Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy công cụ từ thị trường Đức của công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ A.P.E.C

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1Tính cấp thiết của vấn đề cần nghiên cứu
Hiện nay trong xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, thương mại quốc tế
đang ngày càng trở nên quan trọng trong việc phát triển kinh tế của mỗi quốc gia.
Nó tạo điều kiện cho mỗi quốc gia tập trung hơn nữa trong việc chuyên môn hóa
sản xuất những mặt hàng mà mình có lợi thế để tăng cường xuất khẩu và nhập khẩu
những mặt hàng không phải lợi thế cạnh tranh của mình. Trong đó thương mại quốc
tế thông qua hoạt động nhập khẩu đã đem lại cho lợi ích cho nền kinh tế được thể
hiện thông qua việc nó tạo điều kiện cho công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước,
góp phần vào việc đẩy mạnh chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thúc đẩy sản xuất phát
triển, góp phần cải thiện đời sống nhân dân, nâng cao sự hiểu biết của người dân.
Nhập khẩu giải quyết được những nhu cầu đặc biệt, hàng hóa hiếm hoặc có hàm
lượng công nghệ cao mà trong nước chưa sản xuất được. Nhập khẩu có vai trò tích
cực thúc đẩy xuất khẩu, góp phần nâng cao chất lượng hàng xuất khẩu, tạo môi
trường thuận lợi cho hàng Việt Nam ra thị trường nước ngoài.
Tại Việt Nam, hoạt động nhập khẩu chủ yếu là nhập khẩu máy móc thiết bị, dây
chuyền công nghệ phục vụ cho quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa và một số
mặt hàng phục vụ cho tiêu dùng, sinh hoạt mà ta chưa có khả năng sản xuất hoặc đã
sản xuất nhưng còn hạn chế. Trong đó có các thiết bị cơ khí cụ thể là máy công cụ
phục vụ cho ngành công nghiệp và xây dựng các công trình, lắp máy. Do đó việc
nhập khẩu máy công cụ có vai trò quan trọng đối với ngành công nghiệp. Hơn nữa,
môi trường kinh doanh luôn tồn tại những yếu tố biến động như: Luật pháp của mỗi
quốc gia, các điều ước quốc tế, khoa học công nghệ, các nhu cầu thị hiếu của người
tiêu dùng tại các khu vực, thị trường và các nguyên nhân chủ quan khác trong đó
vấn đề chủ yếu là thiếu kiến thức, kinh nghiệm và chưa chú trọng đúng mức đến
quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Vậy thì các doanh nghiệp nói chung và
công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ quốc tế A.P.E.C nói riêng phải có
những biện pháp gì để đối phó cũng như thích ứng với đặc thù của môi trường kinh
doanh? Một vấn đề nữa mà chúng ta thường gặp ở các doanh nghiệp xuất nhập khẩu
đó là Việt Nam đang có rất nhiều cơ hội để tìm kiếm các đối tác lớn trên thế giới và


ký kết được các hợp đồng, các dự án có nhiều tiềm năng tuy nhiên khi tiến hành
thực hiện hợp đồng thì kết quả thu được lại không thực sự hiệu quả và đạt được các
mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, dựa trên kết quả điều tra tổng hợp trong báo cáo tổng
hợp kết quả điều tra thì trong một số trường hợp công ty Cổ phần A.P.E.C đã gặp
một số vấn đề sai sót vướng mắc trong một số khâu của quy trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu như: Mở L/C, làm thủ tục hải quan, kiểm tra hàng, nhận hàng
Do vậy, trong phạm vi của một đề tài chuyên đề tốt nghiệp, việc nghiên cứu
nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là rất có ý nghĩa và cần
thiết về mặt thực tiễn đối với sinh viên cũng như đối với công ty em thực tập. Hơn
nữa, cần nghiên cứu rõ hơn để phát hiện ra những sai sót và tìm được phương
hướng giúp cho quy trình thực hiện hợp đồng tại công ty tốt và chuyên nghiệp hơn
để hàng hóa nhanh chóng đến tay khách hàng và không gặp phải rủi ro. Do đó việc
nâng cao hiệu quả quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một đòi hỏi mang tính
cấp bách và cần thiết đối với công ty.
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Trên cơ sở phân tích tính cấp thiết của vấn đề cùng với quá trình thực tập tại công
ty Cổ phần A.P.E.C , em đã nhận ra được tầm quan trọng của quá trình thực hiện
hợp đồng nhập khẩu.
Từ các vấn đề cấp thiết nêu trên, em xin đề xuất và thực hiện đề tài nghiên cứu
làm chuyên đề tốt nghiệp: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện
hợp đồng nhập khẩu máy công cụ từ thị trường Đức của công ty Cổ phần thương
mại và dịch vụ A.P.E.C
Chuyên đề chỉ rõ:
- Vấn đề cần giải quyết tại công ty Cổ phần A.P.E.C liên quan đến chuyên đề là
quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Yêu cầu thực tế cần giải quyết: tìm hiểu về quy trình nhập khẩu tại công ty từ đó
có những giải pháp để hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cho
công ty
1.3 Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về quy trình thực hiện hợp đồng nhập

khẩu

- Khảo sát tình hình thực tế quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phấm
máy công cụ
- Đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng
nhập khẩu máy công cụ tại thị trường Đức tại công ty Cổ phần A.P.E.C
1.4 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề : Đề tài tập trung nghiên cứu chủ yếu đến các
hoạt động của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy công cụ từ thị trường
Đức của công ty Cổ phần A.P.E.C
1.5 Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu về không gian: tại công ty Cổ phần A.P.E.C, phòng xuất
nhập khẩu
- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: nguồn số liệu thứ cấp thu thập từ năm 2007
dến năm 2010
- Giới hạn đối tượng nghiên cứu: gắn với quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
tại công ty Cổ phần A.P.E.C, lĩnh vực kinh doanh là thương mại, nhóm hàng sản
phẩm là máy công cụ, thị trường nhập khẩu là Đức
1.6 Phương pháp nghiên cứu
Đề tài chủ yếu tiếp cận theo phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu
1.7 Kết cấu của khóa luận
Đề tài nghiên cứu gồm 3 phần:
- Phần 1: Cơ sở lý luận về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Phần 2: Phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy công
cụ từ thị trường Đức của công ty Cổ phần A.P.E.C
- Phần 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu máy công cụ từ thị
trường Đức của công ty Cổ phần A.P.E.C
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
NHẬP KHẨU


