
nhim v n phi chú ý, vì
hin nay công tác x lý tài liu vn còn thiu thng nht, m
n làm mt cách khác nhau, không có s ng b.
  n công nghip hóa, hi     ng và Nhà
c rt coi trng giáo do & nghiên cu khoa hc này
nh là quu. Chính vì vy, trong
nh   c hin ch  i mi giáo d i h i mi
o t niên ch sang tín ch nho ngun nhân lc
chc, h thng các trung tâm thông tin  i
hn. Các d án xây dn tn s


3

phc v thông tin/tài liu m   , nhanh chóng, chính xác trong
nghiên cu khoa hc, hc tp và ging dy ci hc
c trin khai. Song hành vi s i mi này, công tác x lý tài li
c chú trng, cp nht các chun nghip v mi nhn vic xây
dng các trung tâm TT-i hc tr n tn s.
i hc Sài gòn, mt trong nh
c. Trong nhii s i tha h thng
i hc Vic phát trin ngon mc trong
o và nghiên cu khoa hc. Nhiu ngành/chuyên ngành mc t
cho. Ch vt chu
kin ging dy theo i s dn hic
c bi m bo vic cung cp thông tin/tài liu cho vic hc tp,

ging dy và nghiên cu khoa hc ca th
tri i hc trên c
i h trc thui hc
Sài Gòn, có chm v m bng nhu cu thông tin/tài
liu phc v công tác quo và nghiên cu khoa hc phc v cho
ging viên, cán b -  n hot
ng có hiu qung ti dùng tin ca
ng, trong nhin ci h
nhii mi trong t chc và hong. Hong nghip v cn
c chú tri thay, cp nht các chun nghip v m
chun trong công tác x lý tài liu. Tuy nhiên, công tác x lý tài li
u bt cc thc t c nghiên cu thc trng, tìm ra
nguyên nhân dn bt ct
sc quan trng. Kt qu nghiên cu s  khoa hc và thc ti hoàn
thin lý lun công tác x lý tài liu nói chung và nâng cao chng hot


4

ng x lý tài liu ci hc Sài Gòn nói riêng. To ti  
vii hc Sài gòn thc hic mc tiêu hi nhp và phát trin vi các
n khác trên th gii. T   lý tài liu
ti hc Sài Gòn, thc trng và gi tài cho
lut nghip cao hc ca mình.
2. Tình hình nghiên cứu đề tài
X lý tài liu là mt khâu x ng trng hot
ng cn. Vì th khi tìm hiu lch s nghiên
c tài, cho thn công
tác x lý tài li
c ht có th k n mt s công trình nghiên cu ca PGS.TS. Trn

Th  tài cp trường “Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông
tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, thực trạng và giải pháp” nghim
Xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin –
thư viện” xut bi nhà xut bi hc Quc gia Hà ni.
Trong các công trình này, tác gi  cp rn lý lun v x lý tài liu
và thc tin x lý tài liu ti Trung tâm Thông tin  i hc Quc
gia Hà Ni. Các công trình ca tác gi ng s
thc hin án “Nghiên cứu hoàn thiện việc huẩn hóa trong xử lý tài
liệu tại các thư viện Việt Nam” c bo v “Nghiên
cứu về phương pháp định chủ đề tài liệu và triển vọng áp dụng ngôn ngữ tìm
tin theo chủ đề ở Việt Nam” bo v i h
N tài “Nghiên cứu về phương pháp định chủ đề tài liệu và triển vọng áp
dụng các ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề trên phạm vị cả nước” Tăng
cường việc huẩn hóa trong hoạt động thư viện ở Việt Nam”
trong các t“Xử lý tài liệu trong các thư viện : một số
vấn đề đặt ra”;“Chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu ở các thư viện Việt


5

Nam: Thực trạng và giải pháp”; “Thực trạng việc áp dụng các Tiêu chuẩn
Việt Nam về biên mục và xử lý tài liệu trong các thư viện Việt Nam”. Ngoài
ra, còn mt s các lu“Khung phân loại thập phân Dewey và khả
năng áp dụng ở Việt Nam” ca tác gi Nguyo v 
“Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại
hoc Quốc gia Hà Nội”ca tác gi c Hùng bo v n“Hoàn
thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường
Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội” ca Nguyn Th Minh Tú, bo v 
2007. “Nghiên cứu việc sử dụng ngôn ngữ từ khóa tại Viện Thông tin Thư
viện Y học Trung Ương” ca tác gi Lê Th Thúy Hin bo v 

“Phân loại tài liệu và tổ chức bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân loại tại Trung
tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” ca tác gi 
Kim Thanh bo v “Chuẩn hóa công tác nghiệp vụ tại các thư
viện đại học thuộc tỉnh Phú Yên” ca tác gi Trn Th Ngc Tuyt bo v