2.1 Khái quát về hợp đồng Thương mại quốc tế
2.1.1 Khái niệm về hợp đồng thương mại quốc tế
Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thỏa thuận về thương mại giữa các đương sự có
trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau.
Như vậy chủ thể của hợp đồng là bên có trụ sở kinh doanh ở những quốc gia
khác nhau. Đây có thể là các hợp đồng mua bán hàng hóa(hợp đồng nhập khẩu);
hợp đồng gia công; hợp đồng đại lý, môi giới; hợp đồng ủy thác. Đối tượng của hợp
đồng là hàng hóa (goods) hoặc dịch vụ (service). Bên bán phải giao hàng hóa dịch
vụ cho bên mua, bên mua phải trả tiền cho bên bán một đối giá cân xứng với giá trị
hàng hóa, dịch vụ đã được giao.
2.1.2.Phân loại hợp đồng thương mại quốc tế
- Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng có hai loại hợp đồng: hợp đồng ngắn hạn
và hợp đồng dài hạn.
Hợp đồng ngắn hạn thường được ký kết trong một thời gian tương đối ngắn, và
sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên
về hợp đồng đó cũng kết thúc
Hợp đồng dài hạn có thời gian thực hiện tương đối dài mà trong thời gian đó việc
giao hàng được thực hiện làm nhiều lần.
- Theo nội dung quan hệ kinh doanh có: hợp đồng nhập khẩu và hợp đồng xuất
khẩu.
Hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài, thực
hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa sang cho thương nhân nước
ngoài và nhận tiền hàng
Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực
hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hóa và thanh toán tiền hàng.
- Theo nội dung mua bán có: hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng mua bán
dịch vụ. Hợp đồng thuê tư vấn, hợp đồng môi giới, hợp đồng đại lý, hợp đồng ủy
thác là các hợp đồng mua bán dịch vụ.
- Xét theo hình thức của hợp đồng có các loại: hình thức văn bản và hình thức
miệng

Công ước Viên 1980 CISG cho phép các thành viên sử dụng tất cả các hình thức
trên. Ở Việt Nam, theo luật Thương mại 2005 mua bán hàng hóa quốc tế phải được

thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc hình thức khác có giá trị pháp lý
tương đương.
- Theo cách thức thành lập hợp đồng: Bao gồm hợp đồng một văn bản và hợp
đồng gồm nhiều văn bản.
Hợp đồng một văn bản là hợp đồng trong đó ghi rõ nội dung mua bán, các điều
kiện giao dịch đã thỏa thuận và có chữ ký của hai bên.
Hợp đồng gồm nhiều văn bản như: đơn chào hàng cố định của người bán và chấp
nhận của người mua; đơn đặt hàng của người mua và chấp nhận của người bán; đơn
chào hàng tự do của người bán, chấp nhận của người mua và xác nhận của người
bán; hỏi giá của người mua, chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của
người mua.
2.1.3.Đặc điểm của hợp đồng thương mại quốc tế
Hợp đồng thương mại quốc tế trước hết là một hợp đồng mua bán hàng hóa
nhưng khác so với các hợp đồng mua bán hàng hóa nội địa thông thường ở chỗ hợp
đồng thương mại quốc tế mang các yếu tố quốc tế. Bao gồm:
(1): Các bên ký kết có trụ sở kinh doanh tại các nước khác nhau
(2): Tiền thanh toán là ngoại tệ đối với một trong cả hai bên
(3): Hàng hóa được di chuyển ra khỏi biên giới quốc gia
2.1.4.Nội dung của hợp đồng thương mại quốc tế
Một hợp đồng thương mại quốc tế thường gồm có hai phần chính: những điều
trình bày chung và các điều khoản của hợp đồng.
Phần trình bày chung bao gồm:
- Số liệu của hợp đồng (contact no ) Đây không phải là nội dung pháp lý có
tính bắt buộc của hợp đồng. Nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm
tra giám sát, điều hành và thực hiện hợp đồng của các bên.
- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng: nội dung này có thể để ở đầu của
hợp đồng nhưng cũng có thể để ở cuối của hợp đồng. Nếu như trong hợp đồng

không có những thỏa thuận gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày
ký kết.
- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng: Đây là phần chỉ rõ các
chủ thể của hợp đồng cho nên phải nêu rõ ràng, đầy đủ, chính xác: Tên(theo giấy
phép thành lập), địa chỉ, số tài khoản, người đại diện, chức vụ của các bên tham gia
ký kết hợp đồng

- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (General definition). Trong hợp đồng
có thể sử dụng các thuật ngữ mà các thuật ngữ này ở các quốc gia khác nhau sẽ hiểu
theo nghĩa khác nhau. Để tránh những sự hiểu lầm, những thuật ngữ hay những vấn
đề quan trọng cần phải được định nghĩa.
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: Đây có thể là các hiệp định chính phủ đã
ký kết hoặc các Nghị định thư ký kết giữa các Bộ ở các quốc gia, hoặc nêu ra sự tự
nguyện của hai bên ký kết hợp đồng.
Phần các điều khoản của hợp đồng
Trong phần các điều khoản người ta phải ghi rõ nội dung của từng điều khoản.
Thông qua nội dung các điều khoản hợp đồng quy định được đối tượng giao dịch và
nội dung thực hiện các giao dịch đó.
- Theo mức độ quan trọng của các điều khoản có thể chia thành:
+ Các điều khoản chủ yếu là các điều khoản bắt buộc phải có đối với một hợp đồng
mua bán, thiếu các điều khoản đó hợp đồng không có giá trị pháp lý. Ví dụ như
trong hợp đồng xuất nhập khẩu các điều khoản chủ yếu là: điều khoản tên hàng, số
lượng, chất lượng, giá, thanh toán, giao hàng.
+ Các điều khoản khác: Là các điều khoản rất cần thiết cho một hợp đồng nhưng
nếu không có nó hợp đồng vẫn có giá trị pháp lý.
- Theo tính chất của các điều khoản chia ra:
+ Các điều khoản về hàng hóa như: Tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì mã hiệu
+ Các điều khoản về tài chính: Giá cả và cơ sở tính giá, về thanh toán
+ Các điều khoản về vận tải: Điều kiện giao hàng, thuê tàu
+ Các điều khoản pháp lý: Luật áp dụng vào hợp đồng, khiếu nại, bất khả kháng,

phạt và bồi thường thiệt hại, trọng tài, thời gian, hiệu lực của hợp đồng
+ Các điều khoản khác.
2.2. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Đối với hàng hóa thông thường thì doanh nghiệp không cần xin giấy phép nhập
khẩu mà chỉ cần mở tờ khai hải quan gửi qua Bộ Công thương để theo dõi
2.2.2.Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Bảo hiểm là sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm
về những mất mát hư hỏng, thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đã

thỏa thuận gây ra, với những điều kiện được bảo hiểm đã mua cho đối tượng đó một
khoản tiền gọi là chi phí bảo hiểm.
Khi mua hàng theo điều kiện CIF, CIP thì người bán chỉ có nghĩa vụ mua bảo
hiểm cho hàng hóa ở điều kiện tối thiểu là điều kiện C. Trong trường hợp này nếu
xét thấy chất lượng hàng dễ biến động trong quá trình vận chuyển hoặc vận chuyển
hàng vào mùa biển động khả năng rủi ro cao thì người nhập khẩu có thể mau bảo
hiểm cho hàng hóa. Người nhập khẩu có thể mua bảo hiểm hoàn toàn cho hàng hóa
khi hợp đồng ký kết theo điều kiện FOB, FCA, FAS, DAF, EXW
2.2.3.Thuê phương tiện vận chuyển
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu việc thuê phương tiện vận tải phải
căn cứ vào:
Điều kiện cơ sở giao hàng của hàng hóa nhập khẩu. Nếu điều kiện cơ sở giao
hàng là điều kiện C và D thì người xuất khẩu phải thuê phương tiện vận tải. Còn
nếu điều kiện cơ sở giao hàng là điều kiện E và F thì người nhập khẩu phải tiến
hành thuê phương tiện vận tải.
Tùy theo đặc điểm hàng hóa kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn phương thức
thuê phương tiện vận tải cho phù hợp như: thuê tàu chợ, tàu chuyến hay tàu bao.
Nếu nhập khẩu thường xuyên với khối lượng lớn thì nên thuê tàu bao, nếu nhập
khẩu không thường xuyên nhưng với khối lượng lớn thì nên thuê tàu chuyến, nếu
nhập khẩu với khối lượng nhỏ thì nên thuê tàu chợ.