Ngoài ra còn có mt s  tài v x lý tài li cp trong
các bài vin Vi
“Thực trạng ứng
dụng MARC21 tại TVQGVN”; Bài “Phân loại tài liệu theo DDC tại Thư viện
Quốc gia Việt Nam” ca tác gi Nguyn Th Thanh Vân; Bài “Vấn đề chuẩn
hóa cách trình bày tiêu đề mô tả/ điểm truy nhập tên người Việt Nam trong
các cơ sở dữ liệu” ca tác gi Nguy xut vic mô t
i trong biên m xây dng CSDL
 u tp trung gii quyt các v lý lun, chun hóa công tác
x lý tài liu nói chung và hong thc tin x lý tài liu ti Vit Nam và
các trung tâm thông tin - n c th c trng chun
hóa vi vic áp dng các chun nghip v và hong tiêu chun hóa trong


6

n. Hou các công c x lý tài li
phân loi thp phân Dewey, Khung phân loi BBK; Khung phân loi 19 lp.
Bng t khóa, t chun ; Nghiên cu vic xây d d liu (CSDL)
c vi chun AACR2 trên kh mu MARC 21; Nghiên cu vic to lp
m truy cp tìc to lp sau x lý tài li 
nhm và hn chng thun l kh 
áp dng các công c và chun nghip v công tác x lý tài liu trong hot
ng thông tin-n ti Vit Nam, các tác gi  ra nhng gii pháp và
kin ngh nhm nâng cao chng công tác x lý tài liu  Vit Nam nói

chung và ca tng Trung tâm TT-TV c th c nghiên cu nói riêng.
Nhng công trình nghiên c trong vic h thng
hóa nhng v lý lun, phn ánh thc trng công tác x lý tài liu ti các
n c th. Mng công trình nghiên cu bao quát toàn b
công tác x lý tài liu  n Vit Nam. Tuy nhiên, nghiên cu công
tác x lý tài liu tng i ht công trình
nghiên cu nào. Vì v tài “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường
Đại học Sài Gòn – Thực trạng và giải pháp”  tài khoa hc hoàn toàn
mi, không trùng v 
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
 nghiên cu thc trng công tác x lý tài liu tn
i hc Sài Gòn, lu xut mt s gii pháp kh thi nhm
nâng cao chng hong x lý tài ling tt nht nhu cu thông
tin ci dùng tin tn. Góp phn nâng cao hiu qu hong
phc v thông tin/tài liu cho cán b qun lý, ging viên, sinh viên trong hc
tp, ging dy và nghiên cu khoa hc nhm nâng cao cho
cng.


7

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên c lý lun v x lý tài liu ti
hc Sài gòn.
- Nghiên c thc tin hong x lý tài liu t
vi hc Sài gòn.
- Nghiên cu thc trng công tác x lý tài liu tn i
hc Sài Gòn.
- Nghiên c ra nhng gii pháp và kin ngh nhm nâng cao cht

ng công tác x lý tài liu ti hc Sài Gòn nhm nâng cao cht
ng x lý nói riêng và hiu qu hong cng nói chung.
4. Gỉa thuyết nghiên cứu
Nu công tác x lý tài liu ti hc Sài Gòn c áp
dng theo các chun nghip v và thc hin mt cách khoa hc thì hiu qu
s dc nâng cao và to ti tn thc hic mc
tiêu hi nhp và phát trin vn khác trên th gii.
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
5.1 Đối tượng nghiên cứu
ng nghiên cu ca Lu lý tài liu (biên mc
mô t nh ch , phân loi tài liu - là nhng khâu x    n
i hc ng).
5.2 Phạm vi nghiên cứu
Phm vi nghiên cu c tài gii hn x lý tài
liu ti hc Sài Gòn.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
6.1 .Phương pháp luận
 n ca ch t bin chng và ch
t lch sm cc v hong thông
tin-n.


8

6.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể
u c th c s dng trong quá trình thc
hi tài:
- p, phân tích, tng hp tài liu
- o sát thc t
- u tra bng bng câu hi

- ng vi.
- ng kê, so sánh.
7. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn
7.1.Ý nghĩa khoa học
 c thc hin góp phn b sung, hoàn thin lý lun v công tác
x lý tài liu trong hong thông tin-n.
7.2.Ý nghĩa thực tiễn
Nhn dic thc trng hong x lý tài liu cng
i hc Sài gòn. Phân tích nhng thun lm mnh, hn
ch ca công tác x lý tài li khoa hc và
thc ti nâng cao chng công tác x lý tài liu cn góp
phn nâng cao cho ci hc Sài gòn.
ng thi, kt qu nghiên cu còn là tài liu tham kho hu ích cho lãnh
i hc Sài Gòn nghiên cu và vn dng nhm
i mi công tác x lý tài liu, nâng cao chng x lý tài liu, nâng cao
hiu qu hong tu tin ci dùng
tin ti Thi hc Sài Gòn.




9

8. Bố cục luận văn
Ngoài phn m u, kt lun, ph lc và tài liu tham kho, lu
bao g
   lý lun và thc tin v x lý tài liu t n
i hc Sài Gòn.
c trng công tác x lý tài liu ti
hc Sài Gòn.

i pháp nâng cao chng x lý tài liu tn
i hc Sài Gòn

















10

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU
TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

1.1. Nội hàm các khái niệm
1.1.1. Khái niệm “Tài liệu”


/khai thác p
  


 



hình khác nhau.
1.1.2. Khái niệm xử lý tài liệu
Theo T n ting vit ph thông ca Vin ngôn ng hi thích:
X lý là áp dng thao tác nh nghiên cu, s
di t n ting Vit ca tác gi Nguyi thích:
X lý là sp xp và gii quyt công vic hoc nhim v u kin c
th [30 ].
Trong hong cn x lý tài liu hay
còn gi là x lý thông tin là mn trong dây chuyu,
n x lý thông tin. Là mt b phn ca quá trình kic,
lien quan ti vic t chc các công c c và b máy tra cu.X lý tài
lic thc hin vi nhic mô t, phân loi,
nh t nh ch , tóm tt/ chú gii tài liu. V bn cht, x lý tài liu


11

là quá trình nhm to ra nhm truy ci dùng tin có th
c tài liu theo tác gi, ch  và n d liu.
Hin ti có rt nhiu khái ni x lý tài liu hay x
lý thông tin ca các tác gi 

      
 









    







 





12

Xét theo tính chất, xử lý tài liệu được chia làm hai dạng. Đó là xử lý
hình thức và xử lý nội dung.










 

Ký hiệu phân loại



Phân loại tài liệu 

húng

Từ khóa



Định từ khóa tài liệu 




13

Tóm tắt tài liệu


Chú giải: là q


Tổng luận
- 
 

-88)
Biên mục chủ đề 
       



1.2. Các yếu tố tác động đến công tác xử lý tài liệu
Có rt nhiu yu t n công tác x lý tài liu, trong s 
u t quan trng ng và quynh ti công tác x lý tài liu
trong hong nghip v , công tác t chc và quy
trình x lý tài liu, chun nghip v x lý tài liu, công c x lý tài liu và
m ng dng công ngh hii.
1.2.1. Trình độ đội ngũ cán bộ
Trong bt c mt ho ng nào, yu t     vai trò
quan trng và có tính cht quyt i làm công tác x lý tài liu phi
c trang b các kin thc và k c hin các khâu x lý, am hiu các
nguyên tc và công c x lý c thng thi phi nhy bén nm bt các
thut ng và kin thn cc nghiên cu.


14

Mc  ca kt qu x lý tài liu mang du n ch quan ci x
lý. Vì v quan nim ci x lý s ng ti chng và
kt qu ca vic x  ca cán b x lý tài liu phc
xem xét trên ba yu t sau:

Hiểu biết chung về các ngành khoa học
i làm cán b x lý tài liu phi có hiu bit tt v c ni dung tài
li có th nh chính xác ni dung tài liu, chn ly
 các s phân loi, t khóa, ch  phn ánh ni dung ca tài liu.
Chuyên môn nghiệp vụ
Cán b x lý tài liu phi nm vng các công c, tiêu chu
x lý tài ling thi luôn có ý thc trách nhim trong công vic, phi ch
ng hc tp, tn ty trong công vic mt cách có hiu qi công vic
vng nghip. Sn sàng hc hi nhu mi. Bên c x lý
tài liu phi có kin thc và hiu bit v i dùng tin c t 
m bc nhu cu ca h cho ra nhng sn phm và dch v phù hp.
Kiến thức về ngoại ngữ
Yêu cu i vi cán b x lý tài liu là phi s dng thông tho ting
Anh vì hu ht các tiêu chun biên mc hiu vit bng ting Anh,
u chuyên ngành. Bên cc bi
vii hc ss có rt nhiu tài liu chuyên ngành bng ting Anh. Vì vy,
nu kh ng Anh ti làm công tác x lý tài liu có th c
 các công c x lý tài liu, không phc bn tóm tt. Nh 
lý tài liu s chính xác và phù hp vi dùng tin. Bên c mt
ngôn ng ing Vii cán b x lý phi n
câu t  x lý tài lit ng khoa hc, xúc tích và ngn gn. Phi
m bo vic chính t.