2.2.4.Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Bộ hồ sơ hải quan mà các doanh nghiệp nhập khẩu khi làm thủ tục hải quan bao
gồm:
- Tờ khai hải quan
- Hợp đồng thương mại
- Bản kê chi tiết (đối với hàng không đồng nhất)
- Hóa đơn thương mại
- Vận đơn (bản sao)
- Các giấy tờ khác (đối với hàng hóa có điều kiện hoặc quy định riêng)
Thời hạn khai báo làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu là một trong hai
trường hợp sau: Ngay sau khi hàng nhập khẩu về đến nơi hoặc trong thời hạn 30
ngày từ khi hàng đến cửa khẩu dỡ hàng thể hiện trên tờ khai hàng hóa.

Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hóa, hải quan sẽ có một trong các quyết định sau:
cho phép hàng qua biên giới; cho hàng qua biên giới nhưng với điều kiện phải sửa
chữa khắc phục lại; phải nộp thuế xuất nhập khẩu; không được phép xuất nhập
khẩu.
2.2.5.Nhận hàng nhập khẩu
Để nhận hàng bên nhập khẩu phải chuẩn bị các công việc sau: chuẩn bị chứng từ;
mua bảo hiểm cho hàng hóa khi nhận được thông báo giao hàng của bên xuất khẩu
(nếu mua FOB, CFR, FCA, ); lập phương án nhận hàng, chuẩn bị kho bãi, phương
tiện, công nhân bốc xếp ; thông báo bằng lệnh giao hàng để các chủ hàng làm thủ
tục giao nhận tay ba ngay dưới chân cầu cảng.
Tiếp theo là thủ tục nhập khẩu theo các bước sau: xin giấy phép nhập khẩu (nếu
có); làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu; nộp thuế nhập khẩu (nếu cần). Đối
với nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu, yêu cầu là phải tổ chức dỡ hàng nhanh để
giải phóng tàu nhằm giảm tối thiểu tiền phạt do dỡ hàng chậm; nhận hàng và quyết
toán với tàu đầy đủ, chính xác; đồng thời phát hiện kịp thời những tổn thất của hàng
hóa và lập đầy đủ những giấy tờ hợp lệ, kịp thời gian để khiếu nại các bên có liên
quan.

2.2.6.Kiểm tra hàng hóa
Người nhập khẩu phải đôn đốc người bán giao hàng đúng kì hạn, khi hàng về phải
tổ chức kiểm tra hàng hóa. Việc kiểm tra hàng hóa gồm các bước:
- Tạo điều kiện cho hải quan kiểm hóa
- Mời đại diện bên giám định kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu để làm
cơ sở khiếu nại với bên bán nếu xảy ra tranh chấp giữa hai bên. Tại Việt Nam thì
có thể mời Vinacontrol kiểm tra.
- Nếu hàng hóa nhập khẩu là động thực vật thì phải qua kiểm dịch của cơ quan
chức năng
- Ký kết hợp đồng với ga, cảng để kiểm tra niêm phong trước khi bốc hàng ra
khỏi phương tiện vận tải.
2.2.7.Thanh toán
Hiện nay có nhiều phương thức thanh toán khác nhau như: Tín dụng chứng từ,
thanh toán bằng phương pháp nhờ thu, phương thức chuyển tiền.

Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán bằng L/C: sau khi phát hành một
L/C người nhập khẩu kiểm tra L/C nếu thấy phù hợp thì thông báo cho bên xuất
khẩu. Sau khi L/C được người xuất khẩu chấp nhận và tiến hành giao hàng đồng
thời gửi bộ chứng từ cho ngân hàng, ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ, nếu hợp lệ thì
người nhập khẩu trả tiền cho ngân hàng và mang bộ chứng từ đi nhận hàng.
Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán bằng phương thức nhờ thu: sau khi
nhận được bộ chứng từ ở ngân hàng, người nhập khẩu kiểm tra chứng từtrong một
thời gian nhất định. Nếu trong thời gian này người nhập khẩu không đưa ra một lý
do nào để từ chối trả tiền thì coi như yêu cầu đòi tiền là hợp lệ. Người nhập khẩu
viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu chuyển tiền để trả cho người xuất
khẩu. Nếu quá thời hạn cho việc kiểm tra chứng từ, mọi tranh chấp sẽ được giải
quyết giữa các bên trọng tài.
Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thì
người xuất khẩu sau khi giao hàng xong phải nhanh chóng hoàn thành lập bộ chứng
từ sao cho phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, đồng thời chuyển đến cho người

nhập khẩu. Khi bên mua chuyển tiền thanh toán đến ngân hàng sẽ thông báo cho
bên bán.
2.2.8.Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trong thực hiện hợp đồng thường có các trường hợp khiếu nại như sau:
- Người mua khiếu nại người bán hoặc người bán khiếu nại người mua. Các bên
có quyền khiếu nại đối với đối tác của mình bất cứ điều khoản nào bị vi phạm.
Người mua thường khiếu nại người bán trong các trường hợp sau: giao hàng không
đúng số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất, giao hàng chậm Ngược lại,
người bán có quyền khiếu nại người mua vi phạm các điều khoản trong hợp đồng
như thanh toán chậm, không thanh toán hoặc không chỉ định phương tiện vận tải
đến nhận hàng, đơn phương hủy bỏ hợp đồng.
- Trường hợp khiếu nại khác có thể do người mua hoặc người bán khiếu nại người
chuyên chở hoặc bảo hiểm: khiếu nại xảy ra khi người chuyên chở đưa tàu đến cảng
bốc dỡ hàng không đúng quy định của hợp đồng chuyên chở, hàng bị mất, thất lạc
trong quá trình chuyên chở, bị thiếu số lượng, trọng lượng so với vận đơn, hàng bị

mất phẩm chất do kỹ thuật bốc dỡ bảo quản Đối với hãng bảo hiểm, có khiếu nại
khi hàng hóa bị tổn thất do các rủi ro đã được mua bảo hiểm.
Sau khi khiếu nại nhưng không được giải quyết thỏa đáng thì hai bên có thể kiện
nhau tại Hội đồng trọng tài (nếu có thỏa thuận) hoặc tại tòa án.
2.2.9.Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Giám sát thực hiện hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, bên nhập khẩu phải giám sát các
nhiệm vụ như: thuê phương tiện vận tải (nếu hợp đồng quy định), mua bảo hiểm,
nhận hàng ở cảng, chỉ định giám định, làm thủ tục hải quan,thanh toán, khiếu nại,
giải quyết tranh chấp.
Để tiến hành giám sát hợp đồng, người ta sử dụng phương pháp thủ công như: hồ
sơ theo dõi hợp đồng, phiếu giám sát hợp đồng, phiếu chỉ số giám sát hợp đồng và
các phương pháp sử dụng máy vi tính. Trong đó phương pháp phiếu giám sát hợp
đồng và sử dụng máy vi tính được dùng nhiều hơn cả.

- Điều hành quá trình thực hiện hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, thường xuyên xuất hiện các tình huống phát
sinh. Điều hành hợp đồng là giải quyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên
cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn và có thể tìm được
nếu có. Giám sát và điều hành hợp đồng là những hoạt động không thể thiếu trong
quá trình thực hiện hợp đồng.


CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY CÔNG CỤ TỪ THỊ TRƯỜNG ĐỨC CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUỐC TẾ A.P.E.C
3.1.Giới thiệu về đơn vị nghiên cứu
- Tên công ty: Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ quốc tế A.P.E.C
- Địa chỉ trụ sở: Số 6, ngách 91/5, Nguyễn Chí Thanh, Láng Hạ, Đống Đa,
Hà Nội
- Điện thoại: 84-4-37730826
- Fax: 84-4-37730827
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
- Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty:
+ Nhập khẩu hàng hóa
• Thị trường: Đức, Pháp, Trung Quốc, Đài Loan
• Mặt hàng nhập khẩu: máy công cụ, các loại máy gia công CNC :
Trung tâm gia công CNC, tiện CNC…, các máy gia công tia lửa
điện EDM CNC, máy đo 3 chiều và các thiết bị, dụng cụ thay thế
máy gia công.
+ Cung cấp máy gia công CNC
+ Cung cấp máy EDM/ Wire EDM
+ Thay thế ,nâng cấp hệ điều khiển cho máy gia công CNC
+ Cung cấp máy gia công CMM ,Laser scanner
+ Cung cấp giải pháp phần mềm CAD/CAM/CAE

+ Thiết kế,chế tạo sản xuất khuôn mẫu,thiết bị cơ khí
+ Đào tạo và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực CAD/CAM/CNC

3.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh chung của công ty
3.2.1.Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty
Bảng 1: kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2008 đến năm 2010
(đơn vị tính: VND)
STT Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
1 Tổng tài sản 8.995.376.983 9.911.605.369 18.755.804.440
2 Tổng nợ phải trả 2.737.240.220 2.296.737.337 5.739.617.821
3 Tài sản ngắn hạn 6.875.715.805 7.620.261.023 13.962.794.524
4 Nợ ngắn hạn 2.737.240.220 2.296.737.337 647.545.184
5 Doanh thu 15.364.753.894 17.727.507.962 25.784.917.833
6 Lợi nhuận trước thuế 358.523.272 495.460.105 535.091.450
7 Lợi nhuận sau thuế 258.136.756 356.731.276 401.318.587
Nhìn bảng trên ta thấy, tổng doanh thu tăng đều qua các năm. Năm 2008 doanh
thu là 15.364.753.894 VND thì đến năm 2009 doanh thu của công ty đã đạt
17.727.507.962 VND ( tăng 15,37% so với năm 2008) và đến năm 2010 tổng doanh
thu đạt 25.784.917.833 VND ( tăng 45,45% so với năm 2009). Như vậy hoạt động
kinh doanh của công ty có sự tăng trưởng qua các năm.
3.2.2.Kết quả hoạt động nhập khẩu
Bảng 2: kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty theo thị trường
(Đơn vị tính: USD)
Thị trường Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
KNNK TL(%) KNNK TL(%) KNNK TL(%)
Đức 30.068 41,69 35.003 40,59 41.416 39,38
Pháp 28.614 39,67 34.219 39,68 43.013 40,89
Trung Quốc 7.417 10,28 9.818 11,38 11.664 11,09
Đài Loan 6.025 8,36 7.203 8,35 9.084 8,64
Tổng 72.124 100 86.243 100 105.177 100

Qua bảng 2 ta thấy: thị trường Đức là thị trường nhập khẩu chính của công ty với
kim ngạch nhập khẩu ngày càng tăng qua các năm. Năm 2009 kim ngạch nhập khẩu
là 35.003 USD ( tăng 16,4% so với năm 2008). Năm 2010 kim ngạch nhập khẩu của
công ty là 41.416 USD ( tăng 18,3% so với năm 2009). Đức là một nước phát triển
nên có khả năng cung cấp máy móc thiết bị công nghệ cao. Ngoài ra, công ty còn có
quan hệ bạn hàng với nhiều nước trên thế giới như: Mỹ, Singapore và các nước

khác. Công ty đang có dự định mở rộng nhập khẩu ra các thị trường các nước như:
Hồng Kông, Hàn Quốc
3.3.Phân tích thực trạng hoạt động nhập khẩu máy công cụ từ thị trường
Đức của công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ thương mại A.P.E.C
3.3.1.Mở L/C
Trong các hợp đồng nhập khẩu, nếu 2 bên thỏa thuận thanh toán bằng phương
thức thanh toán tín dụng chứng từ thì công ty Cổ phần A.P.E.C có nghĩa vụ mở
L/C. Sau khi ký kết hợp đồng, công ty thường mở L/C tại ngân hàng Vietcombank.
Công ty thường không xin tài trợ từ phía ngân hàng nên bộ hồ sơ công ty phải nộp
cho ngân hàng để mở L/C bao gồm: 1 đơn xin mở L/C (theo mẫu có sẵn của ngân
hàng), 1 bản sao hợp đồng nhập khẩu và 2 ủy nhiệm chi. Các giấy tờ này được
chuyển thẳng đến phòng thanh toán quốc tế để mở L/C.
Sau khi ngân hàng phát hành L/C, ngân hàng sẽ gửi cho công ty cuống L/C trong
đó phản ánh các nội dung ghi trong đơn xin mở L/C. Công ty kiểm tra lại L/C có
phù hợp không. Nếu không chấp nhận thì đề nghị ngân hàng sửa lại. Nếu chấp nhận
thì ngân hàng sẽ gửi L/C cho đối tác xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo tại
Đức.
Sau khi L/C được người xuất khẩu chấp nhận, tiến hành giao hàng và gửi bộ
chứng từ cho ngân hàng Vietcombank. Khi đó ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ
xem có phù hợp với L/C hay không. Nếu bộ chứng từ phù hợp, ngân hàng sẽ gửi
cho công ty hối phiếu để công ty ký chấp nhận cho người trả tiền cho người xuất
khẩu kèm theo bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ không phù hợp ngân hàng sẽ gửi cho
công ty 1 bản liệt kê các sai sót. Nếu công ty chấp nhận các sai sót đó thì chấp nhận

để ngân hàng trả tiền cho người xuất khẩu. Nếu không chấp nhận thì ngân hàng sẽ
không thanh toán và gửi trả bộ chứng từ cho ngân hàng thông báo để họ sửa lại.
Công ty Cổ phần A.P.E.C thường dùng L/C không hủy ngang và hối phiếu là hối
phiếu trả tiền ngay tức là sẽ thanh toán toàn bộ tiền hàng ngay sau khi xuất trình bộ
chứng từ. Trong quá trình mở L/C tại ngân hàng, các cán bộ nhân viên trong công
ty thường mắc phải các lỗi như: viết nhầm hoặc sai tên hay địa chỉ của đối tác. Do
vậy khi ngân hàng phát hiện ra sai lỗi đó thì công ty phải chịu 1 khoản chi phí sửa
L/C.

3.3.2.Thuê phương tiện vận tải
Công ty Cổ phần A.P.E.C thường ký hợp đồng với công ty TNHH giao nhận vận
tải Hà Thành (Hanoitrans) – số 2 Bích Câu, Đống Đa, Hà Nội. Đây là công ty thành
viên của Vinatrans Group.
Sau khi ký kết hợp đồng tùy vào từng trường hợp cụ thể mà 2 bên có những thỏa
thuận với nhau về phương thức vận tải, phương thức thanh toán Tuy nhiên do 2
bên có quan hệ bạn hàng thân thiết nên công ty thường thanh toán sau khi nhận
hàng. Đối với 1 số lô hàng có giá trị lớn, công ty thường thanh toán trước 30%, số
tiền còn lại thanh toán ngay hoặc sau khi nhận hàng.
3.3.3.Làm thủ tục hải quan
Trên thực tế công ty thường thuê Hanotrans làm thủ tục hải quan.
- Làm thủ tục thông quan xuất khẩu: khi nhân viên đại lý Vinatrans tại Đức
nhận hàng từ xưởng của người xuất khẩu, 2 bên sẽ ký nhận về số lượng,
tên hàng, ký mã hiệu, đóng gói tất cả được thể hiện trong phiếu đóng gói
(Packing List). Bên bán sẽ cung cấp packing list, hợp đồng, hóa đơn
thương mại và tờ khai hàng hóa xuất khẩu cho nhân viên của Vinnatrans
đến cửa khẩu Đức làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
- Làm thủ tục thông quan nhập khẩu: khi hàng về đến cảng, Hanotrans sẽ
tổ chức vận chuyển hàng về chi cục hải quan Gia Lâm để làm thủ tục
thông quan nhập khẩu. Để làm thủ tục hải quan, nhân viên của Hanotrans
cần tự khai (viết hoặc khai báo điện tử) các mẫu tờ khai do Tổng cục

trưởng Tổng cục hải quan quy định. Sau đó người khai hải quan và nộp 1
bộ hồ sơ hải quan bao gồm:
+ tờ khai hàng hóa nhập khẩu (2 bản)
+ phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu
+ tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu
+ hóa đơn thương mại
+ phiếu đóng gói hàng hóa
+ hợp đồng nhập khẩu
+ giấy phép nhập khẩu
+ vận đơn
+ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Nhân viên hải quan tiến hành tiếp nhận hồ sơ hải quan. Bộ hồ sơ hải quan
sau khi đã đăng ký, không được bổ sung, sửa chữa và tẩy xóa trừ khi có
lý do chính đáng có công văn gửi đến cơ quan hải quan và được cho

phép. Sau đó chi cục hải quan Gia Lâm sẽ ra quyết định hình thức kiểm
tra đối với chủ đối tượng và đối tượng hải quan ngay sau khi đã đăng ký
tiếp nhận hồ sơ làm thủ tục hải quan.
3.3.4.Nhận hàng
Sau khi nhân viên của Hanoitrans làm xong thủ tục hải quan tại chi cục hải quan
Gia Lâm, Hanotrans sẽ tổ chức vận chuyển hàng hóa về giao cho công ty Cổ phần
A.P.E.C. Hai bên tiến hành giao nhận hàng hóa và chứng từ cũng như các giấy tờ
cần thiết. Công ty tiến hành nhận hàng về số lượng, quy cách bao gói, mã hiệu hàng
hóa Hanotrans cung cấp giấy biên nhận chứng từ trong đó ghi rõ các khoản chi
phí mà công ty phải trả cho các dịch vụ của Hanotrans, tài khoản ngân hàng, và
kèm theo các giấy tờ khác như: tờ khai hàng hóa nhập khẩu, phụ lục tờ khai hàng
hóa nhập khẩu, tờ khai trị giá thuế, biên lai thu lệ phí hải quan, hóa đơn gí trị gia
tăng. Hai bên ký và đóng dấu vào giấy biên nhận chứng từ.công ty tiến hành chuyển
tiền vào tài khoản ngân hàng của Hanotrans tại Vietcombank.
3.3.5.Kiểm tra hàng

Do quan hệ kinh doanh giữa công ty Cổ phần A.P.E.C và các đối tác Đức khá tốt
và có sự tin tưởng lẫn nhau nên công ty thường tổ chức nhân viên kỹ thuật và nhân
viên xuất nhập khẩu tiến hành kiểm tra hàng hóa ngay sau khi nhận hàng. Nếu có
sai sót như: hàng lỗi, hàng thiếu, thì công ty thường thông báo trực tiếp cho đối tác
để thương lượng, thỏa thuận tìm giải pháp tốt và nhanh nhất nhằm duy trì mối quan
hệ làm ăn lâu dài và giữ uy tín cho nhau. Trên thực tế ở Việt Nam hiện nay có các
công ty giám định như Vinacontrol, Davicontrol Phí giám định của Vinacontrol áp
dụng cho mỗi lô hàng thường là 1.500.000 VND. Sau khi kiểm tra công ty giám
định sẽ phát hành 1 báo cáo về việc giám định và đây được coi như 1 bằng chứng để
khiếu nại người bán, người bảo hiểm, người chuyên chở. Ngoài ra khi xảy ra tổn
thất người mua có thể đề nghị nhân viên giám định của công ty bảo hiểm kiểm tra
hàng hóa để được nhận bồi thường (nếu có mua bảo hiểm).
Thực tế trong khâu nhận hàng và kiểm tra hàng, công ty Cổ phần A.P.E.C rất ít có
trường hợp phát hiện ra hàng có sai sót. Chỉ có 1 số trường hợp có sự cố xảy ra khi
người xuất khẩu đã gửi sai hàng hoặc ký mã hiệu sai
3.3.6.Thanh toán

Tùy vào thỏa thuận của 2 bên trong hợp đồng mà công ty tiến hành thanh toán
theo các hình thức khác nhau. Tuy nhiên công ty chủ yếu thanh toán bằng L/C. Sau
khi ký kết hợp đồng công ty mở L/C tại ngân hàng Vietcombank (như đã trình bày
ở mục 2.3.1). Khi nhận được bộ chứng từ, ngân hàng sẽ kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng
từ. Nếu bộ chứng từ không phù hợp thì ngân hàng sẽ gửi thông báo cho công ty Cổ
phần A.P.E.C về các lỗi đó xem có chấp nhận hay không. Trong vòng 3 ngày nếu
công ty không trả lời thì ngân hàng sẽ tự giải quyết bộ chứng từ theo quy định của
UCP-500 (thường đã dẫn chiếu áp dụng trong L/C). Nếu chứng từ phù hợp, ngân
hàng Vietcombank gửi cho công ty hối phiếu thường là hối phiếu trả ngay, công ty
thanh toán và nhận bộ chứng từ để đi nhận hàng.
3.3. Đánh giá thực trạng hoạt động nhập khẩu máy công cụ từ thị trường
Đức của công ty A.P.E.C
3.4.1 Thành công

Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một quy trình gồm nhiều công việc phức tạp,
khó khăn đòi hỏi các cán bộ ngoại thương phải có kiến thức sâu rộng về hoạt động
ngoại thương, nhạy bén nắm bắt thông tin về thị trường, pháp luật, đối tác, phải có
đủ năng lực và trình độ cũng như tinh thần trách nhiệm cao để hoàn thành có hiệu
quả công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Qua quá trình tìm hiểu nghiên cứu, phân tích, xử lý và đánh giá thông tin về quản
trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy công cụ từ thị trường Đức
của công ty Cổ phần A.P.E.C, em nhận thấy công ty đã thu được nhiều thành tựu
đáng kể như:
- Thực hiện 100% hợp đồng đã ký kết. Khi hợp đồng nhập khẩu đã được ký
kết, công ty luôn lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và giám sát thực hiện hợp
đồng nhập khẩu một cách có hiệu quả nhất. Công ty thường thực hiện đúng
các nghĩa vụ của mình đã được quy định trong hợp đồng nhập khẩu.
- Số lượng các hợp đồng nhập khẩu của công ty với các đối tác Đức ngày càng
tăng lên qua các năm với trị giá lô hàng ngày càng lớn.
- Số lượng các hợp đồng có sai sót trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy
công cụ từ thị trường Đức ngày càng giảm.

- Trình độ nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm của cán bộ nhập khẩu trong công
ty ngày càng được nâng cao giúp thực hiện hiệu quả hợp đồng thương mại
quốc tế.
- Doanh thu, lợi nhuận của công ty ngày càng tăng. Điều đó đảm bảo nâng cao
đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty, mua sắm trang thiết bị hiện đại
hỗ trợ các cá nhân, bộ phận hoàn thành tốt công việc được giao.
- Công ty đã thành lập cho mình một mạng lưới bạn hàng rộng khắp cả về
nguồn cung cấp đầu vào cũng như đầu ra cho hàng hóa.
- Uy tín của công ty ngày càng được khẳng định. Các sản phẩm, dịch vụ của
công ty ngày càng đem lại sự thỏa mãn, hài lòng của nhiều khách hàng trong
nước.
Bảng 3: Các hợp đồng nhập khẩu có sai sót của công ty Cổ phần A.P.E.C

từ thị trường Đức giai đoạn 2008-2010
Hợp đồng Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
SL TL (%) SL TL(%) SL TL(%)
HĐNK ký kết 6 7 8
HĐNK thực hiện 6 100 7 100 8 100
HDNK thực hiện
có sai sót
2 33,33 2 28,6 1 12,5
Qua bảng trên ta thấy công ty đã thực hiện 100% các hợp đồng nhập khẩu đã
ký kết và các hợp đồng có sai sót giảm dần qua các năm tương ứng 2008, 2009,
2010 là 2(33,33%), 2(28,6%), 1(12,5%). Điều này chứng tỏ nỗ lực của công ty
trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
3.4.2 Hạn chế và nguyên nhân
Bảng 4: Nguyên nhân các sai sót trong hợp đồng nhập khẩu của công ty Cổ
phần A.P.E.C từ thị trường Đức giai đoạn 2008-2010
Nguyên nhân
Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
SL TL(%) SL TL(%) SL TL(%)
Thanh toán bằng
L/C
4 40 3 37.5 1 25
Thủ tục hải quan 2 20 2 25 1 25
Vận chuyển hàng 1 10 1 12 1 25

hóa
Nhận và kiểm tra
hàng
3 30 2 25 1 25
Tổng 10 100 8 100 4 100
( Nguồn: báo cáo tổng kết các nguyên nhân sai sót trong thực hiện hợp đồng nhập

khẩu từ thị trường Đức của công ty)
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy công cụ từ thị trường Đức
của công ty, bên cạnh 1 số thành tựu đạt được, công ty không tránh khỏi những
tồn tại và thiếu sót. Các nguyên nhân sai sót thường là: thanh toán bằng L/C, thủ
tục hải quan, giao nhận vận chuyển theo dõi bảng 4 ta thấy:
 Về thanh toán bằng L/C.
Sai sót trong thanh toán bằng L/C chiếm tới 40% tổng số sai sót ( 2008) và giảm
xuống còn 37,5% (2009) và 25 % (2010). Tuy nhiên do cán bộ ngoại thương còn
thiếu kinh nghiệm, thiếu hiểu biết về phương thức thanh toán bằng L/C và nguồn
luật điều chỉnh L/C, quy trình thanh toán bằng L/C còn nhiều phức tạp trong khi
trình độ tiếng Anh còn hạn chế nên công ty thường mắc lỗi trong khâu này. Cụ thể
trong khâu mở L/C, cán bộ nghiệp vụ thường mắc những sai sót như: viết nhầm tên,
nhầm địa chỉ của đối tác nước ngoài trong đơn xin mở L/C gửi ngân hàng. Khi ngân
hàng mở L/C kiểm tra và phát hiện ra thì công ty phải chịu chi phí sửa đổi tại ngân
hàng Vietcombank là 20USD/lỗi. Những lỗi trên là khá phổ biến phần nhiều do cán
bộ ngoại thương nhầm lẫn và bất cẩn trong tác nghiệp.
 Về thủ tục hải quan
Theo dõi bảng 4 ta thấy: lỗi do thủ tục hải quan đã giảm về số lượng nhưng tăng
về tỷ lệ. Cụ thể: các năm 2008, 2009,2010 tương ứng là: 2 (20%), 2 (25%), 1
(25%). Điề này là do lỗi do thủ tục hải quan gây nên giảm chậm hơn các nguyên
nhân khác. Do thủ tục hải quan ở các nước khác nhau là khác nhau, trình độ ngoại
ngữ của cán bộ nhập khẩu còn hạn chế cũng như sự phụ thuộc vào trình độ nghiệp
vụ của công ty Vinatrans trong trường hợp công ty thuê Vinatrans làm thủ tục hải
quan và nhiều lý do khác công ty không thể tránh khỏi các sai sót. Các lỗi hay mắc
phải như: áp mã số sai, tính sai thuế

Ngoài ra công ty thường thuê Vinatrans làm thủ tục hải quan nhưng công ty phải
chuẩn bị các chứng từ và giấy tờ cần thiết để giao cho nhân viên của Vinatrans làm
thủ tục hải quan nên cũng có khi phát sinh sai sót từ công tác chuẩn bị thiếu các
giấy tờ cần thiết đó.

 Về nhận hàng và kiểm tra hàng hóa.
Theo bảng 4 ta thấy: Những vi phạm về nhận hàng và kiểm tra hàng hóa đã giảm
tương ứng với các năm 2008, 2009,2010 là 3 (30%), 2 (25%), 1 (25%). Các vi phạm
đó là: hàng bị thiếu, hàng hư hỏng, sai chủng loại Nguyên nhân có thể do người
xuất khẩu giao hàng sai, hàng lỗi hoặc do giao thiếu. Tuy nhiên trên thực tế hoạt
động nhập khẩu của công ty rất ít khi xảy ra trường hợp này bởi vì đối tác Đức rất
cẩn trọng và luôn muốn tạo uy tín để làm ăn lâu dài với công ty. Ngoài ra, nguyên
nhân có thể do trong quá trình vận chuyền hàng hóa bị va đập, hu hỏng và trách
nhiệm này thuộc về người chuyên chở. Công ty phải dựa vào báo cáo về việc giám
định hàng hóa của cơ quan giám định hay bảo hiểm để xác định ai là nguyên nhân
của những vi phạm đó để khiếu nại đúng đối tượng.
 Về vận chuyển hàng hóa
Dựa vào bảng 4 ta thấy: Các sai sót do vận chuyển hàng hóa tương ứng các năm
2008,2009, 2010 là 1 (10%), 1 (12,5%), 1 (25%). Trong 1 số ít trường hợp do gặp
khó khăn trong quá trình vận chuyển và các thủ tục hải quan khác nên Vinatrans
giao hàng chậm cho công ty. Điều này có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh
của công ty đối với khách hàng. Tùy vào trường hợp cụ thể 2 bên có thể căn cứ vào
mức độ vi phạm, tổn thất cũng như thỏa thuận của 2 bên trong hợp đồng để từ đó có
những biện pháp giả quyết phù hợp. Trên thực tế 2 bên thường thỏa thuận trong hợp
đồng rằng nếu Vinatrans giao hàng chậm cho công ty thì tùy theo mắc độ vi pham
mà Vinatrans có thể bồi thường bằng cách giảm chi phí dịch vụ của mình xuống
khoảng 5 %.


CHƯƠNG 4 : GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY CÔNG CỤ TỪ THỊ TRƯỜNG ĐỨC CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUỐC TẾ A.P.E.C
4.1 Định hướng phát triển của vấn đề nghiên cứu
4.2 Các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
máy công cụ từ thị trường Đức của công ty Cổ phần A.P.E.C

Sau một thời gian thực tập và nghiên cứu tại công ty Cổ phần A.P.E.C về tình
hình kinh doanh nói chung và hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập
khẩu máy công cụ từ thị trường Đức nói riêng, đồng thời trên cơ sở dự báo xu
hướng phát triển của ngành hàng cũng như phương hướng hoạt động của công ty,
em xin đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn quy trình thực hiện hợp đồng
nhập khẩu máy công cụ từ thị trường Đức của công ty.
4.2.1. Về thanh toán
Thanh toán là một khâu rất quan trọng trong quy trình thực hiện hợp đồng. Để
thực hiện tốt việc thanh toán công ty cần lưu ý các giải pháp sau:
- Trong qua trình đàm phán ký kết hợp đồng, công ty cân thỏa thuận chọn ngân
hàng mở L/C là ngân hàng trong nước và có quan hệ tốt với công ty cũng như công
ty có tài khoản tại đó và điều này phải được quy định rõ vào hợp đồng nhập khẩu.
Đối với công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ quốc tế A.P.E.C thì nên chọn ngân
hàng Vietcombank vì ngân hàng này có mối quan hệ thân thiết với công ty mà công
ty cũng có tài khoản tại đây vì vậy mức ký quỹ sẽ thấp hơn khi mở L/C tại ngân
hàng khác. Do đó công ty sẽ đỡ bị tồn đọng vốn. Tuy nhiên , công ty cũng cần mở
rông mối quan hệ với các ngân hàng khác có uy tín.
- Trong đàm phán nên cố gắng thương lượng với đối tác chọn mở L/C thay vì trả
ngay là trả chậm. Theo đó, công ty không phải thanh toán ngay khi nhận được bộ
chứng từ để đi nhận hàng hóa. Như vậy sẽ tận dụng được khoản tín dụng do người
xuất khẩu cấp vào các công việc kinh doanh khác.
- Cán bộ nghiệp vụ mở L/C cần là người hiểu biết, cẩn thận, có trình độ tiếng Anh
tốt, chuyên làm về L/C để tránh các lỗi nhỏ như viết sai tên đối tác, địa chỉ Điều

này thực sự cần thiết vì chỉ cần một lỗi nhỏ là công ty phải chịu chi phí sửa đổi 20
USD/lỗi tại ngân hàng Vietcombank.
- Công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ cần thiết cho 1 bộ hồ sơ xin mở L/C.
Tránh trường hợp bị động trong mở L/C mà có thể gây ra những sai sót.
- Công ty không nên mở L/C quá sớm hoặc quá muộn so với thỏa thuận trong hợp
đồng. Công ty cần kiểm tra rõ độ tin cậy của nhà xuất khẩu trước khi mở L/C. Khi

mở L/C quá sớm, công ty sẽ bị tồn đọng vốn do phải ký quỹ. Nhưng nếu mở L/C
quá muộn thì có thể bị phạt do vi phạm hợp đồng và ảnh hưởng đến việc giao hàng
của nhà xuất khẩu do nhà xuất khẩu chỉ giao hàng khi biết chắc chắn L/C đã mở và
từ đó ảnh hưởng đến quá trình nhập hàng của công ty nên có thể bỏ lỡ cơ hội kinh
doanh.
- Công ty nên tổ chức bổ sung kiến thức cần thiết cho các cán bộ nhập khẩu về các
nguồn luật điều chỉnh L/C như UCP-500 (Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng
chứng từ) để có thể tránh các tranh chấp phát sinh do cán bộ không am hiểu về L/C.
4.2.2. Về thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan ở Việt Nam cũng như hầu hết các nước đều là khâu phức tạp
nhất đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong việc thực hiện hợp
đồng xuất nhập khẩu. Thủ tục hải quan hiện nay đã được cải thiện hơn rất nhiều
nhưng vẫn còn tồn tại không ít những khó khăn, còn nhiều khâu trung gian. Trong
thời gian tới quy mô của doanh nghiệp ngày càng tăng, thủ tục hải quan bớt phiền
hà, đặc biệt mô hình hệ thống khai báo điện tử ngày càng phát huy tác dụng thì công
ty nên tự mình làm các thủ tục hải quan nhập khẩu. Để thực hiện tốt nghiệp vụ làm
thủ tục hải quan nhập khẩu, công ty cần lưu ý một số giải pháp sau:
- Thương xuyên cập nhật các văn bản mới nhất về luật hải quan, luật thuế xuất nhập
khẩu, thuế VAT, giấy phép nhập khẩu để thực hiện đúng theo các quy định của cơ
quan hải quan. Tổ chức bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ hải quan cho các cán bộ
nhập khẩu trong công ty.
- Chuẩn bị kỹ bộ hồ sơ hải quan về số lượng, các chứng từ và giấy tờ cần thiết, các
chứng từ phải thông nhất với nhau, nhất là sự nhất quán giữa hóa đơn thương mại
với hợp đồng, vận đơn, tờ khai hải quan và L/C.
- Khai báo trung thực, chính xác trong khai báo hải quan và tính thuế

4.2.3. Quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả
Đây là một hoạt động đặc biệt quan trọng, đảm bảo cho mọi hoạt động của công
ty. Thiếu vốn là tình trạng phổ biến của các doanh nghiệp hiện nay. Công ty Cổ
phần A.P.E.C cũng không nằm ngoài khó khăn này. Công ty cần có các giải pháp về

huy động vốn như:
 Huy động nguồn vốn trong nước
-Huy động vốn từ ngân hàng và các tổ chức tín dụng: đây là nguồn cung cấp vốn
quan trọng cho các doanh nghiệp. Trong những năm gần đây, Nhà nước luôn tạo
điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế được vay vốn từ ngân
hàng. Vì vậy công ty cần giữ uy tín với ngân hàng trong thanh toán các khoản vốn
vay và phải đảm bảo các phương án kinh doanh khả thi.
- Công ty phải có biện pháp huy động vốn của các cán bộ công nhân viên trong
công ty bằng cách phát hành thêm cổ phiếu cho các đối tượng nhân viên trong công
ty, như vậy mỗi thành viên sẽ có trách nhiệm hơn với công ty.
- Tận dụng nguồn vốn của khách hàng trong nước thanh toán trả trước.
 Huy động nguồn vốn nước ngoài
-Tận dụng các nguồn vốn của bạn hàng nước ngoài thông qua thanh toán trả chậm.
- Tìm đối tác nước ngoài để thực hiện liên doanh cùng chia sẻ quyền lợi.
4.2.4. Đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động nhập khẩu hàng hóa có nhiều
biến động phức tạp, sự không thống nhất giữa luật của các quốc gia trên thế giới,
môi trường kinh doanh luôn thay đổi không ngừng Do đó, đòi hỏi cán bộ thực
hiện các tác nghiệp trong môi trường quốc tế phải có kiến thức, nhạy bén, năng
động Vì vậy, để đảm bảo cho mọi hoạt động của công ty nói chung và hoạt động
nhập khẩu nói riêng được trôi chảy, đạt hiệu quả cao thì công ty cần xây dựng cho
mình một đội ngũ cán bộ có chất lượng cao.
Trước hết phải xây dựng 1 quy trình tuyển dụng và đào tạo cán bộ hợp lý, bố trí
đúng người đúng việc, khai thác tối đa nguồn lực con người. Công ty cần tuyển
dụng những lao động có chất lượng, có kiến thức. Sau đó cần có kế hoạch bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ. Bên cạnh đó cần có những chính sách về

đãi ngộ nhân sự hợp lý để giữ chân người tài. Ngoài ra công ty cần tạo mọi điều
kiện phát triển cá nhân và môi trường thuận lợi cũng như văn hóa doanh nghiệp tạo
sự đoàn kết trong tập thể công ty.

4.2.5. Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa
- Công ty cần yêu cầu nhà xuất khẩu phải nhanh chóng gửi bộ chứng từ gốc tránh
trường hợp do bộ chứng từ về sau và hàng về trước thì công ty vẫn chưa nhận được
hàng.
- Khi nhận hàng, công ty cần kiểm tra kỹ lưỡng lô hàng nhằm phát hiện những sai
sót hay thiếu hụt hàng hóa để kịp thời giải quyết. Nếu thấy có dấu hiệu vi phạm,
cán bộ nhận hàng phải lập tức lập biên bản và lấy đó làm căn cứ cho việc giải quyết
khiếu nại sau này.
- Công ty nên thành lập một đội ngũ nhân viên chuyên kiểm tra và giám định hàng
hóa để việc kiểm tra hàng hóa có hiệu quả. Đội ngũ này có thể lấy từ bộ phận kỹ
thuật.
4.2.6. Quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Công ty nên xây dựng cho mình một hệ thống quản lý thực hiện hợp đồng nhập
khẩu để lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi, giám sát, đôn đốc thực hiện hợp đồng đúng
tiến độ và lịch trình đã đặt ra sao cho có hiệu quả nhất.
- Công ty phải theo dõi sát sao việc thực hiện hợp đồng, giám sát các công việc như
hàng đã được giao cho người chuyên chở chưa, ngày giờ hàng lên phương tiện vận
tải, ngày giờ hàng về cảng đến Dựa trên cơ sở đó để công ty tiến hành các giải
pháp cần thiết khi có sự cố xảy ra, đảm bảo thực hiện hiệu quả hợp đồng nhập khẩu.
- Công ty cần đánh giá kết quả thực hiện hợp đồng sau khi thực hiện xong mỗi hợp
đồng để từ đó có kinh nghiệm cho các hợp đồng tiếp theo được thực hiện tốt hơn.
Ngoài ra công ty cũng cần đánh giá kết quả của công tác quản trị thực hiện hợp
đồng.
4.3. Một số kiến nghị đối với các cơ quan chức năng
4.3.1. Đối với các chính sách thuế và luật pháp
Chính sách thuế xuất nhập khẩu của nhà nước cần nhất quán đối với mọi tổ
chức kinh doanh không có những ưu tiên riêng biệt tạo nên sức cạnh tranh không
lành mạnh trên thị trường và cần phải nhanh chóng có một hệ thống văn bản luật ổn

định, hoặc ít nhất cũng phải ổn định trong thời gian dài để không làm ảnh hưởng

đến hoạt động của công ty Cổ phần A.P.E.C nói riêng và tất cả các doanh nghiệp
Viêt Nam nói chung.
Nhà nước phải xem xét lại thuế suất giá trị gia tăng (VAT) đối với các mặt
hàng xuất nhập khẩu để tránh tình trạng thuế chồng lên thuế hiện nay. Hơn nữa Nhà
nước không nên lạm dụng thuế nhập khẩu vì thế sẽ kích thích nhập lậu. Áp dụng
mức thuế xuất nhập khẩu hợp lý cho các mặt hàng sẽ giúp tăng khả năng cạnh tranh
của hàng hóa của công ty Cổ phần A.P.E.C và các công ty xuất nhập khẩu khác.
Ngoài ra trong tình hình hội nhập hiện nay, Chúng ta đang tham gia vào một
sân chơi lớn của thế giới. Việc hoàn thiện về mọi mặt cho các chính sách, luật pháp
sao cho phù hợp với điều kiện của Việt Nam và phù hợp với luật lệ của thế giới là
một điều rất cần thiết. Nó không những giúp cho các công ty Việt Nam tránh được
những thiệt thòi về lợi ích kinh tế khi giao dịch với đối tác nước ngoài. Mà con giúp
các công ty nước ngoài vào Việt Nam yên tâm hơn trong việc ký hợp đồng với các
doanh nghiệp Viêt Nam. Tránh được tình trạng họ không muốn chuyển giao những
công nghệ hiện đại cho các doanh nghiệp Việt Nam.
4.3.2. Đối với thủ tục hải quan
Các văn bản liên quan đến thủ tục hải quan của các cơ quan nhà nước khi ban
hành cần phải được áp dụng ngay, và không cần phải đợi văn bản hướng dẫn thi
hành của cấp trên. Hải quan cần cải tiến tờ khai hàng hoá xuất nhập khẩu cho từng
công ty cho phù hợp với hoạt động của công ty đó, theo hướng tạo điều kiện thuận
tiện cho việc khai báo và kiểm tra tính chính xác của việc khai báo của công ty
nhưng vẫn phải đảm bảo dễ theo dõi cho phía Hải quan.
Nhà nước nên có chính sách, khuyến khích tổ chức, cá nhân tham gia phát
triển công nghệ và phương tiện kỹ thuật tiên tiến để bảo đảm áp dụng phương pháp
quản lý hải quan hiện đại; khuyến khích tổ chức, cá nhân có hoạt động xuất nhập
khẩu tham gia xây dựng, thực hiện giao dịch điện tử và thủ tục hải quan điện tử.
Kiểm tra hải quan được thực hiện trên cơ sở phân tích thông tin, đánh giá việc
chấp hành pháp luật của chủ hàng, mức độ rủi ro về vi phạm pháp luật hải quan để
bảo đảm quản lý nhà nước về hải quan và không gây khó khăn cho hoạt động xuất
khẩu, nhập khẩu.

